CODIGO MANUAL DE COMPRAS Fecha

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DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO-CONTABLE EN EL

DEPARTAMENTO DE COMPRAS DE MATERIALES PARA LA EMPRESA G. WOLTER & LA GUARDIA, C.A.

DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO-CONTABLE EN EL

DEPARTAMENTO DE COMPRAS DE MATERIALES PARA LA EMPRESA G. WOLTER & LA GUARDIA, C.A.

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PRESENTACION DEL DISEÑO

JUSTIFICACION DEL DISENO

FUNDAMENTACION DEL DISENO

OBJETIVO DEL DISEÑO

I PARTE

SOLICITUDE DE MATERIAL

Objetivo

Alcance

Politicas

Normas

Procedimiento

COMPRA DE MATERIAL

Objetivo

Alcance

Politicas

Normas

Procedimiento

ESTRUCTURA DEL DISEÑO

M-COMP-ES118

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RECEPCION DE MATERIAL

Objetivo

Alcance

Politicas

Normas

Procedimiento

REGISTRO DE LA COMPRA

Objetivo

Alcance

Politicas

Normas

Procedimiento

CANCELACION DE LA COMPRA

Objetivo

Alcance

Politicas

Normas

Procedimiento


M-COMP-ES119

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M-COMP-ES

II PARTE

FORMATO PARA REQUISICIÓN DE MATERIAL

FORMATO PARA ORDEN DE MATERIAL

FORMATO PARA CONTROL DE RECEPCIÓN DE MATERIAL

FORMATO DE INGRESO DE MATERIAL

NIVELES MINIMO Y MAXIMO DE PRODUCTOS

III PARTE

FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO DE REQUISICION DE MATERIAL

FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE MATERIAL

FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO DE RECEPCION DE MATERIAL

FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE LA COMPRA

FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO DE CANCELACION DE LA COMPRA

FACTIBILIDAD DEL DISEÑO

Recursos humanos

Recursos tecnologicos

Recursos financiero

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PRESENTACIÓN DEL DISEÑO

M-COMP-PRE

La empresa G. WOLTER & LA GUARDIA C.A., es una organización

que presenta grandes planes y proyectos de expansión, desarrollo y

progreso, encaminados todos a un propósito, determinado por su misión,

para cumplir con los requerimientos y las exigencias que se definen dentro

del ramo ferretero y cerámico, bajo un esquema de calidad en el servicio

prestado y en los productos que ofrece, exclusividad y prestigio

empresarial.

Debido a la competencia que actualmente se presenta entre las

empresas, las organizaciones se han visto obligadas a darle importancia y

reforzar constantemente las políticas, normas y procedimientos que

permitan el éxito o funcionamiento de las mismas.

Por lo tanto es de vital importancia para las empresas, tomar en

cuenta el control interno como herramienta para el logro de los objetivos

planteados y como conjunto de planes, métodos y procedimientos que

adopta una organización en función de poder analizar sus operaciones y

determinar que se estén ejecutando tal como se planificaron.

Al tratarse este estudio de la empresa G. WOLTER & LA GUARDIA

C.A., se ofrece un sistema de control interno para el departamento de

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M-COMP-PRE

compras, orientado a definir claramente las normas, políticas y

procedimientos por los cuales se deben guiar todos los empleados del

departamento de compras.

La aplicación se debe realizar a corto plazo, y esto se debe al grado

de desviación de criterios escasamente establecidos en la empresa, y

muchas veces de forma improvisada, indicando al personal los medios a

utilizar, permitiendo disminuir los costos operativos y evitar los retrasos

que puedan perjudicar al crecimiento de la empresa.

Se puede decir, entonces, que el diseño que se propone cumplirá

con las funciones de eliminar la duplicidad en las tareas realizadas y los

desperdicios de tiempo, simplificando las tareas y proponiendo el

desarrollo de procesos efectivos para alcanzar las metas trazadas por la

empresa.

El diseño del sistema de control interno para el departamento de

compras de la empresa G. WOLTER & LA GUARDIA C.A., esta

estructurado en tres partes, desarrolladas de manera coordinada y

adaptado a las necesidades de la organización.


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M-COMP-PRE

De este modo, se presenta una primera parte, en la que se detallan las

normas, políticas y procedimientos para las actividades de requisición,

compra y recepción de mercancía. Asimismo las normas, politicas y

procedimientos del registro y cancelación de las compras.

En la segunda parte, se muestran los formatos a utilizar por los

empleados y personas involucradas con el departamento de compras de la

empresa G. WOLTER & LA GUARDIA. Asimismo se muestran los niveles

mínimos y máximos de los productos de mayor rotación en el departamento

de compras.

Como tercera y ultima parte, se presentan los flujogramas de los

procedimientos a seguir para cada una de las actividades a ejecutar en el


En sintesis, en el diseño se establecen los objetivos, la estructura de

este en referencia a las políticas, normas y procedimientos, así, como

también la factibilidad humana, técnica y financiera, que va a darle

viabilidad al mismo.


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JUSTIFICACIÓN DEL DISEÑO

M-COMP-JU

El sistema de control interno está dirigido al departamento de compras

de G. WOLTER & LA GUARDIA C.A., donde la inexistencia de normas,

políticas y procedimientos ha traído como consecuencia una

desorganización y descontrol a nivel operativo y financiero. Por tal razón,

se elaboró un instrumento que permitirá que el personal que labora en el

departamento de compras pueda conocer cuales son las políticas, normas

y procedimientos que deben seguirse para lograr un mejor desempeño de

sus funciones y optimizar las mismas.

Este diseño esta basado en su estructura en objetivos, políticas y

estrategias, que están dirigidas a la toma de decisiones en cuanto a la

delimitación de autoridad y segregación de funciones; lo que conlleva al

logro de las actividades previamente establecidas.

De esta manera el personal adscrito al departamento de compras

tendrán la responsabilidad de cumplir con los parámetros establecidos por

la organización, que les permitirán disminuir la perdida de tiempo en la

toma de decisión y lograr un equilibrio de los costos y gastos de los

materiales.

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FUNDAMENTACION DEL DISEÑO

M-COMP-FU

El control interno en líneas generales comprende una serie de

procedimientos establecidos para vigilar las actividades de una organización;

con el propósito dar el mejor aprovechamiento de los recursos y obtener la

mayor confiabilidad de los estados financieros, permitiendo que las

operaciones de la empresa lleven el proceso de verificación de todos los

datos, en especial de aquellos que garanticen los ingresos de la organización.

Tomando en cuenta las opiniones de los autores estudiados en el marco

teórico, fueron seleccionados los puntos mas relevantes y que dieron un

incalculable aporte para la elaboración del sistema de control interno para el

departamento de compras de la empresa G. Wolter & la Guardia C.A., entre

estos autores se encuentras:

§CEPEDA, G. (1997) Auditoria. México D.F. Editorial Mc. Graw Hill

§TAWFIK, L.; CHAUVEL, A. (1996) Administración de la Producción. México.

•RODRIGUEZ, Z., VALENCIA, J. (1990) Sinopsis de Auditoria. México D.F.

Editorial Trilla.

§GOMEZ, GUILLERMO. (1994) Planeación de la Empresa. Octava Edición.

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OBJETIVOS DEL DISEÑO

M-COMP-OB

OBJETIVO GENERAL

El objetivo del sistema se centra en mejorar las actividades

inherentes al departamento de compras, orientadas a una planificación mas

efectiva y organizada de las compras.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Para dar cumplimiento al objetivo general del sistema se debe:

• Establecer las normas, políticas y procedimientos para los procesos de

requisición, compra y recepción de mercancía.

• Establecer las normas, políticas y procedimientos para el registro y la

cancelación de las compras.

• Elaborar formas y flujogramas de los procesos para el departamento de

compras.

• Definir claramente las funciones y actividades a cumplir por cada uno de

los miembros del departamento de compras.

• Establecer los niveles mínimos y máximos de los productos.

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I PARTE

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PROCESO DE SOLICITUD DE MATERIALES

OBJETIVO

Establecer un procedimiento para la requisición de materiales nacionales e

importados de acuerdo a las necesidades de la empresa, para facilitar el

acceso a la información y un mejor control de los documentos.

ALCANCE

Este procedimiento contempla desde la solicitud por parte de la oficina

principal, sucursales o clientes, aprobación y archivo y control para un

periodo determinado, según sea el caso.

POLITICAS

• Cada quince (15) dias debe efectuarse una revisión del inventario y

determinar las necesidades de material.

• Las requisiciones de materiales provenientes de las sucursales deben

ser firmadas por el Gerente de cada tienda.

• Una vez por semana cada sucursal debe pasar al departamento de

compras las necesidades de material existente.

• Los pedidos de materiales efectuados por las tiendas filiales deben

gestionarse con carácter de urgencia.

M-COMP-SO128

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M-COMP-SO

• Los vendedores no podrán efectuar solicitudes de material al


NORMAS

• Toda orden de compra nacional o internacional debe ser archivada en

una carpeta asignada para tal fin por cada analista de compra, en orden

consecutivo y anexando los siguientes documentos: copia impresa de la

requisición efectuada por la oficina principal, sucursales o clientes.

• Toda requisición de compra debe ser autorizada por el director

administrativo.

•Toda orden de compra debe contener todos los datos que describan

claramente el producto solicitado, de acuerdo a lo siguiente: cantidad,

descripción, calidad, medidas o cualquier otro identificador.

• Todas las ordenes de compras para proveedores internacionales deben

ser canalizadas única y exclusivamente por el departamento de compras.

PROCESO DE SOLICITUD DE MATERIALES

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TITULO:

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M-COMP-SO

RESPONSABLE

GERENTE DE TIENDA

y/o CLIENTE

JEFE DE COMPRAS

ACTIVIDAD

• Determina la necesidad de material

y efectúa la requisición de material

(M-COMP-FM-01) al departamento de

compras.

• Efectúa un consolidado de productos a

requerir.

• Identifica al proveedor del producto, es

decir, si es nacional o internacional.

• Revisa las especificaciones del material

solicitado, cantidades, medidas o

dimensiones y en algunos casos el lugar

donde se recibirá el material.

• Procede hacer contacto con el proveedor

para verificar existencia del producto,

descuentos de promoción, descuentos pronto

pago, acordar precios en caso de no existir

convenios y tiempo de entrega de la

mercancía.

PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE MATERIALES

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M-COMP-SO

RESPONSABLE

JEFE DE COMPRAS

DIRECTOR ADMINISTRATIVO

ASISTENTE DE COMPRA

ACTIVIDAD

• Genera la respectiva orden de compra

(M-COM-FM-02) para cada proveedor.

• Autoriza a realizar la compra del material y

firma en señal de aprobación. En el caso de

las compras Internacionales verifica las

especificaciones del producto y contacta al

proveedor.

• Transmite via fax o email al proveedor la

orden de compra (M-COM-FM-02).

• Confirma recepción de la orden de compra

(M-COM-FM-02) por parte del proveedor.

• Verifica soporte de la orden de compra.

• Archiva en su respectiva carpeta la orden

de compras (M-COM-FM-02) impresa con sus

respectivos soportes.

• Cuando se efectúan ordenes de compras a

proveedores internacionales, previamente se

establece la forma de pago y tipo de

embarque (FOB, CIF ).

PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE MATERIALES

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PROCESO PARA LA COMPRA DE MATERIALES

M-COMP-CO

OBJETIVO

Establecer un procedimiento para la adquisición de materiales nacionales e

importados, para asegurar las mejores condiciones de negociación,

entregas a tiempo, calidad y exclusividad en los productos.

ALCANCE

Este proceso contempla desde la colocación de orden de compras hasta la

llegada del material, ya sea en almacén o en el lugar indicado por el


POLITICAS

• No debe enviarse mercancía a ninguna sucursal sin antes haberse

calculado el costo, margen de utilidad en venta y sin haber sido codificado

el producto en el sistema.

• Todos los traslados de mercancía desde las empresas nacionales

ubicadas en Maracaibo, serán efectuados en vehículos de G. Wolter & la

Guardia C.A.

• Las ordenes de compra serán archivadas por espacio de un (1) año , y

posteriormente pasarán a un archivo inactivo por espacio de dos (2) años.

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TITULO:

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M-COMP-CO

NORMAS

• Las compras de materiales, sin excepción, deben ser canalizadas por el


• Solo el departamento de compras puede anular ordenes de compra

cuando asi lo amerite el caso.

• No se debe adquirir material si antes no se tienen por escrito las

condiciones de negociación y lista de precios por parte de los proveedores.

• Las negociaciones con proveedores internacionales solo deben ser

efectuadas por el director administrativo.

• Antes de ingresar a un proveedor en el sistema debe efectuarse

previamente una evaluación de tipo financiera, administrativas y técnica.

PROCESO PARA LA COMPRA DE MATERIALES

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TITULO:

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RESPONSABLE

ASISTENTE DE COMPRA

JEFE DE COMPRAS

ASISTENTE DE COMPRA

ACTIVIDAD

• Cumplido el tiempo acordado por cada uno de

los proveedores para la entrega de la mercancía

y en caso de no haberse recibido la notificación

de despacho, se procede a establecer contacto

via telefónica o email con dicho distribuidor para

precisar la fecha en la cual G. Wolter & la

Guardia C.A., podrá disponer de la mercancía.

• Cuando el proveedor no este ubicado en

Maracaibo y no preste servicio de flete, se

procede a ubicar la empresa transportista mas

idónea para realizar la logística de transporte.

• Envía al jefe de compras notificación de la

empresa seleccionada para efectuar el traslado

de la mercancía.

• Revisa y autoriza el traslado de la mercancía.

• Efectúa notificación al proveedor indicando los

datos del vehículo y el conductor que retira la

mercancía consignada a nombre de G. Wolter &

la Guardia C.A.

PROCEDIMIENTO PARA LA COMPRA DE MATERIALES

M-COMP-CO134

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TITULO:

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RESPONSABLE

ASISTENTE DE COMPRAS

ACTIVIDAD

• Remite via fax a la empresa que realiza el

traslado de la mercancía, carta de

autorización e información del destino de la

mercancía, para que el conductor la presente

al momento de cargar y entregar el material.

• Procede a la apertura del código del

producto, registra en sistema e ingresa

detalladamente el material por primera vez en

el stock de almacén, si el producto ya existe

se actualizan los campos necesarios.

• En caso de no corresponder a un pedido

con despacho directo hacia algún cliente, se

envía al jefe de deposito copia de la orden de

compra (M-COM-FM-02) para que esté en

conocimiento del material a recibir y tome las

acciones necesarias al momento de la llegada

de la mercancía.

M-COMP-CO


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TITULO:

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RESPONSABLE


ACTIVIDAD

• Cuando se trata de pedidos directos, se le

envía notificación al cliente donde se indique

la fecha estimada de recepción de su

mercancía y se le informa que debe firmar,

sellar y devolver al departamento de compras

dicha notificación, cuando ya se haya recibido

el material.

M-COMP-CO


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PROCESO DE RECEPCIÓN DE MATERIALES

M-COMP-RE

OBJETIVO

Establecer los lineamientos para la recepción de materiales, con la finalidad

de garantizar que los materiales recibidos cumplan con los requerimientos

establecidos por la empresa.

ALCANCE

Comprende desde la llegada de la mercancía hasta la entrega de

documentos con su respectivo reporte recepción al departamento de

compras.

POLITICAS

• El encargado del deposito debe enviar diariamente al departamento de

compras el reporte de relación de la mercancía recibida con su respectiva

documentación.

• Cualquier avería o rotura de mercancía ocasionada por negligencia de

alguno de los trabajadores del deposito le será descontado el costo de la

mercancía a dicho trabajador.

• Cuando se trata de material recibido como muestras para la exhibición, el

encargado de deposito recibe, chequea y notifica al departamento de

compras la llegada del mismo.

• Las muestras recibidas no permanecerán mas de dos dias en el deposito

de materiales.

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TITULO:

PAG.




M-COMP-RE

NORMAS

• Toda mercancía a nombre de G. Wolter & la Guardia C.A., será recibida

en el galpón 99, designado como deposito principal siempre que no

corresponda a despachos directos a clientes.

• La recepción de la mercancía se efectuará en el area de deposito

destinada para tal fin de acuerdo al horario establecido y previamente

notificado a los proveedores.

• Es responsabilidad del jefe de deposito verificar la recepción de los

materiales de acuerdo a la orden de compra.

• Los materiales que no correspondan con las especificaciones indicadas

deben ser devueltos a los proveedores y notificar al departamento de

compras.

• El jefe de deposito debe realizar la recepción de materiales con los

soportes o documentación necesaria del proveedor, tales como: nota de

entrega y guía de despacho.

PROCESO DE RECEPCIÓN DE MATERIALES

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TITULO:

PAG.




PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE MATERIALES

M-COMP-RE

ACTIVIDAD

• Una vez que la empresa encargada del

traslado de la mercancía retira el material

desde la planta del proveedor, entrega la

mercancía en el deposito principal de G.

Wolter & la Guardia C.A. Se recibe entonces

el material y se procede a verificar

físicamente que el mismo cumple con las

características cualitativas y cuantitativas

requeridas por la empresa.

• Verificar los documentos enviados por el

proveedor (nota de entrega, guía de despacho

o cualquier otro documento necesario) y coteja

que los datos concuerden con la información

de la orden de compra.

• Recibe del transportista la copia de la factura

del flete.

• Elabora planilla de control de recepción de

mercancía (M-COM-FM-03) donde se

registran las cantidades recibidas y todas las

observaciones relacionadas con la compra.

RESPONSABLE

JEFE DE DEPOSITO

JEFE DE DEPOSITO

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TITULO:

PAG.




M-COMP-RE

ACTIVIDAD

• Cuando se recibe mercancía defectuosa o

cuando exista inconformidad con algún

material (devoluciones o roturas) se realizan

las observaciones pertinentes en la nota de

entrega del proveedor y en la planilla de

control de recepción (M-COM-FM-03) de G.

Wolter & la Guardia C.A.

• Envía al departamento de compras toda

documentación recibida conjuntamente con la

planilla de control recepción de material.

• Recibe, verifica y organiza la

documentación de la compra: factura, nota de

entrega, guia de despacho, factura de flete,

control de recepción de materiales

(M-COM-FM-03) con sus respectivos

soportes y los envía al jefe de compras.

• Efectúa análisis de la compra, para

determinar el costo real del producto.

RESPONSABLE

JEFE DE DEPOSITO

ASISTENTE DE COMPRA

JEFE DE COMPRAS


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TITULO:

PAG.




M-COMP-RE

ACTIVIDAD

• Devuelve documentación al asistente de

compras para que los archive en la carpeta de

compras pendientes por procesar y envía al

director administrativo análisis de la compra.

• Revisa análisis y establece márgenes de

utilidad por producto.

• Envía al asistente el análisis de la compra, ya

con el costo de venta real y sus respectivos

porcentajes de utilidad en venta al mayor y al

detal que tendrá dicho producto.

RESPONSABLE

JEFE DE COMPRAS



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CODIGO

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TITULO:

PAG.





M-COMP-CO

OBJETIVO

Establecer un procedimiento para el registro de las compras nacionales e

importadas, para asegurar un control interno mas eficiente en relación a las

transacciones procesadas en el departamento de compras.

ALCANCE

Este procedimiento contempla la entrada de la existencia en el inventario y

la creación de la respectiva cuenta por pagar.

POLITICAS

• Las compras ya procesadas que no hayan sido verificadas y firmada por

el jefe de compras, no pueden ser pasadas al departamento de

contabilidad.

• Las compras deben registrarse en el mismo mes que se generan.

• El jefe de compras debe chequear diariamente las compras procesadas

en el modulo de compras y verificar que se creo el compromiso de pago en

el modulo de cuentas por pagar.

• Las compras se registrarón después de haberse recibido la mercancía en

el almacén.

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TITULO:

PAG.





M-COMP-CO

NORMAS

• Al momento de registrase una compra se debe chequear que la nota de

entrega y/o factura contiene el sello de recibido y la firma del encargado del

almacén, con sus respectiva soportes.

• Las compras deben ser registradas haciendo la separación del monto

correspondiente al I.V.A y la base imponible.

• En caso de que la orden de compras (M-COM-FM-02) contemple varios

renglones y algunos de ellos presenten diferencia con lo requerido, se

procede a devolver únicamente ese renglón, solicitando al proveedor que

emita nota de crédito y se coloca la observación en la documentación.

Registrandose la compras por las cantidades reales recibidas.

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CODIGO

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TITULO:

PAG.




M-COMP-CO

ACTIVIDAD

• Verifica que todos los datos

correspondientes a la compra y al proveedor

estan correctos.

• Chequea el tiempo de credito otorgado por

el proveedor para la cancelacion de la

mercancia.

• Registra la compra en el sistema, a traves

del modulo de compras.

• Verifica el monto correspondiente a la base

imponible y el monto del Impuesto al Valor

Agregado (I.V.A).

• Rectifica los descuentos otorgados por el

proveedor en cada producto.

• Imprime la planilla que emite el sistema

donde se proceso la compra.

• Revisa y firma el señal de conforme y

coloca sello de procesada.

RESPONSABLE

ASISTENTE DE COMPRA

JEFE DE COMPRA

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE LA COMPRA

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CODIGO

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TITULO:

PAG.




M-COMP-CO

ACTIVIDAD

• Envía al departamento de contabilidad el

formato de “compra procesada” con sus

respectivos soportes y deja copia para el

archivo del proveedor la cual debe entregar al

asistente de compra para que la archive.

• Cuando se trata de compras de materiales

pertenecientes al stock de G. Wolter & la

Guardia C.A., o muestras para exhibición, se

elabora y envía planilla de Ingreso de

Material (M-COM-FM-04) a las respectivas

sucursales, notificando llegada de la

mercancía la cual puede ser solicitada al

deposito principal y exhibir para la venta.

• Cuando la mercancía es enviada

directamente al cliente se genera la factura

de crédito y se envía al departamento de

administración con sus respectivos soportes

para que realice la gestión de cobranza.

RESPONSABLE

JEFE DE COMPRA

ASISTENTE DE COMPRA

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE LA COMPRA

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PAG.




M-COMP-CO

OBJETIVO

Establecer un procedimiento para la cancelación de las compras nacionales

e importadas y asegurar un control interno mas eficiente en relación a los

desembolsos efectuados por el departamento de compras.

ALCANCE

Comprende desde que se procesa la compra hasta se efectúa el pago al

proveedor.

POLITICAS

• Semanalmente el Jefe de compras debe elaborar un análisis de

vencimiento de las facturas de proveedores, con la finalidad de cumplir con

los compromisos adquiridos.

• Los pagos a proveedores se efectuaran los dias Jueves de cada semana.

• Diariamente se deben consultaran via Internet los saldos de las cuentas

bancarias, para verificar la disponibilidad y cotejar contra libro de banco.

• El pago a los proveedores internacionales se hará tomando como

referencia el cambio del dólar del dia que se efectúa la cancelación.

CANCELACIÓN DE LA COMPRA

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M-COMP-CO

CANCELACIÓN DE LA COMPRA

NORMAS

• El departamento de compras envía notificación al departamento de

contabilidad, de las facturas vencidas y por vencerse que pueden ser

canceladas para que sea elaborado el cheque, esto en el caso de los

proveedores nacionales, cuando se trate de proveedores internacionales se

efectuara la transferencia en moneda extrajera.

• El Jefe de compras se encargara de notificar al proveedor la cancelación

de la factura pendiente de pago o informar la emisión del cheque para que sea

retirado.

• Esta actividad debe ser supervisada por el Director Administrativo de la

empresa G. Wolter & la Guardia C.A, quien es la persona encargada de

autorizar los pagos, firmar los cheques y las transferencias bancarias.

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PAG.




PROCEDIMIENTO PARA LA CANCELACIÓN DE LA COMPRA

M-COMP-CO

ACTIVIDAD

• Efectúa análisis de vencimiento de las

facturas vencidas y por vencerse, utilizando

como herramienta de apoyo las hojas de

cálculos.

• Chequea a través de Internet la

disponibilidad bancaria Vs. Desembolso a

efectuarse por concepto de cancelación de

mercancía.

• Evalúa por prioridades y elabora el reporte

de las facturas que pueden ser canceladas y

remite al departamento de contabilidad para

que gestione la cancelación.

• Si se trata de proveedores nacionales se

elaboran los cheques respectivos y en el

caso de los proveedores internacionales se

emite carta dirigida al banco para que efectúe

transferencia en moneda extrajera.

RESPONSABLE

JEFE DE COMPRAS

DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD

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PROCEDIMIENTO PARA LA CANCELACIÓN DE LA COMPRA

M-COMP-CO

ACTIVIDAD

• Verifica, autoriza y firma el pago a los

proveedores.

• Notifica al departamento de compras los

cheques y trasferencias efectuadas.

• Verifica que el monto de la cancelación

corresponde al monto de la factura.

•Notifica a telefónicamente o via email a los

proveedores la emisión del pago de sus

facturas.

RESPONSABLE


DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD

JEFE DE COMPRAS

149

MANUAL DE COMPRAS

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TITULO:

PAG.




II PARTE

150

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G. WOLTER & LA GUARDIA C.A.Km. 7 Carretera Vía el Moján, Zona Industrial norte Galpón 99 Diagonal a Concretos Moldeados, Maracaibo Edo-Zulia.Telf: 0261- 7573810, 7490006

REQUISICION DE MATERIALCliente(s):

Dirección:

Fecha : / / Fecha de Entrega: / / Vendedor:

TOTAL Bs.

NOTA: No aceptamos reclamos después de entregada la mercancía.Cobramos intereses a la taza Bancaria Vigente.

Firma del Cliente Y Sello.

No. 0000

CANT. PRODUCTO P.UNIT. TOTAL

M-COMP-FM-01151

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PAG.




REQUISICIÓN DE MATERIAL

Se debe elaborar un original y un duplicado, la cual referirá los siguientes ítems:

� Original : Requisición de Material Unidad Solicitante.

� Duplicado : Departamento de Compra.

Cliente (s): Debe ser llenado con el nombre del cliente ya sea persona natural o jur ídica.

Dirección: Este renglón contendrá la ubicación exacta del solicitante.

Nro.: Contiene el numero de la requisición.

Fecha: Deben ingresar el periodo correspondiente al día, mes y año en que se llena el formulario.

Fecha de Entrega: Indica la posible fecha en que será entregado el material requerido.

Vendedor: Nombre de la persona encarga de haber realizado la operación.

Cant: Numero exacto del material solicitado.

Producto: Renglón donde se procede a describir las cualidades ó detallesque posee la mercancía (especificaciones del producto).

P. Unit: Precio unitario del (los) articulo(s) pedido (s).

Total: Sub total en Bolívares del monto general de la requisición.

Total Bs.: Lugar donde se registra la cantidad absoluta del importe generado por el monto de la requisición.

Firma y Sello del Cliente (s): Lugar donde queda plasmado la aceptación y conformidad, por parte del cliente en relación con la solicitud requerida .


M-COMP-FM-01152

MANUAL DE COMPRAS

CODIGO

REV. 0Fecha:

10-12-2001

TITULO:

PAG.





ORDEN DE COMPRA

Proveedor: RIF: NIT: Fecha: / /

Dirección:

Telf:

Cantidad Descripción Costo

TOTAL NETO

Observaciones:

Elaborado Por: Firma / Sello:

Aprobado Por:

Total

No. 0000

FORMATO PARA ORDEN DE COMPRA

M-COMP-FM-02153

MANUAL DE COMPRAS

CODIGO

REV. 0Fecha:

10-12-2001

TITULO:

PAG.




ORDEN DE COMPRASe deben elaborar un original y dos (2) duplicado, en los cual mencionaran los siguientes ítems:

� Original : Orden de Compra Unidad Proveedor.� Duplicado : Departamento de Compra.� 2 Duplicado : Departamento de Almacén.

Proveedor: Contiene la identidad del sujeto que suministrara el material solicitado ya sea persona natural o jur ídica.Dirección: Este renglón contendrá la ubicación exacta del proveedor.Orden de Compra Nro.: Contiene el numero de la orden de compra.Fecha: Deben ingresar el periodo correspondiente al día, mes y año en que se realiza la solicitud .Telf: Indica el numero telefónico del proveedor que suministrara el material requerido.Cant: Numero exacto del material requerido (metros, piezas, cajas, paletas).Descripción: Renglón donde se procede a describir las cualidades ó detallesque posee la mercancía (especificaciones del producto).Costo: Precio unitario del (los) articulo(s) pedido(s).Total: Sub total del monto general de la orden.Total Neto: Lugar donde se registra la cantidad absoluta del importe generado por el monto de la orden.Observaciones: Contiene información adicional que no ha sido señalada en la orden de compra.Elaborado Por: Contendrá el nombre de la persona encarga de realizar la operación.Firma y Sello del Cliente (s): Lugar donde queda plasmada la aceptación y conformidad, por parte del cliente en relación con la solicitud requerida .Aprobado Por: Nombre de la persona encarga de haber realizado la aprobación de dicha solicitud.

FORMATO PARA ORDEN DE COMPRA

M-COMP-FM-02154

MANUAL DE COMPRAS

CODIGO

REV. 0Fecha:

10-12-2001

TITULO:

PAG.




FORMATO PARA EL CONTROL DE RECEPCION DE MATERIAL

M-COMP-FM-03155

MANUAL DE COMPRAS

CODIGO

REV. 0Fecha:

10-12-2001

TITULO:

PAG.




CONTROL DE RECEPCIÓN DE MATERIALSe deben elaborar un original y un duplicado, la cual hará mención de los ítems siguientes:

� Original : Control de Recepción Unidad Almacén.� Duplicado: Departamento de Compra.

Proveedor: Identificación de del sujeto que suministrara el material recibido ya sea persona natural o jurídica.Fecha: Correspondiente al día, mes y año en que se elabora la planilla .No. de Fact.: Numero de la factura asignada a la orden de compra solicitada.No. de Orden Emitida: Numero del documento con el cual relacionara el control de recepción de material de la orden de compra solicitada.Descripción: Especificaciones del producto.Código: Numero asignado por el departamento de compra para identificar del material solicitado.Calidad: Renglón donde se procede a describir las cualidades ó detalles que posee la mercancía (especificaciones del producto).Medida: Tamaño dimensiones del material recibido.Piezas Caja: Indicación de las piezas que contiene las cajas de cualquier producto.Metro Caja: Se indica los metros que contiene una caja. Caja Pale: Se describe la cantidad de caja que contiene una paleta o estiba.Caja: Numero de caja recibida.Pieza: Numero de piezas de mercancía recibida.Total : Monto total de la mercancía .Observaciones: Contiene información que no ha sido señalada en la recepción del material.Recibido Por: Contendrá el nombre de la persona responsable de la recepción de la mercancía .Entregado a : Contendrá el nombre de la persona que recibe la planilla en el departamento de compras.

FORMATO PARA EL CONTROL DE RECEPCION DE MATERIAL

M-COMP-FM-03156

MANUAL DE COMPRAS

CODIGO

REV. 0Fecha:

10-12-2001

TITULO:

PAG.





FECHA:

Pieza Metros Caja Total %Codigo Medida Caja Caja Pale Cajas Piezas Recibido Costo Utilidad

OBSERVACIONES:

Elaborado por:

INGRESO DE MATERIAL

CantidadDescripción de Material

M-COMP-FM-04

FORMATO DE INGRESO DE MATERIAL EN ALMACÉN

157

MANUAL DE COMPRAS

CODIGO

REV. 0Fecha:

10-12-2001

TITULO:

PAG.




INGRESO DE MATERIAL EN ALMACÉN

Se deben elaborar un original y tres (3) duplicado, el cual se mencionan lo siguiente:

� Original : Departamento de compra.� 3 Duplicado : Sucursales de Wolter & la Guardia

Fecha: Deben ingresa el periodo correspondiente al día, mes y año en que se elabora la planilla.Descripción: Renglón donde se procede a describir las cualidades ó detallesque posee la mercancía (especificaciones del producto).Código: Numero asignado por el departamento de compra para identificar del material solicitado.Medida: Tamaño dimensiones del material recibido.Piezas Caja: Indicación de las piezas que contiene las cajas de cualquier producto.Metro Caja: Se indica los metros que contiene una caja. Caja Pale: Se describe la cantidad de caja que contiene una paleta o estiba.Caja: Numero de caja recibida.Pieza: Numero de piezas de mercancía recibida.Total Recibido : Monto total de la mercancía ..Costo : Costo de venta de la mercancía recibida .% de Utilidad : Se refiere a la utilidad esperada por la venta de la mercancíarecibida.Observaciones: Contiene información que no ha sido señalada en el ingreso del material.Elaborado Por: Contendrá el nombre de la persona encarga de realizado la recepción.

FORMATO DE INGRESO DE MATERIAL EN ALMACÉN

M-COMP-FM-04158

MANUAL DE COMPRAS

CODIGO

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10-12-2001

TITULO:

PAG.




NIVELES MINIMO Y MAXIMO DE PRODUCTOS

M-COMP-NMM159

MANUAL DE COMPRAS

CODIGO

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10-12-2001

TITULO:

PAG.




III PARTE

160

MANUAL DE COMPRAS

CODIGO

REV. 0Fecha:

10-12-2001

TITULO:

PAG.




SUCURSAL Y/O

CLIENTE

JEFE DE COMPRAS



Determina falta de material

Consolida materiales a

requerir

Proveedor nacional

No

Revisa especificaciones

del material

Hace contacto con proveedor

Autorización de compra

Transmite orden de compra al

proveedor

Genera orden de compra

Verificación recepción orden de compra con

proveedor

Revisión de soportes

Archiva orden de compra

FIN

SI

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE REQUISICION DE MATERIAL

M-COMP-F1161

MANUAL DE COMPRAS

CODIGO

REV. 0Fecha:

10-12-2001

TITULO:

PAG.




ASISTENTE

DE COMPRA

JEFE DE

COMPRAS

Realiza llamada a proveedor

Aprueba traslado de mercancía

Proveedor Presta servicio

de flete

No

Ubica flete

Emite autoriza -ción para flete

Si

Notifica vehículo que retirara la

mercancía

Notificación de traslado

PROVEEDOR

Recibe notificación del

vehículo que retirara la mercancía

JEFE DE

DEPOSITO

EMPRESA DE

TRANSPORTE

Recibe carta de autorización para retirar la

mercancía

Recibe orden de compra

Envía copia de la orden de compra

Crea código

Despacho directo a cliente

Si1

No

FIN

Archiva orden de compra

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE MATERIAL

M-COMP-F2162

MANUAL DE COMPRAS

CODIGO

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10-12-2001

TITULO:

PAG.




ASISTENTE DE COMPRA

Recibe notificación de la fecha estimada de

recepción de mercancía

CLIENTES

FIN

Notifica

fecha

estimada de

envío de mercancía

1

Archiva documento en

espera de recepción de la mercancía

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE MATERIAL

M-COMP-F2.1163

MANUAL DE COMPRAS

CODIGO

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10-12-2001

TITULO:

PAG.




ASISTENTE

DE COMPRAPROVEEDOR TRANSPORTISTAS

JEFE DE

DEPOSITO

JEFE DE

COMPRA

DIRECTOR ADMINISTRAT.

Entrega de

mercancía

Despacho directo a cliente

Carga la mercancía

No

FIN

Recibe material

Esta conforme

Verifica físicamente

Verifica documento

Recibe verifica y organiza

documentos

Efectúa análisis de la compra

Recibe análisis de la compras

Si

Si

No

Envía documentos

Envía documentos de la compra

Archiva en carpeta

pendiente por

procesar

Establece márgenes de utilidad

Devolución de

mercancía

Elabora control de recepción de

mercancía

1

Envía análisis con los %de

utilidad

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE RECEPCION DE MATERIAL

M-COMP-F3164

MANUAL DE COMPRAS

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10-12-2001

TITULO:

PAG.




CLIENTES ASISTENTE DE COMPRA

JEFE DE

DEPOSITO

Recibe verificación de

mercancía

FIN

Recibe, verifica y organiza

documentos

Efectúa

análisis de

compra

Recibe análisis de compras

Envía

documentos de

compra

Establece márgenes de utilidad


Devuelve firmada

notificación de recepción de

mercancía

1

Archiva en carpeta

pendiente por

procesar

Envía análisis con los %de

utilidad

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE RECEPCION DE MATERIAL

M-COMP-F3.1165

MANUAL DE COMPRAS

CODIGO

REV. 0Fecha:

10-12-2001

TITULO:

PAG.




JEFE DE COMPRAS

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

SUCURSALES

Verifica datos Revisa y firma

registro de la compra

Verifica monto dela base

imponible e IVA

Recibe planilla y Soportes de la

compra

Reciben planilla ingreso de

material

Registra compra en el sistema

Evalúa plazo de crédito de la

compra


Rectifica descuento del

proveedor

Imprime/planilla de compra

Archiva copia

Elabora factura de crédito al

cliente

ADMINISTRACION

Mercancía para stock

Elabora planilla de ingreso de

material

No

Si

Recibe factura para gestionar la cobranza

FIN

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE LA COMPRA

M-COMP-F4166

MANUAL DE COMPRAS

CODIGO

REV. 0Fecha:

10-12-2001

TITULO:

PAG.




FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE CANCELACION DE LA COMPRA

M-COMP-F5

DIRECTOR ADMINISTRATIVO PROVEEDOR

Efectúa análisis de vencimiento

Verifica, autoriza y firma

Cheque disponibilidad

Bancaria

JEFE DE COMPRAS

Elabora Reporte de Facturas a

Pagar

Proveedor es

Nacional

Elabora Cheque

Si

FIN

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

Verifica Pago

Recibe Planifica de Facturas por

cancelar

Notifica Emisión de cheques y transferencias

No Elabora carta para efectuar Transferencia

Bancaria

Recibe notificación

Informa la Cancelación de

Factura

167

MANUAL DE COMPRAS

CODIGO

REV. 0Fecha:

10-12-2001

TITULO:

PAG.




La aplicación del diseño de un sistema de control interno para el

departamento de compras de la empresa G. WOLTER & LA GUARDIA C.A., es

factible; solo se necesita la aprobación por parte del director administrativo y la

disposición de los empleados del departamento para adaptar el nuevo sistema.

Los recursos y costos necesarios para implementar el diseño son completamente

accesibles, puesto que lo que se pretende es que el personal trabaje bajo el

sistema y se adapte al mismo.

Recursos humanos.

La empresa cuenta con disponibilidad de personal que pueda encargarse

de llevar a cabo la gestión de compras, sin embargo, es necesario brindar una

inducción a los integrantes del departamento de compras, en la cual se indique

cuales son los cambios que se llevaran a cabo durante la implantación y uso del

sistema de control interno para las compras de materiales.

El personal actual del departamento de compras será el encargado de

llevar a cabo todas las gestiones necesarias para que la implantación del sistema

sea efectiva.

M-COMP-AD


168

MANUAL DE COMPRAS

CODIGO

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10-12-2001

TITULO:

PAG.




Recursos tecnológicos.

Aunque el sistema de control interno es nuevo para la empresa, ésta

cuenta con los recursos necesarios para su implementaron; tales como:

computadores, teléfonos, fax, correo electrónico, maquinas sumadores, entre

otros.

Recurso financiero.

La empresa G. WOLTER & LA GUARDIA C.A., es una organización con

un capital social de 100.000.000,oo Bs., por lo tanto para la implantación del

sistema de control interno se hacia necesario disponer de una inversión

aproximada a los 3.500.000,oo Bs., entre el equipo de computación,

adiestramiento del personal y asesorías profesionales, sin embargo, la

empresa ya contaba de antemano con los recursos indicados, por lo tanto no

fue necesario efectuar ningún desembolso, en pocas palabras existía la

factibilidad económica para su implantación.


M-COMP-FT169

CODIGO MANUAL DE COMPRAS Fecha

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