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ÍNDICE
Página 1 Base normativa
3
2 Objetivo
3
3 Ámbito de aplicación
3
4 Políticas
4
5 Definiciones
13
6 Descripción de actividades
18
7 Diagrama de flujo
47
8 Relación de documentos que intervienen en el procedimiento
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- Anexos
Anexo 1 “Aclaración de pago patronal”
Anexo 2 “Carta declaratoria patronal”
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Procedimiento para la aclaración de pagos patronales con error, no captados y afectación en el sistema de cobranza
1 Base normativa Las actividades que realicen los responsables: de la Jefaturas de Afiliación y Cobranza, Subdelegado, Departamento de Cobranza, Oficina de Registros y Control de la Cartera, del Instituto Mexicano del Seguro Social en el cumplimiento de sus funciones en esta materia, se realizarán en apego al presente procedimiento, con fundamento en lo dispuesto en los artículos 39, 39A, 39C, 287, 304, y 304 A de la Ley del Seguro Social (LSS) publicada en el DOF el 21 de diciembre de 1995 y sus reformas, 8 fracción I de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos publicada en el DOF el 13 de marzo de 2002 y sus reformas, 30, 108, 150 del Código Fiscal de la Federación (CFF) publicada en el diario Oficial de la Federación el 31 de diciembre de 1981 y sus reformas, 2 fracción X, XI, 14, 113, 122 y 131 al Reglamento de la Ley del Seguro Social en Materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización (RACERF) publicada en el DOF el 1° de noviembre del año 2002 y sus reformas, 150 fracciones XVIII, XIV, XV, XXIII, XXVII, XXVIII, 152 y 153 del Reglamento Interior del Instituto Mexicano del Seguro Social (RIIMSS), publicado en el DOF el 18 de septiembre de 2006 y sus reformas, y los Acuerdos emitidos por el H. Consejo Técnico del Instituto, a los Oficios Circulares vigentes, artículo 16 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a que se sujetará la guarda, custodia y plazo de conservación del Archivo Contable Gubernamental, publicado en el Diario Oficial de la Federación el martes 25 de agosto de 1998.
2 Objetivo Establecer las políticas y actividades, que deben llevar a cabo los órganos de operación administrativa desconcentrada y órganos operativos, la correcta aplicación de pagos rechazados por ProceSAR y su certificación, con el objeto de propiciar una correcta administración de cartera. 3 Ámbito de aplicación El presente Procedimiento es de observancia general y obligatoria para los titulares y personal de las Jefaturas de Servicios de Afiliación y Cobranza y en las subdelegaciones; para los jefes y personal de los Departamentos de Cobranza; de las Oficinas de Registros y Control de la Cartera, o para aquéllas que realicen las actividades contempladas en este Procedimiento, en las subdelegaciones del Sistema Nacional.
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4 Políticas 4.1 El Titular de la Jefatura de Servicios de Afiliación y Cobranza, el jefe de Departamento de Supervisión de Cobranza, el Subdelegado, el jefe de Departamento de Cobranza y todo el personal de las Oficinas de Registros y Control de la Cartera o aquéllos que los substituyan en las Subdelegaciones del Instituto, para las actividades que realicen para llevar a cabo la administración de la cartera y su afectación en el SISCOB, en el cumplimiento de sus actividades, deberán apegarse a lo dispuesto en el presente Procedimiento. 4.2 El presente Procedimiento deja sin efecto, lo referente a la política D.2) Concerniente a la gestión de la certificación y afectación en el sistema de cobranza de los pagos patronales no aplicados del “Procedimiento para la administración de cartera y su afectación el sistema de cobranza” 9312-003-012, validado y registrado el 24 de junio de 2010.
4.3 Las propuestas de incorporación o modificación de normativa, serán formuladas a través de oficio por el Titular de la Jefatura de Servicios de Afiliación y Cobranza (JAC), al Titular de la División de Registro y Administración de Aplicaciones (DRAA), debidamente motivadas y fundadas, aportando un proyecto de la normativa a incorporar o modificar, acompañada en su caso de los formatos con instructivo, necesarios para su implementación. 4.4 Las consultas respecto al presente Procedimiento, deberán formularse por el Titular de la Jefatura de Servicios de Afiliación y Cobranza (JAC) a través de su correo electrónico institucional (no de colaboradores), a la Coordinación de Cobranza (CC), a la atención de la DRAA, observando lo siguiente:
a) Tratará sobre asuntos no considerados en la normativa, o bien cuando ésta
tuviera que interpretarse, para lo cual se indicará específicamente el punto sobre el cual se suscita la duda, en la inteligencia de que su complejidad es tal, que no resulte suficiente para resolverla, la pericia y experiencia del jefe de la Oficina de Registros de Control de la Cartera.
b) Aportará la información suficiente para resolver la consulta;
c) Incluirá en el correo electrónico, la evidencia de que el asunto fue analizado por el jefe del Departamento de Supervisión de Cobranza, por el Titular de la Subdelegación, del jefe del Departamento de Cobranza y del jefe de la Oficina de Registros y Control de la Cartera, donde cada uno manifieste y justifique la imposibilidad de resolver la problemática motivo de la consulta.
d) La consulta deberá incluir una propuesta de solución.
Las consultas que no cumplan lo estipulado en esta política, serán rechazadas por el área Normativa, bajo la responsabilidad de quien consulta.
Las consultas se dirigirán a la siguiente dirección de correo electrónico:
pagos.nocaptados@imss.gob.mx
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4.5 Los sujetos a la aplicación de este Procedimiento, descritos en el numeral 3, estarán a lo que en éste se establece, sin que a su criterio puedan realizar modificaciones en todo o en parte a las políticas, actividades, responsables y formatos determinados; salvo los casos expresamente autorizados por el área Normativa competente. 4.6 El incumplimiento de los servidores públicos involucrados en el presente documento será causal de las responsabilidades que resulten conforme a la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos y demás disposiciones aplicables al respecto.
4.7 El personal realizará sus labores con apego al Código de Conducta y de Prevención de Conflictos de Interés de las y los Servidores Públicos del Instituto Mexicano del Seguro Social, utilizando lenguaje incluyente y salvaguardando los principios de igualdad, legalidad, honradez, lealtad, imparcialidad y eficiencia que rigen el servicio público, así como con pleno respeto a los derechos humanos y a la no discriminación, aprobado por el Consejo Técnico mediante Acuerdo ACDO.SA2.HCT.011215/283.P.DA, de fecha 01 de diciembre de 2015.
4.8 Corresponderá a la Coordinación de Cobranza (CC), a través de la División de Registro y Administración de Aplicaciones, interpretar para efectos administrativos el presente procedimiento y resolver los casos no previstos. 4.9 La Coordinación de Cobranza (CC), a través de la DRAA deberá difundir por correo electrónico institucional a los Titulares de las Jefaturas de Servicios de Afiliación y Cobranza, las modificaciones al SISCOB o a sus criterios de afectación, con la oportunidad que permita que los cambios no afecten negativamente a la administración de la cartera. En consecuencia, los Titulares de las Jefaturas de Servicios de Afiliación y Cobranza (JAC), serán responsables de difundir tales cambios dentro de las áreas a su cargo a las cuales conciernan las modificaciones. 4.10 Los JAC, jefes de Departamento de Supervisión de Cobranza; Titulares de Subdelegación; jefes de Departamento de Cobranza, así como de la Oficina de Registros y Control de la Cartera, serán responsables de difundir adecuadamente el presente Procedimiento entre el personal a su cargo, de vigilar que se observe lo que en el mismo se establece, así como de ofrecer capacitación para su correcta aplicación.
4.11 Los jefes del Departamento de Cobranza, podrán asignar tareas a su personal asignado, de acuerdo a las cargas de trabajo. Conforme a lo anterior, cada servidor público empleado de este Instituto, será responsable de cumplir en su ámbito de competencia con lo señalado en el presente Procedimiento, ya sea porque expresamente así se lo establezca la Normativa o por indicación de su superior jerárquico. Esto, en atención a lo señalado en el artículo 8 fracción I de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, así como en el Código de Conducta del Servidor Público del IMSS.
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4.12 Los formatos utilizados en el presente procedimiento se deberán consultar en el Catálogo Digital de Formatos DIR, disponibles en la página de Intranet del Instituto en la dirección: Dirección: http://intranet/documentos/Paginas/catalogo-dir.aspx
Documentos
Catálogo de la DIR
Cobranza
Registro y Administración de Aplicaciones
4.13 La documentación que requiera ser consultada, deberá ser resguardada por un periodo mínimo de 5 años, conforme al Artículo 30 del Código Fiscal de la Federación y al Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a que se sujetará la guarda y plazo de conservación del Archivo Contable Gubernamental. Artículo Primero y Segundo, publicado el martes 25 de agosto de 1998, procediendo a su depuración transcurrido dicho término. 4.14 Las afectaciones al SISCOB, deberán realizarse con base en la Norma vigente establecida en el “Procedimiento para la administración de cartera y su afectación el sistema de cobranza” clave 9312-003-012, validado y registrado el 24 de junio de 2010. 4.15 Con el fin de evitar cargas administrativas innecesarias por la corrección de créditos genéricos propiciados por las áreas operativas de cobranza, el titular de la Subdelegación deberá vigilar que sus Departamentos dependientes, generen fichas de depósito referenciado para pago de adeudos, exclusivamente por aquellos que ya se encuentren cargados en el SISCOB con número de crédito al cual se aplicará la recaudación.
4.16 Se prohíbe a todo el personal que realiza afectaciones en el SISCOB, reclasificar ingresos a otros periodos, cuando la afectación contravenga lo establecido en el artículo 122 del RACERF, debiendo el patrón realizar el pago correctamente y solicitar la devolución del pago enterado sin justificación legal, conforme a lo dispuesto en el artículo 299 de la LSS y 131 del RACERF para devoluciones por cuotas IMSS y por las que correspondan al seguro de retiro, cesantía y vejez (RCV) de acuerdo a lo señalado en las Disposiciones de Carácter General en materia de operaciones de los Sistemas de Ahorro para el Retiro, “Título Sexto Recaudación y Devolución de Pagos sin Justificación Legal, Capítulo IV de la Devolución de Pagos sin Justificación Legal, Apartado B del “Procedimiento para la atención de solicitudes de devolución de cantidades enteradas sin justificación legal” 9313-003-002, que fueron publicadas en el Diario Oficial de la Federación del 2 de julio de 2012.
4.17 La DRAA, deberá ser la ventanilla institucional única ante las áreas operativas para gestionar la solución de los pagos no aplicados.
4.18 Pagos no aplicados sujetos a este Procedimiento:
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a) Serán aquellos pagos que los patrones argumentan haber efectuado, de los
cuales no se encuentre antecedente alguno en las fuentes de información internas ni externas, puestas a disposición para su consulta a este Instituto, los cuales deberán permanecer en la incidencia 18 en (certificación de pago), para lo cual la DRAA, es la única autorizada para realizar el cambio a esta incidencia.
b) Respecto de los pagos referenciados, generados a través de fichas de depósito
(GEFIDE) el jefe del Departamento de Cobranza deberá enviarlos por correo electrónico al jefe del Departamento de Supervisión de Cobranza, para que éste gestione la investigación, aclaración y solución en los propios archivos o ante el Departamento de Tesorería delegacional, según corresponda. La impresión del correo electrónico mencionado, será el documento soporte para trasladar el crédito a la incidencia 25 Pago en conciliación, en tanto se emite la aclaración.
El proceso de aclaración de estos pagos, así como de la estancia del adeudo en la incidencia 25 no deberá ser superior al 4° día hábil posterior al cierre de mes de que se trate la recaudación.
c) Los pagos rechazados por la empresa operadora de la base de datos nacional SAR (ProceSAR), que se realizan a través del archivo de pago SUA o por medio de la línea de captura generada por el Sistema de Pago Referenciado (SIPARE), por contener error en la información, pero que sin embargo se reconoce la recepción del pago en numerario.
Mensualmente la DRAA publicará el listado de pagos de esta categoría, por los cuales el jefe del Departamento de Cobranza deberá cerciorarse que la Oficina de Registros y Control de la Cartera, ubique el crédito en la incidencia 25 Pago en conciliación.
La DRAA deberá gestionar mensualmente ante las entidades receptoras la conciliación de esta categoría de asuntos y pondrá a disposición de las subdelegaciones en la dirección electrónica, el proceso de conciliación: http: \\172.24.29.136\Estatus de pagos no aplicados\Recaudación Incorrecta
d) Los pagos recibidos y conciliados por ProceSAR que se encuentren alojados en la recaudación incorrecta por contener error en la información, deberán ser publicados por la DRAA mensualmente, por los cuales el jefe del Departamento de Cobranza se cerciorará que durante el mes de publicación, se gestione la reclasificación con clave 91, si el pago corresponde a cuotas IMSS y fue aplicado en otra subdelegación (de acuerdo a lo estipulado en los Lineamientos de afectación en el sistema de cobranza) o, se proceda a cancelar el adeudo a través de ajuste 26 tratándose de cuotas RCV.
e) Los pagos captados con crédito genérico número 777777777 (emisiones generadas por diferencias SIVEPA), 888888888 (emisiones generadas y documentos derivados de auditoria) y 999999999 (emisiones generadas por
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cuotas obrero patronales), al mes siguiente de que se ocasionen, la DRAA los deberá publicar en la dirección electrónica:
ftp://172.16.5.26/ (copiar la dirección y pegar en explorador de Windows)
Usuario: IBC, Contraseña: COBRANZA seleccionar la carpeta créditos vigentes 7s, 8s, y 9s; cerciorándose el jefe del Departamento de Cobranza que durante el mes de publicación, la Oficina de Emisión y Pago Oportuno revise tales pagos y solicite a la Oficina de Registros y Control de la Cartera, aplicar el pago al registro patronal, periodo y concepto de adeudo que corresponda.
f) Para los casos en que el ingreso se haya aplicado en los registros patronales incorrectos (ejemplo “S” por “5”, “0” por “O”, “I” por “1” etc) y el genérico Z99 (municipio correspondiente a la subdelegación Polanco). Tratándose de pago por cuotas IMSS, se deberá gestionar la reclasificación con clave 91 y para pagos por cuotas RCV se procederá a cancelar el adeudo a través de ajuste 26, contando para ello con el soporte documental.
La DRAA deberá facilitar a los órganos operativos, el acceso a la base del registro genérico municipio Z99, en la dirección electrónica: http: \\172.24.29.136\Estatus de pagos no aplicados\Recaudación Incorrecta
4.19 Para sujetar a investigación los pagos no aplicados referidos en el inciso a) de la política inmediata anterior, se estará a lo siguiente:
a) Por cada uno de estos pagos, deberá abrirse un expediente documental de pago no aplicado (EPNA), que deberá integrarse con los siguientes documentos e información:
a.1) Fotocopia del documento de Tarjeta de identificación patronal (TIP) al que se refiere el artículo 14 del RACERF, con el cual el patrón o representante legal acreditarán su interés.
a.2) Comprobante de pago original perfectamente legible con los siguientes datos: registro patronal, fecha de pago, sello de la entidad receptora, importe pagado, periodo, para el caso de SUA (Folio SUA) y para pago por medio de SIPARE comprobante de pago referenciado.
Conforme al inciso b) del artículo 113 del RACERF, en caso de pagos con cargo a la cuenta bancaria del patrón por transferencia electrónica, a su tarjeta de crédito o débito, el comprobante de pago será el original del estado de cuenta expedido por la entidad receptora en el que aparezca el cargo respectivo.
Al comprobante original, se anexará el formato de “Carta declaratoria patronal”, clave 9312-009-024, (anexo 2), con la firma autógrafa del jefe de Departamento de Cobranza y del patrón; así como la fotocopia del comprobante a la que se refiere el inciso b) inmediato posterior.
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a.3) Formato de “Aclaración de pago patronal”, clave 9312-009-025, (anexo 1) suscrito por el patrón y por el personal del Instituto.
a.4) Constancia documental como: impresos de i) estado de cuenta con el crédito vigente; ii) pantalla de CD SUA; iii) impreso de consulta de “línea de referencia” (SIPARE); iiii) CREDSAL, para asuntos de ejercicios anteriores.
a.5) Al obtener el estado de cuenta y que el crédito correspondiente al comprobante
de pago se encuentre saldado o en la incidencia 25 “Pagos en conciliación”, se aplicará el sello con la siguiente leyenda:
b) Los documentos a que se refieren los incisos a.1), a.2), primer párrafo y a.3) serán entregados por el patrón o representante legal en las instalaciones de la Subdelegación al jefe del Departamento de Cobranza e imponer en su presencia, los datos manuscritos que se requieran. El jefe del Departamento de Cobranza cotejará la firma de los documentos contra la contenida en el documento de Identificación Patronal.
El comprobante de pago original no deberá ser entregado por el patrón al notificador o ejecutor, éstos únicamente recibirán fotocopia del pago.
El notificador o ejecutor entregará al patrón el formato de “Aclaración de pago patronal”, clave 9312-009-025, (anexo 1) para que éste acuda a la Subdelegación en un término de dos días hábiles a entregar los documentos solicitados y tramitar la aclaración; transcurrido el plazo y existiendo “Acta circunstanciada de hechos” 9313-009-036 del “Procedimiento para la práctica de la diligencia de la notificación de actos administrativos” 9313-003-001, autorizado el 20 de noviembre de 2015, de su negativa a recibir el citado formato, se deberá continuar con el Procedimiento Administrativo de Ejecución (PAE) para la recuperación del adeudo. Cuando el patrón acuda extemporáneamente a la subdelegación a atender los términos establecidos para tramitar la aclaración a que se refiere la presente política y se haya enviado el asunto a las áreas competentes para continuar el Procedimiento de notificación o cobro según sea el caso, se notificará al patrón asentando en la “Aclaración de pago patronal”, clave 9312-009-025 (anexo 1) y en el contra recibo de la aclaración del pago patronal, el sello con leyenda de “trámite extemporáneo de pago no aplicado”, así como de fecha y hora de oficialía de partes de la subdelegación. La entrega del formato de “Aclaración de pago patronal”, clave 9312-009-025, (anexo 1) es por una sola ocasión, por lo que al negarse el patrón a suscribirlo, pierde la oportunidad del trámite, procediendo el personal del Instituto (notificador
Con fecha ___________Se certifica que el pago correspondiente al período: _____por
concepto de cuotas: _______se encuentra recibido por el Instituto
Firma y nombre:
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o ejecutor) a asentar la negativa en un “Acta circunstanciada de hechos” 9313-009-036 del “Procedimiento para la práctica de la diligencia de la notificación de actos administrativos” 9313-003-001, entregando copia de ésta al patrón, continuando con el proceso de recuperación del adeudo.
c) El jefe del Departamento de Cobranza expedirá al patrón o representante legal,
fotocopia del comprobante de pago, certificado como fiel de su original, acompañada de la “Carta declaratoria patronal”, clave 9312-009-024, (anexo 2) que el patrón llenará en manuscrito y ambos suscribirán para constancia en dos originales, uno para el patrón y el otro para el Instituto.
En consecuencia, dicho servidor público y excepcionalmente en su ausencia el jefe de la Oficina de Registros y Control de la Cartera son los únicos facultados para recibir los comprobantes referidos en el inciso a.2 de este numeral.
Por los casos que el comprobante de pago presentado por el patrón contenga datos ilegibles, se le solicitará que bajo protesta decir verdad manifieste que tuvo el original a la vista, manuscriba la información relativa al pago, rubricando el jefe del Departamento de Cobranza.
d) El Titular de la Subdelegación, en corresponsabilidad con el jefe del
Departamento de Cobranza, vigilará que no se ejerzan actos de molestia contra patrones, por los pagos en aclaración consignados en la “Declaratoria patronal”; ni por adeudos ubicados en la incidencia 25 “Pago en conciliación”, bajo ninguna circunstancia las áreas operativas podrán aplicar claves de ajuste parcial o total hasta la conclusión de la investigación.
e) Será responsabilidad del jefe del Departamento de Cobranza el resguardo de la
documentación entregada por el patrón consignada en esta política.
4.20 Admitida la solicitud patronal de pago a certificar, el personal de la Oficina de Registros y Control de la Cartera deberá responsabilizarse de analizar e investigar los asuntos, cuando proceda en términos de la política 4.18 integrar el EPNA. 4.21 Para los asuntos cuyo pago no se identifique en las fuentes de consulta de la subdelegación, el personal de la Oficina de Registros y Control de la Cartera deberá generar el expediente electrónico de pagos a certificar (EPCER) para su envío por correo electrónico institucional por parte del titular de la Subdelegación para atención de nivel central, a través de la DRAA.
La información se enviará a la dirección electrónica:
pagos.nocaptados@imss.gob.mx El asunto del mensaje tendrá el siguiente formato: LL-SS-dd/mm/aa-NN Dónde:
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LL: Número de Delegación. SS: Número de Subdelegación. dd/mm/aa: Fecha del correo en formato día, mes y año. NN: Número de expediente enviado en la misma fecha, comenzando por 01.
4.22 El EPCER deberá constar de los siguientes elementos:
a) Imagen del Formato de Oficio de solicitud de investigación de pagos no
aplicados, suscrito por el subdelegado, incluyendo un máximo de 5 asuntos por oficio, puesto a disposición en la dirección electrónica:
http:\\ \\172.24.29.136\formato de oficio y relación de pagos no aplicados para certificación en archivo Excel.
Archivo de hoja de cálculo con Formato de relación de asuntos enviados (se relacionarán máximo cinco asuntos por expediente).
b) Imagen del comprobante de pago legible en términos de la política 4.19, inciso
a.2. Para el caso de que alguno de los datos requeridos no sea legible en la imagen por alguna cuestión técnica, podrá asentarse en manuscrito por el jefe del Departamento de Cobranza, constatando que es dato fiel del original.
c) Imagen del estado de cuenta actualizado (máximo 2 días entre la obtención del
estado y el envío del correo electrónico), del periodo solicitado.
d) Imagen de la consulta efectuada al CD de pagos SUA (solo carátula del pago, no detalle de trabajadores).
e) Imagen de la consulta efectuada en la página electrónica de SIPARE, en su
caso:
http://11.254.172.38:10130/sipare_webapp/index2.jsp
f) Cuando el pago corresponda a ejercicios anteriores, la imagen de la consulta efectuada en el CREDSAL, en la cual se observa que el pago no se encuentra aplicado (únicamente la hoja en la que debiera aparecer el pago).
g) Imagen de la “Carta declaratoria patronal”, clave 9312-009-024, (anexo 2) en los
términos de la política 4.19 inciso c.
4.23 La DRAA valorará la calidad de la información recibida en el EPCER y de cumplir con los requisitos señalados en la política 4.22, deberá dar a conocer a la subdelegación por correo electrónico el folio de asunto otorgado o, en su defecto, el rechazo para su nueva integración.
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4.24 La Subdelegación que reciba el folio de asunto, deberá enviar a la DRAA, a más tardar al día hábil siguiente, a través de valija institucional, el oficio al que se refiere el inciso a) de la política 4.22, La DRAA, podrá cancelar los asuntos con folio, de los cuales no reciba la valija documental en un término de 10 días hábiles.
4.25 La DRAA al recibir el oficio por valija institucional de la política que antecede, ésta por ser la única autorizada para el efecto, realizará el cambio a la incidencia número 18 “En certificación de pago”, únicamente por el adeudo que señale el expediente EPCER y en su caso la multa asociada, así mismo llevará a cabo la investigación en fuentes tanto institucionales como externas a su disposición, incluyendo la certificación ante las entidades receptoras y deberá dar a conocer a las subdelegaciones el resultado de la misma. La DRAA deberá promover en lo posible, la publicación de resultados en la dirección electrónica:
http: \\172.24.29.136\Estatus de pagos no aplicados\Certificación Entidades
Receptoras.
4.26 Por los casos en que la Entidad Receptora otorgue como respuesta la certificación negativa, la DRAA, hará de conocimiento a través de oficio a la subdelegación que solicitó el trámite de certificación.
4.27 Se prohíbe a cualquier trabajador del Instituto, mostrar o entregar a los patrones y/o, sujetos obligados y a cualquier persona ajena a este, por cualquier medio, los comunicados o listados generados por la DRAA o por las entidades receptoras, respecto a las gestiones o los resultados de las investigaciones de los pagos no aplicados, quedando su estricto cumplimiento lo señalado en el artículo 22 de la Ley del Seguro Social. 4.28 La certificación negativa de un pago por parte de las Entidades Receptoras, da por agotadas las gestiones de aclaración por parte del Instituto, por lo que el Departamento de Cobranza deberá reactivar de inmediato las acciones de cobro. El jefe del Departamento de Cobranza deberá girar instrucciones al jefe de la Oficina de Registros y Control de la Cartera, para que se efectúe el cambio de la incidencia 18 “En certificación de pago”, a la que corresponda su situación de cobro.
En consecuencia, se prohíbe sujetar nuevamente a investigación en términos de este Procedimiento, aquellos pagos por los cuales la DRAA haya dado a conocer la negativa de certificación por parte de la entidad receptora, reservándose la Normativa la facultad de proceder conforme a sus atribuciones en los casos así identificados.
4.29 El Titular de la Jefatura de Servicios de Afiliación y Cobranza deberá informar mensualmente mediante oficio a su similar de Servicios Jurídicos, marcando copia de conocimiento a la DRAA para su conocimiento, de los pagos no certificados por las entidades receptoras, para que se determine si corresponde iniciar un Procedimiento por la posible configuración del delito de defraudación fiscal. Para ello remitirá los comprobantes originales a que se refiere el inciso a.2 de la política 4.19, del presente
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Procedimiento. 4.30 El jefe de Departamento de Supervisión de Cobranza y Titular de la Subdelegación deberán vigilar mensualmente la evolución de las incidencias 18 “en certificación de pago” y 25 “pago en conciliación”, de manera enunciativa y no limitativa, en los siguientes aspectos:
a) El cumplimiento a lo establecido en la política 4.18.
La evolución en la atención de asuntos en gestión por parte de la DRAA, de manera semestral, a nivel delegación.
b) La evolución en la atención de los asuntos a que se refiere la política 4.29, en gestión por parte de la Jefatura de Servicios Jurídicos.
c) La reubicación de incidencia y reactivación de las acciones de cobro, de los pagos no certificados por las entidades receptoras.
4.31 La jefatura de Servicios de Afiliación y Cobranza, y el jefe del Departamento de Supervisión Cobranza, a través de las áreas operativas, deberán promover actividades preventivas para reducir la incidencia de los pagos no aplicados, a través de estas medidas, no limitativas:
a) Las subdelegaciones del sistema nacional tienen la obligación de atender a patrones con pagos no aplicados, y queda prohibido referir a los patrones tanto a las Oficinas de la Dirección Normativa o a sus áreas dependientes (oficinas centrales), por carecer éstas de facultad para atender a patrones y sujetos obligados; así como a las oficinas de la delegación.
b) Distribuir a los patrones y sujetos obligados, volantes informativos con la invitación de revisar cuidadosamente la información al momento de generar sus pagos.
4.32 La información que deba remitirse mediante correo electrónico mencionada en este Procedimiento, se entenderá que se envía y recibe, con las opciones de confirmación de recepción y de lectura. Adicionalmente, el destinatario en un plazo de un día hábil, deberá acusar de recibo en el mismo correo al remitente, a efecto de que haya plena certeza de conocimiento. 5 Definiciones
Para efectos del presente Procedimiento se entenderá por:
5.1 acto de molestia: Conforme a lo dispuesto en el artículo 16 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, nadie puede ser molestado en su persona, familia, domicilio, papeles o posesiones sino en virtud de mandamiento escrito de la autoridad competente, que funde y motive la causa legal del Procedimiento, con sujeción a la Ley.
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5.2 actualización: Es el cálculo que se realiza por el transcurso del tiempo y con motivo
de los cambios de precios en el país, para lo cual se aplicará el factor de actualización publicado en el Diario Oficial de la Federación (DOF) a las cantidades que se deban actualizar. La cantidad se actualizará desde el mes en que debió hacerse el pago y hasta que el mismo se efectúe.
5.3 adeudo: Cantidad líquida y exigible, a cargo de patrones y sujetos obligados,
emanada de las obligaciones previstas en la LSS y demás ordenamientos aplicables.
5.4 cédula de liquidación: Es el medio magnético, digital, electrónico o de cualquier
otra naturaleza, o bien el documento impreso, mediante el cual el Instituto, en ejercicio de sus facultades como organismo fiscal autónomo, determina en cantidad líquida los créditos fiscales a su favor previstos en la LSS.
5.5 CFF: Código Fiscal de la Federación.
5.6 COP: Cuota obrero patronal:
5.7 créditos fiscales: Las cuotas, los capitales constitutivos, su actualización y los
recargos, las multas impuestas en los términos de esta Ley, los gastos realizados por el Instituto por inscripciones improcedentes y los que tenga derecho a exigir de las personas no derechohabientes.
5.8 CREDSAL: Información distribuida anualmente en discos compactos a las áreas
operativas, la cual contiene los adeudos saldados por pago o ajuste, de los ejercicios anteriores.
5.9 cuota obrero patronal: Las aportaciones de seguridad social establecidas en la
LSS, a cargo del patrón, trabajador y sujeto obligado.
5.10 defraudación fiscal: Artículo 108 del C.F.F., es el delito cometido por quien, con
uso de engaños o aprovechando errores, omite total o parcialmente el pago de alguna contribución u obtiene un beneficio indebido en perjuicio del Fisco Federal.
5.11 depuración: Actividad administrativa que consiste en retirar un documento de un
archivo principal, bien sea para conservarlo en un expediente secundario a manera de antecedente por el tiempo que establezcan los ordenamientos aplicables o, en su defecto, para su destrucción por ser totalmente obsoleto.
5.12 DRAA: División de Registro y Administración de Aplicaciones
5.13 domicilio fiscal: De conformidad con el artículo 10 del CFF:
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a. Tratándose de personas físicas:
1. Cuando realicen actividades empresariales, es el local en que se encuentre
el principal asiento de sus negocios. 2. Cuando no realicen las actividades señaladas en el punto anterior, es el
local que utilicen para el desempeño de sus actividades. 3. Únicamente en los casos en que la persona física, que realice las
actividades señaladas en los puntos anteriores no cuente con un local, será su casa habitación. Para estos efectos, las autoridades fiscales harán del conocimiento del contribuyente en su casa habitación, que cuenta con un plazo de cinco días para acreditar que su domicilio corresponde a uno de los supuestos previstos en los puntos anteriores.
b. Tratándose de personas morales:
1. Cuando sean residentes en el país, es el local en donde se encuentre la
administración principal del negocio. 2. Si se trata de establecimientos de personas morales residentes en el
extranjero, será dicho establecimiento; en el caso de varios establecimientos, será el local donde se encuentre la administración principal del negocio en el país, o en su defecto el que designen.
5.14 EBA: Emisión bimestral anticipada, es la propuesta de Cédula de determinación,
generada automáticamente por medio del SISCOB en forma bimestral, con base en los movimientos afiliatorios que afectan la cotización de las cuotas de RCV.
5.15 EMA: Emisión mensual anticipada, es la propuesta de Cédula de determinación a la
que se refiere el artículo 39 A de la LSS, generada automáticamente por medio del SISCOB en forma mensual, con base en los movimientos afiliatorios que afectan la cotización de los cuatro ramos de seguridad social.
5.16 entidad receptora: La Institución de crédito Persona moral autorizada por el Instituto
para recibir el pago de cuotas aportaciones de seguridad social y sus accesorios, así como aportaciones voluntarias a los Sistemas de Ahorro para el Retiro, por parte de los patrones y sujetos obligados.
5.17 EPCER: Expediente electrónico de pagos a certificar.
5.18 EPNA: Expediente documental de pago no aplicado.
5.19 GEFIDE: Formato emitido con aplicación informática denominada “Sistema
Generador de Ficha de Depósito”, para el pago de los conceptos distintos de cuotas IMSS y RCV.
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Clave: 9312-003-014
5.20 instituto: Instituto Mexicano del Seguro Social.
5.21 JAC: Jefe de Servicios de Afiliación y Cobranza.
5.22 listado de operación: Es el reporte documental o electrónico, en el cual se asientan las transacciones de un mismo tipo a detalle, efectuadas durante un tiempo determinado.
5.23 LSS: Ley del Seguro Social.
5.24 multas: Infracciones a los que se hacen acreedores los patrones por incumplimiento de sus obligaciones de pago ante el Instituto, de conformidad con el artículo 304-A de la LSS.
5.25 orden de ingreso: Documento que detalla importes y concepto, de un pago recibido
por el Instituto, que puede ser referente a aportaciones de seguridad social y de sus accesorios, así como de otros conceptos administrativos. Lo anterior a efecto de certificar el ingreso y soportar el registro contable.
5.26 PAE: Procedimiento administrativo de ejecución.
5.27 ProceSAR: Empresa operadora de la base de datos nacional del SAR.
5.28 RACERF: Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización.
5.29 RALE: Registro de adeudos de liquidaciones emitidas.
5.30 RCV: Cuotas del seguro de retiro, cesantía en edad avanzada y vejez.
5.31 recaudación: Ingreso efectivo o virtual, por concepto de cobro de cuotas obrero patronales, capitales constitutivos, multas, diferencias, Atención Medica a no Derechohabientes, Inscripciones Improcedentes, actualización, recargos, gastos de ejecución y otros conceptos.
5.32 SAR: Sistema de Ahorro para el Retiro
5.33 SISCOB: Sistema informático institucional, en el cual en on line (en línea), se registra cada crédito emitido a los patrones, sin el detalle de trabajadores, dentro de su función se considera:
Movimientos de ajuste Recaudación Cambios de situación de cobro Envíos en procuración de cobro a otras circunscripciones, y en su caso
las devoluciones a la entidad emisora
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Clave: 9312-003-014
Cambios de subdelegación por cambio de domicilio dentro de la misma circunscripción
Reclasificación de ingresos a nivel de concepto De manera batch (lotes), se registra la recaudación Procesar.
Opera como un auxiliar contable por las liquidaciones emitidas y es generador de reportes para, el registro contable de la operación de Cobranza, estadísticos, de supervisión y de apoyo a las áreas operativas, así como consultas de estado de cuenta y adeudo.
5.34 SIPARE: Sistema de Pagos Referenciados.
5.35 SIVEPA: Sistema de verificación de pagos, sistema informático institucional, a través del cual el Instituto ejerce las facultades de comprobación de que goza como autoridad fiscal, establecidas en el artículo 39C de la LSS, para efectuar la revisión de las autodeterminaciones de cuotas obrero patronales pagadas por los sujetos obligados, establecer las obligaciones incumplidas y efectuar la recuperación de las cuotas omitidas por los particulares.
5.36 SIVEPA: Sistema de verificación de pagos.
5.37 (SUA): Sistema único de autodeterminación, al que se refiere la fracción X del
artículo 2 del RACERF, es el programa informático establecido por el Instituto, el cual permite a los patrones determinar y enterar sus cuotas, como lo estipula el artículo 39 de la LSS, así como el 113 del RACERF.
5.38 tarjeta de Identificación Patronal (TIP): documento proporcionado por el Instituto a
cada patrón o sujeto obligado por registro patronal en términos del artículo 14 del RACERF.
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Clave: 9312-003-014
6. Descripción de actividades del procedimiento para la aclaración de pagos patronales con error, o no captados
Jefe de la oficina de Registros y Control de la Cartera
1. Determina el origen de la investigación por la inexistencia del pago patronal:
Modalidad A: Pagos con error (Recaudación pendiente de conciliar por ProceSAR) continúa en la actividad 2. Modalidad B: Investigación y Certificación del pago, por trámite administrativo del patrón en la Subdelegación, continúa en la actividad 18. Modalidad C: Investigación de pagos no aplicados, por existir adeudo en SISCOB por la aplicación del procedimiento administrativo de ejecución, continúa en la actividad 29. Modalidad D: Pagos pendientes de aplicar, efectuados a través de ficha de depósito (GEFIDE) continúa en la actividad 105.
Modalidad A Pagos con error (Recaudación
pendiente de conciliar por ProceSAR)
2. Obtiene mensualmente los siguientes listados publicados por la DRAA, con información del mes inmediato anterior de pagos con error, los suscribe y presenta a firma del jefe del Departamento de Cobranza, de acuerdo a la política 4.18:
a) Pagos rechazados por ProceSAR b) Pagos de recaudación incorrecta.
Pagos rechazados por ProceSAR Pagos de recaudación incorrecta Pagos genéricos 7s, 8s, 9s o crédito diferente
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Clave: 9312-003-014
c) Pagos genéricos 7s, 8s, 9s o crédito diferente al emitido.
NOTA: Con la finalidad de facilitar la detección de los pagos rechazados del inciso a), las áreas operativas revisaran al cierre de cada mes el listado denominado “detalle de pagos en aclaración recibidos” EEEMR075, los cuales se identifican como rechazados en razón de tener inconsistencias en la información.
al emitido
Jefe de la Oficina de Registros y Control de la Cartera
3. Revisa el origen del error del pago y determina las acciones a realizar.
Modalidad A.a) Pagos rechazados por ProceSAR. Continúa en la actividad 4. Modalidad A.b) Pagos de recaudación incorrecta. Continúa en la actividad 8.
Modalidad A.c) Pagos genéricos 7s, 8s, 9s o crédito diferente al emitido. Continúa en la actividad 11.
4. Solicita al Encargado de la mesa de registros elaborar “Cédula para captura”, clave 9312-009-010 con base en los listados de “Pagos rechazados por ProceSAR“, para cambio a la incidencia 25 “pago en conciliación”, con tipo de registro 4.
Encargado de la mesa de registros
5. Elabora “Cédula para captura”, clave 9312-009-010, obtiene firma del jefe de la Oficina de Registros y Control de la Cartera, realiza afectación con base en los listados de “Pagos rechazados por ProceSAR” en el SISCOB.
NOTA: Bajo ninguna circunstancia la subdelegación podrá efectuar al crédito que se
Cédula para captura 9312-009-010 Pagos rechazados por ProceSAR SISCOB
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Clave: 9312-003-014
encuentre en proceso de conciliación, claves de ajuste (12, 42), así como acciones de cobro al patrón, en atención a la política 4.19, inciso d) de este procedimiento.
Encargado de la mesa de registros
6. Queda en espera de la conciliación y verifica periódicamente en “SISCOB” la aplicación de la recaudación bancaria.
SISCOB
7. Identifica recaudación y depura del crédito conforme a los “Lineamientos para la afectación al sistema de cobranza”.
Nota: Los “Lineamientos para la afectación al sistema de cobranza” se encuentran como (anexo 1) en el “Procedimiento para la administración de cartera y su afectación en el sistema de cobranza” 9312-003-012.
Lineamientos para la afectación al sistema de cobranza
Modalidad A.b). Pagos de recaudación incorrecta
8. Identifica en el listado de “Pagos con recaudación incorrecta”, el motivo del error en la recaudación, de acuerdo a los criterios establecidos en la política 4.18 incisos d) e) y f) del presente procedimiento. realiza las siguientes actividades según tipo de cuotas, el periodo y/o tipo de documento:
Cuotas IMSS
• Periodo: En atención a la política 4.16, el
patrón, deberá pagar el periodo adeudado y solicitar la devolución del pago incorrecto, conforme al “Procedimiento para la atención de solicitudes de devolución de cantidades enteradas sin justificación legal”, clave 9313-003-002.
• Tipo de documento: Localiza el pago en el
crédito genérico 7s, 8s, o 9s o crédito diferente al emitido, procede a realizar corrección a la recaudación, tomando como base lo señalado en la política 4.18,
Pagos con recaudación incorrecta Procedimiento para la atención de solicitudes de devolución de cantidades enteradas sin justificación legal 9313-003-002
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Clave: 9312-003-014
inciso e) del presente procedimiento, aplicando clave de movimiento de cargo 23 y de abono 12 al crédito genérico; y clave de movimiento de abono 26 al crédito original.
NOTA: Por pagos incorrectos identificados por la DRAA y que ésta aplique la recaudación con número de caja 501, (Recaudación bancaria), la DRAA, elaborará hoja de rectificación, de la cual proporcionará copia a la delegación que le corresponda el registro patronal.
Cuotas RCV
• Periodo: En atención a la política 4.16 de
este procedimiento, si el error es imputable al patrón, deberá pagar el periodo adeudado y solicitar la devolución del pago incorrecto, conforme al “Procedimiento para la atención de solicitudes de devolución de cantidades enteradas sin justificación legal”, clave 9313-003-002.
• Tipo de documento: Localiza el pago en el
crédito genérico 7s, 8s, o 9s o crédito diferente al emitido, procede a realizar corrección a la recaudación, afectando en “SISCOB” al crédito original, con clave de movimiento 26, tomando como base lo señalado en la política 4.18, inciso d) del presente procedimiento.
Encargado de la mesa de registros
9. Elabora formato de “Hoja de trabajo para determinar afectaciones contables y de sistema”, clave 9312-009-013, del “Procedimiento para la administración de cartera y su afectación el sistema de cobranza” clave 9312-003-012, recaba firma de autorización del Jefe de la Oficina de Registros y Control de la Cartera, aplica afectación en el “SISCOB” para saldar el crédito, según corresponda por COP y/o RCV.
Hoja de trabajo para determinar afectaciones contables y de sistema 9312-009-013 Procedimiento para la administración de cartera y su
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afectación el sistema de cobranza 9312-003-012 SISCOB
Encargado de la mesa de registros
10. Recaba “Antecedentes” e integra cronológicamente “Expediente de recaudación incorrecta”.
Antecedentes Expediente de recaudación incorrecta
Modalidad A.c) Son pagos genéricos 7s, 8s, 9s o crédito diferente al
emitido.
Jefe de la Oficina de Registros y Control de la Cartera
11. Solicita al Encargado de la mesa de registros elaborar “Memorando” en original y copia para enviar el “Listado de créditos genéricos vigentes 7s, 8s y 9s o crédito diferente al emitido”, a la Oficina de Emisión y Pago Oportuno para su análisis y se determine su cancelación o ajuste según corresponda.
NOTA: Por el o los créditos que se generen por la aplicación de un pago, que no sea 7s’ 8s‘ o 9s , pero que sea(n) diferente (s) al (los) emitido (s), se deberá efectuar la aclaración correspondiente y en su caso realizar su reclasificación al crédito original.
Memorando Listado de créditos genéricos vigentes 7s, 8s y 9s o crédito diferente
Encargado de la mesa de registros
12. Elabora “Memorando” para el envío del “Listado de créditos genéricos vigentes 7s, 8s y 9s o crédito diferente al emitido”, recaba firma del jefe de la Oficina de Registros y Control de la Cartera en el “Listado de créditos genéricos vigentes 7s, 8s y 9s o crédito diferente al emitido” y tramita su envío, entregando original y se queda con una copia del memorándum para su control.
Memorando Listado de créditos genéricos vigentes 7s, 8s y 9s o crédito diferente
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Clave: 9312-003-014
Encargado de la mesa de registros
13. Abre “Expediente cronológico de Créditos genéricos 7s, 8s, 9s o de crédito diferente al emitido”, integra antecedentes y archiva cronológicamente.
Antecedentes Expediente cronológico de Créditos genéricos 7s, 8s, 9s o crédito diferente
Jefe de la Oficina de Registros y Control de la Cartera
14. Recibe respuesta por medio de “Memorando” y el “Listado de créditos genéricos vigentes 7s, 8s y 9s o crédito diferente al emitido”, durante el mismo mes que transcurre, el resultado de la revisión y la respectiva “Cédula para captura”, clave 9312-009-010 donde se establezcan las afectaciones de la Oficina de Emisión y Pago Oportuno.
Memorando Listado de créditos genéricos vigentes 7s, 8s y 9s o crédito diferente Cédula para captura 9312-009-010
15. Turna al Encargado de la mesa de registros “Memorando” y “Listado de créditos genéricos vigentes 7s, 8s y 9s o crédito diferente al emitido” así como “Cédula para captura”, clave 9312-009-010, para su afectación en SISCOB.
Memorando Listado de créditos genéricos vigentes 7s, 8s y 9s o crédito diferente Cédula para captura 9312-009-010 SISCOB
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Clave: 9312-003-014
Encargado de la mesa de registros
16. Recibe “Memorando” y “Listado de créditos genéricos vigentes 7s, 8s y 9s o crédito diferente al emitido” así como “Cédula para captura”, clave 9312-009-010 y realiza las afectaciones en SISCOB conforme la solicitud de la Oficina de Emisión y Pago Oportuno.
Memorando Listado de créditos genéricos vigentes 7s, 8s y 9s o de crédito diferente al emitido Cédula para captura 9312-009-010 SISCOB
17. Archiva “Memorando” y “Listado de créditos genéricos vigentes 7s, 8s y 9s o crédito diferente al emitido” así como “Cédula para captura”, clave 9312-009-010 en orden cronológico y concluye la modalidad.
Memorando Listado de créditos genéricos vigentes 7s, 8s y 9s o crédito diferente al emitido Cédula para captura 9312-009-010
Modalidad B Investigación y Certificación del pago, por
trámite administrativo del patrón en la Subdelegación
18. Establece contacto con el patrón, del que se identifica en “SISCOB”, un adeudo a su cargo que no reconoce y argumenta que cuenta con supuesto comprobante de pago.
SISCOB
19. Asienta los datos requeridos en el formato de “Aclaración de pago patronal”, clave 9312-009-025, clave (anexo 1) y lo entrega al patrón, para lectura y firma de conocimiento.
9312-009-025 (anexo 1)
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Clave: 9312-003-014
Encargado de la mesa de registros
20. Informa si el patrón firmó o no la “Aclaración de pago patronal”, clave 9312-009-025, clave (anexo 1), al jefe de la Oficina de Registros y Control de la Cartera.
El patrón no firma la Aclaración de pago patronal
Jefe de la Oficina de Registros y Control de la Cartera
21. Hace del conocimiento del patrón que se llevarán a cabo las acciones correspondientes para la recuperación del adeudo.
22. Elabora “Correo electrónico informativo” dirigido al jefe de la oficina de Emisión y Pago Oportuno para que se proceda conforme al “Procedimiento para la práctica de diligencia de notificación de actos administrativos” clave 9313-003-001 o para Cobros, el “Procedimiento para la recepción, control y trámite de documentos relativo a la aplicación del procedimiento administrativo de ejecución y diligencias de notificación” clave 9311-003-003.
Correo electrónico informativo Procedimiento para la práctica de diligencia de notificación de actos administrativos 9313-003-001 Procedimiento para la recepción, control y trámite de documentos relativo a la aplicación del procedimiento administrativo de ejecución y diligencias de notificación 9311-003-003
23. Envía “Correo electrónico informativo” con “Antecedentes” al encargado de la mesa de registros para su control.
Correo electrónico informativo
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Clave: 9312-003-014
Antecedentes
Encargado de la mesa de registros
24. Recibe imprime y archiva “Correo electrónico informativo” con “Antecedentes” por registro patronal.
Correo electrónico informativo Antecedentes
El patrón si firma la Aclaración de pago patronal
25. Recibe del patrón el contra recibo de la “Aclaración de pago patronal”, clave 9312-009-025, clave (anexo 1) y espera a que el patrón acuda a efectuar la aclaración del adeudo dentro del plazo otorgado (2 días hábiles).
9312-009-025 (anexo 1)
Si acude el patrón a efectuar la aclaración del adeudo
Continua en la actividad 49
No acude el patrón a efectuar la aclaración
del adeudo
Jefe de la Oficina de Registros y Control de la Cartera
26. Elabora Correo electrónico en el que informe del incumplimiento del patrón” dirigido al jefe de la oficina de Emisión y Pago Oportuno o para Cobros, y se continúe con la recuperación del adeudo.
Correo electrónico de incumplimiento del patrón
27. Imprime y entrega impresión del correo electrónico, al encargado de la mesa de registros para su control.
Impresión del correo electrónico
Encargado de la mesa de registros
28. Recibe impresión del correo electrónico y la archiva por registro patronal.
Impresión del correo electrónico
Modalidad C Investigación de pagos no aplicados, por
existir adeudo en SISCOB por la aplicación del procedimiento administrativo de
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Clave: 9312-003-014
ejecución
Jefe de la Oficina de Emisión y Pago Oportuno y/o Oficina para Cobros
29. Identifica adeudo patronal en el SISCOB y genera “Cedula de liquidación” para su notificación o “Mandamiento de ejecución” para la aplicación del PAE, según corresponda.
SISCOB Cédula de liquidación Mandamiento de ejecución
30. Instruye al Notificador o Ejecutor para que realice la diligencia.
Notificador y/o ejecutor
31. Acude a realizar diligencia y el patrón exhibe “Comprobante de pago” por el periodo que se va a requerir.
Comprobante de pago
32. Entrega al patrón original del formato “Aclaración de pago patronal”, clave 9312-009-025, clave (anexo 1) y contra recibo del mismo, para lectura, con la opción de atender la aclaración, ante el argumento de haberse efectuado el pago, conforme a la política 4.18, inciso a) de este procedimiento.
9312-009-025 (anexo 1)
No acepta el patrón atender la aclaración
33. Levanta “Acta circunstanciada de hechos”, clave 9313-009-036 o “Informe de asunto no diligenciado”, clave 9311-009-010, de la negativa de firma y entrega una copia al patrón.
Acta circunstanciada de hechos 9313-009-036 Informe de asunto no diligenciado 9311-009-010
34. Realiza la diligencia de notificación conforme al “Procedimiento para la práctica de la diligencia de la notificación de actos administrativos”, clave 9313-003-001 o el PAE conforme al “Procedimiento para la recepción, control y trámite de documentos relativo a la aplicación del procedimiento administrativo de ejecución
Procedimiento para la práctica de la diligencia de la notificación de actos administrativos 9313-003-001
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Clave: 9312-003-014
y diligencias de notificación”, clave 9311-003-003, e informa el resultado al Jefe de la Oficina de Emisión y pago Oportuno o Jefe de Oficina para Cobros, turnando “Acta circunstanciada de hechos” clave 9313-009-036 o “Informe de asunto no diligenciado clave 9311-009-010 y realiza el informe al jefe de la Oficina según corresponda.
Procedimiento para la recepción, control y trámite de documentos relativo a la aplicación del procedimiento administrativo de ejecución y diligencias de notificación 9311-003-00
Jefe de la Oficina de Emisión y Pago Oportuno y/o Oficina para Cobros
35. Recibe del notificador o ejecutor, original y copia de “Acta circunstanciada de hechos”, clave 9313-009-036 o “Informe de asunto no diligenciado”, clave 9311-009-010 y conserva fotocopia de la diligencia realizada.
Acta circunstanciada de hechos 9313-009-036 Informe de asunto no diligenciado 9311-009-010
36. Solicita al personal de la Oficina de Emisión y Pago Oportuno y/o Oficina para Cobros elaborar “Memorando”, en original y copia dirigido al jefe de la Oficina de Registro y Control de la Cartera, para dar a conocer el resultado de la diligencia.
Memorando
Personal de la Oficina de Emisión y Pago Oportuno y/o Oficina para Cobros
37. Elabora “Memorando” en original y copia, anexando copia “Acta circunstanciada de hechos”, clave 9313-009-036 o “Informe de asunto no diligenciado”, clave 9311-009-010 recaba firma del jefe de la Oficina de Emisión y Pago Oportuno o para Cobros y tramita su entrega al jefe de la Oficina de Registro y Control de la Cartera.
Memorando de conocimiento Acta circunstanciada de hechos 9313-009-036 Informe de asunto no diligenciado 9311-009-010
38. Archiva copia de “Memorando” con copia de los anexos por registro patronal.
Memorando
Si acepta el patrón atender la aclaración
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Notificación y/o ejecutor
39. Obtiene firma del patrón, en el contra recibo del formato de “Aclaración de pago patronal”, clave 9312-009-025 (anexo 1), entrega su copia al patrón y solicita copia del “Comprobante de pago”.
Contra recibo del formato de 9312-009-025 (anexo 1) Comprobante de pago
40. Entrega contra recibo del formato de “Aclaración de pago patronal”, clave 9312-009-025 (anexo 1) y copia del “Comprobante de pago”, a través del “Informe de asunto no diligenciado”, clave 9311-009-010 o “Acta circunstanciada de hechos”, clave 9313-009-036 a la Oficina de Emisión y Pago Oportuno o para Cobros según corresponda.
Contra recibo del formato de 9312-009-025 (anexo 1) Comprobante de pago Informe de asunto no diligenciado 9311-009-010 Acta circunstanciada de hechos 9313-009-036
Jefe de la Oficina de Emisión y Pago Oportuno y/o Oficina para Cobros
41. Solicita al personal de la oficina de Emisión y Pago Oportuno o para Cobros, elaborar “Memorando” dirigido al jefe de la Oficina de Registro y Control de la Cartera, en el que se comunica el resultado de la diligencia realizada.
Memorando
Personal de la Oficina de Emisión y Pago Oportuno y/o Oficina para Cobros
42. Elabora “Memorando” en original y copia, anexando contra recibo del formato de “Aclaración de pago patronal”, 9312-009-025 (anexo 1), copia del “Informe de asunto no diligenciado” 9311-009-010, copia del “Comprobante de pago”; recaba firma de autorización del jefe de Oficina de Emisión y Pago Oportuno y/o para Cobros y gestiona su entrega al Jefe de la Oficina de Registros y Control de la Cartera.
Memorando informativo Contra recibo del formato de 9312-009-025 (anexo 1) Informe de asunto no diligenciado 9311-009-010
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Comprobante de pago
Personal de la Oficina de Emisión y Pago Oportuno y/o Oficina para Cobros
43. Archiva copia del “Memorando” en “Expediente de aclaración de pago” por registro patronal.
Memorando Expediente de aclaración de pago
Jefe de la Oficina de Registros y Control de la Cartera
44. Recibe “Memorando” con el “Contra recibo del formato Aclaración de pago patronal”, clave 9312-009-025 (anexo 1), copia del “Informe de asunto no diligenciado 9311-009-010” y copia del “Comprobante de pago” en espera de que acuda el patrón a realizar la aclaración (2 días hábiles).
Memorando Contra recibo del formato de 9312-009-025 (anexo 1) Informe de asunto no diligenciado 9311-009-010 Comprobante de pago
No acude el patrón a realizar las aclaraciones
45. Envía correo electrónico a la Oficina de Emisión y Pago Oportuno o para Cobros, en el que informa el incumplimiento del patrón para que se continúe con la recuperación del adeudo.
Correo electrónico de información de incumplimiento
46. Imprime el correo electrónico de información de incumplimiento y lo turna al encargado de la mesa de registros
Impresión de correo electrónico de información de incumplimiento
Encargado de la mesa de registros
47. Recibe impresión del correo electrónico de información de incumplimiento y lo archiva por registro patronal.
Impresión de correo electrónico de información de incumplimiento
Si acude el patrón a realizar las
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aclaraciones
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48. Recibe del patrón el formato de “Aclaración de pago patronal”, clave 9313-009-025, (anexo 1) y revisa en el “Expediente de aclaración de pago” si la aclaración está dentro del plazo estipulado.
9312-009-025 (anexo 1) Expediente de aclaración de pago
La aclaración no está dentro del plazo
49. Devuelve “Documentación” al patrón por extemporaneidad, en términos de la política 4.19 inciso b), de este procedimiento y deriva el formato de “Aclaración de pago patronal”, clave 9313-009-025, (anexo 1) al encargado de la mesa de registros, para su guarda.
Documentación Expediente de aclaración de pago 9313-009-025 (anexo 1)
Encargado de la mesa de registros
50. Recibe e integra la copia del formato de “Aclaración de pago patronal”, clave 9313-009-025, (anexo 1) en “Expediente de aclaración de pago”, cronológicamente.
9313-009-025 (anexo 1) Expediente de aclaración de pago
La aclaración si está dentro del plazo
Jefe de la Oficina de Registros y Control de la Cartera
51. Recibe del patrón “Documentación” señalada en la política 4.19 de este procedimiento y verifica que se encuentren en los términos que en la misma se especifican.
Documentación
No está completa la documentación
52. Orienta al patrón para que complemente la “Documentación” faltante de forma inmediata para continuar la gestión de la aclaración.
Si está completa la documentación
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Clave: 9312-003-014
53. Elabora la “Carta declaratoria patronal”, clave 9312-009-024 (anexo 2) con las características señaladas en la política 4.19 inciso c), para subsanar deficiencias por datos ilegibles.
9312-009-024 (anexo 2)
Jefe de la Oficina de Registros y Control de la Cartera
54. Consulta con los datos reflejados en el “Comprobante de pago” en el “SISCOB”, que el crédito se encuentre vigente, determinando posible causa de omisión en el registro, de acuerdo a la actividad 2 de este procedimiento.
Comprobante de pago SISCOB
El adeudo no está vigente
55. Impone en el “Comprobante de pago” el sello con su nombre, fecha, firma y leyenda de saldado por recaudación bancaria, para constancia y lo entrega al patrón dando el asunto como concluido, de acuerdo a la política 4.19, inciso a.5 de este procedimiento y envía copia del “Comprobante de pago” al Encargado de la mesa de registros para su control.
Comprobante de pago
Encargado de la mesa de registros
56. Recibe copia del “Comprobante de pago” y lo integra en el “Expediente de aclaración de pagos”.
Comprobante de pago Expediente de aclaración de pagos
El adeudo si está vigente
Jefe de la Oficina de Registros y Control de la Cartera
57. Integra “Carta declaratoria patronal”, clave 9312-009-024, clave (anexo 2) “Comprobante de pago” original y “Estado de cuenta” de la consulta en “SISCOB”, “Contra recibo del formato de “Aclaración de pago patronal”, clave 9312-009-025, (anexo 1) y entrega la información al jefe del Departamento de Cobranza.
9312-009-024 (anexo 2) Comprobante de pago Estado cuenta SISCOB
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Clave: 9312-003-014
Contra recibo 9312-009-025 (anexo 1)
Jefe del Departamento de Cobranza
58. Recibe “Carta declaratoria patronal”, clave 9312-009-024, clave (anexo 2) “Comprobante de pago” original y “Estado de cuenta” de la consulta en “SISCOB”, “Contra recibo del formato de “Aclaración de pago patronal”, clave 9312-009-025, (anexo 1), y Coteja los datos de la “Carta declaratoria patronal”, clave 9312-009-024 (anexo 2) contra los del “Comprobante de pago” y “Estado de cuenta de SISCOB”.
9312-009-024 (anexo 2) Comprobante de pago Estado cuenta SISCOB Contra recibo 9312-009-025 (anexo 1)
59. Suscribe conjuntamente con el patrón la “Carta declaratoria patronal”, clave 9312-009-024 (anexo 2); quien le entrega un tanto del formato y copia del “Comprobante de pago” en términos de la política 4.19 inciso c) de este procedimiento, quedando el patrón en espera de la respuesta a la aclaración.
9312-009-024 (anexo 2) Comprobante de pago
60. Remite copia de la “Carta declaratoria patronal”, clave 9312-009-024, (anexo 2) y del “Comprobante de pago” al jefe de la Oficina de Registros y Control de la Cartera, para su investigación.
NOTA: Se tendrá estricta aplicación de la política 4.19, inciso e), en la custodia de los documentos recibidos por parte del patrón.
9312-009-024 (anexo 2) Comprobante de pago
Jefe de la Oficina de Registros y Control de la Cartera
61. Recibe la copia de la “Carta declaratoria patronal”, clave 9312-009-024 (anexo 2) y del “Comprobante de pago” y abre el “Expediente documental de pago no aplicado EPNA”, el cual deberá contener los documentos recibidos y los que resulten de la investigación en fuentes internas:
9312-009-024 (anexo 2) Comprobante de pago Expediente documental de
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Clave: 9312-003-014
• Fotocopia de “Identificación oficial”. • “Comprobante de pago” original legible. • “Estado de cuenta bancario” en donde aparezca el cargo respectivo (Por transferencia electrónica en original), • “Fotocopia de tarjeta de identificación patronal” (TIP). • Formato de “Aclaración de pago patronal”, clave 9312-009-025 (anexo 1). • “Constancia documental de investigación”. • “Estado de cuenta de SISCOB con el crédito vigente”.
pago no aplicado EPNA Identificación oficial Comprobante de pago Estado de cuenta bancario TIP en fotocopia 9312-009-025 (anexo 1) Constancia documental de investigación Estado de cuenta de SISCOB con el crédito vigente
Jefe de la Oficina de Registros y Control de la Cartera
62. Elabora correo electrónico en el que informa el cumplimiento de la aclaración por parte del patrón, dirigido a la Oficina de Emisión y Pago Oportuno o para Cobros, con el fin de evitar actos de molestia, conforme a la política 4.19 inciso d, del presente procedimiento
Correo electrónico de cumplimiento
63. Entrega al Encargado de la mesa de registros “expediente documental de pago no aplicado EPNA”, para que investigue en fuentes internas el pago del patrón en aclaración.
Expediente documental de pago no aplicado EPNA
Encargado de la mesa de registros
64. Recibe “Expediente documental de pago no aplicado EPNA” e identifica que el pago este sujeto a lo establecido en la política 4.19, inciso a) del presente procedimiento.
Expediente documental de pago no aplicado EPNA
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Clave: 9312-003-014
El pago es realizado a través de ficha de
depósito GEFIDE
Continúa con la actividad 105
Es pago SUA o SIPARE
Encargado de la mesa de registros
65. Realiza las investigaciones en fuentes internas para determinar la procedencia de la aclaración del pago.
• “Estado de cuenta de SISCOB con el crédito vigente”. • “Pantalla de CD SUA”. • “Créditos pagados y/o cancelados” (por ejercicios anteriores). • “Consulta de “línea de captura”” (SIPARE) en su caso. • “Listados publicados por la DRAA” (Créditos genéricos 777777777, 888888888, o 9999999999 o crédito diferente). • “Listado EEMR075 Detalle pagos en aclaración recibidos”.
Estado de cuenta de SISCOB con el crédito vigente Pantalla de CD SUA Créditos pagados y/o cancelados Consulta de línea de captura Listados publicados por la DRAA Listado EEMR075 Detalle pagos en aclaración recibidos
Encargado de la mesa de registros
66. Integra la impresión de las consultas realizadas al “Expediente EPNA” y determina si se localizó el pago en fuentes internas de información en términos de la política 4.19 de este procedimiento.
Resultados de las investigaciones Expediente EPNA
Si se localizó el pago en fuentes de consulta interna
67. Verifica que el adeudo en “SISCOB”, se encuentre ubicado en la incidencia 25 “Pago en conciliación”, en caso de encontrarse en otra incidencia, efectúa el cambio de incidencia en el “SISCOB”.
SISCOB
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Clave: 9312-003-014
Encargado de la mesa de registros
68. Informa al jefe de la Oficina de Registros y Control de Cartera, el resultado, para que se haga del conocimiento al patrón.
Jefe de la Oficina de Registros y Control de la Cartea
69. Establece comunicación con el patrón y le informa el resultado de la investigación, impone en el “Comprobante de pago” el sello con su nombre, fecha, firma y leyenda de saldado para constancia.
Comprobante de pago
70. Entrega al patrón el “Comprobante de pago” dando el asunto como concluido, de acuerdo a la política 4.19, inciso a.5) de este procedimiento.
Comprobante de pago
71. Entrega los antecedentes al encargado de la mesa de registros.
Estado de cuenta de SISCOB Pantalla de CD SUA Créditos pagados y/o cancelados Consulta de línea de captura Listados publicados por la DRAA
Encargado de la mesa de registros
72. Archiva antecedentes por registro patronal que muestren el trámite de aclaración de pago hasta su aplicación.
Estado de cuenta de SISCOB Pantalla de CD SUA Créditos pagados y/o cancelados Consulta de línea de captura
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Clave: 9312-003-014
Listados publicados por la DRAA
No se localizó el pago en fuentes de
consulta interna
Encargado de la mesa de registros
73. Captura en formato de hoja de cálculo (Excel) “Relación de pagos no aplicados para certificación”, conforme al “Comprobante de pago” para gestionar el trámite ante la DRAA.
Relación de pagos no aplicados para certificación Comprobante de pago
74. Elabora, “Oficio de Solicitud de certificación” dirigido a la (DRAA), conforme a lo establecido en la política 4.21 del presente Procedimiento.
Oficio de solicitud de certificación
75. Tramita “Oficio de solicitud de certificación” con “Expediente documental de pago no aplicado EPNA”, ante el jefe de la Oficina de Registros y Control de la Cartera para su validación y visto bueno del jefe del Departamento de Cobranza, así como autorización del titular de la Subdelegación.
Oficio de solicitud de certificación Expediente documental de pago no aplicado EPNA
76. Recibe “Oficio de solicitud de certificación” con antecedentes del “Expediente documental de pago no aplicado EPNA” autorizado, digitaliza en su totalidad y conforma el “Expediente EPCER”.
Oficio de solicitud de certificación Expediente documental de pago no aplicado EPNA Expediente EPCER
77. Envía por Correo electrónico al jefe de la Oficina de Registros y Control de la
Correo electrónico
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Clave: 9312-003-014
Cartera, “Expediente electrónico EPCER” digitalizado, así como formato de hoja de cálculo (Excel) “Relación de pagos no aplicados para certificación” para su trámite correspondiente.
Expediente electrónico EPCER Relación de pagos no aplicados para certificación
Jefe de la Oficina de Registros y Control de la Cartera
78. Recibe Correo electrónico con, “Expediente electrónico EPCER” digitalizado, así como formato de hoja de cálculo (Excel) “Relación de pagos no aplicados para certificación”.
Correo electrónico Expediente electrónico EPCER Relación de pagos no aplicados para certificación
79. Elabora y envía “Proyecto de correo electrónico” para visto bueno y autorización del titular de la Subdelegación, marcando copia al jefe del Departamento de Cobranza.
Proyecto de correo electrónico
Subdelegado 80. Recibe “Proyecto de correo electrónico” Autoriza y envía mediante “Correo electrónico de solicitud de certificación” con “Expediente electrónico EPCER” y formato de hoja de cálculo (Excel) “Relación de pagos no aplicados para certificación” a la siguiente dirección de correo electrónico con copia para su antecedente al jefe del Departamento de Cobranza y de Oficina de Registros y Control de la Cartera:
pagos.nocaptados@imss.gob.mx
Proyecto de correo electrónico Correo electrónico de solicitud de certificación Expediente electrónico EPCER Relación de
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Clave: 9312-003-014
pagos no aplicados para certificación
Subdelegado 81. Queda en espera de la respuesta emitida por la DRAA y de ser procedente la asignación del folio.
Continúa en la actividad 84 de este
procedimiento.
Jefe de la Oficina de Registros y Control de la Cartera
82. Imprime “Correo electrónico de solicitud de certificación” y lo Entrega al encargado de la mesa de registros para su integración al “Expediente EPCER”.
Impresión de correo electrónico de solicitud de certificación Expediente EPCER
Encargado de la mesa de registros
83. Recibe impresión del “Correo electrónico de solicitud de certificación” e integra “Expediente EPCER.
Correo electrónico de solicitud de certificación Expediente EPCER
DRAA 84. Recibe “Correo electrónico de solicitud de certificación”, con “Expediente electrónico EPCER” y formato de hoja de cálculo (Excel) “Relación de pagos no aplicados para certificación”, valida la información recibida, y determina la procedencia de la solicitud de certificación.
Correo electrónico de solicitud de certificación Expediente electrónico EPCER Relación de pagos no aplicados para certificación
No procede la solicitud de certificación
85. Envía “Correo electrónico de rechazo de Correo
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Clave: 9312-003-014
solicitud” de acuerdo a la política 4.23. electrónico de rechazo de solicitud
Subdelegado 86. Recibe “Correo electrónico de rechazo de solicitud” por la DRAA, en el que comunica el motivo por el cual no procede la solicitud de certificación.
Correo electrónico de rechazo de solicitud
Subdelegado 87. Gira instrucciones al jefe del Departamento de Cobranza y al de la Oficina de Registros y Control de la Cartera, con la finalidad de efectuar las acciones que correspondan para su reenvío conforme a la política 4.19 de este procedimiento.
Si procede la solicitud de certificación
DRAA 88. Envía “Correo electrónico” con el folio de asignación” al Subdelegado.
Correo electrónico con folio de asignación
Subdelegado 89. Recibe, “Correo electrónico” con el folio de asignación y lo reenvía al jefe de la Oficina de Registros y Control de la Cartera para que continúe con el trámite, con copia al jefe del Departamento de Cobranza para su conocimiento.
Correo electrónico con el folio de asignación
Jefe de la Oficina de Registros y Control de la Cartera
90. Imprime “Correo electrónico con el folio de asignación” y lo entrega al Encargado de la mesa de registros para que se proceda a enviar el “Oficio de solicitud de certificación” en original a través de oficialía de partes de la subdelegación.
Correo electrónico con el folio de asignación
Encargado de la mesa de registros
91. Gestiona “Oficio de solicitud de certificación” de pago, integra la documentación por registro patronal y envía a través de valija institucional a la DRAA, conforme a lo siguiente:
• “Oficio de solicitud de certificación”
Oficio de solicitud de certificación Correo electrónico de asignación de folio
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Clave: 9312-003-014
• “Correo electrónico de asignación de folio” • Impresión de “Hoja de cálculo” con formato de relación de pagos no aplicados para certificación con firmas autógrafas. • Copia de “Carta declaratoria patronal”, clave 9312-009-024, clave (anexo 2).
NOTA: Se deberá cuidar de no exceder el plazo establecido en la política 4.24.
Impresión de Hoja de calculo 9312-009-024 (anexo 2)
Encargado de la mesa de registros
92. Archiva de manera temporal la siguiente documentación en espera del resultado de la certificación del pago:
• “Copia de oficio de solicitud de certificación” • “Correo electrónico de asignación de folio”. • Impresión de “Hoja de cálculo” con formato de relación de pagos no aplicados para certificación con firmas autógrafas. • Copia fotostática de “Carta declaratoria patronal”, clave 9312-009-024 (anexo 2).
Oficio de solicitud de certificación Correo electrónico de asignación de folio Impresión de Hoja de cálculo 9312-009-024 (anexo 2)
Jefe del Departamento de Supervisión Cobranza, Subdelegado
93. Realizan seguimiento periódicamente a los pagos enviados a la DRAA, de acuerdo a la política 4.30 de este procedimiento, para conocer el estatus del trámite, vigilan que las áreas operativas no realicen acciones de cobro al sector patronal o apliquen claves de ajuste parciales o totales hasta la conclusión de la investigación de certificación.
DRAA 94. Ubica el adeudo en la incidencia 18 “En certificación de pago” en el SISCOB, elabora y tramita “Oficio de solicitud de certificación” ante la Entidad Receptora.
SISCOB Oficio de solicitud de certificación
95. Recibe “Oficio de respuesta de certificación” de la Entidad Receptora, y publica el resultado de la solicitud de
Oficio de respuesta de certificación
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Clave: 9312-003-014
certificación, con las indicaciones respectivas en la dirección electrónica:
http:\\172.24.29.136\
Certificación Entidades Receptoras.
La solicitud de certificación del pago fue positiva
Jefe del Departamento de Cobranza
96. Establece comunicación a través de “Citatorio” con el patrón y le informa que su pago fue certificado por la Entidad Receptora e indica al jefe de la Oficina de Registros y Control de la Cartera realizar las acciones correspondientes de acuerdo a lo publicado en la dirección electrónica señalada en la actividad anterior.
Citatorio
Jefe de la Oficina de Registros y Control de la Cartera
97. Revisa el estatus de la certificación y lo identifica como pendiente de conciliar o recaudación bancaria en SISCOB, envía la “Impresión de pantalla del archivo electrónico publicado por la DRAA”, con los resultados como antecedente de la investigación al Encargado de la mesa de registros para su archivo.
SISCOB Impresión de pantalla del archivo electrónico publicado por la DRAA
Encargado de la mesa de registros
98. Recibe y archiva “Impresión de pantalla del archivo electrónico publicado por la DRAA” por registro patronal.
Impresión de pantalla del archivo electrónico publicado por la DRAA
La solicitud de certificación de pago fue negativa
Jefe del Departamento de Cobranza
99. Establece comunicación a través de “Citatorio” con el patrón y le informa que el resultado de la certificación fue negativa y que se llevará a cabo la recuperación del adeudo, conforme a lo señalado en la
Citatorio
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Clave: 9312-003-014
política 4.28 del presente Procedimiento.
Jefe del Departamento de Cobranza
100. Envía “Correo electrónico de certificación negativa de pago” dirigido a la oficina de Emisión y Pago Oportuno o de Cobros, en el que hace del conocimiento la certificación negativa del pago, con la finalidad de que se realice las acciones para la recuperación del adeudo, conforme a lo establecido en la política 4.28 del presente Procedimiento, copia al jefe de la Oficina de Registros y Control de la Cartera.
Correo electrónico de certificación negativa de pago
Jefe de la Oficina de Registros y Control de la Cartera
101. Indica al encargado de la mesa de registros elabore “Cédula para captura”, clave 9312-009-010 y realice afectación en el “SISCOB” para cambio en la incidencia 01, o 31 según corresponda.
102. Elabora proyecto de “Oficio de negativa de certificación” para visto bueno del jefe del Departamento de Cobranza y autorización del Titular de la Subdelegación, y lo envía con copia del “Oficio recibido por la DRAA de negativa de certificación” y “Original del comprobante del pago patronal” al jefe del Servicios de Afiliación y Cobranza, para su notificación a su homólogo de Servicios Jurídicos, conforme a la política 4.29 de este procedimiento.
Oficio de negativa de certificación Oficio de negativa de la DRAA certificación Original del comprobante del pago patronal
Jefe de Servicios de Afiliación y Cobranza
103. Recibe documentación señalada en la actividad anterior y dirige “Oficio de intervención” con antecedentes a su homólogo de Servicios Jurídicos, para su atención y acciones que correspondan de acuerdo a su competencia.
Oficio de intervención Antecedentes
Jefe del Departamento de Supervisión
104. Realiza mensualmente a través de “Correo electrónico de seguimiento”, ante la Jefatura de Servicios Jurídicos hasta su
Correo electrónico de seguimiento
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Clave: 9312-003-014
Cobranza conclusión.
Modalidad D Pagos pendientes de aplicar, efectuados a
través de ficha de depósito (GEFIDE)
Jefe de la Oficina de Registros y Control de la Cartera
105. Envía “Correo electrónico de solicitud de aclaración" con “GEFIDE” digitalizada al Departamento de Supervisión de Cobranza, para que éste busque en sus archivos o solicite la aclaración del pago al Departamento de Tesorería Delegacional, marca copia al jefe del Departamento de Cobranza y al encargado de la mesa de registros para conocimiento.
Correo electrónico de solicitud de aclaración GEFIDE
106. Solicita al encargado de la mesa de registros elaborar formato de “Cédula para captura”, clave 9312-009-010 y afecte el “SISCOB” ubicando el crédito en la incidencia 25 pago en conciliación.
Encargado de la mesa de Registros
107. Elabora “Cédula para captura”, clave 9312-009-010 y recaba firma del jefe de la Oficina de Registros y Control de la Cartera, realiza afectación en “SISCOB”, a la incidencia 25 pago en conciliación, con tipo de registro 04.
Cédula para captura 9312-009-010 SISCOB
108. Archiva “Impresión del correo electrónico de aclaración”, “GEFIDE”, “Cédula para captura”, clave 9312-009-010, en archivo temporal, en espera de la aclaración por parte del jefe del Departamento de Supervisión Cobranza.
Impresión de correo electrónico de aclaración GEFIDE Cédula para captura 9312-009-010
Departamento de Supervisión
109. Reenvía “Correo electrónico de aclaración” al Departamento de Tesorería
Correo electrónico de
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Clave: 9312-003-014
Cobranza Delegacional, para solicitar la aclaración del depósito referenciado no localizado, marca copia al jefe del Departamento de Cobranza y al de la Oficina de Registros y Control de la Cartera, para conocimiento.
NOTA: El jefe del Departamento de Supervisión Cobranza vigilará que las aclaraciones efectuadas con Tesorería Delegacional se realicen en el mes de afectación, previo al cierre mensual.
aclaración
Jefe de la Oficina de Registros y Control de la Cartera
110. Recibe “Correo electrónico de respuesta de la aclaración de pago” y determina las acciones a realizar.
Correo electrónico de respuesta de la aclaración de pago
No se localizó el ingreso
Jefe de la Oficina de Registros y Control de la Cartera
111. Elabora “Correo electrónico de aclaración de pago” dirigido a la Oficina que solicitó el trámite, informando que el pago no fue localizado para que se continúe con las acciones de recuperación del adeudo, marca copia al Encargado de la mesa de registros.
Correo electrónico de aclaración de pago
Encargado de la mesa registros
112. Imprime y archiva correo electrónico de aclaración de pago por registro patronal.
Concluye actividad.
Impresión de correo electrónico de aclaración de pago
Sí se localizó el ingreso Jefe de la Oficina de Registros y Control de la Cartera
113. Entrega “Correo electrónico con el que se aclara el pago” y solicita al Encargado de la mesa de registros, verifica la “Relación de los pagos referenciados”, recibidos por parte del Departamento de Supervisión de Cobranza, correspondientes a la fecha del pago aclarado.
Correo electrónico de aclaración de pago Relación de pagos referenciados
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Clave: 9312-003-014
Encargado de la mesa registros
114. Identifica en la “Relación de pagos referenciados” recibidos por el Departamento de Supervisión de Cobranza el pago.
Relación de pagos referenciados
115. Registra en el “SISCOB”, la recaudación, conforme a los lineamientos para la afectación al sistema de cobranza del “Procedimiento para la administración de cartera y su afectación en el sistema de cobranza” 9312-003-012.
SISCOB Procedimiento para la administración de cartera y su afectación en el sistema de cobranza clave 9312-003-012
116. Archiva por registro patronal listado de operación diaria que muestre la gestión realizada, en el archivo de generalidades de la Subdelegación, para el caso en que se requiera hacer alguna aclaración.
Listado de operación diaria
Fin del Procedimiento
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Clave: 9312-003-014
7. Diagrama de flujo del procedimiento para la aclaración de pagos patronales con error, o no captados
Pagos genéricos 7s, 8s, 9s
Pagos de recaudación
incorrecta
Pagos rechazados por
ProceSAR
INICIO
JEFE DE OFICINA DE REGISTROS Y
CONTROL DE LA CARTERA
Determina el origen de la investigación por la
inexistencia del pago patronal
1
Tipo de origen
Modalidad B: Investigación y
Certificación del pago, por trámite
administrativo del patrón en la Subdelegación,
Modalidad C: Investigación de pagos no aplicados, por existir
adeudo en SISCOBpor la aplicación del
procedimiento administrativo de
ejecución
Modalidad D: Pagos pendientes de aplicar, efectuados a
través de ficha de depósito (GEFIDE)
Modalidad APagos con error
(Recaudación pendiente de conciliar por
ProceSAR)
C
E
Q
Obtiene listados publicados, los suscribe
y presenta a firma NOTA
2
Revisa el origen del error del pago y
determina las acciones a realizar
3
Tipo de origen de error
A
Modalidad A.b: Pagos de recaudación
incorrecta
Modalidad A.c:Son pagos genéricos 7s, 8s, 9s o crédito diferente
8
11
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Clave: 9312-003-014
SISCOB
Hoja de trabajo para determinar
afectaciones contables y de
sistema 9312-009-013
Pagos con recaudación
incorrecta
A
Modalidad A.a:Pagos rechazados por
ProceSAR
Cédula para captura
9312-009-010
Solicita Cédula para captura para cambio a la incidencia 25 pagos en conciliación con tipo de
registro 4
4
ENCARGADO DE LA MESA DE REGISTROS
SISCOB
Pagos rechazados por
ProceSAR
Cédula para captura
9312-009-010
Elabora Cédula para captura, obteniendo firma afectación en
SISCOBNOTA
5
SISCOB
Queda en espera de la conciliación y
visualización de la RB en SISCOB
6
Identifica recaudación y depura el crédito.
NOTA
7
Modalidad A.b: Pagos de recaudación
incorrecta
Identifica en el listado de pagos con recaudación incorrecta, el motivo del error en la recaudación
8
a
9313-003-002
a
Elabora formato de hoja de trabajo recaba firma,
y aplica afectación en SISCOB
9
Antecedentes
Recaba Antecedentes e integra en expediente
10
Modalidad A.c:Son pagos genéricos 7s, 8s, 9s o crédito diferente
JEFE DE OFICINA DE REGISTROS Y
CONTROL DE LA CARTERA
Listado de créditos genéricos
vigentes 7s, 8s y 9s o
crédito diferente
Memorando
Solicita memorando para cancelación o ajuste que
corresponda
11
B
3
3
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Clave: 9312-003-014
B
ENCARGADO DE LA MESA DE REGISTROS
Listado de créditos genéricos
vigentes 7s, 8s y 9s o
crédito diferente
Memorando
Elabora memorando, recaba firma y tramita su
envío
12
JEFE DE OFICINA DE REGISTROS Y
CONTROL DE LA CARTERA
Cédula para captura
9312-009-010
Memorando de envío del Listado de
créditos genéricos vigentes 7s, 8s y 9s
o crédito diferente
Recibe, el resultado de la revisión y la Cédula de
captura
14
SISCOB
Cédula para captura
9312-009-010
Listado de créditos genéricos
vigentes 7s, 8s y 9s
Memorando
Turna para su afectación en SISCOB
15
b
b
SISCOB
Listado de créditos genéricos
vigentes 7s, 8s y 9s o
crédito diferente
Memorando de
Recibe memorando efectúa conforme la
solicitud afectación en SISCOB
16
Archivo cronológico
Cédula para captura
9312-009-010
Listado de créditos genéricos
vigentes 7s, 8s y 9s o
crédito diferente
Memorando de
Archiva memorando y listado de créditos
genéricos vigentes así como cédula
17
ENCARGADO DE LA MESA DE REGISTROS
Expediente cronológico de
Créditos genéricos 7s, 8s, 9s o crédito
diferente
Antecedentes
Abre expediente, integra y archiva
13
Archivo cronológico
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Clave: 9312-003-014
Informativo
C
Modalidad B: Investigación y
Certificación del pago, por trámite
administrativo del patrón en la Subdelegación
SISCOB
Establece contacto con el patrón donde se
identifica un adeudo en el SISCOB
Registro patronal
9312-009-025(anexo 1)
Asienta datos en formato y entrega
al patrón para lectura y firma
19
9312-009-025(anexo 1)
Informa si el patrón firmó o no la aclaración de
pago
20
¿El parón firma aclaración?
JEFE DE OFICINA DE REGISTROS Y
CONTROL DE LA CARTERA
No
Hace del conocimiento del patrón las acciones correspondientes para la
recuperación del adedudo
21
Elabora correo electrónico informativo
las acciones procedentes
22
Envía correo con antecedentes
23
c
c
Si
ENCARGADO DE LA MESA DE REGISTROS
Antecedentes
Correo electrónico
Recibe y archiva
D
24
18
Página 51 de 66
Clave: 9312-003-014
Incumplimiento del patrón
D
9312-009-025(anexo1)
Recibe contra recibo y espera el cumplimiento
del plazo otorgado
25
El patrón acude a efectuar aclaración
49
Si
JEFE DE OFICINA DE REGISTROS Y
CONTROL DE LA CARTERA
Elabora correo en el que informe del
incumplimiento del patrón
26
No
Impresión de correo electrónico
incumplimiento
Imprime y entrega impresión del correo del
incumplimiento del patrón
27
ENCARGADO DE LA MESA DE REGISTROS
Impresión de correo electrónico
incumplimiento
Recibe impresión del correo electrónico y la
archiva
28
Registro patronal archivo
cronológico
E
JEFE DE LA OFICINA DE EMISIÓN Y PAGO
OPORTUNO Y/O OFICINA PARA
COBROS
Modalidad C: Investigación de pagos no aplicados, por existir
adeudo en SISCOBpor la aplicación del
procedimiento administrativo de
ejecución
Mandamiento de ejecución
Cédula de liquidación
SISCOB
Identifica adeudo y genera cédula o
mandamiento para aplicación en PAE
29
Instruye al notificador o ejecutor para que realice
la diligencia
30
NOTIFICADOR Y/O EJECUTOR
Comprobante de pago
Realiza la diligencia y recibe comprobante de
pago
31
9312-009-025(anexo 1)
Entrega al patrón Aclaración de pago
patronal, para lectura
32
F
Página 52 de 66
Clave: 9312-003-014
F
El patrón acepta atender aclaración
1O-1CInforme de asunto no
diligenciado9311-009-080
Acta circunstanciada de
hechos9313-003-036
Levanta Acta circunstancia o informe
de asunto no diligenciado, de la
negativa del patrón y le entrega copia
33
No
Realiza diligencia de notificación o PAE
34
9313-003-002
9313-003-002
JEFE DE LA OFICINA DE EMISIÓN Y PAGO
OPORTUNO Y/O OFICINA PARA
COBROS
1O-1CInforme de asunto no
diligenciado9311-003-080
1O-1CActa
circunstanciada de hechos
9313-003-036
Recibe del notificador o ejecutor, original de acta
circunstanciada o informe de asunto no
diligenciado
35
Memorando
Solicita elaborar memorando de conocimiento
36
d
d
PERSONAL DE LA OFICINA DE EMISIÓN
Y PAGO OPORTUNO Y/O OFICINA PARA
COBROS
1CInforme de asunto no
diligenciado9311-009-080
1CActa
circunstanciada de hechos
9313-003-036
1O-1CMemorando de
conocimiento
Elabora memorando, recaba firma y tramita
37
G
Si
1CMemorando de
conocimiento
Archiva copia de memorando con copia
de los anexos
38
Página 53 de 66
Clave: 9312-003-014
G
NOTIFICADOR Y/O EJECUTOR
1CComprobante
de pago
1O-1CContra recibo9312-009-025
(anexo 1)
Obtiene firma, en el contra recibo, entrega su copia al patrón y solicita copia del Comprobante
de pago
39
Acta circunstanciada de
hechos9313-003-036
Informe de asunto no diligenciado9311-009-380
1CComprobante
de pago
1CContra recibo9312-009-025
(anexo1)
Entrega contra recibo del formato y copia del
comprobante de pago a través de asunto no
diligenciado
40
JEFE DE LA OFICINA DE EMISIÓN Y PAGO
OPORTUNO Y/O OFICINA PARA
COBROS
Memorando informativo
Solicita elaborar Memorando para
conocimiento
41
e
e
PERSONAL DE LA OFICINA DE EMISIÓN
Y PAGO OPORTUNO Y/O OFICINA PARA
COBROS
1CComprobante
de pago
1CInforme de asunto no
diligenciado9311-003-080
Contra recibo9312-009-025
(anexo 1)
Memorando
Elabora memorando informativo, recaba firma
y gestiona su entrega
42
JEFE DE OFICINA DE REGISTROS Y
CONTROL DE LA CARTERA
Registro patronal
44
1CComprobante
de pago
1CInforme de asunto no
diligenciado9311-003-080
Contra recibo9312-009-025
(anexo 1)
Memorando
Recibe memorando y contra recibo informe y comprobante en espera de aclaración del pago
H
Memorando informativo
Archiva copia del memorando en
expediente
43
Página 54 de 66
Clave: 9312-003-014
Incumplimiento
¿El patrón acude a realizar la
aclaración?
H
Envía correo de incumplimiento y turna
No
45
ENCARGADO DE LA MESA DE REGISTROS
Correo impreso
Imprime y turna
46
Expediente de aclaración de
pago
9312-009-025(anexo 1)
Recibe del patrón contra recibo y verifica que la aclaración este dentro
de plazo
48
¿La aclaración esta dentro del plazo?
1C9312-009-025
(anexo 1)
Expediente de aclaración de
pago
Documentación
Devuelve documentación y deriva
expediente
No
49
ENCARGADO DE LA MESA DE REGISTROS
f
f
Expediente de aclaración de
pago
1C9312-009-025
(anexo 1)
Recibe e integra la copia de la aaclaración en
expediente
50
I
Si
Si
25
Recibe correo de incumplimiento y archiva
47
Archivo cronológico
JEFE DE OFICINA DE REGISTROS Y
CONTROL DE LA CARTERA
Página 55 de 66
Clave: 9312-003-014
I
JEFE DE LA OFICINA DE REGISTROS Y CONTROL DE LA
CARTERA
Documentación
Recibe del patrón documentación y verifica
que este completa
51
Esta completa
Documentación
Orienta al patrón para que complemente la información faltante y
continúe con la gestión de aclaración
52
No
9312-009-024 (anexo 2)
Elabora carta declaratoria
Si
53
SISCOB
Comprobante de pago
Consulta que el crédito se encuentre vigente en
el sistema
54
Es vigente
Comprobante de pago
Impone sello en el comprobante de pago
55
No
ENCARGADO DE LA MESA DE REGISTROS
Expediente de aclaración de
pago
Comprobante de pago
Integra copia de comprobante de pago
56
g
g
JEFE DE LA OFICINA DE REGISTROS Y CONTROL DE LA
CARTERA
Contra recibo9312-009-025
(anexo 2)
Estado de cuenta consulta SISCOB
Comprobante de pago
9312-009-024 (anexo 2)
Integra documentación para su entrega
57
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE
COBRANZA
Estado de cuenta consulta SISCOB
Comprobante de pago
9312-009-024 (anexo 2)
Recibe y coteja los datos de la carta declaratoria contra los documentos
fuentes
58
O1-1CComprobante
de pago
9312-009-024 (anexo 2)
Suscribe carta declaratoria, entrega una
copia y fotocopia del comprobante
59
1CComprobante
de pago
1C9312-009-024
(anexo 2)
Remite copia de la carta y del comprobante para
su investigaciónNOTA
60
J
Si
Página 56 de 66
Clave: 9312-003-014
J
JEFE DE LA OFICINA DE REGISTROS Y CONTROL DE LA
CARTERA
Informativo
Expediente EPNA
Impresión de estado cuenta
SISCOB
Constancia documental de
investigación
9312-009-024 (anexo 2)
1CTIP
Estado de cuenta bancario
1CComprobante
de pago
1Cidentificación
patronal
Recibe y apertura el expediente EPNA e
inicia investigaciones
61
Elabora correo para informar del
cumplimiento de la aclaración
62
Expediente EPNA
Entrega al encargado exp. EPNA, para que investigue en fuentes
internas el pago
63
ENCARGADO DE LA MESA DE REGISTRO
Expediente EPNA
Recibe expediente e identifica pago
64
h
h
Tipo de pago
Pago realizado a través de fiche de deposito GEFIDE
105
Detalle pagos
en aclaración recibidos
Listado EEMR075
Listados publicados
por la DRAA
Consulta de línea
de captura
Créditos pagados y/o
cancelados
Pantalla de CD SUA
Impresión de estado cuenta
SISCOB con crédito vigente
Realiza las investigaciones en fuentes de consulta
internas
Pago realizado por SUA o SIPARE
65
Resultados de la investigación
Integra los resultados de las investigaciones al EPNA y determina si
localizó el pago
66
Expediente EPNA
Se localizo el pago en fuentes externas
73
K
No
Si
Página 57 de 66
Clave: 9312-003-014
K
SISCOB
Verifica que el adeudo en SISCOB
67
Comprobante de pago
Establece comunicación con el patrón, informa el
resultado de la investigación e impone
sello
69
Comprobante de pago
Entrega comprobante dando asunto por
concluido
70
Comprobante de pago
Relación de pagos no
aplicados para certificación
Entrega los antecedentes al
encargado de la mesa de registros
71
i
i
Oficio de solicitud de
Certificación
Elabora, oficio de solicitud de certificación
74
Expediente EPNA
Oficio de solicitud de
Certificación
Tramita oficio con expediente para
validación, visto bueno y autorización
75
L
Comprobante de pago
Relación de pagos no aplicados para
certificación
Captura en hoja de cálculo conforme al comprobante para gestionar el trámite
73
Informa, el resultado para que se haga del
conocimiento al patrón
68
JEFE DE LA OFICINA DE REGISTROS Y CONTROL DE LA
CARTERA
Listados publicados por la
DRAA
Consulta de línea de captura
Créditos pagados y/o
cancelados
Pantalla de CD SUA
Estado cuenta SISCOB
Archiva antecedentes hasta su aplicación
72
ENCARGADO DE LA MESA DE REGISTROS
66 Archivo cronológico
Página 58 de 66
Clave: 9312-003-014
L
ExpedienteEPCER
Expediente EPNA
Oficio de solicitud de certificación
Recibe oficio con antecedentes del
expediente autorizado y digitaliza en su totalidad
76
Expediente eléctronico
EPCER
Envía por correo expediente y formato de hoja de cálculo para su trámite correspondiente
77
Relación de pagos no
aplicados para certificación
Recibe correo con expediente y formato de
hoja de cálculo
78
Expediente eléctronico
EPCER
Relación de pagos no
aplicados para certificación
j
j
Proyecto de correo electrónico
Elabora y envía proyecto de correo para visto bueno y autorización
79
JEFE DE LA OFICINA DE REGISTROS Y CONTROL DE LA
CARTERA Queda en espera de respuesta de ser
procedente la asignación del folio
81
JEFE DE LA OFICINA DE REGISTROS Y CONTROL DE LA
CARTERA
Expediente EPCER
Impresión de correo electrónico
de solicitud de certificación
Imprime copia del correo y entrega al encargado de la mesa de registros para su integración al expediente EPCER
82
Expediente eléctronico
EPCER
Expediente EPCER
Solicitud de certificación
Proyecto de correo electrónico
Recibe autoriza proyecto los envía hoja de
cálculo, manda copia para su antecedente
80
SUBDELEGADO
84
M
Relación de pagos no
aplicados para certificación
Página 59 de 66
Clave: 9312-003-014
k
Procede solicitud de certificación
Gira instrucciones para efectuar acciones que correspondan para su
reenvío
87
SUBDELEGADO
M
Rechazo de solicitud
Recibe correo electrónico de rechazo en el que comunica el motivo por el cual no
procede la solicitud de certificación
Expediente electrónico
EPCER
Impresión de correo electrónico
de solicitud de certificación
Recibe impresión del correo e integra
expediente
83
ENCARGADO DE LA MESA DE REGISTROS
DRAA
Recibe correo de solicitud con
documentación valida y determina la procedencia
84
81
Correo de rechazo
Envía correo de rechazo de solicitud
No
85
k
Si
N
86
Página 60 de 66
Clave: 9312-003-014
DRAA
Folio de asignación
JEFE DE LA OFICINA DE REGISTROS Y CONTROL DE LA
CARTERA
Correo de asignación de folio
Imprime correo y entrega para tramité folio
del oficio original ante oficialía de partes
9312-009-024(anexo 2)
Hoja cálculo
l
l
9312-009-024(anexo 2)
1CHoja cálculo
Folio de asignación
1COficio de solicitud
de certificación
Archiva documentación en espera del resultado
de la certificación
92
N
Folio de asignación
Recibe correo electrónico con folio y lo
reenvía
Envía correo electrónico con el folio de
asignación
88
SUBDELEGADO
89
90
ENCARGADO DE LA MESA DE REGISTROS
Folio de asignación
Oficio de solicitud de certificación
Gestiona oficio, integra la documentación por
registro patronal y envía a través de valija
institucional a la DRAANOTA
91
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE
SUPERVISIÓN COBRANZA,
SUBDELEGADO
Realiza seguimiento en la dirección electrónica de pagos no captados,
para conocer su trámite, vigilando que no se
efectúen acciones de cobro al sector patronal,
así como claves de ajuste parcial o total
93
O
Página 61 de 66
Clave: 9312-003-014
DRAA
Oficio de solicitud de certificación
SISCOB
Ubica el adeudo en la incidencia 18 y tramita
solicitud de certificación
94
Oficio de respuesta de certificación
Recibe oficio de respuesta, pública y
elabora Oficio
95
P
O
El pago fue certificado
Si
JEFE DE DEPARTAMENTO DE
COBRANZA
Citatorio
Establece comunicación por citatorio, informa que su pago fue certificado
96No
JEFE DE LA OFICINA DE REGISTROS Y CONTROL DE LA
CARTERA
SISCOB
Impresión de pantalla del
archivo elec. Publicado por la
DRAA
Revisa el estatus de la certificación, identifica y y envía resultado como
antecedente de la investigación
97
ENCARGADO DE LA MESA DE REGISTRO
Impresión de pantalla del
archivo elec. publicado
Recibe y archiva impresión de pantalla
98
m
m
Archivo cronológico
Página 62 de 66
Clave: 9312-003-014
Certificación negativa de pago
n
n
JEFE DE DEPARTAMENTO DE
COBRANZA
Citatorio
Establece comunicación con el patrón e informa
resultado
99
Envía correo electrónico para que se realice las
acciones para la recuperación del adeudo
100
JEFE DE LA OFICINA DE REGISTROS Y CONTROL DE LA
CARTERA
Da indicaciones
101
Original del comprobante del
pago patronal
1COficio de
negativa de la DRAA certificación
Oficio de negativa de
certificación
Elabora proyecto de oficio, y lo envía para su
notificación
102
JEFE DE SERVICIOS DE AFILIACIÓN Y
COBRANZA
Antecedentes
Oficio de intervención
Recibe oficio con antecedentes y lo remite
a la Jefatura de Servicios Jurídicos
103
M
Seguimiento
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE
SUPERVISIÓN COBRANZA
Realiza seguimiento mensual ante la Jefatura
de Servicios Jurídicos hasta su conclusión
104
Página 63 de 66
Clave: 9312-003-014
GEFIDE
Solicitud de aclaración
Modalidad C: Investigación de pagos no aplicados, por existir
adeudo en SISCOBpor la aplicación del
procedimiento administrativo de
ejecución
JEFE DE LA OFICINA DE REGISTROS Y CONTROL DE LA
CARTERA
Envía correo , anexa GEFIDE digitalizada
105
Solicita al encargado de la mesa de registros
106
ENCARGADO DE LA MESA DE REGISTROS
SISCOB
Cédula para captura
9312-009-010
Elabora cédula, recaba firma y efectúa
afectación
107
Cédula para captura
9312-009-010
GEFIDE
Impresión de correo de
aclaración
Guarda documentos en espera de la aclaración
108
Archivo temporal
64
o
o
R
Aclaración
DEPARTAMENTO DE SUPERVISIÓN
COBRANZA
Reenvía correo al Departamento de
Tesorería para solicitar la aclaración del
depósito no aplicado NOTA
109
JEFE DE LA OFICINA DE REGISTROS Y CONTROL DE LA
CARTERA
Respuesta de aclaración de
pago
Recibe respuesta de la solicitud y determina
acciones
110
Q
Página 64 de 66
Clave: 9312-003-014
R
Se localizo el ingreso
Aclaracion pago
Elabora correo electrónico , informa que el pago no fue localizado
marca copia al encargado de la mesa
de registros
111
ENCARGADO DE LA MESA DE REGISTROS
Impresión de correo electrónico
de aclaración de pago
Imprime correo electrónico de aclaración
de pago
112
Registro patronal
p
Si
Listado de operación diaria
Archiva el listado de operación diaria que muestre la gestión
realizada
116
Registro patronal
FIN
Relación de pagos
referenciados
Aclaración
Entrega correo y verifica la relación de los
pagos
113
Relación de pagos
referenciados
Identifica en la relación de pagos referenciados
114
SISCOB
Registra en el SISCOB la recaudación
115
9313-003-012
Si
p
8. Relación de documentos que intervienen en el procedimiento para la aclaración de pagos patronales con error, o no captados
Clave
Título del documento
Observaciones
Página 65 de 66
Clave: 9312-003-014
9312-009-010
Cédula para captura
Catálogo digital de formatos de la DIR
9312-009-025
Aclaración de pago patronal
Anexo 1
9312-009-024
Carta declaratoria patronal
Anexo 2
9312-003-012
Lineamientos para la afectación al sistema de cobranza
Procedimiento para la administración de
cartera y su afectación en el
sistema de cobranza anexo 1
9313-003-002
Procedimiento para la atención de solicitudes de devolución de cantidades enteradas sin justificación legal
Procedimientos de la
DIR
9312-009-013
Hoja de trabajo para determinar afectaciones contables y de sistema
Catálogo digital de formatos de la DIR
9313-003-001
Procedimiento para la práctica de la diligencia de la notificación de actos administrativos
Procedimientos de la
DIR
9311-003-001
Procedimiento para la recepción, control y trámite de documentos relativo a la aplicación del procedimiento administrativo de ejecución y diligencias de notificación
Procedimientos de la
DIR
Clave
Título del documento
Observaciones
Página 66 de 66
Clave: 9312-003-014
9313-009-036
Acta circunstanciada de hechos
Catálogo digital de formatos de la DIR
9311-009-010 Informe de asunto no diligenciado
Catálogo digital de formatos de la DIR
Pagos rechazados por ProceSAR
Fuente de consulta (No se considera
formato)
Pagos de recaudación incorrecta
Fuente de consulta (No se considera
formato)
Pagos genéricos 7s, 8s, 9s
Fuente de consulta (No se considera
formato)
Página 1 de 5
Clave: 9312-003-014
ANEXO 1 “Aclaración de pago patronal”
”
Página 2 de 5
Clave: 9312-003-014
Clave: 9312-009-025
Página 3 de 5
Clave: 9312-003-014
Clave: 9312-009-025
Página 4 de 5
Clave: 9312-003-014
ANEXO 1 “Aclaración de pago patronal” INSTRUCTIVO DE LLENADO
Número Dato Anotar
1 Delegación. Denominación que identifica a la Delegación de que
se trata. 2 Subdelegación Denominación que identifica a la Subdelegación de
que se trata. 3 Calle La del domicilio donde se ubican las instalaciones
del IMSS, al cual debe acudir el patrón a realizar la aclaración.
4 No. La del domicilio donde se ubican las instalaciones del IMSS, al cual debe acudir el patrón a realizar la aclaración.
5 Colonia La del domicilio donde se ubican las instalaciones del IMSS, al cual debe acudir el patrón a realizar la aclaración.
6 Código postal La del domicilio donde se ubican las instalaciones del IMSS, al cual debe acudir el patrón a realizar la aclaración.
7 Tel: La del domicilio donde se ubican las instalaciones del IMSS, al cual debe acudir el patrón a realizar la aclaración.
8 Nombre o Razón Social La que corresponde al sistema de cobranza, asentada en las bases de datos.
9 Registro Patronal Número de inscripción del patrón ante el IMSS, a 10 posiciones.
10 Calle La del domicilio del patrón, que se tiene registrado en las bases de datos de Cobranza.
11 Colonia La del domicilio del patrón, que se tiene registrado en las bases de datos de Cobranza.
12 C.P. La del domicilio del patrón, que se tiene registrado en las bases de datos de Cobranza.
13 Folio(s) SUA ó referencia(s) del Pago(s)
El folio SUA es el número de Identificación del pago efectuado asentado en el comprobante de pago que se presenta, el cual es asignado por la Entidad Receptora al momento de efectuar el pago, a 6 posiciones ( Nota: algunos comprobantes pueden contener folios de menos dígitos, casos en los cuales deberá anteponerse los ceros necesarios hasta completar las seis posiciones). Si por alguna razón extraordinaria, el comprobante no presente el folio SUA, indicar algún número de referencia plasmado en el comprobante. Clave: 9312-009-025
Página 5 de 5
Clave: 9312-003-014
ANEXO 1
“Aclaración de pago patronal” INSTRUCTIVO DE LLENADO
Número Dato Anotar
14 Periodo(s) a aclarar Mes y año que corresponde al o los créditos, de los
cuales se está solicitanto la aclaración, a 2 y 4 posiciones, respectivamente.
15 Nombre del notificador o ejecutor
Nombre completo y firma de cualquiera de las dos figuras mencionadas, quien es la persona que está llevando a cabo la diligencia.
16 Nombre Nombre completo y firma, de la persona que recibe el tríptico para llevar a cabo los trámites correspondientes.
17 Cargo Título con el cual se ostenta la persona que recibió el tríptico.
Clave: 9312-009-025
Página 1 de 4
Clave: 9312-003-014
ANEXO 2 “Carta declaratoria patronal”
Página 2 de 4
Clave: 9312-003-014
INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL
SEGURIDAD Y SOLIDARIDAD SOCIAL Delegación: (1) Subdelegación: (2) Departamento de Cobranza
CARTA DECLARATORIA PATRONAL Nombre del Patrón: (3) Registro Patronal:
(4)
Domicilio Fiscal: (5)
Lugar y Fecha: (6) Por medio de la presente, en atención a lo señalado en los artículos 15 fracción II y IV de la Ley del Seguro Social, 112 primer párrafo, 113 fracción I y 122 del Reglamento de la Ley del Seguro Social en Materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización (RACERF): Comparezco bajo protesta de decir verdad, a manifestar que he realizado el pago cuyos datos abajo se detallan y, en virtud de no haber sido aplicado a esta fecha, para efectos de su investigación y de requerirse, tramitar su certificación ante la entidad receptora, entrego el comprobante de pago original, sabedor de que, si éste no se hubiese realizado conforme a lo que consigna el comprobante y en consecuencia, éste resultara falso o alterado, podrá tipificarse como defraudación fiscal en términos del artículo 108 del Código Fiscal de la Federación, calificada como delito grave en términos de lo que establece el artículo 194 del Código Federal de Procedimientos Penales:
Entidad Receptora
Folio Sua Período Importe COP Importe RCV Importe Infonavit TOTAL
(7) (8) (9) (10) (11) (12) (13)
El suscrito jefe del Departamento de Cobranza, recibo el comprobante de pago original arriba descrito para su investigación y de requerirse, tramitar su certificación por parte de la entidad receptora, manifestando bajo protesta de decir verdad que el comprobante no presenta alteraciones, tachaduras o enmendaduras evidentes.
DATOS DEL PATRÓN, REPRESENTANTE LEGAL Ó SUJETO OBLIGADO QUE ENTREGA
EL COMPROBANTE DE PAGO, IDENTIFICÁNDOSE y ACREDITANDO SU INTERÉS CON EL DOCUMENTO AL QUE SE
REFIERE EL ARTÍCULO 14 DEL RACERF
DATOS DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE COBRANZA QUE RECIBE EL COMPROBANTE DE PAGO
Firma: (14) Firma: (15)
NOMBRE DEL PATRÓN, REPRESENTANTE LEGAL
Ó SUJETO OBLIGADO: NOMBRE:
(16) (17)
DENOMINACIÓN O RAZÓN SOCIAL:
(18)
NOTA. Apreciable Patrón: en tanto no se le dé a conocer el resultado de la investigación, ninguna autoridad del Instituto Mexicano del Seguro Social podrá ejercer actos de molestia en su contra, exclusivamente por el pago (s) arriba enunciado(s). De ser así, denúncielo en el módulo de atención y orientación al derechohabiente al teléfono: 01-800- 6-23-23-23
. Clave: 9312-009-024
Página 3 de 4
Clave: 9312-003-014
ANEXO 2 “Carta declaratorio patronal” INSTRUCTIVO DE LLENADO
Número Dato Anotar
1 Delegación. Denominación que identifica a la Delegación de que
se trata. 2 Subdelegación Denominación que identifica a la Subdelegación de
que se trata. 3 Nombre del Patrón Nombre completo del patrón quien presenta la
Declaratoria Patronal tal como aparece en el sistema de cobranza, pudiendo ser nombre, razón o denominación social.
4 Registro Patronal Alfanumérico de inscripción del patrón ante el IMSS a 10 posiciones, 8 de consecutivo y 2 para la modalidad.
5 Domicilio Fiscal Aquel que tiene registrado el Patrón ante este Instituto, el cual debe coincidir con el asentado en el sistema de cobranza, con los datos que a continuación se especifican:
Calle y Número exterior e interior (en su caso).
Colonia
Código Postal Delegación o Municipio
Ciudad
Estado 6 Lugar y Fecha Incluir Ciudad y Estado, seguido de la fecha en que
se está llevando a cabo la Declaratoria Patronal. 7 Entidad Receptora Nombre de la Institución Bancaria donde fue llevado
a cabo el pago, del comprobante que se presenta. 8 Folio SUA Número de Identificación del pago efectuado
asentado en el comprobante de pago que se presenta, el cual es asignado por la E.R.al momento de efectuar el pago, a 6 posiciones ( Nota: algunos comprobantes pueden contener folios de menos dígitos, casos en los cuales deberá anteponerse los cero necesarios hasta completar las seis posiciones).
9 Periodo Mes y año del crédito que se paga, el cual aparece en el comprobante de pago. Utilizar dos dígitos para el mes y cuatro dígitos para el año.
10 Importe C.O.P. Importe en pesos y centavos pagado por concepto de Cuotas Obrero Patronales.
Clave: 9312-009-024
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Clave: 9312-003-014
ANEXO 2
“Carta declaratorio patronal” INSTRUCTIVO DE LLENADO
Número Dato Anotar
11 Importe R.C.V. Importe pagado en pesos y centavos por concepto de Retiro Cesantía y Vejez.
12 Importe Infonavit Importe en pesos y centavos pagado por este rubro. 13 Total Sumatoria en pesos y centavos de los importes de
C.O.P., R.C.V. e Infonavit (columnas 10 a 12) 14 Firma Firma del Patrón, Representante Legal ó Sujeto
Obligado, que entrega el comprobante de pago original, quien debe acreditarse para el trámite con el Documento de Identificación Patronal.
15 Firma Firma del Jefe de Departamento de Cobranza que recibe el comprobante de pago original.
16 Nombre del Patrón, Representante Legal ó Sujeto Obligado
Nombre completo de la persona quien está llevando a cabo este trámite.
17 Nombre Nombre completo del Jefe de Departamento de Cobranza.
18 Denominación o Razón Social
En su caso incluirlo, cuando los datos registrados en el comprobante de pago, correspondan a una de estas dos figuras.
Clave: 9312-004-024