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Administración documental - 249708

Wendy Cuadro FuentesActividad Semana 3– Generalidades del Documento

Material elaborado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia.

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DOCUMENTO

Generalidades de los Documentos

Actividad de Aprendizaje

Analiza el documento anterior y responde:

1. Es documento de archivo Si – No - ¿por qué?Si es documento de archivo, porque es el registro de una informaciónproducida por una entidad privada en razón de su actividad o función, que para

el caso deja evidencia de la realización de un evento de graduación. Quedebe ser archivado para comprobar en un momento dado su legalidad.

2. Los caracteres internos del documento son:  ➢ Entidad Productora: Universidad de San Buenaventura

  ➢ Orígenes Funcionales: Fray Héctor Eduardo Lugo García, Rector Luis Alberto Rada Campo, Decano

Silvia Elena Vélez Peláez, Secretaria

  ➢ Fecha y Lugar de Producción: 21 de Marzo de 1998, Medellín

  ➢Contenido Sustantivo: Acta de Graduación de la Facultad de Educaciónde la Universidad San Buenaventura del programa Licenciatura en docenciapara tecnólogos y profesionales.

3. Los caracteres externos del documento son:➢ Clase: la información se trasmite en forma textual.

➢ Tipo: Se identifica de acuerdo a la estructura: carta telegrama, cheques,oficios, memorias, informes, recibos, etcétera. Este es un Acta degraduación.

➢ Formato: Corresponde a las características físicas del documento,independientemente del soporte en que éste se encuentre (tamaño carta,oficio, esquela; disquete, CD). Este se encuentra en tamaño oficio.

➢ Cantidad, equivale a la unidad de medida bajo la que el documento seencuentra (carpeta, legajo, volumen, foja, hoja). Este documento es unahoja.

Material elaborado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia.

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➢ Forma: Se refiere a la autenticidad del documento, si está en original,copia o reproducción (microfilmación, digitalización). Este documento esdigitalizado.

4. Los elementos que lo componen son:Los elementos que caracterizan el documento en general son:  ➢ El soporte: el material sobre el que se plasma el texto (sea escrito outilice cualquier otro medio de expresión). Entonces el soporte del Acta esescrito.  ➢ El contenido: la información que recoge. La información que recoge elActa está relacionada con la ceremonia de graduación efectuada el 21 demarzo de 1998.➢Técnica: Escritura➢ Estructura: Encabezado, corresponde al logo de la entidad, programa ynúmero de acta

Fecha y motivo de reuniónPersonal AsistenteResoluciónFirmas

5. Sus características son:

➢ Carácter Seriado: 495-98➢ Carácter de Unicidad: Acta Individual de Graduación➢ Carácter de Objetividad: Registra el acta de graduación el día 21 de marzo de1998 en la Universidad San Buenaventura.

Material elaborado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia.