Adquisiscion de Bienes y Servicios

8/17/2019 Adquisiscion de Bienes y Servicios

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Mayo, 2004

La Paz - Bolivia

Autor: Lic. Michael J. Roca Cladera

Adquisición de

Bienes y Servicios

s i s t e m a m o d u l a r d e c a p a c i t a c i ó n

Capacitación para

la EPSA Boliviana

No. 41

AdministraciónFinanciera


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Módulo Nº 41 – Adquisición de bienes y servicios

41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1 SISTEMA MODULAR

PREFACIO

Proporcionar herramientas operativas sencillas y ágiles que faciliten el manejo de lossistemas de abastecimiento de agua potable y de alcantarillado sanitario con criterios

de calidad, eficacia y eficiencia, constituye uno de los requisitos fundamentales para elfortalecimiento y la consolidación, especialmente, de las pequeñas y medianasempresas de servicio en el país. Esta es una tarea requerida y fomentada por la LeyNo. 2066 de Servicios de Agua Potable y Alcantarillado Sanitario del 11 de abril 2000.En el marco de sus servicios de capacitación, el SAS quiere dar a conocer guíasprácticas que conduzcan al logro de la excelencia en la gestión de las entidadesprestadoras de servicios de agua y alcantarillado sanitario. Asimismo, pretende creardeterminados conocimientos y competencias transversales mínimas que deberíanexistir por igual entre todos y cada uno de los funcionarios de esas entidades. Estainiciativa puede contribuir a la reducción de los consabidos efectos de los deficientesservicios de AP y ALC-S que atentan contra la salud y el medio ambiente y que formanparte de las causas estructurales de los problemas que vive Bolivia.El presente documento es, uno de los textos didácticos de la serie de módulos decapacitación del Sistema Modular que el SAS viene preparando desde 1999. La formade presentación representa una innovación didáctica en el sector saneamiento básicoen el país; todos los módulos corresponderán a un mismo concepto didáctico y a unestilo uniforme de diagramación.Deseamos que, éste como todos los textos didácticos por publicar enriquezcan acapacitados y docentes, sea en la situación del curso como en el estudio individual.

Ing. Ronny Vega Márquez Lic. Michael RosenauerGerente General Coordinador del Programa de Agua ANESAPA Potable y Alcantarillado Sanitario

en Pequeñas y Medianas CiudadesPROAPAC - GTZ


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SISTEMA MODULAR 41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1 Pág. 3 de 183

ÍNDICE GENERAL

Pág.

PREFACIO 2 SIGLAS Y ABREVIACIONES UTILIZADAS 6 INTRODUCCION 7 1. GENERALIDADES 9

1.1 Objetivos generales de la función compras 102. ESTRATEGIA EN LA FUNCIÓN COMPRAS 17

2.1 Definición de planificación estratégica 172.2 Niveles de planificación estratégica a considerar en la función

compras 172.3 Contribución de las compras a la estrategia de la EPSA 182.4 Retos en el establecimiento de estrategias y objetivos específicos

de la función compras 192.5 Planificación financiera con los proveedores 202.6 Tendencias económicas contextuales 212.7 Cambios organizacionales para facilitar la productividad y la

eficiencia a largo plazo 213. ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS 24

3.1 Centralización o descentralización de las compras 253.1.1 Centralización de las compras 26

3.2 Descentralización de las compras 273.3 Separación o combinación de funciones vinculadas con lascompras 27

3.4 Relación con otras áreas o departamentos 293.5 Relación del departamento compras con el departamento de

almacenes 303.6 Relación del departamento compras con el departamento de

producción 323.7 Relación del departamento compras con otros departamentos 333.8 Estructura del departamento de compras 343.9 Jefe de compras 35

3.10 Compradores o cotizadores 373.11 Personal administrativo 384. PROCEDIMIENTOS Y FLUJO DE INFORMACIÓN 41

4.1 Etapas en el proceso de compras 414.2 Procedimiento para efectuar las compras 43

4.2.1 Formularios 434.3 Documentación a utilizar 45

4.3.1 Solicitud de compra 464.3.2 Solicitud de cotización 504.3.3 Pedido de compra 54

4.4 Ordenes urgentes y precipitadas 624.5 Manual de políticas y procedimientos 624.6 Flujos de información 65


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4.6.1 Flujo de información interna dirigida a compras 654.6.2 Flujos de información externa dirigida a compras 674.6.3 Investigación del departamento de compras y del proveedor 70

4.6.3.1 Organización para investigación de compras 704.6.3.2 Aspectos a ser investigados del proveedor 72

4.7 Modalidades y cuantías 745. SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DEL PROVEEDOR 76

5.1 Selección y relaciones con el proveedor 765.2 Fuentes de información de proveedores 77

5.2.1 Catálogos 785.2.2 Expediente en Micropelícula 795.2.3 Revistas de Comercio 795.2.4 Publicidad Industrial 795.2.5 Directorios Comerciales 805.2.6 Utilización del Internet 80

5.3 Representación de ventas y conducta ética 805.4 Archivo de vendedores 815.5 Visitas a los proveedores 825.6 Muestras 825.7 Disminución de la lista de proveedores 835.8 Evaluación del proveedor 845.9 Evaluación informal y formal de los proveedores actuales 84

5.9.1 Evaluación informal 845.9.2 Evaluación formal 86

5.10 Relaciones comprador-proveedor 895.11 Concentración de compras en una sola fuente 90

5.12 Compra del fabricante o del distribuidor 925.13 Compras para el personal de la EPSA 935.14 Intereses sociales, políticos y ambientales 94

6. ADQUISICIÓN DE BIENES 97 6.1 Aspectos de la adquisición de bienes de capital o inversión 986.2 Compra de equipo nuevo 996.3 Consideraciones especiales en la compra de equipo 1006.4 Obtención de equipo usado 1026.5 Alquiler del equipo 1046.6 Ventajas y desventajas del arrendamiento 1056.7 Tipos de arrendamiento 106

7. CONTRATACIÓN DE SERVICIOS 108 7.1 Criterios para analizar los servicios 1097.2 El proceso de contratación de servicios 1117.3 Reconocimiento y especificación de la necesidad 1127.4 Análisis de las alternativas de abastecimiento 113

7.4.1 Fuente 1137.4.2 Precios 113

7.5 Acuerdo de compra 1157.6 Administración del contrato de servicio 116

7.6.1 Seguimiento 1167.6.2 Pago 1177.6.3 Registro y Otros Aspectos de la Administración de Contrato 117


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8. COMPRAS EN EL EXTRANJERO 119 8.1 Razones para comprar en el extranjero 1218.2 Precio 1218.3 Calidad 1228.4 No existencia en el mercado local 122

8.5 Mejor servicio técnico 1228.6 Tecnología 1228.7 Problemas potenciales de las importaciones 123

ANEXOS 125 Anexo 1: Formato de Planificación de Módulos (FPM) 126Anexo 2: Modelo de solicitud de compra para una EPSA 129Anexo 3: Modelo de solicitud de cotización para una EPSA 130Anexo 4: Modelo de pedido de compra para una EPSA 131Anexo 5: Modelo de informe de recepción de compra para una EPSA 132Anexo 6: Ejemplo de un manual de procedimientos administrativos

en la contratación de bienes y servicios en una EPSA 133Anexo 7: Ejemplo de un reglamento interno de contrataciones deuna EPSA 172

Anexo 8: Glosario 177Anexo 9: Bibliografía 182


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SIGLAS Y ABREVIACIONES UTILIZADAS

$us. dólar(es) americano(s)

ALC-S alcantarillado sanitario ANESAPA Asociación Nacional de Empresas e Instituciones de Servicio de AguaPotable y Alcantarillado

AP agua potableed. editor(es), editado por, ediciónEd. editorialej. ejemploEPSA Entidad Prestadora de Servicios de Agua Potable y Alcantarillado Sanitario

(antiguamente EPS)Fig. FiguraFPM Formato de Planificación de MódulosFT Fuerza de Tarea

GTZ Deutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit (GTZ) GmbH (Cooperación técnica alemana)m3 metro(s) cúbico(s)Minº MinisterioPOA Programa de Operaciones Anual, coloquialmente Plan Operativo AnualPROAPAC Programa de Agua Potable y Alcantarillado Sanitario en Pequeñas y

Medianas Ciudades (con financiamiento de la GTZ)SAS Dirección de Servicios de Capacitación y Asistencia Técnica de ANESAPA

(Servicios de Apoyo a la Sostenibilidad en Saneamiento Básico)SB saneamiento básicoSIIF Sistema Integrado de Información FinancieraSIRESE Sistema de Regulación SectorialSISAB Superintendencia Sectorial de Saneamiento BásicoSISPLAN Sistema Nacional de PlanificaciónTGN Tesoro General de la NaciónUNASBVI Unidad de Saneamiento Básico y Vivienda (ex UNASBA)VSB Viceministerio de Servicios Básicos (La Paz)vs. versus


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En virtud de ello, el texto se limita aexplicitar para el caso de las EPSAs del sector, elconjunto de normas y consideraciones que habrá que tomar en cuenta. Esteaspecto, en forma alguna, restringe o limita, a que el contenido del texto no constituyaun aporte para las EPSAs públicas preocupadas en optimizar la función compras, yaque, proporciona una perspectiva que se complementa con el espíritu de la

normatividad vigente .La temática desarrollada, así como las distintas propuestas señaladas en el texto,rescata las particularidades y el contexto en el que se desenvuelven las distintasEPSAs en nuestro país, de esta manera, se pretende contribuir al fortalecimiento delas EPSAs reconociendo nuestra realidad, pero a la vez, cuestionándola a través de laforma en que es posible optimizar sus funciones y procesos , para alcanzaradecuadas formas de gestión y lograr los objetivos que responda de mejor manera alos fines para los cuales han sido creadas.No queremos terminar esta introducción sin expresar nuestro agradecimiento a losintegrantes de la FT4 quienes han aportado algunas bases curriculares, el enfoquesistémico del área administrativa-financiera y la recopilación de normas legalespertinentes, y al Ing. Denis Angulo Velarde, quien realizó una profunda y ampliarevisión del texto. Finalmente cabe agradecer a la Lic. Janett Ferrel Díaz por su prolijalabor de edición técnica del texto.

Lic. Michael Johnny Roca Cladera Lic. Marco Antonio Sánchez M. Autor Redactor del Texto DidácticoFuerza de Trabajo 4


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LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y

SERVICIOS PARA LA EPSA

1. GENERALIDADES(1) Todo tipo de entidad responsable de la prestación de losservicios de agua potable y alcantarillado sanitario, ya sea delsector público como del sector privado, pequeña, mediana ogrande; o con un considerable manejo derecursos monetarios olimitadas sumas de dinero; de una forma u otra efectúan unconjunto de adquisiciones de bienes, así como la contratación deuna variedad de servicios ofrecidos por distintos proveedores en elmercado.

(2) Ese conjunto de adquisiciones de bienes y contrataciónde servicios, son reflejados en el concepto que se denominalafunción compras , la misma que constituye una de lasfunciones básicas de administración de cualquier tipo deorganización. Por tanto, deberá entenderse la función compras,como la función a través de la cual, la EPSAcanaliza todorequerimiento tanto de bienes como de servicios necesariospara la prestación de sus servicios.(3) Cuando nos referimos a laadquisición de bienes,entendemos como todos aquellos bienestangibles, como seraccesorios, insumos, materiales, computadoras, activos fijos,etc., necesarios para que las EPSAs desarrollen sus actividades.(4) La contratación de servicios , está referida a todoesfuerzo intangible realizado por personas ajenas a lasEPSAs, contratadas con un objetivo específico.(5) Utilizaremos la función compras, para referirnos a laadquisición de bienes o la contratación de servicios, de formaindistinta excepto, cuando se desarrolle aspectos específicosrelacionados a alguno de ellos.(6) A través de esta función, se apoya a todas las unidadesorganizativas de la EPSA, atendiendo sus requerimientos debienes y servicios, con el objetivo que puedan desarrollar susdistintas actividades en forma continua. La función compras operacomo parte del proceso administrativo fundamentado enconceptos, actividades y procedimientos técnicos y jurídicos.(7) La función compras, es un proceso que abarcadesde el instante en que se origina un requerimiento debienes o servicios, la selección de proveedores,

adjudicación de la solicitud al proveedor elegido, larecepción y entrega del pedido al solicitante y finalmente,

Definición FunciónCompras

Pasos de lafunción compras

Tipos de EPSAs

El ciclo de las comprastermina con la satisfacciónde los requerimientos delas unidades solicitantes.


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desempeñen su trabajo con puntualidad y esmero, prestandosus servicios en forma correcta tanto antes como después de laventa al precio convenido.(11) Tomar las decisiones en materia de compras

requiere por parte del responsable, mucha habilidad yresponsabilidad; debe tener en mente un conjunto defactoresde calidad, cantidad, precio y oportunidad a considerar almomento de adjudicar la compra, ya que depende de sutrabajo que la EPSA pueda alcanzar sus metas.(12) En ese sentido, no es suficiente comprar al menor precio,ya que si los artículos adquiridos no sonsatisfactorios desde el punto de vista de la calidad,de su desempeño o si sereciben después de loprogramado , el haber conseguido el menor precio

de compra, resultaría irrelevante frente a losmúltiples efectos negativos que ello implicaría para laprestación de los servicios , y no contar con la adecuadacompra tanto en calidad, cantidad y tiempo, perjudicaría elservicio, tomando en cuenta las características de continuidadque deben tener, todos los días del año.(13) El siguiente gráfico muestra los objetivos generales quetienen influencia en la función compras.

Fig. 2: Objetivos generales de la función compras

(14) A fin de contar con una descripción mucho másespecífica de los objetivos generales de la función compras, seseñalan los siguientes:

Contar con los materiales oservicios oportunamente, esesencial para no interrumpir elservicio que presta la EPSA


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Cap. 1. GENERALIDADES


a) Proporcionar un flujo continuo de insumos, materiales y serviciosEste objetivo, resulta relevante paraevitar la falta deinventarios de insumos, accesorios o materiales; para la

producción, distribución de los servicios y mantenimiento de lasinstalaciones de la EPSA. Por ello, no contar con el adecuadosuministro de insumos, accesorios, materiales y servicios podríaser extremadamente costoso en términos de producción ydistribución de los servicios, además de ser susceptible a serpenalizado por el ente regulador. Al mismo tiempo que seincrementarían los costos de operación, debido a los costosfijos y a la incapacidad para atender las demandas de losusuarios en forma eficiente los reclamos de estos.

b) Conservar inventarios y minimizar las pérdidas en el

inventarioUna manera de asegurar un flujo continuo de insumos ymateriales es, conservar grandes cantidades en elinventario . Pero los activos en el inventariorepresentancapital inmovilizado que se podría utilizar en otro campo, elcosto de mantener el inventario podría llegar a constituir unsignificativo importe de utilización de recursos para la EPSA, másaún si existen ciertos materiales de un valor alto en su costo.Por lo tanto será importantemantener uninventario lo suficientemente holgado sin queesto signifique, mantener capital inmovilizado conla correspondiente pérdida del costo financiero. Sinembargo, tampoco se debe caer en márgenesinsuficientes de inventario que afecten a los servicios o a lasoperaciones habituales de la entidad.

c) Mantenimiento de estándares o controles de calidadadecuadosLa EPSA para prestar sus servicios de forma adecuada requiereque estos cubran las expectativas de los usuarios y que

respeten las normas de regulación previstos para tal objeto,caso contrario, dará como resultado un costo de producciónelevado con consecuencias no deseables en términoseconómicos y de imagen ante la opinión pública. Para evitaresto, se hace indispensable efectuar un control decalidad en las compras , tanto en materia de bienes como deservicios, ya que el costo de corregir una calidad inferior pudeimplicar perjuicios enormes para la EPSA.En este aspecto, el desarrollo de la tecnología y la aperturade mercados producto de laglobalización exige a losproveedores mejorar la calidad de sus productos , paracompetir a nivel mundial; para ello los proveedores realizan

Es esencial, al momento

de decidir el tamaño de losinventarios, analizar larelación costos beneficio.

Control de calidad”

Almacenamiento

Continuidad


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todos sus esfuerzos para cumplir con las exigencias decalidad de los compradores.

d) Encontrar o desarrollar proveedores competentesUn factor de éxito para el ejercicio de la función compras,depende de la habilidad paralocalizar o desarrollar losproveedores apropiados . En la medida que esta seleccióndé como resultado proveedores que tengan intereses enefectuar operaciones comerciales con la EPSA y que esténdispuestos a asumir las responsabilidades hacia la misma, seráposible obtener losartículos que se necesitan alcosto finalmás bajo . Por ejemplo, si la compra de un complejo sistemade computación para el área comercial de la EPSA, se realizacon un proveedor con probabilidades de salir del mercado ocierre sus puertas, imposibilitaría a la EPSA contar con un

sistema de mantenimiento a largo plazo, así como tampocotendría la posibilidad de modificación y de actualización delsistema. Por lo tanto, el precio que inicialmente parecíafavorable se convierte en un precio considerablemente elevado,debido a la incapacidad del proveedor para mantener un buensoporte en relación a la venta realizada.

e) Estandarizar, en lo que sea posible, los artículoscompradosEn el ámbito de una EPSA es importante mantener lacompatibilidad o estandarización técnica de losmateriales y accesorios, de esa forma, es posible evitar ladilación en laresolución de problemas técnicos, ademásde facilitar la administración de inventarios y de las compras.Por tanto, como regla general, para toda compra que realicela EPSA debe procurar adquirir los mejores y másconvenientes materiales. Si la compra de los materialesrequeridos se puede hacer en una cantidad suficiente enlugar de que se repita el proceso de compra dos o tres vecesen un periodo determinado, la EPSA obtendrá resultados másconvenientes, a través de un precio inicial más bajo,resultante de un descuento por la cantidad.

f) Compra de los artículos y servicios requeridos alprecio final más bajo posibleLa función compras en cualquier tipo de organización de unaEPSA, utiliza una cantidad importante de recursosmonetarios, por lo tanto, el departamento de compras deberealizar la búsquedade precios más convenientes parasus compras, sin afectar la calidad de losproductos requeridos.

El departamento de compras debe esforzarse enadquirir los artículos y servicios necesarios al menor

Oportunidad

Siempre se tiene queevaluar los ahorros enprecios, con relación a lacalidad de los productos.

Proveedores

Estandarización


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precio posible considerando:• la calidad,• el envío y,• que losrequerimientos de servicio sean satisfechos.

g) Mejorar la posición competitiva de la entidadresponsable de los serviciosUna EPSA puede sereficiente solamente si puedecontrolar sus costos a fin de proteger el resultado degestión. Los costos deadquisición de materiales ycontratación de servicios son elementos muy importantesen la operación de estas entidades.Lascaracterísticas técnicas de los materiales o artículosadquiridos , pueden llegar inclusive amodificar o afectar losmétodos deproducción habitualmenteutilizados. Tal es el caso de laaparición de un nuevo material utilizado en las conexionesdomiciliares de agua potable como es el politubo, que facilita elmanejo de los accesorios y reduce los costos de la conexión.Launidad responsable de compras , no solo proporcionabienes y servicios requeridos, también tiene la obligación deinformar, sobre la existencia de nuevos productos,

materiales o servicios , a la EPSA para que se evalúen losimpactos en los servicios que desarrolla.Finalmente, el departamento de compras tiene comoresponsabilidad asegurar el flujo continuo de losmateriales y servicios , necesarios para que sea posible laprestación de los servicios en forma continua y con losparámetros de calidad requeridos por la normatividad vigente.

h) Lograr interrelaciones de trabajo armoniosas,productivas con otras unidades organizativas dentrode la entidadLas acciones de la función compras, no pueden llevarse acabo eficientemente sólo con el esfuerzo de la unidadresponsable. Para lograr tal eficiencia, es vital lacooperación de otras unidades y de las personas quetrabajan en la EPSA. Por ejemplo, los departamentosencargados de la producción, debe proporcionar informaciónsobre los requerimientos de insumos y materiales con ladebida oportunidad, para que se tenga el tiempo necesariopara localizar proveedores competentes y llegar a estableceracuerdos ventajosos para la EPSA.

Información

Incorporación de nuevos materiales oservicios, puede proporcionar reducción decostos, mejorando los servicios de la EPSA.


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Asimismo, los departamentos deingeniería y deproducción, deben estar dispuestos a considerar las posiblesventajas económicas de usar materiales sustitutos deproveedores distintos. Esto implica que, la unidadresponsable de compras, debe trabajar estrechamente conlas personas que utilizan los materiales y son responsables dedecidir técnicamente, qué materiales son los más adecuados.También es necesario trabajar con las personas encargadasdel control de la calidad, para determinar los procedimientosde inspección en el ingreso de los materiales; establecer unafluida comunicación con los proveedores, acerca de loscambios necesarios para mejorar la calidad de los materiales.Igualmente,los responsables de las compras, deberáncoordinar y facilitar con el departamento decontabilidad elpago a los proveedores en formaoportuna; de esa manera, aprovechar losdescuentos por cantidad y mantener buenasrelaciones con el proveedor. En este sentido, esimportante contar con un flujo de información adecuado en lascompras, el mismo que permita la corrección oportuna decualquier problema, que se presente con los proveedores, asícomo facilitar su pago en las condiciones inicialmente pactadas.

i) Alcanzar los objetivos de compras al menor costoposible

La unidad organizativa responsable de efectuar la funcióncompras, utiliza recursos para su operación, tales comosalarios, teléfonos, suministros, gastos de correo, gastos deviajes, gastos computación y gastos complementarios entreotros. Si los procedimientos que utiliza la unidadresponsablede las compras no son eficientes, el costode esta unidad podrá ser excesivo . Los objetivos de lacompra se deben alcanzar tan eficiente y económicamentecomo sea posible, lo cual requiere que el responsable decompras revise continuamente los procedimientos para

asegurarse que los gastos efectuados sean razonables.Si la EPSA no está cumpliendo sus objetivos de comprasdebido a una falta de análisis y de una planeación adecuada,es posible que se necesite personal adicional o la capacitacióndel mismo. La EPSA debe estarpermanentemente alerta para efectuarlas mejoras posibles en los métodos,procedimientos y técnicas de compras .En ese sentido, en el departamento decompras, las etapas innecesarias en el proceso deben ser

eliminadas e incorporar procedimientos sistematizados através de la utilización de programas computacionales

Establecer relaciones conlos proveedores implica,entregas oportunas y pagosen las fechas acordadas.

Economías

Revisar el cumplimiento de losobjetivos de la Función Compras,con relación a los costos depersonal y operacionales que utiliza.


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desarrollados para el efecto, de esa forma hacer máseficiente el registro y almacenamiento de datos. Al respecto,en nuestro medio son comercializados numerosos paquetesinformáticos que integran la función compras con laadministración de almacenes; algunos otros paquetes mássofisticados, hacen que esta integración sea extensiva a lasáreas de presupuestos, contabilidad y tesorería.1

!

1. La función Compras se encarga de realizar los procedimientos necesarios parasatisfacer los requerimientos de bienes y servicios de las unidades quecomponen la EPSA.

2. Las negociaciones con los proveedores con relación a la adquisición de bienes ola contratación de servicios, debe ser realizada sobre aspectos relacionados a lacalidad, oportunidad o tiempo de entrega, precio, cantidad para beneficiarse conlos descuentos.

3. Mantener buenas relaciones con los proveedores, implica obligaciones yderechos para la EPSA; derechos para exigir la entrega de productos o serviciosde calidad, en los plazos convenidos y con los precios establecidos, obligacionesde cancelar en las fechas acordadas.

?1. ¿Qué significa exactamente el concepto de compras al menor costo posible para

las EPSA?2. ¿Cuál es la diferencia principal entre la adquisición de un bien y la contratación

de un servicio?3. ¿Cuál es la finalidad de considerar mantener un stock de inventarios razonables,

y de qué manera se pueden minimizar las perdidas de los inventarios?4. ¿De qué manera la función compras puede integrar a todas las unidades de la

organización?

1 Existen ofertas de paquetes ofrecidos por las firmas: Alpha Systems S.R.L.([email protected] ); SERCOM ([email protected]); ATI([email protected] ), entre otros.


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2. ESTRATEGIA EN LA FUNCIÓN COMPRAS(15) A objeto de contar con una mejor comprensión de lo queimplica desarrollar una estrategia de la función compras, esnecesarioentender el concepto de estrategia en forma previa.Para este fin, a continuación se rescata la siguiente definición.

2.1 Definición de planificación estratégica(16) Existen muchas definiciones de planificación estratégica.Uno de los primeros en desarrollar este punto de vista fue PeterF. Drucker2, quien la define como “… el proceso continuo dehacer presentes sistemáticamente las decisiones capitalistas

(toma de riesgos) con el mayor conocimiento de su futuroorganizando metódicamente los resultados de las decisionescontra las expectativas por medio de una retroalimentaciónsistemáticamente organizada…”. Establece entonces, elproblema clave del proceso de planificación estratégico como “…¿Qué debemos hacer ahora para obtener nuestrosobjetivos mañana?...” (17) Así una estrategia es un plan de accióndiseñado como alcanzar metas y objetivosespecíficos a largo plazo . La planificaciónestratégica se debeconcentrar en los factoresclaves necesarios para el éxito y sobre lasacciones principales que deben tomarse ahora para alcanzar unfuturo deseado. Es el proceso de determinación de lasrelaciones de la organización con su medio, estableciendoobjetivos a largo plazo y alcanzado la(s) relación(es) deseadaspor medio de una asignación de recursos eficiente y efectiva.

2.2 Niveles de planificación estratégica a considerar en la

función compras(18) Para tener éxito una organización cualquiera sea sunaturaleza, debe dirigir su planificación estratégica en tres niveles:a) Corporativo. Esto es, considerar la integridad de la

organización. Para las EPSA, las decisiones y planesresponden a problemas como por ejemplo:• ¿Cuáles son los principalesdesafíos de la EPSA en

relación a los servicios prestados?.

2 Peter F. Drucker, Management. Task, Responsabilities, Practices. New YorkHarper y Row. 1974.

Nos quedamos con ladefinición de estrategia comola formulación de un plan deacción para alcanzar metas yobjetivos en el tiempo.

Niveles deplanificación


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Cap. 2. ESTRATEGIA EN LA FUNCIÓN COMPRAS


• ¿De qué manera puedeasignar de mejor forma susrecursos la EPSA dada las múltiples necesidades deinversión y limitaciones de su presupuesto?

• ¿Cómo financiar la expansión de los servicios y garantizar

la sostenibilidad de la EPSA?• ¿Cómo llevar adelante una gestión de la EPSA en los

términos que sucontexto espera de ella así como de surealidad económica financiera?

b) Unidad. Relativo a aquellas decisiones y planes que seefectúan a nivel de una unidad particular de la EPSA, deforma tal, que se enmarque y contribuya al logro de laestrategia corporativa, anteriormente señalada.

c) Función. Finalmente, este nivel se refiere a las decisiones y

planes que orientan a “cómo” cadaárea funcionalcontribuye a la estrategia de la EPSA, así como a laasignación de recursos internos.

2.3 Contribución de las compras a la estrategia de la EPSA(19) La dinámica que trae consigo el desarrollo de latecnología en las comunicaciones y su relación con lafunción compras en todo el mundo, ha determinado, durantelas dos últimas décadas, un creciente reconocimiento a laplanificación estratégica de las empresas, lo que posibilita unagerencia queaprovecha las oportunidades que brindan losmercados para obtener mayores ventajas en sus compras.

Aspecto que, posteriormente, se ve reflejado enlosresultados económicos de las operaciones .(20) El problema clave ya mencionado es, ¿cómo puedecontribuir desde las compras, efectivamente, a los objetivos yestrategias organizacionales, para las EPSAs?.(21) Uno de los obstáculos significativos para el desarrollo de

una estrategia efectiva de abastecimiento, radica en lasdificultades para traducir los objetivos de la EPSA, en objetivosde la unidad responsable de las compras, para el presente textodenominaremos el departamento de compras. Normalmente lamayor parte de losobjetivos organizacionales se puedensintetizar en cuatro categorías:a) Desubsistencia.b) Decrecimiento.c) Financieros.

d) Ambientales.

Contribución a laestrategia


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(22) La subsistencia , es la mayor necesidad básica decualquier organización, realidad por la que traviesan las EPSAsen nuestro país.(23) Elcrecimiento se puede expresar en múltiples formas.

Por ejemplo, se puede entender como el crecimiento de laorganización, el incremento del número de empleados, activos,unidades en operación, número de ciudades o países en loscuales opera la organización, etc. En el caso de una EPSA, seráel nivel de cobertura de los servicios , el número deconexiones, el grado de micromedición, porcentaje de agua nocontabilizada y otros.(24) Entre los objetivos financieros podemos mencionar: dimensión total delpresupuesto, excedentes, utilidades,

ingresos totales del presupuesto,excedentes, utilidades, ingresos totales, retorno de la inversión,rentabilidad de los activos, recuperación de la facturación de losservicios, niveles adecuados de liquidez y solvencia, cumplimientode obligaciones financieras, recursos para la inversión, etc.(25) Para las EPSAs, losobjetivos ambientales sonconsiderados en dos ámbitos: unámbito externo , referido acuidar y cumplir las normas relativas a los interesesambientales tradicionales, aire, agua, tierra y recursos naturalesen general; y un segundoámbito interno , relativo al

ambiente organizacional , relacionado a la cultura de la EPSAque permita la contribución yadaptación de valores eideales de los empleados , hacia los objetivos y estrategiasde la organización.(26) Lamentablemente, los objetivos típicos de la funcióncompras, se expresan normalmente en un lenguaje totalmentediferente, como ser: calidad, envío, precio, servicio, términos,condiciones, etc. Por ello, resulta importante señalar como lafunción compras puede contribuir a la estrategia de la EPSA,para ello se tienen que establecer los objetivos yestrategias de compras, en función a la estrategiageneral de la organización.

2.4 Retos en el establecimiento de estrategias y objetivosespecíficos de la función compras(27) El primer reto importante que enfrenta el responsable decompras, es lainterpretación efectiva de los objetivos dela EPSA y de los objetivos de su departamento. Por ejemplo, si

el propósito de la EPSA es expandir los servicios de formaacelerada a través de un proyecto que tiene un financiamiento

Los objetivos financieros de la funcióncompras deben estar en relación a laestrategia general de la EPSA.

Especificación deobjetivos


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externo con fechas máximas para el desembolso de losrecursos, la prioridad estará en asegurar el abastecimientooportuno de los materiales, antes de obtener menores precios.(28) El segundo reto, se refiere a laselección de la

estrategia para lograr los objetivos deseados. Retomando elejemplo anterior, con el propósito de asegurar elabastecimiento oportuno, se deberá analizar si ¿es másconveniente efectuar la contratación con un solo proveedorpara suministrar todos los materiales y accesorios?, o ¿será másconveniente segmentar la provisión a través de distintosproveedores?, o finalmente ¿será más conveniente fabricarciertos accesorios?.(29) El tercer reto, se refiere ala identificación y a laretroalimentación con respecto a los abastecimientos. Estos

deben ser integrados dentro de los objetivos y estrategias de laEPSA. Por ejemplo, a causa de alguna nueva tecnología la cualse puede tener acceso, podría ser posible contar con un nuevodispositivo para efectuar y controlar de manera efectiva loscortes del servicio relacionados con la falta de pagodirectamente en el medidor de agua potable, aspecto quecontribuirá de mejor manera a la estrategia establecida en elárea comercial y financiera de la EPSA.(30) El desarrollo de unaestrategia de compras , requiereque el responsable esté acorde con los objetivos y

estrategias de la EPSA , consciente de las ventajas ylimitaciones organizacionales que la misma tenga. Asimismo, debe ser capaz dereconocer y aprovechar las oportunidades quebrinda el mercado para enfrentar los tresretos citados, para lo cual esindispensable desarrollar habilidadesadministrativas que permitan establecer las estrategias masconvenientes en las compras considerando las dificultades quepuedan existir para alcanzar el éxito de gestión de la EPSA.

2.5 Planificación financiera con los proveedores(31) Es indudable, que en la mayor parte de las EPSAs, lacantidad de salida de recursos que se tiene hacia losproveedores es significativa, por elloresulta fundamental para la entidad prestadora de servicios poderestableceresquemas de financiamiento que permitan contar conplazos flexibles para efectuar las compras. Así por ejemplo silos pagos pueden ampliarse de 30 días a 60 días condeterminados proveedores; esto puede dar como resultado un

Definición de la

estrategia

El responsable de las compras, no soloestablece una estrategia en función a losobjetivos de la EPSA, también buscao ortunidades dentro del mercado.

Financiamiento conlos proveedores


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tiempo de liberación del capital de trabajo que podríaemplearse para otros fines.(32) Eldepartamento de compras podríaproporcionar loselementos que permitan analizar las consecuencias financieras

para ampliar posibles arreglos de pagos y la posibilidad dehacerlo sin dañar la relación con el proveedor. Obviamente,cualquiera de esos arreglos podría hacersesolamente con la cooperación de los proveedores;de esta forma, el departamento de compras está enla mejor posición para sugerir y evaluar talesposibilidades. Igualmente, un exceso de efectivo podría permitir aldepartamento de compras efectuarpagos más rápidos paraobtener descuentos mayores. Está claro que, cualquiercambio enlos términos de descuento por pago en efectivo, influyen tantoen la organización compradora como en la vendedora.

2.6 Tendencias económicas contextuales(33) Los ejecutivos de las EPSAs necesitan estarconscientes constantemente de loscambios inmediatos y delargo plazo que se presenten en elmedio económico genera l.Si porejemplo, están ocurriendo cambios importantesen el sector de saneamiento básico, o están proyectandoefectuarlos, como ser el diseño de una política de

financiamiento para el sector a través de lacanalización decréditos o donaciones para ciertasregiones, etc., éstos deben ser analizados paratomarse encuenta para la formulación de la estrategia de la EPSA .(34) En ese sentido, eldepartamento de compras puede

jugar un papel importante en laidentificación de tendencias en materia de adquisiciones y en laevaluación de susconsecuencias a largo plazo sobre la EPSA. Debido a que eldepartamento de compras obtiene constantemente un flujo deinformación de muy diversas fuentes externas y está encontacto permanente con los proveedores, puede servir comoun conducto clave para obtener, catalogar y evaluar el impactoa largo plazo de estos cambios en los mercados de bienes quehabitualmente son requeridos por la EPSA.

2.7 Cambios organizacionales para facilitar la productividad yla eficiencia a largo plazo(35) Las estructuras tradicionales de las EPSAs utilizadas para

administrar el flujo de las compras, deben ser revisadasconstantemente para obtener mayor productividad y eficiencia.

Permanentemente se tiene queevaluar las ventajas de plazosmayores, frente a descuentos porpagos al contado.

Influencias del medioen las estrategias

El Departamento deCompras, se constituye engenerador de información

de los cambios que sepresentan en el mercado.

Relación de cambioscon unidades de laEPSA


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El departamento de compras debería explorar estosposiblescambios, y presentar las alternativas a los nivelesde decisión. Por regla general, estos cambios deberíaninfluirsubstancialmente en las relaciones entre el departamentode compras y otrasunidades de la EPSA, debido a quecualquier tipo de decisión tomada implica necesariamente lamodificación de procedimientos y flujos de información alinterior de la EPSA. Por lo tanto, el departamento de compras

juega un papel importante en la dinámica de trabajo en lossiguientes aspectos:a) Administración de Materiales:

Es responsabilidad de la jefatura de los almacenes, laadministración del flujo de materiales , insumos yaccesorios, dentro de la EPSA. Esta jefatura es la encargada

de suministrar los materiales, accesorios e insumos deacuerdo con la programación de las operaciones ,asimismo, tiene que proporcionar al departamento decompras, el flujo de información de los requerimientos de lasunidades con las que se relaciona.

b) Administración de Proyecto:En aquellas EPSAS que tienen enejecución proyectos degran envergadura, donde es esencial el control y seguimientopor separado de los recursos utilizados, como es el caso deproyectos financiados con recursos de organismosinternacionales, existen personas responsablesexpresamente designadas para las compras , quienesdeben trabajar en coordinación y comunicación con eldepartamento de compras.

c) Administración de Logística:Todas las funciones del flujo de materiales, insumos oaccesorios (administración de materiales) y las funciones deproducción de ciertos accesorios, si los fabrica la EPSA,(administración de distribución física) deben ser incluidos

como parte de la organización logística general al interior dela EPSA; principalmente, a laadquisición de bienes y sucorrespondiente distribución en las unidadessolicitantes .

d) Compras Coordinadas con la Producción:El departamento de compras buscaintegrar de formaefectiva, las acciones relativas a lafunción compras con lasfunciones de operaciones, mantenimiento yproducción de los servicios de la EPSA. Esta integraciónpodrá darse de forma vertical u horizontal al interior de laEPSA, de forma que permita optimizar la función compras;para lo cual, se tiene que realizar la planificación de tiempos y


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de eficiencia en los procesos de las áreas involucradas de laEPSA y sus respectivos proveedores.

Fig. 3: Relación departamento de compras con funciones de la EPSA

! 4. Los objetivos que persigue la función compras, deben estar de acuerdo con la

estrategia que se encuentre definida por la EPSA.5. Los cambios en los procedimientos de las compras, afectan a todas las unidades

de la EPSA

?5. ¿Cuáles son los retos que tiene que superar el departamento de compras, en

una estrategia de subsistencia de la EPSA?6. ¿De qué manera la planificación financiera con los proveedores proporciona

ventajas a la estrategia de la EPSA?

7. ¿Cómo puede afectar la planificación estratégica corporativa en la adquisición debienes y en la contratación de servicios?

1. Imagínese una EPSA pequeña, donde se presente la oportunidad de expansióna través de financiamiento internacional, especifique de qué manera eldepartamento de compras contribuye en la estrategia de la EPSA.

2. Proporcione un ejemplo de adquisición de bienes o contratación de servicios,que se aplica en cada una de las estrategias organizacionales.


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• analiza sus capacidades,• selecciona y clasifica a los proveedores,• determina precios, términos y condiciones.(42) Esta actividad, normalmente, es conducida de estamanera cuando se trata de adquirir materiales, insumos ysuministros, así como en el caso de la contratación de ciertosservicios que sean habituales o que no requieran términos dereferencia específicos para la EPSA.(43) Una variante de estos, es unproyecto de compras endonde la especialización de comprar y de negociar estábasada sobre proyectos o productos terminados específicos.Esta variante se asocia a las ventajas deconcentrar en unsolo proveedor , el conjunto de compras; considerando que

este posee un conocimiento total de todos los aspectos delproyecto desde el principio hasta el final. Tal es el caso de laconstrucción de una planta de tratamiento de agua potable,cuya ejecución tiene un conjunto de componentes que se hallantécnicamente y estrechamente relacionados, aspecto quedetermina encomendar a un solo contratista el total de la obra.

3.1 Centralización o descentralización de las compras(44) Una de las primeras cuestiones a resolver dentro de unaempresa en relación al departamento de compras, es la dedefinirsi las compras deben centralizarse bajo un solo jefe .(45) Cuando una empresadesarrolla sus actividades en unsolo lugar , físicamente, la respuesta que se puede dar alinterrogante planteado, es obvia. Será razonable centralizar lascompras.(46) Pero si se trata de una EPSA convarias regionales opuntos geográficamente distantes, el plan aadoptar para laorganización del departamento de compras , en el aspecto

que estamos analizando, merece un análisis detenido. A talefecto, muchos serán los puntos para tratar, antes de tomar unadecisión al respecto. Así, se deberán considerar, por ejemplo:• laubicación de los proveedores.• elgrado de homogeneidad de los requerimientos de las

distintas oficinas o instalaciones de la empresa.• la clase de materias primas principales a adquirir y que

jugarán un papel protagónico dentro del producto final de cadauna de ellas y dentro del total de las erogaciones de la EPSA.

• la ubicación geográfica de las oficinas e instalaciones , sies conveniente efectuar compras en importantes cantidades, etc.

Compras de obras

Razones paradescentralizar lascompras


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Cap. 3. ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS


3.1.1 Centralización de las compras(47) Como norma, se acepta que lafunción de comprar hade estar bajo una dirección única . Esto debe tenersepresente, siempre que la centralización se pueda llevar a cabosin mayores tropiezos.(48) Tratándose de unaEPSA con una sola regional u oficinas y establecimiento, lo razonable es proceder a lacentralización de las compras.(49) Ahora bien, si nos encontramos con una empresa conmás de una regional enzonas relativamente cercanas, conrequerimientos de productos homogéneos , que empleenlas mismas o algunas materias primas similares, debemosapoyar la centralización de las compras. Este caso sería

aplicado en nuestro país sobre todo en laorganización demancomunidades en los servicios de agua potable yalcantarillado a nivel de entidades o municipios.(50) Son varias las ventajas de una centralización en lascompras. Por ejemplo, está elpoder o capacidad decompra , la misma que actúa de una forma más pujante.Simultáneamente, se podrán captar, con velocidad y eficacia,las alteraciones de precios en el mercado.(51) Con la centralización,toda la documentación seencuentra en un mismo lugar y bajo uncontrol determinado . De esta manera, lasinspecciones de la documentación se agiliza ypuede llegar a producir economías en la administración de lascompras.(52) La centralización implica en ciertos casos, obtenermejores precios de compra. No sólo por el poder de compramencionado, sino por el concurso de costos más bajos para elproveedor, debido a que ésteservirá un pedido directamentea un compradoren lugar de varios.

(53) El capital invertido en stocks será el mínimo, si sepuede llegar a reducir las existencias mediante la centralizaciónde las adquisiciones.(54) La centralización tiende a la aplicación de laestandarización de las especificaciones dictadas por losdepartamentos o áreas técnicas. Alhomogeneizar ciertosmateriales adquiridos con frecuencia , se habrá logradomejorar los precios de compra.

Justificativo paracentralizar

Beneficios

El Jefe de Compras, tendrámayor poder de decisión y control.


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3.2 Descentralización de las compras(55) Si bien se trata, deeliminar la compras locales conproveedores de varios establecimientos , esta decisióndebe ser realizada siempre ycuando se beneficioso para laEPSA. En otros casos, lo más apropiado será descentralizar lascompras. Este último caso, será aplicado en EPSA organizadascomo mancomunidades, así como de EPSA que cuenten conregionales o sucursales que requieran compras de poca cuantíay cantidad, por citar algunos ejemplos.(56) Al descentralizar las compras , se organiza undepartamento en cada regional . Cada sector contará conun jefe de compras.(57) Los jefes de compras de los departamentos independientes

de cada regional, tendrán como función la de cubrir las necesidadesde esos establecimientos. Se puede agregar que es posible laexistencia de una dirección general o gerencia general decompras,para controlar la labor de cada uno de los jefes . Esadirección elaborará normas básicas para efectuar las compras.Dichos lineamientos generales se deberán cumplir encada regional. Es adecuado que antes deredactarselas normas , se entable un diálogo fluido entre los

jefes locales y la dirección de compras, a fin deestablecer loslineamientos y procedimientos específicos queserán vigentes en cada EPSA, siempre bajo la perspectiva de facilitarlas operaciones de la misma en el marco de la eficiencia.(58) La dirección de compras analizará la información asuministrar por los jefes locales en forma periódica.

3.3 Separación o combinación de funciones vinculadas con lascompras(59) A excepción de la cotización y selección de proveedores,

se presenta, ocasionalmente, unproblema con respecto adeterminadasfunciones relacionadas con el departamentode compras, referido fundamentalmente a:• recepción de los bienes,• inspección,• almacenaje y,• transporte. (60) La interrogante que surge es establecer si, las funcionesmencionadas,deben formar parte de la organización decompras o, deben estar separadas.

Justificativo para

descentralización

Gerencia decom ras

La información sobre compras,se encuentra dispersa, y lacoordinación es más dificultosa.


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(61) En empresas de escasa envergadura , las funcionesde recepción de los materiales, su inspección, almacenamientoy, tráfico, están bajo la responsabilidad del departamento decompras. Lasrazones de economía hacen ventajosa la fusiónde las funciones citadas.(62) En el caso de unagran empresa , el departamento derecepción, tendrá funciones especializadas y deberá estarsubordinado a la gerencia de producción. Otra razón paraseparar las funciones de recepción y decompras es que, por unprincipio de controlinterno , el departamento de compras debe sercontrolado por un sector distinto. Es decir que,por un lado el departamento de comprasgestiona con el proveedor la compra y, por otro, eldepartamento de recepción emite un informe en el cual secompruebe el cumplimiento de la negociación.(63) Con respecto a la inspección de los bienes incorporadoses adecuado mantenerla separada del área de compras. Estono significa que el departamento de compras desconozcasituaciones que afecten al cumplimiento de las especificacionespor parte del proveedor, la calidad de los productos, etc. Esmás, el sector deinspección deberá informar , sin ningunademora aldepartamento de compras cualquieranomalía que requiera la intervención de este último para ser planteadaen caso de necesidad al proveedor. Resumiendo, se aconsejaque el departamento de inspección sea excluido de laorganización de compras. Al constituirse en formaindependiente, la inspección no forma parte de lasfunciones establecidas para eldepartamento de compras .(64) Es práctica usual que, elalmacenaje se halleseparado de la función de compras . Esto se cumple en la mayor partede las EPSAs porrazones de control y de organización; conmayor razón, en forma indefectible, si se trata de una EPSA conmás de una regional.

(65) Finalmente, lo que hace altransporte y su relación conla función compras, estará en función a ladisponibilidad derecursos de la EPSA para asignar vehículos para estatarea; la política que tenga la misma, paracontratar elservicio de transportede terceros , o bien, incluir como partede la compra, dicho servicio a ser prestado por el proveedor.(66) Como corolario de todo lo expuesto y, por aplicación deun principio básico de control interno, el sector que efectúa laoperación de compra, debe estar separadofuncionalmente, de los responsables de la manipulaciónde los bienes y del registro , a fin de asegurar la custodia yla adecuada utilización de los bienes adquiridos.

Razones para laseparación defunciones

Para llevar un mejor control, esrecomendable que estas funcionesse encuentren separadas deldepartamento de compras.


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(67) Otro motivo para aconsejar la separación mencionada,radica en que la recepción, inspección, almacenaje ymanipulación de los materiales para su entrega a los distintossectores de la EPSA, son funciones especializadas que requierenuna atención e instrucción diferentes de las necesarias pararealizar la adquisición de los bienes.

DEPARTAMENTO DECOMPRAS

DEPARTAMENTODE COMPRAS

DEPARTAMENTODE ALMACENES

DEPARTAMENTOSTECNICOS

EPSA PEQUEÑA EPSA GRANDE

Funciones:•Cotización y selección deproyectos•Recepción•Inspección•Transporte•Almacenaje

Funciones:•Recepción•Inspección

Funciones:•Recepción•Almacenaje

Funciones:•Cotización y seleccióndel proveedor

DEPARTAMENTO DECOMPRAS

DEPARTAMENTODE COMPRAS

DEPARTAMENTODE ALMACENES

DEPARTAMENTOSTECNICOS

EPSA PEQUEÑA EPSA GRANDE

Funciones:•Cotización y selección deproyectos•Recepción•Inspección•Transporte•Almacenaje

Funciones:•Recepción•Inspección

Funciones:•Recepción•Almacenaje

Funciones:•Cotización y seleccióndel proveedor

Fig. 4: Funciones vinculadas a las compras

! 6. La organización del departamento de compras, debe ser realizada en función a

las operaciones de la EPSA.7. Cuando se diseña la estructura del departamento de compras, se tiene que

hacer un análisis de las interacciones con todos los departamentos de la EPSA.8. Separar las funciones relacionadas con la manipulación de los materiales,

permite al Departamento de Compras, no actuar como juez y parte.

? 8. ¿Qué ventajas produce, para la EPSA, contar con un departamento centralizadode compras?3.4 Relación con otras áreas o departamentos

(68) El departamento de compras tiene un estrecho contactoen general con todas las áreas de la EPSA. Esa relación seobserva de manera acentuada con los departamentos dealmacenes y producción de los servicios prestados por la EPSA,y en buena medida, también con el área comercial, tesorería,venta, contabilidad y transporte. Por este motivo, seproporciona a continuación una descripción sintética de talrelación de forma genérica.(69) El siguiente gráfico, muestra la interacción deldepartamento de compras con las diferentes áreas de la EPSA,existe una relación operacional, establecida por los formularios,y una relación de información.


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Departamento deProducción

Departamento deAlmacenes

Otros departamentos

D E P A R T A M E N T O

D E

C O M P R A S

Formularios

Solicitudes de Compra

Pedidos de Compra

Formularios

Información

Información deCaracterísticas de los

Requerimientos

Información sobre lascompras

Departamento deProducción

Departamento deAlmacenes

Otros departamentos

D E P A R T A M E N T O

D E

C O M P R A S

Formularios

Solicitudes de Compra

Pedidos de Compra

Formularios

Información

Información deCaracterísticas de los

Requerimientos

Información sobre lascompras

Fig. 5: Relaciones con la organización de la EPSA

3.5 Relación del departamento compras con el departamentode almacenes(70) Es indispensable mencionar la forma en que losdepartamentos decompras y almacenes deben contar conuna coordinación adecuada dentro de la organización de unaEPSA.(71) El departamento decompras es el que inicia el trámite dela adquisición,emitiendo las solicitudes de cotización en basea los requerimientos de compra , formulados por eldepartamento dealmacenes .(72) En forma periódica, el departamento decompras debeinformar al de almacenes , acerca de las variaciones significativas en losprecios de los artículos o, sobre cambiosen la forma de operar para la adquisición de determinadasmercaderías. Esto es ventajoso, pues puede permitir adelantaro diferir, según los casos, los pedidos que practicará eldepartamento de almacenes.(73) Además, el departamento dealmacenes , debería en loposible,informar en las solicitudes de compra , no sólo lasnecesidades de materiales sino, elconsumo normal y el stockdisponible. Con estos datos, el departamento de comprastendrá mayor margen para actuar frente a los proveedores, aefectos de comprar una cantidad razonable con buenos preciosy, de que las entregas se mantengan dentro de nivelesconvenientes para la empresa. Vale decir, queambos

Actividades quevinculan almacenes ycompras


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departamentos deben coordinar lasactividades , a los efectos de calcular lacantidad de comprar y, de esta formamantener un estricto control sobre el nivelde las existencias. Si el departamento dealmacenes informa al de compras acerca de la frecuencia con quese utiliza cada material, éste podrá efectuar las adquisiciones enforma más oportuna. También, el departamento de comprasmantendrá informado al de almacenes sobre las cantidades queconvenga pedir para obtener los precios más bajos de compra, loque implica que el departamento dealmacenes logre trabajar con el nivelmínimo de existencias sin que entorpezca laactividad de la empresa.(74) Otro factor a analizar entre los departamentos de compras yalmacenes, es el relativo a las adquisiciones por una cantidadmayor. El departamento decompras establecerá el ahorrofinanciero que se obtiene adquiriendo para períodos futuros. A talefecto, deberá estudiar las tendencias del mercado. Con los datossuministrados por el departamento de compras,almacenescotejará las economías por adquisiciones mayores con elincremento de costos por almacenamiento .(75) Puede resultar tentador para el departamento decomprasefectuar adquisiciones al contado , que abarquenel consumo de un período sumamente prolongado por el precioobtenido. Sin embargo, este tipo de decisiones deben serobjeto de un exhaustivo análisis, ya que podríangenerarconsecuencias como:• Lanecesidad de nuevos ambientes para depósitos , que

implica una nueva inversión en infraestructura o gasto dealquiler.

• Afectar el grado de liquidez de la EPSA, ya sea erogandorecursos propios o, recurriendo a fuentes externas, con elconsiguiente costo financiero.

• Estarexpuestos a una obsolescencia tecnológica de losmateriales o insumos, ya sea por su fecha de caducidad (porejemplo, máscaras para entrar en las cámaras dealcantarillado) o, la aparición de un substituto de menor costoen el mercado, como es el caso de los accesorios paraprecintar los medidores que son objeto de corte del serviciopor falta de pago de sus facturas.

(76) En la práctica, eldepartamento de almacenes , enbase a sus registros,solicita al departamento de compras laadquisición de una determinada cantidad de un artículo. El

departamento de compras , si encuentra porconvenientecomprar una cantidad mayor que la solicitada, previamente

La coordinación entre eldepartamento del almacenes ycompras, permitirá ingresos oportunosde los materiales en almacén.

Implicacionesfinancieras deahorros encom ras

Coordinación Almacenes yCompras


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deberá informar al departamento dealmacenes para quemanifieste suconformidad o no al respecto , así como a losdepartamentos que controlan las finanzas de la EPSA, de estamanera, contar con la autorización respectiva. En las EPSAs delsector público, esta flexibilidad está limitada a lo dispuesto enlas Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes yServicios, previsto en el Decreto Supremo Nº 25964.(77) En el caso concreto del departamento de almacenes,existen dos razones fundamentales para notificar a almacenesantes de efectuarse una compra por mayor cantidad. Laprimera, es que almacenes debe saber de forma precisa, lacantidad de materiales que recibirá del proveedor, a fin de noobjetar la cantidad recibida. Y segundo, por estar eldepartamento de almacenes a cargo delcontrol de las existencias, no debeadquirirse material por una cantidadsuperior a la establecida técnicamente, de tal forma que seevite el almacenamiento innecesario de materiales, con lasconsiguientes consecuencias antes mencionadas.(78) Es precisamente, larecepción de materiales uno delos aspectos que permitevincular al departamento decompras con el departamento de almacenes siendo, esteúltimo, quién será responsable de efectuar la recepción de losmateriales conforme a las condiciones previamenteestablecidas. Para el caso de entidades del sector público enBolivia, las Normas Básicas del Sistema de Administración deBienes y Servicios en su Título III hacen referencia a esteaspecto, en relación al Subsistema de Manejo de Bienes.

3.6 Relación del departamento compras con el departamentode producción(79) El departamento deproducción en el caso de lasEPSAs, se ocupan básicamente de todo el proceso que implicadesde lacaptación del agua no potabilizada en las fuentes decaptación correspondientes,hasta contar con el aguatratada apta para el consumo humano en la salida de lasplantas de tratamiento respectivas, proceso relacionado alservicio de agua potable. En lo que se refiere al servicio dealcantarillado, el departamento de producción se ocupará derealizar el proceso que implica eltratamiento técnicocorrespondiente que permita transformar lasaguas servidas o desechadas por lo usuarios, en agua que pueda ser devueltaa la naturaleza en condiciones físico químicas establecidas

conforme a normas reguladas por la Ley del Medio Ambiente ysu reglamentación.

Las compras exageradas

restringen los recursos de la EPSA.

FuncionesDepartamento deProducción


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(80) A fin de ejecutar los mencionados procesos, eldepartamento de producción emitirá los pedidos demateriales e insumos requeridos, para su atención por eldepartamento de compras.Compras que podrán ser derivadasdirectamente a la unidad solicitante o destinadas a sualmacenamiento. Lo importante esprever con la debidaanticipación, la solicitud de materiales, insumos y serviciosque se necesitará para cumplir las tareas asignadas.(81) Los departamentos de producción y decompras tienen responsabilidad sobre las cantidadesmínimas a solicitar y si deben efectuarseadquisiciones por adelantado. Por su parte, eldepartamento de compras mantiene la responsabilidad de establecera qué proveedor elegirá, qué precio aceptará y cómo se comprará.

3.7 Relación del departamento compras con otrosdepartamentos(82) Como fue señalado, el departamento decomprasposee vinculación prácticamentecon todas las áreas de laEPSA, ya sea que las mismassoliciten información paraelaborar sus presupuestos o bien,para ejecutar suspresupuestos de compras . Por este motivo, efectuar unadescripción detallada del tipo de relación con cada una de las

otras áreas restantes, resultaría una tarea poco beneficiosa, yaque la misma tendría tantas variantes como característicasespecíficas posea cada EPSA. Esta razón, induce a proporcionara continuación, una descripción genérica con relación a dosdepartamentos básicos de la EPSA.(83) El departamento decompras y su relación con eldepartamento comercial , se oriente a cubrir todos aquellosrequerimientos que sean necesarios y suficientespara laatención de los usuarios de los servicios. Atención queimplicará proporcionar materiales y servicios que permitan aldepartamento comercial, efectuar los procesos esenciales alinterior del citado departamento, como ser:• el catastro de usuarios,• la lectura de los medidores,• la emisión mensual de facturas por los servicios,• la cobranza diaria de facturas,• la ejecución de las acciones de corte• la canalización de reclamos de los usuarios.

ResponsabilidadDepto. deCompras frente aProducción

La responsabilidad en lascantidades de compras, dependede las necesidades de producción.

Funciones delDepto. Comercial


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(84) En la medida que eldepartamento comercia l, posea lascondiciones mínimas para ejercer su función, a través de laatención oportuna a sus solicitudes de compra , le permitiráa la EPSA optimizar el punto de contacto más importante con losusuarios de los servicios, aspecto que se verá reflejado en laimagen de EPSA, la obtención de mayores recaudaciones yusuarios satisfechos con los servicios, lo que incidirá de formapositiva para el logro de los objetivos previstos en lospresupuestos de ventas o ingresos de las EPSAs.(85) El departamento decompras se relaciona con eldepartamento administrativo financiero en función almecanismo administrativo, previsto para laejecución de lascompras . Al constituir las tareas del departamento decompras, parte de las tareas de otros departamentos de laestructura de la EPSA, la tarea de comprar es entonces, unaconsecuencia para determinar y administrarlos recursosfinancieros de la EPSA.(86) Así por ejemplo, si el departamento de compras de laEPSA, recibe un descuento importante por parte del proveedorpor la compra de cantidades significativas de tuberías de PVCutilizadas en la expansión de la red de agua potable y elmantenimiento de la misma, si no existen los recursosfinancieros suficientes que posibiliten la compra, no será posiblede efectuarla, ya que la EPSA no estará en condiciones desoportardesembolsos de dinero mayores a los desembolsospresupuestados, aunque la oportunidad y condiciones de laoferta del proveedor sean realmente ventajosas. Es por ello queel departamento administrativo financiero definirá:• el procedimiento y controles correspondientes del destino de

los recursos,• la programación de pagos en función a la solvencia de la

EPSA,• los créditos requeridos y• las condiciones financieras aceptables.(87) Aspectos que entre otros determinarán el accionar deldepartamento de compras.

3.8 Estructura del departamento de compras(88) La organización de la función compras , estarádeterminada en función al tamaño de la estructuraorganizativa que tenga la EPSA; estructura que a su vez se

deriva de la importancia de los recursos que maneja y delalcance de los servicios prestados. Así,en EPSA de pequeña

Relación Depto.Compras conFinanzas y Administración

Funciones Depto. AdministrativoFinanciero


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y mediana envergadura, laorganización del departamento decompras dependerá del jefe de compras , de loscolaboradores directos de éste si es que cuenta, del personal acargo de la vinculación con los proveedores y el seguimiento delos pedidos colocados y del personal administrativo para elcontrol de las facturas y otras tareas afines.(89) El siguiente gráfico, muestra las funciones yresponsabilidades que existen en el departamento de compras.

Fig. 6: Estructura del Departamento de compras

(90) Tratándose de una gran EPSA , la organización puedeestar dada por el jefe de compras, los compradoresnacionales y extranjeros, y un sector para los servicios dediverso tipo como ser el control de los precios, el curso de lospedidos, la atención de la correspondencia y el archivo.(91) De forma general, se proporciona a continuación ladescripción de los principales cargos y funciones previstas enun departamento de compras de una EPSA.

3.9 Jefe de compras(92) El jefe de compras es el responsable de la funcióncompras, tiene una serie de actividades, algunas de las cualesdelega al personal de su sector. Entre las funciones esencialesque cumple están:a) Será la persona quedirija y organice el departamento de

compras.

Funciones


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b) Deberepresentar a la EPSA en las vinculaciones con otrasempresas.

c) Dentro de la EPSAtendrá poder de decisión a nivelejecutivo, deberá realizar la confección del presupuesto de

compras.d) Es el responsable del departamento que quizás originemás erogaciones de efectivo para la empresa, por lo tantodebe tratar que dichos desembolsos sean analizadosexhaustivamente.

e) Procurará que losmateriales ingresen en el momentoapropiado para la unidad solicitante, para que la prestaciónde los servicios de agua potable y alcantarillado no sedetenga.

f) Estará permanentemente informado de los materialescomprados para no deteriorar la calidad de los productos afabricar.

g) Deberá estar actualizado sobre los nuevos materialessurgidos en el mercado y analizar los posibles beneficios parala empresa.

h) En las relaciones con proveedores es el responsable demantener unabuena imagen de la empresa.

Lasresponsabilidades inherentes al jefe de compras son:

a) Estar a cargo de laelaboración de los informes apresentar a la direcciónb) Establecer normas de acción y procedimientos para la

función compras.c) Participar en las reuniones entre departamentos, para

considerar los planes de acción generales de la empresa opara la preparación de las normas y procedimientos a quenos hemos referido.

d) Intervendrá de manera directa en las adquisicionesprincipales que determine la dirección.

(93) En base a las tareas y responsabilidades enumeradas sededuce que el jefe de compras deberá actuar como unejecutivo de carácter técnico . No obstante, es importanteque posea conocimientos en materia administrativa.(94) El jefe de comprasdebe organizar y dirigir eldepartamento, por tanto deberá contar con cualidades dignasdel cargo que ocupa. Debe estardotado de una claravisión de conjunto y ser representante de la EPSA con losproveedores.

Característicaspersonales jefe decompras


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(95) Para elegir al jefe de compras se tendrá en cuenta supersonalidad, antecedentes en actividades similares, visión paralos negocios y sentido común para resolver con habilidad lassituaciones que se le presenten y tomar las decisionesoportunamente.

3.10 Compradores o cotizadores(96) La forma en que estarán organizados loscompradores o cotizadores, estará determinado por eltamaño de EPSA. Así por ejemplo, lo más adecuado en unaEPSA degran envergadura , será agrupar los bienes oservicios a adquirir, en función de su tipo con el fin de queexista un especialista (comprador) para cada clase de

materiales y servicios requeridos. Cada comprador serelacionará permanentemente con proveedores de materialessimilares, permitiéndole comparar en base a folletos o informestécnicos las características de los mismos.(97) Determinadas EPSAs adoptan comocriterio laasignación de un comprador teniendo en cuenta el sectordonde se emplearán los materiales. Vale decir que, eldepartamento de compras estará organizadofuncionalmente . En este caso, el comprador está enconstante contacto con los requerimientos de cada sector.

Además, se sostiene que se actúa en forma máscoordinada con las necesidades de cadadivisión de la empresa . No esaconsejable, salvo para casos especiales, aplicar este métodopues se caerá en una pérdida de esfuerzos al multiplicarse lastareas sin necesidad. Además el poder de compra se deteriora.(98) Al agrupar los artículos , no sólo se debe tener encuenta el tipo de material , sino elmonto de compras decada bien, el volumen global de adquisiciones de la empresa, laorganización del mercado, la dimensión de la empresa, etc.(99) En las EPSAs de mediana y pequeña envergaduraexistirá un solo comprador . No obstante ello, puedeefectuarse una división de las compras en base a suimportancia. De esta forma, el jefe de compras manejará losmateriales representativos de fuertes egresos o que, poralguna u otra razón, sea conveniente que estén a su cargo. Uncomprador actúa en el resto de las adquisiciones . Esto lesignificará disponer de mucho tiempo pues, deberá conectarsecon gran cantidad de proveedores, pero el valor global de lascompras quizá no sea elevado.

(100) En definitiva elnúmero de compradores, dependerá fundamentalmente, de la diversidad de artículos a

Formas deorganización decompradores

Cantidad decotizadores


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comprar y, además, aunque en menor grado,del volumen de dichas compras. Ambosaspectos reflejarán el tamaño de la EPSA quese trate y de la importancia de los recursos dela operación. Así por ejemplo, una EPSA ubicada en el ejetroncal del país, requerirá como mínimo, cubrir el crecimientovegetativo de la población a través de la cobertura del serviciode agua potable, para lo cual tendrá que ejecutar un programade inversiones importante para cumplir con el objetivo. Efectuarel número de conexiones previstas para este propósito, implicala compra de tuberías, medidores, cajas para medidores yaccesorios con los cuales ejecutar la conexión individual, encantidades que, comparativamente, son superiores a las otrasempresas, dando por resultado parámetros diferenciadoresentre las mismas, en el tema de compras.

3.11 Personal administrativo(101) Otro aspecto también importante en laorganización deldepartamento de compras y su personal, esasignar a laspersonas responsables encargadas de efectuar elseguimiento o vinculación con los proveedores. De forma que,los bienes solicitados, ingresen en las fechasestablecidas y con las especificaciones técnicas solicitadas, afin de evitar demoras que perjudiquen el normal desarrollo delas tareas al interior de la EPSA. Se debe hacer especial énfasisde compras que son esenciales para la prestación de losservicios de agua potable y alcantarillado sanitario, como sonlos insumos químicos, la energía eléctrica entre otros.(102) Alpersonal de oficina , deben ser asignadas una seriede tareas burocráticas, entre las que se pueden mencionarrelativas al:• registro de los pedidos de compra,• las remisiones,• las facturas,• los informes por la recepción de las mercaderías y• todos registro necesario y vinculado con la función de

compras. (103) También, efectuará las verificaciones que vea porconveniente y practicará tareas de archivo.(104) Dada la importancia desustentar documentalmente una compra en cualquier EPSA, las tareasdeben efectuarse con orden y en relación a las políticas y, reglamentos deadquisición establecidos en la EPSA, de forma que permita su

La cantidad de cotizadotes estaráen función al volumen de trabajo, enel de artamento de com ras.

Tareas del personalde compras

Importancia delarchivo


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control y verificación de manera minuciosa al igual que otrastareas de índole administrativo.(105) La racionalidad de la administración de las compraspuede entenderse mejor, si proporcionamos una descripción de

la forma en que seorganizan las tareas a efectuar en eldepartamento de compras de una EPSA, en las siguientesdos instancias que reflejan el crecimiento y organización delcitado departamento:a) Integración completa en una EPSA

Cuando seestablece una EPSA, inicialmente casi todas lasfunciones son realizadas por el ejecutivo en jefe o por unaspocas personas clave, quienes constituyen el equipoadministrativo. Por ejemplo, lafunción de las compras puede serrealizada por el ejecutivo en jefe quien tambiénmaneja la programación de la compras y controla de cerca, losniveles de inventarios, de modo que no exista problema decoordinación o de control. Este sistema trabaja razonablementebien, y la evidencia demuestra que las funciones del tipo demanejo de materiales (por ejemplo compras, control deinventarios, almacenamiento y transporte), están originalmenteagrupadas y asignadas a una persona.

b) Evolución de las funciones independientes en unaEPSA

A medida que laactividad de la EPSA crece y se integranalgunas personas más a la organización, se hace evidenteque algunas ventajas serían mayores si lasfuncionesindividuales como compras, almacenamiento, transporte,programación de producción, control de inventarios y controlde calidad se separaran yse asignaran a personas detiempo completo.

(106) La principal ventaja, considerando que la carga detrabajo es suficiente para justificar una asignación de trabajo atiempo completo, es laespecialización ocupacional . El

agente de compras y posteriormente los compradores ocotizadotes que serán integrados aldepartamento de compras, seconvierten en especialistas profesionales.Ellos traen a su función, una experiencia disponible solamentecuando una personal puede dedicar todas sus energíasúnicamente a un trabajo. Pero, con el surgimiento de estasfunciones independientes, se desarrolla un problema que debeser evitado en cualquier tipo de organización, cual es laaparición de “funcionarios indispensables”. Este tipo de

funcionarios surgen dado el conocimiento altamenteespecializado que adquieren, motivo por el cual este proceso

Incorporación decompras con el

crecimiento de laEPSA

Especializar a los cotizadores, producemayor eficiencia en las compras.


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deberá estar acompañado porprogramas de rotación delpersonal que permitan contar con elcontrol de los procesos y tareas en todo momento al interior de la EPSA:

! 9. El Responsable de compras, deberá distribuir las funciones a sus dependientes,

de acuerdo al grado de centralización del departamento de compras.10. La especialización del personal permite realizar los procedimientos de compras,

en forma más eficiente.

?9. ¿Qué ventajas produce, para la EPSA, contar con un departamento centralizado

de compras?10. ¿Cuáles son las principales funciones del Jefe de Compras?11. ¿De que manera afecta a la organización del departamento de compras, la

relación con el departamento de comercialización?

3. En una EPSA que desarrolla sus actividades en diferentes regiones, ¿cómo se

puede organizar el departamento de compras?.4. Proporcione un ejemplo de una solicitud de compra, donde se tenga laintervención del departamento de finanzas.

1. Para organizar el departamento de compras, primero se tiene que conocer lasinterrelaciones con los otros departamentos, esto permitirá tener una dimensióndel tamaño necesario para que realice su trabajo.


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4. PROCEDIMIENTOS Y FLUJO DE INFORMACIÓN(107) La función compras , requiere una amplia variedad deprocedimientos de operación para realizar las actividades

diarias normales. Los procedimientos se encuentranreflejados en un Manual de Procedimientos que cada EPSA elaboraráen función a su estructura administrativa. Existen muchasrazones que justifican el desarrollo de los procedimientos aser expresados en un manual, entre las cuales tenemos:• Elelevado número de transacciones que habitualmente

se efectúan, solicitando distintos artículos y servicios en unaEPSA, requieren una información homogénea.

• Lagran cantidad de dinero involucrado.• La necesidad de una auditoria que permita verificar y

evaluar las operaciones de compras efectuadas.• Las consecuencias severas de un desempeño

insatisfactorio .• La contribución potencial a las operaciones efectivas

de la organización, relacionadas con el funcionamiento deldepartamento de compras.

(108) Elproceso de compra , está ligado estrechamente a todaslas funciones incluidas en una EPSA y almedio externo en elque se desarrolla, para lo cual tiene unanecesidad de sistemas completosde información . En este sentido, la introducción de lacomputadora y la gran gama de ofertas de paquetes informáticosrelativos al tema, han tenido un impacto importante para elproceso de compras y su administración.(109) Ya sea para propósitos desistematizar elproceso de lafunción compras , o para aplicaruna adecuadaorganización del departamento de compras, es importante conocer las distintasetapas que son consideradas en la función compras.

4.1 Etapas en el proceso de compras(110) Con el propósito de dar un panorama general sobre lasetapas sobresalientes en el proceso para la realización decompras, mencionaremos las siguientes:a) Reconocimiento de una necesidad; representa el inicio

del proceso de la compra, el cual surge ante una necesidadde abastecer el departamento de almacenes o, para cubrir unrequerimiento de una unidad solicitante. Aquí se deberáanalizar con precisión lo que se debe adquirir, lacantidad y, si es la época adecuada para hacerlo.

Justificación delManual deProcedimientos

El manual de procedimientosde compras, se constituye en el ABC, para las adquisiciones.

Procedimiento decompras


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Cap. 4. PROCEDIMIENTOS Y FLUJO DE INFORMACIÓN


b) Descripción de la necesidad; implica unadefinición exactade las características del artículo o del servicio que serequiere, expresadas en la solicitud de compra, la misma quepodrá ser remitida por el departamento de almacenes u otrodepartamento. La solicitud de compra deberá contar con laverificación de los responsables del presupuesto de la EPSA, losque deben dar la conformidad acerca de la existencia de losrecursos suficientes, en la partida que corresponda. Eldepartamento de presupuestos también determinará la fuentede financiamiento de la compra solicitada, antes de ser remitidaal departamento de compras.

c) Análisis de posibles fuentes de abastecimiento; unavez recibida la solicitud de compra, se procederá al análisis dela información disponible, para determinar el procedimientode su abastecimiento. Para este objeto, se recurrirá a lista deproveedores, registro de cotizaciones, catálogos, consultas deinternet, etc.

d) Determinación del precio; para este efecto se debeproceder a la obtención de cotizaciones. Esto consiste enefectuar consultas a distintos proveedores para obtenerprecios adecuados a través de pedidos de cotización.

e) Seleccionar el proveedor; en función a la evaluación delos oferentes, se tomará la decisión para elegir al quepresenta la mejor alternativa.

f) Asignar la orden de compra; en función a la selección delproveedor se cerrará el contrato mediante la confección de laorden de compra o, la elaboración de un contrato si el casoamerita.

g) Seguimiento y expedición de la orden; consiste enefectuar un seguimiento de la operación de compras, conel propósito detener la certeza de que el proveedor entregará los materiales en la fecha acordada.

h) Recepción e inspección; en el ingreso de los bienes se

originará un control de los mismos, en base a ladocumentación de la EPSA o, con el remito del proveedor, seprocederá a confeccionar el informe de recepción.

i) Entrega de los materiales; una vez que se cuentan con laconformidad de la recepción de los bienes, éstos sonentregados al departamento de almacén o directamente a launidad solicitante.

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