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7/30/2019 Informe de Practicas Preprofesionales Jairo Cortavitarte
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INFORME DEPRACTICAS
PREPROFESIONALESCORTAVITARTE RODRIGUEZ JAIRO
2012
CORTAVITARTE RODRIGUEZ JAIRO
INGENIERA DE SISTEMAS INDUSTRIALES S.A.
rea: Logstica
Puesto: Encargado de Logstica
Jefe: Ing. Edmundo Lorenzo
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CORTAVITARTE RODRIGUEZ JAIRO 1
PRESENTACIN
Una parte importante del proceso de formacin profesional es la aplicacin de los
conocimientos tericos adquiridos en los centros de formacin dentro de un contexto
laboral real. La prctica contribuye en gran medida a obtener la experiencia necesaria y
suficiente para un eficiente desempeo laboral, ya que proporciona herramientas
concretas de conocimiento en beneficio del aprendizaje de los estudiantes y egresados.
En este sentido y como parte de la consolidacin de mi formacin profesional,
hago llegar a la comunidad universitaria y profesional el presente informe, el cual rene y
expone los objetivos, actividades y logros alcanzados durante el periodo de prcticas
profesionales realizadas por mi persona en la Empresa Ingeniera de Sistemas
Industriales S.A. especficamente en el rea de Logstica.
Agradezco a todos los Jefes y colaboradores de la Empresa Ingeniera de
Sistemas Industriales S.A. por todo el apoyo brindado para el desarrollo de las actividades
programadas, as como la orientacin y paciencia de la Ing. Edmundo Francisco Lorenzo
Zavala, Gerente General, sin los cuales no hubiese sido posible el xito de las mismas.
Jairo Cortavitarte Rodrguez
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GENERALIDADES DE LA EMPRESA
La empresa fue fundada en el ao 1996, comenzando sus actividades como distribuidor
de repuestos, accesorios y dems adicionales para calderos; ofertando distintas marcas
internacionales en el mercado, especialmente a agroindustrias.
A partir del ao 2007, la empresa se convierte en distribuidor oficial en la zona norte del
pas de la multinacional Schneider Electric S.A, enfocndose en el rea de automatizacin
de procesos y maquinaria. Dos aos ms tarde, obtendra la denominacin de Integrador
Oficial de Schneider Electric S.A.; brindando soluciones innovadoras y prcticas,
diseadas para mejorar los procesos en las diversas reas de la industria.
En el ao 2007 la empresa gan el Premio Muchik de Oro por su excelente desempeo
organizacional, desde ese entonces la empresa ha buscado constantemente una mejora
continua en sus procesos productivos y organizacionales. Ese mismo ao la empresa se
inscribe como Mediana y Pequea Empresa (MYPE), con el objetivo de promover su
crecimiento econmico y organizacional, reduciendo sus costos operacionales.
Hoy la empresa ha crecido a un ritmo excepcional, elaborando proyectos de
automatizacin para las industrias, en especial las de minera y enfocndose siempre en
la calidad de sus productos y el servicio al cliente.
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DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO
Visin
Ser una empresa lder, a nivel nacional, en comercializacin de productos industriales y
servicios de ingeniera, que busca satisfacer las necesidades de los clientes, superando
sus expectativas brindndole valor agregado y calidad en todas las actividades realizadas
y trabajando de manera comprometida con la realizacin de sus colaboradores.
Misin
Brindar opciones integrales para la optimizacin de los procesos industriales y solucin
de problemticas de los mismos. Satisfacer ampliamente los requerimientos solicitados
mediante la aplicacin de las buenas prcticas de ingeniera, servicio de atencin al
cliente, disponibilidad de soporte y gestin.
Valores
Integridad.
Honestidad.
Carcter.
Humildad.
La Constancia.
Optimismo y buen humor.
Transparencia.
Principios
Cliente satisfecho y calidad en todas las acciones.
Iniciativa y creatividad para la mejora continua.
Colaboradores comprometidos.
Transparencia e integridad en las labores realizadas.
Consolidacin y expansin empresarial.
Trabajo en equipo y seguridad en las labores y ambientes.
ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA
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DISTRIBUCION DEL PERSONAL
La empresa est conformada por 13 personas, distribuidas en cada una de las reas de lasiguiente manera:
GERENCIA GENERAL
INGENIERIA
REPARACION Y
SERVICIO
IMPLEMENTACION
DE PROYECTOS
SISTEMAS COTIZACIONES VENTAS
ADMINISTRACION
Gerente General
Gerencia General
AdministradorAdministracion
Proyectista (jefes de ingenieria)Personal de reparacion y serviciosPersonal de implementacion de proyectosIngenieria
.ProgramadorSistemas
CotizadorCotizaciones
VendedorVentas
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I. JUSTIFICACIN DE LA APLICACIN
A. Importancia del trabajo de aplicacin.
Actualmente la empresa no cuenta con un sistema logstico establecido que lepermita tener un control adecuado de sus inventarios, lo que genera un desorden
en la atencin de los pedidos, y por ende, problemas con sus clientes; exceso y
escasez de inventarios, que genera sobrecostos, demoras en los proyectos y
existencias que con el paso del tiempo se vuelven intiles para la venta; y por
ltimo, y ms importante no cuenta con procesos logsticos establecidos como
directivas, como son la recepcin, el despacho, polticas de compra de
existencias y almacenamiento.
En el mundo de negocios actual; donde la empresa que tiene la mejor cadena de
distribucin a travs de costos bajos, cero demoras y un cuidado adecuado de
sus productos, obtiene la ventaja en el mercado. Por ello; es importante la
implementacin de un sistema logstico, que le permita a la empresa aumentar su
competitividad en el mercado, reduciendo los costos de almacenamiento,
eliminando en lo posible excesos y escasez de materiales, insumos y
herramientas, y demoras en la atencin de pedidos del cliente. Todo ello con un
enfoque sistmico que permita agregar valor de producto y servicio para elcliente.
B. Objetivos del trabajo de aplicacin.
1. Objetivos generales:
Proponer y estandarizar procedimientos logsticos para el rea de
almacn.
2. Objetivos especficos:
Identificar y definir los procesos logsticos actuales en almacn.
Realizar un diagnstico logstico.
Aportar a la elaboracin de un Manuel de Procedimientos para el rea
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de almacn.
II. BASE TEORICA DE LA APLICACIN
A. Los modelos de gestin y el enfoque basado en procesos
En la actualidad, es una cuestin innegable el hecho de que las organizaciones
se encuentran inmersas en entornos y mercados competitivos y globalizados;
entornos en los que toda organizacin que desee tener xito (o, al menos,
subsistir) tiene la necesidad de alcanzar buenos resultados empresariales.
Para alcanzar estos buenos resultados, las organizaciones necesitan gestionar
sus actividades y recursos con la finalidad de orientarlos hacia la consecucin de
los mismos, lo que a su vez se ha derivado en la necesidad de adoptar
herramientas y metodologas que permitan a las organizaciones configurar su
Sistema de Gestin.
Un Sistema de Gestin, por tanto, ayuda a una organizacin a establecer las
metodologas, las responsabilidades, los recursos, las actividades que le
permitan una gestin orientada hacia la obtencin de esos buenos resultados
que desea, o lo que es lo mismo, la obtencin de los objetivos establecidos.
Con esta finalidad, muchas organizaciones utilizan modelos o normas de
referencia reconocidos para establecer, documentar y mantener sistemas de
gestin que les permitan dirigir y controlar sus respectivas organizaciones.
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1. Como enfocar a procesos un sistemas de gestin
Las actuaciones a emprender por parte de una organizacin para dotar de un
enfoque basado en procesos a su sistema de gestin, se pueden agregar en
cuatro grandes pasos:
a. La identificacin y secuencia de los procesos
El primer paso para adoptar un enfoque basado en procesos en una
organizacin, en el mbito de un sistema de gestin, es precisamente
reflexionar sobre cules son los procesos que deben configurar el
sistema, es decir, qu procesos deben aparecer en la estructura de
procesos del sistema.
La identificacin y seleccin de los procesos a formar parte de la
estructura de procesos no deben ser algo trivial, y debe nacer de una
reflexin acerca de las actividades que se desarrollan en la
organizacin y de cmo stas influyen y se orientan hacia la
consecucin de los resultados.
b. La descripcin de cada uno de los procesos
La descripcin de un proceso tiene como finalidad determinar los
criterios y mtodos para asegurar que las actividades que comprende
dicho proceso se llevan a cabo de manera eficaz, al igual que el
control del mismo.
Esto implica que la descripcin de un proceso se debe centrar en las
actividades, as como en todas aquellas caractersticas relevantes que
permitan el control de las mismas y la gestin del proceso.
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Diagrama de procesoLa descripcin de las actividades de un proceso se puede
llevar a cabo a travs de un diagrama, donde se pueden
representar estas actividades de manera grfica e
interrelacionadas entre s.
Estos diagramas facilitan la interpretacin de las actividades
en su conjunto, debido a que se permite una percepcin visual
del flujo y la secuencia de las mismas, incluyendo las entradas
y salidas necesarias para el proceso y los lmites del mismo.
Uno de los aspectos importantes que deberan recoger estos
diagramas es la vinculacin de las actividades con los
responsables de su ejecucin, ya que esto permite reflejar, a
su vez, cmo se relacionan los diferentes actores que
intervienen en el proceso. Se trata, por tanto, de un esquema
quin-qu, donde en la columna del quin aparecen los
responsables y en la columna del qu aparecen las propias
actividades en s.
Ejemplo de Diagrama de proceso
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c. El seguimiento y la medicin para conocer los resultados que
obtienen
El enfoque basado en procesos de los sistemas de gestin pone demanifiesto la importancia de llevar a cabo un seguimiento y medicin
de los procesos con el fin de conocer los resultados que se estn
obteniendo y si estos resultados cubren los objetivos previstos.
Para medir dichos procesos se utilizan los indicadores de gestin, que
son una buena referencia para determinar el rendimiento de los
procesos logsticos (ver anexo 01)
El seguimiento y la medicin constituyen, por tanto, la base para saberqu se est obteniendo, en qu extensin se cumplen los resultados
deseados y por dnde se deben orientar las mejoras.
d. La mejora de los procesos con base en el seguimiento y
medicin realizada.
Los datos recopilados del seguimiento y la medicin de los procesos
deben ser analizados con el fin de conocer las caractersticas y la
evolucin de los procesos. De este anlisis de datos se debe obtenerla informacin relevante para conocer:
Qu procesos no alcanzan los resultados planificados.
Dnde existen oportunidades de mejora.
Cuando un proceso no alcanza sus objetivos, la organizacin deber
establecer las correcciones y acciones correctivas para asegurar que
las salidas del proceso sean conformes, lo que implica actuar sobre
las variables de control para que el proceso alcance los resultados
planificados.Tambin puede ocurrir que, aun cuando un proceso est alcanzando
los resultados planificados, la organizacin identifique una oportunidad
de mejora en dicho proceso por su importancia, relevancia o impacto
en la mejora global de la organizacin.
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En cualquiera de estos casos, la necesidad de mejora de un proceso
se traduce por un aumento de la capacidad del proceso para cumplir
con los requisitos establecidos, es decir, para aumentar la eficacia y/o
eficiencia del mismo (esto es aplicable igualmente a un conjunto de
procesos).
B. Diagnstico Logstico
En las empresas existen sistemas bsicos que facilitan su funcionamiento sin
problemas, uno de ellos es el Sistema Logstico relacionado con el flujo de los
materiales desde los proveedores hasta los usuarios finales y cuyo
establecimiento requiere de una anlisis y estudio exhaustivo que permita lograr
que la empresa cuente con un elemento logstico totalmente integrado, para que
puede cumplir con sus polticas de servicio al cliente con el menor costo posible.
Un sistema logstico, como se ha indicado, pretende administrar el flujo de
materiales desde los proveedores hasta el consumidor final, por lo que es
importante, antes de disearlo, efectuar un diagnstico de las actividades
logsticas, que permita definir cmo est funcionando esta rea y que problemas
se presentan, a fin de corregirlos y lograr que el sistema que se implante sea
productivo, cumpla con su misin y de facilidades de funcionamiento a toda la
empresa en la que acta.
Dicho diagnostico se iniciara con un anlisis general de la empresa en razn de
que todas sus dependencias requieren de materiales para desarrollar sus
actividades y, por lo tanto, es necesario integrarlas y coordinar con ellas. Y se
utilizara la siguiente estructura de cuestionario:
1. Anlisis del entorno o medio ambiente
a. Necesidades de materiales
b. Estructura de organizacin y direccin
2. Datos de la dependencia logstica
a. Materiales que se emplean en la empresa
b. Volumen y variedad de los inventarios en existencia
c. Personal
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d. Proveedores
e. Conclusiones sobre la dependencia logstica
3. Organizacin
4. Compras
5. Anlisis de los inventarios
6. Planeamiento y control de inventarios
7. Anlisis de la zona de almacenaje
III. METODOLOGIA
A continuacin presento una explicacin resumida de la serie de pasos que se han
seguido para desarrollar la aplicacin con el fin de lograr los objetivos expuestos en la
justificacin.
A. Primer paso: Diagnstico Logstico.
Este paso tiene como objetivo principal describir la situacin actual del sistema
logstico, con el objetivo de identificar los puntos crticos e ineficiencias del
sistema, para la posterior propuesta de mejora. El diagnostico se dividir por
etapas, las cuales se precisan a continuacin.
1. Diagnstico de la organizacin: anlisis del cumplimiento de
procedimientos, funciones, delegacin de autoridad y respeto al
trabajador.
2. Diagnstico del personal: descripcin de las responsabilidades y
funciones del personal dentro del rea logstica.
3. Diagnstico de la gestin de almacn: anlisis de la organizacin de los
materiales diversos que se emplean en el proceso productivo.
4. Diagnstico de la gestin de inventario: evaluacin de la eficiencia de la
gestin de los inventarios.
5. Diagnstico del sistema de compras: evaluacin de la eficiencia del
sistema actual de compras.
Herramientas de anlisis:
Para realizar los diagnsticos respectivos, se utilizaran las siguientes fuentes y
herramientas de anlisis:
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Cuestionario bsico de diagnstico logstico.
Cuadros de resumen de diagnstico.
Diagrama de flujo de procesos.
Resultados esperados:
Anlisis del mtodo actual de trabajo.
Determinacin de los puntos dbiles del sistema.
Identificacin de ineficiencias en los procesos.
B. Segundo Paso: Identificar y definir los procedimientos actuales en el rea de
almacn.
En este paso, se utilizara parte de la informacin obtenida del diagnstico logstico
para determinar la estructura de procesos actual, plasmndola en un diagrama de
procesos, tratando de identificar y definir los procedimientos de:
Procedimiento de recepcin
Procedimiento de despacho
Procedimiento de almacenaje de productos
Herramientas de anlisis:
Diagrama de procesos
Informacin obtenida del diagnstico logstico
Resultados esperados:
Elaborar el diagrama de procesos del sistema logstico de almacn actual
Identificar y describir los procesos que se llevan a cabo en almacn.
Identificar puntos dbiles o crticos dentro del proceso, para posteriormente
elaborar la propuesta de mejora
C. Tercer paso: Elaborar una propuesta de Sistema Logstico.
El sistema propuesto para almacn se dividir en tres procedimientos principales:
Procedimientos de recepcin.
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Se identificar y definir los principales procesos sobre la recepcin de
materiales en almacn; indicando quien es el responsable del proceso, la
informacin necesaria, medidas de control e indicadores de evaluacin,
segn sea necesario.
Procedimientos de despacho.
Se identificar y definir los principales procesos sobre el despacho de
materiales en almacn; indicando quien es el responsable del proceso, la
informacin necesaria, medidas de control e indicadores de evaluacin,
segn sea necesario.
Procedimiento de almacenaje de productos.
Se identificar y definir los principales procesos sobre el almacenamiento
de materiales en almacn; indicando quien es el responsable del proceso,
la informacin necesaria, medidas de control e indicadores de evaluacin,
segn sea necesario.
Herramientas de anlisis:
Diagrama de flujo de procesos.
Ficha de proceso.
Resultados esperados:
Elaborar una propuesta base, para la implementacin de un Manual de
Procedimientos y Funciones en el rea de Almacn.
IV. RESULTADOS
A. Diagnstico Logstico
Actualmente las compras son manejadas por el rea de Administracin, las
funciones de almacn estn delegadas al rea de Sistemas, y la nica rea
logstica es el de Cotizaciones.
La empresa cuenta con tres locales. Las oficinas centrales ubicadas cerca al Ovalo
Papal, es donde se encuentran el rea Almacn, Administracin, Ventas,
Cotizaciones, Sistemas y la Gerencia General. En los otros dos locales ubicados
en la Av. Espaa, se encuentra el rea de Ingeniera con su dependencia de
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Implementacin de Proyectos.
En trminos logsticos, la distancia que separa al rea de Implementacin de
Proyectos, que es el centro de produccin; y el rea de Almacn; tiene
consecuencias negativas una mala comunicacin, desabastecimientos o
sobreabastecimientos y de manera general, promueven una mala administracin
logstica.
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1. Diagnstico de la organizacin del rea Logstica
ASPECTOS CARACTERISTICAS OBSERVACIONESCALIFICACION
M R B E
Asignacin de personal
en el rea de logstica.
Se cuenta con una persona
para la administracin
logstica.
No se cuenta con personal especializado
o con experiencia para administrar el rea
logstica.
x
Nivel de la dependencia
logstica dentro de la
entidad.
Se le toma la verdadera
importancia debido al
conocimiento de sus
bondades.
Se limita en cumplir las funciones de
almacn, compras y cotizacin; mas no
existe una verdadera administracin
logstica que cuente con procedimientos
estandarizados o anlisis de inventarios.
x
Definicin de funciones,
responsabilidades y
tareas.
Las funciones estn
definidas de forma clara y
precisa, y asignadas
exclusivamente a una
persona.
Las funciones logsticas estn a cargo del
personal de otras reas: compras-
administracin, almacn-sistemas. x
Comunicacin con las
dems reas de laempresa.
Existe una buena relacin
entre logstica y las demsreas de la empresa.
No existe una buena comunicacin.
x
Delegacin de
autoridad.
No est centrada
directamente en el
propietario.
El propietario limita las actividades
logsticas solo al cumplimiento de
actividades rutinarias, y no fomenta una
buena administracin ni anlisis.
x
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2. Diagnstico del personal
ASPECTOS CARACTERISTICAS OBSERVACIONESCALIFICACION
M R B E
Compras
Grado de instruccin El personal cuenta con estudios
superiores.x
Experiencia personal Poca experiencia profesional dentrodel rea.
x
Cursos y talleres No cuenta con capacitacin. x
Capacidad de organizacin Existe una buena relacin con los
proveedores y personal de la
empresa.
x
Responsabilidad de funciones Cumple la funcin de Administrador y
Comprador.x
Almacn
Grado de instruccin El personal cuenta con estudios
tcnicos.x
Experiencia personal Cuenta con poca experiencia en
trminos logsticos.
x
Cursos y talleres No cuenta con capacitacin alguna
en logstica.x
Capacidad de organizacin Se limita a cumplir el trabajo
requerido.x
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Responsabilidad de funciones Cumple la funcin de Sistemas y
Almacenero. Tiene sobrecarga de
trabajo.
x
3. Diagnstico de la gestin de almacn
a. Recepcin y registro de materiales
ASPECTOS CARACTERISTICAS OBSERVACIONESCALIFICACION
M R B E
Operacin en la
recepcin
Verificacin cantidad recibida Siempre se verifica la cantidad recibida con
la gua de remisin, mas no con la orden de
compra emitida al proveedor.
x
Informe de recepcin. No se presentan informes de recepcin. x
Procedimientos de recepcin No se han establecido procedimientos para
la recepcin de materialesx
Responsabilidad en la
recepcin.
El encargado del almacn se responsabiliza
de recepcionar, verificar y almacenar los
artculos.
x
Operacin calificativa
en la recepcin
Verificacin de la calidad en
los artculos recibidos.
No se verifican la calidad de los artculos.x
Informe de recepcin. No se presentan informes de recepcin. x
Procedimientos de recepcin No se han establecido procedimientos para
la recepcin de materiales.x
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Registro de
movimientos
Uso de formatos No se usan kardex, todo se maneja de
manera computarizada.x
b. Despacho de materiales
ASPECTOS CARACTERISTICAS OBSERVACIONESCALIFICACION
M R B E
Orden en el despacho Se siguen los procedimientos
establecidos para los
despachos.
No se han establecido procedimientos
para el despacho de materiales. x
Tiempo de entrega El despacho de los
materiales se realiza en lo
ms breve posible.
No se ha establecido un control del tiempo
de despacho de materiales. x
Documentacin en el
momento de despacho
Se tiene un control
documentado de las salidas
de existencias en almacn.
No se han establecido hojas de control en
los puntos crticos de flujo de materiales. x
Supervisin en el
momento del despacho
Hay una persona encargada
que verifique que los
procedimientos de despacho
se cumplan.
No se lleva a cabo una supervisin
adecuada de los despachos.x
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c. Operaciones de almacn
ASPECTOS CARACTERISTICAS OBSERVACIONESCALIFICACION
M R B E
Volmenes de
almacenamiento
Los volmenes de
almacenamiento estn
determinados.
No se tiene establecido un programa de
inventarios. Hay materiales que ya no
tienen rotacin alguna. Los pedidos es
trabajan de manera emprica.
x
Local Las reas de
almacenamiento estn
delimitadas de forma
analtica.
Se cuenta con las herramientas
necesarias para delimitar correctamente el
almacn.x
Ubicacin Los materiales cuentan con
un rea fija dentro de la
planta que facilita en cierta
medida su ubicacin.
Los materiales cuentan con una ubicacin
establecida, la ubicacin de estos es
manejada a travs del sistema de base de
datos.
x
Sealizacin El almacn est
correctamente sealizado,
facilitando la ubicacin de los
productos.
Si existe una sealizacin de los
andamios, pero no por su clasificacin por
categoras.x
Inventario peridico Se realizan de forma
peridica.
No se cuenta con un programa de
inventariado normalizado. Se realizan
segn orden del gerente.
x
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4. Diagnstico de la gestin de inventario
a. Diagnstico de inventarios
ASPECTOS CARACTERISTICAS OBSERVACIONESCALIFICACION
M R B E
Abastecimiento de
materiales
Realizada teniendo en cuenta un
programa de reposicin de
materiales.
No se cuenta con un programa de reposicin
de materiales. Se realiza de manera emprica. x
Distancia entre
proveedores a planta
Los proveedores se encuentran
ubicados en la ciudad o fuera de
ella.
El proveedor principal tiene sede en Lima, y
como oficina central en Alemania. El resto de
proveedores son locales.
x
Transporte de materiales
a planta
Servicio de transporte por
terceros. Se cuenta con una
unidad de transporte propio.
Transporte con el proveedor principal es a
travs de un tercero. Proveedores locales,
servicio del proveedor. No se cuenta con
unidad de transporte propia para trasladar
materiales a planta.
x
Capacidad de suministro
de los proveedores
Frecuentemente se puede contar
con los mismos proveedores para
suministros peridicos.
Se trabaja con un proveedor principal,
Schneider Electric. Proveedores locales son
los mismos.
x
Potencialidad de
proveedores
Gran cantidad de proveedores en
potencialidad.
Se trabaja con proveedores definidos.x
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Orden de los materiales Se aplica una tcnica de
clasificacin de inventarios que
permita garantizar su total control
o utilizacin.
No se cuenta con una tcnica de clasificacin
de inventarios. Se realiza de manera empricax
b. Diagnstico del control de inventarios
ASPECTOS CARACTERISTICAS OBSERVACIONESCALIFICACION
M R B E
Diseo de los formato
de control de
inventarios.
Cuenta con un formato para
el control de entradas y
salidas de inventarios.
Se realiza a travs de un software.
X
Determinacin de los
niveles de inventario.
Uso de herramientas
tcnicas para su clculo.
No se cuenta con dicho anlisisX
Aprovisionamiento de
materiales.
Uso de un programa para
determinar los niveles de
inventario y cantidad de
pedidos en un determinado
periodo.
No se cuenta con dicho anlisis.
x
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5. Diagnstico del sistema de compras
a. Diagnstico de las actividades previas a la compra.
ASPECTOS CARACTERISTICAS OBSERVACIONESCALIFICACION
M R B E
Prevencin de
necesidades
Se tiene un sistema de clculo
para conocer en qu momento
debe realizarse la compra.
No se cuenta con el sistema de clculo.
x
Formulacin de
necesidades
Existe un documento para la
formulacin de necesidades de
materiales.
Todo se realiza de forma oral, o va mail.
x
Programacin de las
compras
Hay un programa adecuado de
compras.
No existe un programa de compras. Se
aprovechan los descuentos ofrecidos por el
proveedor o por escasez de materiales.x
Actualizacin del registro
de compras
Se cuenta con un registro de
compras, con informacin
completa de los proveedores en
el mercado.
Si se cuenta con la informacin completa, pero
solo de los proveedores principales. El registro
de compras es manual.x
Seleccin de proveedores Se realiza seleccin de
proveedores potenciales. Se
cuenta con una gran gama de
proveedores.
Los proveedores estn definidos, en caso de
ser un nuevo proveedor se califica por calidad
del producto, tiempo de entrega y costo, pero
de manera emprica.
x
Emisin de solicitudes de
compra
Las cotizaciones se realizan
mediante llamadas telefnicas.
Las cotizaciones se realizan va mail y
telfono.x
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b. Diagnstico de la compra en s y actividades posteriores a ella.
ASPECTOS CARACTERISTICAS OBSERVACIONESCALIFICACION
M R B E
Formulacin del pedido Los pedidos se realizan
directamente con el proveedor,
va telefnica y u otros medios.
Sin intermediarios.
Los pedidos a proveedor principal va extranet.
Y a proveedores locales va telefnica y mail.
x
Especificaciones de los
artculos
El requerimiento de los artculos
se realiza especificando
caractersticas de nombre
comercial, medidas, cantidad.
Se sigue con las caractersticas indicadas.
x
Determinacin de precios Los precios son fijados por los
proveedores teniendo en cuenta
los precios del mercado. Se
determina analizando
descuentos, flete y estiba de los
productos.
Los precios son determinados por el proveedor
teniendo en cuenta los parmetros descritos.
x
Plazos de
aprovisionamiento
Se establecen tiempos de entrega
con los proveedores mayores.
Se tiene plazos de entrega definidos con
proveedores principales y con los locales solo
es el tiempo de traslado entre oficinas.
x
Control de la cantidad y
precio
Se realiza mediante la verificacin
de la factura, respecto a las
cantidades y precios acordados.
Se hace la verificacin solo con la cantidad,
comparando la gua de remisin o factura con
la cantidad llegada.
x
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B. Sistema Logstico Actual de Almacn
Actualmente, la empresa no cuenta con un rea Logstica establecida, y las
funciones principales como son: recepcin, despacho y almacenamiento estn
encargadas al rea de Sistemas; la funcin de compras, a la Administracin; con
excepcin del rea de Cotizaciones.
1. Procedimiento de recepcin y almacenamiento
a. Flujograma
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FLUJOGRAMA DE RECEPCION Y ALMACENAMIENTO
EN ALMACEN
SISTEMAS ADMINISTRACION
Fase
RECEPCION DE
MATERIAL
FACTURA Y/O
GUIA REMISION
VERIFICA
CANTIDAD
RECLAMO A
PROVEEDOR
ENVIA
DOCUMENTO A
ADMINISTRACION
RECEPCION Y
REGISTRO DE
DOCUMENT
O
REGISTRO DE LOS
PRODUCTOS EN EL
SISTEMA
ALMACENAMIENT
O
FIN
SI
NO
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b. Descripcin del proceso
El procedimiento actual de recepcin y almacenamiento es el siguiente:
El encargado de Sistemas recepciona los materiales y verifica su
cantidad comparndola con la gua de remisin adjunta. En el caso
de existir alguna inconformidad, lo remite al encargado de
Administracin para elaborar el respectivo reclamo a proveedor;
caso contrario remite la gua de remisin y facturas
correspondientes al encargado de Administracin para su posterior
registro y archivado.
Una vez verificada la mercanca, el encargado de almacn registra
los materiales en el sistema de inventario, actualizando el stock de
los productos existentes o ingresando la informacin requerida de
los productos nuevos.
Se procede con el almacenamiento respectivo.
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2. Procedimiento de despacho
a. Flujograma
FLUJOGRAMA DE DESPACHO
SISTEMASINGENIERIA ADMINISTRACION
Fase
REQUERIMIENTO
DE MATERIAL
RECEPCION DE
PEDIDO
VERIFICA STOCK
DESPACHO DE
MATERIAL
INFORME A
ADMINISTRADOR
RECEPCION
MATERIAL
VERIFICA
IMPLEMENTACION
DE PROYECTOS
CORRECCION
REGISTRO EN
EL SISTEMA
FIN
NO
SI
NO
SI
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CORTAVITARTE RODRIGUEZ JAIRO 28
b. Descripcin del proceso
El procedimiento actual de despacho es el siguiente:
El encargado de Ingeniera remite la solicitud de requerimientos de
materiales al encargado de Sistemas bajo el formato establecido,
quien determina la conformidad del mismo. En caso de existir algn
error lo devuelve para su respectiva correccin, caso contrario se
procede con la atencin de la solicitud.
Recepcionada y verificada la solicitud, el encargado de Sistemas
procede a verificar la disponibilidad del stock segn solicitud, en el
caso de contarse con el stock disponible, los materiales se separan
fsicamente, se encajan y embalan para su posterior despacho;
caso contrario remite un informe de faltantes al rea de
Administracin. Toda salida de almacn es registrada en el sistema.
El encargado de Administracin recepciona el informe de faltantes y
determina si son materiales del proveedor principal o no. En caso de
ser del proveedor principal, elabora la orden de compra respectiva
va extranet; caso contrario remite la lista de faltantes al encargado
de Cotizaciones.
El encargado de cotizaciones, enva la cotizacin a los proveedores.
Recepcionada la respuesta de cotizacin, el encargado de
cotizaciones evala las propuestas teniendo en cuenta: precio,
tiempo de entrega y disponibilidad de stock. Remite un informe al
encargado de Administracin, quien posteriormente toma una
decisin de compra y elabora la orden respectiva.
Con la solicitud de requerimiento de materiales completa, el
encargado de Sistemas entrega los productos al encargado de
Ingeniera, quien verifica la conformidad de la misma, y en caso de
un error, lo hace saber al encargado de Sistemas va mail.
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C. Sistema Logstico Propuesto
1. Organigrama Propuesto
2. FLUJOGRAMA
Gerencia
General
Ingenieria
Reparacion y
servicio
Implementacion
de proyectos
Logistica y
Sistemas
Compras
Almacen
Cotizaciones Ventas
Administracion
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SISTEMA LOGISTICO IMPLEMENTACION DE PROYECTOS
INGENIERIA ALMACEN COMPRAS COTIZACION PROVEEDOR
Fase
REQUERIMIENTO DE
MATERIALES
REGISTRO DEL
PEDIDO
DISPONIBILIDAD
STOCK
VERIFICACION
CON LA ORDEN
DE PEDIDO
ACTUALIZACION
DEL ESTADO DEL
PEDIDO Y DEL
SISTEMA
SEPARACION
FISICA DEL
PRODUCTO
EMBALAJE Y
ENTREGA
CORRECCION
IMPLEMENTACION
DE PROYECTO
PROVEEDOR
PRINCIPAL
ORDEN DE
COMPRA
COTIZACION A
PROVEEDOR
REGISTRO EN
EL SISTEMA
PROPUESTA DE
COTIZACION
EVALUACION
REGISTRO EN
SISTEMA
PEDIDO LISTO
RECEPCION Y
REVISION DEL
PEDIDO
CONFORME
REGISTRO EN
EL SISTEMA
EMBALAJE Y
ENTREGA
RECLAMO A
PROVEEDOR
FIN
NO
SI
SI
NO
NO
SI
SI
NO
SI
NO
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3. DESCRIPCION DEL PROCESO
El procedimiento para atender los requerimientos de materiales para
proyectos es el siguiente:
El rea de Ingeniera solicita el abastecimiento de materiales para un
proyecto mediante el formato de pedido establecido, documento en el
cual debe especificar los datos del proyecto (datos del cliente, orden de
compra del cliente, nombre del proyecto), responsable del proyecto,
personal asignado, fecha de inicio, y la lista de materiales
correctamente llenada indicando: cdigo del producto, descripcin del
producto y cantidad a solicitar. Este requerimiento es remitido al
encargado de almacn va mail.
El encargado de almacn recepciona y revisa la solicitud de
requerimiento de materiales, en caso de estar mal elaborada se
devuelva al rea de Ingeniera para su respectiva correccin.
Una vez revisada la solicitud, el encargado de almacn se dispone a
revisar el stock de los materiales requeridos. En caso de disponer el
stock requerido, los materiales se separan, se colocan en una caja, se
embala y rotula indicado: datos del proyecto, responsable, lista de
materiales (cdigo, descripcin y cantidad) respectiva. En caso
contrario se elabora una lista con los productos faltantes indicando:
datos del proyecto, orden de compra del cliente y la lista de materiales
(cdigo, descripcin y cantidad) y se remite al rea de Compras.
El encargado de compras revisa la lista de materiales y determina si
son productos del proveedor principal, para realizar la orden de compra
respectiva; caso contrario se remite una lista de productos (datos del
proyecto, orden de compra del cliente, lista de materiales) al rea de
Cotizaciones. La orden de compra es registrada en el sistema y
archivada.
El encargado de Cotizaciones recepciona y revisa la solicitud, en caso
de encontrar algn error lo remite al rea de compras para su
respectiva correccin.
Una vez conforme la solicitud de cotizacin, el encargado de compras
emite la cotizacin a los proveedores definidos. En caso de no ser un
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proveedor definido, el encargado evala al proveedor teniendo en
cuenta disponibilidad de stock, tiempo de entrega y precio de compra.
El encargado de cotizaciones recepciona las cotizaciones de los
proveedores y emite un informe con las mejores propuestas de compra
al rea de compras indicando: datos del proveedor, disponibilidad de
stocks, tiempos de entrega y precio de compra.
El encargado de compras recepciona el informe y toma la decisin de
compras, teniendo en cuenta las necesidades del proyecto, y
consecuentemente, elabora la orden de compra respectiva. La orden
de compra es registrada en el sistema y archivada.
A la llegada de los materiales, correspondiente a las rdenes de
compra emitidas; el encargado de almacn revisa los materiales
comparando lo indicado en la gua de remisin y/o factura (cdigo y
cantidad del material recepcionado). En el caso de existir alguna
inconformidad, se remite un informe de inconformidad al rea de
compras para su posterior reclamo a proveedor. En caso contrario, se
registran los materiales recepcionados en el sistema, para su posterior
almacenamiento o distribucin a los proyectos respectivos.
El encargado del proyecto en el rea de Ingeniera recepciona los
materiales y verifica su conformidad con la solicitud de requerimiento
de materiales. En el caso de existir alguna inconformidad, remite su
reclamo al rea de Almacn. Caso contrario, lleva los materiales al
rea de Implementacin de proyectos para el respectivo armado del
proyecto.
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V. DISCUSION
Anlisis y explicacin de la informacin presentada en los resultados. Cabe resaltar
que la empresa mantiene estricta reserva con la informacin y documentacin, por
tales motivos algunos documentos no se adjuntaran al presente informe.
El sistema logstico propuesto, est diseado exclusivamente para el armado de
proyectos, debido a que los ingresos de la empresa dependen ms de estos
que las ventas puntuales y es de crucial importancia, una adecuada gestin de
los proyectos, en especial del abastecimiento de materiales, debido a que un
pequeo retraso en la entrega de los materiales, no solo afecta el plazo de
entrega al cliente, sino que tambin los costos de produccin crecen, al dirigir
ms mano de obra para entregar el proyecto a tiempo, abandonando otros
proyectos en cartera.
El sistema logstico propuesto est diseado, para poder identificar puntos
crticos en el sistema y establecer controles que faciliten la gestin de
materiales.
La informacin obtenida en el diagnostico logstico, brinda una visin general de
la gestin logstica en la empresa, y presenta no solo las deficiencias dentro del
sistema, sino que tambin las oportunidades de mejora, que se pueden
estructurar de manera secuencial, y sirven como base para establecer un
programa estratgico de mejora logstica.
El organigrama propuesto, especifica la creacin y unin de dos reas:
Logstica y Sistemas, debido a la relacin complementaria que existe entre
estas reas, Sistemas que brinda el soporte tcnico, de informacin y software
que agilizan las operaciones logsticas; Logstica encargada de organizar la
informacin, realizar compras, control de inventarios, gestin de almacenes quemejoran la eficiencia del sistema gestin en general y que es la fuente de
informacin usada en los sistemas computarizados.
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VI. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
A. CONCLUSIONES
1. CONCLUSIONES DEL DIAGNOSTICO
a. PERSONAL
Se cuenta con personal con amplia experiencia laboral del rubro
industrial y electrnico; en las reas administrativas y
operacionales pero no la suficiente en las actividades logsticas, lo
que ocasiona demora y errores al momento de realizar actividades
de compras, almacenaje y gestin de inventarios.
No existe un plan de capacitaciones al personal que permitan
adquirir nuevos conocimientos sobre logstica.
b. ALMACEN
Falta de control y supervisin de los stocks.
Existencia de material en estado obsoleto.
Inadecuada informacin al requerir artculos.
No existe un kardex que permita un control de entradas y salidas
de los distintos materiales requeridos.
Falta de orden en los documentos de entrega, salida de materiales
lo que ha causado perdida de informacin histrica.
c. GESTION DE COMPRAS
El proceso de compras lo realiza el rea de Administracin lo que
origina una duplicidad de labores y genera conflictos entre las
dems reas que requieren atencin inmediata en sus pedidos.
En el organigrama de la empresa no hay un rea de Compras que
se encargue solamente de la actividad adquisitiva sino de
implantar un orden organizacional para que cada rea se
desempee en la actividad correspondiente.
No existe un procedimiento formal de compras que guie
adecuadamente el proceso de adquisiciones.
No se tiene en cuenta los costos de gestin de compras.
No se buscan nuevo proveedores siempre son los mismos al
momento de realizar las compras.
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Se genera una mala gestin de la informacin de compras.
No se cuenta con un programa de compras definido, que evite
generar excesos y escasez de inventarios.
d. GESTION DE INVENTARIOS
No hay un sistema de gestin de inventarios que mejore el
aprovisionamiento de materiales y permita la planificacin de las
operaciones.
No se realiza una adecuada clasificacin ABC de materiales que
permita mostrar los artculos segn el impacto econmico.
No existe control a los proveedores en los plazos de entrega,
calidad del producto, calidad de servicio, poder de negociacin con
respecto a precios.
B. RECOMENDACIONES
1. Constituir el rea de Logstica con sus respectivas dependencias de compras,
almacn y cotizaciones; con el objetivo de no generar duplicidad de funciones
en otras reas y sobrecarga de trabajo que son causas de una mala gestin
logstica.
2. Contar con el personal adecuado para efectuar las funciones logsticas dentro
de la empresa.
3. Facilitar la informacin y recursos necesarios para realizar los anlisis de
inventarios y de almacenes, porque los resultados de dichos estudios mejorar
la eficiencia en el uso de recursos de la empresa, reducir los costos logsticos
y mejorar los tiempos de despacho, recepcin y almacenamiento.
VII. BIBLIOGRAFIA
(1) J. Beltrn, A. Carmona, M. Carrasco Gua para una gestin basada en
procesos Publicada por la Fundacin Valeriana de Calidad en
http://www.fvq.es/Archivos/Publicaciones//4f4d263778guia_gestionproces
os.pdf
(2) Br. Rodrguez Salinas Jos, Br. Marcos Campos Vladimir Diseo de un
modelo de gestin de compras e inventarios para mejorar los tiempos de
http://www.fvq.es/Archivos/Publicaciones/4f4d263778guia_gestionprocesos.pdfhttp://www.fvq.es/Archivos/Publicaciones/4f4d263778guia_gestionprocesos.pdfhttp://www.fvq.es/Archivos/Publicaciones/4f4d263778guia_gestionprocesos.pdfhttp://www.fvq.es/Archivos/Publicaciones/4f4d263778guia_gestionprocesos.pdfhttp://www.fvq.es/Archivos/Publicaciones/4f4d263778guia_gestionprocesos.pdf7/30/2019 Informe de Practicas Preprofesionales Jairo Cortavitarte
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entrega y mantenimiento de los stocks en los procesos logsticos de la
empresa MULTISERV PER S.A Tesis para optar por el Ttulo de
Ingeniero Industrial Trujillo, Per, 2009.
(3) A. Hernndez Diagnostico Logstico Recopilacin. Trujillo, Per
(4) L. Mora Garca Indicadoresde la Gestin Logstica. HIGH LOGISTICS.
Colombia 2007.
VIII. ANEXOS
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ANEXO 01: INDICADORES DE GESTION LOGISTICA
SISTEMA DE INDICADORES DE GESTIONCOMPRAS Y APROVISIONAMIENTO
INDICADORES OBJETIVOS PERIODICIDAD FORMULA UNIDAD MEDIDA
Certificacin de
proveedores
Controlar la calidad de los proveedoresy el nivel de integracin con los
mismos.Mensual
Proveedores certificados /
total proveedoresPorcentaje
Calidad de lospedidos
generados
Controla la calidad de los pedidosgenerados.
MensualPedidos generadosproblemas / total depedidos generados
Porcentaje
Volumen decompra
Controla la evolucin del volumen decompra en relacin con el volumen de
ventaMensual
Valor de las compras /total de ventas
Porcentaje
Entregasperfectamente
recibidas
Controlar la calidad de los productosrecibidos, junto con la puntualidad y
completitud de la entrega
Semanal , mensual,trimestral, anual
Pedidos rechazados /total de pedidos
Porcentaje
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SISTEMA DE INDICADORES DE GESTION
PLANIFICACION Y GESTION DE INVENTARIOS
INDICADOR OBJETIVO PERIODICIDAD FORMULA UNIDAD DE MEDIDA
Rotacin demercanca
Controlar la cantidad de losproductos despachados
desde el centro de
distribucin.
MensualVentas promedio /
inventario promedioUnidades o valor
Duracin demercancas
Controlar los das deinventario disponible de lamercanca almacenada.
MensualInventario promedio /
ventas promedioDas
Vejez delinventario
Controlar el nivel de lasmercancas no disponibles
para despacho porobsolescencias, mal
estado, y otros.
Mensual
Unidades daadasobsoletas vencidas /
unidades disponibles deinventarios
Porcentaje
Valor econmicodel inventario
Medir y controlar el valordel valor de inventario
promedio respecto a lasventas
MensualValor de inventario fsico
/ valor costo venta delmes
Porcentaje
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SISTEMA DE INDICADORES DE GESTION
INDICADORES FINANCIEROS
INDICADOR OBJETIVO PERIODICIDAD FORMULA UNIDAD DE MEDIDA
Costo logsticocomo % de las
ventas
Controlar el costo de la operacinlogstica de la empresa respecto a la
ventasMensual
Costos logsticos
totales / ventas netasPorcentaje
Costo logsticocomo % de lautilidad bruta
Controlar el costo de la operacinlogstica de la empresa respecto a la
utilidad brutaAnual
Costos logsticostotales / utilidad bruta
Porcentaje
Costo detransporte como %
de la ventas
Controlar el costo de la operacin detransporte respecto a las ventas
MensualCostos de transportetotales / ventas netas
Porcentaje
Costos de laoperacin del
centro dedistribucin como% de las ventas
Controlar el costo de la operacin en elcentro de distribucin respecto a las
ventasMensual
Costos en el centrode distribucin /
ventas netasPorcentaje
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