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FEBRERO 2004
SISTEMASISTEMA
CONTROL CONTROL
DE GESTIÓNDE GESTIÓN
SISTEMA CONTROLSISTEMA CONTROLDE GESTIÓNDE GESTIÓN
CONTAR CON UN SISTEMA INTEGRAL DE CONTROL DE GESTIÓN, QUE PERMITA ELEVAR PERMANENTEMENTE, EL NIVEL DE EFICIENCIA EN LA ATENCIÓN DE ASUNTOS Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS, ASÍ COMO:
• EVITAR EL USO EXCESIVO DE PAPEL.EVITAR EL USO EXCESIVO DE PAPEL.
• EVITAR LA DUPLICIDAD DE DATOS.EVITAR LA DUPLICIDAD DE DATOS.
• PERMITIR QUE LOS ASUNTOS SEAN TURNADOS SIN PERDIDA PERMITIR QUE LOS ASUNTOS SEAN TURNADOS SIN PERDIDA DE TIEMPO Y EVITAR QUE LA INFORMACIÓN SEA DE TIEMPO Y EVITAR QUE LA INFORMACIÓN SEA DISTORCIONADA.DISTORCIONADA.
• PROPORCIONAR SEGUIMIENTO, INDICADORES Y SEGURIDAD PROPORCIONAR SEGUIMIENTO, INDICADORES Y SEGURIDAD EN EL MANEJO Y CONSULTA DE LA INFORMACIÓN.EN EL MANEJO Y CONSULTA DE LA INFORMACIÓN.
O B J E T I V OO B J E T I V O
SISTEMA CONTROLSISTEMA CONTROLDE GESTIÓN EN LA PIRÁMIDE ORGANIZACIONALDE GESTIÓN EN LA PIRÁMIDE ORGANIZACIONAL
CONTROLDE
GESTIÓNN-1
CONTROLDE
GESTIÓNN-2
CONTROLDE
GESTIÓNN-2
CONTROLDE
GESTIÓNN-3
CONTROLDE
GESTIÓNN-3
NIVEL DIRECTIVO
NIVELEJECUTIVO
NIVELDE
CONTROLCONTROL
DEGESTIÓN
N-3
DIR. GRAL.
DIR. AYFDIR. DE P. DIR. JUR.DIR. DE OP. DIR. MOD.
SUB. DIR.GERENTE GERENTEGERENTE GERENTE
GERENTE GERENTE
J. DEPTO. J. DEPTO.
ESQUEMA OPERACIONALESQUEMA OPERACIONAL
PC PC
SERVIDOR
DATOS
ASUNTOS
REGISTRO
JERARQUIZACIÓNTURNADO
SEGUIMIENTO CONSULTASREPORTES
ADMINISTRADOR DEL SISTEMA
REGISTRO
JERARQUIZACIÓNTURNADO
SEGUIMIENTO CONSULTASREPORTES
DIRECCIÓNGENERAL
DELEGACIÓN OFICINAS CENTRALES SISTEMAS
MODELO DE OPERACIÓN MODELO DE OPERACIÓN ENTRE OFCICINAS CENTRALES Y DELEGACIONESENTRE OFCICINAS CENTRALES Y DELEGACIONES
SERVIDOR
DELEGADO REGIONAL
PANTALLA PRINCIPALPANTALLA PRINCIPAL
NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3 NIVEL 4 NIVEL 5 NIVEL 6
CONSULTA DE ASUNTOS ACTUALIZACIÓN DE CATÁLOGOS CONTROL DE ASUNTOS CONTROL DE ASUNTOS CONTROL DE ASUNTOS SEGUIMIENTO
GRÁFICAS CONTROL DE ASUNTOS CORREO ELECTRÓNICO CORREO ELECTRÓNICO CORREO ELECTRÓNICO
CONTROL PERSONAL CONSULTA DE ASUNTOS AGENDA PERSONAL AGENDA PERSONAL AGENDA PERSONAL
ARCHIVOS HISTÓRICOS CONTROL PERSONAL ACCIONES POR REALIZAR ACCIONES POR REALIZAR ACCIONES POR REALIZAR
CONTROL SECRETARIAL ARCHIVOS HISTÓRICO ARCHIVOS HISTÓRICO ARCHIVOS HISTÓRICO ARCHIVOS HISTÓRICO
INFORMACIÓN DEL DIRECTIVO TRASPASO DE ASUNTOS INFORMACIÓN DEL DIRECTIVO INFORMACIÓN DEL DIRECTIVO INFORMACIÓN DEL DIRECTIVO
INFORMACIÓN DEL DIRECTIVO
CONTROL SECRETARIAL
MODULOS QUE INTEGRAN CADA NIVELMODULOS QUE INTEGRAN CADA NIVEL
NIVEL DE OPERACIÓN:NIVEL DE OPERACIÓN:
DIRECCIÓN DE FINANZAS.
MENÚ PRINCIPAL MENÚ PRINCIPAL NINEL 1NINEL 1
MENÚ PRINCIPAL NIVEL 2MENÚ PRINCIPAL NIVEL 2
MENÚ PRINCIPAL DE LOS NIVELES 3,4 Y5MENÚ PRINCIPAL DE LOS NIVELES 3,4 Y5
MENÚ PRINCIPAL NIVELES 6MENÚ PRINCIPAL NIVELES 6
FUNCIÓNFUNCIÓN
PERMITE EL CONTROL DE LOS: (REMITENTES EXTERNOS E
INTERNOS, DEPENDENCIAS, INSTRUCCIONES, PRIORIDADES Y
CLASIFICACIONES), QUE EL NIVEL DOS UTILIZA, AL REGISTRAR LA
CORRESPONDENCIA DE CAMINOS Y PUENTES FEDERALES
ADMINISTRADOS POR EL DIRECTIVO DEL ORGANISMO, CON LO CUAL
ES POSIBLE:
• REALIZAR LAS (ALTAS, BAJAS, CAMBIOS, CONSULTAS, E REALIZAR LAS (ALTAS, BAJAS, CAMBIOS, CONSULTAS, E
IMPRESIÓN.) DE LOS CATÁLOGOS ANTERIORMENTE IMPRESIÓN.) DE LOS CATÁLOGOS ANTERIORMENTE
MENCIONADOS.MENCIONADOS.
ACTUALIZACIÓN DE CATÁLOGOS NIVEL 2ACTUALIZACIÓN DE CATÁLOGOS NIVEL 2
CONTROL DE ASUNTOSCONTROL DE ASUNTOS
FUNCIÓNFUNCIÓN
PERMITE EL (REGISTRO DE LA CORRESPONDENCIA,
JERERQUIZACIÓN, TURNADO, IMPRESIÓN DE ASUNTO E
INDICACIONES.), QUE EL NIVEL DOS UTILIZA PARA EL CONTROL DE
GESTIÓN DEL ORGANISMO DE CAMINOS Y PUENTES FEDERALES.
CONTROL DE ASUNTOSCONTROL DE ASUNTOS
REGISTRO DE CORRESPONDENCIAREGISTRO DE CORRESPONDENCIA
JERARQUIZACIÓNJERARQUIZACIÓN
TURNAR A:TURNAR A:
SEGUIMIENTO DE ASUNTOS PENDIENTESSEGUIMIENTO DE ASUNTOS PENDIENTES
IMPRESIÓN DE ASUNTOSIMPRESIÓN DE ASUNTOS
IMPRESIÓN DE INDICACIONESIMPRESIÓN DE INDICACIONES
REPORTE DE ASUNTOSREPORTE DE ASUNTOS
FUNCIÓNFUNCIÓN
PERMITE VISUALIZAR LOS DIFERENTES TIPOS DE INFORMACIÓN
DISPONIBLE:
• CORRESPONDENCIA.- IMPRIME TODO LO QUE SE HA CORRESPONDENCIA.- IMPRIME TODO LO QUE SE HA
REGISTRADO MEDIANTE UN RANGO DE FECHA.REGISTRADO MEDIANTE UN RANGO DE FECHA.
• ASUNTOS POR TURNAR.- IMPRIME UNA RELACIÓN DE ASUNTOS ASUNTOS POR TURNAR.- IMPRIME UNA RELACIÓN DE ASUNTOS
QUE FALTAN POR TURNAR MEDIANTE UN RANGO DE FECHA.QUE FALTAN POR TURNAR MEDIANTE UN RANGO DE FECHA.
• ASNTOS P/C.- PERMITE CONSULTAR LOS ASUNTOS MEDIANTE ASNTOS P/C.- PERMITE CONSULTAR LOS ASUNTOS MEDIANTE
DIFERENTES CRITERIOS; TODOS LOS ASUNTOS, POR DIRECTIVO, DIFERENTES CRITERIOS; TODOS LOS ASUNTOS, POR DIRECTIVO,
DIR. E INSTRUCCIÓN, FECHA LIMITE Y DEPENDENCIA, VISUALIZAN DIR. E INSTRUCCIÓN, FECHA LIMITE Y DEPENDENCIA, VISUALIZAN
LA INFORMACIÓN CON LOS ESTATUS DE “ P/C ”, ADEMÁS DE LA INFORMACIÓN CON LOS ESTATUS DE “ P/C ”, ADEMÁS DE
MANDAR IMPRIMIR LOS ASUNTOS MEDIANTE UN RANGO DE MANDAR IMPRIMIR LOS ASUNTOS MEDIANTE UN RANGO DE
FECHA.FECHA.
REPORTE DE ASUNTOSREPORTE DE ASUNTOS
CONSULTA DE ASUNTOSCONSULTA DE ASUNTOS
CONSULTAS DIVERSASCONSULTAS DIVERSAS
FUNCIÓNFUNCIÓN
MUESTRA UNA ESTADÍSTICA DE LA INFORMACIÓN QUE SE CREO EN
LA OPCIÓN DE GENERACIÓN DE ESTADÍSTICAS DE EXPLOTACIÓN.
• GENERACIÓN DE ESTADÍSTICAS DE EXPLOTACIÓN.- ESTABLECE GENERACIÓN DE ESTADÍSTICAS DE EXPLOTACIÓN.- ESTABLECE
UN RECUENTO DE TODA LA CORRESPONDENCIA POR UN RECUENTO DE TODA LA CORRESPONDENCIA POR
JERARQUIZAR, ASUNTOS PENDIENTES/CONCLUIDOS.JERARQUIZAR, ASUNTOS PENDIENTES/CONCLUIDOS.
• GRÁFICAS Y CONSULTA DE EXPLOTACIÓN.- PERMITE GRAFICAR GRÁFICAS Y CONSULTA DE EXPLOTACIÓN.- PERMITE GRAFICAR
LA INFORMACIÓN.LA INFORMACIÓN.
ESTADÍSTICAS DE EXPLOTACIÓNESTADÍSTICAS DE EXPLOTACIÓN
ESTADÍSTICAS DE EXPLOTACIÓNESTADÍSTICAS DE EXPLOTACIÓN
ESTADÍSTICAS DE EXPLOTACIÓNESTADÍSTICAS DE EXPLOTACIÓN
CONTADOR DE ASUNTOSCONTADOR DE ASUNTOS
CONTROL PERSONALCONTROL PERSONAL
FUNCIÓNFUNCIÓN
PERMITE TRABAJAR EN LOS MÓDULOS DE:
• AGENDA PERSONAL.- PERMITE REGISTRAR UN COMPROMISO EN AGENDA PERSONAL.- PERMITE REGISTRAR UN COMPROMISO EN
UNA AGENDA ELECTRÓNICA.UNA AGENDA ELECTRÓNICA.
• ACCIONES POR REALIZAR.- PERMITE LLEVAR UNA BITÁCORA DE ACCIONES POR REALIZAR.- PERMITE LLEVAR UNA BITÁCORA DE
ACTIVIDADES.ACTIVIDADES.
• PERMITE TENER UNA COMUNICACIÓN ENTRE LOS USUARIOS DEL PERMITE TENER UNA COMUNICACIÓN ENTRE LOS USUARIOS DEL
SISTEMA MEDIANTE UN CORREO ELECTRÓNICO.SISTEMA MEDIANTE UN CORREO ELECTRÓNICO.
• ACCIONES ESPECIALES.- VISUALIZA LAS ACTIVIDADES DEL NIVEL ACCIONES ESPECIALES.- VISUALIZA LAS ACTIVIDADES DEL NIVEL
DE MAYOR RANGO MEDIANTE UNA CLAVE DE ACCESO.DE MAYOR RANGO MEDIANTE UNA CLAVE DE ACCESO.
CONTROL PERSONALCONTROL PERSONAL
ARCHIVO HISTÓRICOARCHIVO HISTÓRICO
FUNCIÓNFUNCIÓN
PERMITE CONSULTAR LA INFORMACIÓN DE LOS ASUNTOS
CONCLUIDOS, CONCLUIDOS POR DIRECTIVO QUE FUERON
ENVIADOS AL ARCHIVO HISTÓRICO MEDIANTE LA OPCIÓN DE
TRANSFERENCIA DE ASUNTOS, TAMBIÉN PERMITE CONSULTAR LAS
ACCIONES Y COMUNICACIONES RELIZADAS:
• ASUNTOS CONCLUIDOS.- MUESTRA LOS ASUNTOS CON ESTATUS ASUNTOS CONCLUIDOS.- MUESTRA LOS ASUNTOS CON ESTATUS
DE CONCLUIDO.DE CONCLUIDO.
• ASUNTOS CONCLUIDOS POR DIRECTIVO.- PERMITE CONSULTAR ASUNTOS CONCLUIDOS POR DIRECTIVO.- PERMITE CONSULTAR
LOS ASUNTOS DE LOS DIRECTIVOS CON ESTATUS DE LOS ASUNTOS DE LOS DIRECTIVOS CON ESTATUS DE
CONCLUIDO.CONCLUIDO.
• ACCIONES REALIZADAS.- MUESTRA LAS NOTAS QUE SE ACCIONES REALIZADAS.- MUESTRA LAS NOTAS QUE SE
TRANSFIRIERON AL ARCHIVO HISTÓRICO.TRANSFIRIERON AL ARCHIVO HISTÓRICO.
• COMUNICACIONES ARCHIVADAS.- DESPLIEGA LOS CORREOS DEL COMUNICACIONES ARCHIVADAS.- DESPLIEGA LOS CORREOS DEL
ARCHIVO HISTÓRICO.ARCHIVO HISTÓRICO.
ARCHIVO HISTÓRICOARCHIVO HISTÓRICO
TRASPASO DE ASUNTOS AL HISTÓRICOTRASPASO DE ASUNTOS AL HISTÓRICO
FUNCIÓNFUNCIÓN
TRANSFIERE LOS ASUNTOS CONCLUIDOS Y CONCLUIDOS POR
DIRECTIVO A UN ARCHIVO HISTÓRICO:
• TRASPASO DE ASUNTOS.- MEDIANTE UN RANGO DE FECHA TRASPASO DE ASUNTOS.- MEDIANTE UN RANGO DE FECHA
MANDA LOS ASUNTOS CONCLUIDOS AL ARCHIVO HISTÓRICO.MANDA LOS ASUNTOS CONCLUIDOS AL ARCHIVO HISTÓRICO.
• REVIVIR ASUNTOS.- PERMITE REVIVIR UN ASUNTO QUE SE HAYA REVIVIR ASUNTOS.- PERMITE REVIVIR UN ASUNTO QUE SE HAYA
MANDADO AL ARCHIVO HISTÓRICO, MEDIANTE UN NÚMERO DE MANDADO AL ARCHIVO HISTÓRICO, MEDIANTE UN NÚMERO DE
FOLIO.FOLIO.
TRASPASO DE ASUTOS AL HISTÓRICOTRASPASO DE ASUTOS AL HISTÓRICO
INFORMACIÓN DEL DIRECTIVOINFORMACIÓN DEL DIRECTIVO
FUNCIÓNFUNCIÓN
PERMITE AL NIVEL DOS LLEVAR LOS (ACUERDOS, CITAS Y/O
AUDIENCIAS, COMUNICACIÓN TELEFÓNICA, CORRESPONDENCIA
ENVIADA Y RECIBIDA, ESCRITOS, EVENTOS, PERIODICOS, REVISTAS,
PERSONALES, TELEVISIÓN, RADIO, DIRECTORIO TELEFÓNICO Y
CONSULTAS.)
CONTROL SECRETARIALCONTROL SECRETARIAL
CONTROL SECRETARIALCONTROL SECRETARIAL
ALCANCESALCANCES
• SISTEMATIZAR EL CONTROL DE CORRESPONDENCIA EN CAPUFE.
• CONCILIAR LOS ASUNTOS MEDIANTE UNA MANERA SISTEMATIZADA.
• CONSULTAS Y REPORTES CON INFORMACIÓN DE USO OPERATIVO Y DIRECTIVO.
• GENERACIÓN DE LOS REPORTES SEMANALES.
NIVEL DE OPERACIÓN:
OFICINAS CENTRALES, DELEGACIONES 1-10, GERENCIAS TEPIC SAN BLAS.