AUDITORÍA OPERATIVA

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INTRODUCCION

La auditoría inicialmente se encargaba de revisar las anotaciones contables de un negocio, y se le

otorgaba una importancia fundamental a los aspectos matemáticos de la contabilidad, también

detectaba fraudes y malversación de fondos.

La Auditoría Operativa surge como necesidad de evaluar las decisiones adoptadas en los distintos

niveles jerárquicos respectos de los objetivos, políticas, planes, estructuras, presupuesto, canales de

comunicación, sistemas de información, procedimientos, controles ejercidos, etc.

A través de la auditoría operativa se pueden conocer las verdaderas causas de las desviaciones de

los planes originales trazados. La administración superior necesita conocer objetivamente en qué

medida se están cumpliendo los objetivos y como se están utilizando los recursos en todas las

unidades de la empresa. Por esto se necesitan profesionales que informen en forma objetiva e

independiente de la situación de la empresa.

El auditor operacional es el individuo de orientación general o administrativa que pertenece al

equipo asesor de la alta dirección, cuyo objetivo principal es el de prestar a la administración una

ayuda o apoyo que requiere la entidad para lograr eficiencia, eficacia y economía en sus

operaciones.

Entonces la atención de la auditoría operativa recae sobre el ejecutivo, entendiendo como este la

persona que toma decisiones y por ende determina, afecta o encauza el desempeño de un grupo

humano que persigue un objetivo.

AUDITORIA

CONCEPTO DE AUDITORIA

En sentido amplio, auditoría es el examen o revisión efectuado por personal idóneo e independiente

del objeto bajo examen, con la intención de establecer su razonabilidad y dar a conocer sus

resultados, mediante una opinión.

La auditoría trata de la revisión, análisis y evaluación de las diferentes operaciones o

procedimientos establecidos dentro de una organización o actividad, con la finalidad de determinar

si se están ejecutando de acuerdo a los criterios establecidos, para luego comunicar los resultados a

las personas interesadas.

Cualquier aspecto de una empresa es susceptible de auditoría y existen tantas formas de ellas como

áreas que pueden ser objeto de revisión.

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El examen practicado le proporciona al auditor las evidencias válidas y suficientes para que pueda

emitir un informe que resuma su opinión sobre los elementos revisados. Dicho informe constituye,

en consecuencia, el objetivo del trabajo de auditoría.

TIPOS DE AUDITORIA

A continuación se presentan los principales tipos de auditorías, las cuales se encuentran clasificadas

por diferentes factores:

Por el origen de quien hace su aplicación:

Externa

Interna

Por el área en donde se hacen:

Auditoría Financiera

Auditoría Administrativa

Auditoría Operacional

Auditoría Gubernamental

Auditoría Integral

Auditoría de Sistemas

De todas las Auditorias existentes, para el presente trabajo nos enfocaremos en la Auditoría

Operativa.

AUDITORIA OPERATIVA

CONCEPTOS DE AUDITORIA OPERATIVA

También se conoce como auditoría de gestión, auditoría de las «tres es» (economía, eficacia y

eficiencia), auditoría de programas, etcétera.

Es la revisión del sistema de control interno de una empresa por personas cualificadas, con el fin de

evaluar su eficacia e incrementar su rendimiento.

La auditoría operativa consiste en el examen de los métodos, los procedimientos y los sistemas de

control interno de una empresa u organismo, público o privado; en definitiva, se fundamenta en

analizar la gestión.

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La Intervención General de la Administración del Estado (IGAE) define la auditoría operativa como

la revisión sistemática de las actividades de una entidad, efectuada por personal cualificado con el

propósito de valorar las «tres es» (eficiencia, eficacia y economía) en el cumplimiento de los

objetivos. La auditoría operativa no está regulada por la ley, ya que su objetivo es verificar la

eficiencia de la gestión empresarial; su examen va más allá de los estados financieros, y los

resultados de la actuación del auditor son para uso interno y privado.

La Auditoría Operacional puede definirse como el “examen y evaluación profesional de todas o una

parte de las operaciones a actividades de una entidad cualquiera, para determinar su grado de

eficacia, economía y eficiencia y formular recomendaciones gerenciales para mejorarlo”. De lo

anterior se desprende que el desarrollo de una Auditoría Operacional implica diagnosticar sobre las

operaciones o actividades que se examinan y evalúan, en qué medida se alcanzan las metas

propuestas (eficacia), con qué nivel de costo (economía) y con qué grado de eficiencia.

“La auditoría operativa es el examen y evaluación realizados a una entidad para establecer el grado

deeficacia y eficiencia en la implementación de las normas que dictan los sistemas administrativos

deapoyo, así como su planificación, organización, dirección y control administrativo interno”.

“La auditoría operativa, es una disciplina de control para evaluar la efectividad de los

procedimientos operativos y los controles internos”.

“La auditoría operativa es el examen y evaluación realizados en una entidad para establecer el grado

deefectividad y economía de planificación, organización, dirección y control interno”.

“La auditoría operacional es un examen objetivo de la gestión financiera y operativa de una

entidad,su entorno, organización, programas, sistemas, controles, actividades y procesos, y se

orienta aidentificar oportunidades de mejoras o cambio con el propósito de lograr eficiencia,

efectividad yeconomía en sus operaciones”

Hay muchas definiciones de auditoría operativa, pero la que ocuparemos en este trabajo será:

“El examen crítico, sistemático e imparcial de la administración de una entidad, para determinar

la eficacia con que logra los objetivos pre-establecidos y la eficiencia y economía con que se utiliza

y obtiene los recursos, con el objeto de sugerir las recomendaciones que mejorarán la gestión en el

futuro.”(Cita textual del libro de Nudman-Puyol “Manual de Auditoría Operativa).

Crítico: El auditor no debe aceptar lo que se le presente a la primera, debe buscar todas las

evidencias posibles para tener un buen juicio.

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Sistemático: porque se elabora un plan para lograr los objetivos (este plan debe ser

coherente).

Imparcial: nunca debe dejar de ser objetivo e independiente (tanto en lo económico como

en lo personal).

Eficiencia: Logro de metas (es la cuantificación de cuanto se pretende lograr) y objetivos

específicos (es lo que una empresa desea lograr), contribuye a minimizar los costos

operativos sin distraer el nivel, la calidad y la oportunidad de los servicios ofrecidos.

Eficacia: Rendimiento, calidad de resultado, calidad de producto. Medición de la marcha de

la actividad en relación con los objetivos y metas planificadas, beneficios, resultados y otras

medidas de rendimiento. Es el resultado del cumplimiento de las metas, en términos de

cantidad, calidad y oportunidad de los bienes y/o servicios producidos.

Economía: Administración practica y sistemática de las operaciones, a efectos de asegurar

costos operativos mínimos al llevar acabo las funciones y responsabilidades y las facultades

asignadas. Saber si los recursos se obtienen con los menores costos posibles.

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA OPERATIVA

La Auditoría Operacional investiga, revisa y evalúa las áreas funcionales de la empresa con los

propósitos de determinar.

1. Si se tienen controles adecuados.

2. Si los controles permiten realizar las actividades con eficiencia; y

3. Si se puede lograr una disminución de costos e incremento de la productividad.

El Objetivo de la Auditoria Operativa es emitir una opinión acerca de la razonabilidad del

funcionamiento de los sistemas operativos e información del ente, identificando los errores que

dichos sistemas puedan tener, corregirlos logrando así una mayor eficacia y eficiencia de la gestión

del ente.

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La Auditoria Operativa determina si la función o actividad bajo examen podría operar de manera

más eficiente, económica y efectiva.

ALCANCE DE LA AUDITORÍA OPERATIVA

El alcance de la Auditoría Operativa es ilimitado. Todas las operaciones o actividades de una

entidad pueden ser auditadas, sin considerar que sea una operación financiera o no.

Esta ilimitación y la diversidad de hallazgos que pueden encontrarse, implica que, una auditoría

operacional específica, puede requerir profesionales de diferentes disciplinas. Generalmente es un

trabajo interdisciplinario, pero, normalmente, su conducción o dirección debe confiarse a

contadores públicos, por su estructuración profesional en auditoría.

Una auditoría operativa puede abarcar las siguientes tareas:

Estudio o análisis de las normativas legal y administrativa, aplicable al sector en operación

bajo examen y verificar que las mismas se cumplan.

Estudio del sistema de formulación, ejecución y control presupuestario.

Análisis de la estructura organizativa, asignación de responsabilidades, delegación de

autoridad, a los distintos niveles, y racionalización de la nómina.

Evaluación de la idoneidad del personal.

Verificación de las normas del control interno típico del área financiera (tesorería, compras,

nóminas, inventarios, etc.…).

Verificar la existencia de métodos o procedimientos adecuados de operación y la eficiencia

de los mismos.

Entre otros.

CARACTERÍSTICAS DE LA AUDITORÍA OPERATIVA

Ayuda a reformular los objetivos y políticas de la organización.

Ayuda a la administración superior a evaluar y controlar las actividades de la organización.

Ayuda a tener una visión de largo plazo a quienes toman las decisiones, así ellos pueden

planificar mejor.

De acuerdo a las circunstancias puede practicarse la auditoría operativa en forma parcial,

considerando una o más áreas específicas periódica y rotativamente.

La Auditoría Operativa debe ser hecha por un grupo multidisciplinario, donde cada

profesional se debe incorporar en la medida que se necesiten sus conocimientos.

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El Auditor Operativo, debe basar su preparación en administración general, teoría de la

organización, auditoría, economía, costos, psicología general y social, comercialización,

finanzas, administración de personal, producción política y estrategia de empresas entre

otras más.

No debe entorpecer las operaciones normales de la empresa.

¿QUIÉNES REALIZAN LA AUDITORIA OPERATIVA?

La auditoría operativa puede ser efectuada por un profesional independiente en forma individual o

mediante un equipo de profesionales de diversas disciplinas según la situación a presentarse.

La mayoría de estos miembros serán Contadores Públicos Colegiados (CPC). La Ley del Contador

Público N° 13253 dispone que efectuar y autorizar toda clase de operaciones de Auditoría,

corresponde a los Contadores Públicos. La auditoría operativa puede ser realizada por personal de la

empresa, o por personas ajenas, el trabajo en equipo está conformado por auditores, contadores

públicos profesionales, profesional de entrenamiento práctico y formal de la profesión contable,

sumándose a este equipo polivalente de auditoría personal, técnicos profesionales de otras

disciplinas como son: ingenieros, economistas, matemáticos, abogados, especialistas en sistemas

electrónicos, administradores de empresas, etc. Cada uno es responsable de colaborar en su área de

pericia.

Los auditores deben realizar sus trabajos personalmente como la haría un gerente sí dispusiera de

tiempo, también debe suponer que ellos son dueños del negocio, que son dueños de los beneficios y

antes de criticar un cambio o criticar una operación deben preguntarse qué harían sí el negocio fuese

realmente suyo.

¿CUÁNDO SE REALIZA UNA AUDITORIA OPERATIVA?

Una auditoría Operativa no necesariamente se realiza en un tiempo determinado específico, sino

más bien se da cuando la gerencia o directivos de una organización lo requieran o lo consideren

necesario.

En el caso de existir carencia de políticas o la incomprensión del significado de las mismas, la

insuficiencia de los controles administrativos, bajo grado de incumplimiento en las áreas

funcionales y de los controles operativos así como la carencia de controles administrativos u

operativos en áreas significativas, dan lugar a la realización de una auditoría operativa.

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NECESIDAD DE LA AUDITORÍA OPERATIVA

La auditoría operativa es necesaria porque para alcanzar niveles de competencia, la entidad debe

mejorar permanentemente sus procesos y procedimientos; por tanto, para que una entidad pueda ser

competitiva debe realizar evaluaciones permanentes, sobre los procesos y procedimientos tanto

administrativos como operativos y realizar análisis más específicos para que puedan identificar sus

fortalezas, debilidades y amenazas, y así poderlas superar mediante informes y recomendaciones de

auditoría.

Por otro lado, la Alta Dirección de la entidad tiene la necesidad de determinar áreas de mayor

sensibilidad y riesgo en los procesos y contribuir a una mayor eficiencia de las operaciones, cuyo

fin es asegurar el cumplimiento eficiente, efectivo y económico de los procesos y procedimientos.

INTERESADOS O USUARIOS

En primer plano, usuarios internos, tales como: la Alta Dirección, gerentes de áreas y supervisores.

Y en segundo plano, el punto de vista externo, o sea los accionistas.

NORMAS DE LA AUDITORÍA OPERATIVA

En términos generales son principios fundamentales que regulan la actuación del auditor durante la

ejecución del compromiso de auditoria. El cumplimiento de estas normas garantiza la calidad del

trabajo profesional del auditor. Las Normas de Auditoria establecen las formalidades y

características fundamentales que forman la identidad de la disciplina y constituye el requisito de

calidad que demanda el compromiso de auditoria, en cuanto al planeamiento, desarrollo del trabajo

y emisión del informe.

Las Normas de Auditoria operativa adaptadas sobre las bases de las Normas de Auditoria

Generalmente Aceptadas (NAGAS). Se clasifican en:

Normas Personales.

Normas Relativas al trabajo de campo.

Normas relativas a la elaboración del Informe.

NORMAS PERSONALES

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Están relacionadas con las reglas de conducta personal que debe practicar el auditor en la ejecución

del compromiso de auditoría, pues la observación de dichas normas que el producto de su trabajo

tenga la confiabilidad y credibilidad que demandan los usuarios de la auditoria operativa. Esta

norma requiere que el auditor desempeñe su trabajo con el máximo de atención, diligencia y

cuidado que pueda esperarse de una persona con sentido de la responsabilidad. Exige al auditor la

obligación de cumplir con las normas relativas a la realización del trabajo y preparación del informe

y a cumplir con los códigos de ética profesional establecidos por la profesión.

Entrenamiento y capacidad profesional

El trabajo de auditoría debe ser desempeñado por personas que teniendo título profesional

legalmente expedido y reconocido, tenga entrenamiento técnico adecuado y capacidad profesional

como auditores. Asimismo es importante que los auditores cuenten con la experiencia necesaria que

les permite afrontar los compromisos de auditoría.

Capacidad profesional, la formación técnica es un fundamento indispensable de la capacidad

profesional; sin embargo, ésta últimarequiere una madurez de juicio que no se logra simplemente

con la formación técnica.

Independencia

El auditor está obligado a mantener unaindependencia mental en todos los asuntos relativos a su

trabajoprofesional. La auditoría demanda objetividad e imparcialidad del auditor en su actuación

profesional. En tal sentido, no debe permitir queperjuicios e ideas preconcebidas o la influencia de

terceros se impongasobre su imparcialidad.

Cuidado y Esmero profesional

El auditor debe actuar con eldebido cuidado y esmero profesional durante el planeamiento,

laejecución del trabajo de campo y la elaboración de informe de auditoría.El cuidado profesional

implica que los auditores operativos realicen sutrabajo con la diligencia del caso.El esmero

profesional implica que el auditor emplee su elevado criteriopara la ejecución del compromiso de

auditoria. El auditor está obligado a ejercitar cuidado y diligencia razonable en larealización de su

examen y en la preparación de su dictamen o informe.

NORMAS RELATIVAS AL TRABAJO DE CAMPO

El trabajo de auditoría debe planificarse y ejecutarse adecuadamente y en elcaso de que existan

ayudantes se les debe supervisar de forma satisfactoria.Sin embargo, esta delegación de funciones

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en los ayudantes no libera alauditor de la responsabilidad personal que tiene en todo el trabajo.El

trabajo de auditoría requiere obtener, mediante la aplicación deprocedimientos de auditoría,

elementos de juicios válidos y suficientes, tantoen cantidad como en calidad, que permitan obtener

una opinión objetiva.La evidencia es suficiente en cantidad cuando, por los resultados de una

solaprueba, o por la concurrencia de varias, el auditor puede llegar a adquirir lacerteza moral de que

los hechos que se están tratando de probar o los criterioscuya corrección se está juzgando han

quedado satisfactoriamentecomprobados.Estos elementos básicos, fundamentales en la ejecución de

trabajo, queconstituyen la especificación particular, por lo menos al mínimo indispensable,de la

exigencia de cuidado y diligencia, son los que constituyen las normasdenominadas de ejecución del

trabajo.

a. El trabajo de auditoría debe comprender una adecuada planeación y supervisión de

los colaboradores.

El trabajo de auditoría debe ser planeado adecuadamente y, si se usan ayudantes, estos

deben ser supervisados en forma apropiada.

b. El trabajo de auditoría debe comprender un estudio y evaluación adecuados de los

sistemas de control internos y de control de gestión vigentes en la entidad examinada,

para determinar la naturaleza, extensión y oportunidad de los procedimientos de

auditoría a aplicar.

Para el auditor operativo, la evaluación del sistema de control interno leayudara a establecer

en principio, las causas de los problemas en lagestión analizada.

También el auditor operacional debe evaluar el sistema de control de gestión existente para

saber cómo es la calidad de la administración y eficacia, eficiencia y economicidad de la

empresa.

c. El trabajo de auditoría debe comprender la obtención, mediante la aplicación de

procedimientos de auditoría, de evidencia comprobatoria válida, pertinente y

suficiente, que permita respaldar las aseveraciones contenidas en el informe.

Toda conclusión debe estar respaldada, ya que se está evaluando las decisiones

administrativas.

NORMAS RELATIVAS A LA PREPARACIÓN DEL INFORME

El auditor operativo tiene que emitir un informe en cambio el auditor deestados financieros debe

emitir un dictamen.

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Estas normas regulan la última etapa de la auditoria operativa. Es decir laelaboración del informe

para lo cual el auditor habrá acumulado en gradosuficiente y competente las evidencias.

En este informe se exponen la evaluación, sugerencias y recomendacionespara mejorar del sistema

de control interno.

a. El informe debe contener un pronunciamiento respecto de la eficiencia, eficacia y

economía de la gestión administrativa en la materia o área sometida a examen.

La auditoría operativa busca evaluar estos tres componentes y por lo tanto se deben decir

cómo están funcionando.

Toda la información que se pone en el informe debe ser justificada ya que esta será leída

por los directivos superiores para ocuparlos como retroalimentación.

b. El informe debe contener como mínimo lo siguiente:

o Objetivo da la auditoría y motivo de su realización.

o Metodología utilizada, enfatizando los procedimientos que permitieron reunir la evidencia

sustentatoria.

o Alcance y limitaciones del examen.

o Hechos o circunstancias importantes analizados o diagnóstico.

o Sugerencias y recomendaciones necesarias.

o Pronóstico de la información.

o Y todo otro elemento o información que, a juicio del auditor, mejore la comprensión del

informe.

Esta norma muestra la estructura y contenido del informe.

c. El informe debe ser entregado oportunamente para asegurar su óptima utilización.

La dinámica en que se desarrollan las empresas, las decisiones que se toman tienen que ser

rápidas ya que las organizaciones cambian muy rápido. Es por este motivo que el informe

debe estar en el momento preciso para que se tomen las decisiones pertinentes.

d. El informe debe reunir, como mínimo, las características de: materialidad, precisión,

practicabilidad, integridad, veracidad, concisión, claridad, oportunidad, prudencia.

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Materialidad: El informe debe estar enfocado hacia los aspectos fundamentales de la

materia bajo examen, sin detenerse en errores o deficiencias que no son significativos en el

contexto total.

Precisión: La información debe ser apta y convenientes para los requerimientos del

usuario.

Suficiencia: La información, debe además, reunir los atributos necesarios para transmitir su

utilización, esto es, resolver problemas y mejorar la gestión administrativa.

Integridad: El contenido del informe ha de ser exhaustivo, en el sentido de incluir, por lo

menos, todos los elementos esenciales de la situación auditada.

Veracidad: La información presentada debe expresar fielmente los acontecimientos reales,

sin omisiones ni deformaciones de ningún tipo.

Concisión: La exposición requiere estar sintetizada en grado tal que sea compatible con el

tiempo disponible de quien lo va a leer y analizar, sin perder por ello la claridad de las ideas

y conceptos vertidos.

Claridad: El informe debe ser redactado en lenguaje de fácil comprensión, para evitar

problemas de comunicación derivados de una excesiva especialización de la fuente y/o del

receptor.

Oportunidad: La información debe emitirse en tiempo y lugar conveniente para el usuario.

Prudencia: El auditor debe ser cauto en la información entregada, evitando infidencias y

riesgos innecesarios.

ETAPAS DE LA AUDITORÍA OPERATIVA

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La ejecución de una Auditoria Operativa implica el desarrollo de un proceso que se cumple en cinco

etapas enmarcadas en las tres grandes partes en el esquema de una auditoria. Es necesario destacar

que todas las metodologías deben adaptarse a cada caso de estudio.

I. Etapa Preliminar: conocimiento previo de la empresa.

Se debe recopilar en esta fase la máxima información útil en el tiempo más corto posible sobre los

siguientes aspectos: Antecedentes; Por qué y para qué se creó la organización; Cambios en los

objetivos iniciales; Estados Financieros e Informes Técnicos recientes; Marco Legal; Estatutos;

Normatividad legal con incidencia directa en el desarrollo de sus operaciones; Organigrama;

Manual de Organización y Funciones (MOF); Operaciones o actividades de importancia; Manuales

de procedimientos; Fuentes de Financiamiento; Presupuesto; Control Interno; Análisis de riesgos e

Información Adicional.

II. Etapa de Estudio General: definir las áreas críticas, para así llegar a establecer las

causas últimas de los problemas. Se debe poner hincapié en los sistemas de control

internos administrativos y gestión de cada área.

III. Etapa de Estudio Específico: se puede establecer la relación entre los problemas

visibles y potenciales y las causas que en verdad lo originaron.

Con el material ordenado se procede a un análisis del problema, con el fin de formular los juicios

que conduzcan al diagnóstico real de la situación y también a un pronóstico.

IV. Etapa de Comunicación de Resultados: es un informe que proporciona una opinión

meditada, experta e independiente en relación a la materia sometida a examen, con su

evidencia correspondiente.

La estructura del informe debe contener:

Objetivo de la auditoría.

Metodología.

Alcance del trabajo.

Diagnóstico.

Recomendaciones.

Pronóstico.

Anexos.

V. Etapa de Seguimiento: el auditor debe ver que las debilidades han sido solucionadas.

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DIFERENCIAS DE LA AUDITORIA OPERATIVA CON LA AUDITORIA FINANCIERA

Con respecto a: A. Financiera A. Operacional

Objetivo o

Propósito

-Emitir opinión o dictamen sobre la razonabilidad de

la situación financierade una entidad a una fecha

dada, así como sobre el resultado de sus operaciones

financieras y el flujo de fondos para el período que

termina.

-Proporcionar un grado de confiabilidad de dichos

estados para usarlos en la toma de decisiones

administrativas o gerenciales y en el proceso de dar

cuenta de la gestión.

-Determinar el grado de eficacia, economía y

eficiencia de las operaciones para formular las

recomendaciones para corregir deficiencias o para

mejorar dicho grado de eficacia, economía y

eficiencia.

- Contribuir al logro de la prosperidad razonable de la

empresa o entidad.

Alcance

Limitado a las operaciones financieras. Ilimitado. Puede cubrir todas las operaciones o

actividades que realiza un organismo, entidad o

empresa.

Orientación

Hacia la situación financiera y resultados de las

operaciones de la entidad desde un punto de vista

retrospectivo.

Hacia las operaciones o actividades de la entidad en

el presente con proyección el futuro.

Medición Principios de contabilidad generalmente aceptados. No existen aún criterios de medición de aceptación

general.

Método

Las normas de auditoría generalmente aceptadas.

(NAGAs).

No existen todavía normas de Auditoría Operacional

generalmente aceptadas. El método se determina de

acuerdo al criterio del auditor operacional. Pueden

adaptarse normas de Auditoría Financiera

generalmente aceptadas.

Interés Principalmente externos: Accionistas, Gobierno, Desde el punto de vista interno: la alta dirección.

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Bancos; Entidades de Crédito e Inversiones. Desde el punto de vista externo, los accionistas.

Quienes la

Ejecutan

Los contadores públicos con personal de apoyo de la

misma profesión.

Contadores públicos con participación del personal

de la misma profesión y de profesionales de otras

disciplinas.

Contenido del

Informe

Su contenido está exclusivamente relacionado con los

estadosfinancieros.

No emite dictamen, sino un informeconstructivo.

Su contenido está relacionado con cualquier aspecto

de importanciade la administración o de las

operaciones de la entidad.Emite un dictamen.

BIBLIOGRAFÍA

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