01 EL DIAGNÓSTICO
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Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Auditoría Jornada Fin de Semana Práctica Integrada Tema 5 EL DIAGNÓSTICO Grupo 5
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Universidad de San Carlos de GuatemalaFacultad de Ciencias Económicas Escuela de Auditoría Jornada Fin de SemanaPráctica Integrada
Tema 5
EL DIAGNÓSTICO
Grupo 5
Guatemala, enero de 2013
Tema 5
EL DIAGNÓSTICO
Lic. Estuardo Salvador Estrada GonzálezDocente Supervisor Administración de Empresas
Licda. Miriam Alicia Guerrero Rodríguez Docente Supervisor Contaduría Pública y Auditoría
Grupo 5
No. Nombre Carné
1. Samuel Isidro Castillo Palacios 200414678
2. Nidya Marleny Briceño Méndez 200711845
3. Byron Alberto Martínez Rodríguez 200713360
4. Esdras Leopoldo Estrada Pérez (Coordinador) 200811608
5. Johnatan Zaret Yat Meléndez 200811689
6. Yojana Amabel Pichillá Pérez 200812069
ÍNDICE GENERAL
Página
INTRODUCCIÓN.................................................................................................... iCAPÍTULO I..........................................................................................................1El DIAGNÓSTICO.................................................................................................11.1 Definición de Diagnóstico............................................................................11.2 Clasificación del diagnóstico.......................................................................21.3 Pautas para realizar un diagnóstico........................................................4CAPÍTULO II.........................................................................................................7ÁREAS PARA REALIZAR UN DIAGNÓSTICO...................................................72.1 Áreas de diagnóstico....................................................................................7CAPÍTULO III........................................................................................................9DIAGNÓSTICO CON UN ENFOQUE A ENTIDADES PÚBLICAS.......................93.1 Entidades Públicas.......................................................................................93.2 Responsabilidad por el control interno.......................................................93.3 Fases de un diagnóstico en una entidad pública.......................................9CAPÍTULO IV......................................................................................................12
DIAGNÓSTICO EN EL MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL...............................................................................................................124.1 El Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social..................................124.2 Diagnóstico en el Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social........134.3 Diagnóstico en relación al presupuesto...................................................15
4.4 Diagnóstico de ejecución presupuestaria en el 2012 del Hospital de Escuintla............................................................................................................15CONCLUSIONES...............................................................................................17RECOMENDACIONES.......................................................................................18BIBLIOGRAFÍA...................................................................................................19
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura No. Página
1 Publicación de listado de entidades que realizaban actividades ilícitas
140
2 Primera parte de la población 143
3 Segunda parte de la población 143
4 Parámetros de selección 144
5 Almacenamiento de la muestra 145
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro No. Página
1 Muestra a evaluar 146
2 Capital pagado mínimo de la muestra 1 147
3 Capital pagado mínimo de la muestra 2 148
4 Capital pagado mínimo de la muestra 3 149
5 Capital pagado mínimo de la muestra 4 150
INTRODUCCIÓN
Como parte del pensum de estudios de la Facultad de Ciencias Económicas, la
Práctica Integrada es una actividad académica diseñada para que el estudiante
intercambie los conocimientos y técnicas adquiridos en cada carrera, en cuanto
al planteamiento, análisis y propuesta de soluciones a problemas de la realidad
nacional, lo que conlleva a realizar un estudio económico, administrativo,
financiero y contable del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social.
En tal sentido, debido a que el Gobierno de la República de Guatemala ha
implementado el manejo del presupuesto por resultados para el presente
ejercicio fiscal, se debe realizar un diagnóstico de dicha entidad, lo que
constituye una herramienta sencilla y de gran utilidad a fin de conocer la
situación actual y los problemas que impiden su buen funcionamiento,
aprovechamiento de las asignaciones presupuestarias, logros de resultados
planteados, así como un buen servicios a la población.
Al realizar un diagnóstico se pueden detectar las causas principales de los
problemas, de manera de poder enfocar los esfuerzos futuros en buscar las
medidas más efectivas y evitar el desperdicio de recursos.
Un diagnóstico en muchas ocasiones es realizado por consultores o personas
ajenas a la organización, aunque existen numerosos casos en que son
efectuados por los mismos responsables de la entidad.
La estructura del presente informe se encuentra dividida en cuatro capítulos, el
capítulo I contiene las nociones generales de un diagnóstico, el capítulo II hace
referencia a las clasificaciones de los diagnósticos, el capítulo III se refiere a la
metodología y el capítulo IV se presenta un caso práctico.
i
1
CAPÍTULO I
El DIAGNÓSTICO
1.1 Definición de Diagnóstico
Según el diccionario de la Real Academia Española, la palabra diagnóstico
proviene del griego "Diagnosis", que significa "Conocimiento" y se refiere a
“recoger y analizar datos para evaluar datos de diversa naturaleza”.1
Según Valdez Rivera el diagnóstico es “un medio de análisis que permite el
cambio de una empresa, de incertidumbre a conocimiento, para lograr una
adecuada gestión”.2
Hernández Guerrero indica que “es parte de los sistemas de control de gestión
modernos para lograr el conocimiento más completo del funcionamiento de la
organización y comprender los mecanismos que explican el comportamiento de
los procesos que condicionan sus resultados”.3
Para Adriana Meza es un “proceso analítico que permite conocer la situación
real de la organización en un momento dado para descubrir problemas y áreas
de oportunidad, con el fin de corregir los primeros y aprovechar las segundas.”4
De tal modo que cuando se habla de diagnóstico se hace referencia a aquellas
actividades tendientes a conocer el estado actual de una empresa y los
obstáculos que impiden obtener los resultados deseados.
1 Diccionario de la Lengua Española, Vigésima segunda edición. 2 Valdez Rivera, 1998. en: Braidot, N.; Formento, H. y Nicolini, J. 20033 Hernández, M.; Guerrero, D. 20004 Meza B. Adriana “El Diagnóstico Organizacional: métodos, técnicas y elementos.
2
1.2 Clasificación del diagnóstico
Sergio Rogmanoli menciona que “es posible clasificar los diagnósticos en dos
grandes tipos: los "integrales" y los "específicos". Los primeros se caracterizan
por la visualización de una amplia gama de variables o aspectos empresarios.
En tanto, los diagnósticos "específicos" hacen énfasis en los procesos
productivos, financieros, de gestión, y otros en aspectos relativos al mercado y
los consumidores”.5
Figura 1
Tipos de diagnóstico
Fuente: Rogmanoli Sergio, Columna Económica.
5 Rogmanoli Sergio, Columna Económica, Pág. 9.
3
Mientras que Adriana Meza indica que el diagnóstico puede verse desde dos
perspectivas distintas:
“Diagnóstico funcional: examina principalmente las estructuras formales e
informales de la comunicación, las prácticas de la comunicación que tienen que
ver con la producción, la satisfacción del personal, el mantenimiento de la
organización, y la innovación.
Usa un proceso de diagnóstico en el cual el auditor asume la responsabilidad
casi total del diseño y la conducción del mismo (objetivos, métodos y la
interpretación de los resultados).”6
“Diagnóstico cultural: es una sucesión de acciones cuya finalidad es descubrir
los valores y principios básicos de una organización, el grado en que éstos son
conocidos y compartidos por sus miembros y la congruencia que guardan con el
comportamiento organizacional.”7
Un diagnóstico puede ser enfocado a distintas perspectivas, ya sea de
funcionamiento, comunicación empresarial, procedimientos productivos,
administrativos, ambiente de control, rendimiento de los trabajadores, entre
otros.
6 Meza B. Adriana “El Diagnóstico Organizacional: métodos, técnicas y elementos.7 Ibídem.
4
1.3Pautas para realizar un diagnóstico
Cualquiera sea el enfoque elegido para el diagnóstico (integral o específico), son
cuatro los pasos básicos que conducen a un trabajo conciso, completo y con
resultados innovadores: según Sergio Rogmanoli “El primero consiste en
establecer el parámetro de evaluación. Para ello se debe prestar atención a los
mercados o clientes que resultan de interés para los responsables de la
empresa.
El segundo paso es obtener una visión clara y detallada sobre el estado actual
del sistema de producción de la empresa. Para lograr esto, se utilizan recursos
como las entrevistas con registro (escrito o grabaciones), fotografías,
filmaciones, observación directa, etc.”8
La Licenciada Adriana Meza indica que deben utilizarse las siguientes técnicas
durante un diagnóstico:
“Entrevista. Esta técnica se complementa con el cuestionario y permite
recoger información que puede ser investigada hasta en sus mínimos
detalles en una conversación personal con los miembros de una
organización.
Cuestionario. Permite recoger mayor cantidad de información de mayor
cantidad de gente y de una manera más rápida y más económica que
otros métodos; y facilita el análisis estadístico.
Análisis de transmisión de mensajes. Consiste en un cuestionario
especializado que descubre el proceso de difusión de un mensaje en la
organización, desde su punto de origen hasta que logra alcanzar a los 8 Rogmanoli Sergio, Columna Económica, Pág. 9.
5
diferentes miembros de la misma. Este método revela el tiempo que toma
la difusión de un mensaje, su proceso comunicativo, quienes bloquean la
comunicación, las redes de comunicación informal y la manera como se
procesa la información.
El análisis de experiencias críticas de comunicación. Sirve para conocer
las experiencias positivas y negativas que existen dentro de la
organización y la efectividad o inefectividad de las mismas.
Análisis de redes de comunicación. Analiza la estructura de comunicación
de una organización y su efectividad. Se evalúa quien se comunica con
quién, que grupos existen en la organización, qué miembros actúan como
puente entre los grupos, los bloqueos que sufre la información, el
contenido de la comunicación y la cantidad de información difundida.
La entrevista grupal. Esta técnica selecciona un cierto número de
miembros representativos de la organización para ser entrevistados como
grupo. La entrevista se suele centrar en aspectos críticos de la
comunicación organizacional.”9
Sergio Rogmanoli indica que el tercer paso “es determinar el grado de alcance
del parámetro establecido, y, si es posible, establecer un porcentaje de alcance.
Finalmente, en el cuarto paso debe realizarse una pregunta clave: ¿Por qué no
se pueden alcanzar los parámetros de referencia establecidos en la empresa? a
esta pregunta se encuentran alejadas en el espacio o en el tiempo.”10
9 Meza B. Adriana “El Diagnóstico Organizacional: métodos, técnicas y elementos.10 Rogmanoli Sergio, Columna Económica, Pág. 9.
6
CAPÍTULO II
ÁREAS PARA REALIZAR UN DIAGNÓSTICO
2.1 Áreas de diagnóstico
Según Andrés Raineri “El diagnóstico organizacional es el proceso por el cual
las organizaciones pueden tener un conocimiento más preciso y completo de
sus capacidades y debilidades. El conocimiento que se origina de este proceso
permite a los diferentes actores organizacionales, por una parte identificar cuáles
son esas necesidades de cambio y, por otra, administrar el cambio en forma
más eficiente.”11
Tabla 1
Áreas para realizar un diagnóstico
Medio Medio externo
Estructuras y procesos técnicos
Procesos productivos, administrativos y de servicios
Estructura organizacional
Contabilidad y finanzas
Tecnología disponible
Productos/mercados
Tecnología existente
Marco regulatorio y legal
Mercado laboral
Personas y procesos humanos
Procesos de recursos humanos: selección, capacitación, evaluación del desempeño, remuneración. etc.
Comportamiento organizacional: poder, liderazgo, trabajo en equipo, motivación, compromiso, cultura, clima, comunicación, etc.
Relaciones públicas.
Consumidores.
Proveedores.
Conducta de la competencia.
Fuente: Raineri Andrés, Diagnóstico Organizacional
11 Raineri Andrés, Diagnóstico Organizacional, Pág. 1.
7
Estas áreas de diagnóstico se ordenan de acuerdo con una tabla de doble
entrada. En el eje horizontal se clasifican los elementos en dos tipos: los que se
encuentran en el medio interno de la organización y los que se encuentran en su
entorno. A pesar de que tradicionalmente las variables del medio externo no se
han considerado como objetos de estudio del diagnóstico organizacional, se
considera necesario hacerlo.
Los elementos en el ambiente de la organización son por lo menos de igual
importancia para su sobrevivencia que los elementos de su interior. Además, las
características, determinantes y metodologías de los estudios efectuados en el
interior o exterior de la organización son en muchas situaciones similares.
En el eje vertical se encuentra una segunda categorización de las áreas o temas
de diagnóstico organizacional. En este eje aparece un primer tipo de elementos
que corresponden a características de procesos productivos o administrativos,
como por ejemplo las mediciones de procesos que se hacen en un estudio de
reingeniería, o las mediciones de un estudio de contabilidad. El segundo tipo de
elementos de este eje corresponden a aspectos más subjetivos y humanos,
como por ejemplo estudios de clima organizacional, o estudios de preferencias
de los clientes.
Cuántas y cuáles de estas áreas deberá diagnosticar una organización
específica dependerá de los intereses estratégicos de la organización. Por
ejemplo, una organización cuya estrategia sea la de producir a bajo costo
probablemente se interesará en analizar sus procesos tecnológicos y
productivos para mejorar su eficiencia y disminuir sus costos. Otra organización
cuya estrategia sea la de entregar servicios de calidad superior puede estar
interesada en conocer las habilidades de atención al cliente de su personal y la
capacidad de éste para mejorar el servicio trabajando en equipo.
8
CAPÍTULO III
DIAGNÓSTICO CON UN ENFOQUE A ENTIDADES PÚBLICAS
3.1 Entidades Públicas
Constituye entidad pública para efectos de la Administración Financiera del
Sector Público, “todo organismo con personería jurídica comprendido en los
niveles de Gobierno Central, entidades autónomas y descentralizadas”12, dichas
entidades tienen a su cargo el manejo de fondos públicos y su fin es brindar un
servicios a la población.
3.2 Responsabilidad por el control interno
El Marco Conceptual del Control Interno Gubernamental indica que “el control
interno representa el contexto institucional, por lo tanto dentro de cada campo de
acción, los distintos procedimientos involucran a los responsables de la
ejecución de las funciones”.13
En eses sentido la Gerencia responsable de la administración es la autoridad
responsable de las actividades, organización y funcionamiento de la entidad.
3.3 Fases de un diagnóstico en una entidad pública
Antes de realizar el diagnóstico es conveniente socializar a todo el personal de
la entidad sobre el sistema de gestión de la calidad, explicar la metodología y las
fases como se va a desarrollar el proyecto.
12 Glosario de Presupuesto Público: http://www.mef.gob.pe/ Itemid=10029713 Contraloría General de Cuentas “Marco Conceptual del Control Interno Gubernamental” Pág. 15.
9
Es conveniente aplicar esta fase, porque permite reconocer las diferencias
existentes entre lo que tiene la entidad y lo que debería tener frente a los
requisitos planteados por una norma.
Figura 2
Fase de diagnóstico
Fuente: Guía de Diagnóstico para implementar el sistema de gestión de la
calidad en la gestión pública
La planificación del diagnóstico incluye la definición del objeto, alcance,
programa o agenda (personas a entrevistar, entrevistadores, fechas, horarios,
lugares, etc.), listas de verificación (cuestionario de afirmaciones) y la definición
de los recursos necesarios para el diagnóstico que permita identificar de manera
cualitativa o cuantitativa, el estado actual de la entidad.
El diagnóstico mide cualitativamente qué tan lejos está la organización de
alcanzar los requisitos exigidos por la norma, evaluando tanto su nivel de
10
documentación como de implementación y mejoramiento. Esta etapa
corresponde a la realización de la agenda programada del diagnóstico y a la
recolección de la información a través de la aplicación de la encuesta de
diagnóstico.
Como parte de este diagnóstico se deben definir ciertos aspectos claves del
proyecto:
Actividad que desarrolla la Organización.
Misión, visión, objetivos.
Líneas de producción o de prestación de servicios.
Ubicación de las diferentes sedes de la Entidad.
Marco legal aplicable.
Estructura administrativa y planta de cargos.
Corresponde a la socialización del informe preliminar de diagnóstico ante el
grupo de servidores públicos responsables de las actividades descritas en dicho
documento, como de la Dirección de la entidad con el fin de precisar detalles o
aclarar inquietudes. Se realizan los cambios y ajustes pertinentes del documento
y se hace entrega del informe de diagnóstico validado.
El informe generalmente debe contener:
Conocimiento de las diferencias existentes entre lo que tiene la entidad y
lo que debería tener frente a las exigencias de cual índole.
Factores Claves de Éxito: Corresponde a los aspectos que pueden
facilitar o dificultar la implementación de algún proyecto.
Recomendaciones para el diseño, implementación y verificación de algún
proyecto.
11
CAPÍTULO IV
DIAGNÓSTICO EN EL MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA
SOCIAL
4.1 El Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social
El Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social tiene el mandato
CONSTITUCIONAL de ser EL ORGANO EJECUTIVO del Sector Salud,
entendido como la conducción, regulación, vigilancia, coordinación y evaluación
de las acciones e instituciones de salud a nivel nacional” este opera por medio
de sus dependencias públicas: hospitales, centros de salud y puestos de salud;
así mismo el Ministerio de Salud administrará los recursos financieros que el
Estado asigna para brindar la atención integral de la salud a la población,
aplicando para el efecto los principios de eficacia, eficiencia, equidad, solidaridad
y subsidiaridad.
Además de ello le compete como órgano superior en cuanto al tema de salud y
parte del Organismo Ejecutivo (uno de los tres poderes del Estado), el darle
cumplimiento a garantizar dicho derecho a los seres humanos, ya que la
Declaración Universal de los Derechos Humanos y la Constitución permiten que
este forme parte de los derechos inalienables del ser humano.
12
4.2 Diagnóstico en el Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social
En marzo de 2012, el Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social, presentó
un diagnóstico nacional de salud, mismo que fue elaborado para resolver y
mejorar la situación de la salud en el país. Su principal objetivo es conocer la
situación del proceso salud-enfermedad como fenómeno de grupo de la
población y las atenuantes que lo rodean.
A continuación se muestran algunas figuras del diagnóstico efectuado en el
Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social en el año 2012.
Figura 3
Cantidad de empleados
Fuente: Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social
13
Figura 4
Cantidad de empleados
Fuente: Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social
En el caso de un diagnóstico en recursos humanos, estas figuras ayudan a
verificar la cantidad de empleados durante el 2008 al 2011, mientras en la
anterior, se puede observar el pago de honorario a personal por prestar servicios
en dicho Ministerio.
Figura 5
Consultas
Fuente: Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social
14
4.3 Diagnóstico en relación al presupuesto
La realización de un diagnóstico en relación del presupuesto por resultados tiene
como objeto instrumentalizar, automatizar y consolidar el PPR en la
Administración Pública, a partir de los mecanismos, metodologías, procesos y
coordinaciones necesarias para integrar la información financiera a los procesos
de análisis y toma de decisiones presupuestarias de asignación de recursos y de
gestión.
Derivado de esto se debe conocer el avance de PPR en los temas: avance en la
cumplimentación de mejoras al ciclo presupuestario -planeación, programación,
presupuesto-, armonización contable y transparencia.
4.4 Diagnóstico de ejecución presupuestaria en el 2012 del Hospital de
Escuintla
Como ejemplo de un diagnóstico, a continuación se realizará un análisis de la
ejecución presupuestaria del Hospital de Escuintla del Ministerio de Salud
Pública:
15
Figura 6
Ejecución Presupuestaria 2012
Fuente: Sistema de Contabilidad Integrada
Tal como puede observarse en la figura de arriba, la ejecución presupuestaria
del Hospital de Escuintla durante el ejercicio fiscal 2012 fue Q.62,370,696.78
que representa el 96.70% del presupuesto vigente.
De tal manera que el si el Hospital de Escuintla no hubiera podido atender a la
población que concurre a este lugar sino se le hubiere transferido por medio de
una modificación presupuestaria más recursos para su funcionamiento, puesto
que el presupuesto vigente no era lo suficiente.
Además puede apreciarse que casi el 50% del presupuesto ejecutado se destino
al pago de servicios personales, que se refiere a recurso humano del hospital,
mientras que otro 20% aproximadamente fue para pago de servicios básicos y
otro 20% para insumos, suministros y demás materiales, mientras que para
compra de equipo para el hospital fue una cantidad menor que el 5%.
16
CONCLUSIONES
El diagnóstico es una actividad interdisciplinaria en la que se conjugan
conocimientos sobre administración, psicología y estadística, además del
sentido común y la ética.
Las técnicas de diagnóstico presentadas en este trabajo muestran diversas
fortalezas. El investigador deberá escoger la técnica más adecuada a sus
propósitos, considerando las características metodológicas de cada técnica,
los objetivos y temas de su estudio, así como las condiciones prácticas y
éticas en que éste se efectúe.
Para realizar un diagnóstico se debe conocer en desde que perspectiva se va
enfocar, puesto que puede elaborarse desde un punto de vista financiero,
administrativo, operacional y de ética.
17
RECOMENDACIONES
A los encargados de cualquier organización tomar en cuenta que para poder
realizar un adecuado diagnóstico de la entidad, deben proporcionar
información adecuada a la persona encargada de dicha tarea.
Al consultor, seleccionar las técnicas de diagnóstico más adecuadas, de
acuerdo al enfoque que vaya a realizar.
A los estudiantes de la Práctica Profesional, tomar en cuenta que el
diagnóstico es una herramienta para la elaboración de su tema de estudio,
porque por medio del mismo se determinarán las desviaciones y debilidades
que pueden existir en la unidad de análisis.
18
BIBLIOGRAFÍA
Obras Literarias
Hernández, M.; Guerrero, D. 2000
. Meza B. Adriana “El Diagnóstico Organizacional: métodos, técnicas y
elementos.
Raineri Andrés, Diagnóstico Organizacional, Pág. 1.
Rogmanoli Sergio, Columna Económica, Pág. 9.
Valdez Rivera, 1998. en: Braidot, N.; Formento, H. y Nicolini, J. 2003
Legislación
Constitución Política de la República de Guatemala.
Código de Salud, Decreto 90-1997 del Congreso de la República de
Guatemala.
Contraloría General de Cuentas “Marco Conceptual del Control Interno
Gubernamental”
Reglamento orgánico del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social.
19
Diccionarios
Diccionario de la Lengua Española, Vigésima segunda edición
Valdez G, J. Fernando, Muralles. Sandra E. y Murralles de Pineda. Judith;
“Larousse Diccionario Básico Escolar Guatemala” Edición Especial para
Artemis – Edinter Guatemala 1996. 364 Págs.
Páginas Web
Definición de Entidad Pública – en línea –
http://www.mef.gob.pe/index.php?
option=com_glossary&letter=E&id=473&Itemid=100297. Guatemala, 26
de enero de 2013; 21:36 pm.
