CAPACITACIN Y DESARROLLO

CAPACITACIN Y DESARROLLO

Fuente: Werther & Davis Administracin de Personal y Recursos Humanos

1) CONCEPTO

Incluso despus de un programa de orientacin, en pocas ocasiones los nuevos empleados estn en condiciones de desempearse satisfactoriamente. Es preciso entrenarlos en las labores para las que fueron contratados. La orientacin y la capacitacin pueden aumentar la aptitud de un empleado para un puesto.

Aunque la capacitacin (sinnimo de entrenamiento) auxilia a los miembros de la organizacin a desempear su trabajo actual, sus beneficios pueden prolongarse a toda su vida laboral y pueden auxiliar en el desarrollo de esa persona para cumplir futuras responsabilidades. Las actividades de desarrollo, por otra parte, ayudan al individuo en el manejo de responsabilidades futuras independientemente de las actuales. Muchos programas que se inician solamente para capacitar concluyen ayudando al desarrollo y aumentando potencial a la capacidad como empleado directivo.

La capacitacin a todos los niveles constituye una de las mejores inversiones en recursos humanos y una de las principales fuentes de bienestar para el personal de toda organizacin.

La capacitacin es una herramienta fundamental para la Administracin de Recursos Humanos, que ofrece la posibilidad de mejorar la eficiencia del trabajo de la empresa, permitiendo a su vez que la misma se adapte a las nuevas circunstancias que se presentan tanto dentro como fuera de la organizacin. Proporciona a los empleados la oportunidad de adquirir mayores aptitudes, conocimientos y habilidades que aumentan sus competencias, para desempearse con xito en su puesto. De esta manera, tambin resulta ser una importante herramienta motivadora.

2) POR QU CAPACITAR? "En cualquier institucin importante, sea empresa, organismo estatal o cualquier otra, la capacitacin y desarrollo de su potencial humano es una tarea a la cual los mejores dirigentes han de dedicar enorme tiempo y atencin" Peter Drucker.

Hay muchas razones por las cuales una organizacin debe capacitar a su personal, pero una de las ms importantes es el contexto actual. Y con esto me refiero a que vivimos en un contexto sumamente cambiante. Ante esta circunstancia, el comportamiento se modifica y nos enfrenta constantemente a situaciones de ajuste, adaptacin, transformacin y desarrollo y por eso es debemos estar siempre actualizados. Por lo tanto las empresas se ven obligadas a encontrar e instrumentar mecanismos que les garanticen resultados exitosos en este dinmico entorno. Ninguna organizacin puede permanecer tal como est, ni tampoco su recurso ms preciado (su personal) debe quedar rezagado y una de las formas mas eficientes para que esto no suceda es capacitando permanentemente.

Las personas son esenciales para la organizacin y ahora ms que nunca, su importancia estratgica est en aumento, ya que todas las organizaciones compiten a travs de su personal. El xito de una organizacin depende cada vez ms del conocimiento, habilidades y destrezas de sus trabajadores. Cuando el talento de los empleados es valioso, raro y difcil de imitar y sobre todo organizado, una empresa puede alcanzar ventajas competitivas que se apoyan en las personas.

Por esto la razn fundamental de por qu capacitar a los empleados consiste en darles los conocimientos, actitudes y habilidades que requieren para lograr un desempeo ptimo. Porque las organizaciones en general deben dar las bases para que sus colaboradores tengan la preparacin necesaria y especializada que les permitan enfrentarse en las mejores condiciones a sus tareas diarias. Y para esto no existe mejor medio que la capacitacin, que tambin ayuda a alcanzar altos niveles de motivaciones, productividad, integracin, compromiso y solidaridad en el personal de la organizacin. No debemos olvidarnos que otro motivo importante del por qu capacitar al personal, son los retos mencionados anteriormente.

Algunos motivos concretos por los cuales se emprenden programas de capacitacin son: incorporacin de una tarea, cambio en la forma de realizar una tarea y discrepancia en los resultados esperados de una tarea (esto puede ser atribuido a una falla en los conocimientos o habilidades para ejercer la tarea). Como as tambin ingreso de nuevos empleados a la empresa.

3) BENEFICIOS QUE BRINDA LA CAPACITACIN.a) Cmo beneficia la capacitacin a las organizaciones:

Conduce a rentabilidad ms alta y a actitudes ms positivas.

Mejora el conocimiento del puesto a todos los niveles.

Eleva la moral de la fuerza de trabajo.

Ayuda al personal a identificarse con los objetivos de la organizacin. Crea mejor imagen Mejora la relacin jefes subordinados.

Es un auxiliar para la comprensin y adopcin de polticas.

Se agiliza la toma de decisiones y la solucin de problemas.

Promueve el desarrollo con vistas a la promocin. Contribuye a la formacin de lderes y dirigentes.

Incrementa la productividad y calidad del trabajo.

Ayuda a mantener bajos los costos.

Elimina los costos de recurrir a consultores externos.

b) Beneficios para el individuo que repercuten favorablemente en la organizacin:

i) Ayuda al individuo en la solucin de problemas y en la toma de decisiones. ii) Aumenta la confianza, la posicin asertiva y el desarrollo. iii) Forja lderes y mejora las aptitudes comunicativas.iv) Sube el nivel de satisfaccin con el puesto. v) Permite el logro de metas individuales. vi) Elimina los temores a la incompetencia o a la ignorancia individual.

c) Beneficios en relaciones humanas, relaciones internas y externas, y adopcin de polticas:

i) Mejora la comunicacin entre grupos y entre individuos.

ii) Ayuda en la orientacin de nuevos empleados.

iii) Proporciona informacin sobre disposiciones oficiales.

iv) Hace viables las polticas de la organizacin.

v) Alienta la cohesin de gruposvi) Proporciona una buena atmsfera para el aprendizaje.

vii) Convierte a la empresa en un entorno de mejor calidad para trabajar.

4) FORMAS DE LLEVAR A CABO LA CAPACITACIN

Raquel Rosenberg ( 1999). Administracin de Recursos Humanos. Avellaneda: El Ateneoa) Lugar en que se realiza: i) Dentro de la empresa: Se utilizan las propias instalaciones de la empresa. Actualmente se utiliza mucho el e-learning . Las ventajas son: Reduccin del costo por no existir necesidad de trasladar al personal.

Creacin de un ambiente de mayor responsabilidad.

ii) Fuera de la empresa: Se utilizan empresas especializadas u otros lugares. Por medio de cursos, conferencias, jornadas outdoorLas ventajas son: Al salir de la empresa, la gente se siente ms relajada y dispuesta para la capacitacin.

Mejora la relacin entre las personas que reciben la capacitacin.

b) Tcnicas o medios utilizados en la capacitacin:i) Conferencias, videos y pelculas, audiovisuales y similares:

Tienden a depender ms de la comunicacin y menos de la imitacin y de la participacin activa. Las conferencias permiten economa de tiempo as como de recursos, los otros mtodos pueden requerir lapsos de preparacin ms amplios y presupuestos ms elevados.

Los bajos niveles de participacin, retroalimentacin, transferencia y repeticin que estas tcnicas muestran pueden mejorar cuando se organizan mesas redondas y sesiones de discusin al terminar la exposicin.

Existe un mtodo de capacitacin, que dada su posibilidad de retroalimentacin instantnea y de repeticin indefinida resulta diferente de las otras: las simulaciones por computadora, generalmente en forma de juegos. Se utiliza para capacitar a gerentes en la toma de decisiones.

ii) Simulacin de condiciones reales:

Para evitar que la instruccin interfiera con las operaciones normales de la organizacin, algunas empresas utilizan instalaciones que simulan las condiciones de operacin real (compaas areas, bancos y grandes instalaciones hoteleras). Esta tcnica permite transferencia, repeticin y participacin notables, as como la organizacin significativa de materiales y retroalimentacin.

iii) Actuacin o sociodrama:

Obliga al capacitando a desempear diversas identidades.

Es muy comn que cada participante tienda a exagerar la conducta del otro. Uno de los frutos que suelen obtenerse es que cada participante consigue verse en la forma en que lo perciben los compaeros de trabajo. Esta experiencia puede crear mejores vnculos de amistad, as como tolerancia de las diferencias individuales. Se utiliza para el cambio de actitudes y el desarrollo de mejores relaciones humanas. Participan activamente todos los capacitados y obtienen retroalimentacin de muy alta calidad.

iv) Estudio de casos:

Mediante el estudio de una situacin especfica o simulada, la persona en capacitacin aprende sobre las acciones que es deseable emprender en situaciones anlogas. Para ello, cuenta con las sugerencias de otras personas as como con las propias. Adems de aprender gracias al caso que se estudia, la persona puede desarrollar habilidades de toma de decisiones. Cuando los casos estn bien seleccionados, poseen relevancia y semejanza con las circunstancias diarias, tambin hay cierta transferencia. Existe tambin la ventaja de la participacin mediante la discusin del caso. No es frecuente encontrar elementos de retroalimentacin y repeticin.

v) Lectura, estudios individuales, instruccin programada:

Los materiales de instruccin para el aprendizaje individual resultan de gran utilidad en circunstancias de dispersin geogrfica o de gran dificultad para reunir un grupo de asistentes a un programa de capacitacin.

Se emplean en casos en que el aprendizaje requiere poca integracin (cursos basados en lecturas, grabaciones, fascculos de instruccin programada y ciertos programas de computadora).

Los fascculos de instruccin programada consisten en folletos con una serie de preguntas y respuestas.

Ciertos programas de computadora pueden sustituir a los fascculos de instruccin programada. Partiendo de planteamientos tericos muy similares, permiten avanzar en determinado tema al ritmo que se desee.

Los materiales programados proporcionan elementos de participacin, repeticin, relevancia y retroalimentacin. La transferencia tiende a ser baja.

vi) Capacitacin en laboratorio (sensibilizacin):

Constituye una modalidad de la capacitacin en grupo. Se emplea para desarrollar las habilidades interpersonales. Se puede utilizar tambin para el desarrollo de conocimientos, habilidades y conductas adecuadas para futuras responsabilidades laborales. Los participantes se postulan como objetivo el mejoramiento de sus habilidades de relaciones humanas mediante la mejor comprensin de s mismos y de las otras personas. Esta tcnica propone compartir experiencias y analizar sentimientos, conductas, percepciones y reacciones que provocan esas experiencias. Por lo general se utiliza a un profesional de la psicologa como moderador de estas sesiones. Se basa en la participacin, la retroalimentacin y la repeticin.

5) PROCESO DE LA CAPACITACIN:Consta de las siguientes fases:a) Evaluacin de necesidades

b) Diseo de programas

c) Instrumentacin

d) Evaluacin

Evaluacion de las necesidades

La bsqueda de necesidades de capacitacin es la clarificacin de las demandas educativas de los proyectos prioritarios de una empresa.

Los gerentes y el personal de Recursos Humanos deben permanecer alerta a los tipos de capacitacin que se requieren, cundo se necesitan, quin los precisa y qu mtodos son mejores para dar a los empleados el conocimiento, habilidades y capacidades necesarias. Para asegurar que la capacitacin sea oportuna y est enfocada en los aspectos prioritarios los gerentes deben abordar la evaluacin de necesidades en forma sistemtica utilizando tres tipos de anlisis:1. Organizacional, consiste en observar el medio ambiente, las estrategias y los recursos de la organizacin para definir tareas en las cuales debe enfatizarse la capacitacin, permite establecer un diagnstico de los problemas actuales y de los desafos ambientales, que es necesario enfrentar.

2. De tareas, que significa determinar cul debe ser el contenido del programa de capacitacin, es decir identificar los conocimientos, habilidades y capacidades que se requieren, basado en el estudio de las tareas y funciones del puesto. Se debe hacer hincapi en lo que ser necesario en el futuro para que el empleado sea efectivo en su puesto.

3. De personas, este anlisis conlleva a determinar si el desarrollo de las tareas es aceptable y estudiar las caractersticas de las personas y grupos que se encontrarn participando de los programas de capacitacin.

Una vez realizados todos los anlisis, surge un panorama de las necesidades de capacitacin que deberan definirse formalmente en trminos de objetivos.

La determinacin de las necesidades de capacitacin es una responsabilidad de lnea y una funcin de staff, corresponde al administrador de lnea la responsabilidad por la percepcin de los problemas provocados por la carencia de capacitacin.

Los principales medios utilizados para la determinacin de necesidades de capacitacin son: Evaluacin de desempeo; Observacin; Cuestionarios; Solicitud de supervisores y gerentes; Entrevistas con supervisores y gerentes; Reuniones interdepartamentales; Examen de empleados; Modificacin de trabajo; Entrevista de salida; Anlisis de cargos.

Adems de estos medios, existen algunos indicadores de necesidades de capacitacin. Estos indicadores sirven para identificar eventos que provocarn futuras necesidades de capacitacin (indicadores a priori) o problemas comunes de necesidades de entrenamiento ya existentes (indicadores a posteriori)

Indicadores a priori son por ejemplo: Modernizacin de maquinarias y equipos; Produccin y comercializacin de nuevos productos o servicios; Expansin de la empresa y admisin de nuevos empleados; Reduccin del nmero de empleados.

Indicadores a posteriori son por ejemplo: Calidad inadecuada de la produccin; Baja productividad; Relaciones deficientes entre el personal; Nmero excesivo de quejas.

Diseo del programa

La determinacin de necesidades de capacitacin, para que el programa pueda disearse, debe suministrar las siguientes informaciones:

QU debe ensearse?

QUIN debe aprender?

CUNDO debe ensearse?

DNDE debe ensearse?

CMO debe ensearse?

QUIN debe ensear?

Debemos tener en cuenta que el programa debe elaborarse de tal manera que, al descubrir nuevas necesidades, los cambios que se realicen en el programa no sean violentos ya que esto podra ocasionar una desadaptacin en el entrenado y un cambio de actitud hacia la capacitacin.

Los expertos creen que el diseo de capacitacin debe enfocarse al menos en cuatro cuestiones relacionadas:

1. Objetivos de capacitacin

Una buena evaluacin de las necesidades de capacitacin conduce a la determinacin de objetivos de capacitacin y estos se refieren a los resultados deseados de un programa de entrenamiento. La clara declaracin de los objetivos de capacitacin constituye una base slida para seleccionar los mtodos y materiales y para elegir los medios para determinar si el programa tendr xito.

2. Deseo y motivacin de la persona

Existen dos condiciones previas para que el aprendizaje influya en el xito de las personas que lo recibirn. La buena disposicin, que se refiere a los factores de madurez y experiencia que forman parte de sus antecedentes de capacitacin. La otra es la motivacin, para que se tenga un aprendizaje ptimo los participantes deben reconocer la necesidad del conocimiento o habilidades nuevos, as como conservar el deseo de aprender mientras avanza la capacitacin. Las siguientes seis estrategias pueden ser esenciales:

Utilizar el refuerzo positivo

Eliminar amenazas y castigos

Ser flexible

Hacer que los participantes establezcan metas personales

Disear una instruccin interesante

Eliminar obstculos fsicos y psicolgicos de aprendizaje

3. Principios de aprendizaje

Los principios de aprendizaje constituyen las guas de los procesos por los que las personas aprenden de manera ms efectiva. Mientras ms utilicen estos principios en el aprendizaje, ms probabilidades habr de que la capacitacin resulte efectiva. El xito o fracaso de un programa de capacitacin, suele relacionarse con dichos principios. Algunos de estos principios son: participacin, repeticin, retroalimentacin, etc.

Es muy importante la eleccin de las tcnicas que van a utilizarse en el programa de capacitacin con el fin de optimizar el aprendizaje, que fueron mencionadas anteriormente.

4. Caractersticas de los instructoresEl xito de cualquier actividad de capacitacin depender en gran parte de las habilidades de enseanza y caractersticas personales de los instructores. Estos responsables del entrenamiento, son las personas situadas en cualquier nivel jerrquico, expertos o especializados en determinada actividad o trabajo y que transmite sus conocimientos de manera organizada. Estos maestros deben ser lideres, es decir, personas que sepan guiar a un grupo, que sepan crear en el alumno o colaborador un vivo deseo de superacin personal, lderes que sepan sealar el camino que ha de seguirse.

Las caractersticas esenciales y deseables que debe tener todo instructor son: conocimiento del tema, adaptabilidad, facilidad para las relaciones humanas, sinceridad, sentido del humor, inters, motivacin por la funcin, entusiasmo, capacidades didcticas, instrucciones claras, asistencia individual, entre otras.

Es evidente que el criterio de seleccin de los instructores es muy importante, los mismos podrn ser seleccionados entre los diversos niveles y reas de la empresa. Cuanto mayor sea el grado en que el instructor posea tales caractersticas, tanto mejor desempear su funcin.

InstrumentacinExiste una amplia variedad de mtodos para capacitar al personal que ocupa puestos no ejecutivos. Uno de los mtodos de uso ms generalizado es la capacitacin en el puesto de trabajo, porque proporciona la ventaja de la experiencia directa, as como una oportunidad de desarrollar una relacin con el superior y el subordinado. Es un mtodo por el cual los trabajadores reciben la capacitacin de viva voz de su supervisor o de otro capacitador. En la capacitacin de aprendices, las personas que ingresan a la empresa reciben instrucciones y prcticas minuciosas, tanto dentro como fuera del puesto, en los aspectos terico y prcticos del trabajo.

A continuacin se nombrarn algunas de las dimensiones de la capacitacin:

La capacitacin de induccin, comienza y contina durante todo el tiempo que un empleado presta sus servicios en una organizacin. Al participar en un programa formal de induccin, los empleados adquieren conocimientos, habilidades y actitudes que elevan sus probabilidades de xito en la organizacin.

La capacitacin en habilidades, la capacitacin de equipos y la capacitacin de diversidad tienen una importancia fundamental en las organizaciones actuales.

La capacitacin combinada consiste en programas de entrenamiento que combinan la experiencia prctica del trabajo, con la educacin formal en clases.

Los programas de internado revisten especial eficacia porque brindan experiencia en el puesto y fuera de ste.

Otros mtodos fuera del trabajo incluyen las conferencias o discusiones, la capacitacin en el aula, la instruccin programada, la capacitacin por computadora, las simulaciones, los circuitos cerrados de televisin, la capacitacin a distancia y los discos interactivos de video, entre otros.

Estos ltimos mtodos pueden suponer una aportacin al esfuerzo de capacitacin de un costo relativamente bajo en relacin con la cantidad de participantes que es posible alcanzar.

Cabe destacar, a su vez, que cada da esta adquiriendo mayor importancia el e-learnig. El mismo consiste en un nuevo modelo de aprendizaje, progreso y desarrollo profesional, se trata de la capacitacin a travs de Internet, on-line.

Evaluacin del programa

La etapa final del proceso de capacitacin es la evaluacin de los resultados obtenidos, en la cual se intenta responder preguntas tales como: Qu estamos obteniendo de los programas de capacitacin? Estamos usando productivamente nuestro tiempo y nuestro dinero? Hay alguna manera de demostrar que la formacin que impartimos es la adecuada?

La capacitacin debe evaluarse para determinar su efectividad. La experiencia suele mostrar que la capacitacin muchas veces no funciona como esperan quienes creen e invierten en ella. Los costos de la capacitacin siempre son altos en trminos de costos directos y, aun ms importante, de costos de oportunidad. Los resultados, en cambio, suelen ser ambiguos, lentos y en muchos casos, ms que dudosos.

La evaluacin debe considerar dos aspectos principales:

a) Determinar hasta qu punto el programa de capacitacin produjo en realidad las modificaciones deseadas en el comportamiento de los empleados.

b) Demostrar si los resultados de la capacitacin presentan relacin con la consecucin de las metas de la empresa. En este punto existen diferentes modelos, los cuales ya fueron mencionados anteriormente, para evaluar hasta que punto los programas de capacitacin mejoran el aprendizaje, afectan el comportamiento en el trabajo, e influyen en el desempeo final de una organizacin. Por desgracia pocas organizaciones evalan bien sus programas de capacitacin.

Las etapas de evaluacin de un proceso de capacitacin:

Reacciones: Gust el programa a los participantes?

Aprendizaje: Qu y cunto aprendieron los participantes?

Comportamiento: Qu cambios de conducta de trabajo han resultado del programa?

Resultados: Cules fueron los resultados tangibles del programa?

ROI: El retorno de la inversin, a travs del cual se mide la relacin costo - beneficio de un programa de capacitacin.

http://www.monografias.com/trabajos16/capacitacion-personal/capacitacion-personal.shtml

La evaluacin es importante realizarla en tres niveles:Primer Nivel: Evaluacin a nivel empresarialLa capacitacin es uno de los medios para aumentar la eficacia y debe proporcionar resultados como:

Aumento de la eficacia organizacional. Mejoramiento de la imagen de la empresa.

Mejoramiento del clima organizacional. Mejores relaciones entre empresa y empleado

Facilidad en los cambios y en la innovacin.

Aumento de la eficiencia.

Segundo nivel: Evaluacin a nivel de los recursos humanosEl entrenamiento debe proporcionar resultados como:

Reduccin de la rotacin del personal.

Reduccin del ausentismo.

Aumento de la eficiencia individual de los empleados.

Aumento de las habilidades de las personas.

Elevacin del conocimiento de las personas.

Cambio de actitudes y de comportamientos de las personas.

Tercer nivel: Evaluacin a nivel de las tareas y operacionesA este nivel el entrenamiento puede proporcionar resultados como:

Aumento de la productividad.

Mejoramiento de la calidad de los productos y servicios.

Reduccin del ciclo de la produccin.

Reduccin del tiempo de entrenamiento

Reduccin del ndice de accidentes.

Reduccin del ndice de mantenimiento de mquinas y equipos.

6) EL COSTO DE LA CAPACITACIN

Raquel Rosenberg ( 1999). Administracin de Recursos Humanos. Avellaneda: El Ateneo

Hay que tener en claro si el beneficio de la capacitacin es superior al costo que sta implica. Determinar los costos beneficios de la capacitacin es un tema complejo. Si est referido a produccin o productividad, el tema es un poco ms sencillo, ya que se puede hacer una proyeccin de lo que se espera, cunto van a modificarse los beneficios de la empresa. Si esta modificacin es superior al costo de la capacitacin, es conveniente realizarla.

El problema se suscita cuando la capacitacin est referida a cambios de conocimientos, actitudes o habilidades que no estn directamente relacionadas con resultados concretos. En este caso el estudio proyectivo debe incluir variables ms complejas.

En cualquier caso siempre hay que tener en cuanta, no solo el costo real de la capacitacin, sino los costos ocultos. Entre ellos se pueden mencionar las horas hombre abonadas por participar en actividades de capacitacin no estando el trabajador en su puesto.

Tambin hay que tener en cuenta la interrupcin de las tareas de algunos sectores.

Hacer una evaluacin de costos permite justificar las actividades de capacitacin frente a los directivos de la empresa.

Diversos elementos forman parte del costo de la capacitacin:

El desembolso necesario para evaluar las necesidades de la empresa

El tiempo durante el cual el trabajador se dedica a la capacitacin y no produce+

Contar con una serie de medios para poder efectuar la capacitacin:

Medios humanos

Medios materiales para la realizacin del curso: proyectores, videos,

Medios financieros: necesarios para solventar todos los gastos7) HACER ENTRENAMIENTO INTERNO O BUSCAR TALENTOS EN EL EXTERIOR?

Raquel Rosenberg ( 1999). Administracin de Recursos Humanos. Avellaneda: El AteneoAlgunas empresas efectan la capacitacin interna. Se basa en esfuerzos grupales y organizacionales. Formar empleados desde dentro permite trasmitir la cultura de la empresa y crear personas adaptadas a las necesidades propias, pero insume mucho tiempo y esfuerzo.

Las empresas que necesitan una rpida respuesta a los cambios no entrenan gente sino que salen al mercado a la caza de talentos, aunque pertenezcan a las empresas competidoras.

Aun cuando estas personas no estn identificadas con la cultura de la empresa, su capacitacin les permite solucionar las situaciones conflictivas para las cuales se los ha convocado. 8) CAPACITACIN DE JVENES ESTUDIANTES Y PROFESIONALEShttp://faa.unse.edu.ar/alumnos/pasantia.htm9) LAS PASANTAS ESCOLARES

http://www.asesorlaboral.com.ar/pasantiaseducativas.htm