UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
EVALUACIÓN Y MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS
ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS DE LA EMPRESA "FEDERACIÓN
DE LIGAS BARRIALES DE QUITO", DEDICADA A BRINDAR SERVICIOS,
PARA LA FOMENTACIÓN DEL DEPORTE BARRIAL UBICADA EN EL
DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO
TRABAJO DE TITULACIÓN, MODALIDAD PROYECTO DE
INVESTIGACIÓN PARA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN
CONTABILIDAD Y AUDITORÍA, CONTADORA PUBLICA AUTORIZADA
AUTORA: ABIGAIL PAOLA TITUAÑA PARRA
TUTOR: DR. FÉLIX EDUARDO SORIA TEJADA
QUITO DM, ABRIL 2017
REFERENCIAS DEL AUTOR: Abigail Paola Tituaña Parra,
REFERENCIAS DEL TUTOR: Dr. Félix Eduardo Soria Tejada,
Tituaña Parra, Abigail Paola (2017). Evaluación y mejoramiento de los
procesos administrativos y financieros de la empresa "Federación de Ligas
Barriales de Quito", dedicada a brindar servicios, para la fomentación del
deporte barrial ubicada en el Distrito Metropolitano de Quito. Trabajo de
Titulación, modalidad proyecto de investigación para la obtención del Título
de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría. Contadora Pública Autorizada.
Carrera de Contabilidad y Auditoría. Quito: UCE. 326 p.
iii
DERECHOS DE AUTOR
Yo, Abigail Paola Tituaña Parra, con C.C. 172455327-4 en calidad de autora del trabajo
de investigación: EVALUACIÓN Y MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS
ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS DE LA EMPRESA "FEDERACIÓN DE
LIGAS BARRIALES DE QUITO", DEDICADA A BRINDAR SERVICIOS, PARA
LA FOMENTACIÓN DEL DEPORTE BARRIAL UBICADA EN EL DISTRITO
METROPOLITANO DE QUITO, Autorizo a la Universidad Central del Ecuador a
hacer uso de todos los contenidos que me pertenecen o parte de los que contiene esta
obra, con fines estrictamente académicos o de investigación.
Los derechos que como autora me corresponden, con excepción de la presente
autorización, seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los
artículos 5, 6, 8, 19 y demás pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su
Reglamento.
Asimismo, autorizo a la Universidad Central del Ecuador para que realice la
digitalización y publicación de este trabajo de investigación en el repositorio virtual, de
conformidad a lo dispuesto en el Art. 144 de la ley Orgánica de Educación Superior.
En la ciudad de Quito, a los 17 días del mes de Abril de 2017
Abigail Paola Tituaña Parra
C.C. 172455327-4
iv
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
Yo Dr. Félix Eduardo Soria Tejada, en calidad de tutor del trabajo de titulación,
EVALUACIÓN Y MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y
FINANCIEROS DE LA EMPRESA "FEDERACIÓN DE LIGAS BARRIALES DE
QUITO", DEDICADA A BRINDAR SERVICIOS, PARA LA FOMENTACIÓN DEL
DEPORTE BARRIAL UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE
QUITO, elaborado por la estudiante Abigail Paola Tituaña Parra, de la Carrera de
Contabilidad y Auditoría, Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad
Central del Ecuador, APRUEBO, en consideración que el trabajo de titulación reúne
los requisitos y méritos necesarios en el campo metodológico y epistemológico, para ser
sometido al jurado examinador que se designe en virtud de continuar con el proceso de
titulación determinado por la Universidad Central del Ecuador.
En la ciudad de Quito, a los 17 días del mes de Abril de 2017
Dr. Félix Eduardo Soria Tejada
C.C. 1701400416
v
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL NIVEL DE SIMILITUD DEL TRABAJO
DE TITULACIÓN
Yo, Dr. Félix Eduardo Soria Tejada, en calidad de tutor del trabajo de titulación
EVALUACIÓN Y MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y
FINANCIEROS DE LA EMPRESA "FEDERACIÓN DE LIGAS BARRIALES DE
QUITO", DEDICADA A BRINDAR SERVICIOS, PARA LA FOMENTACIÓN DEL
DEPORTE BARRIAL UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE
QUITO, elaborado por la estudiante Abigail Paola Tituaña Parra, de la Carrera de
Contabilidad y Auditoría, Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad
Central del Ecuador, APRUEBO, el nivel de similitud en correspondencias con los
parámetros establecidos considerando el resultado del programa especializado para tal
efecto, el análisis y revisión personal.
Se anexa la hoja resumen del programa especializado en imagen PDF
En la ciudad de Quito, a los 17 días del mes de Abril de 2017
Dr. Félix Eduardo Soria Tejada
C.C. 1701400416
vi
URKUND
vii
AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA
viii
DEDICATORIA
La realización de la tesis va dedicada con el amor más puro y profundo a mi madre
Samanda Parra, por ser el pilar fundamental de mi vida, por haberme dado su
bendición día tras día, cada mañana y haberme impulsado a cumplir esta meta. Te amo
mamita.
A mi hija, por ser mi fuente de inspiración para salir adelante y sobresalir en todo lo
que hago, porque sé, que conforme va pasando el tiempo, va siguiendo mis pasos, te
amo hija mía.
A mi esposo Roberto Paredes, por brindarme su amor y haberme motivado a cumplir
este sueño.
A mi hermana Brigitte Tituaña, por ser mi cómplice y apoyo en todos los momentos de
mi vida, te amo ñañita.
A la vida por haberme enseñado a luchar por mis sueños.
Abigail Paola Tituaña Parra
ix
AGRADECIMIENTO
A Dios por haberme dado la vida, la sabiduría y la fuerza de voluntad necesaria para
poder cumplir mis metas.
Al Virgen del Quinche, por haberme enseñado que la fe va más allá de los decretos y
las disposiciones del hombre.
A mi madre Samanda Parra, por haber luchado tanto, para que nunca nos falte nada y
podamos salir adelante, por ser mi ejemplo de mujer a seguir, y por enseñarme que a
pesar de las adversidades siempre cuento contigo para vencer los obstáculos juntas.
A mi hermana por haberme dado fuerza y valor para no decaer en los momentos
difíciles de la vida.
A mi hija y a mi esposo, por haberme apoyado día a día a cumplir mis sueños, y por
brindarme su amor que me impulsa a esforzarme cada vez más.
A mis amigos, quienes con sus risas y enojos hicieron de este proceso tan importante
una experiencia amena que jamás olvidaré.
A la Universidad Central del Ecuador, por haberme permitido formarme en sus aulas y
ser una excelente profesional.
Abigail Paola Tituaña Parra
x
CONTENIDO
DERECHOS DE AUTOR .............................................................................................. iii
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN ............................iv
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL NIVEL DE SIMILITUD DEL TRABAJO
DE TITULACIÓN ................................................................................................. v
AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA .......................................................................... vii
DEDICATORIA ............................................................................................................ viii
AGRADECIMIENTO ......................................................................................................ix
CONTENIDO .................................................................................................................... x
LISTA DE TABLAS ......................................................................................................xiv
LISTA DE FIGURAS ....................................................................................................xvi
ANEXOS ........................................................................................................................xxi
RESUMEN ................................................................................................................... xxii
ABSTRACT ................................................................................................................ xxiii
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................. 1
1. ASPECTOS GENERALES ................................................................................... 2
1.1. Antecedentes ................................................................................................... 2
1.1.1. Los primeros juegos deportivos ecuatorianos................................................ 2
1.2. Reseña histórica .............................................................................................. 2
1.3. Base legal ........................................................................................................ 3
1.4. Organismos de control .................................................................................... 4
1.4.1. Ministerio del Deporte .................................................................................... 4
1.4.2. Ley del Deporte Educación Física y Recreación ............................................ 4
1.4.3. Estatuto de la Federación Provincial de Ligas Deportivas Barriales y
Parroquiales de Pichincha. .............................................................................. 5
1.4.4. Ministerio de Relaciones Laborales................................................................ 6
1.4.4.1. Código de Trabajo ......................................................................................... 6
1.4.5. Servicio de Rentas Internas ............................................................................ 7
1.4.6. Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social ...................................................... 8
1.5. Giro del negocio ............................................................................................. 9
1.6. Ubicación geográfica ...................................................................................... 9
xi
1.7. Servicios que ofrece ...................................................................................... 10
1.8. Direccionamiento estratégico ....................................................................... 10
1.8.1. Misión ........................................................................................................... 10
1.8.2. Visión ............................................................................................................ 10
1.8.3. Lema ............................................................................................................. 11
1.8.4. Colores .......................................................................................................... 11
1.8.5. Políticas......................................................................................................... 11
1.9. Organigrama estructural ............................................................................... 11
1.10. Marco teórico ................................................................................................ 12
1.10.1. Proceso .......................................................................................................... 12
1.10.1.1. Elementos de un proceso ............................................................................. 13
1.10.1.2. Características de un proceso....................................................................... 14
1.10.1.3. Gestión por procesos.................................................................................... 14
1.10.1.3.1. Características de la gestión por procesos ................................................... 17
1.10.1.4. Control del proceso ...................................................................................... 18
1.10.1.5. Componentes de un proceso ........................................................................ 19
1.10.1.6. Diseño de los procesos................................................................................. 22
1.10.1.7. Jerarquía de los procesos ............................................................................. 24
1.10.1.8. Responsable del proceso .............................................................................. 24
1.10.2. Diagramas de flujo ........................................................................................ 26
1.10.2.1. Características de los diagramas de flujo..................................................... 26
1.10.2.2. Clasificación de los diagramas de flujo ....................................................... 26
1.10.2.3. Reglas para elaborar diagramas de flujo ...................................................... 27
1.10.2.4. Simbología ................................................................................................... 28
1.10.3. Manual de procesos ...................................................................................... 28
1.10.3.1. Objetivo del manual de procesos ................................................................. 29
1.10.3.2. Levantamiento de procedimientos ............................................................... 29
1.10.4. Análisis de valor ........................................................................................... 29
1.10.5. Mejoramiento de procesos ............................................................................ 30
1.10.5.1. Importancia del mejoramiento de procesos. ................................................ 31
1.10.5.2. Ventajas y desventajas del mejoramiento de procesos. ............................... 32
1.10.5.3. El proceso de mejoramiento. ....................................................................... 32
xii
1.10.5.4. Fases del mejoramiento de los procesos. ..................................................... 33
1.10.5.5. Procedimientos mejorados. .......................................................................... 36
1.10.6. Diagnóstico situacional ................................................................................. 37
1.10.6.1. Objetivo ....................................................................................................... 37
1.10.6.2. Concepto ...................................................................................................... 37
1.10.6.2.1. Diagnóstico POIDC (basado en el proceso administrativo) ........................ 38
1.10.6.2.2. Diagnóstico administrativo .......................................................................... 44
1.10.6.2.3. Diagnostico FODA ...................................................................................... 48
1.11. Marco conceptual.......................................................................................... 49
2. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL .............................................. 54
2.1. Ambiente externo.......................................................................................... 54
2.1.1. Macro ambiente ............................................................................................ 54
2.1.1.1. Factor Económico ........................................................................................ 54
2.1.1.2. Factor Político -Legal .................................................................................. 63
2.1.1.3. Factor Social y Cultural ............................................................................... 65
2.1.1.4. Factor Tecnológico ...................................................................................... 69
2.1.2. Microambiente .............................................................................................. 69
2.1.2.1. Clientes ........................................................................................................ 70
2.1.2.2. Proveedores.................................................................................................. 80
2.1.2.3. Competencia ................................................................................................ 82
2.2. Ambiente interno .......................................................................................... 83
2.2.1. Proceso Administrativo ................................................................................ 83
2.2.1.1. Planeación .................................................................................................... 83
2.2.1.2. Organización ................................................................................................ 83
2.2.1.3. Dirección...................................................................................................... 84
2.2.1.4. Control ......................................................................................................... 84
2.3. Análisis e interpretación de resultados ....................................................... 105
2.3.1. Matriz FODA resumen .............................................................................. 106
2.3.2. Matriz resumen ........................................................................................... 107
2.4. Matriz de estrategias FODA ....................................................................... 108
xiii
3. MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y
FINANCIEROS DE LA FEDERACIÓN DE LIGAS BARRIALES Y
PARROQUIALES DE QUITO ......................................................................... 110
3.1. Introducción ................................................................................................ 110
3.2. Análisis de valor de los procesos actuales administrativos y
financieros................................................................................................... 112
3.2.1. Estructurar la matriz de procesos. ............................................................... 117
3.2.2. Matriz de análisis de valor de los procesos actuales................................... 132
3.2.3. Informe de procesos actuales ...................................................................... 153
3.3. Propuesta de mejoramiento de los procesos ............................................... 156
3.3.1. Matriz de procesos mejorados. ................................................................... 156
3.3.2. Matriz de análisis de valor de los procesos mejorados. .............................. 192
3.3.3. Caracterización de los procesos mejorados. ............................................... 227
3.3.4. Diagrama de flujos de los procesos mejorados........................................... 264
3.3.5. Informe de procesos mejorados .................................................................. 301
3.3.6. Estructura Organizacional Mejorada. ......................................................... 320
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................................ 322
Conclusiones .................................................................................................................. 322
Recomendaciones .......................................................................................................... 323
BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................... 324
ANEXOS ....................................................................................................................... 328
xiv
LISTA DE TABLAS
Tabla 1 Tasa de Interés Activa del período 2014-2016 .................................................. 57
Tabla 2 Tasa de Interés Pasiva del período 2014-2016 .................................................. 58
Tabla 3 Tasa de Inflación del período 2014-2016 .......................................................... 60
Tabla 4 Riesgo País del período 2016 ............................................................................ 61
Tabla 5 Resultados de entrega de producto o servicio ................................................... 71
Tabla 6 Impuestos establecidos ...................................................................................... 72
Tabla 7 Convenios deportivos ........................................................................................ 73
Tabla 8 Tiempo libre ...................................................................................................... 74
Tabla 9 Campeonatos deportivos ................................................................................... 75
Tabla 10 Tiempo libre .................................................................................................... 76
Tabla 11 Apoyo por parte del Ministerio del Deporte................................................... 77
Tabla 12 Prioridades del presupuesto ............................................................................. 78
Tabla 13 Escuelas de fútbol ............................................................................................ 79
Tabla 14 Precios competitivos ........................................................................................ 80
Tabla 15 Resultados de misión y visión ......................................................................... 85
Tabla 16 Resultados de objetivos ................................................................................... 86
Tabla 17 Resultados de metas planteadas....................................................................... 87
Tabla 18 Resultados de las políticas organizacionales ................................................... 88
Tabla 19 Resultados de manual de funciones ................................................................. 89
Tabla 20 Resultados de cumplimiento de funciones ...................................................... 90
Tabla 21 Resultados de procesos documentados ............................................................ 91
Tabla 22 Resultados del organigrama funcional ............................................................ 92
Tabla 23 Resultados de procesos escritos de inducción ................................................. 93
Tabla 24 Resultados de distribución de espacio físico ................................................... 94
Tabla 25 Resultado de ambiente laboral......................................................................... 95
Tabla 26 Resultados de cursos de capacitación .............................................................. 96
Tabla 27 Resultados de comunicación ........................................................................... 97
Tabla 28 Resultados de publicidad ................................................................................. 98
Tabla 29 Resultados de respaldos ................................................................................... 99
Tabla 30 Porcentajes de desempeño ............................................................................. 100
xv
Tabla 31 Resultados de horario de atención ................................................................. 101
Tabla 32 Resultados del nivel de satisfacción del servicio de la Federación ............... 102
Tabla 33 Resultados de atención al cliente ................................................................... 103
Tabla 34 Resultados de tiempo de espera ..................................................................... 104
Tabla 35 Resultados de comprobante de pago ............................................................. 105
xvi
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 Organigrama Estructural Federa 1 ................................................................... 12
Figura 2 Elementos de un Proceso ................................................................................. 13
Figura 3 Características de un Proceso ........................................................................... 14
Figura 4 Mapa de Procesos ............................................................................................. 16
Figura 5 Mapa de Procesos ............................................................................................. 19
Figura 6 Niveles Jerárquicos de la Estructura Orgánica ................................................ 21
Figura 7 Tipo de Procesos .............................................................................................. 23
Figura 8 Jerarquía de los Procesos ................................................................................. 24
Figura 9 Requisitos que debe tener el responsable de un proceso.................................. 25
Figura 10 Simbología de los diagramas 1 ..................................................................... 28
Figura 11 Fases del Mejoramiento de Procesos ............................................................. 34
Figura 12 Producto Interno Bruto 1 ............................................................................... 55
Figura 13 VAB petrolero y no petrolero 1 .................................................................... 56
Figura 14 Sectores que contribuyen PIB 1 ..................................................................... 56
Figura 15 Tasa de Interés Activa .................................................................................... 58
Figura 16 Tasa de Interés Pasiva .................................................................................... 59
Figura 17 Tasa de Inflación ............................................................................................ 60
Figura 18 Riesgo País ..................................................................................................... 62
Figura 19 Pirámide de Kensel, Normativa Legal ........................................................... 63
Figura 20 Población Económicamente Inactiva (PEI) ................................................... 66
Figura 21 Tasas de Desempleo ....................................................................................... 67
Figura 22 Índice de Pobreza ........................................................................................... 68
Figura 23 Índice de Pobreza Anual de las Principales Ciudades ................................... 68
Figura 24 Porcentual de entrega de productos o servicios ............................................. 71
Figura 25 Porcentual de impuestos deportivos ............................................................... 72
Figura 26 Porcentual de convenios deportivos ............................................................... 73
Figura 27 Porcentual de tiempo libre ............................................................................. 74
Figura 28 Porcentual de apoyo por parte del Ministerio del Deporte ............................ 75
Figura 29 Porcentual de tiempo libre ............................................................................. 76
Figura 30 Porcentual de campeonatos deportivos .......................................................... 77
xvii
Figura 31 Porcentual de presupuesto .............................................................................. 78
Figura 32 Porcentual de escuelas de futbol .................................................................... 79
Figura 33 Porcentual de precios competitivos ................................................................ 80
Figura 34 Importadora jurado ......................................................................................... 81
Figura 35 Creaciones orfebres ........................................................................................ 81
Figura 36 Telconet .......................................................................................................... 81
Figura 37 Creaciones sport ............................................................................................. 81
Figura 38 Sisoine ............................................................................................................ 82
Figura 39 Borde del campo ............................................................................................ 82
Figura 40 Porcentajes de misión y visión de la federación ............................................ 85
Figura 41 Porcentaje de conocimiento de objetivos de la federación ............................ 86
Figura 42 Porcentaje de metas planteadas por la federación .......................................... 87
Figura 43 Porcentaje de políticas de la federación ......................................................... 88
Figura 44 Porcentaje de manual de funciones de la federación ..................................... 89
Figura 45 Porcentaje de cumplimiento de funciones...................................................... 90
Figura 46 Porcentaje de procedimientos documentados ................................................ 91
Figura 47 Porcentaje de organigrama funcional de la organización .............................. 92
Figura 48 Porcentaje de procesos escritos de inducción. ............................................... 93
Figura 49 Porcentaje de distribución de espacio físico de la federación ........................ 94
Figura 50 Porcentaje de un buen ambiente laboral ........................................................ 95
Figura 51 Porcentaje de cursos de capacitación para el personal. .................................. 96
Figura 52 Porcentajes de comunicación con los empleadores ....................................... 97
Figura 53 Porcentual de la publicidad de la federación.................................................. 98
Figura 54 Porcentaje de respaldos .................................................................................. 99
Figura 55 Porcentaje de procedimientos de desempeño ............................................... 100
Figura 56 Porcentual del horario de atención de la federación .................................... 101
Figura 57 Porcentual de la satisfacción del cliente de la federación ............................ 102
Figura 58 Porcentual de atención al cliente de la federación ....................................... 103
Figura 59 Porcentual del tiempo de espera de la federación ........................................ 104
Figura 60 Porcentual de comprobantes de pago electrónicos....................................... 105
Figura 61 Análisis del Valor Agregado y Simbología ................................................. 112
Figura 62 Simbología ................................................................................................... 113
xviii
Figura 63 Pasos para identificar el Tipo de Actividad ................................................. 114
Figura 64 Identificar los procesos y elaborar la Matriz de Procesos ............................ 115
Figura 65 Mapa de procesos actuales administrativos y financieros............................ 116
Figura 66 Representación gráfica del procedimiento elaboración del presupuesto ..... 265
Figura 67 Representación gráfica del procedimiento emisión de directrices
financieras ......................................................................................................... 266
Figura 68 Representación gráfica del procedimiento control estratégico .................... 267
Figura 69 Representación gráfica del procedimiento registro de transacciones .......... 268
Figura 70 Representación gráfica del procedimiento elaboración de conciliaciones
bancarias ........................................................................................................... 269
Figura 71 Representación gráfica del procedimiento control y análisis del manejo
de inventarios suministros ................................................................................ 270
Figura 72 Representación gráfica del procedimiento control y análisis de los
procedimientos de nómina ................................................................................ 271
Figura 73 Representación gráfica del procedimiento control y análisis de los
procedimientos de pago a proveedores ............................................................. 272
Figura 74 Representación gráfica del procedimiento control y análisis del control
documentario de clientes .................................................................................. 273
Figura 75 Representación gráfica del procedimiento cierre de fin de mes .................. 274
Figura 76 Representación gráfica del procedimiento control y análisis tributario ....... 275
Figura 77 Representación gráfica del procedimiento emisión y presentación de
estados financieros ............................................................................................ 276
Figura 78 Representación gráfica del procedimiento ingreso de depósitos
efectuados por los usuarios ............................................................................... 277
Figura 79 Representación gráfica del procedimiento revisión de saldos de cuentas
por cobrar .......................................................................................................... 278
Figura 80 Representación gráfica del procedimiento reporte de saldos de cuentas
bancarias ........................................................................................................... 279
Figura 81 Representación gráfica del procedimiento registro de las facturas
recibidas de proveedores de servicios ............................................................... 280
Figura 82 Representación gráfica del procedimiento recepción de facturas de
proveedores para pago ...................................................................................... 281
xix
Figura 83 Representación gráfica del procedimiento emisión de cheques y
transferencias bancarias .................................................................................... 282
Figura 84 Representación gráfica del procedimiento resguardo de los
comprobantes de pago ...................................................................................... 283
Figura 85 Representación gráfica del procedimiento análisis financiero y de
gestión de informes ........................................................................................... 284
Figura 86 Representación gráfica del procedimiento elaboración de la
planificación operativa anual (poa)................................................................... 285
Figura 87 Representación gráfica del procedimiento dirección de planificación ........ 286
Figura 88 Representación gráfica del procedimiento elaboración del plan anual de
contratación (pac) ............................................................................................. 287
Figura 89 Representación gráfica del procedimiento adquisición por compras
públicas ............................................................................................................. 288
Figura 90 Representación gráfica del procedimiento seguimiento de la
planificación ..................................................................................................... 289
Figura 91 Representación gráfica del procedimiento reclutamiento y selección del
personal ............................................................................................................. 290
Figura 92 Representación gráfica del procedimiento contratación .............................. 291
Figura 93 Representación gráfica del procedimiento inducción al personal ................ 292
Figura 94 Representación gráfica del procedimiento renuncia voluntaria ................... 293
Figura 95 Representación gráfica del procedimiento visto bueno empleador.............. 294
Figura 96 Representación gráfica del procedimiento visto bueno del trabajador ........ 295
Figura 97 Representación gráfica del procedimiento finalización del contrato ........... 296
Figura 98 Representación gráfica del procedimiento elaboración del programa de
capacitación ...................................................................................................... 297
Figura 99 Representación gráfica del procedimiento ejecución del programa de
capacitación ...................................................................................................... 298
Figura 100 Representación gráfica del procedimiento registro, control de
documentos ....................................................................................................... 299
Figura 101 Representación gráfica del procedimiento control del horario de
trabajo ............................................................................................................... 300
xx
Figura 102 Organigrama estructural propuesto para la federación de ligas
barriales y parroquiales de quito ....................................................................... 321
xxi
ANEXOS
Anexo A Encuesta A Clientes ...................................................................................... 328
Anexo B Encuesta al Personal ...................................................................................... 330
xxii
EVALUACIÓN Y MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS
ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS DE LA EMPRESA "FEDERACIÓN
DE LIGAS BARRIALES DE QUITO", DEDICADA A BRINDAR SERVICIOS,
PARA LA FOMENTACIÓN DEL DEPORTE BARRIAL UBICADA EN EL
DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO
RESUMEN
El presente trabajo de investigación se ha desarrollado en la FEDERACIÓN DE LIGAS
BARRIALES Y PARROQUIALES DE QUITO, esta empresa tiene como razón de ser,
proveer servicios deportivos a personas naturales de todos los barrios y parroquias del
cantón Quito.
El problema radica básicamente en la inexistencia de procesos administrativos y
financieros documentados, lo cual ha generado varios inconvenientes en el desarrollo de
las actividades, confusiones, duplicidad de funciones, desperdicio de recursos, entre
otros.
Para poder afrontar este problema se propone una evaluación y mejoramiento de los
procesos administrativos-financieros que contribuya a la correcta ejecución de las
actividades de la federación, ya que este detalla los pasos a seguir para poder realizarlas,
de esta manera se satisface las necesidades y expectativas tanto de los clientes internos
como de los externos.
El principal objetivo de esta investigación es aumentar los niveles de eficiencia y
eficacia, el desarrollo del personal, además de la evaluación de procesos en la
federación, a través de un mejoramiento de procesos administrativos y financieros.
PALABRAS CLAVE: EVALUACIÓN DE PROCESOS / MEJORAMIENTO DE
PROCESOS / PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS / PROCEDIMIENTOS
FINANCIEROS / FLUJOGRAMAS DE PROCESOS
xxiii
EVALUATION AND IMPROVEMENT OF THE ADMINISTRATIVE AND
FINANCIAL PROCESSES OF THE FEDERACIÓN DE LIGAS BARRIALES Y
PARROQUIALES DE QUITO.
ABSTRACT
The present research work has been carried out in the FEDERACIÓN DE LIGAS
BARRIALES Y PARROQUIALES DE QUITO; this company has as its purpose to
provide sports services to natural persons from all districts and parishes in the canton
Quito.
The problem lies basically in the absence of documented administrative and financial
processes, which has generated several disadvantages in the development of activities,
confusion and duplicity of functions and wastage of resources, among others.
In order to deal with this problem, it is proposed to evaluate and improve the
administrative and financial processes that contribute to the correct execution of the
activities of the federation, since it details the steps to be followed in order to carry them
out, thus satisfying the needs and expectations of both internal and external customers.
The main objective of this research is to increase the levels of efficiency and
effectiveness, the development of the personnel, besides the evaluation of processes in
the federation, through an improvement of administrative and financial processes.
KEYWORDS: PROCESS EVALUATION / PROCESS IMPROVEMENT /
ADMINISTRATIVE PROCEDURES / FINANCIAL PROCEDURES / PROCESS
FLOWS
1
INTRODUCCIÓN
El presente trabajo de investigación “EVALUACIÓN Y MEJORAMIENTO DE LOS
PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS DE LA FEDERACIÓN DE
LIGAS BARRIALES Y PARROQUIALES DE QUITO.” Tiene como objetivo
principal entregar una herramienta que permita mejorar los procesos y actividades que
tienen que ver con el giro de la empresa.
Para lo cual se necesita conocer los aspectos generales de la empresa, tales como los
antecedentes, reseña histórica y leyes que rigen su actividad económica; así como
también su cultura organizacional en la que se establece su misión, visión, objetivos,
políticas, direccionamiento estratégico, organigrama y por último se encuentra en la
parte teórica que engloba evaluación y mejoramiento de procedimientos, desde la
definición de procesos, hasta la forma de desarrollar los procedimientos análisis
situacional, tanto a nivel interno como externo.
Se enfoca también en el análisis situacional, tanto a nivel interno como externo de la
organización para una mejor comprensión actual de la misma, mediante encuestas.
Como punto principal se presentará la propuesta de la Evaluación y Mejoramiento de
Procesos Administrativos– Financieros, en el cual se define el proceso, subprocesos y
actividad, sus responsables, tiempo de duración, en las respectivas hojas de matriz de
análisis de valor de los procesos actuales y mejorados y las hojas de caracterización y
diagramas de flujo de los procesos mejorados.
Se presenta las conclusiones a las que se llegó después de haber realizado el presente
trabajo de investigación, y recomendaciones que pueden ser tomadas en cuenta por los
directivos de la empresa para mejorar el desarrollo de las actividades en caso de que
crean conveniente hacerlo en cada uno de los procesos evaluados y mejorados.
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1. ASPECTOS GENERALES
1.1. Antecedentes
1.1.1. Los primeros juegos deportivos ecuatorianos
El Ecuador no está acostumbrado a cultivar el deporte al contrario están orientados a
tener una vida sedentaria, por lo que la organización vio necesario crearse con el fin de
fomentar el deporte en todos los barrios y parroquias de la ciudad de Quito, fijándose
como objetivo principal ir aumentado las ligas en cada uno de los barrios y parroquias,
esta manera ayudar a toda la sociedad a mejorar su estilo de vida.
El desarrollo de las competencias deportivas nacionales no tuvieron un avance paralelo
al reinicio de los Juegos Olímpicos Modernos, tardaron varios años hasta que una
comisión de personajes ecuatorianos con visión deportiva, representantes de las
Federaciones Deportivas Provinciales que ya comenzaron a fundarse por entonces
decidieron organizar las “Primeras Olimpiadas Nacionales.
En la ciudad de Riobamba el 14 de marzo de 1926 en plena vorágine de la Revolución
Juliana, auspiciada por los miembros que conformaron la Junta de Gobierno Nacional
entre 1925 y 1926, destacados políticos de esa época que apoyaron definitivamente su
realización, ellos fueron: Francisco Arízaga Luque, Luis Napoleón Dillon, Gral. Fran-
cisco Gómez de la Torre, Isidro Ayora, Pedro Pablo Egüez, Julio E. Moreno
Las Primeras Olimpiadas Ecuatorianas se inauguraron en un marco solemne con la
intervención de las Federaciones Deportivas del Chimborazo, Pichincha, Azuay,
Guayas, y Tungurahua. Los primeros deportes en los que se compitió fueron: Atletismo,
Baloncesto, Box, Ciclismo, Esgrima, Fútbol, Tenis de campo, Tiro y Ajedrez, de esta
manera dieron inicio a las olimpiadas. (Astudillo Avilés, 2012)
1.2. Reseña histórica
La Federación de Ligas Deportivas Barriales y Parroquiales del Cantón Quito fue
fundada el 18 de marzo de 1957. Las ligas fundadoras son: La Tola, San Juan,
Chaupicruz, La Magdalena, la Central Obrera de Chimbacalle y Santa Prisca
(desaparecida). Su presidente fundador fue el Riobambeño Carlos María Castañeda
Romero.
La sesión de fundación se realizó el 18 de marzo del 2010, a las 20h00, en el inmueble
ubicado en la calle Pedro Fermín Cevallos, No. 637, tercer piso, del centro de la ciudad
de Quito. La primera directiva electa en esa misma noche estuvo integrada por las
siguientes personas:
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Presidente: Carlos María Castañeda Romero (Presidente vitalicio de Liga La
Tola)
Vicepresidente: Dr. Germán Jaramillo Larrea (Directivo de Liga La Tola)
Secretario: Sr. Fausto Alvear (Presidente de Liga La Magdalena)
Tesorero: Benjamín Lastra Yánez (Presidente de la Central Obrera de
Chimbacalle)
Síndico: Dr. Bolívar León
Comisión de calificaciones: Sr. Jorge Calderón, Ing. Sergio Lasso, Carlos
Márquez Francisco Guamán.
Vocales:
Alfonso Torres (Central Obrera de Chimbacalle)
Segundo Rafael Osorio (Liga Chaupicruz)
Carlos Márquez (Liga La Tola)
Ricardo Cruz Moncayo (Liga San Juan)
Francisco Guamán y Carlos Estrella (Liga La Magdalena)
Arturo Jaramillo (Liga Unión Deportiva Parroquial Santa Prisca)
(Federación de Ligas Deportivas Barriales y Parroquiales de Quito, 2016)
1.3. Base legal
La Federación de Ligas Barriales de Quito es una organización deportiva de derecho
privado, autónoma y sin fines de lucro. Actualmente está integrada por 88 ligas
deportivas barriales y parroquiales, su ámbito de incidencia es en unas 200.000
personas, en las distintas áreas deportivas, pero este año se desea llegar por lo menos a
las 110 ligas.
La misma se rige a un estatuto proporcionado por el Ministerio del Deporte, el mismo
que contiene artículos, derechos y sanciones a los que se deberán someter cada uno de
los que laboren en la organización, para lograr un buen desempeño y así lograr cumplir
los objetivos institucionales.
La Federación de Ligas Barriales y Parroquiales es una sociedad colectiva, por ende no
cuenta con un capital , más bien cuenta con un ingreso de parte del Ministerio del
Deporte de $150.000 anuales e ingresos propios de $150.000 anuales que provienen de
los carnets, pases, certificaciones y arriendos de locales, es decir los servicios que presta
la organización.
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1.4. Organismos de control
1.4.1. Ministerio del Deporte
La Federación se rige al Ministerio del Deporte debido a que debe proteger, estimular y
promover la cultura física, el deporte y la recreación, como actividades para la
formación integral de las personas, conforme establece el artículo 82 de la Constitución
Política de la República, el cual damos a conocer a continuación para un mejor
entendimiento:
Art 82. “El Estado protegerá, estimulará, promoverá y coordinará la cultura física, el
deporte y la recreación, como actividades para la formación integral de las personas.
Proveerá de recursos e infraestructura que permitan la masificación de dichas
actividades. Auspiciará la preparación y participación de los deportistas de alto
rendimiento en competencias nacionales e internacionales, y fomentará la participación
de las personas con discapacidad.” (Constitución Política de la República del Ecuador,
2016)
Para cumplir esta obligación es necesario fortalecer la institucionalidad deportiva del
país, dotando a las entidades públicas responsables del manejo deportivo de suficiente
capacidad jurídica para su actuación; Para ello deben tomar cuenta las leyes a las que
deben regirse para un mejor cumplimiento, para mayor explicación describiremos a
continuación las leyes a cuales deben regirse:
1.4.2. Ley del Deporte Educación Física y Recreación
La Federación debe regirse a la Ley del Deporte debido que aquí se encuentra
establecido las normas a las que deben sujetarse estas actividades para mejorar la
condición física de toda la población, contribuyendo así, a la consecución del Buen
Vivir. Las y los ciudadanos que se encuentren al frente de las organizaciones amparadas
en esta Ley, deberán promover una gestión eficiente, integradora y transparente que
priorice al ser humano.
Esta ley ayuda a la organización para la adecuada utilización de infraestructura y como
objetivo principal el desarrollo de las organizaciones deportivas en la búsqueda
constante y sostenida del acondicionamiento físico de toda la población, impulsando al
acceso masivo del deporte incluyendo a las personas con discapacidad para así
coadyuvar al Buen Vivir.
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1.4.3. Estatuto de la Federación Provincial de Ligas Deportivas Barriales y
Parroquiales de Pichincha.
El estatuto fue creado con el fin de que exista un documento donde haya constancia de
las normas internas de la organización que se debe cumplir y hacer cumplir, el cual sirve
para dar a conocer a que se debe regir para el funcionamiento para que exista
constancia de la base legal, derechos, obligaciones, sanciones, disposiciones, normas,
elecciones, para que de esta manera exista un mejor desempeño de todos los que son
parte de la organización. El cual fue elaborado por el Ministerio del Deporte en el cual
consta:
Denominación, Domicilio, y la Duración.
Régimen, Finalidades, Atribuciones de la Organización.
De sus Filiales.
Derechos
Obligaciones
Tipos de Sanciones
Organismos de Funcionamiento
Asamblea General
Directorio Comisiones
Secretario General
Prosecretario
Tesorero
Síndico
Vocales
Convocatorias
Elecciones
Quórum
Resoluciones
Apelaciones
Reconsideraciones
Patrimonio, de los Bienes y Fondos
Normas Generales
Disposiciones Finales
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Disposiciones Transitorias
1.4.4. Ministerio de Relaciones Laborales
Es una entidad pública encargada de regular y controlar el cumplimiento de las políticas
laborales vigentes, con el fin de garantizar un empleo digno que permita alcanzar el
buen vivir de los ecuatorianos.
El Ministerio de Relaciones laborales a través de su portal en internet permite agilizar el
proceso de registro de trámites tales como:
Registro y legalización de contratos
Legalizaciones de décimo tercer y cuarto sueldo
Registro y legalización de actas de finiquito, entre otros.
De este modo verifica que el trabajador perciba los derechos que por ley le
corresponden, así como también que el patrono cumpla con sus obligaciones laborales.
1.4.4.1. Código de Trabajo
Contiene los preceptos que regulan las relaciones entre el empleador y el trabajador,
indicando formas de contrato, jornadas de trabajo, derechos y obligaciones para las dos
partes, entre otros, con el fin de que las relaciones laborales se lleven de manera
adecuada.
Las principales obligaciones que tiene el empleador son:
Afiliar a los empleados al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS)
desde su primer día de trabajo.
Cancelar a tiempo los sueldos y salarios según lo estipulado en el contrato de
trabajo.
Proporcionar a los trabajadores los implementos necesarios para que puedan
desarrollar con normalidad sus actividades.
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Indemnizar a los trabajadores que hayan sufrido accidentes laborales o que
hayan adquirido enfermedades relacionadas a las actividades que realizan.
Llevar un registro actualizado que contenga toda la información personal de
cada uno de los empleados.
Otorgar certificados laborales a los trabajadores las veces que sea necesarias,
entre otros.
Las principales obligaciones de los trabajadores son:
Desarrollar sus actividades laborales de acuerdo a lo establecido en el contrato
de trabajo.
Cuidar las instalaciones de la empresa, así como los implementos suministrados
por el empleador.
Comportarse de manera adecuada en las instalaciones de la empresa, sus
alrededores y en cualquier lugar cuando se porte el uniforme de la misma.
No revelar ningún tipo de información acerca de la empresa a terceras personas,
entre otras.
Cabe recalcar que lo que para una parte son obligaciones para la otra son derechos.
1.4.5. Servicio de Rentas Internas
Es una entidad técnica y autónoma que forma parte de la organización estatal, su
finalidad es promover la cultura tributaria a fin de incrementar la recaudación de
impuestos tributarios aplicando la normativa vigente.
La Federación de Ligas Barriales de Quito declara:
MENSUALMENTE
IVA
Retención en la fuente
Anexo ATS
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ANUALMENTE
Impuesto a la renta
Anexo REDEP
Anexo socios
1.4.6. Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
Es una entidad autónoma, creada con decreto ejecutivo N° 018, publicada en el registro
oficial N° 591 del 13 de marzo de 1928, durante el gobierno del Dr. Isidro Ayora.
Esta entidad se encarga de preservar el bienestar de sus afiliados. Dentro de los
servicios que presta el IESS se encuentran los siguientes:
Atención médica
Pensiones jubilares
Jubilación por vejez
Montepío
Programa del adulto mayor
Préstamos con el BIESS (Hipotecarios, Quirografarios, Financiamiento al
constructor), entre otros.
En la actualidad la Federación de Ligas Barriales de Quito cuenta con 8 empleados, los
mismos que al momento de ingresar a la institución cuentan con los beneficios que
ofrece la seguridad social. Dentro de las actividades que debe cumplir están:
Realizar las Avisos de entrada del personal que ingresa a la institución
Realizar los Avisos de Salida al momento que el empleado deja de prestar sus
servicios en la institución.
Informar a través de la página web, las modificaciones de sueldos contingencias
de enfermedades o cualquier otra novedad dentro del término de tres días de
ocurrido el suceso.
Ingreso que perciben los empleados, de los cuales el 9.35% se descuenta al
empleado y la diferencia del 12.15% paga el patrono.
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Cancelar hasta el 15 de cada mes las planillas de préstamos tanto hipotecarios y
quirografarios que hayan realizado los empleados.
Al momento que el empleado cumple un año se debe cancelar los fondos de
Reserva según autorización del empleado ya sea en el rol mensual o a través del
fondo acumulativo en el IESS.
1.5. Giro del negocio
Federación de Ligas Barriales y Parroquiales de Quito tiene como giro del negocio
planificar, programar y ejecutar torneos deportivos a nivel barrial y todo tipo de
actividad física, destinados a los niños, jóvenes y adultos, hombres y mujeres, para que
utilicen el tiempo libre en una forma adecuada y logren el mejoramiento de su calidad
de vida, contribuyendo así a la construcción de un pueblo sano física y
psicológicamente.
Actualmente la organización ofrece servicios para la creación de nuevos equipos en las
distintas disciplinas de los barrios y parroquias del cantón Quito, la misma que nos
permite acceder a la recreación sin ninguna discriminación para el Buen Vivir, las
mismas que se detallan a continuación:
Futbol Masculino
Futbol Femenino
Básquet Masculino
Básquet Femenino
Futbol Micro
Futbol Indor
Ecua Vóley
1.6. Ubicación geográfica
Actualmente se encuentra ubicada en la Avenida Gran Colombia N 14-27 y Luis Sodiro,
el correo electrónico es: [email protected] , su teléfono es: 2232326.
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1.7. Servicios que ofrece
La Federación de Ligas Barriales y Parroquiales de Quito ofrece distintos servicios a
las ligas filiales los cuales se detallan a continuación:
Registros: Se registra jugadores nuevos y antiguos de las diferentes ligas, esto
lo realizan cuando ellos desean, para que el mismo pueda actuar como jugador
en su liga, de la misma manera se procede en el caso de que exista nuevo equipo.
Pases: Se legaliza el traspaso de un jugador de una liga hacia otra liga.
Carnets: Se sellan los mencionados para que los jugadores puedan actuar el
campeonato interno de su liga.
Certificaciones: Son certificados que emite la federación indicando que dicho
jugador pertenece a una liga y equipo indicando o a su vez indica que un
jugador no se encuentra registrado en ninguna liga filial a nuestra matriz.
1.8. Direccionamiento estratégico
La Federación de Ligas Deportivas Barriales y Parroquiales del Cantón Quito tiene
como finalidad fundamental la de difundir y fomentar la recreación y la práctica del
deporte en todas sus manifestaciones, dentro de su facultad, direccionándose para todas
las personas sin ninguna excepción, de esta manera ayudando a mejorar la condición
física de niños, adolescentes y adultos para un mejor Buen Vivir.
Para un mejor y óptimo desempeño la organización cuenta con los elementos de la
planificación estratégica los cuales fueron tomados de la página web de la Federación
de Ligas Barriales y Parroquiales de Quito los cuales se dará a conocer a continuación:
(Federación de Ligas Deportivas Barriales y Parroquiales de Quito, 2016)
1.8.1. Misión
Fomentar, diversificar y masificar la práctica del deporte recreativo y la actividad física
en base al trabajo voluntario y sin fines de lucro.
1.8.2. Visión
Ser la más grande y eficiente organización social y deportiva barrial del Ecuador.
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1.8.3. Lema
“POR LA UNIÓN Y SUPERACIÓN DEL DEPORTE BARRIAL”
1.8.4. Colores
“El azul, el rojo y el blanco”.
1.8.5. Políticas
Promover en la población el uso del tiempo libre en la práctica del deporte y la
actividad física, contribuyendo al mejoramiento de la calidad de vida, con un
enfoque de interculturalidad y de inclusión de los grupos de atención prioritaria.
Impulsar la masificación de la actividad física en la población tendiente a la
disminución del sedentarismo.
Impulsar la incorporación progresiva de niños, niñas y jóvenes en la práctica
deportiva que comprende procesos de iniciación, fundamentación y selección
deportiva.
1.9. Organigrama estructural
La organización actualmente no cuenta con un organigrama bien definido, por lo que se
procede a realizar uno a continuación de acuerdo a los procesos actuales:
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Figura 1 Organigrama Estructural Federa 1
1.10. Marco teórico
El marco teórico a niveles más específicos y concretos, comprende la ubicación del
problema en una determinada situación histórico-social, sus relaciones con otros
fenómenos, las relaciones de los resultados por alcanzar con otros ya logrados, como
también definiciones de nuevos conceptos, redefiniciones de otros, clasificaciones,
tipologías por usar, etcétera. (Bernal Torres, 2013)
El presente marco teórico engloba los diferentes temas y aspectos relacionados al
proceso administrativo – financiero, con el propósito de otorgar un enfoque científico a
la investigación realizada.
1.10.1. Proceso
“Es una serie de actividades definibles, repetibles, predecibles y medibles que llevan a
un resultado útil para un cliente interno o externo” (Group, e-Strategia Consulting,
2015)
Ministerio del
Deporte PRESIDENTE
DIRECTORIO
Administrador
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO
JURÍDICO
DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
Contador
Asistente Recepcionis
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Misión del Proceso
Entrada del Proceso
Transformación
Salida
Controles
Recursos
Límites del Proceso
“Se lo concibe también como el conjunto de actividades interrelacionadas que requieren
de un insumo organizacional (entrada), le agregan valor a este (generando una
transformación) y suministran un servicio (resultado).” (Saltos, 2015)
1.10.1.1. Elementos de un proceso
Todo proceso se identifica al menos por estar formado por los siguientes elementos:
1. Misión de un Proceso: Determina el fin para el cual fue concebido en relación
directa a los objetivos del mismo.
2. Entrada del Proceso: Pueden ser tangibles o intangibles y son los insumos
para realizar el servicio (equipos, materiales, componentes, energía,
información, etc.).
3. Transformación: Es el conjunto de actividades y tareas que recibiendo una
entrada, le agrega valor y generan una salida para el usuario interno o externo.
4. Salida: Es el producto o servicio generado por un proceso, para el usuario.
5. Controles: Sistemas de medida y control que mediante la generación de datos,
permiten analizar el desempeño de los procesos.
6. Recursos: Constituyen el apoyo humano, económico, logístico, tecnológico y
de infraestructura que interactúan en distintas relaciones dentro de la
organización.
7. Límites de Proceso: Se definen por el alcance de las actividades incluidas, las
entradas requeridas, las salidas generadas, y los recursos relacionados. (Saltos,
2015)
Figura 2 Elementos de un Proceso
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1.10.1.2. Características de un proceso
Según la guía metodológica de Gobierno por Resultados, establece que un proceso debe
tener las siguientes características:
a) Definible‐ Deben estar documentados, y sus requerimientos y mediciones
deben ser establecidos.
b) Repetible. Son secuencias de actividades recurrentes. Deben ser comunicados,
entendidos y ejecutados consistentemente.
c) Predecible. Los procesos deben lograr un nivel de estabilidad tal que se asegure
que sus actividades se ejecutan consistentemente y producen los resultados
deseados.
d) Medible. Los procesos deben tener mediciones que aseguren la calidad de cada
actividad individual así como la calidad del resultado final. (Group, e-Strategia
Consulting, 2015)
Figura 3 Características de un Proceso
1.10.1.3. Gestión por procesos
Las organizaciones están constituidas por una compleja combinación de recursos
(capital humano, capital intelectual, instalaciones, equipos, sistemas informáticos, etc.)
interdependiente e interrelacionados, que deben perseguir los mismos objetivos, y
cuyos desempeños deben afectar positivamente o negativamente a la organización en su
conjunto.
DEFINIBLE REPETIBLE
PREDECIBLE
MEDIBLE
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La gestión por procesos implicará contar con un cuadro de indicadores referidos a la
calidad y a otros parámetros significativos. Este es el modo en que verdaderamente la
organización podrá conocer, controlar y mejorar su cometido.
La gestión de los procesos tanto tecnológicos como los administrativos, constituye un
nuevo enfoque de la coordinación y planificación en el seno de una organización. “La
relativa estabilidad de los grandes procesos hace de ellos una excelente base de
planificación. El proceso se inscribe en el tiempo; por tanto, la gestión de los procesos
permite afrontar el futuro sobre una base sólida (Lorino, 2013).
Entre las utilidades que se obtiene al centrar la gestión de la organización en sus
procesos, se puede mencionar que:
Permite a la organización centrarse en el cliente.
Permite a la compañía predecir y controlar el cambio.
Aumenta la capacidad de la empresa para competir, mejorando el uso de los
recursos disponibles.
Ofrece una visión sistemática de las actividades de la organización.
Previene posibles errores.
Desarrolla un sistema completo de evaluación para las áreas de la empresa.
Suministra un método para preparar la organización a fin de cumplir con sus
desafíos futuros (Harrington, 2015)
La Gestión de Procesos percibe la organización como un sistema interrelacionado de
procesos que contribuyen conjuntamente a incrementar la satisfacción del cliente.
Supone una visión alternativa a la tradicional caracterizada por estructuras organizativas
de corte jerárquico - funcional, que pervive desde mitad del XIX, y que en buena
medida dificulta la orientación de las empresas hacia el cliente. Tradicionalmente, las
organizaciones se han estructurado sobre la base de departamentos funcionales que
dificultan la orientación hacia el cliente. La gestión por procesos implica el
“Reordenamiento de los flujos de trabajo de forma que aporten valor añadido dirigido
a aumentar la satisfacción del cliente y a facilitar las tareas de los profesionales”.
La Gestión por Procesos, percibirá a la organización como un sistema interrelacionado
de procesos que contribuirán conjuntamente a incrementar la satisfacción del cliente.
Supondrá una visión alternativa a la tradicional caracterizada por estructuras
organizativas de corte jerárquico-funcional, que pervive desde la mitad del siglo XIX, y
que en buena medida dificultará la orientación de las empresas hacia el cliente.
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La Gestión Estratégica por Procesos coexistirá con la administración funcional,
asignando "propietarios" a los procesos claves, haciendo posible una gestión ínter-
funcional generadora de valor para el cliente y que, por lo tanto, procurará su
satisfacción. Determinará qué procesos necesitarán ser mejorados o rediseñados,
establecerá prioridades y proveerá de un contexto para iniciar y mantener planes de
mejora, que permitirán alcanzar los objetivos estratégicos establecidos en la
Planificación Estratégica Institucional
El mapa de procesos impulsará a la organización a poseer una visión más allá de sus
límites geográficos y funcionales, mostrando cómo sus actividades estarán relacionadas
con los clientes externos, proveedores y grupos de interés. Tales "mapas" presentarán la
oportunidad de mejorar la coordinación entre los elementos claves de la organización.
Asimismo plantearán la posibilidad de distinguir entre procesos estratégicos, claves, de
soporte, constituyéndose el primer paso para seleccionar los procesos sobre los cuales se
actuará.
Figura 4 Mapa de Procesos
ABA
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GESTION ESTRATEGICAE-01
DIRECCIONAMIENTO Y CONTROL
E-02
GESTION DEL DESARROLLO HUMANO
GESTION ADMINISTRATIVA FINANCIERA
GESTION DE LA CALIDAD, SEGURIDAD Y AMBIENTAL
MANTENIMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA
GESTION TECNOLOGICA
CONTROL OPERATIVO INTERNO
MAPA DE PROCESOS
ESTRATEGICOS
SUSTANTIVOS
ADJETIVOS
CRIANZA DE AVES
PRODUCCIONHUEVO FELTIL
PLANIFICACIONPRODUCCION
GESTIONPOSTVENTA
COMERCIALIZACION
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Un modelo es una representación de una realidad compleja, realizar el modelado de un
proceso es sintetizar las relaciones dinámicas que en él existen, probará sus premisas y
predecirá sus efectos en el cliente. Constituirá la base para que el equipo de procesos
aborde el rediseño y mejora, establecerá indicadores relevantes en los puntos
intermedios del proceso y en sus resultados.
Un método estructurado que utilizará un preciso manual para comprender el contexto y
los detalles de los procesos claves. Siempre que un proceso vaya a ser rediseñado o
mejorado, su documentación es esencial como punto de partida. Lo habitual en las
organizaciones es que los procesos no estén identificados y por consiguiente no se
documenten ni se delimiten. Los procesos fluirán a través de distintos departamentos y
puestos de la organización funcional, que no suele percibirlos en su totalidad y como
conjuntos diferenciados, en muchos casos interrelacionados.
La configuración, entrenamiento y facilitación de equipos de procesos son esenciales
para la gestión de los procesos y la orientación de éstos hacia el cliente. Los equipos han
de ser liderados por el "propietario del proceso", y han de desarrollar los sistemas de
revisión y control.
El análisis de un proceso puede dar lugar a acciones de mejoramiento, rediseño para
incrementar la eficacia, reducir costos, mejorar la calidad y acortar los tiempos
reduciendo los plazos de producción y entrega del producto o servicio.
1.10.1.3.1. Características de la gestión por procesos
Las principales características de la Gestión por Procesos podrán definirse como:
Incrementar la eficacia
Reducir costos
Mejorar la calidad
Acortar los tiempos y disminuir los plazos de producción y entrega del servicio
Además estarán presentes en la gestión por procesos otras características novedosas, con
respecto a las tradicionales, así podremos aproximar las siguientes:
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a) Identificación y documentación.- Lo habitual en las organizaciones es que los
procesos no estén identificados, y por consiguiente no se documenten ni se
delimiten. Tal y como se expuso anteriormente los procesos fluyen a través de
distintos departamentos y puestos de la organización funcional, que no suele
percibirlos en su totalidad y como conjuntos diferenciados, en muchos casos
interrelacionados.
b) Definición de objetivos.- La descripción y definición operativa de los objetivos es
una actividad propia de la gestión. La característica del enfoque es definir
explícitamente esos objetivos en términos del cliente. Esto permitirá orientar los
procesos hacia la calidad, es decir hacia la satisfacción de necesidades,
expectativas y deseos del cliente.
c) Especificación de responsables de los procesos.- Comúnmente al estar
distribuidas las actividades de un proceso entre diferentes áreas funcionales, lo
habitual es que nadie se responsabilice del mismo, ni de sus resultados finales.
d) La gestión de procesos introduce la figura esencial de propietario del proceso.- El dueño del proceso es una persona que participará en sus actividades. Será esta
persona la responsable última del control sobre el mismo desde el principio hasta el
final, generalmente este papel es asignado a un mando o directivo.
e) El propietario del proceso puede delegar este liderazgo en un equipo o en otra
persona que tenga un conocimiento importante sobre el proceso.- En este caso
es vital que el dueño del proceso esté informado de las acciones y decisiones que
afectarán al proceso, ya que la responsabilidad no se delega.
f) Reducción de etapas y tiempos.- Generalmente existirá una sustancial diferencia
entre los tiempos de proceso y de ciclo. La gestión por procesos incidirá en los
tiempos de ciclo, y en la reducción de las etapas de manera que el tiempo total del
proceso disminuirá.
g) Simplificación.- Intentando reducir el número de personas y departamentos
implicados en un ejercicio de simplificación, es característico de esta estrategia de
gestión.
h) Reducción y eliminación de actividades sin valor añadido.- Es frecuente
encontrar que buena parte de las actividades de un proceso no aportarán en el
resultado final. Podrán tratarse de actividades de control duplicadas o simplemente
que se llevarán a cabo porque surgieron por alguna razón más o menos operativa
en principio, pero que no han justificado su presencia en la actualidad. La gestión
de procesos cuestionará estas actividades dejando perdurar las estrictamente
necesarias, como aquellas de evaluación imprescindibles para controlar el proceso
o las que deberán realizarse por cumplimiento de la legalidad y normativa vigente.
i) Reducción de burocracia.- Con frecuencia será necesario dotar de más funciones
y de mayor responsabilidad al personal que intervendrá en el proceso, como medio
para reducir etapas y acortar tiempos de ciclo. La implantación de estos cambios
afectará fuertemente al personal, por lo que deberá ser cuidadosamente llevado a
cabo para reducir la resistencia que pudiera darse en las personas implicadas.
j) Inclusión de actividades de valor añadido.- Que incrementarán la satisfacción
del cliente del proceso. (Saltos, 2015),
1.10.1.4. Control del proceso
Controlar un proceso significa asegurar que genera, de manera continua, resultados
previsibles y satisfactorios. Para controlar un proceso se debe asignar:
Unos objetivos
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Unos indicadores cuantitativos para medir el logro de los objetivos.
Un sistema de medida para cada indicador.
Un propietario o responsable del proceso.
Un método de estandarización de su aplicación.
Cuadro de mando Integral (Balanced Scorecard).
Mediciones del proceso.
Costos de calidad.
Sistemas integrados de información (Tecnología).
Costeo basado en Actividades ABC.
Técnicas estadísticas.
El resultado de manejar apropiadamente los procesos es tener:
Figura 5 Mapa de Procesos
1.10.1.5. Componentes de un proceso
Dentro del Manual Organizacional de la compañía y de los procesos de calidad se
incluye como componentes de los procesos los siguientes:
“Portafolio de productos: Representa el conjunto integrado de productos que la
compañía ofrece a la sociedad para satisfacer sus necesidades y expectativas; y se
encuentra constituido por productos primarios y secundarios” (Saltos M. , 2016)
Procesos
Eficientes
Eficaces
Efectivos
Adaptables
Beneficios
Mínimos Recursos
Resultados Deseados
Mínimos recursos y resultados deseados
Capacidad de adaptación a clientes cambiantesy necesidades de la empresa
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Cadena de valor: Es la representación gráfica de las macro actividades de la
institución. Se deriva del análisis realizado a los productos primariosy que identifican el
aporte de valor de las macro actividades en el cumplimiento de la misión institucional.
La cadena de valor es una herramienta para examinar de manera sistemática las
actividades que desempeña la institución y la forma como interactúan, permite disgregar
la institución en sus actividades estratégicas para comprender el comportamiento de los
costos y las fuentes actuales y potenciales para la diferenciación. , (Saltos M. , 2016)
Diseño de la estructura orgánica: En este elemento se debe considerar y analizar los
siguientes componentes:
Unidades administrativas.- Una estructura organizacional se conforma por
gerencias y departamentos, las que dependerán de las necesidades basadas en la
misión, visión y la optimización del funcionamiento de la organización y de los
procesos internos.
Unidades financieras: Una estructura financiera se conforma por financieros,
contadores, tesoreros, las que dependerán de las necesidades de la organización,
para la optimización del funcionamiento de la organización y de los procesos
internos y externos.
Niveles jerárquicos.- Se refiere al número de niveles de administración que
adopta la organización, para garantizar el logro de sus objetivos, compuesto de los
siguientes niveles:
∞ Directivo.- Responsable de direccionar a la organización al cumplimiento de
su misión.
∞ Asesor.- Comprometido en proporcionar asesoría o asistencia técnica
específica, para la toma de decisiones y la solución de problemas
organizacionales.
∞ Apoyo.- Responsable de proveer apoyo administrativo y logístico, entregando
oportunamente recursos a la organización y permitiéndole alcanzar sus
objetivos.
∞ Operativo.- Responsable de la ejecución de los productos directamente
relacionados con el cliente externo.
21
Figura 6 Niveles Jerárquicos de la Estructura Orgánica
NIVELES
ORGANIZACIONALES
UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Directivo Directorio
Presidente
Asesor Asesoría Jurídica
Planificación
Apoyo Gestión de Recursos Humanos
Gestión Financiera
Gestión Tecnológica
Gestión Administrativa
Operativo Se identificarán con relación a la misión y
objetivos institucionales.
Líneas de autoridad y responsabilidad.- Canal formal que define la autoridad y
responsabilidad desde el más alto nivel hasta la base de la organización y viceversa.
Directivo
Asesor
Apoyo
Operativo
22
SIMBOLOGÍA DESCRIPCIÓN CONFORME
Línea de dependencia y responsabilidad
Línea de Asesoría
Línea de Apoyo
Organigrama estructural.- Es la representación gráfica de la estructura
organizacional, sustenta y articula todas sus partes integrantes e indica la relación con el
ambiente externo de la organización.
1.10.1.6. Diseño de los procesos
(Saltos M. , 2016)Los procesos se agrupan en función del grado de contribución y valor
agregado al cumplimiento de la misión institucional. La administración de procesos
requiere la identificación y clasificación de los mismos de manera estructurada y
estándar para controlar y gestionar resultados, se clasifican en:
Gobernantes: También denominados estratégicos, gobernadores, de dirección,
de regulación o de gerenciamiento, y son responsables de emitir políticas,
directrices y planes estratégicos para el funcionamiento de la organización.
Sustantivos: Llamados también específicos, principales, productivos, de línea, de
operación, de producción, institucionales, primarios, claves o agregadores de
valor, y son responsables de generar el portafolio de productos y/o servicios que
responden a la misión y objetivos estratégicos de la institución.
Adjetivos: Denominados también habilitantes, se clasifican en procesos
habilitantes de asesoría y los procesos habilitantes de apoyo, estos últimos
conocidos como de sustento, accesorios, de staff o administrativos, y son
responsables de brindar productos de asesoría y apoyo logístico para generar el
23
portafolio de productos institucionales demandados por los procesos gobernantes,
agregadores de valor y por ellos mismos.
Figura 7 Tipo de Procesos
UNIDADES
ADMINISTRATIVAS
PROCESOS
ORGANIZACIONALES
Directorios.- Primera autoridad de
la institución
Procesos Gobernantes
(Relacionado con la gestión
estratégica
DE ASESORÍA
Asesoría Jurídica
Planificación
de la institución)
Se identifican con relación a la
misión y objetivos institucionales
Procesos Sustantivos
(Relacionado directamente con las
actividades primordiales de la institución)
DE APOYO
Gestión de Recursos Humanos
Gestión Financiera
Gestión Tecnológica
Gestión Administrativa
Procesos Adjetivos
(Relacionado con las actividades que
proveen el soporte necesario para llevar a
cabo los procesos sustantivos)
24
Es importante enunciar que para todos los procesos institucionales se definirán su
misión. En los procesos gobernantes, se determinará las atribuciones y
responsabilidades conforme a su base legal constitutiva. Para los procesos agregadores
de valor y habilitantes se trasladarán los productos establecidos en el portafolio de
productos.
1.10.1.7. Jerarquía de los procesos
La jerarquía de los procesos se determinan en función del grado de contención y
mandato dentro de las actividades que agregan valor al cumplimiento de la misión
institucional, y se clasifican en:
Macro procesos: Es el conjunto de procesos interrelacionados de una
institución.
Procesos: Descripción de las actividades realizadas en el proceso.
Subprocesos: Constituyen elementos componentes de un proceso.
Procedimiento: Es el conjunto de reglas e instrucciones que determinan la
manera de proceder o de obrar para conseguir un resultado.
Actividad: Conjunto de tareas involucradas en un proceso.
Tarea: Trabajo o labor que debe ejecutarse en un tiempo establecido. (Saltos
M. , 2016)
Figura 8 Jerarquía de los Procesos
1.10.1.8. Responsable del proceso
Los responsables de las unidades o procesos institucionales, se involucrarán con la
autoridad nominadora para el diseño organizacional o reestructuración de unidades,
áreas, o procesos, sobre la base de la normativa legal, planificación estratégica y
25
operativa, donde la dirección encargada de la unidad de Gestión del Recurso Humano
dispondrá el inicio del proceso de reestructuración, previo la lectura, aprobación y
legalización de los informes técnicos que avalen el proceso., así como también la
estructuración del Comité de Desarrollo de Procesos. Adicionalmente los responsables
de los procesos deberán cumplir requisitos básicos como son:
Saber: Conocer con profundidad el proceso que va a administrar.
Poder: Capacidad para la toma de decisiones y faculta miento al personal en la toma de
decisiones.
Querer: Asumir voluntariamente la responsabilidad de la gestión del proceso.
Figura 9 Requisitos que debe tener el responsable de un proceso
Las funciones del Responsable del proceso son
1. Establecer medidas y fijar objetivos para mejorar el proceso
2. Garantizar que las metas globales del proceso se cumplan
3. Definir los límites y el alcance del proceso
4. Identificar necesidades de capacitación del personal de apoyo del proceso
5. Identificar los factores fundamentales de éxito del proceso
6. Preparar documentos de trabajo en caso de ser necesario
7. Definir los subprocesos y sus correspondientes responsables
8. Mantener el contacto con los usuarios del proceso para garantizar que se
satisfagan y se conozcan sus expectativas. (Saltos M. , 2016)
SABER
PODER
QUERER
26
1.10.2. Diagramas de flujo
También conocido como diagrama de flujo, o fluxograma, es un gráfico dinámico que
representa una serie de pasos que conforman un proceso determinado. “Los diagramas
de flujo representan en forma simbólica pictórica la secuencia en que se realizan las
operaciones de un determinado procedimiento y/o recorrido de las formas o materiales.
Muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que
intervienen (procedimiento detallado) para cada operación descrita y pueden indicar,
además, el equipo en se utilice en cada paso. (Rodríquez Valencia, 2014)
1.10.2.1. Características de los diagramas de flujo
Para los diagramas de flujo tienen las siguientes características:
Sintética: se debe representar de forma reducida, es decir, utilizando pocas
páginas, preferentemente solo una, ya que los diagramas de gran extensión
complican su asimilación y comprensión.
Simbolizada: la aplicación de la simbología apropiada a los diagramas de
sistemas y procedimientos evita a los analistas apuntes excesivos, repetitivos y
difusos en su interpretación.
De forma visible a un sistema o proceso: los diagramas sirven para examinar
el progreso de un sistema o proceso sin la obligación de descifrar indicaciones
extensas. Un diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografía aérea
que contiene los rasgos principales de una región, y que a su vez permite
observar estos rasgos o detalles principales. (Guerrero Logroño, 2013)
1.10.2.2. Clasificación de los diagramas de flujo
Según los diagramas de flujo se clasifican de la siguiente manera:
a) SEGÚN SU FORMA:
- Formato vertical: es una serie ordenada de las actividades de un proceso, que
va de arriba hacia abajo, donde se encuentra toda la información necesaria
según su finalidad.
- Formato horizontal: en este tipo el flujo o la serie de actividades se dirigen
de izquierda a derecha.
- Formato panorámico: también conocido como de formato columna o
tabular. En este tipo el proceso se identifica con la simple observación del
mismo, y es mucho más fácil de comprender para personas que no estén
acostumbradas. Es este se representan diferentes acciones coincidentes tanto
en líneas horizontales como verticales, así como también la implicación de
más de un departamento.
- Formato arquitectónico: presenta el flujo o la serie de actividades sobre la
zona de trabajo donde se ejecuta.
27
b) SEGÚN SU FINALIDAD:
- De forma: tratan escasos detalles de las actividades y muestran las etapas que
atraviesan cada una de las operaciones, desde que se originan hasta que
finalizan. Se utiliza el formato horizontal.
- De labores: son simplificados y simbolizan todas las actividades que se
realizan en un proceso y el departamento que lo efectúa. Se utiliza el formato
vertical
- De método: representan la forma de elaborar cada actividad del proceso, con
su correspondiente persona y serie. Se utiliza el formato vertical.
- Analítico: representa, además de cada actividad del proceso, la persona que la
efectúa, la serie construida y el análisis de utilidad para cada una de las
actividades que se encuentran en el proceso. Se usa el formato vertical.
- De espacio: muestra el trayecto y recorrido de las diferentes actividades del
procedimiento o parte de él. Se utiliza el formato arquitectónico.
- Combinados: se utiliza una mezcla de dos o más diagramas de los anteriores.
c) POR LA DIRECCIÓN Y EL TIPO DE FLUJO:
- Diagrama de flujo vertical: conocido cómo gráfico de análisis del proceso.
Se trata de un gráfico donde existen columnas verticales y líneas horizontales.
Este tipo de diagrama es útil para construir una rutina o procedimiento para
ayudar en la capacitación del personal y para racionalizar el trabajo.
- Diagrama de flujo horizontal: la secuencia de este tipo de diagramas se
traslada de forma horizontal. Destaca a las personas u organismos que
participan en una determinada rutina o procedimiento.
- Diagrama de flujo de bloques: representa la rutina a través de una secuencia
de bloques, donde cada uno cuenta con un significado y se hallan encadenados
entre sí. Representan los sistemas, es decir, para indicar entradas, operaciones,
conexiones, decisiones, archivado, etc., que constituyen el flujo o la secuencia
de las actividades de los sistemas.
- Diagrama de flujo ANSI: La simbología aplicada es publicada por la ANSI
(American National Standards Institute). A continuación se muestran los
símbolos más utilizados en la diagramación de flujo-gramas.
- Diagrama de Flujo Funcional: Es una modificación del diagrama estándar, y
muestra el movimiento de las actividades a través de las áreas o departamentos
de la organización, o entre las personas que intervienen dentro de un proceso.
(Guerrero Logroño, 2013)
1.10.2.3. Reglas para elaborar diagramas de flujo
Según existe un conjunto de reglas para la construcción de diagramas de flujo las cuales
son:
1) Todo diagrama de flujo debe tener un inicio y un fin.
2) Las líneas utilizadas para indicar la dirección del flujo del diagrama deben ser
rectas: verticales u horizontales.
3) Todas las líneas utilizadas para indicar la dirección del flujo del diagrama deben
estar conectadas. La conexión puede ser a un símbolo que exprese lectura,
proceso, decisión, impresión, conexión o fin del diagrama.
4) El diagrama de flujo debe construirse de arriba hacia abajo y de izquierda a
derecha.
28
5) La notación utilizada en el diagrama de flujo debe ser independiente del
lenguaje de programación. La solución presentada se puede escribir
posteriormente en diferentes lenguajes de programación.
6) Al realizar una tarea compleja, es conveniente poner comentarios que expresen
o ayuden a entender lo que se haya hecho.
7) Si la construcción del diagrama del flujo requiere más de una hoja, se debe
utilizar los conectores adecuados y enumerar las páginas correspondientes.
8) No puede llegar más de una línea a un símbolo determinado. (Cairó Battistuti,
2016, págs. 7-8)
1.10.2.4. Simbología
Los símbolos que se utilizan con mayor frecuencia son:
Figura 10 Simbología de los diagramas 1
1.10.3. Manual de procesos
Es el documento que contiene políticas, métodos y procedimientos que permiten
identificar y describir las entradas, actividades, salidas, controles recursos e
interrelaciona-miento de las unidades y procesos de la institución en función del cliente.
Para cada uno de los productos se diseñará el proceso y procedimiento correspondiente.
Operación:
Rectángulo
Inspección:
Círculo grande
Movimiento/
transporte:
Flecha ancha
Punto de
decisión:
Diamante
Dirección del
flujo: Flecha
Almacenamiento:
Triángulo
Límites:
Círculo
alargado
Documentación:
Rectángulo con la
parte inferior en
forma de onda
Espera:
Rectángulo
obtuso
Conector: Círculo
pequeño
29
1.10.3.1. Objetivo del manual de procesos
Fortalecer la gestión de las instituciones, organismos, entidades y empresas del Estado,
sobre la base del estatuto y estructura orgánica, fundamentando la gestión institucional
en hechos documentados, con las derivaciones que se genere y que facilite la
operatividad y establecimiento de estándares de medición y control de la gestión
organizacional y la satisfacción de los clientes y usuarios.
1.10.3.2. Levantamiento de procedimientos
Permiten establecer las tareas, las cuales deben ser descritas en forma secuencial al
detalle. El levantamiento de procedimientos contiene la siguiente información :
Nombre de la unidad administrativa.- Denominaciones de las unidades
administrativas identificadas en el estatuto.
Producto.- Cualquier bien o servicio que satisface las necesidades y
expectativas de los clientes, se considerará las denominaciones de los productos
identificados en el portafolio de productos.
Volumen y frecuencia.- Descripción del número de veces que se realiza el
producto en un tiempo determinado que puede ser diario, semanal, mensual,
trimestral.
Tarea.- Descripción al detalle de todos los pasos que deben ser realizados
dentro de una actividad para la obtención de un determinado producto.
Responsables.- De conformidad con la tarea se deberá describir la
denominación del puesto del responsable de su ejecución, y si son varios con la
misma denominación se describirá el número de personas que intervienen en su
desarrollo.
Tiempo real.- Tiempo que efectivamente una persona una persona está
realizando una tarea, considerando los tiempos promedios entre lo mínimo y lo
máximo de datos históricos.
Tiempo de demora.- Tiempo en el cual el documento esté en espera de una
respuesta o de alguna acción que permita su continuidad, se considerará los
tiempos promedios ente lo mínimo y lo máximo de los datos históricos. La
sumatoria del tiempo real y el de demora será el tiempo total de la ejecución de
la tarea. (Harrington, 2015):
1.10.4. Análisis de valor
VALOR
Es la percepción que tiene un usuario sobre la capacidad de un servicio para satisfacer
su necesidad.
30
ANÁLISIS DE VALOR AGREGADO
Partiendo de la información identificada, donde cada responsable deberá calificar la
tarea que realiza en función del análisis de valor, el cual determina si la tarea realizada
agrega valor o no al proceso, sea ésta a la organización o al cliente externo, así como
también debe identificar si dicha tarea realiza acciones de transporte, archivo o
inspección para su respectivo mejoramiento.
El objetivo del análisis de valor agregado es optimizar los pasos que aportan valor
agregado y minimizar o eliminar los que no aportan ninguno. El análisis de valor
agregado persigue tres objetivos
En primer lugar, el análisis pretende asegurarse de que se satisfaga los
requisitos de los grupos de interés de la forma más efectiva posible. Asegurarse
de que un proceso, aporta valor a los grupos relacionados con el mismo es el
determinante, decisivo, a la hora de incluir cada etapa en el proceso de
conversión.
El análisis de valor agregado valida la estructura definida por la dirección para
organizar sus operaciones.
Permite determinar si las personas que desempeñan el trabajo entienden o no lo
que tienen que hacer. (Saltos, 2015)
1.10.5. Mejoramiento de procesos
La mejora de los procesos es uno de los pilares sobre los que descansa la gestión según
los principios de calidad total considerando las secuencias repetitivas de actividades que
ocurren normalmente dentro de la organización.
A través de los años los empresarios han manejado sus negocios trazándose sólo metas
limitadas, que les han impedido ver más allá de sus necesidades inmediatas, es decir,
planean únicamente a corto plazo; lo que conlleva a no alcanzar niveles óptimos de
calidad y por lo tanto a obtener una baja rentabilidad en sus negocios.
Según los grupos gerenciales de las empresas japonesas, el secreto de las compañías de
mayor éxito en el mundo radica en poseer estándares de calidad altos tanto para sus
productos como para sus empleados; por lo tanto el control total de la calidad es una
filosofía que debe ser aplicada a todos los niveles jerárquicos en una organización, y
esta implica un proceso de Mejoramiento Continuo que no tiene final. Dicho proceso
permite visualizar un horizonte más amplio, donde se buscará siempre la excelencia y la
31
innovación que llevarán a los empresarios a aumentar su competitividad, disminuir los
costos, orientando los esfuerzos a satisfacer las necesidades y expectativas de los
clientes.
Asimismo, este proceso busca que el empresario sea un verdadero líder de su
organización, asegurando la participación de todos que involucrándose en todos los
procesos de la cadena productiva. Para ello él debe adquirir compromisos profundos, ya
que él es el principal responsable de la ejecución del proceso y la más importante fuerza
impulsadora de su empresa.
Para llevar a cabo este proceso de Mejoramiento de procesos tanto en un departamento
determinado como en toda la empresa, se debe tomar en consideración que dicho
proceso debe ser: económico, es decir, debe requerir menos esfuerzo que el beneficio
que aporta; y acumulativo, que la mejora que se haga permita abrir las posibilidades de
sucesivas mejoras a la vez que se garantice el cabal aprovechamiento del nuevo nivel de
desempeño logrado.
El Mejoramiento de Procesos es un proceso que describe muy bien lo que es la esencia
de la calidad y refleja lo que las empresas necesitan hacer si quieren ser competitivas a
lo largo del tiempo.
1.10.5.1. Importancia del mejoramiento de procesos.
La importancia de esta técnica gerencial radica en que con su aplicación se puede
contribuir a mejorar las debilidades y afianzar las fortalezas de la organización. A través
del mejoramiento de los procesos se logrará ser más productivos y competitivos en el
mercado al cual pertenece la organización, por otra parte las organizaciones deben
analizar los procesos utilizados, de manera tal que si existe algún inconveniente pueda
mejorarse o corregirse; como resultado de la aplicación de esta técnica puede ser que las
organizaciones crezcan dentro del mercado y hasta llegar a ser líderes.
32
1.10.5.2. Ventajas y desventajas del mejoramiento de procesos.
VENTAJAS
Se concentra el esfuerzo en ámbitos organizativos y de procedimientos
puntuales.
Consiguen mejoras en un corto plazo y resultados visibles
Si existe reducción de productos defectuosos, trae como consecuencia una
reducción en los costos, como resultado de un consumo menor de materias
primas.
Incrementa la productividad y dirige a la organización hacia la competitividad,
lo cual es de vital importancia para las actuales organizaciones.
Contribuye a la adaptación de los procesos a los avances tecnológicos.
Permite eliminar procesos repetitivos.
DESVENTAJAS
Cuando el mejoramiento se concentra en un área específica de la organización,
se pierde la perspectiva de la interdependencia que existe entre todos los
miembros de la empresa.
Requiere de un cambio en toda la organización, ya que para obtener el éxito es
necesaria la participación de todos los integrantes de la organización y a todo
nivel.
En vista de que los gerentes en la pequeña y mediana empresa son muy
conservadores, el Mejoramiento Continuo se hace un proceso muy largo.
Hay que hacer inversiones importantes.
1.10.5.3. El proceso de mejoramiento.
La búsqueda de la excelencia comprende un proceso que consiste en aceptar un nuevo
reto cada día, dicho proceso debe ser progresivo y continuo, debe incorporar todas las
actividades que se realicen en la empresa a todos los niveles, este es eficaz para
desarrollar cambios positivos que van a permitir ahorrar dinero tanto para la empresa
33
como para los clientes internos y externos, ya que las fallas de calidad cuestan dinero.
Asimismo este proceso implica la inversión en nuevas maquinaria y equipos de alta
tecnología más eficientes, el mejoramiento de la calidad del servicio a los clientes, el
aumento en los niveles de desempeño del recurso humano a través de la capacitación
continua, determinación clara de los procedimientos y la inversión en investigación y
desarrollo que permita a la empresa estar al día con las nuevas exigencias del mercado.
Para percibir el funcionamiento eficaz del proceso de mejoramiento no sólo es necesario
contar con el respaldo de los directivos, sino con la participación activa de ellos. Una
manera muy eficaz de determinar si el equipo en general de administradores considera
la necesidad de mejorar, consiste en llevar a cabo un sondeo de opiniones entre ellos. La
elaboración del sondeo va a ayudar a detectar cómo el grupo gerencial considera a la
empresa y cuánto piensan que debe mejorar. Se pueden realizar interrogantes:
¿Qué tan buena es la cooperación de las personas?
¿Qué tan buena es la cooperación de los departamentos?
¿Qué tanto preocupa a la dirección la calidad de trabajo?, entre otras.
1.10.5.4. Fases del mejoramiento de los procesos.
Las fases que debemos considerar en el mejoramiento de los procesos son:
a) Organización.- Constituye el establecimiento del equipo de mejoramiento,
compromiso institucional.
b) Comprensión.- Visión estratégica institucional, conocimiento de la institución.
c) Modernización.- Define mejorar la eficiencia y eficacia del procedimiento a
través de la optimización de tareas administrativas, controles, aprobaciones y
papeleos que no agregan valor al procedimiento, simplificación de tareas
idénticas que se realizan en partes diferentes del procedimiento, reducir la
complejidad del procedimiento y el tiempo del ciclo del mismo.
d) Mediciones y Controles.- Son indicadores que permitan medir el grado de
cumplimiento de las tareas.
34
e) Mejoramiento Continuo.- Acciones emprendidas en toda la organización para
el incremento de la eficacia y eficiencia de los procedimientos, con el objetivo
de generar beneficios adicionales para la organización y sus clientes
Figura 11 Fases del Mejoramiento de Procesos
En el proceso de mejoramiento existen elementos necesarios para su ejecución como
son:
Análisis de los flujos de trabajo.
Fijar objetivos de satisfacción del cliente, para conducir la ejecución de los
procesos.
Desarrollar las actividades de mejora entre los protagonistas del proceso.
Responsabilidad e involucramiento de los actores del proceso.
Además de los elementos citados es importante considerar:
Responsables de los procesos.
Documentación necesaria
o Requisitos definidos del proveedor.
o Requisitos y necesidades de los clientes internos.
o Requisitos, expectativas y establecimiento del grado de satisfacción de los
clientes externos
ORGANIZACIÓN COMPRENSIÓN MODERNIZACIÓN
MEDICIÓN Y CONTROL
MEJORA CONTINUA
35
Indicadores, criterios de medición y herramientas de mejora estadística.
Una metodología clara para la comprensión de la secuencia de actividades o pasos que
debemos aplicar para la Mejora Continua de los procesos es saber que mejorar, esta
información se basa en el cumplimiento o incumplimiento de los objetivos locales de la
organización, por lo que la secuencia de pasos para la mejora es:
Definir el problema o la desviación detectada sobre los indicadores y objetivos.
Establecer los mecanismos de medición más adecuados de acuerdo a la
naturaleza del problema.
Identificar las causas que originan el problema, determinando cual es la más
relevante, estableciendo posibles soluciones y tomar la opción más adecuada,
por medio del Análisis de los datos obtenidos.
Establecer los planes de acción, e implementar la mejora.
Controlar la mejora del proceso, efectuando los ajustes necesarios, por medio de
un monitoreo constante.
Dentro de las herramientas que se utiliza en el proceso de mejora son:
Diagrama de Afinidad
Lluvia de Ideas.
Y en la etapa de análisis:
Diagrama de Ishikawa
Gráfico de Pareto
Histogramas de Frecuencia, etc.
El sistema de calidad permanentemente mejorado aplicado como una herramienta
básica, genera beneficios a las organizaciones si este es canalizado, en otras palabras,
contar con un sistema certificado, debe ser más que un simple "Certificado"; debe ser
el punto de partida de un proceso dinámico, basado en las siguientes consideraciones:
36
La calidad depende del usuario y las condiciones de los procesos son
cambiantes.
El rendimiento de los Sistemas de Gestión de Calidad, es proporcional al nivel
de compromiso de la Alta Dirección.
El contar con procedimientos e instrucciones de trabajo, ayuda a las
organizaciones a monitorear sus procesos, definiendo los elementos de entrada,
así como los elementos de salida y su relación con otro proceso.
Las Auditorías Internas, deben de constituirse como un mecanismo de control,
corrigiendo las no conformidades y desviaciones del proceso, convirtiéndose en
una excelente herramienta de mejora.
Ahora bien, la mejora continua de los procesos, alineada con el resto de los principios
de la gestión de calidad, debe encaminar a la organización, al logro de la excelencia, o
dicho de otra forma, alcanzar la calidad total.
1.10.5.5. Procedimientos mejorados.
En el establecimiento de los procedimientos mejorados se considerará:
Nombre de la unidad administrativa, producto y frecuencia.
Insumos.- Entradas, ingresos o inicio de un proceso (documentos, proyectos,
bases legales y otros) que responden al estándar o criterio de aceptación
definido, proceden de un proveedor interno o externo y son necesarios para la
consecución del proceso.
Proveedores.- Persona u organización interna que suministra insumos o entradas,
debiendo identificarse el nombre de la institución y/o de la unidad administrativa
de la cual proviene dicho insumo.
Actividades.- Se identificarán todas las actividades secuenciales que se realizan
para obtener un producto, deben ser redactadas en verbo infinitivo, así como
considerar que una actividad está constituida por un grupo de tareas.
Flujo de diagramación.- Describe la representación gráfica del recorrido del
proceso, reflejando la secuencia de actividades y tareas, con la finalidad de
entender, controlar y rediseñar el proceso.
37
Productos intermedios.- Resultado que se genera en cada actividad en el
desarrollo de la misma.
Cliente externo.- Usuario o cliente final externo a la organización, beneficiario
del producto o servicio que recibe.
Especificaciones técnicas.- Para la determinación de las especificaciones
técnicas, primero se deberá conocer las necesidades de los clientes internos o
externos, a fin de transformar en requisitos de entradas, para la generación del
producto intermedio, garantizando la calidad y aceptación del producto final.
1.10.6. Diagnóstico situacional
1.10.6.1. Objetivo
El principal objetivo del Diagnóstico Situacional es la de proporcionar información
específica y fidedigna para así poder aplicar las medidas preventivas o correctivas,
según sea el caso.
1.10.6.2. Concepto
Es un tipo de diagnóstico que permite producir conocimientos para la acción y toma de
decisiones adecuada a la realidad y el contexto de los actores sociales involucrados en
torno a un tema significativo para estos en forma participativa e inclusiva.
Proceso que determinar la situación actual de una empresa, a través de: (Malfus Dunkel,
2016)
Diagnostico POIDC (Proceso Administrativo)
Diagnostico Administrativo
Diagnostico FODA
38
1.10.6.2.1. Diagnóstico POIDC (basado en el proceso administrativo)
Es un método sistemático para llevar a cabo actividades interrelacionadas o funciones
administrativas, con el propósito de alcanzar las metas establecidas de una organización.
Compuesto por cinco funciones o fases:
Planeación
Organización
Integración
Dirección
Control.
FASE DE PLANIFICACIÓN
Proceso para fijar cursos alternos de acción, estableciendo los objetivos
organizacionales y departamentales, así como la determinación de los medios para
alcanzar el fin deseado.
Se deben analizar:
ELEMENTOS:
Misión
Objetivos y metas
Estrategia
Políticas
Procedimientos
Programas
Presupuestos
Normas
Reglas
Tácticas
39
PRINCIPIOS:
De la precisión
De la flexibilidad
De la unidad de dirección
De consistencia
De la rentabilidad
De participación
PROBLEMAS MÁS COMUNES EN LAS EMPRESAS
Planificación Estratégica y Operativa que se formula en forma inapropiada, no
existiendo correspondencia ni sinergia entre ellas, provocando dificultad al
evaluar los resultados que se obtienen, ya que los mecanismos de control y
evaluación no son constantes, como debe de ser en cualquier tipo de plan.
Misión y visión institucional no congruente con estrategias y política, que
constituyen lineamientos generales que van vinculados a la consecución de los
objetivos, y que el personal no interpreta y mucho menos pone en práctica.
Deficiente planificación operacional por no programarse y presupuestarse con
base a al Plan Operativo Anua o Plan Anual de Trabajo, al determinar las
acciones del año siguiente, no tomando en cuenta los productos o servicios que
la organización realiza como actividad económica, ni el presupuesto que debe
integrar el método para convertir los planes en acciones y establecer las normas
para la acción coordinada, que debe ser la base para controlar la productividad y
su verificación de acuerdo con los planes, constituyendo la determinación y
proyección de las fuentes de recursos para financiar los gastos o egresos para un
periodo anual.
FASE DE ORGANIZACIÓN
Proceso para ordenar y distribuir las actividades a desarrollar, la autoridad y los
recursos, con el propósito de alcanzar los objetivos.
Se deben analizar:
40
Elementos:
Funciones
Jerarquías
Puestos
Principios:
De la especialización
De la unidad de mando
Del equilibrio de autoridad - responsabilidad
Del equilibrio de dirección - control
De la definición de puestos
PROBLEMAS MÁS COMUNES EN LAS EMPRESAS
La estructura organizacional no responde a los objetivos y planes planteados
El diseño organizacional no refleja claramente la forma en qué se divide el
trabajo, entre posiciones, grupos, departamentos y como será delegada la
responsabilidad y la autoridad para la toma de decisiones que permita lograr la
coordinación necesaria para alcanzar los objetivos organizacionales.
FASE DE INTEGRACIÓN
Proceso para obtener e implementar los recursos necesarios para realizar las actividades
que permitirán alcanzar los objetivos.
Se deben analizar:
Elementos (Proceso ARH):
Reclutamiento
41
Convocatoria
Selección
Contratación
Inducción
Capacitación
Desarrollo
Principios:
De cosas:
Del abastecimiento oportuno
De la instalación y mantenimiento
De Personas:
De la adecuación de hombres y funciones
De la provisión de elementos administrativos
De la importancia de la introducción adecuada
PROBLEMAS MÁS COMUNES EN LAS EMPRESAS
La incorrecta aplicación del proceso de administración del recurso humano que
impide obtener, desarrollar, utilizar, evaluar, así como mantenerlo y retenerlo.
La no existencia de procedimientos claros para llevar a cabo todas las
actividades de recluta miento de personal.
En el reclutamiento interno las decisiones para promoción no se basen en
criterios técnicos al carecer de un sistema de evaluación del desempeño que
fundamente y oriente una decisión como esta.
No realizar el proceso de inducción a los puestos de trabajo.
No contar con programas de formación basados en diagnósticos de necesidades
de Capacitación, para lograr la mayor eficacia de los mismos.
42
No existir normas claras y escritas sobre medidas de higiene y seguridad que
tiendan a preservar la integridad física y mental de los empleados; aunque
muchas veces se tomen ciertas precauciones, éstas no obedecen a un plan
previamente concebido para contingencias.
FASE DE DIRECCIÓN
Proceso para dirigir e influir en las actividades de los miembros de la organización, para
lograr que contribuyan a los objetivos de la empresa
Se deben analizar:
Elementos:
Liderazgo
Motivación
Comunicación
Supervisión
Medios:
Toma de Decisiones
Autoridad
Poder
Mando
Coordinación
Delegación
Principios:
De la coordinación de intereses:
De la impersonalidad del mando:
De la vía jerárquica:
De la resolución de los conflictos:
43
Del aprovechamiento del conflicto
PROBLEMAS MÁS COMUNES EN LAS EMPRESAS
Clima organizacional malo que influye en la motivación, el desempeño y la
satisfacción en el empleo. Creando falsas expectativas con respecto a las
consecuencias que se generarán a través de diferentes acciones. Los empleados
esperan recompensas y satisfacciones, basándose en la percepción que tienen del
clima en la organización.
Los jefes de departamento al asignar tareas nos las explican claramente, no se
escucha a los subalternos al comentar sus problemas, no se le indica
exactamente al empleado lo que espera de su trabajo, ni se le retroalimenta, se
desconoce su potencial de trabajo y al necesitar que se trabaje fuera de horario,
no se notifica con anticipación.
A los empleados les parece poco agradable su trabajo, lo consideran monótono y
no están satisfechos con sus aportes, o no aprende cosas nuevas y cuando lo
realizan no ponen todo de su parte.
Los gerentes de primera línea o supervisores brindan poco apoyo a sus
subordinados y no fomentan el trabajo de equipo y compañerismo entre ellos,
recargan la carga de trabajo.
Se tiende a confundir la supervisión con el control, derivado de la insuficiencia
en la preparación o capacitación, brindando poco apoyo o ayuda en la solución
de problemas.
FASE DE CONTROL
Proceso para asegurar que las actividades reales se ajustan a las planificadas. Es
establecer estándares, medir el desempeño con estos y corregir las variaciones de estos y
los planes
44
Se deben analizar:
Elementos:
Estándares y controles
Operación de los controles
Evaluación de resultados
Principios:
Del carácter administrativo del control:
De los estándares
Del carácter medial del control
De excepción
PROBLEMAS MÁS COMUNES EN LAS EMPRESAS
Establecimiento de normas y métodos poco eficientes para medir el desempeño
No tomar las medidas correctivas en forma oportuna.
Deficiencia en la obtención de información así como en la formulación de
estándares de control
Deficiencias en el sistema de costos y presupuesto.
1.10.6.2.2. Diagnóstico administrativo
Es un estudio sistemático, integral y periódico cuyo propósito fundamental es
detectar las causas y consecuencias que dentro de los problemas de organización y
funcionamiento afectan o se intuye que afectan a la empresa, con el objeto de
encontrar las alternativas de solución, tomando en cuenta los recursos disponibles.
(Malfus Dunkel, 2016)
Problemas Típicos a Investigar
Problemas de adaptación a los cambios generados en el entorno de la organización y
en la conducción superior relativos a:
45
Objetivos (existencia o claridad de los mismos).
Políticas (existencia o claridad).
Existencia o no de regulación en la organización y los aspectos que se
encuentren relacionados.
Capacidad gerencial
Efectividad en la ejecución de los planes.
Problemas de Organización y Funcionamiento:
a) Aspectos relativos a la comunicación:
b) Compromiso de los miembros de la organización y la gerencia.
c) Coordinación.
Problemas de Recursos
a) Recursos Humanos: Las personas que forman parte de los diferentes procesos
de trabajo en la organización y se reconoce universalmente como el recurso más
importante.
b) Recursos Financieros: Es todo el dinero del que dispone la empresa para
alcanzar sus objetivos.
c) Recursos Materiales: Se incluyen entre otros, la maquinaria, la tecnología
disponible, las instalaciones, el mobiliario y equipo, los enseres de toda índole,
etc.
APARTADOS
Análisis Estructural (conjunto de unidades):
Es el estudio específico de cada área de la unidad administrativa, su conformación, los
recursos asignados, etc. Como puede ser:
Definir la estructura orgánica normada del área de estudio.
Definir la estructura real actual del área en estudio.
46
Conocer los órganos administrativos que integran el área en estudio, así como su
nomenclatura.
Definir el objetivo general del área en estudio, así como los específicos de
cada órgano que la integra.
Identificar los niveles jerárquicos existentes en el área de estudio.
Definir el tramo de control por órgano, es decir, la cantidad de órganos con
dependencia directa de otro.
Determinar los criterios de organización por órgano en relación a su
nomenclatura.
Definir la cantidad de recursos humanos empleados por órgano y describir el
tipo de contratación.
Determinar el tipo de autoridad existente en el área de estudio.
Análisis funcional (cumplimiento de deberes, obligaciones):
Es el estudio específico de cada área de la unidad administrativa, su conformación, los
recursos asignados, etc. Como puede ser:
Confirmar funcionalmente los criterios de organización.
Determinar si las funciones que realiza cada uno de los órganos que integran el
área de estudio están normadas.
Determinar la naturaleza del órgano de acuerdo a sus funciones.
Verificar la compatibilidad de las funciones de cada órgano con el
objetivo principal general.
Determinar la correspondencia funcional del área en estudio.
Analizar y determinar el traslape de funciones por cada órgano, su
duplicidad u omisión.
Determinar las funciones sustantivas y las de apoyo de cada órgano del área de
estudio y que ayuden al logro del objetivo particular de su función.
Determinar la afinidad de funciones que desarrolla cada órgano con su
nomenclatura.
Determinar si la nomenclatura del órgano, identifica las funciones que
desempeña.
47
Análisis Procedimental (procedimientos, procesos):
Es el estudio de la secuencia de actividades que desarrolla cada órgano de la unidad
administrativa en estudio. Como puede ser:
Identificar el proceso general del área en estudio, de acuerdo a su nivel
jerárquico.
Establecer la forma de seguimiento del proceso: integral, continua, de
traslape o de corte.
Determinar si el proceso corresponde a la función o funciones descritas
Análisis de Relaciones (formas de comunicación y coordinación):
Es el estudio de las líneas de conexión o comunicación, que guardan los órganos de la
unidad administrativa en estudio.
Definir las relaciones que corresponden a cada órgano.
Establecer la normatividad de las relaciones.
Determinar la correspondencia de las relaciones de cada órgano, con las
funciones que desempeñan y su nivel jerárquico.
Distinguir la duplicidad, traslape u omisión de las relaciones por órgano.
Análisis de Facultades (derecho para hacer algo y su responsabilidad):
Es el estudio detallado de las aptitudes o de los derechos concedidos para hacer algo.
Definir las facultades de cada órgano.
Determinar que facultades están normadas.
Determinar quién, cómo y cuándo fueron delegadas esas facultades.
Definir si las facultades corresponden a las funciones que desarrolla cada
órgano y a su nivel jerárquico.
Determinar el ámbito de responsabilidad de las facultades delegadas.
48
1.10.6.2.3. Diagnostico FODA
“Es un enfoque sistemático para analizar el ambiente, evaluar fortalezas, debilidades e
identificar las oportunidades que proporcionen ventajas competitivas, así como las
amenazas que puedan repercutir negativamente en la organización. Estás involucran en
mucho las decisiones del nivel estratégico.” (Malfus Dunkel, 2016)
PROCESO
Pasos:
Analizar misión, objetivos y estrategias actuales.
Investigación y análisis del ambiente externo. (Determinar amenazas y
oportunidades.)
Investigación y análisis de los recursos de la organización.
(Determinar las fortalezas y debilidades.)
Formular estrategias.
Ejecutar estrategias.
Evaluar estrategias.
MATRIZ FODA
Es una herramienta que integra los elementos internos y externos de una empresa
para la toma de decisiones, y especialmente, para la evaluación de situaciones normales
y de contingencia, así como para la etapa comparativa para la formulación de
estrategias o planes operacionales.
49
Matriz FODA
Y MATRIZ PARA ANALIZAR FACTORES INTERNOS
EXTERNOS
INTERNOS
EXTERNOS
FORTALEZAS
OPORTUNIDADES
DEBILIDADES
AMENAZAS
Tabla: Matriz de Estrategias
MATRIZ DE
ESTRATEGIAS
EN BLANCO
FORTALEZAS F
DEBILIDADES D
OPORTUNIDADES O
ESTRATEGIAS FO
ESTRATEGIAS DO
AMENAZAS A
ESTRATEGIAS FA
ESTRATEGIAS DA
1.11. Marco conceptual.
En la elaboración del estudio a desarrollar es necesario que se detalle al marco
conceptual a utilizarse para la evaluación y mejoramiento de los procesos
50
administrativos y financieros de la FEDERACIÓN DE LIGAS BARRIALES Y
PARROQUIALES DE QUITO., con el siguiente glosario de términos y conceptos:
Actividad: Conjunto de tareas.
Actividad crítica: Actividad que no agrega valor al usuario y ni a la
organización.
Actividad sospechosa: Actividad que agrega poco valor al usuario ni a la
Institución.
Actividades de control: Se les conoce como el tercer componente del sistema
de control interno y se define como las políticas y procedimientos que permiten
obtener la seguridad de que se llevan a cabo las disposiciones emitidas por la
organización.
Actividad vital: Actividad que agrega gran valor al usuario y a la Institución.
Actor: Persona, unidad o grupo que tenga responsabilidad o participación en el
desempeño o éxito de una actividad, proceso o procedimiento en la
organización.
Análisis Externo: Identificación de los factores exógenos, más allá de la
organización, que condiciona su desempeño tanto en sus aspectos positivos
(oportunidades), como en los negativos (amenazas).
Calidad: Aquel producto y/o servicio que satisface las expectativas, es decir que
funcione tal y como el usuario quiere.
Control: Mecanismo que brinda información para determinar las variables que
afectan un proceso, midiéndolas y regulándolas con el fin de lograr el
cumplimiento de los objetivos del mismo en términos de eficiencia y eficacia.
Control Interno: Conjunto de métodos y procedimientos adoptados
internamente en una entidad u organismo, con el objeto de salvaguardar sus
recursos y procurar la precisión y confiabilidad de la información.
Cultura Organizacional: Conocida también como clima organizacional, es la
conducta, mística, estándares, estilos y en general, todas las verdades, valores,
creencias, que sumados al compromiso, al conocimiento y al entusiasmo de
todos los que conforman el hogar institucional, aseguran la calidad con que se
alcanzará la visión de la empresa.
51
Diagrama de proceso: Consiste en una representación gráfica de las actividades
dentro de un proceso, útil para determinar su función. Muestra el panorama más
amplio posible de entradas, transformación y salidas del sistema.
Estrategia: Conjunto de decisiones y criterios por los cuales una organización
se orienta hacia el logro de sus objetivos.
Eficacia: Grado en que un proceso, unidad, institución alcanza sus objetivos.
Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
Fortalecimiento: Es la cualidad que califica a un elemento cuando este se
desarrolla, tiene un valor agregado, se refuerza y esto lo hace menos vulnerable
y más fuerte.
Gestión: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización.
Guía: Documento que establece recomendaciones o sugerencias, sobre un tema
determinado.
Indicador: Los indicadores de rendimiento son frecuentemente utilizados para
"valorar" actividades complicadas de medir como los beneficios de desarrollos
líderes, compromiso de empleados, servicio o satisfacción.
Información: Datos que poseen significado.
Insumos: Es aquello que se necesita o es requerido para transformar y realizar
un producto y/o servicio.
Institución: Conjunto de personas e instalaciones, con una disposición de
responsabilidades, autoridades y relaciones.
Instrumento: Marco conceptual que orienta la toma de decisiones encaminada a
implementar los cambios que se hagan necesarios.
Misión: Identifica los propósitos y límites de la organización, es decir, la
declaración fundamental que le da el carácter constitutivo a la organización y a
su acción.
Mejora Continua: Actividad recurrente para aumentar la capacidad en un
proceso y cumplir con los requerimientos establecidos.
Organización: Parte de la técnica de la administración que defina la estructura y
forma de manejo de una empresa u organización.
Optimizar: Buscar la mejor manera de realizar una actividad.
PEA: Planificación estratégica anual.
52
Planificar: Es el proceso que permite determinar las acciones concretas y
estratégicas que permitan, de manera anticipada, determinar o definir el curso de
acción que ha de seguirse para alcanzar una situación deseada, haciendo uso
racional de los recursos.
POA: Planificación operativa anual.
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un
proceso. Sección de un programa que realiza operaciones bien definidas y
enfocadas a un fin.
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan,
las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Procesos complementarios: Conjunto de otras actividades que no siempre se
deben realizar, pero que cuando se realizan, añaden valor al proceso sustantivo.
Procesos de apoyo: Conjunto de actividades que permiten gestionar los recursos
para la ejecución de los procesos sustantivos y complementarios.
Proveedores: Organización o puesto de trabajo que proporciona un insumo y / o
servicio.
Rediseño de procesos: Es un mecanismo para la adaptación de la Institución a
los diferentes cambios de su entorno interno y externo.
Registros: Documentos que proporcionan evidencia objetiva de las actividades
realizadas o resultados obtenidos.
Recursos: Son aquellos materiales, equipos, sistema de instalaciones y el
presupuesto necesario para realizar un producto y/o servicio.
Responsabilidad: La obligación de cumplir una orden o acatar un mandato y de
ejercer la autoridad conforme a las normas establecidas, además de dar cuenta de
los resultados.
Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación y
eficacia del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.
Resultados: Es la conclusión de la transformación de todas las actividades del
proceso en un producto y/o servicio
Satisfacción del usuario: Percepción del usuario sobre el grado en que se han
cumplido sus requerimientos y expectativas cuando recibe un producto o
servicio.
53
Servicio: Es el resultado de llevar a cabo necesariamente al menos una actividad
en la interfaz entre el proveedor y el cliente, generalmente es intangible.
Sistema: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan
entre sí con el fin de alcanzar un objetivo definido.
Tarea: Es la acción que se realiza en un momento determinado.
Transformación: Son aquellas actividades que interactúan para obtener un
resultado. Es la función principal de todo proceso.
Usuario interno: Es el receptor de todo lo que debe hacerse en cada uno de los
procesos internos de la Institución con la finalidad de satisfacer al usuario (como
por ejemplo el departamento de recursos humano, dirección de sistemas
administrativos, entre otros).
Usuario externo: Usuario final que recibe el producto y/o servicio son aquellos
que se acercan a la Institución para satisfacer alguna necesidad, como por
ejemplo: paciente, usuario.
Valor agregado: Aquellas actividades que transforman los datos e insumos para
crear información y productos o servicios para el cliente.
Visión: Es plasmar en un documento el sueño o el ideal respecto de dónde la
persona o empresa aspira llegar en un período de tiempo determinado.
54
2. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL
2.1. Ambiente externo
2.1.1. Macro ambiente
Son aspectos relacionados con el exterior de la empresa, por ende no pueden ser
controlados por los directivos de la organización. El macro ambiente incluye factores
económicos, políticos, tecnológicos, sociales y culturales que generan oportunidades y
amenazas para las empresas.
2.1.1.1. Factor Económico
Permite conocer el escenario financiero por el que atraviesa un país, con el fin de
analizar las posibilidades de éxito y crecimiento que tiene una empresa.
Dentro del factor económico se encuentran:
Tasa de crecimiento de la economía
PIB
Inflación
Tasa de interés
Riesgo país
TASA DE CRECIMIENTO DE LA ECONOMÍA
Durante el año 2016 la economía ecuatoriana ha atravesado por serios inconvenientes
como por ejemplo, la caída de precio del petróleo, la falta de financiamiento, entre
otros, han ocasionado que el país busque financiar obras con capital extranjero.
55
Según el la tasa de crecimiento para el 2016 se estimaba de 1.5% sin embargo tras la
caída del petróleo, el crecimiento ha sido del 0.5%. El país está ubicado dentro del
promedio considerado para la región, ya que de acuerdo a indicadores internacionales
América Latina crecerá en apenas el 0.5% (Banco Central del Ecuador, 2016)
PIB (PRODUCTO INTERNO BRUTO)
El PIB o Producto Interno Bruto, es el valor de mercado de bienes y servicios finales
producidos en una compañía durante un período determinado.” Se encarga de evaluar el
crecimiento o decrecimiento de la producción existente en cada país por sectores.
(Parkin, Michael, 2014, pág. 112)
“En la página web se estableció que “La economía ecuatoriana presentó un crecimiento
del 1,0% en el segundo trimestre de 2015, comparado con igual período del año
anterior.” (Banco Central del Ecuador, 2016)
Figura 12 Producto Interno Bruto 1
En: (Banco Central del Ecuador, 2016)
El 1,0% se debe al desempeño del sector no petrolero, ya que contribuyó con 2,04
puntos porcentuales, sin embargo el sector petrolero tuvo un aporte negativo de -0,45
puntos porcentuales.
El VAB no petrolero registro un incremento a una tasa del 2,4% interanual, mientras
que el VAB petrolero obtuvo tubo un -4,3% debido a la caída del petróleo.
56
Figura 13 VAB petrolero y no petrolero 1
En: (Banco Central del Ecuador, 2016)
El Producto Interno Bruto del Ecuador está compuesto por varias ramas, las mismas que
contribuyen a su crecimiento anual, dentro de las más importantes o las que tienen
mayor aporte económico se encuentran las actividades profesionales, la enseñanza y
servicios de salud, manufactura y comercio.
Figura 14 Sectores que contribuyen PIB 1
En: (Banco Central del Ecuador, 2016)
57
TASA DE INTERÉS
Es el valor que se obtiene como ganancia de un capital de trabajo, también se la conoce
como precio de dinero, puesto que refleja el valor que gana el dueño del dinero por
prestarlo a otra persona o por invertirlo.
Existen dos tipos de tasas de interés:
a) Tasa activa: Es la tasa de interés que cobran las instituciones financieras, a las
personas que han otorgado créditos.
b) Tasa pasiva: Es la tasa de interés que reciben las personas, por los depósitos
hechos en las instituciones financieras.
Según el (Banco Central del Ecuador, 2016) la tasa de interés activa ha evolucionado de
la siguiente manera:
Tabla 1 Tasa de Interés Activa del período 2014-2016
En: (Banco Central del Ecuador, 2016)
58
Figura 15 Tasa de Interés Activa
En: (Banco Central del Ecuador, 2016)
Según el (Banco Central del Ecuador, 2016) la tasa de interés pasiva ha evolucionado de
la siguiente forma:
Tabla 2 Tasa de Interés Pasiva del período 2014-2016
En: (Banco Central del Ecuador, 2016)
0,00%
2,00%
4,00%
6,00%
8,00%
10,00%
Valor %
Valor %
59
Figura 16 Tasa de Interés Pasiva
En: (Banco Central del Ecuador, 2016)
INFLACIÓN
Radica en el incremento de precio de bienes y servicios ofertados, de manera
permanente y acelerada dentro de un país. Al existir un crecimiento en la tasa de
inflación, significa que el poder adquisitivo del dinero es menor, lo cual alarma a los
gobiernos y a sus respectivas poblaciones.
La inflación se divide en tres grupos:
a) Inflación por consumo: se produce debido a la excesiva demanda de productos,
una vez excedido el límite de producción o importación los precios empiezan
automáticamente a aumentar.
b) Inflación por costo: se genera como consecuencia de la subida de valor de las
materias primas, ya que el productor aumenta el costo del producto con el fin de
seguir percibiendo una utilidad.
c) Inflación autoconstruida: se da como una medida atenuante frente a las
predicciones de grandes incrementos de precios.
La inflación es medida estadísticamente a través del índice de precios al consumidor del
área urbana (IPCU), a partir de una canasta de bienes y servicios demandados por los
4,60%
4,80%
5,00%
5,20%
5,40%
5,60%
5,80%
6,00%
6,20%
Valor %
Valor %
60
consumidores de estratos medios y bajos, establecida a través de una encuesta de
hogares. (Banco Central del Ecuador, 2016)
Tabla 3 Tasa de Inflación del período 2014-2016
En: (Banco Central del Ecuador, 2016)
Figura 17 Tasa de Inflación
En: Banco Central del Ecuador
-0,10%
0,00%
0,10%
0,20%
0,30%
0,40%
0,50%
0,60%
Valor
Valor
61
RIESGO PAÍS
Hace referencia a los diversos riesgos inherentes al desarrollo de operaciones
transaccionales. El define al riesgo país (EMBI Ecuador) como “un concepto económico
que ha sido abordado académica y empíricamente mediante la aplicación de
metodologías de la más variada índole: desde la utilización de índices de mercado como
el índice EMBI de países emergentes de Chase-JPmorgan hasta sistemas que incorpora
variables económicas, políticas y financieras. El EMBI se define como un índice de
bonos de mercados emergentes, el cual refleja el movimiento en los precios de sus
títulos negociados en moneda extranjera. (Banco Central del Ecuador, 2016)
El riesgo país últimamente ha sufrido un crecimiento considerable en los últimos meses:
Tabla 4 Riesgo País del período 2016
En: (Banco Central del Ecuador, 2016)
62
Figura 18 Riesgo País
En: (Banco Central del Ecuador, 2016)
ANÁLISIS DEL FACTOR ECONÓMICO DENTRO DE LA FEDERACIÓN DE
LIGAS BARRIALES Y PARROQUIALES DE QUITO
El factor económico ayuda a que la federación evalúe y forme parte del progreso que
está teniendo actualmente el país, por ejemplo, el PIB indica que el sector de servicios
se encuentra en décimo lugar que apoya este crecimiento económico, esto es una
oportunidad para la empresa ya que significa que mucha más gente está acudiendo a
distintos servicios que ofrece el país ; así también el análisis de la inflación hace que el
costo de la atención de servicios no sea exagerado ni tampoco muy bajo, sino que más
bien sea accesible para la población.
Las tasas de interés permiten conocer el valor que reciben por los depósitos en las
instituciones financieras y el valor que deberían cancelar si desean realizar algún tipo de
crédito; es decir el factor económico es muy importante ya que afecta de manera directa
al giro del negocio, por ende se debe conocer muy bien estos elementos para poder
analizar el desarrollo de la empresa y los resultados de sus posibles proyectos.
700
720
740
760
780
800
820
Octubre (02-15) Octubre (16-31)
VALOR
VALOR
63
2.1.1.2. Factor Político -Legal
ORGANISMOS DE CONTROL
La Constitución Política de la República del Ecuador, en el Título X, capítulo 1
establece los siguientes organismos de control:
Contraloría General del Estado
Procuraduría General del Estado
El Ministerio Público
Comisión de Control Cívico de la Corrupción
Las superintendencias
NORMATIVA LEGAL
La pirámide de Kensel, detalla la jerarquía de leyes vigente en Ecuador.
Figura 19 Pirámide de Kensel, Normativa Legal
En: Constitución de la República del Ecuador
CONSTITUCIÓN
Tratados y Convenios Internacionales
Leyes Organicas
Leyes Ordinarias
Normas Regionales y las Ordenanzas Distritales
Decretos y Reglamentos
Ordenanzas
Los Acuerdos y Resoluciones
Demás Actos y decisiones de los poderes públicos
64
IDEOLOGÍA POLÍTICA
Una ideología es un conjunto de ideas organizadas de forma sistemática y socialmente
compartidas que implica un proyecto de estructura social y de relaciones sociales hacia
el que se orienta la acción, con el fin de elaborarlo, difundirlo y actualizarlo, dando
lugar a procesos de mantenimiento o cambio social. (Álvaro Estramiana, 2014, pág.
157)
En Ecuador existen diferentes tipos de ideologías políticas, tales como, de derecha o
centro derecha, en la cual se ve en los empresarios el potencial fundamental de
producción de riqueza social, mientras que en la ideología de izquierda o centro
izquierdista prevalece la equidad de distribución de recursos económicos, dentro de la
cual el Estado se encarga de la regulación de la economía. Por lo general el término
centro es utilizado para designar una posición ideológica moderada que no llega a los
extremos de derecha o izquierda.
ANÁLISIS DEL FACTOR POLÍTICO - LEGAL DENTRO DE LA
FEDERACIÓN DE LIGAS BARRIALES Y PARROQUIALES DE QUITO
El factor político- legal influye directamente sobre la federación ya que los organismos
que lo controlan son:
El Ministerio del Deporte
El Ministerio de Trabajo
Servicio de Rentas Internas (SRI)
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS)
Dentro de la normativa legal el centro médico se acoge a las siguientes:
Ley Orgánica de régimen Tributario Interno (LORTI)
Código de Trabajo
Actualmente en el país se vive una ideología izquierdista representada por el presidente
Rafael Correa quien desempeña su cargo desde el 15 de enero del 2007. Su partido
político es denominado “Alianza País” y se basa en cinco principales ejes los mismos
65
que son Revolución Política, Económica, Ética, Social, Educativa y de Salud, buscando
transformar al Ecuador hacia el socialismo del siglo XXI.
Este Gobierno ha apoyado económicamente al Ministerio del Deporte , por ende es una
oportunidad para la federación; ya que la organización funciona por el presupuesto
brindado por el mismo.
2.1.1.3. Factor Social y Cultural
Hace referencia a todas las cosas que afectan a los seres humanos debido al medio en
que se desenvuelven entre ellos están:
Población Económicamente Activa (PEA)
Población Económicamente Inactiva (PEI)
Desempleo
Delincuencia
Pobreza
POBLACIÓN ECONÓMICAMENTE ACTIVA (PEA)
Es un indicador de la mano de obra ofertada en el país. La población económicamente
activa en Ecuador es considerada desde los 15 hasta los 65 años de edad, y son todas
aquellas personas que teniendo edad para trabajar, están en capacidad y disponibilidad
para dedicarse a la producción de bienes y servicios. Agrupa a las personas que se
encuentran trabajando y a las que no, pero que se encuentran dentro de la edad
establecida. Los estudiantes, amas de casa, discapacitados y privados de libertad no
forman parte de la población económicamente activa.
POBLACIÓN ECONÓMICAMENTE INACTIVA (PEI)
“Son todas aquellas personas de 15 años y más que no están empleadas, tampoco
buscan trabajo y no están disponibles para trabajar. Típicamente las categorías de
66
inactividad son: rentista, jubilados, estudiantes, amas de casa, entre otros.” (Instituto
Nacional de Estadística y Censos, 2016)
En junio del 2016 el INEC presentó las siguientes estadísticas:
Figura 20 Población Económicamente Inactiva (PEI)
En: (INEC, 2016)
DESEMPLEO
“Existen dos tipos de desempleo. “El desempleo voluntario cuando los trabajadores
están desempleados pero no buscan trabajo. Por el contrario, hay desempleo
involuntario cuando los trabajadores que desean trabajar o buscan trabajo no lo
encuentran.” (Jiménez, 2013, pág. 197)
El INEC informó que para diciembre del 2016 el desempleo se ubicó en 5,2% frente al
4,8% del mismo mes del año anterior; Quito y Guayaquil son las ciudades con mayor
índice de desempleo de 3,5%; sin embargo Cuenca tiene el índice más bajo de 4,6 %.
Además al analizarlo por sexo, la tasa es de 1,3% para los hombres y de 2,50% de las
mujeres a nivel nacional.
67
Figura 21 Tasas de Desempleo
En: (INEC, 2016)
DELINCUENCIA
Es una conducta inadaptada, que conlleva a cometer actos fuera de límites establecidos
por la sociedad. Durante los últimos años se ha tratado de disminuir los índices de
delincuencia y para esto el gobierno ha impulsado la creación de los ECU 911 y UPC.
Recientemente fue modificado el Código Orgánico Integral Penal (COIP) con el fin de
establecer los delitos y sus respectivas sanciones.
POBREZA
Es la carencia del recurso económico para adquirir las cosas necesarias y poder vivir
dignamente.
La pobreza por consumo parte de la determinación de una canasta de bienes y servicios
que permitiría, a un costo mínimo, la satisfacción de las necesidades básicas, y define
como pobres a los hogares cuyo ingreso o consumo se ubique por debajo del costo de
esta canasta y si los hogares cuyo ingreso o consumo se ubica por debajo del costo de
esta canasta alimenticia está en la extrema pobreza o indigencia. (Instituto Nacional de
Estadística y Censos, 2016)
68
El INEC presentó la siguiente información al 31 de marzo del 2016:
Figura 22 Índice de Pobreza
En: (INEC, 2016)
Se puede apreciar que el nivel de pobreza al final del año 2007 es de 36,74% y para
marzo 2016 ha disminuido al 25,53%. En cuanto a la evolución de la pobreza por
ciudades se puede ver que en marzo 2016 Machala es la ciudad con mayor incidencia de
pobreza en el país, mientras que Ambato tiene el menor porcentaje.
Figura 23 Índice de Pobreza Anual de las Principales Ciudades
En: (INEC, 2016)
69
ANÁLISIS DEL FACTOR SOCIAL Y CULTURAL DENTRO DE LA
FEDERACIÓN DE LIGAS BARRIALES Y PARROQUIALES DE QUITO
Al momento de crear la federación, los directivos fijaron los objetivos bajo los cuales
se va a encaminar el servicio que prestan; dentro de estos tenemos como principales,
generar el deporte en todos los barrios y parroquias de Quito, ser la más eficiente
organización deportiva barrial. Para lograr esto, la empresa genera fuentes de trabajo
que ayudan a incrementar los índices de empleo y por ende disminuir los de desempleo,
y brinda servicios deportivos que ayuden a preservar el bienestar de la sociedad.
2.1.1.4. Factor Tecnológico
Es una herramienta clave para el funcionamiento y crecimiento de una empresa. Los
factores tecnológicos posen una rápida evolución, sin embargo traen consigo un sin fin
de ventajas como accesibilidad a información mundial, facilidades de trabajo, ahorro de
tiempo; así también poseen desventajas como sus altos costos, suplantación de puestos
de trabajo entre otros.
ANÁLISIS DEL FACTOR TECNOLÓGICO DENTRO DE LA FEDERACIÓN
DE LIGAS BARRIALES Y PARROQUIALES DE QUITO
Este factor es indispensable en la federación puesto que se necesita equipos
tecnológicos en muy buen estado para atender eficiente y eficazmente a todos los
jugadores cuando acudan al servicio que requieran; al contar con estos equipos se
facilita el trabajo de los empleados ya que los resultados emitidos por estos deben ser
atendidos inmediatamente. Por medio del internet se puede realizar publicidad de la
empresa, realizar trámites vía online como pago de impuestos, compras públicas, entre
otros.
2.1.2. Microambiente
Son todos los elementos que una empresa puede controlar, con el fin de cumplir los
objetivos planteados. Dentro del microambiente se encuentran clientes, proveedores, y
competencia. Al analizar cada uno de ellos, las organizaciones pueden definir sus
70
fortalezas y debilidades con el fin de aprovecharlas y contrarrestarlas respectivamente,
para obtener posicionamiento en el mercado.
2.1.2.1. Clientes
Define al cliente como la persona que adquiere un bien o servicio para uso propio o
ajeno a cambio de un precio determinado por la empresa y aceptado socialmente.
Constituye el elemento fundamental por y para el cual se crean productos en las
empresas (Rivas Ríos, 2016, pág. 2)
Todo cliente adquiere bienes y servicios acorde a sus necesidades y deseos, los cuales
son satisfechos por orden de importancia y de acuerdo a su capacidad adquisitiva. Para
que una persona compre un producto, es necesario que haya una publicidad que impacte
al consumidor y que lo oriente a su adquisición.
Los clientes de la Federación de Ligas Barriales y Parroquiales, son personas naturales
no obligadas a llevar contabilidad. Dentro de los clientes de la Federación, están
inscritas 105 actualmente, es por eso que hemos tomado una muestra según su mayor
número de jugadores, para de los mismos realizar la encuesta a 2 jugadores por Liga los
cuales son:
Liga Deportiva Barrial “COTOCOLLAO”
Liga Deportiva Barrial “SAN JUAN”
Liga Deportiva Barrial “LA TOLA”
Liga Deportiva Barrial “LOS LIBERTADORES”
Liga Deportiva Barrial “LLANO GRANDE”
71
ENCUESTA REALIZADA A CLIENTES DE LA FEDERACIÓN DE LIGAS
BARRIALES Y PARROQUIALES DE QUITO
1. ¿Considera que la entrega de productos y servicios requeridos por la federación
hacia los proveedores son cumplidos?
Tabla 5 Resultados de entrega de producto o servicio
OPCIONES DE
RESPUESTA
NÚMERO DE RESPUESTAS PORCENTAJE
Si 5 83,33%
No 1 16,67%
TOTAL 6 100%
Figura 24 Porcentual de entrega de productos o servicios
ANÁLISIS
Para toda organización es importante tener a tiempo lo requerido a los proveedores, ya
que de esto puede depender mucho el desempeño de otra organización es por eso que el
83% de los proveedores encuestados indica que el tiempo de entrega de sus productos es
adecuado, mientras que un 17% indica que es mediamente adecuado por lo que esto
representa una OPORTUNIDAD.
83%
17%
Fecha Pactada
Si No
72
2. ¿Considera que los impuestos que establece el gobierno puede afectar al ámbito
deportivo?
Tabla 6 Impuestos establecidos
OPCIONES DE
RESPUESTA
NÚMERO DE RESPUESTAS PORCENTAJE
Si 10 100%
No 0 0%
TOTAL 10 100%
Figura 25 Porcentual de impuestos deportivos
ANÁLISIS
Actualmente en el Ecuador tanto en bienes como en servicios se ha visto afectado por
los nuevos impuestos establecidos es por esto que en ámbito deportivo se considera en
un 100% que puede afectar mientras que en un 0% que no, representando esto una
AMENAZA.
100%
0%
Impuestos
Si No
73
3. ¿La federación cuenta con convenios deportivos a nivel nacional?
Tabla 7 Convenios deportivos
OPCIONES DE
RESPUESTA
NÚMERO DE RESPUESTAS PORCENTAJE
Si 7 70%
No 3 30%
TOTAL 10 100%
Figura 26 Porcentual de convenios deportivos
ANÁLISIS
Los convenios deportivos con más instituciones es un factor importante para fomentar el
deporte barrial en mayor porcentaje, siendo así que en un 70% se conoce que es cierto,
mientras que en un 30% que no, representando esto una OPORTUNIDAD.
70%
30%
Convenios Deportivos
Si No
74
4. ¿Cree usted que los jóvenes invierten correctamente su tiempo libre?
Tabla 8 Tiempo libre
OPCIONES DE
RESPUESTA
NÚMERO DE RESPUESTAS PORCENTAJE
Si 0 0%
No 10 100%
TOTAL 10 100%
Figura 27 Porcentual de tiempo libre
ANÁLISIS
Actualmente en el Ecuador los jóvenes no tienen un buen hábito deportivo por lo que en
un 100% consideran que no lo practican, representando esto una AMENAZA.
0%
100%
Tiempo Libre
Si No
75
5. ¿La federación organiza campeonatos deportivos para la participación de todos
barrios?
Tabla 9 Campeonatos deportivos
OPCIONES DE
RESPUESTA
NÚMERO DE RESPUESTAS PORCENTAJE
Si 10 100%
No 0 0%
TOTAL 10 100%
Figura 28 Porcentual de apoyo por parte del Ministerio del Deporte
ANÁLISIS
La federación en conjunto con las ligas barriales acoge a personas tanto hombres como
mujeres para fomentar el deporte siendo así que en un 100% dicen que para el mismo es
para todo tipo de edad, representando esto una OPORTUNIDAD.
100%
0%
Campeonatos Deportivos
Si No
76
6. ¿Considera que los jóvenes ocupan su tiempo libre practicando algún deporte?
Tabla 10 Tiempo libre
OPCIONES DE
RESPUESTA
NÚMERO DE RESPUESTAS PORCENTAJE
Si 3 30%
No 7 70%
TOTAL 10 100%
Figura 29 Porcentual de tiempo libre
ANÁLISIS
En el Ecuador los jóvenes no tienen como iniciativa utilizar su tiempo libre practicando
algún deporte, ya que priorizan otro tipo de cosas, siendo así que dicen que si en un
30% y en un 70% que no, representando esto una AMENAZA.
30%
70%
Tiempo Libre
Si No
77
7. ¿La federación cuenta con ayuda por parte del Ministerio del Deporte?
Tabla 11 Apoyo por parte del Ministerio del Deporte
OPCIONES DE
RESPUESTA
NÚMERO DE RESPUESTAS PORCENTAJE
Si 10 100%
No 0 0%
TOTAL 10 100%
Figura 30 Porcentual de campeonatos deportivos
ANÁLISIS
La federación cuenta con ayuda por parte del Ministerio del Deportes en un 100% según
lo encuestado, representando esto una OPORTUNIDAD.
100%
0%
Ministerio del Deporte
Si No
78
8. ¿Cree que el presupuesto que le designa el Ministerio del Deporte puede
reducirse por prioridades a otras instituciones?
Tabla 12 Prioridades del presupuesto
OPCIONES DE
RESPUESTA
NÚMERO DE RESPUESTAS PORCENTAJE
Si 8 80%
No 2 20%
TOTAL 10 100%
Figura 31 Porcentual de presupuesto
ANÁLISIS
El presupuesto designado por el Ministerio del Deportes para la federación puede
reducirse por priorizar a otras instituciones a nivel nacional, esto en un 80% lo
consideran que si, mientras que en un 20 % que no, representando esto una
AMENAZA.
80%
20%
Prioridades del Presupuesto
Si No
79
9. ¿Existen escuelas de futbol o de algún ámbito deportivo en su barrio?
Tabla 13 Escuelas de fútbol
OPCIONES DE
RESPUESTA
NÚMERO DE RESPUESTAS PORCENTAJE
Si 6 60%
No 4 40%
TOTAL 10 100%
Figura 32 Porcentual de escuelas de futbol
ANÁLISIS
Existen actualmente escuelas pagadas en los barrios de Quito donde acuden los niños, y
jóvenes a practicar algún tipo de deporte por lo que por lo que en un 60% nos dan a
conocer que si es cierto mientras que en un 40% que no, representando esto una
AMENAZA.
60%
40%
Prioridades del Presupuesto
Si No
80
10. ¿Cree usted que existen escuelas deportivas que ofrecen precios más
competitivos en comparación con la federación?
Tabla 14 Precios competitivos
OPCIONES DE
RESPUESTA
NÚMERO DE RESPUESTAS PORCENTAJE
Si 6 60%
No 4 40%
TOTAL 10 100%
Figura 33 Porcentual de precios competitivos
ANÁLISIS
Actualmente existen escuelas deportivas con precios competitivos en los distintos
barrios de Quito, siendo así que en un 60% consideran que si, mientras que no opinan en
un 40%, representando esto una AMENAZA.
2.1.2.2. Proveedores
Proveedor es la persona o empresa que abastece con algo a otra empresa o a una
comunidad. El término procede del verbo proveer que hace referencia a suministrar lo
necesario para un fin. (Banco de la República Actividad Cultural, 2015)
Dentro de los proveedores de la Federación de Ligas tenemos:
60%
40%
Precios Competitivos
Si No
81
IMPORTADORA JURADO: Es quien se encarga de distribuirnos suministros
de bazar
Figura 34 Importadora jurado
CREACIONES ORFEBRES: Esta encargado de proveernos los trofeos,
medallas y condecoraciones para las premiaciones de los partidos en las
diferentes ligas.
Figura 35 Creaciones orfebres
TELCONET: Es el encargado de proveernos el dominio de la página web y el
internet.
Figura 36 Telconet
CREACIONES SPORT: Es el encargado de proveernos los uniformes para los
campeonatos internos de la Federación.
Figura 37 Creaciones sport
82
SISOINF: Encargado de proveernos los toners para las impresoras.
Figura 38 Sisoine
BORDE DEL CAMPO: Es quien nos ayuda con las revistas deportivas
barriales.
Figura 39 Borde del campo
2.1.2.3. Competencia
Competencia se refiere a la existencia de un gran número de empresas o personas, las
cuales realizan la oferta y venta de un producto (son oferentes) en un mercado
determinado, en el cual también existen unos personas o empresas, denominadas
consumidores o demandantes, las cuales, según sus preferencias y necesidades, les
compran o demandan esos productos a los oferentes. (Banco de la República Actividad
Cultural, 2015)
La Federación de Ligas Barriales y Parroquiales de Quito actualmente no tiene
competencia debido a que es una organización que presta servicios, con el fin de
fomentar el deporte en los barrios y parroquias del cantón Quito, sin ningún fin
lucrativo, y actualmente no hay ninguna organización que se dedique a fomentar el
deporte barrial, debido a que a la mayor parte de la población le gusta la manera
sedentaria en la que vive.
Es por esto que la Federación en conjunto con el Ministerio del Deporte se encarga de
fomentar el deporte en los barrios y parroquias del cantón Quito. La Federación se
encarga anualmente de proponerse objetivos internos los cuales cada año son conseguir
que todos los barrios y parroquias del cantón estén inscritos en la Federación y así
lograr que ningún barrio ni parroquia quede fuera del mismo.
83
Por lo cual no posee competencia en el cantón debido a ser una organización que abarca
distintas disciplinas deportivas, realizadas en las actividades que se organizan en el
transcurso de todo el año , esperando así llegar a cada uno de los niños, jóvenes, adultos
, hombres y mujeres , motivándolos a llevar una vida deportiva la mayor parte del
tiempo libre.
2.2. Ambiente interno
Abarca todo lo que está inmerso dentro de la organización, tal es el caso de jefes,
trabajadores, recursos, cultura organizacional entre otros.
2.2.1. Proceso Administrativo
2.2.1.1. Planeación
A través de la planeación, una persona u organización se fija alguna meta y estipula qué
pasos debería seguir para llegar hasta ella. En este proceso, que puede tener una
duración muy variable dependiendo del caso, se consideran diversas cuestiones, como
ser los recursos con los que se cuenta y la influencia de situaciones externas. (Gardey &
Pérez, 2014)
La Federación, comienza la etapa de planificación, fijando la filosofía corporativa de la
empresa, es decir estableciendo cuál es la razón de ser y a dónde quiere llegar en un
determinado tiempo, así como también los objetivos organizacionales y las respectivas
estrategias para alcanzarlos.
Dentro de esta fase los directivos toman decisiones con un delegado que ellos escogen
que lo nombran presidente, tratando de descifrar las condiciones futuras, que puedan
afectar el desenvolvimiento de la empresa, con el fin de contrarrestarlas.
2.2.1.2. Organización
Es el proceso que permite repartir o asignar tareas y distribuir los recursos necesarios
para realizarlas. Se trata de una fase de estructuración y de coordinación de las
actividades necesarias para poner en marcha los planes. Permite transformar los planes
en acciones concretas. (García & Yangüez, 2015, pág. 11)
La fase de organización en la federación se la lleva de manera formal, lo cual implica
que está definida por un organigrama no bien estructurado, dentro del cual se refleja la
84
jerarquía existente en la organización. En esta etapa el directorio buscan integrar los
recursos disponibles con las personas encargadas de emplearlos, con la finalidad de
alcanzar las metas propuestas en la planificación.
2.2.1.3. Dirección
“Consiste en orientar los esfuerzos del personal estimulando su entusiasmo con objeto
de poder lograr los objetivos y desarrollar adecuadamente los planes de acción.” (García
& Yangüez, 2015, pág. 11)
La dirección de la Federación debe desarrollar mediante motivaciones, buen ambiente
laboral y estímulos que impulsen al trabajador a innovar en el desarrollo de sus
funciones; los jefes de cada departamento son los encargados de liderar y mantener
constante comunicación son sus subordinados.
2.2.1.4. Control
“Consiste en evaluar el rendimiento y comparar los resultados con los objetivos
previamente definidos para tomar, en caso de desviaciones, las medidas correctoras
necesarias.” (García & Yangüez, 2015, pág. 12)
Henry Fayol define que el control “consiste en verificar si todo se realiza conforme al
programa adoptado, a las órdenes impartidas y a los principios administrativos, tiene la
finalidad de señalar las faltas y los errores a fin de que se los pueda reparar y evitar su
repetición.
El control dentro de la federación se lo realiza en tres fases: la primera se encarga de
establecer normas de desempeño, es decir los parámetros bajo los cuales se va a evaluar;
la segunda compara los resultado obtenidos con los planificados; y la tercera en caso de
ser necesario toma las respectivas medidas correctivas con el fin de cumplir los
objetivos propuestos.
85
ENCUESTA AL PERSONAL DE LA FEDERACIÓN DE LIGAS BARRIALES Y
PARROQUIALES DE QUITO
1. Conoce la misión y visión de la organización
Tabla 15 Resultados de misión y visión
OPCIONES DE
RESPUESTA
NÚMERO DE RESPUESTAS PORCENTAJE
Si 6 75%
No 2 25%
TOTAL 8 100%
Figura 40 Porcentajes de misión y visión de la federación
ANÁLISIS
En un 75% de los empleados dice que si conoce la misión y visión, mientras que en un
25% no la conoce, representando así a la empresa una FORTALEZA.
75%
25%
Misión y Visión
Si No
86
2. ¿Los objetivos organizacionales son de su conocimiento?
Tabla 16 Resultados de objetivos
OPCIONES DE
RESPUESTA
NÚMERO DE RESPUESTAS PORCENTAJE
Si 6 75%
No 2 25%
TOTAL 8 100%
Figura 41 Porcentaje de conocimiento de objetivos de la federación
ANÁLISIS
Es muy importante que los empleados conozcan los objetivos de la organización, ya que
así conocerán a donde se quiere llegar es por esto que en un 75% los empleados
conocen siempre de manera escrita los objetivos, y en un 25% nunca siendo esto una
FORTALEZA.
75%
25%
Objetivos
Si No
87
3. ¿Considera que su trabajo contribuye a alcanzar las metas planteadas por la
federación?
Tabla 17 Resultados de metas planteadas
OPCIONES DE
RESPUESTA
NÚMERO DE RESPUESTAS PORCENTAJE
Si 8 100%
No 0 0%
TOTAL 8 100%
Figura 42 Porcentaje de metas planteadas por la federación
ANÁLISIS
El 100% de los encuestados conoce totalmente que su trabajo aporta al cumplimento de
los objetivos de la empresa por lo que se considera una FORTALEZA.
100%
0%
Metas
Si No
88
4. ¿Tiene conocimiento de las políticas de la organización?
Tabla 18 Resultados de las políticas organizacionales
OPCIONES DE
RESPUESTA
NÚMERO DE RESPUESTAS PORCENTAJE
Totalmente 6 75%
Medianamente 2 25%
TOTAL 8 100%
Figura 43 Porcentaje de políticas de la federación
ANÁLISIS
Un 75% de los empleados totalmente conoce las políticas de la organización mientras
que en un 25% las desconoce, representando esto una FORTALEZA.
75%
25%
Políticas Organizacionales
Si No
89
5. ¿Conoce usted que la federación cuenta con un manual de funciones?
Tabla 19 Resultados de manual de funciones
OPCIONES DE
RESPUESTA
NÚMERO DE RESPUESTAS PORCENTAJE
Si 0 0%
No 8 100%
TOTAL 8 100%
Figura 44 Porcentaje de manual de funciones de la federación
ANÁLISIS
El 100% indica que desconoce si la empresa cuanta con un manual de funciones, siendo
esto una DEBILIDAD.
0%
100%
Manual de Funciones Si No
90
6. Conoce las funciones que debe cumplir en su área de trabajo.
Tabla 20 Resultados de cumplimiento de funciones
OPCIONES DE
RESPUESTA
NÚMERO DE RESPUESTAS PORCENTAJE
Si 8 100%
No 0 0%
TOTAL 8 100%
Figura 45 Porcentaje de cumplimiento de funciones
ANÁLISIS
Los empleados totalmente conocen en un 100% sus funciones en sus áreas de trabajo
siendo esto una FORTALEZA.
100%
0%
Cumplimiento de Funciones
Si No
91
7. Los procesos que tiene la organización para cada departamento se encuentran
documentados.
Tabla 21 Resultados de procesos documentados
OPCIONES DE
RESPUESTA
NÚMERO DE RESPUESTAS PORCENTAJE
Si 1 12,5%
No 7 87,5%
TOTAL 8 100%
Figura 46 Porcentaje de procedimientos documentados
ANÁLISIS
En un 88% desconocen si los procesos se encuentran documentados mientras que en un
12% responden que si se encuentra documentados, siendo esto una DEBILIDAD.
12%
88%
Procedimientos Documentados
Si No
92
8. ¿Considera usted, que el organigrama estructural de la organización está bien
definido?
Tabla 22 Resultados del organigrama funcional
OPCIONES DE
RESPUESTA
NÚMERO DE RESPUESTAS PORCENTAJE
Si 1 12,5%
No 7 87,5%
TOTAL 8 100%
Figura 47 Porcentaje de organigrama funcional de la organización
ANÁLISIS
EL 13% del personal nos indica que considera que el organigrama funcional está
correctamente definido, mientras que el 88% lo considera que no, representando esto
una DEBILIDAD
12%
88%
Organigrama Funcional
Si No
93
9. ¿La organización posee procesos escritos de inducción para la contratación de nuevo
personal?
Tabla 23 Resultados de procesos escritos de inducción
OPCIONES DE
RESPUESTA
NÚMERO DE RESPUESTAS PORCENTAJE
Si 0 0%
No 8 100%
TOTAL 8 100%
Figura 48 Porcentaje de procesos escritos de inducción.
ANÁLISIS
En un 100% indica que no existen procesos escritos para la inducción del personal,
representando esto es una DEBILIDAD.
0%
100%
Inducción
Si No
94
10. ¿Cómo considera que es la distribución del espacio físico para realizar su trabajo?
Tabla 24 Resultados de distribución de espacio físico
OPCIONES DE
RESPUESTA
NÚMERO DE RESPUESTAS PORCENTAJE
Apropiado 1 12,5%
Medianamente
Apropiado
2 25%
Inapropiado 5 62,5%
TOTAL 8 100%
Figura 49 Porcentaje de distribución de espacio físico de la federación
ANÁLISIS
Los empleados consideran en un 63% inapropiado su área de trabajo, mientras que en
un 25% lo consideran medianamente apropiado, y en un 12,5% lo califica como
apropiado siendo esto una DEBILIDAD.
12%
25%
63%
Distribución de Espacio Físico
Apropiado Medianamente Apropiado Inapropiado
95
11. ¿Considera que tiene un buen ambiente laboral?
Tabla 25 Resultado de ambiente laboral
OPCIONES DE
RESPUESTA
NÚMERO DE RESPUESTAS PORCENTAJE
Si 7 87,5%
No 1 12,5%
TOTAL 8 100%
Figura 50 Porcentaje de un buen ambiente laboral
ANÁLISIS
El ambiente laboral es muy importante debido a que deben sentirse a gusto para
desempeñar de una buena manera sus funciones es por eso que en un 87% los
empleados nos indica que tiene si, mientras que en un 13% no tiene un adecuado
ambiente laboral, representando esto una FORTALEZA.
87%
13%
Ambiente Laboral
Si No
96
12. ¿La federación le proporciona cursos de capacitación?
Tabla 26 Resultados de cursos de capacitación
OPCIONES DE
RESPUESTA
NÚMERO DE RESPUESTAS PORCENTAJE
Si 1 12,5%
No 7 87,5%
TOTAL 8 100%
Figura 51 Porcentaje de cursos de capacitación para el personal.
ANÁLISIS
En toda organización es muy importante tener capacitado al personal debido a que
contribuye no solo a la organización sino también a lo personal es por eso que en un
88% dicen que no se les capacita mientras que en un 12% dicen que si siendo esto una
DEBILIDAD.
12%
88%
Cursos de Capacitación Si No
97
13. ¿Qué tipo de comunicación tiene con sus subordinados?
Tabla 27 Resultados de comunicación
OPCIONES DE
RESPUESTA
NÚMERO DE RESPUESTAS PORCENTAJE
Excelente 5 62,5%
Buena 3 37,5%
Mala 0 0%
TOTAL 8 100%
Figura 52 Porcentajes de comunicación con los empleadores
ANÁLISIS
El 62,5% de los encuestados considera que la comunicación que mantiene es excelente
y un 37,5% considera que es buena por lo tanto esto representa una FORTALEZA.
0%
100%
0%
Comunicación
Excelente Buena Mala
98
14. ¿De qué manera conoció a la organización?
Tabla 28 Resultados de publicidad
OPCIONES DE
RESPUESTA
NÚMERO DE RESPUESTAS PORCENTAJE
Tv 0 0%
Radio 0 0%
Revistas 0 0%
Familiares y Amigos 8 100%
TOTAL 8 100%
Figura 53 Porcentual de la publicidad de la federación.
ANÁLISIS
La publicidad es un elemento muy importante para que la federación se dé a conocer y
en lo que invierte parte de su presupuesto, es por esto que la propaganda realizada a
través de Tv califican en un 0% que conocen a la organización, mientras que un 0% no
conoce por radio, un 0% lo conoce por revistas, y un 100% lo conoce por medio de
amigos y familiares, por lo que nos representa una DEBILIDAD.
0% 0% 0%
100%
Publicidad
Tv Radio Revistas Familiares y Amigos
99
15. La organización cuenta con sistema para generar copia de la base de datos
Tabla 29 Resultados de respaldos
OPCIONES DE
RESPUESTA
NÚMERO DE RESPUESTAS PORCENTAJE
Si 8 100%
No 0 0%
TOTAL 8 100%
Figura 54 Porcentaje de respaldos
ANÁLISIS
Para toda organización es de vital importancia contar con respaldos para la base de
datos en caso de pérdidas inesperadas es por eso que la federación en un 100%
respondieron que si cuentan con respaldos siendo esto una FORTALEZA.
100%
0%
Respaldos
Si No
100
16. ¿Los procedimientos administrativos financieros de la federación son de
conocimiento del personal para una adecuada gestión de la empresa?
Tabla 30 Porcentajes de desempeño
OPCIONES DE
RESPUESTA
NÚMERO DE RESPUESTAS PORCENTAJE
Si 8 100%
No 0 0%
TOTAL 8 100%
Figura 55 Porcentaje de procedimientos de desempeño
ANÁLISIS
En un 100% respondieron que si conocen que los procesos administrativos y financieros
aporten a la gestión de la empresa, siendo esto una FORTALEZA.
100%
0%
Desempeño
Si No
101
17. ¿Considera usted que el horario de atención es el adecuado por parte de la
federación?
Tabla 31 Resultados de horario de atención
OPCIONES DE
RESPUESTA
NÚMERO DE RESPUESTAS PORCENTAJE
Muy De Acuerdo 5 62,5%
De Acuerdo 3 37,5%
Desacuerdo 0 0%
TOTAL 8 100%
Figura 56 Porcentual del horario de atención de la federación
ANÁLISIS
Actualmente todas las organizaciones atienden en sus oficinas en un margen de 8:00 am
a 17:00 pm, por lo que la federación tiene una atención distinta la cual es 12:00 pm
hasta las 20:00 pm por lo cual nos benéfica ya que pueden acudir nuestros clientes a
adquirir el servicio incluso al salir de sus trabajos por lo que los clientes en un 62%
están muy de acuerdo con que los horarios de atención, en un 37.5% están de acuerdo y
en un 0%, están en desacuerdo lo que podemos decir que es una FORTALEZA.
62%
38%
0%
Horario de Atención
Muy De Acuerdo De Acuerdo Desacuerdo
102
18. ¿En qué nivel cree usted que los servicios (inscripciones, carnets, pases,
certificaciones) que ofrece la federación cubren satisfactoriamente sus necesidades?
Tabla 32 Resultados del nivel de satisfacción del servicio de la Federación
OPCIONES DE
RESPUESTA
NÚMERO DE
RESPUESTAS
PORCENTAJE
Alto 8 100%
Medio 0 0%
Bajo 0 0%
TOTAL 8 100%
Figura 57 Porcentual de la satisfacción del cliente de la federación
ANÁLISIS
En un 100% los servicios que ofrece la organización (carnets, pases, certificaciones,
inscripciones) cubren con las necesidades de los clientes, viendo así que esto viene ser
para nosotros una FORTALEZA.
91%
0%
9%
Satisfacción
Alto Medio Bajo
103
19. ¿Cómo calificaría la atención que recibe por parte de la federación?
Tabla 33 Resultados de atención al cliente
OPCIONES DE
RESPUESTA
NÚMERO DE RESPUESTAS PORCENTAJE
Excelente 5 62,5%
Bueno 3 37,5%
Regular 0 10%
Malo 0 10%
TOTAL 8 100%
Figura 58 Porcentual de atención al cliente de la federación
ANÁLISIS
La atención recibida por parte de los clientes de la organización es excelente en un
62.5% mientras que un 38% de los clientes piensa que es buena, representado una
FORTALEZA.
62%
38%
0% 0%
ATENCIÓN
Excelente Bueno Regular Malo
104
20. ¿Cómo considera el tiempo de espera para la entrega del servicio?
Tabla 34 Resultados de tiempo de espera
OPCIONES DE
RESPUESTA
NÚMERO DE RESPUESTAS PORCENTAJE
Bueno 5 62,5%
Regular 3 37,5%
Malo 0 0%
TOTAL 8 100%
Figura 59 Porcentual del tiempo de espera de la federación
ANÁLISIS
El tiempo de espera es un factor muy importante , debido a que debemos tener al cliente
satisfecho en todos los aspectos , pero actualmente en un 62% califican al tiempo de
espera como bueno, mientras que un 38% lo califica como bueno, un 0% lo califica
como malo, por lo que podemos decir que es una FORTALEZA.
62%
38%
0%
Tiempo de Espera
Bueno Regular Malo
105
21. ¿El comprobante de pago que le entrega la federación al adquirir el servicio es
electrónico?
Tabla 35 Resultados de comprobante de pago
OPCIONES DE
RESPUESTA
NÚMERO DE RESPUESTAS PORCENTAJE
Si 8 100%
No 0 0%
TOTAL 8 100%
Figura 60 Porcentual de comprobantes de pago electrónicos
ANÁLISIS
El comprobante de pago que entrega la federación a sus clientes es de manera
electrónica en un 100% nos afirman que es así, mientras que en un 0 % que no,
representando esto una FORTALEZA.
2.3. Análisis e interpretación de resultados
Definidas las prioridades para el futuro inmediato luego del análisis de los resultados
porcentuales obtenidos, se deberá planear minuciosamente las alternativas de solución
de los problemas seleccionados y la forma en que se aprovecharán las oportunidades,
mejorarán las fortalezas o de qué manera se evitarán las debilidades y amenazas. Con la
finalidad de realizar el diagnóstico organizacional se hace necesario definir los
91%
9%
Comprobante de Pago
Si No
106
elementos de análisis, describiendo el comportamiento de cada uno de ellos en la
situación actual.
Explicado y comprendido lo que es el método FODA y desarrollado el proceso
completo de recopilación de los datos para el análisis y definición de la situación actual
de la Dirección General de Administración y Finanzas, se identifican las siguientes
Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas, veremos a continuación una matriz
resumen.
2.3.1. Matriz FODA resumen
El análisis FODA es una herramienta de carácter gerencial válida para las
organizaciones privadas y públicas, la cual facilita la evaluación situacional de la
organización y determina los factores que influyen y exigen desde el exterior hacia la
institución gubernamental. (Zambrano Barrios, 2011, pág. 84)
El análisis FODA engloba dos factores, los internos y los externos. La parte interna hace
referencia a los aspectos sobre los cuales la empresa tiene control, tales como las
fortalezas y debilidades; la parte externa engloba las oportunidades y amenazas, es decir
aquellos en los que la empresa no ejerce control.
FORTALEZAS: Son aquellas características que posee la empresa y que le permiten la
consecución de sus metas y objetivos planteados, además le proporcionan ventajas
competitivas con otras organizaciones.
OPORTUNIDADES: Son situaciones que se presentan de manera inesperada sin
embargo colaboran al desempeño de la empresa de manera positiva.
DEBILIDADES: Son elementos desfavorables que afectan el rendimiento de la
empresa y la ponen en desventaja con sus competidores.
AMENAZAS: Son aquellas circunstancias que se presentan fuera de la empresa y que
afectan a tal punto de desestabilizar su normal funcionamiento.
Un adecuado análisis FODA es muy importante ya que permite conocer el medio
interno y externo en el que se desenvuelve la organización para posteriormente poder
tomar decisiones acertadas que ayuden al progreso de la empresa.
107
2.3.2. Matriz resumen
FORTALEZAS
1. Conocimiento de la filosofía organizacional
2. Trabajadores comprometidos con la organización
3. Personal con conocimiento de los procedimientos
administrativos y financieros
4. Buena comunicación y ambiente laboral
5. Posee un sistema para generar copia de seguridad de base
de datos
6. Calidad de los servicios entregados por parte de la
federación.
OPORTUNIDADES
1. Proveedores cumplidos en la entrega de productos y
servicios requeridos por la federación.
2. Convenios y/o alianzas estratégicas con instituciones
dedicadas a actividades deportivas a nivel nacional
3. Apoyo del Ministerio de Deportes.
4. Deportes variados que practican personas de todas las
edades que forman parte de ligas barriales
DEBILIDADES
1. Inexistencia de manuales administrativos y financieros
2. Ausencia de procesos y procedimientos documentados de
la institución
3. Organigrama estructural incorrectamente definido.
4. Limitada funcionalidad de las instalaciones de la
federación.
5. Escasa capacitación del personal
6. Inadecuada publicidad a través de revista
AMENAZAS
1. Impuestos establecidos por parte del gobierno.
2. Indiferencia de los jóvenes en los hábitos de consumo
de su tiempo libre.
3. Asignación del presupuesto conforme a prioridades
deportivas a nivel nacional.
4. Escuela de futbol en barrios aledaños
5. Escuelas deportivas que ofrecen precios competitivos.
108
2.4. Matriz de estrategias FODA
MATRIZ FODA
Fortalezas (4-3) Debilidades (2-1)
F1 Conocimiento de la filosofía organizacional
D1
Inexistencia de manuales administrativos y
financieros
F2 Trabajadores comprometidos con la organización
D2
Ausencia de procesos y procedimientos
documentados de la institución
F3
Personal con conocimiento de los procedimientos
administrativos y financieros
D3
Organigrama estructural incorrectamente definido.
F4 Buena comunicación y ambiente laboral D4 Limitada funcionalidad de las instalaciones de la
federación
F5
Posee un sistema para generar copia de seguridad
de base de datos
D5
Escasa capacitación del personal
F6
Calidad de los servicios entregados por parte de la
federación.
D6
Inadecuada publicidad a través de revista
Oportunidades (4-3) Estrategias FO Estrategias DO
O1
Proveedores cumplidos en la entrega de
productos y servicios requeridos por la
federación.
F2O3
Aprovechar el sentido de pertinencia de los
trabajadores en conjunto con el Ministerio para
alcanzar objetivos y metas planteadas. D4O3
Mejorar las instalaciones aprovechando el apoyo del
Ministerio del Deporte.
O2
Convenios y/o alianzas estratégicas con
instituciones dedicadas a actividades
deportivas a nivel nacional
F6O1
Utilizar el cumplimiento de los proveedores, para
potencializar los servicios entregados por parte de
la federación. D6O2
Utilizar los convenios y alianzas con las instituciones
deportivas para implantar un correcto uso de
publicidad y así lograr llegar a más deportistas.
O3 Apoyo del Ministerio de Deportes. F5O4
Potencializar y aprovechar la tecnología de la
federación, para lograr una ventaja de competitiva
en las personas de todas las edades. D1O3
Creando manuales de los procesos administrativos
financieros, con el fin de reducir tiempos y optimizar
recursos
109
O4
Deportes variados que practican personas de
todas las edades que forman parte de ligas
barriales
F6O2
Obtener más convenios y alianzas extendidos para
abarcar todos los deportes y mantener la calidad de
los servicios prestados.
Amenazas (2-1) Estrategias FA Estrategias DA
A1
Impuestos establecidos por parte del
gobierno.
F2A2
Crear campañas que ayuden a fomentar una cultura
del uso correcto del tiempo libre de los jóvenes, en
la que resalte los diferentes deportes que pueden
practicar con el apoyo de la federación.
D2A3 Evaluar y mejorar los procedimientos administrativos
y financieros de la organización.
A2
Indiferencia de los jóvenes en los hábitos de
consumo de su tiempo libre.
F1A2
Establecer estrategias anuales y evaluarlas para
lograr que los deportistas barriales que se inscriban
cada vez sea un mayor número. A3D5
Conseguir auspiciantes con el fin de capacitar al
personal, por reducción del presupuesto, de esta
manera mantener un óptimo grupo de trabajo.
A3
Asignación del presupuesto conforme a
prioridades deportivas a nivel nacional.
F6A1
Realizar una investigación de campo, con el fin de
que en caso de que los impuestos suban, el cobro
por el servicio no sea muy elevado.
A4 Escuela de futbol en barrios aledaños
A5
Escuelas deportivas que ofrecen precios
competitivos.
110
3. MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y
FINANCIEROS DE LA FEDERACIÓN DE LIGAS BARRIALES Y
PARROQUIALES DE QUITO
3.1. Introducción
La Unidad Administrativa y Financiera de la Federación de Ligas Barriales y
Parroquiales de Quito, luego del análisis e investigación tiene claro que los procesos
constituyen el elemento más importante y difundido en la gestión de la organización,
reconoce que son la base operativa y el sustento estructural sobre el cual se fundamenta
el sistema de gestión de la calidad.
A partir de los años setenta y ochenta, se propició el éxito de las industrias japonesas
con la aplicación de modelos de organización productiva como just in time o kanban,
que generó resultados económicos sorprendentes en los países occidentales. Esta
aplicación de modelos apuntaba a la importancia de los procesos como base para
desarrollar políticas y estrategias operativas sólidas, dando origen a estudios sobre las
posibilidades de los procesos como herramienta de gestión de las organizaciones y
como consecuencia la capacidad de contribuir en forma sostenida a los resultados,
siempre que la institución diseñe y estructure sus procesos pensando en sus clientes.
(Maasaki, 2001)
Trasladarse de una estructura funcional a una por procesos es un cambio cultural
bastante complejo, requerirá un replanteamiento fundamental en la administración de la
unidad administrativa y financiera. El cambio no es sencillo, aunque todo se manifestará
a favor del cambio, el mismo que no es un proceso simple requerirá de reflexión, un
plan bien concebido, y un liderazgo constante.
La Unidad Administrativa y Financiera deberá comprender que el nuevo enfoque
basado en procesos, estará orientado hacia un cambio continuo, y que la calidad y
eficiencia sólo podrá mejorarse a través de una constante evolución.. Todas las normas
y el trabajo son analizados constantemente, las nuevas ideas se estimularán y las
evaluaciones efectuarán mediante la ejecución de indicadores de gestión y desempeño.
111
Las acciones dentro del cambio representará un compromiso para dar seguridad al
propósito y aceptar la convicción de que las mejoras de calidad evolucionarán por
naturaleza, pero esto requerirá del compromiso de los dirigentes , puesto que al tratarse
de una mejora a todos los procesos para la operación de la unidad y tomando en cuenta
que está regula y controla a todas las actividades de la compañía, se necesitará del
respaldo total de los mismos, dado que todo el personal al final necesitará aceptar los
conceptos de competitividad.
De acuerdo con los principios de W. Edwards Deming, la calidad sólo se podrá elevar
como parte de un mejoramiento en curso de los procesos de trabajo de una
organización. Esto exigirá la comprensión de los procesos de la Unidad Administrativa
y Financiera de Federación de Ligas Barriales y Parroquiales de Quito, y reforzar el
sistema de gestión de la calidad, partiendo del compromiso para el mejoramiento
continuo de la calidad en el nivel más alto de la dirección Presidente, la distribución
organizada de los recursos, la educación oportuna para corregir la cultura corporativa y
la reforma de la calidad como la primera meta de la unidad. Los avances en calidad y
eficiencia estarán dentro del campo de acción como objetivos facultativamente dirigidos
para cada proceso. En efecto, es preciso ir más allá de los mejoramientos en calidad y
eficiencia en un mundo implacable de competitividad. (Deming, 2014)
Los objetivos del cambio o posicionamiento deben ir más allá de lo que comúnmente se
asociarán con las metodologías tal y como lo enfoca Saltos en su tratado de gestión por
procesos, para este fin se enuncia los que mayor fuerza representa en la mejora y son:
1. Controlar el cambio de manera sistemática
2. Facilitar el cambio en la medida de lo posible
3. Eliminar las amenazas asociadas con el cambio
4. Realizar el cambio como una serie continua de mejoras incrementales
5. Recopilar datos de investigación de mercado, búsqueda de tecnología y
observaciones de personal
6. Brindar en forma individual el ambiente, la metodología y los procesos a los
proyectos de cambio
7. Determinar los cambios que la organización necesita para lograr ventaja
competitiva
En conclusión se deberá indicar que el presente trabajo de investigación intitulada
Mejoramiento de los procesos Administrativos y Financieros de la Federación de Ligas
Barriales y Parroquiales de Quito., pretenderá establecer una estructura organizacional
112
basada en procesos, la misma que en el presente capítulo se la estructurará, describirá y
se la cumplirá su ejecución práctica en los procesos administrativos y financieros
3.2. Análisis de valor de los procesos actuales administrativos y financieros
La metodología para el análisis de valor de los procesos, subprocesos y procedimientos
expuesta por Saltos (Saltos, 2008) en su tratado inédito sobre Modelo de organización
por procesos constituye nuestro punto de partida para la aplicación el proceso de
mejora en los Procesos Administrativos y Financieros de Federación de Ligas Barriales
y Parroquiales de Quito; de donde es importante conocer cuales con los criterios que se
utilizará en el análisis a saberse:
Eficiencia: 87%. (El 13% de diferencia contempla el porcentaje de tiempo utilizado en
las necesidades básicas de las personas)
Días laborables al mes: 22 días.
Jornada Laboral: 8
Eficiencia: 87%
Mes: 22
Análisis del Valor Agregado y Simbología precedente de las actividades
Figura 61 Análisis del Valor Agregado y Simbología
113
Tipo de Actividad:
1. Valor Agregado Usuario (VAR): Actividad que aporta directamente al usuario
para su apreciación de valor en el producto o servicio que recibe
2. Valor Agregado Institucional (EVA): Actividad que logran la maximización
en la eficiencia de los procesos administrativos y la consolidación de la cadena
de valor de la institución
3. Preparación u Operación: Etapa en la que alguien hace que un producto o
servicio esté preparado o se pueda utilizar con un fin determinado (acción); es
decir actúa sobre un objeto o para producir una salida
4. Demora o Espera: Detenerse y esperar la puesta en marcha de la actividad
precedente, para poder continuar con el proceso
5. Transporte: Etapa que provoca que algo o alguien cambie el lugar o la posición
de un objeto
6. Control: Las acciones de control se asocian con la medición, análisis,
evaluación o auditoria de la información, productos o servicios para asegurar
que cumplen las especificaciones y que proporcionan los resultados esperados
7. Almacenamiento o Archivo: Etapa que sitúa un producto, información o
servicio en una zona de conservación (archivo, almacén) o posición (cola) para
utilizarlo o proporcionar el servicio más adelante.
Simbología
Figura 62 Simbología
Operación
Preparación
Hexágono
Control: Circulo Grande
Movimiento/
Transporte:
Flecha ancha
Triangulo invertido
Almacenamiento o Archivo:
Demora o Espera:
Rectángulo
Obtuso Cubierto por un
rectángulo
114
Pasos para identificar el Tipo de Actividad:
a) Identificar la actividad.
b) Reconocer si aporta Valor Agregado Usuario (VAR) o Valor Agregado
Institucional (EVA)
c) Colocar una ”x” en el casillero correspondiente a la actividad y “valor agregado”
d) Reconocer si la actividad es de operación, demora, trasporte, control,
almacenamiento.
e) Colocar una “x” en el casillero correspondiente a la actividad y el tipo
correspondiente.
Figura 63 Pasos para identificar el Tipo de Actividad
DETERMINAR LA CAPACIDAD MENSUAL POR PERSONA:
Según Actividades, tiempos, responsables, frecuencia, número de veces.
Identificar los procesos y elaborar la Matriz de Procesos, Subprocesos, productos.
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD
1 x 1.Recepciòn de OEP's de acuerdo a disponibilidad de fondos
2 x 2.Elaboracion del Comprobante en el SIF
3 x 3.Revisiòn y Legalizaciòn de comprobantes
4 x 4.Elaboraciòn de la Transferencia tanto del BCE o Bancos Corresponsales
5 x 5.Legalizaciòn de transferencia
6
x x
6.Entrega de transferencia en el BCE y/o Bancos Corresponsales para el
debito en nuestras cuentas y el credito en la Unidades Financieras y
Beneficiarios tanto en el pais como en el exterior
7 7.Archivo de documentación
8
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD
1 x x 1.Recepciòn de OEP's de acuerdo a disponibilidad de fondos
2 x x 2.Elaboracion del Comprobante en el SIF
3 x x 3.Revisiòn y Legalizaciòn de comprobantes
4 x x 4.Elaboraciòn de la Transferencia tanto del BCE o Bancos Corresponsales
5 x x 5.Legalizaciòn de transferencia
6
x x x
6.Entrega de transferencia en el BCE y/o Bancos Corresponsales para el
debito en nuestras cuentas y el credito en la Unidades Financieras y
Beneficiarios tanto en el pais como en el exterior
7 x 7.Archivo de documentación
8
115
Figura 64 Identificar los procesos y elaborar la Matriz de Procesos
Una vez entendido el mecanismo de funcionamiento de las herramientas que
utilizaremos para la mejora de los procesos administrativos y financieros es importante
conocer e identificar cual es el mapa actual de los procesos que en ella se maneja.
116
Figura 65 Mapa de procesos actuales administrativos y financieros
MAPA DE PROCESOS ACTUALES ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS
PROCESOS ESTRATÉGICOS
PROCESOS MISIONALES
PROCESOS DE APOYO
GESTIÓN
ESTRATÉGICA
ADMINISTRATIVA
GESTIÓN
ESTRATÉGICA
FINANCIERA
PROCESO
ADMINISTRATIVO
PROCESO
CONTABLE
PROCESO DE
TESORERÍA
SOLICITUDES Y
REQUERIMIENTOS
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
Y FINANCIEROS
ARCHIVO
CLIENTES CON
NECESIDADES
CLIENTES
SATISFECHOS
117
3.2.1. Estructurar la matriz de procesos.
Para la aplicación del mejoramiento de los procesos administrativos y financieros de la
Federación de Ligas Barriales y Parroquiales de Quito, el postulante conjuntamente con
el personal de la organización efectuarán el levantamiento de información sobre el
inventario – diccionario de los procesos, los mismos que constituirán los macro
procesos, procesos, subprocesos, procedimientos y productos, estableciendo que es lo
que se hace, identificará y agrupará los procesos en los niveles Directivos
(Estratégicos), Gestión (Agregadores de Valor, Operativos) y de Soporte (Habilitantes,
Apoyo), considerando que no se excluirá ningún proceso, resultado de estas actividades
se determinará el siguiente inventario - diccionario de procesos actuales y la matriz de
los mimos:
118
MATRIZ DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS ACTUALES
PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD PRODUCTO
GO
BE
RN
AN
TE
S
1.1 Gestión
Estratégica
Administrativa
1.1.1
Administración
Estratégica
1.1.1.01 Elaboración
de la Planificación
Operativa Anual
(POA)
1.1.1.01.01 Receptar disposición de realizar el presupuesto
institucional
POA Aprobado
1.1.1.01.02 Solicitar información a las diferentes áreas
administrativas
1.1.1.01.03 Receptar la información solicitada
1.1.1.01.04 Analizar y clasificar la información recibida
1.1.1..01.05 Elaborar el POA
1.1.1.01.06 Enviar al Ministerio de Deportes
1.1.1.01.07 Esperar la aprobación o cambios por parte del
Ministerio de Deportes
1.1.1.01.08 Receptar observaciones
1.1.1.01.09 Elaborar el POA corregido
1.1.1.01.10 Obtener la aprobación por parte del Ministerio de
Deportes
1.1.1.01.11 Notificar POA aprobado
1.1.1.02 Distribución
del Presupuesto
Análisis de la documentación sustentatoria de las operaciones Ejecución del
presupuesto
Sumilla y elaboración de oficio solicitando el desembolso
Registro de desembolsos
Distribución de gastos según el POA
119
Archivar documentación según comprobantes de egreso
Elaboración de Estados de Resultados y Situación
1.1.1.03 Elaboración
del Plan Anual de
Contratación (PAC)
Anexar cada ítem a adquirir PAC Aprobado
Realizar cuadro de adquisiciones según formato USHAY
Elaboración de pliegos mediante USHAY
1.1.1.04 Adquisición
por Compras Públicas
Subir PAC Informe de
Adquisición de
Compras Públicas Subir Pliegos
Registrar procesos de adquisición
Ejecución de procesos de adquisición de infinita cuantía, subasta
inversa y obras de menor cuantía.
SU
ST
AN
TIV
OS
2.1 Gestión del
Control Estratégico
2.1.1 Ejecución de
la planificación
2.1.1.01 Seguimiento
de la planificación
2.1.1.02.01 Recopilación de documentación sustentatoria Informe de
seguimiento
aprobado 2.1.1.02.02 Analizar las documentaciones recibidas
2.1.1.02.03 Definir puntos de control
2.1.1.02.04 Elaborar la matriz de evaluación, anexos y
justificativos e informe de seguimiento
2.1.1.02.05 Aprobar informe de seguimiento con el Directorio
2.1.1.02.06 Archivar informe aprobado
AD
JE
TIV
OS
3.1 Gestión
Administrativa
3.1.2
Administración
Documental
1.1.2.01 Registro,
control de documentos
1.1.2.01 Receptar Documentación Distribución de
documentación a
interesados 1.1.2.02 Clasificar la Documentación
1.1.2.03 Distribución de la Documentación
1.1.2.04 Archivar la Documentación
120
MATRIZ DE PROCESOS FINANCIEROS ACTUALES
PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD PRODUCTO
GO
BE
RN
AN
TE
S
1.1 Gestión
Estratégica
Financiera
1.1.1
Administración
Estratégica
Financiera
1.1.1.01 Elaboración
del Presupuesto
1.1.1.01.01 Receptar disposición de realizar el presupuesto
Presupuesto Anual
1.1.1.01.02 Solicitar información a las diferentes áreas (contabilidad
y tesorería)
1.1.1.01.03 Receptar la información solicitada
1.1.1.01.04 Analizar y clasificar la información recibida
1.1.1..01.05 Elaborar el POA
1.1.1.01.06 Enviar al Ministerio de Deportes
1.1.1.01.07 Esperar la aprobación o cambios por parte del
Ministerio de Deportes
1.1.1.01.08 Receptar observaciones
1.1.1.01.09 Elaborar el POA corregido
1.1.1.01.10 Obtener la aprobación por parte del Ministerio de
Deportes
1.1.1.01.11 Notificar POA aprobado al Directorio
121
1.1.1.02 Emisión de
Directrices Financieras
1.1.1.02.01 Emitir disposiciones presupuestarias a las unidades
administrativas.
Disposiciones y
Directrices 1.1.1.02.02 Emitir disposiciones contables a las unidades financieras
1.1.1.02.03 Elaborar informes
1.1.02.04 Archivar informes
1.1.1.03 Control
Estratégico
1.1.1.03.01 Solicitar a las unidades de negocio los controles que
manejan
Informe de Control
Estratégico
1.1.1.03.02 Evaluar los controles que se aplican
1.1.1.03.03 Emitir el informe con sugerencias de cambio a los
controles que deben efectuar.
1.1.1.03.04 Divulgar el informe a las unidades involucradas
1.1.1.03.05 Archivar informes
1.1.1.03.06 Emitir disposiciones y elaborar el informe financiero
1.1.1.03.07 Elaborar, despachar y archivar comunicaciones
122
SU
ST
AN
TIV
OS
2.1 Gestión
Financiera
2.1.1 Proceso
Contable
2.1.1.01 Registro de
Transacciones
2.1.1.01.01 Receptar las liquidaciones de caja chica y de viaje
debidamente autorizadas Liquidación de Caja
Chica
2.1.1.01.02 Analizar y verificar que los documentos de soporte estén
emitidos
Liquidación de
Viaje
2.1.1.01.03 Registrar la liquidación de caja chica y de viaje en el
sistema contable
2.1.1.01.04 Entregar a tesorería la liquidación de caja chica y de
viaje
2.1.1.01.05 Archivar los respaldos ya cancelados
2.1.1.01.06 Archivar los diarios contables debidamente respaldados
en las carpetas secuenciales.
2.1.1.02 Elaboración de
conciliaciones bancarias
2.1.1.02.01 Recibir el detalle de depósitos
Informe de
Conciliación
Bancaria
2.1.1.02.02 Registrar los depósitos
2.1.1.02.03 Extraer el estado de cuenta bancario de la web del banco
y el libro mayor de las cuentas desde el sistema
2.1.1.02.04 Elaborar hojas de trabajo para análisis y cuadre de
información
2.1.1.02.05 Analizar y corregir las partidas conciliatorias detectadas
en el análisis
2.1.1.02.06 Comparar los saldos de cuentas contables con el estado
bancario.
123
2.1.1.02.07 Generar el informe de conciliaciones bancarias
2.1.1.02.08 Archivar el informe de conciliación
2.1.1.03 Control y
análisis del manejo de
inventarios suministros
2.1.1.03.01 Extraer del sistema de inventarios de suministros de
bodega general, y el libro mayor de las cuentas del sistema.
Hoja de
Conciliación
2.1.1.03.02 Elaborar hojas de trabajo para análisis y cuadre de la
información
2.1.1.03.03 Analizar y corregir las cuentas
2.1.1.03.04 Comparar los saldos clientes con los saldos de las
cuentas contables
2.1.1.03.05 Archivar los informes emitidos
2.1.1.04 Control y
análisis de los
procedimientos de
nómina
2.1.1.04.01 Receptar los archivos de nómina horizontal y novedades
de nómina
Reportes de
Conciliación
2.1.1.04.02 Tabular la información de los archivos de nómina en la
base Excel
2.1.1.04.03 Extraer el libro mayor de las cuentas de nómina
2.1.1.04.04 Elaborar hojas de trabajo para análisis y cuadre de la
información
2.1.1.04.05 Analizar y corregir errores detectados en el análisis
2.1.1.04.06 Comparar los saldos de las cuentas contables de nómina
con los saldos del reporte consolidado de nómina
124
2.1.1.04.07 Archivar los informes generados autorizados
2.1.1.05 Control y
análisis de los
procedimientos de pago
a proveedores
2.1.1.05.01 Extraer reporte de proveedores
Reportes de
Conciliación
2.1.1.05.02 Elaborar documentos de trabajo para análisis y cuadre de
la información
2.1.1.05.03 Analizar y corregir las diferencias encontradas
2.1.1.05.04 Ejecutar el proceso de reparación y actualización de
saldos en módulo
2.1.1.05.05 Comparar los saldos del módulo de proveedores con los
saldos de las cuentas contables
2.1.1.05.06 Archivar los informes generados autorizados
2.1.1.06 Control y
análisis de control
documentario de
clientes
2.1.1.06.01 Recepción de toda la documentación emitido a los
usuarios debidamente legalizados
Acta entrega
recepción de la
documentación
recibida por los
clientes
2.1.1.06.02 Revisión de las condiciones de ley que debe cumplir la
documentación
2.1.1.06.03 Revisión de la información registrada en el sistema con
la documentación física
2.1.1.06.04 Emitir el informe de cumplimiento de proceso al
directorio
2.1.1.06.05 Seguimiento y validación de las sugerencias emitidas en
el informe
2.1.1.06.06 Emitir el reporte de revisión del proceso al directorio
125
2.1.1.07 Cierre de fin de
mes
2.1.1.07.01 Notificar la fecha y hora de la toma física de inventarios
al personal de bodega
Informe de toma
física de inventarios
2.1.1.07.02 Ejecutar el conteo físico de los inventarios
2.1.1.07.03 Comparar los datos del conteo físico del inventario con
los datos del inventario al costo
2.1.1.07.04 Registrar los ajustes por sobrantes o faltantes de
inventarios en el sistema (módulo y contabilidad) y comprobar los
saldos del inventario ajustado del módulo con los saldos de las
cuentas contables de inventarios de contabilidad.
2.1.1.07.05 Integrar la nómina en el sistema contable Registros de nómina
2.1.1.07.06 Registrar las actas de finiquito de empleados
2.1.1.07.07 Receptar y analizar la documentación habilitante de la
compra de activos fijos
Reporte de
depreciación de
activos
2.1.1.07.08 Ingresar los activos fijos en el módulo del sistema
2.1.1.07.09 Determinar el valor de la carga de depreciación mensual
de activos fijos
2.1.1.07.10 Registrar el valor de la carga de depreciación mensual de
activos fijos
2.1.1.07.11 Comparar los saldos de las cuentas contables de activos
fijos con los saldos del reporte del módulo
126
2.1.1.08 Control y
análisis tributario
2.1.1.08.01 Extraer del sistema el archivo resumen de compras y
retenciones, resumen de facturación, resumen de IR, los mayores de
las cuentas contables de impuestos
Reporte preliminar
de declaración.
Formularios de
declaración de
impuestos
Talón resumen
2.1.1.08.02 Elaborar documentos de trabajo para análisis y cuadre de
la información
2.1.1.08.03 Comparar los saldos de cuentas contables con los saldos
del anexo de declaración
2.1.1.08.04 Analizar y corregir las diferencias encontradas
2.1.1.08.05 Elaborar el informe preliminar de cumplimiento de
control tributario para cargar declaraciones en WEB del SRI
2.1.1.08.06 Ingresar la información de declaración del IVA en el
Software DIMM Formularios
2.1.1.08.07 Generar el archivo XML de declaración de impuestos de
IVA
2.1.1.08.08 Generar el anexo transaccional DIMM ANEXOS SRI
2.1.1.08.09 Generar el talón resumen del sistema DIMM ANEXOS
2.1.1.08.10 Validar las casillas, montos y conceptos del anexo
transaccional con el anexo de declaración
2.1.1.08.11 Cargar en la Web de Rentas Internas los archivos XML
de declaración de impuestos de IVA
2.1.1.08.12 Generar los comprobantes de carga de impuestos de la
WEB
127
2.1.1.08.13 Cargar en la Web de Rentas Internas el archivo XML de
declaración del anexo transaccional
2.1.1.08.14 Generar el talón resumen del anexo transaccional desde
la WEB de Rentas Internas
2.1.1.08.15 Entregar el resumen de declaración a tesorería
2.1.1.08.16 Archivar el talón resumen del anexo transaccional
generado desde la WEB de Rentas Internas, y formularios de
declaración.
2.1.1.08.17 Verificar en el sistema el saldo de la cuenta contable de
los impuestos con las declaraciones y pagos efectuados
2.1.1.09 Emisión y
Presentación de Estados
Financieros
2.1.1.09.01 Determinar el cumplimiento del presupuesto de ingresos
en unidades y del presupuesto de gastos.
Carpeta de Estados
Financieros
2.1.1.09.02 Analizar y verificar la razonabilidad y sustento de la
conciliación bancaria , de la conciliación de módulo de clientes ,
depósitos por identificar, conciliación nómina, conciliación de
módulo de proveedores, anticipos de proveedores por liquidar,
conciliación de activos fijos, conciliación de obligaciones bancarias y
de terceros, conciliación de impuestos por pagar, conciliación de
retenciones en la fuentes de clientes
2.1.1.09.03 Extraer del sistema el balance de comprobación ajustado
2.1.1.09.04 Actualizar el archivo de los Estados Financieros con la
información del balance de comprobación extraído del sistema
2.1.1.09.05 Generar los Estados Financieros y notas aclaratorias, el
Margen por Línea Resultados Acumulado
128
2.1.1.09.06 Enviar al Directorio y al Presidente, el archivo Estados
Financieros y Resultados Acumulados
2.1.1.09.07 Generar los anexos de balance, análisis de gastos, anexos
adicionales.
2.1.1.09.08 Entregar la carpeta de los Estados Financieros a la
Presidencia y a la Administración
2.1.1.10 Revisión de
saldos de cuentas por
cobrar
2.1.1.10.01 Emitir el informe de saldos de cuentas por cobrar
conjuntamente con ofrecimientos de pago
Reporte de saldos
por cobrar
2.1.2 Proceso de
Crédito y Cobranza
de clientes
2.1.2.01 Ingreso de
depósitos efectuados
por los usuarios
2.1.2.02.01 Crear el código del cliente en el sistema contable
Recibos de Caja y
ficha del cliente
2.1.2.01.02 Receptar los depósitos o transferencias bancarias
realizados
2.1.2.01.03 Verificar los valores depositados por los clientes en el
estado de cuenta
2.1.2.01.04 Ingresar el depósito realizado afectado la o las facturas de
cada cliente
2.1.2.01.05 Imprimir el recibo de caja correspondiente para archivar
2.1.3 Proceso de
Tesorería
2.1.3.01 Reporte de
Saldos de Cuentas
Bancarias
2.1.3.01.01 Imprimir los estados de cuenta de las páginas Web de los
Bancos
Reporte de Saldos
Bancarios
2.1.3.01.02 Generar el reporte diario de saldos bancarios a la
administración
129
2.1.3.01.03 Entregar el reporte diario de saldos bancarios a la
administración
2.1.3.02 Registro de las
facturas recibidas de
proveedores de
servicios
2.1.3.02.01 Receptar las facturas de los proveedores de servicios
debidamente aprobados desde el área de compras
Comprobante de
pago y retención en
la fuente
2.1.3.02.02 Receptar el resumen de afectación contable de pago de
impuestos de Control Tributario
2.1.3.02.03 Registrar los créditos, débitos y transferencias
contemplados en el estado de cuenta
2.1.3.02.04 Registrar en el sistema las facturas recibidas de
proveedores de servicios
2.1.3.02.05 Emitir el comprobante de retención en la fuente y del
IVA de las facturas registradas
2.1.3.02.06 Adjuntar la retención en la fuente y el comprobante de
diario a la factura
2.1.3.02.07 Entregar a Contabilidad las facturas de proveedores de
servicios registrados debidamente sustentados, respaldados y
legalizados.
2.1.3.03 Recepción de
facturas de proveedores
para pago 2.1.3.03.01 Receptar las facturas de proveedores de suministros y
materiales por proveedores
Carpeta de cuentas
por pagar
130
2.1.3.03.02 Archivar las facturas de proveedores de suministros y
materiales por proveedores y fecha de vencimiento en cada carpeta
2.1.3.04 Emisión de
cheques y transferencias
bancarias
2.1.3.04.01 Receptar la cartera de proveedores para pago desde el
departamento de compras, disponibilidad del efectivo, liquidaciones
de caja chica y de viaje desde contabilidad
Cheque y
transferencia
2.1.3.04.02 Registrar las solicitudes de cheques en el sistema de
acuerdo a los reportes emitidos
2.1.3.04.03 Solicitar la aprobación de las solicitudes de cheques
ingresados en el sistema
2.1.3.04.04 Imprimir los cheques desde el sistema aprobados en las
solicitudes
2.1.3.04.05 Entregar los cheques para revisión, aprobación y firmas
2.1.3.04.06 Receptar de las firmas autorizadas los cheques firmados
2.1.3.04.07 Entregar los cheques y comprobantes de retención a los
proveedores en el día asignado
2.1.3.04.08 Entregar a custodia con un memo los comprobantes de
egreso de los cheques entregados
131
2.1.3.04.09 Archivar el memo con el recibí conforme
2.1.3.05 Resguardo de
los comprobantes de
pago
2.1.3.05.01 Archivo de los comprobantes de egreso de los pagos
entregados a los proveedores
Bitácora de Control
AD
JE
TIV
OS
3.1 Administración
de Recursos 3.1.1 Asesoría
Especializada
Financiera
3.1.1.01 Análisis
Financiero y de Gestión
de Informes
3.1.1.01.01 Receptar notificaciones de ejecución de procedimientos
y actividades
Informe de
cumplimiento
3.1.1.01.02 Analizar la razonabilidad y aplicabilidad de la
información
3.1.1.01.03 Elaborar pruebas e indicadores de cumplimiento y
viabilidad
3.1.1.01.04 Elaborar informes de cumplimiento financiero y de
gestión
3.1.1.01.05 Difundir el informe al personal directivo
132
3.2.2. Matriz de análisis de valor de los procesos actuales
En este punto con la participación del Administrador y el Contador, y con la
información identificada en los puntos anteriores, cada responsable deberá calificar la
tarea que realiza en función del análisis del valor, el cual determinará si la tarea
realizada agrega valor o no al proceso, sea ésta a la dirección o al cliente interno o
externo, así como también deberán identificar si dicha tarea realiza acciones de
transporte, archivo o inspección para su respectivo mejoramiento (Saltos M. , 2016)
Si tiene relación con el desempeño de las personas y el tiempo empleado por las mismas
en cada actividad, de esta manera determinar la participación de las personas y el
tiempo de los procesos, que permita ajustar o redistribuir actividades en todos los
procesos de los Departamentos, utilizando de manera adecuada la metodología ABC
(Costos por Actividad), que para el caso de las unidades en estudio es la siguiente.
133
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DE ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO
ANÁLISIS DE PROCESOS FINANCIEROS ACTUALES
Proceso: Gestión Estratégica Financiera Jornada Laboral: 8
Subproceso: Administración Estratégica Financiera Eficiencia: 87%
Procedimiento: Elaboración del Presupuesto
Mes: 22
Responsable: Contador
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TMMinisterio del
DeporteContador Asesoría Jurídica CA
1 x x Receptar disposición de realizar el presupuesto VAR 30 y 0,1 1 2,5 x 0,04
2 x x x
Solicitar información a las diferentes áreas ( contabilidad y
tesorería) VAR 4320y 0,1 1
360,0x
6,00
3 x x Receptar la información solicitada VAR 4320 y 0,1 1 360,0 x 6,00
4 x x x Analizar y clasificar la información recibida VAR 360 y 0,1 1 30,0 x 0,50
5 x x Elaborar el POA VAR 360 y 0,1 1 30,0 x 0,50
6 x x x Enviar al Ministerio de Deportes VAR 180 y 0,1 1 15,0 x 0,25
7 x x
Esperar la aprobación o cambios por parte del Ministerio de
Deportes VAR4320 y 0,1 1
360,0x
0,00
8 x x Receptar observaciones VAR 360 y 0,1 1 30,0 x 0,50
9 x x Elaborar el POA corregido VAR 360 y 0,1 1 30,0 x 0,50
10 x x x Obtener la aprobación por parte del Ministerio de Deportes VAR 60 y 0,1 1 5,0 x 0,00
11 x x x Notificar POA aprobado al Directorio VAR 1440 y 0,1 1 120,0 x 2,00
0,00 h 16,04 h 0,25 h 16,29 h
0,00% 7,93% 0,12% 8,05%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
134
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DE EMISIÓN DE DIRECTRICES FINANCIERAS
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DE CONTROL ESTRATÉGICO
ANÁLISIS DE PROCESOS FINANCIEROS ACTUALES
Proceso: Gestión Estratégica Financiera Jornada Laboral: 8
Subproceso: Administración Estratégica Financiera Eficiencia: 87%
Procedimiento: Emisión de Directrices Financieras
Mes: 22
Responsable: Contador
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Contador CA
1 x x Emitir disposiciones presupuestarias a las unidades VAR 360 y 0,1 1 30,0 x 0,50
2 x x Emitir disposiciones contables a las unidades financieras VAR 360 y 0,1 1 30,0 x 0,50
3 x x Elaborar informes VAR 60 y 0,1 1 5,0 x 0,08
4 x x Archivar informes VAR 360 y 0,1 1 30,0 x 0,50
2,00 h 0,92 h 0,92 h 3,83 h
0,99% 0,45% 0,45% 1,89%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
ANÁLISIS DE PROCESOS FINANCIEROS ACTUALES
Proceso: Gestión Estratégica Financiera Jornada Laboral: 8
Subproceso: Administración Estratégica Financiera Eficiencia: 87%
Procedimiento: Control Estratégico
Mes: 22
Responsable: Contador
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TMMinisterio del
DeporteContador CA
1 x x x Solicitar a las unidades de negocio los controles que manejan VAR 1440 y 0,1 2 240,0 x 4,00
2 x x Evaluar los controles que se aplican VAR 4320 y 0,1 2 720,0 x 12,00
3 x x x
Emitir el informe con sugerencias de cambio a los controles que
deben efectuar. VAR 4320y 0,1 2
720,0x
12,00
4 x x Divulgar el informe a las unidades involucradas VAR 1440 y 0,1 2 240,0 x 4,00
5 x x Archivar informes VAR 1440 y 0,1 2 240,0 x 4,00
6 x x x Emitir disposiciones y elaborar el informe financiero VAR 1440 y 0,1 2 240,0 x 4,00
7 x x x Elaborar, despachar y archivar comunicaciones VAR 1440 y 0,1 2 240,0 x 4,00
12,00 h 32,00 h 0,00 h 44,00 h
5,93% 15,82% 0,00% 21,75%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
135
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DE REGISTRO DE TRANSACCIONES
ANÁLISIS DE PROCESOS FINANCIEROS ACTUALES
Proceso: Gestión Financiera Jornada Laboral: 8
Subproceso: Proceso Contable Eficiencia: 87%
Procedimiento: Registro de Transacciones
Mes: 22
Responsable: Contador
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Contador Asistente Contable Recepcionista CA
1 x x
Receptar las liquidaciones de caja chica y de viaje debidamente
autorizadas VAR 1440m 1,0 1
1440,0x
24,00
2 x xx
Analizar y verificar que los documentos de soporte estén emitidos VAR 60m 1,0 1
60,0x
1,00
3 x x
Registrar la liquidación de caja chica y de viaje en el sistema
contable VAR 60m 1,0 1
60,0x
1,00
4 x x Entregar a tesorería la liquidación de caja chica y de viaje SVA 60 m 1,0 1 60,0 x 1,00
5 x x Archivar los respaldos ya cancelados VAR 5 m 1,0 1 5,0 x 0,08
6 x x
Archivar los diarios contables debidamente respaldados en las
carpetas secuenciales.VAR 360
m 1,0 1360,0
x6,00
7,00 h 25,08 h 1,00 h 0,00 h 33,08 h
3,46% 12,40% 0,49% 0,00% 16,35%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
136
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DE ELABORACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS.
ANÁLISIS DE PROCESOS FINANCIEROS ACTUALES
Proceso: Gestión Financiera Jornada Laboral: 8
Subproceso: Proceso Contable Eficiencia: 87%
Procedimiento: Elaboración de conciliaciones bancarias
Mes: 22
Responsable: Contador
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Contador CA
1 x x x Recibir el detalle de depósitos VAR 60 m 1,0 30 1800,0 x 0,00
2 x x Registrar los depósitos VAR 60 m 1,0 30 1800,0 x 30,00
3 x x x
Extraer el estado de cuenta bancario de la web del banco y el libro
mayor de las cuentas desde el sistema VAR 60m 1,0 1
60,0x
0,00
4 x x Elaborar hojas de trabajo para análisis y cuadre de información VAR 60 m 1,0 1 60,0 x 1,00
5 x x x
Analizar y correguir las partidas conciliatorias detectadas en el
análisis VAR 60m 1,0 1
60,0x
1,00
6 x x x Comparar los saldos de cuentas contables con el estado bancario. VAR 60m 1,0 1
60,0
x1,00
7 x x Generar el informe de conciliaciones bancarias VAR 60 m 1,0 1 60,0 x 1,00
8 x x Archivar el informe de conciliación VAR 60 m 1,0 1 60,0 x 1,00
35,00 h 0,00 h 0,00 h 35,00 h
17,30% 0,00% 0,00% 17,30%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
137
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DE CONTROL Y ANÁLISIS DEL MANEJO DE INVENTARIOS
SUMINISTROS
ANÁLISIS DE PROCESOS FINANCIEROS ACTUALES
Proceso: Gestión Financiera Jornada Laboral: 8
Subproceso: Proceso Contable Eficiencia: 87%
Procedimiento: Control y análisis del manejo de inventarios suministros
Mes: 22
Responsable: Contador
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Contador CA
1 x x x
Extraer del sistema de inventarios de suministros de bodega
general, y el libro mayor de las cuentas del sistema.VAR 60
s 0,2 110,0
x0,00
2 x xx
Elaborar hojas de trabajo para análisis y cuadre de la información VAR 60s 0,2 1
10,0x
0,17
3 x x x Analizar y correguir las cuentas VAR 60 s 0,2 1 10,0 x 0,17
4 x x
Comparar los saldos clientes con los saldos de las cuentas
contables VAR 60s 0,2 1
10,0x
0,17
5 x x Archivar los informes emitidos VAR 60 s 0,2 110,0
x0,17
0,67 h 0,00 h 0,00 h 0,67 h
0,33% 0,00% 0,00% 0,33%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
138
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DE CONTROL Y ANÁLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS DE
NÓMINA
ANÁLISIS DE PROCESOS FINANCIEROS ACTUALES
Proceso: Gestión Financiera Jornada Laboral: 8
Subproceso: Proceso Contable Eficiencia: 87%
Procedimiento: Control y análisis de los procedimientos de nómina
Mes: 22
Responsable: Contador
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Contador CA
1 x x Receptar los archivos de nómina horizontal y novedades de nómina VAR 30m 1,0 1
30,0x
0,50
2 x x Tabular la información de los archivos de nómina en la base Excel VAR 30 m 1,0 1 30,0 x 0,50
3 x x Extraer el libro mayor de las cuentas de nómina VAR 30 m 1,0 1 30,0 x 0,50
4 x x Elaborar hojas de trabajo para análisis y cuadre de la información VAR 30 m 1,0 1 30,0 x 0,50
5 x x x Analizar y correguir errores detectados en el análisis VAR 30 m 1,0 1 30,0 x 0,50
6 x x x
Comparar los saldos de las cuentas contables de nómina con los
saldos del reporte consolidado de nómina VAR 30m 1,0 1
30,0
x0,50
7 x x Archivar los informes generados autorizados VAR 30 m 1,0 1 30,0 x 0,50
3,50 h 0,00 h 0,00 h 3,50 h
1,73% 0,00% 0,00% 1,73%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
139
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DE CONTROL Y ANÁLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS DE
PAGO A PROVEEDORES
ANÁLISIS DE PROCESOS FINANCIEROS ACTUALES
Proceso: Gestión Financiera Jornada Laboral: 8
Subproceso: Proceso Contable Eficiencia: 87%
Procedimiento: Control y análisis de los procedimientos de pago a proveedores
Mes: 22
Responsable: Contador
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Contador Asistente Contable CA
1 x x Extraer reporte de proveedores VAR 30 w 4,0 1 120,0 x 2,00
2 x x
Elaborar documentos de trabajo para análisis y cuadre de la
información VAR 30w 4,0 1
120,0x
2,00
3 x x x Analizar y correguir las diferencias encontradas VAR 30 w 4,0 1 120,0 x 2,00
4 x x
Ejecutar el proceso de reparación y actualización de saldos en
módulo VAR 30w 4,0 1
120,0x
2,00
5 x x x
Comparar los saldos del módulo de proveedores con los saldos de
las cuentas contables VAR 30w 4,0 1
120,0x
2,00
6 x x Archivar los informes generados autorizados VAR 30 w 4,0 1 120,0 x 2,00
8,00 h 4,00 h 0,00 h 12,00 h
3,95% 1,98% 0,00% 5,93%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
140
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DE CONTROL Y ANÁLISIS DE CONTROL DOCUMENTARIO
DE CLIENTES
ANÁLISIS DE PROCESOS FINANCIEROS ACTUALES
Proceso: Gestión Financiera Jornada Laboral: 8
Subproceso: Proceso Contable Eficiencia: 87%
Procedimiento: Control y análisis de control documentario de clientes
Mes: 22
Responsable: Contador
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Contador Asistente Contable Recepcionista CA
1 x x
Recepción de toda la documentación emitida a los usuarios
debidamente legalizados VAR 5d 22,0
4 440,0x
7,33
2 x xx
Revisión de las condiciones de ley que debe cumplir la
documentación VAR 5d 22,0
4 440,0x
7,33
3 x x x
Revisión de la información registrada en el sistema con la
documentación física VAR 5d 22,0
4 440,0x
7,33
4 x x Emitir el informe de cumplimiento de proceso al directorio VAR 60 m 1,0 1 60,0 x 1,00
5 x x x Seguimiento y validación de las sugerencias emitidas en el informe VAR 10m 1,0
2 20,0x
0,33
6 x x Emitir el reporte de revisión del proceso al directorio VAR 5 s 0,2 1 0,8 x x 0,01
8,33 h 7,67 h 7,34 h 23,35 h
4,12% 3,79% 3,63% 11,54%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
141
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DE CIERRE DE FIN DE MES
ANÁLISIS DE PROCESOS FINANCIEROS ACTUALES
Proceso: Gestión Financiera Jornada Laboral: 8
Subproceso: Proceso Contable Eficiencia: 87%
Procedimiento: Cierre de fin de mes
Mes: 22
Responsable: Contador
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Experto Externo ContadorAuxiliar
ContableCA
1 x x x
Notificar la fecha y hora de la toma física de inventarios al personal
de bodega VAR 180 y 0,1 1 15,0x
0,25
2 x x x Ejecutar el conteo físico de los inventarios VAR 7200 y 0,1 1 600,0 x 0,00
3 x x x
Comparar los datos del conteo físico del inventario con los datos
del inventario al costo VAR 1440 y 0,1 1 120,0x
2,00
4 x x
Registrar los ajustes por sobrantes o faltantes de inventarios en el
sistema (módulo y contabilidad) y comprobar los saldos del
inventario ajustado del módulo con los saldos de las cuentas
contables de inventarios de contabilidad. VAR
1440
y 0,1 1 120,0
x
2,00
5 x x Integrar la nómina en el sistema contable VAR 180 y 0,1 1 15,0 x 0,25
6 x x Registrar las actas de finiquito de empleados VAR 360 y 0,1 1 30,0 x 0,50
7 x x
Receptar y analizar la documentación habilitante de la compra de
activos fijos VAR 60 y 0,1 1 5,0x
0,08
8 x x Ingresar los activos fijos en el módulo del sistema VAR 60 y 0,1 1 5,0 x 0,08
9 x x
Determinar el valor de la carga de depreciación mensual de activos
fijos VAR 60 y 0,1 1 5,0x
0,08
10 x x
Registrar el valor de la carga de depreciación mensual de activos
fijos VAR 60 y 0,1 1 5,0x
0,08
11 x x x
Comparar los saldos de las cuentas contables de activos fijos con
los saldos del reporte del módulo VAR 60 y 0,1 1 5,0x
0,08
2,25 h 3,08 h 0,08 h 5,42 h
1,11% 1,52% 0,04% 2,68%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
142
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DE CONTROL Y ANÁLISIS TRIBUTARIO
ANÁLISIS DE PROCESOS FINANCIEROS ACTUALES
Proceso: Gestión Financiera Jornada Laboral: 8
Subproceso: Proceso Contable Eficiencia: 87%
Procedimiento: Control y análisis tributario
Mes: 22
Responsable: Contador
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Contador CA
1 x x
Extraer del sistema el archivo resumen de compras y retenciones,
resumen de facturación, resumen de IR, los mayores de las
cuentas contables de impuestos VAR 360 m 1,0 1 360,0
x
6,00
2 x xx
Elaborar documentos de trabajo para análisis y cuadre de la
información VAR 360 m 1,0 1 360,0x
6,00
3 x x x
Comparar los saldos de cuentas contables cn los saldos del anexo
de declaración VAR 360 m 1,0 1 360,0x
6,00
4 x x x Analizar y correguir las diferencias encontradas VAR 360 m 1,0 1 360,0 x 6,00
5 x x x
Elaborar el informe preliminar de cumplimiento de contro tributario
para cargar declaraciones en WEB del SRI VAR 360 m 1,0 1 360,0x
6,00
6 x x
Ingresar la información de declaración del IVA en el Software DIMM
Formularios VAR 60 m 1,0 1 60,0x
1,00
7 x x Generar el archivo XML de declaración de impuestos de IVA VAR 1440 m 1,0 1 1440,0 x 24,00
8 x x Generar el anexo transaccional DIMM ANEXOS SRI VAR 60 m 1,0 1 60,0 x 1,00
9 x x Generar el talón resumen del sistema DIMM ANEXOS VAR 60 m 1,0 1 60,0 x 1,00
10 x x
Validar las casillas, montos y conceptos del anexo transaccional
con el anexo de declaración VAR 15 m 1,0 1 15,0x
0,25
11 x x x
Cargar en la Web de Rentas Internas los archivos XML de
declaración de impuestos de IVA VAR 15 m 1,0 1 15,0x
0,00
12 x x Generar los comprobantes de carga de impuestos de la WEB VAR 15 m 1,0 1 15,0 x 0,25
13 x x x
Cargar en la Web de Rentas Internas el archivo XML de declaración
del anexo transaccional VAR 15 m 1,0 1 15,0x
0,00
14 x x
Generar el talón resumen del anexo transaccional desde la WEB
de Rentas Internas VAR 15 m 1,0 1 15,0x
0,25
15 x Entregar el resumen de declaración a tesorería VAR 5 m 1,0 1 5,0 x 0,08
16 x x
Archivar el talón resumen del anexo transaccional generado desde
la WEB de Rentas Internas, y formularios de declaración. VAR 5 m 1,0 1 5,0x
0,08
17 x x x
Verificar en el sistema el saldo de la cuenta contable de los
impuestos con las declaraciones y pagos efectuadosVAR 60 m 1,0 1 60,0
x1,00
58,92 h 0,00 h 0,00 h 58,92 h
29,12% 0,00% 0,00% 29,12%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
143
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DE EMISIÓN Y PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
ANÁLISIS DE PROCESOS FINANCIEROS ACTUALES
Proceso: Gestión Financiera Jornada Laboral: 8
Subproceso: Proceso Contable Eficiencia: 87%
Procedimiento: Emisión y Presentación de Estados Financieros
Mes: 22
Responsable: Contador
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Contador Asistente Contable CA
1
x xDeterminar el cumplimiento del presupuesto de ingresos en
unidades y del presupuesto de gastos.VAR 2880
y 0,1 1240,0
x4,00
2
x x x
Analizar y verificar la razonabilidad y sustento de la conciliación
bancaria , de la conciliación de módulo de clientes , depósitos por
identificar, conciliación nómina, conciliación de módulo de
proveedores, anticipos de proveedores por liquidar, conciliación de
activos fijos, conciliación de obligaciones bancarias y de terceros,
conciliacion de impuestos por pagar, conciliacion de retenciones en
la fuentes de clientes VAR
1440 y 0,1 1
120,0
x
2,00
3 x x Extraer del sistema el balance de comprobación ajustado VAR 20 y 0,1 1 1,7 X 0,03
4x x
Actualizar el archivo de los Estados Financieros con la información
del balance de comprobación extraído del sistema VAR 30y 0,1 1
2,5x
0,04
5x x x Generar los Estados Financieros y notas aclaratorias, el Margen
por Línea Resultados Acumulado VAR 120y 0,1 1
10,0x
0,17
6
x x x Enviar al Directorio y al Presidente, el archivo Estados Financieros
y Resultados Acumulados VAR 5y 0,1 1
0,4
X0,01
7x x
Generar los anexos de balance , análisis de gastos , anexos
adicionales. VAR 30y 0,1 1
2,5X
0,04
8x x x
Entregar la carpeta de los Estados Financieros a la Presidencia y a
la Administración VAR 10y 0,1 1
0,8X
0,01
6,21 h 0,09 h 0,00 h 6,30 h
3,07% 0,04% 0,00% 3,11%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
144
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DE REVISIÓN DE SALDOS DE CUENTAS POR COBRAR
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DE INGRESO DE DEPÓSITOS EFECTUADOS POR LOS
USUARIOS
ANÁLISIS DE PROCESOS FINANCIEROS ACTUALES
Proceso: Gestión Financiera Jornada Laboral: 8
Subproceso: Proceso Contable Eficiencia: 87%
Procedimiento: Revisión de saldos de cuentas por cobrar
Mes: 22
Responsable: Asistente Contable
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TMAsistente
ContableCA
1 x x Emitir el informe de saldos de cuentas por cobrar conjuntamente VAR 180 y 0,1 1 15,0 x 0,25
2,00 h 0,92 h 2,57 h 5,49 h
0,99% 0,45% 1,27% 2,71%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
ANÁLISIS DE PROCESOS FINANCIEROS ACTUALES
Proceso: Gestión Financiera Jornada Laboral: 8
Subproceso: Proceso de Crédito y Cobranza de clientes Eficiencia: 87%
Procedimiento: Ingreso de depósitos efectuados por los usuarios
Mes: 22
Responsable: Asistente Contable
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TMAsistente
ContableCA
1 x x Crear el código del cliente en el sistema contable VAR 10 m 1,0 1 10,0 x 0,17
2 x x Receptar los depósitos o transferencias bancarias realizados VAR 15 m 1,0 1 15,0 x 0,25
3 x x xVerificar los valores depositados por los clientes en el estado de
cuenta VAR 30m 1,0 1
30,0x
0,50
4 x xIngresar el depósito realizado afectado la o las facturas de cada
cliente VAR 60m 1,0 1
60,0x
1,00
5 x x x Imprimir el recibo de caja correspondiente para archivar VAR 5 m 1,0 15,0
x0,08
2,00 h 0,00 h 0,00 h 2,00 h
0,99% 0,00% 0,00% 0,99%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
145
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DE REPORTE DE SALDOS DE CUENTAS BANCARIAS
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DE REGISTRO DE LAS FACTURAS RECIBIDAS DE
PROVEEDORES DE SERVICIOS
ANÁLISIS DE PROCESOS FINANCIEROS ACTUALES
Proceso: Gestión Financiera Jornada Laboral: 8
Subproceso: Proceso de Tesorería Eficiencia: 87%
Procedimiento: Reporte de Saldos de Cuentas Bancarias
Mes: 22
Responsable: Asistente Contable
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TMAsistente
ContableCA
1 x xImprimir los estados de cuenta de las páginas Web de los Bancos
VAR 5m 1,0 1
5,0x
0,08
2 x xGenerar el reporte diario de saldos bancarios a la administración VAR 120
m 1,0 1120,0
x2,00
3 x x x xEntregar el reporte diario de saldos bancarios a la administración VAR 10
m 1,0 110,0
x0,17
2,25 h 0,00 h 0,00 h 2,25 h
1,11% 0,00% 0,00% 1,11%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
ANÁLISIS DE PROCESOS FINANCIEROS ACTUALES
Proceso: Gestión Financiera Jornada Laboral: 8
Subproceso: Proceso de Tesorería Eficiencia: 87%
Procedimiento: Registro de las facturas recibidas de proveedores de servicios
Mes: 22
Responsable: Contador
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Contador Asistente Contable CA
1 x xReceptar las facturas de los proveedores de servicios debidamente
aprobados desde el área de comprasVAR 5
w 4,0 120,0
x0,33
2 x xReceptar el resumen de afectación contable de pago de impuestos
de Control Tributario VAR 5w 4,0 1
20,0x
0,33
3 x xRegistrar los créditos, débitos y transferencias contemplados en el
estado de cuenta VAR 60w 4,0 1
240,0x
4,00
4 x xRegistrar en el sistema las facturas recibidas de proveedores de
servicios VAR 60w 4,0 1
240,0x
4,00
5 x x x Emitir el comprobante de retención en la fuente y del IVA de las
facturas registradas VAR 5w 4,0 1
20,0x
0,33
6 x x x Adjuntar la retención en la fuente y el comprobante de diario a la
factura VAR 5w 4,0 1
20,0
x0,33
7 x x x Entregar a Contabilidad las facturas de proveedores de servicios
registrados debidamente sustentados, respaldados y legalizados. VAR
5 d 22,0 3
330,0
x
5,50
9,00 h 5,83 h 0,00 h 14,83 h
4,45% 2,88% 0,00% 7,33%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
146
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DE RECEPCIÓN DE FACTURAS DE PROVEEDORES PARA
PAGO
ANÁLISIS DE PROCESOS FINANCIEROS ACTUALES
Proceso: Gestión Financiera Jornada Laboral: 8
Subproceso: Proceso de Tesorería Eficiencia: 87%
Procedimiento: Recepción de facturas de proveedores para pago
Mes: 22
Responsable: Asistente Contable
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TMAsistente
ContableCA
1x x
Receptar las facturas de proveedores de suministros y materiales
por proveedores VAR 5d 22,0 2
220,0x
3,67
2
x X Archivar las facturas de proveedores de suministros y materiales
por proveedores y fecha de vencimiento en cada carpeta VAR 5
w 4,0 2
40,0
x
0,67
4,33 h 0,00 h 0,00 h 4,33 h
2,14% 0,00% 0,00% 2,14%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
147
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DE EMISIÓN DE CHEQUES Y TRANSFERENCIAS
BANCARIAS
ANÁLISIS DE PROCESOS FINANCIEROS ACTUALES
Proceso: GESTIÓN PRESIDENCIA Jornada Laboral: 8
Subproceso: Proceso de Tesorería Eficiencia: 87%
Procedimiento: Emisión de cheques y transferencias bancarias
Mes: 22
Responsable: Contador
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Contador Asistente Contable CA
1 x x
Receptar la cartera de proveedores para pago desde el
departamento de compras, disponibilidad del efectivo,liquidaciones
de caja chica y de viaje desde contabilidadVAR 5 w 4,0 3 60,0
x
1,00
2 x xRegistrar las solicitudes de cheques en el sistema de acuerdo a los
reportes emitidos VAR 15 w 4,0 2 120,0x
2,00
3 x x xSolicitar la aprobación de las solicitudes de cheques ingresados en
el sistema VAR 15 w 4,0 2 120,0x
0,00
4 x xImprimir los cheques desde el sistema aprobados en las solicitudes VAR 15 w 4,0 2 120,0
x2,00
5 x x x x Entregar los cheques para revisión, aprobación y firmas VAR 15 w 4,0 2 120,0 x 0,00
6 x x Receptar de las firmas autorizadas los cheques firmadosVAR 15 w 4,0 2 120,0 x 2,00
7 x xEntregar los cheques y comprobantes de retención a los
proveedores en el día asignado VAR 15 w 4,0 2 120,0x
2,00
8 x xEntregar a custodia con un memo los comprobantes de egreso de
los cheques entregados VAR 15 w 4,0 2 120,0x
2,00
9 x x Archivar el memo con el recibí conforme VAR 15 w 4,0 2 120,0 x 2,00
2,00 h 11,00 h 0,00 h 13,00 h
0,99% 5,44% 0,00% 6,43%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
148
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DE RESGUARDO DE LOS COMPROBANTES DE PAGO
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DE ANÁLISIS FINANCIERO Y DE GESTIÓN DE INFORMES
ANÁLISIS DE PROCESOS FINANCIEROS ACTUALES
Proceso: GESTIÓN FINANCIERA Jornada Laboral: 8
Subproceso: Proceso de Tesorería Eficiencia: 87%
Procedimiento: Resguardo de los comprobantes de pago
Mes: 22
Responsable: Asistente Contable
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TMAsistente
ContableCA
1 x xArchivo de los comprobantes de egreso de los pagos entregados a
los proveedoresVAR 15 w 4,0 2 120,0
x2,00
2,00 h 0,00 h 0,00 h 2,00 h
0,99% 0,00% 0,00% 0,99%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
ANÁLISIS DE PROCESOS FINANCIEROS ACTUALES
Proceso: Adminitración de Recursos Jornada Laboral: 8
Subproceso: Asesoría Especializada Financiera Eficiencia: 87%
Procedimiento: Análisis Financiero y de Gestión de Informes
Mes: 22
Responsable: Contador
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Contador CA
1 x xReceptar notificaciones de ejecución de procedimientos y
actividades VAR 30m 1,0 1
30,0x
0,50
2 x x xAnalizar la razonabilidad y aplicabilidad de la información VAR 30
m 1,0 130,0
x0,50
3 x x Elaborar pruebas e indicadores de cumplimiento y viabilidad VAR 30 m 1,0 1 30,0 x 0,50
4 x x Elaborar informes de cumplimiento financiero y de gestión VAR 30 m 1,0 1 30,0 x 0,50
5 x x x Difundir el informe al personal directivoVAR 30
m 1,0 130,0
x0,50
2,50 h 0,00 h 0,00 h 2,50 h
1,24% 0,00% 0,00% 1,24%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
149
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DE ELABORACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN OPERATIVA
ANUAL (POA)
ANÁLISIS DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS ACTUALES
Proceso: Gestión Estratégica Administrativa Jornada Laboral: 8
Subproceso: Administración Estratégica Eficiencia: 87%
Procedimiento: Elaboración de la Planificación Operativa Anual (POA)
Mes: 22
Responsable: Administrador
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TMMinisterio del
DeporteAdministrador Asesoría Jurídica CA
1x x
Receptar disposición de realizar el presupuesto institucional
VAR30
y 0,1 1 2,5x
0,04
2 x x Solicitar información a las diferentes áreas administrativas VAR 4320 y 0,1 1 360,0 x 6,00
3 x x Receptar la información solicitada VAR 4320 y 0,1 1 360,0 x 6,00
4 x x X Analizar y clasif icar la información recibida VAR 360 y 0,1 1 30,0 x 0,50
5 x x x Elaborar el POA VAR 360 y 0,1 1 30,0 x 0,50
6 x x Enviar al Ministerio de Deportes VAR 180 y 0,1 1 15,0 x 0,25
7 x X Esperar la aprobación o cambios por parte del Ministerio de Deportes VAR 4320 y 0,1 1 360,0 x 0,00
8 x X X Receptar observaciones VAR 360 y 0,1 1 30,0 x 0,00
9 x X Elaborar el POA corregido VAR 360 y 0,1 1 30,0 x 0,50
10 x X Obtener la aprobación por parte del Ministerio de Deportes VAR 60 y 0,1 1 5,0 x 0,08
11 x X Notif icar POA aprobado VAR 1440 y 0,1 1 120,0 x 2,00
0,00 h 15,63 h 0,25 h 15,88 h
0,00% 7,72% 0,12% 7,85%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
150
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DE DISTRIBUCIÓN DEL PRESUPUESTO
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DE ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIÓN
(PAC)
ANÁLISIS DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS ACTUALES
Proceso: Gestión Estratégica Administrativa Jornada Laboral: 8
Subproceso: Administración Estratégica Eficiencia: 87%
Procedimiento: Distribución del Presupuesto
Mes: 22
Responsable: Administrador
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Administrador CA
1 x x x Análisis de la documentación sustentatoria de las operaciones VAR 30 y 0,1 1 2,5 x 0,04
2 x x Sumilla y elaboración de oficio solicitando el desembolso VAR 60 y 0,1 1 5,0 x 0,08
3 x x Registro de desembolsos VAR 25 y 0,1 1 2,1 x 0,03
4 x x Distribución de gastos según el POA VAR 120 y 0,1 1 10,0 x 0,17
5 x x x Archivar documentación según comprobantes de egreso VAR 10 y 0,1 1 0,8 x 0,01
6 x x x Elaboración de Estados de Resultados y SituaciónVAR 1440 y 0,1 1 120,0 x 2,00
2,34 h 0,00 h 0,00 h 2,34 h
1,16% 0,00% 0,00% 1,16%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
ANÁLISIS DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS ACTUALES
Proceso: Gestión Estratégica Administrativa Jornada Laboral: 8
Subproceso: Administración Estratégica Eficiencia: 87%
Procedimiento: Elaboración del Plan Anual de Contratación (PAC)
Mes: 22
Responsable: Administrador
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Administrador CA
1 x x Anexar cada item a adquirir VAR 30 y 0,1 1 2,5 x 0,04
2 x x Realizar cuadro de adquisiciones según formato USHAY VAR 360 y 0,1 1 30,0 x 0,50
3 x x Elaboración de pliegos mediante USHAY VAR 360 y 0,1 1 30,0 x 0,50
2,13 h 0,92 h 1,58 h 4,63 h
1,05% 0,45% 0,78% 2,29%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
151
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DE AQUISICIÓN POR COMPRAS PÚBLICAS
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DE SEGUIMIENTO DE LA PLANIFICACIÓN
ANÁLISIS DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS ACTUALES
Proceso: Gestión Estratégica Administrativa Jornada Laboral: 8
Subproceso: Administración Estratégica Eficiencia: 87%
Procedimiento: Aquisición por Compras Públicas
Mes: 22
Responsable: Administrador
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Administrador CA
1 x x X x Subir PAC SVA 35 y 0,1 1 2,9 x 0,05
2 x x X X Subir Pliegos SVA 35 y 0,1 1 2,9 x 0,05
3 x x Registrar procesos de adquisición SVA 180 y 0,1 1 15,0 x 0,25
4
x x Ejecución de procesos de adquisición de infinita cuantía,subasta
inversa y obras de menor cuantía. SVA 1440 y 0,1 1 120,0
x2,00
2,76 h 0,92 h 0,92 h 4,60 h
1,37% 0,45% 0,45% 2,27%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
ANÁLISIS DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS ACTUALES
Proceso: Gestión del Control Estratégico Jornada Laboral: 8
Subproceso: Ejecución de la planificación Eficiencia: 87%
Procedimiento: Seguimiento de la planificación
Mes: 22
Responsable: Administrador
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Administrador CA
1 x x X x Recopilación de documentación sustentatoria VAR 30 m 1,0 1 30,0 x 0,00
2 x x X X Analizar las documentaciones recibidas VAR 60 m 1,0 1 60,0 x 0,00
3 x x Definir puntos de control SVA 30 m 1,0 1 30,0 x
4 xElaborar la matriz de evaluación, anexos y justificativos e informe
de seguimiento VAR 180m 1,0 1
180,0x
5 x x x Aprobar informe de seguimiento con el Directorio VAR 30 m 1,0 1 30,0 x 0,00
6 x x Archivar informe aprobado VAR 30 m 1,0 1 30,0 x 0,50
0,50 h 0,00 h 0,00 h 0,50 h
0,25% 0,00% 0,00% 0,25%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
152
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ACTUALES DE REGISTRO, CONTROL DE DOCUMENTOS
ANÁLISIS DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS ACTUALES
Proceso: Gestión Administrativa Jornada Laboral: 8
Subproceso: Administración Documental Eficiencia: 87%
Procedimiento: Registro, control de documentos
Mes: 22
Responsable: Administrador
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Administrador CA
1 x x Receptar Documentación VAR 5 d 22,0 4 440,0 x 7,33
2 x x X Clasificar la Documentación VAR 5 d 22,0 4 440,0 x 7,33
3 x x x Distribución de la Documentación VAR 10 m 1,0 1 10,0 x 0,17
4 x x Archivar la Documentación VAR 5 d 22,0 4 440,0 x 7,33
22,17 h 0,00 h 0,00 h 22,17 h
10,96% 0,00% 0,00% 10,96%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
153
3.2.3. Informe de procesos actuales
La federación actualmente según la evaluación realizada a sus procesos administrativos
y financieros, carece de manuales, posee un organigrama funcional mal estructurado,
tiene procedimientos administrativos incompletos y en el departamento financiero
están completos para un correcto funcionamiento, pero en muchos de los casos los
tiempos son irreales o actividades innecesarias.
A diferencia del departamento administrativo en el cual faltan procedimientos y
actividades, debido a que la Federación de Ligas Barriales y Parroquiales de Quito no
cuenta con el departamento de talento humano.
A continuación para una mejor comprensión de los procesos actuales se indicara una
tabla de las actividades y tiempos innecesarios.
154
PROCESOS ACTUALES FINANCIEROS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD FRECUENCIA EN MINUTOS
Elaboración del Presupuesto
Solicitar información a las diferentes áreas (contabilidad
y tesorería) 4320
Receptar la información solicitada 4320
Enviar al Ministerio de Deportes 180
Emisión de Directrices Financieras Archivar informes 360
Control Estratégico
Solicitar a las unidades de negocio los controles que
manejan 1440
Evaluar los controles que se aplican 4320
Emitir el informe con sugerencias de cambio a los
controles que deben efectuar. 4320
Divulgar el informe a las unidades involucradas 1440
Archivar informes 1440
Emitir disposiciones y elaborar el informe financiero 1440
Elaborar, despachar y archivar comunicaciones 1440
155
Cierre de fin de mes
Archivar los diarios contables debidamente respaldados
en las carpetas secuenciales. 360
Registrar las actas de finiquito de empleados 360
Control y análisis tributario
Extraer del sistema el archivo resumen de compras y
retenciones, resumen de facturación, resumen de IR, los
mayores de las cuentas contables de impuestos
360
Comparar los saldos de cuentas contables con los saldos
del anexo de declaración
360
Analizar y corregir las diferencias encontradas 360
Generar el archivo XML de declaración de impuestos de
IVA 1440
Revisión de saldos de cuentas por cobrar Emitir el informe de saldos de cuentas por cobrar
conjuntamente con ofrecimientos de pago 180
Reporte de Saldos de Cuentas Bancarias Generar el reporte diario de saldos bancarios a la
administración 120
156
PROCESOS ACTUALES ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD FRECUENCIA EN
MINUTOS
Elaboración del
Presupuesto
Solicitar información a las
diferentes áreas (contabilidad y
tesorería)
4320
Receptar la información
solicitada 4320
Elaborar el POA corregido 360
3.3. Propuesta de mejoramiento de los procesos
El Departamento Administrativo y Financiero de la Federación de Ligas Barriales y
Parroquiales de Quito, ha considerado de manera necesaria recurrir a una estructura
basada en procesos y mejoramiento de los mismos, ésta se encuentra inmersa dentro de
las aspiraciones de la compañía, contar con una herramienta de organización y gestión
efectiva, que reforzará el trabajo en equipo, organización y control efectivo de las
actividades, en pos de la consecución de los objetivos estratégicos, de negocio y
departamentales.
Sobre la base de la información expuesta anteriormente se establecerá la estructura de
organización por procesos (mapa de macro procesos); caracterización de los macro
procesos, sub procesos y procedimientos organizacionales que facilitarán la
sincronización de éstos con los objetivos estratégicos.
3.3.1. Matriz de procesos mejorados.
Efectuado el mejoramiento de los procesos del Departamento Administrativo y
Financiero Federación de Ligas Barriales y Parroquiales de Quito., sobre la base del
análisis de la información contenida en la evaluación realizada a la Federación,
específicamente analizando el Departamento Administrativo y Financiero, se establece
los nuevos procesos en los niveles Directivos (Estratégicos), Gestión (Agregadores de
Valor, Operativos) y de Soporte (Habilitantes, Apoyo), en tal virtud inventario -
diccionario de procesos propuesto es:
157
MATRIZ DE PROCESOS MEJORADOS DEL DEPARTAMENTO FINANCIERA
PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD PRODUCTO
1.1 Gestión
Estratégica
Financiera
1.1.1
Administración
Estratégica
Financiera
1.1.1.01 Elaboración
del Presupuesto
1.1.1.01.01 Solicitar y receptar información a las
diferentes áreas ( contabilidad y tesorería)
Plan Operativo
Anual
1.1.1..01.02 Elaborar el POA y enviarla al Ministerio de
Deportes
1.1.1.01.03 Receptar observaciones
1.1.1.01.04 Corregir el POA conforme observaciones
del Ministerio de Deportes
1.1.1.01.5 Obtener la aprobación por parte del
Ministerio de Deportes y notificar al Directorio
1.1.1.02 Emisión de
Directrices
Financieras
1.1.1.02.01 Emitir disposiciones presupuestarias y
contables a las unidades administrativas y financieras
Disposiciones y
Directrices 1.1.1.02.02 Elaborar informes
1.1.02.03 Archivar informes
1.1.1.03 Control
Estratégico
1.1.1.03.01 Solicitar a las unidades de tesorería y
contabilidad el informe de ejecución del presupuesto
Informe de Control
Estratégico
158
1.1.1.03.02 Elaborar el informe general de ejecución del
presupuesto
1.1.1.03.03 Remitir el informe al Directorio y unidades
involucradas
1.1.1.03.04 Archivar informes
SU
ST
AN
TIV
OS
2.1 Gestión
Financiera
2.1.1 Proceso
Contable
2.1.1.01 Registro de
Transacciones
2.1.1.01.01 Receptar las liquidaciones de caja chica y de
viaje debidamente autorizadas
Liquidación de Caja
Chica y de Viaje
2.1.1.01.02 Analizar y verificar que los documentos de
soporte que estén correctamente emitidos
2.1.1.01.03 Registrar la liquidación de caja chica y de
viaje en el sistema contable
2.1.1.01.04 Entregar a tesorería la liquidación de caja
chica y de viaje físicas
2.1.1.01.05 Archivar los respaldos de las liquidaciones
2.1.1.02 Elaboración
de conciliaciones
bancarias
2.1.1.02.01 Recibir y registrar el detalle de depósitos
Informe de
Conciliación
Bancaria
2.1.1.02.02 Extraer el estado de cuenta bancario de la
web del banco y el libro mayor de las cuentas desde el
sistema
2.1.1.02.03 Elaborar hojas de trabajo para análisis y
cuadre de información
159
2.1.1.02.04 Analizar y corregir las partidas
conciliatorias detectadas en el análisis
2.1.1.02.05 Comparar los saldos de cuentas contables
con el estado bancario.
2.1.1.02.06 Generar el informe de conciliaciones
bancarias
2.1.1.02.07 Archivar el informe de conciliación
2.1.1.03 Control y
análisis del manejo de
inventarios
suministros
2.1.1.03.01 Extraer del sistema de inventarios de
suministros de bodega general, y el libro mayor de las
cuentas del sistema.
Hoja de
Conciliación
2.1.1.03.02 Elaborar hojas de trabajo para análisis y
cuadre de la información
2.1.1.03.03 Analizar y corregir las cuentas
2.1.1.03.04 Comparar los saldos clientes con los saldos
de las cuentas contables
2.1.1.03.05 Archivar los informes emitidos
2.1.1.04 Control y
análisis de los
procedimientos de
nómina
2.1.1.04.01 Receptar los archivos de nómina horizontal
y novedades de nómina
Reportes de
Conciliación
2.1.1.04.02 Tabular la información de los archivos de
nómina en la base Excel
2.1.1.04.03 Extraer el libro mayor de las cuentas de
nómina
160
2.1.1.04.04 Elaborar hojas de trabajo para análisis y
cuadre de la información
2.1.1.04.05 Analizar y corregir errores detectados en el
análisis
2.1.1.04.06 Comparar los saldos de las cuentas contables
de nómina con los saldos del reporte consolidado de
nómina
2.1.1.04.07 Archivar los informes generados autorizados
2.1.1.05 Control y
análisis de los
procedimientos de
pago a proveedores
2.1.1.05.01 Extraer reporte de proveedores
Reportes de
Conciliación
2.1.1.05.02 Elaborar documentos de trabajo para análisis
y cuadre de la información
2.1.1.05.03 Analizar y corregir las diferencias
encontradas
2.1.1.05.04 Ejecutar el proceso de reparación y
actualización de saldos en módulo
2.1.1.05.05 Comparar los saldos del módulo de
proveedores con los saldos de las cuentas contables
2.1.1.05.06 Archivar los informes generados autorizados
2.1.1.06 Control y
análisis documentario
de clientes
2.1.1.06.01 Receptar la documentación emitido a los
usuarios debidamente legalizados
Acta entrega
recepción de la
documentación
recibida por los
161
2.1.1.06.02 Revisión de la información registrada en el
sistema con la documentación física
clientes
2.1.1.06.04 Emitir el informe de cumplimiento de
proceso al directorio
2.1.1.06.05 Seguimiento y validación de las sugerencias
emitidas en el informe
2.1.1.06.06 Emitir el reporte de revisión del proceso al
directorio
2.1.1.07 Cierre de fin
de mes
2.1.1.07.01 Notificar la fecha y hora de la toma física de
inventarios al personal de bodega
Informe de toma
física de inventarios
2.1.1.07.02 Ejecutar el conteo físico de los inventarios
2.1.1.07.03 Comparar los datos del conteo físico del
inventario con los datos del inventario al costo
2.1.1.07.04 Registrar los ajustes por sobrantes o
faltantes de inventarios en el sistema (módulo y
contabilidad) y comprobar los saldos del inventario
ajustado
2.1.1.07.05 Integrar la nómina en el sistema contable
Registros de nómina
2.1.1.07.06 Registrar las actas de finiquito de empleados
2.1.1.07.07 Receptar y analizar la documentación
habilitante de la compra de activos fijos
Reporte de
depreciación de
activos
162
2.1.1.07.08 Ingresar los activos fijos en el módulo del
sistema
2.1.1.07.09 Determinar el valor de la carga de
depreciación mensual de activos fijos
2.1.1.07.10 Registrar el valor de la carga de
depreciación mensual de activos fijos
2.1.1.07.11 Comparar los saldos de las cuentas contables
de activos fijos con los saldos del reporte del módulo
2.1.1.08 Control y
análisis tributario
2.1.1.08.01 Extraer del sistema el archivo resumen de
compras y retenciones, resumen de facturación, resumen
de IR, los mayores de las cuentas contables de impuestos
Reporte preliminar
de declaración.
Formularios de
declaración de
impuestos
Talón resumen
2.1.1.08.02 Elaborar documentos de trabajo para análisis
y cuadre de la información
2.1.1.08.03 Comparar los saldos de cuentas contables
con los saldos del anexo de declaración
2.1.1.08.04 Analizar y corregir las diferencias
encontradas
2.1.1.08.05 Elaborar el informe preliminar de
cumplimiento de control tributario para cargar
declaraciones en WEB del SRI
2.1.1.08.06 Ingresar la información de declaración del
IVA en el Software DIMM Formularios
163
2.1.1.08.07 Generar el archivo XML de declaración de
impuestos de IVA
2.1.1.08.08 Generar el anexo transaccional DIMM
ANEXOS SRI y talón resumen
2.1.1.08.10 Validar las casillas, montos y conceptos del
anexo transaccional con el anexo de declaración
2.1.1.08.11 Cargar en la Web de Rentas Internas los
archivos XML de declaración de impuestos de IVA
2.1.1.08.12 Generar los comprobantes de carga de
impuestos de la WEB
2.1.1.08.13 Cargar en la Web de Rentas Internas el
archivo XML de declaración del anexo transaccional
2.1.1.08.14 Generar el talón resumen del anexo
transaccional desde la WEB de Rentas Internas
2.1.1.08.15 Entregar el resumen de declaración a
tesorería
2.1.1.08.16 Archivar el talón resumen del anexo
transaccional generado desde la WEB de Rentas
Internas, y formularios de declaración.
164
2.1.1.08.17 Verificar en el sistema el saldo de la cuenta
contable de los impuestos con las declaraciones y pagos
efectuados
2.1.1.09 Emisión y
Presentación de
Estados Financieros
2.1.1.09.01 Determinar el cumplimiento del presupuesto
de ingresos en unidades y del presupuesto de gastos.
Carpeta de Estados
Financieros
2.1.1.09.02 Analizar y verificar la razonabilidad y
sustento de la conciliación bancaria , de la conciliación
de módulo de clientes , depósitos por identificar,
conciliación nómina, conciliación de módulo de
proveedores, anticipos de proveedores por liquidar,
conciliación de activos fijos, conciliación de
obligaciones bancarias y de terceros, conciliación de
impuestos por pagar, conciliación de retenciones en la
fuentes de clientes
2.1.1.09.03 Extraer del sistema el balance de
comprobación ajustado
2.1.1.09.04 Actualizar el archivo de los Estados
Financieros con la información del balance de
comprobación extraído del sistema
2.1.1.09.05 Generar los Estados Financieros y notas
aclaratorias, el Margen por Línea Resultados Acumulado
165
2.1.1.09.06 Enviar al Directorio y al Presidente, el
archivo Estados Financieros y Resultados Acumulados
2.1.1.09.07 Generar los anexos de balance, análisis de
gastos, anexos adicionales.
2.1.1.09.08 Entregar la carpeta de los Estados
Financieros a la Presidencia y a los Directivos
2.1.2 Proceso de
Crédito y Cobranza
de clientes
2.1.2.01 Ingreso de
depósitos efectuados
por los usuarios
2.1.2.02.01 Crear el código del cliente en el sistema
contable
Recibos de Caja y
ficha del cliente
2.1.2.01.02 Receptar los depósitos o transferencias
bancarias realizados
2.1.2.01.03 Verificar los valores depositados por los
clientes en el estado de cuenta
2.1.2.01.04 Ingresar el depósito realizado afectado la o
las facturas de cada cliente
2.1.2.01.05 Imprimir el recibo de caja correspondiente
para archivar
2.1.2.02 Revisión de
saldos de cuentas por
cobrar
2.1.2.02.01 Revisar cuentas por cobrar de todos los
clientes
Reporte de saldos
por cobrar
2.1.2.02.02 Elaborar el informe de saldos de cuentas
por cobrar conjuntamente con ofrecimientos de pago
2.1.2.02.03 Divulgar el informe al Presidente para la
aprobación
2.1.2.02.04 Archivar informe
2.1.3 Proceso de
Tesorería
2.1.3.01 Reporte de
Saldos de Cuentas
2.1.3.01.01 Imprimir los estados de cuenta de las
páginas Web de los Bancos Reporte de Saldos
Bancarios
166
Bancarias 2.1.3.01.02 Generar el reporte diario de saldos bancarios
a la administración
2.1.3.01.03 Entregar el reporte diario de saldos
bancarios a la administración
2.1.3.02 Registro de
las facturas recibidas
de proveedores de
servicios
2.1.3.02.01 Receptar las facturas de los proveedores de
servicios debidamente aprobados desde el área de
compras
Comprobante de
pago y retención en
la fuente
2.1.3.02.02 Receptar el resumen de afectación contable
de pago de impuestos de Control Tributario
2.1.3.02.03 Registrar los créditos, débitos y
transferencias contemplados en el estado de cuenta
2.1.3.02.04 Registrar en el sistema las facturas recibidas
de proveedores de servicios
2.1.3.02.05 Emitir el comprobante de retención en la
fuente y del IVA de las facturas registradas
2.1.3.02.06 Adjuntar la retención en la fuente y el
comprobante de diario a la factura
2.1.3.02.07 Entregar a Contabilidad las facturas de
proveedores de servicios registrados debidamente
sustentados, respaldados y legalizados.
2.1.3.03 Recepción de
facturas de
proveedores para pago 2.1.3.03.01 Receptar las facturas de proveedores de
suministros y materiales por proveedores
Carpeta de cuentas
por pagar
167
2.1.3.03.02 Archivar las facturas de proveedores de
suministros y materiales por proveedores y fecha de
vencimiento en cada carpeta
2.1.3.04 Emisión de
cheques y
transferencias
bancarias
2.1.3.04.01 Recibir el certificado de actividades
respaldadas en el POA
Cheque y
transferencia
2.1.3.04.02 Receptar la cartera de proveedores para pago
desde el departamento de compras, disponibilidad del
efectivo, liquidaciones de caja chica y de viaje desde
contabilidad
2.1.3.04.03 Registrar las solicitudes de cheques en el
sistema de acuerdo a los reportes emitidos
2.1.3.04.04 Solicitar la aprobación de las solicitudes de
cheques ingresados en el sistema
2.1.3.04.05 Imprimir los cheques desde el sistema
aprobados en las solicitudes y entregarlos
2.1.3.04.06 Receptar de las firmas autorizadas los
cheques firmados
168
2.1.3.04.07 Entregar los cheques y comprobantes de
retención a los proveedores en el día asignado
2.1.3.04.08 Entregar a custodia con un memo los
comprobantes de egreso de los cheques entregados
2.1.3.04.09 Archivar el memo con el recibí conforme
2.1.3.05.01 Verificar el número de comprobantes con el
sistema contable
Bitácora de Control
2.1.3.05 Resguardo de
los comprobantes de
pago
2.1.3.05.02 Archivo de los comprobantes de egreso de
los pagos entregados a los proveedores
AD
JE
TIV
OS
3.1 Administración
de Recursos 3.1.1 Asesoría
Especializada
Financiera
3.1.1.01 Análisis
Financiero y de
Gestión de Informes
3.1.1.01.01 Receptar notificaciones de ejecución de
procedimientos y actividades
Informe de
cumplimiento
3.1.1.01.02 Analizar la razonabilidad y aplicabilidad de
la información
3.1.1.01.03 Elaborar pruebas e indicadores de
cumplimiento y viabilidad
3.1.1.01.04 Elaborar informes de cumplimiento
financiero y de gestión y difundir al Directorio
169
MATRIZ DE PROCESOS MEJORADOS DE LA UNIDAD FINANCIERA
PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD PRODUCTO RESPONSABLE
TIEMPO EN
MINUTOS FRECUENCIA
NUMERO DE
VECES DE LA
ACTIVIDAD
GO
BE
RN
AN
TE
S
1.1 Gestión
Estratégica
Financiera
1.1.1
Administración
Estratégica
Financiera
1.1.1.01
Elaboración del
Presupuesto
1.1.1.01.01 Solicitar y receptar información a las
diferentes áreas ( contabilidad y tesorería)
Plan Operativo
Anual
Milton
Quilumbaquin 2880 Minutos Anual 1
1.1.1..01.02 Elaborar el POA y enviarla al
Ministerio de Deportes
Milton
Quilumbaquin 1560 Minutos Anual 1
1.1.1.01.03 Receptar observaciones Milton
Quilumbaquin 2880 Minutos Anual 1
1.1.1.01.04 Corregir el POA conforme
observaciones del Ministerio de Deportes
Milton
Quilumbaquin 180 Minutos Anual 1
1.1.1.01.5 Obtener la aprobación por parte del
Ministerio de Deportes y notificar al Directorio
Milton
Quilumbaquin 100 Minutos Anual 1
1.1.1.02 Emisión de
Directrices
Financieras
1.1.1.02.01 Emitir disposiciones presupuestarias y
contables a las unidades administrativas y
financieras Disposiciones y
Directrices
Milton
Quilumbaquin 240 Minutos Anual 1
1.1.1.02.02 Elaborar informes Milton
Quilumbaquin 120 Minutos Anual 1
1.1.02.03 Archivar informes Milton
Quilumbaquin 15 Minutos Anual 1
1.1.1.03 Control
Estratégico
1.1.1.03.01 Solicitar a las unidades de tesorería y
contabilidad el informe de ejecución del
presupuesto
Informe de
Control
Estratégico
Milton
Quilumbaquin 120 Minutos Anual 2
1.1.1.03.02 Elaborar el informe general de
ejecución del presupuesto
Milton
Quilumbaquin 1440 Minutos Anual 2
1.1.1.03.03 Remitir el informe al Directorio y
unidades involucradas
Milton
Quilumbaquin 60 Minutos Anual 2
1.1.1.03.04 Archivar informes Milton
Quilumbaquin 15 Minutos Anual 2
170
SU
ST
AN
TIV
OS
2.1 Gestión
Financiera
2.1.1 Proceso
Contable
2.1.1.01 Registro
de Transacciones
2.1.1.01.01 Receptar las liquidaciones de caja
chica y de viaje debidamente autorizadas
Liquidación de
Caja Chica y de
Viaje
Paola Páez 1440 Minutos Mensual 1
2.1.1.01.02 Analizar y verificar que los
documentos de soporte que estén correctamente
emitidos
Paola Páez 60 Minutos Mensual 1
2.1.1.01.03 Registrar la liquidación de caja chica
y de viaje en el sistema contable
Milton
Quilumbaquin
60 Minutos Mensual 1
2.1.1.01.04 Entregar a tesorería la liquidación de
caja chica y de viaje físicas
Amalia Panchez 15 Minutos Mensual 1
2.1.1.01.05 Archivar los respaldos de las
liquidaciones
Paola Páez 15 Minutos Mensual 1
2.1.1.02
Elaboración de
conciliaciones
bancarias
2.1.1.02.01 Recibir y registrar el detalle de
depósitos
Informe de
Conciliación
Bancaria
Milton
Quilumbaquin
60 Minutos Mensual 24
2.1.1.02.02 Extraer el estado de cuenta bancario
de la web del banco y el libro mayor de las
cuentas desde el sistema
Milton
Quilumbaquin
20 Minutos Mensual 1
2.1.1.02.03 Elaborar hojas de trabajo para
análisis y cuadre de información
Milton
Quilumbaquin
80 Minutos Mensual 1
2.1.1.02.04 Analizar y corregir las partidas
conciliatorias detectadas en el análisis
Milton
Quilumbaquin
60 Minutos Mensual 1
2.1.1.02.05 Comparar los saldos de cuentas
contables con el estado bancario.
Milton
Quilumbaquin
40 Minutos Mensual 1
2.1.1.02.06 Generar el informe de conciliaciones
bancarias
Milton
Quilumbaquin
60 Minutos Mensual 1
2.1.1.02.07 Archivar el informe de conciliación Milton
Quilumbaquin
15 Minutos Mensual 1
2.1.1.03 Control y
análisis del manejo
de inventarios
suministros
2.1.1.03.01 Extraer del sistema de inventarios de
suministros de bodega general, y el libro mayor
de las cuentas del sistema.
Hoja de
Conciliación
Milton
Quilumbaquin
25 Minutos Semestral 1
2.1.1.03.02 Elaborar hojas de trabajo para
análisis y cuadre de la información
Milton
Quilumbaquin
80 Minutos Semestral 1
2.1.1.03.03 Analizar y corregir las cuentas Milton
Quilumbaquin
60 Minutos Semestral 1
2.1.1.03.04 Comparar los saldos clientes con los
saldos de las cuentas contables
Milton
Quilumbaquin
40 Minutos Semestral 1
2.1.1.03.05 Archivar los informes emitidos Milton
Quilumbaquin
15 Minutos Semestral 1
2.1.1.04 Control y
análisis de los
procedimientos de
nómina
2.1.1.04.01 Receptar los archivos de nómina
horizontal y novedades de nómina
Reportes de
Conciliación
Milton
Quilumbaquin
30 Minutos Mensual 1
2.1.1.04.02 Tabular la información de los
archivos de nómina en la base Excel
Milton
Quilumbaquin
30 Minutos Mensual 1
2.1.1.04.03 Extraer el libro mayor de las cuentas
de nómina
Milton
Quilumbaquin
15 Minutos Mensual 1
171
2.1.1.04.04 Elaborar hojas de trabajo para
análisis y cuadre de la información
Milton
Quilumbaquin
60 Minutos Mensual 1
2.1.1.04.05 Analizar y corregir errores
detectados en el análisis
Milton
Quilumbaquin
40 Minutos Mensual 1
2.1.1.04.06 Comparar los saldos de las cuentas
contables de nómina con los saldos del reporte
consolidado de nómina
Milton
Quilumbaquin
30 Minutos Mensual 1
2.1.1.04.07 Archivar los informes generados
autorizados
Milton
Quilumbaquin
30 Minutos Mensual 1
2.1.1.05 Control y
análisis de los
procedimientos de
pago a
proveedores
2.1.1.05.01 Extraer reporte de proveedores Reportes de
Conciliación
Paola Páez 15 Minutos Semanal 1
2.1.1.05.02 Elaborar documentos de trabajo para
análisis y cuadre de la información
Milton
Quilumbaquin
60 Minutos Semanal 1
2.1.1.05.03 Analizar y corregir las diferencias
encontradas
Milton
Quilumbaquin
40 Minutos Semanal 1
2.1.1.05.04 Ejecutar el proceso de reparación y
actualización de saldos en módulo
Milton
Quilumbaquin
30 Minutos Semanal 1
2.1.1.05.05 Comparar los saldos del módulo de
proveedores con los saldos de las cuentas
contables
Milton
Quilumbaquin
30 Minutos Semanal 1
2.1.1.05.06 Archivar los informes generados
autorizados
Paola Páez 15 Minutos Semanal 1
2.1.1.06 Control y
análisis
documentario de
clientes
2.1.1.06.01 Receptar la documentación emitida a
los usuarios debidamente legalizados
Acta entrega
recepción de la
documentación
recibida por los
clientes
Amalia Panchez 5 Minutos Diario 4
2.1.1.06.02 Revisión de la información registrada
en el sistema con la documentación física
Milton
Quilumbaquin
5 Minutos Diario 4
2.1.1.06.04 Emitir el informe de cumplimiento
de proceso al directorio
Milton
Quilumbaquin
60 Minutos Mensual 1
2.1.1.06.05 Seguimiento y validación de las
sugerencias emitidas en el informe
Paola Páez 20 Minutos Mensual 2
2.1.1.06.06 Emitir el reporte de revisión del
proceso al directorio
Paola Páez 10 Minutos Semanal 1
2.1.1.07 Cierre de
fin de mes
2.1.1.07.01 Notificar la fecha y hora de la toma
física de inventarios al personal de bodega
Informe de
toma física de
inventarios
Experto Externo 60 Minutos Anual 1
2.1.1.07.02 Ejecutar el conteo físico de los
inventarios
Experto Externo 7200 Minutos Anual 1
2.1.1.07.03 Comparar los datos del conteo físico
del inventario con los datos del inventario al
costo
Experto Externo 1440 Minutos Anual 1
172
2.1.1.07.04 Registrar los ajustes por sobrantes o
faltantes de inventarios en el sistema (módulo y
contabilidad) y comprobar los saldos del
inventario ajustado
Milton
Quilumbaquin
1440 Minutos Anual 1
2.1.1.07.05 Integrar la nómina en el sistema
contable
Registros de
nómina
Milton
Quilumbaquin
120 Minutos Anual 1
2.1.1.07.06 Registrar las actas de finiquito de
empleados
Milton
Quilumbaquin
180 Minutos Anual 1
2.1.1.07.07 Receptar y analizar la documentación
habilitante de la compra de activos fijos
Reporte de
depreciación de
activos
Paola Páez 60 Minutos Anual 1
2.1.1.07.08 Ingresar los activos fijos en el
módulo del sistema
Milton
Quilumbaquin
30 Minutos Anual 1
2.1.1.07.09 Determinar el valor de la carga de
depreciación mensual de activos fijos
Milton
Quilumbaquin
60 Minutos Anual 1
2.1.1.07.10 Registrar el valor de la carga de
depreciación mensual de activos fijos
Milton
Quilumbaquin
60 Minutos Anual 1
2.1.1.07.11 Comparar los saldos de las cuentas
contables de activos fijos con los saldos del
reporte del módulo
Milton
Quilumbaquin
60 Minutos Anual 1
2.1.1.08 Control y
análisis tributario
2.1.1.08.01 Extraer del sistema el archivo
resumen de compras y retenciones, resumen de
facturación, resumen de IR, los mayores de las
cuentas contables de impuestos
Reporte
preliminar de
declaración.
Formularios de
declaración de
impuestos
Talón resumen
Milton
Quilumbaquin
120 Minutos Mensual 1
2.1.1.08.02 Elaborar documentos de trabajo para
análisis y cuadre de la información
Milton
Quilumbaquin
240 Minutos Mensual 1
2.1.1.08.03 Comparar los saldos de cuentas
contables con los saldos del anexo de declaración
Milton
Quilumbaquin
180 Minutos Mensual 1
2.1.1.08.04 Analizar y corregir las diferencias
encontradas
Milton
Quilumbaquin
120 Minutos Mensual 1
2.1.1.08.05 Elaborar el informe preliminar de
cumplimiento de control tributario para cargar
declaraciones en WEB del SRI
Milton
Quilumbaquin
360 Minutos Mensual 1
2.1.1.08.06 Ingresar la información de
declaración del IVA en el Software DIMM
Formularios
Milton
Quilumbaquin
30 Minutos Mensual 1
2.1.1.08.07 Generar el archivo XML de
declaración de impuestos de IVA
Milton
Quilumbaquin
60 Minutos Mensual 1
2.1.1.08.08 Generar el anexo transaccional
DIMM ANEXOS SRI y talón resumen
Milton
Quilumbaquin
60 Minutos Mensual 1
173
2.1.1.08.10 Validar las casillas, montos y
conceptos del anexo transaccional con el anexo
de declaración
Milton
Quilumbaquin
5 Minutos Mensual 1
2.1.1.08.11 Cargar en la Web de Rentas Internas
los archivos XML de declaración de impuestos de
IVA
Milton
Quilumbaquin
5 Minutos Mensual 1
2.1.1.08.12 Generar los comprobantes de carga
de impuestos de la WEB
Milton
Quilumbaquin
10 Minutos Mensual 1
2.1.1.08.13 Cargar en la Web de Rentas Internas
el archivo XML de declaración del anexo
transaccional
Milton
Quilumbaquin
5 Minutos Mensual 1
2.1.1.08.14 Generar el talón resumen del anexo
transaccional desde la WEB de Rentas Internas
Milton
Quilumbaquin
10 Minutos Mensual 1
2.1.1.08.15 Entregar el resumen de declaración a
tesorería
Milton
Quilumbaquin
5 Minutos Mensual 1
2.1.1.08.16 Archivar el talón resumen del anexo
transaccional generado desde la WEB de Rentas
Internas, y formularios de declaración.
Milton
Quilumbaquin
15 Minutos Mensual 1
2.1.1.08.17 Verificar en el sistema el saldo de la
cuenta contable de los impuestos con las
declaraciones y pagos efectuados
Milton
Quilumbaquin
40 Minutos Mensual 1
2.1.1.09 Emisión
y Presentación de
Estados
Financieros
2.1.1.09.01 Determinar el cumplimiento del
presupuesto de ingresos en unidades y del
presupuesto de gastos.
Carpeta de
Estados
Financieros
Milton
Quilumbaquin
1440 Minutos Anual 1
2.1.1.09.02 Analizar y verificar la razonabilidad
y sustento de la conciliación bancaria , de la
conciliación de módulo de clientes , depósitos por
identificar, conciliación nómina, conciliación de
módulo de proveedores, anticipos de proveedores
por liquidar, conciliación de activos fijos,
conciliación de obligaciones bancarias y de
terceros, conciliación de impuestos por pagar,
conciliación de retenciones en la fuentes de
clientes
Milton
Quilumbaquin
1440 Minutos Anual 1
2.1.1.09.03 Extraer del sistema el balance de
comprobación ajustado
Paola Páez 10 Minutos Anual 1
2.1.1.09.04 Actualizar el archivo de los Estados
Financieros con la información del balance de
comprobación extraído del sistema
Milton
Quilumbaquin
10 Minutos Anual 1
174
2.1.1.09.05 Generar los Estados Financieros y
notas aclaratorias, el Margen por Línea
Resultados Acumulado
Milton
Quilumbaquin
20 Minutos Anual 1
2.1.1.09.06 Enviar al Directorio y al Presidente,
el archivo Estados Financieros y Resultados
Acumulados
Paola Páez 5 Minutos Anual 1
2.1.1.09.07 Generar los anexos de balance ,
análisis de gastos , anexos adicionales.
Paola Páez 30 Minutos Anual 1
2.1.1.09.08 Entregar la carpeta de los Estados
Financieros a la Presidencia y a los Directivos
Paola Páez 10 Minutos Anual 1
2.1.2 Proceso de
Crédito y
Cobranza de
clientes
2.1.2.01 Ingreso
de depósitos
efectuados por los
usuarios
2.1.2.02.01 Crear el código del cliente en el
sistema contable
Recibos de Caja
y ficha del
cliente
Paola Páez 10 Minutos Mensual 1
2.1.2.01.02 Receptar los depósitos o
transferencias bancarias realizados
Paola Páez 15 Minutos Mensual 1
2.1.2.01.03 Verificar los valores depositados por
los clientes en el estado de cuenta
Paola Páez 30 Minutos Mensual 1
2.1.2.01.04 Ingresar el depósito realizado
afectado la o las facturas de cada cliente
Paola Páez 60 Minutos Mensual 1
2.1.2.01.05 Imprimir el recibo de caja
correspondiente para archivar
Paola Páez 5 Minutos Mensual 1
2.1.2.02 Revisión
de saldos de
cuentas por cobrar
2.1.2.02.01 Revisar cuentas por cobrar de todos
los clientes
Reporte de
saldos por
cobrar
Paola Páez 40 Minutos Mensual 1
2.1.2.02.02 Elaborar el informe de saldos de
cuentas por cobrar conjuntamente con
ofrecimientos de pago
Paola Páez 60 Minutos Mensual 1
2.1.2.02.03 Divulgar el informe al Presidente para
la aprobación
Paola Páez 30 Minutos Mensual 1
2.1.2.02.04 Archivar informe Paola Páez 15 Minutos Mensual 1
2.1.3 Proceso
de Tesorería
2.1.3.01 Reporte
de Saldos de
Cuentas Bancarias
2.1.3.01.01 Imprimir los estados de cuenta de las
páginas Web de los Bancos
Reporte de
Saldos
Bancarios
Paola Páez 5 Minutos Mensual 1
2.1.3.01.02 Generar el reporte diario de saldos
bancarios a la administración
Paola Páez 20 Minutos Mensual 1
2.1.3.01.03 Entregar el reporte diario de saldos
bancarios a la administración
Paola Páez 10 Minutos Mensual 1
2.1.3.02 Registro
de las facturas
recibidas de
proveedores de
servicios
2.1.3.02.01 Receptar las facturas de los
proveedores de servicios debidamente aprobados
desde el área de compras
Comprobante de
pago y
retención en la
fuente
Paola Páez 5 Minutos Semanal 1
2.1.3.02.02 Receptar el resumen de afectación
contable de pago de impuestos de Control
Tributario
Milton
Quilumbaquin
5 Minutos Semanal 1
175
2.1.3.02.03 Registrar los créditos, débitos y
transferencias contemplados en el estado de
cuenta
Milton
Quilumbaquin
60 Minutos Semanal 1
2.1.3.02.04 Registrar en el sistema las facturas
recibidas de proveedores de servicios
Milton
Quilumbaquin
60 Minutos Semanal 1
2.1.3.02.05 Emitir el comprobante de retención
en la fuente y del IVA de las facturas registradas
Milton
Quilumbaquin
5 Minutos Semanal 1
2.1.3.02.06 Adjuntar la retención en la fuente y
el comprobante de diario a la factura
Milton
Quilumbaquin
5 Minutos Semanal 1
2.1.3.02.07 Entregar a Contabilidad las facturas
de proveedores de servicios registrados
debidamente sustentados, respaldados y
legalizados.
Paola Páez 5 Minutos Diario 3
2.1.3.03
Recepción de
facturas de
proveedores para
pago
2.1.3.03.01 Receptar las facturas de proveedores
de suministros y materiales por proveedores
Carpeta de
cuentas por
pagar
Paola Páez 10 Minutos Diario 2
2.1.3.03.02 Archivar las facturas de proveedores
de suministros y materiales por proveedores y
fecha de vencimiento en cada carpeta
Paola Páez 5 Minutos Semanal 2
2.1.3.04 Emisión
de cheques y
transferencias
bancarias
2.1.3.04.01 Recibir el certificado de actividades
respaldadas en el POA
Cheque y
transferencia
Paola Páez 5 Minutos Anual 1
2.1.3.04.02 Receptar la cartera de proveedores
para pago desde el departamento de compras,
disponibilidad del efectivo, liquidaciones de caja
chica y de viaje desde contabilidad
Paola Páez 5 Minutos Semanal 3
2.1.3.04.03 Registrar las solicitudes de cheques
en el sistema de acuerdo a los reportes emitidos
Paola Páez 15 Minutos Semanal 2
2.1.3.04.04 Solicitar la aprobación de las
solicitudes de cheques ingresados en el sistema
Paola Páez 15 Minutos Semanal 2
2.1.3.04.05 Imprimir los cheques desde el
sistema aprobados en las solicitudes y entregarlos
Milton
Quilumbaquin
15 Minutos Semanal 2
2.1.3.04.06 Receptar de las firmas autorizadas
los cheques firmados
Paola Páez 30 Minutos Semanal 2
176
2.1.3.04.07 Entregar los cheques y comprobantes
de retención a los proveedores en el día asignado
Paola Páez 5 Minutos Semanal 2
2.1.3.04.08 Entregar a custodia con un memo los
comprobantes de egreso de los cheques
entregados
Paola Páez 10 Minutos Semanal 2
2.1.3.04.09 Archivar el memo con el recibí
conforme
Paola Páez 15 Minutos Semanal 2
2.1.3.05.01 Verificar el número de comprobantes
con el sistema contable
Bitácora de
Control
Paola Páez 30 Minutos Semanal 2
2.1.3.05
Resguardo de los
comprobantes de
pago
2.1.3.05.02 Archivo de los comprobantes de
egreso de los pagos entregados a los proveedores
Paola Páez 15 Minutos Semanal 2
AD
JE
TIV
OS
3.1
Administración
de Recursos
3.1.1 Asesoría
Especializada
Financiera
3.1.1.01 Análisis
Financiero y de
Gestión de
Informes
3.1.1.01.01 Receptar notificaciones de ejecución
de procedimientos y actividades
Informe de
cumplimiento
Milton
Quilumbaquin
30 Minutos Mensual 1
3.1.1.01.02 Analizar la razonabilidad y
aplicabilidad de la información
Milton
Quilumbaquin
30 Minutos Mensual 1
3.1.1.01.03 Elaborar pruebas e indicadores de
cumplimiento y viabilidad
Milton
Quilumbaquin
30 Minutos Mensual 1
3.1.1.01.04 Elaborar informes de cumplimiento
financiero y de gestión y difundir al Directorio
Milton
Quilumbaquin
30 Minutos Mensual 1
177
MATRIZ DE PROCESOS MEJORADOS DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
PROCESO SUBPROCESO
PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD PRODUCTO
GO
BE
RN
AN
TE
S
1.1 Gestión
Estratégica
Administrativa
1.1.1
Administración
Estratégica
1.1.1.01 Elaboración
de la Planificación
Operativa Anual
(POA)
1.1.1.01.01 Receptar disposición de realizar el presupuesto
institucional
POA Aprobado
1.1.1.01.02 Solicitar información a las diferentes áreas
administrativas
1.1.1.01.03 Receptar la información solicitada
1.1.1.01.04 Analizar y clasificar la información recibida
1.1.1..01.05 Elaborar el POA
1.1.1.01.06 Enviar al Ministerio de Deportes
1.1.1.01.07 Esperar la aprobación o cambios por parte del Ministerio
de Deportes
1.1.1.01.08 Receptar observaciones
1.1.1.01.09 Elaborar el POA corregido
1.1.1.01.10 Obtener la aprobación por parte del Ministerio de
Deportes
1.1.1.01.11 Notificar POA aprobado
1.1.1.02 Dirección de
Planificación
1.1.1.02.01 Receptar pedidos de adquisición Certificaciones
de actividades
respaldadas en el
POA
1.1.1.02.02 Verificar actividades en el POA
178
1.1.1.02.03 Ajustar el POA en el caso de requerimiento
1.1.1.02.04 Elaborar la certificación de actividades respaldadas en el
POA
1.1.1.02.05 Remitir la certificación a las unidades
1.1.1.02.06 Archivar las certificaciones
1.1.1.03 Elaboración
del Plan Anual de
Contratación (PAC)
1.1.1.03.01 Anexar cada ítem a adquirir
PAC Aprobado 1.1.1.03.02 Realizar cuadro de adquisiciones según formato USHAY
1.1.1.03.03 Elaboración de pliegos mediante USHAY
1.1.1.04 Adquisición
por Compras Públicas
1.1.1.04.01 Subir PAC
Informe de
Adquisición de
Compras
Públicas
1.1.1.04.02 Subir Pliegos
1.1.1.04.03 Registrar procesos de adquisición
1.1.1.04.04Ejecución de procesos de adquisición de infinita cuantía,
subasta inversa y obras de menor cuantía.
1.2 Gestión del
Control
Estratégico
1.2.1
Cumplimiento de
la planificación
1.2.1.01 Seguimiento
de la planificación
1.2.1.01 .01 Recopilación de documentación sustentatoria
Informe de
seguimiento
aprobado
1.2.1.01 .02 Analizar las documentaciones recibidas
1.2.1.01 .03 Definir puntos de control
179
1.2.1.01 .04 Elaborar la matriz de evaluación, anexos y justificativos
e informe de seguimiento
1.2.1.01 .05 Aprobar informe de seguimiento con el Directorio
1.2.1.01 .06 Archivar informe aprobado
SU
ST
AN
TIV
OS
2.1 Gestión de
Contratación
2.1.1
Administración
para la
contratación
2.1.1.01
Reclutamiento y
selección del personal
2.1.1.01.01 Establecer la existencia de una vacante y la necesidad de
cubrirla.
Vacantes
disponibles
2.1.1.01.02 Elaborar y revisar la orden de requisición del personal
2.1.1.01.03 Requerir al jefe del departamento Contable un informe de
recursos económicos destinados para la vacante.
2.1.1.01.04 Revisión de informe
2.1.1.01.05 Aprueba la contratación y fija el posible sueldo de la
vacante
2.1.1.01.06 Descripción de funciones y perfil de las personas
interesadas a ocupar la vacante.
2.1.1.01.07 Definición del tipo de reclutamiento a usar: interno o
externo
180
2.1.1.01.08 Publicación del anuncio en el periódico o internet.
2.1.1.01.09 Pago del anuncio (en el caso de publicación en el
periódico)
2.1.1.01.10 Recepción de las hojas de vida de los postulantes a ocupar
la vacante
2.1.1.01.11 Análisis minucioso de las hojas de vida de los aspirantes
2.1.1.01.12 Preselección de posibles candidatos a ocupar el cargo.
2.1.1.01.13 Entrevista a los preseleccionados.
2.1.1.01.14 Toma de pruebas de conocimiento y psicológicas a los
aspirantes.
2.1.1.01.15 Selección de los tres mejores postulantes, en base a los
resultados obtenidos en las pruebas y la entrevista.
2.1.1.01.16 Entrevista a los tres posibles candidatos a ocupar la
vacante
2.1.1.01.17 Selecciona al nuevo empleado de la Federación y
comunica al departamento administrativo para que inicie el
procedimiento de contratación
181
2.1.1.02 Contratación
2.1.1.02.01 Verificar la disponibilidad de la persona contratada, es
decir si está dispuesto a ocupar el cargo.
Personal nuevo
2.1.1.02.02 Realizar una última entrevista antes de la firma del
contrato.
2.1.1.02.03 Solicitar los documentos necesarios para la contratación
del nuevo empleado.
2.1.1.02.04 Verificación de la documentación.
2.1.1.02.05 Registro de datos del nuevo empleado en el Sistema de
Administración Integral de trabajo y empleo,
2.1.1.02.06 Realizar el aviso de entrada en el Instituto Ecuatoriano de
Seguridad Social (IESS)
2.1.1.02.07 Revisión del contrato y del aviso de entrada
2.1.1.02.08Contacta al empleado para firmar el contrato
2.1.1.02.09 Hace firmar el contrato de trabajo y aviso de entrada al
nuevo empleado
182
2.1.1.02.10 Entrega de copia del contrato y aviso de entrada al nuevo
empleado y archivo de los mismos en su expediente.
2.1.1.03 Inducción al
Personal
2.1.1.03.01 Reunión con el nuevo integrante de la federación para
darle la bienvenida.
Conocimiento de
funciones
2.1.1.03.02 Presentación del nuevo trabajador con todo el personal de
la federación.
2.1.1.03.03 Llevarlo a conocer las instalaciones y su oficina.
2.1.1.03.04 Entrega de una copia del reglamento interno
2.1.1.03.05 Explicación a cerca de las actividades que debe realizar,
cuáles son sus responsabilidades y los resultados que se esperan
conseguir con su trabajo.
2.1.1.03.06 Entrega oficial de su lugar de trabajo y el equipo
necesario para que cumpla con sus funciones.
183
2.2 Gestión de
terminación
laboral
2.2.2
Administración
de terminación
laboral
2.2.2.1 Terminación
de la relación laboral
2.2.2.1.01 Presentar la carta de renuncia ante el jefe inmediato Renuncia
Voluntaria
2.2.2.1.02 Dialogar a cerca de los motivos de la renuncia.
2.2.2.1.03 Comunicar el acontecimiento al Presidente.
2.2.2.1.04 Hablar con el trabajador y aceptar la carta de renuncia
2.2.2.1.05 Da las pautas para que elabore y presente el informe de
actividades dentro del período acordado con el Presidente
2.2.2.1.06 Presentación del informe de actividades ante su jefe
inmediato para que lo revise.
2.2.2.1.07 Comunica al departamento Administrativo y Financiero la
renuncia del trabajador para liquidar los haberes.
2.2.2.1.08 Entrega el valor de la liquidación al trabajador.
184
2.2.2.1.09 Registra la salida y la liquidación del empleado en el
Ministerio de Trabajo
2.2.2.1.10 Realiza el aviso de salida del trabajador en el Instituto
Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS)
2.2.2.1.11 Archiva la carta de renuncia en la carpeta del ex
trabajador, junto con su informe, la liquidación y el aviso de salida
del IESS.
2.2.2.2 Terminación
de la relación laboral
2.2.2.2.01 Notifica la conducta del trabajador ante el jefe del
departamento Administrativo. Visto Bueno
Empleador
2.2.2.2.02 Verificar la existencia de una de las causales citadas en el
art. 172 del código de trabajo.
2.2.2.2.03 Notificar al Presidente.
2.2.2.2.04 Da la orden para solicitar el visto bueno.
185
2.2.2.2.05 Prepara la documentación respectiva. (Solicitud de visto
bueno, copia del nombramiento del representante legal, cedula de
identidad, ruc, certificado de cumplimiento de obligaciones del IESS,
croquis de la dirección del lugar de notificación, copia del contrato
de trabajo legalizado)
2.2.2.2.06 Ingresa la documentación en el Ministerio de Trabajo.
2.2.2.2.07 Califica el visto bueno
2.2.2.2.08 Notifica al trabajador y le concede dos días para que
conteste.
2.2.2.2.09 Señala día y hora en el lugar de trabajo para realizar la
investigación y receptar pruebas en caso de haberlas.
2.2.2.2.10 Dicta la resolución y notifica al casillero judicial.
2.2.2.2.11 Se comunica la resolución del inspector al Presidente y se
solicita la presentación del informe de actividades al trabajador
2.2.2.2.12 Presentación del informe de actividades ante su jefe
inmediato y el jefe del departamento Administrativo
2.2.2.2.13 Pone en conocimiento del hecho al departamento
Administrativo Financiero para que realice la liquidación.
186
2.2.2.2.14 Realiza la liquidación de haberes al trabajador.
2.2.2.2.15 Registra la salida y la liquidación del empleado en el
Ministerio de Trabajo.
2.2.2.2.16 Realiza el aviso de salida del trabajador en el
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS)
2.2.2.3 Terminación
de la relación
laboral
2.2.2.3.01 Verificar la existencia de una de las causales citadas
en el art. 173 del código de trabajo.
Visto Bueno
del Trabajador
2.2.2.3.02 Preparar la respectiva documentación. (Solicitud de
visto bueno, copia de cedula de ciudadanía, hoja de vida del
trabajador, y croquis de la dirección de notificación al
empleador.
2.2.2.3.03 Ingresar la documentación en las oficinas del
Ministerio de Trabajo
2.2.2.3.04 Recibe la solicitud
187
2.2.2.3.05 Notifica al interesado dentro de veinticuatro horas y
le concede dos días para que conteste.
2.2.2.3.06 Con o sin la contestación, se realiza la investigación
y se dicta resolución dentro del tercer día.
2.2.2.3.07 Comunica la resolución del inspector de trabajo al
Jefe del departamento Administrativo
2.2.2.3.08 Solicita la elaboración del informe de actividades.
2.2.2.3.09 Presentación del informe de actividades ante su jefe
inmediato y el jefe del departamento Administrativo
2.2.2.3.10 Pone en conocimiento del hecho al departamento
Administrativo - Financiero para que realice la liquidación.
2.2.2.3.11 Realiza la liquidación de haberes al trabajador.
2.2.2.3.12 Registra la salida y la liquidación del empleado en el
Ministerio de Trabajo.
2.2.2.3.13 Realiza el aviso de salida del trabajador en el
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social ( IESS)
188
2.2.2.4 Terminación
de la relación
laboral
2.2.2.4.01 Comunicar al Jefe del departamento de Talento
Humano que su contrato culminará en treinta días
Finalización
del Contrato
de Trabajo
2.2.2.4.02 Dar a conocer al Presidente que el contrato está por
vencer.
2.2.2.4.03 Dialoga con el trabajador y da paso para continuar
con el proceso de culminación de la relación laboral
2.2.2.4.04 Programa la entrega del informe de actividades
2.2.2.4.05 Entrega el informe de actividades a su Jefe
inmediato y al Jefe del departamento Administrativo.
2.2.2.4.06 Informa al departamento Administrativo –
Financiero para que prepare la liquidación.
2.2.2.4.07 Realiza la liquidación de haberes al trabajador y
entregar
2.2.2.4.08 Registra la salida y la liquidación del empleado en el
Ministerio de Relaciones Laborales
189
2.2.2.4.09 Realiza el aviso de salida del trabajador en el
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS)
2.3 Gestión de
Capacitación
2.3.1
Administración
del programa
de capacitación
2.3.1.1 Elaboración
del Programa de
Capacitación
2.3.1.1.01 Determinar la necesidad de capacitar al personal Contratación
de la
Capacitación 2.3.1.1.02 Diagnóstico de la necesidad de capacitar a los
trabajadores.
2.3.1.1.03 Establecer el objetivo del curso de capacitación
2.3.1.1.04 Pedir la respectiva autorización para poder
desarrollar la capacitación al Presidente
2.3.1.1.05 Análisis de la disponibilidad de recursos económicos
para la capacitación
2.3.1.1.06 Aprobación del curso de capacitación
2.3.1.1.07 Cotización de al menos tres empresas que brinden
servicios de capacitación
2.3.1.1.08 Decidir el proveedor que habrá de capacitar al
personal
190
2.3.1.1.09 Hablar con el proveedor para acordar cómo se
llevará a cabo la capacitación, es decir precio y forma de pago,
tiempo de duración, materiales, etc.
2.3.1.1.10 Análisis del curriculum de los instructores del curso.
2.3.1.1.11 Comunicación al personal que participará de la
capacitación, mediante correo electrónico.
2.3.1.2 Ejecución
del Programa de
capacitación
2.3.1.2.01 Iniciar la capacitación por parte del capacitador Capacitación a
todo el
personal
2.3.1.2.02 Realizar un control minucioso de asistencia del
personal
2.3.1.2.03Al finalizar el curso, se realizará una encuesta de
satisfacción de la capacitación a todos los participantes.
2.3.1.2.04 Entrega de certificado de capacitación por parte del
proveedor
2.3.1.2.05 Analizar en conjunto tanto empleados como
empleadores la calidad del curso recibido , siendo esta de
manera positiva volver a contratar siendo lo opuesto buscar un
mejor proveedor
2.3.1.2.06 Cancelación de la factura de acuerdo al convenio
establecido por las partes.
191
AD
JE
TIV
OS
3.1 Gestión
Administrativa
3.1.1
Administración
Documental
3.1.1.01 Registro,
control de
documentos
3.1.1.01 Receptar Documentación Distribución
de
documentación
a interesados
3.1.1.02 Clasificar la Documentación
3.1.1.03 Distribución de la Documentación
3.1.1.04 Archivar la Documentación
3.1.1.02 Control del
Horario de Trabajo
3.1.1.02.01 Dar a conocer al empleado, su horario de trabajo. Cumplimiento
de la jornada
laboral 3.1.1.02.02 Registrar en el sistema la huella del trabajador.
3.1.1.02.03 Enseñarle al empleado a usar el lector de huellas
digitales.
3.1.1.02.04 Registrar día a día su horario de entrada y salida.
3.1.1.02.05 Revisar que los trabajadores cumplan con su
jornada de trabajo.
3.1.1.02.06 En caso de existir atrasos o faltas, revisar que los
certificados médicos cumplan con las políticas de la empresa.
3.1.1.02.07 Archivar los certificados como constancia de la
falta justificada.
3.1.1.02.08 Emitir el informe de asistencia al final de cada mes
y entregarlo al departamento Administrativo y Financiero para
que en base a este se calcule el rol de pagos.
192
3.3.2. Matriz de análisis de valor de los procesos mejorados.
Definida la nueva estructura de los procesos, subprocesos y procedimientos se
procederán a documentarlos, información que constituirá en el Manual de Procesos de
la organización que deberán realizar propuesto en el mejoramiento. Al poner por escrito
la información que identificará la estructura de los procesos, la definición clara de los
objetivos y estrategias, determinarán el qué hacer para alcanzar los objetivos precisados,
además de los procesos de calidad, que orientarán al Departamento Administrativo y
Financiero de Federación de Ligas Barriales y Parroquiales de Quito, al éxito. La
evaluación ya realizada nos permite realizar la mejora para compartirlos y mejorarlos
con las personas claves de la dirección, además son evidencia de lo que se hace. La
documentación de los procesos, ayudará a clarificar y al mismo tiempo estarán
obligados a meditar y planificar apropiadamente lo que intentarán hacer.
A continuación en las siguientes hojas de análisis de valor se presenta los
procedimientos de los procesos misionales proveniente de la mejora de procesos.
193
DEPARTAMENTO FINANCIERO
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO MEJORADOS
ANÁLISIS DE PROCESOS FINANCIEROS MEJORADOS
Proceso: GESTIÓN ESTRATÉGICA FINANCIERA Jornada Laboral: 8
Subproceso: ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA FINANCIERA Eficiencia: 87%
Procedimiento: ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO
Mes: 22
Responsable: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Contador CA
1x x
Solicitar y receptar información a las diferentes áreas ( contabiliad
y tesoreria) VAR 2880 y 0,1 1 240,0x
4,00
2 x x x Elaborar el POA y enviarla al Ministerio de Deportes VAR 1560 y 0,1 1 130,0 x 2,17
3 x x Receptar observaciones VAR 2880 y 0,1 1 240,0 x 4,00
4x x
Corregir el POA conforme observaciones del Ministerio de
Deportes VAR 180 y 0,1 1 15,0x
0,25
5x x x
Obtener la aprobación por parte del Ministerio de Deportes y
notificar al Directorio VAR 100 y 0,1 1 8,3x
0,00
10,83 h 0,42 h 0,42 h 11,67 h
5,36% 0,21% 0,21% 5,77%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
194
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS EMISIÓN DE DIRECTRICES FINANCIERAS MEJORADOS
ANÁLISIS DE PROCESOS FINANCIEROS MEJORADOS
Proceso: GESTIÓN ESTRATÉGICA FINANCIERA Jornada Laboral: 8
Subproceso: ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA FINANCIERA Eficiencia: 87%
Procedimiento: EMISIÓN DE DIRECTRICES FINANCIERAS
Mes: 22
Responsable: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Contador CA
1 x x
Emitir disposiciones presupuestarias y contables a las unidades
administrativas y financieras VAR 240 y 0,1 1 20,0x
0,33
2 x x Elaborar informes VAR 120 y 0,1 1 10,0 x 0,17
3 x x x Archivar informes VAR 15 y 0,1 1 1,3 x 0,02
1,60 h 0,92 h 1,58 h 4,10 h
0,79% 0,45% 0,78% 2,03%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
195
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS CONTROL ESTRATÉGICO MEJORADOS
ANÁLISIS DE PROCESOS FINANCIEROS MEJORADOS
Proceso: GESTIÓN ESTRATÉGICA FINANCIERA Jornada Laboral: 8
Subproceso: ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA FINANCIERA Eficiencia: 87%
Procedimiento: CONTROL ESTRATÉGICO
Mes: 22
Responsable: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Contador CA
1 x x X Solicitar a las unidades de tesoreria y contabilidad el informe de VAR 120 y 0,1 2 20,0 x 0,00
2 x x Elaborar el informe general de ejecución del presupuesto VAR 1440 y 0,1 2 240,0 x 4,00
3 x x Remitir el informe al Directorio y unidades involucradas VAR 60 y 0,1 2 10,0 x 0,17
4 x X Archivar informes VAR 15 y 0,1 2 2,5 x 0,04
4,63 h 0,92 h 0,92 h 6,46 h
2,29% 0,45% 0,45% 3,19%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
196
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS REGISTRO DE TRANSACCIONES MEJORADOS
ANÁLISIS DE PROCESOS FINANCIEROS MEJORADOS
Proceso: GESTIÓN FINANCIERA Jornada Laboral: 8
Subproceso: PROCESO CONTABLE Eficiencia: 87%
Procedimiento: REGISTRO DE TRANSACCIONES
Mes: 22
Responsable: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Contador Tesorería Recepcionista CA
1x x
Receptar las liquidaciones de caja chica y de viaje debidamente
autorizadas VAR 1440 m 1,0 1 1440,0x
24,00
2x x
XAnalizar y verificar que los documentos de soporte que estén
correctamente emitidos VAR 60 m 1,0 1 60,0x
1,00
3x x
Registrar la liquidación de caja chica y de viaje en el sistema
contable VAR 60 m 1,0 1 60,0x
1,00
4 x X Entregar a tesorería la liquidación de caja chica y de viaje fisicas VAR 15 m 1,0 1 15,0 x 0,25
5 x x Archivar los respaldos de las liquidaciones VAR 15 m 1,0 1 15,0 x 0,25
1,42 h 25,67 h 0,67 h 27,75 h
0,70% 12,69% 0,33% 13,72%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
197
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ELABORACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS MEJORADOS
ANÁLISIS DE PROCESOS FINANCIEROS MEJORADOS
Proceso: GESTIÓN FINANCIERA Jornada Laboral: 8
Subproceso: PROCESO CONTABLE Eficiencia: 87%
Procedimiento: ELABORACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS
Mes: 22
Responsable: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Contador CA
1 x x Recibir y registrar el detalle de depósitos VAR 60 m 1,0 24 1440,0 x 24,00
2 x x
Extraer el estado de cuenta bancario de la web del banco y el libro
mayor de las cuentas desde el sistema VAR 20 m 1,0 1 20,0x
0,33
3 x x Elaborar hojas de trabajo para análisis y cuadre de información VAR 80 m 1,0 1 80,0x
1,33
4 x x x
Analizar y correguir las partidas conciliatorias detectadas en el
análisis VAR 60 m 1,0 1 60,0x
1,00
5 x x x
Comparar los saldos de cuentas contables con el estado bancario.
VAR 40 m 1,0 1 40,0
x0,67
6 x x Generar el informe de conciliaciones bancarias VAR 60 m 1,0 1 60,0 x 1,00
7 x x Archivar el informe de conciliación VAR 15 m 1,0 1 15,0 x 0,25
28,58 h 0,00 h 0,00 h 28,58 h
14,13% 0,00% 0,00% 14,13%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
198
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS CONTROL Y ANÁLISIS DEL MANEJO DE INVENTARIOS SUMINISTROS
MEJORADOS
ANÁLISIS DE PROCESOS FINANCIEROS MEJORADOS
Proceso: GESTIÓN FINANCIERA Jornada Laboral: 8
Subproceso: PROCESO CONTABLE Eficiencia: 87%
Procedimiento: CONTROL Y ANÁLISIS DEL MANEJO DE INVENTARIOS SUMINISTROS
Mes: 22
Responsable: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Contador CA
1x x
Extraer del sistema de inventarios de suministros de bodega
general, y el libro mayor de las cuentas del sistema. VAR 25 s 0,2 1 4,2x
0,07
2 x x Elaborar hojas de trabajo para análisis y cuadre de la información VAR 80 s 0,2 1 13,3 x 0,22
3 x x Analizar y correguir las cuentas VAR 60 s 0,2 1 10,0 x 0,17
4x x x
Comparar los saldos clientes con los saldos de las cuentas
contables VAR 40 s 0,2 1 6,7x
0,11
5 x x x Archivar los informes emitidos VAR 15 s 0,2 1 2,5 x 0,04
1,44 h 0,83 h 0,83 h 3,11 h
0,71% 0,41% 0,41% 1,54%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
199
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS CONTROL Y ANÁLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS DE NÓMINA
MEJORADOS
ANÁLISIS DE PROCESOS FINANCIEROS MEJORADOS
Proceso: GESTIÓN FINANCIERA Jornada Laboral: 8
Subproceso: PROCESO CONTABLE Eficiencia: 87%
Procedimiento: CONTROL Y ANÁLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS DE NÓMINA
Mes: 22
Responsable: JEFE DEL DEPARTAMENDO DE CONTABILIDAD
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Contador CA
1x x
Receptar los archivos de nómina horizontal y novedades de nómina
VAR 30 m 1,0 1 30,0x
0,50
2 x x Tabular la información de los archivos de nómina en la base Excel VAR 30 m 1,0 1 30,0 x 0,50
3 x x Extraer el libro mayor de las cuentas de nómina VAR 15 m 1,0 1 15,0 x 0,25
4 x x Elaborar hojas de trabajo para análisis y cuadre de la información VAR 60 m 1,0 1 60,0 x 1,00
5 x x x Analizar y correguir errores detectados en el análisis VAR 40 m 1,0 1 40,0 x 0,67
6x x
Comparar los saldos de las cuentas contables de nómina con los
saldos del reporte consolidado de nómina VAR 30 m 1,0 1 30,0x
0,50
7 x x Archivar los informes generados autorizados VAR 30 m 1,0 1 30,0 x 0,50
3,92 h 0,00 h 0,00 h 3,92 h
1,94% 0,00% 0,00% 1,94%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
200
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS CONTROL Y ANÁLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS DE PAGO A
PROVEEDORES MEJORADOS
ANÁLISIS DE PROCESOS FINANCIEROS MEJORADOS
Proceso: GESTIÓN PRESIDENCIA Jornada Laboral: 8
Subproceso: PROCESO CONTABLE Eficiencia: 87%
Procedimiento: CONTROL Y ANÁLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS DE PAGO A PROVEEDORES
Mes: 22
Responsable: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Tesoreria Contador CA
1 x x Extraer reporte de proveedores VAR 15 w 4,0 1 60,0 x 1,00
2x x
Elaborar documentos de trabajo para análisis y cuadre de la
información VAR 60 w 4,0 1 240,0x
4,00
3 x x x Analizar y correguir las diferencias encontradas VAR 40 w 4,0 1 160,0 x 2,67
4x x
Ejecutar el proceso de reparación y actualización de saldos en
módulo VAR 30 w 4,0 1 120,0x
2,00
5x x x
Comparar los saldos del módulo de proveedores con los saldos de
las cuentas contables VAR 30 w 4,0 1 120,0x
2,00
6 x x Archivar los informes generados autorizados VAR 15 w 4,0 1 60,0 x 1,00
2,00 h 10,67 h 0,00 h 12,67 h
0,99% 5,27% 0,00% 6,26%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
201
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS CONTROL Y ANÁLISIS DEL CONTROL DOCUMENTARIO DE CLIENTES
MEJORADOS
ANÁLISIS DE PROCESOS FINANCIEROS MEJORADOS
Proceso: GESTIÓN FINANCIERA Jornada Laboral: 8
Subproceso: PROCESO CONTABLE Eficiencia: 87%
Procedimiento: CONTROL Y ANÁLISIS DOCUMENTARIO DE CLIENTES
Mes: 22
Responsable: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Tesorería Contador Recepcionista CA
1 x x
Receptar la documentación emitida a los usuarios debidamente
legalizados VAR 5 d 22,0 4 440,0x
7,33
2 x xX
Revisión de la información registrada en el sistema con la
documentación física VAR 5 d 22,0 4 440,0x
7,33
3 x x X Emitir el informe de cumplimiento de proceso al directorio VAR 60 m 1,0 1 60,0 x 1,00
4 x x Seguimiento y validación de las sugerencias emitidas en el informe VAR 20 m 1,0 2 40,0x
0,67
5 x x x Emitir el reporte de revisión del proceso al directorio VAR 10 w 4,0 1 40,0 x 0,67
8,75 h 1,75 h 7,75 h 18,25 h
4,33% 0,87% 3,83% 9,02%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
202
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS CIERRE DE FIN DE MES MEJORADOS
ANÁLISIS DE PROCESOS FINANCIEROS MEJORADOS
Proceso: GESTIÓN FINANCIERA Jornada Laboral: 8
Subproceso: PROCESO CONTABLE Eficiencia: 87%
Procedimiento: CIERRE DE FIN DE MES
Mes: 22
Responsable: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Experto Externo Contador Tesorería CA
1 x xNotificar la fecha y hora de la toma física de inventarios al personal
de bodega VAR 60 y 0,1 1 5,0x
0,08
2 x x x Ejecutar el conteo físico de los inventarios VAR 7200 y 0,1 1 600,0 x 0,00
3 x x x xComparar los datos del conteo físico del inventario con los datos
del inventario al costo VAR 1440 y 0,1 1 120,0x
0,00
4 x x
Registrar los ajustes por sobrantes o faltantes de inventarios en el
sistema (módulo y contabilidad) y comprobar los saldos del
inventario ajustado VAR 1440 y 0,1 1 120,0
x
2,00
5 x x Integrar la nómina en el sistema contable VAR 120 y 0,1 1 10,0 x 0,17
6 x x Registrar las actas de finiquito de empleados VAR 180 y 0,1 1 15,0 x 0,25
7 x x xReceptar y analizar la documentación habilitante de la compra de
activos fijos VAR 60 y 0,1 1 5,0x
0,08
8 x x Ingresar los activos fijos en el módulo del sistema VAR 30 y 0,1 1 2,5 x 0,04
9 x xDeterminar el valor de la carga de depreciación mensual de activos
fijos VAR 60 y 0,1 1 5,0x
0,08
10 x xRegistrar el valor de la carga de depreciación mensual de activos
fijos VAR 60 y 0,1 1 5,0x
0,08
11 x x xComparar los saldos de las cuentas contables de activos fijos con
los saldos del reporte del módulo VAR 60 y 0,1 1 5,0x
0,08
0,08 h 2,71 h 0,08 h 2,88 h
0,04% 1,34% 0,04% 1,42%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
203
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS CONTROL Y ANÁLISIS TRIBUTARIO MEJORADOS
ANÁLISIS DE PROCESOS FINANCIEROS MEJORADOS
Proceso: GESTIÓN FINANCIERA Jornada Laboral: 8
Subproceso: PROCESO CONTABLE Eficiencia: 87%
Procedimiento: CONTROL Y ANÁLISIS TRIBUTARIO
Mes: 22
Responsable: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Contador CA
1
x x
Extraer del sistema el archivo resumen de compras y retenciones,
resumen de facturación, resumen de IR, los mayores de las
cuentas contables de impuestosVAR 120 m 1,0 1 120,0
x
2,00
2x x
Elaborar documentos de trabajo para análisis y cuadre de la
información VAR 240 m 1,0 1 240,0x
4,00
3x x x
Comparar los saldos de cuentas contables cn los saldos del anexo
de declaración VAR 180 m 1,0 1 180,0x
3,00
4 x x x Analizar y correguir las diferencias encontradas VAR 120 m 1,0 1 120,0 x 2,00
5x x x
Elaborar el informe preliminar de cumplimiento de contro tributario
para cargar declaraciones en WEB del SRI VAR 360 m 1,0 1 360,0x
6,00
6x x x
Ingresar la información de declaración del IVA en el Software DIMM
Formularios VAR 30 m 1,0 1 30,0x
0,00
7 x x Generar el archivo XML de declaración de impuestos de IVA VAR 60 m 1,0 1 60,0 x 1,00
8x x
Generar el anexo transaccional DIMM ANEXOS SRI y talón
resumen VAR 60 m 1,0 1 60,0x
1,00
9x x
Validar las casillas, montos y conceptos del anexo transaccional
con el anexo de declaración VAR 5 m 1,0 1 5,0x
0,08
10x x x
Cargar en la Web de Rentas Internas los archivos XML de
declaración de impuestos de IVA VAR 5 m 1,0 1 5,0x
0,00
11 x x Generar los comprobantes de carga de impuestos de la WEB VAR 10 m 1,0 1 10,0 x 0,17
12x x x
Cargar en la Web de Rentas Internas el archivo XML de declaración
del anexo transaccional VAR 5 m 1,0 1 5,0x
0,00
13x x
Generar el talón resumen del anexo transaccional desde la WEB
de Rentas Internas VAR 10 m 1,0 1 10,0x
0,17
14 x x x Entregar el resumen de declaración a tesorería VAR 5 m 1 0,0 x 0,00
15x x
Archivar el talón resumen del anexo transaccional generado desde
la WEB de Rentas Internas, y formularios de declaración. VAR 15 m 1 0,0x
0,00
16x x x
Verificar en el sistema el saldo de la cuenta contable de los
impuestos con las declaraciones y pagos efectuados VAR 40 m 1 0,0x
0,00
19,42 h 0,00 h 0,00 h 19,42 h
9,60% 0,00% 0,00% 9,60%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
204
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS EMISIÓN Y PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS MEJORADOS
ANÁLISIS DE PROCESOS FINANCIEROS MEJORADOS
Proceso: GESTIÓN FINANCIERA Jornada Laboral: 8
Subproceso: PROCESO CONTABLE Eficiencia: 87%
Procedimiento: EMISIÓN Y PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
Mes: 22
Responsable: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Contador Tesorería CA
1 x xDeterminar el cumplimiento del presupuesto de ingresos en
unidades y del presupuesto de gastos. VAR 1440 y 0,1 1 120,0x
2,00
2 x x X
Analizar y verificar la razonabilidad y sustento de la conciliación
bancaria , de la conciliación de módulo de clientes , depósitos por
identificar, conciliación nómina, conciliación de módulo de
proveedores, anticipos de proveedores por liquidar, conciliación de
activos fijos, conciliación de obligaciones bancarias y de terceros,
conciliacion de impuestos por pagar, conciliacion de retenciones en
la fuentes de clientes VAR 1440 y 0,1 1 120,0
x
2,00
3 x x Extraer del sistema el balance de comprobación ajustado VAR 10 y 0,1 1 0,8 x 0,01
4 x x XActualizar el archivo de los Estados Financieros con la información
del balance de comprobación extraído del sistema VAR 10 y 0,1 1 0,8x
0,00
5 x x xGenerar los Estados Financieros y notas aclaratorias, el Margen
por Línea Resultados Acumulado VAR 20 y 0,1 1 1,7x
0,03
6 x X X XEnviar al Directorio y al Presidente, el archivo Estados Financieros
y Resultados Acumulados VAR 5 y 0,1 2 0,8x
0,01
7 xGenerar los anexos de balance , análisis de gastos , anexos
adicionales. VAR 30 y 0,1 0,0x
0,00
8 x X XEntregar la carpeta de los Estados Financieros a la Presidencia y a
la Administración VAR 10 y 0,1 0,0x
0,00
4,03 h 0,03 h 0,00 h 4,06 h
1,99% 0,01% 0,00% 2,00%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
205
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS INGRESO DE DEPÓSITOS EFECTUADOS POR LOS USUARIOS
MEJORADOS
ANÁLISIS DE PROCESOS FINANCIEROS MEJORADOS
Proceso: GESTIÓN FINANCIERA Jornada Laboral: 8
Subproceso: PROCESO DE CRÉDITO Y COBRANZA DE CLIENTES Eficiencia: 87%
Procedimiento: INGRESO DE DEPÓSITOS EFECTUADOS POR LOS CLIENTES
Mes: 22
Responsable: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Tesorería CA
1 x x Crear el código del cliente en el sistema contable VAR 10 m 1,0 1 10,0 x 0,17
2 x x Receptar los depósitos o transferencias bancarias realizados VAR 15 m 1,0 1 15,0 x 0,25
3x x x
Verificar los valores depositados por los clientes en el estado de
cuenta VAR 30 m 1,0 1 30,0x
0,50
4x x
Ingresar el depósito realizado afectado la o las facturas de cada
cliente VAR 60 m 1,0 1 60,0x
1,00
5 x x Imprimir el recibo de caja correspondiente para archivar VAR 5 m 1,0 1 5,0 x 0,08
3,25 h 0,00 h 0,00 h 3,25 h
1,61% 0,00% 0,00% 1,61%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
206
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS REVISIÓN DE SALDOS DE CUENTAS POR COBRAR MEJORADOS
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS REPORTE DE SALDOS DE CUENTAS BANCARIAS MEJORADOS
ANÁLISIS DE PROCESOS FINANCIEROS MEJORADOS
Proceso: GESTIÓN FINANCIERA Jornada Laboral: 8
Subproceso: PROCESO DE CRÉDITO Y COBRANZA DE CLIENTES Eficiencia: 87%
Procedimiento: REVISIÓN DE SALDOS DE CUENTAS POR COBRAR
Mes: 22
Responsable: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Tesorería CA
1 x x Revisar cuentas por cobrar de todos los clientes VAR 40 m 1,0 1 40,0 x 0,67
2x x
Elaborar el informe de saldos de cuentas por cobrar conjuntamente
con ofrecimientos de pago VAR 60 m 1,0 1 60,0x
1,00
3 x x X Divulgar el informe al Presidente para la aprobación VAR 30 m 1,0 1 30,0 x 0,50
4 x X Archivar informe VAR 15 m 1,0 1 15,0 x 0,25
7,42 h 11,00 h 11,00 h 29,42 h
3,67% 5,44% 5,44% 14,54%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
ANÁLISIS DE PROCESOS FINANCIEROS MEJORADOS
Proceso: GESTIÓN FINANCIERA Jornada Laboral: 8
Subproceso: PROCESO DE TESORERÍA Eficiencia: 87%
Procedimiento: REPORTE DE SALDOS DE CUENTAS BANCARIAS
Mes: 22
Responsable: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Tesorería CA
1 x x
Imprimir los estados de cuenta de las páginas Web de los Bancos
VAR 5 m 1,0 1 5,0x
0,08
2 x x Generar el reporte diario de saldos bancarios a la administración VAR 20 m 1,0 1 20,0 x 0,33
3 x x Entregar el reporte diario de saldos bancarios a la administración VAR 10 m 1,0 1 10,0 x 0,17
1,67 h 0,92 h 1,58 h 4,17 h
0,82% 0,45% 0,78% 2,06%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
207
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS REGISTRO DE LAS FACTURAS RECIBIDAS DE PROVEEDORES DE
SERVICIOS MEJORADOS
ANÁLISIS DE PROCESOS FINANCIEROS MEJORADOS
Proceso: GESTIÓN FINANCIERA Jornada Laboral: 8
Subproceso: PROCESO DE TESORERÍA Eficiencia: 87%
Procedimiento: REGISTRO DE LAS FATURAS RECIBIDAS DE PROVEEDORES DE SERVICIOS
Mes: 22
Responsable: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Contador Tesorería CA
1
x x
Receptar las facturas de los proveedores de servicios debidamente
aprobados desde el área de comprasVAR 5 w 4,0 1 20,0
x0,33
2x x
Receptar el resumen de afectación contable de pago de impuestos
de Control Tributario VAR 5 w 4,0 1 20,0x
0,33
3x x
Registrar los créditos, débitos y transferencias contemplados en el
estado de cuenta VAR 60 w 4,0 1 240,0x
4,00
4x x
Registrar en el sistema las facturas recibidas de proveedores de
servicios VAR 60 w 4,0 1 240,0x
4,00
5
x x x
Emitir el comprobante de retención en la fuente y del IVA de las
facturas registradasVAR 5 w 4,0 1 20,0
x0,33
6x x X
Adjuntar la retención en la fuente y el comprobante de diario a la
factura VAR 5 w 4,0 1 20,0x
0,33
7x X
Entregar a Contabilidad las facturas de proveedores de servicios
registrados debidamente sustentados, respaldados y legalizados. VAR 5 d 22,0 3 330,0x
5,50
9,00 h 5,83 h 0,00 h 14,83 h
4,45% 2,88% 0,00% 7,33%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
208
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS RECEPCIÓN DE FACTURAS DE PROVEEDORES PARA PAGO
MEJORADOS
ANÁLISIS DE PROCESOS FINANCIEROS MEJORADOS
Proceso: GESTIÓN FINANCIERA Jornada Laboral: 8
Subproceso: PROCESO DE TESORERÍA Eficiencia: 87%
Procedimiento: RECEPCIÓN DE FACTURAS DE PROVEEDORES PARA PAGO
Mes: 22
Responsable: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Tesorería CA
1
x x
Receptar las facturas de proveedores de suministros y materiales
por proveedoresVAR 10 d 22,0 2 440,0
x7,33
2x x
Archivar las facturas de proveedores de suministros y materiales
por proveedores y fecha de vencimiento en cada carpeta VAR 5 w 4,0 2 40,0x
0,67
10,58 h 0,00 h 0,00 h 10,58 h
5,23% 0,00% 0,00% 5,23%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
209
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS EMISIÓN DE CHEQUES Y TRANSFERENCIAS BANCARIAS MEJORADOS
ANÁLISIS DE PROCESOS FINANCIEROS MEJORADOS
Proceso: GESTIÓN FINANCIERA Jornada Laboral: 8
Subproceso: PROCESO DE TESORERÍA Eficiencia: 87%
Procedimiento: EMISIÓN DE CHEQUES Y TRANSFERENCIAS BANCARIAS
Mes: 22
Responsable: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Contador Tesorería CA
1 x x Recibir el certificado de actividades respaldadas en el POA VAR 5 y 0,1 1 0,4 x 0,01
2
x x
Receptar la cartera de proveedores para pago desde el
departamento de compras, disponibilidad del efectivo,liquidaciones
de caja chica y de viaje desde contabilidad VAR 5 s 0,2 3 2,5
x
0,04
3x x
Registrar las solicitudes de cheques en el sistema de acuerdo a los
reportes emitidos VAR 15 s 0,2 2 5,0x
0,08
4x x X X
Solicitar la aprobación de las solicitudes de cheques ingresados en
el sistema VAR 15 s 0,2 2 5,0x
0,00
5
x x
Imprimir los cheques desde el sistema aprobados en las solicitudes
y entregarlosVAR 15 s 0,2 2 5,0
x0,08
6 x x x X Receptar de las firmas autorizadas los cheques firmados VAR 30 s 0,2 2 10,0 x 0,00
7x X X
Entregar los cheques y comprobantes de retención a los
proveedores en el día asignado VAR 5 s 0,2 2 1,7x
0,03
8x X X
Entregar a custodia con un memo los comprobantes de egreso de
los cheques entregados VAR 10 s 0,2 2 3,3x
0,06
9 x x X Archivar el memo con el recibí conforme VAR 15 s 0,2 2 5,0 x 0,08
0,08 h 0,30 h 0,00 h 0,38 h
0,04% 0,15% 0,00% 0,19%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
210
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS RESGUARDO DE LOS COMPROBANTES DE PAGO MEJORADOS
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ANÁLISIS FINANCIERO Y DE GESTIÓN DE INFORMES MEJORADOS
ANÁLISIS DE PROCESOS FINANCIEROS MEJORADOS
Proceso: GESTIÓN FINANCIERA Jornada Laboral: 8
Subproceso: PROCESO DE TESORERÍA Eficiencia: 87%
Procedimiento: RESGUARDO DE LOS COMPROBANTES DE PAGO
Mes: 22
Responsable: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Tesorería CA
1 x x X Verificar el número de comprobantes con el sistema contable VAR 30 s 0,2 2 10,0 x 0,17
2x X
Archivo de los comprobantes de egreso de los pagos entregados a
los proveedores VAR 15 s 0,2 2 5,0x
0,08
1,33 h 0,92 h 1,90 h 4,15 h
0,66% 0,45% 0,94% 2,05%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
ANÁLISIS DE PROCESOS FINANCIEROS MEJORADOS
Proceso: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Jornada Laboral: 8
Subproceso: ASESORÍA ESPECIALIZADA FINANCIERA Eficiencia: 87%
Procedimiento: ANÁLISIS FINANCIERO Y DE GESTIÓN DE INFORMES
Mes: 22
Responsable: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Contador CA
1x x
Receptar notificaciones de ejecución de procedimientos y
actividades VAR 30 m 1,0 1 30,0x
0,50
2 x x x Analizar la razonabilidad y aplicabilidad de la información VAR 30 m 1,0 1 30,0 x 0,50
3 x x x Elaborar pruebas e indicadores de cumplimiento y viabilidad VAR 30 m 1,0 1 30,0 x 0,50
4x x x
Elaborar informes de cumplimiento financiero y de gestión y difundir
al Directorio VAR 30 m 1,0 1 30,0x
0,50
2,42 h 0,92 h 0,92 h 4,25 h
1,19% 0,45% 0,45% 2,10%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
211
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ELABORACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN OPERATIVA ANUAL (POA)
MEJORADOS
ANÁLISIS DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS MEJORADOS
Proceso: GESTIÓN ESTRATÉGICA FINANCIERA Jornada Laboral: 8
Subproceso: ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA Eficiencia: 87%
Procedimiento: ELABORACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN OPERATIVA ANUAL
Mes: 22
Responsable: JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
N° VAR EVA P T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TMMinisterio del
Deporte Administrador CA
1 x x Receptar disposición de realizar el presupuesto institucional 30 y 0,1 1 2,5 x 0,04
2 x x Solicitar información a las diferentes áreas administrativas 60 y 0,1 1 5,0 x 0,00
3 x x Receptar la información solicitada 2880 y 0,1 1 240,0 x 4,00
4 x x x Analizar y clasificar la información recibida 360 y 0,1 1 30,0 x 0,50
5 x x Elaborar el POA 360 y 0,1 1 30,0 x 0,50
6 x x Enviar al Ministerio de Deportes 120 y 0,1 1 10,0 x 0,17
7 x x Esperar la aprobación o cambios por parte del Ministerio de Deportes 4320 y 0,1 1 360,0 x 0,00
8 x x Receptar observaciones 360 y 0,1 1 30,0 x 0,50
9 x x Elaborar el POA corregido 180 y 0,1 1 15,0 x 0,25
10 x x Obtener la aprobación por parte del Ministerio de Deportes 60 y 0,1 1 5,0 x 0,00
11 x x x Notificar POA aprobado 1440 y 0,1 1 120,0 x 2,00
0,00 h 7,96 h 0,00 h 7,96 h
0,00% 3,93% 0,00% 3,93%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
212
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN MEJORADOS
ANÁLISIS DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS MEJORADOS
Proceso: GESTIÓN ESTRATÉGICA ADMINISTRATIVA Jornada Laboral: 8
Subproceso: ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA Eficiencia: 87%
Procedimiento: DIRECCIÓND DE PLANIFICACIÓN
Mes: 22
Responsable: JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Administrador CA
1 x x Receptar pedidos de adquisición VAR 20 y 0,1 1 1,7 x 0,03
2 x x Verificar actividades en el POA VAR 60 y 0,1 1 5,0 x 0,08
3 x x Ajustar el POA en el caso de requerimiento VAR 25 y 0,1 1 2,1 x 0,03
4 x x Elaborar la certificación de actividades respaldadas en el POA VAR 120 y 0,1 1 10,0 x 0,17
5 x x x Remitir la certificación a las unidades VAR 10 y 0,1 1 0,8 x 0,01
6 x x x Archivar las certificaciones VAR 15 y 0,1 1 1,3 x 0,02
0,35 h 0,00 h 0,00 h 0,35 h
0,17% 0,00% 0,00% 0,17%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
213
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIÓN (PAC)
MEJORADOS
ANÁLISIS DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS MEJORADOS
Proceso: GESTIÓN ESTRATEGICA ADMINISTRATIVA Jornada Laboral: 8
Subproceso: ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA Eficiencia: 87%
Procedimiento: ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIÓN
Mes: 22
Responsable: JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Administrador CA
1 x x Anexar cada item a adquirir VAR 30 y 0,1 1 2,5 x 0,04
2 x x Realizar cuadro de adquisiciones según formato USHAY VAR 360 y 0,1 1 30,0 x 0,50
3 x x Elaboración de pliegos mediante USHAY VAR 360 y 0,1 1 30,0 x 0,50
2,13 h 0,92 h 1,58 h 4,63 h
1,05% 0,45% 0,78% 2,29%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
214
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ADQUISICIÓN POR COMPRAS PÚBLICAS MEJORADOS
ANÁLISIS DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS MEJORADOS
Proceso: GESTIÓN ESTRATÉGICA ADMINISTRATIVA Jornada Laboral: 8
Subproceso: ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA Eficiencia: 87%
Procedimiento: ADQUISICIÓN POR COMPRAS PÚBLICAS
Mes: 22
Responsable: JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Administrador CA
1 x X Subir PAC VAR 15 y 0,1 1 1,3 x 0,00
2 x X Subir Pliegos VAR 15 y 0,1 1 1,3 x 0,00
3 x x Registrar procesos de adquisición VAR 180 y 0,1 1 15,0 x 0,25
4 x x
Ejecución de procesos de adquisición de infinita cuantía,subasta
inversa y obras de menor cuantía. VAR 1440 y 0,1 1 120,0x
2,00
2,67 h 0,92 h 0,92 h 4,50 h
1,32% 0,45% 0,45% 2,22%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
215
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS SEGUIMIENTO DE LA PLANIFICACIÓN MEJORADOS
ANÁLISIS DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS MEJORADOS
Proceso: GESTIÓN DE CONTROL ESTRATÉGICO Jornada Laboral: 8
Subproceso: CUMPLIMIENTO DE LA PLANIFICACIÓN Eficiencia: 87%
Procedimiento: SEGUIMIENTO DE LA PLANIFICACIÓN
Mes: 22
Responsable: JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Administrador CA
1 x x Recopilación de documentación sustentatoria VAR 30 m 1,0 1 30,0 x 0,50
2 x x Analizar las documentaciones recibidas VAR 60 m 1,0 1 60,0 x 1,00
3 x x x Definir puntos de control VAR 30 m 1,0 1 30,0 x 0,50
4 x x
Elaborar la matriz de evaluación, anexos y justificativos e informe
de seguimiento VAR 180 m 1,0 1 180,0x
3,00
5 x x x Aprobar informe de seguimiento con el Directorio VAR 30 m 1,0 1 30,0 x 0,00
6 x x Archivar informe aprobado VAR 15 m 1,0 1 15,0 x 0,25
5,25 h 0,00 h 0,00 h 5,25 h
2,60% 0,00% 0,00% 2,60%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
216
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DEL PERSONAL MEJORADOS
ANÁLISIS DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS MEJORADOS
Proceso: GESTIÓN DE CONTRATACIÓN Jornada Laboral: 8
Subproceso: ADMINISTRACIÓN PARA LA CONTRATACIÓN Eficiencia: 87%
Procedimiento: RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DEL PERSONAL
Mes: 22
Responsable: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Presidente Talento HumanoJefe del Departamento
donde existe la vacante
Jefe del Departamento
de TesoreríaCA
1 x x Establecer la existencia de una vacante y la necesidad de cubrirla. VAR 15 y 0,1 1 1,3 x 0,02
2 x x Elaborar y revisar la orden de requisición del personal VAR 15 y 0,1 1 1,3 x 0,02
3 x x
Requerir al jefe del departamento Contable un informe de recursos
económicos destinados para la vacante. VAR 30 y 0,1 1 2,5x
0,04
4 x x Revisión de informe VAR 20 y 0,1 1 1,7 x 0,03
5 x x x Aprueba la contratación y fija el posible sueldo de la vacante VAR 20 y 0,1 1 1,7 x 0,03
6 x x Descripción de funciones y perfil de las personas interesadas a
ocupar la vacante.
VAR 60 y 0,1 1 5,0 x 0,08
7 x x Definición del tipo de reclutamiento a usar: interno o externo VAR 30 y 0,1 1 2,5 x 0,04
8 x x x Publicación del anuncio en el periódico o internet. VAR 30 y 0,1 1 2,5 x 0,00
9 x x Pago del anuncio (en el caso de publicación en el periódico) VAR 30 y 0,1 1 2,5 x 0,04
10 x x
Recepción de las hojas de vida de los postulantes a ocupar la
vacante VAR 10 y 0,1 1 0,8x
0,01
11 x x Análisis minucioso de las hojas de vida de los aspirantes VAR 30 y 0,1 1 2,5 x 0,04
12 x x Preselección de posibles candidatos a ocupar el cargo. VAR 60 y 0,1 1 5,0 x 0,00
13 x x Entrevista a los preseleccionados. VAR 180 y 0,1 1 15,0 x 0,25
14 x x x Toma de pruebas de conocimiento y psicológicas a los aspirantes. VAR 180 y 1 0,0 x 0,00
15 x x
Selección de los tres mejores postulantes, en base a los
resultados obtenidos en las pruebas y la entrevista. VAR 180 y 1 0,0x
0,00
16 x x Entrevista a los tres posibles candidatos a ocupar la vacante VAR 90 y 1 0,0 x 0,00
17 x x
Selecciona al nuevo empleado de la Federación y comunica al
departamento administrativo para que inicie el procedimiento de
contratación VAR 60 y 1 0,0
x
0,00
0,10 h 0,43 h 0,04 h 0,04 h 0,61 h
0,05% 0,21% 0,02% 0,02% 0,30%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
217
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS CONTRATACIÓN MEJORADOS
ANÁLISIS DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS MEJORADOS
Proceso: GESTIÓN DE CONTRATACIÓN Jornada Laboral: 8
Subproceso: ADMINISTRACIÓN PARA LA CONTRATACIÓN Eficiencia: 87%
Procedimiento: CONTRATACIÓN
Mes: 22
Responsable: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Presidente Talento Humano CA
1 x x
Verificar la disponibilidad de la persona contratada, es decir si está
dispuesto a ocupar el cargo.VAR 20 y 0,1 1 1,7
x0,03
2 x x Realizar una última entrevista antes de la firma del contrato. VAR 20 y 0,1 1 1,7 x 0,03
3 x x
Solicitar los documentos necesarios para la contratación del nuevo
empleado. VAR 10 y 0,1 1 0,8x
0,01
4 x x x Verificación de la documentación. VAR 20 y 0,1 1 1,7 x 0,03
5 x x Registro de datos del nuevo empleado en el Sistema de VAR 15 y 0,1 1 1,3 x 0,02
6 x x Realizar el aviso de entrada en el Instituto Ecuatoriano de
Seguridad Social (IESS)
VAR 30 y 0,1 1 2,5 x 0,04
7 x x Revisión del contrato y del aviso de entrada VAR 20 y 0,1 1 1,7 x 0,03
8 x x x Contacta al empleado para firmar el contrato VAR 15 y 0,1 1 1,3 x 0,00
9 x x
Hace firmar el contrato de trabajo y aviso de entrada al nuevo
empleado VAR 5 y 0,1 1 0,4x
0,01
10 x x
Entrega de copia del contrato y aviso de entrada al nuevo empleado
y archivo de los mismos en su expediente. VAR 5 y 0,1 1 0,4x
0,01
0,03 h 0,17 h 0,00 h 0,20 h
0,02% 0,08% 0,00% 0,10%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
218
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS INDUCCIÓN AL PERSONAL MEJORADOS
ANÁLISIS DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS MEJORADOS
Proceso: GESTIÓN DE CONTRATACIÓN Jornada Laboral: 8
Subproceso: ADMINISTRACIÓN PARA LA CONTRATACIÓN Eficiencia: 87%
Procedimiento: INDUCCIÓN AL PERSONAL
Mes: 22
Responsable: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TMTALENTO
HUMANO
Jefe del Departamento
donde existe la vacanteCA
1
x x
Reunión con el nuevo integrante de la federación para darle la
bienvenida.VAR 60 y 0,1 1 5,0
x0,08
2x x
xPresentación del nuevo trabajador con todo el personal de la
federación. VAR 30 y 0,1 1 2,5x
0,04
3 x x Llevarlo a conocer las instalaciones y su oficina. VAR 15 y 0,1 1 1,3 x 0,02
4 x x Entrega de una copia del reglamento interno VAR 5 y 0,1 1 0,4 x 0,01
5
x x x
Explicación a cerca de las actividades que debe realizar, cuáles
son sus responsabilidades y los resultados que se esperan
conseguir con su trabajo. VAR 60 y 0,1 1 5,0
x
0,00
6
x x
Entrega oficial de su lugar de trabajo y el equipo necesario para que
cumpla con sus funciones.
VAR 10 y 0,1 1 0,8
x
0,01
0,08 h 0,08 h 0,00 h 0,17 h
0,04% 0,04% 0,00% 0,08%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
219
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS TERMINACIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL MEJORADOS
ANÁLISIS DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS MEJORADOS
Proceso: GESTIÓN DE TERMINACIÓN LABORAL Jornada Laboral: 8
Subproceso: ADMINISTRACIÓN DE TERMINACIÓN LABORAL Eficiencia: 87%
Procedimiento: TERMINACIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL
Mes: 22
Responsable: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Presidente Talento Humano
Jefe del
Departamento en el
que Trabaja
Trabajador CA
1 x x Presentar la carta de renuncia ante el jefe inmediato VAR 5 y 0,1 1 0,4 x 0,01
2 x x Dialogar a cerca de los motivos de la renuncia. VAR 30 y 0,1 1 2,5 x 0,04
3 x x Comunicar el acontecimiento al Presidente . VAR 10 y 0,1 1 0,8 x 0,01
4 x x Hablar con el trabajador y aceptar la carta de renuncia VAR 15 y 0,1 1 1,3 x 0,02
5 x x
Da las pautas para que elabore y presente el informe de actividades
dentro del período acordado con el Presidente VAR 20 y 0,1 1 1,7x
0,03
6 x x
Presentación del informe de actividades ante su jefe inmediato para
que lo revise.VAR 15 y 0,1 1 1,3
x0,02
7 x x
Comunica al departamento Administrativo y Financiero la renuncia
del trabajador para liquidar los haberes. VAR 30 y 0,1 1 2,5x
0,04
8 x x x Entrega el valor de la liquidación al trabajador. VAR 5 y 0,1 1 0,4 x 0,00
9 x x
Registra la salida y la liquidación del empleado en el Ministerio de
Trabajo VAR 30 y 0,1 1 2,5x
0,04
10 x x
Realiza el aviso de salida del trabajador en el Instituto Ecuatoriano
de Seguridad Social (IESS) VAR 30 y 0,1 1 2,5x
0,04
11 x x
Archiva la carta de renuncia en la carpeta del ex trabajador, junto
con su informe, la liquidación y el aviso de salida del IESS. VAR 5 y 0,1 1 0,4x
0,01
0,02 h 0,16 h 0,06 h 0,03 h 0,26 h
0,01% 0,08% 0,03% 0,01% 0,13%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
220
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS TERMINACIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL VISTO BUENO
EMPLEADOR MEJORADOS
ANÁLISIS DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS MEJORADOS
Proceso: GESTIÓN DE TERMINACIÓN LABORAL Jornada Laboral: 8
Subproceso: ADMINISTRACIÓN DE TERMINACIÓN LABORAL Eficiencia: 87%
Procedimiento: TERMINACIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL ( VISTO BUENO )
Mes: 22
Responsable: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Inspector de Trabajo Presidente Talento HumanoJefe del Departamento en el
que TrabajaTrabajador CA
1 x x
Notifica la conducta del trabajador ante el jefe del departamento
Administrativo.VAR 15 y 0,1 1 1,3
x0,02
2 x x
Verificar la existencia de una de las causales citadas en el art. 172
del código de trabajo. VAR 20 y 0,1 1 1,7x
0,03
3 x x Notificar al Presidente. VAR 10 y 0,1 1 0,8 x 0,01
4 x x Da la orden para solicitar el visto bueno. VAR 5 y 0,1 1 0,4 x 0,01
5 x x
Prepara la documentación respectiva. (Solicitud de visto bueno,
copia del nombramiento del representante legal, cedula de
identidad, ruc, certificado de cumplimiento de obligaciones del
IESS, croquis de la dirección del lugar de notificación, copia del
contrato de trabajo legalizado)
VAR 30 y 0,1 1 2,5
x
0,04
6 x x x
Ingresa la documentación en el Ministerio de Trabajo.
VAR 30 y 0,1 1 2,5x
7 x x
Califica el visto bueno
VAR 20 y 0,1 1 1,7x
8 x x
Notifica al trabajador y le concede dos días para que conteste.
VAR 20 y 0,1 1 1,7x
9 x x
Señala día y hora en el lugar de trabajo para realizar la
investigación y receptar pruebas en caso de haberlas. VAR 30 y 0,1 1 2,5x
10 x x x
Dicta la resolución y notifica al casillero judicial.
VAR 60 y 0,1 1 5,0x
11 x x
Se comunica la resolución del inspector al Presidente y se solicita
la presentación del informe de actividades al trabajador
VAR 60 y 0,1 1 5,0
x
0,08
12 x x x
Presentación del informe de actividades ante su jefe inmediato y el
jefe del departamento Administrativo VAR 30 y 0,1 1 2,5x
0,04
13 x x x
Pone en conocimiento del hecho al departamento Administrativo
Financiero para que realice la liquidación. VAR 30 y 0,1 1 2,5x
0,00
14 x x
Realiza la liquidación de haberes al trabajador.
VAR 30 y 0,1 1 2,5x
0,04
15 x x
Registra la salida y la liquidación del empleado en el Ministerio de
Trabajo. VAR 30 y 0,1 1 2,5x
0,04
16 x x
Realiza el aviso de salida del trabajador en el Instituto Ecuatoriano
de Seguridad Social (IESS) VAR 30 y 0,1 1 2,5x
0,04
0,00 h 0,01 h 0,29 h 0,02 h 0,04 h 0,36 h
0,00% 0,00% 0,14% 0,01% 0,02% 0,18%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
221
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS TERMINACIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL VISTO BUENO
TRABAJADOR MEJORADOS
ANÁLISIS DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS MEJORADOS
Proceso: GESTIÓN DE TERMINACIÓN LABORAL Jornada Laboral: 8
Subproceso: ADMINISTRACIÓN DE TERMINACIÓN LABORAL Eficiencia: 87%
Procedimiento: TERMINANCIÓN DE RELACIÓN LABORAL (VISTO BUENO TRABAJADOR)
Mes: 22
Responsable: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TMInspector de
TrabajoPresidente Talento Humano Trabajador CA
1x x
Verificar la existencia de una de las causales citadas en el art. 173
del código de trabajo. VAR 20 y 0,1 1 1,7x
0,03
2
x x
Preparar la respectiva documentación. (Solicitud de visto bueno,
copia de cedula de ciudadanía, hoja de vida del trabajador, y
croquis de la dirección de notificación al empleador. VAR 30 y 0,1 1 2,5
x
0,04
3 x x Ingresar la documentación en las oficinas del Ministerio de Trabajo VAR 30 y 0,1 1 2,5 x 0,04
4 x x Recibe la solicitud VAR 10 y 0,1 1 0,8 x 0,01
5
x x x
Notifica al interesado dentro de veinticuatro horas y le concede dos
días para que conteste.VAR 1440 y 0,1 1 120,0
x2,00
6
x x
Con o sin la contestación, se realiza la investigación y se dicta
resolución dentro del tercer día.VAR 60 y 0,1 1 5,0
x0,08
7x x
Comunica la resolución del inspector de trabajo al Jefe del
departamento Administrativo VAR 20 y 0,1 1 1,7x
0,03
8 x x Solicita la elaboración del informe de actividades. VAR 30 y 0,1 1 2,5 x 0,04
9x x X
Presentación del informe de actividades ante su jefe inmediato y el
jefe del departamento Administrativo VAR 30 y 0,1 1 2,5x
0,04
10x x X
Pone en conocimiento del hecho al departamento Administrativo -
Financiero para que realice la liquidación. VAR 20 y 0,1 1 1,7x
0,03
11 x x Realiza la liquidación de haberes al trabajador. VAR 30 y 0,1 1 2,5 x 0,04
12x x
Registra la salida y la liquidación del empleado en el Ministerio de
Trabajo. VAR 30 y 0,1 1 2,5x
0,04
13x x
Realiza el aviso de salida del trabajador en el Instituto Ecuatoriano
de Seguridad Social ( IESS) VAR 30 y 0,1 1 2,5x
0,04
2,10 h 0,03 h 0,19 h 0,15 h 2,47 h
1,04% 0,01% 0,10% 0,08% 1,22%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
222
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS TERMINACIÓN DE LA RELACIÓN FINALIZACIÓN DEL CONTRATO
MEJORADOS
ANÁLISIS DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS MEJORADOS
Proceso: GESTIÓN DE TERMINACIÓN LABORAL Jornada Laboral: 8
Subproceso: ADMINISTRACIÓN DE TERMINACIÓN LABORAL Eficiencia: 87%
Procedimiento: TERMINACIÓN DE LA RELACIÓN FORMAL
Mes: 22
Responsable: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Presidente Talento Humano Trabajador CA
1
x x
Comunicar al Jefe del departamento de Talento Humano que su
contrato culminará en treinta díasVAR 30 y 0,1 1 2,5
x0,04
2 x x Dar a conocer al Presidente que el contrato está por vencer. VAR 30 y 0,1 1 2,5 x 0,04
3
x x
Dialoga con el trabajador y da paso para continuar con el proceso
de culminación de la relación laboralVAR 20 y 0,1 1 1,7
x0,03
4 x x Programa la entrega del informe de actividades VAR 60 y 0,1 1 5,0 x 0,08
5x x x x
Entrega el informe de actividades a su Jefe inmediato y al Jefe del
departamento Administrativo. VAR 10 y 0,1 1 0,8x
0,01
6
x x x
Informa al departamento Administrativo – Financiero para que
prepare la liquidación.VAR 20 y 0,1 1 1,7
x0,03
7 x Realiza la liquidación de haberes al trabajador y entregar. SVA 30 y 0,1 1 2,5 x 0,04
8x x
Registra la salida y la liquidación del empleado en el Ministerio de
Relaciones Laborales SVA 30 y 0,1 1 2,5x
0,00
9x x
Realiza el aviso de salida del trabajador en el Instituto Ecuatoriano
de Seguridad Social (IESS) SVA 30 y 0,1 1 2,5x
0,00
0,03 h 0,19 h 0,06 h 0,28 h
0,01% 0,10% 0,03% 0,14%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
223
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN MEJORADOS
ANÁLISIS DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS MEJORADOS
Proceso: GESTIÓN DE CAPACITACIÓN Jornada Laboral: 8
Subproceso: ADMINISTRACIÓN DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Eficiencia: 87%
Procedimiento: ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN
Mes: 22
Responsable: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Talento Humano Contador CA
1 x x Determinar la necesidad de capacitar al personal VAR 2400 s 0,2 1 400,0 x 6,67
2 x x x Diagnóstico de la necesidad de capacitar a los trabajadores. VAR 480 s 0,2 1 80,0 x 1,33
3 x x Establecer el objetivo del curso de capacitación VAR 120 s 0,2 1 20,0 x 0,33
4 x xPedir la respectiva autorización para poder desarrollar la
capacitación al Presidente VAR 45 s 0,2 1 7,5x
0,13
5 x x xAnálisis de la disponibilidad de recursos económicos para la
capacitación VAR 20 s 0,2 1 3,3
x0,06
6 x x x Aprobación del curso de capacitación VAR 120 s 0,2 1 20,0 x 0,33
7 x x x xCotización de al menos tres empresas que brinden servicios de
capacitación VAR 60 s 0,2 1 10,0x
0,00
8 x x Decidir el proveedor que habrá de capacitar al personal VAR 60 s 0,2 1 10,0 x 0,17
9 x x x
Hablar con el proveedor para acordar cómo se llevará a cabo la
capacitación, es decir precio y forma de pago, tiempo de duración,
materiales, etc. VAR 60 s 0,2 1 10,0
x
0,00
10 x x x Análisis del curriculum de los instructores del curso. VAR 30 s 0,2 1 5,0 x 0,08
11 x xComunicación al personal que participará de la capacitación,
mediante correo electrónico. VAR 10 s 0,2 1 1,7x
0,03
9,13 h 0,00 h 0,00 h 9,13 h
4,51% 0,00% 0,00% 4,51%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
224
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN MEJORADOS
ANÁLISIS DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS MEJORADOS
Proceso: GESTIÓN DE CAPACITACIÓN Jornada Laboral: 8
Subproceso: ADMINISTRACIÓN DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Eficiencia: 87%
Procedimiento: EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN
Mes: 22
Responsable: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM CapacitadorTalento
HumanoContador
Empleados/
EmpleadoresCA
1 x x Iniciar la capacitación por parte del capacitador VAR 4800 s 0,2 1 800,0 x 13,33
2 x x Realizar un contro minucioso de asistencia del personal VAR 11 s 0,2 1 1,8 x 0,03
3 x x XAl finalizar el curso, se realizará una encuesta de satisfacción de la
capacitación a todos los participantes. VAR 15 s 0,2 1 2,5x
0,04
4 x x xEntrega de certificado de capacitación por parte del proveedor
VAR 30 s 0,2 1 5,0x
0,08
5 x x
Analizar en conjunto tanto empleados como empleadores la calidad
del curso recibido , siendo esta de manera positiva volver a contrar
siendo lo opuesto buscar un mejor proveedor VAR 60 s 0,2 2 20,0
x
0,33
6 x x xCancelación de la factura de acuerdo al convenio establecido por
las partes. VAR 5 s 0,2 1 0,8x
0,00
13,74 h 0,03 h 0,00 h 0,33 h 14,10 h
6,79% 0,02% 0,00% 0,16% 6,97%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
225
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS REGISTRO CONTROL DE INVENTARIOS MEJORADOS
ANÁLISIS DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS MEJORADOS
Proceso: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Jornada Laboral: 8
Subproceso: ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL Eficiencia: 87%
Procedimiento: REGISTRO, CONTROL DE DOCUMENTOS
Mes: 22
Responsable: JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Administrador CA
1 x x Receptar Documentación VAR 5 d 22,0 4 440,0 x 7,33
2 x x Clasificar la Documentación VAR 5 d 22,0 4 440,0 x 7,33
3 x x X Distribución de la Documentación VAR 5 d 22,0 4 440,0 x 7,33
4 x X Archivar la Documentación VAR 5 d 22,0 4 440,0 x 7,33
29,75 h 0,92 h 0,92 h 31,58 h
14,71% 0,45% 0,45% 15,61%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
226
MATRIZ DE ANÁLISIS DE VALOR DE LOS PROCESOS CONTROL DEL HORARIO DE TRABAJO MEJORADOS
ANÁLISIS DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS MEJORADOS
Proceso: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Jornada Laboral: 8
Subproceso: ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL Eficiencia: 87%
Procedimiento: CONTROL DEL HORARIO DE TRABAJO
Mes: 22
Responsable: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO
N° VAR EVA P E T C A ACTIVIDAD TU FR FFR V TM Talento Humano Trabajador CA
1 x x Dar a conocer al empleado, su horario de trabajo. VAR 5 y 0,1 1 0,4 x 0,01
2 x x Registrar en el sistema la huella del trabajador. VAR 5 y 0,1 1 0,4 x 0,01
3 x x Enseñarle al empleado a usar el lector de huellas digitales. VAR 5 y 0,1 1 0,4 x 0,01
4 x x Registrar día a día su horario de entrada y salida. VAR 5 d 22,0 1 110,0 x 1,83
5 x x x Revisar que los trabajadores cumplan con su jornada de trabajo. VAR 10 m 1,0 1 10,0 x 0,17
6 x xEn caso de existir atrasos o faltas, revisar que los certificados
médicos cumplan con las políticas de la empresa. VAR 10 y 0,1 1 0,8x
0,01
7 x x Archivar los certificados como constancia de la falta justificada. VAR 5 y 0,1 1 0,4 x 0,01
8 x x x
Emitir el informe de asistencia al final de cada mes y entregarlo al
departamento Administrativo y Financiero para que en base a este
se calcule el rol de pagos. VAR 60 y 0,1 1 5,0
x
0,08
2,04 h 0,08 h 0,00 h 2,13 h
1,01% 0,04% 0,00% 1,05%
0,00
COSTO HORA - RECURSO
227
3.3.3. Caracterización de los procesos mejorados.
Definida la estructura de los procesos, sub procesos y procedimientos propuestos como
mejora se procederán a documentarlos. La actividad de documentar los procesos
mejorados del Departamento Administrativo y Financiero, constituirá en el apoyo
efectivo del personal financiero y administrativo como guía para sus operaciones, a más
de evidenciar lo que se está haciendo, quien lo está cumpliendo y en qué tiempo se los
debe hacer.
Para el presente trabajo de investigación se ha documentado todos los macro procesos
del Departamento Administrativo y Financiero, la misma que se presenta de manera
completa, debido a que la organización es pequeña, y no requiere que se indique en el
presente documento solo ciertas partes, la información completa también se la
encontrará en el CD que se anexará al presente trabajo.
A continuación en las siguientes hojas de caracterización se presenta los procedimientos
de los procesos misionales proveniente de la mejora de procesos.
228
DEPARTAMENTO FINANCIERO
CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO
MEJORADOS
GESTION ESTRATEGICA ADMINISTRATIVA E INFORMATICA
ASESORIA TECNICA OBJETIVO
ASESORIA DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION
CONTROLES INTERNOS
Informe de información de las diferentes áreas
CONTROLES EXTERNOS
LIMITES
Inicio:
Fin:
Proveedor Entradas Responsable Actividad Salidas Cliente
Departamento de Contabilidad y
Tesorería
Elaboración del POA Solicitar y receptar información a las
diferentes áreas ( contabiliad y
tesoreria)
Elaborar el POA y enviarla al
Ministerio de Deportes
Receptar observaciones
Corregir el POA conforme
observaciones del Ministerio de
Deportes
POA aprobado
Obtener la aprobación por parte del
Ministerio de Deportes y notificar al
Directorio
Personas Tecnología Infraestructura
Ministerio del Deporte Aplicaciones Informáticas
Contador
Tesoreria
Denominación Objetivo de Calidad Formula de calculo Unidad de medida Frecuencia Meta
% de presupuesto aprobado Medir la eficiencia en el
informe del presupuesto
de toda la organización.
% Anual 100%
Contador
(Número de informes
realizados de las diferentes
áreas / Número total de
informe del presupuesto total)
x 100
INDICADORES DE GESTIÓN
RECURSOS
Solicitar y receptar información a las diferentes áreas
Obtener aprobación de las diferentes áreas
Contador
Contador
Contador
Obtener la aprobación del presupuesto por parte del Ministerio de Deportes
para que la organización funcione correctamente.
Ministerio del Deporte
PROCESO
Contador
Aprobó: Milton Quilumbaquin Revisó: Milton Quilumbaquin Fecha: 08-02-2017
Vigente: Página: 1 de 1
Realizó: Abigail TituañaResponsable: Milton Quilumbaquin
Revisión: Rev. 00 Estatus: ActualCódigo: P.O.A.1.1.1.01
PROCESO: GESTIÓN ESTRATÉGICA FINANCIERA
SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA FINANCIERA
PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO
VER FLUJO
229
CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE EMISIÓN DE
DIRECTRICES FINANCIERAS
GESTION ESTRATEGICA ADMINISTRATIVA E INFORMATICA
ASESORIA TECNICA OBJETIVO
ASESORIA DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION
CONTROLES INTERNOS
Informes f inancieros
CONTROLES EXTERNOS
LIMITES
Inicio:
Fin:
Proveedor Entradas Responsable Actividad Salidas Cliente
Departamento de Contabilidad Elaboración de informes Emitir disposiciones presupuestarias y
contables a las unidades administrativas y
f inancieras
Directrices Financieras
y Administrativas
Elaborar informes
Archivar informes
Personas Tecnología Infraestructura
Contador Aplicaciones Informáticas
Denominación Objetivo de Calidad Formula de calculo Unidad de medida Frecuencia Meta
% de disposiciones
presupuestarias realizadas.
Medir la eficiencia en las
disposiciones
presupuestarias y
contables.
% Anual 100%
Realizar informes de disposiciones presupuestarias y contables para un
mejor desempeño.
Ministerio del Deporte
PROCESO
Contador
RECURSOS
Emitir disposiciones
Archivar informes
Contador
(Número de disposiciones
presupuestarias y contables /
Número total de informes
f inacieros) x 100
INDICADORES DE GESTIÓN
Contador
Aprobó: Milton QuilumbaquinRevisó: Milton Quilumbaquin
Fecha: 08-02-2017 Vigente: Página: 1 de 1
Realizó: Abigail TituañaResponsable: Milton Quilumbaquin Revisión: Rev. 00 Estatus: Actual
Código: D.D1.1.1.02
PROCESO: GESTIÓN ESTRATÉGICA FINANCIERA
SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA FINANCIERA
PROCEDIMIENTO: EMISIÓN DE DIRECTRICES FINANCIERAS
VER FLUJO
230
CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE CONTROL
ESTRATÉGICO
GESTION ESTRATEGICA ADMINISTRATIVA E INFORMATICA
ASESORIA TECNICA OBJETIVO
ASESORIA DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION
CONTROLES INTERNOS
Informes de ejecución del Presupuesto
CONTROLES EXTERNOS
LIMITES
Inicio:
Fin:
Proveedor Entradas Responsable Actividad Salidas Cliente
Departamento de Contabilidad Informes general de
ejecución
Solicitar a las unidades de tesoreria y
contabilidad el informe de ejecución del
presupuesto
Elaborar el informe general de ejecución
del presupuesto
Informes de ejecución
del presupuesto a las
unidades involucradas
Remitir el informe al Directorio y unidades
involucradas
Archivar informes
Personas Tecnología Infraestructura
Contador Aplicaciones Informáticas
Denominación Objetivo de Calidad Formula de calculo Unidad de medida Frecuencia Meta
% de informes de ejecución del
presupuesto de la organización.
Medir la eficiencia en la
elaboración de informe
general del presupuesto
% Anual 100%
Receptar informes de ejecución del presupuesto general de la organización.
Ministerio del Deporte
PROCESO
Contador
RECURSOS
Solicitar a la unidades informes de ejecución
Archivar informes
Contador
Contador
(Número de informes
receptados/ Número total del
informe general del
presupuesto ) x 100
INDICADORES DE GESTIÓN
Contador
Aprobó: Milton Quilumbaquin Revisó: Milton Quilumbaquin Fecha: 08-02-2017 Vigente: Página: 1 de 1
Realizó: Abigail TituañaResponsable: Milton Quilumbaquin Revisión: Rev. 00 Estatus: Actual
Código: I.C.E1.1.1.03
PROCESO: GESTIÓN ESTRATÉGICA FINANCIERA
SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA FINANCIERA
PROCEDIMIENTO: CONTROL ESTRATÉGICO
VER FLUJO
231
CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE REGISTRO DE
TRANSACCIONES
GESTION ESTRATEGICA ADMINISTRATIVA E INFORMATICA
ASESORIA TECNICA OBJETIVO
ASESORIA DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION
CONTROLES INTERNOS
Respaldos de liquidaciones
CONTROLES EXTERNOS
LIMITES
Inicio:
Fin:
Proveedor Entradas Responsable Actividad Salidas Cliente
Departamento de Tesorería Liquidaciones de caja
chica y de viaje
Receptar las liquidaciones de caja
chica y de viaje debidamente
autorizadas
Analizar y verificar que los
documentos de soporte que estén
correctamente emitidos
Registro de caja chica y
de viaje
Registrar la liquidación de caja chica
y de viaje en el sistema contable
Entregar a tesorería la liquidación de
caja chica y de viaje fisicas
Archivar los respaldos de las
liquidaciones
Personas Tecnología Infraestructura
Contador Aplicaciones Informáticas
Tesorería
Recepcionista
Denominación Objetivo de Calidad Formula de calculo Unidad de medida Frecuencia Meta
% de liquidaciones de caja chica y
de viaje realizados
Medir la eficiencia de
liquidaciones registradas
y respaldadas .
% Mensual 100%
Registrar correctamente liquidaciones de caja chica y de viajes de la
federación
Ministerio del Deporte
PROCESO
Tesorería
RECURSOS
Receptar liquidaciones de caja chica y de viaje
Archivar respaldos de las liquidaciones
Contador
Recepcionista
Contador
(Número de liquidaciones
receptadas/ Número total de
liquidaciones realizadas ) x
100
INDICADORES DE GESTIÓN
Tesorería
Aprobó: Paola PáezRevisó: Paola Páez Fecha: 08-02-2017 Vigente: Página: 1 de 1
Realizó: Abigail Tituaña Responsable: Paola PáezRevisión: Rev. 00 Estatus: Actual
Código: L.C.CH.2.1.1.01
PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA
SUBPROCESO: PROCESO CONTABLE
PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE TRANSACCIONES
VER FLUJO
232
CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE ELABORACIÓN
DE CONCILIACIONES BANCARIAS
GESTION ESTRATEGICA ADMINISTRATIVA E INFORMATICA
ASESORIA TECNICA OBJETIVO
ASESORIA DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION
CONTROLES INTERNOS
Registro de depósitos
CONTROLES EXTERNOS
LIMITES
Inicio:
Fin:
Proveedor Entradas Responsable Actividad Salidas Cliente
Entidad Bancaria Detalle de depósitos Recibir y registrar el detalle de
depósitos
Extraer el estado de cuenta bancario
de la web del banco y el libro mayor
de las cuentas desde el sistema
Elaborar hojas de trabajo para
análisis y cuadre de información
Informe de
conciliaciones
bancarias
Analizar y correguir las partidas
conciliatorias detectadas en el
análisis
Comparar los saldos de cuentas
contables con el estado bancario.
Generar el informe de conciliaciones
bancarias
Archivar el informe de conciliación
Personas Tecnología Infraestructura
Entidad Bancaria Aplicaciones Informáticas
Contador
Denominación Objetivo de Calidad Formula de calculo Unidad de medida Frecuencia Meta
% de depósitos realizados. Medir la eficiencia y
eficiencia de las
conciliaciones bancarias.
% Mensual 100%
Contador
Contador
(Número de depósitos
realizados / Número total de
conciliaciones bancarias) x
100
INDICADORES DE GESTIÓN
RECURSOS
Registrar el detalle de depósitos bancarios
Archivar el informe de conciliación
Contador
Contador
Contador
Realizar las conciliaciones bancarias de una manera eficiente y eficaz
Detalle de Depósitos
Contador
PROCESO
Contador
Aprobó: Milton Quilumbaquin Revisó: Milton QuilumbaquinFecha: 08-02-2017
Vigente: Página: 1 de 1
Realizó: Abigail TituañaResponsable: Milton Quilumbaquin Revisión: Rev. 00 Estatus: Actual
Código: E.C.B.2.1.1.02
PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA
SUBPROCESO: PROCESO CONTABLE
PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS
VER FLUJO
233
CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE CONTROL Y
ANÁLISIS DEL MANEJO DE INVENTARIOS SUMINISTROS
GESTION ESTRATEGICA ADMINISTRATIVA E INFORMATICA
ASESORIA TECNICA OBJETIVO
ASESORIA DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION
CONTROLES INTERNOS
Hojas de Trabajo
CONTROLES EXTERNOS
LIMITES
Inicio:
Fin:
Proveedor Entradas Responsable Actividad Salidas Cliente
Departamendo de Contabilidad Extraer del sistema de
inventarios
Extraer del sistema de inventarios de
suministros de bodega general, y el
libro mayor de las cuentas del
sistema.
Elaborar hojas de trabajo para
análisis y cuadre de la información
Hojas de Trabajo
Analizar y correguir las cuentas
Comparar los saldos clientes con los
saldos de las cuentas contables
Archivar los informes emitidos
Personas Tecnología Infraestructura
Contador Aplicaciones Informáticas
Denominación Objetivo de Calidad Formula de calculo Unidad de medida Frecuencia Meta
% de hojas de trabajo realizadas. Medir la eficiencia en la
elaboración de hojas de
trabajo.
% Semestral 100%
Extraer la información del sistema y analizar las cuentas
Ministerio del Deporte
PROCESO
Contador
RECURSOS
Extraer del sistema de inventarios
Archivar informes
Contador
Contador
Contador
(Número de hojas de trabajo
realizadas/ Número total de
hojas de trabajo archivadas) x
100
INDICADORES DE GESTIÓN
Contador
Aprobó: Milton Quilumbaquin Revisó: Milton QuilumbaquinFecha: 08-02-2017
Vigente: Página: 1 de 1
Realizó: Abigail Tituaña Responsable: Milton QuilumbaquinRevisión: Rev. 00 Estatus: Actual
Código: H.C.2.1.1.03
PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA
SUBPROCESO: PROCESO CONTABLE
PROCEDIMIENTO: CONTROL Y ANÁLISIS DEL MANEJO DE INVENTARIOS SUMINISTROS
VER FLUJO
234
CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE CONTROL Y
ANÁLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS DE NÓMINA
GESTION ESTRATEGICA ADMINISTRATIVA E INFORMATICA
ASESORIA TECNICA OBJETIVO
ASESORIA DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION
CONTROLES INTERNOS
Informes de nómina
CONTROLES EXTERNOS
LIMITES
Inicio:
Fin:
Proveedor Entradas Responsable Actividad Salidas Cliente
Departamento de Contabilidad Archivos de nómina base
excel
Receptar los archivos de nómina
horizontal y novedades de nómina
Tabular la información de los archivos de
nómina en la base Excel
Extraer el libro mayor de las cuentas de
nómina
Elaborar hojas de trabajo para análisis y
cuadre de la información
Analizar y correguir errores detectados en
el análisis
Comparar los saldos de las cuentas
contables de nómina con los saldos del
reporte consolidado de nómina
Archivar los informes generados
autorizados
Personas Tecnología Infraestructura
Contador Aplicaciones Informáticas
Denominación Objetivo de Calidad Formula de calculo Unidad de medida Frecuencia Meta
% de archivos de nómina realizados Medir la eficiencia en la
elaboración de informe
de nómina y cuadre de
información.
% Mensual 100%
Infomes generados y
autorizados
Contador
Contador
(Número de archivos de
nómina realizados/ Número
total de informes a realizar) x
100
INDICADORES DE GESTIÓN
RECURSOS
Receptar los archivos de nómina
Archivar los informes generados
Contador
Contador
Contador
Realizar informes de nómina y análizar el cuadre de información
Ministerio del Deporte
Contador
PROCESO
Contador
Aprobó: Milton Quilumbaquin Revisó: Milton QuilumbaquinFecha: 08-02-2017 Vigente: Página: 1 de 1
Realizó: Abigail TituañaResponsable: Milton Quilumbaquin
Revisión: Rev. 00 Estatus: ActualCódigo: R.C.2.1.1.04
PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA
SUBPROCESO: PROCESO CONTABLE
PROCEDIMIENTO: CONTROL Y ANÁLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS DE NÓMINA
VER FLUJO
235
CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE CONTROL Y
ANÁLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS DE PAGO A PROVEEDORES
GESTION ESTRATEGICA ADMINISTRATIVA E INFORMATICA
ASESORIA TECNICA OBJETIVO
ASESORIA DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION
CONTROLES INTERNOS
Informes de proveedores
CONTROLES EXTERNOS
LIMITES
Inicio:
Fin:
Proveedor Entradas Responsable Actividad Salidas Cliente
Departamento de Tesorería Reporte de proveedores Extraer reporte de proveedoresDepartamento de Contabilidad Elaborar documentos de trabajo para
análisis y cuadre de la información
Analizar y correguir las diferencias
encontradas
Informes de
proveedores
Ejecutar el proceso de reparación y
actualización de saldos en módulo
Comparar los saldos del módulo de
proveedores con los saldos de las
cuentas contables
Archivar los informes generados
autorizados
Personas Tecnología Infraestructura
Tesorería Aplicaciones Informáticas
Contador
Denominación Objetivo de Calidad Formula de calculo Unidad de medida Frecuencia Meta
% de reporte extraídos de
proveedores
Medir la eficiencia en la
elaboración de informes
a proveedores
% Semanal 100%
Contador
(Número de informes
realizados a proveedores /
Número total de informes a
realizar de proveedores) x 100
INDICADORES DE GESTIÓN
RECURSOS
Extraer reporte de proveedores
Archivar informes
Contador
Contador
Contador
Elaborar informes de proveedores para cuadrar información.
Ministerio del Deporte
Tesorería
PROCESO
Tesorería
Aprobó: Milton Quilumbaquin Revisó: Milton Quilumbaquin Fecha: 08-02-2017 Vigente: Página: 1 de 1
Realizó: Abigail Tituaña Responsable: Milton Quilumbaquin Revisión: Rev. 00 Estatus: ActualCódigo: R.C.2.1.1.05
PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA
SUBPROCESO: PROCESO CONTABLE
PROCEDIMIENTO: CONTROL Y ANÁLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS DE PAGO A PROVEEDORES
VER FLUJO
236
CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE CONTROL Y
ANÁLISIS DEL CONTROL DOCUMENTARIO DE CLIENTES
GESTION ESTRATEGICA ADMINISTRATIVA E INFORMATICA
ASESORIA TECNICA OBJETIVO
ASESORIA DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION
CONTROLES INTERNOS
Informe de cumplimiento de proceso al directorio
CONTROLES EXTERNOS
LIMITES
Inicio:
Fin:
Proveedor Entradas Responsable Actividad Salidas Cliente
Departamento de Tesorería Documentación
debidamente legalizados
Receptar la documentación emitida a los
usuarios debidamente legalizados
Revisión de la información registrada en el
sistema con la documentación física
Emitir el informe de cumplimiento de
proceso al directorio
Informe de Cumplimiento
Seguimiento y validación de las
sugerencias emitidas en el informe
Emitir el reporte de revisión del proceso al
directorio
Personas Tecnología Infraestructura
Tesorería Aplicaciones Informáticas
Contador
Recepcionista
Denominación Objetivo de Calidad Formula de calculo Unidad de medida Frecuencia Meta
% de documentación registrada. Medir la eficiencia en la
elaboración de informes
de cumplimiento.
% Mensual 100%
Ejecutar el informe de cumplimiento de clientes para un mejor manejo de
documentación
Ministerio del Deporte
PROCESO
Recepcionista
RECURSOS
Receptar documentación
Emitir reporte
Tesorería
Contador
Contador
(Número de documentación
registrada / Número total de
informes de cumplimiento a
realizar) x 100
INDICADORES DE GESTIÓN
Tesorería
Aprobó: Milton Quilumbaquin Revisó: Milton Quilumbaquin Fecha: 08-02-2017 Vigente: Página: 1 de 1
Realizó: Abigail TituañaResponsable: Milton Quilumbaquin Revisión: Rev. 00 Estatus: Actual
Código: A.E.R. 2.1.1.06
PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA
SUBPROCESO: PROCESO CONTABLE
PROCEDIMIENTO: CONTROL Y ANÁLISIS DOCUMENTARIO DE CLIENTES
VER FLUJO
237
CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE CIERRE DE FIN DE
MES
GESTION ESTRATEGICA ADMINISTRATIVA E INFORMATICA
ASESORIA TECNICA OBJETIVO
ASESORIA DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION
CONTROLES INTERNOS
Informe de conteo físico y registros en el sistema contable
CONTROLES EXTERNOS
LIMITES
Inicio:
Fin:
Proveedor Entradas Responsable Actividad Salidas Cliente
Experto Externo Conteo físico de los
inventarios
Notificar la fecha y hora de la toma
física de inventarios al personal de
bodegaDepartamento de Contabilidad Ejecutar el conteo físico de los
inventarios
Comparar los datos del conteo físico
del inventario con los datos del
inventario al costo
Registrar los ajustes por sobrantes o
faltantes de inventarios en el sistema
(módulo y contabilidad) y comprobar
los saldos del inventario ajustado
Integrar la nómina en el sistema
contable
Registro de nómina en el
sistema contable
Registrar las actas de finiquito de
empleados
Receptar y analizar la documentación
habilitante de la compra de activos
fijos
Ingresar los activos fijos en el módulo
del sistema
Determinar el valor de la carga de
depreciación mensual de activos fijos
Registrar el valor de la carga de
depreciación mensual de activos fijos
Comparar los saldos de las cuentas
contables de activos fijos con los
saldos del reporte del módulo
Personas Tecnología Infraestructura
Director Sistema Cero Papeles
Secretaria Aplicaciones Ofimáticas
Planif icador Informático (LG)
Denominación Objetivo de Calidad Formula de calculo Unidad de medida Frecuencia Meta
% de conteo físico realizado. Medir la eficiencia en la
elaboración de informes
del conteo físico
realizado a los activos
f ijos.
% Anual 100%
Ejecutar el conteo físico en conjunto con un experto externo para verif icar si
existe sobrantes o faltes en la organización de activos f ijos.
Ministerio del Deporte
Contador
Contador
PROCESO
Experto Externo
RECURSOS
Notif icar fecha y hora de la toma física de inventarios
Comparar los saldos
Experto Externo
Contador
Contador
(Número de activos f ijos
inventariados / Número total de
informes a realizar del conteo
físico) x 100
INDICADORES DE GESTIÓN
Informe de conteo físico
de inventarios
Depreciación de activos
f ijos
Experto Externo
Tesorería
Contador
Contador
Contador
Aprobó: Milton Quilumbaquin Revisó: Milton Quilumbaquin Fecha: 08-02-2017 Vigente: Página: 1 de 1
Realizó: Abigail TituañaResponsable: Milton Quilumbaquin Revisión: Rev. 00 Estatus: Actual
Código: C.F.M.2.1.1.07
PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA
SUBPROCESO: PROCESO CONTABLE
PROCEDIMIENTO: CIERRE DE FIN DE MES
VER FLUJO
238
CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE CONTROL Y
ANÁLISIS TRIBUTARIO
GESTION ESTRATEGICA ADMINISTRATIVA E INFORMATICA
ASESORIA TECNICA OBJETIVO
ASESORIA DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION
CONTROLES INTERNOS
Informe de cumplimiento tributario
CONTROLES EXTERNOS
LIMITES
Inicio:
Fin:
Proveedor Entradas Responsable Actividad Salidas Cliente
Departamento de Contabilidad Resumen de
compras,retenciones,fac
turación, mayores,etc
Extraer del sistema el archivo
resumen de compras y retenciones,
resumen de facturación, resumen de
IR, los mayores de las cuentas
contables de impuestosSRI Elaborar documentos de trabajo para
análisis y cuadre de la información Comparar los saldos de cuentas
contables cn los saldos del anexo de
declaración
Analizar y correguir las diferencias
encontradas
Elaborar el informe preliminar de
cumplimiento de contro tributario para
cargar declaraciones en WEB del SRIIngresar la información de declaración
del IVA en el Software DIMM
Formularios
Generar el archivo XML de
declaración de impuestos de IVA
Generar el anexo transaccional DIMM
ANEXOS SRI y talón resumen
Validar las casillas, montos y
conceptos del anexo transaccional
con el anexo de declaración
Cargar en la Web de Rentas Internas
los archivos XML de declaración de
impuestos de IVA
Generar los comprobantes de carga
de impuestos de la WEB
Cargar en la Web de Rentas Internas
el archivo XML de declaración del
Generar el talón resumen del anexo
transaccional desde la WEB de
Rentas Internas
Entregar el resumen de declaración a
tesorería
Archivar el talón resumen del anexo
transaccional generado desde la
WEB de Rentas Internas, y
formularios de declaración.
Verificar en el sistema el saldo de la
cuenta contable de los impuestos
con las declaraciones y pagos
efectuados
Personas Tecnología Infraestructura
SRI Aplicaciones Informáticas
Contador
Denominación Objetivo de Calidad Formula de calculo Unidad de medida Frecuencia Meta
% de cumplimiento tributario
realizado.
Medir la eficiencia en la
elaboración de informe
de cumplimiento tributario
% Mensual 100%
Realizar el pago de impuestos al SRI , para evitar multas.
SRI
Contador
Contador
PROCESO
Contador
RECURSOS
Extraer del sistema resumenes
Verif icar en el sistema los saldos
Contador
Contador
Contador
(Número de cumplimientos
tributarios realizados / Número
total de informes tributarios a
realizar) x 100
INDICADORES DE GESTIÓN
Contador
Contador
Contador
Declaración de Impuestos
Contador
Contador
Contador
Contador
Contador
Contador
Contador
Aprobó: Milton Quilumbaquin Revisó: Milton Quilumbaquin Fecha: 08-02-2017 Vigente: Página: 1 de 1
Realizó: Abigail TituañaResponsable: Milton Quilumbaquin Revisión: Rev. 00 Estatus: Actual
Código: D.I.2.1.1.08.
PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA
SUBPROCESO: PROCESO CONTABLE
PROCEDIMIENTO: CONTROL Y ANÁLISIS TRIBUTARIO
VER FLUJO
239
CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE EMISIÓN Y
PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
GESTION ESTRATEGICA ADMINISTRATIVA E INFORMATICA
ASESORIA TECNICA OBJETIVO
ASESORIA DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION
CONTROLES INTERNOS
Informes de Estados Financieros con Notas Aclaratorias
CONTROLES EXTERNOS
LIMITES
Inicio:
Fin:
Proveedor Entradas Responsable Actividad Salidas Cliente
Departamento de Contabilidad Información extraida del
sistema
Determinar el cumplimiento del
presupuesto de ingresos en unidades
y del presupuesto de gastos.
Analizar y verificar la razonabilidad y
sustento de la conciliación bancaria ,
de la conciliación de módulo de
clientes , depósitos por identificar,
conciliación nómina, conciliación de
módulo de proveedores, anticipos de
proveedores por liquidar, conciliación
de activos fijos, conciliación de
obligaciones bancarias y de terceros,
conciliacion de impuestos por pagar,
conciliacion de retenciones en la
fuentes de clientes
Extraer del sistema el balance de
comprobación ajustado
Actualizar el archivo de los Estados
Financieros con la información del
balance de comprobación extraído del
sistema
Generar los Estados Financieros y
notas aclaratorias, el Margen por
Línea Resultados Acumulado
Enviar al Directorio y al Presidente,
el archivo Estados Financieros y
Resultados Acumulados
Generar los anexos de balance ,
análisis de gastos , anexos
adicionales.
Entregar la carpeta de los Estados
Financieros a la Presidencia y a los
Directivos
Personas Tecnología Infraestructura
Presidente Aplicaciones Informáticas
Contador
Tesorería
Denominación Objetivo de Calidad Formula de calculo Unidad de medida Frecuencia Meta
% de estados f inancieros
realizados
Medir la eficiencia en la
elaboración de informes
f inancieros y notas
aclaratorias.
% Anual 100%
Contador
Tesorería
Tesorería
(Número de estados
f inancieros realizados /
Número total de estados
f inancieros a realizar) x 100
INDICADORES DE GESTIÓN
RECURSOS
Determinar el Cumplimiento
Entregar la carpeta de los Estados a la Presidencia y Directivos
Tesorería
Contador
Contador
Ejecutar los estados f inancieros para dar a conocer el manejo de ingresos y
gastos de la organización
Ministerio de Deportes
Tesorería
PROCESO
Contador
Informe: Estados
Financieros y Notas
Aclaratorias
Aprobó: Milton Quilumbaquin Revisó: Milton Quilumbaquin Fecha: 08-02-2017 Vigente: Página: 1 de 1
Realizó: Abigail Tituaña Responsable: Milton Quilumbaquin Revisión: Rev. 00 Estatus: ActualCódigo: E.P.ES.F2.1.1.09
PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA
SUBPROCESO: PROCESO CONTABLE
PROCEDIMIENTO: EMISIÓN Y PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
VER FLUJO
240
CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE INGRESO DE
DEPÓSITOS EFECTUADOS POR LOS USUARIOS
GESTION ESTRATEGICA ADMINISTRATIVA E INFORMATICA
ASESORIA TECNICA OBJETIVO
ASESORIA DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION
CONTROLES INTERNOS
Recibos de caja
CONTROLES EXTERNOS
LIMITES
Inicio:
Fin:
Proveedor Entradas Responsable Actividad Salidas Cliente
Departamento de Tesorería Crear el código en el
sistema contable
Crear el código del cliente en el
sistema contable
Receptar los depósitos o
transferencias bancarias realizados
Recibos de caja de los
clientes
Verificar los valores depositados por
los clientes en el estado de cuenta
Ingresar el depósito realizado
afectado la o las facturas de cada
cliente
Imprimir el recibo de caja
correspondiente para archivar
Personas Tecnología Infraestructura
Tesorería Aplicaciones Informáticas
Denominación Objetivo de Calidad Formula de calculo Unidad de medida Frecuencia Meta
% de recibos de caja realizados Medir la eficiencia en la
elaboración de recibos
de caja de los clientes.
% Mensual 100%
Crear un código para cada cliente para un mejor manejo en el sistema
contable
Ministerio del Deporte
PROCESO
Tesorería
RECURSOS
Crear el código
Imprimir el recibo
Tesorería
Tesorería
Tesorería
(Número de recibos de cja
realizados / Número total de
recibos de caja a realizar) x
100
INDICADORES DE GESTIÓN
Tesorería
Aprobó: Paola Páez Revisó: Paola PáezFecha: 08-02-2017
Vigente: Página: 1 de 1
Realizó: Abigail Tituaña Responsable: Paola Páez Revisión: Rev. 00 Estatus: ActualCódigo: R.C.C.2.1.2.01
PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA
SUBPROCESO: PROCESO DE CRÉDITO Y COBRANZA DE CLIENTES
PROCEDIMIENTO: INGRESO DE DEPÓSITOS EFECTUADOS POR LOS CLIENTES
VER FLUJO
241
CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE REVISIÓN DE
SALDOS DE CUENTAS POR COBRAR
GESTION ESTRATEGICA ADMINISTRATIVA E INFORMATICA
ASESORIA TECNICA OBJETIVO
ASESORIA DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION
CONTROLES INTERNOS
Informe de saldos de cuentas por cobrar
CONTROLES EXTERNOS
LIMITES
Inicio:
Fin:
Proveedor Entradas Responsable Actividad Salidas Cliente
Departamento de Tesorería Sistema contable Revisar cuentas por cobrar de todos
los clientes
Elaborar el informe de saldos de
cuentas por cobrar conjuntamente
con ofrecimientos de pago
Informe : Cuentas por
Cobrar con ofrecimiento
de pago
Divulgar el informe al Presidente para
la aprobación
Archivar informe
Personas Tecnología Infraestructura
Presidente Aplicaciones Informáticas
Tesorería
Denominación Objetivo de Calidad Formula de calculo Unidad de medida Frecuencia Meta
% de saldos de cuentas por cobrar
realizadas
Medir la eficiencia en la
elaboración de informes
de saldos de cuentas por
cobrar
% Mensual 100%
Revisar cuentas por cobrar para receptar ofrecimientos de pagos.
Ministerio del Deporte
PROCESO
Tesorería
RECURSOS
Revisar cuentas por cobrar
Archivar informe
Tesorería
Tesorería
(Número de informes
realizados de saldos de
cuentas por cobrar / Número
total de informes de saldos de
cuentas por cobrar a realizar)
x 100
INDICADORES DE GESTIÓN
Tesorería
Aprobó: Paola Páez Revisó: Paola Páez Fecha: 19-04-2006 Vigente: Página: 1 de 1
Realizó: Abigail TituañaResponsable: Paola Páez
Revisión: Rev. 00 Estatus: ActualCódigo: R.S.C.C.2.1.2.02
PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA
SUBPROCESO: PROCESO DE CRÉDITO Y COBRANZA DE CLIENTES
PROCEDIMIENTO: REVISIÓN DE SALDOS DE CUENTAS POR COBRAR
VER FLUJO
242
CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE REPORTE DE
SALDOS DE CUENTAS BANCARIAS
GESTION ESTRATEGICA ADMINISTRATIVA E INFORMATICA
ASESORIA TECNICA OBJETIVO
ASESORIA DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION
CONTROLES INTERNOS
Reporte de saldos bancarios
CONTROLES EXTERNOS
LIMITES
Inicio:
Fin:
Proveedor Entradas Responsable Actividad Salidas Cliente
Entidades Bancarias Estados de Cuenta Imprimir los estados de cuenta de las
páginas Web de los Bancos
Generar el reporte diario de saldos
bancarios a la administración
Reporte de saldos
bancarios
Entregar el reporte diario de saldos
bancarios a la administración
Personas Tecnología Infraestructura
Tesorería Aplicaciones Informáticas
Denominación Objetivo de Calidad Formula de calculo Unidad de medida Frecuencia Meta
% de reporte diario de saldos
bancarios realizados
Medir la eficiencia en la
elaboración de reportes
de saldos bancarios.
% Mensual 100%
Tesorería
(Número de reporte de saldos
bancarios realizados / Número
total de reportes de saldos
bancarios a realizar) x 100
INDICADORES DE GESTIÓN
RECURSOS
Imprimir los estados de cuenta de la página w eb
Entregar reporte diario de saldos a la administración
Tesorería
Realizar el reporte de saldos bancarios para un mejor control administrativo y
f inanciero
Ministerio del Deporte
PROCESO
Tesorería
Aprobó: Paola Páez Revisó: Paola Páez Fecha: 08-02-2017 Vigente: Página: 1 de 1
Realizó: Abigail Tituaña Responsable: Paola Páez Revisión: Rev. 00 Estatus: ActualCódigo: 2.1.3.01.R.S.B
PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA
SUBPROCESO: PROCESO DE TESORERÍA
PROCEDIMIENTO: REPORTE DE SALDOS DE CUENTAS BANCARIAS
VER FLUJO
243
CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE REGISTRO DE LAS
FACTURAS RECIBIDAS DE PROVEEDORES DE SERVICIOS
GESTION ESTRATEGICA ADMINISTRATIVA E INFORMATICA
ASESORIA TECNICA OBJETIVO
ASESORIA DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION
CONTROLES INTERNOS
Informe resumen de afectación
CONTROLES EXTERNOS
LIMITES
Inicio:
Fin:
Proveedor Entradas Responsable Actividad Salidas Cliente
Departamento de Tesorería Facturas de proveedores Receptar las facturas de los proveedores
de servicios debidamente aprobados
desde el área de compras
Departamento de Contabilidad Receptar el resumen de afectación
contable de pago de impuestos de Control
Tributario
Registrar los créditos, débitos y
transferencias contemplados en el estado
de cuenta
Emisión de comprobantes:
retención en la fuente, Iva,
facturas
Registrar en el sistema las facturas
recibidas de proveedores de servicios
Emitir el comprobante de retención en la
fuente y del IVA de las facturas
registradas
Adjuntar la retención en la fuente y el
comprobante de diario a la factura
Entregar a Contabilidad las facturas de
proveedores de servicios registrados
debidamente sustentados, respaldados y
legalizados.
Personas Tecnología Infraestructura
Proveedores Aplicaciones Informáticas
Contador
Tesorería
Denominación Objetivo de Calidad Formula de calculo Unidad de medida Frecuencia Meta
% de emisión de comprobantes
realizadas
Medir la eficiencia en la
elaboración de informe
resumen de afectación.
% Semanal 100%
Contador
Tesorería
(Número de comprobantes
realizados / Número total de
informes resumen a realizar) x
100
INDICADORES DE GESTIÓN
RECURSOS
Receptar facturas de los proveedores
Entregar a contabilidad las facturas de los proveedores
Contador
Contador
Contador
Registrar los créditos y débitos en el sistema de los proveedores de
servicios para un buen control dentro de la organización.
SRI
Contador
PROCESO
Tesorería
Aprobó: Milton Quilumbaquin Revisó: Milton Quilumbaquin Fecha: 08-02-2017 Vigente: Página: 1 de 1
Realizó: Abigail Tituaña Responsable: Milton Quilumbaquin Revisión: Rev. 00 Estatus: ActualCódigo: C.P.R.F.2.1.3.02
PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA
SUBPROCESO: PROCESO DE TESORERÍA
PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE LAS FATURAS RECIBIDAS DE PROVEEDORES DE SERVICIOS
VER FLUJO
244
CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE RECEPCIÓN DE
FACTURAS DE PROVEEDORES PARA PAGO
GESTION ESTRATEGICA ADMINISTRATIVA E INFORMATICA
ASESORIA TECNICA OBJETIVO
ASESORIA DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION
CONTROLES INTERNOS
Informe de facturas receptadas de los proveedores
CONTROLES EXTERNOS
LIMITES
Inicio:
Fin:
Proveedor Entradas Responsable Actividad Salidas Cliente
Proveedores de suministros y
materiales
Facturas de proveedores Receptar las facturas de proveedores de
suministros y materiales por proveedores
Departamento de Tesorería Archivar las facturas de proveedores de
suministros y materiales por proveedores
y fecha de vencimiento en cada carpeta
Informe de : Archivos
de proveedores,
suministros y materiales
Personas Tecnología Infraestructura
Proveedores Aplicaciones Informáticas
Tesorería
Denominación Objetivo de Calidad Formula de calculo Unidad de medida Frecuencia Meta
% de facturas receptadas. Medir la eficiencia en la
elaboración de informes
de facturas receptadas a
los proveedores
% Semanal 100%
Receptar facturas para un mejor control de compra de suministros y
materiales.
Ministerio del Deporte
PROCESO
Tesorería
RECURSOS
Receptar facturas
Archivar facturas
(Número de facturas
receptadas/ Número total de
facturas a realizar ) x 100
INDICADORES DE GESTIÓN
Tesorería
Aprobó: Paola Páez Revisó: Paola Páez Fecha: 08-02-2017 Vigente: Página: 1 de 1
Realizó: Abigail Tituaña Responsable: Paola Páez Revisión: Rev. 00 Estatus: ActualCódigo: C.C.P.P.2.1.3.03
PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA
SUBPROCESO: PROCESO DE TESORERÍA
PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN DE FACTURAS DE PROVEEDORES PARA PAGO
VER FLUJO
245
CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE EMISIÓN DE
CHEQUES Y TRANSFERENCIAS BANCARIAS
GESTION ESTRATEGICA ADMINISTRATIVA E INFORMATICA
ASESORIA TECNICA OBJETIVO
ASESORIA DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION
CONTROLES INTERNOS
Memo con f irmas de los cheques
CONTROLES EXTERNOS
LIMITES
Inicio:
Fin:
Proveedor Entradas Responsable Actividad Salidas Cliente
Departamento de Tesorería Certif icado de
actividades
Recibir el certif icado de actividades
respaldadas en el POA
Departamento de Contabilidad Receptar la cartera de proveedores para
pago desde el departamento de compras,
disponibilidad del efectivo,liquidaciones de
caja chica y de viaje desde contabilidad
Registrar las solicitudes de cheques en el
sistema de acuerdo a los reportes emitidos
Solicitar la aprobación de las solicitudes de
cheques ingresados en el sistema
Imprimir los cheques desde el sistema
aprobados en las solicitudes y entregarlos
Receptar de las f irmas autorizadas los
cheques f irmados
Entregar los cheques y comprobantes de
retención a los proveedores en el día
asignado
Entregar a custodia con un memo los
comprobantes de egreso de los cheques
entregados
Archivar el memo con el recibí conforme
Personas Tecnología Infraestructura
Contador Aplicaciones Informáticas
Tesorería
Denominación Objetivo de Calidad Formula de calculo Unidad de medida Frecuencia Meta
% de comprobantes de cheques
realizadas
Medir la eficiencia en la
elaboración del memo de
comprobantes de cheque
% Semanal 100%
Ejecutar el memo de comprobantes de cheques para un control adecuado.
Ministerio del Deporte
Tesorería
PROCESO
Tesorería
RECURSOS
Recibir certif icados
Archivar el memo con el recibí conforme
Tesorería
Tesorería
Contador
(Número de memos de
realizados / Número total de
memos a realizar) x 100
INDICADORES DE GESTIÓN
Memo de comprobantes de
egreso de los cheques
entregados
Tesorería
Tesorería
Tesorería
Tesorería
Aprobó: Paola Páez Revisó: Paola Páez Fecha: 08-02-2017 Vigente: Página: 1 de 1
Realizó: Abigail Tituaña Responsable: Paola Páez Revisión: Rev. 00 Estatus: ActualCódigo: CH.T. 2.1.3.04
PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA
SUBPROCESO: PROCESO DE TESORERÍA
PROCEDIMIENTO: EMISIÓN DE CHEQUES Y TRANSFERENCIAS BANCARIAS
VER FLUJO
246
CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE RESGUARDO DE
LOS COMPROBANTES DE PAGO
GESTION ESTRATEGICA ADMINISTRATIVA E INFORMATICA
ASESORIA TECNICA OBJETIVO
ASESORIA DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION
CONTROLES INTERNOS
Informe de comprobantes emitidos semanalmente
CONTROLES EXTERNOS
LIMITES
Inicio:
Fin:
Proveedor Entradas Responsable Actividad Salidas Cliente
Departamento de Tesorería Comprobantes de egreso Verif icar el número de comprobantes con
el sistema contable
Archivo de los comprobantes de egreso
de los pagos entregados a los
proveedores
Informe: Comprobantes
de egreso entregados
Personas Tecnología Infraestructura
Tesorería Aplicaciones Informáticas
Denominación Objetivo de Calidad Formula de calculo Unidad de medida Frecuencia Meta
% de comprobantes emitidos Medir la eficiencia en la
elaboración de informes
de comprobantes
emitidos.
% Semanal 100%
Tesorería
(Número de informes de
comprobantes realizados /
Número total de informes de
comprobantes a realizar) x
100
INDICADORES DE GESTIÓN
RECURSOS
Verif icar el número de comprobantes
Archivar los comprobantes de egreso
Verif icar el número de comprobantes en conjunto con el sistema para un
mejor control de emisión de comprobantes
Minisiterio del Deporte
PROCESO
Tesorería
Aprobó: Paola Páez Revisó: Paola Páez Fecha: 08-02-2017 Vigente: Página: 1 de 1
Realizó: Abigail Tituaña Responsable: Paola Páez Revisión: Rev. 00 Estatus: ActualCódigo: B.C.2.1.3.05
PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA
SUBPROCESO: PROCESO DE TESORERÍA
PROCEDIMIENTO: RESGUARDO DE LOS COMPROBANTES DE PAGO
VER FLUJO
247
CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE ANÁLISIS
FINANCIERO Y DE GESTIÓN DE INFORMES
GESTION ESTRATEGICA ADMINISTRATIVA E INFORMATICA
ASESORIA TECNICA OBJETIVO
ASESORIA DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION
CONTROLES INTERNOS
Informes de cumplimiento f inanciero y de gestión
CONTROLES EXTERNOS
LIMITES
Inicio:
Fin:
Proveedor Entradas Responsable Actividad Salidas Cliente
Departamento de Contabilidad Notif icaciones Receptar notif icaciones de ejecución de
procedimientos y actividades
Informes de
Cumplimiento
Analizar la razonabilidad y aplicabilidad de
la información
Elaborar pruebas e indicadores de
cumplimiento y viabilidad
Elaborar informes de cumplimiento
f inanciero y de gestión y difundir al
Directorio
Personas Tecnología Infraestructura
Contador Apliaciones Informáticas
Denominación Objetivo de Calidad Formula de calculo Unidad de medida Frecuencia Meta
% de informes de cumplimiento
realizados
Medir la eficiencia en la
elaboración de informes
de cumplimiento
f inanciero.
% Mensual 100%
Realizar informes de cumplimiento f inanciero para analizar la razonabilidad de
la organización.
Ministerio del Deporte
PROCESO
Contador
RECURSOS
Receptar notif icaciones
Elaborar informes
Contador
Contador
(Número de informes
cumplimiento realizados /
Número total de informes de
cumplimiento a realizar) x 100
INDICADORES DE GESTIÓN
Contador
Aprobó: Milton Quilumbaquin Revisó: Milton Quilumbaquin Fecha: 08-02-2017 Vigente: Página: 1 de 1
Realizó: Abigail Tituaña Responsable: Milton Quilumbaquin Revisión: Rev. 00 Estatus: ActualCódigo: I.C.3.1.1.01
PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS
SUBPROCESO: ASESORÍA ESPECIALIZADA FINANCIERA
PROCEDIMIENTO: ANÁLISIS FINANCIERO Y DE GESTIÓN DE INFORMES
VER FLUJO
248
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE LA ELABORACIÓN
DE LA PLANIFICACIÓN OPERATIVA ANUAL (POA)
GESTION ESTRATEGICA ADMINISTRATIVA E INFORMATICA
ASESORIA TECNICA OBJETIVO
ASESORIA DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION
CONTROLES INTERNOS
Informe del POA aprobado
CONTROLES EXTERNOS
LIMITES
Inicio:
Fin:
Proveedor Entradas Responsable Actividad Salidas Cliente
Ministerio de Deportes POA Receptar disposición de realizar el
presupuesto institucionalAdministrador Solicitar información a las diferentes
áreas administrativas
Receptar la información solicitada
Analizar y clasificar la información
recibida
POA Aprobado Federación
Elaborar el POAEnviar al Ministerio de Deportes
Esperar la aprobación o cambios por
parte del Ministerio de Deportes
Receptar observaciones
Elaborar el POA corregido
Obtener la aprobación por parte del
Ministerio de DeportesNotificar POA aprobado
Personas Tecnología Infraestructura
Ministerio del Deporte Aplicaciones Informáticas
Administrador
Denominación Objetivo de Calidad Formula de calculo Unidad de medida Frecuencia Meta
% de POA aprobado Medir la eficiencia en la
elaboración de informes
% Anual 100%
Roberto Paz
Ministerio del Deporte
Roberto Paz
Roberto Paz
Roberto Paz
(Número de informe realizado /
Número total de informe
aprobado ) x 100
INDICADORES DE GESTIÓN
RECURSOS
Presupuesto institucional
Enviar documentos
Roberto Paz
Roberto Paz
Roberto Paz
Realizar el presupuesto institucional para distribuir a las diferentes áreas de
la organización.
Ministerio del Deporte
Roberto Paz
Roberto Paz
PROCESO
Roberto Paz
Aprobó: Roberto Paz Revisó: Roberto PazFecha: 08-02-2017 Vigente: Página: 1 de 1
Realizó: Abigail Tituaña Responsable: Roberto Paz Revisión: Rev. 00 Estatus: ActualCódigo: A.1.1.1.01
PROCESO: GESTIÓN ESTRATÉGICA ADMINISTRATIVA
SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA
PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN OPERATIVA ANUAL
VER FLUJO
249
CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE LA DIRECCIÓN DE
PLANIFICACIÓN
GESTION ESTRATEGICA ADMINISTRATIVA E INFORMATICA
ASESORIA TECNICA OBJETIVO
ASESORIA DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION
CONTROLES INTERNOS
Pedidos de adquisición
CONTROLES EXTERNOS
LIMITES
Inicio:
Fin:
Proveedor Entradas Responsable Actividad Salidas Cliente
Departamento Administrativo Pedidos de adquisición Receptar pedidos de adquisición
Verificar actividades en el POAAjustar el POA en el caso de
requerimiento
Elaborar la certificación de
actividades respaldadas en el POA
Certif icaciones de
actividades respaldadas
en el POA
Remitir la certificación a las unidades
Archivar las certificaciones
Personas Tecnología Infraestructura
Administrador Aplicaciones Informáticas
Denominación Objetivo de Calidad Formula de calculo Unidad de medida Frecuencia Meta
% de pedidos de adquisición. Medir la eficiencia en los
pedidos de adquisición.
% Anual 100%
Roberto Paz
Roberto Paz
Roberto Paz
(Número de pedidos de
adquisición / Número total de
certif icaciones archivadas ) x
100
INDICADORES DE GESTIÓN
RECURSOS
Roberto Paz
Remitir certif icaciones y ajustar el POA en caso de requerimiento insitucional.
Ministerio de Deportes
PROCESO
Roberto Paz
Roberto Paz
Pedidos de aquisición
Archivar las certif icaciones
Aprobó: Roberto Paz Revisó: Roberto PazFecha: 08-02-2017 Vigente: Página: 1 de 1
Realizó: Abigail Tituaña Responsable: Roberto Paz Revisión: Rev. 00 Estatus: ActualCódigo: A.1.1.1.02
PROCESO: GESTIÓN ESTRATÉGICA ADMINISTRATIVA
SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA
PROCEDIMIENTO: DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN
VER FLUJO
250
CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE LA LABORACIÓN
DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIÓN (PAC)
GESTION ESTRATEGICA ADMINISTRATIVA E INFORMATICA
ASESORIA TECNICA OBJETIVO
ASESORIA DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION
CONTROLES INTERNOS
Informe de PAC aprobado
CONTROLES EXTERNOS
LIMITES
Inicio:
Fin:
Proveedor Entradas Responsable Actividad Salidas Cliente
Departamento Administrativo Cuadro de adquisiciones Anexar cada item a adquirir
Realizar cuadro de adquisiciones según
formato USHAY
Pliegos USHAY
Elaboración de pliegos mediante USHAY
Personas Tecnología Infraestructura
Administrador Aplicaciones Informáticas
Denominación Objetivo de Calidad Formula de calculo Unidad de medida Frecuencia Meta
% de plan anual de contratación
aprobado
Medir la eficiencia en la
elaboración de informes
del PAC.
% Anual 100%
Realizar cuadro de adquisiciones de manera eficiente y eficaz.
Ministerio del Deporte
PROCESO
Administrador
RECURSOS
Anexar cada item
Elaboración de pliegos
Administrador
(Número de cuadro de
adquisicones / Número total de
informe de PAC aprobado ) x
100
INDICADORES DE GESTIÓN
Administrador
Aprobó: Roberto Paz Revisó: Roberto Paz Fecha: 08-02-2017 Vigente: Página: 1 de 1
Realizó: Abigail Tituaña Responsable: Roberto Paz Revisión: Rev. 00 Estatus: ActualCódigo: P.A.C.A1.1.1.03
PROCESO: GESTIÓN ESTRATEGICA ADMINISTRATIVA
SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA
PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIÓN
VER FLUJO
251
CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE LA AQUISICIÓN
POR COMPRAS PÚBLICAS
GESTION ESTRATEGICA ADMINISTRATIVA E INFORMATICA
ASESORIA TECNICA OBJETIVO
ASESORIA DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION
CONTROLES INTERNOS
Informe de adquisición de compras públicas
CONTROLES EXTERNOS
LIMITES
Inicio:
Fin:
Proveedor Entradas Responsable Actividad Salidas Cliente
PAC Procesos de aquisicón Subir PAC
Subir Pliegos
Registrar procesos de adquisición
Ejecución de procesos de adquisición
de infinita cuantía,subasta inversa y
obras de menor cuantía.
Adquisición de Compras
Públicas
Personas Tecnología Infraestructura
Administrador Aplicaciones Informáticas
Denominación Objetivo de Calidad Formula de calculo Unidad de medida Frecuencia Meta
% de adquisición de compras
públicas.
Medir la eficiencia el
proceso de compras
públicas.
% Anual 100%
Realizar procesos de aquisición de compras públicas para un mejor
desempeño organizacional.
Ministerio de Deportes
PROCESO
Roberto Paz
RECURSOS
Subir PAC
Ejecución de Procesos
Roberto Paz
Roberto Paz
(Número de registros de
procesos de adquisicón /
Número total de ejecución de
procesos de adquisición.) x
100
INDICADORES DE GESTIÓN
Roberto Paz
Aprobó: Roberto Paz Revisó: Roberto Paz Fecha: 08-02-2017 Vigente: Página: 1 de 1
Realizó: Abigail Tituaña Responsable: Roberto Paz Revisión: Rev. 00 Estatus: ActualCódigo: I.A.C.P.1.1.1.04
PROCESO: GESTIÓN ESTRATÉGICA ADMINISTRATIVA
SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA
PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN POR COMPRAS PÚBLICAS
VER FLUJO
252
CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DEL SEGUIMIENTO
DE LA PLANIFICACIÓN
GESTION ESTRATEGICA ADMINISTRATIVA E INFORMATICA
ASESORIA TECNICA OBJETIVO
ASESORIA DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION
CONTROLES INTERNOS
Informe de seguimiento
CONTROLES EXTERNOS
LIMITES
Inicio:
Fin:
Proveedor Entradas Responsable Actividad Salidas Cliente
Administrador Seguimiento de la
planif icación
Recopilación de documentación
sustentatoria
Analizar las documentaciones
recibidas
Informe de Seguimiento
Definir puntos de control
Elaborar la matriz de evaluación,
anexos y justificativos e informe de
seguimiento
Aprobar informe de seguimiento con
el Directorio
Archivar informe aprobado
Personas Tecnología Infraestructura
Administrador Aplicaciones Informáticas
Denominación Objetivo de Calidad Formula de calculo Unidad de medida Frecuencia Meta
% de documentación sustentaria Medir la eficiencia en el
informe de seguimiento
% Mensual 100%
Roberto Paz
(Número de recopilación de
documentación sustentatoria/
Número total de informes de
seguimiento.) x 100
INDICADORES DE GESTIÓN
RECURSOS
Recopilación de documentación sustentatoria
Archivar informe aprobado
Roberto Paz
Roberto Paz
Roberto Paz
Realizar un seguimiento a la planif icación estratégica para un mejor manejo
administrativo.
Ministerio del Deporte
Roberto Paz
PROCESO
Roberto Paz
Aprobó: Roberto Paz Revisó: Roberto PazFecha: 08-02-2017 Vigente: Página: 1 de 1
Realizó: Abigail Tituaña Responsable: Roberto Paz Revisión: Rev. 00 Estatus: ActualCódigo: C.P.1.2.1.01
PROCESO: GESTIÓN DEL CONTROL ESTRATÉGICO
SUBPROCESO: CUMPLIMIENTO DE LA PLANIFICACIÓN
PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO DE LA PLANIFICACIÓN
VER FLUJO
253
CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE RECLUTAMIENTO
Y SELECCIÓN DEL PERSONAL
GESTION ESTRATEGICA ADMINISTRATIVA E INFORMATICA
ASESORIA TECNICA OBJETIVO
ASESORIA DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION
CONTROLES INTERNOS
Informe de recursos y vacantes disponibles
CONTROLES EXTERNOS
LIMITES
Inicio:
Fin:
Proveedor Entradas Responsable Actividad Salidas Cliente
Federación Vacante disponible Establecer la existencia de una
vacante y la necesidad de cubrirla.
Elaborar y revisar la orden de
requisición del personalRequerir al jefe del departamento
Contable un informe de recursos
Revisión de informe
Aprueba la contratación y fija el
posible sueldo de la vacante
Descripción de funciones y perfil de
las personas interesadas a ocupar la
vacante.
Contratación del nuevo
personal
Definición del tipo de reclutamiento a
usar: interno o externo
Publicación del anuncio en el
periódico o internet.
Pago del anuncio (en el caso de
publicación en el periódico)
Recepción de las hojas de vida de los
postulantes a ocupar la vacanteAnálisis minucioso de las hojas de
Preselección de posibles candidatos
a ocupar el cargo.
Entrevista a los preseleccionados.
Toma de pruebas de conocimiento y
psicológicas a los aspirantes.
Selección de los tres mejores
postulantes, en base a los resultados
obtenidos en las pruebas y la
entrevista.
Entrevista a los tres posibles
candidatos a ocupar la vacante
Selecciona al nuevo empleado de la
Federación y comunica al
departamento administrativo para que
inicie el procedimiento de
contratación
Personas Tecnología Infraestructura
Presidente Aplicaciones Informáticas
Talento Humano
Jefe del Departamento de Tesorería
Jefe del Departamento donde existe la vacante
Denominación Objetivo de Calidad Formula de calculo Unidad de medida Frecuencia Meta
% de vacantes disponibles Medir la eficiencia en el
informe de recursos.
% Eventual 100%
Jefe del Departamento donde
existe la vacante
Talento Humano
Talento Humano
Talento Humano
Jefe del Departamento de
Tesorería
Talento Humano
Talento Humano
(Número de vacantes
disponibles / Número total de
personal contratado) x 100
INDICADORES DE GESTIÓN
Presidente
Talento Humano
Talento Humano
Presidente
RECURSOS
Establecer la existencia de una vacante
Procedimiento de Contratación
Presidente
Presidente
Presidente
Contratar a personal nuevo , con el f in de cubrir la vacante disponible
Ministerio de Relaciones Laborales
Talento Humano
Talento Humano
PROCESO
Jefe del Departamento donde
existe la vacante
Aprobó: Pilar JucaRevisó: Pilar Juca
Fecha: 02-08-2017Vigente: Página: 1 de 1
Realizó: Abigail TituañaResponsable: Pilar Juca Revisión: Rev. 00 Estatus: Actual
Código: A.C.1.1.1.05
PROCESO: GESTIÓN DE CONTRATACIÓN
SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN PARA LA CONTRATACIÓN
PROCEDIMIENTO: RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DEL PERSONAL
VER FLUJO
254
CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE CONTRATACIÓN
GESTION ESTRATEGICA ADMINISTRATIVA E INFORMATICA
ASESORIA TECNICA OBJETIVO
ASESORIA DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION
CONTROLES INTERNOS
Contrato Firmado
CONTROLES EXTERNOS
LIMITES
Inicio:
Fin:
Proveedor Entradas Responsable Actividad Salidas Cliente
Federación Nuevo empleado Verificar la disponibilidad de la
persona contratada, es decir si está
dispuesto a ocupar el cargo.
Realizar una última entrevista antes
de la firma del contrato.
Solicitar los documentos necesarios
para la contratación del nuevo
empleado.
Verificación de la documentación.
Registro de datos del nuevo
empleado en el Sistema de
Administración Integral de trabajo y
empleo,
Realizar el aviso de entrada en el
Instituto Ecuatoriano de Seguridad
Social (IESS)
Revisión del contrato y del aviso de
entrada
Contacta al empleado para firmar el
contrato
Hace firmar el contrato de trabajo y
aviso de entrada al nuevo empleado
Entrega de copia del contrato y aviso
de entrada al nuevo empleado y
archivo de los mismos en su
expediente.
Personas Tecnología Infraestructura
Presidente Aplicaciones Informáticas
Talento Humano
Denominación Objetivo de Calidad Formula de calculo Unidad de medida Frecuencia Meta
% de contratos f irmados. Medir la eficiencia en
contratos f irmados.
% Eventual 100%
Firma de Contrato
Contratar de manera formal al nuevo empleado para cubrir la vacante
disponible.
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
Talento Humano
Talento Humano
PROCESO
Talento Humano
RECURSOS
Verif icar la disponibilidad de la persona contratada
Copia de Contrato
Talento Humano
Talento Humano
Talento Humano
(Número de vacantes
disponibles / Número total de
contratos f irmados) x 100
INDICADORES DE GESTIÓN
Talento Humano
Presidente
Talento Humano
Presidente
Aprobó: Pilar Juca Revisó: Pilar JucaFecha: 08-02-2017
Vigente: Página: 1 de 1
Realizó: Abigail Tituaña Responsable: Pilar Juca Revisión: Rev. 00 Estatus: ActualCódigo: A.C.2.1.1.01
PROCESO: GESTIÓN DE CONTRATACIÓN
SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN PARA LA CONTRATACIÓN
PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN
VER FLUJO
255
CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE INDUCCIÓN AL
PERSONAL
GESTION ESTRATEGICA ADMINISTRATIVA E INFORMATICA
ASESORIA TECNICA OBJETIVO
ASESORIA DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION
CONTROLES INTERNOS
Contrato de Trabajo
CONTROLES EXTERNOS
LIMITES
Inicio:
Fin:
Proveedor Entradas Responsable Actividad Salidas Cliente
Departamento donde exista la
vacante
Cubrir la vacante
solicitada
Reunión con el nuevo integrante de la
federación para darle la bienvenida.
Presentación del nuevo trabajador
con todo el personal de la federación.
Conocimiento de
funciones
Llevarlo a conocer las instalaciones y
su oficina.
Entrega de una copia del reglamento
interno
Explicación a cerca de las
actividades que debe realizar, cuáles
son sus responsabilidades y los
resultados que se esperan conseguir
con su trabajo.
Entrega oficial de su lugar de trabajo
Personas Tecnología Infraestructura
Talento Humano Aplicaciones Informáticas
Jefe del Departamento donde existe la vacante
Denominación Objetivo de Calidad Formula de calculo Unidad de medida Frecuencia Meta
% de personal nuevo. Medir la eficiencia en el
contrato de trabajo
% Anual 100%
Presentar al nuevo empleado a todos los departamentos de la federación
Ministerio de Relaciones Laborales- Ministerio del Deporte
Talento Humano
PROCESO
Jefe del departamento donde
existe la vacante
RECURSOS
Presentación del nuevo empleado a la federación
Entrega oficial de su lugar de trabajo
Talento Humano
Talento Humano
Talento Humano
(Número de actividades
realizada / Número total de
actividades establecidad en el
contrato) x 100
INDICADORES DE GESTIÓN
Talento Humano
Aprobó: Pilar Juca Revisó: Pilar Juca Fecha: 08-02-2017 Vigente: Página: 1 de 1
Realizó: Abigail Tituaña Responsable: Pilar Juca Revisión: Rev. 00 Estatus: ActualCódigo: A.C.2.1.1.02
PROCESO: GESTIÓN DE CONTRATACIÓN
SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN PARA LA CONTRATACIÓN
PROCEDIMIENTO: INDUCCIÓN AL PERSONAL
VER FLUJO
256
CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE TERMINACIÓN DE
LA RELACIÓN LABORAL (RENUNCIA VOLUNTARIA)
GESTION ESTRATEGICA ADMINISTRATIVA E INFORMATICA
ASESORIA TECNICA OBJETIVO
ASESORIA DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION
CONTROLES INTERNOS
Presentación de informe de actividades realizadas en su período laboral
CONTROLES EXTERNOS
LIMITES
Inicio:
Fin:
Proveedor Entradas Responsable Actividad Salidas Cliente
Trabajador Carta de renuncia Presentar la carta de renuncia ante el
jefe inmediato
Dialogar a cerca de los motivos de la
renuncia.
Comunicar el acontecimiento al
Presidente .
Hablar con el trabajador y aceptar la
carta de renuncia
Da las pautas para que elabore y
presente el informe de actividades
dentro del período acordado con el
Presidente
Presentación del informe de
actividades ante su jefe inmediato
para que lo revise.
Comunica al departamento
Administrativo y Financiero la
renuncia del trabajador para liquidar
los haberes.
Informes de Actividades
realizadas por el
empleado en su período
de trabajo
Entrega el valor de la liquidación al
trabajador.
Registra la salida y la liquidación del
empleado en el Ministerio de Trabajo
Realiza el aviso de salida del
trabajador en el Instituto Ecuatoriano
de Seguridad Social (IESS)
Archiva la carta de renuncia en la
carpeta del ex trabajador, junto con
su informe, la liquidación y el aviso de
salida del IESS.
Personas Tecnología Infraestructura
Talento Humano Aplicaciones Informáticas
Trabajador
Denominación Objetivo de Calidad Formula de calculo Unidad de medida Frecuencia Meta
% de actividades realizadas en su
período
Medir la eficiencia en el
informe de actividades
realizada en su período.
% Anual 100%
Jefe del Departamento en el
que trabaja
Talento Humano
Talento Humano
Talento Humano
Talento Humano
(Número de actividades
realizadas / Número total del
informe de actividades) x 100
INDICADORES DE GESTIÓN
RECURSOS
Presentar carta de renuncia
Archivar carta de renuncia
Jefe del Departamento en el
que trabaja
Presidente
Talento Humano
Terminar la relación laboral con el empleado
Ministerio de Relaciones Laborales
Trabajador
Talento Humano
PROCESO
Trabajador
Aprobó: Pilar JucaRevisó: Pilar Juca Fecha: 08-02-2017 Vigente: Página: 1 de 1
Realizó: Abigail Tituaña Responsable: Pilar JucaRevisión: Rev. 00 Estatus: Actual
Código: T.R.L.V.B.2.2.2.1
PROCESO: GESTIÓN DE TERMINACIÓN LABORAL
SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN DE TERMINACIÓN LABORAL
PROCEDIMIENTO: TERMINACIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL (RENUNCIA VOLUNTARIA)
VER FLUJO
257
CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE TERMINACIÓN DE
LA RELACIÓN LABORAL VISTO BUENO EMPLEADOR
GESTION ESTRATEGICA ADMINISTRATIVA E INFORMATICA
ASESORIA TECNICA OBJETIVO
ASESORIA DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION
CONTROLES INTERNOS
Presentación de informe de actividades realizadas en su período laboral
CONTROLES EXTERNOS
LIMITES
Inicio:
Fin:
Proveedor Entradas Responsable Actividad Salidas Cliente
Empleados Visto bueno empleador Notifica la conducta del trabajador
ante el jefe del departamento
Administrativo.
Verificar la existencia de una de las
causales citadas en el art. 172 del
código de trabajo.
Notificar al Presidente. Aviso de Salidad el
empleado
Da la orden para solicitar el visto
bueno.
Prepara la documentación
respectiva. (Solicitud de visto bueno,
copia del nombramiento del
representante legal, cedula de
identidad, ruc, certificado de
cumplimiento de obligaciones del
IESS, croquis de la dirección del
lugar de notificación, copia del
contrato de trabajo legalizado)
Ingresa la documentación en el
Ministerio de Trabajo.
Califica el visto bueno
Notifica al trabajador y le concede
dos días para que conteste.
Señala día y hora en el lugar de
trabajo para realizar la investigación y
receptar pruebas en caso de
haberlas.
Dicta la resolución y notifica al
casillero judicial.
Se comunica la resolución del
inspector al Presidente y se solicita
la presentación del informe de
actividades al trabajador
Presentación del informe de
actividades ante su jefe inmediato y
el jefe del departamento
Administrativo
Pone en conocimiento del hecho al
departamento Administrativo
Financiero para que realice la
liquidación.
Realiza la liquidación de haberes al
trabajador.
Registra la salida y la liquidación del
empleado en el Ministerio de Trabajo.
Realiza el aviso de salida del
trabajador en el Instituto Ecuatoriano
de Seguridad Social (IESS)
Personas Tecnología Infraestructura
Inspector de Trabajo Aplicaciones Informáticas
Presidente
Talento Humano
Trabajador
Denominación Objetivo de Calidad Formula de calculo Unidad de medida Frecuencia Meta
% de actividades realizadas. Medir la eficiencia en la
elaboración de informe
de actividades
realizadas.
% Eventual 100%
Talento Humano
Ejecutar la f inalización del contrato por visto bueno.
Ministerio de Relaciones Laborales
Talento Humano
Inspector de Trabajo
PROCESO
Jefe del Departamento en el que
trabaja
RECURSOS
Talento Humano
Trabajador
Talento Humano
Talento Humano
Notif ica conducta del trabajador
Realizar el aviso de salida
Talento Humano
Presidente
Talento Humano
(Número de actividades
realizadas / Número total
activididades requeridas en el
contrato ) x 100
INDICADORES DE GESTIÓN
Talento Humano
Inspector de Trabajo
Inspector de Trabajo
Inspector de Trabajo
Talento Humano
Aprobó: Pilar JucaRevisó: Pilar Juca Fecha: 08-02-2017 Vigente: Página: 1 de 1
Realizó: Abigail Tituaña Responsable: Pilar JucaRevisión: Rev. 00 Estatus: Actual
Código: T.R.L.V.B.2.2.2.2
PROCESO: GESTIÓN DE TERMINACIÓN LABORAL
SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN DE TERMINACIÓN LABORAL
PROCEDIMIENTO: TERMINACIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL ( VISTO BUENO EMPLEADOR )
VER FLUJO
258
CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE TERMINACIÓN DE
LA RELACIÓN LABORAL VISTO BUENO TRABAJADOR
GESTION ESTRATEGICA ADMINISTRATIVA E INFORMATICA
ASESORIA TECNICA OBJETIVO
ASESORIA DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION
CONTROLES INTERNOS
Informe de cumplimiento e irregularidades
CONTROLES EXTERNOS
LIMITES
Inicio:
Fin:
Proveedor Entradas Responsable Actividad Salidas Cliente
Departamento de Talento Humano Existencia de causales Verif icar la existencia de una de las
causales citadas en el art. 173 del código
de trabajo.
Ministerio de Relaciones Laborales. Preparar la respectiva documentación.
(Solicitud de visto bueno, copia de cedula
de ciudadanía, hoja de vida del trabajador,
y croquis de la dirección de notif icación al
empleador.
Ingresar la documentación en las oficinas
del Ministerio de Trabajo Recibe la solicitud
Notif ica al interesado dentro de
veinticuatro horas y le concede dos días
para que conteste.
Con o sin la contestación, se realiza la
investigación y se dicta resolución dentro
del tercer día.
Comunica la resolución del inspector de
trabajo al Jefe del departamento
Administrativo
Informe de: Actividades
ante su jefe inmediato
Ministerio de
Relaciones Laborales
Solicita la elaboración del informe de
actividades.
Presentación del informe de actividades
ante su jefe inmediato y el jefe del
departamento Administrativo
Pone en conocimiento del hecho al
departamento Administrativo - Financiero
Realiza la liquidación de haberes al
trabajador.
Registra la salida y la liquidación del
empleado en el Ministerio de Trabajo.
Realiza el aviso de salida del trabajador en
el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
( IESS)
Personas Tecnología Infraestructura
Inspector de Trabajo Aplicaciones Informáticas
Presidente
Talento Humano
Trabajador
Denominación Objetivo de Calidad Formula de calculo Unidad de medida Frecuencia Meta
% de existencia de causales. Medir la eficiencia en el
informe de cumplimiento
e irregularidades
% Eventual 100%
Trabajador
Presidente
Talento Humano
Trabajador
Talento Humano
Talento Humano
(Número de causales
existentes / Número total de
liquidación del empleado) x 100
INDICADORES DE GESTIÓN
Talento Humano
RECURSOS
Verif icar la existencia de una de las causales
Realizar el aviso de salida
Trabajador
Inspecor de Trabajo
Inspecor de Trabajo
Realizar la liquidación de haber al trabajador en caso de haber incumplido con
la ley.
Ministerio de Relaciones Laborales
Inspecor de Trabajo
Talento Humano
PROCESO
Trabajador
Aprobó: Pilar Juca Revisó: Pilar Juca Fecha: 02-08-2017 Vigente: Página: 1 de 1
Realizó: Abigail Tituaña Responsable: Pilar Juca Revisión: Rev. 00 Estatus: ActualCódigo: T.R.L.V.B.T.2.2.2.
PROCESO: GESTIÓN DE TERMINACIÓN LABORAL
SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN DE TERMINACIÓN LABORAL
PROCEDIMIENTO: TERMINACIÓN DE RELACIÓN LABORAL (VISTO BUENO TRABAJADOR)
VER FLUJO
259
CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE TERMINACIÓN DE
LA RELACIÓN LABORAL FINALIZACIÓN DEL CONTRATO
GESTION ESTRATEGICA ADMINISTRATIVA E INFORMATICA
ASESORIA TECNICA OBJETIVO
ASESORIA DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION
CONTROLES INTERNOS
Informe de actividades
CONTROLES EXTERNOS
LIMITES
Inicio:
Fin:
Proveedor Entradas Responsable Actividad Salidas Cliente
Departamento de Talento Humano Comunicar que se
f inalizará el contrato
Comunicar al Jefe del departamento de
Talento Humano que su contrato culminará
en treinta días
Dar a conocer al Presidente que el
contrato está por vencer.
Dialoga con el trabajador y da paso para
continuar con el proceso de culminación
de la relación laboral
Programa la entrega del informe de
actividades
Contrato f inalizado
Entrega el informe de actividades a su
Jefe inmediato y al Jefe del departamento
Administrativo.
Presentación de informe
de actividades
Informa al departamento Administrativo –
Financiero para que prepare la liquidación.
Realiza la liquidación de haberes al
trabajador y entregar.
Ministerio de
Relaciones Laborales
Registra la salida y la liquidación del
empleado en el Ministerio de Relaciones
Laborales
Realiza el aviso de salida del trabajador en
el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
(IESS)
Personas Tecnología Infraestructura
Presidente Aplicaciones Informáticas
Talento Humano
Trabajador
Denominación Objetivo de Calidad Formula de calculo Unidad de medida Frecuencia Meta
% de actividades realizadas Medir la eficiencia en el
informe de actividades
% Eventual 100%
Talento Humano
Talento Humano
Talento Humano
Talento Humano
(Número de actividades
realizadas / Número total de
actividades presentadas en el
informe) x 100
INDICADORES DE GESTIÓN
RECURSOS
Comunicar al jefe del departamento de talento humano que su
contrato culminará
Registro de aviso de salida
Presidente
Planif icador Informático
Talento Humano
Avisar oportunamente que el contrato f inalizará en un término de treinta días.
Ministerio de Relaciones Laborales - IESS
Trabajador
PROCESO
Trabajador
Aprobó: Pilar Juca Revisó: Pilar Juca Fecha: 08-02-2017 Vigente: Página: 1 de 1
Realizó: Abigail Tituaña Responsable: Pilar Juca Revisión: Rev. 00 Estatus: ActualCódigo: F.C.2.2.2.4
PROCESO: GESTIÓN DE TERMINACIÓN LABORAL
SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN DE TERMINACIÓN LABORAL
PROCEDIMIENTO: TERMINACIÓN DE LA RELACIÓN FORMAL (TERMINACIÓN DEL CONTRATO)
VER FLUJO
260
CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE ELABORACIÓN
DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN
GESTION ESTRATEGICA ADMINISTRATIVA E INFORMATICA
ASESORIA TECNICA OBJETIVO
ASESORIA DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION
CONTROLES INTERNOS
Informe de falta de capacitación al personal
CONTROLES EXTERNOS
LIMITES
Inicio:
Fin:
Proveedor Entradas Responsable Actividad Salidas Cliente
Departamento de Talento Humano Necesidad de capacitar Determinar la necesidad de capacitar al
personal
Diagnóstico de la necesidad de capacitar a
los trabajadores.
Establecer el objetivo del curso de
capacitación
Pedir la respectiva autorización para poder
desarrollar la capacitación al Presidente
Análisis de la disponibilidad de recursos
económicos para la capacitación
Aprobación del curso de capacitación
Cotización de al menos tres empresas que
brinden servicios de capacitación
Informe: Constancia de
falta de capacitación
Decidir el proveedor que habrá de
capacitar al personal
Hablar con el proveedor para acordar
cómo se llevará a cabo la capacitación, es
decir precio y forma de pago, tiempo de
duración, materiales, etc.
Análisis del curriculum de los instructores
del curso.
Comunicación al personal que participará
de la capacitación, mediante correo
electrónico.
Personas Tecnología Infraestructura
Talento Humano Aplicaciones Informáticas
Contador
Denominación Objetivo de Calidad Formula de calculo Unidad de medida Frecuencia Meta
% de inexistencia de capacitación Medir la eficiencia en
adquirir nuevos
conocimientos en la
capacitación.
% Semestral 100%
Talento Humano
Contador
Talento Humano
Talento Humano
Talento Humano
(Número de personal a
capacitar / Número total de
personal que asistió a la
capacitación x 100 )
INDICADORES DE GESTIÓN
RECURSOS
Determinar la necesidad
Comunicar al personal que va a participar en la capacitación
Talento Humano
Talento Humano
Talento Humano
Apoyar al personal a que adquiera nuevos conocimientos dentro de la
organización.
Ministerio de Deportes
Talento Humano
Talento Humano
PROCESO
Talento Humano
Aprobó: Pilar Juca Revisó: Pilar Juca Fecha: 08-02-2017 Vigente: Página: 1 de 1
Realizó: Abigail Tituaña Responsable: Pilar Juca Revisión: Rev. 00 Estatus: ActualCódigo: E.P.C.2.3.1.1
PROCESO: GESTIÓN DE CAPACITACIÓN
SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN
PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN
VER FLUJO
261
CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE EJECUCIÓN DEL
PROGRAMA DE CAPACITACIÓN
GESTION ESTRATEGICA ADMINISTRATIVA E INFORMATICA
ASESORIA TECNICA OBJETIVO
ASESORIA DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION
CONTROLES INTERNOS
Informe del curso recibido
CONTROLES EXTERNOS
LIMITES
Inicio:
Fin:
Proveedor Entradas Responsable Actividad Salidas Cliente
Capacitador Necesidad de
capacitación
Iniciar la capacitación por parte del
capacitador
Departamento de Talento Humano Realizar un control minucioso de
asistencia del personal
Al f inalizar el curso, se realizará una
encuesta de satisfacción de la
capacitación a todos los participantes.
Empresa capacitadora
Entrega de certif icado de capacitación por
parte del proveedor
Informe del curso recibido
por parte del empleados y
empleadores
Analizar en conjunto tanto empleados
como empleadores la calidad del curso
recibido , siendo esta de manera positiva
volver a contrar siendo lo opuesto buscar
un mejor proveedor
Cancelación de la factura de acuerdo al
convenio establecido por las partes.
Personas Tecnología Infraestructura
Talento Humano Aplicaciones Informáticas
Contador
Capacitador
Denominación Objetivo de Calidad Formula de calculo Unidad de medida Frecuencia Meta
% de asistencias del personal Medir la eficacia y
eficiencie del curso en el
informe realizado.
% Semestral 100%
Incentivar al personal a estar mejor preparados en su vida tanto personal
como profesional.
Ministerio de Deportes
Empleador/ Empleados
PROCESO
Capacitador
RECURSOS
Iniciar la capacitación
Cancelación de la factura
Talento Humano
Capacitador
Capacitador
(Número de actividades
previstas revisar en el curso/
Número total de actividades
recibidas en el curso) x 100
INDICADORES DE GESTIÓN
Contador
Aprobó: Pilar Juca Revisó: Pilar Juca Fecha: 08-02-2017 Vigente: Página: 1 de 1
Realizó: Abigail Tituaña Responsable: Pilar Juca Revisión: Rev. 00 Estatus: ActualCódigo: E.P.C.2.3.1.2
PROCESO: GESTIÓN DE CAPACITACIÓN
SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN
PROCEDIMIENTO: EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN
VER FLUJO
262
CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE REGISTRO,
CONTROL DE DOCUMENTOS
GESTION ESTRATEGICA ADMINISTRATIVA E INFORMATICA
ASESORIA TECNICA OBJETIVO
ASESORIA DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION
CONTROLES INTERNOS
Informe de documentaciones
CONTROLES EXTERNOS
LIMITES
Inicio:
Fin:
Proveedor Entradas Responsable Actividad Salidas Cliente
Administrador Documentación Receptar Documentación
Clasif icar la Documentación Documentación correcta
para las distintas áreas
Distribución de la Documentación
Archivar la Documentación
Personas Tecnología Infraestructura
Administrador Aplicaciones Informáticas
Denominación Objetivo de Calidad Formula de calculo Unidad de medida Frecuencia Meta
% de documentación recibida Medir la eficiencia en la
correcta distribución de
documentos
% Diario 100%
Administrador
(Número de documentos
recibidos / Número total de
documentos distribuidos x 100
INDICADORES DE GESTIÓN
RECURSOS
Receptar documentación
Archivar documentación
Administrador
Administrador
Receptar documentación correcta para una correcta distribución dentro de la
organización
Ministerio del Deporte
PROCESO
Administrador
Aprobó: Roberto Paz Revisó: Roberto Paz Fecha: 02-08-2017 Vigente: Página: 1 de 1
Realizó: Abigail Tituaña Responsable: Roberto Paz Revisión: Rev. 00 Estatus: ActualCódigo: D.C.I.3.1.1.01
PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA
SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO: REGISTRO, CONTROL DE DOCUMENTOS
VER FLUJO
263
CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MEJORADOS DE CONTROL DEL
HORARIO DE TRABAJO
GESTION ESTRATEGICA ADMINISTRATIVA E INFORMATICA
ASESORIA TECNICA OBJETIVO
ASESORIA DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION
CONTROLES INTERNOS
Informe de cumplimiento de jornada laboral
CONTROLES EXTERNOS
LIMITES
Inicio:
Fin:
Proveedor Entradas Responsable Actividad Salidas Cliente
Departamento de Talento Humano Horario de Trabajo Dar a conocer al empleado, su horario de
trabajo.
Registrar en el sistema la huella del
trabajador.
Enseñarle al empleado a usar el lector de
huellas digitales.
Registrar día a día su horario de entrada y
salida.
Revisar que los trabajadores cumplan con
su jornada de trabajo.
En caso de existir atrasos o faltas, revisar
que los certif icados médicos cumplan con
las políticas de la empresa.
Archivar los certif icados como constancia
de la falta justif icada.
Informes de: Asistencia
laboral
Emitir el informe de asistencia al f inal de
cada mes y entregarlo al departamento
Administrativo y Financiero para que en
base a este se calcule el rol de pagos.
Personas Tecnología Infraestructura
Talento Humano Aplicaciones Informáticas
Trabajador
Denominación Objetivo de Calidad Formula de calculo Unidad de medida Frecuencia Meta
% de huellas registradas de los
empleados
Medir la eficiencia en el
horario de trabajo de los
empleados.
% Mensual 100%
Talento Humano
Talento Humano
Talento Humano
(Número de huellas
registradas en el lector /
Número total de huellas
existentes ) x 100
INDICADORES DE GESTIÓN
RECURSOS
Dar a conocer el empleado, su horario de trabajo
Informe de asistencia al f inal de cada mes
Talento Humano
Trabajador
Talento Humano
Dar a conocer al empleado su horario de trabajo para que de esta manera
ayude a la organización a ser eficiente y eficaz en sus servicios.
Ministerio de Deportes
Talento Humano
PROCESO
Talento Humano
Aprobó: Pilar Juca Revisó: Pilar Juca Fecha: 08-02-2017 Vigente: Página: 1 de 1
Realizó: Abigail Tituaña Responsable: Pilar Juca Revisión: Rev. 00 Estatus: ActualCódigo: C.H.T.3.1.1.02
PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA
SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO: CONTROL DEL HORARIO DE TRABAJO
VER FLUJO
264
3.3.4. Diagrama de flujos de los procesos mejorados.
La culminación satisfactoria del mejoramiento de procesos del Departamento
Administrativo y Financiero, se cimenta en la representación gráfica de la secuencia de
las actividades que tiene cada uno de los procesos, sub proceso y procedimientos y que
se realizan para obtener los resultados es importante citar que los resultados puede ser
un producto, un servicio, o bien una combinación de ambos.
La flujo diagramación de los procesos, sub procesos y procedimientos propuestos
cumplen las características más elementales e importantes que ayudan a comprender la
naturaleza de la herramienta.
Capacidad de Comunicación.- con la puesta en común de conocimientos
individuales sobre los proceso, sub procesos y procedimientos y facilita la
mejor comprensión global de los mismos.
Claridad.- Proporciona la información sobre los procesos, sub procesos y
procedimientos de forma clara, ordenada y concisa.
265
DEPARTAMENTO FINANCIERO
Figura 66 Representación gráfica del procedimiento elaboración del presupuesto
266
Figura 67 Representación gráfica del procedimiento emisión de directrices financieras
267
Figura 68 Representación gráfica del procedimiento control estratégico
268
Figura 69 Representación gráfica del procedimiento registro de transacciones
269
Figura 70 Representación gráfica del procedimiento elaboración de conciliaciones
bancarias
270
Figura 71 Representación gráfica del procedimiento control y análisis del manejo de
inventarios suministros
271
Figura 72 Representación gráfica del procedimiento control y análisis de los
procedimientos de nómina
272
Figura 73 Representación gráfica del procedimiento control y análisis de los
procedimientos de pago a proveedores
273
Figura 74 Representación gráfica del procedimiento control y análisis del control
documentario de clientes
274
Figura 75 Representación gráfica del procedimiento cierre de fin de mes
275
Figura 76 Representación gráfica del procedimiento control y análisis tributario
276
Figura 77 Representación gráfica del procedimiento emisión y presentación de estados
financieros
277
Figura 78 Representación gráfica del procedimiento ingreso de depósitos efectuados por
los usuarios
278
Figura 79 Representación gráfica del procedimiento revisión de saldos de cuentas por
cobrar
279
Figura 80 Representación gráfica del procedimiento reporte de saldos de cuentas
bancarias
280
Figura 81 Representación gráfica del procedimiento registro de las facturas recibidas de
proveedores de servicios
281
Figura 82 Representación gráfica del procedimiento recepción de facturas de
proveedores para pago
282
Figura 83 Representación gráfica del procedimiento emisión de cheques y transferencias
bancarias
283
Figura 84 Representación gráfica del procedimiento resguardo de los comprobantes de
pago
284
Figura 85 Representación gráfica del procedimiento análisis financiero y de gestión de
informes
285
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
Figura 86 Representación gráfica del procedimiento elaboración de la planificación
operativa anual (poa)
286
Figura 87 Representación gráfica del procedimiento dirección de planificación
287
Figura 88 Representación gráfica del procedimiento elaboración del plan anual de
contratación (pac)
288
Figura 89 Representación gráfica del procedimiento adquisición por compras públicas
289
Figura 90 Representación gráfica del procedimiento seguimiento de la planificación
290
Figura 91 Representación gráfica del procedimiento reclutamiento y selección del
personal
291
Figura 92 Representación gráfica del procedimiento contratación
292
Figura 93 Representación gráfica del procedimiento inducción al personal
293
Figura 94 Representación gráfica del procedimiento renuncia voluntaria
294
Figura 95 Representación gráfica del procedimiento visto bueno empleador
295
Figura 96 Representación gráfica del procedimiento visto bueno del trabajador
296
Figura 97 Representación gráfica del procedimiento finalización del contrato
297
Figura 98 Representación gráfica del procedimiento elaboración del programa de
capacitación
298
Figura 99 Representación gráfica del procedimiento ejecución del programa de
capacitación
299
Figura 100 Representación gráfica del procedimiento registro, control de documentos
300
Figura 101 Representación gráfica del procedimiento control del horario de trabajo
301
3.3.5. Informe de procesos mejorados
En base a lo evaluado se ha mejorado las actividades de los procedimientos
administrativos y financieros, uniendo actividades para evitar tiempos innecesarios,
también se ha mejorado los tiempos de cada una de las actividades de ambos
departamentos para evitar tiempos muertos o innecesarios, para un eficaz y eficiente
desempeño. A su vez en vista que en el departamento financiero no hay talento humano
se ha propuesto también los procedimientos del mismo.
Para lo cual en la siguiente tabla se podrá hacer una breve comparación de lo actual con
lo que se propone mejorar, para un mejor entendimiento y comprensión.
302
PROCESOS MEJORADOS FINANCIEROS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD ACTUAL FRECUENCIA
EN MINUTOS
ACTUAL
ACTIVIDAD ACTUAL FRECUENCIA
EN MINUTOS
MEJORADO
Elaboración del
Presupuesto
Receptar disposición de realizar el
presupuesto
30 Solicitar y receptar información a
las diferentes áreas ( contabilidad y
tesorería)
2880
Solicitar información a las diferentes
áreas (contabilidad y tesorería)
4320 Elaborar el POA y enviarla al
Ministerio de Deportes
1560
Receptar la información solicitada 4320 Receptar observaciones 2880
Analizar y clasificar la información
recibida
360 Corregir el POA conforme
observaciones del Ministerio de
Deportes
180
Elaborar el POA 360 Obtener la aprobación por parte del
Ministerio de Deportes y notificar al
Directorio
100
Enviar al Ministerio de Deportes 180
Esperar la aprobación o cambios por
parte del Ministerio de Deportes
4320
Receptar observaciones 360
Elaborar el POA corregido 360
Obtener la aprobación por parte del
Ministerio de Deportes
60
Notificar POA aprobado al Directorio 1440
303
Emisión de Directrices
Financieras
Emitir disposiciones presupuestarias y
contables a las unidades administrativas
y financieras
360 Emitir disposiciones
presupuestarias y contables a las
unidades administrativas y
financieras
240
Archivar informes 360 Archivar informes 15
Control Estratégico Solicitar a las unidades de negocio los
controles que manejan
1440 Solicitar a las unidades de tesorería
y contabilidad el informe de
ejecución del presupuesto
120
Evaluar los controles que se aplican 4320 Elaborar el informe general de
ejecución del presupuesto
1440
Emitir el informe con sugerencias de
cambio a los controles que deben
efectuar.
4320 Remitir el informe al Directorio y
unidades involucradas
60
Divulgar el informe a las unidades
involucradas
1440 Archivar informes 15
Archivar informes 1440
Emitir disposiciones y elaborar el
informe financiero
1440
Elaborar, despachar y archivar
comunicaciones
1440
304
Registro de Transacciones Entregar a tesorería la liquidación de
caja chica y de viaje
60 Entregar a tesorería la liquidación
de caja chica y de viaje físicas
15
Archivar los respaldos ya cancelados 5 Archivar los respaldos de las
liquidaciones
15
Archivar los diarios contables
debidamente respaldados en las carpetas
secuenciales.
360
Elaboración de
conciliaciones bancarias
Archivar el informe de conciliación 60 Archivar el informe de conciliación 15
Control y análisis del
manejo de inventarios
suministros
Archivar los informes emitidos 60 Archivar los informes emitidos 15
Cierre de fin de mes Registrar las actas de finiquito de
empleados
360 Registrar las actas de finiquito de
empleados
180
Control y análisis
tributario
Extraer del sistema el archivo resumen
de compras y retenciones, resumen de
facturación, resumen de IR, los mayores
de las cuentas contables de impuestos
360 Extraer del sistema el archivo
resumen de compras y retenciones,
resumen de facturación, resumen de
IR, los mayores de las cuentas
contables de impuestos
120
Comparar los saldos de cuentas
contables con los saldos del anexo de
declaración
360 Comparar los saldos de cuentas
contables con los saldos del anexo
de declaración
120
305
Analizar y corregir las diferencias
encontradas
360 Analizar y corregir las diferencias
encontradas
180
Generar el archivo XML de declaración
de impuestos de IVA
1440 Generar el archivo XML de
declaración de impuestos de IVA
60
Generar el anexo transaccional DIMM
ANEXOS SRI
60 Generar el anexo transaccional
DIMM ANEXOS SRI y talón
resumen
60
Generar el talón resumen del sistema
DIMM ANEXOS
60
Revisión de saldos de
cuentas por cobrar
Emitir el informe de saldos de cuentas
por cobrar conjuntamente con
ofrecimientos de pago
180 Revisar cuentas por cobrar de todos
los clientes
40
Elaborar el informe de saldos de
cuentas por cobrar conjuntamente
con ofrecimientos de pago
60
Divulgar el informe al Presidente
para la aprobación
30
Archivar informe 15
Reporte de Saldos de
Cuentas Bancarias
Generar el reporte diario de saldos
bancarios a la administración
120 Generar el reporte diario de saldos
bancarios a la administración
20
306
Emisión de cheques y
transferencias bancarias
Receptar la cartera de proveedores para
pago desde el departamento de compras,
disponibilidad del efectivo,
liquidaciones de caja chica y de viaje
desde contabilidad
5 Recibir el certificado de actividades
respaldadas en el POA
5
Registrar las solicitudes de cheques en
el sistema de acuerdo a los reportes
emitidos
15 Receptar la cartera de proveedores
para pago desde el departamento de
compras, disponibilidad del
efectivo, liquidaciones de caja chica
y de viaje desde contabilidad
5
Solicitar la aprobación de las solicitudes
de cheques ingresados en el sistema
15 Registrar las solicitudes de cheques
en el sistema de acuerdo a los
reportes emitidos
15
Imprimir los cheques desde el sistema
aprobados en las solicitudes
15 Solicitar la aprobación de las
solicitudes de cheques ingresados
en el sistema
15
Entregar los cheques para revisión,
aprobación y firmas
15 Imprimir los cheques desde el
sistema aprobados en las solicitudes
y entregarlos
15
Receptar de las firmas autorizadas los
cheques firmados
15 Receptar de las firmas autorizadas
los cheques firmados
30
307
Entregar los cheques y comprobantes de
retención a los proveedores en el día
asignado
15 Entregar los cheques y
comprobantes de retención a los
proveedores en el día asignado
5
Entregar a custodia con un memo los
comprobantes de egreso de los cheques
entregados
15 Entregar a custodia con un memo
los comprobantes de egreso de los
cheques entregados
10
Archivar el memo con el recibí
conforme
15 Archivar el memo con el recibí
conforme
15
Resguardo de los
comprobantes de pago
Archivo de los comprobantes de egreso
de los pagos entregados a los
proveedores
15 Verificar el número de
comprobantes con el sistema
contable
30
Archivo de los comprobantes de
egreso de los pagos entregados a los
proveedores
15
Análisis Financiero y de
Gestión de Informes
Receptar notificaciones de ejecución de
procedimientos y actividades
30 Receptar notificaciones de
ejecución de procedimientos y
actividades
30
Analizar la razonabilidad y
aplicabilidad de la información
30 Analizar la razonabilidad y
aplicabilidad de la información
30
Elaborar pruebas e indicadores de
cumplimiento y viabilidad
30 Elaborar pruebas e indicadores de
cumplimiento y viabilidad
30
Elaborar informes de cumplimiento
financiero y de gestión
30 Elaborar informes de cumplimiento
financiero y de gestión y difundir al
Directorio
30
Difundir el informe al personal directivo 30
308
PROCESOS MEJORADOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENT
O ACTUAL ACTIVIDAD
FRECUENCI
A EN
MINUTOS
PROCEDIMIENT
O MEJORADO
ACTIVIDAD MEJORADA
FRECUENCI
A EN
MINUTOS
MEJORADO
Elaboración de la
Planificación
Operativa Anual
(POA)
Receptar disposición de realizar
el presupuesto institucional 30
Receptar disposición de realizar
el presupuesto institucional 30
Solicitar información a las
diferentes áreas administrativas 4320
Solicitar información a las
diferentes áreas administrativas 60
Receptar la información
solicitada 4320
Receptar la información
solicitada 2880
Analizar y clasificar la
información recibida 360
Analizar y clasificar la
información recibida 360
Elaborar el POA 360 Elaborar el POA 360
Enviar al Ministerio de
Deportes 180
Enviar al Ministerio de
Deportes 120
Esperar la aprobación o
cambios por parte del
Ministerio de Deportes
4320
Esperar la aprobación o
cambios por parte del
Ministerio de Deportes
4320
Receptar observaciones 360 Receptar observaciones 360
Elaborar el POA corregido 360 Elaborar el POA corregido 180
Obtener la aprobación por parte
del Ministerio de Deportes 60
Obtener la aprobación por parte
del Ministerio de Deportes 60
Notificar POA aprobado 1440 Notificar POA aprobado 1440
Dirección de
Planificación
Receptar pedidos de adquisición 20
Verificar actividades en el POA 60
Ajustar el POA en el caso de
requerimiento 25
Elaborar la certificación de
actividades respaldadas en el 120
309
POA
Remitir la certificación a las
unidades 10
Archivar las certificaciones 15
Reclutamiento y
selección del
personal
Establecer la existencia de una
vacante y la necesidad de
cubrirla.
15
Elaborar y revisar la orden de
requisición del personal 15
Requerir al jefe del
departamento Contable un
informe de recursos económicos
destinados para la vacante.
30
Revisión de informe 20
Aprueba la contratación y fija el
posible sueldo de la vacante 20
Descripción de funciones y
perfil de las personas
interesadas a ocupar la vacante.
60
Definición del tipo de
reclutamiento a usar: interno o
externo
30
Publicación del anuncio en el
periódico o internet. 30
Pago del anuncio (en el caso de
publicación en el periódico) 30
Recepción de las hojas de vida
de los postulantes a ocupar la
vacante
10
310
Análisis minucioso de las hojas
de vida de los aspirantes 30
Preselección de posibles
candidatos a ocupar el cargo. 60
Entrevista a los
preseleccionados. 180
Toma de pruebas de
conocimiento y psicológicas a
los aspirantes.
180
Selección de los tres mejores
postulantes, en base a los
resultados obtenidos en las
pruebas y la entrevista.
180
Entrevista a los tres posibles
candidatos a ocupar la vacante 90
Selecciona al nuevo empleado
de la Federación y comunica al
departamento administrativo
para que inicie el procedimiento
de contratación
60
Contratación
Verificar la disponibilidad de la
persona contratada, es decir si
está dispuesto a ocupar el cargo. 20
Realizar una última entrevista
antes de la firma del contrato. 20
Solicitar los documentos
necesarios para la contratación
del nuevo empleado.
10
Verificación de la
documentación. 20
311
Registro de datos del nuevo
empleado en el Sistema de
Administración Integral de
trabajo y empleo,
15
Realizar el aviso de entrada en
el Instituto Ecuatoriano de
Seguridad Social (IESS)
30
Revisión del contrato y del
aviso de entrada 20
Contacta al empleado para
firmar el contrato 15
Hace firmar el contrato de
trabajo y aviso de entrada al
nuevo empleado
5
Entrega de copia del contrato y
aviso de entrada al nuevo
empleado y archivo de los
mismos en su expediente.
5
Inducción al
Personal
Reunión con el nuevo integrante
de la federación para darle la
bienvenida.
60
Presentación del nuevo
trabajador con todo el personal
de la federación.
30
Llevarlo a conocer las
instalaciones y su oficina. 15
Entrega de una copia del
reglamento interno 5
312
Explicación a cerca de las
actividades que debe realizar,
cuáles son sus responsabilidades
y los resultados que se esperan
conseguir con su trabajo.
60
Entrega oficial de su lugar de
trabajo y el equipo necesario
para que cumpla con sus
funciones.
10
Terminación de la
relación laboral (
RENUNCIA
VOLUNTARIA)
Presentar la carta de renuncia
ante el jefe inmediato 5
Dialogar a cerca de los motivos
de la renuncia. 30
Comunicar el acontecimiento al
Presidente . 10
Hablar con el trabajador y
aceptar la carta de renuncia 15
Da las pautas para que elabore y
presente el informe de
actividades dentro del período
acordado con el Presidente
20
Presentación del informe de
actividades ante su jefe
inmediato para que lo revise.
15
Comunica al departamento
Administrativo y Financiero la
renuncia del trabajador para
liquidar los haberes.
30
Entrega el valor de la
liquidación al trabajador. 5
313
Registra la salida y la
liquidación del empleado en el
Ministerio de Trabajo
30
Realiza el aviso de salida del
trabajador en el Instituto
Ecuatoriano de Seguridad
Social (IESS)
30
Archiva la carta de renuncia en
la carpeta del ex trabajador,
junto con su informe, la
liquidación y el aviso de salida
del IESS.
5
Terminación de la
relación laboral (
VISTO BUENO
EMPLEADOR)
Notifica la conducta del
trabajador ante el jefe del
departamento Administrativo.
15
Verificar la existencia de una de
las causales citadas en el art.
172 del código de trabajo.
20
Notificar al Presidente. 10
Da la orden para solicitar el
visto bueno. 5
Prepara la documentación
respectiva. (Solicitud de visto
bueno, copia del nombramiento
del representante legal, cedula
de identidad, ruc, certificado de
cumplimiento de obligaciones
del IESS, croquis de la
dirección del lugar de
notificación, copia del contrato
de trabajo legalizado)
30
314
Ingresa la documentación en el
Ministerio de Trabajo. 30
Califica el visto bueno 20
Notifica al trabajador y le
concede dos días para que
conteste.
20
Señala día y hora en el lugar de
trabajo para realizar la
investigación y receptar pruebas
en caso de haberlas.
30
Dicta la resolución y notifica al
casillero judicial. 60
Se comunica la resolución del
inspector al Presidente y se
solicita la presentación del
informe de actividades al
trabajador
60
Presentación del informe de
actividades ante su jefe
inmediato y el jefe del
departamento Administrativo
30
Pone en conocimiento del hecho
al departamento Administrativo
Financiero para que realice la
liquidación.
30
Realiza la liquidación de
haberes al trabajador. 30
Registra la salida y la
liquidación del empleado en el
Ministerio de Trabajo.
30
315
Realiza el aviso de salida del
trabajador en el Instituto
Ecuatoriano de Seguridad
Social (IESS)
30
Terminación de la
relación laboral (
VISTO BUENO
TRABAJADOR)
Verificar la existencia de una de
las causales citadas en el art.
173 del código de trabajo.
20
Preparar la respectiva
documentación. (Solicitud de
visto bueno, copia de cedula de
ciudadanía, hoja de vida del
trabajador, y croquis de la
dirección de notificación al
empleador.
30
Ingresar la documentación en
las oficinas del Ministerio de
Trabajo
30
Recibe la solicitud 10
Notifica al interesado dentro de
veinticuatro horas y le concede
dos días para que conteste.
1440
Con o sin la contestación, se
realiza la investigación y se
dicta resolución dentro del
tercer día.
60
Comunica la resolución del
inspector de trabajo al Jefe del
departamento Administrativo
20
Solicita la elaboración del
informe de actividades. 30
316
Presentación del informe de
actividades ante su jefe
inmediato y el jefe del
departamento Administrativo
30
Pone en conocimiento del hecho
al departamento Administrativo
- Financiero para que realice la
liquidación.
20
Realiza la liquidación de
haberes al trabajador. 30
Registra la salida y la
liquidación del empleado en el
Ministerio de Trabajo.
30
Realiza el aviso de salida del
trabajador en el Instituto
Ecuatoriano de Seguridad
Social ( IESS)
30
Terminación de la
relación laboral
(FINALIZACIÓN
DEL CONTRATO )
Comunicar al Jefe del
departamento de Talento
Humano que su contrato
culminará en treinta días
30
Dar a conocer al Presidente que
el contrato está por vencer. 30
Dialoga con el trabajador y da
paso para continuar con el
proceso de culminación de la
relación laboral
20
Programa la entrega del informe
de actividades 60
317
Entrega el informe de
actividades a su Jefe inmediato
y al Jefe del departamento
Administrativo.
10
Informa al departamento
Administrativo – Financiero
para que prepare la liquidación.
20
Realiza la liquidación de
haberes al trabajador y entregar 30
Registra la salida y la
liquidación del empleado en el
Ministerio de Relaciones
Laborales
30
Realiza el aviso de salida del
trabajador en el Instituto
Ecuatoriano de Seguridad
Social (IESS)
30
Elaboración del
Programa de
Capacitación
Determinar la necesidad de
capacitar al personal 2400
Diagnóstico de la necesidad de
capacitar a los trabajadores. 480
Establecer el objetivo del curso
de capacitación 120
Pedir la respectiva autorización
para poder desarrollar la
capacitación al Presidente
45
Análisis de la disponibilidad de
recursos económicos para la
capacitación
20
Aprobación del curso de
capacitación 120
318
Cotización de al menos tres
empresas que brinden servicios
de capacitación
60
Decidir el proveedor que habrá
de capacitar al personal 60
Hablar con el proveedor para
acordar cómo se llevará a cabo
la capacitación, es decir precio y
forma de pago, tiempo de
duración, materiales, etc.
60
Análisis del curriculum de los
instructores del curso. 30
Comunicación al personal que
participará de la capacitación,
mediante correo electrónico.
10
Ejecución del
Programa de
capacitación
Iniciar la capacitación por parte
del capacitador 4800
Realizar un control minucioso
de asistencia del personal 11
Al finalizar el curso, se realizará
una encuesta de satisfacción de
la capacitación a todos los
participantes.
15
Entrega de certificado de
capacitación por parte del
proveedor
30
Analizar en conjunto tanto
empleados como empleadores la
calidad del curso recibido ,
siendo esta de manera positiva
volver a contra siendo lo
60
319
opuesto buscar un mejor
proveedor
Cancelación de la factura de
acuerdo al convenio establecido
por las partes.
5
Control del Horario
de Trabajo
Dar a conocer al empleado, su
horario de trabajo. 5
Registrar en el sistema la huella
del trabajador. 5
Enseñarle al empleado a usar el
lector de huellas digitales. 5
Registrar día a día su horario de
entrada y salida. 5
Revisar que los trabajadores
cumplan con su jornada de
trabajo.
10
En caso de existir atrasos o
faltas, revisar que los
certificados médicos cumplan
con las políticas de la empresa.
10
Archivar los certificados como
constancia de la falta
justificada.
5
Emitir el informe de asistencia
al final de cada mes y entregarlo
al departamento Administrativo
y Financiero para que en base a
este se calcule el rol de pagos.
60
320
3.3.6. Estructura Organizacional Mejorada.
Sobre la base de los resultados obtenidos, se presenta la propuesta de estructura
organizacional del Departamento Administrativo y Financiero, para llevar a la práctica y
ejecución los planes, programas y proyectos en consecución de los objetivos
estratégicos y departamentales y ejercerán influencia directa sobre las características y
estructura de la dirección.
Se enfatiza en que es función del Presidente determinar el tipo de organización
requerida, partiendo de la dirección hacia abajo, aunque las realidades actuales orientan
que se podrá partir de la base agrupando procesos por su naturaleza y creando el menor
número de niveles jerárquicos que asegurarán la efectividad de los responsables de la
integración, el logro de la visión y cumplimiento de la función básica de la unidad.
El propósito que tiene las gráficas de organización es permitir comprender las relaciones
organizacionales, donde se mostrarán cómo encaja el proceso o procesos entre los
demás, cada proceso representará un conjunto de actividades y que constituirán
procesos Gobernantes, Agregadores de Valor y Habilitantes de Soporte o de Apoyo, que
garantizarán la mejor aplicación de los recursos en razón de que todos tendrán el mismo
grado de importancia para la competitividad. Finalmente los resultados obtenidos en
éste punto será la delineación de la estructura organizacional como sigue:
321
Figura 102 Organigrama estructural propuesto para la federación de ligas barriales y parroquiales de quito
DIRECTORIO
PRESIDENTE
Secretaría
Ministerio del
Deporte
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO DE
TALENTO HUMANO
Reclutamiento
Selección y
contratación
Capacitación y
evaluación de
personal
DEPARTAMENTO
FINANCIERO
Tesorería
Contabilidad
Auditoria
Externa
322
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Después de haber evaluado y mejorado de los procesos administrativos y financieros
para la FEDERACIÓN DE LIGAS BARRIALES Y PARROQUIALES DE QUITO, se
obtuvo las siguientes conclusiones y recomendaciones.
Conclusiones
- La FEDERACIÓN DE LIGAS BARRIALES Y PARROQUIALES DE QUITO,
no cuenta con procedimientos administrativos – financieros definidos y
plasmados por escrito, lo que ocasiona inconvenientes al momento de desarrollar
las actividades, confusiones, duplicación de funciones, entre otros.
- No posee procedimientos establecidos lo que implica que no exista un control
eficiente de las actividades de la federación, así como tampoco un proceso de
evaluación constante, que permita un mejoramiento continuo y actualización de
los procedimientos oportunos.
- Inexistencia del departamento de talento humano, el mismo que es primordial
para un mejor funcionamiento de la organización.
- Los empleados de la FEDERACIÓN DE LIGAS BARRIALES Y
PARROQUIALES DE QUITO, tienen una gran capacidad de adaptación y
colaboración, la misma que es fundamental para aplicar de manera exitosa los
procesos administrativos – financieros propuestos.
323
Recomendaciones
- El presidente debe poner en práctica el mejoramiento de procesos
administrativos y financieros propuesto en el capítulo III del presente trabajo de
investigación, con el propósito de establecer y reconocer los diferentes
procedimientos a ser aplicados en el desarrollo de las actividades que se llevan a
cabo en la federación.
- El presidente debe proporcionar a sus empleados los recursos necesarios para
que puedan realizar sus actividades en base al mejoramiento propuesto, a fin de
optimizar el uso de los recursos disponibles.
- El jefe del departamento de talento humano debe aprovechar la predisposición
del personal para adoptar el mejoramiento administrativo y financiero
propuesto, motivándolos a involucrase con el mismo y dándoles confianza para
que se sientan libres de expresar sus opiniones y sugerencias.
324
BIBLIOGRAFÍA
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327
ANEXOS
328
ANEXOS
Anexo A Encuesta A Clientes
ENCUESTA REALIZADA A CLIENTES DE LA FEDERACIÓN DE LIGAS
BARRIALES Y PARROQUIALES DE QUITO
La presente encuesta tiene como finalidad determinar el grado de satisfacción de los
clientes de la Federación de Ligas Barriales y Parroquiales de Quito, para establecer los
elementos que fortalecen sus relaciones y potencializarlos, así como también mejorar en
los aspectos que requieran de mayor atención.
Por favor lea atentamente las preguntas y marque con una X su respuesta.
1. ¿Considera que la entrega de productos y servicios requeridos por la
federación hacia los proveedores son cumplidos?
Si ( )
No ( )
2. ¿Considera que los impuestos que establece el gobierno puede afectar al
ámbito deportivo?
Si ( )
No ( )
3. ¿La federación cuenta con convenios deportivos a nivel nacional?
Si ( )
No ( )
4. ¿Cree usted que los jóvenes invierten correctamente su tiempo libre?
Si ( )
No ( )
329
5. ¿La federación organiza campeonatos deportivos para la participación de
todos barrios?
Si ( )
No ( )
6. ¿Considera que los jóvenes ocupan su tiempo libre practicando algún
deporte?
Si ( )
No ( )
7. ¿La federación cuenta con ayuda por parte del Ministerio del Deporte?
Si ( )
No ( )
8. ¿Cree que el presupuesto que le designa el Ministerio del Deporte puede
reducirse por prioridades a otras instituciones?
Si ( )
No ( )
9. ¿Existen escuelas de futbol o de algún ámbito deportivo en su barrio?
Si ( )
No ( )
10. ¿Cree usted que existen escuelas deportivas que ofrecen precios más
competitivos en comparación con la federación?
Si ( )
No ( )
330
Anexo B Encuesta al Personal
ENCUESTA AL PERSONAL DE LA FEDERACIÓN DE LIGAS BARRIALES Y
PARROQUIALES DE QUITO
La siguiente encuesta tiene como objetivo definir el tipo de relación que existe entre el
personal de la federación, con el fin de mantenerla durante varios años.
Por favor lea atentamente las preguntas y marque con una X su respuesta.
1. Conoce la misión y visión de la organización
Si ( )
No ( )
2. ¿Los objetivos organizacionales son de su conocimiento?
Si ( )
No ( )
3. ¿Considera que su trabajo contribuye a alcanzar las metas planteadas por la
federación?
Si ( )
No ( )
4. ¿Tiene conocimiento de las políticas de la organización?
Totalmente ( )
Medianamente ( )
5. ¿Conoce usted que la federación cuenta con un manual de funciones?
Si ( )
No ( )
331
6. Los procesos que tiene la organización para cada departamento se encuentran
documentados.
Si ( )
No ( )
7. ¿Considera usted, que el organigrama estructural de la organización está bien
definido?
Si ( )
No ( )
8. ¿La organización posee procesos escritos de inducción para la contratación de
nuevo personal?
Si ( )
No ( )
9. ¿Cómo considera que es la distribución del espacio físico para realizar su
trabajo?
Apropiado ( )
Medianamente Apropiado ( )
napropiado ( )
10. ¿Considera que tiene un buen ambiente laboral?
Si ( )
No ( )
11. ¿La federación le proporciona cursos de capacitación?
Si ( )
No ( )
12. ¿Qué tipo de comunicación tiene con sus subordinados?
Excelente ( )
Buena ( )
Mala ( )
332
13. ¿De qué manera conoció a la organización?
Tv ( )
Radio ( )
Revistas ( )
Familiares y Amigos ( )
14. La organización cuenta con sistema para generar copia de la base de datos
Si ( )
No ( )
15. ¿Los procedimientos administrativos financieros de la federación son de
conocimiento del personal para una adecuada gestión de la empresa?
Si ( )
No ( )
16. ¿Considera usted que el horario de atención es el adecuado por parte de la
federación?
Muy De acuerdo ( )
De Acuerdo ( )
Desacuerdo ( )
17. ¿En qué nivel cree usted que los servicios (inscripciones, carnets, pases,
certificaciones) que ofrece la federación cubren satisfactoriamente sus
necesidades?
Alto ( )
Medio ( )
Bajo ( )
18. ¿Cómo calificaría la atención que recibe por parte de la federación?
Excelente ( )
Bueno ( )
Regular ( )
Malo ( )
333
19. ¿Cómo considera el tiempo de espera para la entrega del servicio?
Bueno ( )
Regular ( )
Malo ( )
20. ¿El comprobante de pago que le entrega la federación al adquirir el servicio es
electrónico?
Si ( )
No ( )