EL PROCESO ADMINISTRATIVO A TRAVS DE SUS PRINCIPALES TERICOS

Las descripciones de la realidad administrativa en la empresa realizadas por Henry Fayol (1908), explican la actividad administrativa mediante la accin de distintas etapas.

La corriente de pensamiento administrativo iniciada por Fayol fue continuada por autores como: Gulick, Urwick, Newman, Terry y, otros.

Todos reconocen a la Administracin como un proceso, pero difieren en las etapas que contiene. Sin embargo, stas no se alejan sustancialmente de lo planteado por Fayol.

i.- PLANTEAMIENTO DE HENRY FAYOL

Segn este autor la administracin ocupa gran parte del quehacer de la gerencia, aunque est repartida en toda la empresa. Las etapas que considera son:Prever (prvoir): es decir, escrutar el futuro y articular el programa de accin;Organizar (organiser); es decir, constituir el doble organismo material y social de la empresa; Dirigir (Commander); es decir, hacer funcionar el personal;Coordinar (Coordonner); es decir, relacionar, unir, armonizar todos los actos y todos los esfuerzos;Controlar (Contrler); es decir, procurar que todo se desarrolle de acuerdo con las reglas establecidas y las rdenes dadas.

i.- PLANTEAMIENTO DE HENRY FAYOL

Fayol sostiene que las funciones administrativas estn repartidas entre la cabeza y los miembros del cuerpo social, de las definiciones dadas para cada una de stas se podra deducir, que ms bien, son funciones a desempear esencialmente en el nivel gerencial. Del anlisis de las etapas no es posible precisar cuales seran las acciones administrativas que se sitan en el pice de estructura de la organizacin y cual se reparten en los niveles intermedios y operativos. La validez histrica de lo planteado por Fayol, radica en haber abierto el campo a la discusin y el estudio en la materia, desde la cual se ha seguido construyendo la actual Teora del Proceso Administrativo.

ii.- LAS ETAPAS DE LUTHER GULICK

Plantea que el proceso Administrativo est formado por las siguientes etapas:Planificar (Planning): Es decir, formular en trminos generales, que se necesita hacer y que mtodos deben utilizarse para lograr el objetivo establecido por la empresa.Organizar (Organizing): Es decir, establecer las lneas de autoridad formal por medio de la cual se disponen, se definen, se coordinan las subdivisiones del trabajo para el objetivo propuesto.Administracin del Personal (Staffing): es decir, toda la funcin consistente en reclutar y adiestrar al personal y en mantener condiciones favorables de trabajo.

ii.- LAS ETAPAS DE LUTHER GULICK

Dirigir (Directing): Es decir, realizar la tarea continua de tomar decisiones y formularlas por medio de rdenes, instrucciones especficas y generales, y actuar como lder de la empresa.Coordinar (Coordinating); se refiere a la tarea importante de relacionar entre s las diferentes partes del trabajo.Informar (Reporting): Es decir, informar constantemente a las personas relacionadas con el ejecutivo de lo que est realizando; esto supone que el mismo y sus subordinados se mantienen informados por medio de expedientes, investigaciones e inspecciones.Presupuestar (Budgeting): Es decir, ocuparse de todas las tareas relativas a la formulacin, presentacin, ejecucin y control del presupuesto.

ii.- LAS ETAPAS DE LUTHER GULICK

A diferencia de Fayol, quin, como ya se dijera plantea la actividad administrativa como una accin que ocurre en todos los niveles de la organizacin, para Gulick, el proceso administrativo constituye una serie de etapas propias de la funcin ejecutiva, o como expresamente lo dice el trabajo del Director.A pesar de que su proposicin es una adaptacin del anlisis funcional elaborado por Henry Fayol (afirmacin del autor) No obstante, Gulick afirma que dependiendo del tamao de la Organizacin se puede producir una divisin de estos elementos dada la imposibilidad fsica del director de asumir todas las tareas.

ii.- LAS ETAPAS DE LUTHER GULICK

Por lo tanto, la propuesta de Gulick tiene una importante discrepancia con Fayol, en cuanto a situar la accin administrativa en la Organizacin.

No obstante, esta diferente visin en torno al mbito de aplicabilidad. Su punto de acuerdo est en considerar que estas acciones permitan alcanzar con xito los objetivos de la Organizacin.

iii.- LAS ETAPAS SEGUN LINDALL URWICK.

Analiza autores como Henry Fayol, Mooney y otros, llegando a considerar como etapas del proceso administrativo las que a continuacin se sealan, y que denomina Principios de Administracin:PRONSTICO: Se sustenta en la investigacin (Principio) de los hechos. Este debe ser hecho en trminos que correspondan con las realidades de la situacin , con el objetivo general y al programa amplio de la Empresa;

PLANIFICACIN: El propsito de la planificacin es obtener accin sistemtica de acuerdo con el objetivo general y programa de la empresa; ver que el programa de operaciones se lleve a cabo ajustadamente.

iii.- LAS ETAPAS SEGUN LINDALL URWICK.

ORGANIZACIN Y COORDINACIN: Determinacin de qu actividades son necesarias para obtener un propsito cualquiera (o plan) y ordenarlas en grupos que puedan asignarse a diversas personas, cuyo propsito es integrar los diversos esfuerzos, esto es, coordinarlos.

DIRECCIN: El objetivo de la direccin es asegurar el inters general y ocuparse de que ste no sea intervenido por los intereses individuales. El propsito del mando como tal, o sea l por qu alguien debe tener la responsabilidad de emitir rdenes, de dirigir, se expone en el sexto y duodcimo principio de Fayol. (Subordinacin del inters particular al inters general. Y estabilidad del personal.)

CONTROL: Quiere decir el ver que todo se haga de acuerdo con las reglas y las instrucciones que se han emitido.

iii.- LAS ETAPAS SEGUN LINDALL URWICK.

Para Urwick, el problema de la funcin administrativa est asociado al cumplimiento de una serie de principios que se han de cumplir para que la accin de la empresa se logre con efectividad.

Contina en cierta forma con la corriente de Fayol. Pero, tambin se apoya en otros autores, como Gulick y Mooney.

Es conveniente recordar que Urwick, no habla de etapas de un proceso sino de principios a seguir para que se cumplan en forma eficiente las actividades de la Organizacin.

iv.- WILLIAM NEWMAN.

Al revisar los planteamientos de William Newman, encontramos una proposicin que distingue cinco etapas segn se seala a continuacin:Planificar: Consiste en determinar lo que debe hacerse; desde este punto de vista, ella cubre un amplio campo de decisiones, incluyendo el esclarecimiento de los objetivos, el establecimiento de las polticas, la fijacin de programas, y campaas, determinacin de mtodos y procedimientos especficos y fijaciones de las previsiones diarias de trabajo.Organizar: Es la agrupacin de las actividades en unidades administrativas, necesarias para poner en accin los planes, definiendo dentro de dichas unidades las relaciones entre jefes y subordinados.Coordinar los Recursos: Esto es, obtener para la empresa, el personal directivo, los bienes de capital, los elementos materiales y otros bienes y servicios para poner en ejecucin los planes.

iv.- WILLIAM NEWMAN.

Dirigir: Es emitir instrucciones; este proceso incluye el aspecto vital de asignar los planes a quienes son responsables de su puesta en prctica. Tambin incluye la relacin diaria entre el jefe y sus subordinados.

Controlar: Es verificar que los resultados de la operacin se ajusten, tanto como sea posible, al plan pre-establecido. Esto involucra el establecimiento de patrones o standards de trabajo, conocer la motivacin del personal para obtener esos standards de trabajo, la comparacin de los resultados reales con el standard y poner en prctica la accin correctiva necesaria cuando los resultados se desven del plan.

iv.- WILLIAM NEWMAN.

Como se observa, las etapas que considera Newman mantienen la lnea de los autores que se han presentado anteriormente. Se podra decir que ordena y simplifica las acciones asociadas a cada etapa. Sin embargo, al sealar que es un proceso bsico de la Direccin sita al Proceso Administrativo como un quehacer esencial del pice de la estructura organizacional.

Su postura s es coincidente con Fayol, Gulick y Urwick al afirmar que este proceso tiene por finalidad lograr en forma eficiente los objetivos que la empresa persigue.

v.- GEORGE R. TERRY.

Con George Terry, nos encontramos ante una nueva proposicin, ste sostiene que la Administracin esta asociada al Dirigente y las funciones fundamentales son:

Planeacin; Es escoger y relacionar hechos para prever y formular actividades propuestas que se suponen necesarias para lograr resultados deseados. Organizacin: Es el arreglo de las funciones que se estiman necesarias para lograr el objetivo y es una indicacin de la autoridad y la responsabilidad asignadas a las personas que tienen a su cargo la ejecucin de las funciones respectivas.

v.- GEORGE R. TERRY.

Ejecucin: Es hacer que todos los miembros del grupo se propongan lograr el objetivo de acuerdo con los planes y la organizacin hechos por el jefe administrativo.

Control: Proceso para determinar lo que se est llevando a cabo, valorizarlo y, si es necesario, aplicando medidas correctivas de manera que la ejecucin se lleve a cabo de acuerdo con lo planeado".

v.- GEORGE R. TERRY.

De lo anterior, se puede deducir que George Terry sigue los planeamientos de Fayol. Sosteniendo y explicando en forma explcita la forma en que estara distribuida la Funcin Administrativa a travs de toda la estructura organizacional,

Afirma que sta se constituye en un medio de accin de todos los niveles dirigentes ubicados en la estructura jerrquica de la organizacin. Resulta de inters la exclusin que hace de la coordinacin como etapa, por cuanto sta se encontrara asociada en todas las etapas y ms que una funcin sera un resultado de la aplicacin del proceso administrativo.

vi.- KOONTZ HAROLD Y WEIHRICH HEINZ.

Desde la creacin de su obra Principles of Management: An Analysis of Managerial functions (1955), Koontz sostiene que el proceso de administrar contiene las etapas de: planeacin, organizacin, integracin del personal, direccin y control. Y que en la actualidad Weihrich se ha dedicado a complementar con la visin del mundo actual.

El planteamiento Koontz sostiene que las funciones del administrador constituyen una forma muy til para organizar el conocimiento administrativo, no dando razones para considerar como etapas las ya sealadas.

vi.- KOONTZ HAROLD Y WEIHRICH HEINZ.

Planeacin: Implica seleccionar misiones y objetivos, as como las acciones necesarias para cumplirlos, y requiere por lo tanto de la toma de decisiones.Organizacin: Es la parte de la administracin que supone el establecimiento de una estructura intencionada de los papales que los individuos debern desempear en una empresa.Integracin del Personal: Implica llenar y mantener ocupados los puestos contenidos por la estructura organizacional.Direccin: Es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan en favor del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales, por lo tanto tiene que ver fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la administracin...Control: Consiste en medir y corregir el desempeo individual y organizacional para garantizar que los hechos se apeguen a los planes.

vi.- KOONTZ HAROLD Y WEIHRICH HEINZ.

Para Koontz y Weihrich, la coordinacin sera la esencia de la administracin y, cada etapa es un ejercicio en pro de la coordinacin.

De lo expuesto, se puede deducir que este autor, en cierta forma sigue el planteamiento de Newman, sobre todo en lo relacionado a considerar por separado la creacin de la estructura de la organizacin, de la asignacin del personal en los puestos (cargos) que se crean en esta estructura.

PUNTOS EN ACUERDO Y DIFERENCIAS.Del estudio de estas tendencias, resulta evidente la discrepancia entre los tericos administrativos sobre el problema de las etapas que se deben considerar cuando se estudia a la administracin desde el punto de vista del Proceso Administrativo. Las diferencias encontradas en general no obedecen a contenidos diferentes sino ms bien una suerte de divisin en partes diferentes es decir, en cuanto a las etapas que constituiran la funcin administrativa, salvo que algunos autores como Fayol incluyen a la coordinacin como etapa y el resto sostienen que la coordinacin es ms bien un resultado de aplicar las etapas del proceso.En esencia las discrepancias no parecen ser de tanta relevancia, pues todas las teoras expuestas cumplen con la frmula.Prever Proveer Actuar Retroalimentar.

PUNTOS EN ACUERDO Y DIFERENCIAS.

En sntesis, EL PROCESOS ADMINISTRATIVO debe: Fijar Objetivos; Dividir el trabajo; Asignar Recursos (materiales y personas); Ejecutar la tareas; y, Vigilar el cumplimiento de los objetivos, para mantener en equilibrio el sistema organizacional, con su medio ambiente, son los elementos bsicos de la accin de Administrar.

UNA PROPUESTA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO i.- FUNDAMENTOS.

En las distintas posiciones no existen diferencias esenciales al considerar la planeacin como la funcin que da inicio al proceso.Considerar por separados los elementos asociados a la estructura organizacional (puestos, personas y recursos) resulta poco necesario, la segunda etapa llamada organizacin, no es preciso dividirla.La tendencia de todos los autores con relacin a considerar los mismos contenidos para la tercera etapa, sugiere que sta debe ser la direccin.La cuarta y ltima etapa es el control, en esto coinciden la mayora de los autores estudiados.Por ltimo en esta propuesta se est de acuerdo que la coordinacin, es un efecto del ejercicio de la administracin.

UNA PROPUESTA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO i.- FUNDAMENTOS.

Por lo tanto, se propone una frmula globalizadora y simplificadora del problema, es decir, se reconoce como etapas del Proceso Administrativo: la planeacin, la organizacin, direccin y, control.

Concibindolo como un proceso universal y recursivo. Es decir, que efectivamente se realiza en toda la estructura organizacional, pero en distinto nivel de complejidad.

UNA PROPUESTA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO ii.- UN CONCEPTO.

El proceso administrativo:

Es un proceso mediante el cual se logra un objetivo predeterminado mediante el aprovechamiento eficaz y eficiente de los recursos humanos y materiales en la organizacin.

ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.

i.- PLANEACIN.Por planeacin se entiende el proceso de fijacin de los objetivos, formulacin de estrategias y polticas de accin, para lo que, han de tenerse en cuenta los factores del entorno que condicionan la viabilidad de la organizacin, as como tambin, su realidad interna, pasada y actual.

ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.

i.- PLANEACIN.Los elementos esenciales que componen esta actividad son: Informacin como punto de partida, con sta, se elaboran los supuestos que dan el marco de referencia para convertir una proyeccin ideal en un objetivo de planeacin.Se eligen las acciones generales y especficas que permiten lograr los objetivos. Se determinarn los recursos (materiales y humanos), que requieren las acciones para su realizacin. Se disea la estructura organizacional y los procedimientos para la puesta en marcha del plan.Finalmente, se disean los modelos que permitan el control del plan, una vez que est en funcionamiento.

ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.

ii.- ORGANIZACIN.

En esta etapa se reconocen dos grandes actividades, una material, encargada de obtener los recursos necesarios para el funcionamiento de los planes de la organizacin y otra funcional, que dice relacin con la estructura de la organizacin, y las distintas actividades que fluyen en ella y que es necesario realizar para cumplir con los objetivos.

ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.

ii.- ORGANIZACIN.

Su contenido esencial se puede desglosar en:Divisin del trabajo; esto implica determinar funciones y procedimientos. Da origen a los sistemas de cargos.Determinar grados de autoridad y responsabilidad; Da origen a los niveles de jerarqua (estructura). Establecindose relaciones entre las unidades operativas.Asignar el personal idneo.Asignar los recursos necesarios al personal.

ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.

iii.- DIRECCIN.

Se puede definir como la fase que pone en marcha a la organizacin.Cada miembro ejecuta sus funciones con el fin de alcanzar los objetivos de sta.Otro concepto puede ser aquel que dice; que la direccin es un conjunto de actividades que se realizan para asegurar la ejecucin del trabajo, por medio del esfuerzo de todas las personas encargadas de llevarlos a cabo.

ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.

iii.- DIRECCIN.La direccin es, una funcin eminentemente de toma de decisiones, por lo tanto es posible considerarla como un proceso, en el que intervienen tres factores de relevancia:

El factor directivo propiamente tal, tambin llamado ejecutivo, que toma las decisiones.El factor condicionante o limtrofe de la direccin, compuesto por; capacidad para tomar decisiones del directivo, los sistemas de informacin, y la capacidad de liderazgo del directivo.Factor ejecutor que pone en prctica las decisiones, compuesto por los agentes humanos calificados y comprometidos que facilitan el logro de los objetivos organizacionales.

ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.

iv.- CONTROL.

Es la fase del proceso administrativo que verifica el cumplimiento de los planes en el logro de los objetivos de la organizacin. Otro concepto, se refiere al control como; la actividad que regula los componentes y acciones de la organizacin manteniendo en el sistema un estado de equilibrio dinmico.

ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.

iv.- CONTROL.Descriptivamente la etapa de control consiste en:

Crear modelos de control y las unidades de medidas.Medicin de lo realizado.Comparar lo realizado con los modelos o los planes.Realizar evaluaciones y emitir conclusiones. Tomar las decisiones relacionadas con la implementacin de modificaciones pertinentes.