Acta Sesión 12-2012 - Archivo Nacional de Costa Rica · 2012-05-03 · Acta CNSED 12-2012 1 Acta...

Acta CNSED 12-2012 1

Acta No. 12-2012 correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las instalaciones de la Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir de las 8:30 horas del día 07 de marzo de 2012; con la asistencia del señor José Bernal Rivas Fernández, Presidente de la Comisión, en representación del Presidente de la Junta Administrativa del Archivo Nacional; la señora Carmen Campos Ramírez, Subdirectora General y Jefe por recargo del Departamento Archivo Histórico y Vicepresidenta de la Comisión; el señor Raymundo Brenes Rosales, Historiador; la señorita Camila Carreras Herrero, Técnica nombrada por la Dirección General del Archivo Nacional y la señorita María Fernanda Guzmán Calderón, Secretaria del Departamento Servicios Archivísticos Externos. Ausente con justificación: la señora Virginia Chacón Arias, Directora Ejecutiva de la Comisión. Asiste: el señor Javier Gómez Jiménez, Profesional responsable de los informes. Convocados: la señora Nuria Calderón Marín, Jefe de la Sección Gestión de Información y Documentación y Presidenta del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Municipalidad de San José; la señora Idhina Barrientos Rojas, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo (INVU); el señor Gerardo Salazar González, Jefe de la Sub Área Archivo y Correspondencia Institucional y Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS) y el señor William Vargas Gamboa, Encargado del Proceso Archivo y Correspondencia y Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC). CAPITULO I. LECTURA Y APROBACIÓN DE ACTAS Artículo 1. Lectura, comentario y aprobación del Acta 11-2012. ACUERDO 1: Se aprueba el Acta 11-2012 con correcciones. CAPITULO II. ACUERDOS PENDIENTES Artículo 2. Sesión 01-2012 del 11 de enero de 2012: Acuerdo 2. Enviar un recordatorio a la señora Sandra Céspedes Porras, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Costarricense sobre Drogas (ICD), comunicando que sigue pendiente de respuesta el Acuerdo 3 tomado en sesión 32-2011 del 05 de octubre de 2011, el cual indica lo siguiente: “Dejar pendiente de aprobación la solicitud de Tabla de Plazos de Conservación de Documentos presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Costarricense sobre Drogas (ICD), mediante oficio CISED-001-2011 de 06 de enero de 2011, para el Fondo: Instituto Costarricense sobre Drogas (ICD), Subfondo: 8. Unidad Administración de Bienes Decomisados y Comisados-UAB; hasta tanto no se reciba el pronunciamiento de la Asesoría Legal del ICD respecto a la presentación de una muestra de los expedientes de donación de bienes comisados y de bienes decomisados; ya que es necesario poder verificar su contenido para decidir la posible declaratoria de valor científico - cultural.” Además se le comunica que cuenta con 10 días hábiles para responder a partir


del recibo de esta comunicación, y en caso de no hacerlo, se archivará su trámite. Enviar copia de este acuerdo al señor Engels Jiménez Padilla de la Unidad de Administración de Bienes del Instituto Costarricense sobre Drogas (ICD). Artículo 3. Sesión 01-2012 del 11 de enero de 2012: Acuerdo 3. Enviar un recordatorio a la señora Sandra Céspedes Porras, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Costarricense sobre Drogas (ICD), comunicando que sigue pendiente de respuesta el Acuerdo 5 tomado en sesión 32-2011 del 05 de octubre de 2011, el cual indica lo siguiente: “Solicitar a la señora Sandra Céspedes Porras, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Costarricense sobre Drogas (ICD); una descripción sobre el proceso de Decomiso y Comiso de los Bienes Utilizados como Medio o Provenientes de los Delitos Previstos; con el fin de que esta Comisión cuente con la información necesaria para el análisis de la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos de la unidad Administración de Bienes Decomisados y Comisados-UAB”. Además se le comunica que cuenta con 10 días hábiles para responder a partir del recibo de esta comunicación, y en caso de no hacerlo, se archivará su trámite. La señorita María Fernanda Guzmán Calderón, Secretaria del Departamento Servicios Archivísticos Externos, informa haber recibido una llamada telefónica de la señora Sandra Céspedes Porras, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Costarricense sobre Drogas (ICD) indicando que aún no ha podido enviar las respuestas a los Acuerdos 2 y 3 de la sesión 01-2012 de 11 de enero de 2012, por cuanto ni la Asesoría Legal ni la Unidad de Administración de Bienes Decomisados y Comisados del Instituto Costarricense sobre Drogas (ICD) le han remitido el insumo necesario para brindar las respuestas a las consultas realizadas. Además, agrega que el plazo para responder dichos acuerdos se vence el próximo viernes 09 de marzo de 2012; por lo que al no recibir respuesta alguna se deberá proceder a archivar sin resolver el trámite. Ante estos comentarios, los miembros de esta Comisión acuerdan: ACUERDO 2. Solicitar a la Jefatura del Departamento Servicios Archivísticos Externos, que en caso de no recibir respuesta a los Acuerdos 2 y 3 de la sesión 01-2012 de 11 de enero de 2012 del Instituto Costarricense sobre Drogas (ICD), se proceda a archivar sin resolver la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos perteneciente a la Unidad de Administración de Bienes Decomisados y Comisados; indicando al Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Costarricense sobre Drogas (ICD) que deberán presentar nuevamente el trámite ante esta Comisión. ACUERDO FIRME. Artículo 4. Sesión 07-2012 del 02 de febrero de 2012: Acuerdo 5. Comunicar al señor Yáyner Sruh Rodríguez, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Banco Central de Costa Rica (BCCR) que esta Comisión ha analizado el contenido del CISED-05-2011 de 25 de noviembre de 2011; y dado lo anterior le solicita remitir las Tablas de Plazos de Conservación de Documentos de dicho Banco e incluir todas las correcciones que ya anteriormente se le habían solicitado, esto con el fin de que sean valoradas por un Profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos y verificar si se han subsanado todas las inconsistencias y de esta forma conocer sí procede realizar el Informe de Valoración respectivo. Enviar copia de este acuerdo a la señora Virginia Chacón Arias, Jefe por recargo por Departamento Servicios Archivísticos Externos.


ACUERDO 3. Comunicar al señor Yáyner Sruh Rodríguez, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Banco Central de Costa Rica (BCCR) que de conformidad con el Acuerdo 5 tomado en la Sesión 07-2012 celebrada el 02 de febrero de 2012 por esta comisión, se le solicita la remisión de las tablas de plazos de conservación de documentos de dicho banco con las correcciones solicitadas con anterioridad por el Departamento Servicios Archivísticos Externos, según lo indicado en el oficio CISED-05-2011 del 25 de noviembre de 2011. Por tal motivo, esta comisión le reitera esta solicitud y le concede un plazo de 10 días hábiles después de notificado este acuerdo, para recibir nuevamente las citadas tablas de plazos, de no recibirse en el plazo indicado se da por concluido este trámite. CAPTULO III. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE LA SIGUIENTE VALORACIÓN: Artículo 5. Informe de Valoración: IV-42-2011-TP Asunto: Tablas de Plazos de Conservación de Documentos Fondo: Municipalidad de San José *Pendiente de aclaración* Subfondo: 1. Dirección de Asuntos Jurídicos. Convocada: la señora Nuria Calderón Marín, Jefe de la Sección Gestión de Información y Documentación y Presidenta del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Municipalidad de San José. Hora: 9:00 a.m. Se deja constancia de que durante la sesión, la solicitud de valoración de la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos estuvo a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 9:13 horas ingresa el señor Javier Gómez Jiménez, Profesional responsable del informe. La señora Nuria Calderón Marín, Jefe de la Sección Gestión de Información y Documentación y Presidenta del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Municipalidad de San José, justificó su ausencia mediante correo electrónico recibido el día lunes 05 de marzo de 2012. El señor Gómez Jiménez, Profesional responsable del informe; procede a exponer las consideraciones previas del informe de valoración, entre las cuales se destacan: (...) 3.14 Como resultado de la presentación de esta solicitud de valoración ante la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos en la sesión Nº 05-2012 del 25 de enero de 2012, surgieron una serie de consultas, las cuales se comunicaron mediante oficio CNSED-34-2012 de 14 de febrero de 2012, al suscrito. En dicho oficio se comunicó lo siguiente: “Acuerdo 1. Dejar pendiente de aprobación la solicitud de valoración de las Tablas de Plazos de Conservación de Documentos presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Municipalidad de San José, Subfondo: 19. Dirección de Asuntos Jurídicos, hasta tanto el señor Javier Gómez Jiménez, Profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos realice, en conjunto con la Encargada


del Archivo Central de dicha Municipalidad; una visita para verificar el contenido de los siguientes tipos documentales: 19.4 Convenios de prestación de bienes, 19.5 Convenios de prestación de servicios, 19.9 Expedientes de defensorías, 19.11 Expediente de expropiaciones, 19.15 Expedientes de denuncias penales y ambientales, 19.17 Expedientes contenciosos administrativos, 19.20 Desahucios administrativos y 19.22 Expediente de donaciones, esto con el fin de que esta Comisión utilice como insumo dicha información para emitir criterio sobre la declaratoria de valor científico-cultural de dichos documentos.” 3.15 En razón de lo solicitado, el suscrito realizó una visita a la Dirección de Asuntos Jurídicos de la Municipalidad de San José el día 22 de febrero de 2012. Como resultado de la visita, junto a la señorita Angie, funcionaria del Archivo Central, se entrevistó al señor David Venegas Rojas, funcionario de dicha Dirección, y se corroboró la siguiente información: - 19.4 Convenios de prestación de bienes: corresponde a expedientes que contienen en su mayoría convenios sobre préstamos de bienes inmuebles, los cuales son generalmente firmados con Juntas de Desarrollo Comunal, las cuales utilizan las infraestructuras para uso de la comunidad, por ejemplo: alquiler de “salones comunales”, instalación de centros de atención médica, etc. - 19.5 Convenios de prestación de servicios: corresponde a expedientes de prestación de diversos servicios tales como educativos, sociales, culturales, turísticos. Se observaron convenios tales como: instalación de un centro de cómputo para uso de la comunidad llamado “Club House”, paseos nocturnos en el casco urbano de San José con el grupo “Chepe-Cletas”, exposición de esculturas con el empresa Gigantogafías para realizar el “Cow Parade” y “Peace Parade”. - 19.9 Expedientes de defensorías: corresponde a denuncias realizadas por ciudadanos del cantón por casos tales como: descuido de lotes baldíos o infraestructura (caso de edificio declarado patrimonio arquitectónico), presencia de aguas negras, ruido, etc. La Defensoría de los Habitantes también da trámite a estos casos, sin embargo, según indicó el señor David Venegas Rojas, Asesor Legal de la Dirección de Asuntos Jurídicos, los expedientes de cada entidad no contienen los mismos documentos, además las resoluciones del ente defensor no son vinculantes para la Municipalidad. - 19.11 Expediente de expropiaciones: corresponde al trámite seguido por la Municipalidad para apropiarse de una propiedad particular, con el fin de brindar un beneficio comunal, por ejemplo: construcción de una carretera, reparación de alcantarillado para evitar inundaciones, edificios declarados patrimonio arquitectónico (caso de la antigua Botica Solera). - 19.15 Expedientes de denuncias penales y ambientales: los casos penales corresponden en su mayoría sobre abusos de autoridad por parte de la Policía Municipal. En cuanto a los casos ambientales son sobre asuntos relacionados con daños contra el ambiente causados por la Municipalidad, por ejemplo: manejo del relleno sanitario en la Carpio. - 19.17 Expedientes contenciosos administrativos: según indicó el señor David Venegas Rojas, Asesor Legal de la Dirección de Asuntos Jurídicos, existen documentos en


los expedientes que custodia la Municipalidad, que no se encuentran en el expediente que tramita el Juzgado correspondiente. Ya que, la Dirección reúne los documentos provenientes de diferentes oficinas municipales y posteriormente decide cuales son los que remitirá al Juzgado. - 19.20 Desahucios administrativos: corresponde a casos de “precarismo”, es decir la ocupación de propiedades municipales que no son de uso público, por lo tanto, la Municipalidad realiza la denuncia ante el Ministerio de Seguridad Pública y posteriormente se procede con el desalojo en coordinación con la Policía Municipal y la Fuerza Pública. Se debe mencionar, que este trámite es diferente al que se refleja en la serie “19.4 Expediente de invasiones”, ya que, en el desahucio se realiza una recuperación de propiedades de la Municipalidad que no están destinadas para la utilización de todos los ciudadanos como los parques o calles. En el caso de las invasiones sí corresponden a la ocupación de lugares destinados para el uso público, por lo tanto, la Municipalidad procede de forma independiente. - 19.22 Expediente de donaciones: la mayoría de los trámites que contiene este expediente corresponden a las donaciones del 10% del espacio físico que deben otorgar las urbanizaciones a la Municipalidad en cumplimiento con la Ley de Planificación Urbana. Aparte de estos trámites, entre las últimas donaciones realizadas fueron la de un bus para uso de la Municipalidad y de libros. 3.16 De lo antes expuesto, es criterio del suscrito proponerle a la CNSED, el otorgarle valor científico-cultural a todas las series documentales mencionadas en el punto 3.15, y también a la serie “19.4 Expediente de invasiones”, por ser un complemento de la serie “19.20 Desahucios administrativos”. Para todas las series se considera conveniente indicar que se deben escoger los casos más relevantes para la Municipalidad, elegidos a juicio del Encargado del Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora de los documentos. Posterior a la lectura del informe de valoración, los miembros de esta comisión acuerdan: ACUERDO 4. Aprobar la solicitud de valoración de Tablas de Plazos de Conservación de Documentos presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Municipalidad de San José, mediante oficio 002-CSE-MSJ-2011 de 26 de julio de 2011, para el Fondo: Municipalidad de San José, Subfondo: 19. Dirección de Asuntos Jurídicos. La aprobación se hace conforme a lo siguiente:

FONDO: MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ SUBFONDO: Alcaldía Municipal Sección: 19. Dirección de Asuntos Jurídicos1 Funciones: Realizar la defensa jurídica institucional en las instancias que correspondan, asesorar y ejecutar las actividades en materia jurídica.

N° orden Tipo / serie documental

Vigencia Administrativa –

Legal

Valor científico –cultural

19.1 Correspondencia. Original y copia

5 años No *

1 No se incluyeron las series documentales, “Expediente sobre programa de vivienda de la municipalidad” y “Decomisos de ventas ambulantes”, las cuales cuentan con declaratoria de valor científico cultural, para esta última serie documental se explicó en el oficio 004-CSED-MSJ-2011 que “... son generados ahora por el proceso de Normativa Municipal, y se incluirán en las tablas de ese proceso, cuando las enviemos.”


19.2 Contratos de licitación. Copia Original: Expediente de licitación de Recursos Materiales y Servicios

4 años No *

19.3 Contratos de becas. Original 2 años No * 19.4

Convenios de prestación de bienes.2 Original Contenido: prestación de un bien municipal para uso de alguna comunidad Soporte: papel Cantidad: 3.40 m Fechas: 1998-2011

100 años Sí. Porque demuestran la disposición y distribución de bienes propiedad de la Municipalidad y que son prestados a una determinada comunidad según sus necesidades. Elegir los más relevantes a criterio del Encargado del Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora.

19.5

Convenios de prestación de servicios.3 Original Contenido: convenios para capacitación, desarrollo local y prestación de servicios (ámbito nacional). Soporte: papel Cantidad: 0.25 m Fechas: 1986-2011

1 año para la oficina productora

Permanente para el Archivo Central

Sí4. Porque reflejan las relaciones y acuerdos entre la Municipalidad y otros entes, en búsqueda de mejores condiciones para el desarrollo del cantón. Elegir los más relevantes a criterio del Encargado del Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora.

19.6 Recursos de Hábeas Corpus. Copia5 4 años No * 19.7 Expediente de colisión. Original 3 años No * 19.8 Expedientes de ejecución de sentencia.

Original 5 años No *

19.9

Expediente de defensorías.6 Original Copia: ninguna Contenido: quejas y denuncias que presentan los vecinos del cantón por actuaciones u omisiones de la municipalidad. Soporte: papel Cantidad: 5 m Fechas: 1997-2011

4 años Sí. Porque reflejan las denuncias realizadas por ciudadanos del cantón y la forma como son resultas por la Municipalidad. Elegir los más relevantes a criterio del Encargado del Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora.

19.10 Expedientes de recursos de amparo. Original

5 años No *

2 En visita a la Dirección de Asuntos Jurídicos de la Municipalidad de San José el día 22 de febrero de 2012 se corroboró lo siguiente: corresponde a expedientes que contienen en su mayoría convenios sobre préstamos de bienes inmuebles, los cuales son generalmente firmados con Juntas de Desarrollo Comunal, las cuales utilizan las infraestructuras para uso de la comunidad, por ejemplo: alquiler de “salones comunales”, instalación de centros de atención médica, etc. 3 En visita a la Dirección de Asuntos Jurídicos de la Municipalidad de San José el día 22 de febrero de 2012 se corroboró lo siguiente: corresponde a expedientes de prestación de diversos servicios tales como educativos, sociales, culturales, turísticos. Se observaron convenios tales como: instalación de un centro de cómputo para uso de la comunidad llamado “Club House”, paseos nocturnos en el casco urbano de San José con el grupo “Chepe-Cletas”, exposición de esculturas con el empresa Giganto Grafías para realizar el “Cow Parade” y “Peace Parade”. 4 Declarado con valor científico cultural en sesión de la CNSED Nº 12-94 de 1 de setiembre de 1994. En la columna de observaciones se indica lo siguiente: “Esto incluye convenios entre municipalidades incluida en la tabla de plazos anterior.” 5 En la tabla de plazos no se consignó si corresponden a originales o copias, sin embargo, la señora Nuria Calderón Marín, presidenta del CISED del la MSJ indicó en sesión 5-2011 de 25 de enero de 2012, que corresponden a copias. 6 En visita a la Dirección de Asuntos Jurídicos de la Municipalidad de San José el día 22 de febrero de 2012 se corroboró lo siguiente: corresponde a denuncias realizadas por ciudadanos del cantón por casos tales como: descuido de lotes baldíos o infraestructura (caso de edificio declarado patrimonio arquitectónico), presencia de aguas negras, ruido, etc. La Defensoría de los Habitantes también da trámite a estos casos, sin embargo, según indicó el señor David Venegas Rojas, Asesor Legal de la Dirección de Asuntos Jurídicos, los expedientes de cada entidad no contiene los mismos documentos, además las resoluciones del ente defensor no son vinculantes para la Municipalidad.


19.11

Expediente de expropiaciones.7 Original Copia: ninguna Contenido: criterios técnicos, avalúo, aceptación del propietario y documentación relacionada con la cancelación del dinero. Soporte: papel Cantidad: 1 m Fechas: 1995-2011

3 años Sí. Porque es la evidencia del procedimiento administrativo por el cual la Municipalidad, en atención al interés público, dispone para sí la transferencia del bien de un particular, a cambio, de la respectiva indemnización. Elegir los más relevantes a criterio del Encargado del Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora.

19.12 Expediente de apelaciones. Original

5 años No *

19.13 Expediente ordinario laboral.8 Original

10 años No *

19.14

Expedientes de invasiones.9 Original Contenido: demandas que se presentan por invasión de propiedades públicas Soporte: papel Cantidad:50 m Fechas:1994-2011

5 años Sí. Porque reflejan el trámite seguido por la Municipalidad para recuperar propiedades destinadas para el uso público que fueron ocupadas de forma ilegal. Elegir una muestra del 5% de los más relevantes a criterio del Encargado del Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora.

19.15 Expedientes de denuncias penales y ambientales. 10Original Copia: ninguna Contenido: denuncias que se presentan por delitos penales y delitos contra el ambiente.11 Soporte: papel Cantidad: 4.25 m Fechas: 1997-2011

7 años Sí. Porque reflejan las denuncias por abusos de autoridad y posibles daños ambientales causados por el municipio. Elegir los más relevantes a criterio del Encargado del Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora.

19.16 Expediente de información posesoria. Original

5 años No *

19.17

Expedientes contenciosos administrativos.12 Original Copia: ninguna

10 años Sí. Ya que reflejan el accionar de la Municipalidad en materia de demandas. Elegir los más relevantes a criterio del Encargado del

7 En visita a la Dirección de Asuntos Jurídicos de la Municipalidad de San José el día 22 de febrero de 2012 se corroboró lo siguiente: corresponde al trámite seguido por la Municipalidad para apropiarse de una propiedad particular, con el fin de brindar un beneficio comunal, por ejemplo: construcción de una carretera, reparación de alcantarillado para evitar inundaciones, edificios declarados patrimonio arquitectónico (caso de la antigua Botica Solera). 8 En la tabla de plazos se indica que este expediente lo mantiene el Departamento de Recursos Humanos a partir del año 2008. 9 En visita a la Dirección de Asuntos Jurídicos de la Municipalidad de San José el día 22 de febrero de 2012 se corroboró lo siguiente: En el caso de las invasiones sí corresponden a la ocupación de lugares destinados para el uso público, por lo tanto, la Municipalidad procede de forma independiente. 10 En la columna de observaciones se anotó lo siguiente: “Esto incluye denuncias por violaciones al Código Municipal, incluidas así por la anterior tabla de plazos”. Esta última serie documental fue declarada con valor científico cultural, sin embargo, existe una inconsistencia con la fecha de inicio ya que en la actual tabla de plazos se apunta el año 1997, y la declaratoria se dio en el año 1994, por lo tanto, suponiendo que la serie documental comenzó a producirse en el año en que se presentó la primera versión de la tabla de plazos, existe un período de dos años que no se incluyó en la actualidad. Además en visita a la Dirección de Asuntos Jurídicos de la Municipalidad de San José el día 22 de febrero de 2012 se corroboró que no existe documentación más antigua que la del año 1997. 11 En visita a la Dirección de Asuntos Jurídicos de la Municipalidad de San José el día 22 de febrero de 2012 se corroboró lo siguiente: los casos penales corresponden en su mayoría sobre abusos de autoridad por parte de la Policía Municipal. En cuanto a los casos ambientales son sobre asuntos relacionados con daños contra el ambiente causados por la Municipalidad, por ejemplo: manejo del relleno sanitario en la Carpio.


Contenido: demandas que se presentan por actuaciones u omisiones de la municipalidad en materia contenciosa, contienen documentos que no se encuentran en el juzgado competente Soporte: papel Cantidad: 4 m Fechas: 1985-2011

Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora.

19.18 Expediente de acciones de inconstitucionalidad. Original

5 años No *

19.19 Expediente incidentes de cobro. Original

3 años No *

19.20

Desahucios administrativos.13 Original. Copia: ninguna Contenido: demandas que se presentan ante el Ministerio de Seguridad Pública para desalojar a una persona que ocupa un bien municipal. Soporte: papel Cantidad: 0.40 m Fechas: 2003-2011

4 años Sí. Ya que evidencian la recuperación de propiedades de la Municipalidad que no están destinadas para el uso público. Elegir los más relevantes a criterio del Jefe de la oficina productora y el Encargado del Archivo Central.

19.21 Expediente interdictos de amparo. Original

5 años No *

19.22

Expediente de donaciones.14 Original Copia: ninguna Contenido: recibo de bienes muebles o inmuebles de un particular. Soporte: papel Cantidad: 0.85 m Fechas: 1970-2011

3 años Sí15, ya que se evidencian las donaciones de bienes muebles e inmuebles para el uso comunal y de bienes muebles utilizados para la mejora de los servicios municipales. Elegir los más relevantes a juicio del Jefe de la oficina productora y el Encargado del Archivo Central.

19.23 Expediente de reclamos administrativos. Original

2 años No *

19.24 Expediente de medidas cautelares. Original

3 años No *

19.25 Pedidos de material. Copia 2 años No * 19.26 Pedidos de suministros. Copia 2 años No * 19.27 Consecutivo numérico. Copia 5 años No *

12 Declarado con valor científico cultural en sesión de la CNSED Nº 12-94 de 1 de setiembre de 1994. En la columna de observaciones se indica lo siguiente: “Antes se llamaba Expediente de juicios contenciosos”. En visita a la Dirección de Asuntos Jurídicos de la Municipalidad de San José el día 22 de febrero de 2012 se corroboró lo siguiente: según indicó el señor David Venegas Rojas, Asesor Legal de la Dirección de Asuntos Jurídicos, existen documentos en los expedientes que custodia la Municipalidad, que no se encuentran en el expediente que tramita el Juzgado correspondiente. Ya que, la Dirección reúne los documentos provenientes de diferentes oficinas municipales y posteriormente decide cuales son los que remitirá al Juzgado. 13 En visita a la Dirección de Asuntos Jurídicos de la Municipalidad de San José el día 22 de febrero de 2012 se corroboró lo siguiente: corresponde a casos de “precarismo”, es decir, la ocupación de propiedades municipales que no son de uso público, por lo tanto, la Municipalidad realiza la denuncia ante el Ministerio de Seguridad Pública y posteriormente se procede con el desalojo en coordinación con la Policía Municipal y la Fuerza Pública. En el desahucio se realiza una recuperación de propiedades de la Municipalidad que no están destinada para la utilización de todos los ciudadanos como los parques o calles. 14 En visita a la Dirección de Asuntos Jurídicos de la Municipalidad de San José el día 22 de febrero de 2012 se corroboró lo siguiente: la mayoría de los trámites que contiene este expediente corresponden a las donaciones del 10% del espacio físico que deben otorgar la urbanizaciones a la Municipalidad en cumplimiento con la Ley de Planificación Urbana. Aparte de estos trámites, entre las últimas donaciones realizadas fueron la de un bus para uso de la Municipalidad y de libros. 15 Se anota en la columna de observaciones que “Antes se llamaba Traspaso por donación”, esta serie fue declarada con valor científico cultural en sesión de la CNSED Nº 12-94 de 1 de setiembre de 1994.


19.28 Acciones de personal. Copia 2 años No * 19.29 Reportes quincenales. Copia 2 años No * 19.30 Circulares. Original y copia 5 años No * 19.31 Escrituras. Copia.

Original: libro de protocolo del notario público Soporte: papel Cantidad: 1.80 m Fechas: 1980-2011

3 años No16

No*: indica que se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativa y legal. Con respecto a los tipos documentales que el CISED determinó como vigencia “permanente” en una oficina o en el Archivo Central, se tiene que tomar en cuenta que, de conformidad con la Resolución Nº CNSED-1-200917, inciso 1 se establece que: “Si estos documentos carecen de valor científico- cultural, es la oficina o la entidad productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2. Si los documentos en mención son declarados como de valor científico cultural, serán trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se cumpla el plazo que señala la Ley 7202”.

Por tanto, de las series documentales sometidas a valoración fueron declaradas con valor científico cultural las siguientes:

FONDO: MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Subfondo: Alcaldía Municipal Sección: 19. Dirección de Asuntos Jurídicos.

N° de orden Serie o Tipo documental Cantidad

Fechas Extremas Valor científico- cultural

19.4 Convenios de prestación de bienes.18 Original Contenido: prestación de un bien municipal para uso de alguna comunidad Soporte: papel

3.40 m 1998-2011

Sí. Porque demuestran la disposición y distribución de bienes propiedad de la Municipalidad y que son prestados a una determinada comunidad según sus necesidades. Elegir los más relevantes a criterio del Encargado del Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora.

19.5 Convenios de prestación de servicios.19 Original Contenido: convenios para capacitación, desarrollo local y prestación de servicios (ámbito nacional). Soporte: papel

0.25 m 1986-2011

Sí20. Porque reflejan las relaciones y acuerdos entre la Municipalidad y otros entes, en búsqueda de mejores condiciones para el desarrollo del cantón. Elegir los más relevantes a criterio del Encargado del Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora.

16 Declarado con valor científico cultural en sesión de la CNSED Nº 12-94 de 1 de setiembre de 1994, sin embargo, el original se custodia el Departamento Archivo Notarial de la Dirección General del Archivo Nacional. 17 Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de 2009. 18 En visita a la Dirección de Asuntos Jurídicos de la Municipalidad de San José el día 22 de febrero de 2012 se corroboró lo siguiente: corresponde a expedientes que contienen en su mayoría convenios sobre préstamos de bienes inmuebles, los cuales son generalmente firmados con Juntas de Desarrollo Comunal, las cuales utilizan las infraestructuras para uso de la comunidad, por ejemplo: alquiler de “salones comunales”, instalación de centros de atención médica, etc.


19.9 Expediente de defensorías.21 Original. Copia: ninguna Contenido: quejas y denuncias que presentan los vecinos del cantón por actuaciones u omisiones de la municipalidad. Soporte: papel

5 m 1997-2011

Sí. Porque reflejan las denuncias realizadas por ciudadanos del cantón y la forma como son resultas por la Municipalidad. Elegir los más relevantes a criterio del Encargado del Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora.

19.11 Expediente de expropiaciones.22 Original Copia: ninguna Contenido: criterios técnicos, avalúo, aceptación del propietario y documentación relacionada con la cancelación del dinero. Soporte: papel Cantidad:

1 m 1995-2011

Sí. Porque es la evidencia del procedimiento administrativo por el cual la Municipalidad, en atención al interés público, dispone para sí la transferencia del bien de un particular, a cambio, de la respectiva indemnización. Elegir los más relevantes a criterio del Encargado del Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora.

19.14 Expedientes de invasiones.23 Original Contenido: demandas que se presentan por invasión de propiedades públicas Soporte: papel

50 m 1994-2011

Sí. Porque reflejan el trámite seguido por la Municipalidad para recuperar propiedades destinadas para el uso público que fueron ocupadas de forma ilegal. Elegir una muestra del 5% de los más relevantes a criterio del Encargado del Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora.

19.15 Expedientes de denuncias penales y ambientales. 24Original Copia: ninguna Contenido: denuncias que se presentan por delitos penales y delitos contra el ambiente.25 Soporte: papel

4.25 1997-2011

Sí. Porque reflejan las denuncias por abusos de autoridad y posibles daños ambientales causados por el municipio. Elegir los más relevantes a criterio del Encargado del Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora.

19 En visita a la Dirección de Asuntos Jurídicos de la Municipalidad de San José el día 22 de febrero de 2012 se corroboró lo siguiente: corresponde a expedientes de prestación de diversos servicios tales como educativos, sociales, culturales, turísticos. Se observaron convenios tales como: instalación de un centro de cómputo para uso de la comunidad llamado “Club House”, paseos nocturnos en el casco urbano de San José con el grupo “Chepe-Cletas”, exposición de esculturas con el empresa Giganto Grafías para realizar el “Cow Parade” y “Peace Parade”. 20 Declarado con valor científico cultural en sesión de la CNSED Nº 12-94 de 1 de setiembre de 1994. En la columna de observaciones se indica lo siguiente: “Esto incluye convenios entre municipalidades incluida en la tabla de plazos anterior.” 21 En visita a la Dirección de Asuntos Jurídicos de la Municipalidad de San José el día 22 de febrero de 2012 se corroboró lo siguiente: corresponde a denuncias realizadas por ciudadanos del cantón por casos tales como: descuido de lotes baldíos o infraestructura (caso de edificio declarado patrimonio arquitectónico), presencia de aguas negras, ruido, etc. La Defensoría de los Habitantes también da trámite a estos casos, sin embargo, según indicó el señor David Venegas Rojas, Asesor Legal de la Dirección de Asuntos Jurídicos, los expedientes de cada entidad no contiene los mismos documentos, además las resoluciones del ente defensor no son vinculantes para la Municipalidad. 22 En visita a la Dirección de Asuntos Jurídicos de la Municipalidad de San José el día 22 de febrero de 2012 se corroboró lo siguiente: corresponde al trámite seguido por la Municipalidad para apropiarse de una propiedad particular, con el fin de brindar un beneficio comunal, por ejemplo: construcción de una carretera, reparación de alcantarillado para evitar inundaciones, edificios declarados patrimonio arquitectónico (caso de la antigua Botica Solera). 23 En visita a la Dirección de Asuntos Jurídicos de la Municipalidad de San José el día 22 de febrero de 2012 se corroboró lo siguiente: En el caso de las invasiones sí corresponden a la ocupación de lugares destinados para el uso público, por lo tanto, la Municipalidad procede de forma independiente. 24 En la columna de observaciones se anotó lo siguiente: “Esto incluye denuncias por violaciones al Código Municipal, incluidas así por la anterior tabla de plazos”. Esta última serie documental fue declarada con valor científico cultural, sin embargo, existe una inconsistencia con la fecha de inicio ya que en la actual tabla de plazos se apunta el año 1997, y la declaratoria se dio en el año 1994, por lo tanto, suponiendo que la serie documental comenzó a producirse en el año en que se presentó la primera versión de la tabla de plazos, existe un período de dos años que no se incluyó en la actualidad. Además en visita a la Dirección de Asuntos Jurídicos de la Municipalidad de San José el día 22 de febrero de 2012 se corroboró que no existe documentación más antigua que la del año 1997. 25 En visita a la Dirección de Asuntos Jurídicos de la Municipalidad de San José el día 22 de febrero de 2012 se corroboró lo siguiente: los casos penales corresponden en su mayoría sobre abusos de autoridad por parte de la Policía Municipal. En cuanto a los casos


19.17 Expedientes contenciosos administrativos.26 Original Copia: ninguna Contenido: demandas que se presentan por actuaciones u omisiones de la municipalidad en materia contenciosa, contienen documentos que no se encuentran en el juzgado competente Soporte: papel

4 m 1985-2011

Sí. Ya que reflejan el accionar de la Municipalidad en materia de demandas. Elegir los más relevantes a criterio del Encargado del Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora.

19.20 Desahucios administrativos.27 Original. Copia: ninguna Contenido: demandas que se presentan ante el Ministerio de Seguridad Pública para desalojar a una persona que ocupa un bien municipal. Soporte: papel

0.40 m 2003-2011

Sí. Ya que evidencian la recuperación de propiedades de la Municipalidad que no están destinadas para el uso público. Elegir los más relevantes a criterio del Jefe de la oficina productora y el Encargado del Archivo Central.

19.22 Expediente de donaciones.28 Original Copia: ninguna Contenido: recibo de bienes muebles o inmuebles de un particular. Soporte: papel

0.85 m 1970-2011

Sí29, ya que se evidencian las donaciones de bienes muebles e inmuebles para el uso comunal y para la mejora de los servicios municipales. Elegir los más relevantes a juicio del Jefe de la oficina productora y el Encargado del Archivo Central.

Comunicar a la señora Nuria Calderón Marín, Jefe de la Sección Gestión de Información y Documentación y Presidenta del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Municipalidad de San José. Enviar copia de este acuerdo al señor Mario Vargas Serrano, Jefe de la Dirección de Asuntos Jurídicos de la Municipalidad de San José. Artículo 6. Informe de Valoración: IV-09-2012-VP Asunto: Valoración Parcial de Documentos Fondo: Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo (INVU) Subfondo: 1. Dirección de Ahorro y Préstamo.

ambientales son sobre asuntos relacionados con daños contra el ambiente causados por la Municipalidad, por ejemplo: manejo del relleno sanitario en la Carpio. 26 Declarado con valor científico cultural en sesión de la CNSED Nº 12-94 de 1 de setiembre de 1994. En la columna de observaciones se indica lo siguiente: “Antes se llamaba Expediente de juicios contenciosos”. En visita a la Dirección de Asuntos Jurídicos de la Municipalidad de San José el día 22 de febrero de 2012 se corroboró lo siguiente: según indicó el señor David Venegas Rojas, Asesor Legal de la Dirección de Asuntos Jurídicos, existen documentos en los expedientes que custodia la Municipalidad, que no se encuentran en el expediente que tramita el Juzgado correspondiente. Ya que, la Dirección reúne los documentos provenientes de diferentes oficinas municipales y posteriormente decide cuales son los que remitirá al Juzgado. 27 En visita a la Dirección de Asuntos Jurídicos de la Municipalidad de San José el día 22 de febrero de 2012 se corroboró lo siguiente: corresponde a casos de “precarismo”, es decir, la ocupación de propiedades municipales que no son de uso público, por lo tanto, la Municipalidad realiza la denuncia ante el Ministerio de Seguridad Pública y posteriormente se procede con el desalojo en coordinación con la Policía Municipal y la Fuerza Pública. En el desahucio se realiza una recuperación de propiedades de la Municipalidad que no están destinada para la utilización de todos los ciudadanos como los parques o calles. 28 En visita a la Dirección de Asuntos Jurídicos de la Municipalidad de San José el día 22 de febrero de 2012 se corroboró lo siguiente: la mayoría de los trámites que contiene este expediente corresponden a las donaciones del 10% del espacio físico que deben otorgar la urbanizaciones a la Municipalidad en cumplimiento con la Ley de Planificación Urbana. Aparte de estos trámites, entre las últimas donaciones realizadas fueron la de un bus para uso de la Municipalidad y de libros. 29 Se anota en la columna de observaciones que “Antes se llamaba Traspaso por donación”, esta serie fue declarada con valor científico cultural en sesión de la CNSED Nº 12-94 de 1 de setiembre de 1994.


Convocada: la señora Idhina Barrientos Rojas, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo (INVU). Hora: 9:15 a.m. Se deja constancia de que durante la sesión, la solicitud de valoración parcial de documentos estuvo a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 9:40 horas ingresa la señora Idhina Barrientos Rojas, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo (INVU). El señor Gómez Jiménez, Profesional responsable de realizar la lectura del informe; procede a exponer las consideraciones previas del informe de valoración, entre las cuales se destacan: (...) 3.3 El día 22 de febrero de 2012, el suscrito remitió vía correo electrónico a la señora Idhina Barrientos Rojas, secretaria del CISED del INVU, la solicitud de ampliar el contenido de la serie documental llamada “Balance Historia cuenta 45-1 45-4”. 3.4 En razón de lo requerido la señora Barrientos Rojas, respondió por medio del correo electrónico de 23 de febrero de 2012, indicó que “La serie documental Balance Historia cuenta 45-1 45-4, corresponde a información de operaciones de ahorrantes del Sistema de Ahorro y Préstamo. En este documento se plasma información como: nombre, cédula, número de contrato, saldo del ahorro, número del agente vendedor del contrato, cuota y fecha del último mes. Se emite mensualmente, por lo que se desactualiza también en forma mensual.” 3.5 Para los documentos contables se recomienda seguir lo indicado en la circular Nº 22 de13 de setiembre de 2010, emitida por la Dirección General del Archivo Nacional, en la cual se indica lo siguiente: “Por este medio nos permitimos recordarles que de acuerdo con lo que dispone la Ley 8754, Ley contra la delincuencia organizada (artículos 4, 5, 18 y 47) el plazo de vigencia administrativa-legal de los documentos de operaciones contables, cuentas, operaciones financieras, documentos tributarios y similares no puede ser menor a 10 años. Los archivistas, y en particular los Comités Institucionales de Selección y Eliminación de Documentos, deben tener presentes estas disposiciones vigentes hace más de un año.” Finalmente, se debe tomar en cuenta que una valoración parcial se utiliza sólo para un grupo de documentos que han perdido su vigencia administrativa y legal, en un período de tiempo específico. Por esta razón, los documentos que todavía están vigentes no se pueden eliminar y deben someterse nuevamente a consideración de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. Lo anterior, de acuerdo con el artículo 131 inciso b) Reglamento de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos. Posterior al análisis del informe de valoración, los miembros de esta comisión acuerdan:


ACUERDO 5. Aprobar la solicitud de Valoración Parcial de Documentos presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo (INVU), mediante oficio CISED-002-2012 de 6 de febrero de 2012, para el Fondo: Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo (INVU), Subfondo: 1. Dirección de Ahorro y Préstamo. La aprobación se hace conforme a lo siguiente:

FONDO: INSTITUTO NACIONAL DE VIVIENDA Y URBANISMO (INVU)

SUBFONDO 1: Gerencia General SUBFONDO 2: Dirección de Ahorro y Préstamo Funciones: -Programar las campañas de promoción y publicidad del Sistema de Ahorro y Préstamo. -Incrementar la venta de contratos. -Decidir sobre préstamos parciales sobre el ahorro, de acuerdo con la reglamentación vigente del Sistema. -Ejecutar los préstamos a que tienen derecho los suscriptores de los contratos. -Hacer los avalúos de las propiedades ofrecidas en garantía, así como la inspección de las construcciones que se efectúan con préstamos de Ahorro y Crédito. -Preparar la información contable requerida para la preparación de estados financieros y estadísticas correspondientes al Sistema de Ahorro y Crédito. -Resolver y operar los créditos del Sistema, de acuerdo con la reglamentación vigente y con los objetivos fijados para el período, por la Junta Directiva. -Realizar informes estadísticos y de análisis sobre morosidad de las operaciones, tanto de ahorro como de préstamos otorgados. -Realizar y supervisar la recaudación y liquidación oportuna de ahorros de los suscriptores del Sistema de acuerdo con las correspondientes formas de pago y la reglamentación vigente. -Efectuar el control del registro de los depósitos realizados por cada suscriptor. -Custodiar y administrar los valores, fondos y documentos, relacionados con las operaciones propias del Sistema. -Firmar cheques, mancomunadamente, que se emitan con ocasión de la realización de operaciones propias del Sistema, así como valorar por su control y custodia. -Revisar y refrendar los documentos que amparan los pagos hechos por medio de cheques, de conformidad con la reglamentación del Sistema y legislación conexa. -Emitir los estados de cuenta para información del sistema.

N° orden

Serie/ Tipo documental Vigencia Administrativa-Legal

Valor científico-cultural

1.1 Copias de Asientos de diario con sus justificaciones. Copia Original: Proceso Contable Contenido: copias de asientos de diario y sus respectivos justificantes. Soporte: papel Cantidad: 7.5 m Fechas: 1996-2000

10 años No*

1.2 Copias de Balances de Ahorro. Copia Original: Proceso Contable Contenido: documentos que listan información de clientes del Sistema de Ahorro y Crédito. Soporte: papel Cantidad: 9 m Fecha: 1999

10 años No*


1.3 Copias de balances de ahorro. Copia Original: Proceso Contable Contenido: libros alfabéticos mejor conocidos como balances, con información y movimientos contables. Soporte: papel Cantidad: 14 m Fecha: 1998

10 años No*

1.4 Copias de recibos de dinero. Copia Original: Cliente, Unidad de Ventas Contenido: copias de recibos por recaudación de cuotas de ahorro de los clientes del Sistema de Ahorro y Crédito y emitidos por los agentes. Soporte: papel Cantidad: 13 m Fechas: 1999-2000

10 años No*

1.5 Originales de asientos de diario empastados sin justificaciones. Original. Copia: Ninguna Contenido: corresponde a los movimientos contables y mensuales del sistema. Soporte: papel Cantidad: 0.26 m Fechas: 1989-1990

10 años No*

1.6 Balance Historia de cuenta 45-1 45-4. Original. Copia: Ninguna Contenido: comprende los movimientos que corresponde al pago mensual de cuotas de los clientes. Información de operaciones de ahorrantes del Sistema de Ahorro y Préstamo. En este documento se plasma información como: nombre, cédula, número de contrato, saldo del ahorro, número del agente vendedor del contrato, cuota y fecha del último mes.30 Soporte: papel Cantidad: 1.91 m Fechas: 1984-1988

10 años No*

1.7 Previas de cheques y sus justificantes. Copia Original: Ninguna Contenido: solicitados de cheques y sus justificantes. Copia Soporte: papel Cantidad: 12.6 m Fecha: 1998

10 años No*

30 Información suministrada por la señora Idhina Barrientos Rojas, secretaria del CISED del INVU, remitida mediante correo electrónico de 22 de febrero de 2012.


1.8 Copias de resumen de pago de comisiones a los agentes. Copia Original: Ninguna Contenido: listados con detalles de los cobros efectuado por los agentes de Sistema de Ahorro y Préstamo, así como el detalle de las comisiones que se generan en cada uno de esos cobros efectuados. Soporte: papel Cantidad: 3.2 m Fechas: 1997-1998

10 años No*

No*: indica que se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativa y legal. En relación con los documentos contables, en la circular 22-2010 de 13 de septiembre de 2010 remitida por la Dirección General del Archivo Nacional se indica:

“Por este medio nos permitimos recordarles que de acuerdo con lo que dispone la Ley 8754, Ley contra la delincuencia organizada (artículos 4, 5, 18 y 47) el plazo de vigencia administrativa-legal de los documentos de operaciones contables, cuentas, operaciones financieras, documentos tributarios y similares no puede ser menor a 10 años. Los archivistas, y en particular los Comités Institucionales de Selección y Eliminación de Documentos, deben tener presentes estas disposiciones vigentes hace más de un año.”

Asimismo, se le consulta a la señora Barrientos Rojas si tiene algún comentario, consulta o duda sobre la lectura del informe, a lo que responde que no. Por tanto, de las series documentales sometidas a valoración ninguna fue declarada con valor científico cultural. Comunicar a la señora Idhina Barrientos Rojas, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo (INVU). Artículo 7. Informe de Valoración: IV-07-2012-VP Asunto: Valoración Parcial de Documentos Fondo: Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS) Subfondo: Dirección Sistema Centralizado de Recaudación (SICERE), 1. Área de Registro y Control de Aportaciones. Convocado: el señor Gerardo Salazar González, Jefe de la Sub Área Archivo y Correspondencia Institucional y Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS). Hora: 9:30 a.m. Se deja constancia de que durante la sesión, la solicitud de valoración de las Tablas de Plazos de Conservación de Documentos estuvo a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta.


Al ser las 9:54 horas ingresan los señores Gerardo Salazar González, Jefe de la Sub Área Archivo y Correspondencia Institucional y Presidente; Minor Zúñiga Sedó, Jefe del Área de Registro y Control de Aportaciones del SICERE y Mario Vargas Rodríguez, Encargado del Archivo Central y Secretario del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS). El señor Gómez Jiménez, Profesional responsable del informe; procede a exponer las consideraciones previas del informe de valoración, entre las cuales se destacan: (...) 3.3 Mediante los oficios DSAE-431-2010 de 9 de setiembre de 2010, DSAE-476-2010 de 30 de setiembre de 2010, DSAE-485-2010 de 5 de octubre 2010 y DSAE-136-2011 de 18 de marzo de 2011, fueron solicitadas correcciones, se devolvieron y archivaron las solicitudes de valoración parcial presentadas por medio de los oficios sin número de 12 de agosto de 2010 y 24 de setiembre de 2010 y ACI-0037-11 de 8 de marzo de 2011. 3.4 Por medio del oficio SICED-038-11 de 28 de marzo de 2011 el CISED de la CCSS remite una nueva solicitud de valoración parcial de documentos. 3.5 El día 9 de junio de 2011, el suscrito realizó una visita a instalaciones de la CCSS ubicadas en Desamparados, en las cuales se custodia la documentación que se solicita eliminar. 3.6 Mediante oficio ACI-093-11 de 17 de agosto de 2011, el señor Gerardo Salazar González, Jefe del Sub Área de Archivo y Correspondencia de la CCSS, solicitó se le brindara un plazo para la conformación oficial del CISED y así darle trámite a la solicitud del SICERE. 3.7 Por medio del oficio DSAE-433-2011 de 25 de agosto de 2011, se le comunicó al señor Salazar González, que se suspendía el trámite presentado hasta tanto no se conformara correctamente el CISED de la CCSS. 3.8 Mediante los oficios ACI-101-11 de 8 de setiembre de 2011 y ACI-117-11 de 24 de octubre de 2011, el señor Salazar González, comunicó sobre la conformación oficial del CISED de la CCSS y solicitó la reactivación del trámite de valoración parcial de documentos. 3.9 Por medio del oficio CNSED-170-2011 de 1 de noviembre de 2011, la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, informó que el CISED de la CCSS cumplía con los requisitos legales establecidos en la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos. 3.10 Con el oficio CNSED-09-2012 de 27 de enero de 2012, la CNSED informó el acuerdo tomado en sesión Nº 44-2011 de 15 de diciembre de 2011, en el cual solicita realizar una investigación sobre la reactivación del trámite de eliminación parcial perteneciente al Sistema Centralizado de Recaudación (SICERE). A lo cual el suscrito dio respuesta por medio del oficio DSAE-79-2012 de 7 de febrero de 2012.


3.11 Mediante oficio CNSED-60-2012 de 27 de febrero de 2012, la CNSED informó el acuerdo tomado en sesión Nº 8-2012 de 9 de febrero de 2012, en el cual solicitó a la Jefatura del Departamento Servicios Archivísticos Externos, la elaboración del informe de valoración parcial de documentos. 3.12 Se debe mencionar que en la actual solicitud de valoración parcial de documentos se presentan series documentales en soporte electrónico y microfilm, como a continuación se detalla: - Planillas mensuales para el movimiento de los trabajadores Soporte electrónico: Cantidad: 18 Terabytes; Fechas: 2001-2010; Vigencia: Permanente. Soporte microfilm: Cantidad: 22.59 m; Fechas: 1947-2009: Vigencia: Permanente. - Expedientes de libre transferencia entre entidades Soporte electrónico: Cantidad: 1.8 Terabytes; Fechas: 2003-2006; Vigencia: Permanente. En sesión de la CNSED Nº 12-2012 de 7 de marzo de 2012, el señor Minor Zúñiga Sedó, Jefe del Área de Registro y Control de Aportaciones del SICERE, indicó que la información en este soporte corresponde a partes y no a la totalidad del expediente. 3.13 Finalmente, se debe tomar en cuenta que una valoración parcial se utiliza sólo para un grupo de documentos que han perdido su vigencia administrativa y legal, en un período de tiempo específico. Por esta razón, los documentos que todavía están vigentes no se pueden eliminar y deben someterse nuevamente a consideración de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. Por lo expuesto anteriormente, en la solicitud de valoración parcial presentada, sólo se podrán eliminar los tipos documentales que correspondan a las siguientes fechas extremas: Subfondo: Dirección Sistema Centralizado de Recaudación Sección: Área de Registro y Control de Aportaciones Serie: Planillas mensuales para el movimiento de los trabajadores

Soporte: papel Cantidad: 650 m

Fechas: 1947-2009 Serie: Expedientes de libre transferencia entre entidades

Soporte: papel Cantidad: 250 m

Fechas: 2003-2006 Posterior al análisis del informe de valoración los miembros de esta comisión acuerdan: ACUERDO 6. Aprobar la solicitud de Valoración Parcial de Documentos presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), mediante oficios CISED-0038-11 de 28 de marzo de 2011 y ACI-101-11 de 8 de setiembre de 2011, para el Fondo: Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), Subfondo: Dirección Sistema Centralizado de Recaudación (SICERE), 1. Área de Registro y Control de Aportaciones. La aprobación se hace conforme a lo siguiente:


FONDO: CAJA COSTARRICENSE DEL SEGURO SOCIAL Subfondo: Dirección Sistema Centralizado de Recaudación Sección: Área de Registro y Control de Aportaciones Funciones: Se encarga de registrar y controlar los aportes derivados de la Ley de Protección al Trabajador mediante la planificación y ejecución de procesos diferidos en el Sistema Centralizado de Recaudación, la gestión de afiliación a los fondos obligatorios dispuestos en la Ley y la distribución de los recursos en las cuentas individuales de los trabajadores. Realiza el seguimiento de la operativa de individualización y distribución de aportes para garantizar el cumplimiento de lo establecido en la Ley de Protección al Trabajador.

N° orden

Serie/ Tipo documental

Vigencia Administrativa-

Legal

Valor científico-cultural

1.1 Planillas mensuales para el movimiento de los trabajadores. Original Contenido: planillas mensuales o documentos oficiales que contienen el reporte de los salarios de los funcionarios que deben efectuar los patronos ante la CCSS, para la garantía de la seguridad social del país. 31 Soporte: papel Cantidad: 650 m Fechas: 1947-2009

1 año32

No*

1.2 Expedientes de libre transferencia entre entidades. 33 Original Contenido: respaldo a la gestión libre de transferencia aplicada por un trabajador, en función de la libre elección que tiene de escoger su Operadora de Pensiones, de acuerdo con lo establecido en la Ley de Protección al Trabajador Ley 7983, el expediente consta de: solicitud de traslado de Entidad Autorizada, poder especial para traslado de afiliados entre Operadoras, copia de cédula de identidad del afiliado, copia de la solicitud de afiliación a Entidad Autorizada. Soporte: papel Cantidad: 250 m Fechas: 2003-2006

3 años34

No*

No*: indica que se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativa y legal. En relación con los documentos contables, en la circular 22-2010 de 13 de septiembre de 2010 remitida por la Dirección General del Archivo Nacional se indica: 31 En la columna de observaciones de la tabla de plazos de conservación de documentos se indica lo siguiente: “El 99.5 % de esta serie de panillas, se encuentra en soporte papel y está ubicada en el depósito en Desamparados (espacio administrado por la Dirección SICERE) y el 0.5% está ubicado en Oficinas Centrales, Sub-área de Publicaciones (Microfilm).” 32 En una nota al pie se apuntó lo siguiente: “Eliminar después de un año de microfilmado el expediente, según artículo Nº 3 de la Ley de Microfilmación Nº 4278.” 33 En la columna de observaciones de la tabla de plazos de conservación de documentos se indica lo siguiente: “Esta documentación física no posee valor administrativo legal. La ubicación del 95% de la documentación esta en el depósito en Desamparados (lugar administrado por la Dirección SICERE).” 34 En una nota al pie en el Formulario de Valoración Parcial de Documentos se apuntó lo siguiente: “Eliminar después de tres años de microfilmado el expediente”.Sin embargo, en sesión de la CNSED Nº 12-2012 de 7 de marzo de 2012, el señor Minor Zúñiga Sedó, Jefe del Área de Registro y Control de Aportaciones del SICERE, indicó que la vigencia administrativa-legal corresponde a tres años y posteriormente se procederá a la microfilmación del expediente.


“Por este medio nos permitimos recordarles que de acuerdo con lo que dispone la Ley 8754, Ley contra la delincuencia organizada (artículos 4, 5, 18 y 47) el plazo de vigencia administrativa-legal de los documentos de operaciones contables, cuentas, operaciones financieras, documentos tributarios y similares no puede ser menor a 10 años. Los archivistas, y en particular los Comités Institucionales de Selección y Eliminación de Documentos, deben tener presentes estas disposiciones vigentes hace más de un año.”

Asimismo, se le consulta al señor Gerardo Salazar González, Jefe de la Sub Área Archivo y Correspondencia Institucional y Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS) si tiene algún comentario, consulta o duda sobre la lectura del informe, a lo que responde que no. Por tanto, de las series documentales sometidas a valoración ninguna fue declarada con valor científico cultural. Comunicar a los señores Gerardo Salazar González, Jefe de la Sub Área Archivo y Correspondencia Institucional y Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) y Minor Zúñiga Sedó, Jefe del Área de Registro y Control de Aportaciones del SICERE. Artículo 8. Informe de Valoración: IV-01-2012-TP Asunto: Tablas de Plazos de Conservación de Documentos Fondo: Instituto Nacional de Estadísticas y Censos (INEC) Subfondos: Asesoría Jurídica, Unidad de Planificación Institucional, Coordinación Área Sistema Estadístico Nacional, Coordinación Área Administración y Finanzas, Unidad de Finanzas, Unidad de Recursos Humanos, Unidad de Proveeduría, Proceso de Servicios y Mantenimiento, Proceso Archivo y Correspondencia, Coordinación Área de Estadísticas Continuas, Unidad de Estadísticas Demográficas, Unidad de Índice de Precios, Unidad de Estadísticas Económicas, Coordinación Área De Censos y Encuestas, Unidad De Diseño, Análisis y Operaciones, Unidad de Cartografía, Coordinación Área De Sistema de Información y Divulgación Estadística, Proceso Centro de Información. Convocado: el señor William Vargas Gamboa, Encargado del Proceso Archivo y Correspondencia y Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC). Hora: 10:00 a.m. Se deja constancia de que durante la sesión, la solicitud de valoración de las Tablas de Plazos de Conservación de Documentos estuvo a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. Previo a recibir al señor Vargas Gamboa, los miembros de esta Comisión le otorgan un espacio al señor Javier Gómez Jiménez, Profesional responsable del informe; quien indicó lo siguiente: Que para la continuación del informe de valoración del INEC se siguió la línea de

trabajo utilizada por la señorita Camila Carreras Herrero, quien realizó el análisis de las primeras tablas del INEC; así como en las consideraciones previas se señalan una por una las inconsistencias encontradas en las tablas.


Que al igual que la señorita Carreras Herrero, no le realizó ninguna consulta y/o solicitud de corrección al señor Vargas Gamboa dado que consideró se debía seguir la misma temática como al principio.

Que es su criterio que dichas tablas de plazos cuentan con múltiples errores que deben

ser subsanados, previo a continuar con la lectura y aprobación del informe y las tablas respectivas.

Finalmente, los miembros concuerdan que es indispensable realizar una visita al Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC), con el fin de verificar todos los datos pendientes que se citan en el Informe de valoración IV-01-2012-TP, y posteriormente continuar con la lectura y aprobación de las tablas mencionadas. Al ser las 10:45 horas ingresa el señor William Vargas Gamboa, Encargado del Proceso Archivo y Correspondencia y Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC), quien comenta lo siguiente, respecto de la situación relacionada con la tabla de plazos de conservación de documentos del Área de Censos de Población y Vivienda, Coordinación: Que actualmente para el INEC representa una problemática el espacio físico, ya que es

limitado. Para el caso de las Boletas del Censo, el edificio que se está utilizando para su

resguardo debe ser desocupado el próximo 30 de marzo de 2012, y de no ser así implicaría costos adicionales.

Que respecto del acuerdo elevado al Consejo Directivo esté se leyó en sesión pero debido a su redacción solo se tomó nota y se archivó. Además, que según le indicaron no es competencia de ese Consejo dar respuesta sino que le corresponde a la Gerencia General del Instituto. El señor Vargas Gamboa comenta que no está conforme con el acuerdo enviado al Consejo Directivo y que no estuvo presente cuando se acordó.

Los miembros de la Comisión consideran suficiente el acuerdo enviado al Consejo Directivo del INEC, con el fin de asumir formalmente un compromiso de la alta jerarquía con la normativa relativa a documentos electrónicos, por lo que no están de acuerdo en remitir otro acuerdo a la Gerencia General, como lo recomienda el señor Vargas Gamboa. Así como reiteran que el acuerdo fue tomado en la sesión correspondiente en la que estuvo presente el señor Vargas Gamboa, quien no hizo manifestación alguna de desacuerdo. También advierten que tanto los profesionales del Departamento Servicios Archivísticos Externos como los miembros de la Comisión, han atendido con prioridad la revisión de las tablas de plazos de conservación de documentos del INEC, en particular las relativas a las boletas de los Censos. Por lo tanto, luego de escuchar los comentarios expuestos por el señor Javier Gómez Jiménez, Profesional responsable del informe y por el señor William Vargas Gamboa, Encargado del Proceso Archivo y Correspondencia y Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del INEC, los miembros de esta Comisión acuerdan:


ACUERDO 7. Dejar pendiente de aprobación la solicitud de valoración de Tablas de Plazos de Conservación de Documentos presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC), mediante oficio AC-077-2011 de 01 de setiembre de 2011, para el Fondo: Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC), Subfondos: Asesoría Jurídica, Unidad de Planificación Institucional, Coordinación Área Sistema Estadístico Nacional, Coordinación Área Administración y Finanzas, Unidad de Finanzas, Unidad de Recursos Humanos, Unidad de Proveeduría, Proceso de Servicios y Mantenimiento, Proceso Archivo y Correspondencia, Coordinación Área de Estadísticas Continuas, Unidad de Estadísticas Demográficas, Unidad de Índice de Precios, Unidad de Estadísticas Económicas, Coordinación Área De Censos y Encuestas, Unidad De Diseño, Análisis y Operaciones, Unidad de Cartografía, Coordinación Área De Sistema de Información y Divulgación Estadística, Proceso Centro de Información; hasta tanto no se realice una visita de inspección a dicha entidad, con el fin de subsanar las inconsistencias citadas en el informe de valoración IV-01-2012-TP, elaborado por el señor Javier Gómez Jiménez, Profesional Responsable. Comunicar al señor William Vargas Gamboa, Encargado del Proceso Archivo y Correspondencia y Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC). Enviar copia de este acuerdo a la Jefatura del Departamento Servicios Archivísticos Externos y al señor Javier Gómez Jiménez, Profesional responsable del informe para el seguimiento respectivo. ACUERDO FIRME. ACUERDO 8. Solicitar al señor Javier Gómez Jiménez, Profesional responsable del informe de valoración IV-01-2012-TP perteneciente al Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC), que lleve a cabo una visita al Instituto con el fin de verificar las inconsistencias señaladas en las consideraciones previas del informe antes citado. Dicha verificación debe realizarse en conjunto con el señor William Vargas Gamboa, Encargado del Proceso Archivo y Correspondencia, para posteriormente presentar las aclaraciones ante esta Comisión y continuar con la lectura y aprobación del respectivo informe. Enviar copia de este acuerdo al señor William Vargas Gamboa, Encargado del Proceso Archivo y Correspondencia y Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC) y a la señora Virginia Chacón Arias, Jefe por recargo del Departamento Servicios Archivísticos Externos. ACUERDO FIRME. Por limitante con el tiempo la lectura y resolución de la Correspondencia se traslada para la siguiente sesión de esta Comisión. A las 11:00 horas se levanta la sesión. José Bernal Rivas Fernández Virginia Chacón Arias Presidente Directora Ejecutiva

No firma por no haber estado presente

Acta Sesión 12-2012 - Archivo Nacional de Costa Rica · 2012-05-03 · Acta CNSED 12-2012 1 Acta...

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