Post on 22-Apr-2020
Manual Proveedor
Junio 2013
Negociaciones Avanzadas basadas en
Manual del Proveedor de Negociaciones Avanzadas
Propiedad Intelectual
La presente obra ha sido divulgada y editada por ADQUIRA ESPAÑA S.A.
correspondiéndole por tanto la totalidad de los derechos sobre la misma.
En virtud de lo anterior, corresponden a ADQUIRA ESPAÑA S.A. los derechos de
explotación sobre la presente obra en cualquier forma, y en particular los derechos de
reproducción, distribución y transformación que no podrán ser realizadas sin autorización
expresa y escrita de ADQUIRA S.A.
Manual del Proveedor de Negociaciones Avanzadas
Índice
1. INTRODUCCIÓN ............................................................................... 1
1.1. ¿QUÉ ES ADQUIRA? .......................................................................... 1
1.2. VENTAJAS DE ADQUIRA PODIUM PARA UNA EMPRESA PROVEEDORA ........................... 2
2. CONCEPTOS TEÓRICOS BÁSICOS .............................................................. 3
2.1. ROL DE PROVEEDOR ......................................................................... 3
2.2. MODELOS DE EVENTOS SOPORTADOS ........................................................ 3
2.2.1. RFI – PETICIÓN DE INFORMACIÓN ............................................................ 3
2.2.2. RFP - PETICIÓN DE PRESUPUESTO ............................................................ 3
2.2.3. SUBASTA .................................................................................... 4
2.2.4. NEGOCIACIÓN LACRADA (RFP) ............................................................... 4
2.2.5. SUBASTA A LA BAJA INVERSA (HOLANDESA) .................................................. 4
2.3. ESTADOS DE UN PROCESO DE NEGOCIACIÓN / EVENTOS ....................................... 5
2.4. MÚLTIPLES ETAPAS .......................................................................... 6
2.5. DATOS ADJUNTOS EN UN EVENTO ............................................................. 7
3. ACCESO A LA APLICACIÓN .................................................................... 8
3.1. MENÚS DE NAVEGACIÓN ................................................................... 10
4. CÓMO ACCEDER A UN PROCESO DE NEGOCIACIÓN ........................................... 15
4.1. ACCESO A UN PROCESO DE NEGOCIACIÓN ................................................... 15
4.1.1. INFORMACIÓN GENÉRICA ................................................................... 16
4.1.2. FASES PARA ENVIAR OFERTA / PUJA ........................................................ 17
4.1.3. OFERTAR .................................................................................. 23
4.1.3.1. INTRODUCCIÓN DE OFERTAS ................................................................ 23
4.1.3.2. PAUSA Y REANUDACIÓN DE UN EVENTO ...................................................... 24
4.2. INTRODUCCIÓN DE OFERTAS EN UNA NEGOCIACIÓN COLECTIVA ............................... 25
4.2.1. HISTÓRICO DE CAMBIOS EN EL EVENTO ...................................................... 26
4.2.2. ACCESO AL HISTÓRICO DE RESPUESTA ...................................................... 26
4.3. PARTICIPAR EN UNA SOLICITUD DE OFERTA ................................................. 27
4.3.1. SOLICITUD DE OFERTA ABIERTA ............................................................ 27
4.3.2. SOLICITUD DE OFERTA LACRADA............................................................ 29
4.4. PARTICIPAR EN UNA SUBASTA .............................................................. 30
4.5. PARTICIPAR EN UNA PETICIÓN DE INFORMACIÓN (RFI) ...................................... 31
4.6. PARTICIPAR EN UNA PETICIÓN DE PRESUPUESTO (RFP) ..................................... 32
5. EVENTOS CON EL GRUPO TELEFÓNICA ....................................................... 33
5.1. PASOS A SEGUIR ANTES DE PODER OFERTAR ................................................ 33
5.2. PARTICIPAR EN UNA PETICIÓN DE PRESUPUESTO (RFP). .................................... 37
5.3. PARTICIPAR EN UN EVENTO DE TIPO SUBASTA ............................................... 39
5.3.1. SUBASTA .................................................................................. 39
5.3.2. SUBASTA HOLANDESA. ..................................................................... 41
6. REQUISITOS TÉCNICOS PARA EL ACCESO A LA HERRAMIENTA ................................. 44
6.1. NAVEGADORES COMPATIBLES .............................................................. 44
6.2. COMPLEMENTOS COMPATIBLES ............................................................. 44
7. MICROSITE DE FORMACIÓN ................................................................. 45
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1. Introducción
1.1. ¿Qué es Adquira?
Adquira es la compañía de comercio electrónico líder en España, que facilita las
relaciones comerciales entre empresas ofreciendo su experiencia en nuevas formas de hacer
negocio.
Adquira basa su modelo de negocio en la creación de una plataforma On-line que
traduce los sistemas tradicionales de compras en procesos con una mayor eficiencia y que se
materializa en importantes Beneficios tanto para compradores como proveedores.
Adquira es una Compañía participada por cuatro de las principales Corporaciones
Españolas que han unido sus esfuerzos a la hora de realizar su transformación interna hacia
los nuevos modelos de e-business.
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Adquira se dirige a todos los segmentos del mercado de bienes y servicios comunes,
facilitando tanto las compras planificadas como las ocasionales, con propuestas de valor
diferenciadas y servicios adicionales de valor añadido. Disponemos de soluciones adecuadas
a las necesidades de cada empresa:
Adquira Marketplace, herramienta de aprovisionamiento electrónico, en donde
se realizan compras por catálogo Público o Privado, así como negociaciones a
través del módulo ACP.
Adquira Podium, es una potente plataforma de negociación online donde grandes
y medianas empresas compradoras y proveedoras pueden negociar sus condiciones
de compra-venta.
1.2. Ventajas de Adquira Podium para una Empresa Proveedora
Tecnología punta para las negociaciones on-line.
Mayor visibilidad ante las Empresas Compradoras.
Participación en oportunidades de venta de gran volumen.
Menores costes de venta.
Mayor transparencia de todo el proceso en igualdad de oportunidades frente a la
competencia.
Aceleración del proceso de venta.
Nuevas oportunidades de venta.
Facilidad de uso.
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2. Conceptos Teóricos Básicos
2.1. Rol de Proveedor
La herramienta de Adquira Podium posee diferentes roles de acceso, según el objetivo de
cada usuario.
Mediante el Rol de Proveedor, tendrá la capacidad de introducir sus propias ofertas en
un proceso de negociación.
2.2. Modelos de Eventos soportados
A continuación describiremos los modelos de eventos en los que podremos participar
en Podium.
2.2.1. RFI – Petición de Información
Una petición de información o RFI es una primera etapa antes de comenzar a negociar
con la empresa compradora, donde esta última obtiene información de una serie de
proveedores invitados con el fin de filtrar aquellas empresas que mejor se ajusten a sus
necesidades.
En general, consta de una serie de preguntas que el comprador envía a los proveedores
invitados con el fin de obtener información sobre estas empresas. A menudo, puede suceder
que el comprador introduzca una serie de artículos con el fin de que los proveedores
seleccionen aquellos por cuales tienen interés en negociar. Pero en ningún caso se le solicitará
que introduzca un precio ya que en este modelo aún no se está negociando, sino que el
comprador solo obtendrá información sobre las empresas proveedoras.
2.2.2. RFP - Petición de Presupuesto
Una Petición de Presupuesto o RFP, tiene un gran parecido a las Peticiones de
Información, con la diferencia de que los proveedores aportar más valor en sus respuestas, ya
que permite introducir precios en las ofertas.
El uso fundamental de este modelo de negociación es realizar una búsqueda de
empresas proveedoras en el mercado mediante una preselección, la cual se basará en las
ofertas que envíen estas empresas. De esta forma, el comprador decidirá si los proveedores
invitados pasan o no a formar parte de una negociación final, según se ajusten a sus
necesidades.
El papel del comprador, será pasivo, es decir no realizará ninguna contraoferta a los
proveedores sino que solo obtendrán información de los mismos. Estos últimos solo enviaran
ofertas a los artículos que indique el comprador y responder a las preguntas que les envíen.
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2.2.3. Subasta
Una subasta es un modelo de negociación en el que solo interactúan los proveedores
invitados.
La empresa compradora envía a los proveedores una descripción detallada de sus
necesidades, artículos o servicios, y los proveedores enviarán sucesivas ofertas en base a
unas reglas que el comprador ha definido previamente, compitiendo entre sí.
El funcionamiento principal de una Subasta consiste en que los proveedores compiten
por mejorar su oferta, por lo cual, al finalizar el evento, el comprador visualizará quiénes han
sido las empresas proveedoras que han dado las mejores ofertas y quien/es se encuentran en
primera posición. En esta solicitud el comprador puede ver la evolución de la subasta en todo momento, y
los participantes pueden ver cierta información de otros participantes, como puede ser el
precio, la posición que ocupan, etc., dependiendo de cómo el comprador haya configurado la
solicitud de oferta abierta.
2.2.4. Negociación Lacrada (RFP)
La Negociación Lacrada es un tipo de RFP, parametrizada de tal forma que ningún
proveedor podrá ver información de otros participantes, salvo la mejor oferta. Además, la
empresa compradora no podrá ver la evolución de la negociación hasta que ésta pase al
estado de selección pendiente, en ese momento podrá visualizar todas las ofertas recibidas y
seleccionar a los ganadores.
2.2.5. Subasta a la Baja Inversa (Holandesa)
La Subasta a la baja inversa es un modelo de negociación muy (dinámico) en el cual los
artículos aumentan de precio continuamente, hasta que un proveedor accede a vender cierta
cantidad del artículo al precio fijado en ese momento.
Cuando el comprador configura una subasta a la baja inversa especifica:
En Este modelo de RFP el comprador podrá parametrizar el proceso para que los
proveedores puedan ver el ranking o posición que ocupan durante el proceso.
Funcionamiento General de una Solicitud de Oferta Abierta
Información
• Precio • Posición • Puntuación • Etc.
Comprador
Ofe
rtas
Pro
veed
or 1
Proveedor 1 Proveedor n
Ofertas Proveedor n
RFQ
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El precio inicial con el que empieza el proceso de puja.
El precio tope en el que se detiene la puja (opcional).
El intervalo de tiempo entre los aumentos de precio del artículo.
La cantidad total que se desea.
Si los participantes han de pujar por la cantidad total para cada artículo o pueden
pujar por una cantidad parcial para un artículo.
Por lo cual, en este tipo de subasta solamente va a poder pujar un proveedor para ganar
la subasta, será aquel que acepte el precio que en ese momento tiene la subasta.
2.3. Estados de un Proceso de Negociación / Eventos
Un proceso de negociación puede pasar por distintos estado: “Vista Preliminar”,
“Abierto”, “Selección Pendiente” y “Finalizado”.
Lo que marca la vida de un estado es el tiempo, es decir, los estados de un proceso de
negociación son cuatro espacios temporales, en los cuales, tanto el comprador como el
proveedor tendrán distintas formas de actuar.
Durante el estado de “Vista Preliminar”, los proveedores invitados solamente
podremos acceder al proceso o evento para ver los artículos y la información del evento, con
el fin de que podamos informarnos de las condiciones que establece el comprador para
participar. De esta forma, se considera a este estado como una etapa previa informativa, pero
hasta que no comience el período siguiente (Abierto) no podremos negociar con la empresa
compradora.
En el caso de que el comprador lo permitiese se podrán enviar ofertas durante la Vista
Preliminar, pero el comprador no podrá contraofertar sobre ellas ni nosotros podremos
visualizar la mejor oferta de mercado, su fin seria solamente que el comprador obtenga una
oferta de referencia de los proveedores y, de esta manera, el precio introducido por cada
proveedor se considerará para establecer luego el precio de salida de la negociación o la
subasta.
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Además, en este estado el proveedor puede comunicarse con el comprador mediante el
botón “Escribir Mensaje”1.
El período “Abierto”, será el momento en el que empieza el proceso de negociación
propiamente dicho, ya que, comenzamos a recibir y enviar ofertas y contraofertas. En un
primer lugar, el comprador estudiará todas las ofertas recibidas de las empresas proveedoras,
para enviar posteriormente su contraoferta, si así lo considera. Se darán tantas rondas como
el proceso requiera.
Una vez finalizado este estado comienza el estado de “Selección Pendiente”, momento
en el cual el comprador estudiará todas las ofertas recibidas de las empresas proveedoras y
decide a quien adjudicará la misma, seleccionado uno o varios ganadores. Pero también
puede suceder que el comprador, una vez que evaluó las respuestas decida, por diferentes
motivos, cerrar la negociación sin adjudicársela a ningún proveedor.
Una vez que la empresa compradora ha evaluado las respuestas de los proveedores la
negociación pasa al estado de “Finalizado”, ya sea que el comprador haya o no adjudicado.
De esta forma ha decidido finalizar la revisión, por lo tanto el proceso de negociación ha
finalizado.
No siempre vamos a encontrar todos estos estados, ya que dependerá del modelo de
negociación que decida utilizar la empresa compradora. En todos los modelos siempre
encontraremos los estados “Abierto”, “Selección Pendiente” y “Finalizado”. En tanto que
el estado de “Vista Preliminar” es opcional y es el comprador quien decidirá si quiere o no
establecerlo.
También veremos más adelante que todos estos estados no son rígidos, si bien el
comprador establece un tiempo de duración para cada uno, dependiendo del modelo de
negociación y las condiciones que se den podrá ampliar o reducir la duración de algunos
estados.
2.4. Múltiples Etapas
Los procesos de negociación multi-etapas, son procesos de negociación personalizados
etapa por etapa, permitiendo concentrar los esfuerzos del comprador en obtener las mejores
ofertas de una reducida lista de proveedores que se adaptan mejor a sus necesidades.
Al iniciar un proceso de negociación de dos etapas, el objetivo principal en la primera
etapa es descubrir el interés, capacidad y disponibilidad de los proveedores, para luego poder
ejecutar una segunda etapa con una lista de empresas más competitiva. A continuación
vemos un ejemplo de un proceso de negociación de múltiples etapas:
1 El botón Escribir mensaje nos permite enviar mensajes al comprador. Podemos ver más información en el punto
7.4.2.
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Al finalizar la etapa inicial, la lista de participantes ganadores de esta etapa siempre se
transfiere hacia la etapa siguiente, mientras que los parámetros a nivel de proceso de
negociación no se pueden transferir. El comprador puede copiar la lista de participante y si lo
desea también la información de las últimas ofertas introducidas para establecerlas como
ofertas iniciales o pecios de salida.
2.5. Datos Adjuntos en un Evento
Cuando tengamos que introducir una oferta en un evento, es posible que además del
precio, necesitemos incluir información en ficheros como Datos Adjuntos.
Los Datos Adjuntos, son archivos de carácter informativo que puede enviar el comprador
para ampliar, detallar o especificar más información del proceso. Son documentos con un
tamaño máximo de 10 Mb que deberá descargarse a su ordenador para proceder a su lectura,
excepto en las negociaciones con empresas del Grupo Telefónica donde el tamaño máximo por
archivo es de 21 Mb.
Tiempo de la Negociación
RFI: petición de información
RFQ: petición de oferta abierta
Subasta
Proveedores
convocados
Recepción de ofertas
Recepción de
ofertas
Proveedor ganador
Etapa 1
t Etapa 2 Etapa
3
…
Indica que la puja ha
igualado el precio
objetivo establecido
por el comprador
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3. Acceso a la aplicación
Puede acceder a la aplicación, a través de la Web corporativa de Adquira:
www.adquira.es
Dentro del “Área de acceso a clientes”, encontrará dos enlaces disponibles, dependiendo
de la empresa compradora con la que tenga que negociar.
El enlace “Negociaciones y contratos del grupo telefónica” nos permitirá acceder a
los procesos de negociación con empresas del Grupo Telefónica.
El enlace “Acceso Podium Proveedores”, nos permitirá acceder al resto de procesos de
negociación con otras empresas compradoras.
Tras pulsar cualquiera de estos dos enlaces, deberemos introducir los datos de usuario
y contraseña que le facilitaron en el momento del alta en Adquira.
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En el caso de no recordar la contraseña, en esa misma pantalla tendrá la posibilidad de
solicitar una contraseña, pulsando sobre el enlace “¿Ha olvidado su nombre de usuario o
contraseña?”. El sistema solicitará entonces que introduzca su nombre de usuario (Login),
para continuar el proceso.
NOTA: Sólo en el caso de que haya configurado previamente esta funcionalidad
(definiendo una pregunta secreta) desde el apartado de “Preferencias” de la aplicación, podrá
solicitar una nueva contraseña, en caso contrario tendrá que ponerse en contacto con el
Centro de Atención al Cliente para solicitar una nueva contraseña. Véase apartado
Preferencias.
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3.1. Menús de Navegación
Ambas herramientas tiene la misma funcionalidad, En la parte superior derecha tenemos
la primera barra de herramientas con diferentes enlaces.
Inicio: Esta opción está habilitada en ambas herramientas. Al pulsar sobre éste botón
regresará siempre a la pantalla inicial, donde podrá visualizar la lista de procesos de
negociación a los que ha sido invitado. En el caso de Podium, si sólo ha sido invitado a
un proceso de negociación que está abierto, la herramienta le llevará directamente a él,
sin pasar previamente por la pantalla de inicio.
Ayuda: Le permite acceder a una amplia ayuda on-line que le explicará el
funcionamiento de la aplicación dependiendo de la pantalla en la que se encuentre.
Cerrar sesión: Esta opción deberá utilizarla para salir con seguridad de la aplicación. Si
hace clic en el botón ¨Cerrar sesión¨ cuando se encuentra en mitad de algunas tareas
(como responder a una negociación) se le da una oportunidad para guardar su trabajo
antes de que el sistema cierre la aplicación.
Por otra parte, la aplicación cerrará su sesión de forma automática después de un cierto
periodo de tiempo sin que usted interactúe con el sistema.
Preferencias: Este apartado le permite configurar distintos parámetros para el uso de
la aplicación. Al pulsar el acceso “Preferencias”, encontramos diferentes opciones.
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- Actualizar su perfil: Esta opción contiene los datos del usuario. Es importante que
accedamos a esta pestaña para comprobar que todos nuestros datos personales y los
de nuestra organización son correctos. Es importante que verifiquemos la dirección
de correo electrónico correcta para recibir todas las notificaciones sobre los procesos
de negociación. Recuerde que solo puede establecer una dirección de correo
electrónico.
- Cambiar contraseña: Esta opción le permitirá modificar de forma permanente la
contraseña de la aplicación. La contraseña distingue entre mayúsculas y minúsculas y
deben tener entre 8 y 16 caracteres. Pueden incluir cualquier carácter del alfabeto
latino y signos de puntuación y deben incluir al menos un numeral entre el primer y
el último carácter. También deben incluir al menos una letra. Por ejemplo,
go2adquira.
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- Preferencias de notificación: Aquí podremos configurar la visualización de todos
los tipos de mensajes que la herramienta nos puede enviar, ya sea en línea (a través
de las Notificaciones) o por correo electrónico. En el caso de Podium esta pantalla
muestra información sólo a nivel informativo, ya que el usuario no puede modificar
dicha configuración. En el caso de las negociaciones con Telefónica usted podrá
seleccionar que correos desea o no recibir de dicha herramienta a su dirección de
correo electrónico.
- Contraseña olvidada: Esta opción le permitirá establecer una pregunta y una
respuesta secreta para poder acceder a nuestra cuenta en el caso de que olvidemos
la contraseña. Por razones de seguridad, para poder cambiar la información de
contraseña olvidada es necesario que introduzca primero su contraseña. Una vez que
haya guardado esta información, puede utilizar el enlace ¿Ha olvidado su contraseña?
que se encuentra en la página de inicio de sesión, si necesitase la pregunta para
acceder a su contraseña. De esta forma se le enviará una nueva contraseña de forma
automática a su correo electrónico, la misma será temporal, por lo cual una vez que
acceda deberá ir al menú de preferencias y cambiar su contraseña de forma
definitiva.
La aplicación nos permitirá seleccionar una de las preguntas predeterminadas por el
sistema y luego establecer la respuesta.
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Notificaciones: Este enlace muestra los mensajes recibidos a través de la
aplicación relativa al inicio o cierre de un proceso de negociación, invitaciones,
actividades y confirmaciones sobre sus propias ofertas.
Aquí veremos las notificaciones recibidas desde el último inicio de sesión y que aún
no hemos leído.
Además también tendremos accesos al histórico de todos los mensajes dentro
de cada evento, en el enlace Mensajes de Evento.
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De igual forma, Podium nos avisará de la llegada de nuevos mensajes, con una
pantalla emergente, tal y como muestra la imagen.
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4. Cómo acceder a un Proceso de Negociación
4.1. Acceso a un Proceso de Negociación
¿Cómo me entero que he sido invitado a participar en un Proceso de
Negociación?
Cuando somos invitados a un evento, el sistema envía automáticamente un correo
electrónico a la dirección especificada en el perfil del usuario1, además de generar un mensaje
en línea dentro del apartado “Notificaciones”.
El acceso al proceso de Negociación podrá realizarse bien directamente desde el link del
correo electrónico, o a través del portal de Adquira.
Una vez dentro de la aplicación, podremos acceder al evento de dos formas distintas:
mediante la pantalla de inicio “Eventos”, o bien mediante “Notificaciones”, en ambos casos
debemos pulsar sobre el nombre del proceso de negociación para acceder a los detalles del
mismo.
En Eventos podrá ver todas las negociaciones a las cuales ha sido invitado separados
por secciones según el estado en que se encuentren. Por lo tanto, visualizará todos los
proceso que se encuentren en los estados ¨Vista preliminar¨, ¨abierto para ofertas¨,
¨selección pendiente¨, ¨pausa¨ o ¨período de revisión¨.
1 Recuerde que esta opción puede modificarse dentro del apartado ¨Preferencias¨.
Horario de inicio Pinchando en el nombre de la negociación accedemos a los detalles de la misma
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Aviso por inactividad: Si durante un período de tiempo la herramienta detecta inactividad
por parte del usuario cerrará la sesión de forma automática con el fin de proteger la seguridad
del mismo. De todas formas, antes de cerrarse se le avisará una primera vez si realmente
quiere seguir trabajando en la aplicación, seleccionando la opción de “Cancelar cierre de
sesión”, o bien si prefiere que se cierre dicha actividad. Si no responde a ninguna de las dos
preguntas en el tiempo determinado entonces la sesión se cerrará.
4.1.1. Información genérica
Una vez que hemos accedido a un proceso de negociación, visualizará en la parte
superior la información genérica a toda la negociación1, como es el “Título” y el “Tiempo
restante”. Es importante tener en cuenta que el tiempo que vemos aquí es el tiempo que
dura el estado “Abierto para ofertas” o “vista preliminar”. Cualquier información relativa
al evento en el que participamos la tendremos en “Revisar detalles del evento”.
1 Debe tener en cuenta que no siempre le aparecerán todas estas opciones sino que dependerá de cómo el comprador configure la negociación.
Pinchando en el nombre de la negociación accedemos a los detalles de la misma
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Es importante que no esperemos al último momento para introducir nuestras ofertas,
ya que es posible que podamos tener algún problema de conexión a Internet que pueda
impedir el envío de nuestra oferta.
4.1.2. Fases para enviar oferta / puja
A continuación analizaremos las 4 fases que serán comunes en cualquier tipo de evento
en el que participemos.
Tenemos la posibilidad de declinar la respuesta si fuese necesario; se nos abrirá un
cuadro para que introduzcamos una breve explicación del motivo por el que declinamos la
misma.
Si posteriormente deseamos aceptar y participar, seleccionaremos sobre intención de
respuesta
Información Genérica
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1- Revisar detalles del evento: Esta sección le permitirá visualizar la información
referente a todo el proceso de negociación. Accederá a las condiciones y requisitos
especificados por el comprador, es decir a todas aquellas características de naturaleza
que sean o no negociable y que afecten al proceso de negociación en su conjunto. El
contenido de esta sección es configurada por la empresa compradora, por lo cual su
contenido dependerá de la información que introduzca el comprador. Generalmente nos
encontraremos los siguientes apartados:
- Directrices e instrucciones
- Programas o escalas de tiempo
- Información de contacto para preguntas sobre el evento
- Información general sobre el comprador
- Términos y condiciones
- Información de expedición
- Requisitos generales a nivel de RFX
- Archivos de datos adjuntos
- Preguntas que el comprador desee hacerle sobre la negociación, como la forma de
fecha o fecha de entrega.
La Información del RFX aparecerá incluida en una única pantalla mostrando todo el
contenido y dando la posibilidad de descargarnos o imprimir toda la información
Podrá descargar cualquier archivo adjunto (por ejemplo Especificaciones técnicas),
pulsando con el ratón sobre el nombre del archivo. A continuación aparece un cuadro de
descarga de archivos que le dará la opción de abrirlo o guardarlo en su PC.
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Descargar e Imprimir el contenido de La sección “Revisar detalles del evento”:
Le permitirá descargar o imprimir el contenido de esta sección
2-Revisa y aceptar el acuerdo: En esta sección se mostrarán unos términos legales,
similar al que poseen muchas páginas web, indicando que damos la autorización a esos
términos y que deseamos participar en el evento; deberemos aceptarlo.
NOTA: Es imprescindible aceptar las condiciones, ya que si no las aceptamos, no
podremos continuar con las siguientes secciones ni participar en el evento indicado.
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3- Seleccionar lotes: Esta sección nos va a permitir seleccionar los artículos o servicios
por los que vamos a ofertar o pujar, deberemos seleccionarlos y seleccionar sobre el
botón enviar lotes seleccionados.
4.- Enviar pujas : Una vez estemos en esta sección podremos preparar la oferta/puja
que vayamos a enviar; descargar aquellos archivos que el comprador haya solicitado
para cumplimentarlos y anexarlos de nuevo, incluir nuestra oferta etc.(Todos los campos
que contengan un asterisco(*) delante serán campos que el comprador nos obliga a
cumplimentar.
Podremos ver la información de los requisitos parametrizados por el comprador para la
oferta /puja simplemente seleccionando sobre la i de información que aparece junto al
artículo/ servicio que el comprador haya incluido
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Enviar: Nos va a permitir enviar la oferta / puja que hayamos incluido
NOTA: Las fases vistas anteriormente serán comunes en todos los eventos en los que
participemos.
Las tres primeras fases (Revisar detalles del evento, revisar y aceptar el acuerdo y seleccionar
lotes y enviarlos) podremos efectuarlo en el periodo de vista preliminar la opción de enviar
puja, sólo estará disponible cuando el evento esté abierto para ofertas.
Escribir mensaje: Esta botón le permite intercambiar preguntas y respuestas
solamente con la empresa compradora que ha creado la negociación, no con el resto de
proveedores invitados. En el caso de que el comprador lo permitiese, puede hacer
públicas las respuestas para todos los proveedores con el fin de estén en conocimiento
de una respuesta que considere importante.
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Para visualizar las respuestas que los compradores nos envíen accederemos a Mensajes del
evento, seleccionaremos el mensaje que nos remitan y seleccionaremos en ver
Automáticamente accederemos a la respuesta que nos dé el comprador pudiendo responder si
lo deseamos o seleccionar en completado y Volver a consola y seguir trabajando en nuestro
evento.
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Notificaciones: Esta pestaña le permite realizar un seguimiento de los cambios que el
comprador vaya realizando sobre el proceso de negociación.
4.1.3. Ofertar
A continuación veremos como ofertaremos en un RFX.
4.1.3.1. Introducción de ofertas
En el caso de una Negociación
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En el caso de una subasta
Como podemos apreciar, ahora el envío de pujas es similar en ambos casos; toda la
información se visualiza en una única ventana
4.1.3.2. Pausa y reanudación de un evento
La empresa compradora puede realizar una ¨pausa¨ en el evento con el fin de analizar
o modificar la información del mismo. Durante este período se detiene el reloj con el tiempo
restante y las empresas proveedoras solamente tendrán acceso de lectura al evento, pero no
podrán realizar ninguna acción.
Al pausarse un evento le llegará un mensaje a su dirección de correo electrónico y al
centro de mensajes notificándole que el mismo se ha pausado. Además, accediendo al proceso
usted podrá visualizar que su estado ha cambiado a ¨pausado¨.
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La duración de la pausa dependerá del tiempo que necesite el comprador para analizar la
información, por lo cual el evento reiniciará su actividad cuando el iniciador lo ¨reanude¨,
retomándose así con el mismo tiempo restante en el cual se lo dejó al pausarlo.
4.2. Introducción de ofertas en una Negociación Colectiva
Si decide introducir la oferta mediante la propia herramienta, accederá al evento y en
una única pantalla; siempre que ya hayamos pasados por los tres puntos anteriores y nos
encontremos en la sección 4 Enviar pujas, procederá a incluir el valor que desea ofertar y
responder o cumplimentar aquellos capos que el comprador haya indicado como obligatorios
(asterisco delante); una vez introducido, seleccionará en enviar
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4.2.1. Histórico de cambios en el evento
La herramienta Podium le permite además a la empresa compradora poder modificar
determinados parámetros de un proceso en el que estemos participando con el fin de realizar
un cambio que permite ajustar de forma más adecuada el evento. Una vez que el comprador
finaliza la edición, Podium le notificará de dicho cambio por correo electrónico.
Para poder visualizar los detalles de la modificación usted deberá acceder al proceso y
Seleccionar en “Notificaciones”, donde la herramienta le indicará con precisión qué cambios
ha realizado la empresa compradora.
4.2.2. Acceso al Histórico de respuesta
Para visualizar el histórico de todas las ofertas que hemos enviado en el evento
seleccionaremos sobre “Histórico de respuesta”
De esta forma accederá a las ofertas/pujas que envió al comprador, referente a toda la
información del proceso de negociación.
Para cada puja enviada, la herramienta asignará un id y nuestra última puja enviada
quedará en estado aceptada; así las anteriores quedarán sustituidas.
Si queremos acceder al contenido de la oferta que enviamos al comprador,
seleccionaremos sobre el id de la oferta y accederemos al contenido de nuestra oferta
enviada
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4.3. Participar en una Solicitud de Oferta
4.3.1. Solicitud de Oferta Abierta
Una Petición de Oferta o RFQ, es aquella negociación dónde el comprador crea y
envía una descripción detallada de sus necesidades a una serie de empresas proveedoras
invitadas, las cuales competirán mejorando sus ofertas paulatinamente, respetando unas
normas de mejora de oferta que podrá consultar en la pestaña de “Reglas”.
Según lo configure previamente el comprador, para enviar una oferta pueden darse
varias situaciones:
No es necesario realizar ninguna mejora en nuestra oferta.
Es necesario mejorar nuestra última oferta enviada.
Es necesario mejorar la mejor oferta del mercado.
Es necesario mejorar tanto nuestra oferta como la mejor oferta del mercado.
En el caso que tengamos que realizar una mejora en la oferta, bien sea respecto a
nuestra oferta o respecto a la mejor oferta del mercado, el comprador podrá determinar el
Decremento Mínimo, es decir, en cuanto tendremos, como mínimo, que mejorar nuestra
oferta. En el caso de existir un decremento mínimo lo podremos consultar en la i de
información que aparece junto al artículo o servicio por el que vamos a ofertar
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La manera de acceder a una Petición de Oferta funciona igual que una negociación, por
tanto, la navegación interna por las diferentes pestañas informativas se hará de la misma
forma que el caso anteriormente visto.
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Importante: Debe tener en cuenta que si el comprador establece que alguna condición debe
ser obligatoria de responder a nivel de la información del RFX, la herramienta podium no le
permitirá ofertar por los artículos hasta que usted no responda a esta información.
En la sección “Histórico de respuesta”, podemos ver todas las ofertas que vamos
enviando. El Estado de cada oferta es un dato muy importante.
Nos podemos encontrar con dos tipos diferentes de estados: “Aceptado” y
“Sustituido”. El estado “Aceptado” le corresponderá a la última de las ofertas que hayamos
enviado. Todas las ofertas anteriores quedarán con el estado de “Sustituido”.
“No espere a los últimos segundos para enviar su oferta. Los
retrasos en Internet son impredecibles y una oferta enviada en
los últimos segundos puede no ser recibida en el sistema antes
del cierre del periodo para recibir ofertas. Una oferta realizada
en los últimos segundos no garantiza que vaya a ser la mejor
oferta. Las reglas de cierre, si así se establecen, habilitan un
periodo de extensión del tiempo nominal suficiente para que
otras ofertas sean introducidas. Recomendamos, que para poder
consultar la información a tiempo real provoque usted mismo la
actualización de la ventana, pulsando sobre cualquiera de las secciones de la
negociación.”
4.3.2. Solicitud de Oferta Lacrada
La participación en una Solicitud de Oferta Lacrada es similar a la Solicitud de Oferta
Abierta que acabamos de ver, con la diferencia de que en este modelo ningún proveedor
podrá ver información de otros participantes. Así como tampoco la empresa compradora
podrá ver la evolución de la subasta hasta que ésta pase al estado de selección pendiente,
recién entonces podrá visualizar todas las ofertas recibidas y seleccionar a los ganadores.
¡!
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4.4. Participar en una Subasta
La participación es una subasta es muy similar a la Solicitud de Oferta Abierta que hemos
visto en el apartado anterior.
NOTA: Es importante que tengamos en cuenta que hasta que no enviemos la primera Subasta a la Baja Inversa (Holandesa)
A diferencia de los dos modelos anteriores, la Subasta a la Baja Inversa es un modelo en el
cual el precio no va a la baja sino a la alza, por lo cual su funcionamiento varia en relación a
los modelos anteriores. Pero veamos como participar.
En esta subasta el comprador establece el precio inicial para cada artículo y especifica un valor
para que el precio aumente a intervalos regulares de tiempo como vemos en la siguiente
imagen:
Solamente podrá ofertar un proveedor en esta subasta, será aquel que acepte el precio
que hay en ese momento como Precio actual pinchando en el botón de “enviar
aceptación”.
Precio actual de la subasta
Intervalo de tiempo restante para que el precio aumente
Cantidad en que va a incrementarse el precio cuando se cumpla el intervalo de tiempo
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En ese momento le aparecerá un mensaje en línea que le mostrará el precio que
aceptará y le pedirá que lo confirme pinchando en ¨Enviar¨. Si no desea aceptarlo basta con
que pulse en ¨Cancelar¨ y seguirá participando de la subasta sin haber aceptado ningún
precio.
Una vez aceptado el precio la Subasta se cerrará automáticamente pasando al estado de
¨Selección pendiente¨, no permitiendo a ningún otro proveedor ofertar por este artículo.
Por lo tanto la subasta puede cerrarse por dos motivos:
1. Un proveedor acepte el Precio actual. En este caso se cierra automáticamente y pasa
al estado de Selección Pendiente.
2. Se termina el tiempo de duración de la subasta y ningún proveedor ha ofertado, por
lo cual a la subasta pasará automáticamente al estado cerrado.
4.5. Participar en una Petición de Información (RFI)
En las Peticiones de Información el precio y la cantidad no son tan importantes, ya que el
comprador lo que quiere es recoger la información básica y necesaria para posteriormente
iniciar un proceso de negociación.
Para acceder a una RFI al que hemos sido invitados, el proceso a seguir es el mismo que
con el resto de modelos de negociación.
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4.6. Participar en una Petición de Presupuesto (RFP)
Su funcionamiento se asemeja a las Peticiones de Información (RFI), aunque en el caso
de las RFP podremos aportar algo más que las contestaciones a las respuestas lanzadas por
los compradores. Podremos incorporar precios y cantidades a modo de referencia, el
comprador negociará siempre y cuando modifique el precio.
El uso fundamental de este tipo de modelo de negociación para el comprador, es realizar
una búsqueda en el mercado para hacer una preselección de los proveedores que pasarán a
formar parte de la negociación final.
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5. Eventos con el Grupo Telefónica
5.1. Pasos a seguir antes de poder ofertar Para todos los eventos del grupo Telefónica sean RFP o Subastas básicamente se sigue
los mismos pasos: 1 Revisar detalles de evento; 2 Revisar y aceptar acuerdo, 3 Seleccionar
Lotes y 4 Enviar respuesta.
Es en el punto 4 donde se envían todas las respuestas y todos los ficheros que solicita
Telefónica. Y donde se actuará de diferente forma a la hora de negociar según sea una
Subasta o una RFP.
Mensaje de evento.
En este apartado podemos visualizar todos los cambios que
ha sufrido este evento como la fecha en que se lanzó el evento.
Se identifica como MSGXXXX
Histórico de respuesta.
Nos indicara todas nuestras respuestas ingresadas y que han sido
aceptadas por la herramienta, estarán identificadas por un ID…
dentro de este identificador podremos ver en detalle la puja
realizada. La respuesta que este en estado “Aceptada” será la
ultima puja valida; Las respuestas que tengan estado “Sustituido”
serán las anteriores pujas ingresadas
a) LISTA DE COMPROBACIÓN
En esta lista encontramos los 4 puntos por los que debemos pasar para cada evento sea una
RFP o Subasta. Básicamente en los 3 primeros puntos se actúa de una forma muy similar, y
sólo en el punto 4 es donde se realiza la oferta por parte del proveedor en el evento.
1. Revisar detalles de evento. En este punto revisaremos los detalles del evento en el
que vamos a participar, es necesario estar correctamente informado de todos los
detalles.
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1.1. Descargar contenido. Donde podemos descargar todo el contenido del evento
en un archivo Excel o descargaros los Todos los archivos adjuntos del evento,
tanto los informativos (pdf) o los que tenemos que llenar y subir a la plataforma
(xls).
1.2. Imprimir Información del evento. Crearemos un archivo en formato Word
donde nos indica algunos detalles del evento.
1.3. Declinara Respuesta. Si declina responder su accesibilidad a este evento será
retirada de forma temporal. Si decide responder a este evento más tarde, haga
clic en el botón 'Intención de respuesta' para este evento.
1.4. Revisar Acuerdo. Nos lleva al punto 2.
2. Revisar y aceptar acuerdo. Si es la primera vez que ingresamos al evento debemos
aceptar los detalles y condiciones del evento.
Recuerde que para participar en los procesos de Telefónica, es necesario que acepte las
condiciones de este acuerdo
Si decide NO aceptar la herramienta le regresa al punto 1.
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3. Seleccionar Lotes. Seleccionaremos los lotes por los cuales estamos dispuestos a
participar en el evento.
En la pestaña Seleccionar el Uso de Excel podemos cargar los ficheros con nuestras
propuestas e información solicitada por el comprador.
Primero debemos descargar el fichero donde podemos realizar nuestras ofertas, el fichero lo
descargaremos presionando el botón de “Descargar contenido” en la última pestaña (otro
contenido) podemos ingresar el valor a enviar en el campo “Precio”. Si el comprador ha
solicitado más información lo haremos de la misma forma, solo que en este caso los ficheros
deberán ser descargados desde el botón “Descargar Adjuntos”.
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Guardamos el fichero en nuestro ordenador y lo enviamos con el botón “Cargar”.
NOTA: Los ficheros a cargar no pueden sobrepasar los 21 Mb.
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4. Enviar respuesta. En este punto tendremos que aceptar condiciones, cargar ficheros
solicitados por el comprador si éste los requiere y enviar la propuesta
Participar en una Petición de Presupuesto (RFP). En una RFP el comprador es una parte pasiva del evento. Sin embargo hay ocasiones en
que el comprador podrá modificar el valor “Tope” o “Target”, para de esta manera negociar
un mejor precio.
En el punto 4 (Enviar respuesta) nos permite aceptar condiciones, cargar ficheros
solicitados por el comprador y enviar la propuesta.
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Junto al Articulo encontraremos una “i” que nos indicara las reglas como proceder para
cada artículo o lote para el que participemos.
Al sufrir este evento cambios por parte del comprador, estos cambios se reflejaran en el
buzón de Mensajes de Evento si el cambio se refiere al TARGET, significa que el comprador
ha cambiado el valor “tope” del RFP. Y deberemos Revisar nuestra respuesta.
Presionando el botón de “Revisar respuesta” y enviaremos una nueva propuesta
basándonos en el nuevo valor Tope que ha marcado el comprador.
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5.2. Participar en un evento de tipo Subasta
5.2.1. Subasta
En una subasta el comprador será una parte pasiva del evento, la disputa por ofrecer el
mejor precio se realizará por parte de los proveedores, siempre mejorando la puja líder. Es
posible que el comprador nos solicite incluir algunas respuestas antes de informar el valor de
nuestra oferta para ese caso en la pantalla se no sindicará con un aviso y además con la/las
preguntas identificadas con un *, pulsaremos enviar para remitir las respuestas al comprador.
Una vez enviada la respuesta podremos ingresar a nuestras pujas. Debemos ingresar a
la información del artículo (i Situada al lado del nombre del artículo) por el que pujaremos
para visualizar el comportamiento de la subasta.
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En este caso nos indican que siempre debemos mejorar el precio líder, no se permiten
pujas igualadas, la mejora de puja será mínimo de €12 el Valor Tope (valor de inicio) es de
€760.
Debemos ingresar al Artículo por el que vamos a participar, en este caso “Material de
Oficina” y podremos seguir la evolución de la subasta para este artículo. Siempre en una
subasta Inglesa debemos pujar para obtener la puja líder, esto podemos realizarlo de las
siguientes maneras:
Ingresando nosotros una oferta basándonos en las reglas de mejora o guiándonos por el
botón de “Liderar”, en este caso la plataforma nos calculará una sugerencia de oferta para
liderar la subasta, en el caso que estemos de acuerdo en esta sugerencia de oferta
pulsaremos el botón de “Enviar”.
Podremos saber que somos los actuales líderes si junto al precio en la parte izquierda en
Posición tenemos el numero 1 o en el cuadro de Histórico de pujas en nuestra última puja
nos aparece un sol dibujado.
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5.2.2. Subasta holandesa.
En una Subasta Holandesa el comprador fijará un precio base y en un intervalo de
tiempo fijo establecido por el comprador, el precio irá aumentando progresivamente en la
misma cantidad. El primer proveedor que puje, aceptará el precio que en ese momento
marca la subasta, Y la misma, pasará al estado de selección pendiente no pudiendo pujar
ningún otro participante.
Ejemplo:
En este caso podemos observar que el precio se ajusta cada 2 minutos (esta información
la observamos en el paso 1 en vista general de eventos y reglas de horario) con el
ajuste de puja en 20,00 €.
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Cuando el proveedor observe que el “Actual precio” se ajusta a su presupuesto y
pueda vender el ARTÍCULO 1 a ese precio deberá pulsar “Enviar aceptación” y confirmar el
envío.
El evento pasará de forma automática al estado Selección Pendiente y no permitirá más
pujas de ningún otro proveedor.
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6. Requisitos técnicos para el acceso a la herramienta
6.1. Navegadores Compatibles
Microsoft Internet Explorer 9 (32 bits)
Microsoft Internet Explorer 8
Microsoft Internet Explorer 7
Microsoft Internet Explorer 6
Mozilla Firefox ESR 17
Mozilla Firefox 8
Safari 5
Safari 4
6.2. Complementos Compatibles
Adobe Flash Player 11
Adobe Flash Player 10
Adobe Flash Player 9
Adobe Flash Player 8
Adobe Flash Player 7
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7. Microsite de Formación
Esperamos que este manual le ayude en el manejo de Adquira Podium y las
Negociaciones del Grupo Telefónica. Para facilitarle el uso de la herramienta puede visitar
nuestro Microsite de formación, que encontrará en la Web de Adquira: http://www.adquira.es
No dude en ponerse en contacto con nuestro Centro de Atención al Cliente en todo
momento. Estaremos encantados de poder ayudarle en todo lo que necesite.
SERVICIO DE ATENCIÓN TELEFÓNICA
Lunes a Viernes de 9 a 19 horas
902 424 024
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