Conciliacion Bancaria Proceso

CDIGO: DGF-OCON-PC-PR01

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VICERRECTORA ADMINISTRATIVA DIRECCIN GENERAL FINANCIERA

OFICINA DE CONTABILIDAD FECHA: Diciembre de 2006

PROCEDIMIENTO

REALIZACIN DE CONCILIACIONES BANCARIAS

REVISADO POR APROBADO POR

Jefe Oficina de Contabilidad

Coordinador Oficina de Contabilidad

Directora General Financiera


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PROCEDIMIENTO REALIZACIN DE

CONCILIACIACIONES BANCARIAS EN EL SISTEMA FINANZAS PLUS FECHA: Diciembre de 2006

eLABORA Pgina 2 de 15 Elaborado por Oficina de Organizacin y Mtodos

1. OBJETIVO

Realizar las conciliaciones bancarias, correspondientes a las cuentas bancarias de la Pontificia Universidad Javeriana mediante el anlisis de la informacin de estas, garantizando as la razonabilidad de las cifras en los estados financieros.

2. ALCANCE

Inicia con la solicitud por parte de la Oficina de Tesorera para que le sean enviados los conceptos de movimiento correspondientes a las cuentas bancarias de la Universidad y termina con el archivo de la documentacin que soporta la realizacin de las conciliaciones bancarias.

3. DEFINICIONES

Conciliacin Bancaria: Es el proceso mediante el cual se relacionan todas las operaciones registradas por el banco, con la informacin registrada por la Universidad en el Sistema Finanzas Plus: lo anterior da como resultado las partidas inconsistentes que son objeto de anlisis.

Partidas Conciliatorias: Son todas aquellas diferencias que se identifican en el proceso de conciliacin bancaria, y que son objeto de anlisis.


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4. CONDICIONES GENERALES

Las Unidades encargadas de remitir a la Oficina de Contabilidad los extractos

bancarios correspondientes a las cuentas bancarias de la Universidad son la Oficina de Tesorera y la Unidad de Gestin Regional, labor que deber ser realizada los primeros cinco das hbiles de cada mes.

Es responsabilidad de la Oficina de Contabilidad realizar mensualmente las

conciliaciones bancarias correspondientes a las cuentas bancarias y financieras de la Pontifica Universidad Javeriana.

Los extractos bancarios correspondientes a las cuentas de la Universidad son

enviados por los diferentes bancos a la Oficina de Tesorera y a la Unidad de Gestin Regional a travs de dos medios: extracto fsico y en medios magnticos (archivo plano).

Las nicas personas autorizadas para manejar el mdulo de conciliaciones bancarias dentro del Sistema Finanzas Plus y de realizar modificaciones en este, son el Coordinador de Conciliaciones Bancarias, los Auxiliares de Conciliaciones Bancarias de la Oficina de Contabilidad, el Coordinador de Egresos y el Coordinador de Ingresos de la Oficina de Tesorera.

Cada uno de los ajustes requeridos para el cruce manual de las partidas

conciliatorias debern ser autorizados por parte de la Jefe de la Oficina de Contabilidad.

El registro de Notas Dbito y Notas Crdito por concepto de gastos bancarios e

ingresos financieros, sern elaboradas por parte de la Oficina de Contabilidad y verificadas por parte de la Oficina de Tesorera.

Los movimientos financieros que se registran en el mdulo de tesorera deben

reflejar la realidad del hecho econmico en los bancos, lo cual permite que el proceso de conciliacin sea de forma automtica.


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5. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

5.1 REALIZACIN DE CONCILIACIONES BANCARIAS

RESPONSABLES

No. DESCRIPCIN UNIDAD CARGO

1 Solicita a los diferentes bancos enviar los conceptos de movimiento correspondientes a las cuentas bancarias de la Universidad.

Oficina de Tesorera Coordinador de

Egresos

2 Enva a la Oficina de Contabilidad los conceptos de movimiento recibidos por parte de los Bancos.

Oficina de Tesorera Coordinador de Egresos

3

Ingresa manualmente en el Sistema Finanzas Plus los conceptos de movimiento enviados por los diferentes bancos, a travs de la forma MCME

Oficina de Contabilidad

Coordinador de Conciliaciones

Bancarias

4 Radica a travs de correo fsico los extractos bancarios correspondientes a las cuentas de la Universidad en la Oficina de Contabilidad.

Unidad de Gestin Regional /Oficina de

Tesorera

Coordinador Unidad de

Gestin Regional /Coordinador de

Egresos

5 Verifica que se encuentren todos los extractos bancarios de la cuentas de la Universidad.



Bancarias/ Auxiliar de Conciliaciones

Bancarias -


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RESPONSABLES No. DESCRIPCIN

UNIDAD CARGO

6

Si la informacin correspondiente a los extractos bancarios se encuentra en medios magnticos:

Realiza la parametrizacin correspondiente al archivo plano enviado por el banco en el Sistema Finanzas Plus a travs de la forma MFEX.

Remtase a la actividad 7.

Si la informacin de los extractos bancarios no se encuentra en medios magnticos:

Digita partida por partida, la informacin del extracto en el Sistema Finanzas Plus a travs de la forma BMEX.




Bancarias

7 Importa la informacin que se encuentra en medios magnticos al Sistema Finanzas Plus a travs de la forma BIEB.


Auxiliar de Conciliaciones

Bancarias

8

Registra las notas dbito (gastos bancarios) y las notas crdito (rendimientos financieros) enviadas por los bancos, una vez ingresadas las enva a la Oficina de Tesorera para su correspondiente verificacin.



Bancarias/Coordinador de

Conciliaciones Bancarias

9

Verifica que toda la informacin de los extractos bancarios se encuentre en el Sistema Finanzas Plus y que los saldos correspondan a los extractos bancarios.



Bancarias


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UNIDAD CARGO

10

Si toda la informacin de los extractos bancarios se encuentra en el Sistema Finanzas Plus:

Realiza el proceso de conciliacin bancaria mediante el cruce de cuentas en el sistema.

Si toda la informacin de los extractos bancarios no se encuentra en el Sistema Finanzas Plus:

Incluye o corrige la informacin faltante de los extractos digitados manualmente.




Bancarias

11

Analiza las diferencias que se identifican en el proceso de conciliacin bancaria (partidas conciliatorias).



Bancarias

12

Enva comunicados a la Oficina de Tesorera a travs de correo electrnico para que se realicen los ajustes que se requieran en las partidas conciliatorias.



Bancarias

13

Realiza los ajustes correspondientes a las partidas conciliatorias de las cuales se tiene soporte, una vez realizados estos ajustes lo informa al Coordinador de Conciliaciones Bancarias de la Oficina de Contabilidad.

Oficina de Tesorera Coordinador de

Egresos/Coordinador de Ingresos

14

Revisa y verifica las partidas conciliatorias que fueron corregidas por parte de la Oficina de Tesorera y realiza el cruce de las partidas que corresponda.



Bancarias


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UNIDAD CARGO

15

Realiza los ajustes requeridos para el cruce manual de las partidas conciliatorias, con previa autorizacin del Jefe de la Oficina de Contabilidad.



Bancarias

16 Imprime los reportes correspondientes a las cuentas que fueron conciliadas.



Bancarias

17

Enva a la Oficina de Tesorera y a la Unidad de Gestin Regional a travs de correo fsico un memorando para que sean ajustadas las cuentas que no pudieron ser conciliadas.



Bancarias

18

Para el caso de la Oficina de Tesorera:

Realiza las correcciones a las cuentas que no fueron conciliadas y las ingresa en el Sistema Finanzas Plus. Remtase a la actividad 20. Para el caso de la Unidad de Gestin

Regional: Realiza las correcciones a las cuentas que no fueron conciliadas y las enva nuevamente a la Oficina de Contabilidad. Remtase a la actividad 19.

Oficina de Tesorera /Unidad de Gestin

Regional

Coordinador de Egresos/Coordina

dor Unidad de Gestin Regional

19

Ingresa en el Sistema Finanzas Plus la informacin que fue corregida por parte de la Unidad de Gestin Regional y realiza el cruce de las partidas que corresponda.



Bancarias


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UNIDAD CARGO

20

Si existen cuentas que no fueron

conciliadas: Solicita al banco la aclaracin de movimientos conciliatorios de los cuales no se tiene soporte y realiza la correccin de las mismas en el Sistema. Si todas las cuentas fueron conciliadas: Remtase a la actividad 21.



Bancarias

21 Imprime el reporte definitivo de las cuentas que fueron conciliadas.



Bancarias

22 Solicita al Jefe de la Oficina de Contabilidad la firma del reporte definitivo de las cuentas que fueron conciliadas.



Bancarias

23

Elabora el reporte Informe general de partidas conciliatorias y lo enva a la Jefe de la Oficina de Contabilidad y la Jefe de la Oficina de Tesorera.



Bancarias

24

Archiva la documentacin que soporta la realizacin de las Conciliaciones Bancarias (Extractos bancarios, memorandos, notas de ajuste, reporte definitivo firmado).



Bancarias


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6. DIAGRAMA DE FLUJO

A continuacin se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el procedimiento Realizacin de Conciliaciones Bancarias Las convenciones utilizadas en este diagrama son las siguientes:

SMBOLO NOMBRE

Terminal

Operacin

Decisin o alternativa

Documento

Representa actividades ejecutadas a travs de los diferentes Sistemas deInformacin.

Rutina de Sistemas de Informacin

Representa el enlace entre la ltima actividad de una pgina y la primera de lasiguiente.

Permite dar continuidad a las actividades, evitando la interseccin de lneas.Representa una conexin entre actividades del procedimiento de la misma pginao entre pginas.

Conector de rutina

Conector de pgina

Procedimiento predefinido

Referencia un procedimiento establecido a nivel institucional o al interior de laFacultad/Dependencia.

Archivo Representa el archivo de documentos asociados al procedimiento.

DESCRIPCIN

Indica el inicio y fin del procedimiento.

Describe en forma general cada una de las actividades que se desarrollan dentrodel procedimiento.

Indica un punto dentro del procedimiento en dnde surgen posibles caminosalternativos.

Representa cualquier tipo de documento asociado al procedimiento.

PROCEDIMIENTOREALIZACIN DE CONCILIACIONES

BANCARIAS

CDIGO: DGF-OC-PC-PR01

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FECHA: Diciembre de 2006

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Solicitar a los diferentes bancos enviar los conceptos de movimiento correspondientes a

las cuentas bancarias de la Universidad.

Verificar que se encuentren todos los extractos bancarios de la cuentas de la

Universidad.

Envar a la Oficina de Contabilidad los conceptos de movimiento recibidos por parte

de los Bancos.

Radicar a travs de correo fsico los extractos bancarios correspondientes a las cuentas de la

Universidad en la Oficina de Contabilidad.

La informacin de los extractos bancarios se encuentra en medios

magnticos

Si

INICIO

A

Ingresar manualmente en el Sistema Finanzas Plus los conceptos de

movimiento enviados por los diferentes bancos, a travs de la forma MCME

No

Realizar la parametrizacin correspondiente al archivo plano enviado

por el banco en el Sistema Finanzas Plus a travs de la forma MFEX.

Digitar partida por partida, la informacin del extracto en el Sistema

Finanzas Plus a travs de la forma BMEX.

1


BANCARIAS

CDIGO:DGF-OC-PC-PR01

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A

Toda la informacin de los extractos se encuentra en Finanzas Plus

Si

Verificar que toda la informacin de los extractos bancarios se encuentre en el Sistema Finanzas Plus y que los saldos correspondan a los extractos bancarios.

Importar la informacin que se encuentra en medios magnticos al Sistema

Finanzas Plus a travs de la forma BIEB.

Registrar las notas dbito y las notas crdito enviadas por los bancos y

enviarlas a la Oficina de Tesorera para su correspondiente verificacin.

No

Realizar el proceso de conciliacin bancaria mediante el cruce de cuentas en

el sistema.

Incluir o corregir la informacin faltante de los extractos digitados manualmente.

Analizar las diferencias que se identifican en el proceso de conciliacin bancaria (partidas

conciliatorias).

B

1


BANCARIAS


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Revisar y verificar las partidas conciliatorias que fueron corregidas por parte de la Oficina de Tesorera y realizar el cruce de las partidas

que corresponda.

B

Envar comunicados a la Oficina de Tesorera a travs de correo electrnico para que se realicen los ajustes que se requieran en las

partidas conciliatorias.

Realizar los ajustes requeridos para el cruce manual de las partidas conciliatorias, con

previa autorizacin del Jefe de la Oficina de Contabilidad.

Imprimir los reportes correspondientes a las cuentas que fueron conciliadas.

Realizar los ajustes correspondientes a las partidas conciliatorias de las cuales se tiene soporte, una vez realizados estos ajustes lo informar al Coordinador de Conciliaciones Bancarias de la Oficina de Contabilidad.

Envar a la Oficina de Tesorera y a la Unidad de Gestin Regional a travs de correo fsico un memorando para que sean ajustadas las

cuentas que no pudieron ser conciliadas.

C


BANCARIAS


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Realizar las correcciones a las cuentas que no fueron conciliadas y enviarlas nuevamente a

la Oficina de Contabilidad.

C

Realizar las correcciones a las cuentas que no fueron conciliadas e ingresarlas en el Sistema

Finanzas Plus.

Solicitar al banco la aclaracin de movimientos conciliatorios de los cuales no se

tiene soporte y realizar la correccin de las mismas en el Sistema.

Las cuentas no conciliadas corresponden a la Oficina de

Tesorera?

Si

No

Existen cuentas que no pudieron ser conciliadas?

Imprimir el reporte definitivo de las cuentas que fueron conciliadas.

Si

No

Ingresar en el Sistema Finanzas Plus la informacin que fue corregida por

parte de la Unidad de Gestin Regional y realizar el cruce de las

partidas que corresponda.

D


BANCARIAS


VERSIN: 1




Elaborar el reporte Informe general de partidas conciliatorias y enviarlo al Jefe de la Oficina de Contabilidad y la Jefe de la Oficina

de Tesorera.

D

FIN

Solicitar al Jefe de la Oficina de Contabilidad la firma del reporte definitivo de las cuentas

que fueron conciliadas.

Archivar la documentacin que soporta la realizacin de las Conciliaciones Bancarias (Extractos bancarios,

memorandos, notas de ajuste, reporte definitivo firmado).


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7. RELACIN DE REGISTROS

NOMBRE CDIGO

Extractos Bancarios Sin cdigo asignado

Conciliacion Bancaria Proceso

Documents

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