4. La Organizacion Contable

8/18/2019 4. La Organizacion Contable

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CONTABILIDAD Y CONTROL

Luis Arturo Pacheco, 2004

La Organización Contable


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Muchas empresas realizan miles de transacciones diariamente. No sería práctico, tampoconecesario, proponer un balance después de cada transaccin.

!s pre"erible re#istrar las di"erentes transacciones indi$iduales, % proponer un balance a "inesde cada mes o de cada período contable.

!ste capitulo tiene como ob&eti$o presentar el modelo conceptual % la mecánica de los

sistemas empleados por el contador para recopilar, clasi"icar % resumir la in"ormacin de lastransacciones % preparar "inalmente los estados contables.

Cuentas y Asientos Contables


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La 'uenta

• (e denomina cuenta a un re#istro asociado a un rubro de la contabilidad de la entidad,destinado a reco#er cada una de las $ariaciones resultantes de las transacciones )ue loa"ectan.

• (e re)uiere en principio de tantas cuentas como rubros di"erentes contempla la contabilidad de

la entidad. !&emplos* 'a&a, +anco !-istencias línea de productos , 'uentas por pa#ar,/astos en consumos básicos, n#resos por comisiones.

• 1odas las cuentas, separadas, se mantienen personalmente en el libro de contabilidad )ue seidenti"icará, más adelante, como libro ma%or.



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Fecha Glosa Re! Cant! Fecha Glosa Re! Cant!

!+! 3A+!

• "structura con#encional y ele$entos %e una cuenta &Cuenta 'T()

No$bre %e la Cuenta

• Ambos lados del re#istro presentan las mismas características5 el lado iz)uierdo se conoce

con el nombre de !+! % el derecho, como 3A+!.

• Anotacin en el lado z)uierdo* débitos o car#os.

• Anotacin en el lado derecho* créditos o abonos.


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Deter$inación %el '*al%o %e una Cuenta(


Banco

ebe 3aber

600

70

80

62

7

1. ébitos 677 1. 'réditos 92

*al%o +,


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Los aumentos en una cuenta se re#istran siempre en un mismo lado, % las disminuciones, en elotro.

Cuenta Deu%ora* suma de los débitos ma%ores )ue la suma de los créditos.

Cuenta Acree%ora* suma de los créditos ma%or )ue la de los débitos.

Ti-os %e Cuentas.

: 'uentas de Acti$o

: 'uentas de Pasi$o

: 'uentas de Patrimonio

: 'uentas de esultado, o de n#resos % /astos


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Normas % con$enciones )ue debe cumplir el re#istro de cada transaccin.


SUMA DÉBITOS = SUMA CRÉDITOS

Cuentas %e Acti#o

ebe 3aber

Aumentos isminuciones

;


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Ti-os %e Cuentas y *al%os.

'uentas de de Acti$o % de /astos* %eu%ora'uentas de Pasi$o, Patrimonio e n#resos* acree%ora

Registro %e transacciones y eectos en las cuentas T.

1ransaccin 6* Aporte de capital de los socios por > 600.000

1ransaccin 4* Ad)uisicin de mobiliario por >90.000, pa#ado >70.000 de contado*


+anco

600

'apital

600

+anco

70

Muebles e nstalaciones

90

Acreedores ?arios

20


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Libro Diario

• !l Libro iario es un re#istro cronol#ico de todas las transacciones e"ectuadas por unaentidad, % reco#idas ba&o la "orma de un asiento contable.

• @1odo comerciante está oblí#ado a lle$ar para su contabilidad... Libro iario, Libro Ma%or o de

'uentas 'orrientes, Libro de +alances...

• @!n el Libro iario se asentarán en orden cronol#ico % día por día las operacionesmercantiles )ue e&ecute el comerciante, e-presando detalladamente el carácter %circunstancia de cada una de ellasB.

•

(e prohíbe a los comerciantes*• Alterar en los asientos el orden % "echa de las operaciones descritas.

• e&ar blanco en el espacio de los asientos o a continuacin de ellos.

• +orrar los asientos o parte de ellos.

• Arrancar ho&as, alterar la encuadernacin % "oliatura % mutilar al#una parte de los libros.

Cuente* 'di#o de 'omercio, 1ítulo * e las obli#aciones de los comerciantes

Cuentas y Asientos Contables. Libro Diario


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Dr#anizacin del Libro iario* transaccin por transaccin, en un solo sitio % por ordencronol#ico.

Asiento Contable.

• Glosa o párra"o bre$e e-plicati$o de la transaccin e"ectuada.

• Fecha asociada a la operacin, se anota en la primera columna de la iz)uierda

• Cuentas %eu%oras a"ectadas, anotadas comenzando a la iz)uierda.

• Cuentas acree%oras a"ectadas, se anotan corridas al#unos espacios a la derecha.

• 0alores, se colocan en la columna correspondiente !+! ;débitos= o 3A+! ;créditos=.

'ada transaccin debe re#istrarse en el Libro iario apo%ada por un co$-robante contable pre"oliado ;in#reso, e#reso o traspaso=, % por los respecti$os documentos "uente osustentatorios de la operacin.

(e consideran %ocu$entos sustentatorios las "acturas, boletas de honorarios o de ser$icios,contratos, rdenes de compra, recibos de dinero, entre otros.



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For$ato %e Libro Diario


Fecha 1 Cuentas y "2-licaciones Re! D"B" 3AB"R

06.0E 6 +anco 600

'apital 600

A-orte Ca-ital Inicial

02.0E 2 +anco 70

Dbli#aciones con +ancos 70

Obtención -r4sta$o bancario

60.0E E /astos Anticipados 20

+anco 20

Arrien%o -agan%o 5 $eses antici-a%os

64.0E 4 Muebles e nstalaciones 90

+anco 70

Acreedores ?arios 20

Co$-ra $obiliario


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Libro 6ayor

• !l libro ma%or es un re#istro cu%o propsito es mantener la in"ormacin de las transacciones,reclasi"icadas, agru-a%a -or cuentas.

• !l ma%or es un re#istro )ue sir$e también de res-al%o a los -rinci-ales esta%os contables,al presentar la in"ormacin ordenada por cuentas.

• Las inscripciones en el Libro Ma%or deben e"ectuarse, en principio, %es-u4s de habersere#istrado la in"ormacin de todas las transacciones en el Libro Diario.

6ayorización

• Proceso de trans"erir débitos % créditos del iario /eneral a las cuentas correspondientes del

Libro Ma%or.

• 'ada $alor )ue aparece en la columna %4bito del Libro iario se ma%oriza re#istrándola en ellado %4bito de la cuenta ma%or correspondiente.

• Análo#amente, cada $alor )ue aparece en la columna cr4%ito del Libro iario se ma%orizare#istrándola en el lado cr4%ito de la cuenta ma%or correspondiente.

Cuentas y Asientos Contables. Libro 6ayor


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For$ato %e Libro 6ayor

!&emplo* +ancos

Cuentas y Asientos Contables. Libro 6ayor

6AYOR G"N"RAL

Banco

Fecha Detalle Re! Debe 3aber *al%o

06.0E Aporte 'apital nicial 6 600 600

02.0E Dbtencin préstamo bancario 2 70 670

60.0E Arriendo pa#ando 4 meses anticipados E 20 6E0

64.0E 'ompra mobiliario 4 70 F0


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/lan %e Cuentas

• Nmina ordenada de los rubros, en los cuales se re#istran e$entos de similar naturaleza, %respecto de los cuales interesa $ane7ar inor$ación.

• Nmina ordenada, de todas las cuentas, de acti$o, pasi$o, patrimonio, #astos e in#resos deuna entidad.

• !l nGmero de cuentas a considerar depende del tipo de acti$idad realizada por la entidad, % dela cantidad de in"ormacin )ue se desee mane&ar.

• !l Plan de 'uentas debe incluir, como mínimo, las cuentas )ue "orman parte del denominadoMa%or /eneral, % )ue son a)uellas )ue deben presentarse, de acuerdo a las normas $i#entes,con moti$o de la di"usin de estados contables.

Cuentas y Asientos Contables. /lan %e Cuentas


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"structura %e un /lan %e Cuentas

!&emplos*

Cuentas y Asientos Contables. /lan %e Cuentas

'di#o Nombre de la 'uenta 1ipo de 'uenta

6.0.00.0.0 Acti$os 'omponente +ásico

2.0.00.0.0 Pasi$os 'omponente +ásico

E.0.00.0.0 Patrimonio 'omponente +ásico

4.0.00.0.0 /astos 'omponente +ásico

7.0.00.0.0 n#resos 'omponente +ásico

'di#o Nombre de la 'uenta 1ipo de 'uenta

6. Acti$o 'omponente +ásico6.6 Acti$o 'irculante A#rupacin de Partidas

6.6.06 isponible Partida del +alance

6.6.06.6 'a&a 'uenta de Ma%or /eneral

6.6.06.2 +anco 'uenta de Ma%or /eneral

6.6.06.2.6 +anco de 'hile (ub 'uenta o 'uenta de Ma%or Au-iliar


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Ciclo Contable

(ecuencia de procedimientos empleados para re#istrar, clasi"icar % resumir la in"ormacincontable. (e inicia comunmente con el re#istro de cada transaccin % culmina con la

preparacin de los !stados Cinancieros "ormales.

"ta-as %el Ciclo Contable.

• +alance /eneral de Apertura.

• Análisis de cada transaccin % asientos en el Libro iario.

• Ma%orizacin.

• Preparacin de +alance de 'omprobacin* ?eri"icar la e-actitud del proceso dema%orizacin % el cálculo de los saldos de las cuentas del Libro Ma%or.

• Análisis % Asientos de A&ustes.

• Preparacin de !stados Cinancieros* +alance /eneral, !stados de esultados del!&ercicio.

• 'ierre de 'uentas.

Ciclo Contable y /rocesos %e A7uste y %e Cierre


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Balance %e /rueba o %e Co$-robación y *al%os

'ontiene todas las cuentas de la entidad, ordenadas se#Gn su ubicacin en el Libro Ma%or, unresumen de los débitos % créditos del período, % los correspondientes saldos de cada cuenta.

Db&eti$o*

• ?eri"icar )ue para transaccin se ha re#istrado débitos % créditos i#uales.• ?eri"icar )ue los saldos de las cuentas se han calculado bien.

• isponer de in"ormacin sumaria sobre saldos para continuar con la preparacin de losestados contables

Hn balance de prueba @cuadradoB no constitu%e demostracin de )ue las transacciones han sidoanalizadas % re#istradas correctamente.



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Balance %e /rueba o %e Co$-robación y *al%os

'uentasMo$imientos (aldos n$entario esultados

ébitos 'réditos eudor Acreedor Acti$o Pasi$o Pérdidas /anancias

+anco 220 6F0 40 40

?alores Ne#ociables E0 E0 E0

eudores por ?enta 70 70 70

!-istencias 600 97 27 27

/astos Anticipados 20 20 20

Muebles e nstalaciones 90 90 90

Dbli#aciones con +ancos 70 70 70

'uentas por Pa#ar 40 40 40

Acreedores ?arios 20 20 20

emuneraciones por pa#ar 8 8 8

'apital 600 600 600

n#resos por ?entas 620 620 620

'osto de ?entas 97 97 97

/astos Cinancieros E E E

/astos de Administracin 69 69 69

'omisiones 8 8 8

Arriendos


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An8lisis y Asientos %e A7uste

ealizacin de todos los asientos de a&uste e introduccin de correcciones, empleando eldocumento llamado 3o&a de 1raba&o.

3o&a de 1raba&o* nstrumento manual diseJada especialmente para re#istrar, en "ormasistemática % con$eniente, toda la in"ormacin contable re)uerida al "inal del período contable.

'onstitu%e un campo de prueba donde se a&ustan, se cuadran % se arre#lan las cuentas delma%or en la "orma #eneral de los estados "inancieros.

Db&eti$o* +rindar se#uridad de )ue se han tomado en cuenta todos las consideraciones de los procedimientos contables al "inal del período.



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3o7a %e Traba7o

'uentas +alance 'omprobacin A&ustes +alance !stado de esultados

ebe 3aber eudor Acreedor Acti$o Pasi$o Pérdidas /anancias

+anco 40 40

?alores Ne#ociables E0 E0

eudores por ?enta 70 70

!-istencias 27 27

/astos Anticipados 20 67 7

Muebles e nstalaciones 90 E,7 88,7

Dbli#aciones con +ancos 70 6,7 76,7

'uentas por Pa#ar 40 40

Acreedores ?arios 20 20

emuneraciones por pa#ar 8 8

'apital 600 600

n#resos por ?entas 620 620

'osto de ?entas 97 97

/astos Cinancieros E 6,7 4,7

/astos de Administracin 69 69

'omisiones 8 8

Arriendos 67 67


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Asientos %e A7uste


!+! 3A+!

Consu$o %el acti#o Gastos Antici-a%os.

Arriendos 67

/astos Anticipados 67

De-reciación %e 6a9uinarias y "9ui-os

epreciacin E,7

epreciacin Acumulada E,7

Gastos Financieros no registra%os.

/astos Cinancieros 6,7

Dbli#aciones con +ancos 6,7


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/re-aración %e "sta%os Contables y Cierre %e Cuentas

• !l proceso de 'ierre de 'uentas consiste en la trans"erencia de los saldos de las cuentastemporales, de in#resos % de #astos, a la cuenta resumen* Resulta%o %el "7ercicio.

• !l cierre se e"ectGa realizando un cierre contrario, en la cuenta esultado del !&ercicio, por unmonto e)ui$alente al saldo de cada cuenta temporal, )uedando esta Gltima con saldo cero.

• (i los in#resos ;saldos créditos= e-ceden los #astos ;saldos débitos=, la cuenta esultado del!&ercicio tendrá un sal%o cr4%ito, )ue representa la utili%a% neta.

• Por el contrario, si los #astos e-ceden los in#resos, la cuenta esultado del !&ercicio tendráun sal%o %4bito )ue presenta la -4r%i%a neta.



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Asientos %e Cierre en el Libro Diario


!+! 3A+!

esultado del !&ercicio 69

/astos de Administracin 69


'omisiones 8


Arriendos 67

esultado del !&ercicio E,7

epreciacin E,7


'osto de ?entas 97

esultado del !&ercicio 4,7


n#resos por ?entas 620



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1raspaso de los asientos de cierre a la cuenta de ma%or @esultado del !&ercicioB


esultado del !&ercicio

/astos de Administracin 69

'omisiones 8

Arriendos 67

epreciacin E,7

'osto de ?entas 97


n#resos por ?entas 620

626 620

*al%o :

• (aldo de la cuenta esultado del !&ercicio* >6.000 al !+! ;'onclusin* Pérdida=.

• 1odas las cuentas de in#resos % #astos )uedan con saldo "inal nulo.

• La cuenta @esultado del !&ercicioB pasa, al período si#uiente, con su correspondientesi#no a inte#rar el rubro @Htilidades AcumuladasB de la a#rupacin @HtilidadesetenidasB, )ue constitu%e parte del patrimonio inicial del nue$o e&ercicio.


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Control Interno

Db&eti$os*• Prote#er los recursos de la or#anizacin.• Ase#urar la e-actitud % con"iabilidad de la in"ormacin de las operaciones.• Ase#urar el cumplimiento de las políticas % normas corporati$as.• !$aluar el desempeJo or#anizacional.

'onsideraciones básicas Gtiles para tener en cuenta*• e"inicin % asi#nacin de responsabilidades.• (ubdi$isin de "unciones o principio de responsabilidad compartida.• Procedimientos para una transaccin* autorizacin, aprobacin indi$idual, e&ecucin %

re#istro.• (eparacin de las "unciones de custodia de los acti$os de las de re#istro o mantencin

del re#istro de los bienes.• Mane&o de e"ecti$o* separar mane&o de re#istro5 depsitos diarios5 pa#os con che)ue.

(eparar "unciones de aprobacin de #astos de "irma de che)ues.• Dtras medidas* auditoría interna, pronsticos, documentos pre"oliados, uso de cuentas

de control, conciliacin bancaria peridica, empleo de documentos de control

*iste$a Contable. Consi%eraciones A%icionales


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Hn sistema contable e"iciente debe satis"acer, en #eneral, los si#uientes ob&eti$os*• Procesar la n"ormacin al mínimo costo.• /enerar n"ormacin oportuna % con"iable.

6ayores Au2iliares

• e#istros paralelos para transacciones de la misma naturaleza, respecto de las cualesinteresa disponer de in"ormacin adicional, para "ines de análisis.

• !&emplos* Libro de 'ompras, Libro de ?entas5

*iste$a Contable. Consi%eraciones A%icionales

*ubsi%iarios

• e#istros de detalle, cu%a in"ormacin se traspasa a la contabilidad, a tra$és de un proceso especial )ue se llama centralizacin, lle$ándose en la contabilidad los saldos a,tra$és de una cuenta resumen.5

• !&emplos* Libro de emuneraciones, Libro de !-istencias, Libro 'ontrol de Acti$o Ci&o.

;so %e Anal

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