Es el procedimiento mediante
la cual se hace el traslado
controlado de los documentos.
También debe ser con un
conocimiento eficaz teniendo
en cuenta las fases de
archivos como: el archivo de
gestión, archivo central y
archivo histórico.
1. Aclarar un buen manejo de las TRD
2. Tener el conocimiento del proceso de un
documento
3. Garantizar por medio de los documentos la
transparencia de la información
4. Optimizar el aprovechamiento del espacio,
evitando la aglomeración de documentos
en las oficinas y descargándolas de
aquellos cuyo uso es poco frecuente.
5. Traspasar a un servicio especializado las
funciones de gestión, conservación, acceso
y consulta de los documentos.
1. Asegurar y facilitar el control afectivo y ordenado de la documentación.
2. Conservar la información útil, ya sea paran la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional.
3. Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.4. Evitar la producción y acumulación irracional de
documentos.5. Guardar precaucional o definitivamente la
documentación, en las mejores condiciones de conservación.
oEs el tiempo de permanencia de
la documentación en este
depende fundamentalmente del
trámite y de las normas internas
indicadas en las TRD , para luego
decidir su traslado al archivo
central.
oLas oficinas deberán transferir al
archivo central aquellas series y
subseries documentales que hayan
cumplido el tiempo de retención
señalado en la TRD
correspondiente.
oTodas las transferencias deben ir
acompañadas de un inventario en el
que se relacionan las series
documentales
oEste archivo central
son transferidos los
documentos de los
archivos de gestión
cuya consulta no e tan
frecuente, es decir es
decir cuando están en
su segundo ciclo de
vida.
oLa documentación
permanecerá en el
archivo central durante el
tiempo estipulado en las
TRD
o El archivo central
deberá facilitar la
consulta tanto a las
oficinas productoras
como al público en
general de acuerdo alas
normas que lo regulen.
oAl transferir el archivo histórico se debe
cotejar con el inventario para incorporarla
al fondo documental correspondiente,
señalándole la signatura topográfica.
oEsta documentación transferida al archivo
histórico es la que posee n valor
investigativo para la cultura o para la
ciencia
Tablas de retención documental
debidamente avaladas por el comité
de Archivo de cada entidad y
aprobadas por el consejo Directivo del
Archivo General de Nación, cuando
sea de caso.
Existencia en el comité de Archivo en
la entidad, el cual debe conformarse
según lo estipulado.
Toda entidad deberá arreglar la
documentación siguiendo estos pasos:
Limpieza de la documentación:
Estos son los elementos apropiados para
la limpieza en el área de trabajo
encontramos:
Gorra, Mascarilla, guantes y Overol
De los equipos están:
Brochas, aspiradoras, telas de algodón, y
bayetilla
En los materiales metálico encontramos los: Clips, Ganchos de cosedora y legajadores entre ortos, es de suma importancia extraerlos para así evitar deterioros de tipos físicos en la documentación.
Identificación por el material afectado por biodeterioro.
Revisión y foliación.Unidades de conservación y realmacenamiento
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