Administración de Centros

1Ing. Luis Castellanos MSc

Administración de Centros. Índice

IntroducciónOrganización de CentrosPlanificación de ProyectosJustificación de ProyectosControl de ProyectosControl de CambiosMantenimientoProtección de DatosSeguridadSelección de Hardware y SoftwareRightsizing y DownsizingOutsourcingBibliografía

Administración de Centros. Introducción

Gerencia:Proceso de trabajar con otros y a través de otros para alcanzar objetivos organizacionales en un ambiente cambiante.

Organización:Sistema de actividades coordinadas

Características de una Organización:Coordinación de esfuerzosPropósito o meta comúnEspecialización de funcionesJerarquía de autoridad

Organización como sistemaFunciones Gerenciales

Planificación: Formulación de futuros cursos de acciónToma de Decisiones: Escoger entre las opcionesOrganización: Asegura uso eficiente de recursos Administrar el Recurso HumanoComunicación: En ambas víasMotivación: Satisfacer necesidades del personal, recompensar

Liderazgo: Dando el ejemplo y adaptándose a la situaciónControl: Evaluar planes vs lo ejecutado

Delegar:Proceso de asignar varios grados de autoridad de toma de decisiones a los subordinadosVentajas.

Permite mayor tiempo libre al jefeSirve como herramienta de entrenamiento gerencial

Barreras.Si quieres algo bien, hazlo tu mismoFalta de confianza en subordinadosFalta de autoconfianzaVaga definición de las tareasTemor a competencia con los subordinadosNo querer tomar riesgos al depender de otrosFalta de buenos controles

LiderazgoProceso en el cual se busca la participación voluntaria de los subordinados para alcanzar los objetivos organizacionalesProceso de mover a la gente en determinada dirección, principalmente por medios no coercitivos.Tipos de liderazgo

AutoritarioParticipativoIndiferente

Cualidades del líderAutoridad decisivaConfiabilidadEntusiasmoIniciativaIntegridadJuicio y JusticiaConocimientoLealtadTactoAbnegación

Motivación de acuerdo a Douglas Mc Gregor

Teoría X Teoría Y

• La gente es floja eirresponsable.

• Implica supervisiónconstante

• La gente es tra-bajadora y respon-sable.

• Implica dar apoyo yestímulo.

Motivación de acuerdo a Herzberg

Factores Motivadores Factores Higiénicos

• Logro• Reconocimiento• Responsabilidad• Desarrollo• Tipo de trabajo• Autonomía• Autoestima• Crecimiento Personal

• Sueldo• Organización Empresa• Calidad Supervisión• Evaluación actuación• Comunicaciones intern.• Condiciones trabajo• Relaciones Interperson.• Estabilidad laboral• Status• Políticas cambio organi.

Jerarquía de Necesidades de Maslow

Primarias: * Fisiológicas* De seguridad

Secundarias: * Sociales* Egoístas* Autorealización

Escalera de AnthonyNivel EstratégicoNivel TácticoNivel Operacional

Evolución de la Gerencia de ComputaciónProcesamiento de DatosSistemas de InformaciónTecnología de InformaciónInteligencia Artificial

Más general

Más específico

Metodología de SistemasConjunto de actividades llevadas a cabo para desarrollar y poner en marcha un S.I.

Administración de Centros. Organización de Centros

Centro de ComputaciónPosición en la Organización.

Computació n

Gerente Finanzas Gerente de RRHH Gerente de Operaciones

Gerente General

Computació n

Gerente Finanzas

Computació n

Gerente de RRHH

Computació n

Gerente de Operaciones

Gerente General

Centro de Computació n

Gerente Finanzas Gerente de RRHH Gerente de Operaciones

Gerente General

Gerente Finanzas Gerente de RRHH Gerente de Operaciones Gerente de Computació n

Gerente General

Secretaria

Analistas O&M

ComunicacionesMant. H/W

Atenció n Usuarios

Soporte Té cnico

Programadores

Desarrollo

Adm.Base DatosOperador(es)

Operaciones

Centro de Computació n

Deberes del Administrador del SistemaManejar usuarios

Añadir nuevos usuarios y nuevos gruposEliminar o suspender usuariosManejar seguridad de usuarios

Monitoreo del SistemaUso de los recursos del SistemaMantener la seguridad del Sistema

Mantenimiento del SistemaRespaldos y RecuperacionesSoftware del Sistema

Versiones permitidasLicencias permitidas

Hardware del SistemaCronograma de mantenimiento

Espacio libreIntegridad del Sistema

Integrantes de un Proyecto de SistemasLíder del Proyecto: Gerencia el ProyectoAnalistas: Recogen información inicial. Definen requerimientosDiseñador SI: Diseña Sistemas de InformaciónDiseñador BD: Diseña Base de DatosProgramadores: Codifican y prueban

Administración de Centros. Planificación de Proyectos

Importancia de la PlanificaciónMetodología de Sistemas a seguirUso de herramientas para Planificación

Gráfico de BarrasPERT-CPMCronograma de ActividadesSoftware de Planificación (Primavera, Project, ViewPoint, Harvard Project)

Niveles de Planificación.Plan de Sistemas: Engloba todos los proyectos que deben ser acometidos en un área del negocio.Plan General de Desarrollo: Muestra las fases a cumplir en un proyecto específico.Plan Detallado para una Fase:

Qué debe hacerse (productos)Cómo debe hacerse (actividades)Quién debe hacerlo ( recursos y responsables)Cuándo debe hacerse (fechas)

Plan para el resto del Proyecto: Ajustes al plan en cuanto al Desarrollo, Implantación y Pruebas.

Plan Detalladopara una fase

Plan Detalladoresto proyecto

Plan GeneralSistema 01

Plan GeneralSistema 02

Plan GeneralSistema n

Plan de Sistemas

EstimaciónIdentificar características del ProyectoRecopilar datos históricos sobre proyectos anterioresCalcular recursos necesarios para el Proyecto

Todos los estimados pueden estar sujetos a variaciones significativas.Normalmente se sobrestima +20%.

Se deben estimar:Recursos HumanosCostoTiempo

Métodos de estimación del tiempo:HistóricoIntuitivoPor promedios ponderados (pesimista, optimista, probable)

Administración de Centros. Justificación de Proyectos

Justificación de ProyectosEstablece bases para soportar aprobación.Incluye Análisis Beneficio/Costo.

Se verifica:que los objetivos del proyecto estén correctamente definidosque se han enunciado correctamente las prioridadesque se van a optimizar los beneficios para la empresa

Los beneficios pueden ser:Ahorros funcionalesBeneficios tangibles

Aumento de productividadMejor uso de los activosMejor control

Beneficios intangiblesOptimización de procedimientosMayor entusiasmo en los empleados

Razones para proponer proyectos:Resolver un problema

Actividades que no satisfacen estándares de desempeño y/o expectativas.

Aprovechar una oportunidadCambio para mejorar o ampliar el rendimiento

Dar respuesta a directivosProporcionar información en respuesta a órdenes o mandatos

Razones para iniciar proyectos:Mayor Capacidad (mayor velocidad o memoria)Mejor ControlMejoras en la ComunicaciónReducción de CostosAlcanzar Ventaja competitiva

Administración de Centros. Control de Proyectos

Tareas del Líder de ProyectoPreparar y ejecutar Planes de Acción

Actividades a ser realizadasDirigir reuniones para identificar y resolver problemas

Reunirse para revisar el progreso de las actividades

Dirigir reuniones de comunicaciónReunirse para intercambiar información sobre logros, problemas, soluciones, aprendizaje

Elaborar y presentar reportes de progreso

Actividades cumplidas, obstáculos encontrados

Ello le permite hacer “Seguimiento” al proyecto.Ventajas de Controlar un Proyecto:

Permite reasignar personas con poca cargaPermite intercambiar personal de actividades no críticas a críticas

Proyecto bajo ControlCada persona sabe lo que tiene que hacer y cuándo debe hacerloNadie está esperando que las cosas ocurranNo hay problemas escondidosEl Líder de proyecto sabe lo que se hecho y lo que no

Para mantener un Proyecto bajo control:Preparar y seguir planes de acciónRealizar reuniones para detectar y corregir problemasControlar los cambiosDelegar eficientementeMedir el tiempo que realmente faltaReconocer los síntomas del fracaso

Administración de Centros. Control de Cambios

Todo cambio debe ser tramitado de acuerdo a los procedimientos establecidos, y de acuerdo a la prioridad.Los procedimientos pueden abarcar:

Quién puede solicitar un cambioCómo se solicita un cambioCómo se procesa un cambioQuién aprueba un cambioCriterios para aceptar, rechazar o posponer un cambio.

Administración de Centros. Mantenimiento

Modificar, corregir o mejorar los sistemas existentes.Necesidad:

Si no hay apoyo continuo, los sistemas instalados pueden dejar de funcionarSi no se incorporan cambios necesarios, los sistemas pueden dejar de ser útilUn soporte continuo permite realizar ajustes para que, aún cuando el ambiente cambie, el sistema haga uso eficiente de los recursos de computación

Obstáculos para el mantenimientoDocumentación inadecuada, obsoleta o inexistenteComplejidad de los componentesComponentes mal estructuradosFalta de experiencia del personalPoca familiaridad con las aplicacionesExcesiva presión de tiempo

Gran cantidad de requerimientos de cambiosFalta de buena comunicación con los usuariosFalta de participación del usuarioDificultad para estimar y planificarRotación de personalA nadie le gusta efectuar mantenimiento

Tipos:Correctivo: elimina erroresPerfectivo: añade nuevas funcionesAdaptativo: modifica funcionesPreventivo: previene errores

Formas de mantener:Ordenes de TrabajoProyectoVersión Planificada

Administración de Centros. Protección de Datos

“Es preferible prevenir que lamentar”Medidas preventivas:

Aproveche las ventajas de los componentes incorporados en los S/W de Administración, S.O., DBMS.Escoja y entrene cuidadosamente al personalEscoja adecuadamente medios para el respaldoGuarde respaldos en lugares distintas al localEstablezca medidas para prevenir virus.Establezca procedimientos para recuperación de datos y planes de contingencia

Considere seguridad física datos/equiposPlanifiqueConsidere el uso de la criptografía

Fallas y causantes más comunes:Falla de H/WFalla de S/WIncendiosVirus InformáticoEmpleados descontentos o deshonestos

Planificación de PrevenciónCuántos datos deben ser respaldados y con qué frecuencia?Qué esquemas de protección de datos y sistema traen el H/W y S/W en uso?Cuáles son las necesidades futuras de procesamiento de datos?Cuán confiable y disponible debe ser el sistema como un todo?

Medios más usados para hacer respaldos:Discos flexiblesCartuchos de cintaOtro disco duroDiscos duros removiblesRAID (Redundant Array Inexpensive Disks)DAT (Digital Audio Tape)CD-ROMDispositivos WORM (Write once read many)

Administración de Centros. Seguridad

Metodologías de Seguridad:Identificación/Autenticación

Asegura el saber quiénes son los usuariosObliga a los usuarios a cambiar claves con frecuenciaSe criptografían claves en memoria ROMSe pueden emitir Tarjetas de Acceso

Control de AuditoríaRegistra cuáles programas se han usado y quién lo ha usado

Control de Acceso DiscrecionalRegula quién tiene acceso a cuáles aplicaciones o archivosAsigna niveles de seguridad para el acceso de datos

Reusabilidad de ObjetosDesconecta terminales inactivosLimpia memoria (RAM o ROM) y elimina material confidencial una vez que se ha usado

Asegurar las ComunicacionesProtege las redes cuando salen del entorno de la empresaCriptografía los datos antes de enviarlos a redes públicas o inalámbricas

Factores que afectan la seguridad:Manejo pobre de Modem´sTransmisión de archivos no criptografiadosIndiferencia ante la seguridadTemor ante costos de seguridad

No se usan técnicas criptográficasClaves de acceso débiles y obviasNo hay validación/verificación de usuariosNo se inspecciona el S/W nuevoEmpleados descontentos o deshonestosErrores de programaciónAplicaciones no autorizadasNo hay controles de auditoríaNo hay procedimientos de Antivirus

Administración de Centros. Selección de H/W & S/W

Algunos criterios para selección de Monitor:Resolución en pixelsColorTarjeta (SVGA, etc..)Tamaño de pantallaGarantíaRespaldo Técnico

Criterios para selección de Scanner:Resolución (base, óptica, Máxima)Tamaño de páginaTamaño del buffer de memoriaNo. de bits de colorColorSoftware incluidoGarantíaRespaldo Técnico

Criterios para selección de Impresora:Tipo (matricial, burbuja o láser)ResoluciónVelocidad (cpi o ppm)Ancho del carroGarantíaRespaldo Técnico

Criterios para selección de CPU:No. de terminales requeridosVelocidad del procesadorCapacidad del Disco DuroTamaño de Memoria RAMTamaño de Memoria CacheTamaño de la Video RAM (si aplica)Compatibilidad con equipos existentes

GarantíaRespaldo TécnicoUnidad de respaldo que soporteNo. de puertos seriales y paralelos (si aplica)

Formas de obtención del H/W:CompraArrendamientoAlquiler

M étodo de O btención V entajas D esventajas

Alquiler • C om prom iso a cortoplazo

• A lto n ivel flexib ilidad• N o requiere gran desem -

bolso• N o requiere financia-

m iento

• M ás caro a largo p lazo• P oco contro l de l cam bio

de equipo• N o todos los provee-

dores a lquilan• Los costos son a ltos

porque proveedor asum eriesgos

Arrendam iento • N o requiere desem bolsoalto

• Poco riesgo de obso-lescencia

• M enos caro que a lquilar

• M ás caro que com prar

C om pra • M enor costo a largoplazo

• Serán activos de laem presa

• C ontro l tota l sobre uso

• R iesgo de obsoloscencia• C om prom iso perm anente• R esponsabilidad tota l• C osto in ic ia l es m ás

elevado• R iesgo de atarse a una

selección errónea

Formas de mantenimiento de H/WInterna

Más barataMás rápidaRequiere personal calificadoRequiere buena logística

ExternaNo se recarga el trabajo del personalMás caraExiste respaldo técnico y garantía

Criterios para obtención de S/W:Compatibilidad con aplicaciones anterioresVentajas de rendimientoFacilidad de uso y entrenamientoUso de memoriaCapacidad de transaccionesSoporte TécnicoAdiestramiento

Capacity Planning:Monitorea tendenciasCalcula tasa de crecimientoCalcula tiempo para hacer actualización de equiposCalcula relación Pico/promedioToma en cuenta:

Ciclos de uso de CPUCiclos de uso de Memoria RAM y pagineoI/O sobre los dispositivos

Administración de Centros. Rightsizing

Rightsizing:Encontrar la plataforma de computación correcta para la empresa

Downsizing:Moverse a una plataforma de computación más pequeña

Upsizing:Moverse a una plataforma de computación más grande

Administración de Centros. Rightsizing

CaracterísticasPermite a la empresa alinear sus S.I. con sus objetivos estratégicosBusca la integración de plataformas para poder compartir mejor la informaciónImplica seleccionar los recursos computacionales más adecuados para ejecutar una tarea, basándose en ubicación, tamaño, estructura organizacional, necesidades.

Administración de Centros. Downsizing

Costos AsociadosDesarrollo de aplicacionesConversión de aplicacionesH/W y S/W del servidorInfraestructura de la redAdministración del sistemaMantenimiento de H/W y S/WAdiestramiento de programadores y usuarios

BeneficiosReduce dependencia de programadores y operadoresReduce costos en desarrollo de sistemasReduce personal de soporte técnicoReduce costo de H/W y su mantenimientoSi el Servidor falla, se puede colocar otro PC como servidor temporal

Los ahorros vienen dados a largo plazoCostos promedios de operación y soporte anual:

Mainframe: $6 millonesRed de PC: $2 millones

Empresas que lo han aplicadoMotorola: Mainframe a MinicomputadorTRW: Mainframe a Red de PC´sCompucom; Minicomputador a Red de PC´s

Administración de Centros. Outsourcing

Contratar especialistas expertos en T.I. para realizar trabajos específicosVentajas:

Las empresas no tienen que actualizarse tecnológicamenteLas empresas no tienen que adiestrar a su personalLas empresas reducen el gasto en personal

Desventajas:Los trabajadores de las empresas generalmente son despedidosLa empresa no tiene el control directo de la información, quedando a expensas del ente externo

Empresas Outsourcers en los EE.UU.:Electronic Data Systems (EDS)Computer Sciences Corp (CSC)Integrated Systems Solutions (ISS)

Empresas Outsourcers en Venezuela:Electronic Data Systems (EDS)Procedatos (Enelven)Intesa (PDVSA)

Administración de Centros. Bibliografía

BAUZA,Jesús & Lloréns, Juan: ”Administración de Proyectos”. Ed Miro. Caracas, 1991.IBM: “Advanced System Administration”. IBM Corp. EEUU. 1992.LLORENS, Juan: “Desarrollo, Implantación y Mantenimiento de Sistemas de Información”. EdMiro. Caracas, 1991.KENDALL, K & KENDALL, J: “Análisis y Diseño de Sistemas”. Ed Prentice Hall. México, 1991.KOONTZ, H. & O’DONNELL, C.: “Principios de Administración”. Ed Mc Graw Hill. 1968.

Administración de Centros. Bibliografía

IBM: AIX/6000 Advanced System Administration. 1992.KREITNER, Robert: “Management”. Ed HoughtonMifflin. Boston, 1986.MURDICK & ROSS: “Sistemas de Información basados en Computadoras para la Administración Moderna”. Ed Diana. México, 1974.SALAS P., Jesús: “Organización de los Servicios Informáticos”. Ed Mc Graw Hill. Madrid, 1989.SENN, James: “Análisis y Diseño de Sistemas de Información”. Ed Mc Graw Hill. México, 1992.

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Metodología de trabajo: Centros y Proyectos

Curso de Administración de Proyectos - Fundación UNAM · • Introducción a la Administración de Proyectos y Certificaciones Internacionales en Administración de Proyectos •

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