UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
CAMPUS SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Tesis de grado previo a la obtención del título de
LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA C.P.A.
“DISEÑO DE UN PROGRAMA DE CONTROL, MANEJO Y ABASTECIMIENTODE INVENTARIOS EN EL BAR Y RESTAURANTE PARRILLADAS Y SUPER
PINCHOS BBQ”
Autor:
RAMÍREZ SÁNCHEZ LADY SORAYA
Director de Tesis:
DRA. PAQUITA SALAZAR
Santo Domingo de los Tsáchilas – Ecuador
DICIEMBRE - 2012
i
“DISEÑO DE UN PROGRAMA DE CONTROL, MANEJO Y ABASTECIMIENTODE INVENTARIOS EN EL BAR Y RESTAURANTE PARRILLADAS Y SUPERPINCHOS BBQ”
Dra. Paquita Salazar
DIRECTOR DE TESIS
APROBADO
Msc. Alexandra Gutiérrez
PRESIDENTE DEL TRIBUNAL
Ing. Gustavo Bejarano
MIEMBRO DEL TRIBUNAL
Msc. Alexandra Gutiérrez
MIEMBRO DEL TRIBUNAL
Santo Domingo de los Tsáchilas,………de…………………..del 2012
ii
Del contenido del presente trabajo se responsabiliza el autor
Lady Soraya Ramírez Sánchez
Autor: RAMÍREZ SÁNCHEZ LADY SORAYA
Institución: UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
Tema de Tesis: DISEÑO DE UN PROGRAMA DE CONTROL, MANEJO,
ABASTECIMIENTO DE INVENTARIOS EN EL BAR Y
RESTAURANTE PARRILLADAS Y SUPER PINCHOS BBQ
Fecha: Diciembre, 2012
iii
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIALCampus Santo Domingo
INFORME DEL DIRECTOR DE TESIS
Quito, Noviembre del 2012
Msc. Alexandra Gutiérrez
COORDINADOR DE LA CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍAPresente.-
De mis consideraciones.-
Mediante la presente tengo a bien informar que el trabajo investigado realizadopor la señorita: RAMÍREZ SÁNCHEZ LADY SORAYA, cuyo tema es: ¨DISEÑODE UN PROGRAMA DE CONTROL, MANEJO Y ABASTECIMIENTO DEINVENTARIOS EN EL BAR Y RESTAURANTE PARRILLADAS Y SUPERPINCHOS BBQ¨ ha sido elaborado bajo mi supervisión y revisado en todas suspartes, por lo cual autorizo su respectiva presentación.
Particular que informo para fines pertinentes
Atentamente
Dra. Paquita Salazar
DIRECTOR DE TESIS
iv
DEDICATORIA
A Dios por darme la fuerza y sabiduría para poder concluir el presente trabajo.
Con cariño a mis padres que con su ejemplo han sabido inculcar en mi el deseo
de superación en especial a mi madre por su gran apoyo incondicional.
Con amor a mi hijita Doménica Valentina, a mi hermana Ashley, a mi sobrino
Jeremy que con su amor y cariño me ha incentivado a seguir adelante junto con
la inspiracion de ser un ejemplo para ellos.
A mi familia que han sido un ejemplo de apoyo, motivación para alcanzar los
objetivos propuestos.
Lady Soraya Ramírez Sánchez
v
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios, por su generosidad al concederme sabiduría para poder
cumplir con la meta trazada.
A mis padres por todo el amor que me han brindado, por los principios y valores
que me han inculcado en el transcurso de mi vida en especial a mi madre que con
paciencia y esmero supo guiarme por el camino quien fué mi compañera en las
madrugadas de estudio durante toda mi carrera estudiantil.
A mi hija por brindarme su amor y cariño, a mis hermanos y a toda mi familia por
el apoyo recibido para la culminacion de este logro.
A la Universidad Tecnológica Equinoccial por recibirme y por la oportunidad
brindada, a todos mis profesores quienes impartieron sus conocimientos en
especial a la Dra. Paquita Salazar.
Mis agradecimientos a aquellas personas que de una u otra forma contribuyeron a
la culminación de esta Tesis.
Lady Soraya Ramírez Sánchez
vi
RESUMEN EJECUTIVO
Parrilladas y Super Pinchos BBQ es uno de los mejores restaurantes de Santo
Domingo, presta sus servicios ofreciendo productos de calidad, que durante
muchos años ha sido parte de la evolución y desarrollo de ésta tierra Tsáchila.
A pesar de contar con un exquisito sazón en todos los productos que ofrece, el
restaurante tiene problemas en el control, manejo y abastecimiento de inventarios
lo que ha generado pérdidas para la empresa.
Es por esto que la presente investigación incluye un Manual de Procedimientos
para el manejo de inventarios en Parrilladas y Super Pinchos BBQ donde se
pueda obtener información real y oportuna para la toma de decisiones. Por lo
tanto se estima que con la aplicación del manual optimizará de mejor manera los
recursos de materia prima y sus derivados.
El manual de inventarios consta de:
1.- Presentación
2.- Alcance del manual
3.- Filosofía institucional
4.- Objetivo general y específicos
5.- Estructura organizacional
6.- Estructura funcional
Administrador
Jefe de cocina
Contadora
Cajera
7.- Políticas:
vii
Toma física de inventarios
Realización de compras
Recepción de la mercadería
Realización de ventas
Entrada, custodia, registro y salida de productos de la bodega
Valorización de inventarios
8.- Procesos
Compras
Entrada de productos a bodega
Salida de productos a bodega
Manipuleo de productos en cocina
Ventas
9.- Planteamiento de soluciones a problemas encontrados en el tratamiento de los
productos de inventario.
Se analiza cada uno de estos puntos, con el propósito de mejorar el tratamiento
de inventarios.
viii
ÍNDICE DE CONTENIDO
TEMA PAG.
Portada i
Sustentación y aprobación de los integrantes del tribunal ii
Responsabilidad del autor iii
Aprobación del Director de tesis iv
Dedicatoria v
Agradecimiento vi
Resumen ejecutivo vii
Índice ix
CAPÍTULO IEL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN
1.1 Planteamiento del problema 1
1.2 Formulación del problema 2
1.3 Objetivos 2
1.3.1 Objetivo general 2
1.3.2 Objetivos específicos 2
1.4 Justificación 3
CAPÍTULO IIMARCO TEÓRICO/CONCEPTUAL/LEGAL
2.1 Marco referencial 4
2.2 Marco conceptual 7
2.2.1 Control interno de inventarios 7
2.1.1.1 Concepto 7
ix
2.1.1.2 Principios 7
2.1.2.3 Objetivos 8
2.2.2 Inventarios 8
2.2.3 Costos de inventarios 9
2.2.4 Importancia de los inventarios 11
2.2.5 Sistemas de contabilización 11
2.2.5.1 Sistema de cuenta múltiple 11
2.2.5.2 Sistema de inventario permanente 12
2.2.6 Métodos de valoración de inventarios 13
2.2.6.1 Método de promedio ponderado 13
2.2.6.2 Método FIFO 14
2.2.6.3 Método LIFO 14
2.2.7 Control de existencias 16
2.2.8 Control interno de los inventarios 19
2.2.9 Métodos de control de inventarios 20
2.2.10 Políticas de inventario 21
2.3 Marco Legal 26
2.3.1 NIIF para PYMES 26
2.3.2 Servicio de Rentas Internas 36
2.3.3 Ley de Seguridad IESS 39
2.3.4 Requisitos legales 41
CAPÍTULO IIIMARCO METODOLÓGICO
3.1 Tipo y diseño de la investigación 43
3.2 Métodos de la investigación 43
3.3 Población y muestra 44
3.4 Técnicas e instrumentos 45
3.5 Tratamiento de la información 45
3.6 Diagnóstico 58
3.6.1 Antecedentes 58
x
3.6.2 Observaciones 59
3.6.3 Proveedores 70
3.6.4 Clientes 70
3.6.5 Sistema contable 70
3.6.6 Estructura organizacional 71
3.6.7 Estructura funcional 72
3.6.7.1 Funciones específicas 73
3.6.8 Procedimientos 74
3.6.8.1 Compras o adquisiciones 74
CAPÍTULO IVPROPUESTA
4. Diseño de un programa de control, manejo y 78
abastecimiento de inventario
4.1 Filosofía institucional 81
4.2 Estructura organizacional 83
4.3 Estructura funcional 84
4.3.1 Administrador 84
4.3.2 Jefe de cocina 86
4.3.3 Contadora 87
4.3.4 Cajera 88
4.4 Políticas 90
4.4.1 Toma física de inventarios 90
4.4.2 Realización de compras 91
4.4.3 Recepción de la mercadería 92
4.4.4 Realización de venta 92
4.4.5 Entrada, custodia, registro y 93
salida de productos de la bodega
4.4.6 Valorización de inventarios 94
4.5 Procesos 94
4.5.1 Compras 94
xi
4.5.1.1 Flujograma de compras 96
4.5.1.2 Orden de compra 97
4.5.1.3 Registro de egresos, según formato del SRI 98
4.5.2 Entrada, salida de productos de bodega 99
4.5.2.1 Flujograma de entrada de productos de bodega 100
4.5.2.2 Tarjetas Kárdex 101
4.5.3 Procedimiento de salida de productos de bodega 102
4.5.3.1 Flujograma de salida de productos de bodega 103
4.5.3.2 Requisición de bodega 104
4.5.3.3 Nota de devolución de bodega 105
4.5.4 Proceso de manipuleo de productos en cocina 106
4.5.4.1 Flujograma proceso manipuleo de productos en cocina 108
4.5.5 Ventas 109
4.5.5.1 Proceso de ventas 109
4.5.5.2 Flujograma de ventas 111
4.5.5.3 Factura de venta 112
4.5.5.4 Registro de Ingresos 114
4.5.5.4 Registro de ventas diarias 115
4.5.5.5 Arqueo de Caja 116
4.6 Planteamiento de soluciones a problemas encontrados en 119
inventario de productos
CAPÍTULO VCONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 Conclusiones 120
5.2 Recomendaciones 121
Bibliografía 122
Anexos 123
xii
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico No. 1 Conoce el estado actual de los inventarios 46
Gráfico No. 2 Lleva control de entrada y salidas de inventarios 47
Gráfico No. 3 Tiempo de intervalo para proveer de producto 48
Gráfico No. 4 Conteo físico de inventarios 49
Gráfico No. 5 Tipo de existencias en que se encuentra la bodega 50
Gráfico No. 6 Relación directa para realizar la compra del producto 51
Gráfico No. 7 Conoce algún procedimiento para determinar stock 52
Gráfico No. 8 Método de valorización del inventario 53
Gráfico No. 9 Flujograma de compras 96
Gráfico No. 10 Flujograma de entrada de productos a bodega 100
Gráfico No. 11 Flujograma de salida de productos de bodega 103
Gráfico No. 12 Flujograma del proceso de manipuleo de productos 108
en cocina
Gráfico No. 13 Flujograma de ventas 111
xiii
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla No.1 Ejercicio práctico 15
Tabla No.2 Plazo para presentación de declaraciones al SRI 38
Tabla No.3 Conoce el estado actual de los inventarios 46
Tabla No.4 Lleva control de entrada y salidas de inventarios 47
Tabla No.5 Tiempo de intervalo para proveer de producto 48
Tabla No.6 Conteo físico de inventarios 49
Tabla No.7 Tipo de existencias en que se encuentra la bodega 50
Tabla No.8 Relación directa para realizar la compra del producto 51
Tabla No.9 Conoce algún procedimiento para determinar stock 52
Tabla No.10 Método de valorización del inventario 53
Tabla No.11 Nómina del personal que labora en la organización 67
Tabla No.12 Problemas en el manejo de inventarios 68
Tabla No.13 Menú y servicios que ofrece el restaurante 69
Tabla No.14 Análisis FODA 76
Tabla No.15 Modelo de orden de compra 97
Tabla No.16 Modelo de registro de egresos de caja 98
Tabla No.17 Modelo de tarjeta kárdex 101
Tabla No.18 Modelo de requisición de bodega 104
Tabla No.19 Modelo de nota de devolución de bodega 105
Tabla No.20 Modelo de factura 113
Tabla No.21 Modelo de registro de ingresos 114
Tabla No.22 Modelo reporte de ventas 115
Tabla No.23 Planteamiento de soluciones a problemas 119
encontrados en el inventario de productos
xiv
ÍNDICE DE ANEXOS
Anexo No.1 Encuesta aplicada al personal involucrado con inventarios 124
Anexo No.2 Entrevista realizada al área administrativa 127
Anexo No.3 RUC de la empresa 129
Anexo No.4 Restaurante y Parrilladas Super Pinchos BBQ 130
Anexo No.5 Formularios utilizados para control interno 131
INTRODUCCIÓN
Antes de tomar alguna decisión sobre el futuro empresarial siempre se debe
evaluar si beneficiará o no; para la toma de una buena decisión se debe estar
muy bien informada. Actualmente el factor dinero es lo esencial en los negocios
ya que de ello dependerá en gran parte el futuro y para estar informados sobre los
manejos de éste existe la llamada Contabilidad Financiera la cual brindará la
informacón contable del dinero y los movimientos financieros de la empresa
La base de toda empresa comercial es la compra y/o venta de bienes o servicios;
de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este
manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así
como también conocer al final del periódo contable un estado confiable de la
situación económica de la empresa.
El plan de tesis está destinado a brindar a la empresa y a las personas que
laboran en la misma en especial a la propietaria de la empresa Parrilladas y Super
Pinchos BBQ la información necesaria para utilizar ésta propuesta en función de
sus necesidades a fin de evaluar el comportamiento de los inventarios y mejorar
el mismo.
La Tesis se compone de cinco capítulos:
En el primer capítulo se establece el problema de la investigación del diseño a
partir del planteamiento del problema, en donde se presentan la formulación de
éste, sus objetivos tanto general como específicos y la justificación con la idea
de precisar todos los elementos que de una u otra manera determinan el
problema de la investigación.
En el segundo capítulo se enmarca el marco referencial, conceptual y legal,
basado en teorías similares al diseño que se desarrollará y de acuerdo a normas
y legislaciones de la república.
En el tercer capítulo se incorpora el marco metodológico de la investigación que
comprende el tipo y diseño de la misma los métodos que se utilizaron, la
población con las técnicas e instrumentos con las cuales se dispuso, así como el
diagnóstico realizado a la empresa con su respectivo análisis FODA.
El cuarto capítulo se presenta la filosofía institucional; la estructura orgánica y
funcional; las políticas, procedimientos, flujogramas y formularios requeridos para
el desarrollo de las actividades relacionadas con el manejo y control de los
inventarios.
El capítulo quinto contiene las conclusiones, recomendaciones y anexos.
1
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN
1.1. Planteamiento del Problema
Como toda empresa, un restaurante requiere para la continuidad de su trabajo de
la existencia de productos suficientes para que el proceso de elaboración –
servicio no se vea afectado por la carencia de algunos de ellos, y es ahí donde se
radica la importancia de manejar correctamente los inventarios, se precisa estar
abastecido, pero se corre un gran riesgo cuando se está sobre – abastecido o las
existencias son inferiores a las necesidades cotidianas.
PARRILLADAS Y SUPER PINCHOS BBQ es un restaurante ubicado en la ciudad
de Santo Domingo de los Tsáchilas con su respectivo RUC y legalmente formado,
dedicado al servicio de venta de bebidas y comidas para su consumo inmediato
con una variedad de platos a la carta y con diez años en el mercado pero con el
particular de que en los últimos tres años sufrió un cambio de representante o
propietario lo cual no afecta ni deja de garantizar su trayectoria frente a las
demás cadenas de comidas existentes en la actualidad ya que sigue los mismos
parámetros y políticas del propietario anterior.
Uno de los principales problemas que enfrenta en la actualidad es el mal manejo y
control de sus inventarios ya que existen productos que tienen más demanda que
los otros pero que al final son utilizables para el servicio que la microempresa
presta y los cuales no se pueden suspender, y que en algunas marcas de las que
2
se proveen especialmente las de embutidos no aceptan la devolución de los
mismos por caducidad o vencimiento.
Desde el año 2010 ha venido sufriendo un leve decrecimiento económico ya que
al poco tiempo de la compra del restaurante se presentó un problema con el
Instituto de Seguridad Social porque el antiguo propietario no afilió a sus
trabajadores lo cual enfrento graves sanciones y multas para la propietaria,
sumado los créditos que adquirió a entidades que los otorgan con facilidad a
pequeñas y medianas empresas pero con una tasa de interés elevada y esto
generó un pequeño sobregiro pero que en todo este tiempo con las utilidades ha
ido reduciendo su nivel de endeudamiento.
1.2. Formulación del problema
¿Con el diseño de un programa de control, manejo y abastecimiento de
inventarios se podrá finalizar los desabastos de inventarios y el desorden en los
mismos, que se presentan en dicho restaurante?
1.3. Objetivos
1.3.1 Objetivo general
Diseñar un sistema viable y práctico para controlar mejor los productos en el
inventario, para evitar desabastecimientos de productos en temporadas altas, con
el fin mantener un stock de inventarios aceptable.
1.3.2 Objetivos específicos
3
Realizar un diagnóstico de la situación actual de la empresa, enfocado a la
administración de inventarios;
Buscar alternativas de solución, técnicas y procedimientos de análisis que
permitan administrar eficientemente los recursos de bodega;
Adaptar el modelo teórico adecuado para la administración de los inventarios en
la empresa conforme a sus necesidades; y,
Caracterizar los ítems del inventario a través de formularios de control con el
propósito de categorizarlos por su peso, antigüedad, estado y valor.
1.3. Justificación
Las empresas en su proceso de optimización de sus cadenas de suministros han
descubierto que la gestión de inventarios se ha convertido en una función crítica
de éxito, pues su búsqueda central radica en satisfacer las necesidades y
expectativas de los clientes, asegurando un equilibrio ideal entre el mayor nivel de
servicio y el menor nivel de inventarios posibles.
La propuesta formulada para el tratamiento de los inventarios sirve como
alternativa para controlar y disponer de los mismos, las personas que se
beneficiarían de este proyecto después de la propietaria serían sus clientes
porque se garantizaría la calidad del producto.
4
Por otra parte la cuenta inventario es clave en este tipo de negocio porque si no
hay existencias no hay ventas en otras palabras no hay negocio y de esto
depende la situación económica de la empresa.
Los inventarios son una cuenta altamente delicada y en el caso de este
restaurante son parte fundamental del negocio para la realización del mismo.
5
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO/CONCEPTUAL/LEGAL
2.1 Marco Referencial
En la mayoría de las empresas, los inventarios son parte fundamental de la
inversión y por ende, de su buen, manejo surge reducción de los diversos costos
vinculados a su tenencia y el cumplimiento de las pautas comerciales acordadas
con los compradores.
De igual manera, la administración de los inventarios origina conflictos
organizacionales que deben resolverse mediante sistemas de información e
instrumentos matemáticos confiables.
Debido a la importancia que tienen los inventarios se debe llegar a tener un punto
de equilibrio entre la compra de mercadería y el costo de mantenerla en bodega,
el cálculo adecuado de este punto de equilibrio logrará un nivel de eficiencia real
en la administración de esta importante área de organización.
Toda empresa debe regir sus funciones de acuerdo a las leyes establecidas en el
país con el propósito de cumplirlas y de que sus actividades se apeguen a las
6
exigencias demandadas por el gobierno para así no tener ningún tipo de
inconveniente en el desempeño de sus actividades.
Dentro de las normas, leyes y reglamentos que tienen relación con la
investigación podemos destacar las siguientes:
CÓDIGO DE COMERCIO.- la importancia que tiene este código, es dar a conocer
la necesidad de que todo comerciante individual o colectivo debe inscribir la
empresa en el registro de comercio, adoptar el sistema contable más conveniente
para la empresa, y así obtener un mejor control en el registro de sus operaciones.
CÓDIGO DE TRABAJO.- en este código se explica detalladamente las
obligaciones, provisiones y derechos que los empleadores y trabajadores tienen y
otros aspectos importantes explicados en éste.
LEY DE RÉGIMEN TRIBUTARIO INTERNO.- el propósito de esta ley es dar a
conocer la obligación que tiene el contribuyente de cumplir con los requisitos que
se estipulan en ella.
NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD.- relacionada con NIC 2,
cuyo objetivo es prescribir el tratamiento contable de los inventarios, dentro del
sistema de medición del costo histórico.
7
2.2 Marco Conceptual
2.2.1 Control Interno de Inventarios
2.2.1.1 Concepto
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados, que tienen por objeto obtener
información segura, salvaguardar las mercancías, materia prima, productos en
proceso y productos terminados propios, en existencias y de disponibilidad
inmediata, que en el curso normal de operaciones están destinados a la venta ya
sea en su estado original de compra o después de transformados.
2.2.1.2 Principios
1.- Separación de funciones de adquisición, custodia y registro contable.
2.- Ninguna persona que interviene en inventarios deberá tener acceso a los
registros contables que controlen su actividad.
8
3.- El trabajo de empleados de almacén de inventarios será de complemento y no
de revisión.
4.- La base de valuación de inventarios será constante y consistente.
2.2.1.3 Objetivos
1.- Prevenir fraudes de inventarios
2.- Descubrir robos y sustracciones de inventarios
3.- Obtener información administrativa, contable y financiera confiable de
inventarios
4.- Valuar los inventarios con criterio razonable, consistente y conservador
5.- Proteger y salvaguardar los inventarios
6.- Promover la eficiencia del personal de almacén de inventarios
7.- Detectar desperdicios y filtraciones de inventarios1
2.2.2 Inventarios
Se define un inventario como la acumulación de materiales que posteriormente
serán usados para satisfacer una demanda futura.
1 PERDOMO Moreno Abraham, Fundamentos de Control Interno, Editora Thomson Learning,Novena Edición, México 2005, Pág., 72
9
La función de la teoría de inventarios consiste en planear y controlar el volumen
del flujo de los materiales en una empresa, desde los proveedores hasta la
entrega a los consumidores.
En una empresa deben existir cuatro funciones principales que deben de trabajar
en forma coordinada. Éstas funciones son compras, producción, finanzas y
ventas, como lo muestra la relación entre estas funciones:
Todas las organizaciones necesitan inventarios, los inventarios de una compañía
están constituidos por sus materias primas, sus productos en proceso, los
suministros que utiliza en sus operaciones y los productos terminados.
Un inventario puede ser algo tan elemental como una botella de limpiador de
vidrios empleada como parte del programa de mantenimiento de un edificio, o
algo más complejo, como una combinación de materias primas y subensamblajes
que forman parte de un proceso de manufactura.2
2.2.3 Costos de Inventario
Los inventarios traen consigo una serie de costos, pueden formar parte de estos
costos los siguientes:
2 MOYA Navarro Marcos Javier, Investigación de Operaciones, Editora Eulac, Tercera Edición,Costa Rica 2003 Pág. 19
10
Dinero
Espacio
Mano de obra para recibir, controlar la calidad, guardar, retirar, seleccionar,
empacar, enviar y responsabilizarse
Deterioro, daño y obsolescencia
Hurto
Generalmente los inventarios están protegidos por seguros contra robos,
incendio, deterioro de los materiales, etc., las primas que se pagan por estos
seguros forman parte de los costos del mantenimiento de estos inventarios.
Todos los materiales que se almacenan sean estos productos terminados,
productos en proceso, o bien materias primas, necesitan un espacio de
almacenamiento aún cuando los almacenes sean propios, para efecto de costo,
deben de tratarse como si fueran alquilados pues si en el lugar de tener
almacenada las mercancías propias, se alquila este espacio, entonces se
obtendría algún beneficio económico. De ahí que el costo por espacio físico
ocupado se convierte en un costo de oportunidad por almacenamiento.
Siempre existe un riesgo de que los materiales almacenados se vuelvan
obsoletos, quizás debido a factores tales como la moda, los avances tecnológicos,
la antigüedad, o pérdida de las especificaciones de calidad de los materiales.
Por lo general, los costos de inventario se clasifican como costos de pedido y
costos de almacenaje.3
3 MULLER Max, Fundamentos de Administración de Inventarios, Grupo Editorial Norma, VigésimaEdición, Bogotá 2004, Pag, 2
11
Un inventario es una provisión de materiales y de subcomponentes que tiene por
objeto facilitar la producción o satisfacer la demanda de los clientes.
2.2.4 Importancia de los Inventarios
La importancia de los inventarios reside en el objetivo primordial de toda empresa:
obtener utilidades. La obtención de utilidades obviamente reside en gran parte de
ventas, ya que éste es el motor de la empresa, sin embargo, si la función del
inventario no opera con efectividad, ventas no tendrá material suficiente para
poder trabajar, el cliente se inconforma y la oportunidad de tener utilidades se
disuelve.
2.2.5 Sistemas de Contabilización
Existen dos sistemas para el control los conocidos:
1.- Sistema de Cuenta Múltiple o de Inventario Periódico
2.- Sistema de Inventario Permanente o Inventario Perpetuo
2.2.5.1 Sistema de cuenta múltiple
Denominado también Sistema de Inventario Periódico, consiste en controlar el
movimiento de la cuenta mercaderías en varias o múltiples cuentas que por su
12
nombre nos indican a que se refiere cada una de ellas, además se requiere la
elaboración de inventarios periódicos o extracontables que se obtienen mediante
la toma o constatación física de la mercadería que existe en la empresa en un
momento determinado.
El Inventario final extracontable se realiza contando, pesando, midiendo y
valorando el costo de las mercaderías o artículos destinados para la venta.
CUENTAS QUE INTERVIEN: en este sistema se utilizan varias cuentas y al final
del periodo contable se realiza la regulación o ajuste correspondiente.
Mercaderías
Compras
Devolución en compras
Descuento en compras
Ventas
Devolución en ventas
Descuento en ventas
Costo de ventas
Utilidad Bruta en ventas o
Pérdida en ventas4
2.2.5.2 Sistema de inventario permanente:
Denominado también Sistema de Inventario Perpetuo consiste en controlar el
movimiento de la cuenta Mercaderías mediante la utilización de tarjetas kárdex las
mismas que permiten conocer el valor y la existencia física de mercaderías en
4 BRAVO Valdivieso Mercedes, Contabilidad General, Editora Nuevo Día 6ta Edición, Quito 2005,Pág. 117
13
forma permanente; se requiere de una tarjeta kárdex para el control de cada uno
de los artículos destinados a la venta.
CUENTAS QUE INTERVIENEN: en este sistema se controla el movimiento de la
cuenta mercaderías a través de las siguientes cuentas:
Inventario de mercaderías
Ventas
Costo de ventas
Utilidad Bruta en ventas o Pérdida en ventas5
2.2.6. Métodos de valoración de inventarios
Los métodos más utilizados para fijar el costo de las mercancías de la empresa
son el promedio ponderado, UEPS o FIFO y PEPS o LIFO, a continuación se
presentan sus fundamentos y un ejemplo de su aplicación:
2.2.6.1 Método del promedio ponderado
Este método consiste en hallar el costo promedio de cada uno de los artículos que
hay en el inventario final cuando las unidades son idénticas en apariencia, pero no
en el precio de adquisición, por cuanto se han comprado en distintas épocas y a
diferentes precios, puede ser adoptado por cualquier empresa, sin importar que
las mercancías vendidas realmente correspondan a las ventas de las mercancías
más antiguas en reserva o no.
5 BRAVO Valdivieso Mercedes, Contabilidad General, Editora Nuevo Día 6ta Edición, Quito 2005,Pág. 125
14
Para fijar el valor del costo de la mercancía por este método se toma el valor de la
mercancía del inventario inicial y se le suman las compras del periodo, después
se divide por la cantidad de unidades del inventario inicial más las compradas en
el periodo.
2.2.6.2 Método PEPS o FIFO Primeras en entrar primeras en salir
Aplicándolo a las mercancías significa que las existencias que primero entran al
inventario son las primeras en salir del mismo, esto quiere decir que las primeras
que se compran, son las primeras que se venden.
En este método, la valuación del inventario refleja los costos recientes y es por
tanto un valor real a la luz de las condiciones que pertenecen a la fecha del
balance general.
2.2.6.3. Método UEPS o LIFO
Este método tiene como base que la última existencia en entrar es la primera en
salir. Es decir los últimos productos adquiridos son los primeros que se venden.
15
Tabla No 1
Ejercicio Práctico
Con este método se pretende explicar la aplicación de cada uno de los métodos
para la fijación del costo de mercancías en el inventario.
Promedio Ponderado
Valor total = $550.000 = $13.750
Cantidad total 40
El valor promedio del costo por artículo es de $13.750
El valor del inventario final = 5 unidades x $13.750 = $68.750
El inventario final queda valorado al costo promedio mercancía en existencia
PEPS o LIFO
Valor del inventario final = 5 unidades x $15.000 = $75.000
El inventario final queda valorado al costo de la última mercancía comprada.
Cantidad (u) Costo unitario (USD) Valor total (USD)
Inventario inicial 10 $10,000 $100,000
Compras 30 $15,000 $450,000
Cantidad total 40
$550,000
Ventas período 35
Inventario final 5
16
UEPS o LIFO
Valor del inventario final por = 5 unidades x $10.000 = $50.000
El inventario final queda valorado al costo de la primera mercancía en existencia
Análisis
Método Promedio $68.750
Método PEPS $75.000
Método UEPS $50.000
Al analizar los tres métodos se puede concluir que la valoración más baja es la
obtenida con el UEPS, la más alta con el PEPS y una valoración intermedia con el
promedio.6
2.2.7 Control de existencias
Es de gran importancia el control de las existencias (mercancías, materias primas,
materiales indirectos, etc.) de tal manera que la empresa pueda satisfacer
adecuada y oportunamente sus necesidades y especialmente los requerimientos
de los clientes.
Este control comprende el establecimiento de tres niveles de existencias:
6 BRAVO Valdivieso Mercedes, Contabilidad General, Editora Nuevo Día 6ta Edición, Quito 2005,Págs. 146,147
17
1.- Máxima
2.- Mínima
3.- Crítica
EXISTENCIA MÁXIMA.- es la cantidad máxima que la empresa debe mantener en
stock (de cada artículo) con el fin de cubrir eventuales deficiencias en los
suministros. Se determina considerando la demanda, consumo o venta máxima y
el tiempo de reposición o de reemplazo.
EMx = venta máxima mensual /30 días x 8 días tiempo máximo de reemplazo
El exceso de existencias, ocasiona:
Dinero sin movimiento.
Capital de trabajo sin retorno.
Costos y gastos de manipuleo, registros, control, etc.
La mercadería se vuelve obsoleta pierde actualidad.
Se corre el riesgo de prescripción, vencimiento, caducidad (medicina,
alimentos).
Por la naturaleza de la mercadería, esta puede cambiar: solidificarse, licuarse,
evaporarse, pierde calidad y se deteriora.
Se pierde la oportunidad de disponer de mercadería nueva, mejores diseños;
de tal forma que algunos artículos se convierten en objetos de difícil
comercialización o expendio.
18
EXISTENCIA MÍNIMA. Es el nivel mínimo de stock que debe permanecer en
existencia para satisfacer a los clientes en la empresa comercial o para que los
procesos productivos no se interrumpan en el caso de las empresas
manufactureras. Se determina considerando la demanda, consumo o venta
mínima periódica y el tiempo mínimo de reposición o de reemplazo.
EMn = venta mínima mensual / 30 días x 8 días tiempo de reemplazo
La insuficiencia de existencias, ocasiona:
Pérdida de clientes
Disminución de las ventas
Disminución de las utilidades
Pérdida de la imagen de la empresa
Atenta a su liquidez
EXISTENCIA CRÍTICA. Es el nivel más bajo al que puede llegar el stock o
inventario en el caso que fallen los suministros normales de los proveedores. Si
se llega a este nivel la empresa debe establecer mecanismos extraordinarios o
especiales de compras para atender adecuadamente a los clientes (comercial) o
para suspender las actividades de producción (manufactura). Se determina
considerando la demanda, consumo o venta mínima y el tiempo crítico de
reemplazo o reposición.
ECr = venta mínima mensual / 30 días x tiempo crítico de reemplazo
La existencia crítica, ocasiona:
19
Problemas
Riesgo declarado
Peligro7
2.2.8 Control Interno de los Inventarios
El control interno es aquel que hace referencia al conjunto de procedimientos de
verificación automática que se producen por la coincidencia de los datos
reportados por diversos departamentos o centros operativos.
El renglón de inventarios es generalmente el de mayor significación dentro del
activo corriente, no solo en su cuantía, sino porque de su manejo proceden las
utilidades de la empresa; de ahí la importancia que tiene la implantación de un
adecuado sistema de control interno para este renglón, el cual tiene las siguientes
ventajas:
Mantener el mínimo de capital invertido
Reduce altos costos financieros ocasionados por mantener cantidades
excesivas de Inventarios
Reduce el riesgo de fraudes, robos o daños físicos
Evita que dejen de realizarse ventas por falta de mercancías
Evita o reduce pérdidas resultantes de baja de precios
Reduce el costo de la toma del inventario físico anual
2.2.9 Métodos de Control de Inventario
7 BRAVO Valdivieso Mercedes, Contabilidad General, Editora Nuevo Día 6ta Edición, Quito 2005,Pág. 159
20
Las funciones de control de inventarios pueden apreciarse desde dos puntos de
vista: Control Operativo y Control Contable.
El control operativo aconseja mantener las existencias a un nivel apropiado, tanto
en términos cuantitativos como cualitativos, de donde es lógico pensar que el
control empieza a ejercerse con antelación a las operaciones mimas, debido a
que si compra si ningún criterio, nunca se podrá controlar el nivel de los
inventarios. A este control pre-operativo es que se conoce como Control
Preventivo.
El control preventivo se refiere, a que se compra realmente lo que se necesita,
evitando acumulación excesiva.
La auditoría, el análisis de inventario y control contable, permiten conocer la
eficiencia del control preventivo y señala puntos débiles que merecen una acción
correctiva. No hay que olvidar que los registros y la técnica del control contable se
utilizan como herramientas valiosas en el control preventivo.
Algunas técnicas son las siguientes:
Fijación de existencias máximas y mínimas
Aplicación del criterio especialmente cuando las especulaciones entran en
juego
Control Presupuestal.
21
Para una compañía comercial, el inventario comprende todas las mercancías de
su propiedad, que se tiene para la venta en el ciclo regular comercial.
El Inventario final de un año es también el inventario inicial del próximo año. Por
tanto, un error de inventario de fin de año afecta el estado de resultados de los
dos años consecutivos. Por ejemplo, una sobreestimación del inventario final
causará una sobreestimación del ingreso neto de este año y una subestimación
compensatoria del ingreso neto del año siguiente.
El inventario es parte importante dentro del proceso de una empresa.
El inventario significa la suma de aquellos artículos tangibles de propiedad
personal los cuales están disponibles para la venta en una operación ordinaria
comercial y están en un proceso de producción para tales ventas. Así como
estarán disponibles para el consumo corriente en la producción de bienes y
servicios disponibles para la venta.8
2.2.10 Políticas de inventarios
Las políticas de inventarios deben tener como objetivo elevar al máximo el
rendimiento sobre la inversión, satisfaciendo las necesidades del mercado
La adquisición de inventarios conlleva un costo de mantenimiento del inventario,
un costo por compra y otros costos que serán tratados en las secciones
siguientes.
8 Martínez Vladimir, Red de Conocimientos en Auditoría y Control Interno, www.auditool.org,Colombia
22
Las políticas de inventarios deben ser fijadas para cada uno de los diferentes
conceptos, como: materias primas y materiales auxiliares de fabricación,
producción en proceso, artículos terminados, artículos de compra-venta, etc.,
porqué cada una de estas inversiones de activo presentan condiciones peculiares
para su administración, específicas para su compra, consumo, procesamiento,
para su custodia, para su venta, etc.
La administración de los inventarios tiene que fijar las políticas, siendo las
principales:
Reducir al máximo la inversión de inventarios en días de inversión sin
afectar la demanda del mercado (ventas) y al proceso productivo. Para el
anterior es necesario fijar los niveles de inversión para cada concepto de
inventarios y tipo de producto, material, etc., con la flexibilidad de cambio
que requiera la demanda del mercado. La empresa financia la inversión de
los inventarios y el dinero tiene un costo de oportunidad.
Por lo tanto la empresa debe tratar de reducir la inversión de los inventarios
para maximizar los rendimientos:
Obtener el máximo financiamiento (sin costo) a través de proveedores,
para la adquisición de inventarios. El financiamiento no sólo incluye el
monto del crédito sino también el plazo de pago. Sería ideal que las ventas
y consumos de los inventarios coincidieran con el pago a proveedores,
porque de esta manera no se asignarían recursos del capital de la empresa
para inventarios.
23
En algunas ocasiones se pueden establecer contratos de consignación, lo que
representa de otra forma lo señalado anteriormente.
Cuando el crédito de proveedores es mayor que el tiempo en que los inventarios
se venden, se produce una utilidad financiera que no se refleja como tal en la
información financiera. La utilidad se genera por que se tienen recursos a través
del financiamiento de proveedores sin costo de oportunidad.
Se debe determinar el nivel apropiado de los inventarios sin distraer fondos ni
afectar en forma importante el servicio de los clientes.
Cuando se tiene únicamente un producto para comercializar el nivel
aceptable de faltantes deberá ser cero, siempre se debe tener existencias.
A medida que aumentan los productos, tipos, colores, tamaños, etc., deben
fijarse parámetros de aceptación para no mantener inventarios muy altos y
así poder cubrir la demanda variable del mercado con pocos faltantes.
En los productos de alto consumo deben vigilarse las existencias y
pronósticos de venta en forma permanente, para que siempre se tengan
existencias.
Mantener las existencias de inventarios en artículos "A" mediante una
administración personalizada.
Vigilar la exposición de los inventarios ante la inflación y la devaluación de
la moneda. Los inventarios son activos no monetarios que no están
expuestos a la inflación y devaluación de la moneda. Este concepto del
activo circulante tiene generalmente una influencia muy importante en el
resultado por retención de activos no monetarios y contrarresta las
pérdidas por exposición de los activos monetarios.
24
Atendiendo al proceso productivo de la empresa, se pueden distinguir varias
clases de existencias. Este criterio es el que ha seguido el PGC, y es el que se va
a exponer y explicar. Hay que advertir que, para una mejor comprensión, se citan
ejemplos de todas las existencias referidas al proceso productivo aludido.
Así, se pueden catalogar los siguientes tipos de existencias:
Existencias comerciales, también conocidas como mercaderías.- Se
caracterizan porque la empresa las vende tal y como las adquirió, sin
transformación ni elaboración alguna. Así, si la empresa indicada compra
cómodas inglesas a un anticuario y las vende en la forma originaria en que
las adquirió, sin transformación alguna, éstas se catalogarían como
mercaderías.
Materias primas.- Son aquellas que se utilizan en la fabricación del
producto al que se dedica la empresa, por lo que se elaboran o
transforman.
Otros aprovisionamientos.- Son existencias que no tienen la consideración
de materias primas, pero que se emplean sin cesar, al ser imprescindibles,
en la realización del proceso productivo. Dentro de éstas, se pueden citar:
los combustibles que se consumen para que funcionen ciertas máquinas,
los embalajes que envuelven los muebles al ser transportados, las
cerraduras de los armarios, etc.
Productos en curso.- Al cierre del ejercicio, puede haber productos que se
encuentran en fase de formación o transformación en un centro de
actividad determinado, éstos son los productos en curso o en fase de
fabricación. No cabe la posibilidad de venderlos.
Productos semiterminados.- Son productos fabricados por la empresa, pero
que aún están pendientes de elaboración, incorporación o transformación
25
para lograr los productos deseados. Habitualmente, éstos no se destinan a
la venta, pero puede acontecer esta circunstancia.
Productos terminados.- Son los fabricados por la empresa, dedicando
todos sus esfuerzos a su obtención, puesto que la venta de éstos -a los
consumidores o a otras empresas- constituye el objeto de la actividad
empresarial.
Subproductos, residuos y materiales recuperados:
o Subproductos.- Son los productos que revisten un carácter
secundario o accesorio en relación a la fabricación principal. Un
ejemplo podrían ser, suponiendo que para la empresa constituya
una actividad secundaria, los muebles que dadas sus reducidas
dimensiones sólo pueden ser utilizados por niños.
o Residuos.- Son existencias que se obtienen, inevitablemente, al
fabricar los productos o subproductos, que tienen valor intrínseco y
pueden ser utilizados o vendidos. Un claro ejemplo sería el serrín,
que posteriormente se puede vender a una empresa de limpieza
industrial.
o Materiales recuperados.- Son las existencias que, por tener valor
intrínseco, entran nuevamente en almacén después de haber sido
utilizadas en el proceso productivo. Se podrían mencionar dentro de
este tipo de existencias las virutas de madera que, más tarde, se
prensan en la misma empresa para fabricar conglomerado de
madera, que será empleado en la producción de nuevos muebles. 9
9 NIIF para PYMES, portal virtual
26
2.3 Marco Legal
2.3.1 NIIF para Pymes
Se conoce como PYMES al conjunto de pequeñas y medianas empresas que de
acuerdo a su volumen de ventas, capital social, cantidad de trabajadores, y su
nivel de producción o activos presentan características propias de este tipo de
entidades económicas. Por lo general en nuestro país las pequeñas y medianas
empresas que se han formado realizan diferentes tipos de actividades
económicas entre las que destacamos las siguientes:
Comercio al por mayor y al por menor
Agricultura, silvicultura y pesca
Industrias manufactureras
Construcción
Transporte, almacenamiento y comunicaciones
Bienes inmuebles y servicios prestados a las empresas
Servicios comunales, sociales y personales.
Las PYMES en nuestro país se encuentran en particular en la producción de
bienes y servicios, siendo la base del desarrollo social del país tanto produciendo,
demandando y comprando productos o añadiendo valor agregado, por lo que se
constituye en un actor fundamental en la generación de riqueza y empleo.
Norma Internacional de Información Financiera para Pequeñas y Medianas
Entidades.- el término pequeñas y medianas entidades, tal y como lo usa el IASB
Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad, se define y explica en la
27
Sección 1 Pequeñas y Medianas Entidades. Muchas jurisdicciones en todas
partes del mundo han desarrollado sus propias definiciones de PYMES para un
amplio rango de propósitos, incluyendo el establecimiento de obligaciones de
información financiera, a menudo esas definiciones nacionales o regionales
incluyen criterios cuantificados basados en los ingresos de actividades ordinarias,
los activos, los empleados u otros factores.
Frecuentemente, el término PYMES se usa para indicar o incluir entidades muy
pequeñas sin considerar si publican estados financieros con propósito de
información general para usuarios externos.
A menudo, las PYMES producen estados financieros para el uso exclusivo de los
propietarios – gerentes, o para las autoridades fiscales u otros organismos
gubernamentales. Los estados financieros producidos únicamente para los
citados propósitos no son necesariamente estados financieros con propósito de
información general.
Descripción de las pequeñas y medianas entidades
Las pequeñas y medianas entidades son entidades que:
a) No tienen obligación pública de rendir cuentas, y
b) Publican estados financieros con propósito de información general
para usuarios externos. Son ejemplos de usuarios externos los
propietarios que no están implicados en la gestión del negocio, los
acreedores actuales o potenciales y las agencias de calificación
crediticia.
Una entidad tiene obligación pública de rendir cuentas si:
28
a) Sus instrumentos de deuda o de patrimonio se negocian en un mercado
público o están en proceso de emitir estos instrumentos para negociarse en
un mercado público (ya sea una bolsa de valores nacional o extranjera, o
un mercado fuera de la bolsa de valores, incluyendo mercados locales o
regionales), o
b) Una de sus principales actividades es mantener activos en calidad de
fiduciaria para un amplio grupo de terceros. Este suele ser el caso de los
bancos, las cooperativas de crédito, las compañías de seguros, los
intermediarios de bolsa, los fondos de inversión y los bancos de inversión.
Objetivo de los estados financieros de las pequeñas y medianas entidades
El objetivo de los estados financieros de una pequeña o mediana entidad es
proporcionar información sobre la situación financiera, el rendimiento y los flujos
de efectivo de la entidad que sea útil para la toma de decisiones económicas de
una amplia gama de usuarios que no están en condiciones de exigir informes a la
medida de sus necesidades específicas de información.
Los estados financieros también muestran los resultados de la administración
llevada a cabo por la gerencia: dan cuenta de la responsabilidad en la gestión de
los recursos confiados a la misma.
Inventarios
Los principios para el reconocimiento y medición de los inventarios según las NIIF
para PYMES, son activos
a) Mantenidos para la venta en el curso normal de las operaciones;
b) En proceso de producción con visitas a esa venta; o
c) En forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el
proceso de producción, o en la prestación de servicios.
29
Esta sección se aplica a todos los inventarios, excepto a:
a) Las obras en progreso, que surgen de contratos de construcción,
incluyendo los contratos de servicios directamente relacionados
b) Los instrumentos financieros
c) Los activos biológicos relacionados con la actividad agrícola y productos
agrícolas en el punto de cosecha o recolección
Esta sección no se aplica a la medición de los inventarios mantenidos por:
a) Productores de productos agrícolas y forestales, de productos agrícolas
tras la cosecha o recolección y de minerales y productos minerales, en la
medida en que se midan por su valor razonable menos el costo de venta
con cambios en resultados, o
b) Intermediarios que comercien con materias primas cotizadas, que midan
sus inventarios al valor razonable menos costos de venta, con cambios en
resultados.
Medición de los inventarios
Una entidad medirá los inventarios al importe menor entre el costo y el precio de
venta estimado menos los costos de terminación y venta.
Costos de los inventarios
Una entidad incluirá en el costo de los inventarios todos los costos de compra,
costos de transformación y otros costos incurridos para darles su condición y
ubicación actuales.
30
Costos de adquisición
Los costos de adquisición de los inventarios comprenderán el precio de compra,
los aranceles de importación y otros impuestos (que no sean recuperables
posteriormente de las autoridades fiscales), el transporte, la manipulación y otros
costos directamente atribuibles a la adquisición de las mercaderías, materiales o
servicios. Los descuentos comerciales, las rebajas y otras partidas similares se
deducirán para determinar el costo de adquisición.
Una entidad puede adquirir inventarios con pago aplazado, en algunos casos, el
acuerdo contiene de hecho un elemento de financiación implícito, por ejemplo,
una diferencia entre el precio de compra para condiciones normales de crédito y
el importe de pago aplazado. En estos casos, la diferencia se reconocerá como
gasto por intereses a lo largo del periodo de financiación y no se añadirá al costo
de los inventarios
Costos excluidos de los inventarios
Son ejemplos de costos excluidos del costo de los inventarios y reconocidos como
gastos en el periodo en el que se incurren, los siguientes:
a) Importes anormales de desperdicio de materiales, mano de obra u
otros costos de producción
b) Costos de almacenamiento, a menos que sean necesarios durante
el proceso productivo, previos a un proceso de elaboración anterior.
c) Costos indirectos de administración que no contribuyan a dar a los
inventarios su condición y ubicación actuales.
d) Costos de venta.
31
Fórmulas de cálculo del costo
Una entidad medirá el costo de los inventarios de partidas que no son
habitualmente intercambiables y de los bienes y servicios producidos y
segregados para proyectos específicos, utilizando identificación específica de sus
costos individuales.
Una entidad medirá el costo de los inventarios, distintos de los tratados en el
párrafo anterior, utilizando los métodos de primera entrada primera salida (FIFO)
o costo promedio ponderado. Una entidad utilizará la misma fórmula de costo
para todos los inventarios que tengan una naturaleza y uso similares. Para los
inventarios con una naturaleza o uso diferente, puede estar justificada la
utilización de fórmulas de costo distintas. El método última entrada primera salida
(LIFO) no está permitido en esta NIIF.
Reconocimiento como un gasto
Cuando los inventarios se vendan, la entidad reconocerá el importe en libros de
éstos como un gasto en el periodo en el que se reconozcan los correspondientes
ingresos de actividades ordinarias.
Algunos inventarios pueden distribuirse a otras cuentas de activo, por ejemplo los
inventarios que se emplean como un componente de las propiedades, planta y
equipo de propia construcción. Los inventarios distribuidos a otro activo de esta
forma se contabilizan posteriormente de acuerdo con la sección de esta NIIF
aplicable a ese tipo de activo.
32
Información a revelar
Una entidad revelará la siguiente información:
a) Las políticas contables adoptadas para la medición de los inventarios,
incluyendo la fórmula de costo utilizada.
b) El importe total en libros de los inventarios y los importes en libros según la
clasificación apropiada para la entidad.
c) El importe de los inventarios reconocido como gasto durante el periodo.
d) Las pérdidas por deterioro del valor reconocidas o revertidas en el
resultado
e) El importe total en libros de los inventarios pignorados en garantía de
pasivos.
33
RESUMEN COMPARATIVO NIIF/NEC Y ANÁLISIS DE PRINCIPALES IMPACTOS FINANCIEROS Y TRIBUTARIOS
II) NORMAS DE RECONOCIMIENTO Y MEDICIÓN
NORMATIVA EFECTO FINANCIERO
NIC NEC REQUERIMIENTOS CONTABLE TRIBUTARIO
2 11 INVENTARIOS
*La NEC 11 que cubre este tema fué emitida en 1999 en base a la NIC 2
versión 1993
Posteriormente la NIC 2 fué varias veces modificada hasta su revisión de
diciembre del 2003 que incluye los siguientes cambios:
*Eliminada valorización de inventarios en el contexto del sistema de costo
histórico, consecuentemente la norma no permite el uso del método LIFO
*Costo de transformación; ratifica la inclusión de principales elementos del
costo tales como: materia prima, mano de obra y GIF, consecuentemente
inaceptable uso del sistema de costeo directo (costo primo).
*Valoración; los inventarios se medirán al costo o al valor neto realizable,
según cual sea menor.
El costo de los inventarios comprenderá todos los costos derivados de su
Adecuada
valoración de
inventarios y costo
de venta
Impuesto a la
Renta, 15%
Impuesto sobre
activos y otros
34
adquisición y transformación, así como otros costos en los que se haya
incurrido para su ubicación.
Fórmulas del costo, uniformidad; la norma incorpora los requerimientos de las
SIC 1 sobre la obligación de aplicar la misma fórmula del costo a todos los
inventarios que tengan naturaleza y usos similares para la entidad.
35
RESUMEN COMPARATIVO NIIF/NEC Y ANÁLISIS DE PRINCIPALES IMPACTOS FINANCIEROS Y TRIBUTARIOS
II) NORMAS DE RECONOCIMIENTO Y MEDICIÓN
NORMATIVA EFECTO FINANCIERO
NIC NEC REQUERIMIENTOS CONTABLE TRIBUTARIO
2 11 INVENTARIOS
*Reconocimiento como gasto; la norma ha eliminado la referencia al principio
de correlación de costo e ingresos. Además describe las circunstancias que
podrían ocasionar una reversión de la rebaja en el valor de los inventarios,
reconocida en un periodo anterior.
*Diferencia en cambio; la NIC no permite la inclusión, entre los costos de
adquisición de los inventarios, de las diferencias de cambio surgidas
directamente por la adquisición reciente de inventarios facturados en moneda
extranjera.
*Exenciones en el alcance; la norma no es de aplicación a la medición de los
inventarios de los productores agrícolas y forestales, de productos agrícolas
tras la cosecha o recolección, de minerales y de productos minerales, siempre
que sean medidos por su valor neto realizable, de acuerdo con prácticas bien
consolidadas en esos sectores.
Adecuada
valoración de
inventarios y costo
de venta
Impuesto a la
Renta, 15%
Impuesto sobre
activos y otros
36
2.3.2 Servicio de Rentas Internas SRI
Para fines tributarios las PYMES en nuestro país de acuerdo al tipo de RUC que
posean las empresas las divide en personas naturales y sociedades.
Las personas naturales, nacionales o extranjeras que realizan actividades
económicas lícitas están obligadas a inscribirse en el RUC; emitir y entregar
comprobantes de venta autorizados por el SRI por todas sus transacciones y
presentar declaraciones de impuestos de acuerdo a su actividad económica.
Las personas naturales se clasifican en obligadas a llevar contabilidad y no
obligadas a llevar contabilidad. Se encuentran obligadas a llevar contabilidad
todas las personas nacionales y extranjeras que realizan actividades económicas
y que cumplen con las siguientes condiciones: tener ingresos mayores a
$100.000, o que inician con un capital propio mayor a $60.000, o sus costos y
gastos han sido mayores a $80.000.
En estos casos, están obligadas a llevar contabilidad, bajo la responsabilidad y
con la firma de un contador público legalmente autorizado e inscrito en el registro
Único de Contribuyentes (RUC), por el sistema de partida doble, en idioma
castellano y en dólares de los estados unidos.
Las personas que no cumplan con lo anterior, así como los profesionales,
comisionistas, artesanos y demás trabajadores autónomos (sin título profesional y
no empresarios), no están obligados a llevar contabilidad, sin embargo deberán
llevar un registro de sus ingresos y egresos.
37
La empresa Parrilladas y Super Pinchos BBQ no está obligada a llevar
contabilidad porque no cumple con lo mencionado anteriormente, sin embargo
debe llevar un registro de sus ingresos y egresos, por lo tanto se convierte en
sujeto pasivo de impuestos para el SRI, tanto así que sus obligaciones para dicha
entidad son:
Declaración del impuesto al valor agregado mensual
Declaración del impuesto a la renta
38
Tabla No. 2
Plazo para presentación de declaraciones de impuestos al SRI
Debe realizar sus pagos según el noveno digito de su RUC que es 8 hasta el 24
de cada mes en lo que se refiere a la declaración del IVA, en el formulario 104 A.
En cuanto al impuesto a la renta lo debe realizar cada año hasta el 24 de marzo
en el formulario 102 A, resumiendo sus ingresos y gastos deducibles junto a sus
NOVENO IVA IMPUESTO
DIGITO MENSUAL SEMESTRAL A LA
DEL RUC1ERSEMESTRE
2DOSEMESTRE RENTA
1 10 del mes siguiente 10 de julio 10 de enero 10 de marzo
2 12 del mes siguiente 12 de julio 12 de enero 12 de marzo
3 14 del mes siguiente 14 de julio 14 de enero 14 de marzo
4 16 del mes siguiente 16 de julio 16 de enero 16 de marzo
5 18 del mes siguiente 18 de julio 18 de enero 18 de marzo
6 20 del mes siguiente 20 de julio 20 de enero 20 de marzo
7 22 del mes siguiente 22 de julio 22 de enero 22 de marzo
8 24 del mes siguiente 24 de julio 24 de enero 24 de marzo
9 26 del mes siguiente 26 de julio 26 de enero 26 de marzo
0 28 del mes siguiente 28 de julio 28 de enero 28 de marzo
39
gastos personales del representante legal y demás información que así lo
requiera.
2.3.3 Ley de Seguridad Social IESS
Todo trabajador tiene derecho a ser afiliado al Instituto Ecuatoriano de Seguridad
Social, que ejecute alguna actividad económica y perciba ingresos por este
concepto, el porcentaje de afiliación en cuanto a un empleado con relación de
dependencia es del 21.5 % , y el empleador asume como gasto el 12.15% y el
empleado el 9.35% valor que será descontado en su rol de pagos mensual.
Los beneficios de dicho trabajador cubren riesgos de enfermedad, maternidad,
riesgos de trabajo, vejez, muerte, invalidez, discapacidad y cesantía. De igual
manera percibe otros beneficios como derecho a préstamos sean estos
hipotecarios o quirografarios, cobertura de salud para sus hijos menores de edad
y su cónyuge.
Desde el 01 de enero del 2012 el salario básico unificado es de $292.00 con un
incremento de $28.00 en relación al año anterior que fue de $264.00.
Todo trabajador tiene derecho a gozar de los siguientes beneficios y pagados por
su empleador:
40
2.3.3.1 Decimatercera remuneración o bono navideño
Los trabajadores tienen derecho a que sus empleadores les paguen, hasta el 24
de diciembre de cada año, una remuneración equivalente a la doceava parte de
las remuneraciones que hubieren percibido durante el periodo de cálculo
comprendido desde el 01 de diciembre al 30 de noviembre del año calendario.
Luego del pago del bono el empleador debe subir dicha información a la
plataforma del Ministerio de Relaciones Laborales a través de un archivo CSV que
proporciona el portal de la entidad, adicionando el formulario que debe estar
firmado y acordado por los trabajadores para su posterior legalización en la
Inspectoría de Trabajo de su jurisdicción.
2.3.3.2 Decimacuarta remuneración o bono escolar
Los trabajadores percibirán, además, sin perjuicio de todas las remuneraciones a
las que actualmente tienen derecho, una bonificación adicional equivalente a la
remuneración básica unificada de $292.00 en caso de que el empleado haya
laborado entre el periodo de cálculo del 01 de marzo hasta el 28 de febrero en la
región costa, en caso de no completar dicho rango tendrá derecho a recibir la
parte proporcional, la cual deberá ser cancelada hasta el 15 de marzo y para el
caso de la región sierra y oriente se lo debe hacer hasta el 15 de agosto, tomando
en cuenta el periodo de cálculo del 01 de agosto al 31 de julio en la región sierra y
oriente, de igual manera se deberá legalizar dicho pago a través del respectivo
formulario.
41
2.3.3.3 Fondos de Reserva
El trabajador que preste servicios por más de un año tiene derecho a que el
trabajador le deposite en el IESS, o le pague directamente en su rol de pagos el
8.33% del total de sus ingresos mensuales.
2.3.3.4 Vacaciones anuales
Todo trabajador tendrá derecho a gozar anualmente de un periodo ininterrumpido
de quince días de descanso, incluido los días no laborables.
2.3.3.5 Compensación salarial económica o Salario digno
De igual manera tendrán derecho los trabajadores a recibir una compensación
económica cuando sus ingresos no hayan superado el salario digno impuesto por
el ministerio de relaciones laborales durante el año trabajado lo cual incluye el
total de sueldos y salarios, remuneraciones adicionales, fondos de reserva,
utilidades, bonos pagados por el empleador excluyendo así el pago de horas
extras para el respectivo cálculo, considerando los días trabajados, dicho alcance
debe ser cancelado hasta el 31 de marzo.
2.3.4 Requisitos legales
La empresa tiene la obligación de contar con la siguiente documentación:
42
Patente 1x1000 correspondiente a su Municipio
Permiso del Cuerpo de Bomberos
Permiso de Salud otorgado por el Ministerio de Salud Pública
Carnets de salud personales de sus trabajadores
Certificado afiliación por parte de la Dirección Provincial de Turismo
Certificado por uso de música otorgado por el SAYCE
43
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
3.1 Tipo y diseño de investigación:
Esta investigación de acuerdo con la profundidad del estudio que se realizó es de
tipo demostrativa ya que se buscó encontrar un plan o estrategia con buenas
bases para lograr el control adecuado y según las fuentes de consulta fué de
campo ya que la información se la obtuvo de las ventas diarias de lo que
acontece todos los días.
3.2. Métodos de la investigación
Método de observación científica, inductivo, deductivo, síntesis, estadísticos y de
análisis ya que la contabilidad recopila los procedimientos de control interno que
permiten salvaguardar este activo tan importante en Parrilladas y Súper Pinchos
BBQ dentro de un periodo contable ya sea mensual, semestral o anual y se
transforman en transacciones, libros diarios, balances y estados financieros
donde se reflejan los resultados, se llega a una interpretación de los mismos y a
una posterior conclusión para así recomendar cambios y soluciones a los
mismos.
Método de observación científica: Mediante la observación directa de
los movimientos de stock en bodega de la empresa se pudo describir
44
apropiadamente las falencias que tiene en inventarios para proponer
alternativas de solución;
Método Inductivo: Analizar los informes de existencias en bodega ,
también los índices de despachos mal realizados y ventas perdidas por la
falta de información en la administración de bodega lo que nos permite
realizar la propuesta;
Método Deductivo: Al observar los posibles problemas que tuvo la
administración de bodega en forma general la propuesta de un Manual de
Procedimientos de control interno que se adapte a la realidad de la
empresa puede ser nuestra alternativa de solución;
Método de Síntesis: Se utilizó este método en la estructura final o informe
final para la empresa;
Método Estadístico: Este método nos ayudó a tener cifras correctas de
nuestro objetivo de investigación sobre el número de material en bodega
adecuado, los costos implicados en cada actividad, etc. Rasgos
importantes en nuestra investigación; y,
Método de Análisis: Mediante este método se analizó cuidadosamente la
cuenta de inventarios a fin de determinar los costos reales de los mismos.
3.3. Población y muestra
Esta investigación está conformada por una población de 6 personas, que lo
integran área de cocina, personal de bodega, que corresponden al 100%
45
3.4 Técnicas e instrumentos
La investigación estuvo enfocada básicamente al personal que está relacionado
con el manejo y control de inventarios, donde la técnica de la entrevista fue
herramienta principal sin dejar a un lado el uso del cuestionario donde se
realizaron preguntas abiertas y cerradas.
Como ya se escribió con anterioridad también estuvo presente la observación
científica directa a la bodega de inventarios como partida principal ya que ésta
nos permitió ver en realidad el estado de los mismos mediante cámara de video.
3.5 Tratamiento de la información
Se interpretó la información receptada de la encuesta de la siguiente manera:
TABULACIÓN: quiere decir el recuento de los datos que están contenidos en
cada uno de los cuestionarios que se aplicaron a cada persona.
GRAFICACIÓN: presentar de una forma gráficas los resultados de la encuesta.
Se realizó una entrevista al departamento administrativo.
46
ENCUESTA APLICADA AL PERSONAL INVOLUCRADO CON CONTROL YMANEJO DE INVENTARIOS
Meta : Conocer el estado actual de los inventarios y su control
1.- ¿Tiene experiencia de haber trabajado con algún sistema de inventarios?
Tabla No. 3
Gráfico No. 1
Fuente: Investigación de Campo
Elaboración: Lady Ramírez
Del total de 6 encuestados el 75% contestan no tener ningún conocimiento del
estado actual de sus inventarios, lo que implica que el manejo de estos es
empírico y se lo hace por costumbre.
Al parecer la mayoría de los encuestados no tiene experiencia con el
procedimiento que se aplica a los inventarios.
SI NO TOTAL
ÁREA DE COCINA 1 3 4
BODEGA 1 1 2
TOTAL 25% 75% 6
46
25%
75%
1 2
ENCUESTA APLICADA AL PERSONAL INVOLUCRADO CON CONTROL YMANEJO DE INVENTARIOS
Meta : Conocer el estado actual de los inventarios y su control
1.- ¿Tiene experiencia de haber trabajado con algún sistema de inventarios?
Tabla No. 3
Gráfico No. 1
Fuente: Investigación de Campo
Elaboración: Lady Ramírez
Del total de 6 encuestados el 75% contestan no tener ningún conocimiento del
estado actual de sus inventarios, lo que implica que el manejo de estos es
empírico y se lo hace por costumbre.
Al parecer la mayoría de los encuestados no tiene experiencia con el
procedimiento que se aplica a los inventarios.
SI NO TOTAL
ÁREA DE COCINA 1 3 4
BODEGA 1 1 2
TOTAL 25% 75% 6
46
ENCUESTA APLICADA AL PERSONAL INVOLUCRADO CON CONTROL YMANEJO DE INVENTARIOS
Meta : Conocer el estado actual de los inventarios y su control
1.- ¿Tiene experiencia de haber trabajado con algún sistema de inventarios?
Tabla No. 3
Gráfico No. 1
Fuente: Investigación de Campo
Elaboración: Lady Ramírez
Del total de 6 encuestados el 75% contestan no tener ningún conocimiento del
estado actual de sus inventarios, lo que implica que el manejo de estos es
empírico y se lo hace por costumbre.
Al parecer la mayoría de los encuestados no tiene experiencia con el
procedimiento que se aplica a los inventarios.
SI NO TOTAL
ÁREA DE COCINA 1 3 4
BODEGA 1 1 2
TOTAL 25% 75% 6
47
67%
2.- ¿Lleva un registro o control de entradas y salidas de inventarios?
Tabla No. 4
Gráfico No. 2
Fuente: Investigación de Campo
Elaboración: Lady Ramírez
Como se aprecia en el gráfico el 67% respondieron que no llevan control solo en
el área de bodega, es decir registran esporádicamente los ingresos y egresos,
más no porque tengan políticas y controles internos establecidos, ya que el área
de cocina no tiene coordinación con el producto que retira de bodega.
SI NO TOTAL
BODEGA 2 2
ÁREA DE COCINA 4 4
TOTAL 33% 67% 6
47
33%
67%
si no
2.- ¿Lleva un registro o control de entradas y salidas de inventarios?
Tabla No. 4
Gráfico No. 2
Fuente: Investigación de Campo
Elaboración: Lady Ramírez
Como se aprecia en el gráfico el 67% respondieron que no llevan control solo en
el área de bodega, es decir registran esporádicamente los ingresos y egresos,
más no porque tengan políticas y controles internos establecidos, ya que el área
de cocina no tiene coordinación con el producto que retira de bodega.
SI NO TOTAL
BODEGA 2 2
ÁREA DE COCINA 4 4
TOTAL 33% 67% 6
47
2.- ¿Lleva un registro o control de entradas y salidas de inventarios?
Tabla No. 4
Gráfico No. 2
Fuente: Investigación de Campo
Elaboración: Lady Ramírez
Como se aprecia en el gráfico el 67% respondieron que no llevan control solo en
el área de bodega, es decir registran esporádicamente los ingresos y egresos,
más no porque tengan políticas y controles internos establecidos, ya que el área
de cocina no tiene coordinación con el producto que retira de bodega.
SI NO TOTAL
BODEGA 2 2
ÁREA DE COCINA 4 4
TOTAL 33% 67% 6
48
3.- ¿Cuál es el tiempo de intervalo para proveer de producto la bodega?
Tabla No. 5
Gráfico No. 3
Fuente: Investigación de Campo
Elaboración: Lady Ramírez
Del total del personal el 100% coincide en que se abastece la bodega cada seis
días de producto mas no quincenal, lo que quiere decir que lo realizan por política
interna establecida desde siempre pero no se basan en los registros ya que estos
no existen contablemente, solo por observación.
SEMANAL QUINCENAL TOTAL
ÁREA DE COCINA 2 2
BODEGA 4 4
TOTAL 100% 6
48
100%
0%
3.- ¿Cuál es el tiempo de intervalo para proveer de producto la bodega?
Tabla No. 5
Gráfico No. 3
Fuente: Investigación de Campo
Elaboración: Lady Ramírez
Del total del personal el 100% coincide en que se abastece la bodega cada seis
días de producto mas no quincenal, lo que quiere decir que lo realizan por política
interna establecida desde siempre pero no se basan en los registros ya que estos
no existen contablemente, solo por observación.
SEMANAL QUINCENAL TOTAL
ÁREA DE COCINA 2 2
BODEGA 4 4
TOTAL 100% 6
48
semanal
quincenal
3.- ¿Cuál es el tiempo de intervalo para proveer de producto la bodega?
Tabla No. 5
Gráfico No. 3
Fuente: Investigación de Campo
Elaboración: Lady Ramírez
Del total del personal el 100% coincide en que se abastece la bodega cada seis
días de producto mas no quincenal, lo que quiere decir que lo realizan por política
interna establecida desde siempre pero no se basan en los registros ya que estos
no existen contablemente, solo por observación.
SEMANAL QUINCENAL TOTAL
ÁREA DE COCINA 2 2
BODEGA 4 4
TOTAL 100% 6
49
4.- ¿Realiza conteo de inventarios físicos?
Tabla No. 6
Gráfico No. 4
Fuente: Investigación de Campo
Elaboración: Lady Ramírez
Del personal encuestado el 83% responde que no realizan conteos de inventarios,
es decir solo una persona que es del área de bodega lo hace pero dicha
información es solo conocimiento del encargado ya que no hace la entrega diaria
ni semanal del producto a las demás personas que se encargan de procesarlo
para su consumo inmediato y que también tienen participación en la
transformación del mismo.
SI NO TOTAL
BODEGA 1 1 2
ÁREA DE COCINA 4 4
TOTAL 17% 83% 6
49
17%
83%
si no
4.- ¿Realiza conteo de inventarios físicos?
Tabla No. 6
Gráfico No. 4
Fuente: Investigación de Campo
Elaboración: Lady Ramírez
Del personal encuestado el 83% responde que no realizan conteos de inventarios,
es decir solo una persona que es del área de bodega lo hace pero dicha
información es solo conocimiento del encargado ya que no hace la entrega diaria
ni semanal del producto a las demás personas que se encargan de procesarlo
para su consumo inmediato y que también tienen participación en la
transformación del mismo.
SI NO TOTAL
BODEGA 1 1 2
ÁREA DE COCINA 4 4
TOTAL 17% 83% 6
49
4.- ¿Realiza conteo de inventarios físicos?
Tabla No. 6
Gráfico No. 4
Fuente: Investigación de Campo
Elaboración: Lady Ramírez
Del personal encuestado el 83% responde que no realizan conteos de inventarios,
es decir solo una persona que es del área de bodega lo hace pero dicha
información es solo conocimiento del encargado ya que no hace la entrega diaria
ni semanal del producto a las demás personas que se encargan de procesarlo
para su consumo inmediato y que también tienen participación en la
transformación del mismo.
SI NO TOTAL
BODEGA 1 1 2
ÁREA DE COCINA 4 4
TOTAL 17% 83% 6
50
5.- ¿En qué tipo de existencias se encuentra la bodega? Máximas, Mínimas,
Críticas
Tabla No. 7
Gráfico No. 5
Fuente: Investigación de Campo
Elaboración: Lady Ramírez
Según los encuestados el 100% está de acuerdo en que el estado de bodega
siempre es máximo, es decir que hacen las compras por costumbre pero no se
basan en saldos, sin importar si el stock es máximo, mínimo o crítico. Siempre se
realizan compras lo que provoca exceso de ciertos productos que no tienen la
misma rotación que otros.
MÁXIMAS MÍNIMAS CRÍTICAS TOTAL
BODEGA 2 2
ÁREA DE COCINA 4 4
TOTAL 100% 6
50
100%
0%0%
máximas mínimas críticas
5.- ¿En qué tipo de existencias se encuentra la bodega? Máximas, Mínimas,
Críticas
Tabla No. 7
Gráfico No. 5
Fuente: Investigación de Campo
Elaboración: Lady Ramírez
Según los encuestados el 100% está de acuerdo en que el estado de bodega
siempre es máximo, es decir que hacen las compras por costumbre pero no se
basan en saldos, sin importar si el stock es máximo, mínimo o crítico. Siempre se
realizan compras lo que provoca exceso de ciertos productos que no tienen la
misma rotación que otros.
MÁXIMAS MÍNIMAS CRÍTICAS TOTAL
BODEGA 2 2
ÁREA DE COCINA 4 4
TOTAL 100% 6
50
5.- ¿En qué tipo de existencias se encuentra la bodega? Máximas, Mínimas,
Críticas
Tabla No. 7
Gráfico No. 5
Fuente: Investigación de Campo
Elaboración: Lady Ramírez
Según los encuestados el 100% está de acuerdo en que el estado de bodega
siempre es máximo, es decir que hacen las compras por costumbre pero no se
basan en saldos, sin importar si el stock es máximo, mínimo o crítico. Siempre se
realizan compras lo que provoca exceso de ciertos productos que no tienen la
misma rotación que otros.
MÁXIMAS MÍNIMAS CRÍTICAS TOTAL
BODEGA 2 2
ÁREA DE COCINA 4 4
TOTAL 100% 6
51
6.- ¿Tiene relación directa o responsabilidad para realizar la compra del producto?
Tabla No. 8
Gráfico No. 6
Fuente: Investigación de Campo
Elaboración: Lady Ramírez
Tanto las dos áreas encuestadas lo que corresponde al 100% no están
involucrados en las compras y tampoco tienen la responsabilidad de hacerlo, es
decir que el administrador lo realiza por hábito establecido desde siempre,
basándose en información verbal o por rápida observación de saldos de
productos.
SI NO TOTAL
BODEGA 2 2
ÁREA DE COCINA 4 4
TOTAL 100% 6
51
0%
100%
si no
6.- ¿Tiene relación directa o responsabilidad para realizar la compra del producto?
Tabla No. 8
Gráfico No. 6
Fuente: Investigación de Campo
Elaboración: Lady Ramírez
Tanto las dos áreas encuestadas lo que corresponde al 100% no están
involucrados en las compras y tampoco tienen la responsabilidad de hacerlo, es
decir que el administrador lo realiza por hábito establecido desde siempre,
basándose en información verbal o por rápida observación de saldos de
productos.
SI NO TOTAL
BODEGA 2 2
ÁREA DE COCINA 4 4
TOTAL 100% 6
51
6.- ¿Tiene relación directa o responsabilidad para realizar la compra del producto?
Tabla No. 8
Gráfico No. 6
Fuente: Investigación de Campo
Elaboración: Lady Ramírez
Tanto las dos áreas encuestadas lo que corresponde al 100% no están
involucrados en las compras y tampoco tienen la responsabilidad de hacerlo, es
decir que el administrador lo realiza por hábito establecido desde siempre,
basándose en información verbal o por rápida observación de saldos de
productos.
SI NO TOTAL
BODEGA 2 2
ÁREA DE COCINA 4 4
TOTAL 100% 6
52
7.- ¿Conoce algún procedimiento para determinar stock?
Tabla No. 9
Gráfico No. 7
Fuente: Investigación de Campo
Elaboración: Lady Ramírez
El 83% no tiene idea alguna de determinar stock para la bodega o los productos
en los cuales están involucrados, como se ha logrado apreciar en encuestas
anteriores solo una persona de bodega tiene un conocimiento leve del tema.
SI NO TOTAL
BODEGA 1 1 2
ÁREA DE COCINA 4 4
TOTAL 17% 83% 6
52
17%
83%
si no
7.- ¿Conoce algún procedimiento para determinar stock?
Tabla No. 9
Gráfico No. 7
Fuente: Investigación de Campo
Elaboración: Lady Ramírez
El 83% no tiene idea alguna de determinar stock para la bodega o los productos
en los cuales están involucrados, como se ha logrado apreciar en encuestas
anteriores solo una persona de bodega tiene un conocimiento leve del tema.
SI NO TOTAL
BODEGA 1 1 2
ÁREA DE COCINA 4 4
TOTAL 17% 83% 6
52
7.- ¿Conoce algún procedimiento para determinar stock?
Tabla No. 9
Gráfico No. 7
Fuente: Investigación de Campo
Elaboración: Lady Ramírez
El 83% no tiene idea alguna de determinar stock para la bodega o los productos
en los cuales están involucrados, como se ha logrado apreciar en encuestas
anteriores solo una persona de bodega tiene un conocimiento leve del tema.
SI NO TOTAL
BODEGA 1 1 2
ÁREA DE COCINA 4 4
TOTAL 17% 83% 6
53
8.- ¿Qué método de valoración utiliza para la valoración del inventario?
Tabla No. 10
Gráfico No. 8
Fuente: Investigación de Campo
Elaboración: Lady Ramírez
El 100% del personal involucrado no utiliza ningún método de valoración, no
conoce ni trabajan con kárdex no registran sus compras, sus ventas, tampoco
realizan las adquisiciones con órdenes de compra, y cuando el inventario sale de
bodega no registran en las respectivas ordenes de salida con firmas de
responsabilidad de la persona que entrega así como de la persona que recibe,
interpretándose así que existe desconocimiento general del proceso de
inventarios.
FIFO LIFO PROMEDIO NINGUNO TOTAL
BODEGA 2 0
ÁREA DE COCINA 4 0
TOTAL 100% 6
53
0%0%0%
100%
FIFO LIFO PROMEDIO NINGUNO
8.- ¿Qué método de valoración utiliza para la valoración del inventario?
Tabla No. 10
Gráfico No. 8
Fuente: Investigación de Campo
Elaboración: Lady Ramírez
El 100% del personal involucrado no utiliza ningún método de valoración, no
conoce ni trabajan con kárdex no registran sus compras, sus ventas, tampoco
realizan las adquisiciones con órdenes de compra, y cuando el inventario sale de
bodega no registran en las respectivas ordenes de salida con firmas de
responsabilidad de la persona que entrega así como de la persona que recibe,
interpretándose así que existe desconocimiento general del proceso de
inventarios.
FIFO LIFO PROMEDIO NINGUNO TOTAL
BODEGA 2 0
ÁREA DE COCINA 4 0
TOTAL 100% 6
53
8.- ¿Qué método de valoración utiliza para la valoración del inventario?
Tabla No. 10
Gráfico No. 8
Fuente: Investigación de Campo
Elaboración: Lady Ramírez
El 100% del personal involucrado no utiliza ningún método de valoración, no
conoce ni trabajan con kárdex no registran sus compras, sus ventas, tampoco
realizan las adquisiciones con órdenes de compra, y cuando el inventario sale de
bodega no registran en las respectivas ordenes de salida con firmas de
responsabilidad de la persona que entrega así como de la persona que recibe,
interpretándose así que existe desconocimiento general del proceso de
inventarios.
FIFO LIFO PROMEDIO NINGUNO TOTAL
BODEGA 2 0
ÁREA DE COCINA 4 0
TOTAL 100% 6
54
ENTREVISTA REALIZADA AL ÁREA ADMINISTRATIVA
GERENTE CONTADORA EXTERNA
Los otros funcionarios no han sido considerados, en razón de que sus actividades
no están vinculadas con la situación financiera y administrativa.
1.- ¿Cree usted que la administración de los inventarios responde a unproceso técnico?
SI NO
GERENTE: creo que la administración de inventarios si responde a procesos
técnicos.
CONTADORA: por supuesto la administración de inventarios o productos
responden a procesos técnicos y contables.
GERENTE CONTADORA
1.- Cree usted que la administración de los inventariosresponde a un proceso técnico?
SI SI
2.- ¿Se aplican procedimientos de control interno en el manejo de susinventarios?
55
GERENTE CONTADORA
2.- Se aplican procedimientos de control interno en elmanejo de sus inventarios? NO NO
GERENTE: en mi empresa no se realizan controles internos para el efectivo
manejo de los inventarios, es por eso que todo se encuentra desactualizado y sin
control.
CONTADORA: por el momento no se ha aplicado controles internos, pero se está
planificando implementarlos de acuerdo a las necesidades el aumento de
volumen tanto de capital como de ventas y rotación de inventarios.
3.- ¿Aplica un método para valorar los inventarios?
SI NO
GERENTE: no se aplica método alguno
CONTADORA: hasta el momento no se aplica ningún método de valorización de
inventarios.
GERENTE CONTADORA
3.- Aplica un método para valorar los inventarios?
NO NO
4.- ¿Cree usted que el establecimiento de políticas para el manejo deinventarios hace falta para optimizar el manejo de los mismos?
56
GERENTE CONTADORA
4.- Cree usted que el establecimiento de políticas parael manejo de inventarios hace falta para optimizar elmanejo de los mismos?
SI SI
GERENTE: creo que a mi empresa es necesario establecer muchas políticas y
controles delegando responsabilidades según las áreas que correspondan.
CONTADORA: siempre el establecer parámetros, normas y políticas en
actividades han ofrecido resultados positivos es por eso que en conjunto con la
gerente estamos con la idea de implementarlas con la finalidad de optimizar los
recursos.
5.- ¿Con qué frecuencia se realizan las compras?
8 15 30 días
PORQUE:
NECESIDAD CADUCIDAD PLANIFICACION
GERENTE: las compras las realizo yo cada semana en lo que se refiere a
mercado tales como frutas, verduras y víveres en general; y los productos como
carnes y embutidos cada semana los proveedores me entregan a domicilio, las
cuales las realizo por mi planificación ya que siempre realizo compras, y casi
nunca por caducidad porque ciertos productos que son más perecibles que otros
rotan con frecuencia o son devueltos después de la fecha de vencimiento.
57
CONTADORA: según la información presentada para declaración de impuestos
las compras la realiza cada semana la propietaria, planificándolo mas no por
necesidad porque siempre realiza adquisiciones constantes.
6.- ¿La bodega está organizada cumpliendo especificaciones técnicas deacuerdo a las actividades de la organización?
SI NO
GERENTE: en la actualidad la bodega se encuentra desorganizada en todas las
actividades que la caracterizan es decir no cumple metas de control.
CONTADORA: la bodega no cumple funciones específicas ni está organizada en
base a parámetros de control, es un campo abierto donde hasta ahora todos sus
funcionarios tienen acceso a ella.
GERENTE CONTADORA
6.- La bodega está organizada cumpliendoespecificaciones técnicas de acuerdo a lasactividades de la organización?
NO NO
58
3.6 Diagnóstico
3.6.1 Antecedentes
La empresa PARRILLADAS Y SUPER PINCHOS ¨BBQ¨ donde se llevó a cabo la
investigación está ubicada en la provincia de Santo Domingo, en la ciudad del
mismo nombre en pleno centro de la ciudad en un sitio estratégico y visto por
turistas y personas aledañas, ofrece el servicio de restaurante, banquete y
catering a domicilio con una gama de platillos a escoger por los clientes.
En el mercado cuenta con más de diez años de trayectoria, desde sus inicios ha
mantenido el nombre que hasta la actualidad lo mantiene siendo confundido por la
cadena de comidas BBQ, lo cual lo hace distinto a los demás ya que es un
negocio de tipo familiar que no está asociado, es independiente de alguna otra
marca de comida.
Una de las características del restaurante y lo que lo hace diferente a los demás
es su infraestructura; construida con caña bambú y un tanto rústico con un
ambiente acogedor a los clientes y personas que laboran en el mismo.
No cuenta con sucursales en otra parte del país, pero si se encuentra con
competencia de otros locales ya sean nacionales o extranjeros.
59
El restaurante Parrilladas Y Super Pinchos BBQ, es una empresa familiar, ya que
tiempo atrás el propietario era el hermano de la actual representante, pero a pesar
de ello se ha seguido manteniendo con el mismo nombre y políticas.
Inicio sus actividades en la ciudad de Santo Domingo en el año 2001, en inscrita
en el SRI en la misma fecha de apertura.
3.6.2 Observaciones
OBSERVACIONES CITADAS EN LA FUENTE DE INFORMACIÓN
En la visita realizada al restaurante se pudo observar lo siguiente:
La persona que realiza las compras es la propietaria y estas son realizadas
según listado simple y a la vista de parte de cualquier empleado dentro de la
organización, y en algunos productos las realiza porque estos han llegado a su
fin, existen otros productos que son entregados previa toma de pedido días
anteriores tales como los embutidos, de igual forma cualquier empleado puede
realizar el pedido con el proveedor sin base ni fundamento por escrito o
autorización , en algunas ocasiones estos productos son recibidos por el jefe de
bodega, por las ayudantes de cocina o por la propietaria.
La recepción de los mismos es en el local a veces son entregados a terceras
personas porque los carros repartidores como por ejemplo: Pronaca realiza la
entrega en horarios de la mañana para lo cual ninguna persona del restaurante
60
se encuentra para recibirlo, en estos casos si existe deterioro no hay
responsables ya que estas políticas se han manejado desde siempre así, quien
llega primero recibe el producto y lo refrigera hasta que sea tomado en cuenta por
el jefe de bodega, se pudo observar que un proveedor de carnes fué a realizar el
cobro de las mismas y la propietaria no estaba enterada de tal deuda es decir no
existe control de lo que solicitan.
Los productos son pedidos por lo general los días lunes de cada semana, por el
jefe de bodega o cualquier ayudante de cocina y son solicitados sin respaldo u
orden de requisición, hay productos que necesitan de inmediata refrigeración y
limpieza, si no se encuentra la persona encargada de realizarlo son guardados en
los congeladores hasta segunda orden.
Los desperdicios no tienen control ni procesos son desechados de inmediato a la
basura.
PROCESOS DE PRODUCCIÓN
La producción es una función fundamental de toda organización o empresa
comprende aquellas actividades responsables de la creación de bienes y
servicios que son las salidas o resultantes de la organización.
Producción es la transformación de unos bienes o servicios, en otros
bienes o servicios. Los últimos son los productos que la organización
vende o distribuye y los primeros los factores de producción, recursos
adquiridos por la organización o suministrados por ella.
61
La producción en cuanto a sistema puede ser definida como el proceso
específico de transformación de un conjunto de factores en un conjunto de
productos o bienes y servicios.
Los factores económicos (definidos como aquellos elementos, sean o no bienes y
servicios, que intervienen en el proceso productivo de modo variable o susceptible
de variación y cuya alteración ocasiona modificaciones en el resultado de dicho
proceso) se puede clasificar desde muy diversas formas:
a) Según su naturaleza: factor mano de obra, materia prima, energía, etc.
b) Según su variabilidad:
i. Factores Fijos.- son aquellos cantidades no pueden variarse en un
plazo corto de tiempo, como son las instalaciones, los edificios,
mano de obra especializada, personal directivo, etc., bien sea por
limitaciones técnicas, económicas, financieras, jurídicas o sociales.
ii. Factores Variables.- son aquellos que se pueden aplicar al proceso
productivo en diferentes cantidades a corto plazo.
Se llama proceso productivo al procedimiento de transformación de unos
elementos determinados en un producto específico, transformación que se
efectúa mediante una actividad humana determinada, utilizando para ello
determinados instrumentos de trabajo (máquinas, herramientas, instalaciones,
etc.
62
PROCESOS DE PRODUCCIÓN
El restaurante Parrilladas y Pinchos BBQ para mantener su servicio que satisfaga
las exigencias y expectativas del cliente, de tal forma que degusten de platillos
exquisitos, cumple con el siguiente proceso.
Higiene y seguridad en todos los procesos.
Abastecimiento de productos de calidad.
Trabajo en equipo.
Excelente atención y presentación de sus servicios.
Control en la elaboración de cada actividad encomendada o asignada alpersonal.
De todos los platos ofertados en el menú se seleccionó los cinco más
demandados por los clientes del restaurante, detallados a continuación:
Pincho tradicional
Alitas BBQ
Costillas de cerdo BBQ
Parrillada Personal
Parrillada Familiar
63
PROCEDIMIENTO
Se cocina la yuca con sal, mientras el lomo y la
ubre son adobados con el aliño que es preparado
con anterioridad por el personal de cocina, se
prende la parrilla con el carbón de café a una
temperatura normal de brasa, mientras se
calienta la parrilla, se lava las verduras y se
cortan los tomates y los pepinos en rodajas y
hojas de lechuga, luego son curtidas con la
mezcla del vinagre, la sal y la mostaza. Cuando
la parrilla está prendida en su totalidad se asa el
lomo, la ubre, el chorizo casero y por último la
olma ya que esta viene pre cocida de la
embutidora y no necesita mucho calor para su
cocción, una vez cocinada la yuca se procede a
desaguarla para que esta no se haga papilla, se
lo sirve acompañado de salsa picante, salsa
amarilla, salsa verde.
PINCHO TRADICIONAL
Los ingredientes y procedimientos para la elaboración del PINCHO
TRADICIONAL son:
Un lomo de res (250g)
Una ubre de res (100g)
Una olma de ternera
Chorizo casero
Yuca
Tomate, lechuga, pepino
Vinagre, sal y mostaza
64
PROCEDIMIENTO
De igual manera se cocina la yuca como en
el caso anterior, se adoba las alitas y las
costillas con el aliño de casa, mientras se
elabora la ensalada curtiendo así las
rodajas de tomate, pepino y las hojas de
lechuga con el vinagre, sal y mostaza. Se
procede a asar en la parrilla las alitas y las
costillas estas últimas necesitan más tiempo
para asar ya que por ser de cerdo tienen
que ser bien cocidas, también se sirven
acompañadas con las tres salsas de casa y
la salsa BBQ.
ALITAS BBQ Y COSTILLAS DE CERDO BBQ
Ingredientes y procedimientos para la elaboración de Alitas BBQ y Costillas de
cerdo BBQ son:
4 alitas de pollo
2 costillas de cerdo
Yuca
Tomate, lechuga, pepino
Sal, mostaza y vinagre
65
PROCEDIMIENTOLos platos tienen casi los mismos
ingredientes solo varían las carnes que
se sirven en cada uno de ellos, siempre
vienen acompañados de la ensalada
mixta y la yuca esta puede ser frita o al
vapor como lo desee el cliente, este plato
es más complejo, incluye más carnes y
vísceras que los expuestos antes de igual
manera se adoban solo el lomo, la
chuleta, la ubre y la molleja excepto los
embutidos ya que estos cuentan con su
sabor y gusto de fábrica, siendo de igual
forma puestos en la parrilla para su
cocción para su posterior degustación por
el cliente.
PARRILLADA PERSONAL
Ingredientes y procedimientos para la elaboración de la Parrillada Personal son:
Un lomo de res (250g)
Una chuleta de cerdo (200g)
Una ubre de res (100g)
Un chorizo vienesa
Un chorizo casero
Una molleja
Yuca al vapor o frita
Tomate, lechuga, pepino
Sal, mostaza y vinagre
66
PROCEDIMIENTO
De igual forma se cocina la yuca, se
prepara la ensalada mixta curtiéndola con
el vinagre, sal y mostaza; luego de que las
carnes y vísceras son adobadas se ponen
en la parrilla, este plato tarda más tiempo
en servirse a la mesa por la variedad de
carnes que lo componen, dependiendo de
la exigencia del cliente ciertas carnes serán
asadas en términos ¾ o términos ½ por lo
general ocurren con los lomos de res,
también se sirve acompañado de las salsas
de casa y la yuca siendo al vapor o frita.
PARRILLADA FAMILIAR
Ingredientes y procedimiento para elaboración de Parrillada Familiar:
2 lomos de res (250g c/u)
2 chuletas de cerdo (200g c/u)
4 ubres de res (100 c/u)
1 costilla de cerdo
1 olma de ternera
1 chorizo vienesa
2 salchichas pollo/res
2 chorizos caseros
1 porción de corazón o riñón
4 mollejas
Yuca, tomate, lechuga y pepino
67
NÓMINA DEL PERSONAL QUE LABORA EN LA ORGANIZACIÓN
Tabla No. 11
No. CARGO NOMBRE
1 Gerente propietario Betty Lapo
2 Contador Lucía Pineda
3 Bodeguero Patricio Lapo
4 Ayudante de bodega René Rosado
5 Ayudante de cocina 1 María Pérez
6 Ayudante de cocina 2 Josefina Loor
7 Parrillero Martha Castillo
8 Cajera Isabel Vaca
9 Mesero polivalente Leonardo Torres
68
Tabla No. 12
PROBLEMAS EN EL MANEJO DE LOS PRINCIPALES INVENTARIOS
PROBLEMA CAUSAS
Las ubres cuando son
asadas se
desmoronan como
arena
Tiempo exagerado de cocción
Temperatura muy alta de cocinado
Exceso de aliños
Exceso de fuego
El lomo en la parrilla
cuando es asado se
encoje y se endurece
Poco tiempo de maduración en el
congelador
Demasiado aplastado con la piedra cuando
es abierto antes de asarlo
La chuleta de cerdo
en la parrilla cuando
es asada se destroza
Mucho tiempo fuera del refrigerador
Demasiado manipuleo con las manos
Las mollejas caen en
los huecos de la
parrilla mientras son
asadas
Error en al momento de la limpieza y
apertura de la molleja, es mal cortada con el
cuchillo por lo tanto se derivan pedazos bien
pequeños y a su vez no están enteras
Las yucas se tornan
negras
Demasiado tiempo fuera del refrigerador
cuando es retirada la cáscara
Fuente: Investigación de CampoElaboración: Lady Ramírez
69
Tabla No. 13
MENU Y SERVICIOS QUE OFRECE EL RESTAURANT
Fuente: Investigación de CampoElaboración: Lady Ramírez
ASADOS
Pincho Normal Costilla Mixta
Pincho Mixto Pollo
Chuleta Pollo Mixto
Chuleta Mixta Parrillada de chorizos
Mollejas Parrillada personal
Molleja Mixta Parrillada para dos personas
Lomo Fino Parrillada familiar
Costilla Parrillada especial
ESPECIALIDADES DE LA CASA
Pincho mar y tierra
Alitas BBQ
Costillas BBQ
Alitas mixtas con costillas BBQ
Costillas mixtas con alitas BBQ
BEBIDAS
Cervezas Jarra de limonada
Gaseosas Jarra de limonada imperial
Aguas Jarra sangría con frutas
70
3.6.3 Proveedores
Los proveedores que han surtido siempre a la empresa son: Embutidos Juris,
Embutidos la Suiza, Pronaca y comerciantes del mercado central; y se han
mantenido siempre por ofrecer buen peso, calidad, crédito directo, facilidad de
pago y buenas relaciones con la propietaria por cualquier eventualidad.
3.6.4 Clientes
Cuenta con clientes de toda índole social, clientes que tienen convenio de pago
en las empresas en las que laboran, grupos corporativos fijos que le brinda el
servicio en fechas importantes, tales como día de la madre, navidad, día del amor,
etc.
Ofrece créditos a sus buenos clientes y también existe la facilidad de pago sea
esta mediante dinero en efectivo, cheque, tarjeta de crédito, ya que recibe todas
las que circulan en el medio.
3.6.5 Sistema Contable
Esta empresa no supera la base de ingresos de $100.000 dólares así como
tampoco supera el capital de inversión de $60.000 dólares ni sus costos y gastos
son mayores a $80.000 dólares lo cual la hace ser una persona natural no
obligada a llevar contabilidad, pero si contrata el servicio de una contadora la que
se encarga de presentar al SRI las obligaciones a las cuales se acoge según su
71
actividad, siendo sujeto a retención tanto de la Fuente como del IVA, los pagos de
las afiliaciones al IESS, la elaboración de los roles de pago y demás beneficios
que perciben los trabajadores por ley.
En el caso de inventarios no existen sistemas de control y abastecimientos de los
mismos.
3.6.6 Estructura Organizacional
La estructura organizacional puede ser definida como las distintas maneras en
que puede ser dividido el trabajo dentro de una organización para alcanzar luego
la coordinación del mismo orientándolo al logro de los objetivos.
A continuación se presenta un organigrama que se pudo apreciar según las
encuestas.
GERENCIA
BODEGA ÁREA DE COCINA CONTABILIDAD
72
3.6.7 Estructura Funcional
La organización funcional determina la existencia de diversos supervisores, cada
cual especializado en determinadas áreas. Esto determina que la organización
funcional no cumple con el principio de unidad de mando.
GERENTE PROPIETARIA
ÁREA DE BODEGA ÁREA DE COCINA CONTABILIDAD
1 BODEGUERO AYUDANTES DE 1 CONTADOR
COCINA EXTERNO
1 AYUDANTE DE
BODEGA
73
3.6.7.1 Funciones Específicas
GERENTE:
Coordina la parte administrativa, supervisa el trabajo en general.
Se encarga de proveer todo lo que se requiera en la organización.
Concreta compromisos dentro y fuera del negocio en los servicios que
ofrece su empresa.
Es la responsable directa de las actividades realizadas y dispuestas en su
empresa así como es la persona que está al frente con las entidades de
control a las que se acoge la entidad.
CONTADORA:
Responsable directa de los tributos realizados al SRI, IESS. Municipio y
demás entidades públicas de control.
Elaboración de roles de pago al personal
Elaboración de contratos de trabajo y actas de finiquito con sus
respectivas legalizaciones al Ministerio de Relaciones Laborales.
Es la encargada de tramitar la obtención de Patentes Municipales,
Permisos de Salud, Permisos de Funcionamiento, etc.
Brinda asesoría contable en distintas transacciones que se presentan a la
gerente.
BODEGUEROS:
74
Ordenan los productos ya sean estos cárnicos, embutidos, etc. en los
distintos congeladores existentes.
Entregan cierto tipo de productos al vacío a las personas de cocina para
su aseo y sus cortes para luego ser guardados en los refrigeradores.
Dividen los productos según su naturaleza, marca o peso.
Solo una persona de bodega cuenta en pocas ocasiones lo que recibe por
parte de las distintas áreas.
AYUDANTE DE COCINA:
Se encargan de la preparación del servicio y alimentos ofrecidos en el
menú.
Reciben ciertos productos por parte del personal de la bodega los cuales
necesitan ser en algunos casos cocinados para su posterior proporción
como es el caso de la ubre de res o limpiados para su empaque al vacío
como el caso de lomos de res, chuletas de cerdo, mollejas, etc.
Mantienen el orden y la limpieza del área en general.
Tanto todos los empleados abren el negocio y son encargados de cerrarlo
al final de la jornada de trabajo.
3.6.8 Procedimientos
No existen procedimientos escritos que normalicen los procesos de la
organización. De una observación realizada se ha podido recolectar la siguiente
información:
3.6.8.1 Compras o adquisiciones
75
Compras realizadas por la propietaria
La propietaria acude a la central de abastos según lista presentada
minutos antes de las compras y en algunas ocasiones cuando ciertos
productos han llegado a saldos negativos o ceros porque rotan con más
frecuencia y al momento de requerirlos no disponen de los mismos para su
elaboración por lo que existen las famosas compras de última hora y que
a veces dicha lista de productos es mal elaborada lo que origina reiterados
retornos al mercado o supermercado. Luego las compras son traídas hasta
el restaurante donde son dejadas en la cocina pero sin previo control y no
son entregadas a funcionarios que se hagan responsables del uso y
cuidado de las mismas y que estos a su vez las ordenan por disposiciones
o decisiones propias o costumbres.
Compras que son entregadas en el lugar de la actividad económica
Según observaciones realizadas por la propietaria o información verbal
proporcionada por los empleados la gerente realiza el pedido de los
productos por vía telefónica y estos son despachados en hoja simple sin
firmas de recepción por los proveedores y que a su vez en ocasiones son
entregadas a la propietaria o a los empleados, pero también por el horario
son distribuidos en la mañana donde no hay quién reciba el producto y son
encargados sin responsabilidad en la despensa que está junto al
restaurante y estos a su vez son devueltos al momento de la apertura del
negocio que es en horas de la tarde, lo que origina descuadre en peso,
medida, cantidad, etc.
76
INVENTARIOS
Tabla No. 14
ANALISIS FODA
Fuente: Investigación de CampoElaboración: Lady Ramírez
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
· Calidad del producto · Incremento de ventas
· Variedad de producto a
escoger· Apertura a nuevos mercados
· Buen tratamiento del
producto hasta su consumo
· Aumento de la comercialización para
aprovechar oportunidades en el mercado
· Productos de calidad y
buena marca· Mayor capital de trabajo
DEBILIDADES AMENAZAS
· Carecen de control de
inventarios
· Aumento de delincuencia y robos en
locales comerciales vecinos del sector
· No cuenta con un manual
detallado de los procedimientos en
bodega
· Incremento de sueldos,
compensaciones salariales, impuestos
tributarios, municipales, etc.
· No posee un manual de
control interno de los inventarios
· Posible aparición de competidores en
el mercado
· La propietaria carece de
conocimientos contables y
administrativos
· Proveedores con desconocimiento de
control y normas en inventarios
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La empresa se ha mantenido en el mercado nacional, debido a sus fortalezas y
sus oportunidades que le permitirán tener un adecuado control de inventarios si
se lo propone para de esta manera superar las debilidades que la caracterizan.
78
CAPÍTULO V
PROPUESTA
¨ PROGRAMA DE CONTROL, MANEJO YABASTECIMIENTO DE INVENTARIOS ENSUPER PINCHOS BBQ ¨
SANTO DOMINGO – ECUADOR
79
PRESENTACIÓN
Con la finalidad de brindar la información en general para el tratamiento de los
inventarios se presenta a continuación el diseño de un programa de control,
manejo y abastecimiento de inventarios, en el cual detallaremos las políticas,
procedimientos, normas, etc. que le permita controlar de forma oportuna y
eficiente todo el inventario a su alcance.
80
ALCANCE DEL MANUAL
Estos procedimientos deben ser reconocidos y aplicados por la propietaria y el
personal que labora en la empresa. Las disposiciones dispuestas en la misma
deben ser cumplidas a cabalidad para el buen manejo y control de los inventarios
de productos existentes.
Dicho alcance y cumplimiento de estos procedimientos son exclusivamente de la
empresa, ya que está ajustado a las condiciones propias del negocio así mismo
busca regular el control de sus inventarios sin dejar de cumplir las leyes, normas,
políticas, principios que se requieran para continuar en el mercado.
81
4.1 Filosofía Institucional
PARRILLADAS Y SUPER PINCHOS BBQ, ha desarrollado su filosofía en los
siguientes términos y valores:
MISIÓN
Sobrepasar las expectativas de nuestros clientes satisfaciéndolos en los
parámetros de calidad, precio, servicio y ambiente ofreciendo variedad de platos y
bebidas y ser un lugar de trabajo que permita la realización personal y el
desarrollo de quienes colaboran con el grupo.
VISIÓN
Ser reconocidos como un restaurante original, sólido y profesional, con calidad
humana y principios éticos, que ofrece servicios y productos de excelencia.
82
OBJETIVO GENERAL
Contar con un sistema adecuado para el manejo de los inventarios, como
herramienta básica para el control de los mismos, que permita contar con
información oportuna y adecuada para la toma de decisiones.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Establecer un control correcto de los inventarios, basado en teoría y
técnicas adecuadas.
Mantener un control que permita disponer de registros de compras, ventas
y utilización de los inventarios, a través de la aplicación de métodos
adecuados.
Contar con políticas y procedimientos de compra, recepción, utilización y
entrega de inventarios
Determinar el grado de responsabilidad de los involucrados en la
administración, manejo y custodia de los inventarios.
Aplicar en los procesos contables las normas de control interno con la
finalidad de lograr oportunidad, eficiencia y efectividad en la información
financiera.
83
4.2 Estructura Organizacional
GERENCIA GENERAL
ÁREA ADMINISTRATIVA ÁREA DE COCINA
FINANCIERA
UNIDAD DE UNIDAD DE UNIDAD DE UNIDAD
COMPRAS VENTAS BODEGA CONTABLE
0
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4.3 Estructura Funcional
FUNCIONES DE ÁREAS INVOLUCRADAS:
4.3.1 Administrador:
El administrador es la persona encargada de la recepción, almacenaje, despacho
de los productos y también velar por el mantenimiento, orden y limpieza de
bodega donde permanecen los productos objetos de la venta.
PERFIL DEL CARGO:
Estudiante con título de pregrado
Con conocimiento de inventarios y conocimientos contables.
Manejo de programas básicos de computación tales como: Word, Excel.
Responsable, honrado y leal
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RESPONSABILIDADES:
Recibir y chequear el producto que sea entregado fundamentándose en
especificaciones técnicas y normativas señaladas.
Tratar de forma eficiente todos los productos y custodiar los mismos.
Elaborar orden de compras
Constatar de que los saldos y movimientos de los inventarios coincidan con
las existencias de kárdex.
Realizar la entrega de los productos requeridos por el departamento de
cocina para cada proceso de servicio.
Operar de forma correcta el sistema de control interno, mediante el registro
oportuno de las entradas y salidas de materia prima.
Mantener el área de bodega con orden e higiene con el fin de respetar las
respectivas normas de salud impuestas por los organismos reguladores.
Elaborar reportes de caducidad de productos.
Reemplazar a la gerente en las compras.
Elaborar lista de proveedores.
Contratar al personal requerido por el restaurante.
Contratar la existencia y cumplimiento de horarios del personal.
86
Hacer un cuadre de caja al final del día.
Cruce de ventas contra existencia.
4.3.2 Jefe de cocina:
Las personas que trabajan en esta área son las encargadas de transformar los
productos en servicios de calidad manteniendo la sazón ya establecida en la
organización sin alterar los procesos.
PERFIL DEL CARGO:
Educación media
Amplios conocimientos de cocina y experiencia
Debe ser ordenada en sus funciones, y debe poseer cualidades tales
como: respeto, aseo, etc.
RESPONSABILIDADES
Elaborar de forma correcta los servicios que ofrece la organización según
políticas internas.
Recibir diariamente el producto por parte del jefe de bodega, verificando
que la entrega coincida según la orden interna requerida a este.
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Realizar la limpieza de productos cárnicos y remitir al jefe de cocina para el
ingreso a Bodega para el peso respectivo.
Devolver a bodega el saldo de productos sobrantes después de la jornada
de trabajo, o solicitarlos en caso de faltantes.
Dar el respectivo manejo de los productos para así no alterar su estado.
4.3.3 Contadora:
La contadora es la persona con amplios conocimientos en contabilidad,
informática y demás leyes y reglamentos que se van actualizando en el país, de
manera que se encuentre preparada para dar información oportuna para futura
toma de decisiones.
PERFIL DEL CARGO:
Profesional con nivel de pregrado con título en contabilidad CPA.
Sólidos conocimientos en tributación.
Poseer valores éticos y morales.
Buenas relaciones interpersonales.
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RESPONSABILIDADES:
Conciliar semanalmente sin previo aviso los saldos existentes reportados
durante la semana de labor.
Establecer con la gerente de la organización el método y las técnicas de
evaluación de los inventarios de los productos.
Realizar los registros contables de los movimientos de inventario para así
condensar con la información reportada por parte del jefe de bodega.
Realizar las respectivas declaraciones de impuestos, contratos de trabajo,
actas de finiquito, etc.
Realizar roles de pago al personal
Registros de ingresos y egresos
Realizar planillas de aportes al IESS
4.3.4 Cajera:
La cajera – facturadora es la persona que se responsabiliza de cobrar todos los
pedidos que se han realizado con sus respectivas comandas y a su vez elaborar
la factura por los consumos realizados.
PERFIL DEL CARGO:
Profesional con estudios universitarios
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Amplios conocimientos en contabilidad y tributación
Buenas relaciones interpersonales
RESPONSABILIDADES
Realizar los cobros de las facturas de ventas
Elaborar las facturas de acuerdo a los parámetros del SRI
Entregar el dinero recaudado de las ventas del día al administrador
Realizar un reporte de ventas diarias
Llevar de forma correcta el orden de las facturas sin alterar las secuencias
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4.4 Políticas
4.4.1 Toma física de inventarios
1.- La toma física de inventarios se lo realizará una vez al mes, el administrador
como responsable directo se sujetará a proporcionar información a la gerencia.
2.- La gerente es la única persona que autorizará dar de baja a productos
expirados u obsoletos y la desincorporación de los mismos al inventario.
3.- Para el registro en Kárdex se establecerán unidades de medida (libras, kilos),
de acuerdo a la presentación del producto.
4.- Se registrarán saldos iniciales y finales del inventario físico de inventario de
conformidad con los registros y kárdex elaborados por el administrador.
5.- Se dará inicio a la toma física de acuerdo al horario establecido por la
gerencia siendo esta variable es decir a cualquier hora del horario establecido de
trabajo.
6.- En caso de encontrar diferencias o descuadre en saldos sin justificación se
efectuará un anticipo de sueldo al administrador, o se realizarán los respectivos
ajustes.
91
4.4.2 Políticas para realización de compras
1.- La gerente es la persona que autorizará y/o realizará las compras a realizarse
con previa orden de compra elaborada por el administrador.
2.- El administrador tendrá un listado actualizado de proveedores y la gerente
escogerá a los proveedores de acuerdo a los siguientes criterios: precios,
condiciones de pago, calidad del producto y tiempo de entrega.
3.- Las compras deben ser solicitadas por el administrador y autorizadas por
gerencia.
4.- Toda factura de compra debe estar respaldada por la orden de compra
debidamente legalizada con firmas de las personas responsables como gerente
y/o administrador.
5.- Las facturas de compras deben ser revisadas por la contadora, verificando
que los datos del RUC estén correctos, razón social, dirección, fecha de emisión,
así como el detalle tiene que coincidir con lo que se solicita en la orden de
compra.
6.- Toda adquisición, compra o movimiento de los productos de inventarios deben
ser autorizados por la gerente de la organización.
7.- Previo a la compra un día a la semana se realizará el cierre de inventarios y la
respectiva toma físicas para constatar existencias y/o un control de facturas por
venta de productos para obtener lista de compras por reposición.
92
4.4.3 Políticas para la recepción de la mercadería
1.- La recepción de productos se hará en horas de trabajo por el administrador,
los proveedores no pueden entregar a terceras personas el producto lo harán
directamente en el local.
2.- Todo producto que ingrese debe ser pesado ya sea este el libras o kilos, para
los respectivos controles.
3.- Luego de la recepción del producto este debe ser clasificado en alimentos no
perecibles de alacena, en alimentos perecibles y en alimentos perecibles que
deben ser preparados previo a su almacenaje en sus respectivos congeladores en
lo que se refiere a aquellos que no sufren transformación, ni aseo como es el caso
de la línea de embutidos, pero para el caso de lomos, chuletas y demás productos
que si necesitan limpieza para luego ser porcionados estos deben ser entregados
al personal de cocina pero con la supervisión y responsabilidad del administrador,
luego de su respectivo proceso este también será refrigerado de inmediato.
4.- El administrador recibirá la mercadería e ingresará a la bodega físicamente y
registrará en el kárdex
4.4.4 Políticas para realización de ventas
1.- Toda venta por los servicios que el restaurante ofrece son cancelados en
efectivo, tarjeta de crédito, cheque, crédito, esta última forma de pago debe ser
autorizada por la gerente o administrador cuando no exista convenio firmado con
los clientes.
2.- Los porcentajes de descuento serán autorizados por gerencia y se aplicarán a
grupos empresariales y distintas políticas internas establecidas.
93
3.- Los porcentajes de descuento deben ser actualizados periódicamente y
realizados por escrito.
4.4.5 Políticas de entrada, custodia, registro y salida de productos de labodega
1.- La bodega deberá llevar sus registros en kárdex en los cuales se registrará la
entrada de productos.
2.- El administrador es la persona responsable de forma directa de la custodia,
mantenimiento, rotación y caducidad de todos los productos ingresados a bodega.
3.- Las únicas personas que tendrán acceso a la bodega son el administrador y la
propietaria, será negado el acceso a personas ajenas al restaurante y al personal
de otras áreas.
4.- El administrador es la única persona autorizada a entregar el abasto de los
productos cada día en períodos semanales al jefe de cocina para la elaboración
de los mismos.
5.- El jefe de cocina es el encargado de solicitar el producto al administrador con
la respectiva orden de requisición realizada por este departamento, esto se lo
hará todos los días, dicho producto será retirado de la bodega y puesto en los
refrigeradores que se encuentran fuera de ella, al final de la jornada laboral se
devolverá dicho producto a bodega en el caso de que existan sobrantes, y si hay
faltante de productos durante el día se realizara otra requisición interna para
enfrentar la demanda de ventas en tal día.
6.- Deberán hacerse revisiones periódicas contra las existencias de kárdex a
efecto de verificar que las cantidades coincidan con las existencias físicas,
tomando como base de referencia las facturas de venta.
94
7.- Todo movimiento o cambio que realice en la misma deberá ser notificado al
administrador.
8.- El cruce de productos utilizados se hará con facturas de venta.
9.- El administrador como responsable de bodega deberá registrar de forma
manual todas las salidas del producto en los kárdex respectivos.
4.4.6 Política para valorización de inventarios
1.- Se utilizará el método de Promedio Ponderado
4.5 Procesos
4.5.1 Compras
La compra de mercadería se inicia a partir de la constatación de las existencias
por parte del administrador, luego es el encargado de realizar la orden de compra
y ésta a su vez es entregada a la gerente para que autorice la orden de
requisición. El proceso continua con la realización de las compras en el mercado
central para los productos no perecibles y a su vez se emiten las respectivas
facturas y son cancelados de inmediato ya que no existe crédito.
De igual forma se realiza las compras con los productos cárnicos no perecibles,
luego de ser constatado su stock el administrador realiza las órdenes de compra
para que sean autorizadas por la gerencia, pero en este caso estos productos son
95
solicitados por la gerente por vía telefónica y en otros casos los vendedores
realizan los pedidos en el restaurante sustentados en la orden de compra de la
gerente, quien es la persona que elabora los cheques y la persona autorizada de
firmarlos, estas facturas son entregadas en el momento de la recepción de la
mercadería por parte de la gerente y luego son enviadas al área de contabilidad
para la revisión y su posterior pago después del tiempo estipulado de crédito.
Cuando la mercadería se encuentra en la organización, ésta es entregada al
administrador y es el responsable de clasificar las unidades y de realizar el
registro de comprobantes de egreso para que el gerente elabore los cheques.
Es importante señalar que la empresa debe mantener un nivel óptimo de
inventario de tal manera que pueda satisfacer adecuada y oportunamente, sus
necesidades y especialmente los requerimientos de los clientes.
Los niveles de inventario tienen que mantenerse entre dos extremos: un nivel
máximo y un nivel mínimo, previo un estudio inicial determinado por la gerente, el
administrador y el jefe de cocina.
En adelante, el inventario que se adquiere cada semana debe compensar el
inventario de productos utilizados en esa misma semana.
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4.5.1.1 Flujograma de compras
Gráfico No. 9
Fuente: Investigación de CampoElaborado por: Lady Ramírez
Administrador
El administradorconstata lasexistencias
Elabora laorden decompra
Gerente
Autoriza la ordende compra
Realiza lacompra
Revisa la factura,cancela y/oentrega a dpto.de contabilidad
Recibe elproducto
Inicio
Entrega lasunidades
Emite loscheques
Firma loscheques
Clasifica las unidades
Realiza los registrosde comprobantes de
egreso
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4.5.1.2 Orden de compra
Es un documento que se utiliza para solicitar mercaderías a un determinado
proveedor cuando se encuentran en una misma localidad, es un documento
formal que se utiliza cuando se va a realizar un pedido, el cual debe ser concreto,
claro y específico en lo que se solicita.
Tabla No. 15
Modelo de Orden de Compra
Fuente: Investigación de CampoElaboración: Lady Ramírez
98
4.5.1.3 Registro de Egresos, según formato del SRI
En este caso el establecimiento no está obligado a llevar contabilidad, pero si está
en la obligación de llevar un registro de todas las compras y egresos que realice.
Tabla No. 16
Modelo de Registro de Egresos de Caja
Nota: como la empresa no está obligada a llevar contabilidad no es agente deretención de impuestos y cancela en la totalidad las facturas
Fuente: Investigación de CampoElaboración: Lady Ramírez
PARRILLADAS Y SUPERPINCHOS Registro de Egresos de Caja No. 000145
¨BAR-B-Q¨ Dirección: Av. Quevedo y Pedro Vicente M. No. 101 ( Sector la Virgen)
Santo Domingo - EcuadorFECHA No. COMPROBANTE PROVEEDOR CONCEPTO SUBTOTAL IVA TOTAL
DE COMPRA31/10/2012 001-001-422577 Tercena Carnes y Carnes compra productos cárnicos 100,00 100,0031/10/2012 001-001-2510 Supermaxi compra de frutas y verduras 55,00 55,0031/10/2012 001-001-1570 ARCA ECUADOR compra de gaseosas 150,00 18,00 168,00
TOTAL 323,00
ADMINISTRADOR CONTADORAREALIZADO POR REVISADO PORREVISADO POR
GERENTE
99
4.5.2 Procedimiento de la entrada de los productos a la bodega
Luego que el administrador recibe la mercadería, revisa y verifica que esté
completa, para el ingreso de bodega es necesario que los productos sean
clasificados y ordenados por grupos de acuerdo a su composición, los ítems
deberán ser codificados, lo que facilitará llevar un control de existencias.
El administrador será el responsable de registrar en las tarjetas kárdex todas las
entradas de los productos todos los días, porque en base a esto el administrador
solicitará al gerente la reposición de los mismos.
100
4.5.2.1 Flujograma entrada de productos a bodega
Gráfico No. 10
Fuente: Investigación de CampoElaborado por: Lady Ramírez
Recibe el producto
Administrador
Inicio
Verifica losproductos e
ingresa a bodega
Clasifica yordena porgrupos alproducto
Registra en elkárdex el ingreso
de mercadería
101
4.5.2.2 Tarjetas kárdex
La tarjeta kárdex es un documento administrativo de control, el cual incluye datos
generales del bien o producto en el cual registramos todas las entradas y salidas
del inventario, en este documento podemos encontrar los saldos de existencias
para la toma de decisiones.
Tabla No. 17
Modelo de Tarjeta Kárdex
Fuente: Investigación de CampoElaboración: Lady Ramírez
PARRILLADAS Y SUPERPINCHOS
¨BAR-B-Q¨ KARDEX Dirección: Av. Quevedo y Pedro Vicente M. No. 101 ( Sector la Virgen)
Santo Domingo - EcuadorCANTIDAD MÁXIMA: 150
ARTÍCULO: CHULETA CANTIDAD MÍNIMA: 50MÉTODO: PROMEDIO PONDERADO UNIDAD DE MEDIDA: UNIDADES
FECHA DETALLEC VU VT C VU VT C VU VT
31/10/2012 compra según facturaNo. 422577 180 0,75 135,00 180 0,75 135,00
31/10/2012 venta diariasegún facturas 40 0,75 30,00 140 0,75 105,00
ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIA
102
4.5.3. Procedimiento de salida de producto de bodega
De igual forma para la salida de productos de bodega se lo realizará con una
Requisición de Bodega realizada por el jefe de cocina al administrador para lo
cual el administrador registrará en el kárdex la salida de productos para la venta
del día, donde el jefe de cocina es el responsable en la jornada de trabajo de la
utilización de los mismos. Y al final se reingresaran los sobrantes a través de la
Nota de Devolución a Bodega, estos saldos se los conciliará con las facturas de
venta, esto lo hará el Jefe de Cocina al Administrador.
103
4.5.3.1 Flujograma de salida de productos de bodega (Requisición deBodega) y (Nota de Devolución de Bodega)
Gráfico No. 11
Fuente: Investigación de CampoElaboración: Lady Ramírez
Inicio
El Jefe de Cocina
Realiza laRequisición de
Bodega aladministrador
El administradorentrega losproductos
El Jefe de Cocinase responsabilizade los productos
que recibe
El Administrador
Al final de jornadade trabajo realiza lanota de devolución
de bodega
Recibe el sobrantede producto juntocon el documentoelaborado por elJefe de Cocina
Constata lossaldos con las
facturas de venta
Ingresa al kárdexnuevamente los
productos
Fin
104
4.5.3.2 Requisición de bodega
Este documento sirve como respaldo del movimiento de los productos durante el
día de la venta, en el cual se hará un registro detallado de lo que se solicita con
las respectivas firmas de responsabilidad tanto del administrador como del jefe de
cocina.
Tabla No. 18
Modelo de Requisición de Bodega
Fuente: Investigación de CampoElaboración: Lady Ramírez
PARRILLADAS Y SUPERPINCHOS
¨BAR-B-Q¨ Dirección: Av. Quevedo y Pedro Vicente M. No. 101 ( Sector la Virgen)
Santo Domingo - Ecuador
Solicito se sirva despachar lo siguiente:
Fecha: 31/10/2012
CANTIDAD UNIDAD DE MEDIDA DETALLE DE PRODUCTO
25 unidades chuleta para venta diaria15 unidades costilla para venta diaria20 unidades olmas para venta diaria30 unidades lomos para venta diaria15 unidades verduras para veenta diaria
ADMINISTRADOR REVISADO POR
JEFE DE COCINA SOLICITADO POR
Requisición de Bodega No. 101
CONCEPTO
REVISADO PORBODEGUERO
105
4.5.3.3 Nota de devolución de bodega
Es un documento que sirve para detallar todo el producto que sobró después de
las ventas diarias, la persona encargada de realizarlo es el Jefe de Cocina y a su
vez presentarlo al Administrador para la constatación de los mismos.
Tabla No. 19
Modelo de Nota de Devolución de Bodega
Fuente: Investigación de CampoElaboración: Lady Ramírez
PARRILLADAS Y SUPERPINCHOS
¨BAR-B-Q¨ Dirección: Av. Quevedo y Pedro Vicente M. No. 101 ( Sector la Virgen)
Santo Domingo - Ecuador
Solicito se sirva recibir lo siguiente:
Fecha: 31/10/2012
CANTIDAD UNIDAD DE MEDIDA DETALLE DE PRODUCTO
5 unidades chuletas saldo sobrante de venta diaria1 unidades costillas saldo sobrante de venta diaria5 unidades olmas saldo sobrante de venta diaria5 unidades lomos saldo sobrante de venta diaria
ADMINISTRADOR REVISADO POR
Nota de Devolución de Bodega No. 50
CONCEPTO
JEFE DE COCINA BODEGUERO SOLICITADO POR REVISADO POR
106
4.5.4 Proceso de manipuleo de productos en cocina
Todos los días en los cuales exista atención al cliente en la organización se
operará de la siguiente manera en cuanto al manipuleo de productos para brindar
los servicios que el restaurante ofrece:
Cuando los productos son ingresados a la bodega con los respectivos parámetros
de control tales como constatación física y registro en kárdex, el Jefe de Cocina
realizará la Requisición de Bodega a través del formato establecido al
Administrador donde detallará todos los productos a utilizarse tanto los de
alacena, refrigeración y bebidas.
Durante la elaboración de los alimentos, el personal manipulador que entra en
contacto directo o indirecto con los alimentos debe mantener la higiene y el
cuidado personal.
El personal manipulador de alimentos debe someterse a un reconocimiento
médico antes de desempeñar esta función.
A fin de garantizar la inocuidad de los alimentos y evitar contaminaciones
cruzadas, el personal debe contar con delantales, vestimenta, gorros, mascarillas,
guantes que permita visualizar fácilmente su limpieza.
El personal manipulador debe lavarse las manos con agua y jabón antes de
comenzar el trabajo.
107
Los productos cárnicos serán almacenados hasta su uso en recipientes de
aluminio inoxidable para evitar la contaminación y evitar su alteración. Estos
productos son conservados por congelación y requieran ser descongelados
previo al uso, se deberán descongelar bajo condiciones controladas adecuadas
(tiempo, temperatura, otros) para evitar desarrollo de microorganismos.
Las verduras, frutas y otros permanecerán en recipientes adecuados y en un
ambiente fresco previo a su transformación.
Las bebidas como gaseosas y cervezas permanecerán en los refrigeradores
entregados por las marcas autorizadas.
De igual forma los recipientes, contenedores, envases o empaques de los
productos e insumos deben ser de materiales no susceptibles al deterioro o que
desprendan substancias que causen alteraciones o contaminaciones.
Luego de la pre preparación del producto estos serán en su totalidad procesados
de acuerdo a las ventas que se registren en el día.
Al finalizar la jornada de trabajo el Jefe de Cocina elaborará la respectiva Nota de
Devolución a Bodega donde detallará todo el producto que sobró al administrador
y este a su vez retornará a Bodega con el registro en kárdex elaborado por el
administrador.
Durante todo el día el personal manipulador deberá cumplir con las normas de
salud establecidas hasta el antes durante y después del servicio.
108
4.5.4.1 Flujograma del proceso de manipuleo de productos en cocina
Gráfico No. 12
Fuente: Investigación de CampoElaboración: Lady Ramírez
Inicio
Ingreso deproducto a
bodega
Los productos sonalmacenadosdurante el día
sujetos a normas desalud
El personalmanipulador cumplenormas de higiene y
salud
El área decocina terminasu elaboraciónde acuerdo ademanda de
clientes
El jefe de cocinarealiza la Nota de
Devolución aBodega
Entrega sobrante deproductos al
Administrador juntocon la Nota de
Devolución
Siempre seha
mantenidolas normasde salud e
higiene
Fin
109
4.5.5 Ventas
4.5.5.1 Proceso de ventas
En esta etapa intervienen distintas áreas detalladas a continuación:
El mesero es una persona indirecta en el proceso de control de inventarios es por
eso que no está tomado en cuenta en los procesos anteriores pero si tiene
participación en esta etapa, ya que es la primera persona que tiene contacto con
los clientes porque es la encargada de presentar la carta – menú y ofertar todos
los servicios que brinda el restaurante. Luego toma el pedido del cliente en
comanda y entrega la original al área de cocina y la copia es entregada en caja y
espera recibir lo que ha solicitado para el servicio a la mesa que es donde
concluye su labor.
El área de cocina recibe la comanda a través de su jefe y este dá la orden a sus
ayudantes para la preparación inmediata de lo que se ha solicitado, el jefe de
cocina es la persona encargada de almacenar durante el día todas las comandas
para al final de la jornada entregar el sobrante de producto con la respectiva
información al administrador.
El área de caja es representado por la cajera que es la persona que recepta el
pago sea por cheque, efectivo o mediante tarjeta de crédito. La cajera es la
responsable de la máquina registradora, el dinero y de realizar el reporte de
ventas diarias para ser entregado al administrador junto con las copias de las
facturas cuando entregue las cuentas al final del día.
110
El área de caja estará disponible a cualquier arqueo de caja imprevisto realizado
por la contadora.
El área de ventas está enlazada con caja porque la cajera es la persona
encargada de realizar la factura de venta y de recibir las retenciones en la fuente
realizadas por los clientes y cualquier otro tipo de documento o notificación.
El administrador es la persona que recibe el sobrante de producto por parte del
Jefe de Cocina y realiza el reporte de ingresos junto con el reporte de ventas
diarias que le fue entregado por la cajera y recibe retenciones en la fuente, dinero
en efectivo, cheque y vouchers de cobros por tarjeta de crédito para luego
depositarlos a la cuenta bancaria de la gerente. Luego entregará cada mes los
reportes de ventas junto con las copias de factura a la contadora.
La contadora receptará la información para las respectivas declaraciones al SRI,
es la persona que archivará toda la documentación que el administrador le
entregue, como por ejemplo reporte de ventas diarias, facturas de compra, etc. y
elabora reportes externos con toda la información consolidada para la
presentación a la gerente. Estará autorizada a realizar arqueo de caja a la cajera
cuando ella crea conveniente.
111
4.5.5.2 Flujograma de Ventas
Gráfico No. 13
MESERO ÁREA DE COCINA CAJA VENTAS ADMINISTRADOR CONTABILIDAD
Fuente: Investigación de CampoElaborado por: Lady Ramírez
El meseropresenta la carta
al cliente
Toma pedido yentrega la
comanda al áreade cocina y cajera
Inicio
Brindan losservicios en el
restaurante
Jefe de Cocinarecibe la comanda
Ordena laelaboración de los
servicios a susayudantes
Recoge lascomandas yelabora laNota de
Devoluciónde Bodega
Entrega aladministrador el
sobrante deproducto
Realiza la facturade venta y
recepta el pago
Fin
Realiza reporte deventas y entregaal administrador
Recibe retencionesen la fuente y
cualquierdocumentación
Entrega ladocumentación
aladministrador
Recibe la Nota deDevolución de
Bodega junto con elsobrante de
producto
Realizacomprobante deingresos y recibeinformación por
parte de la cajera
Realiza depósitosen la cuenta
bancaria
Entrega ladocumentación cadames a la contadora
Recibe lainformación parapresentación dedeclaraciones
Realiza arqueosde caja a la
cajera
Realiza informespara
presentación a lagerente
112
4.5.5.3 La factura de venta
Es un documento tributario de compra y venta que registra la transacción
comercial obligatoria y aceptada por ley.
En la factura debe constar en forma detallada los servicios que ofrece el
restaurante, estas deben ser impresas en duplicado o triplicado por una imprenta
autorizada por el SRI y debe constar la siguiente información:
Nombre del cliente, ya sea una empresa o un particular.
Identificación del producto o del servicio, como el nombre o un código.
El precio por unidad y el precio total de todos los servicios que se ha
brindado.
Si existe algún descuento.
Impuestos tales como el IVA
113
Tabla No. 20
Modelo de Factura
Fuente: Investigación de CampoElaboración: Lady Ramírez
114
PARRILLADAS Y SUPERPINCHOS Registro de Ingresos No. 000111
¨BAR-B-Q¨ Dirección: Av. Quevedo y Pedro Vicente M. No. 101 ( Sector la Virgen)
Santo Domingo - EcuadorFECHA No. COMPROBANTE CONCEPTO SUBTOTAL IVA TOTAL
DE VENTA31/10/2012 001-001-0000650 Venta diaria 26,00 3,12 29,1231/10/2012 001-001-0000651 Venta diaria 25,00 3,00 28,0031/10/2012 001-001-0000652 anulada 0,00 0,00 0,0031/10/2012 001-001-0000653 Venta diaria 35,00 4,20 39,2
TOTAL 96,32
ADMINISTRADOR CONTADORAREALIZADO POR REVISADO PORREVISADO POR
GERENTE
4.5.5.4 Registro de Ingresos, según formato del SRI
La empresa no está obligada a llevar contabilidad pero si tiene que realizar un
reporte de ingresos el cual será elaborado por el administrador.
Tabla No. 21
Modelo de Registro de Ingresos
Fuente: Investigación de CampoElaboración: Lady Ramírez
115
PARRILLADAS Y SUPERPINCHOS
¨BAR-B-Q¨ Dirección: Av. Quevedo y Pedro Vicente M. No. 101 ( Sector la Virgen)
Santo Domingo - Ecuador
FECHA:
Factura No. Cliente Subtotal IVA Total651 Sr. Juan Perez 100,00 12,00 112,00652 Terra Sol Corp SA 50,00 6,00 56,00653 Sra. Carmen Landeta 20,00 2,40 22,40654 Sr. Luis Talledo 40,00 8,80 48,80
TOTAL VENTAS 239,20Retenciones recibidas 5,20
234,00Total ventas al contado 134,40Total ventas con cheque 50,80Total ventas tarjeta de crédito 48,80TOTAL NETO DE VENTAS 234,00
Realizado por Revisado porAdministrador Gerencia
Reporte de Ventas
4.5.5.5 Registro de Ventas Diarias
Este reporte será realizado por la cajera junto con las facturas de venta antes de
ser entregado el dinero de la venta del día al Administrador.
Tabla No. 22
Modelo de Reporte de Ventas
Fuente: Investigación de CampoElaboración: Lady Ramírez
116
4.5.5.6 Arqueo de Caja
Es el recuento y constatación física de monedas, billetes, cheques y valores que
representan el efectivo que posee la empresa en un momento determinado. El
resultado de este recuento se compara con el saldo contable de la cuenta Caja y
se obtendrá una igualdad entre el recuento físico y el saldo contable o una
desigualdad lo que da origen a un faltante o sobrante de caja.
El arqueo de caja lo realizará la contadora a la cajera cuando ella así lo desee.
Ejemplo:
El día jueves 15 de noviembre del 2012 a las 18:30 PM se efectúa el Arqueo de
Caja, a la señorita Isabel Vaca, cajera del restaurante donde se obtienen los
siguientes datos:
1.- Dinero Presentado
Níquel
50 monedas de 1.00 = 50.00
25 monedas de 0.50 = 12.50
Billetes
10 billetes de 5.00 = 50.00
5 billetes de 10.00 = 50.00
3 billetes de 20.00 = 60.00
117
Cheques
Cheque no, 79 Banco Internacional 53.00
2.- Saldo contable y ventas del día
Ventas del día 15 de noviembre 275.50
118
Cantidad Detalle ValorNiquel
50 Monedas de $1,00 50,0025 Monedas de $0,50 12,50
Total 62,50
Billetes10 Billetes de $5,00 50,005 Billetes de $ 10,00 50,003 Billetes de $20,00 60,00
Total 160,00
Cheques Cheque No, 79 banco Internacional 53,00Total 53,00
Total presentado 275,50Saldo contable 275,50
Diferencia 0,00
PARRILLLADAS Y SUPER PINCHOS BBQACTA DE ARQUEO DE CAJA
Fecha: 15 de Noviembre Hora: 18:30
Cajera: Isabel Vaca Delegado: Srta. Lucía
Pineda
EFECTIVO
Los valores en efectivo y los comprobantes que ascienden a un total de $275.50
dólares, fueron contados en mi presencia y devueltos a entera satisfacción.
F) Isabel Vaca F) Lucia Pineda
Cajera Contadora
119
4.6 Planteamiento de soluciones a problemas encontrados en inventario deproductos
Tabla No. 23
PROBLEMA CAUSAS SOLUCIONES Las ubres
cuando sonasadas sedesmoronancomo arena
Tiempo exagerado decocción
Temperatura muy alta decocinado
Exceso de aliños
Cocinar la ubrehasta que esta estécocida por completomás no hasta queesté muy blanda.
Disminuir latemperatura cuandoes cocinada
Dosis correcta dealiño
El lomo en laparrilla seencoje y seendurece
Poco tiempo demaduración en elcongelador
Demasiado aplastado conla piedra cuando esabierto antes de asarlo
Madurar los lomosen un tiempo mínimode quince días
No golpear conexageración el lomo
La chuleta decerdo se en laparrilla sedestroza
Mucho tiempo fuera delrefrigerador
Demasiado manipuleo conlas manos
Provisionar elconsumo dechuletas diarias quese utilizaran para nosacar la totalidad delcongelador
Tener la chuleta enambiente frio y nomanipularlademasiado
Las mollejascaen en loshuecos de laparrilla
Error en al momento de lalimpieza y apertura de lamolleja, es mal cortadacon el cuchillo por lo tantose derivan pedazos bienpequeños y a su vez noestán enteras
Abrir la molleja deforma correcta demanera que almomento de sucocción ésta seencuentre entera
Las yucas setornan negras
Demasiado tiempo fueradel refrigerador cuando esretirada la cáscara
Luego de quitar lacáscara, lavar deinmediato la yuca yrefrigerarla
Fuente: Investigación de CampoElaboración: Lady Ramírez
120
CAPÍTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 Conclusiones
1.- En la Empresa Parrilladas y Super Pinchos BBQ, en la actualidad no cuenta
con políticas y procedimientos claros para el manejo de inventarios.
2.- En la empresa no hay correcta organización de la documentación que
sustente los ingresos y salidas de productos de la bodega.
3.- En la empresa existe desorganización administrativa, contable; por cuanto las
operaciones se realizan sin una secuencia adecuada y los colaboradores o
empleados realizan sus funciones sin la debida delegación.
4.- En base al diagnóstico realizado en la organización se identifica que no
cuenta con un manual de manejo de inventario, lo que provoca incremento de
costos, descontrol de rotación de inventarios y manejos empíricos sin fundamento
de los diferentes productos.
121
5.2 Recomendaciones
1.- Mediante la aplicación del manual de procedimientos la empresa logrará una
efectiva reorganización administrativa contable, además de una delegación de
funciones a cada uno de los empleados o colaboradores.
2.- La aplicación de políticas y procedimientos contribuirá al desarrollo eficiente
del control de inventarios, tanto en los ingresos como en las salidas de los
productos de bodega.
3.- Capacitar de forma secuencial al personal que interviene en el manejo de
inventarios con evaluaciones de desempeño permanentes.
4.- Realizar revisiones y actualizaciones permanentes al manual de manejo de
inventario, en base a los distintos avances tecnológicos, adición de servicios,
incremento de personal.
5.- Mantener un buen ambiente de trabajo para que el personal desarrolle sus
funciones a gusto evitando diferencias dentro de la organización.
122
BIBLIOGRAFÍA
BRAVO Valdivieso Mercedes, (2005) Contabilidad General, Quito Editora Nuevo
Día 6ta Edición.
DOMÍNGUEZ Monller Jorge, (1994) Economía, Legislación y Administración de
Empresas, Murcia Servicio de Publicaciones Universidad de Murcia, Primera
Edición
MARTÍNEZ Vladimir, Red de Conocimientos en Auditoría y Control Interno,
www.auditool.org, Colombia.
MOYA Navarro Marcos Javier, (2003) Investigación de Operaciones, Costa Rica
Editora Eulac, Tercera Edición.
MULLER Max, (2004) Fundamentos de administración de Inventarios, Bogotá
Grupo Editorial Norma, Vigésima Edición.
PERDOMO Moreno Abraham, (2005) Fundamentos de Control Interno, México
Editora Thomson Learning, Novena Edición.
NIIF para PYMES, portal virtual.
http://www.iess.gob.ec/
http://www.sri.gob.ec/
http://www.relacioneslaborales.gob.ec/
http://www.salud.gob.ec/
Ley de Régimen Tributario Interno
123
ANEXOS
124
ANEXO No. 1
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
ENCUESTA APLICADA AL PERSONAL INVOLUCRADO CON CONTROL YMANEJO DE INVENTARIOS
Estimados colaboradores estoy realizando una investigación sobre el control de
Inventarios como requisito previo a la obtención de mi título de Licenciada en
Contabilidad y Auditoría, para lo cual le solicito me ayude contestando con
honestidad las siguientes preguntas:
1. ¿Tiene experiencia de haber trabajado con algún sistema de inventarios?
SI NO
2. ¿Lleva un registro o control de entradas y salidas de inventarios?
SI NO
3. ¿Cuál es el tiempo de intervalo para proveer de producto la bodega?
125
SEMANAL QUINCENAL
4. ¿Realiza conteo de inventarios físicos?
SI NO
5. ¿En qué tipo de existencias se encuentra la bodega? Máximas, Mínimas,Críticas
MAXIMAS MINIMAS CRÍTICAS
6. ¿Tiene relación directa o responsabilidad para realizar la compra delproducto?
SI NO
7. ¿Conoce algún procedimiento para determinar stock?
SI NO
8. ¿Qué método de valoración utiliza para la valoración del inventario?
126
FIFO LIFO PROMEDIO NINGUNO
127
ANEXO No. 2
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
ENTREVISTA REALIZADA AL ÁREA ADMINISTRATIVA
Estimadas señoras Gerente y Contadora estoy realizando una investigación sobre
el control, manejo y abastecimiento de Inventarios como requisito previo a la
obtención de mi título de Licenciatura en Contabilidad y Auditoría, para lo cual les
solicito me ayuden contestando con responsabilidad las siguientes preguntas.
1. ¿Cree usted que la administración de los inventarios responde a unproceso técnico?
SI NO
2. ¿Se aplican procedimientos de control interno en el manejo de susinventarios?
SI NO
3. ¿Aplica un método para valorar los inventarios?
128
SI NO
4. ¿Cree usted que el establecimiento de políticas para el manejo deinventarios hace falta para optimizar el manejo de los mismos?
SI NO
5. ¿Con qué frecuencia se realizan las compras?
8 días 15 días 30 días
PORQUE:
Necesidad Caducidad Planificación
6. ¿La bodega está organizada cumpliendo especificaciones técnicas deacuerdo a las actividades de la organización?
SI NO
129
ANEXO No. 3
RUC DE LA EMPRESA SEGÚN FORMATO DEL SRI
REGISTRO ÚNICO DE CONTRIBUYENTESPERSONAS NATURALES
NÚMERO RUC: 1704779980001APELLIDOS Y NOMBRES: LAPO MENA BETTY LEONORNOMBRE COMERCIAL: BAR Y RESTAURANTE PARRILLADAS YPINCHOS BAR-BQCLASE CONTRIBUYENTE: OTROS OBLIGADO LLEVAR CONTABILIDAD: NOCALIFICACIÓN ARTESANAL: S/N NÚMERO: S/NFEC. NACIMIENTO: 26/04/1956 FEC. INICIO ACTIVIDADES: 25/05/2009FEC. INSCRIPCIÓN: 25/05/2009 FEC. ACTUALIZACIÓN:FEC. SUSPENSIÓN DEFINITIVA: FEC. REINICIO ACTIVIDADES:ACTIVIDAD ECONÓMICA PRINCIPALVENTA DE COMIDAS Y BEBIDAS EN BARES RESTAURANTES PARA SU CONSUMOINMEDIATO.DOMICILIO TRIBUTARIOProvincia: SANTO DOMINGO DE LOS TSACHILAS Cantón: SANTO DOMINGO Parroquia:ABRAHAM CALAZACON Calle: PEDRO VICENTE MALDONADONumero: LOTE 11 Intersección: AV. QUEVEDO Referencia: COOPERATIVA DOS PINOSDIAGONAL A LA IGLESIA EL PARAISO Teléfono: 023702991OBLIGACIONES TRIBUTARIAS* DECLARACIÓN MENSUAL DE IVA# DE ESTABLECIMIENTOS REGISTRADOS# DE ESTABLECIMIENTOS REGISTRADOS 1 ABIERTOS 1JURISDICCIÓN \ REGIONAL NORTE\ SANTO DOMINGO DELOS TSÁCHILASCERRADOS 0SERVICIO DE RENTAS INTERNAS CÓDIGO: RIMRUC2012000041748 FECHA: 31 de octubrede 2012 12:18 pág. 1 de 2
REGISTRO ÚNICO DE CONTRIBUYENTESPERSONAS NATURALES
NÚMERO RUC: 1704779980001APELLIDOS Y NOMBRES: LAPO MENA BETTY LEONORESTABLECIMIENTOS REGISTRADOSNo. ESTABLECIMIENTO: 001 Estado: ABIERTO - MATRIZ FEC. INICIO ACT.: 25/05/2009NOMBRE COMERCIAL: BAR Y RESTAURANTE PARRILLADAS Y PINCHOSBAR-BQFEC. CIERRE: FEC. REINICIO:ACTIVIDAD ECONÓMICA:VENTA DE COMIDAS Y BEBIDAS EN BARES RESTAURANTES PARA SU CONSUMOINMEDIATO.DIRECCIÓN ESTABLECIMIENTO:Provincia: SANTO DOMINGO DE LOS TSACHILAS Cantón: SANTO DOMINGO Parroquia:ABRAHAM CALAZACON Ciudadela: COOPERATIVA DOS PINOS Calle:PEDRO VICENTE MALDONADO Numero: LOTE 11 Intersección: AV. QUEVEDO Referencia:DIAGONAL A LA IGLESIA EL PARAISO Teléfono Domicilio: 023702991
SERVICIO DE RENTAS INTERNAS CÓDIGO: RIMRUC2012000041748 FECHA: 31 de octubre
de 2012 12:18 Pág. 2 de 2
130
ANEXO No. 4
130
ANEXO No. 4
130
ANEXO No. 4
131
PARRILLADAS Y SUPERPINCHOS Registro de Egresos de Caja No. 000145
¨BAR-B-Q¨ Dirección: Av. Quevedo y Pedro Vicente M. No. 101 ( Sector la Virgen)
Santo Domingo - EcuadorFECHA No. COMPROBANTE PROVEEDOR CONCEPTO SUBTOTAL IVA TOTAL
DE COMPRA
ADMINISTRADOR CONTADORAREALIZADO POR REVISADO POR
GERENTEREVISADO POR
ANEXO No. 5
MATRIZ DE FORMATOS DE CONTROL INTERNO
132
PARRILLADAS Y SUPERPINCHOS
¨BAR-B-Q¨ KARDEX Dirección: Av. Quevedo y Pedro Vicente M. No. 101 ( Sector la Virgen)
Santo Domingo - EcuadorCANTIDAD MÁXIMA:
ARTÍCULO: CANTIDAD MÍNIMA:MÉTODO: UNIDAD DE MEDIDA:
FECHA DETALLEC VU VT C VU VT C VU VT
ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIA
PARRILLADAS Y SUPERPINCHOS
¨BAR-B-Q¨ Dirección: Av. Quevedo y Pedro Vicente M. No. 101 ( Sector la Virgen)
Santo Domingo - Ecuador
Solicito se sirva despachar lo siguiente:
Fecha:
CANTIDAD UNIDAD DE MEDIDA DETALLE DE PRODUCTO
ADMINISTRADOR REVISADO POR
JEFE DE COCINA BODEGUERO SOLICITADO POR REVISADO POR
Requisición de Bodega No. 101
CONCEPTO
133
PARRILLADAS Y SUPERPINCHOS
¨BAR-B-Q¨ Dirección: Av. Quevedo y Pedro Vicente M. No. 101 ( Sector la Virgen)
Santo Domingo - Ecuador
Solicito se sirva recibir lo siguiente:
Fecha:
CANTIDAD UNIDAD DE MEDIDA DETALLE DE PRODUCTO
ADMINISTRADOR REVISADO POR
JEFE DE COCINA BODEGUERO SOLICITADO POR REVISADO POR
Nota de Devolución de Bodega No. 50
CONCEPTO
134
PARRILLADAS Y SUPERPINCHOS
¨BAR-B-Q¨ Dirección: Av. Quevedo y Pedro Vicente M. No. 101 ( Sector la Virgen)
Santo Domingo - Ecuador
FECHA:
Factura No. Cliente Subtotal IVA Total
Realizado por Revisado porAdministrador Gerencia
Reporte de Ventas
PARRILLADAS Y SUPERPINCHOS Registro de Ingresos No. 000111
¨BAR-B-Q¨ Dirección: Av. Quevedo y Pedro Vicente M. No. 101 ( Sector la Virgen)
Santo Domingo - EcuadorFECHA No. COMPROBANTE CONCEPTO SUBTOTAL IVA TOTAL
DE VENTA
ADMINISTRADOR CONTADORAREALIZADO POR REVISADO PORREVISADO POR
GERENTE
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