Control de Gestión Tecnológica

¿Qué es Tecnología?

Conjunto de conocimientos y técnicas que, aplicados de forma lógica y ordenada, permiten al ser humano modificar su entorno material o virtual para satisfacer sus necesidades, esto es, un proceso combinado de pensamiento y acción con la finalidad de crear soluciones útiles.

¿Qué es Gestión de Proyectos?

La gestión de proyectos corresponde entonces al proceso por el cual se planifica, dirige y controla el desarrollo de este conjunto de acciones a un costo mínimo y dentro de un período de tiempo determinado; organizando y administrando los recursos que intervienen en el mismo de manera tal que éste se pueda culminar dentro del alcance del tiempo y costos previamente definidos.

¿Qué es Control de Gestión de Proyectos

Tecnológicos?Proceso orientado a organizar y dirigir los recursos disponibles , tanto humanos como técnicos y económicos, con el objetivo de aumentar la creación de nuevos conocimientos, generando ideas que permitan obtener nuevos productos y servicios o mejorar los ya existentes a través de la aplicación de las TIC’s

¿Cuál es el Objetivo?

Establecer la mejora continua de los servicios o productos de una organización mediante la adaptación, desarrollo e integración de nuevas tecnologías de proceso, organizacionales, de operación y de equipos, bajo un esquema sistematizado que permita gestionar la cartera de los proyectos tecnológicos para aplicar, implementar y evaluar las innovaciones realizadas.

¿Qué nos Permiten?

• Llevar un Proceso Ordenado y Sistemático por Etapas y Productos• Determinar Prioridades• Controlar Fases• Medir Avances y Resultados• Mitigar Riesgos• Establecer Métricas e Indicadores• Mejoramiento Continuo

¿Cuál es la Importancia?

• Asegurar el Cumplimiento de los Objetivos pautados para cada una de las Fases del Proyecto, haciendo un uso óptimos de los Recursos.

Etapas de la Gestión de Proyectos TIC’s

Etapas de la Gestión de Proyectos TIC’s

Organización

Es la fase de inicio de cualquier proyecto y su objetivo es analizar si la empresa debe o no embarcarse en dicho proyecto, pues en ciertas ocasiones la empresa puede tener más problemas que beneficios a la hora de realizar un proyecto.

Organización

El análisis de viabilidad debe incluir al menos las siguientes actividades:

• Análisis previo del alcance del proyecto.• Análisis de los riesgos de ejecución del proyecto.• Análisis de viabilidad de acuerdo a tiempos, costos, calidad y

recursos.• Creación del registro de seguimiento en la herramienta de

gestión de la empresa.

Planificación

El objetivo de esta fase es definir con el máximo detalle posible las tareas a realizar y los recursos necesarios para llevar a buen término el proyecto. Un error de cálculo en esta fase puede ser muy dañino para la empresa.

Planificación

Las actividades clave en esta etapa son:

• Definición del alcance definitivo del proyecto.• Realización de estimaciones de tiempos, costos y recursos.• Definición del plan de proyecto.• Si finalmente el proyecto es aprobado, debe plasmarse en

un contrato que recoja todos los términos del acuerdo.• Negociación del contrato (En caso de requerirse).

Ejecución

La tercera fase de la gestión de proyectos es donde las empresas despliegan todo su CONOCIMIENTO  (Know  How) en el desarrollo de las tareas planificadas .

Ejecución

Las actividades principales de esta etapa son:• Establecimiento del entorno de trabajo.• Asignación de las tareas planificadas a los recursos

disponibles.• Ejecución de las tareas planificadas.• Gestión de las peticiones de cambio.

IMPORTANTE: De forma paralela a esta fase, es necesario realizar un control y seguimiento del proyecto, el cual velará por el cumplimiento de la planificación y la calidad del trabajo realizado.

Control y Seguimiento

Esta etapa, junto a la de planificación detallada, es una de las más importantes para el éxito del proyecto, y por desgracia también una de las menos tomadas en consideración.

Control y Seguimiento

En esta fase se realizan esencialmente 4 tipo de actividades:

• Seguimiento de tareas e hitos planificados.• Gestión de entregables (incluido control de la calidad).• Gestión de incidencias.• Generación de Métricas e Indicadores• Generación de informes de seguimiento.

Cierre

El objetivo de esta fase es institucionalizar una etapa de control para verificar que no quedan cabos sueltos antes de dar por cerrado el proyecto. Esta fase suele ejecutarse a través de un checklist o lista de control.

Cierre

Las tareas clásicas a realizar dentro de esta fase son:

• Cierre formal del proyecto por parte de todos los actores involucrados en el proyecto (stakeholders).• Realización del respaldo del proyecto (Almacenamiento de

Documentación y Acuerdos).• Análisis de los resultados con respecto a las estimaciones

iniciales.• Documentación y actualización de la base de conocimiento

con todo lo aprendido. (Riesgos, Desviaciones, Cambios)

¿Después que?

Mejoramiento Continuo

Al Fin!!!!!!!

Generación de Indicadores

Conceptos y Aspectos

Herramientas

• Gantt• Diagrama de flujo• Camino Crítico• Buscar Otras

Gantt

• Conceptos, Aspectos, Ejemplos

Diagrama de Flujo

• Conceptos, Aspectos, Ejemplos

Camino Crítico

• Conceptos, Aspectos, Ejemplos

Herramientas Automatizadas

• En software libre existen decenas de aplicaciones para administrar proyectos colaborativos: teambox, redmine, dotproject, todoyou, opengoo, webcollab, collabtive, fengoffice, … En próximos artículos abordaremos las mejores soluciones software libre para la gestión de proyectos.

Mejores Prácticas

• Definición de Alcance (buscar imagen del columpio)• Definición de Roles y Tareas• Planificación• Control y Seguimiento• Comunicación• Gestión del Cambio• Gestión de Riesgos

¿Qué Medir?

• Alcance (Imagen del Columpio)• Costos• Calidad• Cambios• Riesgos

¿Qué Medir?

PROCESOS DEL CONTROL DE PROYECTOS

• A continuación se describen los procesos de para el seguimiento y control de proyectos.

• Alcance: los autores Guido y Clements (2003) y PMBOK (2004) coinciden en su definición, considerándolo como los trabajos que deben realizarse para garantizar al cliente la aprobación y conformidad con los productos entregables, el cual debe contener, el enunciado, la estructura detallada de trabajo, entre otros elementos que deben ser controlados.

¿Qué Medir?

PROCESOS DEL CONTROL DE PROYECTOS

• PMBOK (2004), esto con la finalidad de establecer las fechas de inicio y culminación de cada actividad, permitiendo medir el avance y la incorporación de nuevas actividades producto de los cambios que puedan presentarse durante el desarrollo del proyecto.

• Costos: según el PMBOK (2004) y Guido y Clements (2003), se establecen elementos para el control de los costos asociados a un proyecto de manera eficiente, entre estos está, el análisis de su desempeño lo cual permite determinar aquellos trabajos que requieran acciones correctivas, la revisión de las estimaciones de tiempo y costo entre otras.

¿Qué Medir?

PROCESOS DEL CONTROL DE PROYECTOS

• Calidad: tanto el PMBOK (2004) como Fernández (2001), coinciden en los elementos y definición de calidad para el control de proyectos, entre los cuales se puede mencionar el establecimiento de los estándares de calidad, métodos de medición, procedimientos de recolección de datos, especificar qué se va a controlar entre otros, con lo cual, se puede realizar el seguimiento y verificación de los resultados de las actividades del proyecto a fin de compararlos con las especificaciones, normas y estándares preestablecidos para, en caso de desviaciones, tomar las acciones correctivas.

¿Qué Medir?

PROCESOS DEL CONTROL DE PROYECTOS • Equipo del proyecto: según el PMBOK (2004), esta etapa del

proceso, facilita el seguimiento del desempeño de los miembros del equipo, proporciona retroalimentación, se resuelven problemas y coordinan cambios para mejorar el rendimiento del proyecto, mientras que para Chamoun (2002), los miembros del equipo, son los responsables de elaborar el plan, velar por la ejecución y control, siguiendo un esquema de trabajo, participando en la integración del equipo para lograr los objetivos del proyecto.

¿Qué Medir?

PROCESOS DEL CONTROL DE PROYECTOS • Riesgos: para el PMBOK (2004), el riesgo puede afectar la

ejecución y resultados del proyecto, ambos autores coinciden en que se debe establecer un plan de gestión de riesgos, lo cual permitirá identificar y registrar nuevos riesgos, teniendo en cuenta que este representa un evento o condición incierta con un efecto positivo o negativo sobre al menos un objetivo del proyecto, como tiempo, costo alcance entre otros.

¿Qué Medir?

PROCESOS DEL CONTROL DE PROYECTOS • Administración del contrato: de acuerdo a los conceptos

emitidos por el PMBOK (2004), en la administración de contratos se manejan elementos como el plan de ejecución, seguimiento al rendimiento del proyecto y el control de cambios, sin embargo, el factor calidad no es tomado en cuenta por este autor. Ahora bien, considerando que en la ejecución de proyectos se debe considerar como factores clave el tiempo, costo y la calidad, esta investigación los toma en cuenta, con el fin de aplicar estos elementos a la administración de contratos en los procesos para el control de proyectos de automatización

¿Qué Medir?

HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL DE PROYECTOS

• En la actualidad existen herramientas de apoyo para el proceso de control de proyectos entre estas se pueden mencionar: estructura detallada de trabajo, la matriz de roles y funciones, programa del proyecto, presupuesto base y programa de erogaciones, las cuales son de gran importancia para esta investigación, por cuanto, permite identificar los instrumentos que pueden utilizarse para ejecutar y optimizar su control. A continuación se presenta una breve descripción.

¿Qué Medir?

HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL DE PROYECTOS

• Estructura detallada de trabajo: tanto Chamoun (2002) como Guido y Clements (2003), coinciden en la implementación de la EDT como una herramienta para controlar el alcance del proyecto mediante el establecimiento de forma clara los entregables y asegurar su cumplimiento dentro del proyecto, ya que incluyen todos los elementos del mismo como fases, entregables y sub-sub entregables, con descripciones y criterios de aceptación, es decir, cada nivel inferior de la estructura representa una descripción detallada de los elementos.

¿Qué Medir?

HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL DE PROYECTOS

• Matriz de roles y funciones: los autores Chamoun (2002) y Guido y Clements (2003), coinciden en la importancia de la matriz de responsabilidades como herramienta para el control de proyectos, porque permite identificar la responsabilidad de cada integrante que forma parte del equipo de trabajo del proyecto, de igual forma, esta herramienta permitirá aprovechar mejor las habilidades y conocimientos de cada uno de los miembros que conforman un equipo de trabajo

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¿Qué Medir?

HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL DE PROYECTOS

• Programa del proyecto: Guido y Clements (2003) y Chamoun (2002), coinciden al definir el programa del proyecto como un conjunto de actividades interrelacionadas las cuales permiten, además de la planificación, el control del mismo, sin embargo, vale la pena resaltar la diferencia donde este último lo define como una herramienta, mientras para Guido y Clements (2003) representa una técnica de control.

¿Qué Medir?

HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL DE PROYECTOS

• Presupuesto base: Chamoun (2002) y Fernández (2001) coinciden en presentar el presupuesto base como una herramienta para el control de los costos del proyecto relacionados en función del tiempo, realizando el monitoreo y la validación del presupuesto e identificando las desviaciones, órdenes de cambios entre otros.

¿Qué Medir?

HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL DE PROYECTOS

• Programa de Erogaciones: tanto Guido y Clements (2003) como Chamoun (2002), resaltan la importancia de comparar los costos del proyecto en función del plan establecido, esto permite identificar y controlar las desviaciones que en dicho sentido se encuentren, mediante la recopilación periódica y oportuna de los costos referentes a los costos efectuados y comprometidos y posteriormente comparado con el presupuesto.