cómo elaborar proyectos en lacomunidad de caminantes

ASOCIACIÓN DE SCOUTS DEL ECUADOR

DIRECCIÓN DE PROGRAMA DE JÓVENES

GUÍA PARA ELABORACIÓN DE PROYECTOS EN LA COMUNIDAD DE

CAMINANTES1

1 Elaborado por Comisión de Caminantes - Dirección de Programa de jóvenes 2008. Revisada a Septiembre de 2010.

2 ASE-Dirección de Programa de Jóvenes. (2010). Documento Guía para Elaboración de

proyectos en la comunidad de Caminantes. Versión 1. 15.09.2010

GUIA PARA ELABORACIÓN DE PROYECTOS

En esta guía encontrarás la información básica para estructurar un proyecto de manera adecuada dentro de la comunidad de caminantes, además te permite ordenar las actividades del proyecto de manera que sea más fácil para ti su ejecución y evaluación. Encontrarás, en los márgenes del documento y en color verde, ideas claves que te permitirán un manejo más rápido de esta guía. Además, al final encontrarás el ejemplo de la estructuración de un proyecto, con el fin de ayudarte en la redacción y organización de los proyectos de tu comunidad. Esperamos, querido caminante que este documento sea utilidad para ti.

¿Qué es un proyecto?

Los proyectos son un conjunto de actividades, desarrollado por personas, con recursos limitados o escasos y cuya ejecución está planeada y controlada, sin embargo estos trabajos son temporales y únicos, es decir tienen un tiempo de vida: Nacen, crecen y mueren, o dicho de otra manera, eventualmente deben ser concluidos.

Un proyecto debe estar enfocado a satisfacer una necesidad: de la organización, de la comunidad, de mi Grupo, de mi Distrito entre otros, ya sea esta de carácter material o social y estas necesidades para ser satisfechas requieren de un producto o servicio, que es en realidad, el resultado del proyecto.

El producto o servicio resultado del proyecto debe ser elaborado, es decir que este es trabajado con cuidado y al detalle; y de forma continua, o sea que debe ser desarrollado siguiendo procedimientos y pasos secuenciados.

Los proyectos y sus características

Los proyectos pueden tener un tiempo variable de ejecución y abarcar una gran variedad de campos del conocimiento (ciencias naturales, ciencias sociales, matemáticas, finanzas).

El final del tiempo queda determinado por: El fin del plazo de la ejecución del mismo, o por la consecución de los objetivos propuestos. Sin embargo es posible que un proyecto de inicio a otro, o que los resultados del proyecto permanezcan por un tiempo superior al de su ejecución.

Debe existir una comunicación adecuada entre los ejecutores del proyecto a lo largo de la duración del mismo para esto es necesario:

Iden'ficación de la necesidad

Planteamiento de los obje'vos

Definición de las ac'vidades requeridas para cumplir los obje'vos

El producto o servicio resultado del proyecto puede ser: un cambio en la comunidad, un servicio social, un producto comercial etc.

El tiempo de duración de un proyecto queda definido por la necesidad del beneficiario del mismo

Estructuración y ejecución del proyecto



-‐ Planear las comunicaciones, es decir quién y cuándo necesita la información y como se le entregará esta información.

-‐ Distribuir la información. Por correo electrónico, llamados por teléfono, etc. La distribución debe ser oportuna de nada sirve recibir la información cuando no hay nada que hacer al respecto.

-‐ Realizar reportes de desempeño, es decir realizar reportes del estatus del proyecto, mediciones de avance de cada actividad etc.

Presupuestos

Para definir el presupuesto, se debe determinar con exactitud y rigurosidad, que materiales se requieren para efectuar cada una de las actividades planteadas. Se deben considerar además el costo del transporte hacia los lugares donde se requiere desarrollar el proyecto, por ejemplo bibliotecas, locales de internet o de ser el caso visitas a parroquias rurales o ciudades fuera de la provincia.

En cuanto a los materiales que deben ser tomados en cuenta en el presupuesto, se deben considerar por ejemplo los siguientes: hojas, cuadernos, cartulinas, impresiones, copias, cinta adhesivas, tijeras y material de oficina en general, costo del alquiler de infocus o computadoras, costo de alquiler de auditorios etc.

Si el proyecto es de elaboración de algún producto, se debe considerar el costo de toda la materia prima: Agua, aceite, harina, sal, azúcar, hilo, lana, agujas, telas, pinturas, cartulinas, hojas, botellas recicladas, entre otras.

Ac'vidades requeridas para cumplir los obje'vos planteados

Recursosos, materiales y equipos requeridos para realizar las ac'vidades planteadas

Presupuesto detallado del proyecto

Correcto manejo de la información: Planear Distribuir Reportar



Para lograr mejores resultados asociar cada ítem del presupuesto a una actividad.

Financiamiento

Se debe tratar, de preferencia que los proyectos tengan justificado su financiamiento antes de ser ejecutado. Este financiamiento debe correr por cuenta de la comunidad, mediante actividades de autofinanciamiento: Venta de artículos simples, venta de alimentos, entre otros; o por ahorro de los miembros de la comunidad de caminantes. Por ejemplo, para financiar el proyecto descrito en el ejemplo presentado en esta guía, se puede acordar con la comunidad que cada caminante de la comunidad ahorrará 1 USD día, al caminar un poco más o al evitar ir a alguna actividad de diversión.

También se puede recurrir al financiamiento por auspicio. En este caso el equipo o la comunidad se contactan con una empresa o institución y negocia una cantidad de dinero o cierta cantidad de materiales requeridos.

Evaluación

Para la evaluación del proyecto, tanto durante su ejecución como al final del mismo, es necesario que se establezcan primero equipos encargados de un área del proyecto. Cada equipo tiene un responsable, quien está al tanto del desarrollo de cada actividad relacionada con su área.

Es indispensable también, que se nombre un coordinador del proyecto, quién será el encargado de organizar y coordinar las actividades de los diferentes equipos. Este coordinador debe tener muy claro los objetivos del proyecto y no debe permitir que la comunidad se desvíe de las metas propuestas.

Además se deben establecer calendarios de evaluación. De esta manera se fijan fechas en las que los responsables indican, al coordinador del proyecto, el porcentaje de avance de cada una de las áreas. Si es necesario, el coordinador toma los correctivos pertinentes para enderezar el camino de la comunidad hacia la obtención de los resultados esperados.

El calendario de reuniones debe ser fijado de manera que las reuniones no sean tan espaciadas en el tiempo ni tan cercanas unas de otras. Por ejemplo en un proyecto de un año las evaluaciones pueden ser cada dos o tres meses. El coordinador debe recordar a los responsables de equipos cuando está cerca una reunión y tiene que organizar y llevar a cabo cada una de estas.

Todo proyecto debe tener: un coordinador, equipos especializados en cada área del proyecto y responsables de equipos



Para evaluar la ejecución del proyecto se hace uso del diagrama de Gantt. Este diagrama debe ser impreso en una escala adecuada (de preferencia A2 o A1) y estar a la vista de todos los ejecutores del proyecto. En la reunión de evaluación se coloca la fecha de cada reunión en el diagrama de Gantt y se determina que actividades han sido cumplidas a tiempo, cuales no se han cumplido y cuales están retrasadas.

La evaluación final se la realiza contestando a la pregunta ¿Se cumplieron o no los objetivos específicos?. Se debe colocar una valoración en porcentaje de cumplimiento de cada objetivo y en la presentación a la comunidad se difunde esta información.

Imprimir el diagrama de Gantt en un área visible y en el que todos puedan verlo



EJEMPLO DE DOCUMENTO DE SUSTENTACIÓN DE PROYECTO

Este documento tiene por objeto ayudar en la redacción de la sustentación escrita de cualquier proyecto de la comunidad de caminantes y es además, un formato que se debe seguir para la presentación de todo proyecto de la comunidad.

En este documento se presenta un ejemplo de sustentación de un proyecto ficticio de la comunidad. Se recomienda que este ejemplo sea usado como una guia y no como una norma estricta. La justificación, los objetivos y las actividades son propios de este ejemplo, y a pesar de que pueden ser una orientación en la elaboración de un proyecto en particular, no es necesario que los proyectos que sean presentados tengan los mismos objetivos ni las mismas actividades.

Cualquier recomendación en la redacción de este documento es bienvenida. Para que su recomendación sea procesada comunicarse con su dirigente o a la Dirección de Programa donde te ayudaremos [email protected].

NOTAS:

Los textos en azul indican aspectos que, de preferencia, deben ser incluidos en todos los proyectos de la comunidad, como por ejemplo, la conformación de equipos y elaboración de los presupuestos del proyecto. Los textos en rojo constituyen indicaciones y aclaraciones que se deben considerar para una correcta presentación del proyecto.



INCIO DEL EJEMPLO DE SUSTENTACIÓN DE PROYECTO

GRUPO SCOUT Nº9 CERRO AZUL

COMUNIDAD DE CAMINANTES AINI

TITULO DEL PROYECTO: CONCIENTIZACIÓN SOBRE EL USO DEL AGUA

ELABORADO POR: ROQUE SANTOS

FECHA DE PRESENTACIÓN: 05/09/2010

JUSTIFICACIÓN:

En nuestro país el consumo de agua por persona es del orden de los 1700 m3 anualmente (El Universo, Edición digital, septiembre de 2009), de este volumen de líquido, aproximadamente un 34% es desperdiciado, por lo que se puede considerar que cerca de se desperdician cada año.

Si se lograra que 10 familias cercanas a nuestro entorno redujeran su consumo de agua en un %, se ahorraría un total de litros. Lo cual desde el punto de vista comunitario es muy considerable.

Debido a que la Comunidad de Caminantes AINI tiene, entre sus preocupaciones permanentes, la protección medioambiental, ha decidido iniciar un proyecto que permita concientizar a un número adecuado de hogares y de esta forma contribuir a la conservación de este recurso natural importante.

I. OBJETIVOS

1.1. Objetivos primarios -‐ Conseguir que al menos 10 familias, en un periodo menor a 1 año,

disminuyan su consumo de agua en un 5% y de esta manera conseguir un ahorro en el consumo de agua del orden del cm3.

1.2. Objetivos secundarios -‐ Escoger a 10 familias de nuestro entorno social como objetivo de la

concientización. -‐ Llevar un registro mensual sobre el consumo de agua de estas

familias.

1 o 2 objetivos bien redactados son suficientes y deben incluir el tiempo de ejecución

Los objetivos secundarios son el desglose de los objetivos primarios

En la justificación se exponen 2 o 3 razones por las que hay que realizar el proyecto en 3 o 4 párrafos



-‐ Llevar a cabo una campaña de concientización en esos 10 hogares -‐ Determinar, al final del proyecto, el ahorro efectivo de agua.

II. ACTIVIDADES A) Definir el perfil de las familias que se integraran al programa

Elaborar una lista con las características que deben tener las familias que van a integrar en el programa y establecer un criterio de calificación de cada punto en esta lista.

B) Realizar la preselección de las familias a integrarse en el programa

Con la lista elaborada de características seleccionar a un mínimo de 15 familias

C) Informar a las familias preseleccionadas acerca de la campaña de concientización y definir a las familias definitivamente seleccionadas

Hacer visitas en cada uno de los hogares preseleccionados, y con presentaciones breves y específicas explicar la problemática del consumo de agua en el país y acerca del proyecto de ahorro de agua emprendido por la comunidad. Luego determinar cuáles familias se interesan y anotarlas en el programa.

D) Recopilar la información básica acerca del consumo de agua de los hogares seleccionados, es decir, determinar el consumo promedio mensual de agua, en el año anterior al proyecto, determinar cuáles son las actividades en las que el agua está siendo utilizada y cuáles de estas actividades se constituyen en un desperdicio.

Solicitar acceso a información como consumo de agua, hábitos personales de consumo de agua e ideas acerca de la problemática del agua al interior de la familia. Elaborar una carta sobre el consumo de agua mensual y determinar cuál es la idea de la familia sobre el ahorro de agua antes de iniciar el proyecto.

No se requiere ninguna actividad previa para ejecutar esta actividad, de hecho debe ser de las primeras actividades que se deben realizar en cualquier proyecto

E) Definir los detalles de la campaña de concientización

Determinar los temas que se van a abarcar, definir los materiales para

Las actividades surgen de contestar la pregunta ¿cómo cumplir los objetivos?



ejecutar estas campañas, establecer la necesidad de buscar la opinión y participación de expertos, determinar si existirá o no una evaluación.

Esta actividad requiere la investigación previa para determinar qué aspectos del consumo y desperdicio del agua son importantes.

F) Realizar la investigación sobre el consumo y desperdicio de agua en la ciudad de quito, realizar la investigación sobre el ahorro que se alcanzaría de conseguirse los objetivos y determinar el impacto del proyecto.

Se determina el ahorro real de agua obtenido con el proyecto y de ser necesario redefinir los objetivos en cuanto a alcance.

No se requiere actividad previa para esta actividad.

G) Realizar la investigación sobre los temas que se abarcarán en la concientización

Preparar a la comunidad ampliamente en el tema del consumo, desperdicio y ahorro del agua. Determinar las actitudes que logran ahorro en el consumo del agua. Determinar qué cantidad de agua se logra por cada actitud y definir cuáles son las mejores para lograr el objetivo planteado.

Dependiendo de la investigación surgirán ciertos materiales didácticos que facilitarán en el desarrollo de la campaña de concientización

H) Obtención de los materiales necesarios para la capacitación

Con la lista de materiales necesarios, adquirir al menor costo los materiales necesarios para la capacitación y demás aspectos del proyecto.

I) Elaborar una lista de materiales y equipos que pueden ser adquiridos por la comunidad

Elabora una lista de materiales requeridos para realizar las capacitaciones (cartulinas, hojas marcadores, computadoras, etc), además los materiales requeridos para la ejecución del proyecto (Carpetas, computadoras, impresoras, etc). Realizar un presupuesto con esta lista.

J) Realizar la campaña de concientización mientras dure el

programa

Realizar visitas periódicas, es decir al menos mensualmente, a los hogares



participantes y dictarles charlas de una hora sobre el agua como recurso y su posible agotamiento. Tomar en cuenta que esto involucra el traslado de material hasta el lugar de cada charla y el coste de transporte de cada equipo involucrado

K) Elaborar los registros y formatos donde se llevará el historial de consumo de agua

Elaborar formatos, registros y documentos donde se pueda anotar la información inicial de cantidad y hábitos de consumo de las familias. Además de registros que dejen constancia de las capacitaciones y de las actitudes implantadas en las casas.

L) Conformar los diferentes equipos que ejecutarán el proyecto

Se debe conformar los siguientes equipos: Encargados de investigación, Encargados de capacitación, Encargados de recopilación de datos, Encargados de Inspección y supervisión, Encargados de finanzas, Encargados de contactar expertos y cualquier otro equipo que se considere necesario. Esta actividad debe ser la primera actividad que se realiza en cualquier proyecto, pero los equipos pueden cambiar conforme se avanza en su ejecución

M) Evaluar los objetivos del proyecto. Determinar si fueron o no cumplidos

Desarrollar indicadores que permitan evaluar los objetivos de manera periódica y que, además sean útiles para determinar si el objetivo primario fue cumplido o no al final del proyecto.

Se debe realizar una tabla con cada actividad del proyecto y definir uno o varios aspectos que puedan ser evaluados. Estos son los llamados indicadores. Revisar los formatos que fueron desarrollados y determinar el ahorro real del agua conseguida. La evaluación de los avances debe ser mensual y puede realizarse una vez que los formatos han sido desarrollados.

N) Informar a los participantes sobre los resultados

Ejemplos de indicadores: Número de casas visitadas, número de personas concientizadas, numero de hábitos cmabiados, etc.



Realizar una última visita a los hogares informando los resultados obtenidos. Qué cantidad de agua se logró ahorrar con el programa aquí descrito. Esta actividad de información se puede realizar una vez que se ha realizado la evaluación final

O) Informar al grupo sobre los resultados

Hacer una presentación al Grupo Scout Nº9, padres de familia, dirigentes y beneficiarios, sobre el proyecto y sus resultados.

P) Finalizar el proyecto con la elaboración de un informe escrito

Realizar un informe que detalle cada aspecto del proyecto para su archivo en los registros de la comunidad de caminantes.



III. CRONOGRAMA (DIAGRAMA DE GANTT)

ACTIVIDAD TIEMPO DE DURACIÓN ESPERADO

ACTIVIDADES PRECEDENTES

TIEMPO DE INICO*

TIEMPO DE FINALIZACIÓN*

A 2d - 6 - sept 7 - sept B 5d A 8 - sept 14 - sept C 14d B 15 - sept 04 - oct D 31d - 6 - sept 18 - oct E 2d F 19 - oct 20 - oct F 31d - 06 -sept 18 - oct G 31d E 21 - oct 02 - dic H 5d I 13 - dic 17 - dic I 5d E, G 03 - dic 9 – dic+

J 200d H 20 - dic 10- feb - 2011 K 2d F 25 - oct 26 - oct L 3d - 6 - sept 8 - sept M 300d K 29 – oct. 22 – dic - 2011 N 14d M 23 – dic - 2011 11 – 01 - 2011 O 1d M 23 – dic - 2011 23 – dic - 2011) P 5d O 23 – dic - 2011 29 – dic. – 2011.

*El tiempo de inicio y el tiempo final debe ser definido luego de que se determina el tiempo de duración esperado y las actividades precedentes de cada actividad.

+En caso de que una actividad tenga dos actividades precedentes, se debe tomar como tiempo de inicio de esta, la fecha más tardía de estas actividades precedentes. En el ejemplo la actividad E termina el 4 de octubre y la actividad G el 4 de noviembre, se toma entonces el 4 de noviembre para la actividad I.

El siguiente gráfico esta hecho en Microsoft office Visio o Project.

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