CAPITULO IV “PROPUESTA Y DESARROLLO DE UN SISTEMA DE...

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CAPITULO IV “PROPUESTA Y DESARROLLO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

GERENCIAL COMPUTARIZADO, PARA EL DEPARTAMENTO DE ENFERMERÍA; EN EL HOSPITAL NACIONAL FRANCISCO MENÉNDEZ DEL DEPARTAMENTO DE AHUACHAPÁN”

4.1 GENERALIDADES

Las empresas e instituciones de hoy día, están obligadas a mejorar sustancialmente

y sostenidamente sus labores, que arrojen los resultados para crecer y mantenerse

nuevas y más eficientes en técnicas y prácticas gerenciales para toma de decisiones

acertadas que ayuden al cumplimiento de los objetivos de la empresa según su rol

social.

El Capitulo IV del presente documento, viene a presentar lo que es propiamente el

diseño de la aplicación en sí; si bien es cierto que para entender buena parte del

contenido hay que tener conocimiento en diseño de sistemas. Se espera que la

investigación realizada sea base para una ampliación y profundización mucho

mayor, teniendo otras variables de estudio o factores diferentes a comparar los

cuales pueden arrojar otros resultados con un soporte diferente al señalado del

aportado en este documento, por tal razón se sugiere tenerse en cuenta para

investigaciones o profundizaciones sobre el tema a futuros profesionales en este

campo, para los cuales se espera aportar una guía o ayuda a los interesados en

el tema del desarrollo de software a la medida de las necesidades.

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4.2 OBJETIVOS DE LA PROPUESTA

4.2.1 OBJETIVO GENERAL

• Proponer a las autoridades respectivas de la institución, un sistema de

información gerencial computarizado, para el departamento de enfermería; en

el Hospital Nacional Francisco Menéndez del departamento de Ahuachapán.

4.2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Diseñar un sistema computarizado, que brinde información gerencial oportuna

y esencial a las jefaturas de distintos departamentos para facilitar sus labores.

• Elaborar un sistema computarizado que permita tener un mejor control en el

proceso de ejecución de procesos en los diferentes departamentos.

• Proporcionar un sistema computarizado, que permita la elección de mejores

alternativas de requisiciones.

4.3 IMPORTANCIA Y BENEFICIOS DE LA PROPUESTA El éxito de una empresa depende de la habilidad que tengan los altos ejecutivos en

la toma de decisiones. Una mala decisión afecta en forma grave la trayectoria y

crecimiento de la empresa, por tal motivo es interesante evaluar y analizar de

manera previa los cursos de acción y para eso se requiere contar con una

herramienta que permita valorar los riesgos y medir los resultados predecibles de

una decisión.

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El sistema computarizado permitirá:

• Generar y proveer información oportuna y confiable acerca de la producción

de las distintas áreas beneficiadas.

• Ofrecer mayores elementos de consulta, para facilitar toma de decisiones.

• Llevar un constante monitoreo y control de los procesos, para la adecuada

toma de decisiones y lograr así una mayor eficiencia y productividad.

Esta propuesta es importante no solo para las áreas mencionadas, sino también para

otras áreas de igual o mayor relevancia.

• Las áreas aumentarán su productividad de presentación de información de sus

labores a las jefaturas respectivas.

• El tiempo y recursos –humanos- no utilizados en el Sistema generador de

consolidado de producción, puede ser utilizado en otras funciones.

• El departamento de enfermería dispondrá de la información necesaria en

tiempo oportuno para completar los cuadros necesarios de presupuesto

institucional que demanda el ente rector, y que actualmente transcurren con

retraso.

Las ventajas de la propuesta son:

• Involucra elementos claves; como lo son recursos humanos y tecnológicos.

• La información se puede controlar y orientar para cualquier situación y realizar

consultas oportunas cuando se requiera.

• Participar y estar comprometido todo el personal de la institución para que la

información siempre esté actualizada.

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• Se logran objetivos de eficiencia en el tiempo estipulado por otras instituciones

directamente vinculadas con las labores del hospital, sin entrar en gastos

adicionales fuera de presupuesto.

4.3.1 ALCANCE DE LA PROPUESTA

La elaboración de la propuesta de un sistema automatizado de información gerencial

está orientado al Departamento de Enfermería, con la finalidad de mejorar aquellos

aspectos que necesiten ser reforzados con las distintas áreas; fortaleciendo el control

y la eficiencia de la información para que puedan ser mas productivas y

competitivas. También tiene como alcance fundamental que el sistema

computarizado sea amigable, de bajo costo y de fácil aplicación teórica y práctica

para que pueda implementarse en las instituciones.

No ofrece una auditoria, sino mas bien formas de consulta y reportes específicas de

la actividad productiva.

4.3.2 JUSTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA

El jefe de área o de departamento, debe de tener una de las características

fundamentales: la habilidad de tomar decisiones adecuadas con el fin de resolver

problemas, guiar a la institución por el camino correcto cuando se tenga que elegir

entre varias alternativas de solución. Para esto el jefe debe tener a la mano

herramientas que le brinde toda la información necesaria de las actividades de

producción de la institución.

En la actualidad, al tomar decisiones en forma intuitiva se corre el riesgo de afectar la

trayectoria de la institución, por lo que se hace necesario la utilización de la

información real para estar en condición de elegir la mas adecuada. En este caso es

donde interviene el sistema computarizado de información gerencial, proporcionando

un panorama de proceso y actividades de los departamentos y sus producciones,

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dando alternativas para tomar decisiones y lineamientos adecuados de procesos; así

también permite la consulta específica sobre actividades que se realizan en el

departamento y la producción de sus áreas, para alcanzar mejores resultados y el

logro de los objetivos de la institución.

También hay que señalar que este sistema computarizado, será de mucho beneficio

para toda la institución, ya que está tendrá la información de producción de uno de

sus departamentos mas importantes con mayor prontitud. Esta información es de

prioridad en los informes que demanda en MSPAS y el Ministerio de Hacienda para

la elaboración del Presupuesto General de la Nación y en especial del presupuesto

para la institución nosocomial de Ahuachapán.

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4.3.3 ESQUEMA DE LA PROPUESTA

Figura 7: Diagrama de etapas

DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL COMPUTARIZADO, PARA EL DEPARTAMENTO DE ENFERMERÍA; QUE

CONTRIBUYA A LA EFICIENCIA DE SUS CONTROLES INTERNOS EN EL HOSPITAL NACIONAL FRANCISCO MENÉNDEZ DEL DEPARTAMENTO DE AHUACHAPÁN

Etapas del Sistema

Etapa I Investigación Preliminar

Etapa II Análisis y Determinación de Requerimientos

Etapa III Diseño del Sistema

Etapa VI Implantación y Evaluación del Sistema

Etapa IV Desarrollo del Software

Etapa V Prueba del Sistema

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4.4 ETAPAS DEL SISTEMA

La instalación de un sistema sin la adecuada planeación puede conducir a grandes

frustraciones y causar que el sistema sea subutilizado, o peor aún, deje de ser usado

al no cumplir con las expectativas que le dieron origen. El análisis y diseño de

sistemas es una guía que permite estructurar el proceso de desarrollo de sistemas

de información.

A continuación se trata con detalle cada una de las fases de la metodología con la

finalidad de aclarar lo desarrollado en cada una de ellas.

4.4.1 ETAPA I INVESTIGACIÓN PRELIMINAR

La definición del problema conlleva el estudio del sistema de información que se

encuentra en uso. Se trata de determinar qué información se requiere y quiénes,

cuándo y por qué la necesitan llevando a cabo entrevistas con los involucrados y

realizando observaciones para desarrollar un nuevo sistema computarizado o elegir

un nuevo software comercial que se adapte a las necesidades encontradas.

Un análisis eficiente de un estudio de factibilidad comienza por hacer un estudio

sobre Análisis Costo - Beneficio, los resultados de este último para el caso; se

muestra a continuación. Como la aplicación software será generada por el grupo

investigador, la inversión puede ser considerada como nula; ya que se ha establecido

el equipo –ya existente- en el que se ha de instalar la aplicación.

El estudio de factibilidad, será el encargado de dar a conocer si la inversión a realizar

es acorde a los beneficios obtenidos.

Un breve estudio sobre Análisis Costo - Beneficio indica lo siguiente:

60

COMPARACIÓN DE CARGAS DE TRABAJO ENTRE UN SISTEMA EXISTENTE Y UNO PROPUESTO

Sistema existente Sistema propuesto Tarea Manipulación del Sistema

de información gerencial (manual)

Manipulación del Sistema generador de consolidado de producción (software)

Cantidad de personal involucradas

4 personas como mínimo 8 personas como máximo

1 persona (propuesto)

Método Manual Por computadora Personal Secretaría o enfermera,

Jefaturas de servicios y Jefatura de enfermería

Operador de computadora

Costo total para generar consolidado

320 dólares 160 dólares

Exactitud 75 % (promedio) 99.99 % Retraso 8 días 0 días Adquisición de equipo Ninguno Ninguno Tabla 2: Comparación entre el sistema que existe y sistema propuesto.

0

1

2

Personal involucradoactual Personal involucrado propuesto

Vacunación

Central de esterilización

Centro quirurgico

Oficina de enfermeria

Figura 8: Gráfica de personal involucrado actual y personal involucrado

propuesto.

61

0

20

40

60

80

100

Exactitud (%) Retraso (%)

Sistema actual

Sistema propuesto

Figura 9: Gráfica de exactitud y retraso entre el sistema actual y el propuesto.

Conclusión sobre cargas de trabajo entre un sistema existente y uno propuesto: Es notable la reducción del número de personas involucrado en el

manejo del sistema y el porcentaje en días para el retraso en la entrega de la

información. El sistema computarizado agrega casi un 25% más de exactitud a

la información que genera el sistema.

Si bien, un estudio de factibilidad está compuesto por tres áreas básicas de

estudios (técnica, económica y operacional), también es conocido que en la

actualidad las empresas buscan el mayor rendimiento con la menor inversión,

y las instituciones gubernamentales no están exentas de este tipo de

planteamiento.

4.4.1.1 FACTIBILIDAD ECONÓMICA: Los estudios de factibilidad económica incluyen análisis de costos y beneficios

(gráficas anteriores) asociados con la alternativa del proyecto. La generación

de la aplicación no incurre en gastos para la institución, por su forma y diseño,

no necesita capacitación de alto nivel, está diseñado en un ambiente ya

familiar para el usuario, y si a esto le aumentamos que la institución cuenta

con equipo y personal adecuado, la aplicación será generada sin costo para la

institución.

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Son indudables los beneficios que la institución recibiría, no solo en lo

económico, sino también en la exactitud y datos actualizados del Sistema de

Información Gerencial; que son valores intangibles de costo directo.

4.4.1.2 FACTIBILIDAD TÉCNICA: Con base a los párrafos anteriores y los datos que permitieron la elaboración

de la gráfica anterior se afirma que, aunque conociendo con certeza que

existe el equipo informático adecuado para echar andar la aplicación, aun con

la adquisición de equipo hardware la alternativa es viable. El sistema manual

actual carece de cualquier tipo de herramienta informática automatizada para

la toma de datos y elaboración de resultados.

A nivel de Departamento, la institución cuenta con el personal idóneo para

mantener la aplicación a tiempo, también cuenta con alumnos en servicio

social en esta y otras áreas; que de igual manera pueden mantener los datos

actualizados a la fecha sin costo adicional para la institución. Siendo esta otra

de las fortalezas a tomar en cuenta para el diseño.

4.4.1.3 FACTIBILIDAD OPERATIVA: Para despreciar cualquier dificultad con este tipo de factibilidad el sistema ha

sido diseñado de tal manera y en un tiempo y espacio que los posibles

usuarios esperen el nuevo sistema. El cual se ha generado con una interfaz

amigable con el usuario y sin ninguna complejidad para alimentarlo y sutil

forma de generar reportes.

En un primer período se plantea el uso en paralelo con el sistema manual

actual, hasta lograr la total aceptación de la aplicación informática. Y

finalmente la obsolescencia del sistema depende más bien de los parámetros

que el Ministerio de Salud decida cambiar.

63

4.4.1.4 ANÁLISIS COSTO BENEFICIO:

Debido a la naturaleza de la investigación y en base a parámetros de estándar

de presentación de proyectos de inversión; se hace necesario presentar a la

institución los márgenes económicos con los que se verá beneficiado y a su

vez el tiempo de recuperación de la inversión de haber sido ese el caso

presentado. Hay que hacer la aclaración necesaria que, por el rubro de la

institución es sumamente difícil manifestar su beneficio económico tangible; su

mayor ayuda se recibirá en la eficiencia de sus controles de producción,

exactitud en sus cálculos, prontitud en la entrega de documento a instituciones

controladoras y disposición de recurso humano ahora dispuesto a otras

actividades.

Costos: (una sola vez)

Hardware 350.00

Licencias 250.00

Análisis, diseño e implementación 1,200.00

Total 1,750.00

Tabla 3: Costos del sistema propuesto.

Beneficio: (mensual)

Ahorro de sueldos 160.00

Ahorro en papel 4.00

Refuerzo a otras actividades 160.00

Total 364.00

Tabla 4: Beneficio del sistema propuesto.

64

Número de meses mes 1 mes 2 mes 3 mes 4 mes 5

Ahorro mensual $364.00 $364.00 $364.00 $364.00 $364.00

Ahorro acumulado $364.00 $728.00 $1,092.00 $1,456.00 $1,820.00

Tabla 5: Costos de implementación del sistema propuesto por mes.

El conjunto de columnas de la primera fila, contiene el número de mes consecutivo

de ahorro después de la implementación del sistema. Las columnas de la segunda

fila, el ahorro económico por mes al ya no trabajar el SIG de forma manual.

Finalmente en la tercera fila se muestra el ahorro acumulado en escala mensual. Se

puede apreciar, que la inversión fácilmente podría recuperarse en los primeros 5

meses luego de la implementación del SIGE.

4.4.2 ETAPA II ANÁLISIS Y DETERMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS

Esta fase se ocupa de la reunión y estudio a detalle de los datos del sistema en

operación y la especificación de los nuevos requerimientos del sistema a desarrollar.

Son medios comunes para acometer tal recopilación: las entrevistas, cuestionarios,

encuestas a usuarios finales, así como también, las consultas a documentos y

manuales que contengan lineamientos de funcionamiento o normas de

procedimientos de operación.

4.4.2.1 REQUERIMIENTOS FUNCIONALES

Estos están orientados a la determinación de la forma en que se espera que el

software funcione y sus interacciones con el usuario.

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El sistema computarizado de información gerencial tendrá la funcionalidad de brindar

reportes sobre los procesos y actividades de cada área, permitiendo al usuario

hacerlo de forma automática, además podrá interactuar con el usuario, seleccionar

alternativas, ejecutar, con el cual se podrá tener un mejor control de las actividades y

así lograr una información completa y detallada de las áreas beneficiadas. Brindando

de esta manera mayor eficiencia en sus procesos y disminuyendo el tiempo de

espera de un reporte de actividades.

Para tener conocimientos se recopiló la información entrevistando a los empleados

de dichas áreas tomando en cuenta su opinión.

Central de esterilización: Generación de reportes de equipo

• Recibido

• Despachado

• Utilizado

Consultas de saldo en base a producto y fechas establecidas por el usuario

Centro quirúrgico:

• Generación de reporte mensual de equipo utilizado

• Consulta de saldos a la fecha

• Consulta de cantidad y responsable de equipo utilizado

Vacunación:

• Control de existencias y fechas de vencimiento

• Consumo histórico por lapso de tiempo

Oficina de enfermería:

• Generación de reporte consolidado según áreas de servicio.

66

4.4.2.2 REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES

Esta parte se enfoca en aspectos referentes a las necesidades tanto para el

desarrollo del software como para que funcione adecuadamente, es decir los

requerimientos de desarrollo y hardware.

4.4.2.3 REQUERIMIENTOS DE DESARROLLO

Para la selección de las herramientas de desarrollo para la construcción del software,

no se tuvieron que evaluar muchas alternativas; ya que casi estaban impuestas.

Parámetro Situación

Cantidad de computadoras total,

disponibles para el Departamento de

enfermería.

3

Cantidad de computadoras por área

beneficiada para instalación de

terminales del sistema.

0

Computadoras en red dentro del

Departamento de enfermería.

0

Computadoras de modelos recientes 3

Tabla 6: Equipo con el que cuenta la oficina de enfermería.

4.4.2.4 METODOLOGÍA PARA LA SELECCIÓN

La toma de la decisión no fue complicada, más bien había que acomodarse a las

características del equipo dispuesto.

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4.4.2.5 SELECCIÓN DE SISTEMA OPERATIVO

Se detalla a continuación el tipo de S.O. existente y sobre el cual hay que trabajar

para no entorpecer las labores de la institución.


Computadoras disponibles para la

instalación de la aplicación

1

Tipo de Sistema Operativo Windows

Versión Xp

Tabla 7: Equipo disponible para la aplicación del sistema

4.4.2.6 SELECCIÓN DE HERRAMIENTA DE DESARROLLO

Para el establecimiento de las herramientas, solamente se determinaron las

necesidades requeridas por el equipo existente y destinado para tal fin.


Familia a la que pertenece el sistema

operativo

Windows

Software de desarrollo de la familia del

sistema operativo, actualizado.

Visual Basic 2005

Compatibilidad Excelente

Familiaridad del usuario con el entorno

visual con los programas de la familia

Excelente

Tabla 8: Selección de la herramienta

68

4.4.2.7 SELECCIÓN DE MANEJADOR DE BASE DE DATOS Para los detalles de selección del MBD, al igual que de la herramienta de

programación, la elección se limitó a determinar que la elección cumpliera con los

parámetros existentes: la familia del S.O., las necesidades de manejo de

información, de actualidad y que existiera licencia gratuita.


Familia a la que pertenece el sistema

operativo

Windows

Software manejador de base de datos de

la familia del S. O., actualizado

SQL

Compatibilidad Excelente

Tabla 9: Selección de Manejador de Base de datos.

4.4.2.8 REQUERIMIENTO DE HARDWARE En lo referente a hardware, se limita a describir el equipo con el que la institución

cuenta y que además; ya está destinado para ser utilizado para esta aplicación y

otros archivos que son de usos prioritarios y elaborados propiamente por el Ministerio

respectivo.


Procesador Pentium IV 2.0 Ghz

Memoria principal 512 Mb

Disco duro 80 Gb

Monitor SVGA 14 plgs.

Teclado Extendido, tipo básico.

Impresor Cannon IP 1500, tipo inyección.

Tabla 10: Requerimiento de hardware.

69

4.4.3 ETAPA III DISEÑO DEL SISTEMA

En esta fase se delinea el nuevo sistema de información. Se compone de tres tareas

que son: diseño de sistemas alternativos, selección del mejor sistema, y la

consiguiente redacción del reporte del diseño. Casi siempre podrá desarrollarse más

de un diseño que cubra las necesidades de información. Debe ser determinada la

factibilidad de cada una de las alternativas. La factibilidad aquí referida tiene que ver

con tres aspectos:

• Factibilidad económica: Verificar si los costos del nuevo sistema son

justificados por los beneficios que ofrecerá.

• Factibilidad técnica: Establecer si se va a contar con el hardware, software y

personal necesarios para llevar a cabo el proyecto.

• Factibilidad operativa: Determinar si el nuevo sistema podrá operar en la

organización, siendo aceptado por los usuarios de todo nivel, o si por el contrario

habrá una resistencia insuperable al cambio.

El diseño de un sistema produce los elementos que establecen cómo el sistema

cumplirá los requerimientos identificados durante el análisis del sistema.

4.4.3.1 DIAGRAMA PCES

El diagrama PCES es otra herramienta que explica un fenómeno determinado y a la

vez da la posible solución a la organización, empresa o industria.

En este caso se enfocará al sistema actual utilizado en el Hospital Francisco

Menéndez de Ahuachapán.

70

PCES DEL SISTEMA MANUAL DE INFORMACION GERENCIAL DEL DEPARTAMENTO DE ENFERMERÍA; EN EL HOSPITAL NACIONAL FRANCISCO MENÉNDEZ DEL DEPARTAMENTO DE AHUACHAPÁN

PROBLEMA CAUSA EFECTO SOLUCION

Actualmente el

generar el

Consolidado de

producción,

adolece de

deficiencias en

exactitud y tiempo

de entrega.

No existe una

herramienta o

sistema

computarizado que

realice reportes de

producción de

manera rápida y

eficiente.

Información

inexacta, tardada y

pérdida de datos de

la productividad en

algunas de las

áreas de la

institución

Implementación de

un sistema

computarizado que

proporcione

reportes exactos y a

tiempo.

Existe pérdida y

extravío de datos

de productos al

ingresar y salir de

bodega.

El sistema actual

no lleva el control

adecuado del

movimiento del

producto en

bodega.

Muchas veces los

datos son erróneos

en los formatos

manuales donde se

detalla la

información.

El sistema

computarizado,

proporcionará datos

actualizados de

inventario, según

servicio.

Los pedidos o

requisiciones a

bodega se hacen

en base a la

experiencia.

No existe un

registro eficiente de

la producción

mensual.

Desprovisto de

material en algunas

oportunidades.

Sistema

computarizado

proporcionará

información

fidedigna para toma

de decisiones.

Figura 10: Cuadro Pces Gran parte de la eficiencia depende directamente de la información que cada una de

las áreas involucradas proporcione, de manera como se vaya generando,

71

especialmente la central de Esterilización que es la unidad de donde proviene un

80% de la información a procesar.

Se propone a la jefatura del departamento de enfermería el designar a una persona

de su oficina o tres (una por cada área beneficiada) que introduzca diariamente al

sistema los datos procesados por las áreas respectivas, y así tener al día la

información para que el SIGE cumpla su función a cabalidad.

Arsenal:

Es donde se genera la inmensa mayoría de datos del sistema. Digita los datos

contenidos en los vales de diario según fecha, sala, cantidad de producto y nombre

según despacho (descartable o reutilizable) o recibido (usado o limpio) estos datos

se irán directamente a las respectivas tablas para estar activos al requerir un reporte

parcial o consulta en pantalla.

Es indudablemente necesaria la introducción diaria de las 3 áreas, y así tener

actualizado el día o mes, y poder generar el consolidado final.

4.4.3.2 DIAGRAMA DE FLUJO DE GENERACIÓN DE REPORTES MANUALES DE PRODUCCIÓN POR ÁREA BENEFICIADA.

El sistema actual no es computadorizado. Todo el proceso se hace de forma manual,

y se describe de la siguiente forma:

En los organigramas institucionales se pueden observar claramente la presencia de

niveles de autoridad, los niveles superiores los cuales ejercen acciones de control y

autoridad sobre niveles inferiores; son los responsables del correcto funcionamiento

de los subalternos.

El Departamento de Enfermería, cuyas labores administrativas se desarrollan en la

Oficina de Enfermería; cuenta dentro de su personal con subjefes de cada una de las

áreas y una única jefe del departamento. Este único jefe solamente está bajo

supervisión del director, el administrador y jefe de recursos humanos.

72

Las labores de estos subjefes del Departamento de Enfermería son los de supervisar

las labores de las 23 áreas o servicios en relación a su producción. Para diferentes

tipos de servicios existen diferentes tipos de control; para algunos son los pacientes

dados de alta –que salen sanos del hospital luego de estar ingresados- y para

algunos otros la medición de sus labores diarias.

El Manual del Sistema de Información Gerencial designa como factor de producción

para Central de esterilización: Paquetes producidos, Vacunación: vacunas

administradas, Centro Quirúrgico: Procedimientos quirúrgicos realizados. El desglose

de las actividades –para el Sistema de información gerencial- de cada servicio es el

siguiente:

Central de esterilización:

1. Material descartable

1.1. Recepción de material descartable

1.2. Contar cada uno de los materiales recibidos

1.3. Clasificar los materiales

1.4. Preparar paquetes para despachar

1.5. Recibir vale de pedido de material descartable

1.6. Despachar el material solicitado

1.7. Transcribir la información de los vales a matriz básica.

1.8. Hacer reporte mensual.

2. Material reutilizable (Instrumental)

2.1 Recepción de instrumental previamente despachado (sucio o limpio)

2.2 Esterilización de material según necesidad

2.3 Preparación de paquetes para ser despachado

2.4 Recepción de vale de despacho de pedido

2.5 Despacho de pedido

2.6 Transcribir la información de vales a matriz básica.

2.7 Hacer reporte mensual

73

Vacunación

1. Recepción de vacunas según pedido a Regional de Salud Santa Ana

2. Transcribir datos de factura a inventario del área

3. Preparar existencias para administración diaria

4. Administrar vacunas a personas que lo necesitan

5. Hacer contrapartida de la existencias devueltas con las existencia

despachadas

6. Hacer un reporte diaria de las vacunas administradas

7. Hacer un reporte mensual

Centro quirúrgico

1. Recepción de hilos según pedido a Almacén

2. Recepción de paciente para procedimiento quirúrgico

3. Tomar datos generales y específicos del paciente

4. Hacer anotación de material utilizado del procedimiento en el libro respectivo

5. Hacer reporte mensual

Oficina de enfermería

1. Recepción de reportes y matrices básicas

2. Colocación de precios por producto

3. Multiplicación de precio por cantidad de producto (subtotal)

4. Sumatoria de los subtotales

5. Generar reporte de Consolidado de Producción

Las demás áreas que conforman la institución tienen sus propias unidades de

medida de su producción dadas por el Ministerio respectivo para su registro, todas

estas áreas de producción presentan sus acciones realizadas al Departamento de

Estadística y Documentos Médicos, en la cual se encargan de dar un proceso similar

al proceso que le da el Departamento de Enfermería a los datos de las tres áreas ya

antes mencionadas. La diferencia radica en que los bloques de información sean

74

tratados por aparte, consiste en que ambos generan con similitud la misma cantidad

de datos, no así la misma información; ya que ambos totales se conjugan sumados

para conformar un solo total presente en el Consolidado de producción, que sirve de

base para el presupuesto anual para el próximo año de servicio de la institución

hospitalaria.

4.4.3.3 DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL

En el diagrama de contexto solo modela, o dibuja, el proceso principal del problema

en cuestión con sus respectivas entidades. Cada proceso debe tener al menos una

entrada y una salida (de datos).

En el diagrama de nivel superior se plasman todos los procesos que describen al

proceso principal, o sea, éste se descompone en varios procesos. En este nivel

aparecen los archivos, los cuales tienen la capacidad de almacenar o enviar datos

para ser usados en los distintos procesos. En el diagrama detalle se generan

procesos provenientes del nivel anterior.

4.4.3.4 DIAGRAMA DE PROCESOS Se ha utilizado el método de Yourdon y Demarco para cada uno de los diagramas de

Contexto, Diagrama de nivel cero y diagramas hijos. Sus elementos gráficos son

círculos, flechas, y rectángulos cerrados o abiertos. Los cerrados representan

entidades externas mientras que los abiertos describen almacenes o archivos. Los

círculos significan procesos y las flechas flujos de datos desde, o hacia, un proceso.

Figura 11: Elementos del diagrama de procesos.

PROCESO

ALMACÉN DE DATOS

ENTIDAD EXTERNA

FLUJO DE DATOS

75

4.4.3.5 DIAGRAMA A NIVEL DE CONTEXTO.

SISTEMA ACTUAL

Figura 12: Diagrama a nivel de contexto del Sistema actual

SISTEMA PROPUESTO

Figura 13: Diagrama a nivel de contexto del Sistema propuesto

HISTORIAL DE PRODUCCIÓN

Centro Quirúrgico

Central de Esterilización Oficina de

Enfermería Vacunación

Proveedor

SISTEMA DE INFORMACIÓN

GERENCIAL

HISTORIAL DE PRODUCCIÓN

HISTORIAL DE PRODUCCION

DATO/ PRODUCTO

REPORTE CONSOLIDADO

Centro Quirúrgico

Central de Esterilización Oficina de

Enfermería Vacunación

Proveedor

SISTEMA GENERADOR DE CONSOLIDADO

DE PRODUCCIÓN

DATOS DE PRODUCCIÓN



DATOS/ PRODUCTO

REPORTE CONSOLIDADO

76

4.4.3.6 DIAGRAMA LÓGICO DEL SISTEMA ACTUAL

Figura 14: Diagrama lógico del sistema actual.

Central de Esterilización

vacunación

Proveedor

Centro Quirúrgico

Historial producción

Historial hilos

Historial de vacunas

D1

D3

D2

D4

D5

Material descartable

Arch vacunas

Material reutilizable

Archivo de hilos

Archivo Proveedor

Información de hilo utilizado

Información de equipo utilizado

Registro de material reutilizable

Registro de material descartable

Información de suministro1Manejar

información de producción

3Registrar vacunas

4 Registrar hilo

2Sumarizar

material

5Generarreportes

Información vacunas admin .

Información de material descartable

Información de material reutilizable

Oficina de Enfermería

Reportes de producción por área

Dato producto

Dato producto

D5 Archivo Proveedor

77

4.4.3.7 DIAGRAMA LÓGICO DEL SISTEMA PROPUESTO

Figura 15: Diagrama lógico del sistema propuesto.


VACUNACIÓN


Centro quirúrgico

Información de vale

Información de equipo reutilizable

Información de equipo de reserva

Información de vacuna

Información de hilos

D1

D2D3

D4

D5

Material descartable

Material reutilizableEquipo de reserva

Archivo de vacunas

Archivo de hilo

Centro quirúrgico

Proveedor

Enfermería

Registro de hilo

Información de hilo utilizado

Información de vacunas adm inistradas

Registro de vacunas

Información de vacunas

Información de equipo de reserva

Información de material

Registro de material reutilizable

Registro de material descartable

Registro de equipo regresado

Información de equipo

Requisición

Información de equipo utilizado

Descripción de equipo de reserva

Reporte de información de

vales

Reporte de requisición de

suminisstro

Reportes generales

1Manejar Material

3Devolver equipo

4Registrar equipo de

reserva

5Registrarvacunas

7Registrar hilo

utilizado

2Sumar material

6Sumar

Producción

8Generarreportes

78

4.4.3.8 DIAGRAMA ENTIDAD RELACIÓN

Figura 16: Diagrama entidad relación

79

4.4.3.9 DICCIONARIO DE DATOS

Tabla: Cirugía

ATRIBUTO DESCRIPCION TIPO TAMAÑO FORMATO RANGO REQ. FK -PK

cod_cirugia código de la cirugía en el

sistema texto 10

Ent: xxxx Del: x si Pk

Sal: xxxx Al: xx

Nombre_cirugia nombre del proceso

quirúrgico realizado texto 50

Ent: xxxx Del: x si

Sal: xxxx Al: xx

80

Tabla: Cirugía asignada


cod_asignacion código de proceso

realizado texto 10


Sal: xxxx Al: xx

cod_cirugia Código de la cirugía en

el sistema texto 10

Ent: xxxx Del: x si Fk1

Sal: xxxx Al: xx

cod_persona Código de cirujano

responsable texto 10


Sal: xxxx Al: xx

nom_paciente Nombre de paciente del

procedimiento. texto 50

Ent: xxxx Del: x si

Sal: xxxx Al: xx

Fecha fecha en que se efectuó

el procedimiento fecha

Ent: xxxx Del: 01/01/2008 si

Sal: xxxx Al: xx/xx/xxxx

Hora hora en que se efectuó

el procedimiento texto 10

Ent: xxxx Del: 00:00:00 si

Sal: xxxx Al: 23:59:59

Status Estado del

procedimiento binario 1

Ent.: #### Del: 0 si

Sal.:#### Al: 1

81

Tabla: Descartable


cod_descartable código de insumos texto 10 Ent: xxxx Del: x

si Pk Sal: xxxx Al: xx

cod_material Código de material en

sistema texto 10


Sal: xxxx Al: xx

nom_descartable Nombre de insumo texto 10 Ent: xxxx Del: x

si Sal: xxxx Al: xx

stock_descartable Existencias mínimas en

sistema numérico

Ent.:#### Del: 1 si

Sal.:#### Al: 9999999999

tipo_descartable Identificador de

conversión fecha

Ent: xxxx Del: x si

Sal: xxxx Al: xx

Factor Numero de conversión numérico Ent.:#### Del: 1

no Sal.:#### Al: 9999999999

detalle Identificador de insumo

de procedencia texto 10

Ent.: xxxx Del: x no

Sal.:xxxx Al: xx

82

Tabla: Equipo


cod_equipo código de proceso

equipo texto 10


Sal: xxxx Al: xx

cod_material código de material en

sistema texto 10


Sal: xxxx Al: xx

nom_equipo Nombre de equipo texto 10 Ent: xxxx Del: x

si Sal: xxxx Al: xx

stock_equipos Existencias mínimas en

sistema numérico

Ent.:#### Del: 1 si

Sal.:#### Al: 9999999999

Tabla: Equipo_descartable



equipo texto 10


Sal: xxxx Al: xx

cod_descartable código de insumo texto 10 Ent: xxxx Del: x


cantidad_descartable Cantidad de insumo en

equipo texto 10

Ent: xxxx Del: x si

Sal: xxxx Al: xx

83

Tabla: Instrumental


cod_instrimental código de pieza texto 10 Ent: xxxx Del: x


nom_instrumental nombre de pieza texto 10 Ent: xxxx Del: x

si Sal: xxxx Al: xx

Tabla: Instrumental_Equipo



equipo texto 10


Sal: xxxx Al: xx

cod_instrumental código de pieza texto 10 Ent: xxxx Del: x


cantidad_instrumental Cantidad de piezas en

equipo texto 10

Ent: xxxx Del: x si

Sal: xxxx Al: xx

84

Tabla: Material



sistema texto 10


Sal: xxxx Al: xx

tipo_material Identificador de clase de

material texto 10

Ent: xxxx Del: x si

Sal: xxxx Al: xx

Cod_grupo código de grupo en

sistema numérico

Ent: #### Del: 1 No Fk

Sal: #### Al: 99

costo Precio de materiales numérico Ent: #### Del: 1

si Sal: #### Al: 999,9

85

Tabla: Movimiento_material


cod_movimiento código de proceso realizado texto 10 Ent: xxxx Del: x



sistema texto 10

Ent: xxxx Del: x si Fk

Sal: xxxx Al: xx

Cantidad Conjunto de material a

retirar texto 10

Ent: xxxx Del: x si

Sal: xxxx Al: xx

Fecha_mov Fecha en que se realiza el

movimiento fecha

Ent: xxxx Del: 01/01/2008 si

Sal: xxxx Al: xx/xx/xxxx

cod_personal Código de cirujano

responsable texto 10

Ent: xxxx Del: x si Fk

Sal: xxxx Al: xx

Detalle Descripción de movimiento texto 100 Ent: xxxx Del: x

si Sal: xxxx Al: xx

cod_servicio Código de servicio al que se

hace el movimiento texto 10

Ent: xxxx Del: x no Fk

Sal: xxxx Al: xx

tipo_movimiento Identificador de clase de

movimiento texto 10

Ent: xxxx Del: x si

Sal:xxxx Al: xx

status Estado del procedimiento texto 10 Ent: xxxx Del: x

no Sal: xxxx Al: xx

86

Tabla: Movimiento_material(Continuación)


condicion_equipo Identificador de

circunstancia de equipo texto 10

Ent: xxxx Del: x No

Sal: xxxx Al: xx

total_condicion Cantidad de equipo Numérico Ent.:#### Del: 1

No Sal.:#### Al: 9999999999

cod_asignacion código de proceso

realizado texto 10

Ent: xxxx Del: x No Fk

Sal: xxxx Al: xx

Tabla: Personal


cod_personal código de personal texto 10 Ent: xxxx Del: x


nom_personal Nombre de personal texto 10 Ent: xxxx Del: x

si Sal: xxxx Al: xx

cargo Cargo de personal texto 10 Ent: xxxx Del: x

si Sal: xxxx Al: xx

Estado Estado del empleado en

la institución texto 10

Ent: xxxx Del: x si

Sal: xxxx Al: xx

87

Tabla: Servicio


cod_servicio código de servicio texto 10 Ent: xxxx Del: x


nom_servicio Nombre de servicio texto 10 Ent: xxxx Del: x

si Sal: xxxx Al: xx

88

Tabla: Grupo


cod_grupo código de grupo en

sistema numérico

Ent: #### Del: 1 si pk

Sal: #### Al: 99

valor Costo de mantenimiento

de material por grupo numérico

Ent: #### Del: 1 si

Sal: #### Al: 999,99

89

4.4.3.10 DIAGRAMA FUNCIONAL

Figura 17: Diagrama funcional.

90

4.4.3.10 DIAGRAMA FUNCIONAL

1.0 ENFERMERÍA

Sección que permite el acceso a diversas opciones generales al usuario.

1.1. PERSONAL

Permite el ingreso de información del personal de la institución.

1.2. SERVICIO

Permite la adición de servicios.

1.3. USUARIO

Contiene la información del usuario y la configuración de la cuenta, donde permite

la creación y eliminación de cuentas.

1.4. SALIR

Opción permite el escape del sistema.

2.0 CENTRAL DE ESTERILIZACIÓN

Sección que da acceso a diversas opciones del área “central de esterilización””.

2.1. ENTREGA DE MATERIAL

Opción que permite la salida de material del sistema

2.2. DEVOLUCIÓN DE EQUIPO

Opción el la cual se hace el retorno de material clasificado como reutilizable.

2.3. REABASTECIMIENTO DE MATERIAL

Permite la entrada de información de reabastecimiento de material a área

2.4. MANTENIMIENTO

Cuenta con ítems que permiten el ingreso de nueva información de diversos

materiales al sistema.

2.4.1. DESCARTABLE

Ingreso de nueva información a sistema de materia considerado como

descartable.

2.4.2. INSTRUMENTAL

Entrada de nueva información de piezas a sistema.

91

2.4.3. EQUIPOS

Ingreso de información de nuevos equipos a sistema.

2.4.4 GRUPO

Entrada de información de nuevo grupo.

3.0 CENTRO QUIRÚRGICO

Sección que permite el ingreso de información referente al área “centro quirúrgico”.

3.1. ASIGNACIÓN DE CIRUGÍAS

Opción que permite el ingreso de información de cirugías ha realizar.

3.2. MOVIMIENTO HILO

Conglomerado de ítems relativos a el movimiento de de hilos.

3.2.1. REABASTECIMIENTO DE HILO

Permite el ingreso de información de reabastecimiento de hilo.

3.2.2. DESPACHO DE HILO

Opción que da acceso a salida de hilo

3.3. MANTENIMIENTO

Sección que contiene diversas opciones relativas a área.

3.3.1. CIRUGÍA

Ingreso de nuevas cirugías.

3.3.2. HILO

Entrada de nuevos hilos.

4.0 VACUNACIÓN

Presenta diversos ítems sobre vacunas.

4.1. ENTREGA DE VACUNA

Contiene información de salida de vacunas.

4.2. REABASTECIMIENTO DE VACUNA

Permite la entrada de reabastecimiento de vacunas.

4.3. MANTENIMIENTO

Muestra la opción de vacunas.

4.3.1. VACUNAS

Opción que da ingreso a información de nueva vacunas.

92

5.0 INFORMES

Es el menú que contiene las opciones a las que el usuario tiene acceso

5.1. CENTRAL DE ESTERILIZACIÓN

Sección que contiene diversos reportes referente a esta área.

5.1.1. INGRESO DE MATERIAL

Contiene una lista de materiales que ha sido reabastecidos al área, en base a

un rango de fechas.

5.1.2. ENTREGA DE MATERIAL

Presentación de material que ha sido entregado por el área, en base a un

rango de fechas.

5.1.3. CONSUMO POR MATERIAL

Muestra el material que ha sido entregado por el área en base a un material

específico y un rango de fechas.

5.1.4. CONSUMO POR SERVICIO

Expone un listado de material despachado por el área, en base a un servicio

específico y un rango de fechas.

5.1.5. MATERIAL UTILIZADO

Presenta una lista de material reutilizable que ha sido devuelto con estado

sucio en base a un rango de fechas.

5.1.6. CONSUMO POR MATERIAL Y SERVICIO

Muestra en base a un material y un servicio específicos, los materiales que ha

sido entregado por el área, basándose también en un rango de fechas.

5.1.7. PRODUCCIÓN DEL CENTRO DE ESTERILIZACIÓN

Expone los suministros despachados por el área en base al grupo al que

pertenecen.

5.2. CENTRO QUIRÚRGICO

Menú que contiene diversos reportes del área.

5.2.1. INGRESO DE HILO

Contiene los abastecimientos de hilos en base a un rango de fechas.

5.2.2. CONSUMO DE HILO

Muestra las salidas de hilo en base a fechas.

93

5.2.3. CIRUGÍAS REALIZADAS

Expone la información de las cirugías realizadas en base a un rango de

fechas.

5.2.4. CIRUGÍAS PENDIENTES

Presenta las cirugías pendientes.

5.3. CONSOLIDADO

Expone el total de consumo de material de las áreas mencionadas.

5.4. VACUNACIÓN

Sección que contiene una serie de opciones en relación a vacunas

5.4.1. INGRESO DE VACUNAS

Muestra el abastecimiento de vacunas en base a un rango de fecha.

5.4.2. CONSUMO DE VACUNA

Contiene información de salida de vacunas.

6.0 AYUDA

Sección que da asistencia al usuario

6.1. MANUAL

Documento que contiene las instrucciones del uso del sistema.

4.4.4 ETAPA IV

DESARROLLO DEL SOFTWARE

Esta fase consiste de las tareas de desarrollo del software, adquisición de hardware

y prueba del nuevo sistema. La adquisición de hardware o nuevos equipos no

siempre es requerida, si los equipos con los que se cuenta son adecuados.

4.4.4.1 DEFINICIÓN DE ESTÁNDARES

La aplicación de estándares en el desarrollo de sistemas informáticos debe ser una

práctica obligatoria para asegurar la calidad del producto. El concepto de estándar lo

podemos definir como todo aquel patrón o parámetro que permite establecer

94

uniformidad en características de sistemas informáticos, con el propósito de

garantizar integridad, compatibilidad y racionalidad en los procesos automatizados.

En nuestra propuesta los estándares informáticos definidos incluyen dos conjuntos

de reglas y especificaciones: el primero relacionado a la construcción (codificación)

del sistema en un lenguaje de programación. Los estándares que usamos han sido

definidos específicamente para esta propuesta del diseño y desarrollo del sistema.

Es oportuno mencionar que estamos usando el lenguaje Visual Basic 2005 de

Microsoft, por lo que algunas reglas definidas en el estándar de desarrollo son

específicas para ser utilizadas en este lenguaje de programación.

• ESTÁNDAR PARA MODELADO DE DATOS

Para la construcción del modelo de datos se deben considerar los siguientes tres

estándares:

• Estándar de nomenclatura:

Son todos aquellos lineamientos obligatorios que deben ser acatados al

momento de crear y dar a todos los componentes de modelos de datos

(entidades, tablas, atributos y relaciones).

• Estándar de documentación:

Establece los detalles que deben ser documentados para cada componente

de modelos de datos creándose plantillas básicas para la documentación de

las entidades, tablas, atributos, campos y relación

• Estándar de representación gráfica:

Establece el esquema de representación gráfica para el modelo de datos,

que estará constituido por los diagramas de entidad – relación como por los

diagramas relacionales.

95

4.4.4.2 DIAGRAMA DE PANTALLAS

Figura 18: Pantalla de Bienvenida, esta pantalla deberá restringir el acceso de

personas a las que no está permitido su acceso.

Figura 19: Pantalla Principal aparecerá luego de haber digitado correctamente su

Nombre y Código de usuario.

96

Figura 20: Opciones desplegadas del menú de Enfermería, aquí están contenidas

las opciones más generales para el uso del Sistema generador del consolidado de

producción.

Figura 21: Formulario de ingreso de datos de Personal, se deberán ingresar los

datos de los empleados de institución que de alguna manera tengan que ver con el

sistema.

97

Figura 22: Formulario de Ingreso de datos Servicio, servirán para definir con

exactitud el área o servicio que recibe o entrega un determinado bien.

Figura 23: Pantalla principal con opciones desplegadas de Central de Esterilización, muestra las opciones generales para el uso del Sistema generador del consolidado de Producción.

98

Figura 24: Menú de central de Esterilización con opciones desplegdas de Mantenimiento, son para ingresar nuevos equipos que aun no han sido registrados.

Figura 25: Formulario de ingreso de nuevo material, se ingresan todas las generales de cada pieza de instrumental.

99

Figura 26: Formulario de ingreso de nuevo tipo de equipo, permite el ingreso de un

nuevo tipo de equipo o conjunto de instrumental.

Figura 27: Formulario de detalle de equipo, se selecciona tanto descartable como

instrumental o piezasque lo conforman.

100

Figura 28: Figura de agregar un nuevo descartable, permite agregar todos los

detalles de un nuevo elemento de descartable a la base de datos.

Figura 29: Formulario de despacho de material, cada transacción debe ser registrada

para mantener la integridad de los datos.

101

Figura 30: Formulario de devolución de material, es la que registra las devoluciones

de equipo ya sea utilizado o sin utilizar.

Figura 31: Formulario de entrada de material, agrega existencias al inventario.

102

Figura 32: Formulario principal con opciones desplegadas de menú Centro

Quirúrgico.

Figura 33: Pantalla principal con las opciones de Mantenimiento de Centro

Quirúrgico, permite el ingreso de nuevos tipos de cirugías e hilos.

103

Figura 34: Formulario de ingreso de nuevo hilo, permite el ingreso de nuevos hilos

con sus respectivos valores.

Figura 35: Formulario de ingreso de nueva cirugía, permite ingresar diferentes

procedimientos quirúrgicos a realizar.

104

Figura 36: Pantalla principal con las opciones de movimiento de hilo en Centro

Quirúrgico. Mostrará la pantalla para ingresar las cantidades de hilo utilizado.

Figura 37: Formulario de Ingreso de hilos a Centro Quirúrgico, muestra la cantidad de

hilo que será utilizado en una cirugía.

105

Figura 38: Formulario de Cirugía asignada, permite registrar debidamente el

procedimiento quirúrgico realizado.

Figura 39: Formulario principal con las opciones del menú de vacunación

desplegadas.

106

Figura 40: Formulario principal con las opciones del menú vacunación desplegadas,

permite la inserción de los nombres de las vacunas.

Figura 41: Formulario de ingreso de nueva vacuna, permite el ingreso de una nueva

vacuna a la lista de las que ya existen.

107

Figura 42: Formulario de entrada de vacunas, permite agregar vacunas pero deben

estar debidamente declaradas en el formulario anterior.

Figura 43: Formulario de entrega de vacunas, permitirá registrar la cantidad de

vacunas administradas por usuarios del centro asistencial.

108

Figura 44: Pantalla principal con las opciones desplegadas de central de

esterilización del menú Informes, presentará el consolidado para cada una de las

áreas del hospital.

Figura 45: Formulario de reporte de ingreso de material, permite conocer la entrada

total de material a Central de Esterilización.

109

Figura 46: Formulario de reporte de entrega de material, muestra la entrega total de

materiales por el área Central de Esterilización.

Figura 47: Formulario de reporte de Consumo por material, permite conocer el total

de material despachado por el área Central de Esterilización

110

Figura 48: Formulario de Consumo por Servicio, muestra el consumo total de

material por servicio despachado por el área Central de Esterilización.

Figura 49: Formulario de material Utilizado, permite conocer el total de material

despachado por el área Central de Esterilización.

111

Figura 50: Formulario de reporte de consumo por material y servicio, permite conocer

el consumo total de un servicio específico y un material despachado por el área de

Central de esterilización en una fecha determinada.

Figura 51: Pantalla principal con las opciones desplegadas de Centro quirúgico del

menú Informes.

112

Figura 52: Formulario de repote de ingreso de hilo, permite conocer el ingreso total

de hilos de sutura ingresados al área de Centro quirúrgico

Figura 53: Formulario de reporte de Consumo de hilos, permite conocer el consumo

total de hilos de sutura utilizados por el área de Centro quirúrgico.

113

Figura 54: Formulario de reporte de Cirugías realizadas, permite conocer el total de

Cirugías realizadas por el área de Centro quirúrgico en una fecha determinada.

Figura 55: Formulario de reporte de Cirugías pendientes, permite conocer el total de

Cirugías pendientes por realizar para el área de Centro quirúrgico.

114

Figura 56: Pantalla principal con las opciones desplegadas de Vacunación del menú

Informes.

Figura 57: Formulario de reporte de ingreso de vacunas, permite conocer el total de

ingreso de vacunas para el área de vacunación en una fecha determinada.

115

Figura 58: Formulario de reporte de Vacunas administradas, permite conocer el total

de vacunas administradas por el área de vacunación en una fecha determinada.

4.4.4.3 CÓDIGO FUENTE DE TABLAS

FGURA 59: Detalle de la base de datos y tablas.

116

4.4.4.4 SISTEMA DE ARCHIVO

FIGURA 60: Detalle de la base de datos que incluye el proyecto.

4.4.4.5 ESTRUCTURA DEL SISTEMA

FIGURA 61: Detalle de los archivos que incluye el proyecto.

117

4.4.4.6 PROCEDIMIENTO DE OPERACIÓN DEL SISTEMA El procedimiento de operación del sistema, se refiere a la forma de cómo los

usuarios deben operar el programa para obtener los resultados esperados del

mismo, para cubrir con esta tarea se ha diseñado el manual de usuario el cual puede

ser consultado como documento independiente a este documento o directamente en

el sistema, con esto se asegura que los usuarios cuenten con toda la información

necesaria de forma inmediata y oportuna en todo momento de operar el programa.

Para conocer detalles de la forma correcta de operar el sistema computarizado de

información gerencial puede consultar el manual del usuario.

4.4.4.7 PROCEDIMIENTO DE SEGURIDAD Y CONTROL DE ACCESOS

Definir características entre usuario y administrador, aunque; según petición del

mando respectivo no se harán cambios drásticos.

4.4.5 ETAPA V: PRUEBA DEL SISTEMA

Se procede a la prueba del sistema una vez instalados el software y el hardware

usando datos de muestra. La información que se obtiene tras procesar los datos en

el sistema, se evalúa para acreditar que los resultados son correctos. En el período

de prueba los usuarios que lo utilizan pueden hacer observaciones valiosas para

afinar el sistema haciendo las correcciones pertinentes.

Las diversas pruebas a las que debe ser sometido el sistema, serán realizadas por el

equipo de desarrollo (programadores), por los usuarios y el equipo de

implementación. Para determinar su aceptación, se recomiendan los siguientes tipos

de pruebas:

118

• Unitarias

Deberá ser ejecutada por el equipo de desarrolladores y verificarán la

funcionalidad y estructura de cada componente, analizando entradas,

salidas y que el resultado sea el esperado, deben contemplar tanto las

funciones válidas y esperadas, como las inválidas e inesperadas, corregir

errores y defectos encontradas y se dará por finalizada cuando se hayan

realizado todas las verificaciones y no se encuentre ningún error.

• Integración

Se ejecutaron para verificar el correcto ensamblaje entre los distintos

módulos, una vez que hayan sido probados unitariamente. Se deberá

examinar las interfaces entre los subsistemas (formularios); para asegurar

que son llamados cuando es necesario y que los datos que se transmiten

son los requeridos.

• Sistema

Una vez que se hayan probado los componentes de forma individual y se

han integrado correctamente, se deberá probar el sistema de forma global. A

continuación se detallan los tipos de sistemas que se han realizado:

a) Pruebas funcionales: se ha asegurado que el sistema realiza

correctamente todas las funciones.

b) Pruebas de comunicación: se determinó mediante esta prueba que

las interfaces entre los componentes del sistema funcionan

adecuadamente.

c) Pruebas de rendimiento: consistió en determinar que los tiempos de

respuesta están dentro de los intervalos establecidos.

d) Pruebas de volumen: se trabajó con los volúmenes de datos

generados por la institución por un período de tiempo; ambientando la

respuesta del sistema.

119

e) Pruebas de disponibilidad de datos: permitió el comprobar que el

sistema puede recuperarse ante fallos.

f) Pruebas de factibilidad de uso: se determinó la adaptación del

sistema a las necesidades del usuario.

g) Pruebas de seguridad: se verificó el mecanismo de control de acceso

al sistema para evitar alteraciones indebidas en los datos.

• Implantación

Se comprobará el funcionamiento correcto del sistema integrado del hardware y

software. El responsable de la implantación, junto al equipo de desarrolladores

determina las modificaciones necesarias para realizar las pruebas así como los

criterios de aceptación del mismo. Estas pruebas las realizará el equipo de operación

previamente recibida la capacitación necesaria para llevarlas a cabo.

• Aceptación

Esta prueba validará que el sistema cumple con el funcionamiento esperado y la

vista de funcionalidad y rendimiento. La validación del sistema se realizará mediante

la prueba de caja negra que demuestre la conformidad con los requisitos

relacionados con los rendimientos, seguridad de acceso al sistema, a los datos y al

proceso.

• Regresión

Se comprobará que los cambios sobre un componente tanto para corregir un error

como para realizar una mejora no introducen un comportamiento no deseado o

errores adicionales en otros componentes. Se debe tomar en cuenta la revisión de

los procedimientos manuales preparados antes del cambio, para asegurar que

permanecen correctamente.

120

4.4.5.1 PLAN DE IMPLEMENTACIÓN

El contenido de este apartado, son todas y cada una de las acciones contenidas en

el Cronograma de actividades a realizar, de manera conjunta entre ambas entidades:

el grupo investigador y la institución para la cual fue diseñada la aplicación.

Enmarcando a su vez, el tiempo estipulado para el desarrollo de cada una de las

acciones, de manera que se logren los objetivos en el tiempo estipulado.

Se han definido actividades con las cuales se le dará un seguimiento eficiente al

proceso de implementación para un final satisfactorio para ambas partes. Tomando

en cuenta que el grupo investigador ya ha desarrollado la aplicación acorde a las

necesidades de la institución y en base a los requerimientos de información

impuestos por el ministerio respectivo, las cuatro actividades señaladas son las

únicas y necesarias para la implementación eficiente.

4.4.5.2 ESTRATEGIAS

Presentar a las jefaturas respectivas la información necesaria para la implantación

del sistema en el Departamento de enfermería para aumentar la eficiencia en el

control de producción de las áreas beneficiadas.

Dar a conocer los objetivos que se persiguen, los procesos a seguir y los beneficios

que se desean obtener para la adecuada toma de decisiones, al utilizar un sistema

de información gerencial para el mejor control de producción.

Indicar las diferentes alternativas y recursos necesarios a utilizar en la

implementación y ejecución del sistema, y así proporcionar la orientación adecuada a

las jefaturas para encontrar decisiones efectivas y oportunas ante cualquier situación

en las áreas beneficiadas.

121

4.4.5.3 RECURSOS HUMANOS PARA LA IMPLANTACIÓN Analistas y programadores del sistema de información gerencial; cuya finalidad es

delimitar de forma clara, los límites de responsabilidad de cada unas de las partes

incluidas en el proyecto, especialmente la del grupo investigador. La responsabilidad

del grupo investigador consiste en proporcionar un CD conteniendo una aplicación

diseñada en Visual Basic 2005, que sea ejecutable en Windows XP; que consiste en

un Sistema Generador de Consolidado de Producción, desarrollado según normas

del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social vigentes al año 2008.

El grupo investigador no se hace responsable de proporcionar el hardware necesario

para la instalación del mencionado sistema, y de igual manera tampoco se

compromete a darle el mantenimiento ni el seguimiento que este requiera.

Un CD de instalación se proporcionará gratuitamente a la institución para la que fue

elaborado dicho proyecto, y otro quedará en la Universidad Francisco Gavidia como

prueba de lo realizado en este proyecto.

Jefaturas involucradas (departamentos y áreas), deberán estar presentes en el

momento de la entrega e instalación de la aplicación, prueba y ejecución de la

misma; para hacer las observaciones pertinentes al grupo desarrollador.

4.4.5.4 RECURSOS MATERIALES Y TECNOLÓGICOS PARA LA IMPLANTACIÓN

El desarrollo de esta etapa corre por parte del grupo investigador, revisando y

haciendo comparaciones sobre el tipo de equipo informático que la institución destinó

para la aplicación. Dicho equipo informático, llámese este, hardware y software

deben de cumplir requisitos mínimos para la instalación de la aplicación.

A un mismo tiempo que las dos etapas anteriores, y con las anotaciones que el grupo

investigador haya elaborado como resultado de la etapa anterior, se presentarán a

122

las autoridades de la institución, las observaciones hechas por parte de los

investigadores sobre el equipo informático sobre el cual se instalará la aplicación.

4.4.5.5 IMPLANTACIÓN Y ACEPTACIÓN DE LA APLICACIÓN Esta etapa de la implementación consiste en la revisión, análisis, observación y

aprobación del software de la aplicación, por parte de las autoridades de la institución

para verificar que dicho software cumple con las características necesarias.

Paralelamente al desarrollo de esta actividad, se desarrollarán dos actividades más,

que serán realizadas por el grupo investigador.

4.4.5.6 PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA EN SU TOTALIDAD

Debido a las características manifestadas al grupo investigador y debidamente

constatadas y tomadas en cuenta, la aplicación está diseñada para ser instalada en

una maquina definida. No se imposibilita el traslado del sistema a otra máquina; sino

que este proceso requerirá en ese momento de colocar la base de datos que hasta

ese momento tengan, en la misma ubicación de directorio de la máquina a la que

será transportada.

Solamente en estos casos de delicada manipulación de los datos, se necesitará de

una persona con conocimientos básicos en manejadores de base de datos, para

saber la importancia del objeto; y de conocimientos básicos de dirección para

colocación de la base de datos en el lugar respectivo.

Salvo estos casos, la aplicación está diseñada para ser manipulada por un usuario

con conocimientos básicos de computación, empleado de la institución y que el

Departamento de enfermería considere pertinente.

123

4.4.5.7 ACTIVIDADES DE LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA

A continuación se presenta el Cronograma de actividades, en el cual se detalla cada

una de las actividades que se deben desarrollar para la implementación del Sistema

Generador de Consolidado de Producción; así como también, el período que durará

el desarrollo del mismo. El cronograma estará representado en días, ya que como la

aplicación fue desarrollada, la actividad mas larga será la capacitación del personal

requerido para su funcionamiento.

Nº Actividad Día

1 2 3 4 5 6 7

1 Evaluación y aprobación de aplicación Institución

2 Observaciones sobre equipo informático investigadores

3 Recomendación de equipo informático investigadores

4 Entrega de Manual Instructivo investigadores

5 Capacitación sobre uso y manejo investigadores

Tabla 11: Cronograma de actividades

4.4.5.8 MÉTODO DE CONVERSIÓN: PARALELO Se trata de un enfoque en el que tanto el sistema anterior como el nuevo operan

simultáneamente durante cierto tiempo, siendo, por tanto, opuesto a la implantación

directa. En este caso las salidas de cada sistema se comparan y las diferencias

sirven para identificar anomalías. La ventaja de esta aproximación se basa en que

proporciona un alto grado de protección para la organización ante un fracaso del

nuevo sistema, puesto que durante la implantación se ha seguido utilizando el

sistema anterior de forma normal y sigue operativo. Por el contrario, las desventajas

se encuentran en los costes asociados a la duplicidad de instalaciones y personal

necesario para mantener los dos sistemas funcionando simultáneamente, lo que

implica que cualquier operación debe repetirse en las dos aplicaciones.

124

Este método como su misma palabra lo dice, paralelo; significa que siguen operando

el sistema anterior y se comienza a usar un sistema con un nuevo aplicativo.

4.4.5.9 PLAN DE CONVERSIÓN

Únicamente, en la manera de lo posible, se sugiere que los datos sean ingresados

de manera diaria para evitar acumulación de datos por introducir. Y en un tiempo

prudente de prueba (a criterio de la institución), hacer una comparación de los datos

arrojados tanto del sistema manual como de la aplicación generada.

4.4.5.10 PRESUPUESTO PARA LA IMPLANTACIÓN

Se ha diseñado un estimado de la inversión que se hará para hacer efectiva la

implementación del sistema, los costos son relativamente módicos confrontados con

los que generaría la creación o adquisición de una aplicación similar.

Transporte $70.00

Renta de equipo $50.00

Alimentación $25.00

Total $145.00

Tabla 12: Datos estimados y absorbidos por equipo investigador.

4.4.5.11 ACTIVIDAD DE CAPACITACIÓN

• MÉTODO DE CAPACITACIÓN DENTRO DE LA INSTITUCIÓN Ya con la aplicación debidamente instalada en el equipo informático, el cual

fue previamente designado y proporcionado por la institución a los

investigadores, se procederá a la fase de capacitación, esta etapa será

desarrollada en 5 días; para dar de manera eficiente la capacitación a cada

125

unos de los usuarios o al usuario del sistema, según la institución crea

conveniente.

4.4.5.12 ELABORACIÓN DE MANUALES

• MANUAL DE INSTALACIÓN

Contenido en el manual del usuario y dentro del CD de instalación.

• MANUAL DEL USUARIO

La entrega del Manual Instructivo del usuario (en original) se hará en una

fecha anterior a las planeadas para las capacitaciones, para que la institución

tenga la oportunidad de sacar las respectivas copias a repartir entre los

usuarios y asistentes a las capacitaciones, según estimen conveniente.

4.4.6 ETAPA VI IMPLANTACIÓN Y EVALUACIÓN DEL SISTEMA

En la fase de implementación se instala el nuevo sistema de información para que

empiece a trabajar y se capacita a sus usuarios para que puedan utilizarlo. Pero la

instalación puede realizarse según cuatro métodos: Directo, paralelo, piloto y en

fases.

En este caso se implementará el método paralelo el cual se enuncia a continuación:

• Método paralelo: Los sistemas de información antiguo y nuevo operan juntos

hasta que el nuevo demuestra ser confiable. Este método es de bajo riesgo. Si el

sistema nuevo falla, la organización puede mantener sus actividades con el sistema

antiguo. Pero puede representar un alto costo al requerir contar con personal y

126

equipo para laborar con los dos sistemas, por lo que este método se reserva

específicamente para casos en los que el costo de una falla sería considerable.

127

CONCLUSIONES

Durante el desarrollo de este trabajo se ha logrado conocer muchos aspectos

importantes sobre el análisis y diseño de un sistema de información gerencial, lo cual

permite llegar a las siguientes conclusiones:

1. Después de haber sorteado no una, si no varias dificultades (equipo, software,

terminología, tiempo etc.) finalmente y placenteramente, se tiene el orgullo de

haber generado una aplicación del tipo informático, ya sea para esta

institución en especial o a nivel nacional; puesto que ha sido diseñada en base

a los requerimientos del SIG que es implementado a nivel nacional por el

MSPAS y, a menos que este ente encargado modifique su formula de cálculo

este sistema tiene su vida útil prorrogada.

2. La institución hospitalaria no cuenta con un sistema informático automatizado

adecuado a sus necesidades de proceso de datos lo que hace engorroso el

trabajo para dicho departamento de enfermería.

3. Según se manifiesta la institución precisa de una aplicación informática

automatizada para las necesidades; debido al volumen de información por

manejar.

4. El Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social, no provee a sus

instituciones subordinadas de paquetes informáticos para lograr eficiencia en

los procesos de cada institución.

5. El método manual es y será utilizado de modo paralelo al computarizado hasta

lograr su óptimo manejo.

6. La institución cuenta con poco recurso informático a nivel institucional.

7. La información de períodos anteriores se almacena en forma física, haciendo

con esto uso de espacio y acumulación engorrosa de información para usos

posteriores.

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8. En rededor de todo sistema siempre girarán datos que deben mantenerse a la

mano del usuario para proporcionar información a superiores en toma de

decisiones.

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RECOMENDACIONES

Luego de revisiones pertinentes demostradas en este trabajo se recomienda:

La implementación del sistema SIGE en el Hospital Francisco Menéndez posterior

a haber leído de manera completa el Manual Instructivo del Usuario para evitar

futuras complicaciones, y que de esa forma el desempeño del sistema sea el óptimo.

De esa misma manera se sugiere mantener las tablas básicas (personal, cirugías,

etc.) actualizadas para evitar inconvenientes.

A las autoridades del hospital Francisco Menéndez tomar en cuenta el estudio de

factibilidad que se presenta en este documento, para agilizar la presentación de

informes mensuales en dicho hospital.

A las autoridades del Hospital Francisco Menéndez presentar el sistema al Ministerio

de Salud Pública y Asistencia Social, como propuesta, para ser instalado y utilizado

en los demás nosocomios a nivel nacional.

CAPITULO IV “PROPUESTA Y DESARROLLO DE UN SISTEMA DE...

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