ADMINISTRACIÓN DE LOS INVENTARIOS

Mtro. Arturo Rivera López

Enero 2013

1. Clasificación de los inventarios

1.1 Conceptos de inventarios, “Existencias de cualquier artículo o recurso utilizado en una

organización” “Acumulaciones de materias primas, provisiones, componentes,

producto o trabajo en proceso y productos terminados que aparecen en numerosos puntos a lo largo de un proceso de producción y de la logística de una empresa”

“Recurso ocioso en espera de ser utilizado” Lo bueno de los inventarios: En las materias primas:

Aumenta la capacidad, la flexibilidad y la velocidad de respuesta.

Amortigua el incremento de precios

Favorece las estrategias de economías de escala, en la compra, en el transporte, en la carga y descarga de materiales

Proporciona protección contra variaciones en la demanda y el tiempo de entrega

En el producto en proceso:

Funciona como amortiguador en los cuellos de botella

Favorece estrategias de economías de escala en la producción

Representa un seguro contra contingencias En productos terminados:

Aumenta la capacidad de ofertar

Permite especular con los precios

Aumenta el servicio al cliente (por la disponibilidad, cercanía, diversidad, etc.)

En las refacciones:

Dan seguridad ante contingencias internas (fallas de máquinas, humanas, etc.) o externas (incendios, robos, inundaciones, etc.)

Evitan costos de urgencias Lo malo de los inventarios:

o Costos de almacenamiento o Costos de oportunidad o Dificultad de rotación o Incremento en el capital de trabajo

1.1 Tipos de inventarios

A. Productivos o Materias primas (Ej. Madera, láminas, etc.) o Insumos (Ej. Agua, combustible, herramientas,

consumibles, etc.) o Productos en tránsito (Ej. En transporte, en almacenes

intermedios, en otra locación, etc.) o Productos en proceso (Ej. Parcialmente procesados,

no ensamblados, falta acabado, etc.) B. Por la rotación

o Alta rotación (Ej. Alimentos, ropa, etc.) o Rotación media (Ej. Autos, electrodomésticos,

electrónicos, etc.) o Baja rotación (Ej. Vinos especiales, joyas, etc.) o Rotación nula (Ej. Artículos obsoletos o fuera de

temporada) C. Por estrategia

o De seguridad, para evitar caer en faltantes o De especulación, artículos que escasean o son de

temporada o De consignación, propiedad del proveedor, se paga lo

que se vende o Virtuales, adquirido vía Internet o en proceso para

terminar en una fecha específica

o Refacciones, piezas de difícil adquisición, obsoletas o muy especiales

o Máquinas y herramientas, en “stand by”, de respaldo o para cubrir “picos” de demanda.

1.3 Problemas en el manejo de inventarios

A. Naturaleza de la demanda

Patrón: Estacional (suéteres, equipos de aire acondicionado,

productos navideños, etc.), de pedido único o sin punto de re orden.

Cíclicos (serigrafía, autos, construcción, etc.), presentan un período de alto consumo una sola vez en la vida del producto o a intervalos de más de un año.

Perpetuo (refrescos, comida, zapatos, etc.), mantienen un nivel de demanda relativamente constante con pequeñas fluctuaciones

Aleatorio (discos, pinturas llantas, etc.), no es predecible su demanda

Dependencia:

Artículos de demanda independiente (zapatos, autos, televisores, etc.), su demanda no esta relacionada a la demanda de otro artículo

Artículos de demanda dependiente (Ingredientes, componentes para ensamble, etc.), su demanda depende de la demanda de otro artículo

B. El manejo

El método de demanda (Pull) El método del incremento (Push)

PLANTA ALMACENES A = Asignación a cada almacén Q = Cantidad requerida por cada almacén P = Pronóstico de la demanda

Q

A P

Push = Asignar suministros a cada almacén con base en el pronóstico

Pull = Reaprovisionar el inventario con tamaños de pedidos basados en necesidades

C. El grado de agregación del producto (grupos, familias, tipos,

etc.) Por su uso (Ej. En una ferretería, los artículos de

fontanería, herramientas, pinturas, etc.) Por su rotación (Ej. En una ferretería, al frente los de

alta rotación, después los de rotación media y al fondo los de baja rotación; pero en supermercado, al frente los de baja rotación y al fondo los de alta rotación)

Por su naturaleza (Ej. Bajo llave los de alto valor, a la intemperie los de uso rudo, en la parte inferior los muy voluminosos o muy pesados, etc.)

Por su costo (Ej. Control especial para los de alto valor, control general para los baratos, etc.)

D. La integración

En la cadena de suministros, pueden manejarse inventarios en varios niveles y canales, tales como:

FUENTE

PROVEEDOR

EMPRESA

DISTRIBUIDOR

CLIENTE

1.4 Los inventarios y sus costos. Objetivo del inventario: “Equilibrar la disponibilidad del producto (o servicio al

cliente), en el lugar, momento y cantidad deseadas, con el costo de suministrar dicha disponibilidad”

Esto normalmente se fundamenta en la

probabilidad de cumplir con la demanda a partir del stock actual. A esto se le llama nivel de servicio:

Los Costos A. Costo de ordenar, de adquisición o de compra

Procesar la orden o pedido Transporte o flete Carga / descarga Seguros y fianzas Servicios aduanales Documentación

B. Costo de preparación Habilitar materiales Ajuste y carga de máquinas Documentación

C. Costos de almacenar o mantener el inventario Ubicación o espacio Costo de capital, costo del dinero o costo de

oportunidad Costos de servicios, seguros, impuestos,

conservación, controles, etc. Costo de riesgos, tales como daño o deterioro,

obsolescencia, pérdida o robo.

D. Costos por falta de existencias Pérdida de ventas Urgencias Imagen

Gráficamente: Costos Ct Ct Ca Co Volumen

*Q

2. Modelo de la cantidad económica de pedido (EOQ por sus siglas en inglés)

2.1 ¿Cuánto ordenar?

Lote económico Ca

DCoQ

2*

Donde:

D = Demanda anual en piezas Co = Costo de ordenar o pedir un lote Ca = Costo de almacenar una pieza al año = ICu I = Porcentaje del costo unitario cargado al inventario Cu = Costo unitario (Precio de compra)

Costo anual de ordenar = Co Q

D

Costo anual de almacenar = Ca 2

Q

En el punto de equilibrio, el costo anual de ordenar y el costo anual de almacenar son iguales.

Costo total anual CT = Co Q

D + Ca

2

Q + DCu

Número esperado de pedidos al año = N = Q

D

Tiempo esperado

entre ordenes o pedidos T = N

añoporhábilesdíasde ····#·

Ejemplo 2. Una papelería tiene una demanda anual de 1000 cartuchos de tinta modelo P610 y desea reducir el costo de su inventario. Actualmente compra en lotes de 80 piezas. Tiene un costo de ordenar de $ 100 por orden y el costo de mantener en inventario una pieza al año es de $ 125. El costo de cada cartucho es de $ 300. Se laboran 300 días del año. Solución: Sistema actual: Q = 80 piezas D = 1000 piezas Co = 100 Ca = 125 CT = N = T =

Óptimo: D = 1000 piezas Co = 100 Ca = 125

*Q

CT = N = T = Para graficar, se tabulan costos a partir de valores asignados arbitrariamente al tamaño de la orden, menores y mayores que la cantidad óptima:

Tamaño del lote

Co anual Ca anual CT anual

2.2 ¿Cuándo ordenar?

Punto de re orden (q). Dado que los pedidos no siempre son surtidos de inmediato por el proveedor correspondiente, existe normalmente un tiempo de entrega entre el pedido y el suministro (Te): Q q q = d ·Te Te

T Del ejemplo 2, si el tiempo de entrega del proveedor fuera de 3 días, el punto de re orden sería:

q = 103300

1000

300Te

D piezas

Es decir, deben hacerse pedidos de ___ piezas cada __ días, cuando en el inventario solo queden 10 piezas.

2.3 ¿Convienen los descuentos?

En muchas ocasiones, los descuentos que ofrecen los proveedores son muy atractivos y nos conducen a hacer compras por volúmenes mayores, asegurando con ello su venta. Sin embargo, esto puede llevarnos a incurrir en costos mayores por manejo de inventarios, por lo cual, es muy importante hacer una evaluación de cada alternativa de descuento que nos ofrezcan.

Del mismo ejemplo 2, si el proveedor de cartuchos ofreciera descuentos por volumen de compra de acuerdo con la siguiente tabla, ¿Cuánto convendría comprar?

Opción Rango (piezas)

Descuento (%)

Precio con descuento ($)

Ca

0 1 2

0 – 200 201 – 300 301 – más

Sin desc. 3

4

300 291 288

125 121.25

120

Dado que el costo de almacenar (Ca) esta dado en función del precio unitario (Cu), entonces Ca se ve afectado directamente por el descuento Así, para el primer descuento:

*

1dQ

CT = Y para el segundo descuento:

*

2dQ

CT = Por lo tanto, conviene comprar ______ piezas en cada lote.

3. Sistemas de revisión continua (Q) y revisión periódica (P)

3.1 Características del sistema de revisión continua (Q) o de cantidad fija de pedido.

Este sistema es, en general, muy similar al modelo de la cantidad económica de pedido (EOQ), con la salvedad de que, si la demanda es incierta o fluctuante entonces, el nivel del inventario máximo y el tiempo del ciclo (T) no siempre son iguales, además de que existe el riesgo de incurrir en faltantes. Es un sistema perpetuo que requiere que cada vez que se haga un retiro o una adición al inventario, los registros deban ser actualizados para asegurar que el punto de re orden se detecte a tiempo para realizar el nuevo pedido. Q q 0 T1 T2 T3 3.2 Sistema de revisión Periódica (P) o de periodo fijo. En este sistema, el conteo tiene lugar solo durante el periodo de revisión. Este sistema se recomienda cuando los vendedores realizan visitas de rutina a los clientes y toman pedidos para toda su línea de productos o cuando los compradores desean combinar los pedidos para ahorrar en los costos de transporte. Las cantidades pedidas varían de un periodo a otro, dependiendo de las tasas de utilización, en referencia a un inventario meta, haciendo además necesario un inventario de seguridad para evitar los faltantes.

Q Q4 Q1 Q2 Q3 q 0 T T T 3.3 ¿Cuándo usar sistema Q y cuando usar sistema P? Las siguientes son algunas diferencias adicionales que tienden

a influenciar la elección de los sistemas:

El sistema de revisión periódica tiene un inventario promedio más grande

El sistema de revisión continua favorece a los artículos más costosos porque el inventario promedio es menor

El sistema de revisión continua es mas adecuado para artículos importantes, de mayor precio o críticos

El sistema P debe utilizarse cuando se ordenan artículos múltiples al mismo proveedor y deben entregarse en el mismo embarque

La elección de los sistemas Q y P debe realizarse teniendo como base el tiempo de reposición, el tipo de registros y el costo del artículo.

4. Métodos “Push” y “Pull”

4.1 Control de inventarios “Push” (Empujar) También llamado método de incrementos, donde las decisiones sobre cada inventario se hacen de manera independiente, la programación y reabastecimiento según el tamaño de los pedidos no necesariamente estarán coordinados con los tamaños de los lotes de producción, las cantidades económicas de compra, o los mínimos de tamaño de los pedidos. En general se usan cuando las economías de escala en la compra o producción valen más que los beneficios de los niveles mínimos de inventario. En el área productiva se le conoce también como “producción para almacenar”, ejemplo panaderías, tortillerías, tiendas de departamentos, zapaterías, etc. En este método se considera como capacidad de almacenamiento no solo lo que la planta de producción tiene, sino todos los espacios disponibles en almacenes, distribuidores e incluso clientes (en consignación). Para aplicar eficientemente este método se requiere: Estimar los requerimientos mediante métodos de pronóstico confiables Conocer en todo momento las cantidades disponibles en cada

almacenamiento Determinar requerimientos netos = Req. Totales – disponibles

4.2 control de inventarios “Pull” (jalar)

Este método ve cada almacén como independiente de los demás en el canal. El pronóstico de la demanda y la determinación de las cantidades de reaprovisionamiento se realizan tomando en consideración solo las condiciones locales. Este método es particularmente popular a nivel minoristas en el canal de suministro, ya que otorga bajos niveles de inventario en los puntos de abastecimiento, debido a su respuesta a las condiciones particulares de la demanda y de costo de cada punto de abastecimiento.

En el área productiva se le conoce también como “producción por pedido”, ejemplo, servicios (médicos, lavandería, auto lavado, instalaciones, etc.), talleres como (mecánico, zapatero, reparaciones en general), producción (tubos de acero, carpintería, serigrafía, etc.). En este método deben considerarse al menos 3 situaciones:

1. La demanda de una sola vez (pedido único), tales como los de artículos de temporada, vegetales, frutas, periódicos, medicamentos con vida de anaquel corta, juguetes y ropa de moda, carteles para campañas políticas, etc.

2. La demanda perpetua, donde los pedido se repiten en el tiempo, para lo cual se utilizan las herramientas de la cantidad económica de pedido y el punto de re orden.

3. La demanda incierta, para lo cual se recurre a la distribución normal y al nivel de servicio que quiera ofrecerse

5. Justo a tiempo y sus implicaciones en el inventario

5.1 Lógica del JIT (Just in Time)

Justo a Tiempo es una filosofía de solución continua y forzada de problemas para apoyar la producción esbelta, la cual proporciona al cliente justo lo que quiere y sin desperdicio, fundamentada en el concepto de jalar. Es un conjunto integrado de actividades diseñadas para lograr un alto volumen de producción, utilizando inventarios mínimos de materia prima, trabajo en proceso y productos terminados. El hecho de que las unidades correctas no lleguen justo cuando se requieren pone en evidencia la presencia de un problema. Un sistema JIT que evita los excesos de inventario y de tiempo, permite eliminar los costos asociados con el inventario innecesario y mejorar el rendimiento. ¿Qué es?

Una filosofía gerencial

Un sistema “Pull” en toda la planta ¿Qué hace?

Ataca el desperdicio (Tiempo, inventario, desechos)

Expone problemas y cuellos de botella

Logra una producción racionalizada ¿Qué requiere?

Participación de los empleados

Fundamentos de ingeniería industrial

Mejoramiento continuo

Control total de calidad

Lotes pequeños ¿Qué supone?

Un ambiente estable.

5.2 Eliminación de desperdicios

Fujio Cho identifica 7 tipos principales de desperdicio que deben eliminarse: 1. Desperdicio de la sobre producción 2. Desperdicio de tiempo de espera 3. Desperdicio de transporte 4. Desperdicio de inventario 5. Desperdicio de procesamiento 6. Desperdicio de movimiento 7. Desperdicio por mala calidad

El “Justo a Tiempo” sustituye el “por si acaso” de los altos niveles de inventario. El JIT elimina el inventario que oculta la variabilidad en los sistemas de producción, tales como demoras en las entregas, descomposturas de máquinas y mal desempeño del personal, tiempos de preparación, productos defectuosos, entregas tardías, tiempos muertos, etc.

Por lo tanto, si se detectan estos variabilidades o problemas, se puede establecer un plan de mejora para eliminarlos y, consecuentemente se podrá reducir o eliminar el inventario. El JIT también tiene como objetivo primordial, reducir el tamaño de los lotes ya que contribuye con esto a reducir el nivel del inventario y sus costos. Para el JIT, el tamaño óptimo del lote es una pieza, la cual se “jala” de un proceso adyacente, es decir, para determinar el tamaño óptimo del lote (EOQ), se toma en cuenta el análisis del proceso, el tiempo de transporte y los contenedores usados en el transporte. Inventario

200 100 50 T

5.3 Método Kanban

Los japoneses llaman Kanban al sistema de “jalar” el inventario en proceso en lotes pequeños, de preferencia unitarios, exclusivamente cuando es necesario. Kanban significa “tarjeta” en japonés, dado que con frecuencia usan una tarjeta para indicar que se requiere otro contenedor de material.

Algunas consideraciones para el manejo de kanbans: 1. Cuando el productor y el usuario no tienen contacto visual, se

podría usar una tarjeta, una luz, un banderín o un espacio vacío. 2. Si se requiere “jalar” varios componentes para un ensamble, se

debe llevar un kanban distinto para cada artículo.

6.1 Sistema ABC El análisis ABC divide el inventario que se tiene en 3 grupos, según su volumen anual en pesos. El sistema ABC es una aplicación del principio o regla de Pareto (economista italiano del siglo XIX), también conocida como regla del 80 – 20, la cual establece que hay “pocos artículos importantes y muchos triviales”. La idea consiste en establecer políticas de inventario que centren sus recursos en los pocos artículos importantes del inventario y no en los muchos triviales. Resulta poco realista dar seguimiento a los artículos baratos con el mismo cuidado que a los artículos costosos. Otros criterios, además del volumen anual en pesos podrían ser, por ejemplo, problemas de entrega, problemas de calidad, alto costo unitario, etc. Las políticas que se basan en le sistema ABC incluyen: 1. Los recursos de compras que se dedican al desarrollo de proveedores

deben ser mucho mayores para los artículos A que para los artículos C. 2. Los artículos A, a diferencia de los B y C, deben tener un control físico

mucho mas riguroso, quizá deban colocarse en áreas más seguras y tal vez la exactitud de los registros de los artículos A debe verificarse con más frecuencia.

3. El pronóstico de los artículos A merece más cuidado que el de otros. Ejemplo 5.

Una empresa tiene los siguientes 10 artículos en inventario, realice una clasificación ABC y grafique.

Artículo Demanda anual

Costo unitario

Costo anual

Porcentaje Clasif. ABC

A2 3000 $ 50

B8 4000 12

C7 1500 45

D1 6000 10

E9 1000 20

F3 500 500

G2 300 1500

H2 600 20

J5 1750 10

K8 2500 5

% costo anual % de artículos en inventario

6.2 Planeación de requerimiento de materiales (MRP) Planeación de requerimiento de materiales (MRP) es una técnica utilizada en artículos de demanda dependiente (partes de un ensamble o ingredientes de un producto final), que usa listas de materiales, inventario, facturación esperada y programa maestro de producción, con la finalidad de determinar los requerimientos de materiales. El MRP indica cuando debe ordenarse un artículo a los proveedores si no hay artículos en inventario, o cuando debe comenzar la producción de un artículo para satisfacer la demanda del producto terminado en una fecha dada. Por lo tanto, el MRP es una plan en retrospectiva, que parte de la fecha de entrega del producto y termina en la fecha mas reciente en la que deben colocarse los pedidos u ordenes de producción para poder cumplir con la demanda. Ejemplo 6. Una empresa vende un artículo formado por diversas piezas como se muestra en el diagrama de ensamble. El artículo y cada una de las piezas que lo forman presentan características de abastecimiento y almacenaje distintos, como se muestra en la tabla: Demanda: 25 piezas en semana 6 15 piezas en semana 8

A

C B

E

D

E

Art Inv.

(pzs)

Te

(sem)

Costo

alm/sem

Rel.

A 5 2 1.5 0

B 10 1 0.5 2

C 5 2 0.5 1

D 10 1 0.25 2

E 0 2 0.25 1, 2

Solución: Tabla MRP

A Semana 1 2 3 4 5 6 7 8

Requerimiento Bruto

Inventario

Requerimiento Neto

Orden por

B Semana 1 2 3 4 5 6 7 8

Requerimiento Bruto

Inventario

Requerimiento Neto

Orden por

C Semana 1 2 3 4 5 6 7 8

Requerimiento Bruto

Inventario

Requerimiento Neto

Orden por

D Semana 1 2 3 4 5 6 7 8

Requerimiento Bruto

Inventario

Requerimiento Neto

Orden por

E Semana 1 2 3 4 5 6 7 8

Requerimiento Bruto

Inventario

Requerimiento Neto

Orden por

Tabla de inventarios planeados:

Art. Tipo Inv.

1 2 3 4 5 6 7 8 Costo

A

B

C

D

E

Costo Total =