CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DE SANTANDER NODO PROVINCIAL DE...

Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia.

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CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO: RECF-16-01

INFORME DEFINITIVO

SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Página 1 de 36

CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DE SANTANDER

NODO PROVINCIAL DE SOTO Y MARES

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE

INTEGRAL – MODALIDAD REGULAR

( No. 000140 28 Diciembre 2012 )

EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE SABANA DE TORRES DE SANTANDER.

(ESPUSATO – E.S.P.)

NOMBRE: OSCAR REY RODRIGUEZ

GERENTE. LEDIS ISABEL MADRID SILVA

EX – GERENTE RESPONSABLE

TIEMPO DE EJECUCIÓN:

Días 25, 26 Y 27 de Junio DEL 2.012

VIGENCIA: 2.011

BUCARAMANGA, JUNIO




INFORME DEFINITIVO


ARGEMIRO CASTRO GRANADOS Contralor General de Santander

LUIS CARLOS CHAPARRO GOMEZ Contralor Auxiliar de Santander

LEIDY VIVIANA MOJICA PEÑA Sub Contralora Delegada Para el Control Fiscal

CLARA INES ARIZA PEÑA Auditor Fiscal

ALVARO CELIS SOLANO Coordinador de la auditoría

EQUIPO AUDITOR:

ULDARI MORENO RAMIREZ Profesional universitario

MARISOL PINZON SIERRA Profesional Especializado ALVARO CELIS SOLANO Profesional Especializado




INFORME DEFINITIVO


TABLA DE CONTENIDO.

Paginas INTRODUCCION 4

1. ANTECEDENTES 6

2 ALCANCE DE LA AUDITORIA 6 3 RESULTADOS DE LA AUDITORIA 6 3.1 INFORME CONTABLE, FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

6

3.2 EVALUACION DE LA CONTRATACION 21 3.3 EVALUACION AREA ADMINISTRATIVA 29

3.4 EVALUACION A LA GESTION REALIZADA

29

3.5 ATENCION QUEJAS Y DENUNCIAS 31 3.6 ANALISIS A LA GESTION AMBIENTAL 34 3.7 PLAN DE MEJORAMIENTO 2.008 – 2.011 34 4 5

CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGO. CUADRO NÚMERICO DE HALLAZGO.

35

36




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INTRODUCCION.

La Empresa de Servicios Públicos de Sabana de Torres- ESPUSATO, es un establecimiento público autónomo del orden municipal, dotado de personería jurídica y unidad administrativa, creada mediante Acuerdo No. 001 de Febrero 12 de 1989 por el Concejo Municipal de Sabana de Torres; en el año de 1.996 fue convertida en una empresa Industrial y Comercial del Estado conservando la misma estructura orgánica y accionaria oficial. Tiene por objeto la organización y administración de los servicios públicos de Acueducto y Alcantarillado del Municipio de Sabana de Torres. Está compuesta por una junta directiva como máxima instancia en la toma de decisiones quien a su vez faculta a los funcionarios para llevar a cabo las acciones pertinentes que desarrollen una buena administración; está vigilada por la Comisión Reguladora de Agua Potable y Saneamiento Básico y por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios. El Gerente es el Representante Legal de la Empresa de Servicios Públicos ESPUSATO – E.S.P. quien es nombrado por la Junta Directiva para un período de tres años y tiene el carácter de empleado público. La Empresa de Servicios Públicos ESPUSATO cuenta en su planta de personal con los siguientes niveles: Nivel Directivo, Nivel Administrativo y Nivel Operativo. La Contraloría General de Santander, en desarrollo de las facultades otorgadas por los Artículos 267 y 272 de la Constitución Nacional, la Ley 42 de 1.993, dando cumplimiento a su Plan General de Auditorías de la vigencia 2012, procedió a practicar Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral-Modalidad Regular, durante el período comprendido del 25 al 27 Junio de 2012, a la Empresa de Servicios Públicos de Sabana de Torres-ESPUSATO, para evaluar la efectividad con que se administraron los recursos asignados, por el periodo comprendido entre el 1º de Enero y el 31 de Diciembre de 2011. Para la Contraloría General de Santander, a través de los principios de eficiencia, eficacia y equidad, con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de la gestión realizada por la Gerente Doctora Ledis Isabel Madrid Silva evaluó el área de contratación, el área financiera y presupuestal, área de quejas y denuncias, seguimiento al Plan de Mejoramiento de la Vigencia 2.010, gestión ambiental, área administrativa y plan de gestión vigencia 2.011.

Las líneas de auditoría seleccionadas para el examen responden al análisis de la importancia y los diferentes riesgos asociados a los procesos y actividades ejecutadas por parte de la entidad, con el fin de evaluar los resultados obtenidos en cumplimiento de las políticas, planes y programas establecidos, examinando de igual forma que los recursos disponibles sean asignados de manera eficiente, económica y eficaz.




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En el desarrollo de la auditoría se hizo énfasis especial en el cumplimiento de la función que le corresponde a la Empresas de Ser vicios Públicos de Sabana de Torres y a los Resultados que de ella se derivan en procura de un mejor bienestar de la población del municipio. En busca de éste objetivo, se realizó un trabajo que contó con un equipo interdisciplinario de profesionales, la colaboración de los funcionarios de ESPUSATO y de la información por ellos suministrada. Los hallazgos serán informados a la entidad dentro del presente Informe Preliminar de auditoría; las respuestas dadas por la entidad serán analizadas y verificadas, para convalidar o desvirtuar los presuntos hallazgos en el informe final.

La Contraloría General de Santander espera que este informe contribuya a un mejoramiento continuo en el desarrollo normal de las actividades que ejerce la Empresa de Servicios Públicos de Sabana de Torres-ESPUSATO, para lograr mayor eficiencia en el cumplimiento de su objeto social y una adecuada protección del patrimonio de la Entidad, lo que redundará en el mejoramiento de la calidad de vida de la población de Sabana de Torres.




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1. ANTECEDENTES. Sobre la vigencia 2.010 se realizó Auditoria Gubernamental con enfoque integral, dando como dictamen el Fenecimiento de la cuenta No. 000113 del 08 de Junio del 2.011 sin hallazgos que dieran origen a la suscripción de Plan de Mejoramiento por parte de la entidad que fuera objeto de evaluación en el presente informe

2. ALCANCE DE LA AUDITORIA. En cumplimiento de la Resolución de Comisión de Auditoría No. 000500 del 08 de Junio de 2.012, el grupo auditor analizó y evaluó la gestión desarrollada por la entidad, en la administración y manejo de los bienes y recursos y el cumplimiento de las actividades misionales para la cual fue creada, de conformidad con lo definido en la Ley 42 de 1.993 del Control Fiscal, Ley 610 de 2.000 y la Resolución No. 617 de 2.010 de la Contraloría General de Santander y los principios que regulan el ejercicio de la vigilancia de la gestión fiscal y sobre los documentos e información suministrada por la entidad, respecto a la vigencia del 2011; es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada. El Proceso Auditor cubrió las líneas de contratación, financiera y presupuestal, quejas y denuncias, seguimiento al Plan de Mejoramiento de la Vigencia 2.010, gestión ambiental, área administrativa y plan de gestión vigencia 2.011. . La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contraloría General de Santander, compatibles con los de general aceptación; por lo tanto, requirió, acorde con ellas, la planeación y ejecución del trabajo, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe. El control incluyó el examen sobre la base de pruebas selectivas, las evidencias y documentos que soportan la gestión de la entidad y el cumplimiento de las disposiciones legales. Para el pronunciamiento de cada una de las líneas de la vigencia auditada, se tomaron como insumos fundamentales los análisis y resultados comunicados en el informe rendido a través del SIA a la Contraloría General de Santander, las evidencias encontradas durante el tiempo que duró el trabajo de campo en la Empresa de Servicios Públicos de Sabana de Torres- ESPUSATO. 3. RESULTADOS OBTENIDOS. 3.1. INFORME FINANCIERO Y PRESUPUESTAL. El Balance General a 31 de Diciembre de 2.011, presentado por la Entidad en la rendición de cuenta, se encuentra clasificado y presentado de acuerdo con los parámetros establecidos por la Contaduría General de la Nación, donde la estructura de los activos deben conservar el orden de liquidez y solvencia, y los pasivos su grado de exigibilidad de acuerdo con el Plan General de Contabilidad, Normas Técnicas relativas a los estados, informes y reportes contables – Estados Contables Básicos - Balance General que dice : “Para efectos de su elaboración, los activos y pasivos se clasifican en corriente y no corriente” y “Los Estados Contables Básicos deben presentarse en forma comparativa con los del período contable inmediatamente anterior.”




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Con base en la información contable de la vigencia 2.011, el análisis financiero de Empresa de Servicios Públicos ESPUSATO de Sabana de Torres, presenta una evolución positiva desde la perspectiva de los indicadores de la situación fiscal, debido a que sus activos aumentan en tanto que los pasivos disminuyen e incluye un análisis de la información contable de la vigencia 2.011 y se hace un comparativo con la vigencia 2.010. Al comparar los activos corrientes frente a los pasivos corrientes se observa que existen $ 1.13 pesos de activos por cada $1 de pasivo. Cuando se observa la relación con los activos líquidos se encuentra que es de 1.26 a 1, lo anterior indica que la EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE SABANA DE TORRES, cuenta con respaldo para financiar sus pasivos de corto plazo y cuenta con liquidez. La liquidez refleja que los activos corrientes tienen capacidad de hacer frente a sus obligaciones a un corto plazo. BALANCE GENERAL A diciembre 31 de 2.011, el Activo presenta un aumento del 427%, el Pasivo un aumento del 99.79% y el patrimonio presenta un aumento del 16%, reflejando un aumento en las obligaciones por créditos realizados comparado con la vigencia 2.010 y de acuerdo a la situación financiera que venía presentando desde el 2.009 que era constante y con superávit.

EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS "ESPUSATO E.S.P.

SABANA DE TORRES

BALANCE GENERAL CLASIFICADO

A 31 DE DICIEMBRE DE 2011 Y 2010 (Cifras en miles de pesos)

Código CUENTA 2.011 2.010 2.009

2011-2010

% PART.

% VARIAC.

ACTIVO

CORRIENTE 9,080,341 736,323 720,993 89% 1133%

11 Efectivo 1,902,322 112,490 270,585 19% 1591%

14 Deudores 7,167,808 599,791 436,850 71% 1095%

15 Inventarios 10,211 9,525 9,525 0.10% 7%

NO CORRIENTE 1,074,153 1,189,136 1,312,751 11% -10%

16 Propiedad Planta y Equipo 1,074,153 1,189,136 1,312,751 11% -10%

TOTAL ACTIVO 10,154,494 1,925,459 2,033,744 100% 427%

PASIVO

CORRIENTE 8,008,031 79,454 236,899 100% 99.79%

24 Cuentas por Pagar 7,958,314 18,968 203,969 99% 99.76%

25 Obligaciones Laborales 18,672 20,367 31,208 0% -8%

29 Otros Pasivos 31,045 40,119 1,722 0% -23%

TOTAL PASIVO 8,008,031 79,454 236,899 100% 99.79%

PATRIMONIO

32 PATRIMONIO INSTITUCIONAL 2,146,463 1,846,005 1,796,845 21% 16%

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 10,154,494 1,925,459 2,033,744 100% 427%

Fuente: Rendición de cuenta SIA y Dpto. Contable.




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El total de los activos en el año 2.011, ascendieron a la suma de $ 10.154.494, se evidencia un aumento positivo desde el 2.009, ya que en el año 2.010, fue de $1.925.459, con una variación del 1133%, se observa que los activos corrientes se han incrementado desde el 2.009, en el 2.010 fue de $736.323 y paso a $9.080.341,en el año 2.011, participando un 89% del total de los activos, en el cual se destaca la participación de los deudores con un 71%, el total de los activos no corrientes se disminuyeron pasando de $1.189.136 en el 2.010 a $1.074.153 en el 2.011, evidenciándose una disminución porcentual del -10% y participando con un 11% del total del activo, en el cual se compone por la propiedad planta y equipo. En cuanto al pasivo total del año 2.011, se aprecia que estos aumentaron considerablemente pasando de $79.454 en el 2.010 a $8.008.031, lo que representa un aumento porcentual del 99.79% observándose que la Empresa de Servicios Públicos está comprometido, de manera significativa con obligaciones sobre todo en las Cuentas por Pagar que participan con un 99% del total de los pasivos y presenta un incremento del 99.76%. El Patrimonio se aumentó ya que pasó de $1.846.005 en el 2.010 a $2.146.463.en el 2.011, con una participación del 21% del total de Pasivo más Patrimonio y una variación Porcentual del 16%, debido al aumento en el resultado del Ejercicio. COMPARATIVO DEL BALANCE GENERAL.

EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS ESPUSATO - HISTORIA

2.011 2.010 2.009

ACTIVO 10.154.494 1.925.459 2.033.744

PASIVO 8.008.031 79.454 236.899

PATRIMONIO 2.146.463 1.846.006 1.796845

Del anterior gráfico podemos observar el comportamiento de las finanzas de la Empresa de Servicios Públicos del Municipio de Sabana de Torres ESPUSATO, que al ingresar los dineros correspondientes al Convenio del Plan Maestro de Acueducto y Alcantarillado recibidos de la Alcaldía Municipal presentan un incremento inmoderado tanto en los Activos como en los Pasivos especialmente en lo que tiene que ver con las cuentas por pagar, lo que desestabiliza la parte financiera de la entidad por cuanto éste convenio no es ejecutado por la empresa

-

2.000.000

4.000.000

6.000.000

8.000.000

10.000.000

12.000.000

2.011 2.010 2.009

MIL

ES D

E P

ESO

S

BALANCE GENERAL COMPARATIVO 2011-2009

ACTIVO

PASIVO

PATRIMONIO




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de servicios, sino por otra empresa, por motivo que los incumplimientos que se están presentando y las reclamaciones le llegan a la empresa de servicios, en cuanto al Patrimonio se mantiene constante durante las tres últimas vigencias ya que éste corresponde al aporte de la Alcaldía. CUENTAS DEL ACTIVO: (Valores en miles de Pesos) CORRIENTE: El 89% de los activos son corrientes por valor de $9.080.341 y presenta un incremento del 1133% con respecto al año anterior, que corresponde principalmente al comportamiento que tiene el rubro de efectivo, que se incrementó en un 1591% (ver tabla), en comparación con el año 2.010 y participa con el 19%, Este incremento del efectivo se debe al disponible que tiene la Entidad en Depósitos en Instituciones financieras, de igual manera al incremento de los Deudores que participa con el 71% y aumenta el 1095% de los activos totales.. BANCOS. Corresponde al disponible con que cuenta la entidad en los diferentes Bancos y corporaciones, especialmente en el Banco de Bogotá, Banco Agrario y Coomultrasan. . HALLAZGO Nro.1 Al revisar las conciliaciones Bancarias se pudo verificar que no se encuentran conciliadas las Cuentas Bancarias ni de manera física ni electrónica, solamente se encontró conciliado el mes de diciembre, por tal razón se evidencia que no existe control. Ya que la conciliación bancaria consiste en poner de acuerdo el saldo del libro auxiliar de bancos con el saldo del extracto bancario, mediante el procedimiento de identificación de los valores y registro, tanto en libros como en el extracto, por tal motivo se deja en un hallazgo Administrativo para plan de mejoramiento hasta que se subsane esta falencia. Tipo de Hallazgo: ADMINISTRATIVO Presunto Responsable: Ingeniero. OSCAR REY RODRIGUEZ Gerente Actual. CONTRADICCION PRESENTADA POR LA ENTIDAD Referido al Hallazgo No. 01, se anexan las conciliaciones Bancarias de la vigencia 2.011, en medio magnético, indicando que estas reposan en los Archivos de la entidad debidamente conciliadas con los extractos bancarios y que para el efecto de la rendición de la cuenta de la vigencia en mención efectuada a la Plataforma SIA se envío solo lo correspondiente al mes de Diciembre, según lo solicitado por la resolución que regula la entrega de Informes Anuales F03- y anexos. CONCLUSION POR PARTE DEL ENTE DE CONTROL. Analizada la respuesta allegada por parte del ente auditado se desvirtúa este hallazgo, no sin antes aclarar que este hallazgo fue levantado por el grupo auditor de acuerdo a la verificación que este realizo durante el trabajo de campo de la Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral modalidad regular a la vigencia




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2.011, teniendo en cuenta que al momento la información no fue suministrada por el personal de la administración. DEUDORES. Está representado por los recursos que recibe la Empresa de Servicios Públicos correspondiente a la venta de servicios, entre ellos se encuentran los Servicios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo que son el objeto de la entidad, esta cuenta se presentó un movimiento de aumento considerable debido a la venta extraordinaria de Agua Industrial potabilizada a Empresas Contratistas de Ecopetrol para su consumo, de igual manera debido al ajuste progresivo al sistema tarifario, a continuación se presenta los saldos a diciembre 31 de 2.011: COMPORTAMIENTO DE LA CARTERA 2.010 - 2.011

2.010 2.011

ACUEDUCTO 14,528,602 26,711,262

ALCANTARILLADO 9,912,728 16,380,149

ASEO 4,510,359 6,643,644

.

Del anterior gráfico se puede concluir que el mayor ingreso que tiene la empresa es producido por el servicio de acueducto, se resalta que los ingresos de las actividades normales y esenciales (Servicios AAA), crecieron en más de un 37%, y con alto impacto en las finanzas de la Empresa, adicionalmente por el crecimiento de usuarios que generaron consumos óptimos la reposición progresiva de cada uno de los más de 3600 usuarios, y con las campañas de cobro coactivo que se adelantaron. HALLAZGO No. 2 La entidad no cuenta con un sistema de Cartera clasificado por edades ya que lo llevan anualmente, lo cual dificulta la realización de un seguimiento adecuado tanto por la empresa como por los entes de control, de igual manera lo llevan por usuario, pero no se maneja un consolidado, por esta razón se deja como Hallazgo Administrativo para plan de Mejoramiento hasta tanto se maneje en red con el Software que maneja la empresa.

0%

20%

40%

60%

80%

100%

ACUEDUCTO ALCANTARILLADO ASEO

14.528.602 9.912.728 4.510.359

26.711.262 16.380.149 6.643.644

2010 2011




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Tipo de Hallazgo: ADMINISTRATIVO Responsables: Ingeniero. OSCAR REY RODRIGUEZ Gerente Actual. CONTRADICCION PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO En lo que respecta al Hallazgo No. 2, la Empresa manifiesta que el Sistema de Información y Facturación de los Servicios se encuentra totalmente integrado con el Sistema Contable y que a través del sistema de facturación, se generan todos los Informes de Cartera y los Informes que se envían a la Plataforma SUI, porque a través de éste, se analizan los Informes para los cortes y los Cobros Persuasivos y coactivos de la Empresa. CONCLUSION POR PARTE DEL ENTE DE CONTROL Analizada la contradicción presentada por el Ente Auditado no es convincente toda vez que en lo que está fallando la entidad es en la clasificación de la cartera por tal motivo se Confirma este hallazgo administrativo, hasta tanto se realice la misma y sea registrada dentro de un Plan de mejoramiento que la entidad suscribirá posteriormente. ACTIVO NO CORRIENTE: PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO. La Cuenta PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO presenta una disminución del -10% debido al aumento de las depreciaciones, está compuesta por terrenos tanto urbanos como rurales, edificaciones, muebles y enseres y equipos de comunicación y otros, se pudo observar que no cuentan con un inventario real, no Se pudo establecer cuando fue la última valorización de activos que realizó la empresa, de igual manera lo que corresponde al plan Maestro de Acueducto no se ha contabilizado de acuerdo a lo establecido por la Contaduría General de la Nación, debido a que no se hizo una entrega formal por parte de la Administración saliente, por lo tanto se determina como un Hallazgo Administrativo para Plan de Mejoramiento. HALLAZGO No. 3 No existe un Inventario real en la entidad, de igual manera no se ha hecho valorización de Activos. Tipo de Hallazgo: ADMINISTRATIVO Responsables: Ingeniero. OSCAR REY RODRIGUEZ Gerente Actual. CONTRADICCION PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO Al respecto del Hallazgo No. 3, la Empresa manifiesta que se encuentra adelantando el Inventario Real y Físico de todos los bienes Muebles con personal Administrativo, y que para la valoración de los mismos, a la fecha la Entidad no ha contado con los recursos necesarios para la contratación del personal idóneo y autorizado que garantice la veracidad de la Valoración, específicamente por el tipo de Activos que posee la empresa.




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CONCLUSION POR PARTE DEL ENTE DE CONTROL Analizada la respuesta allegada por parte del Ente Auditado se Confirma este hallazgo con el fin de que sea incluido dentro de un Plan de Mejoramiento hasta tanto la entidad presente un Inventario real de lo que posee realizando las gestiones necesarias con el fin de que se realice la valoración de los bienes. PASIVO. CUENTAS POR PAGAR. Esta cuenta corresponde a las obligaciones que la entidad ha adquirido de Bienes y Servicios con el fin de cumplir con los Proyectos para la ejecución de obras, específicamente en lo que tiene que ver con la Ejecución de los Convenios de Plan Maestro ESPUSATO, Acueducto Provincia Obra, Acueducto Provincia Interventoría y del Plan Maestro de Acueducto y Alcantarillado, de igual manera de algunos gastos administrativos, se encuentra valorada en $7.958.314 y presenta un aumento considerable con relación a la vigencia anterior. PATRIMONIO. El patrimonio de la Entidad para la vigencia 2.011 se encuentra representados en Hacienda Pública y capital Fiscal que corresponde al aporte entregado por parte de la Alcaldía Municipal para su constitución por ser una Empresa Industrial y Comercial del Estado, de igual manera por los resultados del ejercicio que aumentan, por el superávit por donación y por efectos del saneamiento contable. Lo anterior corresponde al análisis de las cifras más representativas del Balance General y que están relacionadas directamente con la actividad principal de la entidad. Durante el ejercicio de auditoría realizado a la EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS de SABANA DE TORRES, correspondiente a la vigencia 2.011. CUENTAS DE ORDEN. La Administración presenta las cuentas de orden sin presentar movimiento durante el periodo, es importante aclarar que en esta denominación se incluyen los grupos que representan los hechos o circunstancias de las cuales pueden generarse derechos que puedan afectar la estructura financiera de la entidad, tenemos las cuentas de control para operaciones realizadas con terceros que por su naturaleza no inciden en la situación financiera, para las de control interno de activos, de futuros hechos económicos y con propósito de revelación, así como las necesarias para conciliar las diferencias entre los registros contables de los activos y gastos y la información tributaria. ESTADO DE SITUACION FINANCIERA, ECONOMICA Y SOCIAL .




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EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE SABANA DE TORRES "ESPUSAT0"

ESTADO DE ACTIVIDAD, ECONOMICA Y SOCIAL

A 31 DE DICIEMBRE DE 2011-2010-2009

(Cifras en miles de Pesos)

Código CUENTAS 2011 2,010 2,009 % VARIACION

.2011-2010

INGRESOS OPERACIONALES 23,764,609 1,819,059 3,540,635 1206%

42 Venta de Bienes 43,125 31,628 20,441 36%

43 Venta de Servicios 23,721,484 1,787,431 3,520,194 1227%

COSTO DE VENTAS 22,859,813 1,343,564 3,405,750 1601%

GASTOS OPERACIONALES 597,773 415,874 379,967 44%

51 De administración 441,630 288,874 258,971 53%

52 De Operación 18,397 0 973 0%

53 Provisiones, Agotamiento y Amortización 137,746 127,000 120,023 8%

55 Gasto Público Social 0 0 0%

EXCEDENTE (DEFICIT) OPERACIONAL 307,023 59,621 245,082 415%

48 Otros Ingresos 30,164 52,337 19,995 -42%

58 Otros Gastos 36,583 27,339 33,462 34%

EXCEDENTE (DEFICIT) DEL EJERCICIO 300,604 84,619 258,549 255%

Fuente: Rendición de cuenta SIA.

CUENTAS DE INGRESO . Esta cuenta representa los flujos de entrada de recursos generados por la entidad, susceptibles de incrementar el patrimonio público durante el período, bien sea por aumento de activos o por disminución de pasivos, expresados en forma cuantitativa y que reflejan el desarrollo de la actividad ordinaria y los ingresos de carácter extraordinario. Ingresos Fiscales: Se incluyen las cuentas que representan los recursos que recibe la Empresa por la venta de servicios públicos domiciliarios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo, en desarrollo de su cometido estatal, igualmente las transferencias del Municipio que corresponden a los Subsidios de los Estratos I y II de la vigencia fiscal y el desarrollo de actividades conexas a través de convenios con Entidades Estatales, la Alcaldía y la Gobernación de Santander en desarrollo de Convenios Interadministrativos para la construcción de Planes Maestros de Acueducto y Alcantarillado en el área de influencia del Municipio y la venta de bienes comercializados como medidores y algunos bienes reciclados, la venta de agua cruda y algunos servicios especiales de recolección a empresas que laboran en el sector, cabe anotar que estas ventas no son constantes, por tal razón la empresa no puede proyectarse con estos ingresos.




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Otros Ingresos: Se obtuvieron $30.164 (miles) por concepto de otros ingresos provenientes de los depósitos efectuados en moneda Nacional y la prestación de servicios de crédito otorgados por entidades financieras. CUENTA COSTO DE VENTAS. Esta cuenta es representativa para éste estado financiero ya que esta empresa se dedicara a la prestación de Servicios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo y es en esta cuenta donde más se reflejan sus gastos ya que presenta una variación del 1601% debido a la ejecución de los Convenios anteriormente mencionados. CUENTAS DE EGRESO O GASTO . Representa los flujos de salida de los recursos en la Entidad de Servicios Públicos en desarrollo de la labor administrativa y de funcionamiento, susceptibles de reducir el patrimonio, durante el periodo, bien sea por disminución de activos o por aumento de pasivos expresados en forma cuantitativa y son necesarios para el desarrollo de la actividad ordinaria, entre los que tenemos gastos de administración, gasto social y gasto de operación. Gasto de Administración: Representa los gastos asociados a la actividad de dirección, la planeación, apoyo logístico. Durante el 2.011 se efectuaron gastos por valor de $441.630, que representan el 53% del total. Se pudo observar que respecto al 2010 los gastos aumentaron, especialmente a causa de los gastos de Aportes de Nómina. HALLAZGO No. 4 En la Cuenta de Gastos de Administración se observó que mediante Comprobante de Egreso No. 0001253 de Octubre 25 de 2011 realizan un Pago de una Sanción impuesta por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliaros por valor de $4.000.000, mediante Resolución No.SSPD-20114400026695 del 13 de Septiembre de 2009 al Expediente No. 2010440350600160E, por incumplimiento de los Artículos 22 y 25 de la Ley 142 de 1994, establecen que los prestadores de servicios públicos debidamente constituidos y organizados no requieren permiso para desarrollar su objeto social, pero para poder operar deben obtener de las autoridades competentes, según sea el caso, las concesiones, permisos y licencias de que tratan los artículos 25 y 26 de dicha Ley. Encuentra la Superintendencia de Servicios Púbicos que a través del memorando No. 20094600066253 del 31 de julio de 2009, suscrito por el Coordinador del Grupo de Pequeños Prestadores, se dejo constancia de lo siguiente: “LAS EMPRESAS PUBLICAS DE SABANA DE TORRES, disponen sus residuos en el sitio sin el respectivo permiso de la Corporación Autónoma Regional de Santander –CAS-, que es la autoridad ambiental competente en esa jurisdicción”. Por lo anterior se encuentra el incumplimiento en que incurrió la Empresa en el sentido que no tenía el permiso ambiental, configurándose este hecho como un Hallazgo Fiscal por el monto del pago que se realizó y un Hallazgo Administrativo para el plan de Mejoramiento, hasta que se haga la acción de repetición. Tipo de Hallazgo: FISCAL - ADMINISTRATIVA Responsables: LUZ ANGELICA ESCOBAR AVILA Ex Gerente. Empresa de Servicios Públicos ESPUSATO




INFORME DEFINITIVO


Cuantía: $4.000.000 Norma vulnerada: Articulo 6 Ley 610 de 2.000 CONTRADICCION PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO Mediante Resolución No. SSPD – 20114400026695 del 13-09-2011, expediente 2010440350600160E, la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, impone Sanción a ESPUSATO E.S.P, por valor de $4.000.000.oo Respecto de este hallazgo, la ex Gerente de la fecha, Dra. LUZ ANGELICA ESCOBAR ÁVILA, deja constancia que en el año 2008 (primer año del periodo administrativo 2008-2011), la Empresa por ella Representada, adelanto todas las actividades y procedimientos precontractuales tendientes a la clausura y post clausura del botadero a cielo abierto y a su vez, la obtención de la Licencia Ambiental por parte de la CAS como entidad competente del caso. Desde el inicio de la Investigación adelantada por la Superintendencia de Servicios Públicos se recalcaron todas las labores realizadas y los esfuerzos por dar cumplimiento a este Servicio, argumentos que se reflejaron en la disminución de la multa de un valor inicial de $25.000.000 al valor de $4.000.000,00, el cual considera la suscrita ex Gerente, que se debió a la falta del decreto de la práctica de inspección ocular solicitada como prueba. Además de que considera que de no haberse prestado el servicio hubiese generado un verdadero caos tanto para la Empresa que se vería obligada a incurrir en unos costos exorbitantes, como los problemas sociales y de salud pública que se generarían en el casco urbano por la no recolección de residuos, vulnerando derechos constitucionales a los suscriptores y/o usuarios. También es importante expresar que la empresa no fue multada o Sancionada por la Corporación Autónoma de Santander CAS, toda vez que la misma, presto su acompañamiento hasta la fecha en que se radico el proyecto de clausura y cierre del botadero a cielo abierto y se adelantaron los trámites de solicitud de licencia Ambiental en el predio que fue viabilizado por la entidad. Para este punto se anexa el contrato con Aguas de Barrancabermeja, el cual demuestra las medidas alternativas adoptadas para la solución temporal de la disposición final de residuos, mientras se continuaba con los pasos de obtención de la respectiva Licencia Ambiental. CONCLUSION POR PARTE DEL ENTE DE CONTROL Analizada la respuesta allegada por parte del ente Auditado y los soportes anexos se pudo establecer que la gestión que realizo la anterior Gerente con relación a la Sanción impuesta por la Superintendencia de Servicios Públicos por la no solicitud de la Licencia Ambiental para la disposición final de Residuos Sólidos y teniendo en cuenta que pudo acarrear costos mucho más altos por la no prestación del Servicio se Desvirtúa el Hallazgo Fiscal y se Confirma el Hallazgo Administrativo hasta tanto la entidad realice las acciones para la Acción de Repetición por cuanto se ocasiono el detrimento a la entidad por la falta de una prueba como fue el Decreto de la práctica de inspección ocular solicitada, que debe ser suscrito dentro de un Plan de Mejoramiento que la entidad suscribirá posteriormente.




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RESULTADO DEL EJERCICIO (cifras en miles de pesos) La utilidad ascendió a $300.604 (miles). Superior en $84.619 (miles), con respecto al año anterior resultante del desarrollo de las funciones de su cometido estatal y aunque sus gastos aumentaron, sus ingresos por la venta de servicios extraordinarios también aumentaron. OPINIÓN SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES. En cumplimiento de las funciones inherentes al cargo, se llevó a cabo el proceso de revisión a los Estados financieros Básicos, Balance General, Estado de Actividad Financiera, Económica y Social y Notas a los Estados Financieros con corte a 31 de diciembre de 2011, de la EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE SABANA DE TORRES “ESPUSATO”, los cuales según los documentos y anexos presentados en la rendición de las Cuentas de la Vigencia 2.011 y en la auditoría realizada a esa Entidad, fueron refrendados por la Contadora Pública de la Entidad, LINA MARIA ESPINOSA ARAQUE, quien NO anexa el Numero de la Matricula Profesional en ninguno de los Estados Contables ni hace entrega a la nueva administración; en consecuencia la Contadora Pública ULDARI MORENO RAMIREZ, con Tarjeta Profesional No. 144462-T, de la Contraloría General de Santander, expresa una Opinión de RAZONABILIDAD CON SALVEDADES, de la situación financiera, en sus aspectos más significativos por el año terminado a 31 de diciembre de 2.011 y los resultados del ejercicio económico del año terminado en la misma fecha, de conformidad con las Normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación.

SALVEDADES EFECTUADAS A LA OPINION SOBRE ESTADOS FINANCIEROS.

1. Limitación en la revisión y verificación de las transacciones y operaciones financieras que dieron origen a los resultados de los Estados Contables con el fin de obtener evidencia comprobatoria, debido a que se hizo sobre una muestra representativa.

2. Limitación en cuanto a la no existencia del Control Interno Contable dentro

de la entidad y por la carencia de un Sistema Contable eficiente que le permita generar información totalmente confiable.

3. Limitación en cuanto al tiempo disponible para realizar las revisiones y

verificaciones en el trabajo de campo realizado.

4. No existe confiabilidad en los Estados Financieros pues se pudo observar que los datos presentados no se encuentran actualizados.

5. Se observa que no se ha realizado una depuración contable total con el fin

de que la entidad pueda presentar unos estados financieros acordes con la situación del Municipio.

6. Los Estados Contables no se encuentran totalmente clasificados, como lo ordena las normas que al respecto ha expedido la Contaduría General de la Nación, en especial la Resolución No. 356 de 2.007.

7. No hay concordancia entre las cifras registradas de un estado a otro.




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8. Las cuentas contables se encuentran mal clasificadas, lo que origina unos estados financieros inciertos.

9. Se viola el principio contable de revelación plena al no causarse hechos

generados en vigencias anteriores y que afectan la estabilidad financiera de la entidad.

NOTA A LAS SALVEDADES EFECTUADAS A LA OPINION SOBRE ESTADOS FINANCIEROS. Referido a las salvedades efectuadas a la Opinión de los Estados Contables, el Sistema de Información Contable opera de manera correcta y se encuentra parametrizado con base con base en la Normatividad expedida por la Contaduría General de la Nación, así mismo la estructura del Plan de Cuentas se ampara en esta Normatividad y por tal no se acepta la observación respecto a la Clasificación, toda vez que estos mismos son enviados a la Contaduría General a través de la Plataforma SCHIP por lo cual no presenta dificultades en su validación, y en la Contabilidad se reflejaron todos las operaciones Económicas de la Vigencia. CONCLUSION POR PARTE DEL ENTE DE CONTROL Con relación a la no aceptación de la observación respecto a la clasificación es emitida de acuerdo a lo observado y revisado durante el trabajo de campo relacionado específicamente a los Inventarios que es una parte fundamental dentro de los Estados Contables. EVALUACION AREA PRESUPUESTAL. Con el objeto de evaluar el grado de cumplimiento en la elaboración, aprobación, ejecución y gestión del presupuesto por parte de la Empresa de Servicios públicos del Municipio de Sabana de Torres (ESPUSATO), se procedió a realizar el análisis teniendo como criterio las normas orgánicas de presupuesto y disposiciones locales del mismo, tomándose el presupuesto como requisito primordial para cumplir los fines de la entidad fiscalizada para lograr el bienestar comunitario, la eficiencia y eficacia de la administración en concordancia con los planes y programas establecidos por la Ley 142/94 modificada parcialmente por la Ley 689 del 2001. LEGALIDAD DEL PRESUPUESTO. El Presupuesto de Ingresos y Gastos de la Empresa de Servicios Públicos de Sabana de Torres correspondiente a la vigencia del 2011, fue aprobado mediante Acuerdo No. 003 de Diciembre 28 de 2010 de la Junta Directiva de la entidad, pero en los considerandos no se deja evidencia de haber sido estudiado y aprobado previamente por el CONFIS Municipal mediante resolución, como lo ordena el artículo 26 numeral 4 del Decreto 111 de 1996. La estructura del presupuesto de ingresos y gastos aprobada por la Junta Directiva de la entidad, no corresponde a la establecida en el capítulo III del Decreto 115 de 1996, el cual establece que el Presupuesto de Ingresos estará conformado por la Disponibilidad Inicial, los Ingresos Corrientes y los Recursos de Capital y el Presupuesto de Gastos estará conformado por los Gastos de Funcionamiento, los Gastos de Operación Comercial, los Gastos de Inversión y la Disponibilidad Final.




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HALLAZGO No. 5 El Presupuesto de Ingresos y Gastos de la vigencia 2.011, fue aprobado mediante Acuerdo No. 003 de Diciembre 28 de 2.010 de la junta directiva de la Empresa de Servicios Públicos de Sabana de Torres- ESPOSATO, sin la aprobación previa por parte del CONFIS Municipal, como lo establece los Decretos 111 y 115 de 1996, lo que presupone un Hallazgo Administrativo que deberá ser incluido en el Plan de Mejoramiento y un Hallazgo Disciplinario en cabeza de los miembros de la Junta Directiva de la entidad, por omisión en el cumplimiento de una norma. Tipo de Hallazgo: Administrativo y Disciplinario Presuntos Responsables: Uriel Velandia Gutiérrez- Presidente de la Junta Directiva. Cecilia Rojas Jaimes- Secretaria de la Junta Directiva. Norma Vulnerada: Artículo 34 Numeral 1 de la Ley 734 de 2.002 CONTRADICIONES PRESENTADAS POR EL ENTE AUDITADO. HALLAZGO N° 5. LA APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTOS DE LA VIGENCIA DEL 2011 Y LA ESTRUCTURA DEL MISMO NO CUMPLE CON LO ESTABLECIDO EN LOS DECRETOS 111 Y 115 DE 1996. Para el Caso del Hallazgo Numero 05, la Entidad manifiesta que los Estatutos de la Entidad rezan que el Presupuesto es aprobado por la Junta Directiva; y como Entidad con Autonomía Administrativa y Presupuestal y la aplicación de la Norma como Estatuto Orgánico de Presupuesto es el Decreto 115 de 1996, razón que no obliga a que sea aprobado por el Confis Municipal porque la Empresa esta Constituida como Empresa Industrial y Comercial del Estado del Orden Municipal; además de expresar, que los miembros de la Junta Directiva de ESPUSATO E.S.P., efectuaron el estudio del Presupuesto, toda vez que son los mismos integrantes del CONFIS MUNICIPAL; razón por la Cual solicitamos la Reconsideración del Hallazgo. Por otra parte, el presupuesto es expuesto y debatido en reunión de Junta Directiva y aprobado en la misma, según reposa en el Acta. Referente a la Estructura del Presupuesto se organizó según la Normatividad del Estatuto Orgánico de Presupuesto Decreto 115 de 1996, y no se puede a la fecha de aprobación la consideración de la Disponibilidad Inicial (Saldos Bancos y Deudores) por cuanto estos valores son los del Cierre a Diciembre 31 de 2011, y estos valores luego de Conciliados en el periodo se adicionan como Recursos de Balance al Presupuesto de la Vigencia Siguiente. CONCLUSION POR PARTE DEL ENTE DE CONTROL. Evaluada las consideraciones expuestas al hallazgo y teniendo en cuenta que en los estatutos de la Entidad se expresa que el Presupuesto sea aprobado por la Junta Directiva, y que tienen tanto autonomía administrativa y presupuestal, en razón a esto y que no obliga a que sea aprobado por el Confis municipal, y dado que los representantes del Confis Municipal, efectuaron el estudio del Presupuesto, toda vez que son los mismos integrantes de la Junta Directiva se




INFORME DEFINITIVO


desvirtúa el hallazgo disciplinario y se confirma el hallazgo administrativo para plan de mejoramiento. EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS. La Empresa de Servicios Públicos (ESPUSATO), Según la Ejecución Presupuestal fijó para la vigencia 2.011, un Presupuesto inicial de ingresos y gastos por valor de $1.260.000.000; teniendo adiciones por valor de $23.136.336.031, y reducciones por valor de $360.000.000 para un Presupuesto Definitivo de Ingresos y Gastos por valor de $24.036.336.031, de los cuales se recaudaron $24.379.249.706.

Con ésta gráfica podemos analizar que recaudaron $342.913.675 más de lo presupuestado, lo que equivale al 101% del total del recaudo, Existiendo un Super _avit Presupuestal.

Presupuesto Inicial.

Adiciones Reducciones Presupuesto Definitivo.

Recaudos.

$1.260.000.000

$23.136.336.031

$360.000.000

$24.036.336.031

$24.379.249.706

HALLAZGO No. 6 DESCRIPCION DEL HALLAZGO. La Empresa de Servicios Públicos del Municipio de Sabana de Torres “ESPUSATO” Presenta una ejecución Presupuestal ERRADA, la cual muestra un saldo por recaudar de $170.649.833 cuando en realidad existe un super avit por valor de $342.913.675. Así mismo, en el trabajo de campo no se encontró acto administrativo por medio del cual se aprobó el presupuesto inicial, y el actual gerente certificó que no se encuentra dentro de los documentos de la Empresa este acto administrativo. Estos hechos han obstaculizado el trabajo de campo teniendo en cuenta que se solicitó dentro de la auditoría las aclaraciones pertinentes para esta inconsistencia y no fue posible una aclaración de fondo.

$1,260,000,000

$23,136,336,031 $24,036,336,031 $24,379,249,706

PRESUPUESTO INICIAL ADICIONES PRESUPUESTO DEFINITIVO

RECAUDOS

EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS




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Tipo de Hallazgo: Administrativo – Sancionatorio Norma violada: Resolución 291 de abril del año 2.004 Presuntos Responsables: Administrativo: Oscar Rey Rodríguez, Gerente Sancionatorio: Ledis Isabel Madrid Silva- Ex Gerente CONTRADICIONES PRESENTADAS POR EL ENTE AUDITADO En lo que respecta al hallazgo No 6, consideramos replantear por cuanto el formato que se genera del Sistema de Información lo que representa es de manera individual cuales Códigos presenta Saldo por recaudar y cuales saldos presentan superávit de Recaudo en la Vigencia y al efectuar la Operación Matemática del Saldo por Recaudar menos el SUPERAVIT reflejado en el Cuadro, arroja una diferencia a favor reflejado como Superávit y que de manera indicativa es para poder presentar una mejor información y que este documento es Anexo y soporte a la Ejecución de Ingresos Reportada a la Plataforma que contiene una especificaciones Determinadas (Se anexa Archivo Magnético para su análisis). Por otra parte, el Documento de Aprobación del Presupuesto de la Vigencia 2.011, aprobado por la Junta Directiva, es mencionado por ustedes en parte del Requerimiento, razón por la cual no entendemos esta parte del Hallazgo, así mismo este fue enviado a la plataforma SIA en la rendición de cuenta como Anexo al formato F06 para lo cual se adjunta como medio magnético en este informe. CONCLUSION POR PARTE DEL ENTE DE CONTROL. Una vez revisada la respuesta al hallazgo se desvirtúa el sancionatorio dado que la información que presenta es de manera individual donde los códigos que presentan saldo por recaudar dan superávit de Recaudo la Vigencia y al efectuar la Operación Matemática del Saldo por Recaudar menos el SUPERAVIT reflejado en el Cuadro, arroja una diferencia a favor reflejado como Superávit, es importante que la entidad concilie las partidas presupuestales y anexe estas tablas explicativas que permitan en el proceso auditor tener claridad de la información, se confirma el hallazgo administrativo para plan de mejoramiento. EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS.




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Esta Gráfica nos muestra un Presupuesto Definitivo por valor de $24.036.336.031, de los cuales se comprometieron $23.367.683.964, quedando sin ejecutar $668.085.031. De los rubros más representativos se encuentran las transferencia corrientes al cual se adicionó $22.253.647.367, teniendo en cuenta que para el Convenio del Plan Maestro y Alcantarillado se adicionaron $19.198.588.156, de cual se ejecutó a Diciembre 31 del año 2.011 el valor de $18.671.067.479. 3.2. EVALUACIÓN DE LA CONTRATACIÓN.

La Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios de Acueducto, Alcantarillado y Saneamiento Básico de Sabana de Torres, ESPUSATO E.S.P, es una empresa de servicios públicos domiciliarios tales como acueducto, alcantarillado, aseo, saneamiento básico y servicios públicos no domiciliarios y sus actividades complementarias e inherentes. REGIMEN DE CONTRATACIÓN APLICABLE. De acuerdo con la Ley 142 de 1.994, régimen de Servicios Públicos Domiciliarios, la contratación de la Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios de Acueducto, Alcantarillado y Saneamiento Básico de Sabana de Torres, ESPUSATO E.S.P. Se rige por el derecho privado, es así, que adoptan y aprueban el Manual de Contratación mediante la Resolución No. 002 del 6 de enero de 2009.

CONTRATACION AUDITADA.

La contratación de la Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios de Acueducto, Alcantarillado y Saneamiento Básico de Sabana de Torres, ESPUSATO E.S.P de acuerdo al SIA reportada para la vigencia de 2011 por un valor total de $ 3.583.810.561.oo representada en 123 contratos.

Se tomó una muestra selectiva del valor total de la contratación de la vigencia 2011, de 11 Contratos por valor de $ 3.212.661.243.oo, equivalente al 83% del valor total de la contratación.

Presupuesto Definitivo

Comprometido Pagos Saldo por comprometer

$24.036.336.031 $23.367.683.964

$16.887.344.253

$668.085.031

EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS




INFORME DEFINITIVO


MUESTRA DE ESPUSATO E.S.P SABANA DE TORRES VIGENCIA 2011

CLASE DE CONTRATO

NUMERO DE

CONTRATO VALOR CONTRATOS

C1 Prestación de Servicio 6 66.695.508

C3 Interventoría 1 139.653.351

C5 Obra Pública 1 2.693.247.723

C6 Compra Venta y/o Suministro. 2 252.364.661

C12 Transporte 1 60.700.000

TOTAL: 11 3.212.661.243

Muestra seleccionada por parte del Equipo Auditor:

CONTRATOS AUDITADOS VIGENCIA 2011

IT

EM

CLA

SE

DE CO

NTRATO

No.

CONTRATO OBJETO VALOR

NOMBRE DEL

CONTRATISTA

INTERVENTOR/SUPERVISOR OBSERVACIONES

1

C 5: Obra. Pública.

062 de 2.011

CONSTRUCCION DE LA RED DE DISTRIBUCIÓN DEL ACUEDUCTO PARA EL CORREGIMIENTO LA GÓMEZ Y AMPLIACIÓN DE LA RED DE ACUEDUCTO PARA EL CASCO URBANO DEL MUNICIPIO DE SABANA DE TORRES.

2.693.247.723

CONSORCIO ACUEDUCTO LA GOMEZ 2011

CONSORCIO INTERVENTORIA SABANA DE TORRES

Los recursos de este Contrato provienen del Convenio Interadministrativo celebrado entre ESPUSATO E.SP y La Gobernación de Santander, por valor de $2.833.008.836.

Contrato suscrito el 23 de diciembre de 2011, plazo de ejecución seis (6) meses a partir del Acta de Inicio, fue suspendido el 3 de enero de 2012, se reinició el 8 de febrero de 2012. En el expediente se encontraron los documentos de la etapa precontractual. . Contrato en Ejecución, se requiere la visita de un equipo Auditor técnico. Contrato en ejecución, por lo tanto, se requiere la visita de un equipo técnico, con el fin de determinar el cumplimiento de la ejecución del contrato.

2

C 3: Interventía.

063 de 2.011

INTERVENTORIA CONSTRUCCION ACUEDUCTO LA GOMEZ

139.653.351

CONSORCIO INTERVENTORIA SABANA DE

TORRES

LEDIS

MADRID SILVA, gerente de

Espusato

Los recursos de este Contrato provienen del Convenio Interadministrativo celebrado entre ESPUSATO E.SP y La Gobernación de Santander, por

valor de $ 2.833.008.836. Contrato suscrito el 23 de diciembre de 2011, plazo de ejecución siete (7) meses a partir del Acta de Inicio, fue suspendido el 3 de enero de

2012, se reinició el 8 de febrero de 2012. En el expediente se encontró los documentos de la etapa precontractual. Contrato en Ejecución.




INFORME DEFINITIVO


3

C12 Transporte.

061 de 2.011

TRASPORTE Y RECOLECCION DE RESIDUOS SOLIDOS GENERADOS POR CONTRATO INTERADMINISTRATIVO 002-11 60.700.000

Rene Mendoza Rodríguez, Rep. LEG. Soling de Colombia

Ricardo

Solano Parra, Apoyo Área

Operativa Espusato

E.S.P

Contrato suscrito el 20 de diciembre de 2011, con plazo de ejecución 3 meses. Expediente con las etapas Contractuales, y de acuerdo al informe del supervisor se cumplió satisfactoriamente con

la ejecución del Contrato.

4

C1: prestació

n de

servicios.

09 -

011

Suministro e instalación de pavimentación de 293.61 M2 en el casco urbano del Municipio

de Sabana de Torres, correspondiente al proyecto “construcción y ampliación del plan maestro de acueducto y Alcantarillado del Municipio de Sabana de Torres. 25.078.788

José Camargo Vargas,

Rep. Leg. ASESTM

ENT LTDA

LUZ ANGÉLICA ESCO

BAR ÁVILA

, Gerente.

Contrato suscrito el 28 de julio de 2011, con plazo de ejecución 15 días. Se vulnera el Art. 16 del Manual de Contratación Resol. No. /002 del 6 enero de 2009 que reza “… la empresa deberá

de realizar un análisis de oportunidad y conveniencia del objeto a contratar". Hay un posible Conflicto de

intereses, Gerente firma como contratante y a sus veces la supervisora. No hay informe de supervisión. En este hubo falta de planeación y la supervisión no cumplió con sus funciones, configurándose falta disciplinaria.

5

C9: arrenda

miento y/o adquisición de muebles.

05 - 001

Arrendamiento del

siguiente equipo requerido para ser utilizado en las operaciones de obra del proyecto de construcción y ampliación del plan maestro de acueducto… 19.899.720

WILLIAM CUEVAS MARTINEZ

LUZ ANGELICA ESCOBAR AVILAÇ

Contrato suscrito el 19 de junio de 2011, con plazo de ejecución 3 meses desde el acta

de inicio suscrita el 23 de junio. El supervisor no presenta informes, incumpliendo sus funciones, por consiguiente se presenta falta disciplinaria.

6

C1: Prestación de servicio.

327 de 2.011

Reparación de latonería y sillón del vehículo volqueta marca chevrolet de placas OSA 307 de Propiedad de ESPUSATO E.S.P utilizado para efectuar recolección de residuos sólidos en el

área urbana del Municipio de Sabana de Torres. 10.400.000

ALEJANDRO PEREZ RODRIGUEZ

Ricardo Solano Parra, Apoyo Área Operativa.

Contrato suscrito el 18 de noviembre de 2011, con plazo de ejecución 42 días desde el acta de inicio suscrita el 19 de noviembre. No presenta informes al contratista ni el supervisor, se evidencia incumplimiento en las funciones por parte del Supervisor.

7

C6: Compra vent

a y/o suministro.

06 -

001

Suministro de gasolina requerido para ser utilizado e los vehículos y equipos que prestan los servicios en las

operaciones de la obra del proyecto “construcción y ampliación del plan maestro de acueducto y Alcantarillado del Municipio de Sabana

de Torres. 5.917.000

DISLUCO

M LTDA

LUZ ANGÉLICA ESCO

BAR ÁVILA, Gerente.

Contrato suscrito el 19 de julio de 2011, con plazo de ejecución 3 meses La Gerente firma el contrato como contratante y a su vez es la Supervisora del contrato, si bien es cierto que no hay norma que la prohíba, esto no

debe darse puesto que la supervisión no se ejercería objetivamente. No hay informe de la supervisora, incumpliendo sus funciones. . Para el pago, el contratista

presenta una cuenta de cobro




INFORME DEFINITIVO


sin fecha por valor de $5.917.000: A) Gasolina Corriente $ 4.707.400 B) Biodiesel $ 1.209.600.

8

C1: Prestación de servicios.

NO TIENE

Brindar apoyo jurídico, asesoría y asistencia técnica a la empresa de ESPUSATO E.S.P. Especialmente en el área de servicios públicos domiciliarios y contratación estatal. 4.400.000

SONIA EDITH RODRIGUEZ NIÑO

LEDIS

MADR

ID SILVA, gerente de Espusato

Contrato suscrito el 20 de diciembre de 2011, con plazo de ejecución 8 días calendario, desde el acta de inicio suscrita el 23 de diciembre.

En el expediente se encontró la documentación de las etapas Contractuales. La Gerente firma el contrato como contratante y a su vez es la Supervisora del contrato, si bien es cierto que no hay norma que la prohíba, esto no debe darse puesto que la supervisión no se ejercería objetivamente.

9

C1: Prestació

n de servicios.

NO

TIENE

Prestar los servicios profesionales de

Contador Público con el propósito de apoyar procesos precontractuales que adelante ESPUSATO E.S.P. 1.000.000

LINA MARIA

EZPINOZA

LEDIS MADRID

SILVA, gerente de Espusato

Contrato suscrito el 2 de diciembre de 2011, con plazo de ejecución 25 días desde el acta de inicio suscrita el 2 de diciembre. Hay un posible Conflicto de intereses, la gerente firma

como contratante y a su vez es la supervisora. No presenta informes la contratista ni la supervisora, incumpliendo con sus responsabilidades.

10

C6: Compra venta y/o Suministro.

002 de 2011

Compraventa de materiales de Construcción para ser utilizados en la ejecución del proyecto de “construcción y ampliación del plan maestro de acueducto y Alcantarillado del Municipio de Sabana de Torres. 204.180.261

Julia Rosa Martínez Gómez, Rep. Leg. Ferretería La Calera.

Arq. YORLEN CASTELLANOS B

Contrato suscrito el 18 de julio de 2011, con plazo de ejecución 3 meses. Expediente con la documentación de las etapas Contractuales.

11

C6: Compra venta y/o

Suministro.

007 de 2011

Suministro de material para ser utilizados en la ejecución del proyecto

“construcción y ampliación del plan maestro de acueducto y Alcantarillado del Municipio de Sabana de Torres”. 48.184.400

ASOVOLSAT

LUZ ANGÉLICA

ESCOBAR ÁVILA, Gerente.

Contrato suscrito el 28 de julio de 2011, con plazo de ejecución 3 meses. Se encuentra un acta de Inicio la cual no está firmada por la Gerente. Vulnera el Art. 16 del Manual de Contratación Resol.

No./002 del 6 enero de 2009 que reza “…la empresa deberá de realizar un análisis de oportunidad y conveniencia del objeto a contratar".

HALLAZGO No. 7




INFORME DEFINITIVO


CONFLICTO DE INTERESES:

En los contratos No. 09-011, 06-001, 007 de 2.011 y 05-001 la Doctora LUZ ANGÉLICA ESCOBAR ÁVILA, quien fuese Gerente desde el 4 de enero de 2008 hasta el 17 de noviembre de 2011, firma los contratos en calidad Gerente de la Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios de Acueducto, Alcantarillado y Saneamiento Básico de Sabana de Torres, ESPUSATO E.S.P, y a su vez actúa como supervisora de estos contratos, por lo tanto, la misma contratante realiza la función de supervisora. Por otra parte, en el contrato No. 063 de 2.011 y los contratos de los ítems 8 y 9 la Doctora LEDIS MADRID SILVA, quien fue Gerente de la empresa desde el 17 de noviembre hasta el 18 de mayo de 2012, firma los contratos en calidad Gerente de la Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios de Acueducto, Alcantarillado y Saneamiento Básico de Sabana de Torres, ESPUSATO E.S.P, y así mismo, actúa como supervisora de estos contratos, por lo tanto, la misma contratante realiza la función de supervisora. En los contratos anunciados anteriormente, la supervisión la puede realizar la misma Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios, Pero no estaría ejerciendo objetivamente su función, porque si encuentra que en el desarrollo de la relación contractual no se está cumpliendo estrictamente con las cláusulas establecidas en el contrato y en los términos, adquiere la obligación de informar y exigir a las partes el debido cumplimiento de los términos y condiciones contractuales, pero si el supervisor es una de las partes cómo podría exigirse, así mismo, se puede presentar falencias al momento de certificar el cumplimiento del objeto contractual por parte del contratista, eso trasgrede la objetividad e independencia con que debe actuar el supervisor. Por lo anterior, en consecuencia esta actuación se constituye en un hallazgo de tipo administrativo, para que se tenga en cuenta en dicha Empresa, de ahora en adelante, para que se designe Supervisor a un funcionario diferente a quien firma la Minuta del Contrato, y que deberá ser incluido para aplicar los correctivos del caso en el Plan de Mejoramiento que se suscriba con la entidad, dicho Hallazgo administrativo será para el actual Gerente. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTOS RESPONSABLE: Oscar Rey Rodríguez Gerente Actual.

CONTRADICIONES PRESENTADAS POR EL ENTE AUDITADO.

Teniendo en cuenta la naturaleza de la EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS DE SABANA DE TORRES, ESPUSATO E.S.P., y a su vez la normatividad aplicable a la misma, la cual se considera regida por el Derecho Privado, la Ley de Servicios Públicos y el Manual de Contratación de ESPUSATO E.S.P., expreso que no debe existir conflicto de intereses al actuar como parte Contratante y Supervisores de algunos contratos, ya que el actuar de los Gerentes como Supervisores no riñen con la objetividad e independencia para cumplir con las obligaciones propias de una Supervisión, por el contrario, debe considerarse a los Gerentes como representantes legales, ordenadores del gasto y personas




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responsables de todas las actividades de la Empresa, como los más interesados en que los contratistas ejecuten de manera idónea y oportuna los objetos contractuales. Además la Supervisión de los contratos efectuadas por los Gerentes, obedecieron a contratos con funciones administrativas, jurídicas y financieras. No está de más recordar que todas las actividades contractuales son informadas a la Junta Directiva de la Empresa, quienes ejercen Supervisión y Control sobre el actuar de los Gerentes. Así mismo, la comunidad en general y en especial la comunidad beneficiaria de dichos contratos, ejercen la respectiva veeduría en la ejecución de las actividades que los contratistas deben realizar. Para culminar, la Ley 1474 de 2.011, establece que por regla general no debe concurrir en un mismo contrato las funciones de supervisión e interventoría; más no existe norma que prohíba que el Contratante ejerza la función de supervisor directamente. CONCLUSIÓN DEL EQUIPO AUDITOR. El equipo auditor no acepta la réplica presentada por el ingeniero, OSCAR REY RODRIGUEZ, Gerente Espusato E.S.P, pues si bien es cierto que no existe norma que prohíba en la celebración de los contratos estatales, que lo suscriba el representante legal y a su vez, sea él mismo el supervisor de dichos contratos, también es cierto, que no estaría el supervisor cumpliendo su función objetivamente, por consiguiente el equipo auditor considera pertinente que en lo posible para futuras celebraciones de contratos, se tenga en cuenta que la personas que firmen el contrato en calidad de representante legal de la Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios de Acueducto, Alcantarillado y Saneamiento Básico de Sabana de Torres, ESPUSATO E.S.P, no sea a su vez la persona que supervise dichos contratos, lo que da lugar a CONVALIDAR el hallazgo de tipo administrativo para ser tenido en cuenta en el Plan de Mejoramiento. HALLAZGO No. 8

FALTA DE PLANIFICACIÓN EN LA CELEBRACIÓN DE LOS CONTRATOS. DESCRIPCIÒN DEL HALLAZGO.

A pesar que la Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios de Acueducto, Alcantarillado y Saneamiento Básico de Sabana de Torres, ESPUSATO E.S.P cuenta con el Manual de Contratación (Resolución No. 002 de 2009), en los contratos No. 007 y 773 de 2011, no realizan el estudio de oportunidad y conveniencia establecido en el Manual de Contratación en su Art.16, donde reza: “artículo Decimo Sexto- ESTUDIO DE OPORTUNIDAD Y CONVENIENCIA… la empresa deberá de realizar un análisis de oportunidad y conveniencia del objeto a contratar (…)”. vulnerando principios de la Contratación, como lo son, los principios de planeación, economía y transparencia, que orientan la contratación estatal y que tienen como finalidad asegurar que todas las actuaciones adelantadas durante la actividad contractual se cumplan con eficiencia y eficacia, y que inciden, tanto en la etapa de formación del contrato como en su la etapa de ejecución. La vulneración de los principio de planeación y el principio de economía consagrado en los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, constituye falta




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disciplinaria a la luz de las disposiciones contenidas en los Artículos 23 y 34 numerales 1 y 2 de la Ley 734 de 2002, así como los normados 6 y 209 de la Constitución Política. Por lo tanto, se configura un hallazgo disciplinario en contra del EX - Gerente de ESPUSATO E.S.PE LUZ ANGÉLICA ESCOBAR ÁVILA, y un hallazgo administrativo en cabeza del actual Gerente.

Tipo de Hallazgo: Disciplinario y Administrativo. Presuntos Responsables: Luz Angélica Escobar Ávila, Ex Gerente de

ESPUSATO E.S.P (DISCIPLINARIO). Oscar Rey Rodríguez, Actual Gerente de

ESPUSATO E.S.P (ADMINISTRATIVO). Norma Transgredida: Ley 734 de 2002 art. 23 y 34,

Ley 80 de 1993 art. 25 núm. 7 y 12, Carta Política art. 6 y 209.


Revisados los archivos de los contratos aludidos (que hacen parte del Convenio Interadministrativo N° 002 de 2.011 suscrito con el MUNICIPIO DE SABANA DE TORRES) en dichas carpetas se encuentran los Estudios de Oportunidad y Conveniencia tanto del Convenio, como de la Contratación realizada por Espusato E.S.P., cumpliendo con lo establecido en el Manual de Contratación de la Empresa (art. 16).

CONCLUSIÓN DEL EQUIPO AUDITOR. En cuanto a la respuesta dada por el ingeniero, OSCAR REY RODRIGUEZ, Gerente Espusato E.S.P, el equipo auditor encuentra fundamento en ellas, toda vez que presenta los soportes. Por otra parte, se le hace la observancia al señor gerente de Espusato E.S.P, que todos los documentos de las diferentes etapas contractuales de un contrato deben reposar en el expediente del contrato, pues al momento de realizar la auditoria, el equipo auditor no encontró dentro de los expedientes de los contratos cuestionados el análisis de oportunidad y conveniencia del objeto a contratar, consecuencia se DESVIRTUA el hallazgo disciplinario y se confirma el hallazgo de tipo administrativo para que sea tenido en cuenta en el plan de mejoramiento por el actual Gerente Espusato E.S.P.

HALLAZGO No. 9 INCUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES DE LOS SUPERVISORES. DESCRIPCÒN DEL HALLAZGO. En el contrato No. 327 de 2.011 y el contrato del ítem 9, los supervisores no cumplieron con sus obligaciones, al no presentar informe de las actividades propias de sus funciones, y así mismo, al no exigirles a los contratistas presentar los informes de las actividades desarrolladas tal y como se estipula en la minuta de los contratos como requisito para poder exigir el pago, es preciso recordar que




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la Supervisión tiene como propósito hacerle seguimiento y control a la acción del contratista, cosa que no cumplieron los supervisores, por lo anterior, se levanta un hallazgo Disciplinario con incidencia administrativa. El hallazgo disciplinario para Ledis Madrid Silva, Ex - Gerente de ESPUSATO E.S.P y para el señor Ricardo Solano Parra, Apoyo Área Operativa, y el hallazgo administrativo para el actual Gerente. Tipo de Hallazgo: Disciplinario y Administrativo. Presuntos Responsables: Ledis Madrid Silva, Ex. Gerente de

ESPUSATO E.S.P – Supervisora del Contrato del ítem 9 (DISCIPLINARIO). Ricardo Solano Parra, Apoyo Área Operativa, Supervisor del Contrato No. 327 de 2.011. (DISCIPLINARIO). Oscar Rey Rodríguez, Actual Gerente de ESPUSATO E.S.P (ADMINISTRATIVO).

Norma Transgredida: Ley 734 de 2.002, Art. 34 CONTRADICIONES PRESENTADAS POR EL ENTE AUDITADO. Al referente al Hallazgo No 09 del incumplimiento de los Supervisores, Estos presentaban los Informes de Actividades de las labores rutinarias de su contrato de Prestación de Servicio y que hacían parte del pago y como requisito para el mismo. En los pagos se encuentran las certificaciones de recibo a satisfacción de las actividades y cumplimiento de los objetos contractuales. Respecto del contrato N° 327 de 2011 reparación de latonería y sillón de volqueta OSA 307, si existe el respectivo informe elaborado entre el contratista y avalado por el Supervisor RICARDO SOLANO P., informe al cual se anexo registro fotográfico del estado en que se encontraba el vehículo y los arreglos que se iban efectuando al mismo. (Anexo fotocopia de informe y registro). También existe la certificación de cumplimiento del contratista y recibo a satisfacción del trabajo por parte del Supervisor y la Gerencia. Para terminar, la Ex Gerente LEDIS ISABEL MADRID SILVA, manifiesta que si existe informe de actividades de la ejecución del contrato 09-011 suscrito con ASESMENT LTDA; considerando importante también informar que este contrato hizo parte de los contratos de ejecución directa de la Empresa en atención al Convenio N° 002 de 2011 Plan Maestro de Acueducto y Alcantarillado; razón por la cual estos contratos fueron avalados también por la Interventoría de la UIS.

CONCLUSIÓN DEL EQUIPO AUDITOR. En cuanto a la réplica presentada por el ingeniero, OSCAR REY RODRIGUEZ, Gerente Espusato E.S.P, el equipo auditor considera que tiene fundamento, más aun que allega los soportes de la actividad realizad por los supervisores, soportes no se encontraban en el expediente de los contratos al momento de realizar la auditoria y que en su controversia el Gerente Espusato E.S.P deja ver que se encontraban en otras carpetas que no eran los expediente de dichos contratos, si bien es cierto, que para realizar los pagos se requieren documentos soportes de las etapas precontractual y contractual de un contrato, se pueden expedir




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fotocopias y dejar en el expediente de los contratos sus originales, por tal motivo, el equipo auditor DESVIRTUA el hallazgo disciplinario y se confirma el hallazgo de tipo administrativo para que sea tenido en cuenta en el plan de mejoramiento por el actual Gerente Espusato E.S.P.

GESTION ADMINISTRATIVA. 3.3 EVALUACIÓN AL AREA ADMINISTRATIVA. La Empresa de Servicios Públicos de Sabana de Torres cuenta con el siguiente personal en el área administrativa para su funcionamiento:

DIRECTIVOS: 01

PROFESIONAL: 01

TECNICO: 01

ASISTENCIALES: 07

Para un total: 10 Funcionarios Entidad que para su normal funcionamiento, contrata mediante órdenes de prestación de servicios, los servicios de fontaneros, recolectores, recicladores, celadores, conductores y profesionales en el área contable y Jurídica. 3.4 EVALUACIÓN A LA GESTIÓN REALIZADA. De acuerdo al informe de gestión presentado por la entidad durante la vigencia 2.011, a fin de mejorar las políticas de calidad que permitan garantizar un servicio integral y oportuno que satisfaga a cabalidad la necesidad de la población de Sabana de Torres, en cada uno de los servicios prestados. SECTOR DE ASEO: Recolección de residuos sólidos en zona rural beneficiando a los habitantes

de 32 veredas.

Transporte y recolección de residuos sólidos, generados por contrato Interadministrativo 002 – 11.

Mantenimiento de Limpieza de parques y embellecimiento del Municipio en época Decembrina.

Jornadas de limpieza en sitios de recuperación.

Recolección de residuos en centros poblados.

SECTOR DE ACUEDUCTO: Buscar mejorar el Mantenimiento de la planta de tratamiento de agua

potable.

Se sigue el Monitoreo diario de diversos parámetros del agua en la red domiciliaria del Municipio de Sabana de Torres, para promover un mejor servicio.




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Interventor de la construcción del acueducto la Goméz.

Se hizo seguimiento a la realización semanal de pruebas de agua que consume el Municipio de sabana de torres.

Se ha venido ampliando la cobertura del servicio de acueducto.

Se sigue el Mantenimiento y desinfección de los Tanques de

almacenamiento.

Se sigue el Mantenimiento a la represa Municipal de Sabana de Torres. SECTOR DE ALCANTARILLADO: Pavimentación casco Urbano.

Se siguió ampliando nuevos suscriptores

Alquiler de Equipo.

Mantenimiento de Volqueta.

Arreglo de pavimentación de las domiciliarias de acueducto y alcantarillado.

Se mantienen en la Inspección y mantenimiento de pozos de la red de alcantarillado debido a taponamiento por la ola invernal.

Sensibilización de la población.

Ampliación de la cobertura en el servicio de alcantarillado.

Se siguió la cobertura de los servicios prestados por la Empresa y que llego a más de 600 nuevos suscriptores en los tres servicios. Ya se colocó en funcionamiento el macro medidor de 10 pulgada, éste sistema permite medir la capacidad total bombeando el casco urbano del Municipio de Sabana de Torres. Cabe recalcar que los acuerdos suscritos han sido en Desarrollo de convenios interadministrativos con la Alcaldía Municipal con la finalidad de que la empresa fortalezca su capacidad institucional y adquiera la experiencia contractual y de desarrollo de obras que le permitan su portafolio de servicios y adquirir la competitividad necesaria en aras de participar y ampliar la generación de ingresos en cumplimiento de la Ley 142 de 1994. 3.5 ATENCIÓN DE QUEJAS Y DENUNCIAS.

Quejas interpuestas ante la Contraloría General de Santander - Oficina de Políticas Institucionales y Control Social – Queja: Q -12 – 0132.

1. HECHOS ACTOS DENUNCIADOR.




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Durante el trabajo de campo en las Empresas públicas de Sabana de Torres (Espusato), el día 27 de junio del presente año, el Ingeniero Oscar Rey Rodríguez, Gerente a partir del Mes de Mayo, hizo entrega de una queja formal solicitando intervención de la Contraloría General de Santander en el siguiente hecho:

1. Se firmó el contrato número 001 del día 27 de enero del 2.010, entre ESPUSATO y EDUARDO JOSE GONZALES PEREZ, por un valor de $12.500.000.oo, cuyo objeto fue Desarrollar la Consultoría para realizar Diagnostico situacional y la Elaboración del programa Control Documental (PCD) del Archivo.

2. Dentro de la forma de pago al contratista se pactó en la siguiente:

I) Un anticipo del cincuenta por ciento (50%), una vez suscrito y legalizado el contrato, previo visto bueno del supervisor designado. II) El saldo final, mediante actas parciales mensuales, una vez cumplido y recibido al servicio de conformidad, previa aprobación por parte del supervisor del mismo.

3. El plazo de ejecución del contratista es de Tres (3) meses, contados a partir de fecha de inicio del contrato, previo cumplimiento de los requisitos establecidos en el Manual de Contratación de la entidad, estableció en la Resolución No. 002 del 6 de Enero de 2009.

4. Por tratarse de un contrato de mínima cuantía conforme a lo señalado en el Manual de Contratación, no se requiere de póliza de cumplimiento.

5. Contrato que a la fecha de la auditoría, es decir los días 25,26 y 27 de Junio, no había sido liquidado, pues según la documentación anexado, y la que reposa en el archivo de la entidad, él contratista no cumplió con el objeto contractual.

2. VERIFICACION DE LOS HECHOS.

Con respecto a la Solicitud presentada, el grupo auditor de la Contraloría General de Santander realizó el análisis de los documentos entregados por la Empresa Públicas de Servicios públicos de Sabana de torres, dentro de los cuales se pudo verificar la existencia del contrato número 001 del 28 de Enero del 2.010 y el proceso de ejecución del mismo, el cual se dio de la siguiente manera: 1º.Se suscribió un Acta de inicio, a los veintiséis (26) días del mes de Enero del año dos mil diez (2.010), por parte de LUZ ANGELICA ESCOBAR AVILA en calidad de supervisor y además de el Gerente de esa época, y EDUARDO JOSE GONZALEZ PEREZ. 2º.En el Acta de Inicio se acuerda y se autoriza el anticipo correspondiente al 50% por un valor de $6.250.000,oo y se especifica la fecha de Iniciación y la Fecha de Terminación del contrato.

3º. Se suscribió un acta de recibo parcial de actividades No. 01 y un informe de actividades, firmado por la Gerente de esa época LEDIS ISABEL MADRID SILVA, que era a la vez la Supervisora y el Contratista por un valor de Tres Millones de Pesos Mcte. ($3.000.000), por la prestación de los servicios de acuerdo al estado




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de avance y entrega del Informe; así mismo se encontraron los documentos que soportan el pago, en los cuales se evidencia los descuentos de ley, incluido retención de la fuente, retención ICA y cinco Pre-estampillas.

4º.Se suscribió el acta de recibo parcial de actividades No. 02 y un informe de actividades, firmado por la Gerente de esa época que a su vez era la supervisora y el Contratista por un valor de Un Millón Novecientos treinta Mil pesos Mcte. ($1.930.000), por la prestación de los servicios de acuerdo al estado de avance y entrega del Informe; así mismo se encontró los documentos que soportan el pago en los cuales se evidencia los descuentos de ley incluido retención de la fuente, retención ICA y cinco Pre-estampillas 5º.Se hizo entrega por parte del Contratista EDUARDO JOSE GONZALEZ PEREZ de una carta dirigida a la Gerente LEDIS ISABEL MADRID SILVA y (a la vez Supervisora del Contrato), con Fecha del 27 de Diciembre de 2.011 de los siguientes documentos en físico y en medio magnético: Informe Final de Actividades del contrato Manual de Elaboración de los archivos Normograma Procedimiento de Control de Documentos y Registros Resoluciones para adopción y conformación del Comité de Archivo

Cuenta de Cobro de la liquidación del contrato con sus respectivos soportes

por valor de $1.320.000 dando por cumplido las obligaciones establecidas en el contrato por el contratista.

4º. PRUEBAS DOCUMENTALES.

Contrato No.001 de 2.010

Acta de Iniciación

Acta de Recibo Parcial No. 1

Acta de Recibo Parcial No. 2

Informes de Actividades

Comprobantes de Egreso que soportan el pago del anticipo, y las actas de recibo parcial 1 y 2

Cuenta de Cobro solicitando la liquidación del contrato

Oficio dirigido a la Gerente Doctora LEDIS ISABEL MADRID SILVA, haciendo entrega de los documentos producidos en desarrollo de la consultoría.

Manual de Elaboración de los Archivos.

Normograma.

Procedimiento de Control de Documentos y Registros.

Resoluciones para adopción y conformación del Comité de Archivo.

3. CONCLUSION.

Concluye el grupo auditor que, de acuerdo a los documentos revisados y analizados en el trabajo de campo realizado a la Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios de Acueducto, Alcantarillado y Saneamiento Básico de Sabana de Torres, E.S.P, el contratista cumplió el objeto contractual de acuerdo a lo pactado y a los requerimientos de la consultoría.




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Existe negligencia por parte de la entidad al no elaborar el acta de liquidación y proceder a cancelar el valor adeudado al contratista, por cuanto éste cumplió con el objeto del contrato y fueron aprobados sus informes de actividades y los productos elaborados en desarrollo de la consultoría. Esta conducta negligente de la Ex Gerente LUZ ANGELICA ESCOBAR AVILA, presupone la existencia de hallazgo Disciplinario y un hallazgo administrativo al omitir el procedimiento establecido para la liquidación de los contratos.

HALLAZGO No. 10

TIPO DE HALLAZGO: Administrativo PRESUNTO RESPONSABLE: OSCAR REY RODRIGUEZ – Gerente Actual. TIPO DE HALLAZGO: Disciplinario NORMA VIOLANDA: Ley 734 del 2.002 PRESUNTO RESPONSABLE: LUZ ANGELICA ESCOBAR AVILA.- Ex gerente.


Se deja constancia de que se ha procedido a efectuar Acta de Liquidación para el pago del Contrato por parte de esta Gerencia, atendiendo los documentos que reposan en el archivo de la Empresa, los anexados por el Contratista con oficio del 27 de diciembre de 2011 y las conclusiones del informe preliminar emanado del Ente de Control donde se deja constancia que el contratista ha cumplido con el objeto contractual de acuerdo a lo pactado y a los requerimientos de la consultoría. Por otra parte, manifiesta la ex Gerente LUZ ANGÉLICA ESCOBAR ÁVILA, que hasta la fecha de ejercicio de su cargo, esto es, 16 de noviembre de 2011, no fue posible efectuar el pago final del contrato toda vez que el contratista no hizo presencia y tampoco fue posible localizarlo; ni radicó solicitud o requerimiento de pago. Anexos: me permito anexar en fotocopia los documentos soportes para contradecir los hallazgos, y un CD con la información Presupuestal pertinente.

Orden de Prestación de Servicios de Disposición Final de Residuos Sólidos N° 004 suscrito entre ESPUSATO E.S.P. y EMPRESA AGUAS DE BARRANCABERMEJA.

Orden de Pago N° 00287 de fecha 28 de mayo de 2010 por valor de $2.097.000, con su anexo Auto SGA N° 01587810 emanado de la CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL SANTANDER –CAS-

Acta de Recibo de Servicios del contrato N° 327-11 e informe del mismo contrato

Informe de Supervisión del Contrato 09-011 suscrito con ASESMENT LTDA.

Proyecto de Acta de Liquidación del Contrato de Consultoría N° 001-2010. CONCLUSIÓN DEL EQUIPO AUDITOR.




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Evaluado los anexos allegados a la réplica y constancia de las actuaciones objeto del hallazgo y Analizada por el ente auditado se desvirtúa este hallazgo

disciplinario y administrativo, no sin antes aclarar que este hallazgo fue levantado por el grupo auditor de acuerdo a la verificación que este realizo durante el trabajo de campo de la Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral modalidad regular a la vigencia 2.011, teniendo en cuenta que al momento la información no fue suministrada por el personal de la administración. 3.6 ANALISIS DE LA GESTION AMBIENTAL. Con respecto a la gestión ambiental, la entidad realizó actividades en el sector rural y urbano, a fin de mejorar el medio ambiente y la calidad del agua que suministra la población. Actualmente la Empresa de Servicios públicos (ESPUSATO), cuenta con una planta de tratamiento de residuos sólidos donde se acumulan los residuos reciclables. De igual forma tiene establecidas rutas de separación en la fuente y recolección selectiva en el casco urbano y rural. El Municipio de Sabana de Torres cuenta con rutas de recolección selectiva en el casco urbano y rural, la entidad de servicios públicos ha implementado ya varios programas de sensibilización ciudadana y programas de separación en la fuente para la manipulación, separación y presentación de residuos sólidos, así como programas de ahorro y uso eficiente del agua. Existe una planta de Sacrificio Animal (Matadero), operado por la Asociación de Expendedores de Carnes de Sabana de Torres. Aunque ésta planta de Res, se presentó al Plan Gradual de cumplimiento del INVIMA y al plan de reconversión de la Gobernación de Santander, a la fecha los problemas por el vertimiento de las aguas residuales han generado la intervención de la Corporación Autónoma Regional de Santander (CAS), quienes adelantan un proceso administrativo y sancionatorio contra el Municipio. 3.7 SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO. La entidad no cuenta con un plan de mejoramiento que requiera revisar si se subsanaron deficiencias encontradas dentro del proceso de Auditoria.

4º. CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS.

#

TIPO DE HALLAZGO DESCRIPCION

PRESUNTO RESPONSABLE

CUANTIA PAG

A D P F S

CONTABILIDAD Y ESTADOS FINANCIEROS

1 X

El sistema de Cartera no se encuentra clasificado por edades sino anualmente y no se encuentra consolidada.

Oscar Rey Rodríguez – Gerente Actual.

11

2 X

No existe un Inventario real en la entidad, de igual manera no se ha hecho

Oscar Rey Rodríguez – Gerente Actual.

12




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valorización de Activos.

3 X

Cancelan Sanción a la Superintendencia de Servicios Públicos por no solicitar permiso ambiental de la CAS. DESVIRTUADO.

Luz Angélica Escobar Ávila – Ex Gerente. 15

4 X

La aprobación del Presupuesto de Ingresos y Gastos de la Vigencia del 2.011 y la estructura del mismo no cumple con lo establecido en los Decretos 111 y 115 de 1.996 DESVIRTUADO.

Uriel Velandia Gutierrez- Presidente de la Junta Directiva y Cecilia Rojas Jaimes- Secretaria de la Junta Directiva.

19

5 X

Presenta errores en la información reportada del presupuesto. DESVIRUADO.

Oscar Rey Rodríguez – Gerente ESPUSATO Ledis Isabel Madrid Silva – Exgerente.

20

CONTRATACIÓN

6 X

Se incurre en un conflicto de Interés. DESVIRTUADO.

Oscar Rey Rodríguez – Gerente ESPUSATO Ledis Isabel Madrid Silva – Exgerente. Luz Angelica Escobar-Exgerente

26

7 X

Falta de planificación en la celebración de los contratos. DESVIRTUADO.

Oscar Rey Rodríguez – Gerente ESPUSATO Luz Angelica Escobar-Exgerente

27

8 X

Incumplimiento de las obligaciones de los Supervisores. DESVIRTUADO.

Oscar Rey Rodríguez – Gerente ESPUSATO Ledis Isabel Madrid Silva – Exgerente Ricardo solano parra – Supervisor.

29

5º. CUADRO NUMERICO DE HALLAZGOS.

TIPO DE HALLAZGO No. HALLAZGOS VALOR

ADMINISTRATIVO: 8

DISCIPLINARIO 0

PENAL 0

FISCAL 0

SANCIONATORIO 0

POR LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER.




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ALVARO CELIS SOLANO Profesional Especializado

LEYDY VIVIANA MOJICA PEÑA Subcontralora Delegada para el Control Fiscal

NOTA: La Dra. Uldari Moreno Ramírez y la Dra. Marisol Pinzón Sierra, no firman el Informe Definitivo de las Empresas Públicas del Municipio de Sabana de Torres, porque están en Vacaciones,

CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DE SANTANDER NODO PROVINCIAL DE...

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