SECRETARÍA DE TRANSPORTES Y VIALIDAD Comité Técnico Interno de Administración de Documentos

ACTA DE LA SEGUNDA SESION ORDINARIA DEL COMITÉ TECN ICO

INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA SECRETARIA DE TRANSPORTE Y VIALIDAD.

Siendo las 12:00 horas del día 8 de abril del año dos mil ocho, se reunieron en la Sala de Juntas de la Secretaría de Transportes y Vialidad, con domicilio en Avenida Alvaro Obregón número 269, primer piso, Colonia Roma, los CC. Daniel Bravo Pérez, Director de Evaluación y Control, representante de la Dirección General de Planeación y Vialidad, en su calidad de Secretario Ejecutivo Suplente, Cindy López Giles, Directora de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Dirección Ejecutiva de Administración, en su calidad Secretario Técnico. Como responsables de Control de Gestión, Archivo en Trámite y Archivo de Concentración: el C. P. J. Antonio Sánchez Alejo, Secretario Técnico del C. Secretario en SETRAVI, Cristina Alatriste Galván, asistente del Director General de Transporte, Lic. Federico Morales Galicia, Lider Coordinador de Proyectos de la Dirección General de Regulación al Transporte, José Fabián Jiménez Juárez, Subdirector de Información y Estadística de la Dirección del Registro Público de Transporte; Marisol Michel Morales Reséndiz, J.U.D. de Desarrollo de Programas de la Dirección de Apoyo Vial; Martín Molina Nava, J.U.D. de Verificación de la Coordinación de Supervisión de los Servicios del Transporte; como asesores: Saraí Álvarez Sosa, Subdirectora de Amparos de la Dirección Jurídica; Ricardo Quintero Magaña, Director de Informática; Emma Del Moral Estudillo, J.U.D. de Programación y Control Presupuestal, en representación de la Dirección de Recursos Humanos y Financieros; José Luis Camacho Ponce de León, J.U.D. de Control Operativo de la Contraloría Interna en la SETRAVI. Como invitado: Sergio A. Poumian García, J.U.D. de Control de Almacenes e Inventarios, Lic. Antonio González , Subdirector de Información y Documentación Administrativa, Lic. Jorge Delgado Corral, Enlace Administrativo B, Asesor en Materia de Archivos a convocatoria del Director Ejecutivo de Administración, para instalar el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Secretaría de Transportes y Vialidad (COTECIADSTVI).------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Se procedió al registro de asistencia y, después de haber confirmado la existencia del quórum legal, se procedió a la aprobación de la siguiente:--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------ORDEN DEL DIA-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------1. Se informa sobre el envío con oficio número DEA/0418/2008 del 2 de abril de 2008, del Manual Específico de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Secretaría de Transportes y Vialidad; así como del Acta Administrativo de la Primera Sesión del Comité, a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Oficialía Mayor, para su registro.-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

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2. Recepción de la designación oficial de los responsables del Control de Gestión, Archivo de Trámite y Archivo de Concentración de las Unidades Administrativas de la SETRAVI.----------------------------------------------------------------------------------------------------- 3. Recepción del Informe sobre la situación o estado de los archivos de las Unidades Administrativas de la SETRAVI.----------------------------------------------------------- 4. Asuntos Generales.--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------DESARROLLO DE LA SESION ----------------------------------- 1. El Lic. Daniel Bravo Pérez, Secretario Ejecutivo Suplente del Comité, inició la Segunda Sesión, otorgando la palabra a la C. Cindy López Giles, Secretaría Técnica de este Comité, para la presentación de los funcionarios representantes de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Oficialía, en su calidad de Invitados, Lic. Antonio González, Subdirector de Información y Documentación Administrativa y el Lic. Jorge Delgado Corral, Enlace Administrativo (Asesor en materia de Archivos).------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 2. La Secretaría Técnica, solicita a los integrantes de este Comité, que lo que se entregó fue un prediagnóstico, a lo cual sugiere que elaboren y entreguen un diagnóstico integral específico, a más tardar el primer martes del mes de mayo del año en curso, que será cuando se realice la Tercera Sesión Ordinaria de este Comité. ACUERDO 01-02-ORD-08.------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3. El representante del Registro Publico de Transporte, comenta y pregunta que algunas semanas atrás, un externo a la Secretaría realizó un diagnóstico de toda la documentación existente en dicho registro y que si esa documentación es la que se va a considerar.---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- La Secretaría Técnica del Comité, comenta que a ninguna compañía externa se le permitirá el acceso, ya que por parte de a SETRAVI, se está considerando que próximamente se escaneé y se digitalice todas las documentales, porque son documentos que son considerados de seguridad nacional.- ACUERDO 02-02-ORD-08.----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------4. El Asesor del Comité Lic. Ricardo Quintero Magaña, hace hincapié que en administraciones anteriores se venía manejando un sistema de digitalización respecto al acervo documental, misma que resultó ser nula para las consultas, por lo que se apegará al sistema que genere y administre Oficialía Mayor, y que precisamente derivado de que en las administraciones pasadas no se llevó a cabo ningún registro electrónico ni respaldo en los años anteriores, comenta que el prediagnóstico requerido por la Secretaria Técnica, es con el propósito de ver el acervo tecnológico y la infraestructura de recursos materiales y humanos que se necesitarán para llevarlo a cabo ya que en administraciones pasadas solo se llevó a cabo la primera etapa por lo cual no existe algún registro electrónico ni respaldo de años anteriores.---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

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A lo que la Secretaria Técnica del Comité, agrega que en su área hay demasiado faltante de documentales.--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Cuestiona el Lic. Arturo González, Invitado en representación de la Oficialía Mayor, que si con respecto a los faltantes, se ha levantado alguna Acta Administrativa.---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- La Secretaría Técnica manifiesta que en lo que respecta a su área si, pero que en las otras áreas de la SETRAVI, no hay constancia de actas levantadas.------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Lic. Antonio González, en su calidad de Invitado, en representación de la Oficialía Mayor; alude que si en el caso de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, y las demás unidades administrativas, cuentan con las Actas de las documentales faltantes cuando recibieron la administración, y que en el caso de que no sea así se proceda al levantamiento de dichas Actas, para respaldo y seguridad para su posterior entrega. ACUERDO 03-02-ORD-08--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5. El Secretario Ejecutivo Suplente del Comité, hace alusión que la Dirección General de Planeación y Vialidad que el representa, en sus tres Direcciones de Área, se encuentran en la misma situación, que no constan con registros precisos y que existen faltantes de algunos documentales, que en su momento no fueron observados, sin embargo, cuentan con algunos informes de las documentales que se remitían a la Jefatura de Gobierno.--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Por lo que hace a la Vocal de este Comité y representante de la Dirección General de Transporte, C. Cristina Alatriste Gálvan, señala que en esa Dirección General se cuenta con una oficina de Control de Gestión en donde si se tiene todo detallado y señalado, el archivo con destino final de concentración de tránsito y perfectamente; sin embargo, en las áreas no tienen claridad de las documentales existentes, ni se tiene sistematizada la recepción ni trámite de los asuntos, además que cuentan con oficinas que no están físicamente en este edificio ya que se encuentran en Popotla, y se les complica tener control absoluto de las documentales ya que una vez que llegan a esas oficinas no todos los asuntos los atienden de inmediato. También en la Dirección General se cuenta con una base de datos donde esta registrado el documento, la terminología, su referencia, a que área se le está turnando, cuando se turnó y cual fue la instrucción, además de que ahora nos quedamos con todo el documental de antecedentes para cualquier consulta y poder dar con certeza una respuesta; sin embargo de la correspondencia que no nos llega la contestación para su descargo se filtra y se estanca el asunto.--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6. La Secretaría Técnica afirma que esa opción es viable para la atención inmediata, y que el área de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, ahora también será responsable del Archivo, y que sería empapelarse

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mucho, ya que serían tres o cuatro las áreas que tendrían la misma documental, por lo que se tendrán que establecer normas sobre el manejo de las documentales. ACUERDO 04-02-ORD-08-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- El asesor del Comité, en representación de la Contraloría Interna interviene diciendo que las áreas ya están enteradas y que desde el año pasado se tiene el sistema de que cada unidad administrativa debe de responsabilizarse de su documental