“ANÁLISIS DEL SISTEMA DE COSTOS DEL PROGRAMA DE

EDUCACIÓN CONTINUA PARA LOS INDÍGENAS DE COSTA RICA CEPI -

ICP”

Universidad MagisterFacultad de Ingeniería de Sistemas

CARRERA DE BACHILLERATO EN INGENIERÍA DE SISTEMAS

María Fernanda Quirós CamposVerónica García Campos

Mayo, 2016

Introducción

Esta Memoria de Seminario de Graduación estará enfocada en el análisis de la forma en la que el CEPI-ICP lleva la administración contable, con el fin de proponer soluciones informáticas.

Antecedentes La Universidad Magister es una institución que en la

actualidad está dedicada a formar profesionales competentes, pero también tiene un compromiso social con la comunidad, por lo cual ha desarrollado tres programas para beneficiar a la población dirigidos a la comunidad indígena, otros a los adultos mayores y otros para el medio ambiente.

El motivo que ha originado esta investigación es el pronto crecimiento del Programa de Educación continua para los Indígenas de Costa Rica, así como los otros programas sociales.

Justificación del Problema El programa CEPI – ICP es un proyecto social para los

indígenas de Costa Rica proporcionando educación a estas comunidades y a la vez la población indígena retribuye con el mejoramiento de la infraestructura para su comunidad por la educación que se les brinda.

Es importante que cuenten con un buen sistema que organice sus recursos, para que pueda tener una mejor administración y pueda expandir la ayuda que ofrece a otras poblaciones.

Formulación del Problema

¿Cómo está administrado el sistema de costos del Programa de Educación Continua para los Indígenas de Costa Rica CEPI - ICP?

Objetivo General

Analizar la forma en que el CEPI – ICP lleva la administración contable con el fin de que se desarrolle un sistema informático que facilite la toma de decisiones.

Objetivos específicos Investigar la forma en que se lleva a cabo el proceso de

administración de costos del CEPI – ICP para que se visualice su nivel de contextualización.

Identificar las necesidades del programa CEPI – ICP, con el propósito de que se mejore la administración.

Analizar el FODA del CEPI – ICP con el fin de que se superen sus debilidades y amenazas

Investigar el nivel de capacitación del personal encargado de la administración de costos, con el fin de que se conozca su aptitud para el programa.

Crear una Propuesta de diseño de un Sistema Informático de costos contextualizado para el CEPI – ICP.

Variables Proceso de administración de costos Necesidades del programa FODA Capacitación del personal Aptitud del personal

Alcances Dotar a la Universidad Magister de un instrumento

que le permita llevar los costos que implican el proyecto CEPI – ICP ya que no cuenta con una herramienta para llevar la gestión de cada gasto que tienen en el proyecto CEPI – ICP.

La investigación solamente analizará la manera en que se administran los costos del proyecto.

La propuesta informática solamente se llegará al diseño del sistema informático.

Marco Institucional

La Universidad Magister es una organización de educación superior, que ofrece una formación orgánica, integral y sistemática, en busca de un profesional abierto al diálogo y a la convivencia, comprometido con el conocimiento científico y tecnológico, el respeto de los derechos humanos, la naturaleza y la conservación del ambiente, como condiciones para la transformación de la sociedad y del mundo.

Marco MetodológicoAplicación de la Sopa de Piedras

El programa de Educación continua para los indígenas , utiliza un sistema de pago de los módulos llamado “Trueque”, esta inspirado en la concepción de la Sopa de piedras y la caña de pescar.

Uno consiste en la transferencia de conocimiento y el otro en el trabajo colaborativo.

.

Cada territorio tiene su especificidad, así también el pago de trueque se adapta. En caso de los Cabecar, el pago por cada módulo consiste en la construcción de cinco gradas por parte de cada estudiante con un costo total aproximado de 40000 colones y un costo por unidad de 8000 colones, ubicadas principalmente entre el Alto Quetzal y Ñari Ñak, en el camino montañoso que se recorre habitualmente para llegar a impartir las lecciones.

Asimismo, estas gradas pueden también ser obras en el camino, e incluso la elaboración de puentes para atravesar los pantanos que se empozan en ciertas épocas del año o limpieza de caminos, áreas de salud o educación.

En el caso de los Malekus y de los Brunkas, al tener mucho mejores condiciones de caminos, la Sopa de Piedras cambia y la mayor necesidad se vuelve la alimentación. Es por ello que el “trueque” en ambos territorios por el pago de cada módulo se compone de los siguientes elementos:

1 taza de arroz crudo = 135 colones aproximadamente 1 taza de frijoles crudos = 412.5 colones aproximadamente 1 taza de azúcar = 250 colones aproximadamente 2 cucharadas de café = 162.66 colones aproximadamente Con lo anterior se elaboran los alimentos de los

estudiantes indígenas del CEPI Guatuso.

El pago se hace efectivo cada vez que se abre un nuevo módulo, donde los estudiantes reportan sus labores realizadas o con los productos mencionados, se procede a realizar un recibo de trueque, como si se tratara de un recibo de dinero, en el cual se detalla el módulo de pago y el saldo restante en caso de que lo hubiese.

Metodología de la investigación

Los instrumentos de recolección de datos que se utilizaron para analizar cada variable de esta Memoria de Seminario de Graduación fueron la observación, entrevista y cuestionarios aplicados a la población del programa CEPI – ICP.

Resultados por variable

Existencia de un sistema de costos

60%

40%

Sí No

Importancia de cubrir las necesidades del CEPI – ICP

40%

60%

No necesario Necesario Muy necesario

Conocimiento del FODA del CEPI

60%

40%

Sí No

Capacitación de colaboradores

60%

40%

Sí No

Nivel de conocimiento del personal del CEPI – ICP

20%

80%

1 2 3 4 5

Conclusiones y Recomendaciones

Proceso de administración de costos

No se están administrando de manera eficiente los costos ya que la herramienta utilizada es manual (excel) y no contempla todos sus costos, también al no haber una administración de costos adecuada no se da el uso óptimo de los recursos.

Es recomendable para administrar los costos eficientemente que se implemente un sistema informático de costos especializado que tome en cuenta el trueque.

Necesidades del programa

El programa presenta como principal necesidad el control exacto de los costos utilizados.

Por lo cual es recomendable cambiar la herramienta excel para el control de los mismos por una informatizada.

FODA DEL CEPI El programa CEPI - ICP tiene como fortalezas el uso

adecuado de los materiales ya que no se desaprovechan los recursos y también el uso del “trueque” ya que es el único programa que acepta el canje como medio de pago.

La oportunidad es el desarrollo de una herramienta especializada en el manejo de costos y asimismo la debilidad es la carencia de un sistema informático de costos especializado.

FODA DEL CEPI Por otra parte entre las amenazas se puede encontrar

la dificultad de estimar el trueque.

Como recomendación se debe manejar un control detallado de los recursos, ingresos y egresos utilizados por el programa.

Capacitación del personal

La capacitación actual no cumple con las necesidades del programa.

Se recomienda que a los miembros del CEPI - ICP se les imparta una capacitación completa y específica de acuerdo a la función que va a desempeñar para tener un mejor conocimiento del puesto.

Aptitud del personal

El personal del CEPI - ICP es apto para realizar las labores del programa tomando en cuenta la capacitación adecuada para realizar las funciones.

Se recomienda la delegación de tareas a los miembros del programa y darles a conocer sus funciones.

Propuesta del diseño de un sistema de costos para el

CEPI – ICP

Objetivo General

Crear una Propuesta de diseño de un Sistema Informático de costos contextualizado para el CEPI – ICP, con el fin de que se desarrolle e implemente en el corto plazo.

Objetivos específicos Esquematizar un Modelo de Bases de Datos Relacional

para el sistema informático.

Diseñar las interfaces del sistema informático que permitan al usuario la relación con la aplicación.

Establecer el costo económico aproximado del sistema al ser desarrollado e implementado.

Alcances

Está Propuesta llegará hasta el diseño de un sistema informático de costos para el proyecto CEPI – ICP.

Se tomará en cuenta las necesidades del proyecto CEPI – ICP para la creación de este diseño.

Diseño de la propuesta La metodología para el desarrollo de esta investigación,

será la tradicional, donde se realiza una intensa etapa de análisis y diseño antes de la construcción del sistema.

Al llegar a la fase de desarrollo e implementación, la propuesta se desarrollará en la plataforma NetBeans con el lenguaje de programación Java, ya que es un software libre sin ningún costo. También se utilizará una la base de datos MySQL.

Modelo de base de datos propuesto

Pantallas de la interfaz gráficaIngresar usuario

Pantallas de la interfaz gráfica

Menú

Pantallas de la interfaz gráfica

Ingresar información trueque (ingresos CEPI)

Pantallas de la interfaz gráfica

Reportes trueque

Pantallas de la interfaz gráfica

Ingresar información gastos

Pantallas de la interfaz gráfica

Reportes gastos

Pantallas de la interfaz gráfica

Ingresar información ingresos

Pantallas de la interfaz gráfica

Reporte ingresos

Pantallas de la interfaz gráfica

Reportes fechas

Pantallas de la interfaz gráfica

Reporte general

Pantallas de la interfaz gráfica

Reporte costos

FODA del sistema propuesto

Fortalezas- Centralizar en un sistema los costos que

tiene el CEPI – ICP.- Tener un sistema informático contextualizado.

Oportunidades

- Darle una herramienta a las personas en el CEPI – ICP para llevar un manejo de sus costos, que puede ser implementado en su vida cotidiana.

- Expandir los servicios ofrecidos.

Debilidades- Falta de capacitación para su uso.- Inexistencia de personal especializado para

administrar los costos.

Amenazas- No darle uso o mantenimiento.- Resistencia al cambio.

COSTO ECONÓMICO DE LA PROPUESTA

DESCRIPCIÓN CANTIDADCOSTO

COLONES

COSTO

DÓLARES

Horas profesional

informática650 1735205 3232.52

MySQL Community Server

5.7.101 0 0

7u80 JDK con NetBeans

8.0.21 0 0

TOTAL 1 735 205 3232.52

Nota: tipo de cambio de referencia del Banco Central de Costa Rica 529 colones al día 20/04/16. Tabla de salarios mínimos tomada del Colegio de Profesionales en informática y Computación.

IMPACTOS DE LA PROPUESTA

Impacto ambiental

Los recursos que se van a incluir en el programa son aportados por los indígenas para el proyecto CEPI – ICP, incluyen desde construir gradas, caminos, hacer mercadeo, coordinar, dar clases entre otras contribuciones para que sea fácil el acceso a su región.

Impacto organizacional

Cuando se llegue a la fase de desarrollo e implementación, provocaría un gran impacto en la universidad, mejorando y facilitando la administración de recursos y de esta manera generando un mayor orden permitiendo la potencialidad económica y organizacional del proyecto.

Impacto económico

Se mejorarán las comunidades indígenas, ya que con este programa y su forma de pago se está facilitando el acceso a estas regiones. También se administran los recursos de manera eficiente, generando una utilización óptima de los mismos.

Impacto Social Se mejorará la calidad de vida de los indígenas, ya que

se les brindará estudio para que puedan salir adelante y esto les dará la oportunidad de mejores condiciones de empleo, también por medio de cada grada que elaboran, se une más la población generando condiciones más óptima para su comunidad.

Otros estudios derivados Desarrollo e implementación del sistema informático

propuesto.

Escalabilidad del sistema.

Acoplamiento del sistema a otros programas del ICP, para los adultos mayores como DIMAGOLD o sistemas de la Universidad Magister.

Buenas nochesMuchas gracias por su atención