Anlisis de procesos en la organizaciones de salud.

Anlisis de procesos en la organizaciones de salud.

Estrategia para mejorar la calidad.

Dra. Hilda Reyes Zapata. 1

DISEO DE UN SISTEMA DE MONITORA PARA EL DESARROLLO DE PROGRAMAS DE GARANTA DE CALIDAD.

Salud Pblica Mx 1993; Vol. 35(3):326-331

http://bvs.insp.mx/rsp/articulos/articulo.php?id=001304

A partir de las aproximaciones diversos autores en el tema de la mejora continua la calidad o de la calidad total, principalmente de las aportaciones de Jurn, se ha identificado la importancia del anlisis de procesos.

La primera propuesta por Jurn, sealan que un proceso es una serie sistemtica de acciones dirigidas al logro de un objetivo. 2

2 Jurn,J.M. Jurn y el liderazgo para la calidad. Un manual para directivos. Ed. Diaz de Santos. Madrid 1990.2Otra definicin seala que es una secuencia de actividades que se llevar a cabo para obtener uno o ms productos o servicios a travs de la transformacin de ciertos insumos y del uso de los recursos disponibles.

En sentido producto, en servicios de salud hace referencia a los que el personal de salud de manera individual o de manera colectiva de un rea determinada (ejemplo: laboratorio, farmacia, etc.) Entregan a los usuarios o clientes externos y a los internos, en este ltimo caso, los productos del trabajo de un rea son insumos para otra. Los usuarios externos, son ejemplos de productos: la elaboracin de un diagnstico, la prescripcin de un tratamiento, la realizacin de una intervencin quirrgica, la realizacin de un procedimiento mdico, la informacin se da sobre riesgos y beneficios de un determinado procedimiento o medicamento, administracin de medicamentos en un rea de hospitalizacin, etc. Los usuarios internos son ejemplos: el entrega de ropa limpia a las reas de hospitalizacin, la esterilizacin de equipo para cirugas, las anotaciones en el expediente clnico, introduccin al puesto al personal de nuevo ingreso, informacin sobre la existencia de determinados medicamentos en el almacn, la adquisicin de equipo mdico, etc. Hay productos que son entregados tanto los usuarios internos como a los externos, tal es el caso de los estudios de laboratorio o gabinete, el llenado de formatos de referencia o contra referencia, etc. La calidad de una institucin de salud se juzga, por lo general, por sus resultados y todos estos resultados provienen de una manera directa de los procesos. Los problemas de calidad se deben con frecuencia a fallas en uno o ms procesos. El anlisis de procesos permite responder a preguntas tales como:

Cmo se deben realizar las actividades para garantizar un alto nivel de calidad?

Cules son los obstculos que impiden o limitan su cumplimiento?

Qu cambios debemos hacer? En General, se puede hablar de que las caractersticas de los procesos son:

Transformar insumos en resultados.

Tienen un principio y un fin.

Son dinmicos.

Mantienen una secuencia lgica de actividades.

Tienen un responsable.

Tienen proveedores y un cliente. Pueden ser medidos.

Pueden ser mejorados.

Pueden ser representados en un diagrama de flujo.

Pueden ser macroproceso (involucran varias reas y niveles de la organizacin) o microprocesos (son segmentados que formen parte del macroproceso).

Obedecen a una norma para su realizacin. En la elaboracin de un proceso durante la prestacin de los servicios de salud. Un diagrama de flujo facilita el desarrollo del proceso y la apreciacin del mismo al segmentar el proceso de manera ordenada y secuencial en las diferentes actividades que lo conforman.

Correlaciona a cada una de las actividades con sus productos correspondientes por resultados esperados por su realizacin.

Permite relacionar las actividades con los requisitos necesarios para su realizacin y la definicin precisa del responsable en cada uno de los pasos. Beneficios del anlisis de procesos son los siguientes: Hace explcitos los estndares de calidad de cada actividad que conforma el proceso.

Facilita la identificacin de sus causas reales de problemas actuales y potenciales.

Propicia el seguimiento de las soluciones para la superacin de esos problemas.

Facilita la monitoria y la evaluacin.

Apoya la definicin de funciones y de perfiles de puestos.

Simplifica la definicin de responsabilidades.

Posibilita una introduccin al puesto ms clara e integral.

Da coherencia y orden a las actividades que se realizan. Pasos para la realizacin del anlisis de procesos. En la realizacin de los procesos participan estas diferentes personas del equipo de salud, las cuales involucran con diferentes niveles de responsabilidad, es decir, responsables absolutos del proceso o slo en una o ms actividades.

El anlisis multidisciplinario contribuir a notablemente a mejorar la calidad en los procesos analizados y con ello de los servicios que se otorgan en general. Los pasos a seguir son los siguientes: Definir un departamento o rea en la que se requiera intervenir de manera prioritaria, para resolver algn el situacin especfica que interfiera con la calidad del servicio que se brinda.

Localizar la ubicacin de esta rea en el organigrama institucional, para facilitar la identificacin de sus lneas de comunicacin tanto ascendentes como descendientes. Los pasos a seguir son los siguientes: Identificar los objetivos del rea en cuestin, verificando que correspondan a la misin institucional y los objetivos institucionales.

Realizar un listado de los procesos que se llevan a cabo en esta rea o departamento, para el logro de sus objetivos.

Identificar cules son los procesos crticos es decir: los procesos ms importantes que se realizan en el rea o servicio y que, de no realizarse oportunamente y con precisin se pone en riesgo los objetivos del rea. Los pasos a seguir son los siguientes: Definir el proceso o los procesos a analizar. Para tomar una decisin la seleccin de procesos crticos es el principal insumo, pero puede complicarse con otros criterios vigentes en el momento de la toma de decisiones, tales pueden ser: epidemiolgicos, polticos, democrticos, preventivos, sugeridos por los usuarios, etc. Elaborar un listado de todas las actividades que se lleven a cabo durante el proceso. Los pasos a seguir son los siguientes: Iniciar el llenado del formato de la carta de proceso. Es importante que en esta actividad participen todas las personas que intervienen en el proceso. Se deber consignar el rea, servicio o departamento al que corresponde el proceso, la fecha del anlisis del proceso, el responsable del proceso (enunciando no su nombre sino su cargo), es decir, el responsable de todo el proceso se cumpla a cabalidad. Los pasos a seguir son los siguientes: Elaborar el diagrama de flujo, colocando las distintas actividades antes listadas ordenadas en forma secuencial, sin olvidar los momentos de decisin. Elaborar el diagrama con la simbologa especfica que se describe enseguida, permitir observar grficamente el flujo de actividades del proceso. Los pasos a seguir son los siguientes: La eclipse se usa para sealar el inicio o el fin de un proceso. El rectngulo se usa para enunciar actividades. El rombo enmarca los enunciados respecto a una toma de decisin. Siempre debe expresarse en forma de pregunta que tenga como respuesta si o no, enseguida de esas respuestas seguir una actividad que se deriven de ellas. La flecha marca la direccin del proceso. Un circulo pequeo se usa para sealar la conexin entre partes del proceso que se vieron interrumpidas por trmino de la hoja de papel. Los pasos a seguir son los siguientes: Identificar al responsable de cada actividad o momento de decisin especificados en el diagrama de flujo.

Enunciar los resultados que se esperan de cada actividad, as como el producto final que se entrega al usuario.

Contemplarse y anotar los insumos requeridos y todos los factores que deben controlar en cada actividad, para poder lograr los resultados propuestos.