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SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS
“Sistemas cuyo objetivo es la aplicación de métodos para mantener los costos de un proyecto dentro de los límites planeados, durante el tiempo de construcción, enfocando los esfuerzos del control en donde sean más efectivos para obtener el máximo control al mínimo costo.”
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SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS
OBJETIVOS:Mantener los costos de construcción
del proyecto dentro de los presupuestos establecidos.
Desarrollar una base de información sobre el rendimiento y productividad de la mano de obra y del equipo, para estimar costos futuros.
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SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS
Factores de diseño:Tamaño proyectoTipo del proyecto.
“La única justificación para el gasto que representa un sistema de control de costos es el valor de la información administrativa que puede proporcionar”
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SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS
ASPECTOS QUE CUBREN
PLANEACION
CONTABILIDAD DE COSTO
COMPARACION ESTADO ACTUAL
PRONOSTICO
COMPARACION ESTADO FUTURO
IDENTIFICACION DE PROBLEMAS
INFORMACION OPORTUNA
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SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS
FUNCIONES
A) PLANEACION DE COSTOS
B)ESTABLECER MECANISMO DE RECOPILACION Y REGISTRO
C)ESTABLECER MECANISMO DE ANALISIS DE LA INFORMACION
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SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS
FUNCIONES
D)ESTABLECER LOS MECANISMOS PARA IMPLEMENTAR LAS ACCIONES CORRECTIVAS.
E) CONSERVAR FUNCIONAL Y OPTIMIZADO EL SISTEMA DURANTE TODO EL DESARROLLO DE LA OBRA.
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SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS
REQUERIMIENTOS
a)Establecimiento estructura organizativa.
b)Establecimiento parámetros y criterios.
c) Asignación de equipo.
d)Diseño de los "Controles" o formatos.
e)Diseño de un procedimiento de recopilación
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SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS
REQUERIMIENTOS
f) Diseño de un método de análisis y comparación de la información.
g)Diseño de un proceso de interpretación.
h)Diseño de un proceso de pronósticos.
i) Diseño de formatos de reportes de los resultados, para los diferentes niveles de la
organización.
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SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS
FACTORES QUE INCIDEN EN EL DISEÑO
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SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS
ELEMENTOS INVOLUCRADOS
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SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS
ELEMENTOS INVOLUCRADOS
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SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS
ELEMENTOS INVOLUCRADOS
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SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS
DISEÑO E IMPLANTACION
ACCIONES:Organizar: decidir quién va a hacer
qué.Analizar, conceptualizar y concebir el
flujo administrativo de losrecursos.Esquematizar los flujos.Establecer los métodos y políticas
para implantar el sistema.Poner en marcha el sistema
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SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS
OPERACIÓN
CONTROL SOBRE LOS RECURSOS
CONTROL PRESUPUESTAL
CONTROL DEL DESEMPEÑO
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SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS
CONTROL SOBRE LOS RECURSOS
MATERIALESMANO DE OBRAMAQUINARIASUBCONTRATOSGASTOS INDIRECTOS
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SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS
CONTROL SOBRE LOS RECURSOS
MATERIALES
Adquisición.
Empleo.
Pago.
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SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS
CONTROL SOBRE LOS RECURSOS
ADQUISICIONES- Determinación de los proveedores.- Establecimiento de los precios máximos de
compra.- Definición de qué se compra en oficina central
y qué en obra.- Revisión de las requisiciones de materiales de
obra.- Realizar los pedidos (órdenes de compra).- Dar seguimiento a los pedidos.
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SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS
CONTROL SOBRE LOS RECURSOS
ADQUISICIONES (cont.)- Registrar el suministro de los pedidos.- Actualizar los compromisos de pago.- Actualizar los inventarios de materiales. Fuentes de Información para el control de
adquisiciones.- Presupuestos de recursos de la obra.- Requisiciones de materiales.- Recepción de materiales en la obra.
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SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS
CONTROL SOBRE LOS RECURSOS
EMPLEO- Recepción del material:
• Directamente en el sitio de uso.• En el almacén.
- Revisión de facturas - autorización.- Registrar las salidas de material del almacén.- Realizar los cargos a las cuentas de costos.- Controlar las existencias del almacén.- Controlar los desperdicios y robos.
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SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS
CONTROL SOBRE LOS RECURSOS
PAGOS
- Revisión de facturas y autorización de pagos.
- Actualizar compromisos de pagos.
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SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS
CONTROL SOBRE LOS RECURSOS
MANO DE OBRA
Registro del personal dedicado a una actividad.
Registro de los avances reales.Asignación de costos a las cuentas.
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SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS
CONTROL SOBRE LOS RECURSOS
MAQUINARIA Control sobre los costos de producción
(reportes diarios de uso: horas ociosas, horas efectivas, hrs. de reparación y mantenimiento contra trabajo efectuado).
Asignación de los costos a las cuentas. Control sobre los costos de utilización (horas
de uso contra costos de capital y costos de operación).
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SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS
CONTROL SOBRE LOS RECURSOS
SUBCONTRATOS
Registrar los avances físicos.Asignar costos a las cuentas
correspondientes.Controlar los pagos realizados.
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SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS
CONTROL SOBRE LOS RECURSOS
GASTOS INDIRECTOS
Registrar los gastosAsignar costos a las cuentas
correspondientesControlar los gastos efectuados
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SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS
CONTROL PRESUPUESTAL
CONTROL DE AVANCERecolectar la información sobre avance
físico en campo.Plasmar la información
convenientemente (en la red y en diagrama de barras).
Actualizar el programa de obra (dar mantenimiento).
Tomar acciones correctivas.
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SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS
CONTROL PRESUPUESTAL
MODIFICACIONES AL CONTRATO (control de cambios)
INCREMENTO DE PRECIOS (escalatorias)
CONTROL DE INGRESOS (estimaciones de cobro)
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SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS
CONTROL DEL DESEMPEÑO
CONTABILIDAD DE COSTOSPreparar los reportes del estado de la
obra (Del período y acumulado).Determinar el porcentaje de gastos del
proyecto contra porcentaje terminado del proyecto.
Determinar la variación en costos y la variación en programa.
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SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS
CONTROL DEL DESEMPEÑOPRONOSTICO DE COSTOS
• Determinar la tasa de producción.• Rendimientos planeados - reales.• Determinar las tasas de productividad.
Planeada - real - al concluir.• Realizar el pronóstico de costos futuros.
Presupuesto de egresos remanente contra requerimientos pronosticados.
• Determinar el déficit y el superávit del proyecto al concluir.
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SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS
CONTROL DEL DESEMPEÑODESEMPEÑO DEL PROYECTO Y DEL
PRESUPUESTOObtener información de: Costo
presupuestado del trabajo programado, Costo comprometido del trabajo realizado y Valor del trabajo realizado.
Reportes (Texto y Gráfico) Análisis de TendenciasIdenficación de las causas de los
déficitis o superávits
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SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS
EJEMPLO DE DISEÑOBASES DEL DISEÑO:a) Las funciones que debe cumplir un
sistema de control de costosb) Los factores que influyen en su
diseño c) La necesidades de información de
acuerdo a la investigación de campo
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SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS
EJEMPLO DE DISEÑOCONDICIONES
Fase del proyecto que se atiende: Etapa constructiva.
Tipo y tamaño de proyecto: Edificación y obras de infraestructura de tamaño medio.
Tipo de contrato: Por precios unitarios. Enfoque del sistema que se propone:
Punto de vista del contratista. Organización de la empresa constructora:
Empresa mediana.
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SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS
EJEMPLO DE DISEÑOPROCESO DE DISEÑO Definición de requerimientos del
sistema
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SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS
EJEMPLO DE DISEÑOPROCESO DE DISEÑO (Cont.) Análisis de dónde se genera y como
fluye la información relativa a los costos de los insumos.
Elaboración diagramas de flujo parciales Control de los materiales Control de la mano de obra Control de subcontratos Control de la maquinaria y equipo.
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SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS
EJEMPLO DE DISEÑOPROCESO DE DISEÑO (Cont.) Integración de los componentes del
sistema en un modelo integrado.
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SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS
EJEMPLO DE DISEÑOPROCESO DE DISEÑO (Cont.) Integración de funciones auxiliares
Control de Costos Indirectos, Financiamiento e Imprevistos.
Control de Modificaciones al Contrato. Control de Ingresos.
Diseño de Cédulas para recopilar información
Diseño de reportes
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SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS
RESULTADOSPlaneación de los Costos. Controla costos indirectos (FSCD) Controla los costos directos (Presupuesto
definitivo) Recursos desglosados por partidas. La contabilidad de costos por catálogo de
cuentas de costo El alcance y costo presupuestado de los
recurso sirven de parámetros para determinar el estado económico del proyecto.
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SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS
RESULTADOSRECOPILACION Y REGISTRO
MATERIALES Se controlan por partida. Se controla su adquisición, empleo y pago. Adquisicion: “órdenes de compra” previa
requisición del residente Empleo: “entradas de almacén” y “vales de
salida de material”. Al elaborar el vale de salida se carga el gasto a la
cuenta de costo. Se usa el “precio unitario promedio ponderado” Se monitorean los inventarios de material
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SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS
RESULTADOSRECOPILACION Y REGISTRO
MANO DE OBRASe controla por concepto. Se elabora un catálogo de “destajos”Se elaboran las estimaciones
semanales de acuerdo al avance. Se cargan los egresos a las cuentas de
costo correspondientes
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SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS
RESULTADOSRECOPILACION Y REGISTRO
MAQUINARIASe controla por concepto. Registra las horas de maquinaria
consumidas.Se pueden usar costos de maquina
propia o rentada.Se cargan los egresos a las cuentas de
costo.
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SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS
RESULTADOSRECOPILACION Y REGISTRO
SUBCONTRATOSSe controla por conceptoLos precios manejados incluyen mano
de obra, materiales, maquinaria y costos indirectos del subcontratista. Los conceptos a subcontratar no participan en la cuantificación de recursos
El sistema los maneja de manera similar a la mano de obra
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SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS
RESULTADOSRECOPILACION Y REGISTROINDIRECTOS, FINANCIAMIENTO E IMPREVISTOS
Se realiza por partida. El sistema de control permite cargar
estos gastos, en cada fecha de corte, a las cuentas de costo correspondientes con base en las pólizas de egresos y de diario de la obra.
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SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS
RESULTADOSRECOPILACION Y REGISTROOTROS
Modificaciones al contratroIngresos
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SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS
RESULTADOSANALISIS DE INFORMACIONComparación de los costos reales con
los programados Usa los avances reales a una fecha de
corte periódica y predeterminada. Reportes: “Estado Detallado del Costo Directo de la
Obra”, “Estado Resumen del Costo Directo de la Obra” , “Estado Resumen del Costo Indirecto de la Obra”
Datos para realizar el “estudio de tendencias de costo”
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SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS
RESULTADOSANALISIS DE INFORMACION
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SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS
RESULTADOSMECANISMOS PARA IMPLEMENTAR
ACCIONES CORRECTIVAS
El sistema sugiere considerar los siguiente
Establecer las condiciones que requieren de una acción correctiva
Presentar posibles alternativas de acciones correctivas.
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SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS
RESULTADOSAUTOMATIZACION DEL SISTEMA
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SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS
RESULTADOSPROCESO DE USO DEL SISTEMA
• (DEFINICION DEL CATALOGO DE CUENTAS Y PRESUPUESTODE CONTROL)
• PROCESO RUTINARIO DE CONTABILIDAD DE COSTOS
• PROCESO DE REPORTE DE COSTOS (PERIODICO, EN FECHAS DE CORTE PREDETERMINADAS)
• PROCESO DE MANTENIMIENTO
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ACTITUDES PARA PONER EN MARCHA UN SISTEMA DE CONTROL
1. Ajustarse al presupuesto y al programa.
2. Controle los costos futuros durante la etapa de ingeniería.
3. Revise todas las requisiciones y órdenes de compra.
4. Revise cuidadosamente sus propuestas para concurso.
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ACTITUDES PARA PONER EN MARCHA UN SISTEMA DE CONTROL
5. Estime los costos para terminar. No use la aritmética.
6. Logre que el equipo del proyecto se involucre en la estimación del costo para terminar.
7. Trabaje sólo con compromisos, no con pagos.
8. Indentifique y reporte los problemas oportunamente.
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ACTITUDES PARA PONER EN MARCHA UN SISTEMA DE CONTROL
9. Compare la cantidad de cambios con el contrato original.
10. Compare los costos indirectos con el trabajo real ejecutado.
11. Vigile el estado de contingencias e imprevistos.
12. Domine el tope de todos los costos en todo momento.