“EL TRABAJO DEL INTA EN LA GESTIÓN DE EMPRESAS DE TURISMO RURAL”

Estrategias y experiencias para el trabajo en extensión

Experiencia

Ing Agr. Jerónimo Critto CPN Carlos Montero

INTA – Cambio Rural

Tafí del Valle

Argentina

Antecedentes :

Transcurría el año 2004 y la recuperación del país era evidente, sectores tradicionalmente importantes de la economía volvían a ganar competitividad.

El campo conseguía cosechas récords a la vez que los precios internacionales de los commodity obtenían picos de precios, la industria exportadora se expandía recuperando su capacidad productiva y generando nuevos empleos, por citar algunos ejemplos.

En ese mismo contexto la actividad turística disfrutaba de un incremento sustancial de los arribos internacionales favorecidos por la nueva relación de cambio de la moneda (Dólar/Peso 3 a 1) y del movimiento interno de turistas argentinos en una suerte de redescubrimiento de los paisajes de nuestra Argentina alentados por políticas públicas que favorecían el consumo.

El INTA no se mantuvo ajeno a ello, y a partir una visión de mayor inclusión expresada claramente en el PEI de la institución y en el marco del Proyecto de Apoyo al Desarrollo de los Territorios, encuentra los fundamentos para involucrarse decididamente en la actividad, ya que considera que el Turismo Rural propone actividades que vinculan al turista con la naturaleza, las tradiciones y las costumbres populares y que cuando responden a iniciativas locales, este tipo de proyectos contribuyen a la valorización de la identidad cultural y promueven arraigo rural.

Ofreciendo servicios de Turismo Rural, las familias rurales diversifican e incrementar sus ingresos, utilizan de manera sustentable los recursos naturales y culturales disponibles, a la vez que agregan valor a la producción primaria.

En este contexto, en la localidad de Tafí del Valle comienzan a reunirse algunos emprendedores vinculados a la actividad, los que con el acompañamiento de INTA descubren que aún desde su composición heterogénea (estancias, una ruta alimentaria gerenciadora de un hotel boutique, servicios de excursiones y productores de artesanías) los afectan problemas comunes, por ello cumpliendo con las formalidades requeridas y luego de realizar reuniones a los efectos de un diagnóstico participativo, solicitan el apoyo del programa Cambio Rural de INTA y se constituyen en el Grupo Turismo Rural Valle de Tafí (Noviembre de 2005), a partir de lo cual elaboran un Plan de Trabajo de Grupo en el que quedan expresados objetivos generales y específicos, metas y plazos a cumplir y escriben una plan de actividades de vigencia anual, abordando las mismas por áreas, donde establecen la necesidad de

desarrollar un Sistema de Registro para el Análisis Económico y Financiero de las Empresas que integran el grupo

La propuesta :

Dando respuesta a esta inquietud y aprovechando la confianza y el estrecho vínculo que los productores generan con el INTA, a partir de los datos aportados por éstos y con financiamiento del Proyecto Regional Valles Intermontanos del Centro Regional Tucumán Santiago de Estero de INTA, que comprende al Valle de Trancas, el Valle Calchaquí y el Valle de Tafí, donde el Turismo Rural tiene importancia relevante entre las actividades económicas de la zona, se confeccionó una Matriz de Registración para el Análisis de la Situación Financiera de las empresas dedicadas a esta especialidad, la cual entre otros múltiples beneficios, brinda al productor la posibilidad de tomar decisiones “racionales” a partir de la parametrización de las principales variables que inciden en el desempeño de su negocio, a saber :

• Ingresos totales, por unidad de negocio y por ranking de producto • Egresos totales, costos fijos y variables. • Indicadores tales como : Rentabilidad neta, Rentabilidad Promedio, Punto de Equilibrio. • Determinación de las tarifas de servicio o valor de venta de producto. • Informes y Elaboración de Presupuestos.

Introducción:

Para abordar la tarea encomendada se desarrollaron entrevistas preliminares por empresas, con un cuestionario a los efectos de relevar demandas y realizar una evaluación de los recursos disponibles, considerando en ellos tanto los tecnológicos como los vinculados al conocimiento.

Ademas se relevó la existencia de datos o registros sobre las operaciones financieras referidas al funcionamiento de la empresa, con el objetivo adecuar la propuesta sin dejar de lado la idiosincrasia de cada productor.

Luego se realizaron informes por empresas con propuestas de reordenamiento de los circuitos administrativos y determinación de la composición de cuentas de cada empresa.

Se organizaron talleres didácticos (2) a los efectos de cimentar conocimientos básicos y comunes en todos los productores que integran el grupo Turismo Rural Valle de Tafí, que incluyó temas como Herramientas de Gestión y Administración de Recursos, Segregación de Costos Fijos y Variables, determinación del Costo de los Productos y Servicios, concepto de Punto de Equilibrio (mas?)(### adjuntar fotocopia del PP de capacitación), a la vez que se trabajó en desarrollar una verdadera “cultura de la registración”, confeccionando planillas y formularios adaptables según la cantidad y tipo de cuentas que el productor genera a través en las diferentes unidades de negocio que conforman el establecimiento, tarea que hizo posible la captura y sistematización de información, paso necesario para transformarla en información útil.

Con toda la información generada, todavía en formato excell, se contrata la asistencia de un programador a los efectos de generar planillas digitalizadas que resultes ágiles y dinámicas para la carga de datos y fáciles de operar, se elige un formato .com, que con el debido cuidado respecto de la privacidad de los datos que se subirán, brinda la posibilidad de operar la Matriz desde una PC o con lo cual la Matriz de Registración de Operaciones Financieras de establecimientos de Turismo Rural puede ser operada desde un PC, desde una delegación de INTA o desde un Cyber cercano.

Teniendo en cuenta esta caracteristica de la Matriz , la cual facilita la gestión, monitoreo y control de la empresa por el productor sin importar el lugar donde se encuentre, la generación de datos en "un mismo idioma" a través de un plan de cuentas unificado y con datos subidos a la web, permite al productor intercambiar información, ser asesorado o asesorar a otros productores que desarrollan una actividad similar o afín dando lugar a otro concepto innovador y contemporáneo como lo es el trabajos en red.

Vale la pena mencionar que en el caso de productores a quienes se les dificulte la accesibilidad a los recursos necesarios para operar la Matriz, aprovechando la presencia territorial de INTA en sus 15 Centros Regionales y de las Estaciones Experimentales y Delegaciones distribuídas en las 24 provincias de Argentina, el sistema es aplicable a través de capacitación de los Técnicos de Terreno (Coordinadores, Agentes de Proyectos y Promotores Asesores) en los temas anteriormente mencionados, quienes pueden intervenir promoviendo la captura de información por parte de los productores con registros sencillos en formato “papel” y ser ellos mismos quienes operando la matriz a través del sistema de asignación de cuentas por empresa, informar en forma periódica la realidad de la empresas y asesorar en las medidas necesarias para el fortalecimiento de las mismas promoviendo el desarrollo de capacidades gerenciales.

Todo este sistema, puede ser operado por el productor en forma exclusiva, el productor y el Asesor del grupo en forma conjunta con un sistema de “permisos” que se explica en el punto referido a la operación de la Matriz.

A partir de esta primera etapa, un sistema de actualización permanente de esta herramienta de gestión, puede generar nuevas aplicaciones que permitirán al productor planificar, proyectar y controlar en tiempo real y con datos consistentes la evolución de su negocio.

Descripción del sistema El diseño de la Matriz de Registración a través de la administracion de usuarios, cuentas y determinación de centros de costos para la futura evaluacion de cada uno de ellos en función de la actividad, supone un soporte en planillas digitales que ayuda al productor a los efectos organizar y transformar en información “útil” los registros de los giros comerciales (ingreso y egreso de dinero) de la empresas que trabajan en Turismo Rural con algunas ventajas a las que nos ya nos referimos anteriormente :

No es necesario disponer de equipamiento informático ya que al sitema se puede

acceder desde un cyber, cualquier unidad de INTA, y por supuesto desde una PC mientras tenga conexión de internet.

No es necesario para los usuarios contratar personal informático para instalar o

mantener el sistema ni para operarlo. La capacitación en el uso del sistema y la comprensión de las nociones básicas de

gestión y administración resulta accesible al productor a través de capacitaciones y talleres, o puede hacerse a través de un técnico de INTA ya que el uso del sistema implica completar solamente datos imprescindibles.

La información generada en la planilla digital a partir de lo devengado constituye una

suerte de comprobante respaldatorio, si bien poco ortodoxo, pero adaptado a la realidad del medio en el que se desenvuelve la empresa rural.

El sistema puede ser mejorado, adaptado, corregido en forma continua y automática a

medida que el usuario lo considere necesario permitiendo la evolución del mismo. Pero vayamos a la operación del mismo :

La heterogeneidad del universo de emprendedores y actividades viculadas al Turismo Rural de INTA se puede resumir en 3 tipos de empresas : productivas o de transformación de materias primas (ej : artesanos, una pequeña fábrica de dulces), de servicios ( ej : un productor que recibe turistas en su campo), mixtas –la gran mayoría- (ej : una granja eductiva, un criadero de truchas con la modalidad pesque y pague, una estancia, etc. ).

El sistema permite generar tantos usuarios como empresas, actividad o grupos asociativos acompañados por un técnico existan, que operarán el sistema a través de “permisos”, con la posibilidad de acceder a diferentes niveles de información según resulte necesario o conveniente a partir del nivel jeraquico o la función que cumple dentro del establecimiento o grupo.

Se crean las cuentas por cada empresa, las cuales se dan de alta sólo con el nombre de fantasía de la empresa o actividad pertenecientes a cada unidad de negocio del establecimiento, teniendo en cuenta que se deben incluir aquellas que generan gastos relacionados a más de una actividad dentro de la misma empresa (por ej : Adminsitración) y que en el caso de una incorrecta asignación generarían distorsión en la rentabilidad de las unidades de negocio, ya que el sistema prevee un prorrateo procentual que distribuye el gasto en cada cuenta de las que han sido creadas.

 

 

 

 

 

 

 

 

Barra de Funciones 

Datos de los usuarios del sistema con las funciones, Editar y Borrar. De esta manera se define principalmente el Usuario y la contraseña 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Describir la grilla a completar y la función a la que se accede o que da lugar .‐ 

Hacer referencia  como se cargan los datos, (solamente con dos click o con los códigos), 

 

 

 

 

 

 

 

Los campos obligatorios son los mínimos del usuario, lo que lo hace un sistema muy maleable. 

 

De esta manera cada emprendedor podrá aportar con sus registros a la generación de ratios afines a la actividades que se desarrollan dentro de los grupos y proyectos de Turismo Rural de INTA; por ejemplo podrán definirse porcentajes de ventas por periodo del año para medir la estacionalidad, porcentaje de gastos sobre ventas por actividad, porcentaje de “actividad” administración sobre ventas y con relación al gasto del resto de las actividades, rotación de inventarios, porcentaje de gastos por rubro con relación a los gastos totales, etc., datos que servirán a los efectos de evaluar desempeños y corregir desviaciones respecto de los resultados obtenidos por otros emprendedores de la misma actividad.

El proximo paso es la carga de empleados, productos, servicios y otros conceptos.

Como prodan observar el agregar una actividad sigue la mismo criterio en cuanto a lo sencillo del proceso.  

En esta pantalla tambien se gestiona el usurio viculado a cada empresa o actividad dentro de la empresa. Cabe aclara que como ya se dijo, el usuario designado ya tiene un perfil de usuario definido, lo que significa que tiene una tarea determinada y por ende la responsabilidad que conlleva la misma. 

En todos los casos de define el empleado, producto, servicio o concepto en función a la “Empresa” y “Actividad” de la empresa 

En cada uno de ellos, con la misma simplicidad de las cargas de empresas y de cuentas de cada empresa, se debe ingresar por cada concepto los datos basicos que solicita el sistema y que son particulares a cada actividad de cada empresa.

En la carga de datos de los recursos humanos se designa el nombre, puesto que desempeña y remuneración pactada (practicamente todos los datos son optativos aunque obviamente seria absurdo no cargar el nombre), la cualidad de que no existan campos de carga obligatoria, facilita que no genere barreras para el operador a los efectos de continuar registrando aun cuando no cuente con toda la información, situación que es comun en la actividad.

Termianda la etapa de parametrización, puesta a punto, el que este designado como “data enter” tendra todo lo necesario para registrar el movimiento de caja producto de el hecho economico.

Secuencia de registración 

Está previsto para un operador avanzado la posibilidad de una carga rápida a través de un codigo numérico que que simplifica la operatoria, sólo con definir la cantidad (en unidades de producto o servicio) y si existiera transcribir alguna observación. 

 

Asi tambien esta previsto la utilización del software en puestos de trabajo que se dedique solo a la facturación diaria en la que se podra utilizar el modulo denominado “Facturar” (sin que signifique esto emitir factura legal) en donde el operador podra registrar en tiempo real las operaciones del dia dejando recevado el cierre al finalizar el periodo que lo podra hacer el mismo operador o un supervisor.

Por ultimo y relacionado a la administración de usuarios, encontramos un control de acceso que nos permite llevar un control de fechas y horas de ingresos.

Una vez generada la inforación, descontando que la misma sea integra, oportuna y debidamente controlada, pasamos a generar los informes que posteriormente nos ayudaran a tomar desiciones de gestión para una mejor administración de los establecimientos.

Estos informes, desde ya basicos en esta etapa del desarrollo del sistema, son los que nombro a continuación:

A. Informe de Stock

B. Por Cuentas

C. Por Actividad

D. Por empresa

A. Informe de Stock:

   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Filtro de Fecha: Podrán consultar los movimientos de stock de un periodo dado (día, mes, año, etc.) 

Selección de Actividad: Podrá consultar los movimientos de Stock por Actividad  

Ent.: Entradas de mercadería   

Sal.: Salidas de mercadería   

PPC: Precio Promedio de Compra   

PPV: Precio Promedio de Venta   

Ret.: Rentabilidad   

D. Por empresa 

 

Conclusiones:

La implementación de un “sistema” (no sólo de un software) como forma de trabajo ordenada y sistemática, nos llevan a definir o redefinir cuestiones tan sensibles como los recursos humanos, sus roles, obligaciones, responsabilidades, etc y no solo los vinculados al personal contratado, sino también, a los propios emprendedores que realizan tareas operativas, administrativas o comerciales sin contemplar para ellos remuneración alguna (aunque las realicen en conceptos de “retiros”), cuestión que impacta sustancialmente en la veracidad de los resultados del emprendimiento ya que el mismo está viciado al no contemplar el valor del trabajo realizado por el productor.

Claramente este trabajo no pretende mostrarles a pequeños emprendedores cuan mal están sus finanzas o que mal llevan a cabo sus funciones administrativas, sino todo lo contrario, lo que se busca es acompañarlos y capacitarlos en el aprovechamiento de información útil para aumentar sus ganancias, logrando que sean más competitivos para reaccionar con rapidez ante las variaciones del mercado y disminuir la incertidumbre en el manejo de la empresa, inculcarles la dignificación de su trabajo a través de la cuantificación de las funciones realizadas por los mismos aún cuando la realidad económica nunca permita que se pague la misma.

Por ello podemos decir que:

1) La información confiable y disponible en tiempo real que hace evidente esta Matriz, posibilita la toma de decisiones por parte del productor de manera más racional, sin que esto implique

Filtro de Fecha: Podrán consultar los movimientos de stock de un periodo dado (día, mes, año, etc.) 

que este tipo de emprendimientos sustentados en convicciones o valores propios deban transformar sus criterios, más bien apalancan la competividad intrínseca que estas convicciones y valores suponen.

2) La proyección futura del negocio para quienes se animen a transitar el camino de transformación de entusiastas a emprendedores y de emprendedores a empresarios para aquellas personas que hayan elegido al Turismo Rural como medio de vida, generará empresas sólidas y sustentables a la vez que promoverá transiciones generacionales ordenadas asegurando la permanencia de la familia en el medio rural.

3) El proyecto da lugar a la confección de un software de Gestión de Turismo Rural, aportando una herramienta maleable que tiene en cuenta la idiosincrasia del productor, a la que se le pueden ir sumando aplicaciones en forma de actualizaciones que incluyan la posibilidad de analizar información más compleja de índole económico o productiva, promoviendo el desarrollo de capacidades gerenciales a medida que el productor lo juzgue necesario e incluso de carácter estadístico para instituciones que apoyan la actividad.

Autores:

Ing Agr. Jerónimo Critto Agente de Proyecto Cambio Rural de INTA

CPN Carlos Montero Promotor Asesor Grupo Turismo Rural Valle de Tafí.

Colaboradores:

Grupo Turismo Rural Valle de Tafí – Ing. Carlos Arce de WebExport - Equipo Técnico Proyecto Regional Valles Intermontanos y Cuencas del Centro Regional Tucumán-Santiago del Estero de INTA – Depto de Economía EEA Famaillá – Area de Comunicación.