Auditoria de Ejemplo Municipalidad

CAPTULO V

AUDITORIA

100

NDICE

CONTENIDOPg. No.

Introduccin.i

Aplicacin de la Auditoria.............104

Metodologa para la Aplicacin de la Auditoria...........105

5.1FASE I: Planeacin de la Auditoria..106

5.1.1 Origen de la Auditoria.. 106

5.1.2 Objetivos.... 107

5.1.3 Puntos a evaluar en la auditoria.108

5.1.3.1 Evaluacin de los procesos actuales108

5.1.3.2 Evaluaciones de los sistemas (Contabilidad, Catastro y

Registro del Estado Familiar).108

5.1.3.3 Evaluacin del hardware..108

5.1.3.4 Evaluacin del personal.109

5.1.3.5 Evaluacin del medio ambiente.... 109

5.1.4 Tcnicas de evaluacin. 109

5.1.5 Recurso utilizado para la auditora.. 116

5.1.6 Sistemas computacionales116

5.2FASE II: Ejecucin de la Auditoria117

5.2.1 Auditoria en las reas de la Alcalda Municipal .. 117

5.2.2 Topologa de Red a utilizar en el rea de Registro de Estado

Familiar 123

5.2.3 Evaluacin de los sistemas. 132

5.2.4 Evaluacin de la seguridad 134

5.2.5 Evaluacin del hardware... 134

5.2.6 Evaluacin de personal. 134

5.2.7 Evaluacin del ambiente fsico. 135

5.3 FASE III: Informe de Auditoria. 136

5.3.1 Evaluacin de los sistemas.. 136

5.3.2 Evaluacin de la seguridad. 155

5.3.3 Evaluacin del hardware.. 165

5.3.4 Evaluacin del personal... 169

5.3.5 Evaluacin del ambiente fsico 173 BIBLIOGRAFA.. 174

INTRODUCCIN

i

APLICACIN DE LA AUDITORIA

Este capitulo consiste en la aplicacin de la auditoria de hardware y software.

El caso prctico de Auditoria se realiza en los sistemas de informacin de la Alcalda Municipal

La aplicacin de la Auditoria se desarrolla en tres fases:

a) Primera Fase: Planeacin de la auditoria, en esta fase se definen los objetivos que la auditoria pretende alcanzar y se programan todas las actividades necesarias para el desarrollo de esta.

b) Segunda Fase: Ejecucin de la auditoria, se hace el levantamiento de todas las evaluaciones que se programaron en la fase anterior.

c) Tercera Fase: Informe de la Auditoria, se presenta el informe final como resultado del anlisis de las evaluaciones efectuadas, as como sus repercusiones y dar alternativas de solucin a las anomalas detectadas.

104

METODOLOGIA PARA LA APLICACIN DE LA AUDITORIA

1era FASE

P L A N E A C I

N

1- Origen de la auditoria

2- Visita Preliminar

3- EstablecerObjetivos

4- Determinar puntos a evaluar

5- Elaborar programa para auditoria

6- Elaboracin de instrumentos

5- Asignacin de recursos y sistemas

2da FASE

E

J

E C U C I

N

1- Realizar acciones programadas

2- Aplicacin de instrumento

3- Elaborar informe preliminar

4- Integracin de papeles de trabajo

3era FASE

I

N

F

O

R

M

E

105

5.1 FASE I: PLANEACION DE LA AUDITORIA

5.1.1 ORIGEN DE LA AUDITORIA

La auditoria se realizo en la Alcalda MUNICIPALdepartamento de San Miguel, por la autoridades correspondientes.

Estructura Organizativa.

CONCEJO

MUNICIPAL

COMISIONESSINDICATURA

MUNICIPALMUNICIPAL

SECRETARIAAUDITORIA

MUNICIPALINTERNA

DESPACHO

MUNICIPAL

GERENTE

GENERAL

UNIDADCONTABILIDADTESORERIAUNIDADCUENTASREGIS

AMBIENTALTECNICACORRIENTESES

MUNICIPALFA

UACISUPERVISION DECATASTRO

PROYECTOS

106

El propsito de la Auditoria es dictaminar cuales son las causas que estn provocando que los sistemas no funcionen adecuadamente. Por tal razn se realizo una visita preliminar en la que se converso con el alcalde y los jefes de cada rea, quienes manifestaron que los principales problemas que presentan los sistemas son la falta de seguridad, mal funcionamiento de ciertos procesos, operaciones lentas y la falta de algunos procesos que son necesario para el adecuado desarrollo de sus actividades.

5.1.2 OBJETIVOS

La aplicacin de la Auditoria tiene los siguientes objetivos:

5.1.2.1 OBJETIVO GENERAL

Elaborar un documento que contenga una propuesta con la informacin necesaria que permita evaluar el hardware, software y la efectividad administrativa de la Alcalda MUNICIPAL

5.1.2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

Proporcionar a la Alcalda MUNICIPALuna gua, donde se detallen, las diferentes alternativas de solucin relativas al mejoramiento del hardware y

software.

Evaluar el uso de los equipos de cmputo, perifricos, instalaciones, mobiliario, recursos tcnicos con el propsito de determinar el grado de efectividad.

Auditar los procesos actuales de los Sistemas de Informacin de las reas de Registro del Estado Familiar, Catastro y Contabilidad de la Alcalda Municipal de

Chirilagua Departamento de San Miguel.

Identificar el cumplimiento de las actividades y funciones del personal administrativo con el fin de establecer su efectividad.

107

5.1.3 PUNTOS A EVALUAR EN LA AUDITORIA

A continuacin se presentan las reas que sern evaluadas a travs de la Auditoria con todos los aspectos que incluyen en cada una de ellas.

5.1.3.1 EVALUACIN DE LOS PROCESOS ACTUALES

Verificar y evaluar las actividades que se realizan dentro de las reas.

Evaluar las Funciones de cada rea.

Evaluacin de normas y de polticas.

Evaluar los Tiempos.

5.1.3.2 EVALUACIN DE LOS SISTEMAS (CONTABILIDAD, CATASTRO Y REGISTRO DEL ESTADO FAMILIAR)

Evaluacin de los sistemas

Seguridad de acceso

Verificacin de los documentos de los sistemas

Evaluacin de la interfaces

Revisin de licencias

Evaluacin sobre la seguridad para la proteccin de los datos

Evaluacin de los procesos de respaldo de informacin.

5.1.3.3 EVALUACIN DEL HARDWARE

Verificar la descripcin de los equipos y nmero de equipos informticos.

Evaluar la utilizacin del hardware

Evaluar los programas de mantenimiento existentes.

Evaluar la posibilidad de expandir el hardware.

108

5.1.3.4 EVALUACIN DEL PERSONAL

Ambiente laboral.

Seguridad del personal.

Condiciones de trabajo.

Capacitaciones.

Supervisin

Numero de personal

5.1.3.5 EVALUACIN DEL MEDIO AMBIENTE

Ubicacin

Espacio

Aseo

Iluminacin

Prohibicin

Plan de Contingencia y procedimientos en caso de desastre.

Verificacin de la seguridad Fsica.

5.1.4 TCNICAS DE EVALUACIN

La utilizacin del recurso de las tcnicas es de uso exclusivo del Auditor quien deber aplicar el criterio propio para calificar lo evaluado.

a) Revisin documental: Se evaluara el desarrollo de las operaciones y el funcionamiento de los software y del hardware, mediante la revisin y seguimiento de las instrucciones plasmadas en los manuales e instructivos de operaciones, manuales de usuario, manuales de sistemas y otros documentos que especifican la manera de operar los sistemas y el hardware computacional.

109

b) Lista de verificacin: En esta tcnica el Auditor que realice la verificacin, el cumplimiento, segn su criterio, sealando las columna que satisface el nivel de cumplimiento del aspecto que se este evaluando.

Se utilizara esta tcnica con un formato nico para las reas evaluadas:

ASPECTOS A EVALUARREFERENCIA

Evaluacin de los Procesos Actuales (EPA)LV-01-EPA

Evaluacin de dos softwares de Contabilidad, Catastro yLV-01-ECR

Registro del Estado Familiar. (ECR)

Evaluacin del Hardware. (EDH)LV-01-EDH

Evaluacin del Personal. (EDP)LV-01-EDP

Evaluacin del Medio Ambiente (EMA)LV-01-EMA

110

Lista de verificacin para la: Evaluacin de los Procesos Actuales REFERENCIAS DE FORMATO: LV-01-EP

_____________________________________________________________

Lista de verificacin para evaluar los procesos actuales de los departamentos de la Alcalda MUNICIPAL

OBJETIVO: Evaluar los procesos actuales que se realizan en la Alcalda MUNICIPAL

INDICACIONES: Colocar una x a la respuesta correcta, en una de las dos casillas y anote una observacin si es necesario aplicar a la respuesta.

PreguntaSiNoObservacin

1. Se evalan las actividades de cada rea?

2. Se llevan acabo cada una de las funciones de cada rea?

3. Se verifican las normas y polticas de la Institucin?

4. Se evalan los tiempos de transacciones con el cliente?

111

Lista de verificacin para la: Evaluacin del Software de Contabilidad, Catastro y Registro del Estado Familiar. (ECR)

REFERENCIAS DE FORMATO: LV-01-ECR

_____________________________________________________________

Lista de verificacin para evaluar los sistemas informticos automatizados de los departamentos de la Alcalda MUNICIPAL

OBJETIVO: Evaluar los sistemas de cada una de las reas de la Alcalda MUNICIPAL



1. Cree que los sistemas satisfacen la necesidad

del trabajo?

2.Cree que la interfaz del sistema es la

adecuada?

3.Posee contrasea de acceso al sistema?

4.Realizan respaldo de la informacin?

5.Se puede crear, eliminar y modificar registros

de la base de datos?

6.Cuentan con manuales de usuarios de los

sistemas informticos?

112

Lista de verificacin para la: Evaluacin del Hardware. (EDH) REFERENCIAS DE FORMATO: LV-01-EDH

_____________________________________________________________

Lista de verificacin para evaluar el Hardware de los departamentos de la Alcalda MUNICIPAL

OBJETIVO: Evaluar la capacidad del hardware Instalado en cada una de las reas de la Alcalda MUNICIPAL

INDICACIONES: Colocar una x a la respuesta correcta en una de las dos casillas y anote una observacin si es necesario aplicar a la respuesta.


1. Considera que el numero de equipos es

suficiente para realizar el trabajo?

2. Se realiza mantenimiento peridicamente a

los equipos?

4. Se tiene un buen uso de los equipos de

cmputo?

5.Losequiposdecmputosestn

actualizados?

6. Es adecuada la ubicacin del hardware?

113

Lista de verificacin para la: Evaluacin del personal. (EDP) REFERENCIAS DE FORMATO: LV-01-EDP

_____________________________________________________________

Lista de verificacin para evaluar el Personal de los departamentos de la Alcalda MUNICIPAL

OBJETIVO: Evaluar el personal de cada una de las reas de la Alcalda MUNICIPAL



1.Cree que el ambiente laboral es el

adecuado?

2.Las capacitaciones que reciben son las

necesarias?

3. Considera que la seguridad del personal es

la adecuada a la hora de realizar su trabajo?

4. Supervisan el trabajo que realizan?

5. El numero de personal es la adecuada para

el departamento?

114

Lista de Verificacin para la: Evaluacin del Medio Ambiente (EMA)

REFERENCIAS DE FORMATO: LV-01-EMA

_____________________________________________________________

Lista de verificacin para evaluar el Medico Ambiente de los departamentos de la Alcalda MUNICIPAL

OBJETIVO: Evaluar el medio ambiente de la Alcalda MUNICIPAL

INDICACIONES: Colocar una x a la respuesta correcta en una de las dos casillas y anote una observacin si es necesario aplicar a la respuesta.


1. Existe lugar suficiente para los equipos?

2.Se da con frecuencia limpieza a los equipos?

3.Considera que la iluminacin del lugar es la adecuada?

4.Se cuentan con carteles visibles de prohibiciones como no fumar y tomar alimentos?

5.Cuentan con un plan de contingencia y procedimientos en caso de desastre?

115

5.1.5 RECURSOS UTILIZADOS PARA LA AUDITORIA

RecursosDescripcin

HumanoTres auditores externos y personal de las diferentes reas de la

Alcalda MUNICIPAL

TcnicoEquipo Informtico de las diferentes reas

Equipo para la realizacin de la Auditoria

TiempoTiempo disponible por el personal involucrado

MaterialesPapelera, bibliografa, fotocopias, manuales y libros.

5.1.6 SISTEMAS COMPUTACIONALES:

Los sistemas computacionales que se utilizaron para la realizacin de la Auditoria son:

El procesador de texto Word y algunas herramientas del sistema operativo tales como explorador de Windows, e Internet.

EVEREST (Software que ayuda para analizar el detalle de la pc)

EliLesli ( Software que ayuda a eliminar virus de la pc)

Comodo Registry Cleaner es una aplicacin con la que puedes encontrar y corregir todo tipo de problemas en el registro de Windows, algo que repercutir en la mejora del rendimiento del equipo.

116

5.2 FASE II: EJECUCIN DE LA AUDITORIA

5.2.1 AUDITORIA EN LAS AREAS DE LA ALCALDIA MUNICIPAL

AREA DE CONTABILIDAD

Objetivo

Controlar y registrar las operaciones contables en forma completa y oportuna que permitan elaborar los estados financieros veraces y confiables, para el proceso de la toma de decisiones de las autoridades municipales.

Funciones:

Mantener actualizados los registros contables de las distintas operaciones financieras de la municipalidad.

Realizar partidas diarias de ingresos.

Elaboracin de planillas de pago de empleados/as.

Revisar estados financieros.

Evaluacin del Hardware

Para el uso del sistema se encuentra en funcionamiento una computadora que rene las siguientes caractersticas:

Memoria RAM256 MB

Sistema OperativoWindows 98

Disco Duro40 GB

ProcesadorIntel Celeron 1.86 GHz

ImpresoraPanasonic KX-P3696 Multi Modo Printer

Se considera que el equipo no esta actualizado para poder desarrollar con

efectividad las actividades del rea, sobretodo para el sistema que manejan en

117

cuanto al volumen de datos y la velocidad de los procesos que se requieran; por lo que se les recomienda una actualizacin de tecnologa de acuerdo al trabajo que se esta realizando, todo con el objetivo de obtener un mejor funcionamiento de las operaciones.

Detalle del equipo que se recomienda:

Memoria RAMDDR2 1GB

Sistema OperativoWindows XP

Disco Duro160GB

ProcesadorDual core 2.5

Evaluacin del Software:

Esta desarrollado en Fox Pro versin 6.0, SICGE-MH y trabaja bajo el Sistema Operativo

Windows 98.

Se considera que este software ya esta desactualizado, lo cual le recomendamos la implementacin del software en un lenguaje de programacin mas sofisticado, que le permita obtener mayores beneficios; ejemplo mayor capacidad de almacenamiento en la base de datos, que le brinde un alto nivel de seguridad e integridad a los datos, un mejor ambiente grafico, adems del incremento de herramientas que requieran las operaciones actuales que realiza la Municipalidad.

Actualmente existe una gran variedad de lenguajes que brindan estos elementos por mencionar algunos tenemos

118

Detalle del Software que se recomienda:

1- Visual Fox Pro 9.0 SICGE-MH Versin 2.0 2- Visual Basic .Net 2008

3- Asp .Net

(En combinacin con un gestor de base de datos tales como: MySql, SQL Server 2008, Oracle, etc.).

Es de Considerar de que el Sistema SICGE-MH ha sido creado por el Ministerio de Hacienda, razn por la cual la gestin de cambiarse a un lenguaje de programacin actualizado esta en la toma de decisin que dicha institucin determina para ejecutar el cambio, ya que es un sistema que por ley esta generalizado para el uso de todas las Municipalidad del El Salvador.

AREA DE CATASTRO

Objetivo:

Registrar y calificar los inmuebles, empresas y a sus propietarios; personas naturales y jurdicas, sucesiones fidecomisos y toda actividad comercial que realiza dentro del municipio, a fin de que se pueda generar los impuestos tributarios en concepto de impuestos o tasa por servicios otorgados por la alcalda.

Funciones:

Esta unidad se encarga de mantener, custodiar y velar por toda la informacin catastral del municipio (planos, listas, fichas, etc.)

Fiscalizar e inspeccionar inmuebles y empresas.

Identificar y registro de nuevos inmuebles que estarn afectados al pago de tasas por servicios; y actualizaciones de los registrados debido a traspasos, ventas u otros motivos.

119


Para el uso del sistema Catastral, se utiliza una computadora que no rene las caractersticas para realizar la ejecucin de los programas de modo eficiente porque tiende a ser lenta; debido a las siguientes caractersticas:

Memoria RAM128 MB

Sistema OperativoWindows 98 Segunda Edicin 4.10.2222A

Disco Duro4OGB

ProcesadorGenuine Intel x86 Family 6 Modelo 8 Stepping

ImpresoraEPSON L-Q 2080


Sistema opera en una computadora

ISDEM-GTZindependiente, trabaja bajo ambiente del

sistema operativo MS-DOS y fue

desarrollado en C++.

Este software ya esta desactualizado, lo cual le recomendamos la implementacin del software, que le permita obtener mayores beneficios; ejemplo mayor capacidad de almacenamiento en la base de datos, que le brinde un alto nivel de seguridad e integridad a los datos, un mejor ambiente grafico, adems del incremento de herramientas que requieran las operaciones actuales que realiza la Municipalidad

Se considera que el equipo con el que se trabaja presentemente es acto para desarrollar las actividades del rea ya que no se utiliza el sistema en la actualidad, al realizar nuestras recomendaciones de obtener un nuevo software, si ser necesario el adquirir un nuevo equipo de cmputo para poder desarrollar con eficiencia las actividades que se ejecutan con el sistema. Por lo que recomendamos:

120

Detalle del equipo:

Memoria RAMDDR2 1GB


Disco Duro160GB


AREA DE REGISTRO DEL ESTADO FAMILIAR

Objetivo.

Garantizar a los ciudadanos la legtima emisin de los documentos de identidad para que puedan cumplir y ejercer sus deberes y derechos civiles y polticos.

Funciones:

Procesar todos los documentos que tengan que ver con el registro de (expedicin de certificados de nacimientos, matrimonio, divorcio, defuncin, adopcin, cambios de nombres y otros), todas sus emisiones, modificaciones y controles.

Evaluacin del Hardware.

Para el uso del sistema REF, se encuentra en funcionamiento cuatro maquinas, las cuales renen las mismas caractersticas que se detallan a continuacin:

Memoria RAM512 MB

Sistema OperativoWindows XP 2002

Disco Duro80GB

ProcesadorIntel Pentium 4 2.8 GHz

ImpresoraHp Laser Jet 1015 Serie

121

Se considera que los equipos estn actualizados para poder desarrollar con eficiencia las operaciones que el usuario operativo realiza para brindar un buen servicio.


Funciona en cualquier ambiente de REF Sistema Operativo Windows, originalmente fue desarrollado bajo

Access 97.

El software con el que se trabaja el departamento de Registro del Estado Familiar no presenta problema alguno para el usuario operativo.

Pantalla principal del Sistema de Registro de Estado Familiar (REF)

Control de acceso al sistema

122

5.2.2 TOPOLOGA DE RED A UTILIZAR EN EL REA DE REGISTRO DE ESTADO FAMILIAR.

El rea de Registro de Estado Familiar tiene distribuida 4 maquinas las cuales no estn en red. Es necesario que exista una red ya que la informacin es de mucha importancia y por medio de una red estas computadoras unidas comparten recursos como archivos, CD-Roms o impresoras y que son capaces de realizar comunicaciones electrnicas, es por ello que se utilizara dicha topologa:

Topologa Estrella:

La topologa en estrella se caracteriza por tener todos sus nodos conectados a un controlador central. Todas las transacciones pasan a travs del nodo central, siendo ste el encargado de gestionar y controlar todas las comunicaciones. Por este motivo, el fallo de un nodo en particular es fcil de detectar y no daa el resto de la red, pero un fallo en el nodo central desactiva la red completa.

Ventajas de la Topologa Estrella

La topologa estrella tiene dos ventajas grandes:

Es mas tolerante, esto quiere decir que si una computadora se desconecta o si se le rompe el cable solo esa computadora es afectada y el resto de la

red mantiene su comunicacin normalmente.

Es fcil de reconfigurar, aadir o remover una computadora es tan simple como conectar o desconectar el cable.

123

Topologa de Estrella

Caractersticas del Servidor a utilizar:

HardwareIntel Core2 Duo 64bits

Memoria RAM4GB

Disco Duro160GB

Tecnologa Raid

124

AREA DE UNIDAD DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES INSTITUCIONALES (UACI).

Objetivo.

Disear, implantar y mantener un sistema de compras, almacenamiento, suministros de mercadera, materiales, mobiliario, equipos y servicios acorde a las necesidades de la municipalidad; y adems la supervisin interna de proyectos ejecutados con fondos propios o ajenos.

Funciones:

Archivos de catlogos, registros, expedientes de proveedores, cotizaciones y pedidos.

Elaborar para efectos contables informes mensuales del movimiento de compras, consumo de suministros, autorizar directamente las compras dentro de los limites.


Para el uso de programas se encuentran en funcionamiento dos computadora que rene las siguientes caractersticas:

COMPUTADORA No. 1 Caractersticas:

Memoria RAM128 MB


Disco Duro40GB



125


Memoria RAM512 MB


Disco Duro80GB

ProcesadorIntel Pentium 4 2.8 GHz.


Se considera que la computadora No. 2 esta actualizada para poder realizar con eficiencia las operaciones que el usuario operativo realiza para brindar un buen servicio y la computadora No. 1 no esta actualizada para desarrollar con efectividad las actividades del rea, por lo que se le recomienda que debe ser actualizada de acuerdo al trabajo que esta realizando, para un mejor funcionamiento de las operaciones:

Detalle del equipo que se recomienda:

Memoria RAMDDR2 1GB


Disco Duro160GB


AREA DE UNIDAD AMBIENTAL

Objetivo.

Contribuir a que el Gobierno Local permita la conservacin del medio ambiente a travs de una ordenanza propia del Municipio, como medio regulador del uso y manejo adecuado de los recursos naturales, con el objeto de mantener un medio ambiente sano y equilibrado.

126

Funciones:

Elaborar propuesta de proyectos para buscar financiamiento externo.

Inspeccionar aquellas talas en zona urbana que no estn autorizados.

Crear mecanismos conforme a la ley para poder reponer o compensar los impactos ambientales.


En esta rea se encuentra en funcionamiento una computadora que rene las siguientes caractersticas:

Memoria RAM512 MB


Disco Duro80 GB

ProcesadorIntel Pentium 4 2.8 GHz

ImpresoraLexmark Z715

El equipo esta actualizado para poder desarrollar con eficiencia las operaciones que el usuario operativo realiza para brindar un servicio.

AREA DE SECRETARIA

Objetivo.

Asesorar oportunamente y eficientemente al Concejo Municipal en sus asuntos legales y administrativos.

Funciones:

Comunicar a todo la organizacin involucrada los acuerdos especficos; as como las polticas y estrategias administrativas que enmarquen las acciones municipales.

127

Asistir al Concejo Municipal y Alcalde Municipal, recibir y tramitar correspondencia dirigida a la municipalidad, as como, el despacho oportuno de la misma.


En dicha rea se encuentra en funcionamiento una computadora que rene las siguientes caractersticas:

Memoria RAM256 MB


Disco Duro40 GB


ImpresoraHp deskjet 3550

El equipo esta actualizado para poder desarrollar con eficiencia las operaciones que el usuario realiza para brindar un servicio.

AREA DE AUDITORIA Y TESORERA

Auditora

Objetivo:

Asistir y asesorar al alcalde, mediante las acciones de auditoria aplicando anlisis, y recomendaciones sobre la evaluacin del sistema de control interno as como de la revisin de los informes financieros de la municipalidad.

Funciones:

Evaluar los informes financieros y administrativos preparados dentro de la institucin.

Revisar y evaluar la eficiencia del control interno de los sistemas de contabilidad y los cambios de estos.

128

Verificar que los activos de la institucin estn registrados y protegidos contra prdidas y daos de cualquier ndole.

Tesorera

Objetivo:

Realizar las funciones de recaudacin de los tributos y otros ingresos de la municipalidad y ejercer el control, custodia, registro de los fondos municipales que se recaudan, las erogaciones efectuadas haciendo cumplir los requerimientos del presupuesto municipal, de las disposiciones legales del Cdigo Municipal .

Funciones:

Controlar eficientemente la recaudacin, custodia y erogacin de los fondos de la municipalidad.

Elaborar y remitir los informes que sean requeridos por el departamento de Contabilidad y los rganos fiscalizadores.

Entregar y elaborar cheques para todos los pagos que se realizan.


En esta unidad se encuentran en funcionamiento tres computadora que rene las siguientes caractersticas:

Unidad de Auditoria COMPUTADORA No. 1 Caractersticas:

Memoria RAM128 GB


Disco Duro40 GB



129

Unidad de Tesorera COMPUTADORA No. 2 Caractersticas:

Memoria RAM128 MB


Disco Duro40 GB


ImpresoraEPSON Sty Lus C42 SX


Memoria RAM128 MB


Disco Duro40 GB



Se considera que los equipos del departamento estn actualizados para poder desarrollar con eficiencia las operaciones que el usuario operativo realiza para brindar un buen servicio.

RECEPCIN


En esta rea se encuentra en funcionamiento una computadora que rene las siguientes caractersticas:

Memoria RAM128 MB


Disco Duro40 GB

ProcesadorIntel Celaron 1.86 GHz


130

El equipo de cmputo es el idneo para poder desarrollar con eficiencia las operaciones que el usuario operativo realiza para brindar un servicio.

PROYECCIN SOCIAL

Objetivo:

Asesorar tanto a las altas autoridades, como al personal en general, en el tema de los diferentes proyectos que realiza la municipalidad en aras de dar solucin a los diferentes problemas que enfrenta la Municipalidad.

Funciones:

Desarrollar reuniones de coordinacin y planificacin en forma peridica con los tcnicos bajo su mando.

Avalar desembolsos de los proyectos municipales.

Presentar informes de los proyectos evaluados y listos de iniciar.


En esta unidad se encuentra en funcionamiento una computadora que rene las siguientes caractersticas:

Memoria RAM128 MB


Disco Duro40 GB

ProcesadorIntel Celaron 1.86 GHz

ImpresoraLg Studoworlef 500g

Se considera que el equipo esta actualizado para poder desarrollar con eficiencia las operaciones que el usuario operativo realiza para brindar un servicio.

131

5.2.3 EVALUACIN DE LOS SISTEMAS

Problemas generales en los tres sistemas informticos con los que cuenta la Municipalidad.

No existe un plan de contingencia para recuperacin de los datos en caso de desastre.

Evaluacin del sistema Registro de Estado Familiar:

1. Las copias de seguridad de los archivos son llevados por la persona encargada a su hogar, lo cual no es seguro para la integridad de los datos de la Institucin y algunas veces es guardado en la gaveta del escritorio.

2.El cableado de los equipos de cmputo se encuentra a la intemperie sin ninguna proteccin.

3. Deficiencias en la forma de distribucin de los equipos.

4. No existe un archivero designado al departamento de Registro del Estado Familiar que cumpla con la seguridad necesaria para proteger los backup (Con su respectiva llave).

Distribucin de los equipos de cmputo

132

Evaluacin del Sistema de Catastro:

1. La interfaz de la pantalla no es amigable para el usuario debido a que el ambiente de modo consola se les dificulta mucho a los usuarios en el momento de las operaciones, adems de los problemas de estructura interna que posee dicho software.

2. No imprime reporte como pago de Impuestos Municipales e Inscripcin de inmueble.

3. No existe un manual del sistema par el usuario operativo.

4. El sistema carece de interfaces de cuentas corrientes.

5. No cuenta con clave seguridad para acceder al sistema.

6. No realizan copias de seguridad.

7. No cuenta con antivirus

Pantalla principal del sistema

Evaluacin del Sistema de Contabilidad:

1. Las pantallas del sistema le dificulta al usuario la realizacin de las diferentes actividades que desarrollan debido a que la interfaz del sistema es de tipo consola lo que en su momento dificulta la labor del que opera el sistema y el equipo.

2. Las copias de seguridad de los archivos se realizan en diskette lo cual no cuenta con suficiente capacidad de almacenamiento.

Pantalla del sistema

133

5.2.4 EVALUACIN DE LA SEGURIDAD

Problemas Generales

1. No existen extintores contra fuego.

2. No poseen un plan de emergencia en caso de desastre naturales.

3. No existe un lugar asignado para el almacenamiento de los backup.

4. El personal no conoce los procedimientos en caso de presentarse un siniestro.

5. No cuenta con claves de seguridad o acceso para los equipos.

6. No tienen un control de los usuarios que accedan a la informacin confidencial.

7. No se encuentran sealizadas las salidas de emergencias.

8. No existe contrato de seguros de equipos.

9. No existen alarmas para detectar fuego.

5.2.5 EVALUACIN DEL HARDWARE.

Problemas Generales.

1. No existe una persona encargada de todos los equipos ni programas de mantenimiento preventivo.

2. No existen medidas de seguridad fsica para los equipos en caso de desastre.

3. En el departamento de Catastro no cuentan con equipos actualizados y algunos presentan daos.

5.2.6 EVALUACIN DE PERSONAL.


1. No se programan capacitaciones que ayuden al desempeo del personal que labora en la municipalidad.

2. No se esta cumpliendo adecuadamente con el reglamento interno de la Institucin.

134

3. La encargada de Catastro no utiliza en su totalidad el sistema (no lo utiliza por falta de un manual de usuarios y no posee el conocimiento para el manejo de este, debido a que no se le capacitado para ello).

5.2.7 EVALUACIN DEL AMBIENTE FSICO.


1. No cuentan con carteles visibles donde se describen las prohibiciones de no fumar, no tomar bebidas en el lugar donde se encuentran los equipos de trabajo.

135

5.3 FASE III: INFORME DE AUDITORIA

5.3.1 EVALUACIN DE LOS SISTEMAS

No existe un plan de contingencia para recuperacin de los datos en caso de desastre.

Falta de una planificacin.

Falta de conocimiento y prevencin.

Poco inters de parte de las autoridades superiores de la Municipalidad.

Perdida de informacin, tiempo y dinero.

Carga de trabajo.

Disear un plan de contingencia acorde a la Municipalidad.

Que todos los usuarios operativos del sistema estn enterados del plan de contingencia.

Crear un plan de simulacro para poder comprobar que el plan de recuperacin de

datos es eficiente.

Solicitar que los jefes de cada departamento conozcan sobre el plan de contingencia.

Impartir capacitaciones con referencia al plan de contingencia.

136

EVALUACIN

DEL SISTEMA REGISTRO

DEL

ESTADO FAMILIAR

137

Las copias de seguridad de los archivos son llevados por la persona encargada a su hogar, lo cual no es seguro para la integridad de los datos de la Institucin y algunas veces es guardado en la gaveta del escritorio.

Falta de previsin de la Institucin.

No contar con un lugar adecuado para almacenar las copias de seguridad. Desconocimiento de las medidas de seguridad.

Hurto de la informacin.

Perdida de informacin.

Daos y descontrol de las copias de seguridad.

Tener un lugar adecuado para el almacenamiento de las copias de seguridad de

la informacin.

Contar con su propio archivero el departamento de Registro del Estado Familiar.

138

El cableado de los equipos de computo se encuentra a la intemperie sin ninguna proteccin

Falta de conocimiento

Mala ubicacin de los equipo informticos


Dao a los equipos informticos

Dao al cableado de los equipos

Perdida de tiempo.

Reubicar los equipos de computo

Colocar proteccin al cableado de los equipo (canaletas con su protector)

139

Deficiencias en la forma de distribucin de los equipos

Mala ubicacin

Espacio reducido.

Falta de previsin

Dao en los equipos

Perdida de informacin

Mal ambiente de trabajo.

Rediseo de la oficina para una mejor organizacin y seguridad en los equipos,

informacin y personal.

140

5.3.1.2 PLANO DE DISTRIBUCIN DE LOS EQUIPOS. 5.3.1.4.1 Plano de distribucin de los equipos.

PLANO DE UBICACIN DE LOS EQUIPOS DE COMPUTOS (ACTUAL)PLANO DE UBICACION DE LOS EQUIPOS DE COMPUTOS (ACTUAL)

141

PLANO DE REUBICACIN DE LOS EQUIPOS DE COMPUTOS (PROPUESTO)

PLANO DE REUBICACION DE LOS EQUIPOS DE COMPUTOS (PROPUESTO)

142

No existen un archivo designado al Registro de estado familiar que cumpla con la seguridad necesaria para proteger los backup (Con su respectiva llaves)

Falta de inters por parte del encargado del rea.

Desconocimiento de la importancia de proteger la informacin de la municipalidad.

Perdida de tiempo.


Colocar un archivo que sea nico para salva guardar la informacin del Registro

del Estado Familiar. Que contenga llave.

Que se encuentre en un lugar seguro.

143

EVALUACIN

DEL

SISTEMA

DE

CATASTRO

144

La interfaz de la pantalla no es amigable para el usuario debido a que el ambiente de modo consola se les dificulta mucho a los usuarios en el momento de las operaciones, adems de los problemas de estructura interna que posee dicho software.

El programa donde fue desarrollado el software.

Problema de visualizacin.

Interfaz muy compleja para el usuario.

Poco inters por parte del usuario para manipular el sistema.

Solicitar a las altas autoridades de la Municipalidad que actualicen el software y

la plataforma de diseo.

145

No imprime reporte como pago de Impuestos Municipales e Inscripcin de inmueble.

Falta de previsin de la persona que diseo el sistema.

Dificultades para la entrega de la Informacin.

Actualizar el sistema en general.

146

No existen manuales del sistema para el usuario operativo.

No fue elaborada por la persona que diseo el sistema.

Dificultad de manipulacin.

El personal no cuenta con documentos que le auxilien en momentos de problemtica.

Disear un manual correspondiente al sistema.

Dar a conocer el manual a los usuarios.

Capacitar al personal en el uso del sistema.

147

El Sistema carece de interfaces de cuentas corrientes.

Error en el diseo de los procesos de la interfaz.

Informacin no confiable.

Prdida econmica.

Prdida de tiempo.

Detectar que interfaz es la que genera ese error. Redisear esa interfaz.

148

No cuenta con clave seguridad para acceder al sistema.

Poco inters por asegurar la informacin.

Falta de prevencin.

No fue implementado cuando se realizo el sistema.

Robo de la informacin.

Sabotaje de la informacin.

Crear clave de seguridad al sistema, que no contenga ms de ocho caracteres, nombre de

familiares o fechas de cumpleaos.

149

No realizan copias de seguridad de la informacin.

Falta de prevencin de la institucin.

Falta de recurso financiero.

No tener las copias de informacin de seguridad actualizadas.


Falta de proteccin a la informacin

Tener un plan para manejo y control de las copias de seguridad.

150

No cuentan con antivirus

No cuentan con una licencia de un software de antivirus.

Daos en el equipo de cmputo.

Dao de la informacin importante para la institucin.

Lentitud en los procesos

Adquirir licencia para la utilizacin de un software de antivirus.

Actualizacin del software de antivirus.

151

EVALUACIN

DEL

SISTEMA

DE

CONTABILIDAD

152

Las pantallas del sistema le dificultan al usuario la realizacin de las diferentes actividades que desarrollan debido a que la interfaz del sistema es de tipo consola lo que en su momento dificulta la labor del que opera el sistema y el equipo.

El diseo del sistema.

Problema de entendimiento.

Interfaz muy compleja para el usuario.

Poco inters por parte del usuario para manipular el sistema.

Solicitar a las altas autoridades de la Municipalidad que actualicen la plataforma del

sistema, de manera que se pueda trabajar en ambiente Windows.

153

Las copias de seguridad de los archivos se realizan en diskette lo cual no cuenta con suficiente capacidad de almacenamiento.

Poco inters de la Organizacin

El sistema no cuenta con la opciones de guardado para las otras unidades de

almacenamiento


Demasiado consumo de diskette

Demasiado espacio

Modificar el sistema para que posee las opciones de guardado de mas unidades de

almacenamiento

154

5.3.2 EVALUACIN DE LA SEGURIDAD

No existen extintores contra fuego.

Falta de visin

Falta de recurso financiero

Falta de planificacin.

Perdida de equipos e informacin en caso de incendio.

No contar con el equipo necesario en caso de incendio.

Colocar extintores en puntos estratgicos y capacitar al personal para el uso.

155

EVALUACIN

DE LA

SEGURIDAD

PROBLEMAS GENERALES

156

No poseen un plan de emergencia en caso de desastre naturales.

Poco inters por la seguridad

No contar con planes de contingencia.

Falta de previsin y Organizacin.

Prdida de informacin.

Prdida de tiempo.

Creacin de un plan de contingencia.

Capacitar al personal.

Realizar simulacros.

157

No existe un lugar asignado para el almacenamiento de los Backup.

No cuenta con un lugar asignado para guardar las copias de respaldo. Falta de previsin

Prdida de informacin.

Hurto de la Informacin.

Dao a las copias de seguridad.

Asignar un lugar adecuado que contenga puertas con sus respectivas llaves.

158

El personal no conoce los procedimientos en caso de presentarse un siniestro.

Poco inters por parte de la Alcalda.

No contar con un plan de contingencia.

Se produce un caos o desorden.

El personal desconoce la prioridad de evacuacin de los equipos.

Darle a conocer y llevar a acabo simulacros sobre que hacer en caso de presentarse un

Siniestro. Esto hacerlo una vez creado el plan de contingencia.

159

No cuenta con claves de seguridad o acceso para los equipos.

Desinters por asegurar la informacin.

Desconocimiento del proceso a realizar para tener claves de seguridad o acceso para los

equipos. Falta de previsin.

Daos en los equipos

Robo y sabotaje de la informacin.

Establecer claves de seguridad o acceso para los equipos.

160

No tienen un control de los usuarios que accedan a la informacin confidencial.

No existen prevenciones que controlen el acceso a la informacin confidencial.

No se ha determinado un nivel autorizacin para poder acceder a la informacin.

Uso inadecuado de la Informacin confidencial.

Informacin confidencial que es observado por todos los usuarios.

Crear polticas e implementarlas, para el acceso a la informacin confidencial

Determinar los modelos de autorizacin para acceder a la informacin que es confidencial.

Para llevar acabo estos puntos se dan algunas recomendaciones:

Que se le de autorizacin a los jefes de cada departamento y encargadas Institucionales.

Para un buen control la informacin ser almacenado en algn lugar que fije el

encargado Institucional.

161

No se encuentran sealizadas las salidas de Emergencias.

Falta de previsin.

Desastre

Confusin de personal.

Desorden.

Colocar letreros que indiquen donde se encuentran las salidas de emergencia.

Realizar simulacros.

162

No existe contrato de seguros de equipos.

Los seguros pueden conllevar costos elevados.

En caso de robo

Destruccin del equipo por desastres naturales, mal funcionamiento o fallas en

estos.

Adquirir un contrato de seguro que brinde seguridad en el equipo.

163

No existen alarmas para detectar fuego.

Nunca han sido requeridos su uso.

No se ha querido incurrir en ese tipo de gastos.

En caso de un problema o desastre natural no se puede alertar al personal.

Falta de recursos para no implementar medidas de seguridad en caso de desastres naturales.

Colocar alarmas en la Institucin

164

5.3.3 EVALUACIN DEL HARDWARE.

No existe una persona encargada de todos los equipos ni programas de mantenimiento preventivo.

Falta de recurso humano.

Falta de cuidado y manejo de los equipos.

Falta de recurso financieros.

Deficiencia en el aprovechamiento de los equipos.

Deterioro de los equipos.

Crear un programa de mantenimiento.

Gestionar recursos para contratar una empresa o persona natural.

165

EVALUACIN

DEL HARDWARE

PROBLEMAS GENERALES

166

No existen medidas de seguridad fsica para los equipos en caso de desastre.

Desinters por la seguridad.

Falta de organizacin.

Prdida de equipos.

Daos en los equipos.

Crear Polticas de seguridad para los equipos.

Algunas Polticas de Seguridad que recomendamos:

Colocar las copias de seguridad en un lugar aislado de los equipos.

Mantener el lugar aislado de materiales inflamables.

167

En el departamento de Catastro, Contabilidad y UACI no cuentan con equipos actualizados y algunos presentan daos.

Falta de organizacin

Presupuesto limitado

Perdida de tiempo

Rendimiento deficiente de los sistemas de informacin


Adquirir equipos segn la necesidad de las operaciones que se realizan

Actualizacin de los equipos.

168

5.3.4 EVALUACIN DE PERSONAL

Se imparten pocas capacitaciones.

Poco inters por la organizacin.

Resistencia al cambio.

Procesos lentos.

Bajo rendimiento del personal.

Desarrollar un plan de capacitaciones.

169

EVALUACIN

DE

PERSONAL

PROBLEMAS GENERALES

170

No cumplen con los reglamentos internos de la Institucin, ya que una porcin de los empleados no tienen conocimientos de dicho reglamento.

Falta de organizacin

Desconocimiento de los reglamentos de la Institucin.

Falta de responsabilidad en el lugar de trabajo

Bajo rendimiento del personal

Mal ambiente de trabajo

Colocar carteles para visualizar los reglamentos

Implementar sanciones a los empleados que no cumplan el reglamento

171

La encargada de Catastro no utiliza en su totalidad el sistema.

Falta de capacitacin a la encargada de Catastro. Poco inters de la Institucin.

Perdida de tiempo.

No se aprovecha el sistema.

Procesos lentos y sobre carga de trabajo.

Capacitar a la persona encargada del departamento de Catastro.

172

5.3.5 EVALUACIN DEL AMBIENTE FSICO

5.3.5.1 PROBLEMA GENERAL

No cuentan con carteles visibles donde se describen las prohibiciones de no fumar, no tomar bebidas en el lugar donde se encuentran los equipos de trabajo.

Poco inters en dar cumplimiento de las normas en el lugar donde se encuentran los equipos.

Falta de organizacin.

Dao en los equipos.

Provocar Incendios.

Desorden y mala imagen a terceros.

Crear Normas internas de prohibiciones en los diferentes departamentos.

Colocar carteles que especifiquen estas prohibiciones.

173

Auditoria de Ejemplo Municipalidad

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