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DIRECTRICES PARA LA AUDITORIA DE LOS SISTEMAS DE GESTION NTC-ISO 19011:2002
TERESA MONTOYA RIOS Profesional en Salud ocupacional – Especialista
en Higiene y Seguridad industrial
ESTRUCTURAGENERALIDADES DE LA AUDITORIA
GENERALIDADES DE LOS SISTEMAS DE GESTION
AUDITORIA EN LOS SISTEMAS DE GESTION
EJERCICIO DE APLICACIÓN
GENERALIDADES DE LA AUDITORIAConceptos básicos
AUDITORIA: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.
AUDITOR: persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría
AUDITADO: organización que es auditada.
EVIDENCIAS DE AUDITORIA: registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables.
CRITERIOS DE AUDITORIA: conjunto de políticas, procedimientos o requisitos.
HALLAZGOS DE AUDITORIA: resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría.
CONCLUSIONES DE AUDITORIA: Resultado de una auditoría, que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.
GENERALIDADES DE LA AUDITORIATipos de Auditoria
1. INTERNA - PRIMERA PARTEVerificar el cumplimiento de los requisitos del Sistema de
Gestión
2. EXTERNA - SEGUNDA PARTE
Interés en la organización doble vía -
Determinar aptitudes de proveedores – clientes
Valorar Desempeño de proveedores . Cliente
Asegurar la habilidad de Proveedores – clientes
GENERALIDADES DE LA AUDITORIATipos de Auditoria
2. EXTERNA - TERCERA PARTE
ORGANIZACIONES INDEPENDIENTES EXTERNAS Y CERTIFICADAS PARA DETERMINAR SI EL SG HA SIDO
Documentado
implementado y mantenido de acuerdo a la norma
GENERALIDADES DE LA AUDITORIAPrincipios para que la auditoria sea Eficaz y Fiable
2. REFERENTE A LA AUDITORIAINDEPENDENCIA: Garantizar imparcialidad y
objetividad en sus conclusiones
ENFOQUE BASADO EN LA EVIDENCIA: Proceso racional y sistemático que garantice conclusiones
fiables, reproducibles y verificables.
1.REFERENTE AL AUDITORCONDUCTA ETICA: Fundamento
de la profesionalidad
PRESENTACION ECUANIME: Informar con Veracidad y
Exactitud
DEBIDO CUIDADO PROFESIONAL: Diligencia y Juicio
al auditar (Competente)
SISTEMAS DE GESTION SISTEMA: Conjunto de elementos mutuamente relacionados que interactúan para convertir unas entradas en salidas mediante un proceso
GESTION: Actividades Coordinadas para dirigir y controlar una organización en la referente a la calidad
SISTEMA DE GESTION: Sistema para establecer política y objetivos para lograr los mismos
SISTEMAS DE GESTION Objetivos
Las normas de Sistemas de Gestión tienen como objetivo establecer al interior de las organizaciones estructuras que garantizan que determinada actividad (Gestión) se cumpla correctamente estableciendo política y objetivos y la forma de cumplir los mismos.
SISTEMAS DE GESTION Gestión por procesos
SISTEMAS DE GESTION Ciclo PHVA
SISTEMAS DE GESTION Elementos
PROCESO PARA LA GESTION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA
3. SEGUIMIENTO Y MEDICION DEL PROGRAMA DE AUDITORIA
Seguimiento y revisiónIdentificación de la necesidad
de acciones correctivas y preventivas
- Identificación de oportunidades de mejora
2. IMPLEMENTACION DEL PROGRAMA DE AUDITORIAElaboración del calendario de las auditorias
Evaluación de los auditores
Selección de los equipos
auditores
Conducción de las actividades
de auditoría Conservación
de los regístros
1. ESTABLECIMIENTO DEL PROGRAMA DE AUDITORIA
Objetivos y amplitud Responsabilidades Recursos Procedimientos
ACTIVIDADES TIPICAS DEL PROCESO DE AUDITORIA
3. PREPARACION DE LAS ACTIVIDADES IN SITU
Preparación del plan de auditoría
- Asignación de tareas al equipo auditor
- Preparación de los documentos de trabajo
2. REVISION DE LA DOCUMENTACIONRevisión de los documentos pertinentes del sistema de gestión, incluyendo los registros, y
determinación de su adecuación con respecto a los criterios de auditoría
1. INICIO DE LA AUDITORIADesignación del líder del equipo
auditor
Definición de objetivos, alcance y
criterios de auditoría
- Determinación de la viabilidad de la auditoría
- Selección del equipo auditor
Contacto inicial con el auditado
ACTIVIDADES TIPICAS DEL PROCESO DE AUDITORIA
4. (sigue) REALIZACION DE LA AUDITORIA IN SITU
- Generación de hallazgos de la auditoría
- Preparación de las conclusiones de la
auditoría
- Realización de la reunión de cierre
4. REALIZACION DE LA AUDITORIA IN SITURealización de la
reunión de apertura
Comunicación durante la auditoría
Papel y responsabilidades
de los guías y observadores
- Recopilación y verificación de la
información
ACTIVIDADES TIPICAS DEL PROCESO DE AUDITORIA
APROBACION Y DISTRIBUCIÓN:
Entregarse en el periodo acordado; fechado revisado y aprobado según programa de auditoría.
PREPARACION (sigue)Identificación de los
integrantes; fecha y lugar; criterios; hallazgos y conclusión de la auditoria
PREPARACION:Objetivo y alcance, identificación del cliente Identificación del líder del
equipo auditor
5. PREPARACION, APROBACION Y DISTRIBUCION DEL INFORME DE AUDITORIA
ACTIVIDADES TIPICAS DEL PROCESO DE AUDITORIA
7. ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO DE LA AUDITORIA
Las conclusiones de la auditoría pueden indicar la
necesidad de acciones correctivas, preventivas, o de
mejora
Debería verificarse si se implementó la acción correctiva y su eficacia
El programa de auditoría puede especificar el
seguimiento por parte de los miembros del equipo auditor.
6. FINALIZACION DE LA AUDITORIA
Todas las actividades del plan de auditoria hayan finalizado
Informe sea aprobado y distribuido
Documentos se conservan o destruyen de acuerdo a
procedimientos
ATRIBUTOS PERSONALES DEL AUDITOR • f) versátil, es decir, se adapta
fácilmente a diferentes situaciones;
• g) tenaz, es decir, persistente, orientado hacia el logro de los objetivos;
• h) decidido, es decir, alcanza conclusiones oportunas basadas en el análisis y razonamiento lógicos; y
• i) seguro de sí mismo, es decir, actúa y funciona de forma independiente a la vez que se relaciona eficazmente con otros.
• a) ético, es decir, imparcial, sincero, honesto y discreto.
• b) de mentalidad abierta, es decir, dispuesto a considerar ideas o puntos de vista alternativos;
• c) diplomático, es decir, con tacto en las relaciones con las personas;
• d) observador, es decir, activamente consciente del entorno físico y las actividades;
• e) perceptivo, es decir, instintivamente consciente y capaz de entender las situaciones;
MUCHAS GRACIAS