CONSTRUCCIÓN, AJUSTE Y VALIDACIÓN DE INDICADORES,...

CONSTRUCCIÓN, AJUSTE Y VALIDACIÓN DE INDICADORES, MAPAS DE RIESGOS Y DOCUMENTOS ASOCIADOS A LOS PROCESOS DE PLANEACIÓN

ESTRATÉGICA E INSTITUCIONAL, COMUNICACIONES, GESTIÓN Y DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL

FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

CLAUDIA XIMENA GARCÍA CORREDOR COD. 20101015122

IVONNE JULIET SERNA SALAZAR COD. 20091015040

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS FACULTAD DE INGENIERÍA

PROYECTO CURRICULAR DE INGENIERÍA INDUSTRIAL BOGOTÁ

2016

CONSTRUCCIÓN, AJUSTE Y VALIDACIÓN DE INDICADORES, MAPAS DE RIESGOS Y DOCUMENTOS ASOCIADOS A LOS PROCESOS DE PLANEACIÓN

ESTRATÉGICA E INSTITUCIONAL, COMUNICACIONES, GESTIÓN Y DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL

FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

CLAUDIA XIMENA GARCÍA CORREDOR COD. 20101015122

IVONNE JULIET SERNA SALAZAR COD. 20091015040

Modalidad de grado pasantía para optar por el título de Ingeniero Industrial

DIRECTOR

Prof. José Ignacio Rodríguez

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS FACULTAD DE INGENIERÍA

PROYECTO CURRICULAR DE INGENIERÍA INDUSTRIAL BOGOTÁ

2016

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................. 7

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ........................................................................... 8

1.1. Titulo descriptivo del proyecto ............................................................................... 8

1.2. Definición del problema ......................................................................................... 8

2. OBJETIVOS ............................................................................................................... 10

2.1. Objetivo general .................................................................................................. 10

2.2. Objetivos específicos ........................................................................................... 10

3. JUSTIFICACION ........................................................................................................ 11

4. ALCANCE Y LIMITACIONES ..................................................................................... 12

4.1. Alcance................................................................................................................ 12

4.2. Limitaciones ........................................................................................................ 12

5. ANTECEDENTES Y MARCO REFERENCIAL ........................................................... 13

5.1. El sistema de gestión de la calidad en entidades públicas ................................... 13

5.2. Marco histórico .................................................................................................... 13

5.3. Marco legal .......................................................................................................... 14

5.4. Marco normativo .................................................................................................. 14

5.5. Marco conceptual ................................................................................................ 17

5.6. Estado del arte - Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital .......... 22

6. METODOLOGÍA ......................................................................................................... 25

6.1. Población ............................................................................................................. 25

6.2. Fuentes de información ....................................................................................... 25

6.3. Tipos de investigación ......................................................................................... 25

6.4. Técnicas de recolección de la información .......................................................... 25

6.5. Diseño metodológico ........................................................................................... 26

7. DESARROLLO DEL PROYECTO .............................................................................. 28

7.1. Estandarización y ajuste de procedimientos y formatos requeridos para los

procesos de Comunicaciones y Gestión y Desarrollo del Talento Humano .................... 28

7.2. Sistema de indicadores ....................................................................................... 38

7.3. Matrices de riesgo ............................................................................................... 53

8. ANÁLISIS DEL DESARROLLO DEL PROYECTO ...................................................... 57

9. CONCLUSIONES ....................................................................................................... 58

10. RECOMENDACIONES ........................................................................................... 59

BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................. 60

ANEXOS ........................................................................................................................... 62

ÍNDICE DE FIGURAS

Pág.

Figura A. Modelo de un Sistema de Gestión de la Calidad basado en Procesos

15

Figura B. Modelo Estándar de Control Interno

16

Figura C. Modelo del Sistema Integrado de Gestión

17

Figura D. Ciclo básico para el proceso de construcción de indicadores

20

Figura E. Proceso para la administración del riesgo

22

Figura F. Modelo de Operación por Procesos Universidad Distrital Francisco José de Caldas

23

Figura G. Procedimiento programas radiales

29

Figura H. Subprocedimiento programas musicales

30

Figura I. Procedimiento producción Cuñas Radiales

31

Figura J. Procedimiento cubrimiento de eventos Institucionales

32

Figura K. Reporte e Investigación de Incidentes, Accidentes de Trabajo y Enfermedades Laborales

33

Figura L. Subprocedimiento de Informar e Investigar Accidentes de Trabajo.

34

Figura M. Subprocedimiento de Reportar Enfermedades Laborales.

35

Figura N. Subprocedimiento de Reportar Incidentes de Trabajo. Figura O. Procedimiento conformación y funcionamiento del comité paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo

36 37

ÍNDICE DE TABLAS

Pág.

Tabla 1. Consolidación hoja de vida indicadores

38

Tabla 2. Consolidación riesgos identificados

53

Tabla 3. Responsabilidad y autoridad procedimientos C-PR-008, C-PR-007 y C-PR-006

71

ÍNDICE DE ANEXOS

Pág. Anexo A. Aviso de convocatoria proyecto actualización y ajuste Oficina Asesora de Planeación y Control

62

Anexo B. Parámetros de documentación del procedimiento C-PR-006 Anexo C. Parámetros de documentación del procedimiento C-PR-007 Anexo D. Parámetros de documentación del procedimiento C-PR-008 Anexo E. Parámetros de documentación del procedimiento GDTH-PR-016 Anexo F. Indicador del proceso Gestión y Desarrollo del Talento Humano pendiente por aprobación (Desempeño de Personal) Anexo G. Indicador del proceso Gestión y Desarrollo del Talento Humano pendiente por aprobación (Satisfacción del Personal) Anexo H. Indicadores establecidos por el Consejo Nacional de Acreditación (CNA)

66

69

70

72

77

78

79

Anexo I. Actas de soporte al trabajo realizado

89

7

INTRODUCCIÓN

Actualmente la implementación de Sistemas de Gestión de Calidad, es una herramienta muy utilizada por organizaciones de todo tipo, teniendo en cuenta que les permite tener mayor competitividad, mejor aprovechamiento de sus recursos, direccionar sus actividades hacia el cumplimiento de metas y objetivos, entre otras ventajas. Sin embargo, se hace necesario que dicho sistema se mantenga actualizado, dada la variabilidad y cambios a los que se encuentra expuesta la organización. La Universidad Distrital Francisco José de Caldas no es ajena a los retos de la globalización actual, está comprometida en brindar calidad en la formación de sus estudiantes y es consciente de la responsabilidad que tiene ante la sociedad, por lo tanto a partir de la entrada en rigor de la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las entidades y organismos distritales NTD-SIG 001: 2011, adelanta la actualización del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital mediante la Oficina de Planeación y Control con apoyo de 16 estudiantes de Ingeniería Industrial. El presente informe fue realizado por dos de las estudiantes que participaron en el proyecto. Éste inicia con la contextualización que incluye la definición del problema, los objetivos y la justificación. Seguido, se puede encontrar el marco teórico que guía el estudio y la metodología empleada para la validación de mapas de riesgo, construcción y ajuste de indicadores y estandarización y documentación de los procesos y formatos requeridos específicamente para los procesos de Planeación Estratégica e Institucional, Comunicaciones y Gestión y Desarrollo del Talento Humano de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Por ultimo contiene las recomendaciones y conclusiones relacionadas con el trabajo realizado.

8

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1. Titulo descriptivo del proyecto

CONSTRUCCIÓN, AJUSTE Y VALIDACIÓN DE INDICADORES, MAPAS DE RIESGOS Y

DOCUMENTOS ASOCIADOS A LOS PROCESOS DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA E

INSTITUCIONAL, COMUNICACIONES, GESTIÓN Y DESARROLLO DEL TALENTO

HUMANO DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS.

1.2. Definición del problema

A partir de la entrada en rigor de la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las entidades y organismos distritales NTD-SIG 001: 2011, La Universidad Distrital Francisco José de Caldas (UDFJC), siendo una institución de educación superior comprometida en brindar calidad en la formación de sus estudiantes, consciente de la responsabilidad que tiene ante la sociedad, la coherencia con sus principios y valores institucionales, adelanto la estructuración del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital (SIGUD) mediante la Oficina de Planeación y Control, el cual se define como el conjunto de acciones e instrumentos que funcionan como herramienta para el cumplimiento de los objetivos misionales y expectativas de la comunidad universitaria, mediante la implementación y mejora continua de la gestión de procesos.

Es así como la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, para garantizar una mejora continua y significativa de la capacidad académica y de la eficiencia y eficacia del Sistema de procesos, y para cumplir con los principios del Sistema Integrado de Gestión en las entidades y organismos distritales nombrados en la NTD-SIG 001: 2011, requiere de la actualización y el ajuste de los procesos que componen el SIGUD a través de la validación de mapas de riesgo, construcción y ajuste de indicadores y estandarización y documentación de los procesos y formatos, lo anterior enmarcado a los procesos de Planeación Estratégica e Institucional, Comunicaciones, Gestión y Desarrollo del Talento Humano de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

1.3. Formulación del problema

¿Cómo realizar la construcción, ajuste y validación de indicadores, mapas de

riesgos y documentos asociados a los procesos de Planeación Estratégica e

Institucional, Comunicaciones, Gestión y Desarrollo del Talento Humano de la

Universidad Distrital Francisco José de Caldas de manera correcta, para que

9

conlleve a una actualización del SIGUD y cumplimiento de los principios de la

NTD-SIG 001: 2011?

10

2. OBJETIVOS

2.1. Objetivo general

Ajustar y actualizar el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas a través de la construcción, ajuste y validación de indicadores, mapas de riesgos y documentos asociados a los Procesos de Planeación Estratégica e Institucional, Comunicaciones, Gestión y Desarrollo del Talento Humano.

2.2. Objetivos específicos

Construir, ajustar, documentar y validar los indicadores de los procesos de Planeación Estratégica e Institucional, Comunicaciones, Gestión y Desarrollo del Talento Humano del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Validar los Mapas de Riesgo de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas para los procesos de Planeación Estratégica e Institucional, Comunicaciones, Gestión y Desarrollo del Talento Humano, apoyando metodológicamente a los Líderes, Gestores, Cogestores y/o Grupo de Promotores de Procesos, en la aplicación y el desarrollo de la Metodología para la Administración de Riesgos, y Generación de Acciones de Mejora. Diseñar, ajustar, estandarizar y documentar los procedimientos y formatos de los procesos de Planeación Estratégica e Institucional, Comunicaciones, Gestión y Desarrollo del Talento Humano del Sistema Integrado de Gestión.

11

3. JUSTIFICACION

En la actualidad la Universidad Distrital Francisco José de Caldas cuenta con el Sistema Integrado de Gestión, como el estamento que pretende desempeñar el papel de integrador del Modelo Estándar de Control Interno y del Sistema de Gestión de Calidad de la institución. Sin embargo año tras año se evidencia la necesidad de actualizarlo y ajustarlo, para lo cual, el cumplimiento de los objetivos propuestos en este proyecto, permitirá satisfacer dicha necesidad. El presente trabajo pretende ser un elemento que se sume a los esfuerzos del proyecto denominado “Actualización y Ajuste del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital, SIGUD” que adelanta la Universidad Distrital a través de la Oficina Asesora de Planeación y Control, donde se aplicara el conocimiento de los estudiantes que lo lideran, conocimiento brindado por la Universidad desde la estructura como ingenieros industriales y se llevaran a cabo actividades que permitan realizar un diagnóstico actual de los procesos de Planeación Estratégica e Institucional, Comunicaciones, Gestión y Desarrollo del Talento Humano, para caracterizarlos y estandarizarlos, generar indicadores, elaborar mapas de riesgo, documentar la información pertinente y por último apoyar y realizar la implementación y socialización de los mismos.

12

4. ALCANCE Y LIMITACIONES

4.1. Alcance

Como primera medida, se establece que se incluirán en el desarrollo del proyecto únicamente la construcción, ajuste y validación de indicadores, mapas de riesgos y documentos asociados a los procesos de Planeación Estratégica e Institucional, Comunicaciones, Gestión y Desarrollo del Talento Humano de La Universidad Distrital Francisco José de Caldas, asignados a inicios del proyecto por la oficina Asesora de Planeación y Control, con el fin de actualizar y ajustar el SIGUD tal y como lo describe el aviso de convocatoria para la realización de pasantías como modalidad de grado. (Ver anexo A. Aviso de convocatoria) Según lo definido en la convocatoria, este proyecto tendrá un alcance temporal máximo de 6 meses, tiempo establecido por la oficina de pasantía, quien constituye el reglamento de esta modalidad de grado. Caso contrario a la metodología planteada para el desarrollo del mismo, pues se realiza bajo la dirección de la Oficina Asesora de Planeación y Control, la cual tiene a grandes rasgos el macro objetivo de lograr la certificación de Calidad para la Universidad. Sin ser éste parte del objetivo del presente proyecto.

4.2. Limitaciones

El proyecto se encuentra limitado por la disponibilidad y compromiso con la que cuenten los gestores y promotores de cada proceso, ya que la base del desarrollo es la información de la que disponen como participantes y responsables del proceso. Por otro lado, la falta de conocimiento e interpretación errada del funcionamiento y características del Sistema Integrado de Gestión por parte de los responsables del proceso, limita el avance y cumplimiento de los tiempos de ejecución programados.

13

5. ANTECEDENTES Y MARCO REFERENCIAL

5.1. El sistema de gestión de la calidad en entidades públicas

El Sistema de Gestión de la Calidad para entidades está definido como la herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. En Colombia se estableció la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP 1000:2004, con el fin de dirigir y evaluar su desempeño en términos de satisfacción social en la prestación de los servicios, la cual fue actualizada por la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP 1000:2009. Finalmente, en el año 2011, con el Decreto 652 de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. se adopta la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las entidades y organismos distritales, NTDSIG 001:2011.

5.2. Marco histórico

La Universidad Distrital Francisco José de Caldas: Fue fundada en el año de 1948, por iniciativa del presbítero Daniel de Caicedo, la primera carrera fue radiotécnica, que con el tiempo se transformaría en ingeniería electrónica. La otra carrera fue topografía y que con el tiempo seria ingeniería catastral. Al llegar a los 70´s, se crearon los departamentos de Física y Química. En un espacio perteneciente al comisariato de la Armada Nacional, nacen programas como: Ingeniería de Sistemas, Ingeniería Electrónica, Ingeniería Industrial. Después adquieren los predios en los que hoy en día se encuentra la nueva Torre Administrativa y la Sede Central. Para los años de 1993 y 1994, surge la Facultad Tecnológica y se crea la Facultad de Medio Ambiente y Recursos Naturales. El Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital SIGUD se hace vigente a partir 2008, con el fin de cumplir los objetivos misionales y garantizar la satisfacción de las necesidades de la comunidad, entre otras.

14

5.3. Marco legal

El Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital se respalda en la legislación del Estado Colombiano. A continuación se nombra la normatividad relativa al control interno y el sistema de gestión de la calidad para entidades públicas: Ley 87 de 1993: Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones. Ley 489 de 1998: Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional. Ley 594 de 2000: Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Ley 872 de 2003: Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios. Decreto 4110 de 2004: Por la cual se reglamenta la ley 872 de 2003 y se adopta la norma técnica de la calidad en la gestión pública. Decreto 1599 de 2005: Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano. Decreto 514 de 2006: Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público. Decreto 2913 de 2007: En donde se considera que el Modelo Estándar de Control Interno y el Sistema de Gestión de la Calidad. Decreto 652 de 2011: Tiene como Objetivo adoptar la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las entidades y organismos distritales, NTDSIG 001:2011.

5.4. Marco normativo

NTCGP 1000:2009:

La NTCGP (Norma Técnica Colombiana en la Gestión Pública), permite a las entidades del estado de la rama ejecutiva del poder público evaluar y dirigir el desempeño institucional en términos de calidad y de satisfacción social. Esta norma emplea la articulación entre tres sistemas, caracterizada por la adopción de un modelo basado en la gestión por procesos.

15

La implementación como un modelo de un sistema de gestión de la calidad basado en procesos se puede observar en la Figura A.

Figura A. Modelo de un Sistema de Gestión de la Calidad basado en Procesos.

Fuente: NTCGP 1000:2009. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Pg.

2

MECI 2014:

Con la entrada en vigencia del Decreto 1599 de 2005, se dispone la implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI el cual proporciona una serie de directrices dirigidas a controlar la planeación, gestión, evaluación y seguimiento en las entidades de la administración pública. Se encuentra compuesto por Módulos, componentes y elementos de Control, Figura B.

16

Figura B. Modelo Estándar de Control Interno.

Fuente: Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano– MECI

2014.

NTD-SIG 001:2011

NTD-SIG es la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las entidades y organismos distritales. Específica los requisitos para estructurar un Sistema Integrado de Gestión aplicable a las entidades y organismos distritales. Los elementos de la presente norma deben ser desarrollados siguiendo la secuencia definida en los lineamientos del ciclo de mejoramiento continuo (PHVA), Figura C.

COMPONENTES ELEMENTOS

17

Figura C. Modelo Integrado del Sistema Integrado de Gestión.

Fuente: NTD-SIG 001:2011. Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de

Gestión. Pg.15

NTC-ISO 31000:2011:

La ISO 31000 tiene como objetivo ayudar a generar un enfoque para mejorar la gestión del riesgo, de manera sistemática y brindar diversidad de posibilidades para que de manera integral haya una gestión que permita lograr a cabalidad los objetivos de las compañías. Esta norma establece un número de principios que es necesario satisfacer para hacer que la gestión del riesgo sea eficaz.

Bussines process management (BPM):

Como lo indica la definición de la ABPMB (Asociación internacional de profesionales de BPM) el Bussines Process Management es un enfoque sistemático para identificar, levantar, documentar, diseñar, ejecutar, medir y controlar tanto los procesos manuales como automatizados. En la Universidad Distrital Francisco José de Caldas se utiliza el software Bizagi Modeler como herramienta que permite modelar los procesos.

5.5. Marco conceptual

Software Bizagi Modeler

Esta herramienta permite la documentación y estandarización de los diagramas de

flujo, para lo cual se debe identificar dos aspectos clave en este proceso:

18

La planificación previa a la construcción requiere la definición clara del objetivo,

de su desarrollo y el establecimiento, a priori, del resultado de dicho

procedimiento.

El Diagrama de Flujo debe expresar fielmente el procedimiento real en estudio.

Dota de una simbología y una metodología comunes para todos los diagramas,

por lo que se simplifica la interpretación de los mismos y se hace homogénea la

pauta de comportamiento de todos los responsables de su desarrollo.

Los aspectos a tener en cuenta para realizar el modelamiento de los

procedimientos en dicha herramienta, se encuentran consignados en el “Instructivo

para la elaboración de procedimientos en la herramienta Bizagi” GI-GUI-001-IN-

001.

Diagrama de Flujo: Es una representación gráfica de la secuencia de actividades

que se ejecutan para obtener cierto resultado. Este puede ser un producto, un

servicio, o bien, una combinación de ambos.

Procedimiento: Forma detallada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Características Principales:

Entre las características que ayudan a comprender la naturaleza de la herramienta

están:

Capacidad de Comunicación: Permite la puesta en común de conocimientos

individuales sobre un procedimiento y facilita la comprensión global del mismo.

Claridad: Proporciona información sobre un procedimiento de forma clara,

ordenada y concisa. 1

Indicadores de gestión

Un indicador es una expresión cualitativa o cuantitativa observable, que permite

describir características, comportamientos o fenómenos de la realidad a través de

la evolución de una variable o el establecimiento de una relación entre variables, la

1Instructivo para la elaboración de procedimientos en la herramienta Bizagi. p.2

19

que comparada con periodos anteriores o bien frente a una meta o compromiso,

permite evaluar el desempeño y su evolución en el tiempo2

Los indicadores son una herramienta de evaluación y medición, muestran el nivel

de cumplimiento que tiene una organización frente a sus objetivos a través de la

medición de distintos factores como: recursos, impacto, productividad y

satisfacción del usuario, entre otros.

Algunos de los beneficios que pueden tener las organizaciones al aplicar un

sistema de indicadores son los siguientes3:

Apoya el proceso de planificación (definición de objetivos y metas) y de

formulación de políticas de mediano y largo plazo. Posibilita la detección de procesos o áreas de la institución en las cuales

existen problemas de gestión tales como: uso ineficiente de los recursos, demoras excesivas en la entrega de los productos, asignación del personal a las diferentes tareas, etc.

Posibilita a partir del análisis de la información entre el desempeño efectuado y el programado, realizar ajustes en los procesos internos y readecuar cursos de acción eliminando inconsistencias entre el quehacer de la institución y sus objetivos prioritarios: eliminar tareas innecesarias o repetitivas, tramites excesivos o se definan los antecedentes para reformulaciones organizacionales.

Tipos de indicadores:

Indicadores de Eficacia: Buscan establecer el cumplimiento de planes y objetivos de una organización, los cuales han sido previamente estipulados.

Indicadores de Eficiencia: Se enfocan en controlar los recursos de la

organización y evaluar su aprovechamiento. Para las entidades públicas, estos indicadores examinan los costos en los que incurre la entidad para alcanzar sus objetivos y producir sus bienes o prestar sus servicios.

Indicadores de Efectividad: Involucran la eficiencia y la efectividad,

relaciona los resultados alcanzados y el uso de recursos necesarios para esto.

2 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO NACIONAL DE ESTADÍSTICA. Guía para diseño,

construcción e interpretación de indicadores. p. 13 3 ARMIJO, Marianela. Planificación estratégica e indicadores de desempeño. Comisión Económica

para América Latina y el Caribe –CEPAL. Santiago de Chile. Junio de 2011. p.59

20

Construcción de los indicadores

En la figura D se muestra el ciclo básico que se debe seguir para construir indicadores.

Figura D. Ciclo básico para el proceso de construcción de indicadores

Fuente: DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía para

la construcción de indicadores de gestión. p. 33.

Riesgo

Es la posibilidad de que suceda algún evento que tendrá un impacto sobre los objetivos institucionales o del proceso. Se expresa en términos de probabilidad y consecuencias. El concepto de Administración del Riesgo se introduce en las entidades públicas, teniendo en cuenta que todas las organizaciones independientemente de su naturaleza, tamaño y razón de ser están permanentemente expuestos a diferentes riesgos o eventos que pueden poner en peligro su existencia4.

4Departamento Administrativo de la Función Pública, Guía para la administración del riesgo. p.10

21

Clases de riesgo: Riesgo Estratégico: Se enfoca a asuntos globales relacionados con la misión y

el cumplimiento de los objetivos estratégicos, definición de políticas, diseño y conceptualización de la entidad por parte de la alta gerencia.

Riesgos de Imagen: Están relacionados con la percepción y la confianza por

parte de la ciudadanía hacia la institución.

Riesgos Operativos: Comprenden riesgos provenientes del funcionamiento y

operatividad de los sistemas de información institucional, de la definición de los procesos, de la estructura de la entidad, de la articulación entre dependencias.

Riesgos Financieros: Se relacionan con el manejo de los recursos de la

entidad que incluyen: la ejecución presupuestal, la elaboración de los estados financieros, los pagos, manejos de excedentes de tesorería y el manejo sobre los bienes.

Riesgos de Cumplimiento: Se asocian con la capacidad de la entidad para

cumplir con los requisitos legales, contractuales, de ética pública y en general con su compromiso ante la comunidad. Riesgos de Tecnología: Están relacionados con la capacidad tecnológica de la Entidad para satisfacer sus necesidades actuales y futuras y el cumplimiento de la misión.

El riesgo es creado por factores internos o externos, una organización que tenga correcta administración de sus riesgos logra mejor desarrollo y mayor crecimiento al tener la capacidad de mitigar dichos riesgos por medio de acciones correctivas o preventivas, en la figura E. se muestra el proceso para administrar los riesgos que toda organización debe tener en cuenta.

22

Figura E. Proceso para la administración del riesgo

Fuente: Departamento Administrativo de la Función Pública. Guía para la administración

del riesgo. Pg.19.

5.6. Estado del arte - Sistema Integrado de Gestión de la Universidad

Distrital

El Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, SIGUD, es el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos enfocados en garantizar un desempeño institucional articulado y armónico, para el cumplimiento de su Misión y Plan Estratégico de Desarrollo. En el año 2008 el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital SIGUD estaba constituido por tres equipos de trabajo; el grupo directivo, operativo, y el evaluador. En el año 2009 se creó un nuevo Modelo de operación por procesos, Con 17 procesos identificados y 23 subprocesos caracterizados. Figura F.

23

En el Informe de Gestión 2011 se actualizaron diversos procedimientos y se sugirió la actualización de formatos y manuales. Para el 2013, se formuló el Plan de Acción Institucional 2013-2015 el cual se viene ejecutando. También se estructuró un nuevo Modelo de Operación por Procesos y sus respectivas Caracterizaciones. Figura F. Modelo de Operación por Procesos Universidad Distrital Francisco José

de caldas

Fuente: Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Oficina asesora de planeación y

control. Informe OAPC 2012-2014. Pg.13

En el 2014 Se formuló la Política y Objetivos del SIGUD, Al día de hoy se han rediseñado, actualizado y elaborado la documentación que incluye: Procedimientos, Formatos, Guías e Instructivos para 17 de 22 Procesos. La Planeación Estratégica e Institucional y Comunicaciones son unos de los procesos que conforman el macro-proceso de direccionamiento estratégico. Tienen como objetivo respectivamente, Formular y Definir políticas institucionales mediante estrategias, programas y proyectos con el fin de dar cumplimiento a la misión, visión y objetivos institucionales. Y Coordinar las actividades de comunicación institucional interna y externa con el objeto de garantizar el conocimiento de la Universidad a las partes interesadas y generar sentido de pertenencia hacia ella.

24

La Gestión y Desarrollo del Talento Humano conforman el macro proceso de Gestión de Recursos, tiene como objetivo Promover Servidores Públicos altamente calificados y comprometidos con la organización creando condiciones para su bienestar, seguridad e integralidad, a través del diseño e implementación de políticas, estrategias, planes, programas y proyectos, encaminados a la consecución de los objetivos y cumplimiento de las funciones institucionales. 5

5 Documentación de cada uno de los procesos, página del SIGUD.

25

6. METODOLOGÍA

6.1. Población

El proyecto se realizó en la Universidad Distrital Francisco José de Caldas en Bogotá, Colombia, con los gestores y promotores de los procesos de Planeación Estratégica e Institucional, Comunicaciones, Gestión y Desarrollo del Talento Humano en conjunto con la Oficina Asesora de Planeación y Control.

6.2. Fuentes de información

Se recolectaron datos tanto cualitativos y cuantitativos dados por los responsables de cada proceso, además se realizó un proceso de Benchmarking con otras entidades educativas con el fin de encontrar las mejores prácticas relacionadas con el objeto de la pasantía y adaptarlas a las circunstancias y características propias de cada proceso y la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

6.3. Tipos de investigación

En la primera fase del proyecto se utilizó una metodología HISTÓRICA en la cual se recolectó fuentes de información primaria para realizar un acercamiento al estado actual del Sistema de Gestión Integrado. En una segunda fase se empleó una metodología EXPLORATORIA a través de la cual se recopiló información secundaria de los procesos asignados para apoyar el cumplimiento de los objetivos propuestos. Finalmente, se desarrolló una metodología DESCRIPTIVA en la cual se hizo una actualización del Sistema de Gestión Integrado mediante la construcción, ajuste, documentación y validación de indicadores así como los procedimientos y formatos asociados ha dicho proceso y validación los mapas de riesgo.

6.4. Técnicas de recolección de la información

Investigación documental, donde se realizó un estudio, selección y análisis de

documentos (libros, artículos, oficios, normas, etc.) relacionados con sistemas de calidad y gestión de procesos y procedimientos.

Entrevistas a las personas, implicadas directa o indirectamente en cada proceso y sus procedimientos.

Observación directa, en cada dependencia y proceso.

26

6.5. Diseño metodológico

• FASE 1: Capacitación y presentación de pasantes Ingeniería Industrial

Para el desarrollo del trabajo se tomaron en cuenta las capacitaciones ofrecidas por la Oficina Asesora de Planeación y Control en los siguientes temas:

Uso del software Bizagi. Sistemas de indicadores Creación de matrices de riesgo

• FASE 2: Estandarización y ajuste de los manuales, protocolos,

procedimientos y formatos requeridos para cada proceso.

Se recolectaron los rezagos documentales y se programaron reuniones con los

diferentes promotores de los siguientes procesos:

Gestión y Desarrollo del Talento Humano, para estandarizar y documentar los

procedimientos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-

SST), de la conformación y el funcionamiento del Comité de Convivencia y

Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST).

Comunicaciones, para estandarizar y documentar los procedimientos de

producción de programas radiales, cuñas radiales y cubrimiento de eventos

institucionales, bajo responsabilidad de la emisora de la universidad (LAUD).

Dichos procedimientos se encuentran publicados actualmente en la página de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas luego de ser aprobados por los gestores y líder del proceso. Cuentan con todos los parámetros de documentación y estandarización, tales como: - Control de cambios - Objetivo - Alcance - Base legal - Definiciones - Documentos y registros - Políticas de operación - Responsable del procedimiento y responsabilidad y autoridad

Establecidos de esta manera, según la Guía de Normalización de Documentos para el Sistema Integrado de Gestión. Para los procesos asignados, ver anexos [B – E]

27

• FASE 3: Creación del Sistema de Indicadores, Modelo de Operación

basado en procesos.

Inicialmente, se documentaron las hojas de vida de los indicadores establecidos por el Consejo Nacional de Acreditación (CNA) para el proceso de Gestión y Desarrollo del Talento Humano y Docencia, Estos no debían ser aprobados por los gestores del proceso ya que se encontraban formulados y debe cumplirse con su medición, era necesario conocer su fuente de información, tendencia y meta conforme al funcionamiento de la Universidad. Ver anexo H. Con la colaboración de los responsables de cada proceso asignado, se establecieron los indicadores que midieran nivel de calidad, clasificados como eficiencia, eficacia y efectividad. Esto se formalizó después de varias reuniones con los mismos, donde se analizó el objetivo del proceso y se concluyeron los procedimientos que requerían de un seguimiento periódico con el fin de mejorar continuamente.

Como resultado del análisis se crearon las hojas de vida de los indicadores las

cuales contienen, nombre del indicador, objetivo, proceso al cual está asignado

el indicador, la formula, meta, tendencia, fuente de información, manera de

realizar el cálculo y clasificación del tipo de indicador.

• FASE 4: Validación Mapas de Riesgo por procesos.

Finalmente se identificaron los riesgos potenciales para cada uno de los

procesos y se describió cada uno en una matriz de riesgos, en la cual se

encuentran ampliamente caracterizados.

Se realizó un benchmarking con otras universidades para documentar la matriz

de riesgo de cada uno de los procesos asignados, para proceder a analizar y

modificar con los promotores. En el momento se encuentra revisada y aprobada

la matriz de riesgos del proceso de Planeación Estratégica.

28

7. DESARROLLO DEL PROYECTO

A continuación se muestran los resultados alcanzados en la pasantía realizada con el fin de actualizar el Sistema de Gestión de la Universidad Distrital, después de dar aplicabilidad al conocimiento estructurado de ingenieros industriales brindado por la Universidad, por las capacitaciones recibidas y por la utilización de la estrategia de Benchmarking con Universidades tales como Universidad Surcolombiana, Nacional y Javeriana.

7.1. Estandarización y ajuste de procedimientos y formatos requeridos para

los procesos de Comunicaciones y Gestión y Desarrollo del Talento

Humano

7.1.1. Procedimientos correspondientes al proceso de Comunicaciones,

aprobados el 20 octubre del 2015.

C-PR-006, Producción de Programas Radiales.

C-PR-007, Producción de Cuñas Radiales

C-PR-008, Cubrimiento de eventos Institucionales

7.1.2. Procedimientos del Sistema de Gestion de Seguridad y Salud

Ocupacional correspondientes al proceso de Gestión y Desarrollo del Talento

Humano, aprobados el 10 de diciembre de 2015.

GDTH-PR-016, Reporte e Investigación de Incidentes, Accidentes de

Trabajo y Enfermedades Laborales

7.1.3. Procedimientos del Sistema de Gestion de Seguridad y Salud

Ocupacional correspondientes al proceso de Gestión y Desarrollo del Talento

Humano. Aprobados el 10 de diciembre de 2015.

GDTH-PR-016, Reporte e Investigación de Incidentes, Accidentes de

Trabajo y Enfermedades Laborales

29

C-PR-006, Producción de Programas Radiales.

Figura G. Procedimiento programas radiales

Fuente: Autores

30

Figura H. Subprocedimiento programas musicales

Fuente: Autores

31

C-PR-007, Producción de Cuñas Radiales

Figura I. Procedimiento producción Cuñas Radiales

Fuente: Autores

32

C-PR-008, Cubrimiento de eventos Institucionales

Figura J. Procedimiento cubrimiento de eventos Institucionales

Fuente: Autores

33

GDTH-PR-016, Reporte e Investigación de Incidentes, Accidentes de Trabajo y

Enfermedades Laborales

Figura K. Reporte e Investigación de Incidentes, Accidentes de Trabajo y Enfermedades Laborales

Fuente: Autores

34

Figura L. Subprocedimiento de Informar e Investigar Accidentes de Trabajo.

Fuente: Autores

35

Figura M. Subprocedimiento de Reportar Enfermedades Laborales.

Fuente: Autores

36

Figura N. Subprocedimiento de Reportar Incidentes de Trabajo.

c Fuente: Autores

37

El procedimiento de conformación y funcionamiento del comité paritario de

Segridad y Salud en el trabajo ya fue aprobado por los gestores y promotores del

proceso, actualmente se espera la aprobación final.

Figura O. Procedimiento de conformación y funcionamiento del comité paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo

38

7.2. Sistema de Indicadores

A continuación se relaciona la cantidad de indicadores que fueron aprobados por los gestores de cada proceso, de acuerdo a los lineamientos del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital (SIGUD).

Tabla1. Consolidación Hoja de vida indicadores

Proceso Cantidad de indicadores aprobados

Promotor(es) Gestores

Planeación Estratégica e Institucional

5 Boris Barbosa, Olga

Bolaños Luis Álvaro

Gallardo

Comunicaciones 3

Sandra Molina, Rubén Carvajalino, personal de boletín

de noticias de la Universidad Distrital

Rubén Carvajalino

Gestión y Desarrollo del

Talento Humano 5

Álvaro Ramón, Franklin Wilches

Franklin Wilches y Luz Marina

Garzón

A continuación se mencionan los indicadores aprobados para cada proceso, las hojas de vida correspondientes se encuentran en las páginas 40 a 52. Planeación Estratégica e Institucional:

Cumplimiento del Plan de Acción del proceso de Planeación Estratégica e Institucional

Ejecución de recursos asociados al proceso de Planeación Estratégica e Institucional

Cumplimiento de las metas del Plan Operativo

Cumplimiento de las metas del Plan Estratégico de Desarrollo

Ejecución del Plan Operativo Anual de Inversión

Comunicaciones:

Efectividad de comunicación y difusión

Producción y divulgación de información de los diferentes medios de comunicación

Producción y publicación de libros

39

Gestión y desarrollo del Talento Humano:

Cumplimiento del Plan de Capacitación

Capacitaciones gratis para los funcionarios de la Universidad Distrital

Cumplimiento del Plan de Trabajo de SG-SST

Cumplimiento pago de cesantías

Cubrimiento de vacantes

Dentro del procedimiento para la documentación de los indicadores se realizó lo siguiente: Programación de reuniones con los promotores de cada uno de los procesos

asignados para mostrar avances del trabajo realizado e intercambiar información.

Análisis de los objetivos de cada proceso para establecer qué indicadores

permitirían medir, controlar y alcanzar los mismos. Documentación de las hojas de vida de cada uno de los indicadores. Aprobación de las hojas de vida de indicadores por parte de los gestores de

cada proceso.

Cabe aclarar que quedaron en proceso de aprobación dos indicadores del proceso de Gestión y Desarrollo del Talento Humano, que se consideran indispensables para el proceso pero que aún no poseen una fuente de información para su implementación. Estos son: Desempeño de personal y Satisfacción del personal. Ver anexos F y G.

40

Creciente Decreciente Estático

X

X

Numerador:

1.

2.

3.

Denominador:

1.

2.

3.

Nombre: Nombre: Nombre:

Cargo: Cargo: Cargo:

Fecha: Fecha: Fecha:

Presupuesto ejecutado en capacitaciones

Presupuesto asignado para capacitaciones programadas

peso

peso

TIPO DE INDICADOR

Mensual Trimestral

0 - 39% 40 - 69%

Adecuado

Otro

Líder del Proceso Gestor del Proceso

Ejecución presupuestal

Ejecución presupuestal

Equipo SIGUD

QUIÉN REPORTA EL INDICADOR AL TABLERO

Cuál?

Semestral Anual

RANGOS DE EVALUACIÓN

Crítico En Riesgo

Código: CPA-GDTH-

Determinar el nivel de cumplimiento del plan de capacitaciones dado el presupuesto aprobado por el comité de capacitaciones.

FORMA DE CÁLCULO

Meta o Valor EsperadoUnidad de MedidaTendencia esperada del Indicador

PROCESO

Gestión y Desarrollo del Talento

Humano

FORMATO: HOJA DE VIDA DEL INDICADOR Código: GI-GUI-003-FR-004

Macroproceso: Direccionamiento Estratégico Versión: 02

Proceso: Gestión IntegradaFecha de Aprobación:

17/09/2014

HOJA DE VIDA DEL INDICADOR

DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR

UNIDAD DE MEDIDANOMBRE

PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN DEL INDICADOR

VARIABLES DEL INDICADOR

FUENTE DE INFORMACIÓN

FÓRMULA

100%(Sumatoria del presupuesto ejecutado en capacitaciones /Presupuesto

asignado para capacitaciones programadas)*100Porcentual X

ALINEADO AL OBJETIVO DE LA POLÍTICA DEL PLAN ESTRATÉGICO

POLÍTICA 4. Modernización de la gestión administrativa, financiera y del talento humano.

OBJETIVO DEL PROCESO

Promover Servidores Públicos altamente calif icados y

comprometidos con la organización creando condiciones para su

bienestar, seguridad e integralidad, a través del diseño e

implementación de políticas, estrategias, planes, programas y

proyectos, encaminados a la consecución de los objetivos y

cumplimiento de las funciones institucionales.

Fecha de Creación Fecha de Actualización

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

Nombre:

Objetivo:

Cumplimiento del plan de capacitación

X

Proceso Eficiencia

Producto

Gestión

Eficacia

Dimensión de Evaluación

70 - 100%

Calidad

Impacto

Resultados

Estrategicos

Economia

INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS DEL INDICADOR (Cómo se lee el Indicador)

Nivel de Medición

Porcentaje de cumplimiento en presupuesto asignado para la ejecución del plan de capacitaciones aprobado por el comité de capacitaciones

Instrucciones para el cálculo de cada Variable

Revisar y sumar el costo de cada capacitación ejecutada en las fichas técnicas de cada una.

Intervención

Jerarquia

EfectividadInsumo

Secretaria comité de capacitación Comité de capacitaciones

Revisar presupuesto aprobado por el comité en el plan institucional de capacitación.

Definición de Términos

Responsables de la Medición

Nivel:

Cargo:

VERIFICACIÓN Y APROBACIÓN

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Consolidar y Reportar Datos

Profesional especializado de RH

Seguimiento y Análisis Toma de Decisiones

CAMBIO MOTIVO

Equipo SIGUD y Alvaro Ramon Becerra

N/A y Profesional especializado

27/08/2015

Luz Marina Garzón

Jefe División Recursos Humanos

11/09/2015

Vladimir Salazar

Vicerrector Administrativo y Financiero

FECHA VERSIÓN

41


X

X

Numerador:

1.

2.

3.

Denominador:

1.

2.

3.




Número de capacitaciones realizadas

Número de capacitaciones programadas

Actividades de capacitación

Actividades de capacitación

TIPO DE INDICADOR

Mensual Trimestral

0 - 49% 50 - 79%

Adecuado

Otro


Actas de capacitaciones

Plan de capacitación aprobado por el comité

Equipo SIGUD


Cuál?

Semestral Anual


Crítico En Riesgo

Código: CPA-GDTH-

Determinar el número de capacitaciones gratis realizadas y así conocer el nivel de interés de los funcionarios de la Universidad por capacitarse.

FORMA DE CÁLCULO


PROCESO


Humano




17/09/2014







FÓRMULA

90%(Sumatoria de capacitaciones realizadas / Total capacitaciones

programadas)*100Porcentual X




Promover Servidores Públicos altamente calificados y

comprometidos con la organización creando

condiciones para su bienestar, seguridad e

integralidad, a través del diseño e implementación de

políticas, estrategias, planes, programas y proyectos,

encaminados a la consecución de los objetivos y




Nombre:

Objetivo:

Capacitaciones gratis

X

Proceso Eficiencia

Producto

Gestión

Eficacia


80 - 100%

Calidad

Impacto

Resultados

Estrategicos

Economia


Nivel de Medición

Porcentaje de capacitaciones gratis realizadas


Revisar las capacitaciones que se van realizando mensualmente en las actas del comité de capacitacion y / o en la asistencia de participantes

Intervención

Jerarquia

EfectividadInsumo


Revisar el número de capacitaciones gratis en el plan institucional de capacitación.


Capacitaciones gratis: Son las que la División de Recursos Humanos gestiona con entes gubernamentales y o privados (ESAB, Alcaldía mayor, Función Pública,

Secretaria de hacienda, entre otros.)


Nivel:

Cargo:






CAMBIO MOTIVO


N/A y Profesional especializado

27/08/2015

Luz Marina Garzón


11/09/2015

Vladimir Salazar


FECHA VERSIÓN

42

9 2015


x

X

Numerador:

1.

2.

3.

Denominador:

1.

2.

3.




TIPO DE INDICADOR

Mensual Trimestral

0-49% 50 - 79%

Proceso Eficiencia

Producto

Gestión

Eficacia


Calidad

Impacto

Resultados

Estrategicos

Economia

Semestral Anual


Crítico En Riesgo Adecuado

Otro


Humano



Nombre:

Objetivo:

Cumplimiento con el Plan de trabajo de SG- SST Código: CPA-GDTH-

Determinar el nivel de cumplimiento del Plan de trabajo de SG- SST



Proceso: Gestión Integrada Fecha de Aprobación:

17/09/2014

Porcentual X












FORMA DE CÁLCULO


PROCESO





FÓRMULA

80%Número de actividades realizadas / Número total de actividades programadas

X80- 100%

Registros de ejecución

Plan de trabajo

Equipo SIGUD


Cuál?

Actividades realizadas

Actividades programadas

Número

Número


INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS DEL INDICADOR (Cómo se lee el indicador)

Nivel de Medición

Porcentaje de actividades realizadas del sistema de gestión de SST


Calcular la cantidad de actividades realizadas basado en los registros de ejecución

Intervención

Jerarquia

EfectividadInsumo

Equipo Salud Ocupacional Jefe división Recursos Humanos

Sumar las actividades programadas del plan de trabajo


SST: Seguridad y Salud en el trabajo es la disciplina que trata de la preverlción de las lesiones y enfermedades causadas por las condiciones de trabajo, y de la protección y

promoción de la salud de los trabajadores. Tiene por objeto mejorar las condiciones y el medio ambiente de trabajo, así como la salud en el trabajo,que conlleva la promoción y el

mantenimiento del bienestar físico, mental y social de los trabajadores en todas las ocupaciones. (Decreto 1443)


Nivel:

Cargo:




Coordinador Salud ocupacional


CAMBIO MOTIVO

Equipo SIGUD y Nancy Gomez

N/A y profesional - Salud Ocupacional

11/09/2015

Luz Marina Garzón

Jefe división Recursos Humanos

10/09/2015

Vladimir Salazar


FECHA VERSIÓN

43

9 2015


X

X

Numerador:

1.

2.

3.

Denominador:

1.

2.

3.




Vicerrector administrativo y financiero

FECHA VERSIÓN




Profesional especializado


CAMBIO MOTIVO


N/A y profesional especializado

03/09/2015

Franklin Wilches

Jefe Sección de novedades

11/09/2015

Vladimir Salazar

Profesional especializado Jefe división Recursos Humanos

Total presupuesto asignado para la vigencia fiscal que se encuentra en el presupuesto de la Universidad


Tener en cuenta la asignación presupuestal para el cumplimiento oportuno de todas las solicitudes presentadas durante el año.


Nivel:

Cargo:


Nivel de Medición

Porcentaje de solicitudes de pago de cesantías canceladas de manera oportuna.


Sumar el valor de las solicitudes mensualmente

Intervención

Jerarquia

EfectividadInsumo





FÓRMULA

100%(Solicitudes de pago de pensiones y cesantías tramitadas oportunamente /

Total solicitudes de pago) *100.

X80 -100%

Solicitudes de pago recibidas

Presupuesto

Equipo SIGUD


Cuál?

Solicitudes de pago de cesantías tramitadas oportunamente

Total solicitudes de pago

Peso

Peso



Macroproceso: Direccionamiento estratégico Versión: 02


17/09/2014

Porcentual X












FORMA DE CÁLCULO


PROCESO


Humano



Nombre:

Objetivo:

Cumplimiento pago de cesantías Código: CPA-GDTH-

Medir el nivel de cumplimiento oportuno en el pago de cesantías retroactivas

TIPO DE INDICADOR

Mensual Trimestral

0 - 49% 50 - 79%

Proceso Eficiencia

Producto

Gestión

Eficacia


Calidad

Impacto

Resultados

Estrategicos

Economia

Semestral Anual



Otro

44

9 2015


X

X

Numerador:

1.

2.

3.

Denominador:

1.

2.

3.




Vladimir Salazar

Vicerrector administrativo y financiero

FECHA VERSIÓN






CAMBIO MOTIVO


N/A y profesional especializado

27/08/2015

Franklin Wilches


11/09/2015


Calcular el total de vacantes generadas durante el semestre



Nivel:

Cargo:


Nivel de Medición

Porcentaje de vacantes cubiertas en el tiempo requerido.


Calcular el total de vacantes cubiertas durante el semestre

Intervención

Jerarquia

EfectividadInsumo





FÓRMULA

80%(Número de vacantes cubiertas en tiempo requerido / Número total de

vacantes)*100

X80 - 100%

Nómina

Nómina

Equipo SIGUD


Cuál?

Número de vacantes cubiertas

Número total de vacantes

Cantidad de vacantes

Cantidad de vacantes





17/09/2014

Porcentual X












FORMA DE CÁLCULO


PROCESO


Humano



Nombre:

Objetivo:

Cubrimiento de vacantes Código: CPA-GDTH-

Determinar el nivel de vacantes cubiertas en tiempo oportuno

TIPO DE INDICADOR

Mensual Trimestral

0 - 49% 50 - 79%

Proceso Eficiencia

Producto

Gestión

Eficacia


Calidad

Impacto

Resultados

Estrategicos

Economia

Semestral Anual



Otro

45

18 9 2015


X

Numerador:

1.

2.

3.

Denominador:

1.

2.

3.




TIPO DE INDICADOR

Mensual Trimestral

0- 49% 50 - 79%

Proceso Eficiencia

Producto

Gestión

Eficacia


Calidad

Impacto

Resultados

Estrategicos

Economia

Semestral Anual



Otro

Comunicaciones



Nombre:

Objetivo:

Efectividad de comunicación y difusión Código:

Medir el nivel de efectividad de la comunicación a través de tecnologías de información.




17/09/2014

% X

ALINEADO AL OBJETIVO DE LA POLÍTICA DEL PLAN ESTRATÉGICOOBJETIVO DEL PROCESO

Coordinar las actividades de comunicación institucional

interna y externa con el objeto de garantizar el

conocimiento de la Universidad a las partes interesadas

y generar sentido de pertenencia hacia ella.



FORMA DE CÁLCULO


PROCESO





FÓRMULA

100%

(Número de noticias leidas en los medios tecnologicos de informacion/

Número de noticias divulgadas a traves de medios tecnologicos de

información )* 100

80 - 100%

Contadores de las diferentes paginas

Pagina web y/ o redes sociales

Equipo SIGUD


Cuál?

Número de noticias leidas

Número de noticias divulgadas

Número

Número



Nivel de Medición

Porcentaje de efectividad de difusión de la información a través de las técnologias de información


Calcular el número de visitantes a los medios tecnologicos de informacion a traves de los contadores y google analytics

Intervención

Jerarquia

Efectividad XInsumo

Profesional Vicerrector

Revisar base de datos de los medios tecnologicos de informacion y calcular la cantidad de noticias divulgadas.


Tecnologias de informacion: hace referencia a las redes sociales y pagina web


Nivel:

Cargo:




Comunicador


CAMBIO MOTIVO

Equipo SIGUD / johana Ruiz

N/A / Comunicadora

14/09/2015

Ruben Carvajalino

Direccion Publicaciones

17/09/2015

Giovany Bermudez

Vicerrector Académico

FECHA VERSIÓN

46

9 2015


X

X

Numerador:

1.

2.

3.

Denominador:

1.

2.

3.




Giovany bermudez

Vicerrector académico

FECHA VERSIÓN




Comunicador


CAMBIO MOTIVO

Equipo SIGUD / Sandra molina / johana Ruiz

N/A / Profesional universitario / Comunicadora

31/08/2015

Ruben Carvajalino


17/09/2015

Profesional especializado Vicerrector

Resivar y extraer del plan de acción de los diferentes actores del proceso la información necesaria para el calculo



Nivel:

Cargo:

Gestores del proceso: Son las diferentes dependencias encargadas de procesos comunicacionales, tales como: Emisora LAUD estereo, Sección de publicaciones, foro abierto sin

incluir las noticias generadas por la vicerrectoría académica ya que de esta no existe un programa establecido sino que van generándose.

Comunicador: son los periodistas, publicistas y web master


Nivel de Medición

Porcentaje de divulgación tanto interno como externo de los diferentes medios de comunicación de la Universidad


Extraer información de base de datos y realizar el cálculo del indicador para cada herramienta de comunicación

Intervención

Jerarquia

EfectividadInsumo





FÓRMULA

70%(Número de periodicos, boletines, l ibros, revistas, programas radiales y

eventos institucionales producidos / Total Programados) * 100

80 - 100%

Base de datos de los diferentes gestores del proceso

Base de datos plan de acción

Equipo SIGUD


Cuál?

Número de periodicos, boletines, l ibros, revistas, programas radiales y

eventos institucionales producidos

Total programados

Número

Número





17/09/2014

% X


Coordinar las actividades de comunicación

institucional interna y externa con el objeto de

garantizar el conocimiento de la Universidad a las

partes interesadas y generar sentido de pertenencia

hacia ella.



FORMA DE CÁLCULO


PROCESO

Comunicaciones



Nombre:

Objetivo:

Producción y divulgación de información de los diferentes medios de comunicación Código:

Verificar la producción y divulgación de información en los diferentes medios de comunicación

TIPO DE INDICADOR

Mensual Trimestral

0- 49% 50 - 79%

Proceso Eficiencia

Producto

Gestión

Eficacia


Calidad

Impacto

Resultados

Estrategicos

Economia

Semestral Anual



Otro

47

9 2015


X

X

Numerador:

1.

2.

3.

Denominador:

1.

2.

3.




Ruben Carvajalino

Vicerrector Académico

FECHA VERSIÓN

Giovany Bermudez




Comunicador


CAMBIO MOTIVO

Equipo SIGUD / Ruben Carvajalino

N/A / Direccion Publicaciones

17/09/2015


17/09/2015

Profesional especializado Vicerrector

Contar número de libros producidos


Nivel:

Cargo:


Nivel de Medición

Tiempo promedio para la producción de libros


Revisar base de datos y sumar el tiempo ejecutado para la producción de cada libro

Intervención

Jerarquia

EfectividadInsumo





FÓRMULA

5 mesesSumatoria del tiempo ejecutado para la producción de libros / Cantidad de

libros producidos

4 a 6 meses

Base de datos de libros publicados

Equipo SIGUD


Cuál?

tiempo ejecutado para la producción de libros

Cantidad de libros producidos

Meses

Número





17/09/2014

Meses X


Coordinar las actividades de comunicación

institucional interna y externa con el objeto de

garantizar el conocimiento de la Universidad a las

partes interesadas y generar sentido de pertenencia

hacia ella.



FORMA DE CÁLCULO


PROCESO

Comunicaciones



Nombre:

Objetivo:

Producción o publicación de libros Código:

Medir el tiempo promedio para la producción de libros para que su divulgación sea oportuna y actualizada.

TIPO DE INDICADOR

Mensual Trimestral

más de 9 meses 6 a 9 meses

Proceso Eficiencia

Producto

Gestión

Eficacia


Calidad

Impacto

Resultados

Estrategicos

Economia

Semestral Anual



Otro

48

8 10 2015


x

X

Numerador:

1.

2.

3.

Denominador:

1.

2.

3.




Sistema de información para la planeación, gestión y

seguimiento, ÍCARO

Luis Álvaro Gallardo Eraso

Jefe Oficina de Planeación y Control

22/12/2015

FECHA VERSIÓN




Profesional OAPC


CAMBIO MOTIVO

Equipo SIGUD

N/A

08/10/2015

Luis Álvaro Gallardo Eraso

Jefe Oficina de Planeación y Control

22/12/2015

Consejo Superior Universitario, Consejo

Académico, Rector

Revisar metas cumplidas establecidas en el plan de acción para el periodo a evaluar

Profesional OAPC

Revisar metas establecidas en el plan de acción para el periodo a evaluar


Plan de Acción: Documento en el que se señalan los objetivos y las metas, los responsables y los recursos que se requieren en el cumplimiento de los propósitos de

la respectiva Unidad Académico - Administrativa.


Nivel:

Cargo:


Nivel de Medición

Porcentaje de metas establecidas en el plan de acción que han sido alcanzadas por el proceso Planeacion Estratégica e Institucional.


Reportar el Informe de Gestión del plan de acción.

Intervención

Jerarquia

EfectividadInsumo

X

Proceso Eficiencia

Producto

Gestión

Eficacia


90 - 100%

Calidad

Impacto

Resultados

Estrategicos

Economia







FÓRMULA

100%(Metas cumplidas del plan de acción / Metas totales del plan de acción) *

100Porcentaje X


POLÍTICA 1. Articulación, contexto y proyección estratégica.


POLÍTICA 5. Gobernabilidad, democratización y convivencia


Formular y Definir políticas institucionales mediante

estrategias, programas y proyectos con el fin de dar

cumplimiento a la misión, visión y objetivos

institucionales.



Nombre:

Objetivo:

Cumplimiento del plan de acción del proceso de Planeación Estratégica e

Institucional




17/09/2014

Código:

Determinar el porcentaje de avance del plan de accion del proceso Planeacion Estratégica e Institucional en el periodo establecido.

FORMA DE CÁLCULO


PROCESO

Planeación Estratégica e

Institucional

Metas cumplidas del plan de acción

Metas totales del plan de acción

Unidad

Unidad

TIPO DE INDICADOR

Mensual Trimestral

0 - 49% 50 - 89%

Adecuado

Otro


Sistema de información para la planeación, gestión y

seguimiento, ÍCARO

Equipo SIGUD


Cuál?

Semestral Anual


Crítico En Riesgo

49

8 10 2015


x

x

Numerador:

1.

2.

3.

Denominador:

1.

2.

3.






Nombre: Ejecución de recursos asociados al proceso de Planeación Estratégica e Institucional Código:




17/09/2014

PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO ALINEADO AL OBJETIVO DE LA POLÍTICA DEL PLAN ESTRATÉGICO


Institucional




institucionales.




Objetivo: Determinar el porcentaje de recursos ejecutados por el proceso de Planeación Estratégica e Institucional.



FORMA DE CÁLCULO

FÓRMULA Unidad de MedidaTendencia esperada del Indicador

Meta o Valor Esperado

(Recursos ejecutados por el proceso/Recursos asignados al proceso)*100 Porcentaje x

Recursos asignados al proceso Sistema de Centro de Costos de la Universidad Distrital, SICUD


Mensual Trimestral Semestral Anual

100%


NOMBRE UNIDAD DE MEDIDA FUENTE DE INFORMACIÓN

Recursos ejecutados por el proceso Sistema de Centro de Costos de la Universidad Distrital, SICUDPesos

Pesos

Equipo SIGUD

0 - 49% 50 - 89% 90 - 100% X

Otro Cuál?

RANGOS DE EVALUACIÓN QUIÉN REPORTA EL INDICADOR AL TABLERO

Crítico En Riesgo Adecuado Líder del Proceso Gestor del Proceso

TIPO DE INDICADOR

Nivel de Medición Dimensión de Evaluación

Intervención

ImpactoJerarquia

Estrategicos

Resultados Gestión

Producto

Economia


El resultado muestra el porcentaje de recursos ejecutados por el proceso de Planeación estratégica e Institucional, teniendo en cuenta los recursos asignados al mismo a inicio del

periodo evaluado.


Calidad

Eficacia

Proceso Eficiencia

InsumoEfectividad



Nivel: Consolidar y Reportar Datos Seguimiento y Análisis Toma de Decisiones

Verificar los recursos ejecutados por el proceso de Planeación Éstratégica e Institucional en el Sistema de Centro de Costos de la Universidad Distrital, SICUD

Verificar los recursos asignado al proceso de Planeación Éstratégica e Institucional al inicio del periodo evaluado

Equipo SIGUD Luis Álvaro Gallardo Eraso Luis Álvaro Gallardo Eraso

N/A Jefe Oficina de Planeación y Control Jefe Oficina de Planeación y Control

Cargo: Profesional encargado del SIGUD Profesional OAPC



Consejo Superior Universitario, Consejo

Académico, Rector

08/10/2015 22/12/2015 22/12/2015

FECHA VERSIÓN CAMBIO MOTIVO

50

8 10 2015


x

X

Numerador:

1.

2.

3.

Denominador:

1.

2.

3.



Fecha: Fecha: Fecha:08/10/2015 22/12/2015 22/12/2015



N/A Jefe Oficina Asesora de Planeación y Control Jefe Oficina Asesora de Planeación y Control

Cargo: Profesional OAPC Profesional OAPCConsejo Superior Universitario, Consejo

Académico, Rector




Plan Operativo: Programación de los recursos para proyectos, planes de acción y de trabajo. A partir del Plan Estratégico y por periodos anuales.

Plan Estratégico de Desarrollo: Instrumento de obligatorio cumplimiento para la administración universitaria en cuanto a la formulación de sus planes.



Reportar el Informe de Gestión del Plan Operativo

Revisar el cumplimiento de las metas establecidas en el Plan Operativo

Revisar número de metas establecidas en el Plan Estratégico de Desarrollo


El resultado muestra el porcentaje de avance del plan operativo respecto al Plan Estratégico de Desarrollo de la Universidad Distrital.


Calidad

Eficacia

Proceso Eficiencia

InsumoEfectividad

TIPO DE INDICADOR


Intervención

ImpactoJerarquia

Estrategicos

Resultados Gestión

Producto

Economia

Equipo SIGUD

0 - 49% 50 - 89% 90 - 100% X

Otro Cuál?



Metas establecidas en el Plan Estratégico de Desarrollo Número Oficina Asesora de Planeación y Control



100%



Metas logradas del Plan Operativo Número Oficina Asesora de Planeación y Control

FORMA DE CÁLCULO



(Número de metas logradas del Plan Operativo/ Número de metas del Plan

Estratégico de Desarrollo)*100Porcentaje X



Institucional




institucionales.




Objetivo: Determinar el cumplimiento de metas del Plan Operativo con respecto al Plan Estratégico de Desarrollo.





Nombre: Cumplimiento de las metas del Plan Operativo Código:




17/09/2014

51

8 10 2015


x

X

Numerador:

1.

2.

3.

Denominador:

1.

2.

3.








Académico, Rector




Plan Estratégico de Desarrollo: Instrumento de obligatorio cumplimiento para la administración universitaria en cuanto a la formulación de sus planes.



Revisar metas cumplidas del Plan Estratégico de Desarrollo en el periodo evaluado

Revisar metas establecidas en el Plan Estratégico de Desarrollo


El resultado muestra el porcentaje de cumplimiento de las metas que tuvo el Plan Estratégico de Desarrollo durante el periodo evaluado.


Calidad

Eficacia

Proceso Eficiencia

InsumoEfectividad

TIPO DE INDICADOR


Intervención

ImpactoJerarquia

Estrategicos

Resultados Gestión

Producto

Economia

Equipo SIGUD

0 - 49% 50 - 89% 90 - 100% X

Otro Cuál?



Metas totales del Plan Estratégico de Desarrollo Número Oficina Asesora de Planeación y Control



100%



Metas del Plan Estratégico de Desarrollo cumplidas Número Oficina Asesora de Planeación y Control

FORMA DE CÁLCULO



(Metas del Plan Estratégico de Desarrollo cumplidas / Metas totales del

Plan Estratégico de Desarrollo) * 100Porcentaje X



Institucional




institucionales.




Objetivo: Determinar el porcentaje de cumplimiento de las metas del Plan Estratégico de Desarrollo en el periodo establecido.





Nombre: Cumplimiento de metas del Plan Estratégico de Desarrollo Código:




17/09/2014

52

29 10 2015


x

x

Numerador:

1.

2.

3.

Denominador:

1.

2.

3.








Académico, Rector




Proyectos de inversión: Conjunto de actividades seleccionadas como viables, previamente evaluadas académica, técnica, financiera económica, social e institucional

y ambientalmente, debidamente registradas y sistematizadas por el responsable de cada proyecto.



Reportar el Informe de ejecución de proyectos de inversión

Calcular los recursos ejecutados por los proyectos de inversión en el periodo evaluado

Verificar los recursos asignados para los proyectos de inversión en el periodo evaluado


El resultado muestra el porcentaje de recursos ejecutados por los proyectos de inversión enmarcados en el Plan Estratégico de Desarrollo.


Calidad

Eficacia

Proceso Eficiencia

InsumoEfectividad

TIPO DE INDICADOR


Intervención

ImpactoJerarquia

Estrategicos

Resultados Gestión

Producto

Economia

Equipo SIGUD

0 - 49% 50 - 79% 80 - 100% X

Otro Cuál?



Recursos asignados para los proyectos de inversión Pesos Oficina Asesora de Planeación y Control



100%



Recursos ejecutados por los proyectos de inversión Pesos Oficina Asesora de Planeación y Control

FORMA DE CÁLCULO



(Recursos ejecutados por los proyectos de inversión/Recursos asignados

para los proyectos de inversión)*100X



Institucional




institucionales.




Objetivo: Determinar el porcentaje de ejecución de los proyectos de inversión enmarcados en el Plan Estratégico de Desarrollo.





Nombre: Ejecución del Plan Operativo Anual de Inversión Código:




17/09/2014

53

7.3. Matrices de riesgo

A continuación se relaciona la cantidad de riesgos identificados por cada proceso y la persona que los aprobó.

Tabla 2. Consolidación Riesgo identificados

Proceso Riesgos

identificados Aprobado por


6 Luis Álvaro Gallardo

Comunicaciones 3 Rubén Carvajalino

Gestión y Desarrollo del Talento Humano

5 Franklin Wilches

Los riesgos aprobados en las matrices para cada proceso se pueden observar en las siguientes tres (3) páginas y son los siguientes: Planeación Estratégica e Institucional:

Incumplimiento de metas

Carencia de un sistema integrado que permita la consolidación y manejo de información

Baja ejecución del Plan Estratégico por la falta de planeación

Deficiencia en ejecución de proyectos de inversión

Comunicaciones:

Incorrecta divulgación de la información

Uso indebido de la información

Pérdida de oportunidad para comunicar y divulgar logros de la universidad

Gestión y Desarrollo del Talento Humano:

Vinculación de personal no competente

Clima laboral desfavorable

Alta rotación de personal

Falta de capacitación, inducción y reinducción a personal

Mal manejo de la documentación y de la seguridad de la información

54

7.3.1 MATRIZ DE RIESGOS, PROCESO DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA E INSTITUCIONAL

Código: GI-GUI-002-FR-001

Versión: 01

Fecha de Aprobación:

XX/XX/XX

Subsistema de Gestión de Calidad (SGC)

InternoIncumplimiento de las metas definidas en el Plan de

Acción

InternoPerdida de credibilidad frente a los usuarios y partes

interesadas en el Plan de Acción

Interno

Interno

Interno Fallas en celeridad y confiabilidad de la información

InternoContradicción en la información que impide la toma de

decisiones

Dificultad para conseguir información precisa

Reprocesos

Interno Incumplimiento de metas y objetivos

Interno Pérdida de credibilidad frente a partes interesadas

Interno Sanciones por parte de los entes de control

Interno Lenta ejecución de proyectos

Externo Incumplimiento en ejecución de los planes de inversión

Interno Pérdida de credibilidad frente a partes interesadas

Interno

Factores externos que impiden la ejecución de los proyectos de

inversión ( problemas con constructores, efectos de la tasa de

cambio, efectos de legislación, entre otros)

Incorrecta aplicación del Plan Maestro

Demora en los tiempos de ejecución de los proyectos de

inversión

Formulación inadecuada de las metas a cumplir por parte del

proceso de Planeación Estratégica e Institucional

PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO

MATRIZ INTEGRAL DE RIESGOS

Macroproceso: Direccionamiento Estratégico

Proceso: Gestión Integrada


Formular y Definir políticas institucionales mediante estrategias,

programas y proyectos con el fin de dar cumplimiento a la misión,

visión y objetivos institucionales.

No hay integración de sistemas de información

Identificacion inadecuada de responsabilidades y competencias

del proceso de Planeación Estratégica e Institucional

Elaboración incompleta o nula de informes de avance.

Falta de compromiso y liderazgo de los funcionarios





Falta de actualización de los sistemas de información

Incumplimiento de las metasIncumplimiento de los resultados definidos en el Plan de

AcciónEstratégico Improbable - 2 Mayor - 4 ALTA-IMPORTANTE 8

CLASIFICACIÓN PROBABILIDAD IMPACTO ZONA DE RIESGODESCRIPCIÓN CONSECUENCIAS

CLASIFICACIÓNCONTEXTO ESTRATÉGICO

RIESGO TIPO DE RIESGOCAUSA O FUENTE





Baja ejecución del Plan

Estratégico por falta de

planeación

Operativos Improbable - 2 Mayor - 4 ALTA-IMPORTANTE 8

Carencia de un sistema

integrado que permita la

consolidación y manejo de

información

Existen diversas plataformas en el sistema de

información actual que no permiten la consolidación y el

manejo de información actualizada.

Estratégico Seguro - 5 Mayor - 4CATASTRÓFICO –

INACEPTABLE 20

Desarticulación de las políticas establecidas

Presupuesto no correspondiente al Plan Estratégico

Formulación inadecuada de las metas a cumplir El Plan Estratégico no se ejecuta de manera correcta por

parte del proceso

Deficiencia en ejecución de

proyectos de inversión

No se ejecutan de manera efectiva los proyectos de

inversiónOperativos Probable - 4 Catastrófico - 5

CATASTRÓFICO –

INACEPTABLE 20

Inadecuada elaboración del Plan Maestro de Desarrollo de los

proyectos de inversión





Menú Clasificación del Riesgo

Calificación del Control

Documentado Aplicación Efectivo Seguimiento, evaluación y mejora RIESGO CONTROLADO PROBABILIDAD RIESGO CONTROLADO IMPACTO

Herramientas de seguimiento Preventivo Medio Alto - 20 Medio Alto - 20 Medio Alto - 20 Medio Alto - 20 80%

Seguimiento de avance de cumplimiento del Plan de

AcciónPreventivo Medio Alto - 20 Medio Alto - 20 Medio Alto - 20 Medio Alto - 20 80%

Publicación de metas del Plan de Acción

alcanzadasPreventivo Medio Alto - 20 Medio Alto - 20 Medio Alto - 20 Medio Alto - 20 80%

Generación de avances periódicos Preventivo Medio Alto - 20 Medio Alto - 20 Medio Alto - 20 Medio Alto - 20 80%

Actualización del manual de funciones Preventivo 0%

0%

Preventivo Bajo - 5 Bajo - 5 Bajo - 5 Bajo - 5 20%

0%

0%

0%

0%

0%

Herramientas de seguimiento Preventivo Medio Alto - 20 Medio Alto - 20 Medio Alto - 20 Medio Alto - 20 80%

Generación de avances periódicos Preventivo Medio Alto - 20 Medio Alto - 20 Medio Alto - 20 Medio Alto - 20 80%

Publicación de metas alcanzadas Preventivo Medio Alto - 20 Medio Alto - 20 Medio Alto - 20 Medio Alto - 20 80%

Seguimiento al Plan Maestro Preventivo Medio - 10 Medio - 10 Medio - 10 Medio - 10 40%

Verificación de estatutos de contratación y

transparenciaPreventivo Medio - 10 Medio - 15 Medio Alto - 20 Medio - 15 60%

Elaboración de un Plan Maestro Integral Preventivo Nulo - 0 Nulo - 0 Nulo - 0 Nulo - 0 0%

0%

0%

0%

64% Raro - 1 0% Mayor - 4 ALTA-IMPORTANTE 4 Asumir (AS)

NIVELMANEJO DEL RIESGO

EVALUACIÓN DEL RIESGO

TOTAL NIVEL ZONA DE RIESGO RESIDUALCONTROLES TIPO DE CONTROLPROBABILIDAD RESIDUAL IMPACTO RESIDUAL

Mayor - 4CATASTRÓFICO –

INACEPTABLE 20Asumir (AS)

80% Raro - 1 0% Mayor - 4 ALTA-IMPORTANTE 4 Asumir (AS)

20% Seguro - 5 0%

Catastrófico - 5CATASTRÓFICO –

INACEPTABLE 20Asumir (AS)33% Probable - 4 0%

55

7.3.2. MATRIZ DE RIESGOS, PROCESO DE COMUNICACIONES


Versión: 01


XX/XX/XX


InternoDeterioro de la imagen de los usuarios sobre la gestión

de proceso

InternoGeneración de desconfianza frente a la información que

maneja el proceso

Interno

Interno Mala imagen de la Universidad

Interno Toma de decisiones inadecuadas

Interno Desinformación entre usuarios de la Universidad

Desconocimiento de resultados de gestión

-Proceso inadecuado de

edición o impresión-

Pérdida de oportunidad para

promocionar, divulgar y

comunicar logros de la

universidad

Por falta de comunicación, la Universidad pierde

oportunidades de divulgar información importante-

Debil comunicación interna entre procesos, demanera

ascendente y descendente

-

Uso indebido de la

información

Posibilidad de que se acceda, manipule y/o divulgue sin

autorización la información privilegiada o de reserva que

se origine, suministre o custodie en los sistemas de

información

Imagen Improbable - 2 Mayor - 4

Incorrecta divulgación de

información

Divulgación de información manipulada, incompleta y/o

confusa hacia usuarios o partes interesadasImagen Improbable - 2 Mayor - 4 ALTA-IMPORTANTE 8

Bajo nivel de de seguridad para el acceso a la información

Desconocimiento de políticas de manejo de información

IMPACTO ZONA DE RIESGODESCRIPCIÓN CONSECUENCIAS







Desconocimiento de roles y responsabilidades frente a la

divulgación de información

Comunicaciones

Consolidar la Interinstitucionalización e Internacionalización de la

Universidad Distrital Francisco José de Caldas mediante un conjunto

de acciones para el direccionamiento estratégico con variables

académicas, administrativas y tecnológicas para facilitar la inmersión

y participación activa de la institución en la sociedad del conocimiento

en el ámbito local, nacional e internacional.

Entrega incompleta de la información por parte del proceso

Entrega de información confusa para interesados

CLASIFICACIÓN PROBABILIDAD




Verificación de la información recolectada precia a

su difusiónPreventivo Alto - 25 Alto - 25 Alto - 25 Alto - 25 100%

Creación del Manual de Comunicaciones Preventivo Bajo - 5 Bajo - 5 Bajo - 5 Bajo - 5 20%

0%

0%

0%

0%

Monitoreo de los sistemas de información

Poliíticas de manejo de información

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

- -

0% - 0% - -

0% - 0%

Mayor - 4 ALTA-IMPORTANTE 4 Evitar (EV)60% Raro - 1 0%




56

7.3.3. MATRIZ DE RIESGOS, PROCESO DE GESTIÓN Y DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO.


Versión: 01


XX/XX/XX


Interno Sanciones Disciplinarias

Interno Inhabilidades

Interno Deficiente desempeño laboral

Interno

Interno Baja productividad laboral

Interno Personal desmotivado

Interno Costos operativos

Interno Retrasos en cronograma de actividades

Interno

Interno Deficiencia al desempeñar el cargo

InternoTalento Humano no calificado para el desarrollo de sus

funciones

Interno Sanciones Disciplinarias

Interno Proceso de tratamiento de la informacion demorado

Interno

Interno

Actualizacion de la normatividad

Falta de espacios fisicos

personal idoneo

Poca inversion en tecnologia

Presentación de documentos falsos o incompletos












Falta de incentivos

Validación incompleta de información del aspirante

Manual de funciones desactualizado

Deficiente proceso de selección








Carga excesiva de trabajo

Vinculación de personal no

competente

Baja calidad académica, deserción estudiantil, deficiencia

en la prestación del servicio, no cumplimiento de los

objetivos estratégicos de la Universidad

Operativos Improbable - 2 Mayor - 4 ALTA-IMPORTANTE 8

CLASIFICACIÓN PROBABILIDAD IMPACTO ZONA DE RIESGODESCRIPCIÓN CONSECUENCIAS










Alta rotación de personal Renuncia del personal al contrato laboral Operativos Improbable - 2 Mayor - 4 ALTA-IMPORTANTE 8

Clima laboral desfavorableBaja motivación, poco nivel de compromiso por parte de

los diferentes funcionarios, De cumplimiento Posible - 3 Menor - 2 MODERADO 6

Inadecuado proceso de selección

Manual de funciones desactualizado

Falta de proyección y cumplimiento de los objetivos

estratégicos








Manejo de la documentacion

y seguridad de la informacion

Perdida de informacion, divulgacion no adecuada de la

informacionOperativos -

Falta de capacitación,

induccion y reinduccion a

personal

De cumplimiento Improbable - 2 Mayor - 4 ALTA-IMPORTANTE 8

Actualizacion del plan de desarrollo








No cumplimiento de las normas establecidas




Verificación de la información de los aspirantes Preventivo Medio Alto - 20 Alto - 25 Alto - 25 Medio Alto - 20 90%

0%

0%

0%

0%

0%

Dar cumplimiento a programa de bienestar Preventivo 0%

Abarcar a la mayor parte de funcionarios a

beneficios Preventivo 0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

90% Raro - 1 0% Mayor - 4 ALTA-IMPORTANTE 4 Evitar (EV)




Menor - 2 MODERADO 6

0% Improbable - 2 0% Mayor - 4 ALTA-IMPORTANTE 8

0% Posible - 3 0%

Mayor - 4 ALTA-IMPORTANTE 8

0% - 0% - -

0% Improbable - 2 0%

57

8. ANÁLISIS DEL DESARROLLO DEL PROYECTO

Se logró observar que el Sistema de Gestión de la Universidad Distrital estaba desactualizado, no contaba con un sistema de indicadores completo que fuera capaz de medir la gestión de los procesos, con riesgos identificados, ni con la totalidad de sus procedimientos estandarizados, lo cual es una desventaja al momento de hacer planeación estratégica, medir resultados y realizar un seguimiento a la gestión. Al crear las hojas de vida de los indicadores para los procesos asignados, la Universidad cuenta con una herramienta básica que le permite evaluar los resultados de la gestión frente a sus objetivos y metas, además, asegurar que las actividades realizadas se estén efectuando de manera correcta. Los indicadores lograrán señalar desviaciones y fallas de los procesos, los cuales se pueden mitigar o eliminar según sea el caso al tomar acciones correctivas y/o preventivas. Las matrices de riesgo creadas son una herramienta muy útil para la Universidad, pues permiten a los responsables de los procesos tener una identificación de las actividades críticas y que requieren mayor atención, lograr mayor eficiencia al mitigar riesgos, y promover un control continuo a las actividades. Es de gran importancia la actualización realizada al Sistema de Gestión de la Universidad, debido a que se cumple la normatividad exigida para entidades públicas y se logra una integración de calidad, seguridad y salud en el trabajo, talento humano y los deberes que tiene la institución con la sociedad y sus estudiantes, lo cual beneficia a la entidad y a sus usuarios.

58

9. CONCLUSIONES

Se logró actualizar el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas a través de la creación de indicadores, mapas de riesgo y documentos asociados a los procesos de Planeación Estratégica e Institucional, Gestión y Desarrollo del Talento Humano y Comunicaciones. Se diseñaron y estandarizaron procedimientos y formatos que no estaban documentados en los procesos de Comunicaciones y Gestión y Desarrollo del Talento Humano, lo cual permite a los responsables analizar periódicamente sus actividades, evaluarlas y tomar decisiones, asegurando mejora continua. Se podrán establecer acciones de preventivas y correctivas para mejorar los procesos y mitigar los riesgos de incumplimiento de los objetivos una vez se realice un análisis a la medición y seguimiento de los indicadores y riesgos identificados en cada uno de los procesos. Durante el desarrollo del trabajo los pasantes observaron relativa inexperiencia de los funcionarios de los distintos procesos en relación al diseño y utilización de medidas de desempeño e identificación de riesgos. Se encontró falta de interés por gran parte de las personas responsables de brindar información de cada uno de los procesos para la actualización del Sistema Integrado de Gestión de la universidad, lo cual ocasionó retraso en los tiempos estipulados para el desarrollo de la pasantía y dificultad para adquirir información. Se validaron los Mapas de Riesgo de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas para los procesos de Planeación Estratégica e Institucional, Comunicaciones, Gestión y Desarrollo del Talento Humano, con apoyo de los gestores de dichos procesos. Aunque no en su totalidad por falta de tiempo dentro del proyecto. La aplicación de un sistema de indicadores de desempeño será una base importante para la Universidad Distrital Francisco José de Caldas que le ayudará a tener una mejor asignación de sus recursos generarán un mayor compromiso con los resultados por parte de los directivos y los niveles medios de la dirección. La Universidad tiene la necesidad de probar la sostenibilidad de la información y documentación realizada; dado que no se logró el cumplimiento del objetivo de apoyar las actividades de socialización e implementación del Sistema Integrado de Gestión.

59

10. RECOMENDACIONES

La Universidad Distrital debe tener en cuenta que las acciones preventivas o correctivas necesarias para conseguir mejores resultados en algún proceso o procedimiento no pueden tomarse exclusivamente basadas en el sistema de indicadores, sino que es recomendable realizar un estudio de las condiciones que llevaron a dicho resultado para analizar de manera detallada la situación y tomar una acción efectiva que lleve a la mejora. Es importante que los funcionarios de la Universidad Distrital reciban capacitación de los temas relacionados con el Sistema Integrado de Gestión para tener una mejor implementación del mismo dentro de la organización. Para la Universidad Distrital tener estructurado un sistema de documentación e información que permita compartir datos entre dependencias y procesos sería óptima para lograr estandarización de procedimientos y reducción de tiempos. Difundir entre estudiantes y trabajadores los aspectos básicos del Sistema de Gestión es fundamental para la implementación del mismo, además al tener mayor conocimiento de la gestión de la universidad, se generará mayor sentido de pertenencia y será más sencilla la implementación. Como parte de la gestión por procesos que realiza la Universidad Distrital, es importante el uso periódico del sistema de indicadores, pues permite realizar el control de la gestión y monitorear de manera permanente el desempeño a lo largo de toda la organización Al ser la Universidad Distrital una entidad pública, todas sus funciones deben ser encaminadas a controlar y mejorar la ejecución de los recursos, por lo tanto todos sus procesos deben ser ejecutados de manera eficaz, eficiente y efectiva.

60

BIBLIOGRAFÍA

BERNHARD HITPASS. BPM Business Process Management: Fundamentos y Conceptos de Implementación. Tercera Edición. Editorial BHH Ltda. Santiago de Chile 2014. COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones. Bogotá D.C. 1993. COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 489 de 1998. Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional. Bogotá D.C. 1998. COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 872 de 2003. Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios. Bogotá D.C. 2003. COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Bogotá D.C. 2000. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009. Sistema de Gestión de la Calidad para la rama ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicios. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Manual de Implementación Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía para la construcción de indicadores de Gestión. Bogotá D.C. 2012 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía para la administración del riesgo. Bogotá D.C. 2011 GRYNA F., CHUA R., DEFEO J., PANTOJA M. Método Juran. Análisis y Planeación de la Calidad. Quinta edición. Editorial Mc Graw Hill. México. 2007. INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma Técnica de Calidad NTC 1486, Editorial ICONTEC, Bogotá, Sexta Actualización, 2008.

61

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma Técnica de Colombiana NTC-ISO 31000, Editorial ICONTEC, Bogotá, 2011.

62

ANEXOS

Anexo A. Convocatoria de pasantía proyecto “Actualización y Ajuste del SIGUD” Oficina Asesora de Planeación y control.

63

006

66

Anexo B. PARAMETROS DE DOCUMENTACION DEL PROCEDIMIENTO C-PR-006 - OBJETIVO Establecer las actividades necesarias para la preproducción, producción y postproducción de los diferentes programas que integran la programación de las emisoras de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas. - ALCANCE Aplica a todos los proyectos seleccionados por la Coordinación del Grupo de Radio para la elaboración de programas transmitidos en la carta de programación habitual de la Emisora LAUD 90.4 FM ESTÉREO.

- BASE LEGAL Ley 1341/09: ley TIC’s Decreto 2805/08: Estatuto de Radio Decreto 4350/09: Pago de contraprestaciones Ley 198/95: Transmisión Himno Nacional Ley 48/75: Propiedad Intelectual Ley 44/93: Por la cual se modifica y adiciona la Ley 23 de 1982 y se modifica la Ley 29 de 1944 (en materia de Derechos de Autor). - DEFINICIONES Preproducción: Primera etapa en el proceso de elaboración de un programa radiofónico. Incluye investigación del tema, acceso a fuentes documentales y testimoniales, contactos con entrevistados o panelistas, selección musical y de efectos sonoros y elaboración del libreto. Producción: Segunda etapa del proceso de elaboración de programas radiofónicos. Incluye la selección y edición testimonial y la grabación en cabina del programa piloto con todos los recursos señalados en el guion. Postproducción: Última etapa del proceso de elaboración de programas radiofónicos, comprende la edición y el montaje del programa para ser emitido. Programa Piloto: Muestra de programa que permite establecer cómo será el espacio al aire. Se solicita para determinar si el proyecto escrito coincide con la grabación. Entrevista: Técnica o herramienta utilizada para obtener información de una persona, lugar o hecho a investigar. Diálogo entre entrevistado y entrevistador.

67

Crónica: Género periodístico por excelencia que presenta una historia bien contada que transcurre en el tiempo. El narrador o periodista participa de los hechos y descubre en el texto un hecho que sorprende. Guion: Libreto donde se especifican las órdenes al control de sonido y se guía a los participantes del programa. Puede dividirse en guion técnico y de contenido para su mejor aplicación. Cuña de expectativa: Como su nombre lo indica, es un anuncio que genera curiosidad en el radioescucha acerca de un programa, producto o servicio que se piensa lanzar o publicitar. Carta ó Parrilla de Programación: Se conoce como tal, a la cuadrícula que utilizan los responsables de la programación de la emisora para reflejar la distribución horaria de los diferentes programas a lo largo del día y/o de toda la semana. AM: Modulación de la amplitud de las ondas de radio denominada Amplitud modulada. FM: Modulación de la frecuencia de las ondas de radio denominada Frecuencia modulada. Música: Elemento esencial en la radio, no sólo por la presentación de temas musicales en determinados espacios sino porque permite narrar épocas y generar estados de ánimo en el oyente. - POLITICAS DE OPERACIÓN La entrega de notas serán vía correo electrónico y deben firmar la bitácora tan pronto el responsable de subir la nota la tenga en su correo. Cuando un evento deba ser publicado en la página web con un banner la información de este debe hacerse llegar máximo una semana antes del evento. De acuerdo a las reglas generales planteadas por la dirección de la emisora se acordó que los audios de las entrevistas deben ser editados por los operadores de cada programa incluyendo el pisador de LAUD al inicio y al final y debe tener en cuenta los siguientes parámetros: a. El audio debe estar en mp3 b. Se debe guarda en baja calidad con una frecuencia de muestreo de 11hz c. No debe pesar más de 15MB Cada coordinador de programa debe entregar un título y lead de la entrevista realizada en su programa que no supere las 5 líneas, éste debe ir en cursiva,

68

negrilla y Arial 12. Excepto Revista de la mañana que debe ir acompañado de una fotografía con su respectiva fuente. - RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO Profesional de la Emisora

69

Anexo C. PARAMETROS DE DOCUMENTACION DEL PROCEDIMIENTO C-PR-007 - OBJETIVO Establecer las actividades necesarias para la producción de cuñas radiales en los diferentes programas que integran la programación de las emisoras de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas - ALCANCE Aplica a todos los programas transmitidos en la carta de programación habitual de la Emisora LAUD 90.4 FM ESTÉREO. - En cuanto a BASE LEGAL, DEFINICIONES, POLITICAS DE OPERACIÓN Y RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO contiene la misma información del C-PR-007.

70

Anexo D. PARAMETROS DE DOCUMENTACION DEL PROCEDIMIENTO C-PR-008

- OBJETIVO Registrar y divulgar la información generada de los distintos eventos que adelanta la Universidad Distrital Francisco José de Caldas con el fin de mantener informada a la comunidad universitaria a través de los diferentes medios de publicación de la universidad. - ALCANCE Inicia con la identificación del evento a partir del cronograma en el sistema ICARO, sigue con la planeación de la infraestructura, logística y convocatoria a los diferentes participantes y finaliza con el informe y divulgación del evento. - BASE LEGAL Resolución 036 del 24 septiembre de 2009, del Consejo Superior Universitario. Por medio de la cual se crea el FORO ABIERTO CSU de la universidad Distrital Francisco José de Caldas y se dictan otras disposiciones. - DEFINICIONES Cubrir Evento: Asistir al lugar donde se desarrolla una acción o actividad, con el fin de recopilar la información veraz y oportuna para luego divulgarla. Foro Abierto CSU: El Foro Abierto CSU de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, tiene como función servir como medio de comunicación y divulgación del pensamiento del consejo superior, así como de vehículo de comunicación con la comunidad Universitaria con el fin de conocer su pensamiento sobre los temas que conciernen al cumplimiento de las funciones del Consejo Superior como Máximo Órgano de dirección y Gobierno de la Universidad. Fuente: se trata de la institución o persona que es generadora de noticias. ÍCARO: es un Sistema de Información modular, desarrollado para ambiente web y con una interfaz gráfica para el acceso por parte de los usuarios, con el fin de ofrecer herramientas para la planeación, el seguimiento y el control de los procesos administrativos desarrollados en la Universidad Distrital Francisco José de Caldas con la dirección del Centro de Investigaciones y Desarrollo Científico y la colaboración de la Oficina Asesora de Planeación y Control y el acompañamiento del equipo operativo SIGUD.

71

Memoria del evento: Corresponde a un Resumen informativo del evento, contando los hitos de las etapas de la producción y en especial de la puesta en escena del evento, considerando la evaluación del público e imágenes de apoyo. Streaming: Es la distribución digital de multimedia a través de una red de computadoras, de manera que el usuario consume el producto (generalmente archivo de video o audio) en paralelo mientras se descarga. La palabra streaming se refiere a una corriente continuada, que fluye sin interrupción. Este tipo de tecnología funciona mediante un búfer de datos que va almacenando lo que se va descargando en la estación del usuario para luego mostrarle el material descargado. - DOCUMENTOS Y REGISTROS Informe del Cubrimiento del Evento - POLÍTICAS DE OPERACIÓN El jefe de proyecto curricular o secretaría general deben aprobar el informe del cubrimiento del evento antes de que las memorias sean publicadas. Todos los eventos del consejo superior universitario son grabados y colocados en el streaming de la universidad. - RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Foro Abierto CSU - RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Tabla 3. Responsabilidad y autoridad procedimientos C-PR-008, C-PR-007 y

C-PR-006


Nombre: Equipo

SIGUD

Cargo: N.A

Fecha: 7

Septiembre de

2015

Nombre: Sección

de publicaciones,

Emisora LAUD y

Foro UD

Cargo: Jefe de

Sección y

Coordinadores

Fecha: 30 de

Septiembre de 2015

Nombre: Giovanni

Rodrigo Bermúdez

Bohórquez

Cargo: Vicerrector

Académico

F echa: 20 de

Octubre de 2015

72

Anexo E. PARAMETROS DE DOCUMENTACION DEL PROCEDIMIENTO GDTH-PR-016 - OBJETIVO

Implementar el protocolo para reportar e investigar los accidentes e incidentes de trabajo y enfermedades laborales ocurridos a los servidores y los accidentes ocurridos a estudiantes en práctica de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas. - ALCANCE El presente documento aplica a todos los funcionarios administrativos, trabajadores oficiales, docentes de planta, docentes de vinculación especial, a los contratistas vinculados mediante orden de prestación de servicios y estudiantes que deban realizar prácticas o actividades como requisito para culminar sus estudios u obtener su título de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas. - BASE LEGAL Ley 1562/2012, del Congreso de la Republica. "Por la cual se modifica el Sistema General de Riesgos Laborales y se dictan otras disposiciones en materia de salud ocupacional." Decreto 1072/2015, de la Presidencia de la Republica, Libro 2, Parte 2, Titulo 4. "Por el cual se expide el Decreto único reglamentario del sector trabajo." Decreto 472/2015, de la Presidencia de la Republica. "Por el cual se reglamentan los criterios de graduación de las multas por infracción a las normas de Seguridad y Salud en el Trabajo y Riesgos Laborales, se señalan normas para la aplicación de la orden de clausura del lugar de trabajo o cierre definitivo de la empresa y paralización o prohibición inmediata de trabajos o tareas y se dictan otras disposiciones." Decreto 055/2015, de la Presidencia de la Republica. "Por el cual se reglamenta la afiliación de estudiantes al Sistema General de Riesgos Laborales y se dictan otras disposiciones." Resolución 1401/2007, del Ministerio de la Protección Social. "Por la cual se reglamenta la investigación de incidentes y accidentes de trabajo." Resolución 156/2005, del Ministerio de la Protección Social. "Por la cual se adoptan los formatos de informe de accidente de trabajo y de enfermedad profesional y se dictan otras disposiciones."

73

Resolución 294/2015, de Rectoría Universidad Distrital Francisco José de Caldas. "Por la cual se crea y se conforma el Subsistema del Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de la Universidad Distrital y se establecen la Política, Objetivos y Responsabilidades." - DEFINICIONES Accidente de Trabajo: Según la Ley 1562 de 2012 es accidente de trabajo todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional o psiquiátrica, una invalidez o la muerte. Es también accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del empleador, o contratante durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, aún fuera del lugar y horas de trabajo. Igualmente se considera accidente de trabajo el que se produzca durante el traslado de los trabajadores o contratistas desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa, cuando el transporte lo suministre el empleador. También se considerará como accidente de trabajo el ocurrido durante el ejercicio de la función sindical aunque el trabajador se encuentre en permiso sindical siempre que el accidente se produzca en cumplimiento de dicha función. De igual forma se considera accidente de trabajo el que se produzca por la ejecución de actividades recreativas, deportivas o culturales, cuando se actúe por cuenta o en representación del empleador o de la empresa usuaria cuando se trate de trabajadores de empresas de servicios temporales que se encuentren en misión. Accidente de Trabajo Grave: Según la Resolución 1401 de 2007 es aquel que trae como consecuencia amputación de cualquier segmento corporal; fractura de huesos largos (fémur, tibia, peroné, humero, radio y cúbito); trauma craneoencefálico; quemaduras de segundo y tercer grado; lesiones severas de mano, tales como, aplastamiento o quemaduras; lesiones severas de columna vertebral con compromiso de médula espinal; lesiones oculares que comprometan la agudeza o el campo visual o lesiones que comprometan la capacidad auditiva. ARL: Administradora de Riesgos Laborales. Entre sus principales funciones está garantizar a los trabajadores afiliados el reconocimiento de las prestaciones asistenciales y económicas derivadas de un accidente de trabajo o enfermedad laboral. Causas Básicas: Causas reales que se manifiestan detrás de los síntomas; razones por las cuales ocurren los actos y condiciones subestándares o inseguros; factores que una vez identificados permiten un control administrativo significativo.

74

Las causas básicas ayudan a explicar por qué se cometen actos subestándares o inseguros y por qué existen condiciones subestándares o inseguras. Causas Inmediatas: Circunstancias que se presentan justamente antes del contacto; por lo general son observables o se hacen sentir. Se clasifican en actos subestándares o actos inseguros (comportamientos que podrían dar paso a la ocurrencia de un accidente o incidente) y condiciones subestándares o condiciones inseguras (circunstancias que podrían dar paso a la ocurrencia de un accidente o incidente). Enfermedad Laboral: Es enfermedad laboral la contraída como resultado de la exposición a factores de riesgo inherentes a la actividad laboral o del medio en el que el trabajador se ha visto obligado a trabajar. El Gobierno Nacional, determinará, en forma periódica, las enfermedades que se consideran como laborales y en los casos en que una enfermedad no figure en la tabla de enfermedades laborales, pero se demuestre la relación de causalidad con los factores de riesgo ocupacional serán reconocidas como enfermedad laboral, conforme lo establecido en las normas legales vigentes. Informe de Accidente de Trabajo del Empleador o Contratante: Formato único de reporte de accidentes de trabajo creado por el Ministerio de la Protección Social para que las empresas públicas y privadas informen a la ARL la ocurrencia de los accidentes que se consideren de origen laboral. Este formato consta de un original que se entrega a la IPS que atiende inicialmente al trabajador accidentado y dos copias, una se radica en la ARL y la otra queda a disposición de la Universidad. Informe de Enfermedad Laboral del Empleador o Contratante: Es un formato único de reporte de enfermedades laborales creado por el Ministerio de la Protección Social para que las empresas públicas y privadas informen a la ARL la aparición de presuntas enfermedades laborales. Este formato consta de un original que se entrega a la EPS a la cual se encuentra afiliado el servidor y dos copias, una se radica en la ARL y la otra queda a disposición de la Universidad. Incidente de Trabajo: Suceso acaecido en el curso del trabajo o en relación con este, que tuvo el potencial de ser un accidente, en el que hubo personas involucradas sin que sufrieran lesiones o se presentaran daños a la propiedad y/o pérdida en los procesos. Investigación del Accidente: Proceso sistemático de determinación y ordenación de causas, hechos o situaciones que generaron o favorecieron la ocurrencia del accidente o incidente, que se realiza con el objeto de prevenir su repetición, mediante el control de los riesgos que lo produjeron. Red Asistencial: Conjunto de clínicas adscritas a la ARL mediante convenio y que están facultadas para prestar los servicios de atención asistenciales que requiere un trabajador accidentado.

75

Servidores: Se entiende por servidores a docentes, funcionarios y contratistas. - DOCUMENTOS Y REGISTROS GDTH-PR-016-FR-008, Reporte de Incidentes y Accidentes de Trabajo GDTH-PR-016-FR-009, Investigación de Incidentes y Accidentes de Trabajo Informe de Accidente de Trabajo del Empleador o Contratante - POLÍTICAS DE OPERACIÓN - RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO Vicerrectoría Administrativa y Financiera: Encargado de proveer los recursos, elementos, bienes y servicios necesarios para implementar las medidas correctivas que resulten de las investigaciones de los accidentes e incidentes de trabajo, enfermedades laborales con el fin de evitar la ocurrencia de eventos similares. Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo: Encargado de verificar que se esté cumpliendo lo establecido, registra y controla los reportes de accidentes e incidentes de trabajo, enfermedades laborales y mensualmente presenta informes de accidentalidad al COPASST. Comité Investigador: Equipo conformado para la investigación de todos los accidentes e incidentes de trabajo, enfermedades laborales, integrado como mínimo por el jefe inmediato o supervisor del servidor accidentado o del área donde ocurrió el evento, un representante del COPASST y el encargado del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo o su representante, para el caso de enfermedades laborales además de los ya mencionados debe participar un médico con licencia en Seguridad y Salud en el trabajo vigente. Cuando el accidente se considere grave o produzca la muerte, en la investigación deberá participar un profesional con Licencia en Seguridad y Salud en el Trabajo Vigente. Equipo Médico de Bienestar Institucional: Encargado de prestar servicio de primeros auxilios al trabajador accidentado, diligenciar el formato reporte de accidentes de trabajo y reportarlo al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Jefes Inmediatos, Supervisores, Personal Responsable de Actividades Extramurales: Para las Sedes que no cuentan con servicios de bienestar, les corresponde orientar la persona accidentada hacia la EPS respectiva, diligenciado el formato de reporte.

76

Administradora de Riesgos Laborales: Encargado de la asesoría en la investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales.

77

Anexo F. INDICADOR “DESEPMEÑO DE PERSONAL” DEL PROCESO DE GESTIÒN Y DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO PENDIENTE POR FUENTE DE INFORMACIÒN.

9 2015


X

X

Numerador:

1.

2.

3.

Denominador:

1.

2.

3.




Luz Marina Garzón

Jefe división Recursos Humanos

FECHA VERSIÓN






CAMBIO MOTIVO

Equipo SIGUD

N/A

27/08/2015

Franklin Wilches


03/09/2015


Revisar cantidad de personal en nomina.


Un buen resultado en la evaluación de desempeño se considera a partir de un valor mayor o igual al 80%


Nivel:

Cargo:


Nivel de Medición

Porcentaje de funcionarios administrativos altamente calificados y comprometidos con la organización.


Revisar y seleccionar los resultados de la evaluación de desempeño

Intervención

Jerarquia

EfectividadInsumo





FÓRMULA

40%(Número de funcionarios evaluados que obtuvieron buen resultado en la

evaluación de desempeño / Total funcionarios evaluados) *100

X80-100%

Evaluación de desempeño de personal

Funcionarios en nomina

Equipo SIGUD


Cuál?

Funcionarios evaluados con buen resultado

Total funcionarios evaluados

Número de funcionarios

Número de funcionarios





17/09/2014

Porcentual X












FORMA DE CÁLCULO


PROCESO


Humano



Nombre:

Objetivo:

Desempeño de personal Código: CPA-GDTH-

Evaluar el desempeño del personal de la Universidad, con el fin de determinar su nivel de competencia

TIPO DE INDICADOR

Mensual Trimestral

0-50% 51-79%

Proceso Eficiencia

Producto

Gestión

Eficacia


Calidad

Impacto

Resultados

Estrategicos

Economia

Semestral Anual



Otro

78

Anexo G. INDICADOR “SATISFACCIÒN DEL PERSONAL” DEL PROCESO DE GESTIÒN Y DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO PENDIENTE POR FUENTE DE INFORMACIÒN.


X

Numerador:

1.

2.

3.

Denominador:

1.

2.

3.




Luz Marina Garzón


FECHA VERSIÓN






CAMBIO MOTIVO

Equipo SIGUD

N/A

08/09/2015

Alvaro Ramon Becerra



Revisar el número total de funcionarios en nómina


Alto grado de satisfacción: Es todo resultado de la encuesta de satisfacción superior a


Nivel:

Cargo:


Nivel de Medición

Porcentaje de funcionarios que se encuentran satisfechos con los Procesos de la Universidad


Determinar y sumar la cantidad de encuestas con un resultado de alto grado de satisfacción

Intervención

Jerarquia

Efectividad XInsumo

X

Proceso Eficiencia

Producto

Gestión

Eficacia


80 - 100%

Calidad

Impacto

Resultados

Estrategicos

Economia







FÓRMULA

90%(Funcionarios con un grado alto de satisfacción / Número total de

funcionarios)*100Porcentual X





comprometidos con la organización creando

condiciones para su bienestar, seguridad e

integralidad, a través del diseño e implementación de

políticas, estrategias, planes, programas y proyectos,

encaminados a la consecución de los objetivos y




Nombre:

Objetivo:

Satisfacción del personal




17/09/2014

Código: CPA-GDTH-

Medir el porcentaje de funcionarios con un grado de satisfacción alto

FORMA DE CÁLCULO


PROCESO


Humano

Funcionarios satisfechos

Número total de funcionarios

Funcionarios

Funcionarios

TIPO DE INDICADOR

Mensual Trimestral

0 - 49% 50 - 79%

Adecuado

Otro


Encuesta de satisfación

Nómina

Equipo SIGUD


Cuál?

Semestral Anual


Crítico En Riesgo

79

Anexo H. INDICADORES ESTABLECIDOS POR EL CONSEJO NACIONAL DE ACREDITACIÓN.


X X

X

X

Numerador:

1.

2.

3.

Denominador:

1.

2.

3.



Fecha: Fecha: Fecha:11/06/2015


Equipo SIGUD Franklin Wilches Luz Marina Garzon

N/A Jefe seccion de novedades Jefe division de Recursos Humanos

Cargo: Profesional especializado Recursos Humanos Jefe division de Recursos Humanos




TCE: Tiempo Completo en la Entidad



Solicitar información a la oficina de sistemas

Revisar base de Recursos Humanos

Producto

INTERPRETACION DE LOS RESULTADOS DEL INDICADOR (Cómo Se lee el Indicador)


Impacto Estrategicos

Resultados Gestión

Calidad Eficiencia Insumo

Jerarquia Efectividad Economia

TIPO DE INDICADOR


Intervención Eficacia Proceso

Equipo SIGUD

X

Otro Cuál?


Crítico En riesgo Adecuado Líder del Proceso Gestor del Proceso

número total del personal administrativo en TCENúmero de docentes Recursos Humanos





Número de estudiantes matriculados en la institución numero de estudiantes Oficina de sistemas

FORMA DE CALCULO

FÓRMULA Unidad de MedidaTendencia Esperada del Indicador


Número de estudiantes matriculados en la insti tución / número tota l del

personal adminis trativo en TCE.

Número de estudiantes por

número total de personalx

PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO ALINEADO AL OBJETIVO DE LA POLITICA DEL PLAN ESTRATEGICO


Talento Humano








Objetivo: Determinar el número de profesores a quienes se desvinculó en los últimos tres años y razones que motivaron dicha desvinculación.





Nombre: Funcionarios por estudiantes matriculados Código: CPA-GDTH-271

MACROPROCESO: GESTIÓN ACADÉMICA Código: CPM-GD-01

PROCESO: GESTIÓN DOCENCIA Versión: 01

GUÍA PARA LA CONTRUCCIÓN DE INDICADORES Fecha de Aprobación:

04/06/2014

80


X

X X

Numerador:

1.

2.

3.

Denominador:

1.

2.

3.





Equipo SIGUD

N/A

Cargo: Funcionario de Docencia Oficina Asesora de Planeación





Revisar base de Docencia


MT: Medio Tiempo

TC: Tiempo Completo

Recursos Humanos suministra información acerca de los aspirantes seleccionados


Recursos Humanos suministra información acerca de los aspirantes seleccionados

Producto


Índice de selectividad de aspirantes al cargo de profesor



Resultados Gestión



TIPO DE INDICADOR



Equipo SIGUD

X

Otro Cuál?



Número de profesores que no cursan programas de doctoradoNúmero de profesores Recursos Humanos





Número de profesores que cursan programas de doctorado Número de profesores Decanatura de cada Facultad

FORMA DE CALCULO



Número de profesores de TC y MT que cursan programas de doctorado /

Número de profesores de TC y MT que no tienen título de doctorado.Número de docentes X


Gestión de Docencia

Garantizar que los planes de estudio establecidos para cada

proyecto curricular, ofrezcan al estudiante de la UDFJC una

formación integral y de calidad, dirigida fundamentalmente a las

necesidades de la sociedad, contando con la cantidad e idoneidad

de docentes y demás personal que influya directamente en tal

proceso de formación, garantizando que se ejecute eficientemente

el proceso de enseñanza.


POLÍTICA 2. Gestión académica para el desarrollo social y cultural.

POLÍTICA 3. Investigación de alto impacto para el desarrollo local, regional y nacional.

Objetivo: Determinar la cantidad de profesores de TC o MT con doctorado.





Nombre: Índice de profesores con doctorado Código: CPM-GD-95




04/06/2014

81


X

X X

X

Numerador:

1.

2.

3.

Denominador:

1.

2.

3.





Equipo SIGUD

N/A

Cargo: Funcionario de Recursos Humanos Recursos Humanos Cada proyecto curricular






Revisar base de Recursos Humanos

Producto




Resultados Gestión



TIPO DE INDICADOR



Equipo SIGUD

X

Otro Cuál? Cada tres años







Número de docentes desvinculados Número de docentes Recursos Humanos

FORMA DE CALCULO



Número de profesores a quienes se desvinculó en los úl timos tres años y

razones que motivaron dicha desvinculaciónNúmero de docentes X



Talento Humano








Objetivo: Determinar el número de profesores a quienes se desvinculó en los últimos tres años y razones que motivaron dicha desvinculación.





Nombre: Número de profesores desvinculados Código: CPA-GDTH-82




04/06/2014

82


X

X

X

Numerador:

1.

2.

3.

Denominador:

1.

2.

3.





Equipo SIGUD

N/A

Cargo: Funcionario de Docencia Oficina Asesora de Planeación







MT: Medio Tiempo

TC: Tiempo Completo

Contratación suministra información acerca de los aspirantes seleccionados

Revisar base de Docencia.

Decanatura suministra información acerca de la cantidad de aspirantes que se presentaron.

Producto


Índice de selectividad de aspirantes al cargo de profesor



Resultados Gestión



TIPO DE INDICADOR



Equipo SIGUD

X

Otro Cuál?



Número de aspirantes que se presentaron Número de aspirantes Decanatura de cada facultad





Número de aspirantes seleccionados Número de aspirantes Recursos Humanos

FORMA DE CALCULO



Número de aspirantes seleccionados a l cargo de profesor de TC o MT /

número de aspirantes que se presentaron a los procesos de selección de

profesores de TC y MT.

Número de docentes X



Garantizar que los planes de estudio establecidos para

cada proyecto curricular, ofrezcan al estudiante de la

UDFJC una formación integral y de calidad, dirigida

fundamentalmente a las necesidades de la sociedad,

contando con la cantidad e idoneidad de docentes y

demás personal que influya directamente en tal proceso




Objetivo: Determinar la cantidad de profesores seleccionados de medio tiempo o tiempo completo.





Nombre: Índice de selectividad al cargo de profesor Código: CPM-GD-78




04/06/2014

83


X

X

X

X

Numerador:

1.

2.

3.

Denominador:

1.

2.

3.





11/06/2015



Equipo SIGUD

N/A


Funcionario de Docencia


Oficina de Docencia


Nivel:

Cargo:




Número de libros de texto publicados por docente.


Revisar base de Docencia.

Cada proyecto curricular suministra información acerca de la cantidad de libros de texto publicados por los docentes.

Recursos humanos suministra información acerca de la cantidad de docentes activos en la Universidad.

Producto

Proceso

Insumo

Economia


Intervención

Calidad

Jerarquia Efectividad

Nivel de Medición

Resultados Gestión


FORMA DE CALCULO

Meta o Valor EsperadoUnidad de MedidaTendencia Esperada del Indicador

Número de libros de texto publicados por los docentes

Número total de docentes

ALINEADO AL OBJETIVO DE LA POLITICA DEL PLAN ESTRATEGICO













PROCESO





FÓRMULA

Número de libros de texto publicados por los docentes / número total de

docentes.

Número de textos

publicados por docenteX

Número de libros

Número de docentes

Cada proyecto curricular

Recursos Humanos




04/06/2014





Nombre:

Objetivo:

Número de libros de texto publicados por docente. Código: CPM-GD-75

Determinar la cantidad de libros de texto publicados por docente.

TIPO DE INDICADOR

Eficacia

Eficiencia



Crítico En riesgo Adecuado

Otro Cuál?

X


Líder del Proceso Gestor del Proceso Equipo SIGUD

84


x

x

x

Numerador:

1.

2.

3.

Denominador:

1.

2.

3.





05/06/2015

Jose Eugenio Cely Fajardo

Jefe de Docencia

04/06/2015



Equipo SIGUD

N/A


Funcionario de Docencia


Planeación Vicerrectoría Académica


Nivel:

Cargo:

Revisar base de datos de Docencia para realizar recopilación de la información.


INTERPRETACION DE LOS RESULTADOS DEL INDICADOR (Cómo de lee el Indicador)

El resultado es la proporción de docentes de tiempo completo o medio tiempo con título de especialización de la Universidad Distrital.



Producto

Proceso

Insumo

Economia


Intervención

Calidad

Jerarquia Efectividad

Nivel de Medición

Resultados Gestión


FORMA DE CALCULO

Meta o Valor EsperadoUnidad de MedidaTendencia Esperada del Indicador

Número de docentes tiempo completo o medio tiempo con título de

especialización

Número total de docentes

ALINEADO AL OBJETIVO DE LA POLITICA DEL PLAN ESTRATEGICO













PROCESO





FÓRMULA

100%Número de docentes tiempo completo o medio tiempo con título de

especialización / Número total de docentesNúmero x

Número

Número

Base de datos de dependencia de Docencia

Base de datos de dependencia de Docencia


PROCESO: GESTIÓN DE DOCENCIA Versión: 01

GUÍA PARA LA CONSTRUCCIÓN DE INDICADORESFecha de Aprobación:

título de especialización.





Nombre:

Objetivo:

Proporción de docentes de la Universidad Distrital con especialización Código:

Determinar proporción de docentes de la Universidad Distrital de tiempo completo o medio tiempo que tienen

TIPO DE INDICADOR

Eficacia

Eficiencia



Crítico En riesgo Adecuado

Otro Cuál?

0 - 74,9% 75% - 84,9% 85% - 100%


Líder del Proceso Gestor del Proceso Equipo SIGUD

Jefe dependencia de

DocenciaFuncionario de Docencia

85


x

x

x

Numerador:

1.

2.

3.

Denominador:

1.

2.

3.






Nombre: Libros elaborados por docente mediante investigación Código:
















Objetivo: Determinar el número de libros elaborados por docentes de la Universidad Distrital como producto de investigación



FORMA DE CALCULO



Número de libros elaborados por los docentes como producto de

investigación / Número total de docentesNúmero x

Número total de docentes Número Base de datos de dependencia de Docencia



100%



Número de libros elaborados por los docentes como producto de

investigaciónNúmero Base de datos de dependencia de Docencia

Otro Cuál?



TIPO DE INDICADOR



Equipo SIGUD

0 - 74,9% 75% - 84,9% 85% - 100%Jefe dependencia de



Resultados Gestión





Producto


El resultado es el número de libros elaborados por docente como producto de investigación





Equipo SIGUD Jose Eugenio Cely Fajardo

N/A Jefe de Docencia

Cargo: Funcionario de Docencia Planeación Vicerrectoría Académica



05/06/2015 04/06/2015


86


x

x

Numerador:

1.

2.

3.

Denominador:

1.

2.

3.






Nombre: Artículos elaborados y publicados en revistas indexadas por docente Código:
















Objetivo: Determinar el número de artículos elaborados por docente de la Universidad Distrital, que fueron publicados en

revistas indexadas.



FORMA DE CALCULO



Número de articulos elaborados por docentes y publicados en revistas

indexadas / Nuúmero total de docentesNúmero x




100%



Número de artículos elaborados por los docentes y publicados en revistas

indexadasNúmero Base de datos de dependencia de Docencia

Otro Cuál?



TIPO DE INDICADOR



Equipo SIGUD




Resultados Gestión





Producto


El resultado es el número de artículos elaborados por docente de la universidad, que además han sido publicados en revistas indexadas.










05/06/2015 04/06/2015


87


x

x

x

Numerador:

1.

2.

3.

Denominador:

1.

2.

3.






Nombre: Proporción de ponencias presentadas por docente Código:
















Objetivo: Determinar la proporción de ponencias presentadas por docente de la Universidad Distrital.



FORMA DE CALCULO



Número de capítulos de libro publicados por docente/ Número total de

docentesNúmero x




100%



Número de capítulos de libro publicados por docente Número Base de datos de dependencia de Docencia

Otro Cuál?



TIPO DE INDICADOR



Equipo SIGUD




Resultados Gestión





Producto


El resultado es el número de capítulos de libro publicados correspondiente a cada docente de la universidad.










05/06/2015 04/06/2015


88


x

x

x

Numerador:

1.

2.

3.

Denominador:

1.

2.

3.



Fecha: Fecha: Fecha:05/06/2015 04/06/2015












Producto


El resultado es el número de capítulos de libro publicados correspondiente a cada docente de la universidad.



Resultados Gestión



TIPO DE INDICADOR



Equipo SIGUD



Otro Cuál?






100%



Número de capítulos de libro publicados por docente Número Base de datos de dependencia de Docencia

FORMA DE CALCULO



Número de capitulos de libros publicados por docente / Número total de

docentesPorcentaje x













Objetivo: Determinar la proporción de capítulos de libro publicados por docente de la Universidad Distrital.





Nombre: Número de capitulos de libro publicados por docente Código:




89

Anexo I. ACTAS DE SOPORTE AL TRABAJO REALIZADO.

CONSTRUCCIÓN, AJUSTE Y VALIDACIÓN DE INDICADORES,...

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