UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
FACULTAD ARTES Y DISEÑO
ESCUELA DE DISEÑO DE MODAS
Tesis Previa a la Obtención del Título de Licenciada en Diseño de
Modas
GUÍA DE PROCEDIMIENTOS DE COMPRA DE MATERIA PRIMA,
DIRIGIDA A PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS DE
CONFECCIÓN DE ROPA DE LA CIUDAD DE QUITO.
Autora:
Tania Fernanda Guerrero Maldonado
Directora:
Magíster Paola Lazcano
Quito – Ecuador
Junio, 2014
ii
AUTORIA
Yo, Fernanda Guerrero, declaro bajo juramento que el trabajo de tesis titulado:
Guía de procedimientos de compras de materia prima dirigida a pequeñas y medianas
empresas de confección de ropa de la ciudad de Quito, es de mi propia autoría y no es
copia parcial o total de algún otro documento u obra del mismo tema. Asumo la
responsabilidad de toda la información que contiene el presente trabajo.
______________________________
Tania Fernanda Guerrero Maldonado
C. C. 171672368-7
iii
CERTIFICADO
Certifico que, bajo mi dirección, esta tesis fue realizada en su totalidad por la
señorita Tania Fernanda Guerrero Maldonado.
__________________________
Magíster Paola Lazcano
DIRECTORA DE TESIS
iv
CESIÓN DE DERECHOS DE LA UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA
EQUINOCCIAL.
La señorita Tania Fernanda Guerrero Maldonado participante del trabajo de
titulación: Guía de procedimientos de compras de materia prima dirigida a pequeñas y
medianas empresas de ropa de la ciudad de Quito. Manifiesta su conformidad de ceder los
derechos patrimoniales del presente trabajo a la Universidad Tecnológica Equinoccial, los
que continuaran vigentes aun después de la desvinculación de alguna de la las partes de la
Universidad.
La Universidad Tecnológica Equinoccial reconocerá a perpetuidad los derechos
morales del docente y el estudiante.
En Quito, 30 de junio del 2014
Director de Tesis:
Estudiante:
v
DEDICATORIA
Dedico este trabajo, con mucho cariño, a mis sobrinos y sobrinas: Cristopher,
Salome, Melanie, Valentina, Paula, Martín y Nanda.
Fernanda.
vi
AGRADECIMIENTO
Deseo expresar mi más profundo agradecimiento a mis padres, quienes me han
apoyado siempre y han brindado todo su amor.
No puedo dejar de agradecer a la Universidad Tecnológica Equinoccial, a su cuerpo
administrativo y docente, en particular a la Magíster Paola Lazcano, por su inestimable
ayuda durante la elaboración del presente trabajo y la culminación de mi apreciada carrera
universitaria.
Además a todas las empresas que permitieron realizar este estudio en especial a la
empresa Urbefashion Cía. Ltda.
Fernanda Guerrero.
vii
ÍNDICE
AUTORIA ...........................................................................................................ii
CERTIFICADO ..................................................................................................iii
CESIÓN DE DERECHOS DE LA UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA
EQUINOCCIAL. ........................................................................................................... iv
DEDICATORIA .................................................................................................. v
AGRADECIMIENTO ......................................................................................... vi
ÍNDICE DE TABLAS....................................................................................... xiii
ÍNDICE DE FIGURAS ..................................................................................... xiv
ÍNDICE DE ANEXOS ...................................................................................... xvi
GLOSARIO DE TÉRMINOS ........................................................................... xvii
RESUMEN ....................................................................................................... xix
ABSTRACT ...................................................................................................... xx
INTRODUCCIÓN ............................................................................................... 1
CAPÍTULO 1 ...................................................................................................... 3
1. MARCO TEÓRICO ......................................................................................... 3
1.1 Historia de la industria textil ....................................................................... 3
1.1.1 Crecimiento y desarrollo ..................................................................... 5
1.1.2 Desafío y competitividad ..................................................................... 6
1.1.3 El sector textil de la confección. .......................................................... 7
1.2 Importancia ............................................................................................... 8
viii
1.3 Objetivos ................................................................................................... 8
1.4 Definición y Concepto de la Gestión de compras ........................................ 9
1.4.1 Contribución de la función de compras a la administración de las
empresas ............................................................................................................... 10
1.4.2 Objetivos de la función de compras .................................................... 11
1.4.3 La administración del departamento de compras. ................................ 14
1.4.4 Función y Organización de la administración de compras .................... 14
1.4.4.1 Responsabilidades del departamento de compras .......................... 15
1.4.4.2 Organización del departamento de compras .................................. 18
1.4.5 Centralización vs Descentralización de compras.................................. 19
1.4.6 Especialización de la función de compras ........................................... 21
1.4.6.1 Compra y Negociación. ............................................................... 22
1.4.6.2 Seguimiento y Expedición .......................................................... 22
1.4.6.3 Administración ............................................................................ 22
1.4.6.4 Investigación de Compras. ........................................................... 22
1.4.7 Prerrogativas de compras.................................................................... 23
1.4.8 Interrelación del departamento de compras con los demás
departamentos. ...................................................................................................... 23
1.5 Comunicación ...................................................................................... 25
1.6 Administración del personal ...................................................................... 27
1.6.1 Puestos en el departamento de compras............................................... 28
ix
1.6.1.1 Jefe de compras ........................................................................... 28
1.6.1.2 Comprador Sénior ....................................................................... 28
1.6.1.3 Comprador Junior ........................................................................ 29
1.6.1.5 Auxiliar ....................................................................................... 29
1.6.2 La Selección del personal .................................................................. 29
1.6.2.3 Calificaciones necesarias del personal .......................................... 31
1.6.2.4 Características personales ............................................................ 31
1.6.2.5 Educación .................................................................................. 32
1.6.2.6 Experiencia ................................................................................ 32
1.6.2.7 Ética........................................................................................... 33
1.7 Procesos y Procedimientos Básicos del Departamento de compras. ........... 35
1.7.1 Cadena de valor ................................................................................. 35
1.7.2 Procesos y procedimientos de compras ............................................... 37
1.7.2.1 Evaluación y selección de proveedores ......................................... 38
1.7.3 Planes de evaluación de proveedores .................................................. 39
1.7.3.1 Método categórico ....................................................................... 39
1.7.3.2 Método del punto ponderado ........................................................ 40
1.7.4 Perfil del proveedor deseado ............................................................... 41
1.7.5 Recopilación de Información ............................................................. 42
1.7.5.1 Entrevista con representantes de ventas ....................................... 42
1.7.5.2 Exhibiciones y convenciones ...................................................... 43
x
1.7.5.3 Solicitudes de cotización .............................................................. 43
1.8 Registros de Compras .............................................................................. 45
1.8.1 Orden de compra ................................................................................ 45
1.8.2 Nota de recepción ............................................................................. 49
1.9 Las compras y el control de inventarios .................................................... 51
1.9.1 El tamaño de la compra ...................................................................... 51
1.9.1.1 Fabricación por orden especial o de producción Intermitente......... 51
1.9.1.2 Fabricación de producción continua ............................................. 51
1.9.1.3 Suministros de operación ............................................................. 52
1.9.1.4 Artículos de inventario................................................................. 52
1.9.2 Pedidos de cantidad económica (EOQ=economic ordering quantity) y
control de inventarios............................................................................................. 52
1.9.2.1 Funciones, forma y control de Inventarios ................................... 52
1.9.2.2 Fórmula de EOQ ......................................................................... 53
1.9.3 El control de inventarios ..................................................................... 54
1.9.3.1 Responsabilidad del control de inventarios ................................... 54
1.9.3.2 Análisis ABC .............................................................................. 55
1.9.3.3 Clasificación de inventarios según su función ............................... 57
1.10 Indicadores de efectividad del Departamento de compras ......................... 59
CAPÍTULO 2 .................................................................................................... 61
2. ESTUDIO DE MERCADO ............................................................................ 61
xi
2.1 Población ................................................................................................. 61
2.2 Tamaño de la muestra ............................................................................... 61
2.3 Técnicas para la recopilación de información............................................. 62
2.4 Resultados de la investigación ................................................................... 63
2.4.1. Empresas encuestadas ........................................................................... 63
2.4.2 Situación actual de la actividad de compras en las pequeñas y medianas
empresas de confección. ........................................................................................ 91
2.4.3 Intervención de la función del diseñador ............................................ 93
CAPÍTULO 3 .................................................................................................... 95
3. GUÍA DE PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS DE MATERIA PRIMA PARA
LAS PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS DE LA CIUDAD DE QUITO .............. 95
3.1 Paso 1: Crear un Departamento de Compras. ............................................. 96
3.2 Paso 2: Organizar el departamento de compras. ....................................... 100
3.3 Paso 3: Determinar los objetivos del departamento de compras ................ 109
3.4 Paso 4: Determinar las funciones y responsabilidades del departamento de
Compras.................................................................................................................. 110
3.5 Paso 5: Establecer procedimientos del departamento de compras ............. 116
3.6 Paso 6: Implementar políticas internas y externas de compras .................. 124
3.7 Paso 7: Implementar registros de compras ............................................... 126
3.8 Paso 8: Determinar los indicadores del departamento de compras ............. 131
CONCLUSIONES ........................................................................................... 133
xii
RECOMENDACIONES .................................................................................. 134
ANEXOS......................................................................................................... 135
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................. 142
xiii
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1. Lista de empresas encuestadas ............................................................... 63
Tabla 2. Resultado de la pregunta 6 .................................................................... 68
Tabla 3. Resultado de la pregunta 15................................................................... 76
Tabla 4. Resultado de la pregunta 17................................................................... 78
Tabla 5. Resultado de la pregunta 29................................................................... 90
Tabla 6. Modelo de matriz de calificación ......................................................... 112
Tabla 7. Modelo de orden de compra ................................................................ 127
Tabla 8. Modelo de registro de muestra............................................................. 128
Tabla 9. Modelo de orden de devolución ........................................................... 129
Tabla 10. Modelo de orden de descuento .......................................................... 130
Tabla 11. Modelo de nota de recepción ............................................................. 131
xiv
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1: Organización del departamento de compras .......................................... 18
Figura 2: Interrelación del departamento de compras ........................................... 23
Figura 3: Flujograma de gestión de selección de personal. ................................... 31
Figura 4. Cadena de valor ................................................................................... 37
Figura 5. Análisis ABC ...................................................................................... 57
Figura 6. Resultado de la pregunta 1 ................................................................... 64
Figura 7. Resultado de la pregunta 2 ................................................................... 64
Figura 8. Resultado de la pregunta 3 ................................................................... 65
Figura 9. Resultado de la pregunta 4 ................................................................... 66
Figura 10. Resultado de la pregunta 5 ................................................................. 67
Figura 11. Resultado de la pregunta 7 ................................................................. 69
Figura 12. Resultado de la pregunta 2 ................................................................. 70
Figura 13. Resultado de la pregunta 9 ................................................................. 71
Figura 14. Resultado de la pregunta 11 ............................................................... 72
Figura 15. Resultado de la pregunta 12 ............................................................... 73
Figura 16. Resultado de la pregunta 13 ............................................................... 74
Figura 17. Resultado de la pregunta 14 ............................................................... 75
Figura 18. Resultado de la pregunta 16 ............................................................... 77
Figura 19. Resultado de la pregunta 18 ............................................................... 79
Figura 20. Resultado de la pregunta 19 ............................................................... 80
Figura 21. Resultado de la pregunta 20 ............................................................... 81
Figura 22. Resultado de la pregunta 21 ............................................................... 82
Figura 23. Resultado de la pregunta 22 ............................................................... 83
xv
Figura 24. Resultado de la pregunta 23 ............................................................... 84
Figura 25. Resultado de la pregunta 24 ............................................................... 85
Figura 26. Resultado de la pregunta 25 ............................................................... 86
Figura 27. Resultado de la pregunta 26 ............................................................... 87
Figura 28. Resultado de la pregunta 27 ............................................................... 88
Figura 29. Resultado de la pregunta 28 ............................................................... 89
Figura 30. Organigrama de las empresas de confección. ...................................... 91
Figura 31. Organigrama de la Guía de Procedimientos de compras. ..................... 96
Figura 32. Organigrama de una empresa de confección. .................................... 101
Figura 33. Interrelación del departamento de compras con otros departamentos . 102
Figura 34. Organización del departamento de compras ...................................... 106
Figura 35. Organización del departamento de compras ...................................... 114
Figura 36. Acciones del proceso de compra....................................................... 117
xvi
ÍNDICE DE ANEXOS
Anexo 1. Lista de empresas encuestadas .......................................................... 135
Anexo 2. Encuesta ........................................................................................... 137
Anexo 3. Tasas financieras básicas: cómo calcularlas y qué significan ............... 140
xvii
GLOSARIO DE TÉRMINOS
Abastecimiento: “El proceso de abastecimiento es el conjunto de
actividades que permite identificar y adquirir los bienes y servicios que la
compañía requiere para su operación, ya sea de fuentes internas o externas”
(Gestiopolis, 2002). Cuando se trata de fuentes externas que abastecen al
negocio contra un pago, se denomina compra.
Competitividad: “La competitividad es la capacidad que tiene una empresa
o país de obtener rentabilidad en el mercado en relación a sus competidores.
La competitividad depende de la relación entre el valor y la cantidad del
producto ofrecido y los insumos necesarios para obtenerlo (productividad),
y la productividad de los otros oferentes del mercado” (Zona Económica,
2014).
Diseño de modas: “El diseño de modas es el proceso dedicado a la creación
y confección de prendas de vestir y accesorios, capaces de resolver
proyectos, su planificación y el desarrollo” (Planeta Diseño, 2011).
Inventario: “Existencia de bienes muebles e inmuebles que tiene la
empresa para comerciar con ellos, comprándolos y vendiéndolos tal cual o
procesándolos primero antes de venderlos, en un período económico
determinado. Deben aparecer en el grupo de Activo Circulante”
(Gestiopolis, 2002).
Materia prima: “Las materias primas son los recursos naturales que utiliza
la industria en su proceso productivo para ser transformados en producto
semielaborado, en bienes de equipo o de consumo” (Instituto Nacional de
Tecnologías Educativas, 2005).
xviii
Orden de compra: “Una orden de compra es una solicitud escrita a un
proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud
también especifica los términos de pago y de entrega” (Gestiopolis, 2002).
Procedimiento: “Pasos que deben seguirse para resolver un problema”
(Martzioff, 2006). Los procedimientos se diferencias de los procesos en que
los procedimientos sirven para llevar a cabo los procesos.
Proceso: “Es el conjunto de acciones realizadas deliberadamente sobre
determinados recursos que denominamos „insumos‟ con el objeto de obtener
nuevos productos o servicios” (Ricardo, 2010, pág. 318).
Proveedor: “Un proveedor puede ser una persona o una empresa que
abastece a otras empresas con existencias (artículos), los cuales serán
transformados para venderlos posteriormente o directamente se compran
para su venta” (e-conomic, 2014).
Guía:“Una guía es algo que tutela, rige u orienta. A partir de esta
definición, el término puede hacer referencia a múltiples significados de
acuerdo al contexto. Una guía puede ser el documento que incluye los
principios o procedimientos para encauzar una cosa o el listado con
informaciones que se refieren a un asunto específico”.(Centro Virtual de
Aprendizaje, 2013)
xix
RESUMEN
La presente investigación trata sobre el procedimiento de compras de materia prima
dentro de pequeñas y medianas necesarias para la producción de prendas de vestir en la
ciudad de Quito. En la actualidad, las empresas presentan inconvenientes en el manejo de
sus inventarios debido a que no cuentan con conocimientos técnicos suficientes acerca del
manejo de inventarios y realizan las compras de manera empírica; de esta manera, se
enfrentan a una elevada cantidad de inventarios en bodega, costos adicionales, desperdicios
y, en general, pérdidas en sus negocios.
En base a un análisis descriptivo y métodos de observación, se determinaron los
elementos que intervienen en la decisión de compra de materia prima por parte de las
empresas de confección en la capital, dicha información sirvió como referencia para el
desarrollo de una guía de implementación de procedimientos de compras de materia prima
para las pequeñas y medianas empresas de confección de la ciudad de Quito.
xx
ABSTRACT
This researchdeals withthe process ofraw material purchasesinsmall and
mediumnecessary for the productionof clothingin the city ofQuito.Today, companies have
drawbacksinmanaging theirinventoriesbecausethey do nothave enoughtechnical
knowledgeabout managinginventories andpurchasesmadeempirically; thusface alarge
amount ofinventoryin warehouse, additional costs, waste, and,in general,losses inbusiness.
Based ona descriptive analysisandobservation methods, the elements involvedin the
decision topurchase raw materialsfromclothing companiesin the capitalwere determined,
this informationservedas a reference forthe development of anImplementation
Guideprocedures forraw material purchasesfor small andmedium-sizedmanufacturing
companiesof the city ofQuito.
1
INTRODUCCIÓN
Para la elaboración del presente trabajo se identificó que las pequeñas y medianas
empresas, que confeccionan prendas de vestir en la ciudad de Quito, a menudo se ven
afectadas por el sobre inventario de materia prima, que se produce por la falta de
información en el momento de realizar la adquisición a lo largo de su ejercicio comercial,
por diversos motivos relacionados directamente con la gestión de compras.
En un sondeo realizado a varias empresas se observó que la adquisición de dicha
materia prima se la hace en base a gustos, preferencias y experiencia del dueño de la
empresa, sin una previa planificación ni presupuesto.
Se observó también que el porcentaje promedio de telas, con baja rotación, es alto,
y oscila, entre un 15 y 30%del total del inventario, por otro lado no se realiza un control de
inventarios adecuado.
Además se vio que la rentabilidad de una empresa de confección, depende de la
eficiencia de la producción; algunos de los problemas suscitados en esta área podrían
prevenirse con la implementación de procesos y una gestión de compras adecuadas.
La gestión de compras constituye un proceso complejo, que requiere una serie de
acciones y decisiones oportunas, que permitan satisfacer una necesidad, uno de los medios
para mejorar la competitividad es producir a bajos costos, y con alta calidad, esta
afirmación implica , que el sistema de producción debe ser abastecido de materiales, que
cumplan con las condiciones más ventajosas posibles como el precio de compra , el plazo
de pago, el plazo de entrega, el servicio posventa, la calidad obtenida, y la estabilidad del
2
proveedor. La gestión exitosa en las compras y en el manejo de inventarios permite
asegurar el normal flujo de materiales destinados a las aéreas que los transforman en
producto terminado, su distribución y entregas a tiempo(El Prisma, 2013).
Con este estudio se pretende establecer un proceso objetivo en la selección y
adquisición de materia prima, que permitirá a las empresas un manejo adecuado y eficiente
de sus inventarios ofreciendo al mercado un producto competitivo.
El presente trabajo pretende definir y explicar la importancia, organización,
administración y objetivos de la gestión de compras, sus procedimientos en el proceso, y
los respectivos tipos de control de inventarios con el fin de conocer su funcionamiento y su
posible aplicación dentro de las empresas del sector textil de la confección, por lo que se
realiza un estudio breve de la historia del sector textil en el Ecuador con el fin de describir,
comprender y analizar la situación actual del mismo.
Se realizó el respectivo estudio de mercado que permite conocer de forma general
la situación actual con respecto al sistema de compras y adquisiciones que realizan las
empresas sin contar con un departamento de compras específico que se encargue de
desarrollar esta gestión.
En base a lo antes expuesto se desarrolla una guía de procedimientos de compras
dirigida a las pequeñas y medianas empresas del sector textil, con el respectivo análisis de
la situación actual de la función de compras de las empresas de confección, esta guía tiene
el objetivo de describir los métodos y procedimientos adecuados para una óptima gestión
de compras y posible reestructuración de su organización.
3
CAPÍTULO 1
1. MARCO TEÓRICO
1.1 Historia de la industria textil
La industria textil en el Ecuador se inició en tiempos de la colonia con los obrajes,
que eran instituciones de manufactura de productos textiles como el hilo y las telas. La
elaboración de estos productos se realizaba en ruecas y telares de madera. Estos
establecimientos funcionaron desde 1540 hasta 1730, y generalmente eran propiedad de
autoridades de la época.
Entre los obrajes más importantes estaban los de los jesuitas; quienes producían
especialmente bayetas y ropa para indígenas.
Posteriormente, comenzaron a implementarse las fábricas textiles. En 1832 se
fundaron algunas fábricas importantes, entre ellas, la fábrica de la hacienda Tilipulo, en la
cual se elaboraban tejidos de gran demanda, principalmente de parte de la ciudad de
Popayán en Colombia. También se fundó una moderna planta en el Valle de los Chillos,
con telares mecánicos para procesar el algodón y más adelante, por los años de 1841, se
implementó maquinaria mecánica para la fabricación del hilo, sustituyendo la rueca, dando
lugar a una producción de telas de mejor calidad.
Sin embargo, para los años de 1900, el 30% de tejidos y productos textiles eran
importados, lo cual despertó el interés de muchos, identificando así, un mercado
interesante para sustituir dichas importaciones. Esto dio lugar a la fundación de varias
fábricas en el valle de los Chillos, Ótavalo, Riobamba y Ambato; entre las más destacadas
está la fábrica San Miguel de Ótavalo, de la familia Pinto.
4
En 1923 se estableció la primera empresa textil La internacional, constituida por
accionistas, que, con el tiempo llego a tener más de 2000 accionistas. En 1928 se
constituyó la fábrica, La Industrial de Quito, la cual tenía más de 4000 trabajadores. En
Azuay en 1930, se fundó la Fábrica de Artículos de Pasamanería, que en 1945 pasaría a
convertirse en la Sociedad Anónima Pasamanería.
En 1940 se implementó la ley de fomento industrial, la misma que permitió la
implementación de algunas fábricas dedicadas al sector textil, como Hilados y Tejidos del
Ecuador, y la Fabrica San Vicente pertenecientes a la familia Isaías.
Posteriormente se creó la fábrica Mar y Sol, Textil Ecuador, Textil San Pedro,
Textilana, Lanafit, y Textiles Nacionales.
Para los años de 1950 y 1960 se instalaron: Hilacril, Fashionlana, Single Jersey,
Textiles la Escala y Delltex.
Durante las últimas décadas se han instalado fábricas textiles en diferentes puntos
del país, principalmente en las Provincias de Pichincha, Guayas, Tungurahua e Imbabura,
de la misma forma que se ha ido ampliando su gama de productos, entre los cuales se
encuentran hilados, tejidos, prendas de vestir, y diversos artículos especializados (AITE,
2010).
A partir de la década de los 80 el sector textil, así como otros sectores industriales
fueron adquiriendo mayor importancia y gracias a la globalización, fueron surgiendo
mayores necesidades, una demanda más exigente en cuanto al tema, moda y a su
diversidad se refiere, lo que llamó la atención de varios fabricantes internacionales, tanto
de materia prima para la confección, como productos terminados, lo cual dio lugar a la
implementación de distribuidoras de productos importados para la industria. La
5
introducción de estas nuevas empresas al país dio a una competencia descompensada por la
falta de tecnologías en la industria textil nacional, sin embargo, sirvió de empuje para que
el sector despierte a la mejora continua de sus productos.
Actualmente existen dos zonas identificadas por su desarrollo y crecimiento
textil;Pelileo y Atuntaqui. En el caso de Pelileo, la producción textil está especializada en
el universo del Jeanswear. Y Atuntaqui, dedicando su producciónal procesamiento del
algodón y a la confección de prendas de vestir de los universos sportwear, sleepwear ,
underweary hogar.
La producción industrial ,ha comenzado a identificar sus productos creando sus
propias marcas, que principalmente son vendidas en el mercado local, aunque poco a poco
se van extendiendo a los mercados internacionales como a EE.UU. aunque en este caso sin
tiendas propias. Entre este tipo de empresas destacan D&Bond, Pinto y FashionLana.
1.1.1Crecimiento y desarrollo
Así como en algunas de las industrias nacionales, muchas de la empresas del sector
se han ido modernizando, no a la par de la industria internacional; pero si, en pos del
desarrollo, lo cual permitió al sector textil situarse como el segundo rubro más importante
dentro del Producto Interno Bruto (PIB) manufacturero, con un crecimiento promedio del
5% anual entre 2000 y 2010.
Sin embargo, su participación dentro del PIB total se redujo del 2.5% al 1.1% en
los últimos años.Estos y otros datos sobre el sector se dieron a conocer por la Asociación
de Industriales Textiles del Ecuador (AITE), la cual elaboró un análisis macroeconómico
sectorial de la última década. La conclusión que arrojó el estudio es que “la industria no ha
6
podido crecer al ritmo que debía por el incremento del contrabando, la falta de acuerdos
comerciales y el crecimiento de importaciones”, explicó Javier Díaz, presidente de
AITE(Díaz, 2011).
También es importante reconocer que en las últimas dos décadas se ha producido
un estancamiento generalizado en el sector textil, debido principalmente a la falta de
productividad frente a la competencia internacional, uno de los motivos más relevantes es
la falta de introducción de nuevas tecnologías que permitan reducir costos, aumentar la
capacidad de producción y mejorar la calidad del producto. Otro de los inconvenientes
importantes en el sector, se arraiga, en que la mayor parte de la producción nacional
textil, es artesanal, lo mismo que no contribuye a un desarrollo industrial interesante.
El desarrollo de un sector, depende de varios factores, entre ellos el valor de la
mano de obra y personal cualificado, el cual carece de atención en el sector textil, dando
lugar a un déficit de expertos técnicos, así como de diseñadores que actualicen la gama de
productos y adapten las tendencias internacionales al mercado local. La mayoría de los
productos fabricados localmente, son de calidad media y baja, y todavía la producción
local no ha dado un giro hacia el diseño(ICEX, 2010).
1.1.2 Desafío y competitividad
En la actualidad el sector textil está preocupado por mejorar sus condiciones en el
mercado, el gobierno ha implementado políticas arancelarias con las que se pretende
proteger la producción nacional, esta protección mediante diversos aranceles y la
salvaguardia general a las importaciones, con lo que se ha conseguido reducir en más de un
50% las importaciones de productos textiles y terminados, sin embargo, también ha
7
provocado una disminución de las exportaciones, esencialmente por el aumento de los
costes de materia prima para los fabricantes de productos terminados.
Consientes, que el desarrollo del sector está directamente relacionado con las
exportaciones, los industriales textiles han invertido en la adquisición de nueva maquinaria
que les permita ser más competitivos frente a una economía globalizada. Así mismo, las
empresas han comenzado a invertir en programas de capacitación para el personal de las
plantas, con el afán de incrementar los niveles de eficiencia y productividad; la intención
es mejorar los índices de producción actuales, e innovar en la creación de nuevos
productos que satisfagan la demanda local e internacional (ICEX, 2010).
1.1.3 El sector textil de la confección.
El sector textil de la confección está conformado por micro, pequeñas, medianas y
grandes empresas, siendo en su mayoría micro y pequeñas empresas, conformadas en
términos generales por menos de 50 empleados. Según el INEC 60% de los negocios del
sector textil son informales, lo que produce una competencia desleal frente a las empresas
constituidas que cumplen con los reglamentos y la tributación, este es una de las posibles
causas para el limitado crecimiento del sector textil de la confección, por otro lado, están
las importaciones de productos asiáticos, que llegan a precios por debajo del mercado
local, lo cual indica que independientemente de las acciones que tome el gobierno para
corregir esta preocupante situación del sector textil, la empresa privada deberá tomar
medidas que le permitan participar y competir en el mercado local. (ICEX, 2013)
Existen varios factores administrativos, operativos y funcionales que influyen
directamente en el costo final del producto, por un lado está la tecnología de la
8
maquinaria, la capacidad de los operarios, la innovación del producto, y por otro el
mejoramiento de los procesos tanto productivos como administrativos.
Es conveniente analizar internamente el mejoramiento continuo de los procesos ya
que estos permiten reducir costos y rebajar gastos, una de las funciones importantes y a la
que no se le ha dado mayor énfasis en el sector es la correcta administración de la gestión
de compras de materia prima, este es un proceso que de ser manejado eficazmente, se
refleja directamente en la rentabilidad de la empresa y utilidad del producto terminado.
1.2 Importancia
Determinar procedimientos de compras permitirá a las pequeñas y medianas
empresas de confección conocer la importancia de la organización, que repercute
directamente en la rentabilidad de las empresas que es el objetivo fundamental de una
compañía.
1.3 Objetivos
a. OBJETIVO GENERAL
Elaborar una guía de procedimientos de compras de materia prima y control de
inventarios para pequeñas y medianas empresas de confección de la ciudad de
Quito.
b. OBJETIVOS ESPECIFICOS
9
Definir el proceso de compras de materia prima, sus procedimientos y el control de
inventarios.
Conocer la situación actual de la gestión de compras en las pequeñas y medianas
empresas de Quito.
Determinar el perfil adecuado para el comprador de materia prima e insumos en el
sector textil de la confección.
Establecer métodos adecuados para la adquisición y selección de materia prima.
1.4 Definición y Concepto de la Gestión de compras
Todas las empresas son dependientes, de una u otra manera de los materiales,
insumos, equipos, servicios y suministros, ofrecidos por otras empresas, por lo que las
compras constituyen una de las funciones básicas que permiten mantener abastecidas las
áreas de producción, el inicio de cualquier actividad u operación necesita de materiales e
insumos disponibles que permitan la continuidad de los procesos de producción (Johnson,
Leenders, & Flynn, 2012).
El fracaso de cualquier área de trabajo en el proceso de producción, incrementa los
costos y disminuye la rentabilidad de cualquier empresa, por lo que la gestión de compras,
adquiere una importancia relevante en el éxito del proceso.
La gestión de compras es un proceso dinámico, que actúa en base a las necesidades
y naturaleza de cada empresa, incluye varias actividades de planificación y políticas,
enfocadas en el abastecimiento de materiales, negociación con proveedores, análisis de
precios y calidad, investigación de fuentes de abastecimiento y selección adecuada del
producto (Leenders, Fearon, & England, 1992).
10
La gestión de compras en las empresas dedicadas a la confección de ropa, está
estrictamente ligada al resultado del producto terminado e influye directamente en el costo,
calidad y diseño de las prendas.
En la actualidad, el sector de la confección se encuentra en una abrupta
competencia de precios, frente a los productos importados que azotan el mercado nacional,
trabajar eficientemente en la gestión de compras, permitirá a las empresas reducir sus
costos de producción, comprando cantidades adecuadas, productos asertivos y, estudiados,
que estén acordes al segmento de mercado al que están dirigidos.
1.4.1 Contribución de la función de compras a la administración de las empresas
Una adecuada gestión de compras es un elemento fundamental para la operación de
una empresa ya que garantiza que exista el inventario de materia prima en las cantidades
adecuadas, reduce los costos de las adquisiciones, entre otros beneficios.
Entre las principales contribuciones a la administración de la función de compras se
pueden anotar las siguientes:
Efecto en la utilidad de las empresas al reducir costos en las compras de productos
y servicios.
En el análisis financiero se puede reducir la cuenta de inventarios, que es
considerada para el cálculo del rendimiento sobre activos (ROA).
Un adecuado manejo de las compras sirve como fuente de información para la toma
de decisiones de la empresa.
11
Se tiene un efecto importante sobre la eficiencia ya que se utilizan mejor recursos
como infraestructura, materiales, entre otros.
Por lo señalado en el punto anterior, es claro que un buen manejo de la gestión de
compras beneficiará a la posición competitiva de la empresa frente a otras de la
misma industria.
Además se puede considerar que existe un efecto positivo en la imagen de la
empresa, política social, entre otros beneficios.
1.4.2 Objetivos de la función de compras
Los objetivos de la función de compras están basados en la necesidad de abastecer
de forma continua y garantizada, los materiales e insumos suficientes para un proceso
productivo, que satisfagan los requerimientos de calidad y cantidad adecuada, en tiempos
oportunos. El ejecutivo de compras está llamado a cumplir con una serie de propósitos
específicos que contribuyen con el resultado del producto terminado en cantidad, calidad y
tiempos de entrega. A continuación se detallan los objetivos que permitirán a la función de
compras dichos resultados:
Lograr el flujo continuo de los materiales e insumos considerados indispensables
para las operaciones productivas de la empresa.
La falta de materiales e insumos producen retrasos en el proceso productivo,
entregas a destiempo y en el peor de los casos cancelación de pedidos, ocasionando
pérdidas para la empresa.
Mantener las inversiones y pérdidas mínimas en el inventario.
12
La pérdida de material en inventario es contraproducente para la producción
y la rentabilidad de la empresa, pues esto genera pérdida de inversión y tiempo.
Mantener estándares y control de calidad adecuado
Para mantener el costo interno del material ingresado es importante que este
cumpla con los niveles de calidad esperados para el producto terminado, si este no
lo cumple, se incurrirá en nuevos costos para alcanzar dicho nivel que generaría
una diminución en la rentabilidad y pérdida para la empresa. La necesidad de
mejorar la calidad para competir efectivamente, ha causado una renovada atención
a los objetivos de calidad en las compras.
Encontrar o desarrollar vendedores competentes.
El éxito de un departamento depende en su mayoría del trabajo en equipo, y
los vendedores son un elemento importante en el equipo de compras, su
competencia y eficiencia darán como resultado una negociación exitosa con precios
y calidad adecuados.
Estandarizar en lo posible los artículos comprados.
Debe comprarse los materiales e insumos que la empresa considere básicos
para su producción, esto le permitirá realizar negociaciones ventajosas con los
proveedores frente a la competencia, ya que se podrían obtener mejores precios y
calidad.
Compra de materiales y servicios requeridos al precio final más bajo.
13
El departamento de compras comúnmente utiliza la mayor parte de los
recursos monetarios de la empresa y el efecto de utilidad beneficio se ve reflejado
en su gestión en el momento de negociar precios para obtener el más bajo posible.
Mejorar la posición competitiva de la empresa.
Una empresa no puede ser competitiva sin el control de sus costos, y el más
significativo es el costo de materiales que influyen directamente en la utilidad del
producto terminado.
Por otro lado la innovación, el desarrollo y la tecnología se encuentran en el
ambiente externo, por lo que es importante que el departamento de compras se
encuentre informado y pueda transmitir esta información al departamento de diseño
y poder desarrollar nuevos productos.
Conservar relaciones positivas con el resto de departamentos de la empresa.
El trabajo en equipo es vital para obtener resultados positivos en el ejercicio
de las funciones, mantener relaciones productivas y armoniosas con el resto de
departamentos permite alcanzar metas con menos tropiezos y caminos más cortos.
El departamento de compras no es un ente que actúa solo, necesita de la
cooperación de varios departamentos que están estrictamente ligados a sus acciones
y decisiones, como el departamento contable, financiero, producción, diseño,
bodega, calidad, y ventas.
Alcanzar los Objetivos planteados al costo administrativo más bajo.
14
La eficiencia de los procedimientos, métodos y técnicas de compras
permitirán a la empresa mantener un costo administrativo bajo y aceptable por lo
cual el gerente o encargado del departamento de compras deberá estar atento y
supervisar continuamente la forma de operar, para asegurar a la empresa que se lo
está haciendo al costo administrativo más bajo y eficiente (Leenders, Fearon, &
England, 1992).
1.4.3 La administración del departamento de compras.
Las interrelaciones entre las estrategias, estructuras y delegación, es la actividad
más importante en el momento de construir una organización efectiva, cualquiera que sea
el modelo seleccionado, debe contar con una estructura organizacional, flujos de
información y metas, ejecutadas en base a los planes estratégicos y procedimientos de
todas las áreas que conforman la empresa. Lo que se hace particularmente complejo en el
departamento de compras, es que no solo debe considerarse la estrategia corporativa y las
necesidades internas, sino también el ambiente externo que obliga al comprador a depender
de la eficiencia de sus proveedores.
1.4.4 Función y Organización de la administración de compras
En la siguiente sección del presente trabajo se expondrán los temas vinculados con
la función y organización de la administración de compras.
15
1.4.4.1 Responsabilidades del departamento de compras
En Estados Unidos en 1980, debido a la complejidad de las organizaciones, los
departamentos de compras tuvieron que asumir mayores responsabilidades. En un análisis
realizado por la PURCHASING WORLD, en 1983 se determinó los cambios ocurridos en
los departamentos de compras en los últimos 20 años de la época:
EL 98% tienen la responsabilidad principal para el desarrollo de nuevas fuentes de
abastecimiento (superior al 68% en 1963).
El 89% realizan actividades de análisis de valores (superior al 40% en 1963).
El 87% son responsables de la toma de decisiones de compra (superior al 18% en
1963).
El 86% seleccionan el medio de transporte (superior al 64 % en 1963).
El 81% controlan los inventarios (superior al 47% en 1963).
En un estudio realizado en 1988 por el Centro de Estudios Avanzados de Compras
(CAPS) se determinó que las funciones de compras varían ampliamente entre las 297
empresas analizadas, y el porcentaje de empresas que vinculaban sus funciones a estas
actividades fue:
Disposición de desperdicios y excedentes 57%
Tráfico interno 41%
Control de inventario 37%
Almacenamiento o abastecimiento 34%
Trafico externo 32%
16
Recepción 26%
Inspección Inicial 16%
Este estudio también indica que las responsabilidades asignadas a un departamento
de compras varían entre las empresas según su organización y naturaleza; y sirve como
referente para conocer algunas de las responsabilidades que han sido asignadas
progresivamente a los diferentes departamentos de compras en vista de las nuevas
necesidades y ventajas que el desarrollo de estas nuevas actividades aportan a las
empresas.
Evolución de las funciones independientes
Si se inicia con una empresa pequeña en la que solo hay de uno a dos trabajadores,
las funciones totales de la empresa recaen sobre ellas, pero con el crecimiento de la misma
se genera la necesidad de crear funciones independientes, es decir, contratar trabajadores
que se dediquen a una actividad especial y particular como: Comprador Sénior, Comprador
Junior, Recepción, entre otras.
Funciones incluidas en la administración de Materiales
Distribución del espacio
La meta base en la distribución de espacios es obtener el mínimo costo y tiempo
utilizado causado por el manejo de todos los materiales.
17
El procedimiento de determinación de espacio requiere, ser el mismo para todo el
proceso productivo (crear un estándar para los procesos). Esto radica fundamentalmente en
la enumeración variada de los artículos que van a ser almacenados y enunciar sus
características físicas en pies cuadrados o cúbicos para poder ser almacenados
ordenadamente. Es común que los cálculos sean realizados con programas de computación,
utilizando información de almacenamiento para otros propósitos.
Los factores que se deben tomar en cuenta en ocasiones normales de
almacenamiento son:
o La producción del producto
o Calidad del proceso
o Requisitos ambientales
o El volumen de la producción
o Espacio disponible
o Altura disponible
o Tamaño de la carga
o Costo de almacenamiento
o Características de los materiales
o La distancia desde el punto de uso
o Balanceo de líneas
o El método de manejo y el equipo
o La tasa de producción
o Tiempo de almacenamiento
o Dirección de flujo
o Volumen de almacenamiento requerido
18
1.4.4.2 Organización del departamento de compras
Figura 1: Organización del departamento de compras
Elaborado por: la autora
El departamento de compras se organiza de forma diferente en cada empresa, pero
se puede tener una organización base como lo describe la figura 1.
Sección de búsqueda de proveedores
Esta sección se encarga de encontrar los proveedores que faciliten todo el proceso,
buscando los costos más bajos de productos de calidad necesarios, tiempo de entrega que
ayuden a los procesos de la empresa, etc. Siempre buscan las mejores ofertas y nuevos
proveedores.
Sección de seguimiento
La sección de seguimiento se encarga de mantener un control de las compras, si se
cumplen los requisitos, tiempos de pago y llegada de la mercadería.
Sección de contratos
19
La sección de contratos se encarga de cerrar el contrato de compra, luego determina
el proveedor y el pedido.
1.4.5Centralización vs Descentralización de compras
VENTAJAS DE LA CENTRALIZACIÓN
Las decisiones las realizan los administradores que tienen el conocimiento global
de toda la empresa.
Los administradores tienen posiciones altas dentro de la empresa, y por lo general
están mejor entrenados que los ubicados en cargos menores de la empresa.
Las decisiones consistentes son tomadas con los objetivos empresariales globales.
Se deshace los costos de operación y doble esfuerzo que genera la
descentralización.
En gestiones tales como compras o ventas, logran una mayor especialización y
aumento de habilidades.
DESVENTAJAS DE LA CENTRALIZACIÓN
Por lo general las decisiones las realizan los administradores que se encuentran
lejos de la problemática.
Al estar en posiciones altas los que toman las decisiones, generalmente carecen del
conocimiento específico de personas y actividades involucradas en la gestión,
afectando de forma negativa a la empresa.
Los administradores situados en niveles inferiores están distanciados de los
objetivos globales.
20
Al estar distanciados los administradores de las áreas de gestión de compras,
ocurren retrasos que generan un mayor costo de operaciones.
Por la existencia de una gran cantidad de personas involucradas, aumenta la
posibilidad de que existan distorsiones y errores personales en el proceso de
comunicación de la empresa.
VENTAJAS DE LA DESCENTRALIZACIÓN:
Remueve una gran parte de la carga de toma de decisiones a la alta dirección y
exige a los administradores de los niveles superiores a delegar.
Estimula la toma de decisiones y la aceptación de autoridad y responsabilidad.
Establece para los administradores mayor libertad e independencia para tomar
decisiones.
Promueve la generación y aceptación de controles que ayuden al aumento de la
motivación del personal.
Posibilita la comparación de la gestión de los diferentes sectores organizacionales.
Provee la creación de centros de utilidades.
Promueve la diversificación del producto.
Promueve el desarrollo de gerentes generales.
Facilita la adaptación a un ambiente rápidamente cambiante.
DESVENTAJAS DE LA DESCENTRALIZACIÓN:
Dificulta la aplicación de una política uniforme.
Genera un incremento en cuanto a la complejidad en la coordinación de sectores
organizacionales descentralizados.
21
Existe la posibilidad de que ocurra una pérdida del control por parte de los
administradores de mayor rango.
Puede quedar limitada por técnicas de control inadecuadas.
Puede estar restringida por sistemas inadecuados de planeación y control.
Puede estar limitada por la disponibilidad de administradores calificados.
Incluye gastos importantes para la capacitación de los administradores.
Puede estar limitada por fuerzas externas (sindicatos nacionales, controles
gubernamentales, políticas fiscales).
Quizá no resulte favorecida por las economías de escala de algunas operaciones.
Analizando las ventajas y desventajas de los métodos, se recomienda tomar lo
mejor de cada uno y crear un método híbrido, donde los rangos bajos realicen informes
detallados sobre los proveedores, ya que ellos los conocen directamente, y los
administradores tomen la decisión en base a estos, pues ellos tienen una visión más amplia
de las metas y necesidades de la organización(TAYLOR G, 2009).
1.4.6Especialización de la función de compras
Comúnmente la completa función de compras se encuentra compuesta sobre la base
de una especialización posterior y del desarrollo de gente experta resultantes de esta. En el
caso de empresas pequeñas, en las que únicamente existe una persona en el departamento
de compras, no se puede aplicar esta especialización y dicha persona necesita ser el
comodín para todos los contratos. En el caso de empresas que requieren de compras
mayores, la división funcional generalmente se representa por las cuatro actividades
especializadas:
22
1.4.6.1Compra y Negociación.
El personal encargado de esta área de especialización tiene como actividad el ubicar
los proveedores, analizar sus capacidades, seleccionarlos y determinar precios, términos y
condiciones en los acuerdos con los proveedores. Esta gestión generalmente está
especializada por el tipo de artículo que se va a adquirir; esto es, materias primas,
combustibles, bienes de capital, etc.
1.4.6.2Seguimiento y Expedición
El personal de esta área toma los acuerdos de compra y controla la manera en que
el proveedor satisface el acuerdo en materia de envío y de requerimientos de calidad,
logrando la evasión de cualquier evento que pueda ser perjudicial para la empresa. En el
caso de que estos eventos tengan lugar, esta área tiene el deber de presionar y ayudar al
proveedor para solucionar el problema.
1.4.6.3 Administración
El personal de esta área se encarga de la preparación física y el seguimiento
rutinario de los documentos formales de compra, guarda la información requerida para
operar el departamento y prepara los informes periódicos requeridos para la alta gerencia y
el personal que administra los materiales.
1.4.6.4Investigación de Compras.
El personal de esta área tiene como actividad analizar proyectos especiales
relacionados con la recopilación, clasificación y estudio de lainformación necesaria para
tomar mejores decisiones de compra(Juárez M. M.).
23
1.4.7 Prerrogativas de compras
El departamento de compras debe tener cuatro prerrogativas clave si desea que se
cumplan los objetivos de una óptima compra:
Derecho de seleccionar al vendedor
Derecho de utilizar cualquier método
Derecho de objetar las especificaciones
Derecho de controlar todos los contactos con los vendedores
1.4.8 Interrelación del departamento de compras con los demás departamentos.
Figura 2: Interrelación del departamento de compras
Fuente: (Juárez M. M.)
Elaborado por: la autora
24
El servicio que otorga la gestión de compras comprende un apoyo a la gestión de
las otras diferentes operaciones de la empresa, y esta a su vez recibe ayuda de otras
operaciones. Para un efectivo funcionamiento se requiere de un flujo constante y confiable
de información entre los departamentos vinculados. En la figura 2 se demuestra la relación
de la estructura del departamento de compras con otras partes del sistema de producción.
La información del mercado genera una indicación de la producción esperada. Los
pronósticos confiables se requieren debido a la considerable cantidad de tiempo que lleva
la revisión y el proceso de las requisiciones, la selección de proveedores, la expedición de
la orden de compra y la entrega de material pedido. Los datos que se esperaban posibilitan
al departamento de compras conseguir el mejor precio. Si se estudian las tendencias del
precio es posible generar por adelantado los inventarios de los artículos que posiblemente
incrementen de precio.
La producción es la cúspide para la mayor parte del flujo de materiales y es el
inicio para la mayor parte de los pedidos de materiales. Hay dos tipos de personalidad que
caracterizan al mejor personal entre el departamento de compras y de producción. La
primera es el denominado “complejo de ardilla” que guía a los supervisores y
administradores a acaparar suministros, esta política lleva a evitar riesgos en retrasos. La
segunda es un “complejo de marca x”, es decir, la preferencia por una marca en particular
que en eventos anteriores haya determinado un buen servicio.
De igual manera el personal de ingeniería (producción y creación) suele acoger el
complejo marca x. Este tipo de preferencias son generados gracias a la reputación de un
proveedor y además con servicios eficientes que llevan a un diseño competente del
producto y a precios altamente competitivos.
25
En lo que respecta a temas legales se necesitan precisamente en el establecimiento
de los tratos entre la empresa y el proveedor.
Para la mayoría de las compras de rutina existen formas estándar con una legalidad
ya comprobada. Los contratos mayores y de más duración, en los que se incluyen
condiciones especiales, necesitan una revisión legal completa para asegurarse de que
ambas partes comprendan sus responsabilidades.
El personal que recibe las compras debe documentar la cantidad y la calidad de los
artículos adquiridos. El departamento de compras utiliza esta información para comprobar
el servicio de los proveedores. En el caso de retrasos, el departamento de compras
establece contacto con el proveedor para determinar la situación real de los pedidos.
El departamento de contabilidad paga la mercadería recibida en cuanto se notifica
la aceptación. Es de gran importancia que dicha notificación llegue a la mayor brevedad
posible pues se necesita aprovechar los descuentos por pronto pago. Se deben reportar las
acciones tomadas para apresurar las entregas y para obtener el reembolso por los
embarques dañados debido a que el departamento de contabilidad maneja también el
papeleo interno de los registros de los inventarios, la revisión de facturas y otros detalles
financieros relacionados con las transacciones de los materiales(Juárez M. M.).
1.5 Comunicación
Lacomunicaciónno es más que la manera en que los seres vivos intercambian
información entre ellos, es decir, es el medio por el cual se envían mensajes entre sí.
La humanidad ha desarrollado procesos de comunicación que les permitió y brindó
la habilidad necesaria para su supervivencia en las más difíciles condiciones naturales, ya
26
que como instrumento, la comunicación logró que los hombres se asocien y puedan así
controlar su entorno, construir una sociedad y establecer su propia cultura.(Pascual R.,
2010).
La comunicación interna es la clave para un eficaz plan, está conformada por una
secuencia de gestiones para llevar a cabo una correcta comunicación dentro de la
organización. “A través de este compendio se brinda un panorama general pero
simplificado de los conceptos desarrollados en materia de comunicación interna con el
objetivo de que puedan orientar la práctica concreta en el ámbito de la organización”
(Brandolin & González, 2008).
La comunicación dentro y fuera de una organización tiene como fin el colaborar y
facilitar la consecución de las metas de la organización, de otra forma no tiene motivo su
existencia.
Se pueden identificar algunas funciones propias de la comunicación interna de la
empresa que mejoran o facilitan las actividades del departamento de compras:
a) Apoyar el logro de los objetivos, las políticas, los planes y programas corporativos.
b) Generar el entendimiento de los temas complejos en audiencias internas cada vez
más diversificadas.
c) Satisfacer las necesidades de información y comunicación de las audiencias
internas.
d) Profundizar en el conocimiento de la empresa como entidad.
e) Hacer públicos los logros conseguidos por la empresa.
f) Permitir a cada empleado expresarse ante la dirección general, cualquiera sea su
posición en la escala jerárquica de la organización.
27
g) Promover una comunicación entre los miembros de la organización en todos los
niveles.
h) Contribuir a la Creación de espacios de información participación y opinión.
i) Facilitar la integración de las realizaciones personales con las institucionales.
j) Reducir los focos de conflicto interno a partir del fortalecimiento de la cohesión de
los miembros (Ritter, 2008, pág. 10).
En el departamento de compras debe existir una comunicación fluida con los
departamentos de producción, gerencia y contabilidad, entre las principales.
1.6 Administración del personal
Se define como administración de personal al área vinculada con cada uno de los
aspectos de la administración de los recursos humanos de una organización o empresa.
Esto incluye la planeación, organización, dirección y control de la obtención, desarrollo,
compensación, integración y mantenimiento del personal con la meta de la consecución de
los objetivos trazados de la organización o empresa. Así mismo como velar por el bienestar
de los empleados, y servir como enlace entre los sindicatos y las entidades
gubernamentales(Castillo J. A., 2006).
De esta forma se justifica a la administración de personal como la forma de facilitar
la mejoría de la productividad de la empresa de una forma sostenida, a través de la
obtención y mantenimiento de un cuerpo laboral motivado y capacitado.
28
1.6.1Puestos en el departamento de compras
1.6.1.1Jefe de compras
Es el responsable del cumplimiento de todo el proceso de compra de la
organización, tomando en cuenta las siguientes funciones principales:
a. Supervisar su personal a cargo reportando desviaciones a las políticas establecidas
al área de recursos humanos.
b. Definir y negociar las mejores condiciones de costos con cada uno de los
proveedores, siempre teniendo en cuenta los márgenes requeridos por la gerencia
general.
c. Asegurar que los tratos de compra se cumplan en los esquemas pactados y sin
contratiempos.
1.6.1.2Comprador Sénior
Responsable de pedir cotizaciones a los proveedores del ramo y vaciar los precios
en actas de comité, controlar el seguimiento de las órdenes de compras y efectuar el
seguimiento de la entrega de las cotizaciones, tomando en cuenta las siguientes funciones
principales:
a. Preparar y colocar órdenes de compra con base en los programas y proveedores
sugeridos, facilitando así que los puntos de venta y/o almacenes de producción
tengan de manera oportuna la mercadería y productos de venta.
b. Determinar y dar seguimiento a las necesidades de compras requeridas por
almacenes y puntos de venta.
c. Verificar la correspondiente actualización de máximos y mínimos.
29
1.6.1.3Comprador Junior
Obtener y abastecer de manera eficaz los productos y servicios necesarios para la
correcta realización de la gestión comercial, consiguiendo así siempre el mejor costo,
calidad, servicio y condiciones de compra, tomando en cuenta las siguientes funciones
principales:
a. Tramite eficaz en pago a proveedores.
b. Realizar un seguimiento a las garantías y devoluciones con los proveedores.
c. Verificar la actualización de catálogos de producto, obteniendo así información de
los requerimientos del mercado en ese momento.
1.6.1.5Auxiliar
Asistir en las operaciones de los compradores Junior y Sénior, realizando también
actividades específicas como:
a. Realizar un seguimiento a las cuentas por pagar que genera cada compra.
b. Dar un control y actualización a los catálogos recibidos de los proveedores.
c. Archivar y controlar la documentación.
(RUNSA, 2011).
1.6.2 La Selección del personal
Tras una lista de aspirantes conseguida mediante una gestión de reclutamiento el
departamento de recursos humanos llama a los aspirantes que cumplan con los requisitos
específicos de los manuales de descripción de cargos y del requerimiento de personal, esto
30
quiere decir que él o los aspirantes cumplan los requerimientos de la vacante y de la
organización.
Los aspirantes deberán llenar formularios de la empresa, generalmente llamados
solicitud de empleo, junto con la hoja de vida estos, documentos serán comparados con los
requerimientos específicos del cargo, si se cumple una paridad se realizará una llamada a
los aspirantes a que cumplan con pruebas de selección tales como: las de aptitud,
entrevistas, verificación de referencias y antecedentes.
Durante el proceso de estas pruebas hay la posibilidad de que participen altos
cargos de la organización tales como gerentes o jefe del área que tiene la vacante.
El aspirante que consigue resultados positivos en las pruebas anteriores, en ciertos
casos necesita someterse a un examen médico preocupacional, y si este es satisfactorio la
organización tomará la decisión de contratar al individuo(Castillo J. A., 2006).
Todas estas herramientas influyen en el proceso de selección por esta razón deben
ser aplicados de manera adecuada, de tal manera que permitan tomar la decisión correcta.
31
Selección del personal
Figura3: Flujograma de gestión de selección de personal.
Elaborado por: la autora
1.6.2.3 Calificaciones necesarias del personal
En toda organización es necesario que el personal cumpla con los requerimientos
específicos para cada cargo a cumplir, así también como las políticas internas de cada
empresa.
A continuación se expondrán las calificaciones que son necesarias:
1.6.2.4Características personales
En lo que respecta a características personales de los miembros de la organización
se encuentra:
32
o Edad: Varía dependiendo el cargo y por lo general se necesita gente mayor
para cargos más altos por la diferencia de experiencia.
o Presentación: En la sociedad es general que se valore a las personas con la
primera impresión, es por esto que la gente se siente más cómoda a realizar
negocios con gente bien presentada, pues genera cierto aire de confianza.
o Sexo: Existen cargos que son mejor realizados por un sexo que el otro, es
por esto que es una característica personal necesaria al conseguir personal.
1.6.2.5 Educación
La educación mínima requerida es bachiller para puestos que no requieran mayores
capacidades técnicas, y de tercer o cuarto nivel para puestos superiores; es necesario tomar
en cuenta que este estudio es de medianas y pequeñas empresas, por lo que generalmente
se contrata familia y se puede dar una mayor flexibilidad en este aspecto.
En el caso del departamento de compras, según el puesto, se requiere tener el título
de administración de empresas o estar cursando esta carrera, conocimiento en compras
generales y del tipo de compras particular que realiza la organización, en el caso que trata
el presente trabajo compra de materia prima e insumos para una empresa textil.
1.6.2.6 Experiencia
En lo que respecta a la experiencia laboral, existe una diferenciación según los
cargos dentro del departamento de compras, en los cargos más altos se solicita de 1 a 2
años de experiencia en puestos similares pues contratar gente sin experiencia requiere de
un entrenamiento que sería un costo para la empresa, por eso es común que se contraten los
mismos empleados de menor rango, es decir, promociones (RUNSA, 2011).
33
Para los puestos de menor rango no es necesaria la experiencia pero si
recomendable.
1.6.2.7 Ética
El área de compras de una organización es una de las que más tentaciones de
acciones antiéticas tiene, pues en muchas ocasiones el personal de compras accede a
compartición de las ganancias ofrecidas por los vendedores, es por esto que el aceptar o no
una compra bajo estos ofrecimientos se sujeta a controversia.
A parte del personal de compras, otros sujetos pueden ser el blanco de los
vendedores antiéticos, existen circunstancias donde son los ingenieros quienes aceptan
estos acuerdos y mandan al departamento de compras las especificaciones de materiales
particulares que solo los que venda este proveedor.
Muy a menudo los proveedores generan problemas de ética de diferente forma.
Enseguida se enumerarán las prácticas que por lo general se denominan como no éticas y/o
ilegales (Juárez M. M.).
El arreglo de precios.
Coludirse los proveedores al hacer cotizaciones.
Sabotaje de los productos de un competidor que se han dejado como prueba con el
comprador.
Envío de muestras de productos de calidad mucho más elevada que la de los
productos que se fabricarán y entregarán.
Uso de publicidad engañosa con relación a productos y precios.
34
La Asociación Nacional de Agentes de Compras (National Association of
Purchasing Agents) ha formulado ciertos principios y normas en las compras (Juárez M.
M.):
Considerar, primero, los intereses de su compañía en todas las operaciones y
practicar y creer en sus normas establecidas.
Ser receptivo a los consejos competentes de sus colegas y ser guiado por tales
consejos sin perjudicar la dignidad y responsabilidad de su puesto.
Comprar sin prejuicios, buscando obtener el máximo valor final para cada centavo
gastado.
Luchar consistentemente por conocer los materiales y procesos de fabricación, y
establecer métodos prácticos para conducirse en su puesto.
Apegarse a la honradez y a la verdad al comprar y vender, y denunciar todas las
formas y manifestaciones de cohechos comerciales.
Otorgar una rápida y cortés recepción, hasta donde las condiciones lo permitan, a
todos los visitantes en misión de negocios honrada.
Respetar sus obligaciones y exigir que se respeten las obligaciones para con él y
para con su firma, de acuerdo con las buenas prácticas comerciales.
Evitar prácticas deshonestas.
Aconsejar y ayudar a sus colegas agentes de compras en el desempeño de sus
derechos, siempre que se presente la ocasión.
Cooperar con todas las organizaciones y con todos los individuos dedicados a
actividades diseñadas para aumentar y enaltecer las compras.
35
1.7Procesos y Procedimientos Básicos del Departamento de compras.
1.7.1 Cadena de valor
La cadena de valor muestra las diferentes actividades que realiza una empresa para
generar valor al producto o servicio que ofrece.
“La cadena de valor es una herramienta de gran utilidad para examinar, en forma
sistemática, todas las actividades que la empresa desempeña para diseñar, producir,
llevar al mercado y apoyar los productos, en términos de calidad, valor y garantía,
así como también la forma en que interactúan estas actividades”(Guerra, 2002, pág.
102).
Toda empresa desarrolla diversas acciones para producir un bien o un servicio.
Algunas de esas actividades aumentan el valor del producto o servicio mientras que otras
sirven de apoyo a las actividades operativas. En ciertas empresas es difícil poder distinguir
entre unas y otras, por eso se presenta como elemento de decisión el denominado modelo
de Porter.
Michael Porter indica que “la cadena de valor refleja nueve actividades
estratégicamente relevantes que generan costo y un valor en un negocio específico” (Kotler
& Keller, 2006, pág. 38). Las actividades descritas se pueden agrupar de la siguiente
manera:
Actividades primarias:
Son destinadas a producir el bien o servicio que ofrece la empresa, así como de la
venta y de la logística necesaria para que el bien o servicio llegue al comprador; también se
encarga del servicio después de la venta.
Tienen cinco actividades básicas:
36
Logística interna.
Operaciones.
Logística externa.
Marketing y ventas.
Servicios.
Actividades de apoyo: Estas actividades permiten que las actividades primarias
funcionen por medio de:
Infraestructura.
Dirección de recursos humanos.
Desarrollo de tecnología.
Realización (compras y adquisiciones)
En la figura 4 se muestra, de manera gráfica, la cadena de valor según lo explica
Michael Porter.
37
Cadena de valor
Figura 4. Cadena de valor
Fuente: (EGEA, 2013)
1.7.2 Procesos y procedimientos de compras
El inicio de la gestión de compra se da en el momento que un área de la empresa
necesita un bien o servicio, esta realiza una solicitud dirigida al departamento de compras,
es en este momento en el que se genera una secuencia de procesos que tienen como fin
cubrir el requerimiento. Este procedimiento está lejos de ser simple pues está ligado a él un
despliegue de estrategias correctamente diseñadas y ordenadas con la meta de conseguir
precios que mejoren las utilidades, calidad de los productos e imagen de la organización
para de esta manera satisfacer a los clientes(Salvador T. E., 2012).
“El arte de comprar, es saber negociar, valiéndose de todas las herramientas
adquiridas en base a experiencias y habilidades para lograr objetivos, como son; precios
"cómodos" para la organización de los mejores materiales y servicios en el mercado
38
(calidad), con facilidades crediticias (créditos, tiempos y montos), con la mejor atención
(servicio), y finalmente con ese plus de competencia (desarrollo, capacitación,
infraestructura, negocios y alianzas, entre otros)” (Salvador T. E., 2012).
Los procesos que tiene el departamento de compras son: evaluación y selección de
proveedores, perfil del proveedor deseado, entrevista con representantes de ventas,
exhibiciones y convenciones, solicitudes de cotización, orden de compra y nota de
recepción; estos se describen a continuación:
1.7.2.1Evaluación y selección de proveedores
Al concluir la búsqueda de proveedores se inicia la selección de los que se ajustan a
los requerimientos, esto conlleva el intenso análisis y estudio de los proveedores
candidatos y su descarte en base a los criterios de selección que se hayan pactado,
reduciendo de esta manera la lista de proveedores.
Una vez conseguida la información con la gestión de selección se realiza el
siguiente trabajo:
Se genera una ficha de cada proveedor para crear un fichero de proveedores en el
que se noten las especificaciones de los artículos que cada proveedor oferta y las
condiciones comerciales que presenta.
Crear un cuadro comparativo en el que se noten las condiciones ofertadas por todos
los proveedores en lo que respeta a calidad/precio, forma de pago, descuentos,
plazo de entrega, etc., que sirva para generar un estudio comparativo con toda la
información recopilada.
39
No es recomendable depender de un solo proveedor. Lo que se debe hacer es una
repartición de pedidos entre los mejores proveedores, esto disminuye el riesgo, pues si uno
falla otro puede suplirlo y evitar desabastecimientos que le generan a la organización
pérdidas económicas teniendo que frenar procesos productivos incumpliendo la demanda
de la clientela.
A su vez el tener diferentes proveedores puede crear problemas tales que, al
distribuir la cantidad comprada entre diferentes proveedores, los descuentos sean menores.
Una vez que se escoge un proveedor o proveedores, se les notificará a los
seleccionados la decisión tomada y cuáles son las razones que dirigieron a la organización
a tomar esa elección. De igual manera es importante notificar a los proveedores no
seleccionados las razones por las que no fueron elegidos, pues en otro momento pueden
hacerse correctivos de estos y convertirse en proveedores elegibles en potencia(UNID).
1.7.3 Planes de evaluación de proveedores
1.7.3.1 Método categórico
“Los datos categóricos son datos que provienen de resultados de experimentos en
que sus resultados se miden en escalas categóricas. Medir en una escala categórica consiste
en observar el resultado de un experimento y asignarle una clase o categoría, de entre un
número finito de clases posibles. Esta escala es no numérica, y puede ser categórica
ordinal, es decir, sus categorías tienen un orden natural, o en caso contrario la escala es
categórica nominal. “ (Galbiati J. R., pág. 1)
40
En este método no se asignan números para calificar, es decir, se utilizan las
denominadas clases o categorías como muy bueno, bueno, regular, malo, muy malo.
1.7.3.2 Método del punto ponderado
“Este método que aquí se presenta realiza un análisis cuantitativo en el que se
compararán entre sí las diferentes alternativas para conseguir determinar una o varias
localizaciones válidas.
El objetivo del estudio no es buscar una localización óptima sino una o varias
localizaciones aceptables. En cualquier caso, otros factores más subjetivos, como pueden
ser las propias preferencias de la empresa a instalar determinarán la localización definitiva.
A continuación se presentan los pasos a seguir:
1. Determinar una relación de los factores relevantes.
2. Asignar un peso a cada factor que refleje su importancia relativa.
3. Fijar una escala a cada factor. Ej: 1-10 ó 1-100 puntos.
4. Hacer que los directivos evalúen cada localización para cada factor.
5. Multiplicar la puntuación por los pesos para cada factor y obtener el total para
cada localización.
6. Hacer una recomendación basada en la localización que haya obtenido la mayor
puntuación, sin dejar de tener en cuenta los resultados obtenidos a través de métodos
cuantitativos” (UDLL, pág. 1).
41
Este método corresponde a la asignación de un valor numérico denominado peso, a
cada factor a evaluarse, tomando en cuenta la relación y relevancia que tenga. Luego los
directivos, en este caso el departamento de compras, debe dar su calificación a cada factor
y multiplicarlo por el peso.
1.7.4 Perfil del proveedor deseado
Existen dos criterios que se necesitan para formar el perfil del proveedor deseado:
Criterios Económicos
La selección se hace tomando en cuenta el precio ofertado, los descuentos
comerciales, el pago o costo delos gastos ocasionados por transporte, embalajes, carga y
descarga, etc., los descuentos por volumen de compra, los plazos de pago y formas de
pago. Se escogerá el proveedor que oferte el precio más bajo con relación a su calidad.
Criterios de calidad
A la hora de la selección del proveedor, es de gran importancia revisar la calidad de
los artículos, estos han de ser sometidos a un meticuloso estudio comparativo de sus
características técnicas, analizar muestras, realizar pruebas, etcétera.
Este criterio se utiliza cuando lo que prima en la empresa es conseguir un producto
de una determinada calidad, que no tiene que ser necesariamente la mejor, sino la que
interese al comprador en ese momento. También se utilizan criterios de calidad cuando el
producto ha de responder a unas características técnicas determinadas.
42
Cuando los artículos sean de la misma calidad se elegirá el que resulte más
económico.
No siempre la oferta más barata es la más conveniente, puesto que también se
pueden considerar como parámetros de calidad aspectos no directamente relacionados con
los productos como, por ejemplo: servicio postventa, periodo de garantía, imagen que el
producto y el proveedor tengan en el mercado, existencia de servicios de atención al
cliente, etcétera.
También se toma en cuenta del proveedor, su prestigio, localización, instalaciones,
fuerza técnica, capacidad financiera y nivel organizativo y de administración(UNID).
1.7.5 Recopilación de Información
1.7.5.1 Entrevista con representantes de ventas
Las entrevistas con los representantes de los proveedores pueden llegar a ser uno de
los mejores métodos de recopilación de información. Es conveniente tener la mayor
cantidad posible de representante de ventas.
Es primordial el desarrollo de excelentes relaciones con los proveedores, ya que
estas crean una actitud amistosa, cortés, y franca con el agente de ventas.
La entrevista es el método de obtención de información más productivo, ya que
permite hablar directamente, escuchar y preguntar características como: precio, calidad, a
qué otras empresas surten, etc.
43
En ciertas ocasiones, un representante del departamento de compras tendrá la
capacidad de visitar a un proveedor potencial con la meta de formarse una opinión por
medio de la observación directa, acerca del equipo y personal del proveedor.
Realizar este tipo de visitas en forma de grupo, con expertos técnicos y financieros,
se considera una gestión sana ya que se logra una evaluación más completa de los que
ofrece el proveedor(UNID).
1.7.5.2 Exhibiciones y convenciones
Es muy importante que se tenga siempre el conocimiento de las fechas y lugares en
que se realizan exhibiciones y convenciones de proveedores que oferten productos de
interés para la organización, pues en este tipo de eventos se suelen encontrar grandes
oportunidades de negocios, grandes descuentos, tratados flexibles en forma de pago, entre
otros.
De igual manera sirve para enterarse de los nuevos proveedores que entran al
mercado que por lo general ofrecen mejores precios para ganar mercado.
1.7.5.3Solicitudes de cotización
Cuando el departamento de compras recibe la solicitud de compras, debidamente
autorizada, está en la capacidad de iniciar la gestión de los trámites necesarios para la
realización de compras del material solicitado(Nacional F, 2014).
La primera instancia consta de buscar el mejor proveedor bajo los métodos
previamente mencionados y además un documento denominado “solicitud de cotización” y
de esta manera elegir el proveedor más conveniente.
44
Con el fin de realizar un eficaz registro de los proveedores y para establecer
evidencia por escrito de la investigación realizada, el personal del departamento de
compras debe enviar a cada proveedor un documento denominado: solicitud de cotización
a proveedores. Este documento contiene la siguiente información:
Número de solicitud de cotización a proveedores.
Fecha en la que se elabora.
Nombre del proveedor al cual se le pide la cotización.
Clave del material que se solicita.
Descripción del material solicitado.
Cantidad solicitada.
Fecha límite para que el proveedor conteste.
Hacer referencia a la solicitud de compras, anotando su número y la fecha en la que
se expidió.
Firma de la persona autorizada para hacer la solicitud de cotización, es decir, del
encargado de compras.
La solicitud de cotización a proveedores, deberá contener el espacio necesario para
que el proveedor conteste lo siguiente:
Precio por unidad.
Plazo máximo en el que se compromete a entregar la mercancía.
Condiciones de pago.
Firma de la persona que recibió la solicitud de cotización en el establecimiento del
proveedor.
45
Es de gran importancia que el encargado del departamento de compras de la
organización envíe las solicitudes de cotización a los proveedores potenciales en aquellas
temporadas en que según los estudios de mercado se consideren mejores en cuanto a la
obtención de las mejores ofertas. De igual manera, se debe actualizar los datos y
cotizaciones de los proveedores para de esta forma escoger rápidamente al proveedor en el
momento en el que se le solicite una nueva compra.
También es una función del personal encargado del departamento de compras
negociar los descuentos ya sea por volumen o bien por pronto pago, dependiendo de las
condiciones y necesidades del negocio.
Es prudente realizar dos formas de solicitud de cotización de proveedores:
Una de las copias es retenida por el encargado de la realización de la solicitud, esto
permite constatar posteriormente que la cotización cumple los requerimientos de la
solicitud.
La otra copia, se envía a todos los proveedores potenciales para que la regresen a
más tardar en la fecha fijada como límite.
En caso de que el proveedor no dé una respuesta, se toma como no enviada dicha
solicitud y el proveedor no forma parte de la selección.
1.8 Registros de Compras
1.8.1Orden de compra
En el momento en que el encargado del departamento de compras recibe las
respuestas de las solicitudes de cotización de proveedores enviadas, empieza la siguiente
46
fase de la gestión de compras, la cual consiste en escoger a aquel proveedor que ofrece, las
mejores condiciones y precios al negocio(Nacional F, 2014).
Es recomendable la comunicación entre el encargado de la compra y el solicitante
de la misma para de esta manera tener los mejores resultados a la hora de elegir al
proveedor.
Electo el proveedor que cumple los requerimientos de la compra, el encargado del
departamento genera un documento denominado “orden de compra” cuyo objetivo es
formalizar la gestión de compra para la respectiva burocracia.
La información que debe contener la orden de compra, esla siguiente:
Número de orden de compra.
Nombre del proveedor.
Fecha en la que se efectúa la orden.
Hacer referencia a la solicitud de cotización a proveedores, indicando su número y
fecha.
Fecha en la que el proveedor deberá entregar la mercancía.
Condiciones de pago.
Hacer referencia a la solicitud de compras, indicando su número.
Clave del material.
Descripción.
Cantidad solicitada.
Precio unitario.
Importe parcial (precio unitario x unidades).
47
Impuestos.
Importe total (importe parcial + impuestos).
Firma del encargado de compras.
Firma del proveedor.
En caso de que el proveedor no sea local, sino extranjero, en la orden de compras se
debe hacer mención también de lo siguiente:
Medio de transporte que se utilizará.
Hacer notar, en su caso, que la mercancía está asegurada y los riesgos que cubre el
seguro.
Fracción aduanal aplicable.
Como se dijo anteriormente la orden de compra es un documento formal y como
tal, al revés debe contener los derechos y deberes contraídos por el proveedor y que conste
la firma del mismo.
Si bien es cierto las obligaciones del proveedor varía según el caso particular, en
términos generales debe hacerse mención de lo siguiente:
a. El proveedor está obligado a resarcir los daños y perjuicios ocasionados al
comprador en caso de:
Incumplimiento en la fecha de entrega estipulada.
Incumplimiento en cuanto al lugar de entrega estipulado.
Incumplimiento en cuanto a la calidad del material solicitada por el comprador.
Infracción por parte del vendedor de marca registrada o patente alguna.
48
b. El proveedor asume la responsabilidad de sustituir los artículos solicitados en
caso de que estos no sean nuevos, no se aplica si estaba pactado previamente que no lo
fueran, o bien en caso de que no funcionen para el objeto para el cual se adquirieron.
c. El comprador tiene la potestad de realizar la devolución de los artículos
adquiridos, en caso de que la inspección realizada por su personal no de un resultado
negativo.
En caso de que la compra se realice a un proveedor local, se deben manejar las
siguientes copias:
Una copia se envía a la persona encargada de controlar los inventarios para que
haga el registro correspondiente en las tarjetas de almacén.
Una copia para el proveedor, ya que dicha orden de compra constituye, en sí
misma, un contrato de compra-venta.
Una copia a la persona encargada de la contabilidad.
Una copia para la persona encargada de recibir el material, ya que toda recepción
de material debe ampararse con una orden de compra.
Dos copias para la persona encargada de efectuar las compras, una de ellas para su
registro de proveedores y la otra para llevar un registro de pedidos(Nacional F,
2014).
En caso de tratarse de un proveedor extranjero, se debe realizar también, una copia
al agente de aduanas incluyendo las fracciones aduanales aplicables a la mercancía en
cuestión.
49
1.8.2 Nota de recepción
Es de gran valor que en cualquier trato/negocio se denomine a una persona la
responsabilidad de recepción de los artículos adquiridos. El material necesario para que
esta persona reciba la mercadería es una copia de la orden compra, de esta manera puede
constatar que llegó el material solicitado.
Sin embargo, en el caso de que llegue material a la empresa y el encargado no tiene
la orden de compra y/o el conocimiento de llegada de esta mercadería, debe acercarse con
al departamento de compras y solicitar la copia respectiva de la orden de compra para de
esta manera poder recibir la carga.
Las funciones generales del encargado de recepción de mercadería consisten en
realizar un recuento físico y verificar que la mercadería entregada por el proveedor cumple
con las especificaciones estipuladas en la orden de compra. De igual manera, debe realizar
una inspección para detectar la existencia de mercadería con daños, en mal estado o
diferente de lo pedido.
Cuando se confirma que todo está en orden y según lo pactado, el encargado de
recepción de mercadería genera un documento, pues este queda como el documento
formal.
Se le entrega a la persona que llevó el material, contra la nota de remisión expedida
por el proveedor. La nota de recepción debe contener la siguiente información:
Número de nota de recepción.
Fecha de recepción.
Nombre del proveedor.
50
Fecha en la que se hizo la orden de compra.
Número de orden de compra.
Clave del material.
Descripción del material.
Cantidad recibida.
Precio unitario.
Importe total de la mercancía recibida.
Firma de la persona que recibió el material.
En caso de tratarse de proveedores extranjeros, es necesario complementar con:
El número de la nota de remisión expedida por el proveedor.
La fecha en la que se elaboró la nota de remisión.
Transportista encargado de hacer la entrega.
La nota de recepción deberá emitirse con tres copias:
Una de ellas, se envía al encargado de efectuar la compra para que quede
formalmente enterado de que la mercancía está en el almacén.
Otra copia se envía al encargado de manejar los inventarios para que
registre en su tarjeta de almacén la entrada de mercancía.
La tercera copia se envía a la persona encargada de llevar la contabilidad
para que realice el pago correspondiente y para que lleve un control de los
costos de producción.
En caso de que exista en el negocio una persona dedicada a llevar el registro y control de
los costos de producción, a ella se le debe enviar otra copia(Nacional F, 2014).
51
1.9 Las compras y el control de inventarios
1.9.1 El tamaño de la compra
El tamaño de la compra depende directamente del tamaño de la empresa, es decir,
de su nivel y capacidad de producción. Además de los pedidos que tengan y la estimación
de los costos por cantidad de producto, también la cantidad de material que pueden
almacenar.
1.9.1.1 Fabricación por orden especial o de producción Intermitente
El proceso de producción intermitente tiene sus principios en una estrategia de flujo
flexible, en este la maquinaria o mano de obra crean artículos en cantidades significativas.
En este tipo de producción el producto creado generalmente tiene una
personalización alta y una cantidad de producción baja. No obstante, es una cantidad que
produce ganancia significativa.
Por ejemplo se tiene, en el caso del tema del presente trabajo, ropa de temporada o
pedidos particulares de clientes.
1.9.1.2 Fabricación de producción continua
La producción continua se manifiesta en los procesos que transforman la materia
prima en productos finales con un flujo ininterrumpido. Esto generalmente se aplica
cuando la producción se frena y genera un costo muy elevado para la organización.
También entran en esta clasificación las producciones en masa de artículos que
siempre se necesita producir (Eliseo S., 1997).
52
1.9.1.3 Suministros de operación
Los suministros de operación corresponden a todo el material y herramientas
necesarias para llevar a cabo todas las funciones de la empresa, en este caso particular el de
compras y control de inventario.
Los suministros generales que se requieren para realizar estas funciones son:
computador, hojas, esféros, documentos necesarios, entro otros.
1.9.1.4Artículos de inventario
Los artículos de inventario necesitan estar debidamente documentados y son todos
los materiales existentes en bodega, comprados (por recibir) y desechados. Los
documentos de incluir historial de compras y recepciones, además de las que están por
arribar.
1.9.2Pedidos de cantidad económica (EOQ=economic ordering quantity) y control de
inventarios
1.9.2.1 Funciones, forma y control de Inventarios
Es una técnica relativamente sencilla de usar, y su aplicación se basa en las
siguientes suposiciones:
La demanda es conocida, constante e independiente.
El tiempo de entrega por parte de los proveedores de materias primas, se conoce y
es constante.
El inventario de una orden llega en un lote y al mismo tiempo.
53
Los descuentos por cantidad no son posibles.
Los costos de preparación y de almacenamiento son los únicos costos variables.
Se evitan la escasez de inventario, mediante la colocación de órdenes de pedido a
tiempo (Heizer J. y Render B., 2004).
1.9.2.2 Fórmula de EOQ
El EOQ se calcula con la siguiente fórmula:
En donde:
TC = Costo total del inventario, en valor monetario.
Q = Cantidad de pedido, en unidades.
C = Costo unitario de producto, en valor monetario.
S = Costo fijo de realizar un pedido, en valor monetario.
D = Demanda anual del producto, en unidades.
H = Costo unitario anual de mantener inventario, en valor monetario. H = i×C
i = Costo de manejo de inventario como porcentaje del valor del producto, en
porcentaje anual (Rodríguez, 2013).
54
1.9.3 El control de inventarios
Un sistema de inventario es la secuencia de políticas y regulaciones que revisan los
niveles de inventario y determinan los niveles que son necesarios retener, el tiempo hasta
el cual el material sirve y luego debe reponerse y el tamaño que necesitan tener los
pedidos, por esto el sistema tiene la responsabilidad de ordenar y recibir los artículos,
coordinar la ubicación de los pedidos y localizar lo que se ha solicitado.
Clasificación de los modelos
Existen dos tipos:
De cantidad económica del pedido (cantidad fija del pedido /economic order
quantity “EOQ” modelo “Q”.).
De periodo fijo (sistema periódico /sistema de revisión periódica / sistema de
intervalo fijo de pedidos / modelo “P”).Estos modelos se distinguen por que el
modelo de cantidad fija de pedido es impulsado por un evento, es decir inicia
el pedido cuando se presenta el evento de alcanzar un nivel específico para alcanzar
el nuevo pedido y este evento puede ocurrir en cualquier momento dependiendo de
la demanda de los artículos considerados por lo cual se considera un sistema
perpetuo; y el modelo de periodo de tiempo fijo es impulsado por el tiempo, es
decir, este modelo se limita a colocar los pedidos al final del periodo de tiempo
predeterminado.
1.9.3.1 Responsabilidad del control de inventarios
El control de inventarios tiene las siguientes funciones:
Garantizar la exactitud de los inventarios.
55
Analizar, investigar y justificar las diferencias encontradas entre cierre diario, y
órdenes de requisición
Solucionar cualquier diferencia identificada en el área involucrada.
Presentar propuesta para reducción de diferencias para evitar problemas futuros.
Mantener actualizados los formatos de inventarios
Llevar archivo electrónico y físico de los movimientos.
Calcular los movimientos mensuales y diarios para registro histórico de
indicadores.
Revisión y Validación de registros.
Supervisar y monitorear la gestión de despacho de materiales de acuerdo con la
normativa interna.
Sensibilizar y concientizar al personal de las diversas áreas sobre el cumplimiento
de políticas y normas internas en lo que respecta a inventarios.
Monitorear y evaluar el desempeño de los procesos de control de inventarios.
Identificar e investigar las circunstancias y causas de incidentes en lo relativo a los
inventarios y su custodia.
Tomar las acciones respectivas para la reducción y eliminación de los incidentes,
entre otras.
1.9.3.2 Análisis ABC
El análisis ABC es una “técnica para dividir el inventario en tres grupos basados en
el volumen anual en dólares” (Render, Principios de administración de operaciones, 2004,
pág. 453).
56
El método ABC señala que una organización debe “clasificar los artículos de la A a
la C”, en base a las siguientes reglas:
Los artículos A son bienes cuyo valor de consumo anual es **el más
elevado**. El principal 70-80 % del valor de consumo anual de la empresa
generalmente representa solo entre el 10 y el 20 % de los artículos de
inventario totales.
Los artículos C son, al contrario, artículos con el menor valor de consumo.
El 5 % más bajo del valor de consumo anual generalmente representa el 50
% de los artículos de inventario totales.
Los artículos B son artículos de una clase intermedia, con un valor de
consumo medio. Ese 15-25 % de valor de consumo anual generalmente
representa el 30 % de los artículos de inventario totales (Collignon &
Vermorel, 2012).
Lo señalado se representa gráficamente a continuación:
57
Análisis ABC
Figura 5. Análisis ABC
Fuente: (Investigación de Operaciones, 2011)
1.9.3.3 Clasificación de inventarios según su función
Existen cinco tipos de inventario según la función que cumplen, estos se detallan a
continuación:
Inventario de Seguridad o de Reserva
Este tipo de inventario se realiza con el fin de suplir los riesgos de detención de la
producción o aumentos inesperados en la demanda de los clientes.
58
En vista de que a la larga nada es seguro se crea este tipo de inventario con el fin de
evitar pérdidas de cualquier tipo para la organización(Noori, 1997).
Inventario de desacoplamiento
Este tipo de inventario se necesita de eslabón entre dos procesos u operaciones
adyacentes cuyas tasas de producción no pueden sincronizarse; permitiendo que las cosas
sigan el curso planeado(Noori, 1997).
Inventario en tránsito
Se compone por materiales que avanzan en la cadena de valor y además son
artículos que se han pedido pero no se reciben.
Este inventario se traspasa de los proveedores a las empresas, a los subcontratistas y
viceversa, de una operación a otra y de la empresa a los comercios. El flujo por la cadena
de valor es directamente proporcional al tamaño del inventario(Noori, 1997).
Inventario de ciclo
Este tipo de inventario tiene lugar en el momento que la cantidad de unidades
compradas (o producidas)es mayor que los requerimientos inmediatos de la organización,
con el objetivo de minimizar los costos unitarios de compra (o aumentar la eficacia de la
producción) (Noori, 1997).
59
Es posible que resulte más económico solicitar un gran volumen de unidades y
almacenar algunas de ellas, para su posterior utilización.
Inventario de Previsión o Estacional
Este se crea en el instante en que una organización produce más de los productos
necesarios inmediatos durante los periodos de demanda baja, con el objetivo de cumplir
una alta demanda(Noori, 1997).
Este tipo de inventario es muy común, especialmente en temporadas.
1.10 Indicadores de efectividad del Departamento de compras
A continuación se exponen los indicadores de efectividad:
Porcentaje del gasto total puesto en proveedores certificados.
Porcentaje del gasto total puesto en proveedores aprobados o registrados.
Porcentaje de proveedores activos en cada categoría de artículos.
Porcentaje de artículos no rutinarios que se han sometido periódicamente a análisis
de impacto y riesgo de suministro.
Porcentaje de requerimientos que deben ser devueltos a los usuarios por falta
de especificaciones, faltas en tiempos de entrega, etc.
Porcentaje de requerimientos que se transforman en órdenes de compra.
Porcentaje de artículos hechos a medida/sobre total de compra.
Gastos en nuevos proveedores/Gastos totales.
Porcentaje de ofertas de nuevos proveedores que son aceptadas.
60
Porcentaje en que los tiempos de espera de entrega son menores a los
especificados.
Porcentaje de casos en que la ejecución del contrato resulta en conflicto con
los proveedores.
Tiempo de demora, entre el pedido y la entrega de mercadería.
Cantidad de órdenes de compra anuladas.
Cantidad de órdenes de compra no cumplidas.
Cantidad de requerimientos no cumplidos, entre otros (Pérez E. C., 2012).
61
CAPÍTULO 2
2. ESTUDIO DE MERCADO
2.1 Población
La población estará constituida por 75 pequeñas y medianas empresas dedicadas a
la confección de prendas de vestir de la ciudad de Quito inscritas en la Cámara de la
Pequeña Industria.
2.2 Tamaño de la muestra
El tamaño de la muestra se determinara por medio de la fórmula propuesta por
Bernal C. (2010)
n= tamaño necesario de la muestra
Z= 95% margen de confiabilidad.
E= 5% error de estimación.
S= 0,4 desviación estándar
N= 75 tamaño de la población
62
2.3 Técnicas para la recopilación de información
Para el desarrollo de este capítulo se realizó la respectiva recopilación de datos por
medio de una encuesta considerada representativa de la industria textil específicamente en
las pequeñas y medianas empresas de confección, dicha encuesta pretende determinar y
conocer la organización de las empresas en cuanto a la gestión de compras, adicional a esto
se realizaron entrevistas con el personal directamente involucrado como, Gerentes, Jefes de
Producción, y Diseñadores.
63
2.4 Resultados de la investigación
2.4.1.Empresas encuestadas
Nro. NOMBRE O RAZON SOCIAL
Nro.
NOMBRE O RAZON SOCIAL
1 TEJIDOS ABBA
30 MANUFACTURAS DELTA
2 DISMOTEXTIL
31 REPRESENTACIONES REPMAJUSA
3 CC JR.SPORT
32 JULIO HERNAN SORIA
4 VIMARTH
33 DAVILA NAVARRO CLARITA MYREYA
5 TEXTILES KUSATROY
34 ALEXA TEJIDOS
6 CREATEX
35 CARMIÑA LOPEZ
7 EXPORMODA
36 JOGGING
8 CONFEMODA
37 TEXTILES ANTONIO AGUAYO
9 KABÚ
38 DIEGO CARVAJAL
10 FASHIONARTE
39 CACAO CONTRY
11 CAOBA
40 SPORTEX
12 MIRMAG
41 PAGET y OVERTA
13 COBUTEX
42 CASUAL SWEATERS
14 FDM COLLECTION
43 TEXDOORS
15 LADY CHIC
44 HOJA VERDE
16 CORNEJOTEX
45 TEXTILES MARIA OÑA
17 EN MODA
46 CLOSED
18 TEXTILES MARLENY ESTRADA
47 EN FORMA
19 INSATEX
48 GIROTEX
20 TEJIDOS ALEMANIA
49 MY KIDS
21 CREAMODA
50 TEXTILES QUIROGA
22 RITA COBO TERAN TEXTILES
51 TEXTILES JLAND
23 KUSATROY
52 CREACIONES DAP
24 TEXTILES PAOLA ALBUJA
53 URBEFASHION CIA. LTDA.
25 INNOCOTTON / COMESUR
54 NOBRANTEX CIA LTDA.
26 TEXTILES OJEDA
55 INNOVATEXTIL CIA. LTDA.
27 TEXTILERA RENDON
56 COBUTEX S.A
28 NEW SPRING
57 LEE NA JUNG HYUN
29 C. LA ESPERANZA
58
ESTUDIO DE DISEÑO Y MODA GYNA PARRA
CIA. LTDA.
Tabla 1. Lista de empresas encuestadas
Elaborado por: la autora
64
Pregunta Nro. 1
Antigüedad de la empresa.
Figura 6. Resultado de la pregunta 1
Elaborado por: la autora
En esta pregunta se determina que el mayor porcentaje de empresas encuestadas
que operan en la industria textil tienen entre 10 a 20 años de antigüedad.
Pregunta Nro. 2
Volumen de ventas anuales.
Figura 7. Resultado de la pregunta 2
Elaborado por: la autora
05
1015202530
1 a 5 años 5 a 10 años
10 a 20 años
Mas de 20 años
Series 1
8
23
19
8
0
5
10
15
20
25
HASTA 300,000 USD
DE 301 A 600,000 USD
DE 701 A 900,000 USD
MAS DE 900,000
USD
Series 1
65
En esta pregunta se determina que 23 de 58 empresas encuestadas tiene un monto
promedio de ventas anual que oscila entre los 301,000 a 500,000 dólares, que representan
un 40% de la población.
Pregunta Nro. 3
Número de empleados totales
Figura 8. Resultado de la pregunta 3
Elaborado por: la autor
En esta pregunta se determina que el 65% de las empresas encuestadas pertenecen
al grupo de las pequeñas empresas, mientras que un 35% pertenece al grupo de las
medianas empresas.
0
38
20
00
10
20
30
40
MENOS DE 10
11 A 50 51 A 99 MAS DE 99
Series 1
66
Pregunta Nro. 4
Tipo se producto
Figura 9. Resultado de la pregunta 4
Elaborado por: la autora
De las 58 empresas encuestadas 24 empresas realizan su desarrollo de producto en
el segmento de prendas de moda, en los diferentes universos, jeanswear, casualwear,
sleepwear, underwear, y sportwear, mientras que solo 8 de ellas producen prendas básicas.
8
13
24
13
0
5
10
15
20
25
30
Basicos Basicos Moda
Moda Todos
Series 1
67
Pregunta Nro. 5
¿Su empresa cuenta con un departamento de compras o una persona
encargada exclusivamente de esta función?
Figura 10. Resultado de la pregunta 5
Elaborado por: la autora
De las 58 empresas encuestadas, más del 70 % confirman que no cuentan con un
departamento organizado de compras, ni con una persona que se encargue exclusivamente
de esta función y este comportamiento es notable en las pequeñas empresas, puesto que el
capital de inversión es pequeño y no permite contratar una persona para una sola función.
SI28%
NO72%
0% 0%
68
Pregunta Nro. 6
En el caso de no tener definido un comprador o departamento de compras
indique que personas compran en su empresa.
Tabla 2. Resultado de la pregunta 6
Elaborado por: la autora
La función de compras en las empresas de confección en Quito es realizada en su
mayoría por los dueños y/o gerentes de las mismas, en colaboración del jefe de producción,
bodega y diseño en un menor porcentaje si cuentan con dicho personal.
0 10 20 30 40 50 60 70
DISEÑADOR
JEFE DE PRODUCCION
GERENTE O PROPIETARIO
VENDEDOR
JEFE DE BODEGA
DISEÑADORJEFE DE
PRODUCCION
GERENTE O PROPIETARI
OVENDEDOR
JEFE DE BODEGA
NO COMPRAN 48 30 0 44 46
COMPRAN 10 28 58 14 12
69
Pregunta Nro. 7
¿La persona o departamento de compras ha sido capacitado o recibido alguna
información concreta sobre cómo negociar y que estrategias utilizar con los
proveedores?
Figura 11. Resultado de la pregunta 7
Elaborado por: la autora
El 67% de los encuestados manifiestan que si han sido capacitados, para el efecto
de esta función, y el 33% dice que no, algunas de las empresas que afirman haber tenido
dicho curso o haber recibido capacitación, confirman que les ha sido de utilidad para
realizar negociaciones más efectivas.
67%
33%
0% 0%
SI NO
70
Pregunta Nro. 8
Indique que tiempo le dedican a la actividad de compras incluyendo búsqueda,
selección, negociación y seguimiento de la materia prima.
Figura 12. Resultado de la pregunta 2
Elaborado por: la autora
El 55% de las empresas le dedican de 2 a 4 horas del día a la función de compras,
las empresas que dicen dedicarle de 6 a 8 horas en esta actividad, son precisamente las
empresas que cuentan con personal específico para esta función y pertenecen al grupo de
las medianas empresas.
9
25
8
16
0
5
10
15
20
25
30
1 a 2 HORAS
2 a 4 HORAS
4 a 6 HORAS
6 a 8 HORAS
Series 1
71
Pregunta Nro. 9
¿Posee su empresa una guía de procesos, políticas y procedimientos de
Compras?
Figura 13. Resultado de la pregunta 9
Elaborado por: la autora
En el 60% de las empresas encuestadas no posee una guía de procesos,
procedimientos y políticas de compras, puesto que esta función es desempeñada por los
dueños o gerentes de las mismas.
40%
60%
0% 0%
SI NO
72
Pregunta Nro. 10
¿Considera importante y conveniente implementar procesos, procedimientos y
políticas de compras?
El 100% de los encuestados respondieron que si consideran importante y
conveniente implementar en sus empresas procesos, procedimientos y politicas de
compras.
Pregunta Nro. 11
¿Quéporcentaje del total de egresos, corresponde al de compras de materia
prima?
Figura 14. Resultado de la pregunta 11
Elaborado por: la autora
0
17
28
13
0
5
10
15
20
25
30
20% DEL 21 al 40% DEL 41 al 60% DEL 61 al 80%
Series 1
73
En el 48% de las empresa, el total de egresos corresponden del 41 al 60% , monto
alto que la manufactura asi lo exige y que requiere de tiempo y organización para ser
utilizado con el mejor beneficio para las empresas.
Pregunta Nro 12
¿Es común que las entregas de producto terminado sean canceladas porque la
materia prima no llego a tiempo o se terminó para el momento del pedido?
Figura 15. Resultado de la pregunta 12
Elaborado por: la autora
El 78% de las empresas encuestadas en esta pregunta corroboran que al no tener
una persona, exclusivamente encargada de las compras, no es posible contar con un
seguimiento adecuado de la materia prima.
SI78%
NO22%
0% 0%
74
Pregunta Nro. 13
¿Qué porcentaje del inventario considera de baja rotación?
Figura 16. Resultado de la pregunta 13
Elaborado por: la autora
43De 58 empresas tienen un alto porcentaje del inventario, con baja rotación.
Pregunta Nro. 14
15
21
18
4
0
5
10
15
20
25
10% 20% 30% 40%
75
¿Su empresa cuenta con su propio canal de distribución?
Figura 17. Resultado de la pregunta 14
Elaborado por: la autora
81 % de las empresas encuestadas no cuentan con su propio canal de distribución.
Pregunta Nro. 15
SI19%
NO81%
0% 0%
76
¿Qué departamento o persona esta encargada de tomar una desición sobre los
exedentes y desechos de materia prima?
Tabla 3. Resultado de la pregunta 15
Elaborado por: la autora
El 100% de las empresas ecuestadas coinciden, en que es la Gerencia quien siempre
toma una decision sobre los exedentes y desechos de la materia prima.
Pregunta Nr. 16
GERENCIA BODEGA DISEÑO COMPRAS
Series 1 58 0 0 0
0
10
20
30
40
50
60
70
77
¿Utiliza su empresa una orden de compra?
Figura 18. Resultado de la pregunta 16
Elaborado por: la autora
El 79% de las empresas encuestadas no cuentan con una orden de comprasen
esamisma proporción se respondió que no consideraban a una orden de compra como un
instrumento legal o contrato de compra-venta. El restante 21% si lautiliza y si cree sea una
herramienta legal de compra-venta.
SI21%
NO79%
0% 0%
78
Pregunta Nro 17
¿Qué personas son informadas inmediatamente de las compras de materia
prima?
Tabla 4. Resultado de la pregunta 17
Elaborado por: la autora
En esta pregunta se puede observar que las compras son anunciadas en su gran
mayoria a diseño después del gerente, que definitivamente es el primero en enterarse de
esta acción.
Pregunte Nro 18
GERENTE DISEÑADORJEFE DE
PRODUCCIONENCARGADO DE
BODEGA
SI 53 45 22 34
NO 0 8 36 24
0
10
20
30
40
50
60
79
Cual es el medio de informacion de la compra?
Figura 19. Resultado de la pregunta 18
Elaborado por: la autora
El metodo de información más usado por las empresas es verbal y con un
muestrario de haber sido requerido por la persona que realizo la compra.
Pregunta Nro. 19
10
15
33
00
5
10
15
20
25
30
35
DOCUMENTADO FISICO VERBAL
80
¿Existe una planificación de ventas detallada trimestral, semestral y anual
comunicada al personal pertinente?
Figura 20. Resultado de la pregunta 19
Elaborado por: la autora
La mayoría de las empresas dicen contar con una planificación de ventas.
72%
28%
0% 0%
SI NO
81
Pregunta Nro. 20
¿Existe un control de calidad inmediato de la materia prima ingresada?
Figura 21. Resultado de la pregunta 20
Elaborado por: la autora
El 59% de los encuestados respondieron que si existe un control de calidad
inmediato, el resto dice que no siempre se hace de forma inmediata.
41%
59%
0% 0%
SI NO
82
Pregunta Nro. 21
¿En el caso de encontrar la materia prima defectuosa, con qué frecuencia se
informa a la persona que realizó la compra?
Figura 22. Resultado de la pregunta 21
Elaborado por: la autora
El 57 % de las empresas encuestadas aseguran que siempre se informa al
comprador de la llegada de materia prima defectuosa, mientras que un 25% afirma que a
veces.
33
25
00
5
10
15
20
25
30
35
SIEMPRE A VECES NUNCA
Series 1
83
Pregunta Nro. 22
¿Qué departamento o persona autoriza el pago de facturas?
Figura 23. Resultado de la pregunta 22
Elaborado por: la autora
La mayoría de los encuestados aseguran que los pagos son autorizados por
contabilidad.
27
8
19
4
0
5
10
15
20
25
30
CONTABILIDAD BODEGA GERENCIA COMPRAS
Series 1
84
Pregunta Nro. 23
¿Mantienen un archivo de proveedores donde se incluyan cotizaciones,
comunicaciones, listas de precios y otros?
Figura 24. Resultado de la pregunta 23
Elaborado por: la autora
El 67% de los encuestados aseguran que si mantienen un archivo de proveedores,
mientras que el otro 33% por ciento no cuenta con dicho archivo.
SI67%
NO33%
0% 0%
85
Pregunta Nro. 24
¿Utiliza su empresa algún sistema informático (software) para el inventario de
compras?
Figura 25. Resultado de la pregunta 24
Elaborado por: la autora
Esta pregunta estaba destinada a averiguar si los departamento de compras tenían
ayuda sistemática para el control de los inventarios y la mayoría de los encuestados
afirmaron que cuentan con un sistema de inventarios, el otro 17% que no, lo que atribuye a
un control de inventarios manual.
83%
17%
0% 0%
SI NO
86
Pregunta Nro. 25
¿Utiliza un sistema de clasificación de inventarios para su control que le
permita verificar que comprar y cuando comprar?
Figura 26. Resultado de la pregunta 25
Elaborado por: la autora
Esta pregunta pudo haber puesto en duda el desempeño del encuestado. La pregunta
cuestionaba si la empresa (o el encuestado) analiza los aspectos de niveles de inventario,
tiempo de entrega, costo, etc. antes de hacer una compra. Por lo tanto, la mayoría de las
empresas encuestadas respondieron que si analizan estos aspecto.
SI62%
NO38%
0% 0%
87
Pregunta Nro. 26
¿Cuál es la característica más importante que bajo su criterio debe tener el
personal de compras?
Figura 27. Resultado de la pregunta 26
Elaborado por: la autora
Los empresarios de las pequeñas y medianas empresas de confección encuestados
coinciden en que la experiencia y ética son la principal característica para el perfil del
comprador.
6
24
5
23
0
5
10
15
20
25
30
NIVEL ACADEMICO
SUPERIOR
EXPERIENCIA HABILIDAD ÉTICA
Series 1
88
Pregunta Nro. 27
¿Considera beneficioso para una empresa de confección, como perfil de
comprador de materia prima a un diseñador/a de moda, que tenga conocimientos de
compras, presupuestos, planificación y experiencia en el mercado?
Figura 28. Resultado de la pregunta 27
Elaborado por: la autora
El 88% de los empresarios encuestados consideran que la contratación de una
persona con este perfil sería ideal.
SI88%
NO12%
0% 0%
89
Pregunta Nro. 28
¿El departamento de diseño o diseñador de moda desarrolla algún tipo de
planificación del desarrollo del producto?
Figura 29. Resultado de la pregunta 28
Elaborado por: la autora
El 79% de diseñadores no realiza una previa planificación de desarrollo de
producto, se rige a las especificación de ventas y gerencia, esto se da en las empresas que
tienen como clientes, cadenas y catálogos, mientras que las empresas que comercializan
directamente su producto si desarrollan una planificación anticipada.
SI21%
NO79%
0% 0%
90
Pregunta Nro. 29
Indique que personas pueden seleccionar la materia prima dentro de la
empresa.
Tabla 5. Resultado de la pregunta 29
Elaborado por: la autora
La selección de materia prima es realizada en su gran mayoría por la gerencia,
seguida por producción, y en un menor porcentaje por Diseño y Ventas.
0 10 20 30 40 50 60
DISEÑO
PRODUCCIÓN
GERENCIA
VENTAS
DISEÑO PRODUCCIÓN GERENCIA VENTAS
NO SELECCIONA 37 35 7 40
SELECCIONA 21 23 51 18
91
Pregunta Nro. 30
Describa un breve organigrama de la empresa donde se incluya la función de
compras.
En 75% de las empresas encuestas presentó este tipo de organigrama:
Figura 30. Organigrama de las empresas de confección.
Elaborado por: la autora
La organización de las pequeñas y medianas empresas normalmente presenta este tipo de
organigrama, ya que pretenden cuidar sus recursos económicos y tratar de mantener las
áreas administrativas con la menor cantidad de personal posible.
2.4.2 Situación actual de la actividad de compras en las pequeñas y medianas
empresas de confección.
La organización de las pequeñas y medianas empresas en la ciudad de Quito
coincide en varias características que se detallan en el análisis de resultados.
GERENCIA
COMPRAS
DISEÑO PRODUCCION BODEGA
CONTABILIDAD VENTAS
92
De forma general se puede observar que en su gran mayoría; las compañías
encuestadas han sido fundadas por personas naturales que no han tenido formación
académica al respecto de las industria textil, sin embargo los años de experiencia en el
sector y el interés que han tenido en este campo, es lo que les ha permitido formar sus
respectivas empresas.
El 63% de las empresas encuestadas pertenecen al grupo de las pequeñas empresas,
la mayoría de estas dicen ser fabricantes de prendas de vestir de moda, las mismas que
requieren más tiempo, dedicación y atención en el momento de realizar la compra de
materia prima, en el caso de las empresas que manejan prendas básicas o básicas moda, la
compra de telas y materiales para su confección se vuelve repetitivo y periódico, es más
manejable en cuanto a cantidad, calidad, y diseño, ya que esta preestablecida, en este
segmento son de valiosa utilidad los adecuados controles de inventarios, que permitirán
tener la información al día y organizada, sin embargo el 72% de las empresas de
confección en la ciudad de Quito, no cuentan con un departamento de compras, ni con una
persona que se encargue exclusivamente de esta función este comportamiento es más
notable en las pequeñas empresas, puesto que el capital de inversión es pequeño y no
permite contratar una persona para una sola función, por lo cual la gestión es realizada sin
por medio del gerente y/o propietario el mismo que posee múltiples funciones, y no cuenta
con el tiempo necesario para los respectivos análisis lo que genera problemas en el proceso
productivo.
El 78% de las empresas encuestadas corroboran que al no tener una persona,
exclusivamente encargada de las compras, no es posible contar con un seguimiento
adecuado de la materia prima, afirman que varios pedidos son cancelados especialmente
cuando se trata de productos moda, ya que no toman el riesgo de comprar telas y
93
materiales nuevos para el merado local, cuando es ofertado por el proveedor, lo que se
hace en estos casos, es pedir muestras, que para el momento en que el cliente emite el
pedido del producto aprobado, dicha materia prima ya no está en stock, lo que genera
pérdida para la empresa, otro de los problemas que se presentan en las empresas es un alto
porcentaje del inventario con baja rotación el mismo que es generado por compras
realizadas sin una previa planificación o, selección de un supuesto cliente que aprueba la
materia prima pero al final no cierra la negociación, otra de las razones que también
comentan es que fue comprada con descuento pero que al final resulto siendo una mala
inversión. Dicha situación puede prevenirse a tiempo, con una gestión de compras
organizada que nazca desde la investigación hasta una negociación adecuada.
2.4.3 Intervención de la función del diseñador
La selección de materia prima es realizada por medio de la gerencia, seguida por
producción, y en un menor porcentaje por diseño y ventas. Pudiendo darse que el
departamento de diseño debería ser el encargado de esta función no se lo hace, ya que en
la mayoría de casos, los empresarios no confían en un empleado, por tratarse del rubro
más importante y delicado que es, el capital dentro de una organización, por otro lado
señalan que la falta de experiencia y conocimiento en el área de compras del profesional
en modas no les permite soltar fácilmente esta función. Si bien es cierto los profesionales
de diseño que están en la industria textil, no han adquirido la credibilidad necesaria en el
mercado, es importante considerar una mejor preparación de profesionales en esta área de
la carrera, ya que es imprescindible contar con un trabajo eficiente y asertivo en el
momento de adaptar las tendencias internacionales al mercado ecuatoriano, para ser
competitivos .Esto nos indica que la gestión de compras no es confiada lo cual tiene sus
94
ventajas y desventajas, ya que por el hecho de ser una actividad que requiere de un proceso
organizado, es realizado de una forma empírica, dando lugar a falencias e ineficiencias en
la cadena de valor puesto que no se da el tiempo y la dedicación necesaria.
95
CAPÍTULO 3
3. GUÍA DE PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS DE MATERIA PRIMA PARA
LAS PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS DE LA CIUDAD DE QUITO
Con el objetivo de sensibilizar la importancia de la planeación y organización en la
función de compras, se ha creado este documento como guía para las pequeñas y
medianas empresas del sector textil de la confección, en base a un análisis descriptivo, y
métodos de observación, se ha determinado los elementos y procedimientos que
intervienen en la función de compras de materia prima.
La presente guía es un documento que podrá ser utilizado por las pequeñas y
medianas empresas que decidan implementar un departamento de compras, el mismo que
se encargara del abastecimiento de materia prima que permita la continuidad del proceso
productivo , realizando compras planificadas y justificadas, por medio de un adecuado
control de inventarios, investigación y negociaciones efectivas. Una gestión de compras
eficiente dentro de una empresa de confección es reflejada directamente en el resultado
del producto final, por ende en el cumplimiento de la planificación de ventas y rentabilidad
del ejercicio comercial.
A continuación se presenta el siguiente flujograma con8 pasos que se deberán
seguir para organizar la función de compras dentro de una empresa de confección:
96
Flujograma de la guia de procedimientos de compras.
Figura 31. Organigrama de la Guía de Procedimientos de compras.
Elaborado por: la autora
3.1 Paso 1: Crear un Departamento de Compras.
La creación de un departamento de compras es importante dentro de una empresa
que busca una organización adecuada, porque tiene la misión de cumplir específicamente
con responsabilidades y funciones asignadas para el cumplimiento de los objetivos
generales planteados por cada organización. Mediante encuestas realizadas se conoció que
una de las eventualidades dadas en el sector, es que los gerentes y/o propietarios de las
empresas, no tienen la confianza necesaria para delegar esta función a un empleado, para lo
cual se deberá determinar un perfil del comprador apropiado el mismo que tendrá el deber
1. CREAR EL DPTO. DE COMPRAS
2. ORGANIZAR EL DPTO. DE COMPRAS
3. DETERMINAR LOS OBJETIVOS DEL DPTO. DE COMPRAS
4. DEFINIR LAS FUNCIONES DEL DPTO. DE COMPRAS
5.DETERMINAR PROCEDIMIENTOS DEL DPTO. DE COMPRAS
6.ESTABLECER POLITICAS DEL DPTO. DE COMPRAS
7.DETERMINAR LOS REGISTROS DEL DPTO. DE COMPRAS
8.DEFINIR INDICADORES DEL DPTO. DE COMPRAS
97
de cumplir con los objetivos planteados. El departamento de compras constituye el
elemento de unión entre la empresa y su ambiente externo, y es el responsable por el
abastecimiento de la materia prima necesaria para la respectiva continuidad de la
producción. En este sentido se deberá tomar en cuenta los siguientes aspectos en el
momento de crear un departamento de compras:
a. Determinar los puestos del departamento de Compras
Uno de los motivos para que no exista el departamento de compras dentro de las
empresas pequeñas y medianas empresas de confección, es que el gerente prefiere
encargarse de dicha gestión, esto no quiere decir que la empresa no tenga la
necesidad de implementar el departamento de compras, ya que se puede crear el
departamento con una persona a la cual se le asigne las funciones y
responsabilidades que el gerente no pueda cubrir, de esta forma se pueden crear los
puestos que se consideren necesarios.
Se tienen tres tipos de puestos que son de interés para el manejo de compras y sus
funciones más relevantes:
Comprador Sénior
Negociar con proveedores.
Preparar y colocar órdenes de compra en base a los respectivos análisis.
Seleccionarla materia prima y dar seguimiento a las necesidades de
compras requeridas para producción.
98
Comprador Junior
Seguimiento de órdenes de compras, devoluciones, y reclamos a los
proveedores.
Verificar actualización de mínimos y máximos.
Solicitud de cotizaciones y muestras.
Auxiliar
Seguimiento de órdenes de compra.
Archivo y control de la documentación.
Asistir al comprador Sénior y junior en todas las operaciones
b. Determinar el perfil del comprador
El perfil adecuado para el comprador de materia prima de una empresa de
confección, es un ejecutivo en compras graduado en la carrera de Diseño de
modas, con experiencia en compras, presupuestos, y planificaciones que conozca
las necesidades del mercado local.
Conociendo esto, es importante que cada empresa identifique, si dentro de su
personal hay una persona que cumpla con estas características.
Características personales
Edad: Entre 25 y 35 años
Sexo: Indistinto
Estado civil: Indistinto
Presencia: Excelente presencia
99
Educación: Superior
Diseño de modas
Requisitos: Experiencia mínimo 2 años en puestos similares del
sector textil.
Conocimientos
Y Destrezas: Manejo de presupuestos
Capacidad de decisión y selección asertiva.
Alto nivel de comunicación
Manejo de programas de inventarios
Alta percepción comercial del producto terminado
c. Selección del Personal
Los pasos a seguir más importantes para la contratación del personal de compras
de una empresa de confección son:
a. Descripción del perfil de la persona para el puesto
b. Búsqueda de candidatos (anuncios, recomendaciones, universidades)
c. Concurso de merecimiento
d. Selección Definitiva
e. Contratación
100
d. Instalar oficinas y adquirir suministros
El departamento de compras deberá contar con un equipo de cómputo para la
realización de sus actividades y tener programas enlazados al sistema de control
de inventarios de la empresa.
Espacio físico
Estación de trabajo
Equipo de computo
Software Especializado para control de inventarios.
3.2 Paso 2: Organizar el departamento de compras.
Organizar el Departamento de Compras, servirá de recurso para conocer en qué
puesto opera el personal, cuál es su jerarquía dentro de la empresa y cuáles son sus
funciones, derechos y obligaciones en base a su puesto de trabajo en base a la siguiente
estructura.
a. Determinar el organigrama de la empresa.
Mantener al personal de compras bajo el rango directo del gerente general, el
mismo que tiene la experiencia necesaria para guiar y sugerir los pasos del
comprador/es. Por otro lado la conexión con el departamento de diseño, bodega de
materia prima y ventas, es indispensable dado que serán los usuarios y
manipuladores directos de los artículos comprados.
101
Dicho esto, se presenta una propuesta de organigrama del departamento de compras
para ser aplicado en la creación del departamento de compras dentro de una
pequeña o mediana empresa de confección.
Figura 32. Organigrama de una empresa de confección.
Elaborado por: la autora
b. Definir las interrelaciones del departamento de compras con los demás
departamentos.
El departamentos de compras trabaja constantemente con el resto de departamentos
de una organización ya que es un departamento de servicio, por lo tanto es
esencial que exista una confianza y cooperación mutua con el fin de fomentar la
eficiencia de los procesos internos, hay áreas donde pueden generarse conflictos
debido a malos entendimientos acerca de las asignaciones de tareas del
departamento de compras por lo que es importante determinar las relaciones que
GERENCIA y VENTAS
CONTABILIDAD Y ADMINISTRACIÓN
PRODUCCIÓN
CORTE
CONFECCIÓN
TERMINADOS Y DESPACHO
DISEÑOMODULO DE MUESTRAS
COMPRASBODEGA DE
MATERIA PRIMA
102
tendrán entre ellos. En el siguiente gráfico se muestra cómo se relaciona el
departamento de compras de la empresa con otros departamentos:
Figura 33. Interrelación del departamento de compras con otros
departamentos
Elaborado por: la autora
Con el departamento de Diseño
La comunicación con este departamento es indispensable, estos dos
departamentos deben estrechar sus relaciones y trabajar en equipo para
conseguir resultados exitosos en el desarrollo de producto.
La retroalimentación en cuanto a diseño, funcionalidad, calidad, color y
tendencias, debe ser intercambiada de forma que el producto y el costo
ofrezcan los mejores beneficios para la empresa.
COMPRAS
DISEÑO
CONTABILIDAD
BODEGA
GERENCIA
PRODUCCION
VENTAS
103
Estos dos departamentos deben complementarse uno al otro, con el objeto
de producir un producto terminado que satisfaga las especificaciones de la
empresa, tanto en eficiencia técnica, como en el mercado.
Con el departamento de Contabilidad
La comunicación del departamento de compras con el departamento de
contabilidad debe ser fluida y continua, cuando los artículos son entregados,
se debe notificar al departamento de contabilidad para que se realice el
pago al proveedor y no se genere mora en los pagos, que impidan el
despacho de nuevos artículos y retrasen o paralicen la producción.
Con la bodega de materia Prima
La Bodega de Materia Prima es el responsable de descargar o cargar el
material comprado de inventarios, revisarlo y trasladarlo al punto de uso en
la planta o a las zonas de almacenamiento. Al revisar los artículos, este
departamento revisará el despacho para ver que está conforme al pedido en
términos de descripción de los artículos y de la cantidad despachada.
También revisa la condición de la materia prima y si parte de ella se
encuentra en malas condiciones, se notifica al comprador para que inicie las
negociaciones para descuentos o devoluciones con el proveedor, si el pedido
está en buenas condiciones, bodega envía esta información a compras y
contabilidad para que pueda pagarse la factura.
104
Bodega debe contar con un software de inventarios que le permita realizar
los ingresos y egresos de materia prima de forma sistemática para que la
información sea precisa eficiente y ordenada.
Con la gerencia general
Debe existir una relación directa con la gerencia en cuanto a la
retroalimentación, el departamento de compras está encargado de manejar la
parte más susceptible de la empresa, el dinero, por lo tanto gerencia querrá
estar siempre informado sobre las actividades de este departamento y el
gerente deberá autorizar cada compra realizada por el departamento de
compras.
Con el departamento de Producción
Producción tiene la obligación de mantener informado al departamento de
compras y a bodega tanto como le sea posible, acerca de la planificación de
producción con tal información facilitara a la función de compras una
planificación programada de forma que las órdenes de emergencia y
precipitadas sean pocas. Conforme se desarrollen cambios en la
planificación de producción, es de vital importancia la comunicación entre
estos tres departamentos con el objetivo de tener el tiempo necesario para la
selección del proveedor, materia prima, negociación y entrega.
El departamento de producción debe darse cuenta que existe un tiempo de
entrega entre la emisión de una requisición, la recepción y entrega de la
105
materia prima, los procedimientos eficaces de compras minimizan este
tiempo por lo cual producción trabajará de cerca con los departamentos
mencionados para anticiparse a las necesidades y así el tiempo de entrega
será mínimo.
Con el departamento de Ventas
Las predicciones de ventas proporcionan información en cuanto a las
necesidades futuras, así el departamento de compras tiene más tiempo para
realizar estas actividades y tiempo para aprovechar precios bajos de
mercado, cambios de precios por temporada y descuentos por compras en
cantidad. Ventas también proporciona información sobre materiales nuevos
usados por la competencia, de esta forma el departamento de compras puede
iniciar la búsqueda de dichos materiales y usar esta información para
corroborar si se pueden hacer mejoras en el producto.
c. Organizar internamente el departamento de compras.
Para organizar internamente el departamento de compras se deberá determinar las
áreas donde va desarrollar sus funciones, en consecuencia es importante la
organización interna del departamento, de la siguiente manera:
106
Organigrama de la organización interna del departamento de compras
Figura 34. Organización del departamento de compras
Elaborado por: la autora
Control de inventarios y calidad
Se encargará de analizar los inventarios y tomar acciones en cuanto a
eventualidades detectadas en la calidad de la materia prima ingresada a
la empresa.
Búsqueda y seguimiento de Proveedores
Se encargará de encontrar los proveedores que oferten la materia prima que
cumpla con los requerimientos necesarios, buscando los precios más bajos,
la calidad, diseño y tiempos de entrega adecuados para luego realizar el
respectivo control de las compras, asegurando que se cumplan los
requisitos, tiempos de pago y llegada de la mercadería.
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
a. CONTROL DE INVENTARIOS Y
CALIDAD
b. BUSQUEDA Y SEGUIMIENTO DE
PROVEEDORES
c.NEGOCIACION Y CONTRATOS
107
Negociación y contrato
Se encargará de analizar los acuerdos con respecto a precios, términos
y condiciones que quedarán establecidos en los contratos de compra.
d. Determinar la descentralización o centralización de las compras.
La descentralización de las compras es estratégica dentro de una empresa dedicada
a producción de prendas puesto que busca explícitamente la coordinación, control y
selección de la materia la prima para la creación de productos competitivos en el
mercado por lo que el departamento de compras será responsable de la adquisición
de telas y accesorios para la confección, es decir que cada departamento será
directamente responsable del abastecimiento de sus necesidades, en el caso del
departamento de producción, los insumos para la producción deberán ser
requeridos directamente por dicho departamento y los suministros de oficina por el
departamento administrativo, en el caso de adquisición de nueva maquinaria y
equipos, la compra será realizada directamente por la gerencia.
e. Determinar las prerrogativas de compras
Para operar bajo un esquema estable y eficiente además de absorber un sinnúmero
de responsabilidades, el departamento de compras también debe tener ciertas
prerrogativas o derechos sobre su actuación, de esta manera, compras debe tener
cuatro derechos operativos básicos para asegurar el cumplimiento de los objetivos,
a continuación se detallan 4 prerrogativas que deben ser implementadas en el
departamento y ser incluidas en la política de compras.
108
Derecho de seleccionar al proveedor
El departamento de compras debe estar apto para conocer quién tiene la
capacidad de producir la materia prima adecuada para la producción, y para
verificar la confiabilidad que pueda tener en el proveedor. Si alguna otra
persona o departamento eligiera al proveedor, el personal del departamento
de compras tan solo tendría un sólo proveedor y, por tanto, nada podría
hacer para negociar un buen contrato de compra.
Derecho de utilizar cualquier método de fijación de precio
El método o sistema que utilice el comprador para la fijación de precios será
de su elección, en el cual deberá aplicar su experiencia, y maniobra para la
negociación.
Derecho de objetar las especificaciones
Frecuentemente, el departamento de compras podrá sugerir materiales
sustitutos o alternativos para un producto, pero el comprador estará
obligado a comunicar al departamento de diseño y producción dichos
cambios.
Derecho de controlar todos los contactos con los proveedores.
Las comunicaciones con proveedores deberán ser canalizadas a través del
departamento de compras.
109
3.3 Paso 3: Determinar los objetivos del departamento de compras
Los objetivos permiten crear una proyección de logros alcanzables que deberán
determinarse previo un análisis de la situación actual de la función de compras dentro de la
empresa, esto le permitirá enfocarse en sus debilidades y establecer objetivos medibles.
Los problemas recurrentes alrededor de la gestión de compras de materia prima
son: telas y accesorios no llegan a tiempo, los pedidos de telas e insumos no son
debidamente registrados, el departamento de diseño no cuenta con un registro físico de las
telas adquiridas , las compras no se hacen en base a un análisis formal de inventarios, no
hay seguimiento continuo de los pedidos de telas, existe un alto porcentaje del inventario
de materia prima que no puede ser comercializado y se cancelan pedidos porque en el
momento de la producción, la materia prima previamente solicitada para muestras se ha
terminado; dados estos eventos los objetivos del departamento de compras deberán
enfocarse en:
Mantener un nivel de inventario adecuado que permita la continuidad
de la producción con los estándares de rotación adecuados.
Crear una comunicación proactiva con los departamentos de diseño,
contabilidad, bodega, gerencia y producción.
Encontrar proveedores adecuados.
Establecer controles de calidad adecuados.
Cerrar negocios al precio final más bajo.
Crear relaciones efectivas con los proveedores con el fin de tener un
servicio funcional y efectivo.
Mantener a la empresa a la vanguardia de la competitividad
110
Cerrar negocios al precio más bajo para reducir costos e incrementar la
rentabilidad.
Mejorar la satisfacción del cliente, interno y externo
Localizar materiales innovadores.
3.4 Paso 4: Determinar las funciones y responsabilidades del departamento de
Compras
La delegación de funciones y responsabilidades son el punto de partida de las
actividades del departamento de compras, permiten al departamento enfocar sus acciones
hacia las necesidades atenuantes de la empresa y conocer mejor el funcionamiento del
departamento de compras.
Las funciones y responsabilidades del departamento de compras deberán
determinarse tomando en cuenta las necesidades básicas e importantes de su gestión.
Las funciones y responsabilidades principales del departamento de compras son:
a. Controlar la calidad y el inventario
En esta sección el comprador es responsable del control del inventario de materia
prima, con el respectivo sistema de control, que le permitirá tener información
oportuna y a tiempo.
El control de inventarios se realizará por medio del sistema de revisión periódica el
mismo que permite determinar la cantidad fija del pedido impulsada por un
evento, es decir inicia el pedido cuando se presenta la necesidad de alcanzar un
nivel específico de materiales para alcanzar el nuevo pedido, evento que puede
111
ocurrir en cualquier momento, dependiendo de la demanda de la materia prima, con
el objetivo de obtener una información organizada deberá clasificarse el inventario
en función de las necesidades de cada empresa.
Ejemplo:
Clasificación del inventario mediante el análisis ABC
o Los artículos A son bienes cuyo valor de consumo anual (VCA) es el más
elevado y representa el 70% del VCA de la empresa, lo que significa que
pertenecen al grupo de materia prima más demandada.
o Los artículos B son bienes cuyo valor de consumo anual es intermedio y
representa el 20% del VCA de la empresa.
o Los artículos C son bienes cuyo valor anual de consumo es el más bajo y
representa 10% del VCA de la empresa.
En el caso de control de calidad, será responsable de tomar acciones frente a
cualquier evento en la falta de cumplimiento de calidad requerido y previamente
coordinado con el proveedor.
b. Buscar, calificar y seleccionar al proveedor
Es responsabilidad del departamento de compras realizar la respectiva búsqueda y
calificación del mejor proveedor, hacer acuerdos de compra y controlar la manera
que el proveedor cumpla con los acuerdos, en materia de envío y requerimientos
de calidad, logrando evitar cualquier evento que pueda perjudicar a la empresa. En
el caso de que estos eventos tengan lugar, el departamento de compras tiene el
deber de presionar y ayudar al proveedor a solucionar el problema.
112
Para calificar y seleccionar al proveedor se deberá tomar en cuenta las siguientes
características:
a) Oferta de materiales de la calidad requerida.
b) Cumplimiento de las fechas de entrega.
c) Accesibilidad a cambios imprevistos y fortuitos tales como incrementos o
disminuciones repentinos en las cantidades requeridas o especificaciones
técnicas.
d) Iniciativa para sugerir modos más adecuados de servir a la empresa.
e) Comunicación anticipada en el caso de presentarse escasez de materiales,
por diversos motivos que pueda afectar las entregas de materia prima.
f) Asesoría tecnológica y/o de otra índole cuando lo solicite la empresa.
g) Competitivo e innovador en precio, calidad y diseño.
La calificación de los proveedores se dará por medio del método categórico en el
mismo, que se tomará como parámetros de medición las siguientes características:
Proveedor: X
DESCRIPCIÓN EXCELENTE BUENO REGULAR MALO
1 PRECIO
2 CALIDAD
3 TIEMPO DE
ENTREGA
4 SERVICIO
POSVENTA
Tabla 6. Modelo de matriz de calificación
Elaborado por: la autora
113
El ejecutivo de compras podrá determinar los rangos aceptables e inaceptables, de
forma lógica.
Ejemplo: Tomando como referencia **el precio**
Excelente: el mejor precio ofertado.
Bueno: el segundo mejor precio ofertado.
Regular: el tercer precio mejor ofertado.
Malo: el cuarto precio mejor ofertado
c. Investigar la compra ( cantidad, calidad y diseño)
Esta función tiene como objetivo analizar los proyectos nuevos relacionados con la
recopilación, clasificación y estudio de la información necesaria para tomar mejores
decisiones de compra para seleccionar la materia prima con conocimiento de causa.
El departamento de compras tiene una función claramente estratégica en las
empresas de producción, de manera que se convierte en parte, en el responsable del
beneficio operativo que puede tener una compañía.
Las decisiones tomadas desde este departamento encargado de compras y
aprovisionamiento afectan considerablemente a las áreas productivas y la oferta del
mejor producto para el cliente, lo que conlleva la necesidad de realizar en la
gestión de compras, acciones estratégicas que permitan tomar decisiones acertadas.
Partiendo de un análisis histórico en ventas se deberá determinar: ¿A quién vende?
Y ¿qué vende la empresa? Con el objeto de determinar el tamaño de la compra en
cuanto a la cantidad, calidad y diseño.
114
Con un análisis de ventas se puede direccionar la compra de materia prima tomando
en cuenta los porcentajes de participación en ventas de los clientes identificando su
comportamiento de compra y determinando cuáles son sus productos de mayor
venta, las compras serán más asertivas, evitando inventarios altos con baja rotación.
Ejemplo:
En el siguiente cuadro se grafica el porcentaje de participación de ventas por
cliente en el último año en la empresa A:
Análisis de ventas.
Figura 35. Organización del departamento de compras
Elaborado por: la autora
En este panel podemos identificar que las ventas se concentran en
dos clientes, AA con una participación del 38% seguido BB con un 31%,
luego CC con un 18%, el cliente DD con el 8% y por último el cliente EE
con un 5% de participación en las ventas. De la misma manera puede
38%
31%
18%
8% 5%
CLIENTE AA CLIENTE BB CLIENTE CC
CLIENTE DD CLIENTE EE
115
hacerse un desglose por cliente, identificando cual es el producto más
demandado por determinado cliente.
d. Comprar y Negociar
En esta sección de la función de compras, es importante el análisis y la destreza del
comprador en el momento de realizar una negociación llegando a acuerdos con
respecto a precios, términos y condiciones que quedarán establecidas en los
contratos que se cierren.
Un medio típico para negociar con un proveedor es mostrar cotizaciones más bajas
que las presentadas por quien se quiere negociar. Para algunas empresas que tienen
políticas serias de adquisiciones, este método se considera no ético, ya que utiliza
una clase de coerción hacia los proveedores que podrían estar es posiciones
desventajosas frente a su competencia, es decir, para proveedores débiles o
pequeños en su mercado. El regateo es otro método que se practica de manera
generalizada, se tiene la base de que la mayoría de los vendedores siempre inicia
cotizando con los precios más alto, para ver hasta dónde puede aceptar un
comprador. En otros países, culturalmente la primera cotización se considera como
la mejoren precio que se puede otorgar, ya que se han analizado muchos aspectos
para poder presentarlo, como volúmenes, costo, servicios y garantías.
e. Otras responsabilidades del departamento de compras.
o Disposición de desperdicios y excedentes
o Tráfico interno
o Almacenamiento
116
o Abastecimiento
o Archivo de documento y muestrarios
o Administración
3.5 Paso 5: Establecer procedimientos del departamento de compras
Los procedimientos son pasos a seguir, que sirven para resolver algo, se establecen
mediante un manual que sirve de consulta para el usuario y de aseguramiento de las
acciones de compras para gerencia.
Al establecer procedimientos dentro de los departamentos de compras, se estará
normando las funciones en búsqueda de los objetivos propuestos.
Los procedimientos se determinan mediante tres parámetros:
La actividad de la empresa
La necesidad de resolver un problema.
Y los recursos disponibles
Con el objetivo de definir y conocer los procedimientos que intervienen en el
proceso de la compra se elabora el siguiente flujograma y se analiza cada punto, que
detalla el funcionamiento de cada procedimiento.
117
Flujograma de procedimientos
Figura 36. Acciones del proceso de compra
Elaborado por: la autora
Análisis de la Planificación de
Ventas
Análisis de Tendencias
Estudio de MercadoAnálisis de Inventarios
Distribución del Presupuesto de
Compras
Busqueda de Proveedores
Contacto con proveedores y
solicitud de cotizaciones
Contacto con proveedores para
materia prima nueva
Seleccion de materia prima
Recepcion de cotizaciones y muestrarios
NegociacionesRegistro fisico de
compras y reservas.
Solicitud de muestrasOrdenes de comprasPresentacion y
aprobación de la orden de compra.
Seguimiento de las ordenes de compra
Control de actualizacion de
inventarios
Recepción de informe de control
de calidad.
Negociación de descuentos o devoluciones
118
a. Análisis de la planificación de ventas
Sera responsabilidad de la gerencia y el departamento de ventas desarrollar
una planificación de ventas detallada, determinada en función del mercado
actual, los posibles futuros nichos de mercado (proyección de crecimiento),
y la capacidad productivo-financiera de la empresa, dicha planificación
permitirá al departamento de compras tener una visión específica de la
proyección de la empresa y sus metas. Y de esta manera lograr compras
asertivas.
b. Análisis de tendencias.
Analizar las tendencias actuales que rigen el mercado local es básico antes
de realizar la selección de materia prima, este estudio se lo puede hacer
mediante revistas, anuncios, páginas web, seminarios de tendencias entre
otros.
Se deberá buscar la información, analizarla e interpretarla de acuerdo a los
gustos y preferencias del cliente, en coordinación con el departamento de
diseño.
c. Estudio de mercado
El estudio de mercado es el análisis profundo y detallado que estima los
gustos y preferencias del cliente, es de relevante importancia conocer el
mercado al cual se está dirigiendo la empresa, este estudio se deberá realizar
por medio de análisis de ventas, visita a los puntos de venta, visita a tiendas
119
especializadas en moda etc. A la vez se deberá determinar las cantidades
pedidas por cada cliente, tomando en cuenta los productos de mayor
rotación, la experiencia dentro del mercado le permite al departamento de
compras estar un paso delante de la competencia en cuanto, al hacer
selecciones adecuadas con conocimiento de causa, tendrá la materia prima
disponible para el desarrollo de producto.
d. Análisis del inventarios
El análisis de inventario es un estudio periódico que deberá hacerse por
medio de un sistema de inventarios que vierta información clasificada por
proveedor, clase, color y valor de consumo anual, la clasificación de los
inventarios es importante por cuanto se podrá identificar fácilmente la
materia prima, que está teniendo una alta rotación y accionar la búsqueda y
compra de la misma, por otro lado está aquella de baja rotación que está
generando una perdida para la empresa, en este caso se pueden tomar
decisiones de productos con descuentos, prendas de oferta, y otros. Analizar
continuamente el inventario de mercadería, le permite al departamento de
compras tomar decisiones y ejecutar acciones inmediatas.
e. Distribución del presupuesto de compras.
La distribución del presupuesto es un análisis que permite distribuir las
compras de una forma organizada se realiza bajo el previo análisis del
inventario, tendencias y mercado, no es más, que reconocer de forma
120
cuantificable los ítems que están teniendo una baja u alta rotación y
determinar cuánto se debe comprar de cada uno de ellos.
f. Búsqueda de Proveedores
La búsqueda de proveedores es la localización de las ofertas de productos,
servicios y beneficios para la empresa, sirve para realizar una selección
adecuada de la mejor oferta y permite al comprador mantenerse en constante
conocimiento de los nuevos productos. En el momento de buscar
proveedores, se deberá considerar la calificación del proveedor si es que la
tiene, y/o determinarlos mediante precio, calidad y tiempos de entrega.
g. Contacto con proveedores para cotización de faltantes
Solicitar cotizaciones de los productos faltantes, permite al comprador tener
un continuo conocimiento de los precios de mercado, con todos los posibles
proveedores de un mismo producto y así seleccionar el mejor. Dichas
cotizaciones deberán ser solicitadas mediante correo electrónico, llamadas
telefónicas, fax, etc.
h. Contacto con proveedores para solicitar materia prima nueva
Estar en constante seguimiento de los nuevos productos ofertados por los
proveedores permite a la empresa estar a la vanguardia de la innovación, y
ser el primero en ofertar al cliente algo nuevo. El departamento de compras
deberá agendar de forma continua y organizada las visitas de los vendedores
a la empresa, así como posibles visitas a sus bodegas de ser necesario.
121
i. Selección de materia prima nueva
La selección de materia prima es una de las principales y más delicadas
funciones del departamento de compras por lo que debe darse de forma
cautelosa, ordenada, sabiendo exactamente lo que necesita la empresa y el
cliente, siempre en pos de la innovación y el detalle para así ser
reconocidos en el mercado como una empresa competente.
j. Recepción de cotizaciones y muestrarios.
Receptar las cotizaciones y muestrarios que permitan comparar precios,
definir diseños, y tomar decisiones.
k. Negociación con Proveedores
La negociación con el proveedor permite determinar los términos del
contrato, en cuanto a precios, estándares de calidad y fechas de entrega,
buscando el beneficio de la empresa.
l. Registro físico de la compra para el departamento de Diseño
El registro físico de las compras es una herramienta indispensable para el
departamento de diseño, lo cual le permitirá reaccionar a tiempo ante la
compra para el desarrollo de nuevos productos. Es decir que el
departamento de diseño ya tendrá definido que producto y, para qué cliente
se direccionara dicha compra.
m. Solicitud de muestras
122
El pedido de la muestra, previo a la llegada de mercadería, permitirá al
departamento de diseño desarrollar el producto, lo cual genera una rotación
más pronta de la materia prima ya que es posible que el cliente ya haya
generado un pedido antes de la llegada de la misma. Habrá casos en que
ciertos proveedores no entreguen muestras esto es contraproducente para el
manejo del inventario, sin embargo en estos casos se tomará en cuenta el
beneficio de dicha compra, sea el caso de calidad, escases del producto con
otros proveedores, diseño, etc.
n. Elaboración de orden de compras
La orden de compra es el documento formal que registra ordenadamente los
acuerdos de la compra, en cuanto a cantidad, precio y tiempos de entrega se
elabora con el objetivo de contar con este documento en el momento de
recibir la mercadería, entregarlo a contabilidad y llevar un archivo físico
y/o sistemático de las compras efectuadas.
o. Presentación de la orden de compra para aprobación y entrega al
proveedor
Se deberá presentar la orden de compra al gerente de la empresa con el
objetivo de autorizar dicha compra y el gerente esté informado de las
respectivas adquisiciones. Luego dicha orden deberá ser entregada al
proveedor con la firma de gerencia y el departamento de compras.
p. Seguimiento del pedido
123
El seguimiento del pedido es el control de la materia prima que está por
ingresar, este procedimiento es importante ya que pueden presentarse
inconvenientes en fechas de entrega que pueden generar retrasos en la
producción, este seguimiento permite tomar decisiones y acciones a tiempo,
probablemente cancelación de pedidos y búsqueda inmediata de productos
de reemplazo.
q. Control de ingreso a inventarios
Cuando la materia prima es entregada a la bodega, el encargado deberá
verificar que el despacho se está haciendo conforme la orden de compra,
emitir una nota de recepción con copia a contabilidad y al departamento de
compras, con el objetivo de poner en conocimiento dichas entregas una vez
ingresado al inventario.
r. Recepción de informe de control calidad
Para toma de decisiones inmediatas frente a posibles devoluciones por falta
de calidad, es importante realizar este control en los próximos 5 días
después de la entrega.
s. Negociación de descuentos y devoluciones.
Se realizan negociaciones de descuentos en casos de entregas de materia
prima defectuosa, en el caso de tomar la decisión de mantenerla en el
inventario y sea posible comercializarla. De igual manera las devoluciones
124
deberán ser transmitidas al proveedor por medio del departamento de
compras.
3.6Paso 6: Implementar políticas internas y externas de compras
Implementar una política de compras que regularice las actividades del
departamento aclarará las normas de un juego limpio entre comprador-
proveedor/vendedor, donde el único interés es el comprar y vender entre dos empresas,
donde ambas tienen necesidad de satisfacer sus intereses.
Entre las políticas más importantes se nombran las siguientes.
Todos los proveedores deben mantener los mismos niveles de calidad de
los productos en cada pedido.
Mantener actualizada la información de base de datos de proveedores:
direcciones, teléfonos, listas de precios, contactos.
En el caso de tratarse de nuevos proveedores estos no deberán tener
ningún vínculo por consanguinidad o afinidad con el comprador.
Todo requerimiento de compra debe ser aprobado por la Gerencia
General, caso contrario no se podrá proceder con la compra. En caso de
no cumplirse con esta disposición, la responsabilidad recaerá sobre
comprador.
Enviar al proveedor por fax o correo electrónico la Orden de Compra
debidamente firmada como confirmación de aceptación del pedido.
Tener mínimo dos proveedores para un mismo producto.
125
Antes de comprar revisar precio, calidad, cantidad de mercancía y
tiempo de entrega.
Atender oportunamente a cada uno de los proveedores otorgando una
rápida y cortés recepción, hasta donde las condiciones lo permitan.
La cantidad de compras se determinara mediante las previsiones de
demanda.
La Entidad efectuará sus compras en condiciones de pago y precios
justos acordes con las leyes de oferta y demanda imperantes en el
mercado.
Las compras se realizan a proveedores que aseguren el mantenimiento,
soporte y garantías del producto.
Se buscará que la adquisición de los materia prima sea oportuna,
evitando riesgos por escasez o sobrecostos de inventario.
Solicitar cotizaciones locales y nacionales con el fin de efectuar la mejor
decisión para la empresa, procurando la participación del mayor número
de oferentes idóneos para garantizar una efectiva exposición al mercado.
La empresa verificara periódicamente el cumplimiento de las órdenes de
compra en lo relacionado con las fechas, cantidades y calidades.
Buscar proveedores certificados.
Exigir a los proveedores certificado de la Cámara de Comercio de la
ciudad donde esté radicada la empresa.
Se dará preferencia a aquellos proveedores que son fabricantes o
representantes directos de los mismos productos.
126
La búsqueda y selección de proveedores debe realizarse continuamente,
a fin de tener siempre la mayor cantidad de posibilidades de mejores
precios y condiciones de compra.
Considerar primero los intereses de su compañía en todas las
operaciones y practicar y creer en las normas establecidas.
Ser receptivo a los consejos competentes de sus colegas y ser guiado por
tales consejos sin perjudicar la dignidad y responsabilidad de su puesto.
Comprar sin prejuicios, buscando obtener el máximo valor final para
cada dólar gastado.
Luchar consistentemente por conocer los materiales y procesos de
fabricación, y establecer métodos prácticos para conducirse en su
puesto.
Apegarse a la honradez y a la verdad al comprar, y denunciar todas las
formas y manifestaciones de cohechos comerciales.
Respetar sus obligaciones y exigir que se respeten las obligaciones para
con él y para con su firma, de acuerdo con las buenas prácticas
comerciales.
Evitar prácticas deshonestas.
Aconsejar y ayudar a sus colegas agentes de compras en el desempeño
de sus derechos, siempre que se presente la ocasión.
3.7 Paso 7: Implementar registros de compras
Los registros de compras son documentos que permiten llevar un orden y archivo
de la gestión de compras, estos registros pueden ser sistemáticos o manuales, de cualquiera
de las dos formas estos registros son:
127
a. Orden de compra
La orden de compra es un documento legal donde el comprador se compromete
a recibir y a pagar por la compra realizada, por otro lado el proveedor, se
compromete a despachar la mercadería en los términos acordados de precio
calidad y tiempo de entrega, este documento es un registro de control interno
para tener presente la materia prima que esta por ingresar y realizar el
respectivo seguimiento.
Ejemplo.
ARTICULO CODIGO DESCRIPCION CANTIDAD
PRECIO
UNITARIO TOTAL
FECHA DE ENTREGA:
CONDICIONES DE PAGO:
COMPRADOR PROVEEDOR AUTORIZACION
ORDEN DE COMPRA Nro: NOMBRE DE LA EMPRESAPROVEEDOR:
DIRECCION:
FECHA PEDIDO: TELEFONO:
Tabla 7. Modelo de orden de compra
Elaborado por: la autora
b. Registro de la muestra.
128
Este documento sirve como registro físico de la materia prima comprada, el
mismo que debe ser entregado al departamento de diseño con el fin de
mantenerlo informado de las compras realizadas, de la misma forma servirá
como herramienta de trabajo para el desarrollo de producto, puesto que el
departamento de diseño es el primer usuario de la materia prima en el momento
de crear prototipos para la venta. Por otro lado este será un recurso de ventas,
puesto que en algunos casos los clientes solicitan muestras de telas u accesorios
para entregar desarrollos de producto o asignar a pedidos nuevos o que
requieren un cambio o reemplazo.
Ejemplo.
REGISTRO DE MUESTRA
NOMBRE DE LA EMPRESA
FECHA:
ENTREGA DE MUESTRAS:
ENTREGA DE PEDIDO:
NOMBRE/CLASE:
CODIGO:
COMPOSICIÓN:
ESPACIO PARA MUESTRA
PROVEEDOR:
CLIENTE:
ANCHO:
PRECIO:
Tabla 8. Modelo de registro de muestra
Elaborado por: la autora
129
c. Orden de devolución
La orden de devolución es un documento que sirve de registro para las
materias primas devueltas al proveedor, por inconformidades en los pedidos
sea por control de calidad o cantidad.
Ejemplo.
ARTICULO CODIGO DESCRIPCION CANTIDAD
PRECIO
UNITARIO TOTAL
SUBTOTAL
DCTO.
TOTALFACTURA NRO:
NOMBRE DE LA EMPRESAPROVEEDOR:
MOTIVO:
FECHA DE INGRESO:
ORDEN DE DEVOLUCIÓN NRO:
COMPRADOR PROVEEDOR AUTORIZACION
Tabla 9. Modelo de orden de devolución
Elaborado por: la autora
130
d. Orden de descuentos
La orden de descuentos es un documento que registra los descuentos
negociados por inconformidades en las entregas de materia prima, tal puede
ser el caso por calidad o entregas a destiempo.
Ejemplo.
ARTICULO CODIGO DESCRIPCION CANTIDAD
PRECIO
UNITARIO TOTAL
SUBTOTAL
DCTO.
TOTAL
COMPRADOR PROVEEDOR AUTORIZACION
FACTURA NRO:
NOMBRE DE LA EMPRESAPROVEEDOR:
MOTIVO:
FECHA DE INGRESO:
ORDEN DE DESCUENTO NRO:
Tabla 10. Modelo de orden de descuento
Elaborado por: la autora
131
e. Nota de recepción
La nota de recepción es un documento que registra el ingreso de la materia
prima conforme la orden del pedido.
Ejemplo.
ARTICULO CODIGO CANTIDAD PEDIDA CANTIDAD ENTREGADA
AUTORIZADO POR: RECIBIDO POR:
NOMBRE DE LA EMPRESAPROVEEDOR:
FECHA:
NOTA DE RECEPCION NRO:
Tabla 11. Modelo de nota de recepción
Elaborado por: la autora
3.8 Paso 8: Determinar los indicadores del departamento de compras
Para determinar los indicadores que calificaran y servirán de evaluación de las
funciones de compras, se deberá poner énfasis en los objetivos principales que la empresa
desea alcanzar con la implementación del departamento de compras. Es común en el medio
que la compensación del comprador sea mediante el método por unidad de tiempo, sin
embargo, uno de los objetivos es reducir costos mediante mejores negociaciones con
proveedores, incremento en ventas mediante una selección asertiva de la materia prima, y
continuidad del proceso productivo gracias a una correcta administración del inventario.
132
Por lo cual se determinan los siguientes indicadores, que permitirán calificar al
departamento de compras y evaluarlo de forma semestral.
Cumplimiento de la planificación de ventas.
Rotación del inventario mínimo.
Utilidad bruta en ventas.
Descuentos al cliente por calidad de la materia prima.
133
CONCLUSIONES
La gestión de compras de materia prima de las empresas de confección del sector textil,
son realizadas directamente por sus gerentes, directores o los mismos propietarios en su
gran mayoría; quienes por varios motivos adoptan esta responsabilidad como suya, uno de
ellos es que su propietario o representante directo conoce los detalles iniciales del negocio
y han ido adquiriendo experiencia en el tema, y con el transcurso de los años han generado
cercanas relaciones comerciales con sus principales proveedores, logrando descuentos, y
precios bajos por lo tanto se sienten satisfechos con las compras.
Otro de los motivos que a los gerentes no les permite delegar esta función es que no
confían en otro personal para administrar la compra, ni para seleccionarla, consideran que
al tratarse de dinero en juego se puede crear un conflicto de intereses, entre el proveedor y
el comprador lo que evidentemente les generaría una perdida y no una ganancia.
Por otro lado los empresarios no le dan el tiempo necesario al análisis de los elementos que
intervienen en la programación de comprasen aspectos de investigación y análisis
sustentable, lo que genera compras empíricas y arriesgadas, que sacrifican una rotación
apropiada del inventario; otra de las eventualidades que perjudican la productividad del
negocio es la cancelación de pedidos por materias primas agotadas que no fueron pedidas a
tiempo, y por ultimo al no ser profesionales en el diseño de modas limitan las
oportunidades de competitividad.
134
RECOMENDACIONES
Es evidente que las pequeñas empresas del sector no tienen los recursos necesarios para la
contratación de un comprador categoría sénior para lo cual se recomienda valerse de esta
guía como recurso informativo, el mismo que podría ayudar a los empresarios a organizar
sus actividades de compras y optimizar recursos valiéndose de una mejor organización.
Se recomienda a las pequeñas y medianas empresas de la industria textil, que creen sus
departamentos de compras con una persona como auxiliar que vaya adquiriendo
experiencia en el tema y de la misma manera creando confianza en su labor, ó con un
profesional sénior que tenga experiencia en el mercado. Los altos costos de producción y
los pedidos cancelados por el fabricante se generan por la falta de organización en la
función de compras, los cuales con una correcta administración serán minimizados.
Por otro lado se recomienda que el presente trabajo sirva de precedente para las
universidades e institutos que forman diseñadores de moda, con el fin de impartir una
asignatura académica afín a este tema, que les permita adquirir conocimientos
administrativos.
135
ANEXOS
Anexo 1. Lista de empresas encuestadas
LISTADO DE EMPRESAS DE CONFECCIÓN
RUC Compañía
1 1792343518001 TEXTILCARDIZ CIA. LTDA.
2 1790100448001 INDUSTRIAS CONCHITEX C LTDA
3 1791172175001 KETSATEX C.A.
4 1792279755001 TEXTILMAGIC S.A.
5 1791403975001 RITA COBO TERAN CIA. LTDA.
6 1792237823001 INNOCOTTON CIA. LTDA.
7 1792003695001 INDUSTRIAS ALVAREZ S.A.
8 1792074746001 ERAZO INCA CIA. LTDA.
9 1790050114001 QUILTEX CIA LTDA
10 1792252555001 CC. JRSPORT CONFECCIONES CABRERA CIA. LTDA.
11 1792260159001 MARVENCFASHION CIA. LTDA.
12 1792261872001 CONFECCIONES LAYME MUÑOZ CIA. LTDA.
13 1791999606001 DISEÑOS YELED NESHAR CIA. LTDA.
14 1792072395001 MVQDISEÑO CIA. LTDA.
15 1792206111001 FASHIONARTE CIA. LTDA.
16 1792316235001 SEDUCCIONTEXTI S.A.
17 1792187087001 SELLDESIGNS S.A.
18 1792258405001 EGUIGUREN NOBOA EN MODA CIA. LTDA.
19 1792324823001 UNIFORMESDESIGN S.A.
20 1791772385001 KATLI CIA. LTDA.
21 1792396875001 CONFECCIONES SANTA S.A. CONFECSAN
22 1792226147001 KEIKOFORMER CIA. LTDA.
23 1792251729001 BIOTEXTIL CIA. LTDA.
24 1791934326001 FIAMA DISEÑO CONFECCION PROMOCIONES CIA. LTDA.
25 1792030765001 TEXTILES KUSATROY CIA. LTDA.
26 1790777022001 DISMODAS C LTDA
27 1791904389001 COMERCIAL BUCO CIA. LTDA.
28 1792088666001 MODAACTUAL CIA. LTDA.
29 1791409884001 LA ESPERANZA COMERCIALIZADORA WHOLESALEINN S.A.
136
LISTADO DE EMPRESAS DE CONFECION
RUC Compañía
30 1792328659001 MIYEONTEX S.A.
31 1791117530001 JULIO VINUEZA DISEÑO CIA LTDA
32 1790435199001 FABRICA HERMES TEJIDOS Y CONFECCIONES SA
33 1790830527001 COIVESA S.A.
34 1791767284001 GARCES, CONFECCIONES Y TEXTILES GARCONTEX S.A.
35 1792364655001 INNOVACION Y MODA INNOVMODA CIA. LTDA.
36 1792283337001 MODA INFANTIL MODACARBAN CIA. LTDA.
37 1791710576001 CREACIONES DAP S.A.
38 1792211379001 TEXGAAR CIA. LTDA.
39 1791824970001 INNOVATORS TRADING TEXTILE PRODUCTS ITTP3 CIA. LTDA.
40 1791841379001 CAMISETAS SZIMON CIA. LTDA
41 1792374146001 COMERCIALIZADORA CAPILUZ CIA. LTDA.
42 1792228867001 URBEFASHION CIA. LTDA.
43 1792270774001 DAGATOVAFASHION CIA. LTDA.
44 1792310903001 STX TEXTILES CIA. LTDA.
45 1792105064001 DISMOTEXTIL S.A.
46 1792262372001 IMPORTKALED CIA. LTDA.
47 1791405722001 MANUFACTURAS JOTACESE-JCS CIA. LTDA.
48 1791730879001 TERRACOTTON CIA. LTDA.
49 1792187370001 FADTEXTIL S.A.
50 1791413822001 INDUSTRIA DE CONFECCIONES INZATEX CIA. LTDA.
51 1792451639001 NOBRAMTEX DEL ECUADOR CIA. LTDA.
52 1790394646001 CONFECCIONES BALI C LTDA
53 1791818482001 E.A. TEX CIA. LTDA
54 1792354455001 RAFFIADISEÑOS & MODAS CIA. LTDA.
55 1792418348001 INNOVATEXTIL CIA. LTDA.
56 1792345804001 COBUTEX S.A.
57 1716087920009 LEE NA JUNG HYUN
58 1716723687001 ESTUDIO DE DISEÑO Y MODA GYNA PARRA CIA. LTDA.
137
Anexo 2. Encuesta
Datos generales de la empresa
Empresa:
1. Antigüedad de la empresa: 2.Volumen de ventas anuales (opcional)
5 AÑOS O MENOS MENOS DE 100,000
5 A 10 AÑOS HASTA 300,000
10 A 20 AÑOS DE 301,000 A 600,000
21 AÑOS O MAS DE 601,000 A 900,000
MAS DE 901,001
3. Numero de empleados totales 4.Tipo de producto
MENOS DE 10 EMPLEADOS BASICOS
DE 10 A 30 EMPLEADOS BASICOS MODA
DE 31 A 60 EMPLEADOS MODA
DE 61 A 90 EMPLEADOS TODOS
MAS DE 91 EMPLADOS
5.Su empresa cuenta con un departamento de compras o persona encargada exclusivamente de compras?
SI
NO
Bodeguero o Jefe de bodega
Diseñador
Jefe de Produccion
Gerente o Propietario
Encargado de planta
Jefe de corte o cortador
Vendedor
OTROS
SI
NO
1-2 horas
2-4 horas
4-6 horas
6-8 horas
9. Posee su empresa una guia de procesos, politicas y procedimientos de compras?
SI
NO
10. Considera importante y conveniente implementar procesos, procedimientos y politicas de compras?
SI
NO
11. Que porcentaje del total de los gastos y costos corresponde al de compras de materia prima e insumos?
DEL 0 AL 20%
DEL 21 AL 40%
DEL 41 AL 60%
DEL 61 AL 80%
DEL 81 AL 100%
Encuesta a pequeñas y medianas empresas de confección de la ciudad de Quito
6.En el caso de no tener definido el Dpto de compras o comprador indique que personas compran en su
empresa?
8. Indique que tiempo le dedican a la actividad de compras en la empresa, incluyendo planificación, selección,
7. La persona o departamento de compras ha sido capacitada o recibido alguna información concreta sobre
como negociar ante un proveedor y que estrategias utilizar?
Cargo del encuestado:
138
SI
NO
13.Que porcentaje de su inventario considera de baja rotacíon?
10%
20%
30%
40%
50%
MAS
SI
NO
Gerente o propietario
Diseño
Bodega
Compras
Otros
16. Utiliza su empresa un documento de orden de compra para realizar la adquisición?
SI
NO
17. Que personas son informadas de forma inmediata de las compras realizadas:
Jefe de bodega o encargado
Diseñador
Jefe de Produccion
Gerente o Propietario
Encargado de planta
Jefe de corte o cortador
Vendedor
OTROS
18. Cuál es el medio de comunicación de la compra al personal de diseño?
Documentado
Verbal
Fisico
SI
NO
20. Existe un control de calidad inmediato de la materia prima ingresada?
SI
NO
Siempre
A veces
Nunca
22. En la empresa que departamento verifica las facturas para autorizar el pago?
Contabilidad
Bodega
Compras
Gerencia
14.Su empresa cuenta con su propio canal de distribución?
12. Es común que las entregas de producto terminado no se entregue a tiempo porque la materia prima no llego
a tiempoo o se terminó?
15. Que departamento o persona esta encargada de tomar una decisión sobre los exedentes y desechos de
21. En el caso de llegar defectuosa la materia prima , con que frecuencia se le informa a la persona que realizó
la compra?
19.Existe una planificación de ventas detallada trimestral, semestral y anual comunicada al personal
pertinente? Existe en su empresa una planificación detallada de ventas y anunciada a las personas
pertinentes ?
139
SI
NO
SI
NO
SI
NO
26. Cuál es la caracteristica mas importante que bajo su criterio debe tener el personal de compras?
NIVEL ACADEMICO
EXPERIENCIA
HABILIDAD
ETICA
Si
NO
28.El departamento de diseño cuenta con algún tipo de planificación de desarrollo de producto ?
SI
NO
Jefe de bodega o encargado
Diseñador
Jefe de Produccion
Gerente o Propietario
Encargado de planta
Jefe de corte o cortador
Vendedor
OTROS
32. En el caso de contar con un departamento de compras describa un breve organigrama:
7. Indique que persona o personas pueden seleccionar la materia de prima
27.Consideraría beneficioso para su empresa, como perfíl de comprador, a un diseñador/ra de moda con
experiencia en el mercado, y conocimiento de compras , planificación y presupuesto.
23. Mantiene un archivo de proveedores donde se incluyan corizaciones , comunicaciones , listas de precios y
otros.
24. Utiliza su empresa algun sistema informatico (sotfware) para el inventario de compras y /o planificación de
25.Utiliza un sistema de clasificación de inventarios para su control que le permita verificar que comprar y
cuando comprar?
140
Anexo 3. Tasas financieras básicas: cómo calcularlas y qué significan
141
142
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