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DIRECTRICES PARA LA AUDITORIA DE LOS SISTEMAS DE GESTION NTC-ISO 19011:2002

TERESA MONTOYA RIOS Profesional en Salud ocupacional – Especialista

en Higiene y Seguridad industrial

ESTRUCTURAGENERALIDADES DE LA AUDITORIA

GENERALIDADES DE LOS SISTEMAS DE GESTION

AUDITORIA EN LOS SISTEMAS DE GESTION

EJERCICIO DE APLICACIÓN

GENERALIDADES DE LA AUDITORIAConceptos básicos

AUDITORIA: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.

AUDITOR: persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría

AUDITADO: organización que es auditada.

EVIDENCIAS DE AUDITORIA: registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables.

CRITERIOS DE AUDITORIA: conjunto de políticas, procedimientos o requisitos.

HALLAZGOS DE AUDITORIA: resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría.

CONCLUSIONES DE AUDITORIA: Resultado de una auditoría, que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.

GENERALIDADES DE LA AUDITORIATipos de Auditoria

1. INTERNA - PRIMERA PARTEVerificar el cumplimiento de los requisitos del Sistema de

Gestión

2. EXTERNA - SEGUNDA PARTE

Interés en la organización doble vía -

Determinar aptitudes de proveedores – clientes

Valorar Desempeño de proveedores . Cliente

Asegurar la habilidad de Proveedores – clientes

GENERALIDADES DE LA AUDITORIATipos de Auditoria

2. EXTERNA - TERCERA PARTE

ORGANIZACIONES INDEPENDIENTES EXTERNAS Y CERTIFICADAS PARA DETERMINAR SI EL SG HA SIDO

Documentado

implementado y mantenido de acuerdo a la norma

GENERALIDADES DE LA AUDITORIAPrincipios para que la auditoria sea Eficaz y Fiable

2. REFERENTE A LA AUDITORIAINDEPENDENCIA: Garantizar imparcialidad y

objetividad en sus conclusiones

ENFOQUE BASADO EN LA EVIDENCIA: Proceso racional y sistemático que garantice conclusiones

fiables, reproducibles y verificables.

1.REFERENTE AL AUDITORCONDUCTA ETICA: Fundamento

de la profesionalidad

PRESENTACION ECUANIME: Informar con Veracidad y

Exactitud

DEBIDO CUIDADO PROFESIONAL: Diligencia y Juicio

al auditar (Competente)

SISTEMAS DE GESTION SISTEMA: Conjunto de elementos mutuamente relacionados que interactúan para convertir unas entradas en salidas mediante un proceso

GESTION: Actividades Coordinadas para dirigir y controlar una organización en la referente a la calidad

SISTEMA DE GESTION: Sistema para establecer política y objetivos para lograr los mismos

SISTEMAS DE GESTION Objetivos

Las normas de Sistemas de Gestión tienen como objetivo establecer al interior de las organizaciones estructuras que garantizan que determinada actividad (Gestión) se cumpla correctamente estableciendo política y objetivos y la forma de cumplir los mismos.

SISTEMAS DE GESTION Gestión por procesos

SISTEMAS DE GESTION Ciclo PHVA

SISTEMAS DE GESTION Elementos

PROCESO PARA LA GESTION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA

3. SEGUIMIENTO Y MEDICION DEL PROGRAMA DE AUDITORIA

Seguimiento y revisiónIdentificación de la necesidad

de acciones correctivas y preventivas

- Identificación de oportunidades de mejora

2. IMPLEMENTACION DEL PROGRAMA DE AUDITORIAElaboración del calendario de las auditorias

Evaluación de los auditores

Selección de los equipos

auditores

Conducción de las actividades

de auditoría Conservación

de los regístros

1. ESTABLECIMIENTO DEL PROGRAMA DE AUDITORIA

Objetivos y amplitud Responsabilidades Recursos Procedimientos

ACTIVIDADES TIPICAS DEL PROCESO DE AUDITORIA

3. PREPARACION DE LAS ACTIVIDADES IN SITU

Preparación del plan de auditoría

- Asignación de tareas al equipo auditor

- Preparación de los documentos de trabajo

2. REVISION DE LA DOCUMENTACIONRevisión de los documentos pertinentes del sistema de gestión, incluyendo los registros, y

determinación de su adecuación con respecto a los criterios de auditoría

1. INICIO DE LA AUDITORIADesignación del líder del equipo

auditor

Definición de objetivos, alcance y

criterios de auditoría

- Determinación de la viabilidad de la auditoría

- Selección del equipo auditor

Contacto inicial con el auditado

ACTIVIDADES TIPICAS DEL PROCESO DE AUDITORIA

4. (sigue) REALIZACION DE LA AUDITORIA IN SITU

- Generación de hallazgos de la auditoría

- Preparación de las conclusiones de la

auditoría

- Realización de la reunión de cierre

4. REALIZACION DE LA AUDITORIA IN SITURealización de la

reunión de apertura

Comunicación durante la auditoría

Papel y responsabilidades

de los guías y observadores

- Recopilación y verificación de la

información

ACTIVIDADES TIPICAS DEL PROCESO DE AUDITORIA

APROBACION Y DISTRIBUCIÓN:

Entregarse en el periodo acordado; fechado revisado y aprobado según programa de auditoría.

PREPARACION (sigue)Identificación de los

integrantes; fecha y lugar; criterios; hallazgos y conclusión de la auditoria

PREPARACION:Objetivo y alcance, identificación del cliente Identificación del líder del

equipo auditor

5. PREPARACION, APROBACION Y DISTRIBUCION DEL INFORME DE AUDITORIA

ACTIVIDADES TIPICAS DEL PROCESO DE AUDITORIA

7. ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO DE LA AUDITORIA

Las conclusiones de la auditoría pueden indicar la

necesidad de acciones correctivas, preventivas, o de

mejora

Debería verificarse si se implementó la acción correctiva y su eficacia

El programa de auditoría puede especificar el

seguimiento por parte de los miembros del equipo auditor.

6. FINALIZACION DE LA AUDITORIA

Todas las actividades del plan de auditoria hayan finalizado

Informe sea aprobado y distribuido

Documentos se conservan o destruyen de acuerdo a

procedimientos

ATRIBUTOS PERSONALES DEL AUDITOR • f) versátil, es decir, se adapta

fácilmente a diferentes situaciones;

• g) tenaz, es decir, persistente, orientado hacia el logro de los objetivos;

• h) decidido, es decir, alcanza conclusiones oportunas basadas en el análisis y razonamiento lógicos; y

• i) seguro de sí mismo, es decir, actúa y funciona de forma independiente a la vez que se relaciona eficazmente con otros.

• a) ético, es decir, imparcial, sincero, honesto y discreto.

• b) de mentalidad abierta, es decir, dispuesto a considerar ideas o puntos de vista alternativos;

• c) diplomático, es decir, con tacto en las relaciones con las personas;

• d) observador, es decir, activamente consciente del entorno físico y las actividades;

• e) perceptivo, es decir, instintivamente consciente y capaz de entender las situaciones;

MUCHAS GRACIAS