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El sistema de capacitaciones implementado en el sitio web de Audens se compone de

diferentes elementos que permite generar evaluaciones en línea, organizar y obtener los

resultados de esas evaluaciones.

Cuenta con seis secciones generales que permiten los procesos antes mencionados:

1. Cursos.

2. Módulo.

3. Evaluaciones.

4. Grupos.

5. Integrantes.

6. Seguimiento.

Las secciones mencionadas arriba tienen un orden y una jerarquía específica. Los cursos

contienen módulos, los módulos contienen evaluaciones, es decir, las preguntas que sean

necesarias evaluar. Los grupos contienen a los participantes que se desea evaluar. El

seguimiento permite revisar las evaluaciones de los participantes en los cursos. Para

entender mejor el orden y jerarquía, a continuación se presenta un esquema de acuerdo a

las jerarquías utilizadas.

Sistema de Capacitaciones

Cursos (Sección 1)

Módulo (Sección 2)

Evaluaciones (Sección 3)

Grupos (Sección 4)

Integrantes (Sección 5)

Seguimiento (Sección 6)

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1. Cursos

Este es la primera sección general del sistema de capacitaciones. Tiene como

funcionalidad dar de alta los cursos en los cuales se irán organizando los cuestionarios o

evaluaciones a realizar. Es recomendable que desde el primer momento se asignen

nombres adecuados con el objetivo de categorizar la información, acceder y modificarla

cuando se desee de una manera comprensible. Más adelante revisaremos un ejemplo, por

el momento nos ocuparemos de describir las características de cada sección. Se compone

de dos sub secciones:

Alta. Permite dar de alta un curso asignando su tipo y el nombre del mismo. En el

momento de dar de alta un curso, automáticamente el sistema lo asigna con el

estatus “activo”.

Modificar. Permite modificar un curso dado de alta anteriormente. En la lista se

muestra la fecha en que se dio de alta, el tipo de curso, nombre, número de

módulos que lo componen, activo (corresponde a su estatus), y modificación.

La bandera en verde indica que el curso se encuentra activo, la bandera en rojo

indica que el curso se encuentra inactivo y no será posible acceder al mismo por

los usuarios finales.

Para poder modificarlo es necesario hacer clic en el ícono ubicado en la última

columna de la tabla. Enseguida abre una nueva pestaña en el navegador que

permite modificar el nombre del curso, el tipo y su estatus. Una vez hechas las

modificaciones necesarias dar clic en el botón modificar, con ello cerrará la pestaña

y dirigirá nuevamente a la lista de cursos de la sub sección modificar, con los

cambios hechos mostrados en pantalla. Es importante señalar que al no requerir

de manera inmediata que un curso se encuentre activo, se recomienda cambiar su

estatus a “no activo” ya que en secciones subsecuentes es posible la confusión con

una enorme lista de cursos no necesaria.

2. Módulo

En esta sección se podrán dar de alta y modificar el o los módulos que se desea para cada

curso. Se muestra una lista de los cursos, su tipo, el nombre, los módulos que lo

conforman, y solo se visualizan los que tienen estatus “activo”. Para acceder a cada curso

se necesita dar clic en el ícono de escritura mostrado en la última columna de la lista

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Se abrirá entonces un campo en el cual es necesario introducir el nombre del módulo. En

la lista desplegable es posible asignarle un valor determinado entre 5 y 100 a cada módulo

según las necesidades. Este valor será el que tenga el módulo general, y de acuerdo al

esquema presentado arriba en el cual cada módulo contiene las evaluaciones, el valor

total del módulo será dividido entre el número de preguntas que contenga.

Al llenar estos campos, dar clic en guardar, en automático el sistema lo da de alta con

estatus de “activo” con la bandera verde de su lado derecho. Conforme se vayan dando de

alta los diferentes módulos que componen el curso, se irá generando la lista de los

mismos que contiene el nombre, el número del módulo (corresponde al consecutivo en el

que fueron dados de alta), el valor asignado, número de preguntas, estatus, y la opción

de modificar (ícono de escritura).

En caso de que se haya introducido algún valor equivocado, es posible modificar cada

módulo a través del ícono de escritura. Es posible modificar el nombre, el valor antes

asignado, y su estatus. La ventana abierta para esta operación, una vez que se haya dado

clic en el botón modificar, se cerrará dando paso a la ventana anterior y visualizando los

cambios realizados.

3. Evaluaciones

Las evaluaciones son las preguntas que contendrá cada módulo. Es posible dar de alta y

modificar cada pregunta desde esta sección al dar clic sobre el botón Alta/Modificar.

Muestra una lista de los cursos exactamente como en la sección anterior (Módulo). Al igual

que la anterior solo muestran los cursos activos.

Para dar de alta las preguntas hay que dar clic en el ícono de escritura. Enseguida se

muestra una pantalla con el curso seleccionad, los módulos que lo componen, su valor, y

las preguntas activas. Basta dar clic en cada uno de los módulos para acceder a dar de

alta. Aparece el campo para escribir la pregunta; dar clic en el botón Guardar.

A diferencia de lo visto anteriormente, al guardar la pregunta, el sistema asigna en estatus

la bandera roja, que indica que la pregunta no se ha finalizado de completar. Al dar clic

sobre el ícono de escritura será posible completar la pregunta. En la nueva pestaña será

posible modificar la pregunta (el nombre), y asignar las posibles respuestas con cinco

campos, además de elegir cuál será la respuesta correcta. Al dar clic en el botón

Alta/Modificar se guardarán los cambios, se cerrará la pestaña actual y regresará a la

pestaña anterior reflejando los cambios, incluyendo en nuevo estatus con la bandera en

color verde, que indica que la pregunta está completa.

4. Grupos

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Una vez finalizado el proceso para dar de alta las evaluaciones con sus cursos y módulos

correspondientes, será necesario ingresar a los grupos. Los grupos serán los asignados a

cada curso y que contendrá a los integrantes a quienes se desea evaluar.

En la opción Alta, será posible asignar el nombre del grupo, asignarle un tipo y su

respectivo curso de la lista desplegable. Siguiendo la misma línea, sólo aparecerán los

cursos en estatus “activo”. Solo con dar clic en guardar se completa este paso.

En la opción Modificar se podrán consultar los grupos actuales en la lista. Contiene la

información de su fecha de alta, el nombre del grupo, el curso al que fue asignado,

número de módulos e integrantes y el ícono de modificar. Al dar clic sobre dicho botón se

podrán modificar el nombre, tipo y curso al que fue asignado, en caso de existir algún

error.

5. Integrantes

Los integrantes a los que se desea aplicar la evaluación, será posible darlos de alta desde

esta sección. Contiene dos opciones:

Alta. Será necesario seleccionar uno de los grupos que se han generado. Muestra

la información de cada grupo con su respectivo curso. Dando clic en el nombre se

accede a dar de alta los integrantes. Se muestra la matrícula, generada

automáticamente por el sistema, y el campo donde se captura el nombre. Dando

clic en el botón guardar se genera el participante con la bandera en rojo, indicando

que su proceso no ha concluido.

Se generará en la misma pantalla la lista que se genere con los participantes.

Dando clic en la matrícula será posible asignarle un password y una pregunta de

seguridad con una respuesta secreta en caso de olvidar dicha contraseña. Una vez

terminada la captura dar clic en el botón Aceptar el sistema guarda los cambios

regresando a la pantalla anterior y cambiando el estatus con la bandera verde,

indicando que está completo el proceso.

Password. En caso de haber olvidado la contraseña, el sistema pedirá el número de

matrícula, al capturarlo aparecerá la solicitud de respuesta ante la pregunta

secreta, en caso de responder correctamente, el sistema arroja el password

elegido.

6. Seguimiento

La sección de seguimiento está destinada a la revisión y consulta de los resultados

obtenidos por los participantes del o los cursos que se hayan generado. Contiene cuatro

modalidades, cada una de las cuales agrupa la información de los resultados obtenidos.

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a) IPV. Contiene el seguimiento de evaluaciones del tipo IPV. Es posible la consulta

de cada matrícula o a través del análisis de la información con respecto a las

métricas.

b) Exámenes. En esta modalidad es posible consultar el desempeño de manera

individual de los integrantes, así como continuar con la evaluación en caso de

haber quedado inconclusa

c) Métricas. Permite consultar los resultados de los cursos que se dieron de alta con

respuestas ponderadas. Al dar clic sobre el nombre del curso podemos obtener el

resultado de cada una de las preguntas. En caso de seleccionar el nombre del

participante, el sistema arrojará el resultado, un gráfico con los valores obtenidos y

cuadro con la interpretación de dichos resultados. En ambos casos es posible

exportarlos a una hoja de cálculo dando clic derecho sobre el nombre del curso o

del participante, seleccionar “Guardar destino como”, se asigna una ubicación y un

nombre de archivo con la extensión .xls para que el archivo resultante pueda ser

abierto por Excel.

d) Cursos. Permite consultar los resultados obtenidos, de forma general y particular,

de los cursos que ya se hayan respondido por parte de los participantes. Al igual

que en la opción anterior, se podrá exportar la información a una hoja de cálculo

bajo el mismo esquema.

Pantalla principal del sistema de capacitaciones

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EJEMPLO PRÁCTICO

LA ESTRUCTURA DEL CURSO

Líneas arriba hemos visto las características contenidas en nuestro sistema de

capacitación. Es momento de que veamos un ejemplo para poner en práctica esos

conocimientos.

Comenzaremos por ingresar a

nuestro panel de

administración desde la liga

asignada, en la opción

, . El primer paso Cursos Alta

será dar de alta un curso con

un nombre y un tipo. En esta

ocasión seleccionaremos el

Tipo 1, le asignamos nombre

y damos clic en generar:

A continuación nos dirigimos a

la sección , opción Módulo Alta

y damos clic en el Modificar

ícono de escritura para asignar

los módulos a este curso:

El ícono de

escritura

aparece en

el mismo

renglón del

curso en la

última

columna

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El siguiente paso será

asignar los módulos

correspondientes a nuestro

curso. Hemos decidido que

sean tres módulos con un

valor determinado para

cada uno de ellos.

Capturamos el nombre del

curso, asignamos su valor

y damos clic en el botón

Guardar:

Vemos que el sistema

automáticamente nos

genera la lista de los

módulos que estamos

generando.

Al módulo llamado Cultura

General le habíamos

asignamos un valor de 25, si

queremos que tenga un valor

de 20, damos clic en el ícono

de escritura para cambiar su

valor seleccionándolo de la lista

desplegable, damos clic en

Modificar

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Ahora nos dirigimos a la

sección Evaluaciones

para dar de Alta/Modificar

alta las preguntas

correspondientes a nuestros

módulos, del curso que

estamos trabajando. Vemos

que aparecen solo los cursos y

no los módulos. Damos clic en

el ícono de escritura de

nuestro curso.

En la siguiente ventana

ahora sí se encuentran

visibles los módulos

correspondientes a

nuestro curso. Damos clic

sobre el nombre de cada

uno de ellos para

acceder a dar de alta

nuestras preguntas.

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En el campo Pregunta

escribimos el nombre y damos

clic en el botón Guardar. El

sistema generará una lista

debajo con las banderas en

rojo de la columna Asignar

Respuesta ya que no las hemos

dado de alta.

Damos clic sobre el ícono de

escritura para dar de alta las

respuestas y asignar la correcta.

Tenemos un total de cinco

campos para llenar con la opción

múltiple. No es necesario llenar

todos. Damos clic en

Alta/Modificar

Realizada el alta de todas las

preguntas, sus respectivas

respuestas y la elección de la que

será la respuesta correcta, el

sistema pone en verde la bandera

que indica que el proceso es

correcto.

Con esto se concluye con la

estructura total de la evaluación. En

nuestro ejemplo contamos con un

curso compuesto de tres módulos,

Lenguaje con un valor de 20 y 3

preguntas, Matemáticas con valor

de 60 y 3 preguntas, y Cultura

general con valor de 20 y 4

preguntas.

Las banderas de status se encuentran

en la última columna. Si se encuentra

en verde el proceso se ha finalizado, el

color rojo indica lo contrario

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LOS PARTICIPANTES DEL CURSO

Acorde a la estructura

presentada al inicio, el

siguiente paso será dar de

alta los participantes de la

evaluación. Para ello es

necesario dar de alta el

grupo. Damos clic en la

opción de la sección Alta

, asignamos un tipo Grupos

de grupo, nombre del

grupo, y de la lista

desplegable escogemos el

curso al cual asignaremos el

grupo, y presionamos el

botón Guardar. Solo en el

caso en que exista una

asignación incorrecta

pulsamos en Modificar y

damos clic en el ícono de

modificar para realizar los

ajustes necesarios.

Ahora será necesario dar de alta

propiamente a los integrantes.

Damos clic en la opción de Alta

la sección , Integrantes

escogemos el Grupo que

acabamos de generar dando clic

en el nombre del mismo.

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Enseguida se mostrará la

pantalla de Alta de

Participantes. Contiene un

campo para escribir el

nombre del participante,

un número de matrícula

que el sistema genera

automáticamente.

Pulsando el botón guardar

generamos su registro y,

conforme se dan de alta

aparecerán en la parte de

abajo con la bandera roja

indicando que falta un

paso para concluir el

proceso.

A continuación será

necesario asignar una

contraseña y una

respuesta secreta para

recuperar dicha

contraseña en caso de

olvido. Para ello damos

clic sobre el número de

matrícula de cada

integrante.

Pulsando Aceptar, se generará

el participante y nos regresará

a la pantalla anterior, el

registro ahora se muestra con

la bandera en color verde

indicando que ha sido exitoso

el registro.

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Por último, en la opción

de la sección Password

es posible Integrantes

recuperar la contraseña con la

respuesta asignada

anteriormente. Nos pedirá

número de matrícula, pulsamos

Aceptar, enseguida nos requiere

la respuesta secreta, la

escribimos y damos Aceptar, el

sistema nos arrojará la

contraseña olvidada.

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SEGUIMIENTOS

IPV

En esta sección como se describió al principio de este documento, contiene un tipo de

evaluaciones especiales y que puede generar reportes a través del análisis de los

parámetros planteados al comienzo. Se accede desde el menú principal, en la sección

Seguimiento opción IPV:

Las secciones habilitadas para consultar la información son a través de las Evaluaciones y

a través de las Métricas. En la primera opción es posible consultar un registro individual

ingresando la matrícula y pulsando el botón Buscar.

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A continuación se nos presentan dos opciones. Por un lado, al dar clic sobre el nombre del

cuestionario nos dirigirá directamente a los resultados obtenidos en la misma página del

sistema. La segunda opción es descargar dicha información a nuestro equipo local al dar

clic secundario sobre el nombre del cuestionario.

En la primera opción se muestra el

resultado en el navegador

Elegir la opción Guardar como,

seleccionar una ubicación para el archivo Elegir un nombre y agregar la extensión

.XLS para poder utilizarlo en Excel

En el Tipo de archivo seleccionar la

opción Todos los archivos

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Al finalizar la descarga se podrá abrir el archivo directamente desde Excel. Puede existir el

caso de Excel intente advertirnos de la apertura del archivo que acabamos de generar, sin

embargo, no existe riesgo alguno al realizar las confirmaciones del programa para poder

abrirlo. Los mensajes que podemos recibir son los siguientes.

La siguiente opción de consultar la información es a través del Análisis de Información en

la sección de métricas. En esta sección se sigue la misma dinámica que en la sección

anterior. Hay que dar clic sobre Analizar Información (resaltado en rojo) y a continuación

tendremos dos opciones más: seleccionar el Cuestionario o el nombre del Participante

(ambos igualmente resaltados en color rojo). En la primera opción mostrará la información

de todos los participantes que han respondido el cuestionario; en la segunda, la

información individual con los parámetros del cuestionario y una gráfica comparativa entre

los resultados obtenidos y los parámetros. A esta opción de Métricas también se tendrá

acceso desde el menú Seguimiento.

Dar clic en Si Dar clic en ACeptar

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Cursos

La interacción en esta sección es en la misma temática que la anterior. Seleccionamos la

opción Cursos del menú de Seguimiento. Damos clic sobre el ícono correspondiente al

curso, en caso de que deseemos abrirlo en el mismo navegador, en caso de requerir

guardar la información en nuestro equipo, seguimos el procedimiento descrito arriba.

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La opción restante, Exámenes, nos es de utilidad para acceder a la información individual de los participantes para el caso de cualquier otro cuestionario dado de alta en el sistema, solo basta con capturar el número de matrícula y dar clic en el botón buscar.