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condiciones particulares para la contratación de la implantación de una herramienta de gestión del talento 1 Expediente 20140923-00736 CONDICIONES PARTICULARES PARA LA CONTRATACIÓN DE LA IMPLANTACIÓN DE UNA HERRAMIENTA DE GESTIÓN DEL TALENTO Y CARACTERIZACION DE RECURSOS Paseo de la Habana, 138 28036 Madrid. España Tel.: +34 91 452 12 00 Fax: +34 91 452 13 00 www.ineco.es
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condiciones particulares para la contratación de la implantación de una herramienta de gestión del talento 1
Expediente 20140923-00736
CONDICIONES PARTICULARES PARA LA
CONTRATACIÓN DE LA IMPLANTACIÓN DE UNA
HERRAMIENTA DE GESTIÓN DEL TALENTO Y
CARACTERIZACION DE RECURSOS
Paseo de la Habana, 138 28036 Madrid. España Tel.: +34 91 452 12 00 Fax: +34 91 452 13 00 www.ineco.es
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ÍNDICE
1 INTRODUCCION .................................................................................................................................................. 3
2 ALCANCE Y DESCRIPCIÓN DE LOS TRABAJOS ....................................................................................................... 3
2.1 PROCESOS .......................................................................................................................................................... 3
2.1.1 GESTIÓN DEL TALENTO ........................................................................................................................... 3
2.1.2 CARACTERIZACION DE RECURSOS .......................................................................................................... 3
2.2 SITUACIÓN ACTUAL ............................................................................................................................................ 4
2.3 REQUISITOS FUNCIONALES ................................................................................................................................ 4
2.3.1 COMÚN ................................................................................................................................................... 4
2.3.2 GESTIÓN DEL TALENTO ........................................................................................................................... 5
2.3.3 CARACTERIZACION DE RECURSOS .......................................................................................................... 9
2.4 ALCANCE .......................................................................................................................................................... 10
2.5 REQUERIMIENTOS TECNICOS ........................................................................................................................... 11
3 MEDIOS REQUERIDOS ....................................................................................................................................... 11
4 TERMINOS Y CONDICIONES COMERCIALES ....................................................................................................... 11
4.1 PLAN DE FACTURACIÓN ................................................................................................................................... 11
4.2 PENALIZACIONES .............................................................................................................................................. 11
5 IMPORTE MAXIMO ........................................................................................................................................... 11
6 DURACIÓN DEL SERVICIO .................................................................................................................................. 11
7 SOLVENCIA TÉCNICA ......................................................................................................................................... 12
8 SOLVENCIA ECONÓMICA Y FINANCIERA ........................................................................................................... 12
9 CRITERIOS DE VALORACIÓN .............................................................................................................................. 12
9.1 CRITERIOS EXCLUYENTES ................................................................................................................................. 12
9.2 VALORACIÓN TÉCNICA (30 puntos) ................................................................................................................. 13
9.2.1 Solución técnica: producto (12 puntos) ................................................................................................ 13
9.2.2 Estrategia de distribución (5 puntos) .................................................................................................... 13
9.2.3 Plazo de implantación (4 puntos) ......................................................................................................... 13
9.2.4 Referencias del equipo propuesto (6 puntos) ...................................................................................... 14
9.2.5 Módulos valorables considerados en el apartado 2.3.2 (3 puntos) ..................................................... 14
9.3 VALORACIÓN ECONÓMICA (70 puntos) ........................................................................................................... 14
10 CONTENIDO DE LAS OFERTAS ........................................................................................................................... 15
10.1 PROPUESTA TÉCNICA ....................................................................................................................................... 15
10.2 PROPUESTA ECONÓMICA ................................................................................................................................ 15
11 PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS ...................................................................................................................... 15
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1 INTRODUCCION
Ineco tiene la necesidad de implantar una solución informática que permita dar soporte a dos procesos clave en la empresa: la Gestión del Talento y la Caracterización de Recursos. Estos dos procesos son recientes, y susceptibles de ajustes y mejoras a corto plazo.
Para ello, se quiere llevar a cabo este proyecto, que debe proporcionar una plataforma de trabajo, basada en lo posible en un producto comercial, que permita una adecuada personalización funcional para dar a cubrir el detalle de los procesos y subprocesos comentados.
2 ALCANCE Y DESCRIPCIÓN DE LOS TRABAJOS
2.1 PROCESOS
Los dos procesos que se quieren soportar con la nueva herramienta son la Gestión del Talento y la Caracterización de Recursos.
El detalle de los procesos y subprocesos puede encontrarse en los Anexos.
2.1.1 GESTIÓN DEL TALENTO
La Gestión del Talento se compone de diversos subprocesos pero en este momento se pretende dar cobertura básicamente al Subproceso de Evaluación del Desarrollo Profesional (EDD) y la Gestión por Objetivos (GPO), muy relacionados entre sí.
El detalle de los subprocesos se encuentra en los ANEXOS 1, 2 y 3.
2.1.2 CARACTERIZACION DE RECURSOS
Este proceso que está en desarrollo junto con otros asociados como el staffing, consiste en ser capaz de disponer de toda la información relevante para la caracterización del personal de INECO, de manera formal, concentrada, accesible por los distintos perfiles y roles de la casa, según la materia, y con un adecuado grado de actualización para su asignación a ofertas y trabajos.
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El detalle del proceso se encuentra en el ANEXO 4.
2.2 SITUACIÓN ACTUAL
Actualmente INECO cuenta con un sistema SAP para la gestión de RRHH, particularmente con el módulo de nóminas y un portal Web, Intranet, que concentra el acceso a todas las aplicaciones corporativas, incluidas las relativas a las personas (ficha personal, permisos, formación, etc). Estas aplicaciones están desarrolladas en distintas versiones en .NET.
La GPO que se realiza actualmente es muy manual, y se realiza en parte offline sobre hojas Excel con formatos no muy estandarizados, y en parte a través de encuestas on line a los responsables de evaluar los objetivos personales.
Los resultados se publican en un PDF accesible para cada persona desde su ficha corporativa en la Inet.
La EDD no tiene cobertura actualmente, si bien, en la Intranet Corporativa existe documentación relativa a los planes de desarrollo de las personas según los perfiles etc, pero no existe una herramienta formal que contemple todos los apartados.
Referentes a caracterización, existen diversas herramientas actualmente que proveen información a los usuarios, pero son mayoritariamente de consulta.
Ficha personal, accesible en modo lectura para cada empleado que muestra información escueta de datos identificativos, organizativos, laborales y retribución fija y variable.
Mi Equipo, accesible a la estructura, que permite consultar a cada responsable de un equipo, los datos anteriormente comentados. En función del nivel de dicho responsable, se tendrá acceso a distintos bloques de información.
Localizador, que permite realizar búsquedas de personas según distintas características del perfil.
Planificación (SICI): permite acceder a los recursos y ver su disponibilidad y su asignación a proyecto. En este caso, los recursos se gestionan desde la herramienta, por tanto la modificación de información es online.
2.3 REQUISITOS FUNCIONALES
2.3.1 COMÚN
La solución propuesta debe ser 100% Web para los usuarios finales y podrá ser Web o una aplicación de escritorio para los administradores de la herramienta, ser modular y permitir incorporar nuevas áreas funcionales más
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adelante para contemplar otros aspectos ligados al talento, la caracterización o el staffing, como puede ser selección de personal, formación, foros y otras funcionalidades tipo redes sociales, etc.
Una vez implantada debe poder gestionarse y configurarse de manera autónoma por INECO, por un equipo de administración de RRHH y Sistemas, de unas 10 personas. Estas personas dispondrán de una interfaz con funcionalidades específicas de administración, no accesible por los otros usuarios.
Para los módulos que se implanten la herramienta debe ser flexible, permitiendo la modificación de los flujos de aprobación, particularización de los flujos para ciertos usuarios, gestión de permisos, activación de visibilidad o no de campos, capacidades de edición o no, etc, según dichos permisos.
Debe poder adaptarse a la estructura organizativa y operacional de INECO, que es matricial y por tanto a menudo consta de validaciones cruzadas, asignación de pesos para las ponderaciones, etc. Debe explicitarse de qué manera la aplicación gestionará los cambios organizacionales, o de dependencias jerárquicas y su afección a los procesos. La solución debe poder integrarse mediante Webservices con aplicaciones existentes o futuras en INECO y se pueda integrar con SAP a través de procesos batch con intercambio de ficheros o a través de servicios Web.
La solución debe permitir la gestión de históricos, estados de la información y contar con funciones deshacer cuando se rechacen modificaciones.
También dispondrá de un panel recordatorio de tareas pendientes (aprobaciones, actualizaciones de información, registro de datos…), debe poder remitir notificaciones vía email para actualizaciones que puedan incluir archivos adjuntos.
Además, debe permitir la comunicación y distribución masiva vía email de información según la estructura organizativa con adjuntos específicos.
Debe llevar un registro de log detallado de actividades de acceso y escritura.
La solución podrá ser en modo on premise, instalada en la infraestructura de INECO, para lo cual se deberán facilitar todos los requerimientos técnicos y un plan detallado de la realización del despliegue para coordinar al equipo técnico de sistemas. También podrá contratarse en modo servicio SaaS.
Deberá ser multiidioma (mínimo inglés y español) y multidivisa.
Además la herramienta debe permitir la gestión documental de anexos referentes al empleado y su expediente. Sus capacidades de gestión documental deben ser integrables con otros productos de mercado como Sharepoint.
La explotación de la información que pueda ser por múltiples informes, e incluso que un usuario avanzado de Ineco pueda construir sus propios informes y exportaciones de la información en diversos formatos (PDF, HTML, Word, Excel). Debe permitirse la obtención de cuadros de mando con indicadores agregados, por tanto debe contar con capacidades analíticas.
La herramienta propuesta debe proporcionar funciones de carga masiva (importación y exportación) por xsl y Excel y se valorará las capacidades de configuración de plantillas o grupales, para mayor facilidad.
Se valorará la disposición de interfaces estándar a otros sistemas (SAP, Peoplesoft, ADP, Meta 4, etc) para gestión del organigrama, nómina etc.
La aplicación debe igualmente tener Integración con el Directorio Activo (DA) y Single Sign-On.
La aplicación debe gestionar algunos módulos de información propios relativos a la caracterización de recursos, por lo que debe permitir el diseño de la base de datos e interfaz para contemplarlos.
Además, aunque se integre con otras herramientas de INECO, el sistema debe tener capacidad de incluir campos personalizados específicos.
Se valorarán las capacidades de la herramienta en entornos de movilidad.
2.3.2 GESTIÓN DEL TALENTO
La herramienta deberá proporcionar toda la funcionalidad de una herramienta de Gestión del Talento, aunque en la actualidad el foco lo ponemos en GPO y EDD.
1.1.1.1 Alcance de la Implantación
Referidas a la ORGANIZACIÓN:
o Diferenciación de la estructura jerárquica a nivel funcional, organizacional y operativo.
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o Gestión de las unidades organizativas.
o Elaboración y gestión de los organigramas de la compañía en forma de árbol.
o Descripción de los puestos de trabajo agrupando: funciones y responsabilidades, nivel organizativo, dependencia jerárquica, estructura salarial con sus diferentes conceptos (salario fijo, retribución variable, incentivos, complementos salariales, etc.), competencias requeridas y nivel, tipo de objetivos y número, etc.
o Familias profesionales o carreras y mapas de desarrollo profesional.
o Exportación de organigramas a programas de diseño como power point.
o Permitir visualizar en tiempo real y según la estructura de la organización toda la información disponible en Base de Datos sobre puestos y empleados.
o Disposición de vistas, filtros, impresión y navegación por la estructura para localizar la información que se busca.
Referidas a las PERSONAS:
o A través de la conexión con las herramientas de gestión corporativas, la aplicación deberá permitir acceder a la información personal y profesional de los usuarios, así como mantenerla actualizada: información salarial, contractual, antigüedad, puesto, categoría, etc.
o Introducción del CV de los usuarios: titulación, experiencia profesional, formación interna y externa, nivel de idiomas y puestos ocupados.
o Gestión de documentación del empleado: se podrán anexar documentos a través de un gestor documental.
o Asignación de roles y permisos de acceso: (evaluador- evaluado- administrador).
o Posibilidad de asignar más de un (1) evaluador para una misma persona evaluada.
o Posibilidad de realizar informes sobre los datos del módulo.
o Gestión y mantenimiento del histórico de datos de los empleados.
o Información completa de los empleados: foto, datos personales, formación, trayectoria profesional interna y externa, historial salarial y otras compensaciones, credenciales profesionales, curriculum vitae, datos de expatriados, idiomas, etc.
o Gestión de expatriados.
o Evaluación de puestos, puntos Hay, etc.
o Gestión de vacaciones y ausencias
Referidas a la EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO EN PROYECTOS
o Envío del cuestionario de evaluación de desempeño en proyecto al jefe de proyecto y al gerente de proyectos a la finalización del mismo o al finalizar el ejercicio (para proyectos que no finalicen antes del 31 de diciembre).
o Workflows configurables con recordatorios de tareas.
o Envío de las evaluaciones realizadas por el JP y GP al responsable del evaluado (mínimo GA) y al evaluado y archivo de las evaluaciones en la ficha del empleado.
o Las evaluaciones del desempeño tendrán que poder ser utilizadas para los procesos de gestión por objetivos y para el proceso de evaluación del desarrollo.
o Cálculos de las medias de las evaluaciones de los equipos de proyecto teniendo en cuenta las valoraciones de los JP.
o Flujo de trabajo dinámico, con posibilidad de cambiar el status del plan de desempeño (borrador, para aprobar, para evaluar, para revisar, etc.).
o Históricos de desempeño por empleado. Seguimiento y evolución del desempeño.
o Proceso interactivo entre el empleado y su supervisor para definir y evaluar el desempeño, con generación automática de avisos por correo electrónico.
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Referidas a la EVALUACIÓN DEL DESARROLLO
o Implementación, despliegue y automatización del proceso de gestión y evaluación del rendimiento de la organización mediante un sistema Web para toda la plantilla de Ineco que sea susceptible de ser evaluada según el modelo aprobado por la Dirección de Recursos Corporativos.
o Definición del catálogo de competencias: nombre, descripción, niveles de desarrollo.
o Asignación de competencias a cada puesto en función del mapa de competencias definido y aprobado por la Dirección de Recursos Corporativos.
o Evaluación de las competencias que corresponden a cada individuo en función del mapa de competencias definido y aprobado por la Dirección de Recursos Corporativos.
o Definición de planes de desarrollo individual en función de la evaluación realizada: acciones de mejora, planificación temporal, seguimiento y nivel de consecución.
o Recogida de comentarios de la persona evaluada.
o Aprobación y firma de la evaluación de desarrollo por parte de la persona evaluada, por el evaluador y por el responsable jerárquico del evaluador.
o Gestión de la taxonomía de conocimientos de Ineco en los tres niveles de clasificación.
o Gestión de los calendarios de entrevistas con colaboradores y gestión automáticos de avisos a los implicados.
o Acceso a las evaluaciones de desempeño en proyectos del personal a evaluar y su histórico.
o Generación de la plantilla de entrevista personalizada para cada empleado que servirá de guión para la realización de la entrevista de desarrollo. (ver Anexo del proceso de EdD punto C.)
o Informes y reportes: se generarán diferentes informes y reportes, tanto individuales como agregados una vez finalizado el proceso de evaluación, como por ejemplo el informe de necesidades formativas, informes de movilidad nacional e internacional, detección de potencial, propuestas para el proceso de promociones anual, propuestas para la participación en los procesos de Assessment Center.
Referidas a la EVALUACIÓN POR OBJETIVOS
o Definición y aprobación de los objetivos anuales así como de sus valores de cumplimiento (básico y extraordinario).
o Descripción de los objetivos incluidos en la evaluación de cada persona, niveles de cumplimiento y peso correspondiente dentro del modelo de evaluación.
o Gestión del proceso de comunicación de los objetivos a las personas con RV.
o Gestión del proceso de evaluación de los objetivos (empresa y personales) incluyendo los casos de doble y triple evaluación.
o Feedback al evaluador del status del objetivo: pendiente de definir, aprobado por el evaluador, pendiente de valorar, valorado.
o Delimitación del periodo de evaluación asignado a cada objetivo.
o Definición de los niveles de consecución de los objetivos correspondientes a cada individuo en función de su nivel y posición profesional.
o Valoración del grado de consecución de los objetivos definidos para el periodo en curso.
o Consolidación y cálculo de los resultados.
o Gestión del proceso de aprobación de los resultados.
o Capacidades de Calibración.
o Monitorización del proceso a través de la obtención de informes sobre: objetivos, competencias por áreas y también a través de la exportación de los datos a una tabla Excel.
o Gestión del proceso de comunicación y pago del variable.
o Descripción gráfica de los gaps entre los requerimientos del puesto (valor objetivo) y el valor de consecución (valor obtenido).
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o Catálogo central de objetivos, con categorías de objetivos (objetivos corporativos, departamentales e individuales).
o Creación de plantillas que facilitan la generación automática de planes de objetivos para grupos de empleados (por direcciones, por subdirecciones, por puesto, por nivel, etc.)
o Histórico de modificaciones en cada plan de desempeño, con motivo del cambio, persona que lo realizó y cuándo.
o Posibilidad de realizar varias fichas de objetivos para un empleado en función de los cambios organizativos, por ejemplo promociones. Cada ficha recogerá el periodo y los objetivos específicos para cada uno de ellos, así como los distintos pesos y valores de consecución.
o Posibilidad de creación de fichas de objetivos para las nuevas incorporaciones con RV a lo largo de todo el año.
o Seguimiento del proceso de evaluación por Recursos Humanos.
Referidas a la RETRIBUCIÓN VARIABLE Y GESTIÓN DE LA COMPENSACIÓN
o Análisis de la compensación total que percibe un empleado.
o Definición del presupuesto de retribución variable.
o Definición de los roles de las personas responsables de la toma de decisiones sobre cada grupo / nivel / dirección.
o Cálculo del porcentaje de retribución variable correspondiente en función del cumplimiento de objetivos definidos en el sistema de evaluación y envío automático a los sistemas de nómina corporativos para la liquidación de la RV en el mes correspondiente.
o Revisión y ajuste de los niveles de consecución globales.
o Aprobación y validación
o Comunicación a las personas que recibirán retribución variable.
o Archivo histórico de los resultados anuales.
o Procesos de revisión salarial.
o Estudios de la práctica retributiva interna por perfiles, años de experiencia y unidad organizativa.
o Cálculo de los rangos salariales de los puestos de la organización.
o Remuneraciones especiales y gastos de expatriación.
o Planes de incentivos a largo plazo (opciones sobre acciones, coche de empresa, etc.).
o Análisis del impacto de los nuevos salarios y ajuste en los rangos.
o Actualización automática en los sistemas de nóminas.
o Planificación salarial, con diferentes escenarios de autoservicio (ejemplo, incrementos salariales basados en méritos, etc.)
o Permita analizar el impacto de los ajustes salariales.
o Permita establecer modelos de compensación e implantar sus directrices estratégicas.
o Diseño de rangos y bandas salariales
o Comparativas salariales entre iguales, entre empleados y directrices de la compañía y entre empleados y el mercado.
o Los supervisores puedan realizar directamente ajustes en el salario base, variable, bonos especiales, incentivos a LP, etc. de sus colaboradores.
o En principio, se deberá evitar que datos referidos a la retribución se alojen en la nube, prefieriéndose aislar su gestión en el SAP corporativo e integrarse con la herramienta de Gestión del Talento.
Referidas a RECURSOS PRÁCTICOS
o Guía de competencias (diccionario de competencias) a modo de material didáctico.
o Guía - tutorial en formato video sobre el proceso de evaluación de competencias
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o Guía - tutorial en formato vídeo sobre el uso de la herramienta.
1.1.1.2 Módulos valorables de la herramienta que estarían fuera del alcance de la Implantación
RECLUTAMIENTO
o Gestiona el proceso completo de selección: desde la publicación de vacantes, gestión de las solicitudes de los candidatos, filtrado y selección, hasta la integración con el sistema de Recursos Humanos de la empresa, la obtención de información de gestión y el proceso de incorporación del nuevo talento contratado.
o Que permita definir de una manera sencilla el proceso de aprobación para la solicitud por parte del manager de línea de nuevas vacantes.
o Que permita definir los distintos pasos y etapas del proceso de selección (filtrado de candidatos, entrevista de selección de RR.HH, entrevista del manager, etc.).
o Atracción de los mejores candidatos: aumento de la visibilidad de la organización en el exterior y mejora de la imagen mediante la publicación de vacantes en diferentes canales como la propia intranet de Ineco, la página web, redes sociales, portales de empleo, etc.
o Personalización de la descripción de cada vacante y del formulario de cada solicitud, con diferentes preguntas filtro, etc.
o Base de datos de talento: que permita generar una valiosa base de datos de candidatos cualificados, agrupados por sus características y valía.
o Facilidad de la gestión del proceso de selección, identificando el estado de cada candidato, sus evaluaciones psicométricas, las pruebas realizadas, sus entrevistas, las referencias que aporta (y su comprobación), etc.
o Que se pueda integrar con herramientas externas para evaluaciones psicométricas de proveedores, etc.
o Máxima disponibilidad de toda la información sobre los procesos de selección.
FEEDBACK 360º
o Identificación de las fortalezas y oportunidades de desarrollo de las personas a través de la evaluación de diferentes elementos que hace el propio empleado, sus superiores, compañeros, colaboradores, etc., e incluso personas externas a la organización.
o Workflow configurable con avisos automáticos por email.
o Anonimato: las evaluaciones de compañeros y de colaboradores de un empleado serán anónimas.
o Comparación entre la auto-percepción del empleado evaluado con la percepción (anónima) que los demás que le han evaluado.
GESTION DE LA FORMACION Y EL DESARROLLO
o Planes de desarrollo individual a partir de las fortalezas y oportunidades de desarrollo de cada empleado, estableciendo acciones de desarrollo en consecuencia, (formación, rotación de puestos / responsabilidades, mentoring, coaching, etc.)
o Planes de formación individuales, con control de costes pasados y previstos.
o Learning Management System para la gestión administrativa de la formación, como apuntarse a cursos, listas de espera, evaluación de la formación, requisitos de los asistentes, aprobación de solicitudes de formación, control presupuestario, asignación a presupuestos, etc.
o Workflow dinámico que permite interactuar en el sistema a todas las partes involucradas, con información en tiempo real. Generación automática de emails con avisos.
o Permitir a Recursos Humanos y a los Directivos realizar un seguimiento de las personas afectadas por los planes de desarrollo, supervisando el cumplimiento de los planes por empleado.
2.3.3 CARACTERIZACION DE RECURSOS
La herramienta debe proveer una interfaz de fácil acceso a todos los bloques de información de manera intuitiva y ergonómica.
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Debe permitir incorporar nuevos bloques de datos y continuas actualizaciones.
Debe permitir realizar consultas y búsquedas y exportar los resultados a Excel, en mayor o menor medida según los niveles del usuario.
Debe trabajar de forma principalmente síncrona con los orígenes de datos a través de los webservices.
Debe permitir disponer de diccionarios de datos configurables, y poder añadirse nuevos.
Mostrar información adicional al empleado proveniente de otros sistemas que recoja aspectos como datos organizativos, laborales, cualificación, formación, taxonomía, medios materiales asignados, disponibilidad, etc todo lo cual se engloba dentro del concepto del Staffing.
Los bloques de información que componen el staffing cuentan con diversos atributos para los cuales deberá poderse configurar por los administradores su visibilidad al usuario.
Buscador de empleados por características curriculares y taxonómicas.
Búsqueda automática de las personas más idóneas para un puesto en función de las competencias desarrolladas
Búsqueda de los empleados que mejor se ajustan a los requisitos de un puesto en concreto en alguno o todos sus términos (competencias, experiencia, nivel de idiomas, etc. o una mezcla ponderada de todos)
Generador de informes que permita al usuario crear sus propios informes con la información que precise, más allá de los informes estándar.
Informes en diferentes formatos (PDF, HTML, Word, Excel).
Recordatorio de necesidad de actualización de ciertos campos por parte del empleado. Validación y aprobación por parte de los responsables según el campo que se trate.
Aviso automático a los empleados cuando no se hayan actualizado sus características en la herramienta a los seis meses.
Modelos de informes curriculares: Con la información contenida poder montar un CV de forma configurable, para poder optar a distintos modelos.
Seguimiento de índices: por ejemplo actualizaciones últimos 6 meses/nº total de fichas; avisos generados/nº empleado; consultas realizadas infructuosas/consultas totales.
El número de usuarios objetivo es de 2.300 de distintos niveles y perfiles, residentes en distintos países, pero dicho número podrá variar.
2.4 ALCANCE
El alcance del proyecto abarca para los procesos y subprocesos indicados, los siguientes puntos:
Consultoría para toma de requisitos detallada
Establecimiento de los módulos aplicables
Piloto remoto con 10 usuarios de distintos perfiles
Diseño de la arquitectura de sistemas necesaria
Adquisición de licencias necesarias
Despliegue de entorno de pruebas
Personalización de la solución y carga de datos masiva
Integración de la solución con las herramientas existentes
Implantación de la solución por fases
Formación a usuarios y administradores
Soporte durante la puesta en marcha y etapa de rodaje posterior
Coordinación, gestión y organización de las diferentes áreas y equipo del proyecto.
Posibles ajustes y modificaciones tras la aceptación, bajo bolsa de 200 horas de consultor técnico a demanda.
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2.5 REQUERIMIENTOS TECNICOS
Las propuestas deben incluir la arquitectura tecnológica y los requerimientos de plataforma y servicios para la implantación e integración de la solución con los sistemas informáticos de INECO, que principalmente se encuentran en entornos .NET y SAP. Las bases de datos corporativas son principalmente SQL Server.
3 MEDIOS REQUERIDOS
El contratista deberá aportar todos los medios materiales, técnicos y humanos necesarios para la correcta ejecución de los trabajos en cualquier parte del territorio nacional. Debe aportar los CV del equipo propuesto.
4 TERMINOS Y CONDICIONES COMERCIALES
Los ofertantes deberán presentar el acuerdo de confidencialidad anexo a este documento para poder obtener los anexos 1,2, 3, y 4 que recogen el detalle de los procesos objeto de la licitación.
Serán de aplicación las condiciones generales de contratación pública en el perfil del contratante de Ineco (www.ineco.es) y en la plataforma de contratación del estado (www.contrataciondelestado.es), así como las presentes condiciones establecidas en este documento.
La empresa adjudicataria deberá estar capacitada según la legislación vigente para el desarrollo de los trabajos requeridos en el presente documento.
La facturación se realizará en función del trabajo realmente ejecutado. En ningún caso Ineco tendrá la obligación de agotar en su totalidad el presupuesto ni el plazo, quedando limitado a las necesidades reales de la empresa.
La presentación de oferta supone la aceptación de las Condiciones Generales de Contratación de Ineco y de las presentes Condiciones Particulares, con el orden de prelación de documentación contractual establecido en el Artículo 20 de las Condiciones Generales de Contratación de Ineco.
Adicionalmente se exponen a continuación el plan de facturación y las penalizaciones por incumplimiento.
4.1 PLAN DE FACTURACIÓN
Los trabajos se facturarán para cada una de las fases de la siguiente forma:
10% a la aprobación del plan de proyecto detallado para dicha fase
30% tras la realización de las pruebas en preproducción y su aprobación por INECO
40% tras la puesta en producción de la aplicación en esa fase
20% un mes después de la puesta en producción de dicha fase
4.2 PENALIZACIONES
Se penalizará con un 1,5 % de la facturación por cada semana que exceda del plazo máximo ofertado desde el Kick off a la aceptación previa al lanzamiento, siempre y cuando la demora no sea solicitada explícitamente por INECO por causas ajenas al proveedor.
5 IMPORTE MAXIMO
El importe máximo que Ineco abonará a la empresa adjudicataria por los conceptos derivados de su prestación asciende a la cantidad de CIENTO SESENTA MIL (160.000 €) EUROS, IVA no incluido
Todas las ofertas que excedan de dichas cantidades serán desestimadas.
6 DURACIÓN DEL SERVICIO
El plazo máximo de ejecución del proyecto será de 6 meses para la puesta en marcha y debe cubrirse a nivel de licenciamiento, si es que se requiere, un total de un año.
El despliegue del módulo de Gestión por Objetivos y todos aquellos interfaces y módulos auxiliares que sean necesarios incluido Evaluación del Desempeño en Proyecto, debe estar finalizado en febrero de 2015.
El despliegue del módulo de Evaluación de Desarrollo debe haberse realizado antes de mayo de 2015.
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La ejecución de cada fase estará condicionada por el correcto despliegue o marcha del módulo anterior. En caso de que alguna de las fases no se ejecute correctamente, INECO podrá suspender el contrato sin incurrir en ningún coste de dicha fase o de las fases siguientes, aun cuando estas se hubieran iniciado.
Tarea 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
Implantación Herramienta Gestión del Talento 180 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Evaluación del Desempeño en Proyectos 50 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Gestión por Objetivos 50 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Evaluación de Desarrollo 80 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Caracterización de Recursos y Staffing 80 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Duración
Jornadas
Distribución de las tareas en Semanas
7 SOLVENCIA TÉCNICA
Se deberá aportar la siguiente documentación:
Una declaración expresa sobre si va a realizar la totalidad de los trabajos con medios propios o si alguna parte va a ser objeto de subcontratación o de colaboración externa.
Experiencia en trabajos similares: Se requieren al menos tres referencias con certificados de buena ejecución de tres clientes distintos, con volumen de usuarios y funcionalidad similares a las del presente pliego y con presupuesto anual total igual o superior al de esta licitación.
8 SOLVENCIA ECONÓMICA Y FINANCIERA
Para acreditar la solvencia económica y financiera, el adjudicatario deberá aportar y renovar cada seis meses:
Informe de instituciones financieras con las que el participante en la negociación haya mantenido posiciones de activo o pasivo significativas en los tres últimos ejercicios que indique al menos los siguientes tramos:
o Cumplimiento de los compromisos de reembolso de operaciones de crédito.
o Evaluación global de la entidad.
Certificado oficial de hallarse al corriente de cumplimiento de obligaciones tributarias.
Certificado oficial de hallarse al corriente de cumplimiento de obligaciones de la seguridad social.
Certificado acreditativo de la vigencia y cobertura de la póliza de seguro de responsabilidad civil.
9 CRITERIOS DE VALORACIÓN
9.1 CRITERIOS EXCLUYENTES
Será motivo de exclusión las siguientes causas:
No estar dado de alta en el registro de proveedores de Ineco, o en su defecto adjuntar compromiso de hacerlo en un plazo de quince (15) días naturales a partir de que Ineco se lo requiera.
No aportar los medios requeridos en el punto 4.
No cumplir los requisitos de solvencia requeridos en los puntos 7 y 8.
No presentar cualquiera de los documentos exigidos en los plazos requeridos
No alcanzar el 50 % de la puntuación técnica.
No aceptar explícitamente que la solución cubrirá, con el presupuesto adjudicado toda la funcionalidad solicitada en el plazo dado.
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9.2 VALORACIÓN TÉCNICA (30 puntos)
Se excluirán las ofertas que presenten una valoración técnica con una puntuación inferior a 15 puntos.
9.2.1 Solución técnica: producto (12 puntos)
Solo se considerarán aquellas ofertas que certifiquen expresamente que cumplen con todos los requisitos funcionales requeridos. La valoración de la solución propuesta para ello se hará en base a:
CRITERIO PUNTUACION
PRODUCTO ESTÁNDAR FRENTE A NECESIDAD DE CUSTOMIZACIÓN 3
INTERFAZ 3
INTEGRACIÓN 4
LDAP y Single Sign On 1
SAP 1
Gestión Documental productos comerciales (SharePoint, etc.) 1
BD SQL Server 1
MODALIDAD 2
On-Premise 0
SaaS 1
On Premise y SaaS 2
9.2.2 Estrategia de distribución (5 puntos)
Se valorará con 3 puntos herramientas con fabricantes que tengan diversas empresas de venta (multicanal) en
España.
Se valorará con 5 puntos herramientas con fabricantes que tengas diversas empresas de venta (multicanal) a nivel
nacional e Internacional.
9.2.3 Plazo de implantación (4 puntos)
Se valorará de 0 a 4 puntos menor tiempo de implantación. Se considerará dicho plazo el total necesario hasta la puesta en preproducción, ajustes y aceptación técnica por INECO para su lanzamiento tras la batería de pruebas final.
condiciones particulares para la contratación de la implantación de una herramienta de gestión del talento 14
FASES CRITERIO SEMANAS PUNTUACION
FASE I 10 0
Evaluación de desempeño en Proyectos Gestión de objetivos y todos aquellos interfaces y módulos auxiliares que sean necesarios.
9 1
8 2
7 3
FASE II 16 0
Evaluación de Desarrollo Caracterización de Recursos y Staffing
15 1
9.2.4 Referencias del equipo propuesto (6 puntos)
El equipo propuesto se debe componer al menos de un perfil de Jefe de Proyecto, de un Consultor TI especializado en el producto y en RRHH y de los analistas-programadores que cada proveedor proponga.
Por cada dos proyectos similares (mismo producto o solución técnica y alcance, plazo y presupuesto similar) que se aporte como referencias demostrables del Jefe de Proyecto y/o para el Consultor, se sumará un punto.
9.2.5 Módulos valorables considerados en el apartado 2.3.2 (3 puntos)
Se valorará hasta 3 puntos, si la herramienta cumple con las funcionalidades consideradas en el apartado 4.2.2.
CRITERIO PUNTUACION
RECLUTAMIENTO 1
FEEDBACK 360º 1
GETION DE LA FORMACION Y EL DESARROLLO 1
9.3 VALORACIÓN ECONÓMICA (70 puntos)
En la valoración económica se considerarán dos aspectos según los costes que cada proveedor proponga:
C1: El coste del proyecto de personalización y ajustes tras la aceptación incluyendo la bolsa de 200 horas.
C2: El coste del servicio estándar anual, incluyendo licencias, soporte y actualización.
Se realizará una puntuación económica de cada uno de los precios ofertados conforme la siguiente fórmula:
(
)
La puntuación final se obtendrá ponderando las puntuaciones parciales de la siguiente manera:
( )
La adjudicación se realizará sobre el presupuesto total ofertado.
Se considerará oferta desproporcionada aquella que sea un 10 % inferior a la media de las ofertas presentadas. En este caso se podrá solicitar informe de detalle que justifique su oferta económica.
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La oferta quedará descartada en el caso de que se considere que se trata de una oferta temeraria, que pondría en riesgo el buen término de los trabajos.
Las ofertas consideradas temerarias no se considerarán para la determinación de la oferta más económica.
10 CONTENIDO DE LAS OFERTAS
La documentación deberá ser suficiente para poder valorar el adecuado cumplimiento de todos los requerimientos recogidos en el presente documento.
10.1 PROPUESTA TÉCNICA
La propuesta deberá contener una memoria técnica que describa el planteamiento del adjudicatario en relación con el proyecto que incluirá al menos los siguientes contenidos:
Descripción detallada de la solución técnica y proyecto de personalización y despliegue, respondiendo a las necesidades descritas en el punto 2.
o FASE I: Implantación definida en el punto 2.2
o FASE II: Implantación definida en el punto 2.3
Debe explicarse el detalle de si se cumplen y como, los requerimientos solicitados y explicitar cuáles de ellos no se cumplen o se cubren de manera complementaria con herramientas y aplicaciones externas al producto ofertado. Cualquier cuestión no explicitada sobre el cumplimiento de los mismos, se considerará como incluido y aceptado dentro del alcance y como tal deberá ejecutarse.
Definición del equipo de trabajo que va a participar en la realización de los trabajos.
Currículum vitae del personal tipo a incorporar en el proyecto, con sus referencias en proyectos similares.
Las empresas ofertantes deberán presentar igualmente la documentación necesaria para demostrar su experiencia como empresa en proyectos de características similares.
10.2 PROPUESTA ECONÓMICA
La propuesta económica debe contener el importe de los trabajos desglosando con el máximo detalle posible y para cada fase o módulo del proyecto:
Las posibles licencias con sus precios para los distintos perfiles y tramos cuantitativos de usuarios.
Los trabajos de desarrollo, configuración, documentación, formación e implantación de la solución para las necesidades específicas de INECO
Las labores de soporte y adaptaciones posteriores a la implantación del producto, una vez validado y aceptado por INECO, para aquellas actividades no derivadas de garantía. Este apartado se valorará en precio/hora de consultor. Estas actividades se podrán realizar bajo demanda, previamente presupuestadas.
Se habilita pues una bolsa de 200 horas de perfil consultor técnico, que debe de estar incluida en el precio total del proyecto de implantación para ajustes y modificaciones tras la aceptación formal.
Se debe especificar igualmente el coste anual estimado del servicio con soporte técnico estándar durante los años posteriores, sin considerar posibles adaptaciones y personalizaciones a demanda de INECO.
La oferta deberá estar firmada por el representante legal de la empresa ofertante y deberá contener el precio, con y sin IVA.
Todos los licitantes deben estar dados de alta en el registro de proveedores de Ineco, o demostrar que han hecho la solicitud a tal efecto antes de la finalización del plazo de presentación de ofertas.
11 PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS
Todas las ofertas se enviarán en soporte electrónico a la siguiente dirección: [email protected]
El fichero que contenga la oferta económica se identificará como O.E.- 20140923-00736 PROVEEDOR y el fichero que contenga la oferta técnica se identificará como O.T.- 20140923-00736-PROVEEDOR.
En ambos casos se deberá hacer referencia al número de expediente que figura en la web de Ineco.
La oferta técnica y la oferta económica deberán presentarse en ficheros separados, sin que se haga referencia a la propuesta económica dentro de la propuesta técnica.
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En caso de incumplimiento de los requisitos establecidos en el presente apartado, relativos al envío de las ofertas a una dirección distinta de la indicada, el ofertante podrá quedar excluido de la presente licitación.
