Alcance al Instructivo de Administración de Fondos Enero 2013 · obligatorio por parte de las...
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1 ALCANCE AL INSTRUCTIVO DE ADMINISTRACIÓN DE FONDOS ENERO 2013
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ALCANCE AL INSTRUCTIVO DE ADMINISTRACIÓN DE FONDOS ENERO 2013
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REPÚBLICA DEL ECUADOR
MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR
SUBSECRETARÍA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
Alcance al Instructivo de Administración de Fondos
Enero 2013
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Alcance al Instructivo de Administración de Fondos
Enero 2013
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Documento propiedad de:
MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR.
República del Ecuador.
Edición: Ministerio de Finanzas del Ecuador
Cubierta: Ministerio de Finanzas del Ecuador
Composición y diagramación: Ministerio de Finanzas del Ecuador
Estructuración: Ministerio de Finanzas del Ecuador
Autor: Ing. Luis Alberto Fiallos Pazmiño
Ing. Diana Carolina Morales Alarcón
Analistas de Estados Financieros
Aprobado: Dra. Sonia Proaño
Directora Nacional de Estados Financieros
Eco. Magdalena Vicuña
Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental
Fecha: 28/01/2013
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ÍNDICE
Contenido
BASE LEGAL ............................................................................... 5
ÁMBITO DE APLICACIÓN ........................................................ 6
PROCEDIMIENTO PARA LIQUIDACIÓN DE FONDOS SIN RENDIR AÑO ANTERIOR. ........................................................ 7
PROCEDIMIENTO PARA RENDICIÓN DE FONDOS AÑO ANTERIOR. .............................................................................. 13
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Alcance al Instructivo de Administración de Fondos Enero 2013
Dirigido a: Entidades que conforman el PGE y que no dieron cumplimiento total al Acuerdo
Ministerial 312
BASE LEGAL
La Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Finanzas, en concordancia con los
artículos 152 y 158 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas que respectivamente
señalan:
“Art. 152.- Obligaciones de los servidores de las entidades.- Las máximas autoridades de cada
entidad u organismo público, serán los responsables de velar por el debido funcionamiento del
componente de contabilidad gubernamental y los servidores de las unidades financieras, de
observar la normativa contable… ”.
“Art. 158.- Normativa aplicable.- El ente rector de las finanzas públicas tiene la facultad
privativa para expedir, actualizar y difundir los principios, normas técnicas, manuales,
procedimientos, instructivos y más disposiciones contables, que serán de cumplimiento
obligatorio por parte de las entidades y organismos del Sector Público no Financiero.”
Por lo expuesto, esta Subsecretaría emite las directrices para la desconcentración de clases de registros
contables (fase 4) 2012, para que las entidades ejecuten en la herramienta informática e-Sigef los
registros contables de forma directa.
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ÁMBITO DE APLICACIÓN
En esta oportunidad se liberaran clases de registros contables tipo, direccionadas a ajustes y
regularizaciones de las cuentas por pagar y para compensación entre cuentas.
Las directrices emitidas en este documento son de aplicación para las entidades que operan en el
sistema e-Sigef.
Las clases de registro contables tipo reemplazarán a algunas clases de registro contables
parametrizadas en la herramienta informática e-Sigef, las cuales pasarán a estado restrictivo, las clases
de registro contable tipo, tienen la característica de que están a nivel de cuenta de mayor o de nivel 1,
y dan la opción para que la entidad pueda seleccionar la cuenta a un nivel más desagregado que es el
que tiene la asociación presupuestaria
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PROCEDIMIENTO PARA LIQUIDACIÓN DE FONDOS SIN RENDIR AÑO
ANTERIOR.
Aquellas entidades que en el año anterior (2012), realizaron la liquidación de fondos sin seguir el
proceso establecido (rendición y liquidación de fondos), deberán seguir el siguiente procedimiento:
1.- REVISIÓN DE SALDOS.
Las entidades deben revisar el saldo que se encuentre en la cuenta 124.82.50 Recuperación de Fondos
de Año Anterior. Una vez realizado el análisis respectivo deben determinar la información que se
presenta en el auxiliar 2, la cual deberá ser igual al número de cédula de los responsables de los fondos
(custodios) para proceder a la compensación con afectación al presupuesto del año vigente.
2. RECLASIFICACIÓN 124.82.50 RECUPERACIÓN DE FONDOS DE AÑOS ANTERIORES
La entidad deberá reclasificar la cuenta 124.82.50 “Recuperación de Fondos de Año Anterior” a la
cuenta 113.82.50 “Recuperación de Fondos de Año Anterior”, para lo cual utilizará la clase de registro
CFRF “124.82.50 POR RECUPERACIÓN DE FONDOS DE AÑOS ANTERIORES” ingresará por la
siguiente ruta:
CONTABILIDAD - REGISTRO DE OPERACIONES NO PRESUPUESTADAS - AJUSTES Y
RECLASIFICACIONES -AJUSTES Y RECLASIFICACIONES CORRIENTES DE INVERSIÓN.
En donde el sistema mostrará el código de la entidad a la cual el funcionario tiene acceso.
El funcionario debe crear el registro con las características ingresadas, como se muestra a continuación:
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• El tipo de transacción es 6 – RECLASIFICACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR DE AÑOS
ANTERIORES – CORRIENTES.
• La clase de registro es CFRF 124.82.50 POR RECUPERACIÓN DE FONDOS DE AÑOS
ANTERIORES,
• En el campo Identif. RUC/CI, el funcionario debe ingresar la información que consta en el
campo del auxiliar 2, que se encuentra en el Asiento de Apertura
Una vez creado el registro, el funcionario debe SOLICITAR y APROBAR el registro, el sistema en cada
uno de los procesos emitirá el siguiente mensaje:
El detalle del asiento generado es el siguiente:
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3. CUR DE REGULARIZACIÓN.
Una vez que se realizó la reclasificación de la cuenta contable, como siguiente paso la entidad realizará
un CUR de Regularización, con lo cual se afecta al presupueste del año vigente.
La cuenta de compensación para este proceso será: 113.82.50 RFD “LIQUIDACIÓN DE FONDOS SIN
RENDIR”.
En este proceso el funcionario debe ingresar por la ruta: EJECUCIÓN DE GASTOS – REGISTRO DE
EJECUCIÓN – COMPROBANTES DE EJECUCIÓN DE GASTO, como se muestra en la siguiente pantalla:
El sistema mostrará la entidad en la cual el funcionario esta operando y en donde se debe crear el CUR
de Regularización.
Una vez que ha ingresado a esta pantalla, el funcionario debe crear el registro, para el proceso de
rendición de fondos el funcionario podrá realizar el proceso de rendición de dos formas:
• Sin facturas
Para cada uno de estos procesos el funcionario seguirá los procesos a continuación descritos
3.1 RENDICIÓN DE FONDOS SIN DETALLE DE FACTURAS
Para realizar el proceso de rendición de fondos sin detalle de facturas el funcionario debe crear la
cabecera del CUR de Regularización con los siguientes datos:
• Clase de Registro = REG
• Clase de Modificación = NOR
• Clases de Gasto = OGA
• Tipo Documento Respaldo = 06. Comprobante Administrativo de Gastos
• Clase de Documentos Respaldo = 30. Rendición de Fondos sin Detalle de Facturas
• Ruc Beneficiario = No Cédula del custodio del fondo (AUXILIAR 2)
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• Banco = 99 – Cuentas Virtuales
• Cuenta Origen = 113.82.50 RFD – LIQUIDACIÓN DE FONDOS SIN RENDIR
Como se muestra en la siguiente pantalla:
Una vez creado el registro el funcionario podrá visualizar el registro y en estado APROBADO, como se
muestra en la siguiente pantalla:
4. RECAUDACIÓN CUENTA 113.82.50 “RECUPERACIÓN DE FONDOS DE AÑO ANTERIOR”
En caso de existir sobrantes de dinero de fondos, estos deben ser depositados en Cuenta Rotativa de
Ingresos de la Entidad, realizando la recaudación de dichos recursos y registrándolos por la opción de
Recaudación de Fondos de Terceros con la clase de registro RFTV - RECAUDACIÓN 113.82.50 CUENTAS
POR COBRAR AÑOS ANTERIORES POR RECUPERACIÓN DE FONDOS.
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Para este proceso el funcionario debe ingresar por la siguiente ruta:
CONTABILIDAD - REGISTRO DE OPERACIONES NO PRESUPUESTADAS – RECAUDACIÓN Y
PAGO DE CxC Y FONDOS DE TERCEROS – RECAUDACIÓN
En donde el sistema mostrará el código de la entidad a la cual el funcionario tiene acceso.
El funcionario debe crear el registro con las características ingresadas, como se muestra a continuación:
• El tipo de transacción es 63 – RECAUDACIÓN AÑOS ANTERIORES
• La clase de registro es RFTV RECAUDACIÓN 113.82.50 CUENTAS POR COBRAR AÑOS
ANTERIORES POR RECUPERAR
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• En el campo Identif. RUC/CI, el funcionario debe ingresar la información que consta en el
campo del auxiliar 2, que se encuentra en la reclasificación
NOTA.- Como paso previo, la entidad deberá solicitar a la Subsecretaría del Tesoro de la Nación
mediante Oficio la habilitación del depósito, para el registro de los mismos en su cuenta rotativa de
ingresos.
Si no posee cuenta rotativa de ingresos, depositara en el Banco de Fomento, perteneciente a la
Cuenta Corriente Única, manejada por el Tesoro de La Nación, posterior mente se enviará un oficio
confirmando el depósito para que la tesorería proceda con la transferencia a al cuenta rotativa de
ingresos de la entidad y realice el registro contable.
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PROCEDIMIENTO PARA RENDICIÓN DE FONDOS AÑO ANTERIOR.
Aquellas entidades que en el año anterior (2012), no realizaron la rendición de fondos sin seguir el
proceso establecido (rendición y liquidación de fondos) y lo estipulado en el Acuerdo Ministerial 296
Directrices Cierre 2012 y Apertura 2013, deberán seguir el siguiente procedimiento:
1.- REVISIÓN DE SALDOS.
Las entidades deben revisar el saldo que se encuentre en las cuentas 112.13.XX “Fondos de
Reposición” y 112.15.XX “Fondos a Rendir Cuentas”. Una vez realizado el análisis respectivo deben
determinar la información que se presenta en el auxiliar 2, la cual deberá ser igual al número de cédula
de los responsables de los fondos (custodios) para proceder a la compensación con afectación al
presupuesto del año vigente, y el auxiliar 3, que corresponde al número del fondo.
2.- RECALSIFICACIÓN DE SALDOS.
Para que la entidad pueda realizar la rendición de fondos de años anteriores, deberá reclasificar los
saldos de las cuentas 112.13.XX “Fondos de Reposición” y 112.15.XX “Fondos a Rendir Cuentas”, a la
cuenta 112.51 “Recaudación de Fondos No Rendidos”, utilizando al clase de registro ACFP “AJUSTES
PARA CERRAR FONDOS PENDIENTES DEL EJERCICIO 2012”, a través de la siguiente ruta:
CONTABILIDAD - REGISTRO CONTABLE – REGISTRO CONTABLE UE, como se muestra en la siguiente
pantalla:
En donde, el funcionario debe crear el registro para la reclasificación como se muestra en la siguiente
pantalla:
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• Clase de registro = ACFP – AJUSTES PARA CERRAR FONDOS PENDIENTES DEL EJERCICIO
2012
• RUC = Debe ser el número de cédula que se encuentra registrado en la cuenta contable
Una vez creada la cabecera del registro contable, el funcionario debe ingresar el detalle del asiento
verificando la información que se presenta en los saldos de las cuentas a ser reclasificadas.
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Como se muestra en la pantalla anterior, en el momento de la reclasificación se transfiere el saldo a la
cuenta 112.51.00 con el auxiliar 3 en cero para que las entidades puedan realizar la recaudación en el
presente año.
NOTA: Es responsabilidad de la entidades mantener esta cuenta sin saldo ya que se debe
cerrar mediante recaudación o compensación.
3. RECAUDACIÓN DE FONDOS CUENTA 112.51.00
En los casos en los cuales, el responsable del fondo NO haya ejecutado dicho fondos en su totalidad y
tenga que hacer deposito de los valores sobrantes en este año deberá seguir el siguiente proceso.
3.1 Reclasificación de saldos, el funcionario debe realizar el proceso de reclasificación detallado
en el paso 2.
3.2 Registro de Recaudación de fondos, el funcionario debe realizar el registro de la
recaudación de fondos por la siguiente ruta: CONTABILIDAD - REGISTRO DE OPERACIONES NO
PRESUPUESTADAS – RECAUDACIÓN Y PAGO DE CxC Y FONDOS DE TERCEROS –
RECAUDACIÓN.
Una vez seleccionada la entidad el funcionario crea el registro como se muestra la siguiente
pantalla:
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• Tipo de Transacción = 203 Recaudación de Saldos de Fondos Institucionales – Autogestión
• Clase de Registro = RFR1 – Recaudación de Fondos no Rendidos el año Anterior
• Identif. – RUC/CI = Número de cédula del responsable del fondo
• Auxiliar 3 = Será cero.
4.- CUR DE REGULARIZACIÓN
En los casos en que, el funcionario justifique el gasto de los fondos y que su afectación se la realice en
el presupuesto vigente, el responsable de la rendición de fondos deberá realizar el proceso de
reclasificación descrito en el literal 2, y posteriormente realizará el CUR de Regularización.
NOTA: La cuenta de compensación para este proceso será: 112.51 RFD “RECAUDACION DE
FONDOS NO RENDIDOS AA”.
En este proceso el funcionario debe ingresar por la ruta: EJECUCIÓN DE GASTOS – REGISTRO DE
EJECUCIÓN – COMPROBANTES DE EJECUCIÓN DE GASTO, como se muestra en la siguiente pantalla:
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El sistema mostrará la entidad en la cual el funcionario está operando y en donde se debe crear el CUR
de Regularización.
Una vez que ha ingresado a esta pantalla, el funcionario debe crear el registro, para el proceso de
rendición de fondos el funcionario podrá realizar el proceso de rendición de dos formas:
• Sin facturas
Para cada uno de estos procesos el funcionario seguirá los procesos a continuación descritos
3.1 RENDICIÓN DE FONDOS SIN DETALLE DE FACTURAS
Para realizar el proceso de rendición de fondos sin detalle de facturas el funcionario debe crear la
cabecera del CUR de Regularización con los siguientes datos:
• Clase de Registro = REG
• Clase de Modificación = NOR
• Clases de Gasto = OGA
• Tipo Documento Respaldo = 06. Comprobante Administrativo de Gastos
• Clase de Documentos Respaldo = 30. Rendición de Fondos sin Detalle de Facturas
• Ruc Beneficiario = No Cédula del custodio del fondo (AUXILIAR 2)
• Banco = 99 – Cuentas Virtuales
• Cuenta Origen = 112.51 RFD “RECAUDACION DE FONDOS NO RENDIDOS AA”
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Una vez creado el registro, el funcionario debe SOLICITAR y APROBAR el registro, el sistema en cada
uno de los procesos emitirá el siguiente mensaje:
