BSC Dirección de Relacionamiento con el Inversionista de Ecopetrol

UNIVERSIDAD DISTRITALFRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

EMPRESA COLOMBIANA DE PETRÓLEOSECOPETROL S.A.

DISEÑO DEL CUADRO DE MANDO INTEGRAL 2009 – 2015 DE LA DIRECCIÓN DE

RELACIONAMIENTO CON EL INVERSIONISTA DE ECOPETROL S.A.

JUAN FELIPE RIOS

DIRECTOR:DR. JOAQUÍN JAVIER MEZA

ANTECEDENTES

Ingresos de 13 billonesCrecimiento del 61,3 %

Nuevos mercados Europa y China

4ta petrolera de LA

94,8% aumento exportaciones

Calificación AAA de Duff & Phelps

Aumento utilidades 217,6%

Crecimiento EBITDA 68,9%

51 bloques de exploración

267 campos de extracción

2 refinerías: Cartagena y Barranca

8.850 km de redes de transporte

Consorcio con Talismán - Perú y Petrobras - Brasil

ORGANIGRAMA GENERAL

ORGANIGRAMA DE VIF

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE ECOPETROL S.A.

MARCO ESTRATÉGICO

MISIÓN

Descubrimos fuentes de energía y las convertimos en valor para nuestros clientes y accionistas, asegurando el cuidado del medio ambiente, la seguridad de los procesos e integridad de las personas, contribuyendo al bienestar de las áreas donde operamos, con personal comprometido que busca la excelencia, su desarrollo integral y la construcción de relaciones de largo plazo con nuestros grupos de interés.

VISIÓN 2015

Ecopetrol será una empresa global de energía y petroquímica, con énfasis en petróleo, gas y combustibles alternativos; reconocida por ser competitiva, con talento humano de clase mundial y socialmente responsable.

LINEAMIENTOS ORGANIZACIONALES

Consolidación OrganizacionalConsolidar un modelo de excelencia en la calidad de la gestión empresarial que apalanque la estrategia de crecimiento

OBJETIVOS

• Contar con Talento Humano de clase mundial requerido por la estrategia.

• Consolidar el modelo de calidad a la gestión empresarial.• Llevar a estándares internacionales de desempeño y

eficiencia las operaciones de negocio, los servicios de soporte, los productos y el HSE.

• Fortalecer la innovación, el desarrollo tecnológico y asegurar el conocimiento.

• Mejorar la confianza y la reputación de la empresa con sus grupos de interés.

LINEAMIENTOS ORGANIZACIONALES

CrecimientoEstar en el 2015 entre las 27 primeras compañías de ranking PIW.

OBJETIVOS

UPSTREAMSer un jugador global con capacidad para aumentar las reservas y la producción de petróleo y gas de forma sostenida e incursionando en áreas frontera y costa fuera• Adicionar nuevas reservas mediante la exploración• Aumentar las reservas y la producción de petróleo y gas• Optimizar la tasa de recobro en los campos maduros• Desarrollar el potencial de crudos pesados en toda la

cadena• Consolidar el mercado nacional de gas natural y generar

crecimiento a nivel regional en diferentes mercados

OBJETIVOS

DOWNSTREAM• Aumentar conversión, producir combustibles limpios y ampliar

capacidad• Alcanzar liderazgo en petroquímica en el país. En este marco

estratégico, la petroquímica adquiere una gran importancia. Para alcanzar la mega de producir 2700 KTA (kilotoneladas por año) se deben realizar acciones que permitan lograr este objetivo

• Ser líderes en biodiesel y aumentar la producción de etanol en Colombia

• Asegurar la capacidad de transporte optimizando la integración de los activos

• Agregar valor mediante la integración de Downstream

Megas de Consolidación OrganizacionalMEGAS ECOPETROL 2008 – 2015

INDICADOR 2007 2011

TALENTO HUMANO1. Índice de competencias Valoradas en jefes 80%

2. Índice de Ambiente laboral 40Entre las 10 mejores de

Colombia

EXCELENCIA OPERACIONAL

3. Índice de Satisfacción del Cliente 92% Nivel de excelencia

4. Conf iabilidad Operacional 93,4% >95%

5. Benchmark Ref inación y Transporte 1er cuartil Latinoamérica

6. Accidentalidad / Severidad 1.74 / 23 1.13 / 12,4

7. Incidentes ambientales / Impacto 56 / 4.694 32 / 500

8. Contenido de Azufre en CombustiblesDiesel

País: 4000 ppm

Bgtá y STM: 1000 ppm

País: 500 ppm

Bgtá y STM: 50 ppm

Gasolina 1000 ppm 3004 ppm

TECNOLOGÍA, CONOCIMIENTO E INFORMACIÓN

9. Ventajas Tecnológicas desarrolladas 42009 – 2011

12

10. Índice de Aprovechamiento de la Información 58% >90%

GESTIÓN EMPRESARIAL 11. Puntaje Premio Colombiano a la Calidad de la Gestión 552.5 >= 750 puntos

RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL

12. Índice de Reputación Corporativa 94 95

13. Índice de Transparencia 93.322 95

Megas de CrecimientoMEGAS ECOPETROL 2008 – 2015

Medida 2007 2011 2015CrecimientoAnual Prom.2007 - 2015

UPSTREAM

1. Producción(KBPED)

CRUDO 326 400 81012%

GAS 72 150 190

2. Adición de Nuevas Reservas (Exploración)

41 256 promedio año n.a.

3. Adición Reservas Producción a 2012

6 100 promedio año n.a.

4. Adición por Compra de Reservas a 2012(MMBPE)

n.a. 80 promedio año n.a.

GAS 5. Ventas de Gas1 (GBTUD) 516 870 1.100 10%

REFINACIÓN6. Capacidad de Refinación

(KBD)290 325 650 11%

PETROQUÍMICA 7. Petroquímica (KTA) 108 825 2.700 50%

TRANSPORTE8. Ingresos por operación en

nuevos negocios (MUSD)n.a. 50 80

2011 - 2015

12%

DIVERSIFICACIÓN ENERGÉTICA

9. Ventas de Biocombustibles (KTA)

n.a. 380 4502009 - 2015

44%

1Incluye ventas Internegocios

n.a: No Aplica

DO

WN

ST

RE

AM

2008

-20

12

Mapa estratégico de Ecopetrol S.A.

Contribuir al desarrollo sostenible

de los clientes y grupos de interés

Ser la mejor opción de suministro de

nuestros productos y servicios

Ap

ren

diz

aje

Inte

rno

sC

lien

tes y

GI

Fin

an

cie

ra Maximizar de manera sostenida el valor para

los accionistas

Asegurar la eficiencia operacional

Asegurar una gestión integral y efectiva

Consolidar y ampliar mercados

nacionales e internacionales

Incrementar las reservas y producción de Hidrocarburos

convencionales y no convencionales actuando en

el ámbito nacional e internacional

Aumentar de manera integrada la transformación

de hidrocarburos en productos valiosos

Fortalecer la comercialización y el posicionamiento de

productos y servicios en la región

Desarrollar el negocio de biocombustibles e

incursionar en el desarrollo de energías

alternativas

Garantizar una gestión socialmente responsable

Excelencia Operacional

Concretar nuevos negocios nacionales e

internacionales

Crecimiento

Alcanzar estándares internacionales en HSE y

calidad de productos

CONSOLIDACIÓN ORGANIZACIONAL

CRECIMIENTO Mapa Empresarial190109

Asegurar el conocimiento, la información, la innovación y el desarrollo tecnológico

Asegurar en el talento humano y el ambiente laboral que apalanquen la estrategia

Mapa estratégico de VIF

Asegurar un modelo de gestión integral

Asegurar el conocimiento, la información y la tecnología para operar

Contar con talento humano de clase mundial

Asegurar la oportunidad y calidad de la información contable y

financiera

Ap

ren

diz

aje

Inte

rno

sC

lien

tes y

GI

Fin

an

cie

ros

Maximizar de manera sostenida el valor

para los accionistas

Operar con seguridad y excelencia la cadena de valor

Maximizar la rentabilidad de los

recursos financieros

Optimizar la tasa efectiva de tributación

Asegurar una gestión adecuada de los

riesgos de la empresa

Maximizar los beneficios

económicos y estratégicos en las

participaciones accionarias en otras

empresas

Fortalecer las relaciones con el mercado accionario

y los inversionistas

MERCADO DE CAPITALES

Mercado Monetario

Mercado de Valores

Bursátil no intermediad

o

Mercado de Divisas

Actores del mercado de valores

Inversionistas

Accionistas

Dueño de una parte de la empresa

Versatilidad de negocios

ACCIONISTAS

Ingresos por

Dividendos

Valorización

DERECHOS

Derecho de asistencia y voto en la Asamblea de

accionistas

Derecho de información

Derecho de venta o enajenación de las acciones

Derecho de acción preferente

Derecho a la cuota de liquidación

TIPOS DE ACCIONES

Acciones ordinarias

Acciones preferenciales

Acciones privilegiadas

TÍTULOS VALORES DE ECOPETROL S.A.

ACCIÓN ADR

4.087’723.771 accionesValor unitario de $1.40010,1% de su capital social9 bancos, 34 SCB, 17 cadenas comerciales2.200 puntos de venta482.941 accionistasTOTAL US$ 2.800 millones

2 Consorcios: Unión Temporal JP Morgan - Credit Suisse Unión Temporal Citi – Merrill Lynch14-8-2007 AGA fijó el valor de la empresa en US$ 24,8 billones (patrimonial US$ 27,7 billones) 18-9-2008 Ecopetrol S.A. listó 20 mill ADR´s

20 = 1

INVESTOR RELATIONS

PUEDEN SER

INSTITUCIONALES

MINORITARIOS

SE PREGUNTAN POR

Retorno/beneficioManejo del riesgoRSE (Responsabilidad Social) – ImagenBeneficios tributariosDiversidad de ingresosEstados FinancierosFlujo de caja alternativoSoporte de la misiónDerechos exclusivosObligaciones contractualesAgenda Nacional – InclusiónCadena de suministroPortafolio de nuevos productosGobierno CorporativoM&A (mergers and acquisitions) – Fusiones y Adquisiciones

INFORMACIÓN RELEVANTE

A través de las entidades rectoras:

SFC - SEC

INVERSIONISTAS

DIAGNÓSTICO

VIF

Dirección de Relacionamiento

con el Inversionista

Coordinación de Atención al Accionista

3 PROFESIONALES

5 PROFESIONALES}PRESUPUESTO

$ 2400 millones Atención al accionista

$ 800 millones Deceval

$ 976 millones

Bolsa de Valores

$22.000 millones

Red recaudadora y pagadora

$26.560 millones

RELACIONES INTERNAS IRContactos (Con Quién) Propósito (Para Qué)

Presidente, Vicepresidentes y Directores Coordinar la transmisión de la información relevante de

Ecopetrol al mercado nacional e internacional.

Articular el Plan de Negocio con el mensaje de manera

clara, consistente y coherente para favorecer el precio

de la acción

Vicepresidente Financiero Coordinar las actividades del área.

Obtener información financiera

Dirección de Soporte a Presidencia y Junta

Directiva

Consultar sobre decisiones adoptadas por la Junta

Directiva y la Asamblea de Accionistas

Conocer aplicación del Código de Gobierno Corporativo

Coordinar la entrega de información al mercado

Dirección de Relaciones Laborales y

Desarrollo

Establecer campañas para educar a los empleados

sobre la información sensible al mercado

Unidad de Imagen Corporativa (UIM) Publicación de Información Relevante en medios de

comunicación y página web.

Control de contenidos a divulgar por parte de DIR hacia

accionistas, clientes, inversionistas y público en general.

RELACIONES EXTERNAS IRContactos (Con Quién) Propósito (Para Qué)

SFC - SEC

Actores del Mercado Público

de Valores

Informar los acontecimientos relevantes de

ECOPETROL S.A.

Accionistas actuales,

potenciales inversionistas,

analistas de mercado,

comisionistas de bolsa,

brokers, traders y analistas

internacionales

Hacer inteligencia sobre actividades de

compañías pares (benchmarking)

Entender las expectativas de los mercados

Programar visitas, roadshows y actividades

de promoción de la acción y de la empresa

Incrementar la reputación de Ecopetrol

INFORMACIÓN RELEVANTE

PROPUESTA DIFERENCIADORA DE ECOPETROL S.A.

“Ser una empresa integrada, con una experiencia comprobada en la operación de campos maduros, con expertos en áreas complejas, con un instituto de investigación y desarrollo que muestra resultados a problemas operacionales en la cadena de valor, con unas finanzas sólidas ad portas del proceso que potenciará aún más la disponibilidad de recursos para invertir, y con un conocimiento y experticia en el manejo socio-ambiental en áreas sensibles en esa materia.”

RED DE ATENCIÓN

AL ACCIONISTA

CALL CENTER

OFICINA DE ATENCIÓN AL ACCIONISTA

DEL CONSORCIO

BANCOSOFICINA DE PARTICIPACIÓN

CIUDADANA

CORREO ELECTRÓNICO

1.031.160 Llamadas Atendidas

71.292 Consultas

Ha recibido 12.875 Accionistas

Ha recibido 1.763 Accionistas

10.724 solicitudes de impresión de documentos atendidas

TOTAL 1.127.814 solicitudes

CICLO DE ATENCIÓN AL ACCIONISTA

Actualizar base de datos

ENTORNO

Pagar Dividendos

Controlar Accionistas

Gestiónar Recaudos y Pago de Cartera

Reasignar acciones

Responder solicitudes

Informes

Asamblea Gral. de Accionistas

Lavado de activos

OUT SOURCING

Notas: 1 Accionistas Empleados/Admres ECP

Principales Extranjeros Personas jurídicas

2 Reasignar Acciones Cesiones 3 Out Sourcing Call Center 4 Contrato

10 CONSULTAS MÁS FRECUENTES• Información sobre pago de dividendos. 1176 consultas.• Solicitud de cambio de datos secundarios. 897 consultas.• Información sobre adjudicación de acciones. 221 consultas.• Solicitud cambio de forma de pago de dividendos. 184

consultas.• Información pago saldo de acciones. 132 consultas.• Información negociación de acciones. 93 consultas.• Solicitud de cambio de datos primarios. 90 consultas.• Información general de Ecopetrol. 89 consultas.• Información sobre tarjeta inteligente. 80 consultas.• Correo basura (innecesario). 66 consultas.

RELACIONES INTERNAS ATENCIÓN AL ACCIONISTA

Contactos (Con Quién) Propósito (Para Qué)

Junta Directiva y AGA Utilidad a repartir entre accionistas, número de cuotas y

fechas.

Vicepresidencia de Talento Humano Proporciona la lista de administradores de Ecopetrol

S.A. actualizada.

Unidad de Tesorería – Gestión de

Pagos

Gestionar la destinación de capital para el pago de

Dividendos - CDP (Certificado de Disponibilidad

Presupuestal).

RELACIONES EXTERNAS ATENCIÓN AL ACCIONISTA

Contactos (Con Quién) Propósito (Para Qué)

Call Center

Fiduciaria

Deceval

Determinar estrategias, políticas y lineamientos de

actividades subcontratadas.

Gestionar el pago de dividendos.

Gestionar el desarrollo del plan de divulgación a

accionistas.

Mantenimiento de la base de datos de accionistas.

ANÁLISIS DE RIESGOS DE DIR

Los riesgos que ha identificado la Unidad de Gestión de Riesgos para DIR son:

1. Inadecuada gestión de Accionistas e Inversionistas

2. Falta de liquidez del ADR de Ecopetrol3. Pérdida de Credibilidad o del valor de la

empresa por desinformación o manejo inadecuado de información relevante.

ANÁLISIS DOFA – NIVEL EXTERNO

OPORTUNIDADES AMENAZAS

Globalización abre nuevos mercados

Crisis financiera global puede ser oportunidad

El sector petrolero genera una utilidad superior a otros

sectores

ECOPETROL competitiva y reconocida en el sector

nacional e internacional

Esperanzas del gobierno colombiano puestas en

ECOPETROL

Apoyo total de ministerios de Minas y Energía,

Hacienda y Presidencia de la República

ECOPETROL no tiene competencia real ni potencial a

nivel nacional en el sector de hidrocarburos

El precio de la acción siempre ha sido rentable

Grandes proyectos de expansión de la compañía

Cuenta con suficientes reservas de petróleo y gas

Se evidencian políticas de RSE y Gobierno Corporativo Procesos integrados a nivel empresarial (SGC) Incursión en el mercado internacional – ADR Tecnología de comunicaciones soporta enlaces

internacionales Apertura de canales internacionales de benchmarking

Fluctuación del mercado

Dependencia del precio del WTI

Sector regido por un oligopolio (OPEP)

Situación de orden público/violencia nacional

Colombia, mercado riesgoso

Crisis financiera global puede ser amenaza

Desinterés por el mercado accionario por parte de las

personas del común

Accionistas que desconocen el mercado (personas

naturales)

Altas presiones de analistas del mercado

Susceptibilidad a errores en base de datos de

accionistas

Peligro de filtración de información

Imposiciones legales incongruentes

Las crisis pueden surgir en cualquier momento, 24

horas - 7 días por semana.

Amplia gama de competidores bursátiles (empresas

listadas en la BVC o en NYSE –New York Stock

Exchange-, otras alternativas de inversión, etc.)

Auge de los biocombustibles

ANÁLISIS DOFA – NIVEL INTERNO

FORTALEZAS DEBILIDADES

Facilidad para el cambio

Efectividad de canales de información hacia accionistas e

inversionistas

Gran responsabilidad depositada en el área (confianza)

Apoyo y soporte de otras áreas de la empresa (JD, UIM,

VEC, SG, etc.)

Mayor facilidad de medición de resultados pues son

pocos funcionarios

Profesionales de clase mundial

Profesionales con experiencia en el área financiera y

afines

Buenas condiciones laborales para empleados –

posibilidades de surgimiento profesional

Baja rotación de funcionarios

Sistemas corporativos de comunicación altamente

desarrollados

Sistema SAP de gestión de información altamente

estandarizado

Conocimiento de la tipología tanto de accionistas como

de sus requerimientos

Conocimiento del mercado

Falencia en la comunicación de la estrategia por parte de

la Alta Dirección hacia la organización

No se tienen datos históricos (nueva área)

Inexperiencia en manejo de contingencias

La planeación se realiza a corto plazo

Las funciones aun no están muy bien establecidas

Rotación de derechos de petición genera dispersión de la

capacidad de respuesta

Desintegración entre grupo de IR y Atención a

accionistas

Contratos de outsourcing se pueden salir de control

Poca visibilidad del área frente a accionistas

Poca experiencia con inversionistas

No hay un espacio adecuado para atender inversionistas

visitantes

Riesgos propios del área (Unidad de Gestión de Riesgos-

UGR)

COMPETIDORES DIRECTOSConjunto de empresas que ofrecen el mismo bien o producto

CLIENTESConjunto formado por los compradores de los bienes y servicios

PROVEEDORESConjunto de empresas que suministran a las empresas productoras del sector, todo lo necesario para que produzcan u ofrezcan sus servicios

PRODUCTOS SUSTITUTOSAquellos que pueden aparecer y cubrir las mismas necesidades que satisfacen los productos que actualmente existen en el mercado

COMPETIDORES POTENCIALESAquellas empresas con capacidad de entrar a competir con las pertenecientes a un subsector determinado

5 FUERZAS DE PORTER I

5 FUERZAS DE PORTER II

COMPETIDORES DIRECTOSEmpresas que listan sus acciones en la BVC y en la NYSE

CLIENTESEn este caso son los accionistas y tenedores de ADR´s, más los inversionistas nacionales e internacionales.

PROVEEDORESDeceval, Consorcio/Fiduciaria, Call CenterDemás proveedores de Información Relevante

PRODUCTOS SUSTITUTOSAlternativas que tienen los clientes de DIR:Otras empresas que capten inversión, otras formas de inversión (CDT, Fondos, Divisas, Commodities, etc.)

COMPETIDORES POTENCIALESCualquier empresa que brinde los servicios que presta DIR a Ecopetrol y se pueda subcontratar

ESTRATEGIAS FO ESTRATEGIAS FA

Abrir nuevos canales para generar inversión internacional a través de múltiples

herramientas

Mantener informados a los accionistas, inversionistas, analistas, empleados y

público en general sobre las alternativas a seguir ante la crisis financiera y las

ventajas de la inversión en Ecopetrol (precio de la acción, crecimiento de la

empresa y avances)

Mantener los esquemas de compensación de los funcionarios en niveles altos y

según sus resultados

Efectuar un manejo óptimo de los recursos depositados en el área

Gestionar propuestas para generación de incentivos a la inversión por parte del

estado

Realizar benchmarking visitando empresas pares del sector, registrando su

experiencia en manejo de contingencias y sus datos históricos

Proponer alternativas de atención viables a las necesidades de accionistas y

demás actores del mercado

Realizar análisis del mercado para generar pronósticos de comportamiento

Capacitar algunos funcionarios en manejo de crisis

Unificar la información al interior del área para generar información integrada

sobre la empresa y sus ventajas competitivas

Convertir a los accionistas en transmisores de Propuesta Diferenciadora de

Ecopetrol

Realizar capacitaciones por parte de los funcionarios del área a los

accionistas (P.N.) sobre el mercado de valores

Generar políticas y controles a través de la JD, que eviten la filtración de

información

Verificar la coherencia y pertinencia de la normatividad estatal relacionada con

el área a través de la Vicepresidencia Jurídica

Realizar backups a la Base de Datos de Accionistas por medio de la Dirección

de Tecnología e Información

Generar alternativas a seguir ante crisis financiera

ESTRATEGIAS DO ESTRATEGIAS DA

Adoptar el Sistema de Gestión de Calidad para la gestión de procesos del área,

involucrando la estrategia corporativa

Enfocar la planeación del área hacia los proyectos de expansión de la compañía

Emplear y mantener un sistema de registro de sugerencias de los accionistas

(P.ej.: YouSuggest.com)

Generar un procedimiento para el trámite de derechos de petición (verificar si

existe a nivel corporativo)

En la divulgación del SGC, valerse de la relación entre Atención al Accionista e IR

para lograr su integración

Retroalimentar la gestión de los contratos de outsourcing y determinar puntos de

control dentro de la planeación operacional del SGC

Ser la cara visible de la empresa ante accionistas e inversionistas generando

esquemas de comunicación directa

Adecuar las instalaciones dotándolas con los recursos técnicos necesarios para la

comodidad de funcionarios y adecuada atención de inversionistas

Proyectar la planeación del área hasta el año 2015

Establecer apropiadamente las funciones de cada responsable y

colaboradores

Incluir dentro del mapa de riesgos del área los ocasionados por la situación

de orden público del país

Comunicar las alternativas en materia de biocombustibles que está

contemplando emplear Ecopetrol

Emplear un sistema de retroalimentación con los inversionistas, reconociendo

sus intereses y necesidades reales

Comunicar efectivamente el plan de gestión de riesgos previsto para el área

Realizar un plan integral de capacitación para todos los empleados

Disponer de Software y Hardware propios del sistema Bloomberg

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Administrar el flujo de información corporativa atendiendo y solucionando los requerimientos de los accionistas e inversionistas de ECOPETROL S.A., valiéndose de las disciplinas de finanzas, comunicación y mercadeo, con el fin de maximizar la valoración de la Sociedad

Lograr el reconocimiento de Ecopetrol a nivel nacional e internacional como una empresa global de energía y petroquímica, competitiva, con talento humano de clase mundial y socialmente responsable

MISIÓN DIR

VISIÓN DIR2015

Lineamientos y Objetivos I

L1. Fortalecer las relaciones con el mercado accionario y los inversionistasO1. Referenciar y posicionar la acción de ECOPETROL S.A. en el mercado de valores nacional e internacional

L2. Asegurar la permanencia de la inversión de nuestros accionistas, logrando fortalecer su sentido de pertenencia a la SociedadO2. Maximizar de manera sostenida el valor para los accionistasO3. Atender oportunamente las necesidades de los accionistas

Lineamientos y Objetivos II

A nivel general:O4. Asegurar una gestión integral y efectivaO5. Asegurar buenas prácticas de

responsabilidad corporativaO6. Contar con talento humano de clase mundialO7. Contar con condiciones óptimas de clima

laboralO8. Asegurar el conocimiento, la información y la

tecnología requeridos para operar

LINEAMIENTO/OBJETIVO ESTRATEGIAS Y PLANES DE ACCIÓN

L1. Fortalecer las relaciones con el

mercado accionario y los

inversionistas

E1. Abrir nuevos canales para generar inversión internacional a través de múltiples herramientas.

E6. Convertir a los accionistas en transmisores de Propuesta Diferenciadora de Ecopetrol

E9. Enfocar la planeación del área hacia los proyectos de expansión de la compañía

PA2. Unificar la información al interior del área para generar información integrada sobre la empresa y sus ventajas

competitivas

PA5. Gestionar propuestas para generación de incentivos a la inversión por parte del estado y otras entidades

PA9. Generar alternativas a seguir ante crisis financiera

PA14. Incluir dentro del mapa de riesgos del área los ocasionados por la situación de orden público del país

PA15. Comunicar las alternativas en materia de biocombustibles que está contemplando emplear Ecopetrol

O1. Referenciar y posicionar la

acción de ECOPETROL S.A. en el

mercado de valores nacional e

internacional

E5. Realizar análisis del mercado para generar pronósticos de comportamiento

E12. Ser la cara visible de la empresa ante accionistas e inversionistas generando esquemas de comunicación directa

E14. Emplear un sistema de retroalimentación con los inversionistas y analistas, reconociendo sus intereses y necesidades

reales

E15. Comunicar efectivamente el plan de gestión de riesgos previsto para el área

PA3. Generar políticas y controles a través de la JD, que eviten la filtración de información PA4. Mantener informados a los accionistas, inversionistas, analistas, empleados y público en general sobre las alternativas ante contingencias y las ventajas de la inversión en Ecopetrol (precio de la acción, crecimiento de la empresa y avances)

L2. Asegurar la permanencia de la inversión de nuestros accionistas, logrando fortalecer su sentido de pertenencia a la Sociedad

E7. Realizar capacitaciones por parte de los funcionarios del área a los accionistas (Personas Naturales) sobre el mercado de

valores

E12. Ser la cara visible de la empresa ante accionistas e inversionistas generando esquemas de comunicación directa

PA9. Generar alternativas a seguir ante crisis financiera

O2. Maximizar de manera sostenida

el valor para los accionistas

E7. Realizar capacitaciones por parte de los funcionarios del área a los accionistas (Personas Naturales) sobre el mercado de

valores

PA8. Realizar backups a la Base de Datos de Accionistas por medio de la Dirección de Tecnología e Información

PA10. Emplear y mantener un sistema de registro de sugerencias de los accionistas (P.ej.: YouSuggest.com)

O3. Atender oportunamente las

necesidades de los accionistas

E4. Proponer alternativas de atención viables a las necesidades de accionistas y demás actores del mercado

E11. Retroalimentar la gestión de los contratos de outsourcing y determinar puntos de control dentro de la planeación

operacional del SGC

PA11. Generar un procedimiento para el trámite de derechos de petición

LINEAMIENTO/OBJETIVO ESTRATEGIAS Y PLANES DE ACCIÓN

O4. Asegurar una gestión

integral y efectiva

E3. Efectuar un manejo óptimo de los recursos depositados en el área

E8. Adoptar el Sistema de Gestión de Calidad para la gestión de procesos del área, involucrando la

estrategia corporativa

E10. Fortalecer la integración entre Atención al Accionista e Investor Relations a través del SGC

E13. Proyectar la planeación del área hasta el año 2015

PA1. Realizar acciones de capacitación en manejo de crisis

PA6. Realizar benchmarking visitando empresas pares del sector, registrando su experiencia en manejo

de contingencias y sus datos históricos

PA13. Establecer apropiadamente las funciones de cada responsable y colaboradores

PA16. Disponer de Software y Hardware propios del sistema Bloomberg

O5. Asegurar buenas

prácticas de responsabilidad

corporativa

E7. Realizar capacitaciones por parte de los funcionarios del área a los accionistas (Personas Naturales)

sobre el mercado de valores

PA7. Verificar la coherencia y pertinencia de la normatividad estatal relacionada con el área a través de la

Vicepresidencia Jurídica

O6. Contar con talento

humano de clase mundial

E2. Mantener los esquemas de compensación de los funcionarios en niveles altos y según sus resultados

E16. Realizar un plan integral de capacitación para todos los empleados

PA1. Realizar acciones de capacitación en manejo de crisis

O7. Contar con condiciones

óptimas de clima laboral

E16. Realizar un plan integral de capacitación para todos los empleados

PA12. Adecuar las instalaciones dotándolas con los recursos técnicos necesarios para la comodidad de

funcionarios y adecuada atención de inversionistas

PA13. Establecer apropiadamente las funciones de cada responsable y colaboradores

O8. Asegurar el conocimiento, la información y la tecnología requeridos para operar

E13. Proyectar la planeación del área hasta el año 2015

PA6. Realizar benchmarking visitando empresas pares del sector, registrando su experiencia en manejo

de contingencias y sus datos históricos

PLANEACIÓN OPERACIONAL

Enfoque de procesos vs. Enfoque estructural

PROCESO

Elementos de entradaRequisitos especificados

(incluye recursos)

Actividades interrelacionadas que

interactúan y métodos de control

ResultadoRequisitos satisfechos

(Resultado de un proceso)

Seguimiento y medición

EFICACIA DEL PROCESO:Capacidad para alcanzar los resultados deseados

EFICIENCIA DEL PROCESO:Resultados logrados

frente a recursos utilizados

ISO 9001:2000

NTCGP 1000:2004

CERTIFICACIÓN DE JULIO DE 2008

POLÍTICA DE CALIDADEn Ecopetrol S.A.

aseguramos la entrega de los productos y servicios que satisfacen y cumplen los requisitos acordados con los clientes, a través

del mejoramiento continuo de los procesos y

competencias de nuestra gente, orientando la

gestión a la satisfacción del cliente

OBJETIVOS DE CALIDAD INDICADORES

Ser la mejor opción de suministro y de transporte de hidrocarburos en los mercados objetivo

EFICACIA

Índice de Satisfacción del Cliente

Maximizar el valor de los servicios y productos para el Cliente Entregas Perfectas a Clientes Finales

Operar con excelencia la cadena de valor

EFICIENCIA

Costo de levantamiento

Costos operativos totales de refinación

Costo de transporte

Ser la mejor opción de suministro y de transporte de hidrocarburos en los mercados objetivo

EFECTIVIDAD

Ventas Nacionales

MANUAL DE CALIDAD

MACROPROCESOS DE DIRECCIONAMIENTO

MACROPROCESOS HABILITADORES

MACROPROCESOS DE LA CADENA DE VALOR

Planeación y Gestión

Gestión del Talento Humano Gestión JurídicaDireccionamiento

Financiero

Relacionamiento Institucional

Auditoría

Gestión Integral de Riegos

Gestión de proyectos

Operaciones y Servicios

Financieros

Abastecimiento de Bienes y

Servicios

Gestión de Servicios

Gestión de Tecnología y

Conocimiento

Gestión Inmobiliaria y Activos Fijos

Gestión de Información

Exploración y Producción

ComercializaciónTransformación y

Distribución

Nuevos NegociosConocimiento del Mercado y

Clientes

MAPA DE PROCESOS DE ECOPETROL S.A.

MODELO DE PROCESOS DE ECOPETROL S.A ECP-VEC-A-001

PROCESOS DE NIVEL 1 DE DIRECCIONAMIENTO FINANCIEROACT: 1 Pág. 1/1

Fecha Emisión: 26/08/08

FUNCIÓN DEL PROCESO: Establecer las directrices financieras consistentes con el marco estratégico de la sociedad y sus planes.

RESPONSABLE DEL MACROPROCESO: Vicepresidencia Financiera

ELABORÓ REVISÓAPROBÓ DEPENDENCIA

RESPONSABLE APROBÓ VIF

VIF: Juan Felipe Rios

VICEPRESIDENCIA FINANCIERA

HERNANDO ZERDA NORIEGA

Jefe Unidad de Estrategia y Gestión-UEG

JUAN CARLOS VALDELAMAR

Jefe Unidad de Efectividad Organizacional-UEF

MAGDA NANCY MANOSALVA

Jefe de la Unidad de Tesorería

Representante por la Dirección VIF

ADRIANA MARCELA ECHEVERRI

Vicepresidente Financiero

ESTRUCTURACIÓN FINANCIERA

GESTIÓN DE SUBORDINADAS Y PARTICIPACIONES

ACCIONARIAS

OPTIMIZACIÓN TRIBUTARIA

POSICIONAMIENTO EN EL MERCADO DE

VALORES

DETERMINACIÓN DE POLÍTICAS Y

LINEAMIENTOS DE INVERSIÓN DE EXCEDENTES FINANCIEROS

DEFINICIÓN DE LINEAMIENTOS PARA LA DETERMINACIÓN DE LA POSICIÓN DE

LIQUIDEZ

MAPA DE PROCESOS DE VIF

MODELO DE PROCESOS DE ECOPETROL S.A ECP-VEC-A-002

PROCESOS DE NIVEL 1 DE OPERACIONES Y SERVICIOS FINANCIEROSACT: 1 Pág. 1/1


FUNCIÓN DEL PROCESO: Poner a disposición los recursos financieros necesarios para la operación normal de la sociedad, cumplir sus obligaciones con proveedores y clientes, atender los requerimientos de accionistas y demás partes interesadas y

presentar unos estados financieros confiables y oportunos.

RESPONSABLE DEL MACROPROCESO: Vicepresidencia Financiera


RESPONSABLEAPROBÓ VIF


VICEPRESIDENCIA FINANCIERAHERNANDO ZERDA NORIEGAJefe Unidad de Estrategia y

Gestión-UEG

JUAN CARLOS VALDELAMARJefe Unidad de Efectividad

Organizacional-UEF

MAGDA NANCY MANOSALVAJefe de la Unidad de Tesorería

Representante por la Dirección VIF



ASESORÍA FINANCIERA EN LOS PROCESOS DE

CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

GESTIÓN CONTABLE

GESTIÓN TRIBUTARIA

GESTIÓN DE FINANCIACIÓN

INVERSIÓN DE EXCEDENTES DE

LIQUIDEZFINANCIACIÓN DE

RIESGOS

ATENCIÓN AL ACCIONISTA

GESTIÓN DE CARTERA

GESTIÓN DE PAGOS ADMINISTRACIONES DELEGADAS DE RECURSOS

MAPA DE PROCESOS DE VIF

INTERRELACIONES DE PROCESOSMODELO DE PROCESOS DE ECOPETROL S.A ECP-VEC-A-001

INTERRELACIONES DEL PROCESO DE POSICIONAMIENTO EN EL MERCADO DE VALORES

ACT: 1 Pág. 1/1


FUNCIÓN DEL PROCESO: Reducir la volatilidad de la acción de Ecopetrol a través de las relaciones con la comunidad financiera y las partes interesadas.

RESPONSABLE DEL PROCESO: Dirección de Relacionamiento con el Inversionista



DIR: Silvia Victoria Angulo


Dirección de Relacionamiento con el Inversionista

Vicepresidencia Financiera

HERNANDO ZERDA NORIEGA

Jefe Unidad de Estrategia y Gestión-UEG

JUAN CARLOS VALDELAMAR

Jefe Unidad de Efectividad Organizacional-UEF

ÓSCAR BRAVO MENDOZA

Director (e) de Relacionamiento con el Inversionista



MACROPROCESO PLANEACIÓN Y GESTIÓN

•Pago de Dividendos•Estados Financieros•Composición accionaria

MACROPROCESOS ECP

•Información Relevante•Propuesta de Valor de Ecopetrol•Reporte de compra-venta de acciones de administradores

Información Operativa

MACROPROCESO NUEVOS NEGOCIOS

Realización de nuevos negocios.

•TBG de Ecopetrol•Marco Estratégico•Plan de Negocio•Portafolio de inversión

MACROPROCESO DE OPERACIONES Y SERVICIOS

FINANCIEROS

Análisis de entorno y comparables de Ecopetrol

Información Relevante

Estructura óptima de capital

ESTRUCTURACIÓN FINANCIERA

PARTES INTERESADAS

MACROPROCESO DE OPERACIONES Y SERVICIOS

FINANCIEROS

•Información contable y f inanciera•Composición accionaria

•Información e índices económicos y bursátiles nacional e internacional•Actividad de empresas pares e información sectorial•Lista de divulgación de información

POSICIONAMIENTO EN EL MERCADO DE

VALORES

INTERRELACIONES DE PROCESOSMODELO DE PROCESOS DE ECOPETROL S.A ECP-VEC-A-001

INTERRELACIONES DEL PROCESO DE ATENCIÓN A LACCIONISTAACT: 1 Pág. 1/1


FUNCIÓN DEL PROCESO: Gestionar oportunamente las necesidades de los accionistas a través de la implementación de estrategias, lineamientos y políticas para el correcto funcionamiento de las actividades desarrolladas por Ecopetrol.

RESPONSABLE DEL PROCESO: Dirección de Relacionamiento con el Inversionista



DIR: Silvia Victoria Angulo


Dirección de Relacionamiento con el Inversionista

Vicepresidencia Financiera

HERNANDO ZERDA NORIEGAJefe Unidad de Estrategia y

Gestión-UEG

JUAN CARLOS VALDELAMARJefe Unidad de Efectividad

Organizacional-UEF

ÓSCAR BRAVO MENDOZADirector (e) de Relacionamiento

con el Inversionista



•Estrategias, políticas y lineamientos de actividades subcontratadas•Informes•Pago de Dividendos •Plan de Divulgación

PARTES INTERESADAS

•Informes de Gestión•Base de datos información accionistas.•Liquidación de dividendos.•Administradores que efectúan operaciones como accionistas.•Utilidades a repartir entre accionistas•Política de negociación de acciones para administradores de Ecopetrol

Marco normativo

Lista de Administradores que negociaron acciones de Ecopetrol sin previa autorización de la Junta Directiva.

Autorización de Pago de Dividendos

•Valor a distribuir de dividendos (parte gravada y no gravada).•Lineamientos para expedición de certificados al accionista. GESTIÓN

TRIBUTARIA

ATENCIÓN AL ACCIONISTA

MACROPROCESO DE RELACIONAMIENTO

INSTITUCIONAL

GESTIÓN DE PAGOS

CDP

MACROPROCESO TALENTO HUMANO

MACROPROCESO GESTIÓN JURÍDICA

Lista de administradores de Ecopetrol

Posicionamiento en el mercado de valoresDefiniciónPosicionar a ECOPETROL S.A., en su calidad de emisor de valores, ante la comunidad financiera nacional e internacional. Contribuir a maximizar el valor de la acción de Ecopetrol a través de un flujo permanente de información para analistas e inversionistas, y a través de un análisis y seguimiento del comportamiento de la acción de Ecopetrol y sus comparables

AlcanceComprende la divulgación de información relevante, el análisis accionario y el posicionamiento de la acción de Ecopetrol

ObjetivosL1. Fortalecer las relaciones con el mercado accionario y los inversionistasO2. Maximizar de manera sostenida el valor para los accionistas

Subprocesos

RecursosEn infraestructura el proceso requiere: Sala de reuniones dotada con equipos de proyección y de comunicación, Internet, Sistema de información Bloomberg, Thomson one, Sistema de Inteligencia de Mercado, Bolsa de Valores de Colombia Móvil, Página WEB e Intranet, equipos de cómputo, impresora, fax, teléfono.En cuanto a recursos humanos: Director de Relacionamiento con el Inversionista, Profesionales de niveles IV,II, I.Y en cuanto al ambiente de trabajo iluminación y ventilación adecuado, puesto de trabajo ergonómico, espacios de trabajo adecuados.

Divulgar información relevante

Efectuar análisis accionario

Referenciar y posicionar la acción

de Ecopetrol S.A.

Atención al accionistaDefiniciónGestionar oportunamente las necesidades de los accionistas a través de la implementación de estrategias, lineamientos y políticas para el correcto funcionamiento de las actividades desarrolladas por Ecopetrol

AlcanceComprende la generación de estrategias, lineamientos, y políticas que la Fiduciaria debe aplicar para gestionar las peticiones, quejas, reclamos y solicitudes de los accionistas; la administración de los contratos para la atención a accionistas; la capacitación y divulgación de los accionistas de Ecopetrol S.A., sobre el mercado accionario

ObjetivosL1. Fortalecer las relaciones con el mercado accionario y los inversionistasO2. Maximizar de manera sostenida el valor para los accionistasO3. Atender oportunamente las necesidades de los accionistasO4. Asegurar una gestión integral y efectiva

Subprocesos

RecursosEn infraestructura el proceso requiere: Una Oficina de Participación Ciudadana, Sistema de información TOPAZ, Correo Electrónico, Página WEB, equipos de cómputo, impresora, fax, teléfono.En cuanto a recursos humanos: Director de Relacionamiento con el Inversionista, Coordinador de atención al accionista, Profesionales de niveles IV, III, II, I.Y en cuanto al ambiente de trabajo iluminación y ventilación adecuado, puesto de trabajo ergonómico, espacios de trabajo adecuados.

Generar estrategias, lineamientos y políticas que la Fiduciaria debe

aplicar para gestionar las peticiones, quejas, reclamos y solicitudes de los accionistas

Administrar los contratos para la

atención a accionistas

Capacitar y divulgar a los accionistas de

Ecopetrol s.a. sobre el mercado accionario

Matriz de Priorización para elaboración de Planes de Calidad

CUADRO DE MANDO INTEGRAL

PERSPECTIVAS CLÁSICAS DEL CMI

PERSPECTIVAS DEL CMI - DIR

FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO

OPINIÓN DE EXPERTOS

MICMAC

MICMACMICMACMICMAC

MICMAC MICMAC

MIC

MAC

RELA

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LES

1: P

1

2: P

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: E7

1: P1 0 3 3 3 3 3 3 3 1 0 0 2 1 0 1 1 2 1 3 3 2 3 2 3 22: P2 3 0 3 3 3 3 2 3 1 1 2 1 1 1 0 2 1 1 3 2 3 2 1 2 13: SP1 2 3 0 3 2 2 3 2 3 1 0 2 3 2 0 2 1 2 2 1 2 3 2 1 24: SP2 2 3 3 0 2 3 2 2 2 3 2 2 3 2 2 3 1 2 3 1 1 2 0 2 15: SP3 2 3 2 2 0 2 3 3 2 2 3 0 0 0 2 1 2 3 2 1 1 3 2 3 26: SP4 3 2 3 2 2 0 3 2 3 2 3 2 2 3 2 2 1 2 3 2 0 2 1 3 27: SP5 3 2 2 2 3 2 0 2 1 2 3 2 3 0 0 2 0 1 2 3 2 1 2 3 28: SP6 3 3 2 2 2 3 2 0 2 1 2 1 2 3 2 1 2 3 2 3 2 1 2 3 19: L1 3 3 2 2 3 2 3 2 0 3 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 3 3 2 210: L2 3 2 3 3 3 2 2 3 3 0 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 0 0 1 2 311: O1 3 3 2 3 2 3 3 2 3 3 0 3 3 3 2 1 2 1 1 1 2 3 2 1 212: O2 3 2 3 3 3 2 2 2 3 3 2 0 3 1 1 1 2 3 2 3 2 1 2 3 313: O3 3 3 2 2 2 3 3 3 3 3 2 0 0 3 2 1 2 3 0 3 2 1 2 3 214: O4 3 3 2 2 2 3 3 3 3 3 1 2 0 0 2 2 0 2 3 2 1 1 1 2 215: O5 3 3 3 3 3 2 2 2 3 3 0 2 3 0 0 1 0 2 3 2 1 2 3 2 116: O6 3 3 3 2 2 3 3 2 3 3 3 2 1 1 1 0 2 3 2 1 2 3 2 3 217: O7 3 3 2 2 3 3 2 3 3 3 0 0 2 2 1 2 0 3 2 1 2 2 2 3 218: O8 3 3 3 3 3 2 2 2 3 3 0 3 2 1 2 3 2 0 2 1 0 0 2 3 219: E1 2 1 1 0 1 2 3 2 1 2 3 0 0 1 2 3 1 2 0 0 2 3 2 1 220: E2 2 3 2 1 3 2 1 2 3 2 3 2 3 1 3 0 2 1 0 0 2 3 2 1 221: E3 3 2 2 2 1 3 3 3 0 1 2 3 0 3 2 1 0 2 3 2 0 1 2 3 222: E4 2 3 2 1 1 2 3 2 3 2 3 2 3 2 2 0 1 2 3 2 1 0 0 2 323: E5 1 1 1 2 2 2 3 1 1 1 1 1 2 2 2 3 0 2 1 0 2 3 0 0 024: E6 1 1 1 1 2 2 3 2 2 3 2 1 2 0 0 0 1 2 2 0 1 1 2 0 025: E7 3 2 1 1 1 2 3 2 1 1 1 2 3 1 1 1 2 3 3 2 3 2 2 2 026: E8 0 2 3 2 3 2 1 2 3 2 3 2 1 2 3 2 2 1 3 2 3 2 3 3 327: E9 2 3 2 2 1 2 1 2 3 2 3 2 3 2 1 2 2 2 3 2 1 2 3 2 128: E10 1 2 3 0 3 3 2 0 1 0 2 3 2 1 1 1 1 2 3 2 2 2 0 1 229: E11 1 2 2 1 0 2 3 0 2 1 2 3 3 3 2 2 3 2 2 2 1 0 2 3 230: E12 1 2 3 2 0 3 2 3 0 2 3 0 2 3 0 2 3 1 2 0 3 1 2 3 231: E13 3 2 1 1 1 2 3 2 1 2 3 2 3 2 1 2 3 2 3 2 1 3 1 2 232: E14 2 1 3 2 3 2 1 2 3 2 1 2 3 2 1 2 3 2 3 0 3 3 2 3 233: E15 2 3 2 1 2 3 2 0 3 2 3 1 2 3 0 2 3 2 3 0 1 2 2 3 234: E16 1 2 3 2 0 1 2 3 2 3 0 2 2 1 2 3 2 1 3 2 2 3 2 2 235: PA1 2 3 2 1 0 2 3 2 1 2 2 0 3 2 3 2 3 2 1 2 3 2 3 2 136: PA2 3 2 3 2 3 2 1 2 3 2 1 2 3 2 3 2 3 2 2 2 2 0 3 2 337: PA3 3 2 2 3 2 3 2 0 0 0 3 2 1 2 3 2 1 0 2 2 3 2 0 0 138: PA4 2 1 3 0 2 3 0 3 2 1 3 2 3 0 3 2 3 2 1 2 3 2 1 2 239: PA5 3 1 2 3 0 2 2 2 2 3 2 3 1 2 2 1 2 3 2 1 0 2 3 2 140: PA6 2 3 2 3 0 2 3 0 2 1 3 2 2 3 2 2 3 2 0 3 2 3 2 3 241: PA7 1 2 3 0 0 2 3 0 1 2 0 0 3 2 3 2 1 2 3 0 0 2 3 2 142: PA8 2 3 2 1 3 2 3 2 1 2 1 2 3 2 3 2 3 2 1 2 3 2 3 2 143: PA9 1 2 3 2 3 2 1 2 1 2 3 0 3 2 3 2 1 2 2 1 2 2 3 2 344: PA10 2 3 2 1 2 1 2 3 2 3 2 3 2 1 3 2 2 1 2 2 2 3 2 1 245: PA11 1 1 1 1 2 1 2 1 0 1 1 2 3 3 0 2 1 1 2 3 2 1 1 2 346: PA12 1 2 3 3 2 1 1 1 2 3 0 2 3 2 3 1 2 3 2 3 2 1 1 1 247: PA13 2 3 2 1 2 3 0 2 1 2 0 0 2 1 2 3 2 1 2 3 2 0 1 2 348: PA14 0 2 3 2 3 2 1 2 2 1 1 0 0 1 2 3 2 1 2 2 0 2 3 2 249: PA15 2 3 2 1 2 3 2 2 2 3 2 1 2 3 2 1 2 3 2 0 1 2 0 3 250: PA16 3 2 1 2 0 3 2 2 0 3 2 1 0 2 3 2 1 0 2 3 2 1 2 3 2

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: PA

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: PA

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: PA

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: PA

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: PA

161: P1 3 2 3 2 2 3 3 3 2 1 2 3 3 3 1 2 3 2 2 2 3 2 3 2 3

2: P2 3 2 1 2 3 2 1 3 2 3 2 1 2 3 2 1 3 2 3 2 3 2 3 2 13: SP1 3 3 3 2 2 1 2 3 2 1 1 2 3 0 0 2 2 3 1 2 3 2 1 2 24: SP2 2 3 2 1 3 2 1 3 2 2 2 1 2 2 1 1 0 2 0 2 1 2 3 3 25: SP3 2 1 1 2 3 2 3 2 3 1 2 1 1 2 3 2 3 2 1 2 3 2 3 2 16: SP4 2 1 2 3 2 2 2 0 1 2 0 2 1 0 3 2 1 2 2 1 2 3 2 1 27: SP5 3 2 1 2 3 2 3 2 1 2 3 3 3 2 3 1 2 1 2 1 2 3 2 1 18: SP6 2 3 2 1 2 1 2 1 2 3 2 2 2 2 2 3 1 2 1 1 1 2 3 2 19: L1 0 3 2 2 2 0 3 0 2 2 1 2 3 2 1 2 3 2 1 2 3 2 1 1 210: L2 2 2 1 2 3 2 3 2 1 2 3 2 1 2 3 2 3 2 1 2 3 2 3 2 111: O1 1 2 1 1 1 1 2 3 2 3 2 2 2 1 2 3 2 3 2 3 2 3 2 1 212: O2 2 2 1 2 1 1 1 2 3 2 1 2 2 3 3 2 3 2 3 2 1 2 3 1 213: O3 1 2 1 2 1 1 1 2 2 1 1 3 1 2 1 2 3 2 3 2 1 2 3 2 114: O4 3 2 1 1 1 2 2 3 2 3 2 3 2 1 3 2 3 2 1 3 1 2 2 1 215: O5 2 0 2 1 2 3 2 1 1 1 2 3 1 0 2 0 3 2 1 0 2 3 2 1 216: O6 1 1 2 1 2 3 2 0 1 2 3 2 1 2 3 2 0 2 1 3 0 2 1 2 317: O7 1 2 3 2 0 0 2 3 2 1 2 0 3 2 1 2 3 2 1 0 0 2 2 1 218: O8 0 0 1 2 3 2 1 2 0 3 2 1 0 2 3 2 1 2 0 3 2 2 0 0 319: E1 3 2 2 3 2 3 2 2 1 1 1 2 3 2 3 0 1 0 3 2 1 2 3 2 320: E2 3 2 1 0 3 2 0 3 2 1 0 3 2 0 3 2 3 0 3 2 3 2 1 2 321: E3 1 1 2 1 2 3 2 2 3 2 1 0 2 3 2 1 2 3 0 0 2 1 2 3 122: E4 2 1 2 3 0 2 3 1 2 3 2 1 2 1 2 3 2 1 2 0 2 1 2 3 223: E5 2 2 1 1 1 1 1 2 3 1 3 2 0 1 3 2 3 2 1 3 2 1 2 3 324: E6 2 3 2 1 2 3 2 1 2 3 2 1 2 2 2 3 2 3 2 3 2 1 2 3 325: E7 0 3 2 3 2 1 3 2 3 2 3 2 1 2 3 2 1 2 3 2 3 2 1 2 326: E8 0 0 2 3 1 2 1 0 2 3 2 0 0 3 2 1 2 3 2 1 2 0 0 2 127: E9 2 0 3 2 1 2 3 2 1 1 2 2 2 1 1 2 2 1 2 3 2 2 1 2 328: E10 3 2 0 3 3 2 0 1 2 3 0 2 1 0 2 3 2 1 2 3 1 2 3 2 229: E11 1 2 3 0 2 3 2 1 2 2 0 0 3 2 3 0 1 1 1 2 2 3 2 2 130: E12 3 2 1 2 0 2 3 2 3 1 3 2 2 1 2 0 2 1 2 2 1 2 2 3 231: E13 3 2 2 2 3 0 2 3 2 3 0 1 1 2 0 2 3 1 3 2 2 1 1 3 332: E14 3 2 3 0 2 2 0 2 1 2 2 2 2 3 2 3 2 1 3 1 2 2 2 2 233: E15 3 2 2 3 3 0 1 0 2 2 3 3 3 2 1 2 3 1 3 2 1 3 2 2 134: E16 2 1 1 2 2 3 3 0 0 2 2 2 2 1 0 1 2 1 3 2 2 0 0 3 035: PA1 2 3 2 3 1 2 3 2 0 0 1 1 1 2 2 2 1 1 3 2 3 3 2 2 036: PA2 2 2 0 1 2 3 2 1 2 2 0 2 2 3 3 3 2 1 2 1 2 2 1 2 337: PA3 2 3 2 0 1 2 0 3 2 3 3 0 3 2 2 2 3 1 0 2 2 0 2 2 238: PA4 3 3 0 3 2 3 2 3 2 1 1 1 0 2 1 1 2 1 3 3 2 2 3 2 139: PA5 2 3 2 1 2 2 3 2 2 2 3 2 3 0 2 2 1 1 2 2 2 2 2 1 240: PA6 2 2 1 2 3 2 1 2 3 2 1 2 3 2 0 3 2 1 3 1 1 3 1 2 241: PA7 0 2 0 3 2 0 1 2 3 2 3 2 0 3 2 0 3 1 2 2 2 2 2 3 242: PA8 2 3 2 1 2 3 2 3 2 1 2 3 2 1 2 3 0 1 2 3 3 1 2 2 343: PA9 2 1 2 3 2 1 2 3 2 1 2 3 2 3 2 2 1 0 3 2 2 2 3 2 244: PA10 2 2 2 2 2 1 2 3 2 3 2 1 2 3 2 3 2 1 0 1 2 3 2 0 345: PA11 2 3 2 1 2 1 2 3 2 3 2 1 2 3 2 1 1 2 3 0 3 3 3 2 246: PA12 3 2 0 1 2 3 0 2 1 2 0 3 2 1 2 3 2 1 0 2 0 3 2 2 147: PA13 2 3 2 2 2 1 2 3 2 1 2 3 0 0 1 3 2 3 2 3 0 0 3 0 248: PA14 3 2 1 0 2 3 1 0 2 3 1 2 3 1 2 0 1 1 1 1 1 2 0 3 349: PA15 1 0 2 3 2 3 0 3 2 3 2 0 1 2 0 3 2 1 2 3 2 1 2 0 250: PA16 1 2 3 2 1 2 3 2 2 2 1 2 3 2 1 2 3 2 1 2 3 3 2 1 0

RELA

CIÓ

N E

NTR

E VA

RIAB

LES

GRÁFICO GENÉRICO DE INFLUENCIA - DEPENDENCIA

GRÁFICO DE INFLUENCIA - DEPENDENCIA

influ

ence

dépendance

Plan des influences/dépendances directes

1L

4O

8E13PA

4E

7E

7O

3E

2L

2O

8O14E

1O

3O

11E12E

16E

4SP

12PA

1PA

4PA

11PA

3SP

5SP

16PA

8PA15E

9PA

3PA

10PA

2P

6PA

15PA

2SP

2PA1SP

1P

6E

10E

6O

5O

13E

14PA

5E

5PA6SP

7PA

9E 2E

1E

©

LIPSOR EPITA M

ICMAC

GRÁFICO DE INFLUENCIAS DIRECTAS

O4O4

E8E8

E4E4

O7O7 O8O8

E14E14

E16E16

SP4SP4

E6E6

E10E10

O6O6

E2E2

E1E1

E7E7

E12E12

L2L2

E3E3

O1O1

L1L1

O2O2

O3O3

E5E5

O5O5

E11E11

SP4L1L2O1O2O3O4O5O6O7O8E1E2E3E4E5E6E7E8

E10E11E12E14E16

VARIABLES RESULTANTES

24 = 13

FORTALECER LAS RELACIONES CON EL MERCADO ACCIONARIO Y LOS INVERSIONISTAS

Referenciar y posicionar la acción de Ecopetrol en el mercado de valores nacional e internacional Reducir el costo de operación del área Atender oportunamente las necesidades de accionistasAsegurar una gestión integral y efectiva Asegurar buenas prácticas de responsabilidad corporativa

Políticas y lineamientos estratégicos para proveedores outsourcingContar con talento humano de clase mundial

Asegurar el conocimiento, información, tecnología e infraestructura necesarios

GRU

POS

DE

INTE

RÉS

FIN

ANCI

ERA

INTE

RNA

ENLA

CEAP

REN

DIZ

AJE

ASEGURAR LA PERMANENCIA DE LA INVERSIÓN DE LOS

ACCIONISTAS Y SU SENTIDO DE PERTENENCIA A LA SOCIEDAD

FORTALECER LAS RELACIONES CON EL MERCADO ACCIONARIO Y LOS

INVERSIONISTASGenerar esquemas

efectivos de comunicación

Reducir el costo de operación del área

Referenciar y posicionar la acción de Ecopetrol en el

mercado de valores nacional e internacional

Maximizar de manera sostenida el valor para los

accionistas

Atender oportunamente las necesidades de los

accionistas, analistas e inversionistas

Ejercer control sobre contratos de outsourcing

Políticas y lineamientos estratégicos para

proveedores outsourcing


Asegurar el conocimiento,información, tecnología e infraestructura requeridos

para operar

Asegurar las competencias, capacitación y

compensación necesarios

Asegurar una gestión integral y efectiva

VISIÓN 2015 DE ECOPETROLEcopetrol será una empresa global de energía y petroquímica, con énfasis en petróleo, gas y combustibles alternativos; reconocida por ser

competitiva, con talento humano de clase mundial y socialmente responsable.

MAP

A ES

TRAT

ÉGIC

O D

IR -

ECP

EJEMPLO DE INTERPRETACIÓN

Asegurar las competencias, capacitación y

compensación necesarios


Atender oportunamente las necesidades de los

accionistas, analistas e inversionistas


Políticas y lineamientos estratégicos para

proveedores outsourcing

ASEGURAR LA PERMANENCIA DE LA INVERSIÓN DE LOS

ACCIONISTAS Y SU SENTIDO DE PERTENENCIA A LA

SOCIEDAD

Maximizar de manera sostenida el valor para los

accionistas

Objetivo Indicador Unidad Meta 2009 Descripción FormulaGrupos de Interés

Asegurar la permanencia de la inversión de los accionistas y su sentido de pertenencia a la sociedad

Mantener el número de ADRs negociados en la NYSE en el nivel deseado

Miles de ADRs 90Mide el número de ADRs negociados en un día

ADRs negociados según informe de JPMorgan

Mantener la base de accionistas en el número meta

% > 5Mide la variación de la composición accionaria a través del tiempo desde el momento de la emisión

(Número de accionistas del mes -Número de accionistas al momento de la emisión/Número de accionistas al momento de la emisión) * 100

Mantener nivel de accionistas personas naturales en el número meta

% >= 1Mide la cantidad de accionistas personas naturales sobre el total de accionistas de la sociedad

(Número de accionistas personas naturales/número de accionistas totales) *100

Fortalecer las relaciones con el mercado accionario y los inversionistas

Cumplimiento del plan de trabajo de posicionamiento de Ecopetrol en el mercado de valores

% 100Dar a conocer los procesos y principales temas de impacto de Ecopetrol al mercado de valores

Cumplimiento del Plan de Trabajo

Generar esquemas efectivos de comunicación

Disminución de requerimientos por el mismo concepto por parte de accionistas

% < = 50

Análisis de la disminución de solicitudes respecto a los 10 requerimientos típicos más consultados por los accionistas. Resultan 10 indicadores

(Número de requerimientos por tipo/Número de requerimientos del mismo concepto mes anterior)*100

Aumento de analistas que cubren a Ecopetrol Número 10 a nivel nacional y 6 internacionalesAnalistas que cubren a la sociedad dentro de los más reconocidos en el ámbito nacional e internacional

Analistas registrados en la base de datos de Divulgación de Información Relevante de la página web

Financiera

Maximizar de manera sostenida el valor para los accionistas

Desempeño de la acción de ECP respecto al S&P 500 de Oil & Gas

Número > = S&P Oil and Gas

Mide la rentabiliad promedio de la acción durante el periodo evaluado con respecto a un referente del mercado de la industria petrolera (benchmark).

Rendimiento diario acumulado de la acción de ECP / Rendiemiento diario acumulado del índice de S&P Oil Gas

Desempeño del ADR de ECP respecto al Dow Jones

% = DowJones

Mide la rentabilidad promedio del ADR de Ecopetrol durante el periodo evaluado con respecto a un referente del mercado de valores de los Estados Unidos

(Rendimiento diario acumulado del ADR de Ecopetrol / Rendimiento diario acumulado del índice Dow Jones) * 100

Referenciar y posicionar la acción de Ecopetrol en el mercado de valores nacional e internacional

Valor relativo de la acción Puntos = Precio Promedio del BenchmarkMide el valor de la acción de Ecopetrol a partir de la comparación con el promedio de sus pares en el mercado internacional.

Precio / Utilidad por acción

Reducir el costo de operación del área Costo de la operación de DIR Millones de Pesos 5312Realizar la medición del costo de operación de DIR comparándolo con la meta propuesta

Costo del Plan de atención al accionista + costo del Plan de posicionamiento de la acción de ECP en el mercado de valores + costo fijo del área + otros costos variables

Interna

Atender oportunamente las necesidades de los accionistas, analistas e inversionistas

Oportunidad en la gestión de requerimientos de los accionistas

% 95

Mide el grado en que se gestionan los requerimientos de los accionistas generadas a través de Call Center, Tickets, Derechos de Petición y Quejas y Reclamos.

(Requerimientos gestionados / Total de requerimientos efectuados)*100

Asegurar una gestión integral y efectiva Implementar el SGC en los procesos Número 0Mide la presencia de no conformidades ocacionadas en los procesos de DIR, resultado de las auritorías al SGC

No conformidades asociadas a Atención al Acionista y Posicionamiento en el mercado de valores resultantes de auditorías internas y externas

Enlace


Solicitudes vía Call Center / Correo Electrónico

100 Efectividad en la gestión del Call Center (Solicitudes diligenciadas vía call center o mail/ Solicitudes realizadas)*100

Respuestas a tickets 100Efectividad en la gestión de la Oficina de Atención al Accionista del Consorcio

(Solicitudes diligenciadas vía tickets/ Solicitudes realizadas)*100

Respuesta a derechos de petición 100Efectividad en la gestión de Derechos de Petición vía oficio que acceden al Consorcio y a Deceval

(Solicitudes diligenciadas vía Derechos de Petición/ Solicitudes realizadas)*100

Políticas y lineamientos estratégicos para proveedores outsourcing

Nivel de implementación de políticas y lineamientos

% 100 Seguimiento a las políticas y lineamientos determinados a través de procedimientos

(Puntos de control llevados a cabo/ puntos de control definidos)*100

Aprendizaje

Contar con talento humano de clase mundial Índice de renuncias del personal a retener % < 12,5Mide la cantidad de funcionarios del área que han renunciado

(Número de renuncias/ Número de funcionarios)*100

Asegurar las competencias, capacitación y compensación necesarios

Índice ambiente laboral % 80Mide nivel la satisfación del personal con las principales variables que afectan el clima organizacional

Resultado encuesta externa

Cumplimiento de metas del modelo de competencias

% 20Valoración de competencias que se lleva a cabo a los funcionarios del área

Resultado evaluación técnica (test, observaciones)

Cumplimiento del plan de capacitación del área

% 100Mide el cumplimiento del Plan de Capacitación establecido para los funcionarios de DIR

(Acciones Realizadas/Acciones Planeadas)*100

Asegurar el conocimiento, información, tecnología e infraestructura requeridos para operar

Índice de aprovechamiento de la información % 70Mide el aprovechamiento de la información proporcionada por sistemas y/o fuentes de información que apoyan los procesos del area.

Promedio ponderado del aprovechamiento de la información de cada uno de los sistemas y fuentes del área.

COBERTURA DE RIESGOS MEDIANTE EL CMI

-Fortalecer las relaciones con el mercado accionario y los inversionistas

-Asegurar la permanencia de la inversión de los accionistas y su sentido de pertenencia a la sociedad

-Inadecuada gestión de accionistas e inversionistas

-Falta de liquidez del ADR-Pérdida de credibilidad o valor por

desinformación o mal manejo de Información Relevante

Objetivo Indicador Unidad Meta 2009 Meta 2015 DESCRIPCIÓNGrupos de Interés

Asegurar la permanencia de la inversión de los accionistas y su sentido de pertenencia a la sociedad

Mantener el número de ADRs negociados en la NYSE en el nivel deseado

Miles de ADRs 90 NA

Las variables que influyen en el comportamiento del mercado son tantas que no es posible realizar un pronóstico de la meta del indicador para 2015.

Se deberá establecer un nuevo indicador que permita medir la permanencia de accionistas. Podría ser planteado sobre un No. mínimo de accionistas o de movimientos de la acción en la bolsa y ADR

Mantener la base de accionistas en el número meta

% > 5 NANo se puede establecer un número o porcentaje de accionistas base sin saber si habrá segunda ronda

Mantener nivel de accionistas personas naturales en el número meta % >= 1 1,5<x<5

La base de accionistas personas naturales deberá estar entre el 1,5 al 5%, dependiendo de una segunda emisión -que sería el segundo caso-



% 100 100Lo que deberá mejorar es el plan de trabajo para ese momento. El indicador se mantiene como tal a los largo del tiempo



% < = 50 0No se deben presentar requerimientos, pues los accionistas ya estarán capacitados sobre el mercado y la compañía

Aumento de analistas que cubren a Ecopetrol Número

10 a nivel nacional y 6

internacionales

No. De Analistas listados en la Superfinanciera y la SEC

La meta es exigente y se modifica para que el número de analistas que cubren a Ecopetrol sea el total de analistas del mercado

Financiera


Desempeño de la acción de ECP respecto al S&P 500 de Oil & Gas

Número > = S&P Oil and Gas

> S&P Oil adn Gas La exigencia para 2015 debe ser mayor, pues no será suficiente con igualar el estándar, sino deberá estar siempre por encima de este

Desempeño del ADR de ECP respecto al Dow Jones

% = DowJones > DowJones La meta para 2015 sería superar el índice bursátil norteamericano


Valor relativo de la acción Puntos = Precio

Promedio del Benchmark

> Precio Promedio del BenchmarkIgualmente la meta es ya no solo igualar el promedio, sino superarlo permanentemente

Reducir el costo de operación del área Costo de la operación de DIRMillones de

Pesos 5312 Fijar con el tiempoLa meta siempre será que el costo del área sea óptimo. Sin embargo no se puede fijar una meta hoy, pues no se puede predecir ni la depreciación de la moneda para ese momento

Interna



% 95 100

Por supuesto la meta será mejorar a cero requerimientos abiertos, pero también el área debe pensar en mejorar el proceso como tal. Es probable que los requerimientos disminuyan, de no haber una 2da emisión

Asegurar una gestión integral y efectiva Implementar el SGC en los procesos Número 0 0, Reiterar la certificación

El área debe apuntar su gestión a mejorar los procesos, aplicando los principios del SGC, para que la certificación perdure y se renueve siempre al final de cada periodo

Enlace


Solicitudes vía Call Center / Correo Electrónico

100 100Estos contratos finalizarán en un año. Sin embargo, de darse una segunda emisión habría que renovar todos los contratos, de lo contrario la perspectiva en general se orientaría a otros contratos de out sourcing que lleve a cabo el área.

Respuestas a tickets 100 100Respuesta a derechos de petición 100 100



% 100 100

Aprendizaje


Índice de renuncias del personal a retener % < 12,5 0 -%Adquisición

No solo debe ser cero la población que renuncie, sino que se deberá adoptar una medida sobre la adquisición de talento humano excelente

Asegurar las competencias, capacitación y compensación necesarios

Índice ambiente laboral % 80 No. 1 Great Place to WorkLa meta será contratar la firma por excelencia en clima laboral GPW y ocupar el puesto número 1 a nivel nacional de clima laboral y satisfacción del talento humano

Cumplimiento de metas del modelo de competencias % 20 100

El total de funcionarios del área deberá superar las pruebas de evaluación de competencias. No se impone un resultado deseado para no generar presión sobre los mismos

Cumplimiento del plan de capacitación del área

% 100 100 En este caso la mejoría sería en el alcance del plan. Algo así como todos los líderes PhD, y todos los funcionarios Doctores en su campo

Asegurar el conocimiento, información, tecnología e infraestructura requeridos para operar

Índice de aprovechamiento de la información

% 70 100

El área no se puede quedar atrás ante la aplicación de nuevas TI y prácticas empresariales, renovando los procedimientos constantemente. Se debe generar un Plan de Aprovechamiento de la Información y la Tecnología

PLAN DE IMPLEMENTACIÓN

EL CMI COMO HERRAMIENTA

¿PARA QUÉ?

PARA ALCANZAR LA

VISIÓN

ESCUCHANDO

A LOS CLIENTES

ACCIONISTAS

INVERSIONISTAS

EMPLEADOS

y a todos los demás STAKEHOLDERS¿CÓMO?

EMPLEANDO UN MIX DE COMUNICACIONES

VIDEO Y TELE CONFERENCIASEMAILINFORMES DE GESTIÓNMEMORANDOS

REUNIONES EN GRUPOS GRANDES Y PEQUEÑOSUNO A UNO - CARA A CARA

INTEGRANDO EL CMI A LOS PROCESOS,

PROCESO FCE INDICADOR

Posicionamiento en el mercado de valores





Divulgar la información relevante Generar esquemas efectivos de comunicación

Aumento de analistas que cubren a Ecopetrol

Efectuar análisis accionarioAsegurar la permanencia de la inversión de los accionistas y su sentido de pertenencia a la sociedad

Mantener el número de ADRs negociados en la NYSE en el nivel deseadoMantener la base de accionistas en el número metaMantener nivel de accionistas personas naturales en el número meta

Referenciar y posicionar la acción de Ecopetrol


Valor relativo de la acción

Atención al Accionista


Desempeño de la acción de ECP respecto al S&P 500 de Oil & GasDesempeño del ADR de ECP respecto al Dow Jones



Generar estrategias, lineamientos y políticas que la Fiduciaria debe aplicar para gestionar las peticiones, quejas, reclamos y solicitudes de los accionistas



Administrar los contratos para la atención a accionistas


Solicitudes vía Call Center / Correo ElectrónicoRespuestas a ticketsRespuesta a derechos de petición

Capacitar y divulgar a los accionistas de Ecopetrol s.a. sobre el mercado accionario



Posicionamiento en el mercado de

valores

Divulgar Información Relevante

Areas Organizacionales

DIR

Unidad de Imagen Corporativa

JD

Otras áreas

Proceso

SubprocesosEfectuar análisis

accionario

Referenciar y posicionar la acción de Ecopetrol

A LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Añadiendo valor para el cliente

Trabajando con colegas

Entregando resultados

Identificando oportunidades en

el mercado

Liderazgo del equipo Iniciativa

Preocupación por la calidad

Búsqueda de la

información

Desarrollar a los demás

Personal responsable

Pensamiento conceptual

Espíritu de superación

Trabajo en equipo

Uso de la experiencia

Enfoque al cliente

Creación de relaciones

Conciencia de la organización

Pensamiento analítico

Impactar e infuir

Integridad

Confianzaen uno

mismoComprensión interpersonal

Personal motivado

Estrategia de apoyo al Talento Humano

Política de compensación y remuneración(Ideal: fijo más variable)

Gestión de los resultados Formación y desarrollo

Definición del trabajo

Competencias (Habilidades, conocimiento,

indviduo)

Reclutamiento y evaluación del desempeño

Apoyo y administración de los recursos humanos

Sucesión, promoción de carreras y alto potencial

Y AL TALENTO HUMANO

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Maximizar de manera sostenida el valor

para los accionistas

Fin

anci

ero

s

Causas del desempeño:

• A pesar de los esfuerzos que ha realizado la OPEP con losrecortes de producción, el precio del petróleo no logra unarecuperación signif icativa. A f inales de marzo el precio cerrófuertemente a la baja 48.41 USD/BBL (-3.97 dólares)siguiendo la caída de los mercados bursátiles, elfortalecimiento del dólar y especialmente la preocupación porel sector automotor de EEUU. Sin embargo con respecto almes anterior el precio registró un aumento del 8%.

Desempeño de la acción de ECP respecto al S&P 500 de Oil & Gas(*)

• Mientras que el índice de referencia tuvo en marzo unavariación de 3.71%, la variación de la acción de Ecopetrol fuede 1.66%, lo que representa una diferencia de 2.05% a favordel índice.

• En los últimos doce meses la rentabilidad del índice S&P 500Oil & Gas es -25.96%, mientras que la de la acción deEcopetrol es de 2.39%, una diferencia de 28.35% a favor de laacción de Ecopetrol.

(*) Las empresas que componen el índice S&P 500 Oil & Gas, y su respectivaparticipación son las siguientes:

NOMBRE % Peso en el ÍndiceExxon Mobil Corp 54Chevron Corp 22Conoco Phillips 10Occidental Petroleum Corp 7Marathon Oil Corp 3Hess Corp 3Murphy Oil Corp 1

** Valorización en Col$

2.39%

-25.96%

-40,00%

-30,00%

-20,00%

-10,00%

0,00%

10,00%

20,00%

30,00%

40,00%

50,00%

Acción ECP Retorno S&P Oil and Gas Retorno

BSC Dirección de Relacionamiento con el Inversionista de Ecopetrol

Business

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