30/10/2014
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
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REVOCADA POR LA RESOLUCION 41 DE 2007
MODIFICADA POR LA RESOLUCION 197A DE 2003 173 DE 2003
TOMO II
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
PROCURADURIA DELEGADA
PARA EL MINISTERIO PUBLICO EN
ASUNTOS PENALES
FEBRERO DE 2001
ACTUALIZACION DEL MANUAL
INTRODUCCION
La Procuraduría General de la Nación es
un organismo con autonomía administrativa,
financiera y presupuestal en los términos
definidos por el Estatuto Orgánico del
Presupuesto Nacional, que ejerce sus
funciones bajo la suprema dirección del
Procurador General de la Nación, cuyo
desarrollo, calidad del servicio y
cumplimiento de las funciones que le han
asignado la Constitución Política y la ley,
dependen en buena parte de la ejecución de
los diferentes procedimientos que le
imprimen su dinámica diaria.
Por ello, los manuales de procedimientos
adquieren un gran valor práctico como guía
para la realización eficiente y eficaz del
trabajo por cada uno de los servidores
públicos de la Entidad.
Dentro de este marco de actuación,
estamos solicitando la máxima colaboración
y diligencia al personal en la observancia de
los procedimientos contenidos en el
presente Manual, en busca de un alto nivel
de desempeño institucional, facilitándose así
el logro de la excelencia en el servicio del
Ministerio Público.
El Viceprocurador General de la Nación,
Carlos Arturo Gómez Pavajeau.
OBJETIVOS DEL MANUAL
El presente Manual es un instructivo que
pretende los siguientes objetivos básicos:
• Orientar al personal en la ejecución de
los diferentes procedimientos, con el fin de
facilitar el trabajo y el logro de la calidad en
el mismo.
• Coadyuvar en la ejecución correcta y
oportuna de las labores encomendadas al
personal y propiciar la uniformidad en el
trabajo.
• Servir de medio de orientación al
personal nuevo, para facilitar su
incorporación al trabajo.
• Propiciar la eficiencia, la eficacia y el
control interno (autocontrol) de la Institución.
• Facilitar la orientación al usuario o
cliente.
Se trata de un material de consulta y
aplicación permanente por quienes tienen la
responsabilidad de dirigir, ejecutar y
controlar los procedimientos respectivos.
DESTINATARIOS
El presente Manual de Procedimientos
está dirigido a los integrantes de la Oficina
de Control Interno, y a los empleados que de
alguna manera tengan participación o
vinculación con dicho instrumento
administrativo.
MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL
El Manual debe ser objeto de
manipulación cuidadosa con el fin de
garantizar el buen estado de las hojas y de
la totalidad del instructivo.
ACTUALIZACION DEL MANUAL
Las modificaciones, sustituciones o
adiciones al Manual de Procedimientos se
efectuarán a través de la Oficina de
Planeación, siguiendo las instrucciones y
metodología de mejoramiento continuo
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establecidas al interior de la Procuraduría.
Dependencia: Procuraduría Judicial II en
lo Penal
Proceso: Concepto Proceso
Contravencional
Procedimiento: Concepto Proceso
Contravencional
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Garantizar que los procesos se adelanten
de conformidad con la Constitución Nacional
y la ley, de manera ágil, eficiente y eficaz.
2. CLIENTES
El procesado y el juzgado penal del
circuito.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica al procesado y
es válido para el juez penal del circuito en
segunda instancia.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al procesado,
juez penal municipal, juez penal del circuito,
defensor y Ministerio Público.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política.
• Códigos Penal y de Procedimiento
Penal.
• Decretos y Resoluciones.
• Jurisprudencia y Doctrina.
6. DEFINICIONES
• No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Libro radicador de procesos
contravencionales.
8. CONDICIONES GENERALES
El proceso contravencional que adelantan
los jueces penales o promiscuos municipales
está destinado para las conductas punibles
descritas en la Ley 23 de 1991,
contravenciones especiales, que comportan
menor daño social, de manera que permite
asegurar una eficaz aplicación de la ley
penal dentro de términos razonables, dada
su naturaleza oral y sumaria. Son, v. gr.,
lesiones personales con incapacidad que no
supere los treinta días, ejercicio arbitrario de
las propias razones, hurto, estafa, emisión y
transferencia ilegal de cheque, abuso de
confianza, etc., cuando la cuantía no exceda
de diez salarios mínimos mensuales.
También persigue descongestionar los
despachos judiciales, para lograr mayor
eficiencia en la Administración de Justicia.
El Procurador Judicial actúa ante el
juzgado penal del circuito, en segunda
instancia, básicamente cuando los sujetos
procesales apelan del fallo, interviene en
defensa del orden jurídico y de los derechos
y garantías fundamentales, y formula
denuncia de cualquier violación a los
mismos y de los deberes del juez, en este
caso, también lo hace disciplinariamente, y
examina las condiciones de procedibilidad:
a) caducidad de la querella; b) prescripción
de la acción contravencional; c) extinción de
la acción por reparación; y la legalidad de la
actuación: a) si la sentencia se encuentra
ajustada a derecho, b) trámite procesal, c)
garantías de los sujetos procesales, d)
libertad para desistir y prelación del interés
público sobre el interés privado, dado que el
sujeto pasivo de la contravención puede
renunciar a la pretensión de su interés y
porque la indemnización, por ser patrimonial,
es disponible por el interesado.
El Procurador Judicial debe tener en
cuenta que en el procedimiento penal
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contravencional establecido en el Decreto
Reglamentario 806 de 1991 y la Ley 228 de
1995, las sentencias y los autos
interlocutorios son susceptibles del recurso
de apelación excepto las decisiones
tomadas en audiencia de calificación de la
situación de flagrancia y en la pública de
juzgamiento; los demás autos interlocutorios
admiten el recurso, para garantizar el
principio de la doble instancia.
Finalmente, debe tenerse en cuenta que
el querellante no es sujeto procesal ni
puede constituirse en parte civil.
9. SALIDAS
• El resultado es la sentencia.
10. REGISTROS
• Notificación de la sentencia.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• El respeto al debido proceso que se
materializa conforme al principio de
celeridad en un proceso sin dilaciones
injustificadas, y al derecho de defensa.
12. ANEXOS
• No aplica.
13. ACTIVIDAD
QUERELLANTE
13.1 Presenta la querella por sí o por
medio de apoderado, verbalmente o por
escrito, dentro del mes siguiente a la
comisión del hecho (si no, opera la
caducidad), que es indispensable para la
iniciación del proceso, salvo captura en
situación de flagrancia.
FUNCIONARIO QUE PRACTICA LA
CAPTURA
13.2 Pone a disposición del juez al
capturado, a más tardar dentro de las treinta
y seis horas siguientes a su aprehensión.
JUEZ PENAL O PROMISCUO MUNICIPAL
13.3 Dicta auto de apertura del proceso.
13.4 Escucha al querellado en versión
(diligencia de calificación de la situación de
flagrancia), con la presencia de defensor, a
más tardar dentro de las treinta y seis horas
siguientes a cuando fue dejado a
disposición, en caso de captura; de lo
contrario, fija fecha y hora para recibirle
versión, dentro de los seis días siguientes; si
no comparece, libra orden de captura en su
contra y si no es ésta posible, lo declara reo
ausente, previo emplazamiento de un día.
13.5 Examina en la misma diligencia, si
concurren los requisitos de la flagrancia,
explica los cargos al imputado, oye sus
descargos y, si se reúnen los requisitos de
la flagrancia, califica los cargos y dispone
que siga privado de su libertad.
13.6 Otorga la palabra a los sujetos
procesales para que soliciten pruebas.
SUJETOS PROCESALES
13.7 Pueden solicitar pruebas en la misma
diligencia e interponer el recurso de
reposición contra las decisiones que tome el
juez en la diligencia de calificación de la
situación de flagrancia.
JUEZ
13.8 Ordena, en la misma diligencia, la
práctica de pruebas, desestima las
improcedentes o inconducentes y decreta de
oficio las que estime necesarias para que se
practiquen inmediatamente o en la audiencia
pública de juzgamiento o antes de esta
última y dentro de un término que no puede
exceder de diez días.
13.9 Fija día y hora para la celebración de
la audiencia pública de juzgamiento, a
continuación, que se realiza dentro de los
diez días siguientes.
13.10 Sigue el mismo procedimiento que
para el capturado en flagrancia, cuando el
procesado no está detenido, con la salvedad
de que continúa en libertad con el
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compromiso de que comparezca a la
audiencia pública de juzgamiento.
SUJETOS PROCESALES
13.11 Pueden interponer el recurso de
reposición contra las decisiones que se
produzcan en la audiencia pública de
juzgamiento.
JUEZ
13.12 Practica las pruebas decretadas, en
la audiencia pública de juzgamiento, precisa
si mantiene los cargos formulados e
interroga al procesado. Concede la palabra
al representante del Ministerio Público
(personero), si asiste, y al defensor.
SUJETOS PROCESALES
13.13 Hacen uso de la palabra
argumentando y haciendo petición de
condena o absolución.
JUEZ
13.14 Dicta sentencia dentro de la misma
diligencia y puede decretar un receso
máximo de tres días, para efectos de
motivación y dosificación, en tal caso, fija
día y hora para la lectura del fallo.
SUJETOS PROCESALES
13.15 Pueden apelar de la sentencia y
deben sustentar antes de terminar la
diligencia.
JUEZ
13.16 Da oportunidad a los demás sujetos
procesales para que expongan argumentos
relacionados con la apelación.
13.17 Concede el recurso en el efecto
suspensivo, ante el superior, si es
procedente.
JUEZ PENAL DEL CIRCUITO
13.18 Corre traslado por dos días al
Procurador Judicial en lo Penal II por dos
días, una vez recibido el expediente.
PROCURADOR JUDICIAL II
13.19 Emite concepto.
JUEZ PENAL DEL CIRCUITO
13.20 Decide de plano el recurso dentro
de los dos días siguientes.
SUJETOS PROCESALES
13.21 No pueden interponer casación.
14. INDICADORES
• No aplica.
Dependencia: Procuraduría Judicial II en
lo Penal
Proceso: Investigaciones contra Jueces y
Fiscales
Procedimiento: Investigaciones contra
Jueces y Fiscales
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Velar por el debido proceso, el derecho de
defensa, el trámite oportuno de diligencias y
resoluciones, y que toda la actuación se
adelante de acuerdo con los lineamientos de
la Constitución y la ley.
2. CLIENTES
El procesado: juez penal municipal,
promiscuo municipal, civil municipal, de
menores, de familia, juez penal o promiscuo
del circuito o especializado, fiscal local,
fiscal delegado ante los juzgados penales
del circuito y especializados, agentes de
Ministerio Público que intervienen ante los
anteriores y, fiscalía delegada ante el
Tribunal Superior.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a los
procesados y es válido para la fiscalía
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delegada ante el Tribunal, el Tribunal
Superior de Distrito Judicial, la fiscalía
delegada ante la Corte Suprema de Justicia
y la Corte Suprema de Justicia.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al procesado,
al fiscal delegado ante el Tribunal, Tribunal
Superior fiscal delegado ante la Corte
Suprema de Justicia y a la Corte Suprema
de Justicia el Ministerio Público, al defensor
y la parte civil.
5. REFERENCIAS
• Constitución.
• Códigos Penal y de Procedimiento
Penal.
• Demás normas concordantes.
• Jurisprudencia y Doctrina.
6. DEFINICIONES
• No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Libro Radicador de Notificaciones.
• Libro de control de Audiencias Públicas.
8. CONDICIONES GENERALES
La fiscalía delegada ante el Tribunal
Superior investiga, califica y acusa, si hay
lugar a ello, en primera instancia en los
procesos por los delitos que se adelantan
contra funcionarios cuyo juzgamiento esté
atribuido en primera instancia al Tribunal
Superior de Distrito Judicial, entre ellos, los
que se adelanten contra jueces y fiscales.
En estos casos, el Procurador Judicial en
lo Penal II tiene las mismas funciones que
un Agente Especial del Ministerio Público,
según Resolución número 0054 del 9 de
abril de 1997 del Procurador General de la
Nación, y debe estar atento y alerta en la
vigilancia de estas investigaciones, ya que
los procesados son funcionarios judiciales
o de control y, es así como puede
habérselos denunciado gratuitamente, caso
en el cual han de emplearse todas las
garantías procesales a su favor, como que
pueden haber cometido algún delito contra
la administración pública o la administración
de justicia, evento en el que la comunidad
pierde esperanza y confianza en las
autoridades, por lo que debe buscarse la
sanción de quien haya traicionado con su
comportamiento el juramento que hizo al
momento de posesionarse de su cargo, en
calidad de servidor público. Es importante,
por tanto, intervenir desde la investigación
previa para que se cumpla la finalidad de
este procedimiento.
9. SALIDAS
• El resultado es la resolución inhibitoria
o la sentencia.
10. REGISTROS
• Notificación de las providencias a que se
refiere el artículo 186 del Código de
Procedimiento Penal.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• El respeto al debido proceso y al
derecho de defensa.
12. ANEXOS
• No aplica.
13. ACTIVIDAD
FISCAL DELEGADO ANTE EL TRIBUNAL
13.1 Puede ordenar la apertura de
investigación previa, practicar pruebas,
recibirle versión al imputado, dentro del
término máximo de dos meses, como director
de la investigación.
13.2 Dicta resolución de apertura de la
investigación, o resolución inhibitoria, la
cual puede ser revocada de oficio aunque se
encuentre ejecutoriada.
DENUNCIANTE O MINISTERIO PUBLICO
13.3 Puede apelar de la resolución
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inhibitoria, caso en el cual se sigue el
trámite de este recurso.
DENUNCIANTE
13.4 Puede insistir en la apertura de la
instrucción, cuando aparezcan nuevas
pruebas que desvirtúen los fundamentos de
la inhibición, aunque se encuentre
ejecutoriada la resolución inhibitoria.
FISCAL
13.5 Abre la investigación, decreta y
practica pruebas, recibe la indagatoria del
procesado, o lo declara reo ausente y
resuelve la situación jurídica, dentro de un
término que no puede exceder de dieciocho
meses (se extiende a treinta meses, cuando
se trate de tres o más sindicados o delitos).
SUJETOS PROCESALES
13.6 Pueden solicitar pruebas.
FISCAL
13.7 Decreta las pruebas pedidas por los
sujetos procesales o las niega por ser
ilegales, ineficaces, impertinentes o
superfluas.
SUJETOS PROCESALES
13.8 Pueden interponer los recursos de
reposición o apelación, en caso de que les
sean negadas todas o algunas de las
pruebas solicitadas y controvertir las
pruebas que se practiquen.
FISCAL
13.9 Declara cerrada la investigación
mediante resolución de sustanciación, contra
la cual procede el recurso de reposición.
SECRETARIO UNIDAD DE FISCALIAS
13.10 Practica las notificaciones a los
sujetos procesales, personalmente al
sindicado privado de la libertad y al
Ministerio Público, y si es posible, a los
demás sujetos procesales; si no puede
notificar personalmente a estos últimos, por
estado.
FISCAL
13.11 Ordena correr traslado por ocho
días a las partes, con el fin de que presenten
las solicitudes que consideren necesarias en
relación con sus pretensiones sobre
calificación, una vez ejecutoriada la
providencia de cierre de investigación.
SUJETOS PROCESALES
13.12 Presentan sus alegatos. Son
obligatorios para el Procurador Judicial.
FISCAL
13.13 Califica el sumario dentro de un
plazo máximo de quince días hábiles, con
resolución de acusación o preclusión de la
instrucción.
SECRETARIO O NOTIFICADOR
13.14 Notifica a las partes, personalmente
al Ministerio Público y al sindicado privado
de la libertad y por estado a los demás, si el
procesado se encuentra en libertad, lo cita
por el medio más eficaz a su última dirección
conocida en el proceso, si transcurridos
ocho días hábiles desde la citación, no
comparece, notifica personalmente al
defensor y sigue el procedimiento, en el
caso de que sea proferida resolución de
acusación.
SUJETOS PROCESALES
13.15 Pueden interponer los recursos de
reposición y/o apelación. La última será
decidida por el superior del funcionario de
conocimiento.
SALA DE DECISION DEL TRIBUNAL
13.16 Adquiere competencia con la
ejecutoria de la resolución de acusación y
asume la dirección del proceso. El fiscal
toma la calidad de parte.
SALA DE DECISION DEL TRIBUNAL O
SECRETARIO
13.17 Coloca el expediente a disposición
común de los sujetos procesales por el
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término de treinta días hábiles, para
preparar la audiencia pública, solicitar las
nulidades originadas en la etapa de
instrucción que no hayan sido resueltas y las
pruebas que sean conducentes.
SUJETOS PROCESALES
13.18 Solicitan las nulidades y pruebas
que consideren pertinentes. Es de especial
importancia la intervención del Ministerio
Público.
MAGISTRADO PONENTE SALA DE
DECISION DEL TRIBUNAL
13.19 Resuelve las peticiones de pruebas
de las partes.
SALA DE DECISION DEL TRIBUNAL
13.20 Puede negar o decretar la nulidad.
SECRETARIO
13.21 Notifica a los sujetos procesales,
personalmente al sindicado privado de la
libertad y al Ministerio Público; a las demás
partes, por estado, si no es posible su
notificación personal.
SUJETOS PROCESALES
13.22 Pueden interponer los recursos de
reposición o apelación.
SECRETARIO
13.23 Sigue el trámite de los recursos.
SALA DE DECISION DEL TRIBUNAL
13.24 Decide la reposición y/o concede la
apelación ante su superior.
SALA DE CASACION CORTE SUPREMA
DE JUSTICIA
13.25 Resuelve el recurso dentro de los
diez días hábiles siguientes, una vez
efectuado el reparto.
SECRETARIO SALA DE CASACION
CORTE SUPREMA DE JUSTICIA
13.26 Remite el expediente al funcionario
de primera instancia.
SALA DE DECISION DEL TRIBUNAL
13.27 Fija fecha y hora para la
celebración de la audiencia pública, la cual
no puede exceder de diez días hábiles.
13.28 Continúa el procedimiento de
audiencia pública.
14. INDICADORES
• No aplica.
Dependencia: Procuraduría Judicial II en
lo Penal
Proceso: Notificaciones
Procedimiento: Notificaciones
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Garantizar que los procesos sean
adelantados de conformidad con la
Constitución Nacional y la ley, de manera
ágil, eficiente y eficaz.
2. CLIENTES
El investigado, el Consejo Seccional de la
Judicatura, el Juzgado Penal del Circuito, la
Fiscalía Delegada ante el Tribunal, la
Fiscalía Delegada ante la Corte Suprema de
Justicia (Agencias Especiales) o el Tribunal
Superior.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a los
investigados y es válido para el Consejo
Seccional de Judicatura, el Juzgado Penal
del Circuito, la Fiscalía Delegada ante el
Tribunal, la Fiscalía Delegada ante la Corte
Suprema de Justicia (Agencias Especiales) o
el Tribunal Superior.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al Ministerio
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Público, al investigado, al apoderado o
defensor, al Consejo Seccional de la
Judicatura, al Consejo Superior de la
Judicatura o al Juzgado Penal del Circuito,
la Fiscalía Delegada ante el Tribunal, la
Fiscalía Delegada ante la Corte Suprema de
Justicia (Agencias Especiales) o el Tribunal
Superior.
5. REFERENCIAS
• Constitución.
• Decreto 196 de 1971.
• Códigos Penal y de Procedimiento
Penal.
• Demás normas concordantes.
• Jurisprudencia y Doctrina.
6. DEFINICIONES
• No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Libro Radicador de Notificaciones.
8. CONDICIONES GENERALES
La notificación es la información que se
da a las partes intervinientes en los
procesos de las decisiones del funcionario,
que pueden consistir en resoluciones (de
fiscales), autos o sentencias (de jueces o
magistrados).
Existe la obligación procesal de notificar,
en debida forma, las providencias que se
dicten, con excepción de los autos de
sustanciación no mencionados en el artículo
186 del Código de Procedimiento Penal.
Es competencia del secretario realizar las
notificaciones en la oficina del despacho y
en el lugar de detención del procesado.
No todas las providencias son
notificables, sólo las interlocutorias, las
sentencias, y algunas de sustanciación, las
cuales, para los efectos del proceso penal,
se hallan señaladas en el artículo 186 de la
codificación mencionada.
Existen varias formas de notificación:
personal, por estado, por conducta
concluyente, en estrados y por edicto. La
notificación personal es la lectura que hace
o se hace al notificado de la providencia;
puede decirse que es la verdadera
notificación, la más efectiva, por ende debe
preferirse sobre las demás. Vamos a
concentrarnos en la notificación personal, ya
que al Ministerio Público siempre se le
notifica de las decisiones por esta vía.
Es fundamental para el Procurador
Judicial II tener en cuenta que al notificarse
de las providencias, y por tanto enterarse de
su contenido, puede solicitar pruebas para
aclarar puntos oscuros en la investigación o
para corroborar algún aserto de un sujeto
procesal; también le abre la posibilidad de
interponer recursos contra las providencias
interlocutorias o el mecanismo de casación y
solicitar las nulidades a que haya lugar.
9. SALIDAS
• El resultado es el auto que decreta o
niega las pruebas pedidas o el que concede
el recurso.
10. REGISTROS
• Notificación de la resolución inhibitoria
o de la apertura de investigación
disciplinaria, del traslado del artículo 446
del Código de procedimiento Penal, de la
fecha de audiencia pública, del fallo, en
todos los casos y , en general, de las
decisiones de que trata el artículo 186 de la
codificación mencionada, respecto al
proceso penal.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• El respeto al debido proceso y al
derecho de defensa.
12. ANEXOS
• No aplica.
13. ACTIVIDAD
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
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SECRETARIO DESPACHO
CORRESPONDIENTE
13.1 Realiza la notificación personal al
Ministerio Público y las demás notificaciones
a los otros sujetos procesales.
PROCURADOR JUDICIAL II EN LO
PENAL
13.2 Solicita pruebas si lo considera
pertinente.
13.3 Interpone los recursos de reposición
y apelación desde la fecha en que se haya
proferido la providencia, hasta cuando hayan
transcurrido tres días hábiles, contados
desde la última notificación. También puede
presentar demanda de casación, en caso
de ser procedente.
14. INDICADORES
• No aplica.
Dependencia: Procuraduría Judicial II en
lo Penal
Proceso: Nulidad
Procedimiento: Nulidad
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Garantizar la realización del proceso
penal conforme a la Constitución Política y la
ley, el respeto al debido proceso, el derecho
de defensa y el cumplimiento de los
principios de celeridad, eficiencia y eficacia.
2. CLIENTES
El procesado y el Juzgado Penal del
Circuito.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a los
procesados y es válido para el Juzgado
Penal del Circuito.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al Ministerio
Público, al procesado, fiscal acusador,
defensor, apoderado de la parte civil,
juzgado penal del circuito, Tribunal Superior
y a la Corte Suprema de Justicia.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política.
• Códigos Penal y de Procedimiento
Penal.
• Demás normas concordantes.
• Jurisprudencia y Doctrina.
6. DEFINICIONES
• No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Libro Radicador de Notificaciones.
8. CONDICIONES GENERALES
La declaratoria de nulidad ocurre cuando
en el proceso existan irregularidades
sustanciales o procesales que conviertan en
ilegal parte o todo su trámite, y cuando es
afectado el derecho de defensa del
sindicado. El funcionario judicial puede
corregir el yerro, a través de este
mecanismo, siempre que no exista otra vía
jurídicamente viable que permita enmendar
la irregularidad, con menos traumatismos
para la administración de justicia. Puede ser
declarada la nulidad, de oficio o a petición
de parte.
La nulidad surge cuando se desconocen o
violan las normas que regulan el proceso
penal, e invalida el acto procesal. No
obstante, la orientación del Código de
Procedimiento Penal en esta materia es la
de suprimir muchas de las ritualidades que
dificultaban el trámite del proceso, para dar
paso a formas flexibles que le otorgan más
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dinámica al proceso penal, con lo cual
desaparecieron muchas de las nulidades
que entrababan el sistema anterior;
asimismo, en observancia del principio de
lealtad, se establecieron mecanismos para
evitar que los sujetos procesales guarden
silencio sobre los vicios o los invoquen
cuando ya se han agotado las etapas
procesales.
Son principios que rigen la nulidad: a)
especificidad, según el cual las causales de
nulidad se encuentran taxativamente
descritas en el ordenamiento jurídico
(artículo 29 de la Constitución Nacional y
304 del Código de Procedimiento Penal), y
no pueden ser aplicadas por analogía o
remisión a las regulaciones del
procedimiento civil; b) trascendencia, no
puede invocarse por el solo interés de la ley,
pues debe afectar garantías de los sujetos
procesales o socavar las bases
fundamentales del juicio; c) protección, el
sujeto procesal que haya coadyuvado con
su conducta a la realización del acto
irregular, no puede solicitarla; d)
convalidación, los actos irregulares son
convalidables por el consentimiento
presunto o expreso del perjudicado; e)
finalidad cumplida, las ritualidades están
encaminadas a lograr determinadas
finalidades, por tanto, si a pesar de los
defectos del acto procesal, cumple con su
objeto, no puede invalidarse; f) seguridad
jurídica, debe haber pronunciamiento
expreso sobre ésta, mientras no se produzca
conserva plena validez; h) medida extrema
o naturaleza residual, sólo puede decretarse
si no hay otro instrumento procesal para
subsanar el acto irregular.
Son causales de nulidad: a) la falta de
competencia del funcionario judicial; b) la
existencia de irregularidades sustanciales
que afecten el debido proceso; c) la
violación al derecho de defensa (art. 304 del
Código de Procedimiento Penal).
En cuanto a la falta de competencia, en
la etapa instructiva puede darse por
violación del factor subjetivo: inobservancia
de fuero constitucional y legal; por violación
del factor objetivo, que normalmente no tiene
importancia durante la etapa de instrucción
sino a partir de la resolución de cierre de la
instrucción; por violación del factor
funcional, cuando un funcionario interviene
en una etapa procesal en la cual no puede
hacerlo; por violación al factor territorial, en
el evento de que la investigación se surta en
lugar distinto del que se consumó la
conducta investigada, lo cual dificulte en
forma grave u ostensible el derecho de
defensa.
En la etapa de juzgamiento, por falta de
competencia, puede configurarse nulidad si
el juez modifica motu proprio la calificación
de los hechos contenidos en la resolución de
acusación; si el fiscal continuó actuando
una vez rota la conexidad, en el caso de
que el delito que le daba competencia al
funcionario de mayor jerarquía haya
desaparecido antes de la calificación
sumarial; si se realizó audiencia pública por
juez colegiado sin la presencia de la mayoría
absoluta de los miembros de la Sala.
Son nulidades por violación a las formas
propias del juicio o por irregularidades
sustanciales que afecten el debido proceso,
las principales, los errores originados en la
resolución de acusación: a) falta de
motivación; b) motivación antibiológica; c)
imputación de cargos con violación del
principio lógico de no contradicción; d)
errores relativos a la época de comisión del
hecho punible y sobre la individualización
del autor o partícipe.
Por vía de ejemplo, la Corte Suprema de
Justicia ha reconocido los siguientes casos
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
158
como violatorios de las formas propias del
juicio: a) darle tratamiento de inimputable a
quien no lo tiene, o lo contrario, y aplicar mal
las medidas de seguridad; b) continuar el
desarrollo del proceso estando prescrita la
acción penal; c) no cumplir con el objeto del
proceso que es aclarar los hechos, sino uno
distinto.
El derecho de defensa es una garantía
absoluta que no puede ser suspendida ni
siquiera en estados de excepción, es un
aspecto particular del debido proceso, que
abarca tanto la defensa material, como la
técnica; es esencial en este punto tener en
cuenta que el procesado debe estar asistido
por un defensor de oficio o de confianza
desde la indagatoria, que no es posible
designar como tal para esta diligencia a
cualquier ciudadano honorable; que se
ampara con el mecanismo de la nulidad y es
una acción especial porque, de ordinario,
está desligada de los principios de
trascendencia, convalidación, protección y
conservación.
Recortan el derecho de defensa las
siguientes irregularidades: a) no preguntar
en la indagatoria por todos los hechos
punibles investigados y sí formular cargos
en la resolución de acusación por los no
indagados; b) no verificar las citas del
indagado cuando son importantes para su
defensa; c) vincular tardíamente al imputado
al proceso; d) omitir la práctica de pruebas
relevantes para la defensa, si se demuestra
que tenían la capacidad de modificar
sustancialmente la situación del imputado; e)
no notificar personalmente la acusación; f)
violar el principio de lealtad, cuando se
modifica en la sentencia la calificación
jurídica provisional de la resolución de
acusación, de manera gravosa para el
sindicado; g) restringir el acceso a la
segunda instancia.
Debe advertirse también que en nuestro
ordenamiento procesal se mantuvo la
clasificación de las nulidades en legales y
supralegales. A las primeras, ya hicimos
alusión; las segundas se presentan cuando
se quebranta cualquiera de las garantías del
artículo 29 de la Constitución Nacional que
no se incorporaron en el Código de
Procedimiento Penal: la legalidad de los
delitos y de las penas, y el principio de
favorabilidad.
Además, vale la pena resaltar que es
posible plantear nulidades en todo
momento, inclusive durante el período de
ejecutoria de la sentencia, no obstante las
no invocadas hasta el término de traslado
del artículo 446 del Código de Procedimiento
Penal, y que hayan sido originadas en la
etapa instructiva, sólo pueden ser debatidas
en sede de casación; también se acepta la
existencia de nulidades parciales, para que
se reponga sólo la actuación que dependa
del acto nulo.
Finalmente, debe decirse que todo lo
anotado respecto de la nulidad también es
aplicable en tratándose de procesos contra
jueces y fiscales, en casos de Agencia
Especial y, con algunas glosas lógicas, al
procedimiento disciplinario.
9. SALIDAS
• Declaratoria o no declaratoria de la
nulidad.
10. REGISTROS
• Las notificaciones de que trata el
artículo 186 del Código de Procedimiento
Penal.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• El respeto al debido proceso y al
derecho de defensa.
12. ANEXOS
No aplica.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
159
13. ACTIVIDAD
FISCAL
13.1 Declara cerrada la investigación
mediante resolución de sustanciación.
SECRETARIO UNIDAD DE FISCALIAS
13.2 Practica las notificaciones a los
sujetos procesales, personalmente al
sindicado privado de la libertad y al
Ministerio Público, y si es posible, a los
demás sujetos procesales; si no puede
notificar personalmente a estos últimos, lo
hace por estado.
FISCAL DELEGADO ANTE LOS
JUZGADOS PENALES DEL CIRCUITO O
ANTE EL TRIBUNAL
13.3 Ordena correr traslado por ocho días
a las partes, con el fin de que presenten las
solicitudes que consideren necesarias en
relación con sus pretensiones sobre
calificación, una vez ejecutoriada la
providencia de cierre de investigación.
SUJETOS PROCESALES
13.4 Presentan sus alegatos, si lo
consideran conveniente.
FISCAL
13.5 Califica el sumario dentro de un
plazo máximo de quince días hábiles, con
resolución de acusación o preclusión de la
instrucción.
SECRETARIO O NOTIFICADOR
13.6 Notifica a las partes, personalmente
al Ministerio Público y al sindicado privado
de la libertad y por estado a los demás; si el
procesado se encuentra en libertad, lo cita
por el medio más eficaz a su última dirección
conocida en el proceso; si transcurridos
ocho días hábiles desde la citación, no
comparece, notifica personalmente al
defensor y sigue el procedimiento, en el
caso de que sea proferida resolución de
acusación.
SUJETOS PROCESALES
13.7 Pueden interponer los recursos de
reposición y/o apelación. La última será
resuelta por el superior del funcionario de
conocimiento.
JUEZ PENAL DEL CIRCUITO O SALA DE
DECISION DEL TRIBUNAL
13.8 Adquiere competencia con la
ejecutoria de la resolución de acusación y
asume la dirección del proceso. El fiscal
toma la calidad de parte.
JUEZ O SALA DE DECISION DEL
TRIBUNAL O SECRETARIO
13.9 Coloca el expediente a disposición
común de los sujetos procesales por el
término de treinta días hábiles, para
preparar la audiencia pública, solicitar las
nulidades originadas en la etapa de
instrucción que no hayan sido resueltas y las
pruebas que sean conducentes.
SUJETOS PROCESALES
13.10 Solicitan las nulidades y pruebas
que consideren pertinentes.
JUEZ O MAGISTRADO SUSTANCIADOR
SALA DE DECISION DEL TRIBUNAL
13.11 Resuelve las peticiones de pruebas
de las partes.
JUEZ O SALA DE DECISION DEL
TRIBUNAL
13.12 Puede negar o decretar la nulidad.
SECRETARIO
13.13 Notifica a los sujetos procesales,
personalmente al sindicado privado de la
libertad y al Ministerio Público; a las demás
partes, por estado, si no es posible su
notificación personal.
SUJETOS PROCESALES
13.14 Pueden interponer los recursos de
reposición o apelación.
SECRETARIO
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
160
13.15 Sigue el trámite de los recursos.
JUEZ PENAL DEL CIRCUITO O SALA DE
DECISION DEL TRIBUNAL
13.16 Decide la reposición y/o concede la
apelación ante su superior.
SALA DE DECISION TRIBUNAL
SUPERIOR DE DISTRITO JUDICIAL O
SALA DE CASACION CORTE SUPREMA DE
JUSTICIA
13.17 Resuelve el recurso dentro de los
diez días hábiles siguientes, una vez
efectuado el reparto.
SECRETARIO TRIBUNAL O SALA DE
CASACION CORTE SUPREMA DE
JUSTICIA
13.18 Remite el expediente al funcionario
de primera instancia.
JUEZ PENAL DEL CIRCUITO O SALA DE
DECISION DEL TRIBUNAL
13.19 Fija fecha y hora para la
celebración de la audiencia pública, la cual
no puede exceder de diez días hábiles, una
vez recibido el proceso, si se confirmó la
resolución de acusación.
13.20 Continúa el procedimiento de
audiencia pública.
14. INDICADORES
• No aplica.
Dependencia: Procuraduría Judicial II en
lo Penal
Proceso: Casación
Procedimiento: Casación
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
La efectividad del derecho material y de
las garantías de las personas que
intervienen en la actuación penal, la
unificación de la jurisprudencia nacional y la
reparación de los agravios ocasionados a
las partes con el fallo demandado.
2. CLIENTES
El procesado y la Corte Suprema de
Justicia.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a los
procesados y es válido para el Juzgado
Penal del Circuito, el Tribunal Superior de
Distrito Judicial y la Corte Suprema de
Justicia.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al Ministerio
Público, al procesado, fiscal acusador,
defensor, apoderado de la parte civil,
Juzgado Penal del Circuito, Tribunal
Superior y a la Corte Suprema de Justicia.
5. REFERENCIAS
• Constitución.
• Códigos Penal y de Procedimiento
Penal.
• Demás normas concordantes.
• Jurisprudencia y Doctrina.
6. DEFINICIONES
• No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Libro Radicador de Notificaciones.
8. CONDICIONES GENERALES
La casación es un mecanismo de control
extraprocesal mediante el cual la Sala de
Casación de la Corte Suprema de Justicia
confronta la sentencia con la ley para inferir
si se ciñó a ésta y si es válida
jurídicamente.
La demanda de casación puede ser
presentada por el fiscal, el Ministerio
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
161
Público, el defensor y los demás sujetos
procesales si fueren abogados titulados y
estuvieren autorizados legalmente para
ejercer la profesión.
La casación procede contra las sentencias
ejecutoriadas de segunda instancia
proferidas por los Tribunales Superiores de
Distrito Judicial, en los procesos por delitos
que tengan señalada pena privativa de la
libertad cuyo máximo exceda de ocho años,
aun cuando la sanción impuesta consista en
medida de seguridad.
La casación se extiende a los delitos
conexos, aunque la pena prevista para estos
sea inferior a la señalada en el párrafo
anterior.
Discrecionalmente, y de manera
excepcional, puede admitir la Corte Suprema
de Justicia la demanda de casación contra
otras sentencias de segunda instancia,
cuando lo considere necesario para el
desarrollo de la jurisprudencia o la garantía
de los derechos fundamentales.
Cuando tenga por objeto la demanda lo
relacionado con la indemnización de
perjuicios decretados en la sentencia
condenatoria, se regula por las normas que
rigen la casación civil.
Son requisitos formales de la demanda: la
identificación de los sujetos procesales y de
la sentencia demandada; una síntesis de los
hechos y de la actuación procesal; la
enunciación de la causal y la formulación del
cargo señalando en forma clara y precisa
sus fundamentos y las normas que el
demandante estime infringidas; si son varios
los cargos, deben sustentarse en capítulos
separados; es permitido formular
subsidiariamente cargos excluyentes, de
manera separada.
Son causales de casación: la violación de
una norma de derecho sustancial, que puede
ser directa o indirecta; la falta de
consonancia de la sentencia con los cargos
formulados en la resolución de acusación y
la nulidad.
Cuando se trata de sentencia
condenatoria, no se puede agravar la pena
impuesta, salvo que el fiscal, el Ministerio
Público o la parte civil la hubieren
demandado.
La Corte no puede tener en cuenta
causales de casación diferentes de las
expresamente alegadas por el demandante,
salvo que se trate de la causal de nulidad,
la cual debe declararla de oficio, o cuando
sea ostensible que la sentencia atenta
contra las garantías fundamentales.
El Procurador Judicial II en lo Penal debe
tener en cuenta que la casación ya no es
siquiera un recurso, que nunca ha generado
una tercera instancia que no existe, ya que
no pueden volverse a debatir los hechos ya
juzgados en las dos instancias. En la
demanda de casación debe hacerse un
examen jurídico de la sentencia en relación
con la ley, esto es, que se discute la
legalidad de la sentencia, por lo cual ha de
tener especial cuidado al recurrir a este
mecanismo, pues no es frecuente que se
den los presupuestos para interponerlo.
9. SALIDAS
• El resultado es la sentencia de casación.
Si las causales aceptadas fueren la
violación de una norma de derecho
sustancial, la falta de consonancia de la
sentencia con la acusación o cuando la
nulidad afecte exclusivamente la sentencia
demandada, casa el fallo la Sala de
Casación de la Corte Suprema de Justicia y
dicta el que deba reemplazarlo. Si la causal
aceptada es la de nulidad, salvo la del fallo
únicamente, declara en qué estado queda el
proceso y dispone que se envíe al
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
162
funcionario competente para que proceda de
acuerdo con lo resuelto por la Corte.
10. REGISTROS
• Notificación de sentencias de segunda
instancia.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• El respeto al debido proceso y a los
derechos fundamentales.
12. ANEXOS
• No aplica.
13. ACTIVIDAD
SECRETARIO JUZGADO DE SEGUNDA
INSTANCIA O TRIBUNAL
13.1 Ejecutoriada la sentencia, debe
remitir las copias del expediente al juez de
ejecución de penas o a quien haga sus
veces y conservará el original para los
efectos de la casación.
SUJETOS PROCESALES
13.2 Presentan la demanda de casación,
por escrito, dentro de los treinta días hábiles
siguientes a la ejecutoria de la sentencia de
segunda instancia.
JUZGADO DE SEGUNDA INSTANCIA O
TRIBUNAL
13.3 Si la demanda se presenta
extemporáneamente, así lo declara
mediante auto que admite el recurso de
reposición.
13.4 Presentada la demanda, surte
traslado a los no demandantes por el
término común de quince días hábiles para
que presenten sus alegatos.
SUJETOS PROCESALES
13.5 Los no demandantes presentan sus
alegatos dentro del término común de quince
días hábiles.
SECRETARIO JUZGADO DE SEGUNDA
INSTANCIA O TRIBUNAL
13.6 Remite el original del expediente a la
Corte.
SALA DE CASACION CORTE SUPREMA
DE JUSTICIA
13.7 Si el demandante carece de interés
o la demanda no reúne los requisitos, la
inadmite, y devuelve el expediente al
despacho de origen.
PROCURADOR DELEGADO EN LO
PENAL
13.8 Rinde concepto obligatoriamente
dentro del término de veinte días hábiles.
MAGISTRADO PONENTE SALA DE
CASACION CORTE SUPREMA DE
JUSTICIA
13.9 Registra el proyecto dentro de los
treinta días hábiles siguientes.
SALA DE CASACION CORTE SUPREMA
DE JUSTICIA
13.10 Dicta sentencia dentro de los
veinte días hábiles siguientes.
14. INDICADORES
• No aplica.
Dependencia: Procuraduría Delegada
para el Ministerio Público en Asuntos
Penales
Proceso: Solicitud constitucional de
Agencia Especial
Procedimiento: Visita al proceso y
evaluación.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Adelantar visita especial al proceso
penal a que se refiere el peticionario, por
parte de un Procurador Judicial en lo Penal
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
163
de cualquier ciudad del país o de uno de los
Abogados adscritos a la Delegada para el
Ministerio Público en Asuntos Penales, a fin
de establecer la necesidad de constituir una
Agencia Especial dentro del Proceso Penal
objeto de análisis.
2. CLIENTES
De manera directa: Los Fiscales o Jueces
ante quienes se adelanta la Visita. De
manera indirecta: Los sujetos procesales.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todas las
solicitudes de los sujetos procesales o
personas naturales o jurídicas que tienen
interés en el proceso y que de alguna
manera muestran su inconformidad en el
desarrollo del mismo y solicitan que se
constituya una Agencia Especial a fin de que
la intervención del Agente del Ministerio
Público como sujeto procesal, sea más
dinámica, efectiva y especial, en defensa
del orden jurídico del patrimonio público, o
de los derechos y garantías fundamentales.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al Procurador
Delegado para el Ministerio Público en
Asuntos Penales, quien ordena la Visita y
designa el funcionario que corresponda para
ese fin, a los Procuradores Judiciales en lo
Penal, Personeros Municipales y abogados
adscritos a esta Delegada; en casos
excepcionales a los Procuradores
Provinciales y Regionales.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política de Colombia.
• Código Penal.
• Código de Procedimiento Penal.
• Decreto 262/2000.
• Resolución 0017/2000.
• Resolución 0054/97.
• Resolución 122/99.
• Circular 0006/2000.
• Circular 0008/2000.
• Normas concordantes.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Programa de Sistemas SIAF.
Programa SIAGE (Sistema Integrado
Agencias Especiales).
Programa SIAGEP (Sistema Integrado
Agencias Especiales Personas).
Libro de control de sustanciadores.
Libro de control entrada y salida de
proyectos Despacho.
Procurador Delegado.
8. CONDICIONES GENERALES
Se trata de un procedimiento interno
previo a la decisión del Procurador Delegado
para el Ministerio Público en Asuntos
Penales, de constituir o no, una Agencia
Especial con un Procurador Judicial adscrito
a la Delegada, dando aplicación a la
Resolución 054/97 emanada del señor
Procurador General de la Nación.
9. SALIDAS
Visita Especial al proceso; informe
evaluativo y Constitución de la Agencia
Especial; decisión de no constituir Agencia
Especial y comunicación al quejoso de que
seguirá actuando el agente ordinario.
10. REGISTROS
En la Unidad de Archivo y
Correspondencia queda registrada la
solicitud y los demás trámites realizados
(visita, informe, decisión). En caso de
constitución de la agencia Especial, queda
registrada toda la actuación hasta que
culmine el proceso en los sistemas Siage y
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
164
Siagep.
11. BASES DE AUTOCONTROL
El estudio del acta de visita al proceso
frente a la queja o solicitud y el informe
evaluativo, es realizado por uno de los
Asesores de la Delegada y posteriormente
analizado y aprobado por el Procurador
Delegado.
Visita al proceso y observación.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES-RADICADOR
13.1 RADICADOR
Recibe la queja o petición relacionada en
una planilla proveniente del C.A.P. o
presentada directamente en la oficina de
radicación y procede a su radicación en el
sistema.
13.2 REVISOR
Estudia la solicitud o petición y procede
a ordenar proyecto de auto u oficio de
trámite al sustanciador que corresponda,
designando si es procedente a un
Procurador Judicial, Abogado adscrito a la
Delegada o Personero Municipal si es
necesario, para adelantar visita al proceso.
13.3 SUSTANCIADOR
Proyecta el oficio o auto de trámite que
corresponda según la orden impartida.
13.4 ASESOR
Revisa antes de pasar al Despacho para
la firma del Delegado; la secretaria anota en
un libro los asuntos antes de entrar al
Despacho.
13.5 DELEGADO
Aprueba el proyecto y firma si está de
acuerdo.
13.6 SECRETARIA DEL DELEGADO
Desanota los asuntos aprobados y
firmados por el Procurador Delegado y los
pasa al Secretario de la Delegada.
13.7 SECRETARIO DELEGADO DEL
MINISTERIO PUBLICO
Imparte el trámite final; organiza
individualmente cada asunto, con las copias
de los oficios elaborados, los cuales pasan
debidamente grapados a la Sección de
radicación para su registro en el sistema y
los originales pasan al citador de la
Delegada.
13.8 CITADOR
Elabora la planilla para remitirla por
correo (CAP) y así mismo hace la entrega
personal en el edificio y entrega oficios en
los sitios cercanos.
14. INDICADORES
14.1 UNIDAD DE AGENCIAS
ESPECIALES
Número de Agencias constituidas.
14.2 ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Número de Agencias solicitadas.
14.3 ESTADISTICA
Número de solicitudes acogidas.
Número de Agencias constituidas.
Número de agencias vigentes de todo el
país.
Cuadro comparativo (gráfico).
Periodicidad mensual.
Dependencia: Procuraduría Delegada
para el Ministerio Público en Asuntos
Penales
Proceso: Diligencias Unidades de Policía
Judicial
Procedimiento: Participación diligencia
unidad de Policía Judicial.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
165
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Intervenir en representación del Ministerio
Público en diligencias que adelanten las
Unidades de Policía Judicial y que sean de
competencia de la jurisdicción especializada.
2. CLIENTES
De manera directa: Policía Judicial y
Fiscales que actúan en esas Unidades. De
manera indirecta: Las personas que
intervienen en estos procedimientos o son
objeto de ellos.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a las
solicitudes de intervención del Ministerio
Público provenientes de las distintas
Unidades de Policía Judicial de Bogotá.
La intervención de los Agentes del
Ministerio Público obedece a un mandato
legal (art. 315 y 318 del C. de P.P.)
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al Procurador
Delegado para el Ministerio Público, quien
ordena la intervención a uno de los
abogados adscritos a la Delegada o de los
Procuradores Judiciales en lo Penal; a los
abogados y demás funcionarios que
intervienen en la diligencia en
representación del Ministerio Público.
5. REFERENCIAS
Normas concordantes.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Libro de control.
Resoluciones de la Procuraduría.
8. CONDICIONES GENERALES
Se trata de intervenciones por parte de
funcionarios adscritos a la Delegada para el
Ministerio Público en Asuntos penales, en
actividades o actuaciones realizadas por la
Policía Judicial en ejercicio de sus funciones
y que sean de la Jurisdicción Especializada.
9. SALIDAS
Presencia e intervención del Agente del
Ministerio Público designado en la diligencia
programada por la Unidad de Policía
Judicial.
10. REGISTROS
En la Unidad de Archivo y
Correspondencia queda registrada la
solicitud de intervención de un Agente del
Ministerio Público por parte de la Unidad de
Policía Judicial que corresponda.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Presencia del Agente del Ministerio
Público en la diligencia y firma en el acta
que se elabore en desarrollo de la misma.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
13.1 RADICADOR
Recibe la solicitud proveniente de la
Unidad de Policía Judicial que corresponda
y la incorpora al sistema. Inmediatamente la
pasa al Asesor.
13.2 ASESOR
Asigna la diligencia al Abogado que
corresponda, según reparto previsto y previa
radicación en el libro.
13.3 ABOGADO O PROCURADOR
JUDICIAL ASIGNADO
Asiste a la diligencia e informa al
Procurador Delegado en caso de alguna
novedad que lo amerite.
14. INDICADORES
Informe mensual rendido por abogados y
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
166
Procuradores Judiciales, relacionado con las
distintas actividades cumplidas ante las
Unidades de Policía Judicial.
14.1 ESTADISTICA
Relación de intervenciones individuales y
generales.
Cuadro gráfico.
Periodicidad mensual.
Dependencia: Procuraduría Delegada
para el Ministerio Público en Asuntos
Penales
Proceso: Vigilar el cumplimiento y
cancelación oportuna de las órdenes de
captura
Procedimiento: Gestión preventiva
órdenes de captura.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Vigila el cumplimiento y la cancelación
oportuna de las órdenes de captura.
2. CLIENTES
De manera directa: Los Fiscales y los
Jueces, quienes imparten y cancelan las
órdenes de captura. De manera indirecta:
Los sindicados y procesados.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a las órdenes y
cancelaciones de las órdenes de captura, en
desarrollo de la facultad asignada
internamente a la Delegada para el
Ministerio Público en Asuntos Penales,
mediante Resolución 017 de 4 de marzo de
2000, artículo 18.
La Delegada ha sistematizado la
información proveniente de los diferentes
Despachos Judiciales del País.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los
Abogados y Procuradores Judiciales que
practican visita a las instalaciones de la
SIJIN, DIJIN, DAS, Y CISAD de esta ciudad.
La responsabilidad consiste en verificar el
registro de las órdenes de captura y
cancelaciones de las mismas.
5. REFERENCIAS
- C.N.
- Código Penal.
- Código de Procedimiento Penal.
- Decreto 262/2000.
- Resolución 017/2000.
- Normas concordantes.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Programa SIAF
Programa Fox Pro
8. CONDICIONES GENERALES
Se trata de consignar en el sistema todas
las comunicaciones de las órdenes de
captura y cancelaciones de las mismas, en
el país, conformando los registros
correspondientes.
Los abogados adscritos a esta Delegada
adelantan las Visitas previo reparto, a la
SIJIN, DIJIN, DAS, y CISAD; luego de que el
abogado rinde el informe evaluativo de la
visita realizada y si se observa que la orden
de captura no ha sido cancelada, se
procede a solicitar informe al organismo de
seguridad a fin de que explique la situación,
si se verifica que el organismo de seguridad
registra las cancelaciones de las órdenes de
captura, se procede a elaborar el respectivo
auto de archivo.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
167
9. SALIDAS
En el programa FOX PRO quedan
registradas y consignadas todas las
comunicaciones de las órdenes de captura y
cancelaciones, así como la gestión
adelantada por la Delegada.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Visita a los organismos de control y
evaluación por parte del Funcionario
visitado.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
13.1 SECRETARIA DE LA UNIDAD DE
CAPTURAS
Consigna en el sistema todas las
comunicaciones de las cancelaciones de las
órdenes de captura.
13.2 Anexa la correspondencia que llega
como contestación de los oficios enviados
en cada uno de los registros.
13.3 ABOGADO COORDINADOR-
CAPTURAS
13.4 Prepara el correspondiente reparto
para que los abogados adscritos a la
Delegada efectúen las visitas a las
instalaciones de la SIJIN, DIJIN, DAS y
CISAD de esta ciudad.
13.5 Analiza el informe evaluativo; ordena
elaborar oficios para la firma del Procurador
Delegado a fin de determinar la razón por la
cual el organismo de seguridad no ha
cancelado la orden de captura.
13.6 SECRETARIA DE LA UNIDAD DE
CAPTURAS
13.7 Alimenta permanentemente el
sistema de cada uno de los registros que se
abran.
Dependencia: Procuraduría Judicial
Penal II ante el Tribunal Superior Militar
Proceso: Emisión de Concepto
Procedimiento: Concepto de acuerdo con
el C.P.M.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Intervenir en los procesos penales
militares en defensa del orden jurídico, de
los derechos y garantías fundamentales,
vigilando el cumplimiento de la Constitución,
las leyes y las decisiones judiciales (art. 277
C.P., art. 290 C.P.M.).
2. CLIENTES
El Tribunal Superior Militar, las fiscalías
ante el T.S.M. y Fiscalías ante Juzgados
Penales Militares, Juzgados de Instrucción
Penal Militar y los sujetos procesales.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a los procesos
penales que adelanta la Justicia Penal
Militar.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a la Corte
Suprema de Justicia, al Tribunal Superior
Militar, los Juzgados Penales Militares, las
Fiscalías de la Justicia Penal Militar, las
Procuradurías Judiciales Penales ante la
Justicia Penal Militar.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política de Colombia.
• Código Penal Militar
• Código Penal y de Procedimiento Penal.
• Decreto Orgánico de la Procuraduría
General de la Nación.
• Jurisprudencia y doctrina penales.
• Demás normas concordantes.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
168
6. DEFINICIONES
C.P.: Constitución Política.
Cód. P.: Código Penal.
C.P.P.: Código de Procedimiento Penal.
C.P.M.: Código Penal Militar.
C.S.J.: Corte Suprema de Justicia.
T.S.M.: Tribunal Superior Militar.
F.T.S.M.: Fiscalía ante el Tribunal
Superior Militar.
F.J.P.M.: Fiscalía ante Juzgado Penal
Militar.
J.I.P.M.: Juzgado de Instrucción Penal
Militar.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Libro radicador de procesos ingresados.
• Libro radicador de procesos salidos.
• Cuadro estadístico.
8. CONDICIONES GENERALES
El proceso militar investiga y, si es
procedente, sanciona a los miembros activos
de las Fuerzas Militares que incurren en
delitos militares o comunes en relación con
el servicio. Dicho proceso se debe adelantar
conforme a lo señalado en la Ley 522 de
1999 y demás normas procedimentales y
sustantivas contenidas en la C.P., Cód. P. y
C.P.P.
9. SALIDAS
Providencia: Fallo, cese de procedimiento,
auto inhibitorio.
10. REGISTROS
• Notificaciones.
• Libros radicadores.
• Estadística.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Verificación de ejecutoria de la última
actuación del proceso.
• Verificación de proceso con-sin preso.
• Verificación del término de inscripción
del proceso
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
TRIBUNAL SUPERIOR MILITAR
13.1 Corre traslado a la Procuraduría
correspondiente, previo reparto de procesos
artículo 581 C.P.M.
PROCURADURIA JUDICIAL PENAL II
13.2 Estudia el proceso para elaborar el
correspondiente concepto el cual adiciona al
expediente y regresa a la dependencia
competente.
TRIBUNAL SUPERIOR MILITAR
13.3 Emite providencia pertinente.
14. INDICADORES
Número de conceptos emitidos
————————————————————
—— x 100
Número de conceptos acogidos
Número de días hábiles
————————————————————
—
Número de procesos ingresados
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
PROCURADURÍA DELEGADA PARA LA
PREVENCION
EN DERECHO HUMANOS Y ASUNTOS
ETNICOS
FEBRERO DE 2001
ACTUALIZACION DEL MANUAL
INTRODUCCION
La Procuraduría General de la Nación es
un organismo con autonomía administrativa,
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
169
financiera y presupuestal en los términos
definidos por el Estatuto Orgánico del
Presupuesto Nacional, que ejerce sus
funciones bajo la suprema dirección del
Procurador General de la Nación, cuyo
desarrollo, calidad del servicio y
cumplimiento de las funciones que le han
asignado la Constitución Política y la ley,
dependen en buena parte de la ejecución de
los diferentes procedimientos que le
imprimen su dinámica diaria.
Por ello, los manuales de procedimientos
adquieren un gran valor práctico como guía
para la realización eficiente y eficaz del
trabajo por cada uno de los servidores
públicos de la Entidad.
Dentro de este marco de actuación,
estamos solicitando la máxima colaboración
y diligencia al personal en la observancia de
los procedimientos contenidos en el
presente Manual, en busca de un alto nivel
de desempeño institucional, facilitándose así
el logro de la excelencia en el servicio del
Ministerio Público.
El Viceprocurador General de la Nación,
Carlos Arturo Gómez Pavajeau.
OBJETIVOS DEL MANUAL
El presente Manual es un instructivo que
pretende los siguientes objetivos básicos:
• Orientar al personal en la ejecución de
los diferentes procedimientos, con el fin de
facilitar el trabajo y el logro de la calidad en
el mismo.
• Coadyuvar en la ejecución correcta y
oportuna de las labores encomendadas al
personal y propiciar la uniformidad en el
trabajo.
• Servir de medio de orientación al
personal nuevo, para facilitar su
incorporación al trabajo.
• Propiciar la eficiencia, la eficacia y el
control interno (autocontrol) de la Institución.
• Facilitar la orientación al usuario o
cliente.
Se trata de un material de consulta y
aplicación permanente por quienes tienen la
responsabilidad de dirigir, ejecutar y
controlar los procedimientos respectivos.
DESTINATARIOS
El presente Manual de Procedimientos
está dirigido a los integrantes de la Oficina
de Control Interno, y a los empleados que de
alguna manera tengan participación o
vinculación con dicho instrumento
administrativo.
MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL
El Manual debe ser objeto de
manipulación cuidadosa con el fin de
garantizar el buen estado de las hojas y de
la totalidad del instructivo.
ACTUALIZACION DEL MANUAL
Las modificaciones, sustituciones o
adiciones al Manual de Procedimientos se
efectuarán a través de la Oficina de
Planeación, siguiendo las instrucciones y
metodología de mejoramiento continuo
establecidas en la Procuraduría.
Dependencia: Procuraduría Delegada
para la Prevención en Materia de Derechos
Humanos y Asuntos Etnicos.
Proceso: Control de Gestión y
Seguimiento y Ministerio Público
Procedimiento: Intervención ante las
Entidades que forman parte del Sistema
Nacional de Reforma Agraria
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
170
1. OBJETIVO
Fortalecer la defensa del orden jurídico,
del patrimonio público, de la titulación de
tierras de los grupos étnicos y los derechos
fundamentales socioculturales, económicos
y políticos de las diferentes comunidades de
nuestro territorio nacional, con el fin
específico de legalizar la titulación colectiva
de las tierras o predio, en cumplimiento tanto
de convenios internacionales, adoptados por
nuestro ordenamiento interno, como de la
normativa constitucional.
2. CLIENTES
Integrantes de comunidades Indígenas y
Grupos Afrocolombianos, así como las
distintas entidades que conforman el
Sistema Nacional de Reforma Agraria.
3. ALCANCE
Procesos administrativos que cursan ante
la administración pública y eventualmente
procesos ante la jurisdicción ordinaria para
la defensa de los territorios de estas
comunidades.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al Procurador
Delegado para la Prevención de los
Derechos Humanos y Asuntos Etnicos, y los
Procuradores Judiciales.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política de Colombia,
artículos 63, 64 y 330.
• Ley 160 de 1994
• Ley 70 de 1993.
• Ley 21 de 1991.
• Convenio 169 de la O.I.T.
• Decreto 262 de 2000.
• Decreto 1320 de 1998.
6. DEFINICIONES
• C.N.: Constitución Nacional.
• Comunidad Raizal: Son todos aquellos
habitantes nativos, oriundos del Archipiélago
de San Andrés, Providencia y Santa
Catalina.
• Territorio Indígena: Son las áreas
poseídas en forma regular y permanente por
una comunidad, parcialidad, o grupo
indígena, y aquellas que aunque no se
encuentren poseídas en esa forma,
constituyen el ámbito tradicional de sus
actividades sociales, económicas y
culturales.
• Comunidad o Parcialidad indígena:
Es el grupo o conjunto de familias de
ascendencia Amerindia, que tienen
conciencia de identidad y comparten valores,
rasgos, usos o costumbres de su cultura, así
como formas de gobierno, gestión, control
social o sistemas normativos propios que la
distinguen de otras comunidades, tengan o
no títulos de propiedad o que no puedan
acreditarlo legalmente, o que sus resguardos
fueron disueltos, divididos o declarados
vacantes.
• Autoridad Tradicional: Son los
miembros de una comunidad Indígena que
ejercen, dentro de la estructura propia de la
respectiva cultura, un poder de organización,
gobierno, gestión o control social.
• Cabildo Indígena: Es una entidad
indígena especial, cuyos integrantes son
miembros de una comunidad indígena,
elegidos y reconocidos por ésta como una
organización socio política tradicional, cuya
función es representar legalmente a una
comunidad, ejercer la autoridad y realizar
las actividades que le atribuyen las leyes,
sus usos, costumbres y el reglamento
interno de cada comunidad.
• Resguardo indígena: Es una institución
legal y socio-política de carácter especial,
conformada por una o más comunidades
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
171
indígenas, que con un título de propiedad
colectiva goza de las garantías de la
propiedad privada, poseen su territorio y se
rigen para el manejo de éste y su vida
interna por una organización autónoma
amparada por el fuero indígena y su sistema
normativo propio.
• Comunidad Afrocolombiana: Grupo o
conjunto de personas de ascendencia
Afrocolombiana, que comparten valores,
rasgos, usos y costumbres de una cultura.1
7. FORMATOS A UTILIZAR
Ninguno.
8. CONDICIONES GENERALES
Esta intervención comprende la
realización de actividades encaminadas a
dar cumplimiento al marco normativo citado
anteriormente, para la defensa y protección
de los derechos territoriales de los grupos
étnicos.
Dentro de la estrategia del Gobierno
Nacional ante la reforma agraria se
presentan prioridades, a saber:
• Una mayor distribución del poder
económico, a través del acceso a los
factores productivos, y la consolidación de
los espacios de participación política de las
comunidades campesinas, negras e
indígenas.
• La intervención en aquellas regiones
afectadas por graves conflictos sociales,
mediante acciones de acceso a la tierra, la
titulación de baldíos y la estabilización de
las comunidades, en procura de alcanzar la
paz y la convivencia ciudadana.
• A través de una acción conjunta entre
las instituciones y la comunidad, lograr
mediante mecanismos más transparentes un
mayor beneficio social y una utilización más
eficiente de los factores productivos en
beneficio de las comunidades.
9. SALIDAS
Escritos, memoriales, inspecciones
judiciales, visitas y documentos que sirvan
de fundamento para lograr la eficaz
actuación encaminada a la legalización de
las tierras a estos grupos.
10. REGISTROS
Los correspondientes a los títulos
expedidos a favor de cada una de las
comunidades.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Gestión periódica de la labor
encomendada, mediante la interposición de
escritos, recursos, sustentación y prácticas
de pruebas.
12. ANEXOS
a) Copia de las Resoluciones proferidas
en los trámites de titulación colectiva.
13. ACTIVIDADES
SECRETARIO DE LA DELEGADA:
13.1 Recibe y radica las solicitudes y
quejas formuladas por los integrantes de los
distintos grupos étnicos y pasa la
documentación al despacho.
PROCURADOR DELEGADO:
13.2 Recibe y asigna los negocios o casos
a cada uno de los Procuradores Judiciales.
PROCURADOR JUDICIAL:
13.3 Califica la documentación que le es
entregada y adelanta las diligencias
pertinentes, confirma o impugna las
determinaciones adoptadas, ejerciendo
vigilancia en desarrollo de la actuación
administrativa, verificando que no se
desconozcan los derechos de los grupos
étnicos.
13.4 Una vez surtida la actuación, rinden
informe ante el procurador delegado.
PROCURADOR DELEGADO:
13.5 Recibe el informe elaborado, lo
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
172
estudia y analiza junto con el Procurador
Judicial.
13.6 Devuelve el informe al Procurador
Judicial para anexarlo al expediente.
PROCURADOR JUDICIAL:
13.7 Anexa informe al expediente y lo
entrega para su archivo a la secretaria del
despacho.
SECRETARIA.
13.8 Archiva el expediente y hace las
desanotaciones correspondientes.
14. INDICADORES
• Documentación:
Número de Titulación de tierras legalizadas
————————————————————
——————— X 100
Número de intervenciones solicitadas
Dependencia: Procuraduría Delegada
para la Prevención en Materia de Derechos
Humanos y Asuntos Étnicos.
Proceso: Control de Gestión y
Seguimiento a los Derechos de las
comunidades Indígenas, Negras y Raizales
Procedimiento: Intervención ante las
Autoridades Judiciales, Administrativas y
Policivas
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Lograr el acatamiento de las preceptivas
constitucionales, en orden a que se cumpla
correctamente con la administración y
aplicación de los recursos estatales,
dirigidos a los grupos indígenas, raizales y
negros, destinados a la atención en Salud,
Educación y Participación en los Ingresos
Corrientes de la Nación, para garantizar el
cumplimiento y la efectividad de las normas
que regulan los diferentes aspectos.
2. CLIENTES
Comunidades Indígenas, Negras y
Raizales.
3. ALCANCE
Esta intervención se surte ante las
Gobernaciones de Departamento, Alcaldías
Municipales, Ministerio de Salud,
Secretarías de Salud, Ministerio de
Educación, Departamento Nacional de
Planeación, Ministerio del Interior, Ministerio
de Agricultura e Incora.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a la
Procuradora Delegada para la prevención en
Materia de Derechos Humanos y Asuntos
Etnicos, a los Procuradores Judiciales y
Abogados.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política de Colombia.
• Ley 160 de 1994.
• Ley 70 de 1993.
• Ley 21 de 1991.
• Convenio 169 de la O.I.T.
• Decreto 262 de 2000.
• Decreto 1320 de 1998.
• Decreto 1386 de 1994.
• Ley 60 de 1993.
• Ley 100 de 1993.
• Ley 115 de 1994.
• Decreto 804 de 1995.
• Decreto 1811 de 1990.
• Acuerdos 72, 77 y 177 del Consejo
Nacional de Seguridad Social
6. DEFINICIONES
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
173
• C.N.: Constitución Nacional.
• Comunidad Raizal: Son todos aquellos
habitantes nativos, oriundos del Archipiélago
de San Andrés, Providencia y Santa
Catalina.
• Territorio Indígena: Son las áreas
poseídas en forma regular y permanente por
una comunidad, parcialidad, o grupo
indígena, y aquellas que aunque no se
encuentren poseídas en esa forma,
constituyen el ámbito tradicional de sus
actividades sociales, económicas y
culturales.
• Comunidad o Parcialidad indígena:
Es el grupo o conjunto de familias de
ascendencia Amerindia, que tiene
conciencia de identidad y comparten valores,
rasgos, usos o costumbres de su cultura, así
como formas de gobierno, gestión, control
social o sistemas normativos propios que la
distinguen de otras comunidades, tengan o
no títulos de propiedad o que no puedan
acreditarlo legalmente, o que sus resguardos
fueron disueltos, divididos o declarados
vacantes.
• Autoridad Tradicional: Son los
miembros de una comunidad Indígena que
ejercen, dentro de la estructura propia de la
respectiva cultura, un poder de organización,
gobierno, gestión o control social.
• Cabildo Indígena: Es una entidad
indígena especial, cuyos integrantes son
miembros de una comunidad indígena,
elegidos y reconocidos por esta como una
organización socio- política tradicional, cuya
función es representar legalmente a una
comunidad, ejercer la autoridad y realizar
las actividades que le atribuyen las leyes,
sus usos, costumbres y el reglamento
interno de cada comunidad.
• Resguardo indígena: Es una institución
legal y socio-política de carácter especial,
conformada por una o más comunidades
indígenas, que con un título de propiedad
colectiva goza de las garantías de la
propiedad privada, poseen su territorio y se
rigen para el manejo de éste y su vida
interna por una organización autónoma
amparada por el fuero indígena y su sistema
normativo propio.
• Comunidad Afrocolombiana: Grupo o
conjunto de personas de ascendencia
Afrocolombiana, que comparten valores,
rasgos, usos y costumbres de una cultura.2
• I.C.N.: (Ingresos Corrientes de la
Nación) Son los recursos que recauda el
gobierno Nacional por concepto de
impuestos, denominados Ingresos
Tributarios y de tasas, multas y algunas
contribuciones llamados Ingresos No
Tributarios.3
• Transferencias o Participación de los
resguardos Indígenas en los I.C.N.: Son
los recursos que perciben los resguardos
indígenas por su participación en los I.C.N.,
los cuales son de su propiedad y deciden
autónomamente sobre su destinación, de
conformidad con las normas pertinentes,
usos y costumbres.
• Etnoeducación: Educación para los
grupos étnicos, es la que se ofrece a grupos
o comunidades que integran la nacionalidad
y que poseen una cultura, una lengua, unas
tradiciones y unos fueros propios y
autóctonos.4
7. FORMATOS A UTILIZAR
Ninguno.
8. CONDICIONES GENERALES
El fortalecimiento de la diversidad Etnica y
Cultural, que consagró la Constitución
Política de 1991 en defensa de los derechos
de los pueblos Indígenas y tribales, así como
de las comunidades Afrocolombianas y
Raizales, corroborando las determinaciones
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
174
que se habían adoptado en virtud del
Convenio 169 de 1989, de la OIT, aprobado
por la Ley 21 de 1991, trajo como
consecuencia la expedición de leyes
especiales que tienden a garantizar el
respeto y la aplicación de los ordenamientos
que rigen el reconocimiento y la
autodeterminación integral de estas
minorías.
Los grandes cambios ocurridos en el país
a partir de la nueva legislación han permitido
la consecución de espacios a las
comunidades indígenas y afrocolombianas,
ubicándolas de frente a un reto en los
campos educativo, de la salud, la economía
y otros.
Esta intervención comprende la
realización de actividades encaminadas a
dar cumplimiento al marco normativo citado
anteriormente, para la defensa y protección
de los derechos territoriales de los grupos
étnicos.
9. SALIDAS
Memoriales, escritos, recursos, circulares,
informes y demás documentos que sirvan
para tener una adecuada información.
10. REGISTROS
Informes de gestión realizada, precisando
el número de beneficiarios de estos grupos
étnicos en desarrollo de estas actividades,
así como las eventuales investigaciones
disciplinarias que se puedan derivar de las
actuaciones adelantadas.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Intervención oportuna ante los distintos
organismos gubernamentales o
jurisdiccionales, para obtener pronta
respuesta a las peticiones, recursos y
alegaciones que se presenten con el objeto
de lograr los objetivos planteados.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
SECRETARIA:
13.1 Recibe y radica las solicitudes,
peticiones, comunicados y quejas
formuladas por los integrantes de los
distintos grupos étnicos.
13.2 Entra la documentación al despacho
para su asignación y reparto entre los
abogados
PROCURADOR DELEGADO:
13.3 Asigna los asuntos al Procurador
Judicial o Abogado.
13.4 Devuelve a secretaría para su
radicación en el sistema SIAF y libros
radicadores.
Secretaria:
13.5 Radica y reparte los expedientes o
casos a los abogados o Procuradores
judiciales, con firma en la planilla de entrega
del funcionario que recibe.
PROCURADOR JUDICIAL O ABOGADO:
13.6 Analiza la documentación que le es
entregada. Solicita la información que
considere necesaria ante las autoridades y
entidades correspondientes, ejerciendo
vigilancia en desarrollo de la actuación
administrativa, verificando que no se
desconozcan los derechos de los grupos
étnicos, y en algunas oportunidades se
desplaza a las localidades comprometidas.
Cuando el caso lo amerita, instaura las
acciones o denuncias a que haya lugar.
Analiza el fallo proferido por la respectiva
instancia y lo impugna si fuese necesario.
Vigila que el trámite de segunda instancia se
realice conforme a los parámetros legales.
13.7 Informa al peticionario de las
diligencias adelantadas y los resultados
obtenidos.
13.8 Elabora informe final de gestión y lo
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
175
presenta al Procurador Delegado
PROCURADOR DELEGADO.
13.9 Recibe, estudia y analiza el informe
junto con el Abogado o Procurador Judicial,
y lo remite a la secretaria para su archivo.
SECRETARIO DE LA DELEGADA:
13.10 Da cumplimiento a lo consignado en
el informe final presentado por el Abogado o
Procurador Judicial, elaborando según
corresponda el auto de archivo o remitiendo
las diligencias a las entidades competentes.
13.11 Anexa el informe al expediente, y
dispone su archivo o remisión por
competencia.
13.12 Remite o Archiva el expediente y
hace las desanotaciones correspondientes.
14. INDICADORES
Número de actuaciones realizadas
————————————————————
X 100
Número de comunidades beneficiadas
Dependencia: Procuraduría Delegada
para la prevención en Materia de Derechos
Humanos y Asuntos Etnicos.
Proceso: Investigación Disciplinaria
Procedimiento: Investigación
Disciplinaria
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Adelantar las averiguaciones, que en
forma oficiosa o por solicitud de parte se
presentan en la Delegada, con el fin de
establecer si existen funcionarios
responsables de conductas que ameriten la
iniciación de diligencias de orden
disciplinario y en caso positivo aplicar los
correctivos de ley.
2. CLIENTES
Procuradores Judiciales y demás
servidores de la Procuraduría Delegada para
la prevención de Derechos Humanos y
Asuntos Etnicos.
3. ALCANCE
Procuradores Judiciales ante faltas leves
y graves, y demás funcionarios de la
delegada ante faltas leves.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al Procurador
Delegado para la Prevención en materia de
Derechos Humanos y Asuntos Etnicos,
Secretario de la Delegada y demás
servidores públicos, distintos al
investigado, a quienes se comisiona para
adelantar la actuación.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política, artículo 277.
• Ley 200 de 1995, artículos 159-169.
• Decreto 262 de 2000.
6. DEFINICIONES
• C.N.: Constitución Nacional.
• Disciplinado: Destinatario de la Ley
Disciplinaria que cometa la falta disciplinaria
o determine a otro a cometerla.
Específicamente los sujetos disciplinables
son los miembros de las corporaciones
públicas, empleados y trabajadores del
Estado y de sus entidades descentralizadas
territorialmente y por servicios. Para los
mismos efectos se aplicará a los miembros
de la fuerza pública, los particulares que
ejerzan funciones públicas en forma
permanente o transitoria, los funcionarios y
trabajadores del Banco de la República, los
integrantes de la Comisión de Lucha
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
176
ciudadana contra la corrupción y las
personas que administren los recursos de
que trata el artículo 338 de la C.N. Tal
calidad se adquiere a partir de la notificación
de los cargos.5
• Falta disciplinaria: Constituye falta
disciplinaria y por lo tanto da lugar a acción
e imposición de la sanción correspondiente
el incumplimiento de los deberes, el abuso o
extralimitación de los derechos y funciones,
la incursión en prohibiciones, impedimentos,
inhabilidades y conflictos de intereses.
• Auto de cargos: Acto administrativo
expedido por el funcionario competente
dentro de una investigación disciplinaria en
el cual se relacionan tanto las conductas
presuntamente irregulares ocurridas por
acción, omisión o extralimitación de
funciones de un servidor público como las
normas constitucionales, legales y
reglamentarias infringidas.
• Procedimiento Verbal: Sucesión de
actos que se realizan con el objeto de
alcanzar alguna finalidad jurídica, como
adoptar una decisión, emitir una resolución,
imponer una sanción no penal, etc.,
desarrollado con el mínimo de términos y
recurriendo al principio de la Oralidad.
• Preclusión: Es el efecto que sobre los
actos procesales opera el transcurso de los
plazos o la finalización de los términos para
ellos previstos, consistente en hacer
imposibles o completamente ineficaces los
actos correspondientes.
• Fallo: Es una providencia que decide el
objeto del proceso, previo el agotamiento del
trámite de la instancia.
• Auto Interlocutorio: Providencia que
resuelve algún aspecto sustancial de la
actuación.
• Auto de Sustanciación: Providencia
que dispone el trámite que la ley establece
para dar curso a la actuación.
• Prescripción: Manifestación de la
influencia que el tiempo tiene sobre las
relaciones jurídicas y los derechos
subjetivos.6
7. FORMATOS A UTILIZAR
No aplica.
8. CONDICIONES GENERALES
Orientar procesalmente la investigación
conforme a la Ley 200 de 1995 o Código
Disciplinario Unico.
9. SALIDAS
• Información indagación preliminar.
• Pliego de cargos.
• Auto apertura pruebas.
• Providencia que pone fin a la actuación.
• Recursos.
10. REGISTROS
• Informe a la oficina de Registro y
Control.
• Informe a la oficina de Personal.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Correcta realización de la actuación,
confrontada con el soporte documental y
legal.
• Ejecutar la política de control interno
disciplinario prevista en la Ley 200 de 1995
e inducir hacia una conducta de autocontrol
del Servidor Público.
12. ANEXOS
Ninguno.
13. ACTIVIDADES
SECRETARIA
13.1 Recibe y radica la queja o el
expediente remitido por la División de
Registro y Control, en el libro de
correspondencia recibida.
13.2 Pasa la queja o el expediente
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
177
remitido por la División de Registro y Control
al Procurador Delegado.
PROCURADOR DELEGADO:
13.3 Designa al Procurador Judicial o el
Abogado de la Delegada que adelantará la
actuación disciplinaria y pasa a Secretaría
SECRETARIA:
13.4 Remite la queja a la División de
Registro y Control para que sea elaborado el
registro de averiguación disciplinaria y se le
asigne el número de expediente respectivo.
Lo anterior en caso de que la queja recibida
haya llegado a la delegada de manera
directa y no a través de la primera oficina
citada.
13.5 Elabora el proyecto de auto por el
que se comisiona al Procurador Judicial o al
Abogado que adelantará la actuación
disciplinaria.
PROCURADOR DELEGADO:
13.6 Firma el auto comisorio y pasa a
secretaría.
SECRETARIA:
13.7 Entrega el expediente al Procurador
Judicial o al Abogado comisionado a través
de planilla de entrega.
13.8 Hace el reporte del expediente al
Sistema Nuevo SIAF y consigna los datos
relevantes
PROCURADOR JUDICIAL O ABOGADOS.
13.9 Estudia las diligencias, practica
pruebas y elabora el proyecto con la
decisión pertinente.
13.10 Pasa el proyecto a través de la
secretaria, al despacho para su eventual
discusión, aprobación y firma.
PROCURADOR DELEGADO:
13.11 Estudia y aprueba el proyecto.
14. INDICADORES
Número de fallos
—————————————————— X
100
Número de procesos adelantados
Número de archivos
——————————————————— X
100
Número de procesos adelantados
Dependencia: Procuraduría Delegada
para la prevención en Materia de Derechos
Humanos y Asuntos Etnicos.
Proceso: Prevención y Protección de los
Derechos Humanos para todos los
habitantes del Territorio Nacional.
Procedimiento: Trámite a denuncias y
quejas sobre posibles violaciones a los
Derechos Humanos e infracciones al
Derecho Internacional Humanitario.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Promover ante las autoridades judiciales y
administrativas, el cumplimiento de las
normas de orden nacional y los tratados
internacionales sobre Derechos Humanos y
Derecho Internacional Humanitario, para
lograr la eficaz protección de los derechos y
garantías fundamentales
constitucionalmente reconocidos.
2. CLIENTES
Toda la población residente en el territorio
colombiano, civiles o combatientes.
3. ALCANCE
Está orientado principalmente a proteger
la población más vulnerable, tal como
aquellas personas que se encuentran en
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
178
zonas de conflicto armado, ya sean civiles o
combatientes.
Brindar ayuda a las personas que han
sido objeto de amenaza, con el fin de
garantizar sus derechos fundamentales
eventualmente vulnerables.
Para tal fin se interviene ante: Ministerio
de Defensa, Ministerio de Relaciones
Exteriores, Ministerio del Interior, Dirección
General de la Policía Nacional, DAS,
Fiscalía General de la Nación,
Gobernadores Departamentales y Alcaldes
Municipales, y ante organizaciones no
gubernamentales.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al Procurador
Delegado para la Prevención en materia de
Derechos Humanos y Asuntos Etnicos, a los
Procuradores Judiciales, Abogados y demás
funcionarios de la Delegada.
5. REFERENCIAS
• Constitución Nacional de Colombia.
• Tratados internacionales sobre
Derechos Humanos y Derecho Internacional
Humanitario.
• Código Penal y de Procedimiento Penal.
• Código Civil y de Procedimiento Civil.
• Código de Policía.
• Demás normas pertinentes.
6. DEFINICIONES
• C.N.: Constitución Nacional.
• Derechos Humanos: Es el conjunto
de normas que hacen referencia a los
atributos del hombre, que le son propios, y
que puede ejercer donde quiera que se
encuentre, sin distinción de raza, sexo,
religión, origen ni medio. Son inherentes a
su naturaleza y condición, adquiridos por el
solo hecho de nacer y vivir.
• Derechos Colectivos: Son aquellos
destinados a proteger necesidades de la
colectividad o de un sector de ésta.
• Derechos Individuales: Son aquellos
destinados a proteger necesidades de la
persona como ser individual y único.
• Derecho Internacional Humanitario
(D.I.H.): O de los Conflictos Armados. Es el
conjunto de normas consuetudinarias y
convencionales que la comunidad
internacional ha adoptado para morigerar la
crueldad de la guerra, mediante la
regulación de la conducción de las
hostilidades y la regulación de la forma
como deben ser protegidas las personas
afectadas por la guerra.
• Combatiente: Persona que toma parte
directa en las hostilidades y lleva armas de
manera abierta.
• No combatiente: No toma parte o deja
de hacer parte de esas hostilidades.
• Derechos Fundamentales: Son
derechos humanos originarios que gozan de
una protección privilegiada, que consiste en
que con respecto a ellos es posible lograr
una protección judicial inmediata de acción
de tutela.
• Tortura: Todo acto por medio del cual
un agente directo o indirecto del Estado
ocasiona graves sufrimiento físicos o
mentales a una persona con fines
disuasorios, punitivos, intimidatorios,
coactivos o discriminatorios.
• Desaparición Forzada: Acto
pluriofensivo que afecta un conjunto de D.H.
reconocidos por la C.N., buscando
despersonalizar a la víctima, privarla de su
libertad civil. Se presenta cuando agentes
directos o indirectos del Estado privan de la
libertad a una persona y luego la ocultan,
marginándola del amparo de la ley.
• Delito de Lesa Humanidad: Ciertas
conductas atroces que se producen de
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
179
manera sistemática o generalizada,
cometidas por agentes de un gobierno o una
organización política.
• Violaciones de Derechos Humanos: Es
aquella acción u omisión de un agente del
Estado, con lo cual se afecta uno de los
derechos humanos reconocidos por los
instrumentos internacionales y en especial
en el Pacto Internacional de Derechos
Civiles y Políticos, y la Convención
Americana sobre D.H. o Pacto de San José.
• Tratado internacional: Es todo
acuerdo entre personas internacionales, o si
se prefiere todo acuerdo entre miembros de
la comunidad internacional.
• Tratos crueles, inhumanos y
degradantes: Acciones por las cuales se
infieren sufrimientos que no tiene la misma
intensidad de la tortura o las finalidades en
esta previstas, por lo que no todo maltrato
implica tortura, pues el sufrimiento debe ser
grave y con una finalidad.7
7. FORMATOS A UTILIZAR
Ninguno
8. CONDICIONES GENERALES
La dimensión jurídica de los derechos
humanos reconoce su articulación en un
sistema internacional de principios y normas
vinculantes para los sujetos de Derecho
Internacional, cuya voluntad de acogerse a
sus disposiciones ha sido evidenciada
mediante el cumplimiento de los
procedimientos previstos en la normatividad
interna de cada uno de ellos, en armonía
con lo señalado sobre entrada en vigor en el
respectivo instrumento.
La Constitución de 1991 consagró la
preeminencia de los tratados y convenios
internacionales de los D.H. en el orden
interno, a partir de su ratificación y entrada
en vigencia.8
El respeto y protección de los D.H., son
actualmente el objeto de atención por parte
de todos los países del mundo, partiendo de
la Carta de la organización de las Naciones
Unidas y de la Declaración Universal de los
Derechos Humanos, un conjunto de tratados
públicos, de los cuales Colombia es parte. El
haberse reconocido que la democracia tiene
como esencia el respeto de los fueros de la
persona, ha hecho que no sólo en la escala
de la comunidad internacional, sino en las
esferas regionales, proliferen convenios que
los salvaguardan y evitan el abuso de
poderes arbitrales.9
9. SALIDAS
• Solicitudes de intervención y
seguimiento.
• Peticiones a diferentes instituciones.
• Informes evaluativos.
• Solicitud de investigaciones
disciplinarias y/o penales.
10. REGISTROS
• Informe final de las gestiones
adelantadas, comprobando o verificando las
quejas formuladas y los correctivos
adoptados.
• Comunicación al peticionario de la
gestión realizada.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Verificación de la información
suministrada.
• Intervención ante las diferentes
entidades de carácter público y privado y
ante las autoridades nacionales e
internacionales, para lograr la efectiva
protección de los derechos humanos.
• Intervención permanente ante las
autoridades públicas y privadas encargadas
de la implementación y puesta en marcha de
los planes y programas orientados al
cumplimiento de las normas sobre Derechos
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
180
Humanos y D.I.H.
• Actualización en la normatividad
relacionada con el tema de Derechos
Humanos, y datos estadísticos de la
problemática y sus causas.
12. ANEXOS
Elaboración de un cronograma de
actividades y hoja de ruta de expediente.
13. ACTIVIDADES
SECRETARIA:
13.1 Recibe tanto por correspondencia
como por Fax, las denuncias y quejas
formuladas y las radica en el sistema.
13.2 Pasa al despacho para que el
Procurador Delegado haga el reparto
correspondiente entre los abogados y
Procuradores Judiciales.
PROCURADOR DELEGADO:
13.3 Asigna los negocios a cada uno de
los Procuradores Judiciales y Abogados
según la problemática.
13.4 Devuelve a la secretaria para su
radicación en el sistema “Nuevo SIAF” y
libros radicadores.
SECRETARIA:
13.5 Radica y reparte los expedientes o
casos a los abogados o Procuradores
Judiciales, suscribiendo la firma en la
planilla de entrega por el funcionario que
recibe.
Procurador Judicial o Abogado:
13.6 Recibe y analiza la documentación
que le es entregada.
13.7 Proyecta y remite las
comunicaciones pertinentes, y entrega a la
secretaria para su envío.
SECRETARIA:
13.8 Recibe las comunicaciones y las
envía por Fax o por correspondencia y
entrega al Abogado o Procurador Judicial
copia para anexar al expediente o caso.
PROCURADOR JUDICIAL O ABOGADO:
13.9 Ejerce vigilancia en desarrollo de la
actuación administrativa, verificando que no
se desconozcan los derechos de los grupos
étnicos.
13.10 Confirma o impugna las
determinaciones adoptadas.
13.11 Elabora el informe final de gestión y
lo presenta al Procurador Delegado.
PROCURADOR DELEGADO:
13.12 Recibe, estudia y analiza el informe
presentado por el Abogado o Procurador
Judicial y lo devuelve a la Secretaria para su
archivo o para el trámite correspondiente.
14. INDICADORES
Número de peticiones y quejas tramitadas
————————————————————
——— X 100
Número de peticiones y quejas recibidas
Dependencia: Procuraduría Delegada
para la prevención en Materia de Derechos
Humanos y Asuntos Etnicos.
Proceso: Intervención Judicial
Procedimiento: Ejercicio de acciones
Populares, de Tutela y Cumplimiento.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Lograr la protección de los derechos
amparados por la C.N., mediante el ejercicio
de las acciones populares, de tutela, de
cumplimiento y las demás que resulten
conducentes con las cuales se asegure la
efectiva e inmediata defensa del orden
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
181
jurídico, en especial las garantías y los
derechos de los grupos étnicos.
2. CLIENTES
Las Comunidades Indígenas, Negras y
Raizales.
3. ALCANCE
Se pretende garantizar los derechos
Socio-culturales y Económicos reconocidos
a los grupos étnicos.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al Procurador
Delegado para la Prevención en materia de
Derechos Humanos y Asuntos Etnicos, a los
Procuradores Judiciales y abogados.
5. REFERENCIAS
• Constitución Nacional de Colombia.
• Tratados internacionales sobre
Derechos Humanos y Derecho Internacional
Humanitario.
• Código Contencioso Administrativo.
• Código Civil y de Procedimiento Civil.
• Código de Policía.
• Demás normas concordantes.
6. DEFINICIONES
• C.N.: Constitución Nacional.
• C.C. y C.P.C.: Código Civil y Código de
Procedimiento Civil.
• C.C.A.: Código Contencioso
Administrativo.
• Derechos Humanos: Es el conjunto de
normas que hacen referencia a los atributos
del hombre, que le son propios, y que puede
ejercer donde quiera que se encuentre, sin
distinción de raza, sexo, religión, origen ni
medio. Son inherentes a su naturaleza y
condición, adquiridos por el solo hecho de
nacer y vivir.
• Derechos Colectivos: Son aquellos
destinados a proteger necesidades de la
colectividad o de un sector de esta.
• Derechos Individuales: Son aquellos
destinados a proteger necesidades de la
persona como ser individual y único.
• Derechos Fundamentales: Son
derechos humanos originarios que gozan de
una protección privilegiada, que consiste en
que con respecto a ellos es posible lograr
una protección judicial inmediata de acción
de tutela.
• Tratado internacional: Es todo
acuerdo entre personas internacionales, o si
se prefiere todo acuerdo entre miembros de
la comunidad internacional.
• Acción de Tutela: Se trata de un
derecho subjetivo, en el que cualquier
persona en todo momento y lugar, puede
reclamar de los jueces, por sí misma o por
interpuesta persona, la protección inmediata
de sus derechos fundamentales cuando
sean vulnerados o amenazados por la
acción u omisión de cualquier autoridad
pública. Sólo procederá cuando el afectado
no disponga de otro medio de defensa
judicial, salvo que ella se utilice como
mecanismo transitorio para evitar un
perjuicio irremediable. (Artículo 86 C.N.).
• Acción de cumplimiento: Es el derecho
que tiene toda persona para acudir ante la
autoridad judicial y hacer efectivo el
cumplimiento de una ley o un acto
administrativo omitido. (Artículo 87 C.N.).
• Acciones populares: Acción Pública,
Es la acción que cualquier ciudadano puede
ejercer en interés público de la comunidad,
ya sea dentro de un proceso penal o
administrativo. (Artículo 88 C.N.).
• Grupos étnicos: Conjunto de personas
que comparten rasgos culturales,
costumbres, normas, creencias y rasgos
morfológicos similares y diferentes a otros
grupos.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
182
7. FORMATOS A UTILIZAR
Ninguno.
8. CONDICIONES GENERALES
Dentro de lo consagrado por la C.N., no
solo se encuentran un sinnúmero de
derechos, sino también los mecanismos para
hacerlos efectivos, entre ellos, las llamadas
acciones de Tutela, Populares, Colectivas y
de Cumplimiento.
Cada una de estas acciones tiene una
finalidad específica, y cuenta con una
normatividad concreta para hacer uso de las
mismas, conforme a lo estipulado en los
artículos 86, 87 y 88 de la Carta Política, el
Acuerdo 2591 de 1991, Ley 472 de 1998 y
Ley 393 de 1997.
9. SALIDAS
Presentación de demandas, memoriales y
solicitudes de pruebas.
10. REGISTROS
• Informe final de las gestiones
adelantadas, comprobando o verificando las
quejas formuladas y los correctivos
adoptados.
• Comunicación al peticionario de la
gestión realizada.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Revisión periódica de los distintos
procesos judiciales, con el fin de establecer
los resultados presentados en la actuación
judicial.
• Verificación de la información
suministrada.
• Intervención ante las diferentes
autoridades judiciales, para lograr la efectiva
protección de los derechos sociales,
culturales, económicos y colectivos de las
minorías étnicas.
12. ANEXOS
Ninguno.
13. ACTIVIDADES
SECRETARIA:
13.1 Recibe tanto por correspondencia
como por Fax, las solicitudes y peticiones
formuladas por los integrantes de los
distintos grupos étnicos y las radica en el
sistema.
13.2 Pasa al despacho para que el
Procurador Delegado haga el reparto
correspondiente entre los abogados y
Procuradores Judiciales.
PROCURADOR DELEGADO:
13.3 Asigna los negocios a cada uno de
los Procuradores Judiciales y Abogados
según la problemática.
13.4 Entrega a la secretaria para su
correspondiente distribución.
SECRETARIA:
13.5 Radica en planilla y entrega los
expedientes o casos a los abogados o
Procuradores Judiciales asignados.
PROCURADOR JUDICIAL O ABOGADO:
13.6 Recibe y analiza la documentación
que le es entregada.
13.7 Proyecta y remite las
comunicaciones pertinentes, y entrega a la
secretaria para su envío.
SECRETARIA:
13.8 Recibe las comunicaciones y las
envía por Fax o por correspondencia y
entrega al Abogado o Procurador Judicial
copia para anexar al expediente o caso.
PROCURADOR JUDICIAL O ABOGADO:
13.9 Interpone las acciones a que haya
lugar, ejerciendo vigilancia en desarrollo de
la actuación administrativa, verificando que
no se desconozcan o violen los derechos de
los grupos étnicos, causando un posible
perjuicio de carácter irremediable para la
persona, grupo o colectividad.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
183
13.10 Elabora el informe final de gestión y
lo presenta al Procurador Delegado.
PROCURADOR DELEGADO.
13.11 Estudia y analiza el informe de
gestión, presentado por el Abogado o
Procurador Judicial y lo devuelve a la
Secretaria para su archivo o para el trámite
correspondiente.
14. INDICADORES
Número de demandas presentadas
————————————————————
X 100
Número de solicitudes recibidas
Dependencia: Procuraduría Delegada
para la prevención en Materia de Derechos
Humanos y Asuntos Étnicos.
Proceso: Prevención y Protección integral
a la población desplazada por la violencia.
Procedimiento: Trámite de denuncias,
quejas y reclamos presentados por la
población desplazada por la violencia.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
• Velar por el respeto de los derechos
humanos y de las normas del Derecho
Internacional Humanitario frente a las
personas víctimas del desplazamiento
forzado. Cuando en el ejercicio de esta
función se verifiquen situaciones violatorias
de los derechos fundamentales de esta
población, se promoverán las acciones
correspondientes para que las autoridades
competentes adelanten las actuaciones
penales y administrativas a que haya lugar.
• Controlar y vigilar la adecuada
destinación de los recursos asignados a las
diferentes instituciones públicas, que
conforman el Sistema Nacional para la
Atención Integral a la Población desplazada
por la violencia, para asegurar que se
administre dentro de las condiciones de
diligencia y eficiencia que debe regir la
función administrativa.
• Orientar a las personas víctimas del
desplazamiento forzado, sobre los derechos
y beneficios que le asisten por su condición,
en virtud de lo previsto en las disposiciones
legales y reglamentarias.
• Adelantar acciones orientadas a
asegurar el reconocimiento oportuno de los
derechos y beneficios para la población
desplazada.
2. CLIENTES
Toda la población desplazada por la
violencia dentro del territorio nacional.
3. ALCANCE
• El procedimiento se adelanta ante las
entidades que hacen parte del Sistema
Nacional de Atención a la Población
Desplazada por la Violencia, así: Ministerio
de Agricultura (Incora), Ministerio de Salud
(ICBF), Ministerio de Educación y
Secretarías de Educación Departamentales,
Municipales y Distritales, Ministerio del
Interior, Ministerio de Desarrollo, Ministerio
de Trabajo (IFI), Sistema de Seguridad
Social en Salud, la Defensoría del Pueblo, la
Red de Solidaridad, la Presidencia de la
República, Gobernadores Departamentales,
Alcaldes, ONG, personerías, comandantes
de Policía, Directores de Servicio Seccional
de Salud.
• Se aplica a todas las denuncias, quejas,
peticiones, solicitudes presentadas ante este
organismo de control por la población
desplazada, frente al incumplimiento de la
ayuda humanitaria de emergencia
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
184
(alimentación, atención médica y psicológica
y aseo personal).
• A las declaraciones de los hechos
motivo de desplazamiento, que de
conformidad con el Decreto 266 de 2000 se
reciben en este organismo de control.
• En las diversas acciones, encaminadas
a asegurar el reconocimiento oportuno de
los derechos y beneficios consagrados a
favor de la población desplazada.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al Procurador
General de la Nación, Procurador Delegado
para la Prevención de los Derechos
Humanos y Asuntos Etnicos, Jefe del Grupo
de Control y Vigilancia para la atención de la
Población desplazada y asuntos carcelarios
(Procurador Judicial II), Abogados y demás
funcionarios.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política de Colombia.
• Resolución 298 del 23 de agosto de
2000, emanada del Despacho del señor
Procurador General de la Nación.
• Ley 387 de 1997.
• Ley 70 de 1993.
• Decreto Presidencial 173 de 1998.
• Principios Rectores de los
Desplazamientos Internos de las Naciones
Unidas.
• Decreto 262 de febrero 22 de 2000.
• Demás normas concordantes.
6. DEFINICIONES
• Desplazamiento forzoso: Exodo de
población generalmente pobre y campesina,
que tienen que abandonar sus parcelas y
sus comunidades para ponerse a salvo de
las amenazas y la violencia que las azota
como consecuencia de un conflicto armado
interno, violaciones masivas de los D.H.,
infracciones al D.I.H., y causas similares que
puedan alterar o alteren drásticamente el
orden público.
• Desplazado: Toda persona que se ha
visto forzada a migrar dentro del territorio
nacional, a abandonar su localidad de
residencia y las actividades económicas
habituales porque su vida, su integridad
física, su seguridad o libertad personal han
sido vulneradas o se encuentran
directamente amenazadas.10
• Violencia: Acción donde se obra
bruscamente, con ímpetu e intensidad
extraordinarias con el fin de vencer la
resistencia y causar daño.
• IFI: Instituto de Fomento Industrial.
• Incora: Instituto Colombiano de la
Reforma Agraria.
• ICBF: Instituto Colombiano de Bienestar
Familiar.
• ONG: Organizaciones No
Gubernamentales.
• Población vulnerable: Es la población
que se encuentra en una zona de conflicto
armado, en estado de indefensión o peligro
de tal magnitud, que puede ser herida o
recibir una lesión, física o moral.
• Población Civil: Toda persona que no
pertenece a las fuerzas militares, ni tampoco
pertenece a grupos subversivos, y que no
son actores directos en el conflicto armado.
• Ataque armado: Es el acto violento que
se produce por cualquier grupo armado
Estatal o no Estatal contra una determinada
ciudad, pueblo o caserío donde se
encuentren asentamientos humanos.
• Alertas tempranas: Es el aviso
oportuno que se debe dar a las autoridades
para prevenir una posible masacre,
secuestro o acto violento que vaya en contra
del ordenamiento legal y de la Constitución.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
185
Puede provenir de un particular o de una
entidad oficial.
• Atención Humanitaria de Emergencia:
Es la prestación a la población desplazada,
de la asistencia para la alimentación, aseo
personal, manejo de abastecimientos,
utensilios de cocina, atención médica y
psicológica, transporte de emergencia y
alojamiento transitorio en condiciones dignas
que garanticen unos estándares mínimos de
calidad, de acuerdo con lo estipulado en la
Ley 387 de 1997.
• Prevención: Preparación y disposición
que se hace anticipadamente para evitar un
riesgo o ejecutar una cosa.
• Estabilización Socioeconómica: Va
dirigida a la aplicación de promover
acciones tendientes a generar condiciones
de sostenibilidad económica y social para la
población desplazada en el marco del
retorno voluntario o el reasentamiento en
otras zonas rurales o urbanas.
• Derechos Humanos: Es el conjunto de
normas que hacen referencia a los atributos
del hombre, que le son propios, y que puede
ejercer donde quiera que se encuentre, sin
distinción de raza, sexo, religión, origen ni
medio. Son inherentes a su naturaleza y
condición, adquiridos por el solo hecho de
nacer y vivir.
• Derecho Internacional Humanitario
(D.I.H.): O de los Conflictos Armados. Es el
conjunto de normas consuetudinarias y
convencionales que la comunidad
internacional ha adoptado para morigerar la
crueldad de la guerra, mediante la
regulación de la conducción de las
hostilidades y la regulación de la forma
como deben ser protegidas las personas
afectadas por la guerra.
• Grupos subversivos: Son los grupos
alzados en armas que actúan al margen de
la ley, y que van en contra de todo
ordenamiento legal y constitucional.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Formatos de Declaración de los hechos
motivo del desplazamiento forzoso.
• Formato de recepción de quejas y
atención al público.
8. CONDICIONES GENERALES
El agudo conflicto armado interno que
vive Colombia, impone múltiples y difíciles
retos a la sociedad en general y al Estado
en particular. El gran impacto de la violencia
que se evidencia tanto en la economía como
en el mismo estado de derecho, exige
respuestas y acciones que se traduzcan en
legislación, políticas públicas e instrumentos
idóneos para enfrentar sus consecuencias.
En respuesta a lo anterior, el Gobierno
Nacional, dentro de la política de D.H.,
plantea como objetivos, el respeto, la
promoción y garantía de los derechos
Fundamentales, la humanización del
Conflicto y el diseño de herramientas para la
atención de las violaciones a los derechos.
De esta manera, la política de atención a la
población desplazada busca contrarrestar y
solucionar una de las formas más radicales
de violación de los D.H.11
Tal como dice la Ley 387 de 1997, en su
artículo 3º: “Es responsabilidad del Estado
Colombiano formular políticas y adoptar las
medidas para la prevención del
desplazamiento forzado; la atención,
protección y consolidación y estabilización
socioeconómica de los desplazados internos
por la violencia...”.
9. SALIDAS
Escritos, circulares, visitas y documentos
que sirvan de fundamento para lograr la
eficaz actuación encaminada a la protección
y cumplimiento de las garantías
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
186
constitucionales y legales de las personas
desplazadas por la violencia.
10. REGISTROS
Informes de gestión, radicación en libros
de control de actuaciones surtidas, listado
de las personas desplazadas atendidas
diariamente, registro en libro radicador de
los repartos, circulares, archivo por orden
alfabético de declaraciones recepcionadas.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Intervención permanente ante las
autoridades públicas y privadas encargadas
de la implementación y puesta en marcha de
los planes y programas orientados al
cumplimiento de la Ley 387 de 1997, y
demás normas concordantes.
Realización de visitas periódicas a las
diferentes entidades y organismos
encargados de brindar la ayuda y el apoyo
humanitario a la población desplazada.
12. ANEXOS
Ninguno.
13. ACTIVIDADES
OFICINISTA:
13.1 Atiende al público por ventanilla,
recibe las quejas por escrito, previo
diligenciamiento de formato de atención,
fecha, radica y entrega al secretario para su
correspondiente reparto entre los abogados.
SECRETARÍA:
13.2 Recibe y radica las solicitudes y
quejas formuladas por la población
desplazada, asignando cada queja al
abogado respectivo.
ABOGADO:
13.3 Recibe la queja, estudia el caso,
elabora y remite las comunicaciones a las
entidades pertinentes.
13.4 Entrega las comunicaciones al
secretario para que sean enviadas por
correspondencia o por Fax.
SECRETARIA:
13.5 Envía las comunicaciones, dejando
las copias para el expediente y el archivo.
13.6 Pasa lo proyectado por los abogados
para la firma del Jefe de Grupo.
PROCURADOR JUDICIAL II (JEFE DE
GRUPO).
13.7 Revisa la documentación para su
firma.
13.8 Devuelve a secretaria para su
correspondiente envío.
13.9 Revisa informes de gestión
verificando que se haya logrado el
cumplimiento de los derechos legales y
constitucionales de las personas
desplazadas por la violencia.
13.10 Verifica el cumplimiento de los
acuerdos pactados entre las instituciones del
Estado y las personas desplazadas.
SECRETARIA:
13.11 Envía las comunicaciones firmadas
por el Jefe de Grupo, dejando copias para el
archivo consecutivo.
ABOGADO:
13.12 Ejerce control y vigilancia a las
diligencias adelantadas, para velar por el
respeto de los D. Fundamentales de las
personas desplazadas.
14. INDICADORES
Número de quejas gestionadas
—————————————————— X
100
Número de quejas recibidas
Dependencia: Procuraduría Delegada
para la prevención en Materia de Derechos
Humanos y Asuntos Étnicos.
Proceso: Control y Vigilancia para la
atención de la población Carcelaria
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
187
Procedimiento: Intervención ante las
autoridades Penitenciarias y Carcelarias
comprometidas con la atención a internos.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
• Velar por el respeto de los derechos
humanos y las garantías fundamentales de
las personas privadas de la libertad, tanto en
el territorio nacional como en el exterior,
adelantando las acciones correspondientes
ante las autoridades competentes para
evitar situaciones violatorias de los derechos
fundamentales de estas personas.
• Visitar periódicamente los diferentes
establecimientos carcelarios, para verificar
el cumplimiento en la oportuna prestación de
los servicios asistenciales para los internos,
establecidos en la constitución, los
convenios, tratados internacionales y en la
legislación interna.
• Elaborar estudios y adelantar propuestas
frente a la problemática carcelaria, al igual
que velar por el cumplimiento de las
sentencias proferidas por la corte
constitucional encaminadas a mejorar la
situación carcelaria nacional.
2. CLIENTES
Todas las personas privadas de la libertad
en un establecimiento penitenciario, por una
orden judicial, dentro del territorio nacional o
fuera de él.
3. ALCANCE
• El procedimiento se aplica a todas las
entidades o autoridades que se encarguen
de los asuntos carcelarios y penitenciarios,
así: Inpec, Policía Nacional, Ministerio de
Defensa, Juzgados Penales Municipales y
del Circuito, Corte Constitucional,
Comandantes de Estaciones de Policía,
Defensoría del Pueblo, Fiscalía General de
la Nación y Embajadas.
• Se aplica a todas las denuncias, quejas,
derechos de petición o solicitudes
presentadas ante este organismo de control
por la población carcelaria, frente al
cumplimiento de los servicios asistenciales y
legales que por derecho constitucional les
son propios.
• En las diversas acciones encaminadas a
asegurar el respeto de los derechos
fundamentales de los internos.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al Procurador
General de la Nación, Procurador Delegado
para la Prevención de los Derechos
Humanos y Asuntos Etnicos, Jefe del Grupo
de Control y Vigilancia para la atención de la
Población desplazada y asuntos carcelarios
(Procurador Judicial II), Abogados y demás
funcionarios.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política de Colombia.
• Decreto 262 de 2000.
• Ley 65 de 1993.
• Resolución 298 de 23 de agosto de
2000.
• Código de Procedimiento Penal.
• Código Penal.
• Tratados y Convenios Internacionales.
• Declaración de los Derechos Humanos.
• Otras normas concordantes.
6. DEFINICIONES
• C.N.: Constitución Nacional.
• Sindicado: Es la persona a quien se le
endilga la comisión de un hecho ilícito.
• Establecimiento penitenciario o
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
188
carcelario: Son las instituciones que el
Estado tiene para recluir a las personas que
han sido o están siendo juzgadas por el
sistema penal.
• Inpec: Instituto Nacional Penitenciario y
Carcelario.
• C.P.P.: Código de Procedimiento Penal.
• C.P.: Código Penal.
• Derechos Humanos: Es el conjunto de
normas que hacen referencia a los atributos
del hombre, que le son propios, y que puede
ejercer donde quiera que se encuentre, sin
distinción de raza, sexo, religión, origen ni
medio. Son inherentes a su naturaleza y
condición, adquiridos por el solo hecho de
nacer y vivir.
• Derecho Internacional Humanitario
(D.I.H.): O de los Conflictos Armados. Es el
conjunto de normas consuetudinarias y
convencionales que la comunidad
internacional ha adoptado para morigerar la
crueldad de la guerra, mediante la
regulación de la conducción de las
hostilidades y la regulación de la forma
como deben ser protegidas las personas
afectadas por la guerra.12
• Detenido: Es la persona que está
privada de la Libertad en un establecimiento
de reclusión penal.13
• Orden judicial: Es la orden emitida por
una autoridad de la rama judicial del poder
público.
• Vulneración: Susceptible de afectación
o daño físico o moral.14
• Sentencia: Es la providencia con la cual
se pone fin a un proceso, ya sea absolutoria
o condenatoria.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Ninguno.
8. CONDICIONES GENERALES
Esta intervención comprende la
realización de actividades encaminadas a
dar cumplimiento al marco normativo citado
anteriormente, para la defensa y protección
de los derechos fundamentales de la
población carcelaria.
9. SALIDAS
Escritos, memoriales, circulares, visitas a
cárceles y penitenciarias, para lograr la
eficaz actuación encaminada a la
verificación en el cumplimiento de deberes
constitucionales y legales por parte de las
entidades encargadas del manejo y atención
de los internos.
10. REGISTROS
Informes de gestión, radicación en libros
de control de actuaciones surtidas, registro
en libro radicador de los repartos, circulares,
autos de archivo o suspensión de
diligencias.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Intervención permanente ante las
entidades encargadas de la atención
carcelaria.
• Realización de visitas periódicas a los
diferentes centros penitenciarios y
organismos encargados de prestar la
atención y asistencia correspondiente a los
internos.
• Seguimiento a las diligencias remitidas
por Asuntos Penales y de índole disciplinaria
12. ANEXOS
Ninguno.
13. ACTIVIDADES
SECRETARIA
13.1 Recibe y radica las solicitudes,
quejas o derechos de petición que llegan al
despacho a través de la oficina de Registro y
Control, vía Fax, C.A.P. o personalmente, y
los reparte entre los abogados.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
189
ABOGADO
13.2 Recibe el escrito, analiza el caso,
elabora y remite las comunicaciones a las
entidades pertinentes, ejerce la labor de
seguimiento a las actuaciones adelantadas,
proyecta recursos, derechos de petición,
acciones de cumplimiento y demás gestiones
que sean necesarias para garantizar el
respeto de los derechos humanos y
fundamentales de las personas privadas de
la libertad.
13.3 Pasa las comunicaciones a la
secretaria, para su correspondiente envío.
SECRETARIA
13.4 Envía y remite las comunicaciones
pertinentes, dejando copia para el
expediente.
13.5 Pasa lo proyectado por el abogado
para la firma del Jefe de grupo
PROCURADOR JUDICIAL II (JEFE DE
GRUPO)
13.6 Revisa la documentación para su
firma.
13.7 Devuelve al secretario para que
envíe las comunicaciones respectivas y
radique en el consecutivo.
13.8 Revisa informes de gestión
verificando que se haya logrado el
cumplimiento de los derechos legales y
constitucionales de las personas privadas de
la libertad.
13.9 Revisa y firma autos de archivo o
suspensión de trámite
13.10 Verifica el cumplimiento de los
acuerdos pactados entre las instituciones
carcelarias y los internos de los centros de
reclusión.
13.11 Eventualmente realiza visitas de
control y seguimiento a los centros
penitenciarios, y a las dependencias del
Inpec.
SECRETARIO
13.12 Archiva copia de las diligencias,
consigna la información en el libro radicador,
y se encarga de enviar por Fax o por
correspondencia las comunicaciones
proyectadas.
14. INDICADORES
Número de peticiones, solicitudes o
quejas gestionadas
—————————————————
———————— X 100
Número de peticiones, solicitudes o
quejas recibidas
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
PROCURADURÍA DELEGADA PARA LA
ECONOMIA Y HACIENDA PUBLICA
FEBRERO DE 2001
VER PROCESO DISCIPLINARIO
UNIFICADO
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
PROCURADURÍA DELEGADA
PARA LA DEFENSA DE LOS DERECHOS
HUMANOS
FEBRERO DE 2001
VER PROCESO DISCIPLINARIO
UNIFICADO
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
PROCURADURÍA DELEGADA PARA LA
POLICIA NACIONAL
FEBRERO DE 2001
VER PROCESO DISCIPLINARIO
UNIFICADO
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
PROCURADURÍA DELEGADA PARA LA
MORALIDAD PUBLICA
FEBRERO DE 2001
ACTUALIZACION DEL MANUAL
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
190
INTRODUCCION
La Procuraduría General de la Nación es
un organismo con autonomía administrativa,
financiera y presupuestal en los términos
definidos por el Estatuto Orgánico del
Presupuesto Nacional, que ejerce sus
funciones bajo la suprema dirección del
Procurador General de la Nación, cuyo
desarrollo, calidad del servicio y
cumplimiento de las funciones que le han
asignado la Constitución Política y la ley,
dependen en buena parte de la ejecución de
los diferentes procedimientos que le
imprimen su dinámica diaria.
Por ello, los manuales de procedimientos
adquieren un gran valor práctico como guía
para la realización eficiente y eficaz del
trabajo por cada uno de los servidores
públicos de la Entidad.
Dentro de este marco de actuación,
estamos solicitando la máxima colaboración
y diligencia al personal en la observancia de
los procedimientos contenidos en el
presente Manual, en busca de un alto nivel
de desempeño institucional, facilitándose así
el logro de la excelencia en el servicio del
Ministerio Público.
El Viceprocurador General de la Nación,
Carlos Arturo Gómez Pavajeau.
OBJETIVOS DEL MANUAL
El presente Manual es un instructivo que
pretende los siguientes objetivos básicos:
• Orientar al personal en la ejecución de
los diferentes procedimientos, con el fin de
facilitar el trabajo y el logro de la calidad en
el mismo.
• Coadyuvar en la ejecución correcta y
oportuna de las labores encomendadas al
personal y propiciar la uniformidad en el
trabajo.
• Servir de medio de orientación al
personal nuevo, para facilitar su
incorporación al trabajo.
• Propiciar la eficiencia, la eficacia y el
control interno (autocontrol) de la Institución.
• Facilitar la orientación al usuario o
cliente.
Se trata de un material de consulta y
aplicación permanente por quienes tienen la
responsabilidad de dirigir, ejecutar y
controlar los procedimientos respectivos.
DESTINATARIOS
El presente Manual de Procedimientos
está dirigido a los integrantes de la Oficina
de Control Interno, y a los empleados que de
alguna manera tengan participación o
vinculación con dicho instrumento
administrativo.
MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL
El Manual debe ser objeto de
manipulación cuidadosa con el fin de
garantizar el buen estado de las hojas y de
la totalidad del instructivo.
ACTUALIZACION DEL MANUAL
Las modificaciones, sustituciones o
adiciones al Manual de Procedimientos se
efectuarán a través de la Oficina de
Planeación, siguiendo las instrucciones y
metodología de mejoramiento continuo
establecidas en la Procuraduría.
Dependencia: Procuraduría Delegada
para la Moralidad Pública
Proceso: Disciplinario
Procedimiento: Análisis técnico en
construcciones e interventorías
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
191
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Elaborar informe técnico que guarde
relación con la queja, informe, denuncio o
iniciación oficiosa, de manera ágil, objetiva y
transparente, el cual sirve de prueba dentro
de las investigaciones disciplinarias.
2. CLIENTES
La sociedad representada en las personas
naturales y jurídicas.
3. ALCANCE
El procedimiento aplica, en los procesos
disciplinarios en contra de los miembros de
las corporaciones públicas, empleados y
trabajadores del Estado y de sus entidades
descentralizadas territorialmente y por
servicios. Para los mismos efectos se
aplicará a los miembros de la fuerza pública,
los particulares que ejerzan funciones
públicas en forma permanente o transitoria,
los funcionarios y trabajadores del Banco de
la República, los integrantes de la comisión
de lucha ciudadana contra la corrupción y
las personas que administre los recursos de
que trata el artículo 338 de la Constitución
Nacional.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los
funcionarios del área técnico científica de la
Procuraduría Delegada para la Moralidad
Pública y al Asesor o Profesional
Universitario que instruye
el caso.
5. REFERENCIAS
• Ley 200/95 Código Disciplinario.
• Ley 80/93 Estatuto General de
Contratación de la Administración Pública y
reglamentarias.
• Decretos, Leyes, Resoluciones y
Jurisprudencia relacionados con la
Contratación administrativa.
• Demás normas concordantes.
6. DEFINICIONES
A = amperio; AC= asbesto cemento; A.LL=
aguas lluvias; A.N = aguas negras; AD =
adaptador, Arq.= arquitecto; CAL = calibre;
AY = ayudante; K.V.A = kilovoltiamperio; KW
= Kilovatio; LB = libra; M.H.= machiembrado;
LT = litro; M2 = metro cuadrado; M3 = metro
cúbico; ML = metro lineal; P.S.I.= Pulgadas
por centímetro cuadrado; Ref. = referencia;
S.M.L. = salario mínimo legal; SM = semana;
TN = tonelada; UN = unidad; V = voltio; VJ =
viaje; W.C. = baño; W = vatio.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Modelo preestablecido por la Unidad
Técnico Científica para el estudio y
exposición de cada uno de los contratos
investigados.
• Modelo de Auto Remisorio, una vez
evacuada la comisión por parte del Asesor
Técnico o el Profesional Universitario, se
elabora documento dirigido al señor
Procurador General o al señor Procurador
Delegado o a la Dependencia que solicitó la
asesoría.
8. CONDICIONES GENERALES
En un acta se relaciona lo evidenciado en
la visita realizada, haciendo claridad en los
diferentes campos en los cuales se
desenvolvieron, aclarando conceptos y/o
definiendo reglas, lineamientos relevantes y
útiles en cada uno de los casos.
9. SALIDAS
Análisis específicos de las personas que
han intervenido en la contratación, desde el
ordenador del gasto hasta los que han
ejecutado u ordenado ejecutar las obras.
10. REGISTROS
a) Presupuesto Oficial. Planos y
especificaciones técnicas de construcción;
b) Disponibilidad y registro presupuestal.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
192
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Correcta liquidación y elaboración de
presupuestos y obras ejecutadas
debidamente confrontados con los
presupuestos y medidas de obra, soporte de
la contratación.
• Investigación pormenorizada de los
ítems más representativos de la obra, con
relación a los precios y calidades de
materiales en la región, basándose en las
informaciones suministradas por las revistas
de circulación nacional como son
CONSTRUDATA, CAMACOL, SISPAC,
cotizaciones del mercado o por los datos
suministrados en cada una de las regiones
visitadas.
• Toma de registros fotográficos del
Estado en el que se encuentran la o las
obras visitadas.
• Parámetros de construcción emanados
de las Sociedades de Ingenieros y
Arquitectos en sus diferentes áreas.
• Confrontación de las diferentes etapas
constructivas y calidad de las mismas.
• Verificación de todos y cada uno de los
elementos evidenciados en la visita
practicada.
12. ANEXOS
Mapas, croquis, planos topográficos,
planos constructivos, planos hidráulicos y
sanitarios, planos eléctricos y telefónicos,
planos estructurales, especificaciones
técnicas de construcción, tablas, planos aire
acondicionado, estudio de suelos.
13. ACTIVIDADES
ASESOR/ PROFESIONAL
UNIVERSITARIO
• En el lugar objeto de la visita, contacta
al Interventor, al Contratista, o la persona
designada por la entidad contratante.
• En el lugar de la obra, verifica y
confronta con base en los planos existentes
o el levantamiento que se haga de los
mismos:
• El estado de la obra.
• La cuantificación de las cantidades más
representativas y verificables de la obra.
• Los datos de la región relacionados con
precios de materiales, mano de obra,
equipos y transporte, con el fin de cuantificar
costos.
• Elabora el informe respectivo, con
relación a las obras visitadas, determinando
si hubo o no sobrecostos o irregularidades,
detectadas durante la visita.
• Remite el informe a quien lo solicitó,
para que continúe con el proceso.
SECRETARIA
Elabora las notificaciones y
comunicaciones.
14. INDICADORES
Número de asesorías solicitadas
—————————————————— x
100
Número de asesorías realizadas
PERIODICIDAD: Trimestral.
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
PROCURADURÍA PRIMERA DELEGADA
PARA LA CONTRATACION ESTATAL
FEBRERO DE 2001
VER PROCESO DISCIPLINARIO
UNIFICADO
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
PROCURADURÍA SEGUNDA DELEGADA
PARA LA CONTRATACION ESTATAL
FEBRERO DE 2001
VER PROCESO DISCIPLINARIO
UNIFICADO
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
PROCURADURIA DELEGADA PARA LAS
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
193
FUERZAS MILITARES
FEBRERO DE 2001
VER PROCESO DISCIPLINARIO
UNIFICADO
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
PROCURADURIA DELEGADA PARA LA
VIGILANCIA JUDICIAL
Y POLICIA JUDICIAL
FEBRERO DE 2001
VER PROCESO DISCIPLINARIO
UNIFICADO
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
PROCURADURÍA DELEGADA PARA LA
DEFENSA DEL MENOR Y LA FAMILIA
FEBRERO DE 2001
ACTUALIZACION DEL MANUAL
INTRODUCCION
La Procuraduría General de la Nación es
un organismo con autonomía administrativa,
financiera y presupuestal en los términos
definidos por el Estatuto Orgánico del
Presupuesto Nacional, que ejerce sus
funciones bajo la suprema dirección del
Procurador General de la Nación, cuyo
desarrollo, calidad del servicio y
cumplimiento de las funciones que le han
asignado la Constitución Política y la ley,
dependen en buena parte de la ejecución de
los diferentes procedimientos que le
imprimen su dinámica diaria.
Por ello, los manuales de procedimientos
adquieren un gran valor práctico como guía
para la realización eficiente y eficaz del
trabajo por cada uno de los servidores
públicos de la Entidad.
Dentro de este marco de actuación,
estamos solicitando la máxima colaboración
y diligencia al personal en la observancia de
los procedimientos contenidos en el
presente Manual, en busca de un alto nivel
de desempeño institucional, facilitándose así
el logro de la excelencia en el servicio del
Ministerio Público.
El Viceprocurador General de la Nación,
Carlos Arturo Gómez Pavajeau.
OBJETIVOS DEL MANUAL
El presente Manual es un instructivo que
pretende los siguientes objetivos básicos:
• Orientar al personal en la ejecución de
los diferentes procedimientos, con el fin de
facilitar el trabajo y el logro de la calidad en
el mismo.
• Coadyuvar en la ejecución correcta y
oportuna de las labores encomendadas al
personal y propiciar la uniformidad en el
trabajo.
• Servir de medio de orientación al
personal nuevo, para facilitar su
incorporación al trabajo.
• Propiciar la eficiencia, la eficacia y el
control interno (autocontrol) de la Institución.
• Facilitar la orientación al usuario o
cliente.
Se trata de un material de consulta y
aplicación permanente por quienes tienen la
responsabilidad de dirigir, ejecutar y
controlar los procedimientos respectivos.
DESTINATARIOS
El presente Manual de Procedimientos
está dirigido a los integrantes de la Oficina
de Control Interno, y a los empleados que de
alguna manera tengan participación o
vinculación con dicho instrumento
administrativo.
MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL
El Manual debe ser objeto de
manipulación cuidadosa con el fin de
garantizar el buen estado de las hojas y de
la totalidad del instructivo.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
194
ACTUALIZACION DEL MANUAL
Las modificaciones, sustituciones o
adiciones al Manual de Procedimientos se
efectuarán a través de la Oficina de
Planeación, siguiendo las instrucciones y
metodología de mejoramiento continuo
establecidas en la Procuraduría.
Dependencia: Procuraduría Delegada
para el Menor y la Familia
Proceso: Atención al Público
Procedimiento: Atención Usuario
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Atender, brindar orientación a las
personas que acuden a la Delegada en
demanda de ésta, respecto a situaciones
inherentes a conflictos intrafamiliares, de
riesgo o vulneración de derechos de
menores de edad, ancianos o personas con
discapacidad. Dar respuesta oportuna a la
persona que solicita nuestra intervención u
orientación, para lo cual se adelantarán las
gestiones tendientes a ofrecer diferentes
alternativas de solución y así garantizar el
cabal cumplimiento de la normatividad que
consagra y reconoce los derechos de la
población que requiere esta atención.
2. CLIENTES
Miembros del núcleo familiar, los menores
de edad, incapaces en situación de riesgo
que los hace vulnerables.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a los
servidores públicos adscritos a la
Procuraduría Delegada para la Defensa del
Menor y de la Familia.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al Procurador
Delegado, los Profesionales Universitarios,
Abogados Asesores, Procuradores
Judiciales de Familia, personal técnico y
administrativo.
5. REFERENCIAS
Constitución Política.
Decreto 262 de 2000.
Resoluciones internas Procuraduría
General de la Nación.
Decreto 2737 de 1989.
Ley 12 de 1991.
Demás normas aplicables y concordantes.
6. DEFINICIONES
No aplicable.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Formato interno de registro de consulta.
• Radicación de consulta y trámite.
• Registro de agencias judiciales.
• Registro de diligencias varias (sistema y
libro).
• Registro de reparto a los abogados.
• Registro de reparto de demandas a los
procuradores judiciales.
• Planillas de entrega a profesionales.
8. CONDICIONES GENERALES
Es importante hacer énfasis en la buena
atención que se debe ofrecer a la persona
que acude a la Procuraduría Delegada para
la Defensa del Menor y de la Familia, en
desarrollo de la cual se le deben evitar
inconvenientes y situaciones incómodas,
como el repetir los hechos o situaciones que
la aquejan a diferentes personas. Por lo
tanto, para asuntos en que el abogado de
consulta brinde orientación integral al caso y
que por ello no haya lugar a la apertura de
diligencias o expediente, éste mismo
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
195
profesional continuará atendiendo al usuario
o usuaria cuantas veces acuda a solicitar
aclaraciones u orientaciones respecto de los
mismos hechos.
Para casos o asuntos consultados que
revisten gravedad y que requieren
intervención inmediata, así se procederá
dando trámite prioritario a la consulta o
petición de intervención, evitando dilaciones
en el mismo.
En cuanto a consultas que den lugar a la
apertura de Diligencias varias o expediente,
ya sea para seguimiento o designación de
agencia especial, se deberá manejar el caso
e intervención y actuaciones de una manera
integral de tal manera que si los hechos y
situaciones que se están ventilando, son
conocidos por diferentes autoridades, así se
debe proceder y actuar ante las mismas
dentro de la esfera de nuestras funciones. El
asunto no culminará hasta tanto no se
solucione de fondo e integralmente la
situación del menor, anciano o persona con
discapacidad .
9. SALIDAS
Situaciones legales definidas de manera
integral, menores, incapaces, miembros del
núcleo familiar, con derechos garantizados y
respetados, las cuáles ingresan al sistema
de control correspondiente.
10. REGISTROS
• De consultas.
• De menores de edad, ancianos o
incapaces atendidos.
• De resultado y situaciones reales.
• Actos administrativos producidos.
• De problemática por la cual acuden en
consulta.
• De autoridades que intervinieron.
• De seguimientos.
• Base de datos por personas afectadas.
• Reporte general a la base de datos de la
Procuraduría General de la Nación.
11. BASES DE AUTOCONTROL
1. El trámite prioritario a consultas
urgentes, medidas y actuaciones inmediatas
que se han surtido, autoridades ante las que
se acudió.
2. Definición de situaciones integrales.
12. ANEXOS
No aplicable.
13. ACTIVIDADES
PROCURADOR DELEGADO
13.1 Establece lista de turnos para los
abogados adscritos a la Delegada, por orden
alfabético, la cual se respetará y no tendrá
modificación alguna, salvo causa justificada
y con autorización del Procurador Delegado.
ABOGADO
13.2 Atiende la consulta formulada por el
usuario y la ingresa al sistema en programa
especialmente diseñado para ello, registro
que es importante para efectos de
estadística y programación interna de la
Delegada.
13.3 Conceptúa sobre las diferentes
alternativas que existen respecto a la
situación planteada, las cuáles pueden ser
de carácter inmediato o mediato y pasos a
seguir. Este concepto debe quedar
registrado con la consulta así como las
actuaciones adelantadas.
13.4 Remite el usuario a las instancias o
autoridades competentes, para el caso de
alternativas inmediatas; procede de
conformidad realizando las remisiones y
actuaciones de rigor, aplica los principios de
celeridad, eficiencia y oportunidad. Dicha
actuación queda registrada en el respectivo
formato.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
196
13.5 Entrega al funcionario de la
secretaría los formatos de consulta
debidamente diligenciados, especificando
cuáles requieren seguimiento o intervención
del Ministerio Público y cuáles fueron
tramitados de manera inmediata para su
archivo.
SECRETARIA DE LA DELEGADA
13.6 Archiva los formatos de consultas ya
tramitados.
13.7 Ingresa los formatos que den lugar a
apertura de diligencias al Sistema de
Solicitudes y Quejas.
13.8 Abre expediente, le asigna número
de radicación y lo ingresa al Despacho.
PROCURADOR DELEGADO
13.9 Estudia las consultas, realiza el
reparto entre abogados siguiendo orden
alfabético; entre los procuradores judiciales
de acuerdo con denominación del cargo,
hasta terminar listas y así sucesivamente.
13.10 Dicta auto comisorio.
SECRETARIA DE LA DELEGADA
13.11 Elabora y envía oficio a usuario
informando nombre de profesional
comisionado.
13.12 Registra el expediente en carpeta
de abogado o procurador judicial y les hace
entrega del mismo.
13.13 Envía despacho comisorio al
Procurador Judicial de Familia de otra
ciudad o al personero municipal competente.
PROFESIONAL COMISIONADO
(Profesional universitario, asesores,
procuradores judiciales).
13.14 Avoca conocimiento de diligencias.
13.15 Estudia el caso y señala
procedimiento a seguir.
13.16 Adelanta y evacua diligencias,
actuaciones y pruebas conducentes y
pertinentes, ante diferentes instancias y
autoridades que conozcan del asunto,
13.17 Interviene en las audiencias a que
haya lugar, dentro de la esfera de sus
funciones.
13.18 Rinde informes periódicos conforme
a contenido del auto comisorio.
13.19 Soluciona situación de manera
integral.
13.20 Actúa hasta que se produzcan
determinaciones que definan integralmente
la situación jurídica del menor de edad,
anciano, persona con discapacidad o núcleo
familiar.
13.21 Rinde informe evaluativo definitivo y
proyecta acto administrativo correspondiente
para firma del Procurador Delegado.
PROCURADOR DELEGADO
13.22 Firma auto de archivo u otro actos
administrativos concernientes al asunto
14. INDICADORES
Usuarios con situación integral resuelta
————————————————————
———————— x 100
Usuarios que solicitaron atención orientación
Usuarios que recibieron atención inmediata
a su situación
————————————————————
——————————x 100
Usuarios que solicitaron atención
Usuarios a los que se les radicó consulta y
abrieron diligencias
————————————————————
————————— x 100
Usuarios que acudieron en consulta
• Clasificación de usuario por
problemática frente al total atendido.
• Indicador de autoridades a las que
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
197
habían acudido antes de llegar a la
Procuraduría.
• Procedencia de los usuarios.
Dependencia: Procuraduría Delegada
para el menor y la familia.
Proceso: Trámite quejas, solicitudes de
intervención como Ministerio Público, ante
autoridades policivas, administrativas y
judiciales, organismos gubernamentales y no
gubernamentales.
Procedimiento: Intervención como
Ministerio Público..
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Cumplir con funciones asignadas por la
Constitución Política, Decreto 262 de 2000 y
normas concordantes, en desarrollo de las
cuáles se garantiza cumplimiento,
efectividad y disfrute de derechos
fundamentales, de la familia, menores,
ancianos e incapaces frente y por las
autoridades policivas, administrativas,
judiciales, organismos gubernamentales y no
gubernamentales.
2. CLIENTES
Miembros del núcleo familiar, menores de
edad, incapaces en condiciones
especialmente difíciles.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a los
servidores públicos adscritos a la
Procuraduría Delegada para la Defensa del
Menor y de la Familia: Profesionales
Universitarios, abogados asesores,
Procuradores Judiciales de Familia, personal
técnico y administrativo.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra de manera
directa al Procurador Delegado, a los
Profesionales Universitarios, Abogados
Asesores, Procuradores Judiciales de
Familia, personal técnico y administrativo .
En forma indirecta a las autoridades
policivas, administrativas, judiciales,
instituciones de rehabilitación y protección,
los equipos interdisciplinarios que de una u
otra manera intervienen esta población, los
hogares sustitutos, organismos
gubernamentales y no gubernamentales -
ICBF-.
5. REFERENCIAS
Constitución Política.
Decreto 262 de 2000.
Resoluciones internas Procuraduría
General de la Nación.
Decreto 2737 de 1989 o Código del
Menor.
Ley 12 de 1991.
Otra normatividad concordante de
acuerdo con problemática y a la instancia
frente a la que se interviene.
6. DEFINICIONES
CAP Centro de Atención al Público.
OCI Oficina Central de Información.
ICBF Instituto Colombiano de Bienestar
Familiar.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Formato interno de registro de queja, de
reporte telefónico o solicitud de intervención
como Ministerio Público.
• Radicación de queja y solicitud de
intervención.
• Registro de agencias judiciales.
• Registro de diligencias varias (sistema y
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
198
libro).
• Registro de reparto a los abogados.
• Registro de reparto de demandas a los
procuradores judiciales.
• Planillas de entrega a profesionales.
8. CONDICIONES GENERALES
Para quejas o solicitudes, que requieren
intervención inmediata, así se procederá
dándoles trámite prioritario, evitando
dilaciones en el mismo. En caso de que la
petición sea elevada por autoridad policiva,
administrativa o judicial, como apoyo, el
profesional comisionado coordinará con
ellas la realización de las respectivas
diligencias.
Para el trámite de las quejas o solicitudes
de intervención del Ministerio Público, las
actuaciones se llevarán a cabo de una
manera integral de tal manera que si los
hechos y situaciones se están ventilando,
deben o están conociendo diferentes
autoridades, así se debe proceder y actuar
ante las mismas dentro de la esfera de
nuestras funciones. El asunto no culminará
hasta tanto no se solucione de fondo e
integralmente la situación del menor,
anciano, incapaz o miembro del núcleo
familiar. Cuando se requiera el apoyo de
otra Delegada para intervención ante
autoridades de su competencia así se
solicitará al Delegado competente.
9. SALIDAS
Situaciones legales solucionadas
definitivamente de manera integral. Menores
de edad, incapaces, miembros del núcleo
familiar, con derechos fundamentales
restablecidos y garantizados plenamente.
10. REGISTROS
• De quejas o denuncias telefónicas, se
llevara un registro en el cual se consignan
los datos fundamentales, el funcionario
comisionado y el trámite dado a la misma.
• De miembros del grupo familiar, menores
de edad, ancianos o incapaces atendidos.
• De resultado y situaciones
definitivamente solucionadas.
• De problemática por la que fue atendida
cada población o sector de ésta.
• De antecedentes de las situaciones que
dieron lugar a la apertura de diligencias.
• De las medidas de protección tomadas
respecto a los menores.
• De intervención preventiva y especial al
núcleo familiar.
• De acciones legales adelantadas para
salvaguardar los derechos e intereses de
menores, ancianos, incapaces o miembros
del núcleo familiar.
• Actos administrativos producidos.
11. BASES DE AUTOCONTROL
1. Control trámite prioritario dado a
reportes o denuncias telefónicas y quejas,
medidas y actuaciones inmediatas que se
han surtido, autoridades ante las que se
acudió.
2. Menores rescatados de situación de
riesgo y seguimiento de los mismos.
3. Autoridad de conocimiento, medidas de
protección decretadas y seguimiento.
12. ANEXOS
No aplicable.
13. ACTIVIDADES
SECRETARIA DE LA DELEGADA
13.1 Recibe las quejas y solicitudes de
intervención procedentes de la Sección de
correspondencia, el CAP, la OCI y la
entregada directamente a la oficina, sea de
manera personal o telefónica.
13.2 Radica las anteriores en la planilla
correspondiente y las registra en el Sistema
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
199
de solicitudes y quejas
13.3 Abre el expediente, le asigna número
de radicación y lo ingresa al Despacho.
PROCURADOR DELEGADO
13.4 Estudia queja, reporte telefónico o
solicitud de intervención como Ministerio
Público; realiza el reparto entre abogados
siguiendo orden alfabético y entre los
procuradores judiciales de acuerdo con
denominación del cargo, hasta terminar
listas y así sucesivamente.
13.5 De acuerdo a estudio de quejas o
solicitudes determina si la comisión se
cumplirá dentro de la ciudad (Procuradores
judiciales de familia, abogados asesores,
profesionales universitarios), o fuera de ella,
para este caso a Procuradores judiciales de
familia de otras ciudades, o personero
municipal competente.
13.6 Hace reparto inmediato para quejas o
solicitudes de intervención frente a
situaciones que revistan urgencia.
13.7 Dicta auto comisorio.
SECRETARIA DE LA DELEGADA
13.8 Elabora y envía oficio a usuario
informando nombre de profesional
comisionado.
13.9 Registra el expediente en carpeta de
abogado comisionado y se lo entrega.
13.10 Envía despacho comisorio a
Procurador judicial de otras ciudades o
personero municipal competente.
ABOGADO, PROCURADOR JUDICIAL O
PROFESIONAL COMISIONADO
13.11 Avoca conocimiento de diligencias.
13.12 Estudia el caso y señala
procedimiento a seguir.
13.13 Adelanta, practica diligencias y
pruebas conducentes y pertinentes, actúa
ante diferentes instancias y autoridades que
conozcan del asunto.
13.14 Rinde informes periódicos de
acuerdo con contenido de auto comisorio
13.15 Para casos urgentes, agota las
diligencias, pruebas y desplazamientos de
manera inmediata, establece contactos y
comunicaciones a que haya lugar tanto con
las personas interesadas como con las
autoridades competentes.
13.16 Soluciona situación de manera
integral.
13.17 Actúa hasta que se produzcan
determinaciones que definan integralmente
la situación jurídica o cese la situación de
riesgo o de vulneración de los derechos del
menor de edad, anciano, incapaz o miembro
del núcleo familiar.
13.18 Rinde informe evaluativo final.
En los informes rendidos por los
Procuradores judiciales de familia a nivel
nacional y personeros municipales se
precisarán las actuaciones que adelantaron
como Ministerio Público, ante qué
instancias, las conclusiones,
recomendaciones y estrategias a seguir.
13.19 Proyecta acto administrativo
debidamente motivado y sustentado para
firma del Delegado.
PROCURADOR DELEGADO
13.20 Evalúa informe y acto administrativo
correspondiente, implementa y ordena
políticas y estrategias a seguir cuando así se
sugiera en el respectivo informe evaluativo,
ellas sean viables o él lo considere
pertinente.
13.21 Compulsa copias para ante otras
Oficinas de Investigaciones Disciplinarias o
Delegadas competentes para investigar
posibles faltas disciplinarias o autoridades
penales en caso de posible comisión de
hechos punibles.
14. INDICADORES
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
200
Situación resuelta o de riesgo superada
————————————————————
—————————— x 100
Cantidad de quejas, solicitudes de
intervención
Quejas o solicitudes tramitadas de manera
inmediata
————————————————————
————————— x 100
Total de quejas o solicitudes de intervención
Quejas o solicitudes tramitadas
procedimiento normal
————————————————————
————————— x 100
Total quejas, solicitudes de intervención
Resultados obtenidos
————————————————————
———————— x 100
Total quejas y solicitudes de intervención
Población beneficiada
————————————————————
————————— x 100
Total quejas y solicitudes de intervención
Número de quejas o solicitudes anónimas
————————————————————
———————— x 100
Total quejas o solicitudes de intervención
Número de quejas o solicitudes personales
————————————————————
———————— x 100
Total quejas o solicitudes de intervención
Número de quejas o solicitudes telefónicas
————————————————————
———————— x 100
Total quejas o solicitudes de intervención
Investigaciones penales o disciplinarias
adelantadas
————————————————————
————————— x 100
Copias compulsadas por la Delegada
Dependencia: Procuraduría Delegada
para el Menor y la Familia
Proceso: Programas de control de
gestión y prevención
Procedimiento: Desarrollo de programas
de control y prevención
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Llevar a cabo funciones y acciones de
prevención y control de gestión y de
protección y defensa de los Derechos
Humanos, para el caso que nos ocupa, de
los derechos fundamentales de los menores
que de acuerdo con nuestra actual
Legislación se encuentran en situación
irregular o de aquellos que se hallan en
condiciones de riesgo. La intervención se
realiza a través de diferentes frentes y por
problemática conforme a los programas que
se han estructurado, en primer lugar, con
miras a ofrecer mejores posibilidades y
proyectos de vida para los más vulnerables
como son nuestros niños y adolescentes que
se encuentran viviendo una o más de las
situaciones que se han enunciado.
En segundo lugar es fin primordial el
verificar que las condiciones y nivel de vida
de los niños en protección sean los óptimos
en las instituciones que de acuerdo con su
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
201
problemática han sido ubicados.
En tercer lugar, que los trámites judiciales
y administrativos que se adelanten en favor
de los menores de edad, se ajusten a
derecho, a los procedimientos previamente
establecidos sean transparentes, tengan en
cuenta a los menores como sujetos de
derecho y no como objeto. Que toda
determinación, medida de protección o de
rehabilitación, se tome teniendo como
fundamento el interés superior del niño, la
recuperación de su núcleo familiar y el
retorno del menor a este medio.
2. CLIENTES
Menores en condiciones especialmente
difíciles, de riesgo, con medidas de
protección, de rehabilitación o reeducación.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a los
servidores públicos adscritos a la
Procuraduría Delegada para la Defensa del
Menor y de la Familia: profesionales
universitarios, abogados asesores,
Procuradores Judiciales de Familia, personal
técnico y administrativo.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra de manera
directa al Procurador Delegado, a los
Profesionales universitarios, Abogados
Asesores, procuradores judiciales de familia,
personal técnico y administrativo.
En forma indirecta a las autoridades
policivas, administrativas, judiciales,
instituciones de rehabilitación, protección,
escuelas de trabajo, instituciones de
reeducación, los equipos interdisciplinarios
que de una u otra manera intervienen esta
población, los hogares sustitutos,
organismos gubernamentales y no
gubernamentales -ICBF-.
5. REFERENCIAS
Constitución Política.
Decreto 262 de 2000.
Resoluciones internas Procuraduría
General de la Nación.
Decreto 2737 de 1989.
Ley 12 de 1991.
Resoluciones, circulares y lineamientos
técnico-administrativos del ICBF.
Otra normatividad concordante de
acuerdo con problemática y a la instancia
frente a la que se interviene.
6. DEFINICIONES
ICBF Instituto Colombiano de Bienestar
Familiar
7. FORMATOS A UTILIZAR
Los preestablecidos o diseñados para el
desarrollo de los programas de:
• Redes de prevención y atención al
menor maltratado.
• Erradicación de la prostitución infantil.
• Atención y protección al menor
trabajador.
• Atención y protección al menor infractor
y contraventor.
• Discapacitados.
• Adopciones.
• Atención y protección al menor
guerrillero y reinsertado o vinculado al
conflicto armado.
• Atención, protección y prevención de
menores dedicados al uso indebido de
sustancias psicoactivas.
• Atención y protección a Menores
ubicados en instituciones de protección.
• Atención y protección a menores
vinculados a Hogares de Bienestar.
• Atención y protección a menores
vinculados a Hogares Infantiles.
• Atención y protección a menores
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
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202
ubicados en Hogares sustitutos, y demás
que se creen de acuerdo con necesidades y
al resultado de intervenciones de la
Procuraduría Delegada.
8. CONDICIONES GENERALES
Los programas serán asignados a uno,
dos o más funcionarios de acuerdo con la
complejidad del mismo y disponibilidad de
talento humano, los cuales conformaran
equipos de trabajo.
El desarrollo y ejecución de los programas
involucra una gran responsabilidad y exige
el mayor compromiso y perfil de las
personas encargadas de desarrollarlos
habida cuenta que de su buena ejecución y
conocimiento dependen el mejoramiento de
las condiciones integrales de los menores
involucrados (con o sin medida de
protección o de rehabilitación), la
recuperación de los núcleos familiares para
éstos (prevención) y el cabal cumplimiento
de las funciones por parte de las autoridades
policivas, administrativas, judiciales, otros
servidores públicos involucrados en los
procesos o personas que desarrollan
funciones públicas ( control de gestión).
9. SALIDAS
Diagnóstico de la situación encontrada
respecto a los menores con medida de
protección, de rehabilitación o en situación
de riesgo o condiciones especialmente
difíciles, el cual será fundamento para
establecer políticas de intervención a éstos y
a su familia, tendientes a minimizar las
situaciones y efectos que dieron lugar a la
medida de protección, de rehabilitación o
intervención de las autoridades, y solucionar
deficiencias y fallas detectadas en el trámite
previo o dentro de los procesos técnico
administrativos de protección, de policía o
judiciales.
10. REGISTROS
Implementar un registro por programa
tendiente a consignar información
fundamental e importante para efectos de
políticas de prevención e intervención,
respecto a la población con la que se trabaja
así a manera de ejemplo:
• De menores en situación irregular, de
riesgo o condiciones especialmente difíciles.
• De niños, niñas adolescentes, con
medida de protección o de rehabilitación.
• Acciones y políticas de prevención y de
protección adelantadas.
• Familias recuperadas para los niños en
desarrollo de la prevención.
• Permanencia de los niños en protección
especial o en instituciones de reeducación.
• Número de menores por problemática.
• Políticas de intervención a menores por
programa, ya sea por organismos
internacionales, naciones, organismos
gubernamentales o no gubernamentales.
• Políticas de apoyo a las diferentes
poblaciones de acuerdo con programas y
especialidad.
• Directorio o registro de entidades
internacionales, nacionales, organismos o
entidades estatales y organismos no
gubernamentales, que atienden cada
problemática y población.
• De diagnósticos obtenidos por los
equipos de los programas que desarrolla la
Procuraduría Delegada para la Defensa del
Menor y de la Familia y de las políticas,
estrategias y acciones a desarrollar a partir
de estos.
• Los demás registros que se hagan
necesarios en el curso de las intervenciones
que realiza la Procuraduría Delegada.
11. BASES DE AUTOCONTROL
- Control de cumplimiento de fases o
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
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203
etapas.
- De atención a menores que han sido
encontrados en condiciones precarias
privados de atención en salud, de
satisfacción de necesidades básicas, no
vinculados a establecimientos educativos,
talleres de capacitación, de privados
afectivamente, indocumentados, sin
definición de su situación por el área legal o
psico-social, entre otros, y otros aspectos
que exigen una intervención inmediata y
control de dicha situación.
12. ANEXOS
No aplicable.
13. ACTIVIDADES
PROCURADOR GENERAL DE LA
NACION
13.1 Dicta resolución implementando los
programas fundamentado en funciones de
control de gestión y prevención asignadas
por ley a la Procuraduría delegada para la
Defensa del Menor y de la Familia y a
informe anual presentado por la misma.
PROCURADOR DELEGADO
13.2 Dicta resolución asignando
programas por equipos, en la cual se
establecen las directrices generales a seguir
para el desarrollo de cada uno de ellos.
12.3 Establece responsabilidades
respecto a la ejecución de los Programas de
acuerdo con funciones de la Delegada y
normatividad existente.
ABOGADOS, PROFESIONALES Y
PROCURADORES JUDICIALES
ADSCRITOS A LA DELEGADA
13.4 Realizan el plan de trabajo y el
cronograma conforme a procedimientos y
directrices impartidas.
Para el desarrollo de los programas
elabora y presenta anualmente cronograma
de trabajo a desarrollar; establecen objetivos
generales, específicos, Población a atender,
metodología, términos de cumplimiento
recursos, estrategias de intervención, metas
y resultados esperados.
13.5 Desarrollan el programa, realizan
visitas a entidades e instituciones
gubernamentales, no gubernamentales,
autoridades de policía, administrativas,
judiciales, instituciones, ICBF, entrevista a
menores, estudia documentación,
contratación, practica diligencias y demás
pruebas conducentes y pertinentes.
13.6 Verifican cumplimiento de funciones
por autoridades y servidores públicos de
conocimiento.
13.7 Rinden informe dentro de los
primeros días de cada trimestre, el cual
consigna de manera amplia la fase
adelantada, situaciones encontradas, logros,
dificultades, recomendaciones y etapa a
seguir de acuerdo con cronograma general.
EXCEPCION: Cuando el Despacho lo
requiera o considere conveniente, podrá
solicitar informes extraordinarios, caso en el
cual el equipo de profesionales asignados al
programa rinden lo solicitado.
13.8 Presentan informe final o diagnóstico
en el cuarto trimestre sobre la temática
tratada, en el que se consignarán las
conclusiones específicas y generales así
como las recomendaciones. El informe será
documento fundamental para trazar políticas
y acciones a seguir por la Delegada.
PROCURADOR DELEGADO
13.9 Evalúa los diagnósticos.
13.10 Con base en los diagnósticos
presentados por cada equipo adscrito a los
programas, traza políticas inmediatas, de
corto y mediano plazo dirigidas a restablecer
y garantizar los derechos fundamentales de
la población objeto de cada programa.
Para lo anterior, compulsa copias para
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
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204
ante autoridades competentes cuando haya
lugar a investigaciones de carácter penal o
disciplinario.
Convoca a los organismos
internacionales, nacionales, estatales o no
gubernamentales para establecer y
organizar el trabajo e intervención
coordinada y armónica frente a cada
problemática, evitando de esta manera la
duplicidad de acciones.
Inicia las acciones legales a que haya
lugar, de tutela, de cumplimiento, entre
otras, tendientes a obtener el respeto y
cumplimiento de los derechos
constitucionales de todas y cada una de las
personas objeto de los programas.
14. INDICADORES
Tiempo dentro del cual se desarrolló
integralmente el programa
————————————————————
—————————— x 100
Tiempo programado para desarrollarlo
Casos críticos solucionados
————————————————————
—————————x 100
Casos críticos detectados
Diligencias de seguimiento abiertas
————————————————————
————————x 100
Casos críticos detectados
Entidades convocadas
————————————————————
——————————x 100
Entidades vinculadas efectivamente
Faltas disciplinarias detectadas
————————————————————
————————— x 100
Número de investigaciones disciplinarias
adelantadas o solicitadas
Conductas punibles encontradas
————————————————————
——————————x 100
Número de denuncias formuladas o copias
compulsadas
Número de programas desarrollados
————————————————————
—————————— x 100
Número de programas implementados
Personas con derechos fundamentales
plenamente garantizados
————————————————————
—————————— x 100
Total personas atendidas
Dependencia: Procuraduría Delegada
para el Menor y la Familia
Proceso: Control Preventivo de la
Gestión Administrativa y Contratación
Estatal
Procedimiento: Control preventivo de la
gestión administrativa y contratación estatal
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Ejercer control preventivo y
supervigilancia sobre las actuaciones y
trámites previos, concomitantes y
posteriores a la contratación y a esta misma,
celebrada por organismos y entidades
públicas, para llevar a cabo o ejecutar
políticas trazadas para la atención de
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
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205
menores de edad, ancianos, incapaces e
institución familiar.
Con esta intervención, se busca que la
gestión administrativa y contratación en sus
diferentes modalidades, se ciñan a los
principios de trasparencia, economía,
responsabilidad, del equilibrio económico del
contrato, entre otros.
Se tiene como finalidad, la de verificar
que la contratación para atender a la
población que nos ocupa, se ciña a las
exigencias legales durante todo el proceso y
se fundamente en el interés primordial de las
personas involucradas habida cuenta que el
objeto principal, gira alrededor de las
personas, su atención, rehabilitación,
reeducación, recuperación, entre otros, pues
se trata de categorías especiales de
contratos que dada su trascendencia e
implicaciones, debe ser más exigente en
cuanto al cumplimiento de ritualidades
previas a la contratación y posteriores a
ésta.
2. CLIENTES
Los menores de edad, incapaces,
miembros del núcleo familiar, en situación
irregular o de riesgo que finalmente van a
ser los beneficiarios de los servicios
contratados.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a los
servidores públicos adscritos a la
Procuraduría Delegada para la Defensa del
Menor y de la Familia: Procurador delegado,
procuradores judiciales, abogados asesores,
profesionales universitarios, personal
técnico y administrativo.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al Procurador
Delegado, los Profesionales universitarios,
Abogados Asesores, Procuradores judiciales
de familia, personal técnico y administrativo.
5. REFERENCIAS
Constitución Política.
Decreto 262 de 2000.
Resoluciones internas Procuraduría
General de la Nación.
Decreto 2737 de 1989.
Ley 12 de 1991.
Ley 7ª de 1979.
Ley 80 de 1993 y demás aplicables y
concordantes.
6. DEFINICIONES
No aplicable.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• De registro de quejas o solicitudes de
intervención en esta materia
• Los que se creen de acuerdo con
necesidades y al resultado de intervenciones
de la Procuraduría Delegada, en esta
materia.
• De planillas de registro de abogados o
profesionales comisionados.
• De cronogramas de trabajo presentados.
• De instituciones o entidades
gubernamentales o no gubernamentales
visitadas.
• De propuestas verificadas.
• De contratos revisados.
8. CONDICIONES GENERALES
Valga anotar que la contratación para
atender a la población precitada, la podemos
calificar de atípica dado el objeto de la
misma, que consiste en la atención
especializada de diferentes tipos de
población y de problemática. Dicha
contratación no solamente se debe ceñir a
las exigencias legales durante todo el
proceso sino que también se debe
fundamentar en el interés primordial de las
personas involucradas, pues el fin principal,
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
206
gira alrededor de personas, seres humanos,
su atención, rehabilitación, reeducación,
recuperación, entre otros, pues se trata de
categorías especiales de contratos que dada
su trascendencia e implicaciones, debe ser
más exigente en cuanto al cumplimiento de
requisitos anteriores a la contratación y
responsabilidades posteriores a ésta.
Para el cabal cumplimiento de esta
función, es importante verificar que se hayan
cumplido las exigencias contenidas en la Ley
80 de 1993, Ley 7ª de 1979 y demás normas
concordantes en materia de trámites
administrativos previos y de contratación con
instituciones gubernamentales o no
gubernamentales que trabajan con menores,
ancianos, incapaces y familia.
9. SALIDAS
Contratación transparente, conforme a
procedimientos legales, basada en los
principios que la rigen, acorde con las
necesidades y políticas existentes en
materia de atención optima al menor de
edad, incapaces, y miembros de la
institución familiar .
10. REGISTROS
• Entidades u organismos
gubernamentales contratantes.
• Instituciones u ONG contratadas.
• Propuestas.
• De contratos celebrados y revisados:
• Valor cupo, valor total del contrato,
términos de ejecución y cumplimiento del
contrato.
• Instituciones y ONG visitadas.
• De menores de edad, ancianos,
incapaces, miembros de la institución
familiar destinatarios de los servicios,
atención, reeducación contratada.
• De casos especiales encontrados.
• De seguimientos.
• Organismos gubernamentales
investigados.
• De instituciones y ONG sancionadas por
incumplimiento o violación del contrato.
• De caducidades de contrato declaradas.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Sobre la contratación celebrada en las
diferentes modalidades y con las distintas
instituciones y ONG y el cumplimiento pleno
de las obligaciones adquiridas.
Control sobre las instituciones más
álgidas y que presentan deficiencias
repetitivas en la ejecución del contrato.
12. ANEXOS
No aplicable.
13. ACTIVIDADES
SECRETARIA DELEGADA
13.1 Recibe la solicitud de intervención o
queja y la radica en el sistema de solicitudes
y quejas.
13.2 Las Ingresa al Despacho del
Procurador.
PROCURADOR DELEGADO
13.3 De acuerdo con las solicitudes,
quejas o de oficio, conforma equipos y
comisiona a los funcionarios para que
realicen evaluaciones periódicas en materia
de contratación, cumplimiento de exigencias
legales para su perfeccionamiento y
ejecución.
En los casos en que se requiera, el
Procurador Delegado solicita apoyo a las
Delegadas de Contratación e
investigaciones Especiales, o personerías
(para el caso de las entidades territoriales)
para lo cual se organizarán comisiones
especiales para realizar auditoria sobre el
manejo e inversión de las sumas de dinero
que se han pactado como pago dentro de los
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
207
contratos.
SECRETARIA DE LA DELEGADA
13.4 Radica las diligencias en la planilla
de los abogados o procuradores judiciales
comisionados.
13.5 Envía despacho comisorio a
Procurador judicial de otras ciudades o al
personero municipal competente.
13.6 Cuando media petición, remite
comunicación al interesado informándole el
nombre del profesional o profesionales
comisionados.
PROCURADORES JUDICIALES O
ABOGADOS
13.7 Avoca conocimiento de las
diligencias y elabora cronograma a seguir de
acuerdo con el contenido de la comisión.
13.8 En desarrollo de esta función verifica
que el proceso de la contratación cumpla las
exigencias legales contenidas en la Ley 80
de 1993, 7ª de 1979 y demás normas
concordantes, así como los requisitos
especiales que deben reunir estos contratos
que se califican de atípicos.
13.9 Previo a la práctica de visitas a las
instituciones, se desplaza a la entidad u
organismo gubernamental contratante,
división jurídica o la competente, en donde
conocen la modalidad de contratación, los
términos de referencia, la oferta entre otros.
13.10 Estudia los anexos técnicos de tal
manera que estos correspondan a la
especialidad que se contrata. Igual hará con
la documentación que se debe anexar, como
licencias de funcionamiento, personerías
jurídicas, experiencia, equipo técnico, etc.
13.11 Indaga sobre funcionarios o
equipos encargados de verificar las
propuestas, el cumplimiento de dicha labor y
los resultados obtenidos.
13.12 Establece las obligaciones de las
partes, cumplimiento, tales como pagos
puntuales, atención integral a la población
que se atiende, incluida entre ella la
dotación, suministros, alimentación,
capacitación, educación, salud, supervisión,
atención especializada cuando se requiera y
exista la obligación de brindarla, atención
adecuada a la población objeto del contrato
en los términos contenidos en el contrato
respectivo.
13.13 Comprueba el seguimiento,
asesoría e intervención que realiza el ICBF u
otro organismo gubernamental a las
instituciones con las que ha celebrado
contratos de esta índole, para así corroborar
el cumplimiento del objeto del contrato.
13.14 Revisa si el ente rector del Sistema
de Bienestar Familiar ICBF u otra entidad
gubernamental contratante, ha verificado el
contenido de las propuestas presentadas por
las instituciones o entidades interesadas en
prestar el correspondiente servicio.
13.15 Observa el cumplimiento de las
propuestas al interior de las instituciones, o
de las ONG con miras a constatar la
veracidad de los recursos materiales,
científicos, técnicos de talento humano que
manifiestan tener, así como las condiciones
reales que rodean a la población atendida y
el cumplimiento del contrato por ambas
partes.
13.16 Determina actividades de
mejoramiento y capacitación de las
instituciones y ONG contratadas.
13.17 Rinde informe general de la
situación encontrada, con las conclusiones y
recomendaciones a seguir.
PROCURADOR DELEGADO
13.18 Estudia el informe presentado, dicta
los actos administrativos a que haya lugar y
señala políticas y acciones a seguir de
acuerdo con la situación encontrada.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
208
13.19 Compulsa copias para ante
autoridades competentes cuando haya lugar
a investigaciones de carácter penal o
disciplinario.
14. INDICADORES
Relación Costo
————————————————————
——————————— x 100
Beneficio de la población objeto en la
contratación
Cobertura de la contratación
————————————————————
——————————— x 100
Necesidades existentes por problemática
Calidad de la atención
————————————————————
—————————— x 100
Mejoramiento de la calidad de vida
Contratos que no cumplen exigencias
legales
————————————————————
——————————— x 100
Total contratos revisados
Instituciones u ONGs que cumplen a
cabalidad propuestas
————————————————————
———————————— x 100
Total propuestas revisadas
Multas impuestas por incumplimiento de
contrato
————————————————————
———————————— x 100
Totalidad de contratos revisados
Declaratoria de caducidad
————————————————————
———————————— x 100
Totalidad contratos celebrados
Dependencia: Procuraduría Delegada
para el Menor y la Familia
Proceso: Presentación de recursos de
casación y revisión e intervención como
Ministerio Público
Procedimiento: Presentación y
sustentación de recursos de casación y
revisión e intervención como Ministerio
Público ante la sala de Casación Civil y
Agraria de la Corte Suprema de Justicia y
Tribunales Superiores
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
El fin primordial de la Delegada, con la
ejecución de estas funciones específicas, es
el de salvaguardar los derechos y garantías
fundamentales de los menores de edad, los
incapaces y la institución familiar,
especialmente respecto a aquellos que por
sus precarias condiciones económicas se
ven imposibilitados para contratar los
servicios de un profesional en derecho que
les interponga y sustente los recursos de
casación y revisión ante los Tribunales
Superiores y Corte Suprema de Justicia, o
para que actué ante los mismos cuando la
contraparte sea la que interponga los
Recursos precitados.
Se establece la intervención de la
delegada como Ministerio Público ante esas
altas corporaciones, en los procesos en que
puedan verse afectados los intereses o
derechos de los menores de edad,
incapaces e institución familiar, aspecto que
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
209
es de suma importancia por cuanto mediante
el ejercicio de dicha función se garantiza a la
población objeto, el respeto del debido
proceso, el derecho de defensa y disfrute de
sus derechos fundamentales.
2. CLIENTES
Las partes en el proceso en los que se
vean afectados intereses de menores de
edad, incapaces e institución familiar.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica al Procurador
Delegado para la defensa del Menor y de la
Familia, procuradores judiciales, personal
técnico y administrativo.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra directamente al
Procurador Delegado, procuradores
judiciales, personal técnico y administrativo.
5. REFERENCIAS
Constitución Política.
Decreto 262 de 2000.
Resoluciones internas Procuraduría
General de la Nación.
Decreto 2737 de 1989.
Ley 12 de 1991.
Código Civil y de Procedimiento Civil.
Jurisprudencia y doctrina.
Otras normas aplicables y concordantes.
6. DEFINICIONES
No aplicable.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Registro de solicitudes de presentación
de recursos y de intervención como
Ministerio Público.
• Planilla del procurador judicial o
abogado correspondiente.
• De registro de proyectos realizados.
• De decisiones proferidas.
8.CONDICIONES GENERALES
El Procurador Delegado actuará a petición
del usuario, del procurador judicial de familia
o de oficio.
El procurador Delegado interpondrá
dentro de los términos establecidos, el
recurso de casación. Una vez admitido por la
sala, dentro de término, presentará la
correspondiente demanda. Para los
anteriores efectos, podrá ordenar al
procurador judicial de familia
correspondiente que elabore el proyecto. Lo
anterior se fundamenta:
a) En el conocimiento directo que el
procurador judicial tiene del proceso por
cuanto ha venido interviniendo en las
diferentes instancias,
b) En vista de que éstos se encuentran
ubicados en diferentes partes del país, lo
que hace más expedito el análisis y estudio
del asunto.
Es importante la intervención como
Ministerio Público ante la Corte Suprema de
Justicia y Tribunales Superiores.
Especialmente el Procurador Delegado
actuará cuando las otras partes hayan
interpuesto los recursos de revisión o de
casación y la decisión pueda afectar los
intereses de menores de edad, incapaces o
institución familiar.
9. SALIDAS
Decisión sobre recursos.
10. REGISTROS
• De recursos de casación y revisión
presentados.
• De profesionales comisionados.
• Registro de intervención y seguimiento.
• De proyectos presentados.
• De decisiones proferidas.
11. BASES DE AUTOCONTROL
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
210
Control de términos para presentar los
recursos y dentro del proceso en sí.
12. ANEXOS
No aplicable.
13. ACTIVIDADES
SECRETARIA DELEGADA
13.1 Recepciona solicitudes, las radica en
el sistema de solicitudes y las ingresa
inmediatamente al Despacho.
PROCURADOR DELEGADO
13.2 Conocida la petición para
presentación del recurso de casación o de
oficio, ordena al procurador judicial
correspondiente, estudiar, analizar la
viabilidad y términos para interponerlo. De
ser procedente, interpone recurso. Admitido
éste por la sala, ordena al procurador
judicial proyectar la demanda de casación
para su presentación dentro de los términos
de ley.
13.3 Respecto al recurso de revisión el
Procurador Delegado, comisiona al
procurador judicial adscrito al Juzgado en
donde haya cursado el proceso para que
solicite el desarchivo del expediente si fuere
el caso, estudie los términos y la posibilidad
de presentarlo. Si es factible, interpone el
recurso.
13.4 Para efectos de intervención como
Ministerio Público ante los tribunales
superiores y la Corte Suprema de Justicia,
una vez sea notificado, a petición de parte, o
considere pertinente, actúa de acuerdo con
los parámetros establecidos por la ley.
En desarrollo de lo anterior, asigna un
procurador judicial o un abogado adscrito a
la delegada, que se desplazará a los
mencionados, para revisar el expediente,
hacer seguimiento al proceso y elaborar los
proyectos de intervención a que haya lugar.
SECRETARIA DE LA DELEGADA:
13.5 Radica en la planilla del procurador
judicial o abogado correspondiente.
13.6 Entrega comunicación al abogado o
procurador judicial para que proceda de
conformidad a parámetros establecidos por
el Procurador Delegado.
13.7 Cuando medie solicitud, envía
comunicación al interesado informándole el
nombre del profesional comisionado.
RECURSOS DE CASACION Y REVISION
PROCURADOR JUDICIAL:
13.8 Estudia, analiza procedencia y
términos para presentar recursos; conceptúa
al respecto y de ser viables, presenta
proyectos de acuerdo a directrices
impartidas por el Procurador Delegado y a lo
observado dentro del expediente.
13.9 Entrega concepto y proyecto dentro
de los términos señalados por el Procurador
Delegado.
INTERVENCION COMO MINISTERIO
PUBLICO
PROCURADOR JUDICIAL Y ABOGADO:
13.10 Revisa y analiza el expediente y
proyecta la intervención que corresponda
hasta el fallo respectivo.
PROCURADOR DELEGADO
13.11 Analiza, estudia, evalúa, firma,
presenta el correspondiente recurso,
demanda y sustentación.
13.12 Dispone Intervención hasta que se
produzca la decisión.
14. INDICADORES
Número de solicitudes tramitadas
————————————————————
——————————— x 100
Número total de solicitudes presentadas
Recursos de casación presentados
————————————————————
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
211
——————————— x 100
Cantidad total de recursos de casación
solicitados
Recursos de revisión presentados
————————————————————
——————————— x 100
Número total de solicitudes para recurso de
revisión
Notificaciones para intervención como
ministerio público
————————————————————
——————————— x 100
Cantidad total de solicitudes de intervención
Dependencia: Procuraduría Delegada
para el Menor y la Familia
Proceso: Presentación de acciones
Procedimiento: Presentación de
acciones de tutela, populares y de
cumplimiento. Intervención en trámite
especial de la tutela.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Mediante el desarrollo de este
procedimiento, se busca que los menores de
edad, los ancianos, los incapaces y los
miembros de la institución familiar puedan
disfrutar plenamente de los derechos
reconocidos en nuestra Carta Magna y
tratados internacionales, para lo cual se
instaurarán las acciones de tutela, de
cumplimiento o las populares a que haya
lugar, de acuerdo con las situaciones
encontradas o expuestas, con la finalidad de
que los sujetos de derechos fundamentales
puedan disfrutarlos plenamente o les sean
restablecidos.
2. CLIENTES
Miembros del núcleo familiar, menores de
edad e incapaces.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica al Procurador
Delegado para la defensa del Menor y de la
Familia, procuradores judiciales de familia,
abogados asesores, profesionales
universitarios, personal técnico y
administrativo.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al Procurador
Delegado, procuradores judiciales,
abogados asesores y profesionales
universitarios.
5. REFERENCIAS
Constitución Política.
Decreto 262 de 2000.
Resoluciones internas Procuraduría
General de la Nación.
Decreto 2737 de 1989.
Ley 12 de 1991.
Decreto 2591 de 1991 Jurisprudencia.
Ley 393 de 1997.
Ley 472 de 1998.
Otras normas aplicables y concordantes.
6. DEFINICIONES
No aplicable.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• De solicitudes para presentación de
acciones.
• De acciones interpuestas de oficio.
• De reparto a los procuradores judiciales
y abogados.
• De planillas de registro y entrega a los
procuradores judiciales y abogados.
8. CONDICIONES GENERALES
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
212
Las acciones de tutela o intervención
especial ante cualquier autoridad que la
tramite, las populares o de cumplimiento
bien pueden tener origen en la solicitud
presentada por la autoridad judicial de
conocimiento, por el usuario o de oficio y
como consecuencia de situaciones
detectadas en ejercicio de las funciones de
la Delegada, en las cuales se observe
vulneración de derechos fundamentales,
omisión o incumplimiento de actos por las
autoridades o violación colectiva de los
mencionados y en lo que se refiere a los
menores de edad, incapaces, ancianos y
miembros de la institución familiar.
Cuando no sean tutelados los derechos
que se solicitan amparar dentro de la tutela,
el Procurador Delegado impugnará dicha
determinación y adelantará las actuaciones
tendientes a solicitar la revisión por la Corte
Constitucional.
9. SALIDAS
Fallo definitivo.
10. REGISTROS
• De acciones de tutela instauradas.
• De intervención especial en el trámite de
la tutela ante las autoridades que la
tramitan.
• De acciones de cumplimiento
presentadas.
• De acciones populares formuladas.
• Registros de seguimiento para cada una
de ellas.
• De población beneficiada.
• De impugnaciones.
• De revisiones solicitadas.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Control de términos para presentar las
acciones.
• Control de términos para intervención
ante autoridades judiciales.
• Control de actuaciones.
12. ANEXOS
No aplicable.
13. ACTIVIDADES
SECRETARIA DE LA DELEGADA
13.1 Recepciona y radica las solicitudes
de intervención en los trámites de tutela o de
presentación de acciones de tutela,
populares o de cumplimiento y las ingresa al
despacho del Procurador delegado.
PROCURADOR DELEGADO
13.2 Conocida la petición para su
intervención o presentación de demandas de
tutela, de cumplimiento o populares, estudia
y analiza la viabilidad de su trámite y
comisiona al procurador judicial, abogado
asesor o profesional universitario para que
proceda de conformidad.
SECRETARIA DE LA DELEGADA:
13.3 Radica comisión en carpeta del
procurador judicial, abogado asesor o
profesional universitario y le entrega
diligencias.
13.4 Remite Despacho comisorio a
Procurador Delegado de otras ciudades,
cuando a ello hubiere lugar.
13.5 Cuando exista petición o solicitud,
envía comunicación a la persona interesado
en la que consignará el nombre del
profesional comisionado.
PROCURADOR JUDICIAL O ABOGADO
13.6 Estudia, analiza y proyecta la
demanda de acuerdo con las circunstancias
y hechos detectados, observados o
informados.
1.7 Entrega proyecto de demanda dentro
de los términos señalados por el Procurador
Delegado.
13.8 Para efectos de intervención especial
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
213
en el trámite de la tutela ante las
autoridades judiciales se desplaza ante los
despachos competentes, revisa y analiza el
expediente y proyecta la intervención que
corresponda hasta el fallo respectivo.
PROCURADOR DELEGADO
13.9 Analiza, estudia, evalúa y firma y
presenta la correspondiente demanda o
intervención.
14. INDICADORES
Número de solicitudes tramitadas
————————————————————
——————————— x 100
Número total de solicitudes presentadas
Demandas de tutela presentadas
————————————————————
——————————— x 100
Cantidad total de demandas de tutela
solicitadas
Número de acciones de cumplimiento
instauradas
————————————————————
——————————— x 100
Cantidad total de acciones de cumplimiento
solicitadas
Número de intervenciones en trámite
especial de tutela realizadas
————————————————————
—————————— x 100
Cantidad total de solicitudes de intervención
solicitadas
De revisiones solicitadas
————————————————————
——————————x 100
Acciones de tutela tramitadas
- Población objeto beneficiada.
Dependencia: Procuraduría Delegada
para el Menor y la Familia
Proceso: Intervención ante las
autoridades Judiciales.
Procedimiento: Intervención ante
autoridades Judiciales.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
La finalidad del presente procedimiento es
el de garantizar el respeto al debido
proceso, al derecho de defensa, dentro de
los procesos en que se debatan derechos de
los menores de edad, incapaces o miembros
de la institución familiar. Para los menores
de edad, el respeto al principio
constitucional de la prevalencia del interés
superior de éstos y el de ser escuchados por
la autoridad cuando se tomen
determinaciones que les afecten.
2. CLIENTES
Miembros del núcleo familiar, menores de
edad e incapaces.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica al Procurador
Delegado para la defensa del Menor y de la
Familia, procuradores judiciales de familia,
Regionales, Provinciales, personeros
municipales, personal técnico y
administrativo.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al Procurador
Delegado, procuradores judiciales de familia,
Regionales, provinciales, personeros
municipales, personal técnico y
administrativo.
5. REFERENCIAS
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
214
Constitución Política.
Decreto 262 de 2000.
Resoluciones internas Procuraduría
General de la Nación.
Decreto 2737 de 1989.
Ley 12 de 1991.
Ley 75 de 1968.
Código Civil y de Procedimiento civil, y
Otras normas aplicables y concordantes.
6. DEFINICIONES
No aplicable.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• De radicación de solicitudes de
intervención.
• De reparto a procuradores judiciales.
• Planilla de registro y entrega a los
procuradores judiciales.
• De actuaciones surtidas por los
procuradores judiciales.
• De alegatos de conclusión y
sustentación presentados.
• De recursos interpuestos.
8. CONDICIONES GENERALES
La intervención en los procesos de
familia, se llevará a cabo ante las Salas de
Familia de los Tribunales Superiores de
Distrito Judicial, Juzgados de Menores, de
familia, promiscuos de familia o civiles y
tiene fundamento en mandatos
constitucionales y legales. En desarrollo de
lo anterior y de acuerdo con la estructura de
la Procuraduría, existen los Procuradores
Judiciales con funciones de intervención en
procesos de Familia, a los cuales les serán
asignados mediante resolución, los
despachos ante los cuáles deberán actuar,
en defensa de los derechos y garantías
fundamentales de la institución familiar, los
menores e incapaces.
Para los efectos anteriores, a más de la
intervención que en desarrollo de sus
funciones deben cumplir, los procuradores
judiciales, también actuarán de manera
especial cuando sean presentadas
solicitudes o quejas respecto al trámite de
determinados procesos, ante los cuáles el
usuario, otra autoridad u organismo solicite
la supervigilancia especial.
En lugares en donde no exista procurador
judicial en familia, se comisionará al
Procurador Regional, provincial o personero
municipal, según el caso.
Igualmente se dará trámite a las
peticiones de elaboración y presentación de
demandas de interdicción, previas de
reconocimiento de paternidad, investigación
de paternidad y las demás autorizadas por la
ley, para lo cual se hará reparto entre los
procuradores judiciales a medida que se
reciban las solicitudes por orden de
denominación del cargo hasta agotar la lista
y así sucesivamente.
Una vez hecho el reparto de la demanda y
conocido por el procurador judicial el
juzgado que le correspondió, así lo informará
al Delegado, que procederá a redistribuir el
asunto, al procurador judicial que deba
intervenir ante ese juzgado para que
continúe actuando dentro del proceso hasta
su terminación.
9. SALIDAS
Menores de edad, incapaces y miembros
de la institución familiar con derechos
reconocidos, restablecidos y garantizados.
10. REGISTROS
• De solicitudes o quejas para
intervención.
• De solicitudes de elaboración y
presentación de demandas de interdicción.
• De demandas elaboradas, presentadas y
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
215
admitidas.
• Demandas subsanadas.
• Solicitud de pruebas.
• Asistencia a audiencias de conciliación u
otras.
• De intervenciones efectuadas dentro de
los procesos.
• De alegatos de conclusión presentados.
• De recursos interpuestos (reposición,
apelación y queja).
• De sustentación de recursos.
• Personas atendidas, diligencias
adelantadas en virtud de dicha atención.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Control de términos para presentar
demandas, descorrer traslados, presentar
alegatos, interponer recursos y
sustentaciones.
• Control de actuaciones.
12. ANEXOS
Los necesarios para instaurar la
respectiva demanda y sustentar los hechos
afirmados en la misma.
13. ACTIVIDADES
SECRETARIA DE LA DELEGADA
13.1 Recepciona las quejas o solicitudes
de intervención ante autoridades judiciales o
presentación de demandas.
13.2 Radica las anteriores en el Sistema
de Quejas y solicitudes y las ingresa
Despacho.
PROCURADOR DELEGADO
13.3 Conocida la petición o queja para
intervención, evalúa la viabilidad de su
trámite y previo reparto, comisiona al
procurador judicial; en los sitios en donde no
ejerce funciones este funcionario, comisiona
al Procurador regional, provincial o
personero municipal, para que proceda de
conformidad, dentro de los términos
establecidos en el respectivo auto comisorio.
SECRETARIA DE LA DELEGADA:
13.4 Radica comisión en carpeta del
procurador judicial y entrega las diligencias
al comisionado.
13.5 Remite despacho comisorio al
Procurador judicial de familia, regional,
provincial, o personero municipal
competente cuando a ello hubiere lugar.
13.6 De existir solicitud, envía
comunicación al usuario interesado en el
que identifica al funcionario comisionado.
PROCURADOR JUDICIAL REGIONAL,
PROVINCIAL O PERSONERO MUNICIPAL
13.7 Se desplaza ante los despachos
competentes, revisa y analiza el proceso,
proyecta la intervención que corresponda y
actúa hasta su terminación.
13.8 Entrega informe periódico sobre las
intervenciones que realice dentro del
proceso.
13.9 Terminado el proceso, rinde informe
final y presenta proyecto de auto de archivo
de la agencia judicial.
PROCURADOR DELEGADO
13.10 Evalúa informe y firma auto de
archivo o demás actos administrativos a que
hubiere lugar.
14. INDICADORES
Número de solicitudes tramitadas
————————————————————
———————————— x 100
Número total de solicitudes presentadas
Número de intervenciones realizadas
————————————————————
———————————— x 100
Número total de procesos conocidos
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
216
Número de recursos interpuestos
————————————————————
———————————— x 100
Cantidad total de procesos conocidos
Número de alegatos presentados
————————————————————
———————————— x 100
Cantidad total de procesos conocidos
Número de Sustentaciones
————————————————————
———————————— x 100
Cantidad total de recursos interpuestos
- Número de audiencias de conciliación.
- Cantidad de usuarios atendidos y
respuesta o atención ofrecidas.
Dependencia: Procuraduría Delegada
para el Menor y la Familia
Proceso: Trámite de peticiones para
protección de Derechos y garantías
fundamentales.
Procedimiento: Trámite ante las
autoridades de peticiones para reclamar de
gobiernos extranjeros la protección de
derechos y garantías fundamentales
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Evitar la vulneración de la dignidad
humana, de las libertades, garantías y
derechos fundamentales de menores de
edad, incapaces, ancianos e institución
familiar, en países extranjeros, dando pronto
trámite ante las autoridades competentes, de
solicitudes que sean presentadas ante la
Delegada, a fin de que los anteriores les
sean restablecidos y cese de manera
inmediata su violación.
2. CLIENTES
Menores de edad, incapaces, miembros
de la institución familiar.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica al Procurador
Delegado para la defensa del Menor y de la
Familia y personal adscrito a la misma.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra de manera
directa al Procurador Delegado, a los
Profesionales universitarios, Abogados
Asesores, procuradores judiciales de familia,
personal técnico y administrativo.
En forma indirecta a las autoridades
encargadas de intervenir ante gobiernos
extranjeros para garantizar el ejercicio y
disfrute de los derechos y garantías
fundamentales de nacionales menores de
edad, incapaces, ancianos y miembros de la
institución familiar.
5. REFERENCIAS
Constitución Política.
Decreto 262 de 2000.
Resoluciones internas Procuraduría
General de la Nación.
Decreto 2737 de 1989 o Código del
Menor.
Convención Internacional sobre los
Derechos de los Niños ratificada mediante
Ley 12 de 1991.
Convenio sobre Aspectos Civiles del
Secuestro Internacional de Niños suscrito en
La Haya el 25 de octubre de 1980-Ley 173
de 1994.
Convenio Relativo a la Protección del
Niño y a la Cooperación en materia de
Adopción Internacional suscrito en La Haya
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
217
el 29 de mayo de 1993-Ley 265 de 1996.
Convención Interamericana para Prevenir,
Sancionar y Erradicar la Violencia contra la
Mujer, suscrita en Belem Do Para, Brasil el 9
de junio de 1994 - Ley 248 de 1995-.
Demás normas, Tratados y Convenios
aplicables a la población objeto de la
Procuraduría delegada y concordantes.
6. DEFINICIONES
Autoridad Central: La encargada del
cumplimiento de las obligaciones que uno u
otro convenio impone.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• De radicación de solicitudes de
intervención.
• De reparto a procuradores judiciales,
abogados asesores y profesionales
universitarios.
• Planilla de registro y entrega a los
profesionales comisionados.
• De actuaciones surtidas por los
profesionales comisionados.
• De resultados frente a las situaciones
denunciadas y falencias encontradas en el
trámite.
8. CONDICIONES GENERALES
De acuerdo con las situaciones
denunciadas el profesional comisionado
realizará una indagación general respecto a
los hechos expuestos para determinar de
manera inmediata el procedimiento y
cronograma a seguir. Para complementar lo
anterior y recaudar mayor información, se
desplazará a las embajadas y consulados
correspondientes, indagará sobre la
legislación nacional e internacional
aplicable, las autoridades competentes para
dar trámite a la reclamación que ponga fin a
la situación de vulneración de derechos y
garantías fundamentales.
Practicadas las diligencias y recopilados
los documentos y acervo probatorio sobre
los hechos denunciados se entregarán
dichas actuaciones y petición de
reclamación al Ministerio de Relaciones
Exteriores cuando ésta se deba hacer por
vía diplomática o consular, o a la autoridad
judicial, administrativa o central para que
adelante el trámite ante el gobierno
extranjero o autoridad central del país
denunciado, cuando así lo contemplen los
convenios, dejando copia del mismo en la
delegada para el respectivo seguimiento y
archivo.
9. SALIDAS
Menores de edad, incapaces y miembros
de la institución familiar con derechos
reconocidos, restablecidos y garantizados.
10. REGISTROS
• De solicitudes o quejas para
intervención.
• De radicación de comisión a
profesionales.
• De escritos y oficios enviados a las
autoridades de conocimiento y tribunales
internacionales.
• De intervenciones y seguimiento
efectuados ante autoridades competentes.
• Personas atendidas y diligencias
adelantadas en virtud de dicha atención.
• De resultados obtenidos por la gestión
realizada.
• De autoridades, Tribunales
Internacionales y determinaciones tomadas.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Control de actuaciones adelantadas ante
autoridades competentes.
12. ANEXOS
No aplicable.
13. ACTIVIDADES
SECRETARIA DE LA DELEGADA
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
218
13.1 Recepciona las quejas o solicitudes
de reclamación a gobiernos extranjeros.
13.2 Radica las anteriores en el Sistema
de Quejas y solicitudes y las ingresa
Despacho
PROCURADOR DELEGADO
13.3 Conocida la petición o queja para
reclamación ante gobierno extranjero, evalúa
la viabilidad de su trámite y previo reparto,
comisiona al procurador judicial, abogado
asesor, profesional universitario para que
adelante las diligencias tendientes a
precisar los hechos denunciados, las
circunstancias de tiempo, modo y lugar, el
sujeto pasivo de aquellos, tipo de
problemática, autoridades administrativas,
judiciales o centrales que deban dar trámite
a la reclamación con miras a lograr la
protección y garantía de los derechos
fundamentales de la población objeto de la
Delegada.
SECRETARIA DE LA DELEGADA
13.4 Radica comisión en carpeta del
profesional y le entrega las diligencias.
13.5 De existir solicitud, envía
comunicación al peticionario en el que le
informa sobre el funcionario comisionado.
PROCURADOR JUDICIAL, ABOGADO
ASESOR, PROFESIONAL UNIVERSITARIO
13.6 Adelanta diligencias previas
tendientes a precisar hechos conforme a
ítem.
13.7 Se desplaza ante los despachos de
las autoridades competentes para presentar
la petición de reclamación, la cual irá
acompañada de la documentación precitada.
13.8 Realiza seguimiento a las
actuaciones que se adelanten por el
Ministerio de relaciones exteriores cuando la
reclamación se deba hacer por vía
diplomática, o consular, por las autoridades
judiciales, administrativas o centrales.
13.9 Definida o solucionada la situación
que dio lugar a la reclamación, rendirá
informe definitivo al Procurador Delegado y
proyectará el auto de archivo de las
diligencias.
PROCURADOR DELEGADO
13.10 Evalúa informe y firma auto de
archivo o demás actos administrativos a que
hubiere lugar.
14. INDICADORES
Número de peticiones tramitadas
———————————————————
————————————— x 100
Número de peticiones presentadas para
reclamación a gobiernos extranjeros
Número de peticiones de reclamación por
problemática
————————————————————
———————————— x 100
Número total de peticiones de reclamación
Autoridades que dieron trámite a las
reclamaciones
————————————————————
——————————— x 100
Número total de peticiones de reclamación
Dependencia: Procuraduría Delegada
para el Menor y la Familia
Proceso: Labores secretariales
Procedimiento: Atención en secretaría
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
219
Organizar de manera eficiente y eficaz las
funciones de secretaría de la Procuraduría,
de tal manera que las solicitudes, quejas y
demás trámites que por competencia
ingresen a la Delegada, se surtan de manera
ágil, organizada, y efectiva.
2. CLIENTES
Los usuarios que acuden a la
Procuraduría Delegada en demanda de
servicio, las instituciones, organismos
gubernamentales y no gubernamentales, los
funcionarios adscritos a este Despacho.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica al personal
técnico y administrativo de la Delegada.
4. RESPONSABILIDADES
Personal técnico y administrativo de la
Procuraduría Delegada.
5. REFERENCIAS
Constitución Política.
Decreto 262 de 2000.
Resoluciones internas Procuraduría
General de la Nación.
Otras normas aplicables y concordantes.
6. DEFINICIONES
GEDIS: Sistema de gestión disciplinaria.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Libros y registros de radicación.
• Registro de solicitudes y quejas.
• Planillas de recepción y envío de
correspondencia.
• Consecutivo de telegramas, oficios,
informes, citaciones, estadísticas, circulares,
comunicaciones.
• Registro de autos y Resoluciones.
• Registro de muebles y equipo de oficina.
• Cronograma de actividades diarias.
• Consecutivo de requisiciones de
papelería, elementos e implementos de
oficina.
• Registro de inventarios.
8. CONDICIONES GENERALES
Por ser la Secretaría y los funcionarios
que la integran, la puerta de ingreso y
presentación de la Delegada, es importante
que la atención personal y telefónica que se
ofrezca al usuario sea amable, cortés y
eficiente.
Las gestiones que se inicien en la misma
deben tramitarse con agilidad, de tal manera
que la secuencia que se inicia en la misma
no encuentre ningún tropiezo que
obstaculice o demore el normal desarrollo de
las funciones de la Delegada.
Para efectos de organización se ha
establecido una Coordinación de la
Secretaría, que se encargará de verificar y
controlar el cabal cumplimiento de las
funciones asignadas a todos y cada uno de
los funcionarios que se desempeñan en la
misma.
Así mismo cuando las circunstancias lo
requieran, demandará el apoyo de todo el
personal de secretaría para lo cual
distribuirá las labores a ejecutar.
En lo que concierne al envío de
correspondencia por los abogados asesores
y profesionales universitarios, deberá ser
entregada a la persona encargada de esta
tarea en original y dos copias. La procedente
de las procuradurías judiciales de Bogotá
deberá ser remitida directamente a la
Sección de Correspondencia.
Los sustanciadores de las respectivas
procuradurías judiciales en Familia de
Bogotá, recogerán la documentación con
destino a éstas, en la Delegada donde les
será entregada por el funcionario encargado
de realizar esta labor.
Los expedientes sometidos a reparto
serán entregados al profesional comisionado
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
220
previo registro en su carpeta y éste una vez
cumplida la comisión, lo devolverá al mismo
funcionario encargado de dicha labor, con
informe evaluativo que deberá contener:
• La fecha, número de radicado,
expediente o agencia, debidamente firmado
y ser presentado en original y copia y en
original para los procuradores judiciales de
otras ciudades.
• Se anexará proyecto del correspondiente
acto administrativo debidamente
fundamentado de acuerdo con el análisis y
contenido de las actuaciones para someterlo
a consideración del Procurador Delegado.
9. SALIDAS
Usuarios y funcionarios satisfechos.
10. REGISTROS
• De solicitudes y quejas.
• De recepción y envío de
correspondencia.
• De telegramas, oficios, informes,
citaciones, estadísticas, circulares,
comunicaciones.
• De autos y resoluciones.
• De comisiones a profesionales y
procuradores judiciales.
• De reparto a abogados y procuradores
judiciales.
• De muebles y equipos de oficina.
• De actividades diarias.
• De requisiciones de papelería,
elementos e implementos de oficina.
• De inventarios
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Control de términos para correr
traslados, para citaciones, notificaciones,
respuesta de derechos de petición.
12. ANEXOS
No aplicable.
13. ACTIVIDADES
COORDINADORA DE LA SECRETARIA
DE LA DELEGADA
13.1 Pasa oportunamente al Despacho las
diligencias en las cuales deba dictarse actos
administrativos.
13.2 Elabora comunicaciones,
notificaciones, citaciones, en la forma
prevista en la Ley 200 de 1995.
13.3 Controla términos.
13.4 Revisa y analiza la correspondencia
que llega a la Delegada para su clasificación
y posterior respuesta por el Procurador
Delegado o reparto a los profesionales
correspondientes.
13.5 Proyecta y elabora oficios,
telegramas, informes, documentos,
memorandos, circulares, resoluciones, autos
y cuadros estadísticos de acuerdo con
instrucciones y requerimientos impartidos
por el Procurador Delegado.
13.6 Supervisa y controla la buena
organización y actualización del archivo de
la correspondencia, libros y datos digitados
en el sistema de computación.
13.7 Supervisa y organiza el control del
inventario y archivo muerto de la Delegada.
13.8 Realiza seguimiento al manejo de
expedientes en lo que se refiere a su
radicación, registro en el sistema, en las
planillas de los procuradores judiciales y
profesionales, reparto, entrega, devolución y
desanotación de los mismos.
13.9 Solicita la información conducente y
pertinente que se requiera dentro de los
procesos disciplinarios que se adelanten
contra servidores públicos.
13.10 Elabora y fija la lista de turnos para
la atención al público.
13.11 Distribuye las tareas que considere
pertinentes, entre el personal de la
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
221
secretaría para el diligente y eficiente
funcionamiento de ésta.
13.12 Las demás que le asigne el
Despacho de acuerdo con la naturaleza del
cargo.
SECRETARIA DEL DESPACHO
13.13 Proyecta la respuesta de la
correspondencia y comunicaciones del
Procurador Delegado y oficios de acuerdo
con instrucciones que éste le imparta.
13.14 Lleva el control diario e informa
sobre las actividades y eventos en los que
deba participar el Procurador Delegado,
atiende los asuntos previos a la realización
de los mismos.
13.15 Recibe y establece comunicaciones
con las personas que requiera el Procurador
Delegado y coordina las citas que soliciten
los usuarios y demás personas con éste.
13.16 Atiende a las personas que acudan
al Despacho a solicitar entrevista Procurador
Delegado.
13.17 Recibe, relaciona, clasifica y
archiva la correspondencia que ingrese y
salga de la Delegada.
13.18 Tramita oportunamente las
requisiciones de papelería, elementos, útiles
y equipos para la oficina y controla su
mantenimiento, cuidado y consumo.
13.19 Atiende amablemente el público y le
suministra la información que esté facultada
a suministrar.
13.20 Vela por la correcta organización y
presentación de la oficina y participa en su
mejoramiento.
13.21 Recepciona y archiva las actas de
visita de las diligencias que realicen los
abogados y profesionales comisionados.
13.22 Las demás que le asigne el
Procurador Delegado de acuerdo con la
naturaleza del su cargo.
SUSTANCIADOR
13.23 Incorpora y se responsabiliza de la
información el Sistema de gestión
disciplinaria GEDIS y en el Sistema de
solicitudes y quejas
13.24 Radica en los respectivos libros y
digita en el sistema, las novedades que se
produzcan dentro de los radicados internos:
Diligencias varias D.Vs, Agencias
Administrativas y judiciales.
13.25 Elabora cuadros estadísticos
relacionados con expedientes, agencias o
consulta de usuarios.
13.26 Proyecta autos de trámite y
sustanciación.
13.27 Organiza, folia los expedientes y
elabora las carátulas de los mismos.
13.28 Libra comunicación tanto de
asignación del abogado comisionado, como
la de terminación del proceso al peticionario
o quejoso. Informa a los usuarios sobre los
expedientes.
13.29 Recepciona los informes parciales.
13.30 Colabora con el manejo del
inventario.
13.31 Asume funciones como secretario
ad hoc en ausencia del titular.
OFICINISTA:
13.32 Archiva la correspondencia general
de la Delegada. Mantiene el archivo
organizado y actualizado. Colabora en el
manejo del archivo muerto de la
dependencia.
13.33 Colabora en el manejo del
inventario de la Delegada.
13.34 Colabora en la elaboración de
textos, oficios, cuadros y demás documentos
que se requieran.
13.35 Colabora en el fotocopiado de
documentos.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
222
13.36 Colabora en la recepción y
realización de llamadas telefónicas.
13.37 Envía comunicaciones por fax.
13.38 Entrega y recibe expedientes a los
funcionarios adscritos a la Delegada, así
como a los procuradores judiciales de
Bogotá.
13.39 Atiende amablemente al público y
suministra la información que le sea
autorizada.
13.40 Colabora en la elaboración de los
listados de expedientes para archivos.
13.41 Las demás que le asignen de
acuerdo con la naturaleza del cargo.
CITADOR
13.42 Recoge diariamente la
correspondencia y documentación que llega
para la Delegada, en la respectiva sección,
la OCI o el CAP; digita la anterior en el
sistema e imprime la planilla respectiva y
posteriormente la reparte a sus
destinatarios.
13.43 Envía y reparte la correspondencia
que sale de la Delegada.
13.43 Recepciona los informes
estadísticos de labores de los procuradores
judiciales de Bogotá y abogados.
13.44 Elabora sobres y demás
documentos afines que sean necesarios.
13.45 Fotocopia documentos oficiales.
13.46 Colabora en el manejo del archivo
muerto de la Delegada y en la elaboración
de los correspondientes paquetes.
13.47 Efectúa las notificaciones cuando
sea autorizado por la Secretaría.
13.48 Colabora en la elaboración de
cuadros estadísticos.
13.49 Las demás que se ajusten a la
naturaleza del cargo.
14. INDICADORES
• Número de usuarios atendidos.
• Oficios elaborados.
• Notificaciones hechas.
• Registros realizados.
• Radicaciones elaboradas.
• Cuadros hechos.
• Estadísticas realizadas.
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
PROCURADURÍA DELEGADA PARA LA
DESCENTRALIZACIÓN
DE LAS ENTIDADES TERRITORIALES
FEBRERO DE 2001
ACTUALIZACION DEL MANUAL
INTRODUCCION
La Procuraduría General de la Nación es
un organismo con autonomía administrativa,
financiera y presupuestal en los términos
definidos por el Estatuto Orgánico del
Presupuesto Nacional, que ejerce sus
funciones bajo la suprema dirección del
Procurador General de la Nación, cuyo
desarrollo, calidad del servicio y
cumplimiento de las funciones que le han
asignado la Constitución Política y la ley,
dependen en buena parte de la ejecución de
los diferentes procedimientos que le
imprimen su dinámica diaria.
Por ello, los manuales de procedimientos
adquieren un gran valor práctico como guía
para la realización eficiente y eficaz del
trabajo por cada uno de los servidores
públicos de la Entidad.
Dentro de este marco de actuación,
estamos solicitando la máxima colaboración
y diligencia al personal en la observancia de
los procedimientos contenidos en el
presente Manual, en busca de un alto nivel
de desempeño institucional, facilitándose así
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
223
el logro de la excelencia en el servicio del
Ministerio Público.
El Viceprocurador General de la Nación,
Carlos Arturo Gómez Pavajeau.
OBJETIVOS DEL MANUAL
El presente Manual es un instructivo que
pretende los siguientes objetivos básicos:
• Orientar al personal en la ejecución de
los diferentes procedimientos, con el fin de
facilitar el trabajo y el logro de la calidad en
el mismo.
• Coadyuvar en la ejecución correcta y
oportuna de las labores encomendadas al
personal y propiciar la uniformidad en el
trabajo.
• Servir de medio de orientación al
personal nuevo, para facilitar su
incorporación al trabajo.
• Propiciar la eficiencia, la eficacia y el
control interno (autocontrol) de la Institución.
• Facilitar la orientación al usuario o
cliente.
Se trata de un material de consulta y
aplicación permanente por quienes tienen la
responsabilidad de dirigir, ejecutar y
controlar los procedimientos respectivos.
DESTINATARIOS
El presente Manual de Procedimientos
está dirigido a los integrantes de la Oficina
de Control Interno, y a los empleados que de
alguna manera tengan participación o
vinculación con dicho instrumento
administrativo.
MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL
El Manual debe ser objeto de
manipulación cuidadosa con el fin de
garantizar el buen estado de las hojas y de
la totalidad del instructivo.
Debe conservarse en lugares libres de
contaminación por agentes físicos, químicos
o biológicos.
ACTUALIZACION DEL MANUAL
Las modificaciones, sustituciones o
adiciones al Manual de Procedimientos se
efectuarán a través de la Oficina de
Planeación, siguiendo las instrucciones y
metodología de mejoramiento continuo
establecidas en la Procuraduría.
Dependencia: Procuraduría delegada
para la descentralización y las entidades
territoriales
Proceso: Recepción y trámite de
solicitudes
Procedimiento: Recepción y trámite de
solicitudes
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Recepcionar y tramitar las solicitudes
particulares e institucionales relacionadas
con la descentralización y las entidades
territoriales.
2. CLIENTES
Servidores públicos y comunidad general.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todas las
solicitudes recibidas en esta Delegada
provenientes de particulares y comunidad
general.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra: Despacho
Delegado, Secretaría, técnicos
administrativos, asesores y profesionales.
5. REFERENCIAS
• Constitución Nacional.
• Decreto 262 de 2000 artículos 24 y 27.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
224
• Ley 200 de 1995.
• Ley 191 de 1995.
• Ley 136 de 1994.
• Ley 152 de 1994.
• Ley 60 de 1993.
• Ley 617 de 2000.
• Ley 142 de 1994.
• Ley 388 de 1997.
• Ley 141 de 1994.
• Ley 619 de 2000.
• Decreto 111 de 1996.
• Ley 87 de 1993.
• Demás normas concordantes
6. DEFINICIONES
• Entidades Territoriales:
Divisiones Político Administrativa que
gozan de autonomía para la gestión de sus
intereses con las siguientes características:
Gobernarse por autoridades propias,
ejercer las competencias que le
corresponde, administrar los recursos,
restablecer los tributos necesarios para el
cumplimiento de sus funciones y participar
en las rentas nacionales: Son Entidades
Territoriales los departamentos, distritos,
municipios y territorios indígenas.
• Vigilancia:
Función ejercida al tenor de los artículos
277 y 278 de la Constitución Política, en
protección del interés general, de las
comunidades y de los derechos
fundamentales.
• Autonomía:
Capacidad de autodeterminación de las
entidades territoriales dentro de los límites
de la Constitución y la ley.
• Descentralización:
Proceso constitucional de determinación
de competencias, recursos y facultades para
obtener los fines del Estado con eficiencia y
eficacia a nivel de las entidades territoriales.
• Servidores Públicos: Aquellos que
ejercen funciones al servicio del Estado y la
comunidad en la forma prevista por la
Constitución, las Leyes y Reglamentos. Son
servidores públicos los miembros de las
corporaciones públicas, los empleados y
trabajadores del Estado, y de sus entidades
descentralizadas territorialmente y por
servicios.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Modelos de autos de comisión y
desplazamiento.
• Modelo de circulares y oficios.
8. CONDICIONES GENERALES
El procedimiento sirve para ordenar el
trámite de las solicitudes al interior de la
Delegada, con el propósito de asignar las
responsabilidades y actividades
correspondientes a realizar conforme los
requerimientos de las mismas. Por el cual se
pretende recolectar información, solucionar
conflictos, y difundir la normatividad vigente.
9. SALIDAS
- Autos comisorios y actos de remisión.
- Circulares y oficios debidamente
numerados.
10. REGISTROS
Información que se anota en formatos:
libro radicador, libro de correspondencia,
base de datos.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Existe un programa denominado FOX
PRO, en el cual se registran los datos
correspondientes a las solicitudes, teniendo
en cuenta la fecha de recibido, asignación
de número, lugar, quejoso, entidad, y
nombre del funcionario al que se le asigna la
responsabilidad de desarrollar la solicitud,
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
225
como también la devolución y cumplimiento
de la comisión.
12. ANEXOS
Ninguno.
13. ACTIVIDADES
DELEGADO
13.1 Estudia las solicitudes, señala las
actividades a desarrollar e indica el
profesional o asesor que tramitará las
mismas.
13.2 Decide sobre los informes
presentados por los profesionales
comisionados.
13.3 Ordena mediante auto remitir al
competente, aquellas solicitudes e informes
que así lo a ameriten.
SECRETARIA
13.4 Recepciona, selecciona y hace el
reparto de correspondencia.
13.5 Pasa al Despacho las solicitudes
recibidas para la decisión pertinente.
13.6 Selecciona, radica y distribuye las
respuestas de los oficios y circulares
enviados por los asesores y profesionales
de la Delegada.
13.7 Realiza la apertura de registros para
el seguimiento de las solicitudes
correspondientes.
13.8 Elabora los oficios, circulares y
tramita la correspondencia.
13.9 Elabora los autos comisorios y de
desplazamiento.
13.10 Elabora los despachos comisorios.
ASESORES, PROFESIONALES Y
TECNICOS ADMINISTRATIVOS
13.11 Desarrollan o ejecutan las
actividades impartidas por el Despacho con
el diligenciamiento de registros
13.12 Presentan los informes de labores
con las respectivas conclusiones y
sugerencias.
13.13 Presentan los informes de
estadística de labores mensualmente.
14. INDICADORES
- De trámite:
Total solicitudes tramitadas x 100
Total solicitudes recibidas
Dependencia: Procuraduría delegada
para la descentralización y las entidades
territoriales
Proceso: Programa de seguimiento,
acompañamiento y asesorías para el control
de la gestión pública
Procedimiento: Programa de
seguimiento, acompañamiento y asesorías
para el control de la gestión pública en
materia de descentralización.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Realizar el seguimiento, instrucción y
evaluación de procesos sobre
descentralización y entidades territoriales,
asesorar a las autoridades y servidores
públicos, diseñar políticas, estrategias y
programas en la perspectiva del control
preventivo, así como desarrollar programas
de apoyo institucional para funcionarios y
servidores públicos, respecto de las
materias de competencia de esta Delegada
con el propósito de velar por el cumplimiento
de la correspondiente normatividad
2. CLIENTES
Servidores públicos y comunidad general.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a la gestión
pública desarrollada por las entidades
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
226
territoriales e instancias del nivel central en
materias de competencia de la Delegada.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra: Despacho
Delegado, Secretaría, técnicos
administrativos, asesores y profesionales.
5. REFERENCIAS
• Constitución Nacional.
• Decreto 262 de 2000 artículos 24 y 27.
• Ley 200 de 1995.
• Ley 191 de 1995.
• Ley 136 de 1994.
• Ley 152 de 1994.
• Ley 60 de 1993.
• Ley 617 de 2000.
• Ley 142 de1994.
• Ley 388 de 1997.
• Ley 141 de 1994.
• Ley 619 de 2000.
• Decreto 111 de 1996.
• Ley 87 de 1993.
• Demás normas concordantes.
6. DEFINICIONES
• Entidades Territoriales:
Divisiones Político Administrativa que
gozan de autonomía para la gestión de sus
intereses con las siguientes características:
Gobernarse por autoridades propias, ejercer
las competencias que le corresponde,
administrar los recursos, restablecer los
tributos necesarios para el cumplimiento de
sus funciones y participar en las rentas
nacionales: Son Entidades Territoriales los
departamentos, distritos, municipios y
territorios indígenas.
• Vigilancia:
Función ejercida al tenor de los artículos
277 y 278 de la Constitución Política, en
protección del interés general, de las
comunidades y de los derechos
fundamentales.
• Autonomía:
Capacidad de autodeterminación de las
entidades territoriales dentro de los límites
de la Constitución y la ley.
• Descentralización:
Proceso constitucional de determinación
de competencias, recursos y facultades para
obtener los fines del Estado con eficiencia y
eficacia a nivel de las entidades territoriales.
• Servidores Públicos: Son aquellos que
ejercen funciones al servicio del Estado y la
comunidad en la forma prevista por la
Constitución, las leyes y Reglamentos. Son
servidores públicos los miembros de las
corporaciones públicas, los empleados y
trabajadores del Estado, y de sus entidades
descentralizadas territorialmente y por
servicios.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Modelo de circulares y oficios.
• Modelo de informes de actividades.
• Modelo de bases de datos.
• Modelos de ayudas memorias.
• Modelo de conclusiones de eventos
desarrollados por la Delegada.
8. CONDICIONES GENERALES
El procedimiento tiene como propósito el
control de la gestión en materias como la
descentralización, transferencia de recursos,
ordenamiento territorial, planificación,
presupuestación, contratación, contabilidad
pública y régimen disciplinario; mediante el
acompañamiento a las autoridades
regionales y locales, por medio de la
aplicación de conocimientos técnicos y
jurídicos, y el desarrollo de investigaciones y
conferencias en los temas de competencia
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
227
de la Delegada.
Dentro de este procedimiento se adelanta
por lo tanto, actividades de seguimiento y
control de gestión y resultados,
acompañamiento, asesorías y desarrollo de
eventos de capacitación e investigación.
9. SALIDAS
- Circulares y oficios debidamente
numeradas.
- Copias de informes de labores.
- Estadísticas de gestión y de resultados.
- Investigaciones.
- Conclusiones de eventos.
- Conferencias.
- Actas de reuniones y visitas.
- Autos de remisión por competencia.
10. REGISTROS
• Libro radicador de registros.
• Programa FOX PRO.
• Archivo Regisdel.
• Base de datos de Gobernadores,
Alcaldes, Personeros, Secretarios de
Planeación Departamental, Procuradores
Regionales y Provinciales.
• Base de datos de Asociación de
Municipios.
• Relación de eventos.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Existe un programa denominado FOX
PRO, en el cual se registran los datos
correspondientes a las solicitudes, teniendo
en cuenta la fecha de recibido, asignación
de número, lugar, quejoso, entidad, y
nombre del funcionario al que se le asigna la
responsabilidad de desarrollar la solicitud,
como también la devolución y cumplimiento
de la comisión. Igualmente se lleva en el
sistema un archivo denominado
REGISDELEG, la cual cumple la misma
función del FOX – PRO.
12. ANEXOS
Ninguno.
13. ACTIVIDADES
SECRETARIA
13.1 Recepciona y selecciona
documentos allegados de la División de
Archivo y Correspondencia y efectúa el
reparto de respuestas de oficios y/o
solicitudes.
13.2 Pasa al Despacho las solicitudes
recibidas para lo pertinente.
DELEGADO
13.3 Estudia y toma las decisiones
pertinentes en relación con los oficios y
solicitudes allegadas a la Delegada.
13.4 Comisiona al funcionario para que se
encargue de tramitar las diligencias
correspondientes.
ASESORES, PROFESIONALES Y
TECNICOS
13.5 Adelantan el estudio del registro
correspondiente, para lo cual recopilan
antecedentes, realizar requerimientos por
medio de oficios, desarrollan actividades
consecuentes con el programa de
seguimiento y control, como son: las visitas
especiales a entidades públicas, participan
en reuniones de trabajo al interior y fuera de
la Delegada. Si es del caso, desarrollan
actividades que complementan las
diligencias de seguimiento y control sobre
los procesos asignados como: participación
en reuniones interinstitucionales, seminarios
y trabajos de investigación.
13.6 Presentan el informe evaluativo, con
las respectivas sugerencias y/o
recomendaciones para el desarrollo del
registro.
SECRETARIA
13.7 Recibe y registra los informes
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
228
presentados por los funcionarios
comisionados y pasa al Despacho del
Delegado para su decisión.
DELEGADO
13.8 Estudia informe de funcionarios
comisionados y toma decisión para continuar
diligenciamiento, remitir al competente, o
archivar el mismo.
SECRETARIA
13.9 Da cumplimiento a lo dispuesto por el
Delegado registrando el trámite pertinente y
procediendo a archivar o realizar el oficio
remitiendo al competente o al funcionario
comisionado para continuar las diligencias.
14. INDICADORES
14.1 De Gestión- Eficiencia
Total número de respuestas recibidas
x 100
Total número de requerimientos realizados
14.2 De Gestión – Cobertura
Total número de respuestas de
Entidades Territoriales x 100
Total número de requerimientos a las
Entidades
Territoriales
14.3 Funcionalidad
Total número de registros activados
por grupos de trabajo x 100
Total de registros existentes en la
Delegada
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
PROCURADURIAS PRIMERA Y SEGUNDA
DELEGADA
PARA LA INVESTIGACION Y
JUZGAMIENTO
FEBRERO DE 2001
ACTUALIZACION DEL MANUAL
INTRODUCCION
La Procuraduría General de la Nación es
un organismo con autonomía administrativa,
financiera y presupuestal en los términos
definidos por el Estatuto Orgánico del
Presupuesto Nacional, que ejerce sus
funciones bajo la suprema dirección del
Procurador General de la Nación, cuyo
desarrollo, calidad del servicio y
cumplimiento de las funciones que le han
asignado la Constitución Política y la ley,
dependen en buena parte de la ejecución de
los diferentes procedimientos que le
imprimen su dinámica diaria.
Por ello, los manuales de procedimientos
adquieren un gran valor práctico como guía
para la realización eficiente y eficaz del
trabajo por cada uno de los servidores
públicos de la Entidad.
Dentro de este marco de actuación,
estamos solicitando la máxima colaboración
y diligencia al personal en la observancia de
los procedimientos contenidos en el
presente Manual, en busca de un alto nivel
de desempeño institucional, facilitándose así
el logro de la excelencia en el servicio del
Ministerio Público.
El Viceprocurador General de la Nación,
Carlos Arturo Gómez Pavajeau.
OBJETIVOS DEL MANUAL
El presente Manual es un instructivo que
pretende los siguientes objetivos básicos:
• Orientar al personal en la ejecución de
los diferentes procedimientos, con el fin de
facilitar el trabajo y el logro de la calidad en
el mismo.
• Coadyuvar en la ejecución correcta y
oportuna de las labores encomendadas al
personal y propiciar la uniformidad en el
trabajo.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
229
• Servir de medio de orientación al
personal nuevo, para facilitar su
incorporación al trabajo.
• Propiciar la eficiencia, la eficacia y el
control interno (autocontrol) de la Institución.
• Facilitar la orientación al usuario o
cliente.
Se trata de un material de consulta y
aplicación permanente por quienes tienen la
responsabilidad de dirigir, ejecutar y
controlar los procedimientos respectivos.
DESTINATARIOS
El presente Manual de Procedimientos
está dirigido a los integrantes de la Oficina
de Control Interno, y a los empleados que de
alguna manera tengan participación o
vinculación con dicho instrumento
administrativo.
MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL
El Manual debe ser objeto de
manipulación cuidadosa con el fin de
garantizar el buen estado de las hojas y de
la totalidad del instructivo.
Debe conservarse en lugares libres de
contaminación por agentes físicos, químicos
o biológicos.
ACTUALIZACION DEL MANUAL
Las modificaciones, sustituciones o
adiciones al Manual de Procedimientos se
efectuarán a través de la Oficina de
Planeación, siguiendo las instrucciones y
metodología de mejoramiento continuo
establecidas en la Procuraduría.
Dependencia: Procuradurías Primera y
Segunda Delegadas para la Investigación
y el Juzgamiento Penal
Proceso: Intervención ante la Corte
Suprema de Justicia
Procedimiento: Unica Instancia –
Congresistas
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Participar en el desarrollo del proceso
penal, en cada una de sus etapas,
orientando la investigación, solicitando
pruebas, interviniendo en ellas, vigilando el
debido proceso, haciendo conocer su
opinión sobre la forma de calificación del
sumario y sobre el sentido de la sentencia a
proferir, en cumplimiento de la función
encomendada al Ministerio Público por la CN
y la ley, y con el propósito de colaborar para
que la administración de justicia sea ágil,
objetiva y transparente.
2. CLIENTES
De manera directa: Los Magistrados de la
Sala Penal de la C.S.J. ante quienes se
actúa. De manera indirecta: Los sujetos
procesales.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
procesos penales adelantados por la Sala
Penal de la C.S.J. en única instancia,
seguidos contra los miembros del Congreso
de la República por razón de la investidura,
o por actos relacionados con el ejercicio de
sus funciones.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los
Procuradores Delegados para la
Investigación y el Juzgamiento Penal, a los
Procuradores Judiciales adscritos a estas
Delegadas y a los Abogados Asesores.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política de Colombia.
• Código Penal.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
230
• Código de Procedimiento Penal.
• Código Civil.
• Código de Procedimiento Civil.
• Ley Orgánica del Presupuesto y normas
complementarias.
• Ley 5ª de 1992 - Reglamento del
Congreso y normas complementarias.
• Ley 80 de 1993 - Contratación
Administrativa y normas complementarias.
• Código Contencioso Administrativo y
normas complementarias.
• Códigos Fiscales Departamentales.
• Doctrina y Jurisprudencia.
• Decreto 262/2000 - Estructura y
organización de la PGN.
• Resolución 0017/2000 - Funciones y
competencias de la PGN.
• Demás leyes y normas complementarias.
6. DEFINICIONES
CN Constitución Nacional.
CP Código Penal.
CPP Código de Procedimiento Penal.
C.S.J. Corte Suprema de Justicia.
PGN Procuraduría General de la
Nación.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Libro radicador de reparto.
Libros radicadores de expedientes.
Cuadros de seguimiento de procesos
activos.
8. CONDICIONES GENERALES
Se trata de procesos penales de única
instancia, cuyo conocimiento es de
competencia de la C.S.J., según lo reglado
por la C.N. en su artículo 235, numeral 3°; el
C.P.P. artículo 68, numerales 6° y 7°; y
demás normas complementarias, las cuales
establecen que es atribución constitucional
de esa Corporación investigar y juzgar a los
miembros del Congreso (Senadores de la
República y Representantes a la Cámara).
En estos procesos tanto las etapas de
previas e investigación, como la de
juzgamiento son adelantadas por la Sala de
Casación Penal de la C.S.J., como máximo
tribunal de la justicia ordinaria en materia
penal, razón por la cual contra sus
decisiones únicamente procede el recurso
de reposición.
El trámite y los términos procesales
aplicables a esta clase de procesos son los
establecidos por el C.P.P.
9. SALIDAS
Memoriales, alegatos e intervención en
diligencias y audiencias.
10. REGISTROS
En el archivo de las Delegadas quedan
las fotocopias de los procesos que se hayan
solicitado y copias de los memoriales
presentados y del resumen escrito de
alegaciones en audiencia pública. También
quedan anotaciones de las actuaciones en
los respectivos libros radicadores y en los
cuadros de seguimiento de procesos activos.
11. BASES DE AUTOCONTROL
La verificación de los términos debe
hacerse de manera personal en la Secretaría
de la Sala Penal de la C.S.J., revisando las
constancias de las notificaciones y las
actuaciones surtidas, prestando especial
atención al término de prescripción.
El estudio de los expedientes debe ser
integral, es decir que debe comprender el
contenido de los cuadernos principales y los
anexos, cuidando que las peticiones
formuladas por los sujetos procesales sean
evacuadas en debida forma, como también
que se respete el debido proceso y los
derechos y garantías fundamentales de cada
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
231
uno de ellos.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
SECRETARIO
13.1 Recibe aviso de iniciación de previas
o instrucción remitido por la C.S.J.
DELEGADO
13.2 Reparte entre las Delegadas los
avisos recibidos.
SECRETARIO
13.3 Radica y elabora el acta del reparto
interno efectuado por los asesores.
ASESOR
13.4 Estudia el expediente y hace las
anotaciones del caso en los cuadros de
seguimiento de procesos activos.
13.5 Bajo la orientación del Delegado,
proyecta las peticiones que se consideren
necesarias en la etapa de previas.
DELEGADO
13.6 Suscribe las peticiones proyectadas
por los asesores.
13.7 Interviene en las diligencias
programadas durante la etapa de previas, en
caso de considerarlo necesario.
ASESOR
13.8 Bajo la orientación del Delegado,
proyecta solicitud de inhibitorio o de
apertura de instrucción, según se deduzca
del estudio del proceso.
DELEGADO
13.9 Suscribe el memorial de petición de
inhibitorio o de apertura de instrucción.
ASESOR
13.10 Estudia la decisión adoptada por la
C.S.J. y hace los comentarios del caso al
Delegado.
DELEGADO
13.11 Se notifica de la decisión e
interpone recurso, en caso de considerarlo
necesario.
ASESOR
13.12 Bajo la orientación del Delegado,
proyecta la sustentación del recurso.
DELEGADO
13.13 Suscribe la sustentación del
recurso.
ASESOR
13.14 Bajo la orientación del Delegado,
proyecta las peticiones que considere
necesarias durante la etapa de instrucción.
DELEGADO
13.15 Suscribe las peticiones proyectadas
por los asesores.
13.16 Interviene en la práctica de
diligencias en la etapa de instrucción.
13.17 Se notifica del auto que dispone el
cierre de la investigación.
13.18 Interpone recurso contra el auto de
cierre de investigación, en caso de
considerarlo necesario.
ASESOR
13.19 Bajo la orientación del Delegado,
proyecta la sustentación del recurso.
DELEGADO
13.20 Suscribe la sustentación del
recurso.
13.21 Se notifica de la decisión tomada
por la C.S.J. en relación con el cierre.
ASESOR
13.22 Bajo la orientación del Delegado,
proyecta alegato precalificatorio.
DELEGADO
13.23 Suscribe el alegato precalificatorio.
ASESOR
13.24 Estudia la decisión y hace los
comentarios del caso al Delegado.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
232
DELEGADO
13.25 Se notifica de la decisión e
interpone recurso, en caso de considerarlo
necesario.
ASESOR
13.26 Bajo la orientación del Delegado,
proyecta la sustentación del recurso.
DELEGADO
13.27 Suscribe la sustentación del
recurso.
13.28 Se notifica del traslado para
pruebas de que trata el artículo 446 del CPP
ASESOR
13.29 Estudia la causa y bajo la
orientación del Delegado, proyecta solicitud
de pruebas, en caso de ser necesario.
DELEGADO
13.30 Suscribe el memorial de solicitud de
pruebas en la causa.
13.31 Interviene en la práctica de pruebas
en la causa.
13.32 Se notifica del auto que fija fecha y
hora para la celebración de la audiencia
pública de juzgamiento.
ASESOR
13.33 Bajo la orientación del Delegado,
elabora el proyecto para la intervención en
la audiencia.
DELEGADO
13.34 Estudia el proceso y el proyecto.
13.35 Interviene en la audiencia pública.
13.36 Se notifica de la sentencia.
13.37 Interpone recurso, en caso de ser
necesario.
ASESOR
13.38 Bajo la orientación del Delegado,
proyecta la sustentación del recurso.
DELEGADO
13.39 Suscribe la sustentación del
recurso.
CITADOR
13.40 Hace entrega del recurso en
Secretaría de la Sala de Casación Penal de
la C.S.J.
13.41 Entrega al Secretario de la
Delegada la copia con constancia de
recibido para su archivo.
ASESOR
13.42 Realiza el registro estadístico,
actualiza el cuadro correspondiente y la
base de datos.
SECRETARIO
13.43 Realiza las anotaciones
correspondientes en los libros radicadores.
C.S.J.
13.44 Comunica a la Delegada la decisión
adoptada.
14. INDICADORES
Para los Delegados:
Número de diligencias en que intervino
————————————————————
———— x 100
Número de diligencias programadas
Número de conceptos emitidos
————————————————————
———— x100
Número de conceptos requeridos
Número de audiencias en que intervino
————————————————————
——— x 100
Número de audiencias programadas
Número de peticiones acogidas
—————————————————
———— x 100
Número de peticiones presentadas
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
233
Para los Procuradores Judiciales y
Asesores:
Número de memoriales presentados
————————————————————
———— x 100
Número procesos revisados
Número de conceptos proyectados
————————————————————
———— x 100
Número de conceptos requeridos
Número de audiencias proyectadas
————————————————————
———— x 100
Número de Traslados para audiencia
PERIODICIDAD: Semestral
Dependencia: Procuradurías Primera y
Segunda Delegadas para la Investigación
y el Juzgamiento Penal
Proceso: Intervención ante la Corte
Suprema de Justicia
Procedimiento: Unica Instancia- Etapa
del Juicio
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Participar en el desarrollo del proceso
penal, en la etapa del juicio, solicitando
pruebas y participando en su práctica,
interviniendo en la diligencia de audiencia
pública para hacer conocer la opinión del
Ministerio Público sobre el sentido en que
debe ser proferida la sentencia, dando así
cumplimiento estricto a expresas
disposiciones legales.
2. CLIENTES
De manera directa: Los Magistrados de la
Sala Penal de la C.S.J. ante quienes se
actúa. De manera indirecta: Los sujetos
procesales.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
procesos adelantados por la Sala Penal de
la C.S.J. en única instancia, seguidos contra
los funcionarios aforados de que tratan los
artículos 174 –excepto cuando se trate del
Presidente de la República– y 235, numeral
4, de la C.N., en concordancia con lo
dispuesto en el parágrafo del mismo artículo,
y 68, numeral 9 del C.P.P., es decir,
aquellos que han cometido delitos estando
en desempeño de alguno de los cargos que
allí se mencionan o por actos relacionados
con el ejercicio de sus funciones, cuyas
etapas de investigación previa e instrucción
han sido llevadas a cabo por el Fiscal
General, por sí mismo o a través de sus
Delegados, o por la Vicefiscalía General de
la Nación, o por el Congreso de la
República, según sus competencias.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los
Procuradores Delegados para la
Investigación y el Juzgamiento Penal, a los
Procuradores Judiciales adscritos a estas
Delegadas y a los Abogados Asesores.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política de Colombia.
• Código Penal.
• Código de Procedimiento Penal.
• Código Civil.
• Código de Procedimiento Civil.
• Ley Orgánica del Presupuesto y normas
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
234
complementarias.
• Ley 5ª de 1992 - Reglamento del
Congreso y normas complementarias.
• Ley 80 de 1993 - Contratación
Administrativa y normas complementarias.
• Código Contencioso Administrativo.
• Códigos Fiscales Departamentales.
• Doctrina y Jurisprudencia.
• Decreto 262/2000 - Estructura y
organización de la PGN.
• Resolución 0017/2000 - Funciones y
competencias de la PGN.
• Demás leyes y normas complementarias.
6. DEFINICIONES
CN Constitución Nacional.
CP Código Penal.
CPP Código de Procedimiento Penal.
C.S.J. Corte Suprema de Justicia.
PGN Procuraduría General de la Nación.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Libro radicador de reparto.
Libros radicadores de expedientes.
Cuadros de seguimiento de procesos
activos.
8. CONDICIONES GENERALES
Se trata de procesos de única instancia
cuyo conocimiento es de competencia de la
C.S.J., según lo reglado por el C.P.P. en su
artículo 68, debido al fuero del que gozan
los funcionarios de que trata el artículo 235
de la C.N., numeral 4 y parágrafo.
Estos funcionarios son:
- Ministros del Despacho.
- Procurador General de la Nación
- Fiscal General de la Nación.
- Magistrados de la C.S.J., del Consejo de
Estado, de la Corte Constitucional y
miembros del Consejo Superior de la
Judicatura.
- Defensor del Pueblo.
- Agentes del Ministerio Público ante la
C.S.J., ante el Consejo de Estado y ante los
Tribunales.
- Directores de Departamentos
Administrativos.
- Contralor General de la República.
- Embajadores y Jefes de Misión
Diplomática y Consular.
- Gobernadores.
- Magistrados de Tribunales.
- Generales y Almirantes de la Fuerza
Pública.
- Viceprocurador General de la Nación.
- Vicefiscal General de la Nación.
- Fiscales y Procuradores Delegados ante
la C.S.J., el Tribunal Superior Nacional y los
Tribunales Superiores.
Son de única instancia, pero las etapas de
investigación previa e instrucción son
adelantadas por el Fiscal General o el
Vicefiscal y la del juzgamiento por la Sala
Penal de la C.S.J., máximo tribunal de la
justicia ordinaria en materia penal, previa
acusación que formulen los funcionarios
mencionados, o el Senado de la República,
cuando haya lugar a seguir causa criminal
en contra de los servidores relacionados
anteriormente.
Las decisiones adoptadas por la Sala de
Casación Penal únicamente son
susceptibles del recurso de reposición. El
trámite y los términos procesales aplicables
a esta clase de procesos son los
establecidos por el C.P.P.
9. SALIDAS
Memoriales e intervención en diligencias y
audiencias.
10. REGISTROS
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
235
En el archivo de las Delegadas quedan
las fotocopias de los procesos que se hayan
solicitado y copias de los memoriales
presentados y del resumen escrito de
alegaciones en audiencia pública. También
quedan anotaciones de las actuaciones en
los respectivos libros radicadores.
11. BASES DE AUTOCONTROL
El estudio de los expedientes debe ser
integral, es decir que debe comprender el
contenido de los cuadernos principales y los
anexos.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
SECRETARIO
13.1 Recibe aviso de apertura a pruebas
del artículo 446 remitido por la C.S.J. y pasa
al Asesor.
ASESOR
13.2 Estudia el expediente.
13.3 Bajo la orientación del Delegado,
proyecta la solicitud de pruebas, en caso de
ser necesarias.
DELEGADO
13.4 Suscribe el memorial de petición de
pruebas.
13.5 Interviene en la práctica de las
pruebas, en caso de considerarlo necesario.
13.6 Se notifica del auto que fija fecha
para la audiencia pública de juzgamiento.
ASESOR
13.7 Estudia el proceso y bajo la
orientación del Delegado, presenta el
proyecto para la intervención en la
audiencia.
DELEGADO
13.8 Estudia el proceso y el proyecto.
13.9 Interviene en la audiencia pública.
13.10 Se notifica de la sentencia.
13.11 Interpone recurso en caso de ser
necesario.
ASESOR
13.12 Bajo la orientación del Delegado,
proyecta la sustentación del recurso.
DELEGADO
13.13 Suscribe la sustentación del
recurso.
CITADOR
13.14 Hace entrega del recurso en
Secretaría de la Sala de Casación Penal de
la C.S.J.
13.15 Entrega al Secretario de la
Delegada la copia con constancia de
recibido para su archivo.
ASESOR
13.16 Realiza el registro estadístico,
actualiza el cuadro correspondiente y la
base de datos
SECRETARIO
13.17 Realiza las anotaciones
correspondientes en los libros radicadores.
C.S.J.
13.18 Comunica a la Delegada la decisión
adoptada.
14. INDICADORES
Para los Delegados:
Número de Diligencias en que intervino
————————————————————
—————— x 100
Número de Diligencias programadas
Número de Audiencias en que intervino
————————————————————
—————— x 100
Número de Audiencias programadas
Número de Peticiones en Audiencia
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
236
acogidas
————————————————————
————— x 100
Número de Peticiones en Audiencia
presentadas
Para los Procuradores Judiciales y
Asesores:
Número de Solicitudes de Pruebas
presentadas
————————————————————
——————— x 100
Número de Traslados para Pruebas artículo
446
Número de audiencias proyectadas
————————————————————
———— x 100
Número de Traslados para audiencia
PERIODICIDAD: Semestral
Dependencia: Procuradurías Primera y
Segunda Delegadas para la Investigación
y el Juzgamiento Penal
Proceso: Intervención ante la Corte
Suprema de Justicia
Procedimiento: Acción de Revisión
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Intervenir de manera activa, eficaz y
oportuna en el trámite de las acciones de
revisión de competencia de la Sala de
Casación Penal de la C.S.J., en desarrollo
de las funciones atribuidas al Ministerio
Público por la CN y la ley.
2. CLIENTES
Directos: Los Magistrados de la Sala de
Casación Penal de la C.S.J. Indirectos: El
defensor y el sentenciado.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a las acciones
de revisión de competencia de la Sala de
Casación Penal de la C.S.J., establecidas en
el artículo 68, numeral 2° del C.P.P., es
decir, contra sentencias ejecutoriadas de
única o segunda instancia proferidas por la
misma C.S.J., por el Tribunal Superior
Nacional o por los Tribunales Superiores de
Distrito. Según lo dispuesto por el artículo
232 C.P.P., también procede contra
providencias que hayan dispuesto la
preclusión de la investigación o la cesación
de procedimiento.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los
Procuradores Delegados para la
Investigación y el Juzgamiento Penal, a los
Procuradores Judiciales, Abogados
Asesores y personal de Secretaría adscrito a
estas Delegadas.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política de Colombia.
• Código Penal.
• Código de Procedimiento Penal.
• Código Civil.
• Código de Procedimiento Civil.
• Ley Orgánica del Presupuesto y normas
complementarias.
• Ley 80 de 1993 - Contratación
Administrativa y normas complementarias.
• Doctrina y Jurisprudencia.
• Decreto 262/2000 - Estructura y
organización de la PGN.
• Resolución 0017/2000 - Funciones y
competencias de la PGN.
• Demás leyes y normas complementarias.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
237
6. DEFINICIONES
CN Constitución Nacional.
CPP Código de Procedimiento Penal.
C.S.J. Corte Suprema de Justicia.
PGN Procuraduría General de la Nación.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Libros de radicación del reparto.
Libros de radicación de procesos.
Cuadros de seguimiento de procesos
activos.
Cuadros de registro estadístico.
Listado de programación de diligencias.
8. CONDICIONES GENERALES
Se trata de acciones de revisión
instauradas contra sentencias ejecutoriadas,
proferidas en segunda o única instancia por
la Sala Penal de la C.S.J., por el Tribunal
Superior Nacional o por los Tribunales
Superiores de Distrito, y contra providencias
que hayan dispuesto la preclusión de la
investigación o la cesación de
procedimiento.
El trámite y los términos procesales
aplicables a esta clase de procesos son los
establecido por el C.P.P.
9. SALIDAS
Memoriales, conceptos e intervención
activa en diligencias.
10. REGISTROS
En el archivo de las Delegadas quedan
las fotocopias de los procesos solicitados,
copias de los memoriales y conceptos
presentados. También quedan anotaciones
en los respectivos libros radicadores, en los
cuadros de seguimiento de procesos activos
y en la base de datos.
11. BASES DE AUTOCONTROL
La verificación de los términos debe
hacerse de manera personal en la Secretaría
de la Sala de Casación Penal de la C.S.J.,
revisando las constancias de las
notificaciones y actuaciones surtidas.
El estudio de los expedientes debe ser
integral, es decir que debe comprender el
contenido de los cuadernos principales y los
anexos, cuidando que las peticiones
formuladas por los sujetos procesales sean
evacuadas en debida forma, como también
que se respete el debido proceso y los
derechos y garantías fundamentales de cada
uno de ellos.
Uno de los motivos más frecuentes para
que la C.S.J. inadmita las demandas de
revisión, tiene que ver con la causal
consagrada en el numeral 3° del artículo 232
del C.P.P., de manera que debe prestarse
especial atención en el estudio del
expediente, a fin de establecer si los
supuestos hechos o pruebas nuevas,
realmente no fueron conocidos al tiempo de
los debates, y si ellos son de tal
trascendencia que su apreciación puede
hacer variar sustancialmente el contenido de
la sentencia ejecutoriada.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
SECRETARIO
13.1 Recibe el expediente con auto de la
C.S.J. admitiendo o inadmitiendo la
demanda.
DELEGADO
13.2 Hace reparto entre las Delegadas.
SECRETARIO
13.3 Radica y elabora el acta de reparto
interno efectuado por los Asesores.
ASESOR
13.4 Radica en el cuadro de seguimiento
de procesos activos.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
238
13.5 Estudia el expediente.
13.6 Hace los comentarios del caso al
Delegado.
DELEGADO
13.7 Se notifica de la admisión o
inadmisión de la acción de revisión.
13.8 Interpone recurso de reposición, en
caso de considerarlo necesario.
ASESOR
13.9 Bajo la orientación del Delegado,
proyecta la sustentación del recurso
interpuesto.
DELEGADO
13.10 Suscribe la sustentación del
recurso.
ASESOR
13.11 Bajo la orientación del Delegado,
proyecta las peticiones que se consideren
necesarias durante la etapa de pruebas.
DELEGADO
13.12 Suscribe las peticiones proyectadas
por los asesores.
13.13 Interviene en las diligencias
programadas durante la etapa de pruebas.
ASESOR
13.14 Bajo la orientación del Delegado,
proyecta el concepto de revisión de que trata
el artículo 238 C.P.P.
DELEGADO
13.15 Suscribe el concepto proyectado
por los asesores y lo envía a la C.S.J.
13.16 Se notifica de la decisión adoptada
por la C.S.J. e interpone recurso, en caso de
ser necesario.
ASESOR
13.17 Bajo la orientación del Delegado,
proyecta la sustentación del recurso
interpuesto.
DELEGADO
13.18 Suscribe la sustentación del
recurso.
CITADOR
13.19 Hace entrega del recurso en
Secretaría de la Sala de Casación Penal de
la C.S.J.
13.20 Entrega al Secretario de la
Delegada la copia con constancia de
recibido para su archivo.
ASESOR
13.21 Realiza el registro estadístico,
actualiza el cuadro correspondiente y la
base de datos.
SECRETARIO
13.22 Realiza las anotaciones
correspondientes en los libros radicadores.
C.S.J.
13.23 Comunica a la Delegada la decisión
adoptada.
14. INDICADORES
Para los Delegados:
Número de memoriales de solicitud de
pruebas
————————————————————
————————— x 100
Número de traslados para solicitar pruebas
Número de conceptos presentados
————————————————————
————— x 100
Número de conceptos acogidos
Número de conceptos presentados
————————————————————
—————— x 100
Número de traslados para conceptuar
Para los Procuradores Judiciales y
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
239
Asesores:
Número de solicitudes de pruebas
proyectadas
————————————————————
—————— x 100
Número de procesos trasladados
Número de conceptos proyectados
————————————————————
—————— x 100
Número de conceptos requeridos
PERIODICIDAD: Semestral
Dependencia: Procuradurías Primera y
Segunda Delegadas para la Investigación
y el Juzgamiento Penal
Proceso: Intervención ante el Congreso
de la República
Procedimiento: Investigación Penal
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Intervenir como Ministerio Público de
manera activa, eficaz y oportuna en las
investigaciones penales que cursan en el
Congreso de la República, en contra de los
funcionarios sometidos a fuero constitucional
relacionados en el artículo 174 de la C.N. -
excepto el Presidente de la República-
2. CLIENTES
Directos: El Representante Investigador,
los Representantes a la Cámara que
conforman la CIAC, miembros de la Cámara
de Representantes en pleno, Senadores que
conforman la CIS, miembros del Senado de
la República en pleno y Magistrados de la
Sala Penal de la C.S.J.
Indirectos: Los demás sujetos procesales.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a las
investigaciones penales previas, en
instrucción y en juzgamiento, que cursan en
la CIAC, la Cámara de Representantes, la
CIS, el Senado de la República y la C.S.J.,
en contra de los funcionarios sometidos a
fuero constitucional de que trata el artículo
174 C.N., a saber:
- Magistrados de la C.S.J.
- Magistrados del Consejo de Estado
- Magistrados de la Corte Constitucional
- Miembros del Consejo Superior de la
Judicatura
- Fiscal General de la Nación
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los
Procuradores Delegados para la
Investigación y el Juzgamiento Penal,
Procuradores Judiciales, Abogados
Asesores y personal de Secretaría adscrito a
estas Delegadas.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política de Colombia.
• Código Penal.
• Código de Procedimiento Penal.
• Código Civil.
• Código de Procedimiento Civil.
• Código Contencioso Administrativo y
normas complementarias.
• Código Sustantivo del Trabajo y normas
complementarias.
• Código de Procedimiento Laboral y
normas complementarias.
• Códigos Fiscales Departamentales.
• Ley Orgánica del Presupuesto y normas
complementarias.
• Ley 5ª de 1992 - Reglamento del
Congreso y normas complementarias.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
240
• Ley 80 de 1993 - Contratación
Administrativa y normas complementarias.
• Ley 190 de 1995 -Estatuto
Anticorrupción.
• Ley 270 de 1996 - Ley Estatutaria de la
Administración de Justicia.
• Ley 273 de 1996 - Modificatoria de la
Ley 5ª de 1992.
• Doctrina y Jurisprudencia.
• Decreto 262/2000 - Estructura y
organización de la PGN.
• Resolución 0017/2000 - Funciones y
competencias de la PGN.
• Demás leyes y normas complementarias.
6. DEFINICIONES
CIAC Comisión de Investigación y
Acusación de la Cámara de Representantes.
CIS Comisión de Instrucción del Senado
de la República.
C.S.J. Corte Suprema de Justicia.
CN Constitución Nacional.
CP Código Penal.
CPP Código de Procedimiento Penal.
PGN Procuraduría General de la
Nación.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Libros de radicación del reparto.
Libros de radicación de procesos.
Cuadros de seguimiento de procesos
activos.
Cuadros de registro estadístico.
Listado de programación de diligencias.
8. CONDICIONES GENERALES
Se trata de investigaciones penales
previas, en instrucción y en juzgamiento que
se adelantan en la CIAC, Cámara de
Representantes, CIS, Senado de la
República y Sala Penal de la C.S.J., en
contra de funcionarios sometidos a fuero
constitucional, excepto el Presidente de la
República. El trámite y los términos
procesales aplicables a esta clase de
procesos son los establecidos por la C.N., la
Ley 5ª de 1992, el C.P.P. y demás normas
complementarias.
Si el Senado de la República formula
resolución de acusación por delitos
comunes, en firme la decisión pondrá al
acusado a disposición de la Sala Penal de la
C.S.J. Si la resolución de acusación fuera
por hechos cometidos en el ejercicio de
funciones públicas o en relación con las
mismas, el Senado señalará fecha para
celebración de audiencia pública. Si se trata
del juzgamiento que promueva el Senado
contra el Presidente de la República, la
intervención corresponde directamente al
Procurador General de la Nación.
9. SALIDAS
Memoriales, conceptos, alegatos e
intervención activa en diligencias.
10. REGISTROS
En el archivo de las Delegadas quedan
las fotocopias de los procesos solicitados,
copias de los memoriales, conceptos y
alegatos presentados. También quedan
anotaciones en los respectivos libros
radicadores, en los cuadros de seguimiento
de procesos activos y en la base de datos.
11. BASES DE AUTOCONTROL
La verificación de los términos debe
hacerse de manera personal en la Secretaría
correspondiente, revisando las constancias
de las notificaciones y las actuaciones
surtidas.
El estudio de los expedientes debe ser
integral, es decir que debe comprender el
contenido de los cuadernos principales y los
anexos, cuidando que las peticiones
formuladas por los sujetos procesales sean
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
241
evacuadas en debida forma, como también
que se respete el debido proceso y los
derechos y garantías fundamentales de cada
uno de ellos.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
SECRETARIO
13.1 Recibe aviso del Despacho del
Procurador General de la Nación,
designando al Delegado para actuar como
agente del Ministerio Público dentro del
proceso correspondiente.
13.2 Radica y elabora el acta de reparto
interno efectuado por los Asesores.
ASESOR
13.3 Radica en el cuadro de seguimiento
de procesos activos los avisos de
designación recibidos.
13.4 Estudia el expediente.
13.5 Bajo la orientación del Delegado,
proyecta las peticiones que se consideren
necesarias durante la etapa de previas.
DELEGADO
13.6 Suscribe las peticiones proyectadas
por los asesores.
13.7 Interviene en las diligencias
programadas durante la etapa de previas.
ASESOR
13.8 Bajo la orientación del Delegado,
proyecta solicitud de inhibitorio o de
apertura de formal investigación penal.
DELEGADO
13.9 Suscribe la solicitud de inhibitorio o
de apertura de investigación penal.
ASESOR
13.10 Estudia la decisión adoptada por la
CIAC y hace los comentarios del caso al
Delegado.
DELEGADO
13.11 Se notifica de la decisión e
interpone recurso en contra del auto
inhibitorio, en caso de ser necesario.
ASESOR
13.12 Bajo la orientación del Delegado,
proyecta la sustentación del recurso
interpuesto.
DELEGADO
13.13 Suscribe la sustentación del
recurso.
ASESOR
13.14 Bajo la orientación del Delegado,
proyecta las peticiones que se consideren
necesarias durante la etapa de instrucción.
DELEGADO
13.15 Suscribe las peticiones proyectadas
por los asesores.
13.16 Interviene en las diligencias
programadas durante la etapa de
instrucción.
CIAC
13.17 Comunica al Delegado el cierre de
la investigación y el traslado para alegar.
ASESOR
13.18 Bajo la orientación del Delegado,
proyecta el alegato solicitando resolución de
acusación ante el Senado, o preclusión de la
investigación.
DELEGADO
13.19 Suscribe el alegato proyectado.
ASESOR
13.20 Estudia la decisión adoptada por la
Cámara en Pleno y hace los comentarios del
caso al Delegado.
DELEGADO
13.21 Se notifica de la decisión e
interpone recurso de reposición, en caso de
ser necesario.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
242
ASESOR
13.22 Bajo la orientación del Delegado,
proyecta la sustentación del recurso
interpuesto.
DELEGADO
13.23 Suscribe la sustentación del
recurso.
CAMARA EN PLENO
13.24 Comunica a la Delegada la decisión
adoptada.
DELEGADO
13.25 Se notifica del auto que fija fecha
para la audiencia pública, dictado por el
Senado en Pleno.
ASESOR
13.26 Estudia el proceso y bajo la
orientación del Delegado, elabora proyecto
para la intervención en la audiencia.
DELEGADO
13.27 Estudia el proceso y el proyecto.
13.28 Interviene en la audiencia pública.
13.29 Solicita práctica de pruebas, según
lo considere necesario.
13.30 Se notifica de la sentencia.
13.31 Interpone recurso, en caso de ser
necesario.
ASESOR
13.32 Bajo la orientación del Delegado,
proyecta la sustentación del recurso
interpuesto.
DELEGADO
13.33 Suscribe la sustentación del
recurso.
SENADO EN PLENO
13.34 Comunica a la Delegada la decisión
adoptada.
CITADOR
13.35 Hace entrega en la Secretaría
correspondiente de los escritos, memoriales,
conceptos y alegatos.
13.36 Entrega al Secretario de la
Delegada la copia con constancia de
recibido para su archivo.
ASESOR
13.37 Realiza el registro estadístico,
actualiza el cuadro correspondiente y la
base de datos.
SECRETARIO
13.38 Realiza las anotaciones
correspondientes en los libros radicadores y
archiva copia de los escritos con su
respectiva constancia de recibo.
14. INDICADORES
Para los Delegados:
Número de Diligencias en que intervino
————————————————————
—————— x 100
Número de Diligencias programadas
Número de Conceptos emitidos
————————————————————
—————— x 100
Número de Conceptos requeridos
Número de intervenciones en audiencia
————————————————————
—————— x 100
Número de audiencias programadas
Número de Conceptos acogidos
————————————————————
————— x 100
Número de Conceptos presentados
Para los Procuradores Judiciales y
Asesores:
Número de Procesos revisados
————————————————————
————— x 100
Número de Procesos repartidos
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
243
Número de Memoriales proyectados
————————————————————
———— x 100
Número de Procesos revisados
Número de Conceptos proyectados
————————————————————
———— x 100
Número de Conceptos requeridos
PERIODICIDAD: Semestral.
Dependencia: Procuradurías Primera y
Segunda Delegadas para la Investigación y
el Juzgamiento Penal
Proceso: Intervención ante la Unidad
Nacional de Fiscalía Delegada ante la Corte
Suprema de Justicia, Vicefiscalía, Congreso
de la República y Corte Suprema de Justicia.
Procedimiento: Beneficios por
colaboración eficaz
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Emitir concepto previo al acuerdo
obtenido entre el Fiscal General de la
Nación o su Delegado y el imputado,
sindicado, enjuiciado o condenado, en
relación con el beneficio a conceder, según
la importancia de la colaboración
suministrada y la proporcionalidad del
beneficio –artículo 369A, adicionado por el
artículo 44 de la Ley 81 de 1993–.
2. CLIENTES
Directos: El Fiscal General de la Nación o
su Delegado y el Juez de conocimiento.
Indirectos: Imputado, sindicado, juzgado o
condenado.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a las personas
interesadas en obtener beneficios jurídicos,
trátese de imputado, sindicado, juzgado o
condenado, a cambio de la colaboración
prestada con el propósito de desarticular la
delincuencia organizada, contribuir al éxito
de la investigación, prevenir delitos, etc.,
siempre y cuando los hechos denunciados
tenga relación con funcionarios aforados
legal o constitucionalmente.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al Procurador
General de la Nación, Procuradores
Delegados para la Investigación y el
Juzgamiento Penal, Procuradores Judiciales,
Abogados Asesores y personal de
Secretaría adscrito a estas Delegadas.
5. REFERENCIAS
• Código Penal.
• Código de Procedimiento Penal.
• Doctrina y Jurisprudencia.
• Decreto 262/2000 - Estructura y
organización de la PGN.
• Resolución 0017/2000 - Funciones y
competencias de la PGN.
• Demás leyes y normas complementarias.
6. DEFINICIONES
CPP Código de Procedimiento Penal.
FGN Fiscalía General de la Nación.
PGN Procuraduría General de la Nación.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Libros de radicación del reparto.
Libros de radicación de procesos.
Cuadros de registro estadístico.
8. CONDICIONES GENERALES
Se trata de emitir concepto respecto a la
viabilidad de que el Fiscal General de la
Nación o su Delegado acuerde determinados
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
244
beneficios jurídicos a conceder al imputado,
sindicado, juzgado o condenado, a cambio
de la colaboración prestada con el propósito
de desarticular la delincuencia organizada,
contribuir al éxito de la investigación, a la
prevención de delitos, etc., siempre y
cuando los hechos denunciados tengan
relación con los funcionarios aforados que
son de competencia de las Procuradurías
Delegadas para la Instrucción y el
Juzgamiento Penal. Los beneficios a
conceder pueden ser los siguientes:
• Disminución de la pena.
• Exclusión o inclusión de circunstancias
de agravación o atenuación punitivas.
• Libertad provisional y condena de
ejecución condicional.
• Libertad condicional.
• Sustitución de pena privativa de la
libertad por trabajo social.
• Aumento de rebaja de pena por trabajo,
estudio o enseñanza.
• Detención domiciliaria en el proceso y
luego de él.
• Incorporación al programa de protección
de víctimas y testigos.
El trámite y los términos procesales
aplicables a esta clase de procesos son los
establecidos por el C.P.P., artículos 174,
369 - A y subsiguientes.
9. SALIDAS
Memoriales, conceptos, alegatos e
intervención activa en diligencias.
10. REGISTROS
En el archivo de las Delegadas quedan
las fotocopias de las piezas procesales,
memoriales, conceptos y alegatos
presentados. También quedan anotaciones
en los respectivos libros radicadores, en los
cuadros de seguimiento de procesos activos
y en la base de datos.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Se debe prestar especial atención a la
proporcionalidad que debe existir entre la
colaboración prestada y la clase de
beneficio a conceder, a la eficacia,
condicionalidad e indebida acumulación de
beneficios.
Tomando en cuenta que el artículo 369 -
A, no señala término alguno para que el
Ministerio Público presente concepto previo
al acuerdo de la concesión de beneficios, se
deberá tener en cuenta lo preceptuado en el
artículo 174 del C.P.P., esto es el señalado
por el funcionario judicial, sin sobrepasar los
cinco (5) días.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
SECRETARIO
13.1 Recibe aviso de traslado al Ministerio
Público para emitir concepto previo sobre el
acuerdo de beneficios por colaboración
eficaz a acordar.
DELEGADO
13.2 Reparte entre las Delegadas el aviso
de traslado para conceptuar.
SECRETARIO
13.3 Radica y elabora el acta del reparto
interno efectuado por los Asesores.
ASESOR
13.4 Radica en el cuadro de seguimiento
de procesos los avisos de traslado para
conceptuar.
13.5 Estudia la documentación pertinente.
13.6 Bajo la orientación del Delegado,
proyecta el concepto sobre la eficacia de la
colaboración prestada, las pruebas
aportadas y la clase de beneficio a
conceder.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
245
DELEGADO
13.7 Suscribe el concepto proyectado por
los asesores.
CITADOR
13.8 Entrega en Secretaría de la FGN el
concepto proferido.
13.9 Entrega al Secretario de la Delegada
la copia con constancia de recibido para su
archivo.
DELEGADO
13.10 Se notifica del auto proferido por el
juez de conocimiento, cuando se imprueba el
acuerdo e interpone recurso, en caso de
considerarlo necesario.
ASESOR
13.11 Bajo la orientación del Delegado,
proyecta la sustentación del recurso.
DELEGADO
13.12 Suscribe el recurso.
ASESOR
13.13 Realiza el registro estadístico,
actualiza el cuadro correspondiente y la
base de datos.
SECRETARIO
13.14 Realiza las anotaciones
correspondientes en los libros radicadores y
archiva copia del escrito con su respectiva
constancia de recibo.
14. INDICADORES
Para los Delegados:
Número de conceptos emitidos
————————————————————
——— x 100
Número de conceptos requeridos
Número de conceptos acogidos
————————————————————
———— x 100
Número de conceptos presentados
Para los Procuradores Judiciales y
Asesores:
Número de Conceptos proyectados
————————————————————
———— x 100
Número de Conceptos requeridos
PERIODICIDAD: Semestral
Dependencia: Procuradurías Primera y
Segunda Delegadas para la Investigación
y el Juzgamiento Penal
Proceso: Intervención ante el Congreso
de la República
Procedimiento: Investigación
Disciplinaria
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Intervenir como Ministerio Público de
manera activa, eficaz y oportuna en las
investigaciones disciplinarias que cursan en
el Congreso de la República, en contra de
los funcionarios sometidos a fuero
constitucional de que trata el numeral 3° del
artículo 178 de la C.N.
2. CLIENTES
Directos: El Representante Investigador,
Representantes a la Cámara que conforman
la CIAC, los miembros de la Cámara de
Representantes en pleno, los Senadores que
conforman la CIS y los miembros del Senado
de la República en pleno.
Indirectos: Disciplinable, defensor y
quejoso.
3. ALCANCE
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
246
El procedimiento se aplica a las
investigaciones previas disciplinarias e
investigaciones disciplinarias propiamente
dichas que cursan en la CIAC, en contra de
los funcionarios sometidos a fuero
constitucional de que trata el numeral 3° del
artículo 178 de la C.N., a saber:
- Presidente de la República o a quien
haga sus veces.
- Magistrados de la Corte Constitucional.
- Magistrados de la Corte Suprema de
Justicia.
- Miembros del Consejo Superior de la
Judicatura.
- Magistrados del Consejo de Estado.
- Fiscal General de la Nación.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al Procurador
General de la Nación, Procuradores
Delegados para la Investigación y el
Juzgamiento Penal, Procuradores Judiciales,
Abogados Asesores y personal de
Secretaría adscrito a estas Delegadas.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política de Colombia.
• Código Penal.
• Código de Procedimiento Penal.
• Código Civil.
• Código de Procedimiento Civil.
• Código Contencioso Administrativo y
normas complementarias.
• Código Sustantivo del Trabajo y normas
complementarias.
• Código de Procedimiento Laboral y
normas complementarias.
• Códigos Fiscales Departamentales.
• Ley Orgánica del Presupuesto y normas
complementarias.
• Ley 5ª de 1992 - Reglamento del
Congreso y normas complementarias.
• Ley 80 de 1993 - Contratación
Administrativa y normas complementarias.
• Ley 190 de 1995 - Estatuto
Anticorrupción.
• Ley 200 de 1995 - Código Disciplinario
Unico.
• Ley 270 de 1996 - Estatutaria de la
Administración de Justicia.
• Doctrina y Jurisprudencia.
• Decreto 262/2000 - Estructura y
organización de la PGN.
• Resolución 0017/2000 - Funciones y
competencias de la PGN.
• Demás leyes y normas complementarias.
6. DEFINICIONES
CIAC Comisión de Investigación y
Acusación de la Cámara de Representantes.
CIS Comisión de Instrucción del
Senado de la República.
CN Constitución Nacional.
CDU Código Disciplinario Unico.
PGN Procuraduría General de la
Nación.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Libros de radicación del reparto.
Libros de radicación de procesos.
Cuadros de seguimiento de procesos
activos.
Cuadros de registro estadístico.
Listado de programación de diligencias.
8. CONDICIONES GENERALES
Se trata de investigaciones previas
disciplinarias e investigaciones disciplinarias
propiamente dichas, que adelanta el
Congreso de la República, en contra de los
funcionarios sometidos a fuero constitucional
de que trata el numeral 3° del artículo 178
de la C.N.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
247
El trámite y los términos procesales
aplicables a esta clase de procesos son los
establecidos por la Ley 5ª de 1992, el CDU y
normas complementarias.
9. SALIDAS
Memoriales, conceptos e intervención
activa en diligencias.
10. REGISTROS
En el archivo de las Delegadas quedan
las fotocopias de los procesos solicitados,
copias de los memoriales y conceptos
presentados. También quedan anotaciones
en los respectivos libros radicadores, en los
cuadros de seguimiento de procesos activos
y en la base de datos.
11. BASES DE AUTOCONTROL
La verificación de los términos debe
hacerse de manera personal en las
Secretarías correspondientes, revisando las
constancias de las notificaciones y
actuaciones surtidas.
El estudio de los expedientes debe ser
integral, es decir que debe comprender el
contenido de los cuadernos principales y los
anexos, cuidando que las peticiones
formuladas por el disciplinable, el defensor o
el quejoso, sean evacuadas en debida
forma, como también que se respete el
debido proceso y los derechos y garantías
fundamentales de cada uno de ellos.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
SECRETARIO
13.1 Recibe aviso procedente del
Despacho del Procurador General de la
Nación designando al Delegado para actuar
como agente del Ministerio Público dentro
del proceso correspondiente.
13.2 Radica y elabora el acta del reparto
interno efectuado por los Asesores.
ASESOR
13.3 Radica en el cuadro de seguimiento
de procesos activos los avisos de
designación recibidos.
13.4 Estudia el expediente.
13.5 Bajo la orientación del Delegado,
proyecta las peticiones que se consideren
necesarias durante la etapa de previas.
DELEGADO
13.6 Suscribe las peticiones proyectadas
por los asesores.
13.7 Interviene en las diligencias
programadas durante la etapa de previas.
ASESOR
13.8 Bajo la orientación del Delegado,
proyecta solicitud de archivo o de apertura
de formal investigación disciplinaria.
DELEGADO
13.9 Suscribe la solicitud de archivo o de
apertura de investigación disciplinaria.
ASESOR
13.10 Estudia la decisión adoptada por la
CIAC y hace los comentarios del caso al
Delegado.
DELEGADO
13.11 Se notifica de la decisión e
interpone recurso en contra del auto de
archivo, en caso de ser necesario.
ASESOR
13.12 Bajo la orientación del Delegado,
proyecta la sustentación del recurso
interpuesto.
DELEGADO
13.13 Suscribe la sustentación del
recurso.
ASESOR
13.14 Bajo la orientación del Delegado,
proyecta las peticiones que se consideren
necesarias durante la etapa de investigación
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
248
disciplinaria, propiamente dicha.
DELEGADO
13.15 Suscribe las peticiones proyectadas
por los asesores.
13.16 Interviene en las diligencias
programadas durante la etapa de
investigación disciplinaria propiamente
dicha.
13.17 Se notifica del auto que formula
cargos o que ordena el archivo de la
investigación disciplinaria.
13.18 Interpone recurso en contra de la
decisión de archivo, en caso de ser
necesario.
ASESOR
13.19 Bajo la orientación del Delegado,
proyecta la sustentación del recurso
interpuesto.
DELEGADO
13.20 Suscribe la sustentación del
recurso.
CIAC
13.21 Comunica al Delegado la decisión
del recurso de reposición interpuesto contra
el auto que dispuso el archivo.
PROCURADOR GENERAL
13.22 Se notifica del auto dictado por la
CIS, mediante el cual niega la práctica de
pruebas, e interpone recurso de reposición,
en caso de considerarlo necesario.
DELEGADO
13.23 Proyecta la sustentación del
recurso de reposición contra el auto que
niega la práctica de pruebas, para la firma
del Procurador General de la Nación.
PROCURADOR GENERAL
13.24 Revisa el proyecto de sustentación,
dispone las modificaciones que estime
necesarias y suscribe la sustentación del
recurso.
CIS
13.25 Comunica la decisión adoptada al
despacho del Procurador General de la
Nación.
SENADO EN PLENO
13.26 Profiere el fallo.
PROCURADOR GENERAL
13.27 Se notifica del fallo proferido e
interpone recurso de reposición en caso de
ser necesario.
DELEGADO
13.28 Proyecta la sustentación del
recurso interpuesto
PROCURADOR GENERAL
13.29 Revisa, dispone las modificaciones
que estime necesarias y suscribe la
sustentación del recurso.
SENADO EN PLENO
13.30 Comunica la decisión adoptada al
despacho del Procurador General.
CITADOR
13.31 Hace entrega en Secretaría de la
CIAC o de la CIS de los escritos
correspondientes.
13.32 Entrega al Secretario de la
Delegada la copia con constancia de
recibido para su archivo.
ASESOR
13.27 Realiza el registro estadístico,
actualiza el cuadro correspondiente y la
base de datos.
SECRETARIO
13.28 Realiza las anotaciones
correspondientes en los libros radicadores y
archiva copia de los escritos con su
respectiva constancia de recibo.
14. INDICADORES
Para los Delegados:
Número de Diligencias en que intervino
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
249
————————————————————
——— x 100
Número de Diligencias programadas
Número de memoriales presentados
————————————————————
———— x 100
Número de procesos en previas o instrucción
Número de recursos interpuestos
————————————————————
———— x 100
Número de decisiones notificadas
Para los Procuradores Judiciales y
Asesores:
Número de Procesos revisados
————————————————————
——— x 100
Número de Procesos repartidos
Número de Memoriales proyectados
————————————————————
—— x 100
Número de Procesos revisados
Número de proyectos de sustentación de
recursos
————————————————————
—— x 100
Número de recursos interpuestos
PERIODICIDAD: Semestral
Dependencia: Procuradurías Primera y
Segunda Delegadas para la Investigación
y el Juzgamiento Penal
Proceso: Intervención ante la Corte
Suprema de Justicia y Unidad Nacional
de Fiscalía Delegada ante la Corte
Procedimiento: Segunda Instancia
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Intervenir como Ministerio Público de
manera activa, eficaz y oportuna en el
trámite de la segunda instancia de
conocimiento de la Sala Penal de la C.S.J. y
de la UFDC.
2. CLIENTES
Directos: Magistrados de la Sala Penal de
la C.S.J. y Fiscales Delegados de la UFDC.
Indirectos: Los sujetos procesales.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica:
a) Al trámite de los recursos de apelación
interpuestos en los procesos que conocen
en primera instancia los Tribunales
Superiores de Distrito o el Tribunal Superior
Nacional (CPP, art. 68-4);
b) A los recursos de apelación
interpuestos contra las resoluciones
interlocutorias proferidas en primera
instancia por los fiscales delegados ante los
tribunales superiores (CPP, art. 123-2).
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los
Procuradores Delegados para la
Investigación y el Juzgamiento Penal,
Procuradores Judiciales, Abogados
Asesores y personal de Secretaría adscrito a
estas Delegadas.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política de Colombia.
• Código Penal.
• Código de Procedimiento Penal.
• Código Civil.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
250
• Código de Procedimiento Civil.
• Código Contencioso Administrativo y
normas complementarias.
• Código Sustantivo del Trabajo y normas
complementarias.
• Código de Procedimiento Laboral y
normas complementarias.
• Códigos Fiscales Departamentales.
• Ley Orgánica del Presupuesto y normas
complementarias.
• Ley 80 de 1993 - Contratación
Administrativa y normas complementarias.
• Ley 190 de 1995 -Estatuto
Anticorrupción.
• Ley 270 de 1996 - Ley Estatutaria de la
Administración de Justicia.
• Doctrina y Jurisprudencia.
• Decreto 262/2000 - Estructura y
organización de la PGN.
• Resolución 0017/2000 - Funciones y
competencias de la PGN.
• Demás leyes y normas complementarias.
6. DEFINICIONES
C.S.J. Corte Suprema de Justicia.
CN Constitución Nacional.
CP Código Penal.
CPP Código de Procedimiento Penal.
UFDC Unidad Nacional de Fiscalía
Delegada ante la Corte.
PGN Procuraduría General de la Nación.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Libros de radicación del reparto.
Libros de radicación de procesos.
Cuadros de registro estadístico.
Listado de programación de diligencias.
8. CONDICIONES GENERALES
Se trata del trámite del recurso de
apelación contra decisiones adoptadas por
los Tribunales Superiores de Distrito, por el
Tribunal Superior Nacional y por los Fiscales
Delegados ante los Tribunales Superiores.
El trámite aplicable es el establecido en
los artículos 202 y subsiguientes del C.P.P.
9. SALIDAS
Memoriales, conceptos, alegatos e
intervención activa en audiencias.
10. REGISTROS
En el archivo de las Delegadas quedan
las fotocopias de los procesos solicitados,
copias de los memoriales, conceptos y
alegatos presentados. También quedan
anotaciones en los respectivos libros
radicadores y en la base de datos.
11. BASES DE AUTOCONTROL
El estudio de los expedientes debe ser
integral, es decir que debe comprender el
contenido de los cuadernos principales y los
anexos.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
Corte Suprema de Justicia.
SECRETARIO
13.1 Recibe el expediente con el recurso
de apelación interpuesto, con auto de la
C.S.J. en que se fija fecha y hora para
sustentación oral del recurso.
13.2 Radica y hace las anotaciones en los
libros correspondientes.
DELEGADO
13.3 Reparte el expediente entre las
Delegadas para Investigación y
Juzgamiento.
SECRETARIO
13.4 Elabora el acta de reparto interno
efectuado por los asesores.
ASESOR
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
251
13.5 Estudia el expediente.
13.6 Hace las anotaciones en el control
de segundas instancias.
13.7 Bajo la orientación del Delegado,
proyecta la sustentación para la intervención
en audiencia.
DELEGADO
13.8 Estudia el expediente y el proyecto.
13.9 Interviene en la audiencia de
sustentación oral del recurso.
C.S.J.
13.10 Comunica a la Delegada la decisión
adoptada.
SECRETARIO
13.11 Archiva copia de la decisión y hace
las anotaciones en los libros.
Unidad Nacional de Fiscalía Delegada
ante la Corte
SECRETARIO
1. Recibe la decisión adoptada por la
UFDC y hace las anotaciones en los libros.
DELEGADO
2. Reparte la decisión adoptada por la
UFDC entre las Delegadas.
SECRETARIO
3. Elabora el acta del reparto interno
efectuado por los asesores.
ASESOR
4. Estudia la decisión y hace al Delegado
los comentarios del caso.
DELEGADO
5. Se entera de la decisión comunicada
por la UFDC.
14. INDICADORES
Para los Delegados:
Número de intervenciones en audiencia
——————————————————
————— x 100
Número de audiencias programadas
Para los Procuradores Judiciales y
Asesores:
Número de decisiones de segunda instancia
revisadas
—————————————————
——————— x 100
Número de decisiones de segunda instancia
repartidas
PERIODICIDAD: Semestral.
Dependencia: Procuradurías Primera y
Segunda Delegadas para la Investigación
y el Juzgamiento Penal
Proceso: Intervención ante la Unidad
Nacional de Fiscalía Delegada ante la Corte
Suprema de Justicia
Procedimiento: Única Instancia
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Intervenir de manera activa, eficaz y
oportuna en las investigaciones previas y en
la instrucción de los procesos penales que
cursan en la UFDC, en contra de
funcionarios que gozan de fuero
constitucional o legal, en desarrollo de las
funciones atribuidas al Ministerio Público por
la C.N. y la ley.
2. CLIENTES
Directos: El Fiscal General de la Nación y
los Fiscales Delegados ante la Corte
Suprema de Justicia. De Indirectos: Los
demás sujetos procesales.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a las
investigaciones previas penales y a la
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
252
instrucción propiamente dicha, que cursan
en la UFDC, en contra de funcionarios que
gozan de fuero constitucional o legal.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los
Procuradores Delegados para la
Investigación y el Juzgamiento Penal, a los
Procuradores Judiciales, Abogados
Asesores y personal de Secretaría adscrito a
estas Delegadas.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política de Colombia.
• Código Penal.
• Código de Procedimiento Penal.
• Código Civil.
• Código de Procedimiento Civil.
• Ley Orgánica del Presupuesto y normas
complementarias.
• Ley 5ª de 1992 - Reglamento del
Congreso y normas complementarias.
• Ley 80 de 1993 - Contratación
Administrativa y normas complementarias.
• Código Contencioso Administrativo y
normas complementarias.
• Códigos Fiscales Departamentales.
• Doctrina y Jurisprudencia.
• Decreto 262/2000 - Estructura y
organización de la PGN.
• Resolución 0017/2000 - Funciones y
competencias de la PGN.
• Demás leyes y normas complementarias.
6. DEFINICIONES
CN Constitución Nacional.
CPP Código de Procedimiento Penal.
C.S.J. Corte Suprema de Justicia.
UFDC Unidad Nacional de Fiscalía
Delegada ante la Corte.
PGN Procuraduría General de la Nación.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Libros de radicación del reparto.
Libros de radicación de procesos.
Cuadros de seguimiento de procesos
activos.
Cuadros de registro estadístico.
Listado de programación de diligencias.
8. CONDICIONES GENERALES
Se trata de investigaciones previas
penales e investigaciones en instrucción,
que se adelantan en contra de funcionarios
que gozan de fuero constitucional o legal,
cuya investigación corresponde al Fiscal
General de la Nación de manera directa o
por intermedio de los Fiscales Delegados
ante la C.S.J.
El trámite y los términos procesales
aplicables a esta clase de procesos es el
establecido por el C.P.P.
9. SALIDAS
Memoriales, conceptos, alegatos e
intervención activa en diligencias.
10. REGISTROS
En el archivo de las Delegadas quedan
las fotocopias de los procesos solicitados,
copias de los memoriales, conceptos y
alegatos presentados. También quedan
anotaciones en los respectivos libros
radicadores, en los cuadros de seguimiento
de procesos activos y en la base de datos.
11. BASES DE AUTOCONTROL
La verificación de los términos debe
hacerse de manera personal en la Secretaría
de la UFDC, revisando las constancias de
las notificaciones y actuaciones surtidas.
El estudio de los expedientes debe ser
integral, es decir que debe comprender el
contenido de los cuadernos principales y los
anexos, cuidando que las peticiones
formuladas por los sujetos procesales sean
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
253
evacuadas en debida forma, como también
que se respete el debido proceso y los
derechos y garantías fundamentales de cada
uno de ellos.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
SECRETARIO
13.1 Recibe aviso de iniciación de previas
o instrucción procedente de la UFDC.
DELEGADO
13.2 Reparte entre las Delegadas los
avisos de iniciación.
SECRETARIO
13.3 Radica y elabora el acta del reparto
interno efectuado por los Asesores.
ASESOR
13.4 Radica en el cuadro de seguimiento
de procesos activos los avisos de iniciación
recibidos.
13.5 Estudia el expediente.
13.6 Bajo la orientación del Delegado,
proyecta las peticiones que se consideren
necesarias durante la etapa de previas.
DELEGADO
13.7 Suscribe las peticiones proyectadas
por los asesores.
13.8 Interviene en las diligencias
programadas durante la etapa de previas.
ASESOR
13.9 Bajo la orientación del Delegado,
proyecta solicitud de inhibitorio o de
apertura de instrucción.
DELEGADO
13.10 Suscribe la solicitud de inhibitorio o
de apertura de instrucción.
Dependencia: Procuradurías Primera y
Segunda Delegadas para la Investigación
y el Juzgamiento Penal
Proceso: Intervención ante la Vicefiscalía
General de la Nación
Procedimiento: Unica Instancia
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Intervenir de manera activa, eficaz y
oportuna en las investigaciones previas y en
la instrucción de los procesos penales que
cursan en la Vicefiscalía, en contra de los
Fiscales Delegados ante los Tribunales
Superiores, en desarrollo de las funciones
atribuidas al Ministerio Público por la C.N. y
la ley.
2. CLIENTES
Directos: El Vicefiscal General de la
Nación. Indirectos: Los sujetos procesales.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a las
investigaciones previas penales y a la
instrucción propiamente dicha, que cursan
en la Vicefiscalía General de la Nación, en
contra de los Fiscales Delegados ante los
Tribunales Superiores, según lo dispuesto
por el artículo 121-A, numeral 4° del C.P.P.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los
Procuradores Delegados para la
Investigación y el Juzgamiento Penal, a los
Procuradores Judiciales, Abogados
Asesores y personal de Secretaría adscrito a
estas Delegadas.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política de Colombia.
• Código Penal.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
254
• Código de Procedimiento Penal.
• Código Civil.
• Código de Procedimiento Civil.
• Ley Orgánica del Presupuesto y normas
complementarias.
• Ley 80 de 1993 - Contratación
Administrativa y normas complementarias.
• Doctrina y Jurisprudencia.
• Decreto 262/2000 - Estructura y
organización de la PGN.
• Resolución 0017/2000 - Funciones y
competencias de la PGN.
• Demás leyes y normas complementarias.
6. DEFINICIONES
CN Constitución Nacional.
CPP Código de Procedimiento Penal.
PGN Procuraduría General de la Nación.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Libros de radicación del reparto.
Libros de radicación de procesos.
Cuadros de seguimiento de procesos
activos.
Cuadros de registro estadístico.
Listado de programación de diligencias.
8. CONDICIONES GENERALES
Se trata de investigaciones previas
penales e investigaciones en instrucción,
que se adelantan en contra de los Fiscales
Delegados ante los Tribunales Superiores.
Son procesos de única instancia de
competencia de la C.S.J. La etapa del
Juzgamiento se adelanta por la C.S.J.,
previa acusación del Vicefiscal General.
El trámite y los términos procesales
aplicables a esta clase de procesos son los
establecidos por el C.P.P.
9. SALIDAS
Memoriales, conceptos, alegatos e
intervención activa en diligencias.
10. REGISTROS
En el archivo de las Delegadas quedan
las fotocopias de los procesos solicitados,
copias de los memoriales, conceptos y
alegatos presentados. También quedan
anotaciones en los respectivos libros
radicadores, en los cuadros de seguimiento
de procesos activos y en la base de datos.
11. BASES DE AUTOCONTROL
La verificación de los términos debe
hacerse de manera personal en la Secretaría
de Asuntos Judiciales de la Vicefiscalía,
revisando las constancias de las
notificaciones y actuaciones surtidas.
El estudio de los expedientes debe ser
integral, es decir que debe comprender el
contenido de los cuadernos principales y los
anexos, cuidando que las peticiones
formuladas por los sujetos procesales sean
evacuadas en debida forma, como también
que se respete el debido proceso y los
derechos y garantías fundamentales de cada
uno de ellos.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
SECRETARIO
13.1 Recibe aviso de iniciación de previas
o instrucción procedente de la Vicefiscalía.
DELEGADO
13.2 Reparte entre las Delegadas los
avisos de iniciación.
SECRETARIO
13.3 Radica y elabora el acta del reparto
interno efectuado por los Asesores.
ASESOR
13.4 Radica en el cuadro de seguimiento
de procesos activos los avisos de iniciación
recibidos.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
255
13.5 Estudia el expediente.
13.6 Bajo la orientación del Delegado,
proyecta las peticiones que considere
necesarias durante la etapa de previas.
DELEGADO
13.7 Suscribe las peticiones proyectadas
por los asesores.
13.8 Interviene en las diligencias
programadas durante la etapa de previas, si
es necesario.
ASESOR
13.9 Bajo la orientación del Delegado,
proyecta solicitud de inhibitorio o de
apertura de instrucción.
DELEGADO
13.10 Suscribe la solicitud de inhibitorio o
de apertura de instrucción.
ASESOR
13.11 Estudia la decisión adoptada por la
Vicefiscalía y hace los comentarios del caso
al Delegado.
DELEGADO
13.12 Se notifica de la decisión e
interpone recurso, en caso de ser necesario.
ASESOR
13.13 Bajo la orientación del Delegado,
proyecta el recurso.
DELEGADO
13.14 Suscribe la sustentación del
recurso.
ASESOR
13.15 Bajo la orientación del Delegado,
proyecta las peticiones que considere
necesarias durante la etapa de instrucción.
DELEGADO
13.16 Suscribe las peticiones proyectadas
por los asesores.
13.17 Interviene en las diligencias
programadas durante la etapa de la
instrucción.
13.18 Se notifica de la resolución que
define la situación jurídica del procesado.
ASESOR
13.19 Estudia la resolución que impone
medida de aseguramiento y bajo la
orientación del Delegado, proyecta la
solicitud de revocatoria, en caso de ser
necesario.
DELEGADO
13.20 Suscribe solicitud de revocatoria de
la medida de aseguramiento impuesta.
13.21 Se notifica de la providencia que
decide la revocatoria solicitada.
13.22 Interpone recurso de reposición en
contra de la resolución que niega la
revocatoria de la medida de aseguramiento,
en caso de ser necesario.
ASESOR
13.23 Bajo la orientación del Delegado,
proyecta la sustentación del recurso.
DELEGADO
13.24 Suscribe la sustentación del
recurso.
13.25 Se notifica del control de legalidad
de medida de aseguramiento admitido.
ASESOR
13.26 Estudia la resolución que impone
medida de aseguramiento.
13.27 Bajo la orientación del Delegado,
proyecta concepto sobre la legalidad de la
medida de aseguramiento impuesta.
DELEGADO
13.28 Suscribe concepto de control de
legalidad.
13.29 Se notifica de la decisión de control
de legalidad proferida.
ASESOR
13.30 Bajo la orientación del Delegado,
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
256
proyecta el alegato previo a la calificación
del mérito de la investigación.
DELEGADO
13.31 Suscribe el alegato precalificatorio.
ASESOR
13.32 Estudia la decisión adoptada por el
Vicefiscal y hace los comentarios del caso al
Delegado.
DELEGADO
13.33 Se notifica de la decisión e
interpone recurso, en caso de ser necesario.
ASESOR
13.34 Bajo la orientación del Delegado,
proyecta el recurso.
DELEGADO
13.35 Suscribe la sustentación del
recurso.
CITADOR
13.36 Hace entrega en Secretaría de
Asuntos Judiciales de la Vicefiscalía del
escrito correspondiente.
13.37 Entrega al Secretario de la
Delegada la copia con constancia de
recibido para su archivo.
ASESOR
13.38 Realiza el registro estadístico,
actualiza el cuadro correspondiente y la
base de datos.
SECRETARIO
13.39 Realiza las anotaciones
correspondientes en los libros radicadores y
archiva copia del escrito con su respectiva
constancia de recibo.
VICEFISCALIA
13.40 Comunica la decisión adoptada a la
Delegada.
14. INDICADORES
Para los Delegados:
Número de Diligencias en que intervino
————————————————————
——— x 100
Número de Diligencias programadas
Número de alegatos presentados
————————————————————
———— x 100
Número de alegatos acogidos
Para los Procuradores Judiciales y
Asesores:
Número de Procesos revisados
————————————————————
————— x 100
Número de Procesos repartidos
Número de Memoriales proyectados
————————————————————
————— x 100
Número de Procesos revisados
Número de alegatos proyectados
————————————————————
—————— x 100
Número de alegatos requeridos
PERIODICIDAD: Semestral.
Dependencia: Procuradurías Primera y
Segunda Delegadas para la Investigación
y el Juzgamiento Penal
Proceso: Derecho de petición
Procedimiento: Derecho de petición
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Hacer efectivo el derecho de petición
consagrado por el artículo 23 de la CN,
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
257
otorgando respuesta oportuna y eficaz a las
solicitudes elevadas por funcionarios o por
particulares.
2. CLIENTES
Funcionarios y particulares.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
memoriales recibidos por las Delegadas,
mediante los cuales se elevan solicitudes de
información o intervención en desarrollo de
las actividades propias del Ministerio
Público.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los
Procuradores Delegados para la
Investigación y el Juzgamiento Penal, a los
Procuradores Judiciales, Abogados
Asesores y personal de secretaría adscritos
a estas Delegadas.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política de Colombia.
• Código Penal.
• Código de Procedimiento Penal.
• Código Contencioso Administrativo y
normas complementarias.
• Ley 5ª de 1992 - Reglamento del
Congreso y normas complementarias.
• Ley 190 de 1995 - Estatuto
anticorrupción.
• Ley 200 de 1995 - Código Unico
Disciplinario y normas complementarias.
• Doctrina y Jurisprudencia.
• Ley 270 de 1996 - Estatutaria de la
Administración de Justicia.
• Decreto 262/2000 - Estructura y
organización de la PGN.
• Resolución 0017/2000 - Funciones y
competencias de la PGN.
• Demás leyes y normas complementarias.
6. DEFINICIONES
CN Constitución Nacional.
CCA Código Contencioso
Administrativo.
PGN Procuraduría General de la
Nación.
CAP Centro de Atención al Público.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Libro radicador de reparto.
Libros radicadores de derechos de
petición.
AZ de archivo de documentación
relacionada con derechos de petición.
8. CONDICIONES GENERALES
Se trata de solicitudes elevadas por
funcionarios o particulares, con base en el
derecho de petición consagrado por el
artículo 23 de la C.N., el cual dispone que
toda persona tiene derecho a presentar
peticiones respetuosas a las autoridades por
motivos de interés general o particular y a
obtener pronta resolución.
El derecho de petición está desarrollado
en los Capítulos II (interés general), III
(interés particular), IV (informaciones) y V
(consultas), de la Ley 1ª de 1984, C.C.A.
Según lo dispuesto en el artículo 6° del
C.C.A., las peticiones deben ser resueltas
dentro de los quince (15) días siguientes a la
fecha de su recibo.
9. SALIDAS
Oficios y memoriales.
10. REGISTROS
En el archivo de las Delegadas quedan
copias de los derechos de petición, de los
memoriales y oficios que se libren en
desarrollo de ese derecho, de la
documentación obtenida en relación con la
solicitud y del escrito de respuesta al
interesado.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
258
11. BASES DE AUTOCONTROL
Se debe prestar especial cuidado al
término de quince (15) días fijado por la ley
para resolver. Debido a la brevedad del
plazo para responder, los derechos de
petición ameritan una tramitación preferente.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
SECRETARIO
13.1 Recibe el derecho de petición,
generalmente procedente de la División
CAP, Sección Correspondencia de la PGN,
pero también puede ser remitida por otros
despachos, otras Delegadas o directamente
por los particulares.
DELEGADO
13.2 Reparte entre las Delegadas el
derecho de petición.
SECRETARIO
13.3 Radica y elabora el acta del reparto
interno efectuado por los asesores.
ASESOR
13.4 Estudia el derecho de petición y
revisa los expedientes que se requieran.
13.5 Bajo la orientación del Delegado,
proyecta los oficios o memoriales que se
consideren necesarios para obtener la
información o la actuación requeridas.
DELEGADO
13.6 Suscribe los oficios o memoriales
proyectados por los asesores.
SECRETARIO
13.7 Recibe la información o la
documentación requeridas y las pasa al
asesor correspondiente.
ASESOR
13.8 Bajo la orientación del Delegado,
proyecta la respuesta al peticionario.
DELEGADO
13.9 Suscribe el escrito de respuesta.
CITADOR
13.10 Lleva el escrito de respuesta al
CAP, Sección Correspondencia, para su
envío por correo certificado al peticionario.
13.11 Entrega al Secretario copia del
escrito con anotación de recibido por la
Sección de Correspondencia.
SECRETARIO
13.12 Archiva el derecho de petición junto
con la respuesta dada y la documentación
obtenida.
14. INDICADORES
Para los Delegados:
Número de respuestas otorgadas
————————————————————
——————— x 100
Número de derechos de petición recibidos
Para los Procuradores Judiciales y
Asesores:
Número de memoriales u oficios proyectados
————————————————————
——————— x 100
Número de derechos de petición recibidos
PERIODICIDAD: Semestral.
Dependencia: Procuradurías Primera y
Segunda Delegadas para la Investigación
y el Juzgamiento Penal
Proceso: Reparto
Procedimiento: Reparto de procesos,
memoriales, derechos de petición y otros
asuntos.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
259
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Distribuir en forma equitativa los asuntos
que en virtud de la competencia asignada a
las Procuradurías Delegadas para la
Investigación y el Juzgamiento Penal, les
corresponda conocer e intervenir.
2. CLIENTES
Procuradores Delegados para la
Investigación y el Juzgamiento Penal,
Procuradores Judiciales y Asesores.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a las
Procuradurías Delegadas para la
Investigación y el Juzgamiento Penal.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los
Procuradores Delegados para la
Investigación y el Juzgamiento Penal, a los
Procuradores Judiciales, Abogados
Asesores y personal de Secretaría adscrito a
estas Delegadas.
5. REFERENCIAS
No aplica.
6. DEFINICIONES
No aplica. 7. FORMATOS A UTILIZAR
Libros de radicación del reparto.
Libros de radicación de procesos.
Cuadros de seguimiento de procesos
activos.
Cuadros de registro estadístico.
Listado de programación de diligencias.
8. CONDICIONES GENERALES
Se trata de distribuir equitativamente
entre las Procuradurías Delegadas para la
Investigación y el Juzgamiento Penal y a su
vez entre los asesores de cada Delegada,
todos los asuntos en los que se deba
conceptuar, intervenir o suministrar
información.
9. SALIDAS
Actas de reparto entre Delegadas, registro
en el libro de radicación de reparto entre
Delegadas, actas de reparto interno de cada
Delegada, registro en los libros de reparto
interno de cada Delegada, cuadros de
seguimiento de procesos activos de cada
Delegada y base de datos de cada
Delegada.
10. REGISTROS
REPARTO ENTRE DELEGADAS: Se
genera un archivo común de actas de
reparto y el registro en el libro de radicación
de reparto, con anotación expresa de la
Delegada que sigue en turno para la
asignación (puertas).
REPARTO INTERNO EN CADA
DELEGADA: Se genera un archivo de actas
de reparto interno entre asesores, el registro
en los libros radicadores de reparto interno y
la incorporación en la base de datos del
cuadro de seguimiento de procesos activos.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Se debe prestar especial atención a la
pronta realización del reparto de los asuntos
que sean de competencia de las Delegadas
para la Investigación y el Juzgamiento
Penal, como también al adecuado control de
las puertas, con el objeto de mantener el
equilibrio en la carga laboral asignada a
cada Delegada y a cada asesor.
También conviene evacuar con prontitud
los asuntos que no sean de competencia de
estas Delegadas y que hayan llegado en
forma errónea, remitiéndolos al competente
e informando al remitente o peticionante el
trámite dado a su asunto.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
260
REPARTO ENTRE PROCURADURIAS
DELEGADAS:
A LA DELEGADA QUE DEBA EFECTUAR
EL REPARTO, LE CORRESPONDE:
SECRETARIO
1. Recibe el proceso, decisión judicial,
petición o asunto y lo radica en el libro de
reparto entre Delegadas.
DELEGADO
2. Tomando en cuenta el orden sucesivo
de los asuntos por repartir (puertas),
mediante el sistema de sorteo distribuye
entre las Delegadas los procesos,
decisiones judiciales, peticiones o asuntos
recibidos.
SECRETARIO
3. Elabora la respectiva acta de reparto
para la revisión y firma de los Delegados,
con anotación expresa de la Delegada que
queda en puertas para cada asunto.
DELEGADOS
4. Suscriben el acta de reparto.
SECRETARIO
5. Hace entrega de los asuntos que hayan
correspondido a la Secretaría de cada
Delegada.
REPARTO INTERNO EN CADA
DELEGADA:
SECRETARIO
1. Recibe los procesos o asuntos que le
hayan correspondido por reparto, los radica
en los libros correspondientes y los entrega
al asesor que se encuentre de reparto.
ASESOR
2. Tomando en cuenta el orden sucesivo
de los asuntos a repartir (puertas), mediante
el sistema de sorteo distribuye entre los
asesores los procesos, decisiones judiciales,
peticiones o asuntos recibidos.
SECRETARIO
3. Elabora la respectiva acta de reparto
para la firma de los asesores.
ASESORES
4. Suscriben el acta de reparto.
SECRETARIO
5. Incorpora al cuadro de procesos activos
el reparto interno efectuado, registra en los
libros de radicación el nombre del asesor a
quien le haya correspondido cada asunto y
le hace entrega de los procesos, decisiones
judiciales, peticiones o asuntos recibidos.
14. INDICADORES
No aplica.
PERIODICIDAD: Semestral.
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
PROCURADURÍA DELEGADA EN
ASUNTOS AMBIENTALES Y AGRARIOS
FEBRERO DE 2001
ACTUALIZACION DEL MANUAL
INTRODUCCION
La Procuraduría General de la Nación es
un organismo con autonomía administrativa,
financiera y presupuestal en los términos
definidos por el Estatuto Orgánico del
Presupuesto Nacional, que ejerce sus
funciones bajo la suprema dirección del
Procurador General de la Nación, cuyo
desarrollo, calidad del servicio y
cumplimiento de las funciones que le han
asignado la Constitución Política y la ley,
dependen en buena parte de la ejecución de
los diferentes procedimientos que le
imprimen su dinámica diaria.
Por ello, los manuales de procedimientos
adquieren un gran valor práctico como guía
para la realización eficiente y eficaz del
trabajo por cada uno de los servidores
públicos de la Entidad.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
261
Dentro de este marco de actuación,
estamos solicitando la máxima colaboración
y diligencia al personal en la observancia de
los procedimientos contenidos en el
presente Manual, en busca de un alto nivel
de desempeño institucional, facilitándose así
el logro de la excelencia en el servicio del
Ministerio Público.
El Viceprocurador General de la Nación,
Carlos Arturo Gómez Pavajeau.
OBJETIVOS DEL MANUAL
El presente Manual es un instructivo que
pretende los siguientes objetivos básicos:
• Orientar al personal en la ejecución de
los diferentes procedimientos, con el fin de
facilitar el trabajo y el logro de la calidad en
el mismo.
• Coadyuvar en la ejecución correcta y
oportuna de las labores encomendadas al
personal y propiciar la uniformidad en el
trabajo.
• Servir de medio de orientación al
personal nuevo, para facilitar su
incorporación al trabajo.
• Propiciar la eficiencia, la eficacia y el
control interno (autocontrol) de la Institución.
• Facilitar la orientación al usuario o
cliente.
Se trata de un material de consulta y
aplicación permanente por quienes tienen la
responsabilidad de dirigir, ejecutar y
controlar los procedimientos respectivos.
DESTINATARIOS
El presente Manual de Procedimientos
está dirigido a los integrantes de la Oficina
de Control Interno, y a los empleados que de
alguna manera tengan participación o
vinculación con dicho instrumento
administrativo.
MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL
El Manual debe ser objeto de
manipulación cuidadosa con el fin de
garantizar el buen estado de las hojas y de
la totalidad del instructivo.
ACTUALIZACION DEL MANUAL
Las modificaciones, sustituciones o
adiciones al Manual de Procedimientos se
efectuarán a través de la Oficina de
Planeación, siguiendo las instrucciones y
metodología de mejoramiento continuo
establecidas en la Procuraduría.
Dependencia: Procuraduría Delegada
para Asuntos Ambientales y Agrarios
Proceso: Intervención Judicial
Procedimiento: Intervención Judicial
Agraria
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Defender el orden jurídico, las garantías y
los derechos fundamentales, sociales,
económicos y culturales, colectivos y del
ambiente, buscando la plena realización de
la justicia en el campo, con miras a lograr la
protección eficaz del campesino,
especialmente en lo relacionado con la
tenencia y producción de la tierra.
2. CLIENTES
Comunidad campesina, Jueces Civiles de
Circuito, Tribunales Superiores de Distrito
Judicial y Corte Suprema de Justicia.
3. ALCANCE
Procesos judiciales agrarios adelantados
por los Jueces Civiles del Circuito,
Tribunales Superiores de Distrito Judicial y
la Corte Suprema de Justicia.
4. RESPONSABILIDADES
El Procurador General de la Nación, el
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
262
Procurador Delegado Para Asuntos
Ambientales y Agrarios, Procuradores
Judiciales Agrarios y los Personeros
Municipales.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política, artículos 64, 65, 66
y 277.
• Decreto 2303 de 1989.
• Código Civil.
• Código de Procedimiento Civil.
• Decreto-ley 262 de 2000.
• Legislación complementaria.
6. DEFINICIONES
AGRARIEDAD: Tierra con vocación de
producción y finalidad económica.
RURAL: Bienes que se encuentran fuera
del perímetro urbano.
7. FORMATOS A UTILIZAR
No aplica.
8. CONDICIONES GENERALES
La intervención Judicial en los procesos
agrarios comprende la participación y
actuación efectiva, encaminada a
salvaguardar el orden jurídico, los derechos
fundamentales y los intereses de la
sociedad, especialmente de la comunidad
campesina.
9. SALIDAS
Memoriales, Recurso de Apelación y
alegatos en el trámite del recurso
extraordinario de casación.
10. REGISTROS
Radicador de documentación recibida.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Actuación oportuna en diligencias,
peticiones, recursos, alegaciones,
sustentaciones y practicas de pruebas.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
SECRETARIO
13.1 Recibe y radica la comunicación
sobre la iniciación del proceso agrario,
remitida por el juez de primera instancia.
PROCURADOR DELEGADO
13.2 Analiza la comunicación y ordena su
remisión al Procurador Judicial Agrario,
según la jurisdicción.
PROCURADORES JUDICIALES
AGRARIOS
13.3 Valoran el proceso judicial cuya
iniciación se le ha comunicado y determinan
si amerita la intervención del Ministerio
Público.
13.4 Vigilan que el proceso en primera
instancia se realice conforme a la Ley, que
se garantice el debido proceso y el derecho
de defensa y se protejan los justos derechos
de la parte más débil, como es el campesino.
13.5 Analizan el fallo de primera instancia.
13.6 Impugnan el fallo si a ello hubiere
lugar.
13.7 Vigilan que el trámite en segunda
instancia se realice conforme a la ley
PROCURADOR DELEGADO
13.8 Interviene en el trámite del Recurso
Extraordinario de Casación ante la Corte
Suprema de Justicia, vigilando que el
proceso se realice conforme a la Ley.
14. INDICADORES
Actuaciones efectivas
—————————————— x 100
Procesos comunicados
PERIODICIDAD: trimestral
Dependencia: Procuraduría Delegada
para Asuntos Ambientales y Agrarios
Proceso: Intervención en procesos
policivos
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
263
Procedimiento: Intervención en procesos
policivos
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Buscar la plena protección de los
derechos y garantías de las personas,
previniendo las perturbaciones que atenten
contra el legítimo ejercicio de sus derechos,
garantizando el cumplimiento de las leyes,
ordenanzas y reglamentos de policía.
2. CLIENTES
Habitantes del Territorio Colombiano,
Inspectores de Policía y Alcaldes
Municipales.
3. ALCANCE
Procesos Policivos que según las
competencias asignadas tramitan las
Alcaldías Municipales los Inspectores de
Policía y las Gobernaciones
Departamentales.
4. RESPONSABILIDADES
Ministerio Público Policivo: Procuradores
judiciales agrarios, Personeros municipales,
comisionados por el Procurador respectivo
dentro del área de jurisdicción.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política, artículo 277.
• Decreto 1355 de 1970.
• Códigos Departamentales de Policía.
• Decreto 747 de 1992.
• Ley 160 de 1994.
• Ley 200 de 1936.
• Decreto 59 de 1938.
• Código Civil.
• Código de Procedimiento Civil.
• Ordenanzas y Demás disposiciones
concordantes.
6. DEFINICIONES
ORDEN PUBLICO: Es el conjunto de
ideas políticas, morales, económicas y
religiosas a las cuales una sociedad estima
ligada su existencia y que tiende a
garantizar la paz, la seguridad, la estabilidad
y la salubridad pública.
7. FORMATOS A UTILIZAR
No aplica.
8. CONDICIONES GENERALES
La intervención del Ministerio Público
debe encausarse dentro de los parámetros,
alcances y fines del derecho policivo, tales
como la prevención, inmediatez y
provisionalidad, observando los principios
constitucionales y legales.
9. SALIDAS
Memoriales y recurso de Apelación
cuando a ello hubiera lugar.
10. REGISTROS
Radicador de documentación recibida.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Actuación oportuna en diligencias,
peticiones, recursos y práctica de pruebas.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
SECRETARIO
13.1 Recibe y radica la comunicación
sobre la iniciación del proceso policivo,
remitida por el Alcalde Municipal o el
Inspector de Policía.
PROCURADOR DELEGADO
13.2 Analiza la comunicación y ordena su
remisión al Procurador Judicial Agrario,
según la jurisdicción.
PROCURADORES JUDICIALES
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
264
AGRARIOS
13.3 Valoran el proceso policivo cuya
iniciación se le ha comunicado y determinan
si intervienen directamente o delegan en el
Personero Municipal.
Cuando actúan directamente:
13.4 Vigilan que el proceso en primera
instancia se realice conforme a la Ley, que
se garantice el debido proceso y el derecho
de defensa.
13.5 Intervienen en la inspección ocular y
en la practica de las demás pruebas.
13.6 Participan en las audiencias.
13.7 Analizan el fallo de primera instancia.
13.8 Impugnan el fallo, si a ello hubiere
lugar.
13.9 Vigilan que el trámite en segunda
instancia se realice conforme a la ley.
13.10 Solicitan informe al Personero
Municipal sobre la función que le ha sido
delegada.
14. INDICADORES
Actuaciones efectivas
——————————————— x 100
Procesos comunicados
PERIODICIDAD: Trimestral
Dependencia: Procuraduría Delegada
para Asuntos Ambientales y Agrarios
Proceso: Intervención en procesos
policivos
Procedimiento: Promoción e intervención
en procesos Judiciales en defensa de los
derechos e intereses colectivos.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Lograr a través de la interposición e
intervención en las Acciones Populares, de
Tutela y de Cumplimiento la defensa del
orden jurídico y de los derechos
fundamentales, colectivos o del ambiente.
2. CLIENTES
La colectividad en general y las
autoridades judiciales competentes, de
conformidad con lo dispuesto en el Decreto
2591 de 1991 y en las Leyes 393 de 1997 y
472 de 1998.
3. ALCANCE
Acciones Populares, de Cumplimiento y
de Tutela, adelantadas por las autoridades
judiciales competentes.
4. RESPONSABILIDADES
El Procurador General de la Nación, el
Procurador Delegado Para Asuntos
Ambientales y Agrarios, los Procuradores
Judiciales Agrarios y los Personeros
Municipales.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política, artículos 86, 87, 88
y 277.
• Decreto 2591 de 1991.
• Ley 393 de 1997.
• Ley 472 de 1998.
• Decreto 262 de 2000.
• Legislación complementaria.
6. DEFINICIONES
ACCIONES POPULARES “son los
remedios procesales colectivos frente a los
agravios y perjuicios públicos. Mediante
éstas cualquier persona perteneciente a un
grupo de la comunidad está legitimada
procesalmente para defender el grupo
afectado por unos hechos o conductas
comunes, con lo cual, simultáneamente
protege su propio interés, obteniendo en
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
265
ciertos casos el beneficio adicional de la
recompensa que, en determinados eventos
otorga la ley”.
La Ley 472 de 1998, establece que “Las
acciones populares se ejercen para evitar el
daño contingente, hacer cesar el peligro, la
amenaza, la vulneración o agravio sobre los
derechos e intereses colectivos, o restituir
las cosas a su estado anterior cuando fuere
posible”.
LA ACCION DE TUTELA, es un
instrumento que permite defender el derecho
a gozar de un ambiente sano. Al respecto
manifestó la Corte Constitucional en
Sentencia T-528 de septiembre 18 de 1992
que “la Carta de 1991, consagra el derecho
al goce de un ambiente sano, no como un
derecho constitucional fundamental sino
como un derecho e interés constitucional. Se
señala de modo indubitable que este
derecho constitucional colectivo puede
vincularse con la violación de otro derecho
constitucional de rango o naturaleza
fundamental, como la salud, la vida o la
integridad física entre otros, para obtener
por vía de tutela el amparo de uno y otro
derecho por vía constitucional...”.
LEY: “en sentido formal es la norma
emanada del poder legislativo que ha sido
dictada según procedimientos
específicamente establecidos para ello. Esta
caracterización no toma en cuenta si el
contenido de la norma es o no general.
“Ley en sentido material es, en cambio,
toda norma jurídica instituida cuyo contenido
se refiere y regula una multiplicidad de
casos, haya o no sido dictada por el órgano
legislativo…”.1
La ley, tanto en sentido formal como
material, y los actos administrativos, son el
objeto de la acción de cumplimiento, pues tal
como lo señala el profesor Ernesto Rey
Cantor, en su obra Acción de Cumplimiento
y Derechos Humanos, los incisos 1 y final
del artículo 8° de la Ley 393 de 1997, al
tratar de la procedibilidad de la acción se
circunscriben a “normas con fuerza de ley”,
sin distinguir si es desde el punto de vista
formal o material. En conclusión incluye los
dos.
7. FORMATOS A UTILIZAR
No aplica.
8. CONDICIONES GENERALES
A través de estos instrumentos judiciales
se busca defender efectivamente el orden
jurídico, los derechos fundamentales y los
intereses de la sociedad, especialmente los
colectivos o del ambiente, principalmente
cuando se han agotado las instancias
administrativas sin encontrar resultados.
9. SALIDAS
Recurso de Apelación y Memoriales.
10. REGISTROS
Radicador de acciones populares, de
tutela y de cumplimiento.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Actuación oportuna en diligencias,
peticiones, recursos, alegaciones,
sustentaciones y prácticas de pruebas.
12. ANEXOS
No aplica
13. ACTIVIDADES
SECRETARIO
13.1 Recibe y radica la comunicación
sobre la admisión de la demanda respectiva
remitida por el juez de primera instancia.
PROCURADOR DELEGADO
13.2 Ordena remitir la comunicación al
Procurador Judicial Agrario correspondiente.
Cuando la Acción es instaurada por la
Procuraduría Delegada, el titular del
despacho designa a un Procurador Judicial
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
266
Agrario o a un profesional para que se
encargue del asunto, advirtiendo que el
primero de ellos puede presentar la
demanda e intervenir directamente.
PROCURADORES JUDICIALES
AGRARIOS
13.3 Elabora la demanda, cuando es la
Procuraduría quien promueve la acción.
13.4 Estudia el expediente
13.5 Interponen los recursos cuando a
ello hubiera lugar.
13.6 Solicitan y participan en la práctica
de pruebas
13.7 Presentan los alegatos
13.8 Vigilan el trámite en segunda
instancia, si a ello hubiere lugar.
14. INDICADORES
Actuaciones efectivas
————————————————————
x 100
Procesos comunicados
Dependencia: Procuraduría Delegada
para Asuntos Ambientales y Agrarios
Proceso: Control de la gestión
Procedimiento: Control de la gestión de
las entidades que forman el Sistema
Nacional de Reforma Agraria.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Buscar que las preceptivas
constitucionales contenidas en los artículos
64, 65 y 66 se cumplan especialmente en la
justicia material y la equidad, promoviendo el
acceso progresivo a la propiedad de la tierra
a los trabajadores agrarios, con el fin de
mejorar el ingreso y la calidad de vida de los
campesinos. Lo anterior, en consonancia
con la ley genitora de la reforma agraria (Ley
160 de 1994 y sus decretos reglamentarios).
2. CLIENTES
Los sujetos de la reforma, es decir los
hombres y mujeres campesinas de escasos
recursos mayores de 16 años que no posean
tierra, los minifundistas, mujeres campesinas
jefes de hogar, las comunidades indígenas y
los beneficiarios de programas especiales
que establezca el Gobierno Nacional.
3. ALCANCE
A los procesos administrativos agrarios,
establecidos por la Ley 160 de 1994 y
normatividad complementaria que adelanta
el Instituto Colombiano de Reforma Agraria.
4. RESPONSABILIDADES
El Procurador General de la Nación,
Procurador Delegado para Asuntos
Ambientales y Agrarios, Procuradores
Judiciales Agrarios.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política, artículos 64, 65, 66
y 277.
• Ley 160 de 1994 y sus Decretos
reglamentarios.
• Código contencioso Administrativo.
• Decreto 2811 de 1974 Código Nacional
de Recursos Naturales.
• Ley 99 de 1993 y legislación
complementaria.
• Ley 70 de 1993.
• Normas concordantes.
6. DEFINICIONES
INCORA: Instituto Colombiano de la
Reforma Agraria.
EXTINCION DE DOMINIO: Sanción que
se impone al propietario de un predio rural
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
267
en los casos taxativamente consagrados en
el artículo 52 de la Ley 160 de 1994, como
consecuencia del principio constitución de la
función social y ecológica de la propiedad.
EXPROPIACION: Figura jurídica en virtud
de la cual se priva del dominio al propietario
de un predio por motivos de utilidad pública
o interés social definidos por el Legislador,
mediante sentencia judicial e indemnización
previa. Podrá adelantarse por vía
administrativa, incluso respecto del precio,
siguiendo las causas y procedimiento
definidos en el Capítulo VII de la Ley 160 de
1994.
CLARIFICACION, DESLINDE Y
RECUPERACION DE BALDIOS:
Procedimientos que adelanta el Instituto de
la Reforma Agraria con el fin de determinar
la situación de las tierras desde el punto de
vista de la propiedad, con el fin de
establecer si han salido o no del dominio del
Estado. Para tal efecto se delimitan las
tierras de propiedad de la Nación de la de
los particulares y se precisa cuando hay
indebida ocupación de terrenos baldíos.
U.A.F.: Unidad Agrícola Familiar. Se
entiende por tal, la empresa básica de
producción agrícola, pecuaria, avícola o
forestal, cuya extensión, conforme a las
condiciones agroecológicas de la zona y con
tecnología adecuada permite a la familia
remunerar su trabajo y disponer de un
excedente que coadyuve a la formación de
su patrimonio.
7. FORMATOS A UTILIZAR
No aplica
8. CONDICIONES GENERALES
Que la labor de prevención, control y
seguimiento no se confunda con la
competencia funcional del ente Fiscalizado,
es decir que no se llegue a coadministrar.
Tener muy clara la competencia de cada
uno de los organismos que integran el
Sistema Nacional de la Reforma Agraria,
para encauzar la optimización de nuestros
funcionarios como Ministerio Público
Agrario.
9. SALIDAS
Recurso de reposición si hay lugar a él,
memoriales o informes evaluativo solicitando
investigación disciplinaria o el archivo de la
actuación.
10. REGISTROS
- Radicador de documentación recibida.
- Indice general de expedientes.
- Radicador de expedientes de control y
seguimiento
- Radicador de expedientes archivados.
- Radicador de expedientes remitidos por
competencia a otras Delegadas.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Correcta elaboración de los informes,
confrontando con el soporte documental y
legal.
• Seguimiento continuo de las metas
propuestas con los resultados obtenidos.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
SECRETARIO
13.1 Recibe y radica la comunicación
PROCURADOR DELEGADO
13.2 Analiza la comunicación y ordena su
remisión al Procurador Judicial Agrario.
PROCURADORES JUDICIALES
AGRARIOS
13.3 Solicitan las pruebas
13.4 Aportan las pruebas documentales.
13.5 Intervienen en las diligencias de
inspección ocular.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
268
13.6 Vigilan la valoración probatoria.
13.7 Controlan el debido proceso y del
derecho de defensa de los posibles titulares
del derecho de dominio y de los campesinos
poseedores de predios.
13.8 Revisan los procesos administrativos
adelantados por el Incora, buscando que se
ajusten a lo dispuesto en la Ley 160 de 1994
y sus decretos reglamentarios.
13.9 Participan en las audiencias
celebradas dentro del proceso de
adquisición de predios.
13.10 Participan en los comités de
selección para adjudicación de parcelas.
13.11 Participan en los comités de
Reforma Agraria.
13.12 Controlan el avalúo de los predios.
13.13 Vigilan que los predios que se
adquieran para fines de reforma Agraria
cumplan con los requisitos exigidos por la
ley, especialmente en lo relacionado con la
condición agrológica de la tierra.
13.14 Solicitan investigaciones
disciplinarias cuando a ello hubiese lugar.
13.15 Participan en la diligencia de
inspección de los proyectos productivos
desarrollados por los adjudicatarios de
Incora, para determinar si se está
cumpliendo con los objetivos de la ley
agraria.
13.16 Verifican el control efectuado por el
Incora a los predios abandonados por los
adjudicatarios.
13.17 Controlan las estadísticas de los
predios adquiridos.
13.18 Exigen el reembolso del subsidio
atorgado por el Incora a los beneficiarios
cuando se den las causales establecidas en
el literal c) del artículo 5° del Decreto 1031
de 1995.
14. INDICADORES
Actuaciones efectivas
——————————————————— x
100
Procesos comunicados
Actuaciones en expedientes a cargo
————————————————————
——— x 100
Expedientes a cargo
Actuaciones frente a las quejas o
información recibida
————————————————————
———————————x 100
Quejas o informaciones recibidas
Dependencia: Procuraduría Delegada
para Asuntos Ambientales y Agrarios
Proceso: Control de la gestión
Procedimiento: Control de gestión de
entidades publicas ambientales.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Buscar que las autoridades a quien
corresponda la protección del medio
ambiente cumplan y hagan cumplir la
normativa legal sobre la materia, dentro de
condiciones de agilidad y de manera objetiva
y transparente.
2. CLIENTES
La colectividad en general, las personas
afectadas con la contaminación ambiental y
las entidades públicas a quienes
corresponde la protección de los recursos
naturales renovables y el medio ambiente.
3. ALCANCE
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
269
El procedimiento se aplica a todas las
autoridades a quienes corresponde por ley,
la protección del medio ambiente y los
recursos naturales renovables, a los
miembros de la Delegada para asuntos
ambientales y agrarios y a los Personeros
Municipales.
4. RESPONSABILIDADES
Procurador Delegado Para Asuntos
Ambientales y Agrarios, los Procuradores
Judiciales Agrarios, los personeros
municipales y demás funcionarios de la
Delegada a quienes se comisiona para
adelantar la actuación.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política, artículos 79, 80, 81
y 277.
• Decreto 2811 de 1974.
• Decreto 1594 de 1984.
• Ley 99 de 1993.
• Decreto 262 de 2000.
• Legislación complementaria.
6. DEFINICIONES
SINA: Sistema Nacional Ambiental. Es el
conjunto de orientaciones, normas,
actividades, recursos, programas e
instituciones que permiten la puesta en
marcha de los principios generales
ambientales contenidos en la Ley 99 de
1993.
DESARROLLO SOSTENIBLE: “...el que
conduzca al crecimiento económico, a la
elevación de la calidad de vida y al bienestar
social, sin agotar la base de recursos
naturales renovables en que se sustenta, ni
deteriorar el medio ambiente o el derecho de
las generaciones futuras a utilizarlo para la
satisfacción de sus propias necesidades”
(Ley 99 de 1993, art. 3°).
CONTAMINACION: La alteración del
medio ambiente por sustancias o formas de
energía puestas allí por la actividad humana
o de la naturaleza en cantidades,
concentraciones o niveles capaces de
interferir con el bienestar y la salud de las
personas, atentar contra la flora y la fauna,
degradar la calidad del medio ambiente o
afectar los recursos de la nación o de los
particulares (Dec. 2811 de 1974, art. 4°).
CONTAMINANTE: Todo elemento,
combinación de elementos, o forma de
energía que actual o potencialmente pueda
producir alguna o algunas de las
alteraciones ambientales descritas en el
artículo 4° del Decreto 2811 de 1974 (art. 5°
ibídem).
PRINCIPIO DE PRECAUCION: “…cuando
exista peligro de daño grave e irreversible la
falta de certeza científica absoluta no deberá
utilizarse como razón para postergar la
adopción de medidas eficaces para impedir
la degradación del medio ambiente” (Ley 99
de 1993, art. 1.6).
LICENCIA AMBIENTAL: “Autorización
que otorga la autoridad ambiental
competente para la ejecución de una obra o
actividad, sujeta al cumplimiento por el
beneficiario de los requisitos que la misma
establezca en relación con la prevención,
mitigación, corrección, compensación y
manejo de los efectos ambientales de la
obra o actividad autorizada” (Ley 99 de
1993, art. 50).
ESTUDIO DE IMPACTO AMBIENTAL:
“Conjunto de información que deberá
presentar ante la autoridad ambiental
competente el peticionario de una Licencia
Ambiental”.
PARTICIPACION CIUDADANA:
Intervención del ciudadano en las decisiones
que lo afectan y en la vida económica,
ambiental, política, administrativa y cultural
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
270
de la Nación. (art. 2 C.P.)
7. FORMATOS A UTILIZAR
No aplica.
8. CONDICIONES GENERALES
Que la labor de prevención, control y
seguimiento no se confunda con la
competencia funcional del ente Fiscalizado,
es decir que no se llegue a coadministrar.
Tener muy clara la competencia de cada
uno de los organismos que integran el
Sistema Nacional Ambiental, para encauzar
la optimización de nuestras funciones como
Ministerio Público.
9. SALIDAS
Informe evaluativo, recomendando el
archivo de la actuación y/o investigación
disciplinaria, en el primer caso se expide el
auto de archivo.
10. REGISTROS
Guías de inspección técnica para
diferentes actividades, tales como proyectos
petroleros, mineros, zoocriaderos, rellenos
sanitarios, hospitales y cementerios.
- Radicador de documentación recibida.
- Indice general de expedientes.
- Radicador de expedientes de control y
seguimiento
- Radicador de expedientes archivados
- Radicador de expedientes remitidos a
otras Delegadas por competencia.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Correcta realización de la actuación,
confrontando con el soporte documental y
legal.
Seguimiento continuo de las metas
propuestas y los resultados obtenidos.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
SECRETARIO
13.1 Recibe y radica la queja o
información.
PROCURADOR DELEGADO
13.2 Analiza la queja o información y
designa el Procurador Judicial Agrario,
Abogado o Profesional en el área técnica
que adelantará la labor de control de
gestión.
13.3 Ordena de oficio visitas de control de
gestión a las entidades públicas
ambientales.
SECRETARIO
13.4 Conforma el expediente y lo entrega
al funcionario designado por el Delegado.
PROCURADORES JUDICIALES
AGRARIO – PROFESIONALES.
13.5 Estudian el caso, practican las
diligencias pertinentes, elaboran el informe
evaluativo recomendando el archivo de la
actuación y/o investigación disciplinaria.
13.6 Elaboran el proyecto de auto de
archivo y de aquel a través del que el
Procurador Delegado ordena remitir la
actuación a la oficina competente para una
eventual investigación disciplinaria.
PROCURADOR DELEGADO
13.7 Estudia y acoge el informe y
proyectos de auto.
14. INDICADORES
Actuaciones en expedientes a cargo
————————————————————
——————————— x 100
Expedientes a cargo
Actuaciones frente a las quejas o
informaciones recibidas
————————————————————
—————————— x 100
Quejas o informaciones recibidas
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
271
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
PROCURADURIA DELEGADA EN LO CIVIL
FEBRERO DE 2001
ACTUALIZACION DEL MANUAL
INTRODUCCION
La Procuraduría General de la Nación es
un organismo con autonomía administrativa,
financiera y presupuestal en los términos
definidos por el Estatuto Orgánico del
Presupuesto Nacional, que ejerce sus
funciones bajo la suprema dirección del
Procurador General de la Nación, cuyo
desarrollo, calidad del servicio y
cumplimiento de las funciones que le han
asignado la Constitución Política y la ley,
dependen en buena parte de la ejecución de
los diferentes procedimientos que le
imprimen su dinámica diaria.
Por ello, los manuales de procedimientos
adquieren un gran valor práctico como guía
para la realización eficiente y eficaz del
trabajo por cada uno de los servidores
públicos de la Entidad.
Dentro de este marco de actuación,
estamos solicitando la máxima colaboración
y diligencia al personal en la observancia de
los procedimientos contenidos en el
presente Manual, en busca de un alto nivel
de desempeño institucional, facilitándose así
el logro de la excelencia en el servicio del
Ministerio Público.
El Viceprocurador General de la Nación,
Carlos Arturo Gómez Pavajeau.
OBJETIVOS DEL MANUAL
El presente Manual es un instructivo que
pretende los siguientes objetivos básicos:
• Orientar al personal en la ejecución de
los diferentes procedimientos, con el fin de
facilitar el trabajo y el logro de la calidad en
el mismo.
• Coadyuvar en la ejecución correcta y
oportuna de las labores encomendadas al
personal y propiciar la uniformidad en el
trabajo.
• Servir de medio de orientación al
personal nuevo, para facilitar su
incorporación al trabajo.
• Propiciar la eficiencia, la eficacia y el
control interno (autocontrol) de la Institución.
• Facilitar la orientación al usuario o
cliente.
Se trata de un material de consulta y
aplicación permanente por quienes tienen la
responsabilidad de dirigir, ejecutar y
controlar los procedimientos respectivos.
DESTINATARIOS
El presente Manual de Procedimientos
está dirigido a los integrantes de la Oficina
de Control Interno, y a los empleados que de
alguna manera tengan participación o
vinculación con dicho instrumento
administrativo.
MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL
El Manual debe ser objeto de
manipulación cuidadosa con el fin de
garantizar el buen estado de las hojas y de
la totalidad del instructivo.
ACTUALIZACION DEL MANUAL
Las modificaciones, sustituciones o
adiciones al Manual de Procedimientos se
efectuarán a través de la Oficina de
Planeación, siguiendo las instrucciones y
metodología de mejoramiento continuo
establecidas en la Procuraduría.
Dependencia: Delegada para Asuntos
Civiles
Proceso: Intervención ante las
autoridades públicas en defensa del orden
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
272
jurídico, del patrimonio público, de las
garantías y los derechos fundamentales,
sociales, económicos, culturales y
colectivos.
Procedimiento: Trámite de la petición o
queja formulada para intervenir como
Ministerio Público.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Intervenir eficaz y oportunamente como
Ministerio Público ante las autoridades
estatales con el fin de garantizar la defensa
de los bienes de la Nación y lograr aquellos
que se encuentran ilegítimamente en poder
de personas naturales o jurídicas su
recuperación.
2. CLIENTES
Autoridades, entidades estatales y
veeduría ciudadana, personas naturales o
jurídicas y a cualquier otra forma asociativa
con o sin personalidad jurídica que estén en
posesión irregular de bienes de la Nación y
Procuraduría General de la Nación.
3. ALCANCE
Se aplica este procedimiento a las
personas naturales y jurídicas que sin
autorización de la autoridad competente
ocupen ilegalmente los bienes de uso
público; así como a las entidades estatales
para garantizar la preservación y defensa de
los mismos.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a las entidades
estatales, Procuraduría Delegada para
Asuntos Civiles, secretaría y abogados
adscritos a la misma Delegada.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política.
• Código de Procedimiento Civil.
• Decreto 2324 de 1984.
• Código Nacional de Policía.
• Ley 9ª de 1989.
• Ley 388 de 1997.
• Demás normas concordantes y
complementarias.
6. DEFINICIONES
No se aplican.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Modelo de informes.
• Formatos para estadísticas.
8. CONDICIONES GENERALES
Acreditar la naturaleza jurídica por los
medios legales establecidos del bien de uso
público cuya restitución o tutela se pretende.
9. SALIDAS
Informes evaluativos del comisionado con
las recomendaciones y sugerencias en el
sentido de oficiar a la autoridad competente
para que inicie las acciones en defensa del
bien que se pretende restituir o proteger o
archivo de las diligencias.
10. REGISTROS
• Oficios.
• Telegramas.
• Informes periódicos.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Informes periódicos con los cuales se
establece que el procedimiento se está
realizando, para salvaguardar los bienes
públicos, la intervención debe ser oportuna,
de tal forma que brinde protección al
patrimonio de la Nación.
12. ANEXOS
No aplica.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
273
13. ACTIVIDADES
NOTIFICADOR
13.1. Recoge la correspondencia del
C.A.P. (Centro de Atención al Público), la
incluye en el consecutivo que para el efecto
se lleva en la Delegada y la pasa al
Secretario.
SECRETARIO
13.2 Revisa la correspondencia y la
clasifica. La solicitud relacionada con la
defensa de los bienes de la Nación pasa al
sustanciador.
SUSTANCIADOR
13.3 Proyecta auto de comisión y pasa al
oficinista.
OFICINISTA
13.4 Radica la petición en el libro diario y
la pasa al Despacho de la Delegada.
DELEGADA
13.5 Firma el auto de acuerdo con la
petición y lo devuelve a la oficinista.
OFICINISTA
13.6 Lo desanota del libro diario y lo pasa
al secretario.
SECRETARIO
13.7 Cumple lo ordenado por el
Despacho.
a) Comunica al interesado la decisión del
Despacho;
b) Se asigna número al expediente y
pasa a la oficinista.
OFICINISTA
13.8 Radica expedientes.
a) Hace carátula;
b) Radica;
c) Entrega al abogado comisionado,
quien firma el recibido.
ABOGADO
13.9 Recibe el expediente.
a) Estudia y analiza las actuaciones;
b) Solicita los documentos o pruebas
pertinentes;
c) Elabora informe con sugerencias y
recomendaciones tales como archivo del
expediente, oficiar a las personas naturales
o jurídicas si da a lugar, remitir a la oficina
competente, etc., y lo pasa al sustanciador.
SUSTANCIADOR
13.10 Proyecta el auto correspondiente y
lo pasa a la oficinista.
OFICINISTA
13.11 Lo anota en el libro diario y lo pasa
al Despacho.
DESPACHO
13.12 Evalúa el informe mediante auto.
a) Si lo considera pertinente y se hace
necesario, solicita al abogado
complementación o aclaración al informe;
b) Si está de acuerdo con el informe
inicial ordena cumplir las recomendaciones y
sugerencias;
c) Devuelve el expediente a la oficinista.
OFICINISTA
13.13 Desanota el expediente en el libro
diario y pasa al secretario.
SECRETARIO
13.14 Cumple lo decidido por el
Despacho, que será una de las siguientes
opciones:
a) Archivar;
b) Entregar al abogado para vigilancia;
c) Remitir al competente;
d) Entregar al Procurador Judicial para
que intervenga;
e) Comunicar al peticionario la decisión
tomada;
f) Para cumplir algunas de las anteriores
pasa al oficinista.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
274
OFICINISTA
13.15 Hace las desanotaciones
pertinentes.
a) Desanota;
b) Lo entrega al abogado si es el caso;
c) Lo entrega al Procurador Judicial si es
el caso;
d) Lo envía a la oficina correspondiente,
evento en el cual pasa al notificador;
e) Si no es ninguna de las anteriores, lo
archiva.
NOTIFICADOR
Lo lleva a la oficina competente.
14. INDICADORES
Trimestrales
Negocios en los que es necesaria la
intervención
——————————————————
————— X 100
Total de negocios revisados
Total intervención efectiva
——————————————————
—————X 100
Total de procesos con intervención
Dependencia: Delegada para Asuntos
Civiles
Proceso: Intervención ante las
autoridades públicas en defensa del orden
jurídico, del patrimonio público, de las
garantías y los derechos fundamentales,
sociales, económicos, culturales y
colectivos.
Procedimiento: Trámite de la petición o
queja formulada para intervenir como
Ministerio Público.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Intervenir adecuada y oportunamente
como Ministerio Público ante las autoridades
estatales con el fin de que se garantice la
defensa de los bienes y recursos de la
Nación por parte de los funcionarios
encargados de su custodia, vigilancia y
administración.
2. CLIENTES
Autoridades, entidades estatales y
veeduría ciudadana, personas naturales o
jurídicas y a cualquier otra forma asociativa
con o sin personería jurídica que estén en
posesión irregular de bienes de la Nación y
Procuraduría General de la Nación.
3. ALCANCE
Se aplica este procedimiento a las
personas naturales y jurídicas que sin
autorización de la autoridad competente
ocupen ilegalmente los bienes de uso
público; así como a las entidades estatales
para garantizar la preservación y defensa de
los mismos.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a las entidades
estatales, Procuraduría Delegada para
Asuntos Civiles, secretaría y abogados
adscritos a la misma Delegada
5. REFERENCIAS
• Constitución Política.
• Código de Procedimiento Civil.
• Decreto 2324 de 1984.
• Código Nacional de Policía.
• Ley 9ª de 1989.
• Ley 388 de 1997.
• Demás normas concordantes y
complementarias.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
275
6. DEFINICIONES
No se aplican.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Modelo de informes
• Formatos para estadísticas
8. CONDICIONES GENERALES
Acreditar la naturaleza jurídica por los
medios legales establecidos del bien de uso
público cuya restitución o tutela se pretende.
9. SALIDAS
Informes evaluativos del comisionado con
las recomendaciones y sugerencias en el
sentido de oficiar a la autoridad competente
para que inicie las acciones en defensa del
bien que se pretende restituir o proteger o
archivo de las diligencias.
10. REGISTROS
• Oficios
• Telegramas
• Informes periódicos
11. BASES DE AUTOCONTROL
La intervención oportuna para que los
bienes y recursos de la Nación estén
protegidos y las acciones adelantadas para
su recuperación y protección, para lo cual se
ejerce control periódico al procedimiento que
se desarrolla.
12. ANEXOS
No aplica
13. ACTIVIDADES
NOTIFICADOR
13.1 Recoge la correspondencia del
C.A.P. (Centro de Atención al Público), la
incluye en el consecutivo que para el efecto
se lleva en la Delegada y la pasa al
secretario.
SECRETARIO
13.2 Revisa la correspondencia y la
clasifica. La solicitud relacionada con la
defensa de los bienes de la Nación, pasa al
sustanciador.
SUSTANCIADOR
13.3 Proyecta auto de comisión y pasa a
la oficinista.
OFICINISTA
13.4 Radica la petición en el libro diario y
la pasa al Despacho de la Delegada.
DESPACHO
13.5 Firma el auto de acuerdo con la
petición y lo devuelve a la oficinista.
OFICINISTA
13.6 Lo desanota del libro diario y lo pasa
al secretario.
SECRETARIO
13.7 Cumple lo ordenado por el
Despacho.
a) Comunica al interesado la decisión del
Despacho;
b) Se asigna número al expediente y pasa
a la oficinista.
OFICINISTA
13.8 Radica expedientes.
a) Hace carátula;
b) Radica;
c) Entrega al abogado comisionado, quien
firma el recibido.
ABOGADO
13.9 Recibe el expediente.
a) Estudia y analiza las actuaciones;
b) Solicita los documentos o pruebas
pertinentes;
c) Elabora informe con sugerencias y
recomendaciones tales como archivo del
expediente, oficiar a las personas naturales
o jurídicas si da a lugar, remitir a la oficina
competente, etc., y lo pasa al sustanciador.
SUSTANCIADOR
13.10 Proyecta el auto correspondiente y
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
276
lo pasa a la oficinista.
OFICINISTA
13.11 Lo anota en el libro diario y lo pasa
al Despacho.
DESPACHO
13.12 Evalúa el informe mediante auto.
a) Si lo considera pertinente y se hace
necesario, solicita al abogado
complementación o aclaración al informe;
b) Si está de acuerdo con el informe
inicial, ordena cumplir las recomendaciones
y sugerencias;
c) Devuelve el expediente a la oficinista.
OFICINISTA
13.13 Desanota el expediente en el libro
diario y pasa al secretario.
SECRETARIO
13.14 Cumple lo decidido por el
Despacho, que será una de las siguientes
opciones:
a) Archivar;
b) Entregar al abogado para vigilancia;
c) Remitir al competente;
d) Entregar al Procurador Judicial para
que intervenga;
e) Comunicar al peticionario la decisión
tomada;
f) Para cumplir algunas de las anteriores,
pasa al oficinista.
OFICINISTA
13.15 Hace las desanotaciones
pertinentes.
a) Desanota;
b) Lo entrega al abogado si es el caso;
c) Lo entrega al Procurador Judicial si es
el caso;
d) Lo envía a la oficina correspondiente,
evento en el cual pasa al notificador;
e) Si no es ninguna de las anteriores lo
archiva.
NOTIFICADOR
Lo lleva a la oficina competente.
14. INDICADORES
Trimestrales
Total peticiones resueltas satisfactoriamente
——————————————————
—————— X 100
Total peticiones de defensa de bienes de
uso público
Dependencia: Delegada para Asuntos
Civiles
Proceso: Intervención ante las
autoridades públicas en defensa del orden
jurídico, del patrimonio público, de las
garantías y los derechos fundamentales,
sociales, económicos, culturales y
colectivos.
Procedimiento: Trámite de la petición o
queja formulada para intervenir como
Ministerio Público.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Intervenir eficaz y oportunamente como
Ministerio Público ante las autoridades
judiciales con el fin de garantizar el orden
jurídico, patrimonio público, las garantías y
derechos fundamentales, sociales,
económicos, culturales y colectivos.
2. CLIENTES
Autoridades, entidades estatales y
personas naturales o jurídicas.
3. ALCANCE
Se aplica este procedimiento a todas las
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
277
solicitudes formuladas para intervenir como
Ministerio Público y las que se ordenen
oficiosamente.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los
solicitantes, Rama Jurisdiccional en materia
civil, Procuraduría, Consejo Superior de la
Judicatura.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política.
• Decreto 262 de 2000.
• Resolución 017 de 2000.
• Código de Procedimiento Civil.
• Código Civil.
• Código de Comercio.
• Demás normas concordantes y
complementarias.
6. DEFINICIONES
No se aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Modelo de informes.
• Formatos para estadísticas.
• Modelo de auto.
8. CONDICIONES GENERALES
Establecer las irregularidades
denunciadas por los peticionarios con el fin
de intervenir en defensa del orden jurídico o
del patrimonio público o de los derechos y
garantías fundamentales.
9. SALIDAS
Registro de solicitudes de intervención.
10. REGISTROS
• Solicitudes de intervención.
• Intervenciones de oficio.
• Informes periódicos,
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Revisión del proceso en los Juzgados,
para que su trámite sea ágil y no se vulnere
ningún derecho, ni el debido proceso.
• Informes periódicos con los cuales se
establece que el procedimiento se está
realizando.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
NOTIFICADOR
13.1 Recoge la correspondencia del
C.A.P. (Centro de Atención al Público), la
incluye en el consecutivo que para el efecto
se lleva en la Delegada y la pasa al
secretario.
SECRETARIO
13.2 Revisa la correspondencia, la
clasifica y las peticiones para intervención
en materia civil pasa al sustanciador.
SUSTANCIADOR
13.3 Proyecta auto de comisión y pasa a
la oficinista.
OFICINISTA
13.4 Radica la petición en el libro diario y
la pasa al Despacho de la Delegada.
DELEGADA
13.5 Firma el auto de acuerdo con la
petición y lo devuelve a la oficinista.
OFICINISTA
13.6 Lo desanota del libro diario y lo pasa
al secretario.
SECRETARIO
13.7 Cumple lo ordenado por el
Despacho.
a) Comunica al interesado la decisión del
Despacho;
b) Se asigna número al expediente y
pasa a la oficinista.
OFICINISTA
13.8 Radica expedientes.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
278
a) Hace carátula;
b) Radica;
c) Entrega al abogado comisionado, quien
firma el recibido.
ABOGADO
13.9 Recibe el expediente.
a) Revisa el proceso materia de la
comisión;
b) Elabora informe evaluativo
confrontando la actuación encontrada en el
proceso con las inconformidades
presentadas por el solicitante o los
inconvenientes que detecte en los que se
ordena revisión de oficio con
recomendaciones y sugerencias como
intervención de la Delegada como Ministerio
Público; vigilancia; archivo de las diligencias
por ser infundada la solicitud o encontrarse
irregularidades al revisar el proceso objeto
de la comisión. Pasa el expediente al
sustanciador.
SUSTANCIADOR
13.10 Proyecta el auto correspondiente y
lo pasa a la oficinista.
OFICINISTA
13.11 Lo anota en el libro diario y lo pasa
al Despacho.
DESPACHO
13.12 Evalúa el informe mediante auto.
a) Si lo considera pertinente y se hace
necesario, solicita al abogado
complementación o aclaración al informe;
b) Si está de acuerdo con el informe
inicial, ordena cumplir las recomendaciones
y sugerencias;
c) Devuelve el expediente a la oficinista.
OFICINISTA
13.13 Desanota el expediente en el libro
diario y pasa al secretario.
SECRETARIO
13.14 Cumple lo decidido por el
Despacho, que será una de las siguientes
opciones:
a) Archivar;
b) Entregar al abogado para vigilancia;
c) Remitir al competente;
d) Entregar al Procurador Judicial para
que intervenga;
e) Comunicar al peticionario la decisión
tomada;
f) Para cumplir algunas de las anteriores
pasa al oficinista.
OFICINISTA
13.15 Hace las desanotaciones
pertinentes.
a) Desanota;
b) Lo entrega al abogado si es el caso;
c) Lo entrega al Procurador Judicial si es
el caso;
d) Lo envía a la oficina correspondiente,
evento en el cual pasa al notificador;
e) Si no es ninguna de las anteriores, lo
archiva.
NOTIFICADOR
13.16 Lo lleva a la oficina competente.
14. INDICADORES
Total intervenciones satisfactorias
——————————————————
— X 100
Total negocios recibidos para intervención
Dependencia: Delegada para Asuntos
Civiles
Proceso: Intervención ante las
autoridades públicas en defensa del orden
jurídico, del patrimonio público, de las
garantías y los derechos fundamentales,
sociales, económicos, culturales y
colectivos.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
279
Procedimiento: Trámite de la petición o
queja formulada para intervenir como
Ministerio Público.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Teniendo en cuenta las irregularidades
encontradas después de la revisión
efectuada al proceso, se debe intervenir de
manera oportuna y ágil para que se adecue
el trámite a los procedimientos legales o se
defienda el patrimonio público, si está en
entredicho.
2. CLIENTES
Autoridades judiciales en materia civil,
procuradores judiciales adscritos a la
Delegada y peticionarios.
3. ALCANCE
Se aplica este procedimiento a todos los
procesos en que se deba garantizar el orden
jurídico, los derechos o garantías
fundamentales y la defensa del patrimonio
público.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los
procuradores judiciales adscritos a la
Delegada para Asuntos Civiles, a la
jurisdicción ordinaria en materia civil, al
Consejo de la Judicatura y a los
peticionarios.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política.
• Decreto 262 de 2000.
• Resolución 017 de 2000.
• Código de Procedimiento Civil.
• Código Civil.
• Código de Comercio.
• Demás normas concordantes y
complementarias.
6. DEFINICIONES
No se aplican.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Modelo de informes.
• Formatos para estadísticas.
• Modelo de auto.
8. CONDICIONES GENERALES
Atender a los términos judiciales para
presentar los escritos de manera oportuna.
9. SALIDAS
Registro de solicitudes de intervención.
10. REGISTROS
• Solicitudes de intervención.
• Intervenciones de oficio.
• Informes periódicos.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Vigilar que se adecue el trámite a los
procedimientos legales y proteger en forma
oportuna y segura el patrimonio público.
12. ANEXOS
No aplica
13. ACTIVIDADES
OFICINISTA
13.1 Hace entrega del expediente al
Procurador Judicial previa constancia de
recibido.
PROCURADOR JUDICIAL
13.2 Recibe el expediente.
a) Estudia todo lo actuado para tener
conocimiento de la intervención que se
ordena;
b) Prepara el escrito de la intervención;
c) Lo presenta en el Despacho Judicial
correspondiente;
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
280
d) Continúa vigilancia del proceso;
e) Cumple el objeto de la intervención,
rinde informe al Despacho con
recomendaciones para su archivo y lo pasa
al sustanciador.
SUSTANCIADOR
13.3 Proyecta auto de comisión y pasa a
la oficinista.
OFICINISTA
13.4 Anota lo correspondiente al
expediente en el libro diario y lo pasa al
Despacho de la Delegada.
DELEGADA
13.5 Mediante auto, ordena el archivo del
expediente, dando instrucciones de que
comunique al peticionario de la decisión y lo
devuelve a la oficinista.
OFICINISTA
13.6 Lo desanota del libro diario y lo pasa
al secretario.
SECRETARIO
13.7 Cumple lo ordenado por el
Despacho.
a) Comunica al interesado la decisión del
Despacho;
b) Desanota y archiva el expediente.
14. INDICADORES
Total conceptos emitidos
——————————————————
— X 100
Total procesos recibidos para concepto
Dependencia: Delegada para Asuntos
Civiles
Proceso: Intervención ante las
autoridades públicas en defensa del orden
jurídico, del patrimonio público, de las
garantías y los derechos fundamentales,
sociales, económicos, culturales y
colectivos.
Procedimiento: Trámite de la petición o
queja formulada para intervenir como
Ministerio Público.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Verificar que las pruebas solicitadas no se
opongan a las leyes colombianas, o a otras
disposiciones nacionales de orden público,
que se halle el exhorto debidamente
autenticado y traducido al idioma castellano
si fuere el caso.
2. CLIENTES
Autoridades extranjeras del orden
jurisdiccional, jueces civiles del circuito,
procuradores judiciales adscritos a la
Delegada.
3. ALCANCE
Se aplica este procedimiento a las
solicitudes de pruebas que mediante exhorto
requieren funcionarios extranjeros para que
se practique por los jueces colombianos.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los jueces
civiles del circuito, procuradores judiciales
adscritos a la Delegada para Asuntos
Civiles, y sección de notificaciones de la
Oficina Judicial.
5. REFERENCIAS
• Decreto 262 de 2000.
• Código de Procedimiento Civil.
• Código Civil.
• Demás normas concordantes y
complementarias.
6. DEFINICIONES
No se aplican.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
281
7. FORMATOS A UTILIZAR
No se aplican.
8. CONDICIONES GENERALES
Que el exhorto cumpla con las exigencias
de la ley colombiana.
9. SALIDAS
Listado de exhortos.
10. REGISTROS
• Solicitudes de intervención.
• Intervención.
• Concepto.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Confrontar el exhorto con la legislación
nacional para establecer si está conforme
con la misma y no se oponía ninguna
disposición y verificar que su trámite se
realice oportunamente.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
JUZGADOS DEL CIRCUITO
13.1 Hace entrega del exhorto junto con la
notificación en la secretaría de la Delegada.
SECRETARIA
13.2 Recibe el exhorto y lo pasa al
sustanciador.
SUSTANCIADOR
13.3 Proyecta auto asignando Procurador
Judicial y pasa a la oficinista.
OFICINISTA
13.4 Anota lo correspondiente al exhorto
en el libro diario y lo pasa al Despacho de la
Delegada.
DESPACHO
13.5 Se notifica y designa Procurador
Judicial mediante auto proyectado y lo
devuelve a la oficinista.
OFICINISTA
13.6 Lo desanota del libro diario y lo pasa
al secretario.
SECRETARIO
13.7 Lo radica y lo entrega al Procurador
Judicial.
PROCURADOR JUDICIAL
13.8 Recibe el exhorto.
a) Lo estudia y confronta con la
legislación colombiana;
b) Emite concepto y lo devuelve a la
secretaría.
SECRETARIO
13.9 Desanota el expediente y lo remite al
Juzgado Civil del Circuito de origen con el
notificador de la Delegada.
NOTIFICADOR
13.10 Hace entrega del exhorto en el
Juzgado correspondiente.
14. INDICADORES
Total intervenciones
———————————————— X
100
Total notificaciones y traslados
Dependencia: Delegada para Asuntos
Civiles
Proceso: Intervención ante las
autoridades públicas en defensa del orden
jurídico, del patrimonio público, de las
garantías y los derechos fundamentales,
sociales, económicos, culturales y
colectivos.
Procedimiento: Trámite de la petición o
queja formulada para intervenir como
Ministerio Público.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
282
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Establecer que las sentencias u otras
providencias que revistan el carácter de tal,
pronunciadas por país extranjero, y que se
pretende surtan efecto en nuestro país,
cumplan con los requisitos de reciprocidad
legislativo o diplomático, además que se
hayan traducido al idioma castellano si fuere
necesario.
2. CLIENTES
Todas las personas naturales o jurídicas y
a cualquier otra forma asociativa con o sin
personalidad jurídica que presenten solicitud
ante la Corte Suprema de Justicia-Sala de
Casación civil para que se conceda
exequátur a una sentencia o providencia
dictada en país extranjero.
3. ALCANCE
Se aplica este procedimiento a la Sala de
Casación Civil de la Corte Suprema de
Justicia- Ministerio de Relaciones Exteriores
de Colombia-Procuraduría Delegada para
Asuntos Civiles y a las partes involucradas
en la sentencia o providencia objeto del
exequátur.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a las partes
que cobija la sentencia o providencia objeto
de exequátur, Procuraduría Delegada para
Asuntos Civiles, Corte Suprema de Justicia-
Sala de Casación Civil.
5. REFERENCIAS
• Decreto 262 de 2000.
• Código de Procedimiento Civil.
• Demás normas concordantes y
complementarias.
6. DEFINICIONES
No se aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Modelo de diligencias de notificación y
traslado.
8. CONDICIONES GENERALES
Toda sentencia o providencia que revista
el carácter de tal puede tener eficacia en
nuestro país, siempre que previo el
procedimiento previsto por el Libro Quinto
Título XXXVI, Capítulo Y, se le conceda el
exequátur. Para ello se debe acreditar la
reciprocidad diplomática esto es que se haya
suscrito tratado entre Colombia con el país
de origen de la sentencia, sobre la fuerza
que se les reconoce a tales piezas jurídicas
o si no existiere tratado se deberá dictar la
reciprocidad legislativa aportando copia de
la respectiva ley; si la sentencia o
providencia no está en idioma castellano, se
debe traducir.
9. SALIDAS
Efectuar inventario de las intervenciones
en trámite de exequátur.
10. REGISTROS
• Solicitudes de intervención.
• Intervención.
• Concepto.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Establecer que se cumplan los requisitos
exigidos por la legislación procesal civil para
que se decrete el exequátur frente a la
sentencia o providencia que se pretende se
le reconozcan efectos en Colombia,
mediante vigilancia del trámite.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
CORTE SUPREMA DE JUSTICIA
13.1 Deja el expediente en la secretaría
de la Delegada para notificación y traslado.
SECRETARIA
13.2 Recibe el expediente y procede a:
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
283
a) Radicar;
b) Elaborar proyecto de notificación
personal;
c) Pasar el expediente al oficinista.
OFICINISTA
13.3 Anota lo correspondiente al
expediente en el libro diario y lo pasa al
Despacho de la Delegada.
DESPACHO
13.4 Se notifica y designa abogado para
que proyecte concepto y lo devuelve a la
oficinista.
OFICINISTA
13.5 Lo desanota del libro diario y lo pasa
al abogado comisionado.
ABOGADO
13.6 Recibe el expediente y procede a:
a) Estudiar, revisar y evaluar la demanda
y las pruebas;
b) Proyectar concepto para la firma del
Delegado;
c) Pasarlo al oficinista.
OFICINISTA
13.7 Recibe el expediente del abogado,
desanota en el libro y pasa al Despacho.
DESPACHO
13.8 El Delegado firma el concepto y lo
devuelve al oficinista para que haga las
desanotaciones del caso y entregue el
concepto al notificador para que a su vez
haga entrega en la secretaría de la Sala de
Casación Civil de la Corte Suprema de
Justicia.
NOTIFICADOR
13.9. Hace entrega del exequátur en la
Corte Suprema de Justicia.
14. INDICADORES
Total intervenciones efectivas
——————————————————
————— X 100
Total solicitudes de intervención ante la
Corte
Dependencia: Delegada para Asuntos
Civiles
Proceso: Intervención ante las
autoridades públicas en defensa del orden
jurídico, del patrimonio público, de las
garantías y los derechos fundamentales,
sociales, económicos, culturales y
colectivos.
Procedimiento: Trámite de la petición o
queja formulada para intervenir como
Ministerio Público.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Intervenir en los procesos cuando sea
necesario para defender el orden jurídico,
patrimonio público, las garantías y los
derechos fundamentales, sociales,
económicos, culturales y colectivos.
2. CLIENTES
Todas las personas naturales o jurídicas,
públicas o privadas que soliciten
intervención de la Delegada como Ministerio
Público.
3. ALCANCE
Se aplica este procedimiento a las
solicitudes de intervención como Ministerio
Público ante la Sala de Casación Civil de la
Corte Suprema de Justicia, elevadas por
personas naturales o jurídicas, de derecho
público o privado que se presenten a través
de las Procuradurías Territoriales o ante la
Delegada para Asuntos Civiles y es válido
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
284
para la Corte Suprema de Justicia, personas
naturales o jurídicas y Procuraduría
Delegada para Asuntos Civiles.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a las partes
intervinientes en el proceso, Procuraduría
Delegada para Asuntos Civiles y Sala de
Casación Civil de la Corte Suprema de
Justicia.
5. REFERENCIAS
• Decreto 262 de 2000.
• Código de Procedimiento Civil.
• Demás normas concordantes y
complementarias.
6. DEFINICIONES
No se aplican.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Modelo de comunicación.
8. CONDICIONES GENERALES
La Constitución Política en su artículo
277-7 faculta a la Procuraduría General de
la Nación para intervenir ante las
autoridades judiciales o administrativas en
defensa del orden jurídico, del patrimonio
público o los derechos y garantías
fundamentales.
Al desarrollarse legalmente este principio
constitucional, el Decreto-ley 262 del 22 de
febrero de 2000 dispuso que la función de
Ministerio Público ante la Sala de Casación
Civil de la Corte Suprema de Justicia la debe
ejercer el Procurador Delegado para Asuntos
Civiles.
Por ello las peticiones elevadas por
particulares o personas jurídicas de derecho
público o privado para intervenir como
Ministerio Público en procesos que se
tramiten ante la Sala de Casación Civil de la
más alta corporación de la jurisdicción
ordinaria son asumidas directamente por el
Delegado para Asuntos Civiles y mediante
este procedimiento.
9. SALIDAS
Lleva inventario de las intervenciones
como parte y como Ministerio Público.
10. REGISTROS
• Radicación de las solicitudes.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Lograr la adecuada defensa del orden
jurídico, patrimonio público, garantías y
derechos fundamentales, conforme a lo
dispuesto en el artículo 31 del Decreto 262
de 2000 mediante la intervención oportuna,
ágil y eficiente.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
SECRETARIA
13.1 Recibe comunicación o petición de
intervención provenientes de las
Procuradurías Territoriales o de las
personas naturales o jurídicas.
a) Radica;
b) Pasa al oficinista.
OFICINISTA
13.2 Recibe las actuaciones, anota en el
libro diario y lo pasa al Despacho.
DESPACHO
13.3 El Delegado recibe las actuaciones y
procede a:
a) Estudiar la petición y establece la
necesidad de intervención como parte o
como Ministerio Público;
b) Elaborar el escrito correspondiente de
intervención;
c) Presentarlo personalmente ante la Sala
de Casación Civil de la Corte Suprema de
Justicia;
d) Si después de enterado del objeto de la
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
285
solicitud de intervención considera que no
es necesario, devuelve el expediente al
oficinista para su archivo.
OFICINISTA
13.4 Lo desanota del libro diario, lo pasa
al secretario para su archivo.
14. INDICADORES
Total intervenciones efectivas
——————————————————
——— X 100
Total solicitudes de intervención ante la
Corte
Dependencia: Delegada para Asuntos
Civiles
Proceso: Intervención ante las
autoridades públicas en defensa del orden
jurídico, del patrimonio público, de las
garantías y los derechos fundamentales,
sociales, económicos, culturales y
colectivos.
Procedimiento: Trámite de la petición o
queja formulada para intervenir como
Ministerio Público.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Actuar como Ministerio Público en los
Tribunales de Arbitramento cuando haya
lugar a ello para defender diligentemente el
orden jurídico, el patrimonio público, las
garantías y derechos fundamentales, al igual
que los individuales y colectivos.
2. CLIENTES
Todas las personas naturales o jurídicas,
públicas o privadas que soliciten la
intervención de esta Delegada como
Ministerio Público.
3. ALCANCE
Se aplica este procedimiento a las
comunicaciones que en cumplimiento a lo
dispuesto en el artículo 114 inciso 1º de la
Ley 23 de 1991, envía a esta Delegada el
Centro de Arbitraje y Conciliación de la
Cámara de Comercio para que los
Procuradores Judiciales intervengan en caso
de ser necesario.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a las partes
intervinientes en el proceso, al centro de
arbitraje y conciliación de la Cámara de
Comercio y los procuradores judiciales
asignados a la Delegada para Asuntos
Civiles.
5. REFERENCIAS
• Decreto 262 de 2000.
• Código de Comercio
• Ley 23 de 1991.
6. DEFINICIONES
No se aplican.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Modelo de informe evaluativo.
8. CONDICIONES GENERALES
El Decreto 262 de 2000 atribuye a los
Procuradores Judiciales asignados a la
Delegada para Asuntos Civiles, la función de
intervenir ante los Tribunales de
Arbitramento que conozcan procesos civiles
y demás autoridades que señale la ley
siempre que sea necesario para lograr la
defensa del orden jurídico, patrimonio
público, derechos y garantías fundamentales
de las partes.
9. SALIDAS
Lleva relación de las solicitudes recibidas
y de los informes rendidos, así como de las
intervenciones.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
286
10. REGISTROS
• Radicación de comunicaciones.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Intervenir con diligencias y eficiencia en el
desarrollo del proceso arbitral cuando sea
necesario, con el fin de garantizar a las
partes el debido proceso, la adecuada
aplicación del orden jurídico, la defensa del
patrimonio público y el respeto por los
derechos y garantías fundamentales de las
partes intervinientes en el mismo.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
SECRETARIO TRIBUNAL
ARBITRAMENTO
13.1 Envía comunicación al Procurador
General de la Nación y éste la remite a la
secretaría para la Delegada en Asuntos
Civiles.
SECRETARIA
13.2 Recibe, radica y pasa el expediente
al sustanciador.
SUSTANCIADOR
13.3 Proyecta auto asignando Procurador
Judicial y pasa a la oficinista.
OFICINISTA
13.4 Anota lo correspondiente al
expediente en el libro diario y lo pasa al
Despacho de la Delegada.
DESPACHO
13.5 Estudia y por auto designa abogado
para que revise el expediente y lo devuelve
a la oficinista para que realice las
desanotaciones de rigor.
OFICINISTA
13.6 Lo desanota del libro diario y lo pasa
al Secretario.
SECRETARIO
13.7 Lo radica y lo entrega al abogado
comisionado.
ABOGADO
13.8 Recibe el expediente y procede a:
a) Revisar el proceso;
b) Rendir informe indicando si es
necesario o no ejercer vigilancia, intervenir o
simplemente archivar;
c) Pasar al sustanciador para que
proyecte la decisión tomada.
SUSTANCIADOR
13.9 Proyecta decisión y lo pasa al
oficinista.
OFICINISTA
13.10 Realiza las anotaciones de rigor y
lo pasa al Despacho.
DESPACHO
13.11 Evalúa el informe y mediante auto
decide:
a) Solicitar al abogado complementación o
aclaración del informe;
b) Si está de acuerdo totalmente con el
informe, lo acoge y según sea el caso puede
ordenar devolverlo al abogado comisionado
para vigilancia, entregarlo al Procurador
Judicial para que intervenga, si no es
necesaria ninguna de las anteriores, ordena
su archivo y lo devuelve al oficinista.
OFICINISTA
13.12 Recibe las actuaciones, procede a
las anotaciones de rigor en el libro y lo pasa
al secretario para cumplir lo ordenado.
SECRETARIO
13.13 Cumple con lo ordenado por el
Delegado mediante el auto firmado, procede
a ejecutar y devuelve al oficinista para que
éste se encargue de desanotar, entregar al
abogado para vigilancia o al procurador
judicial para intervención si es el caso, o si
no procede al archivo de las actuaciones.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
287
14. INDICADORES
Intervención como Ministerio Público por
irregularidades
—————————————————
————————— X 100
Total comunicaciones de iniciación
Tribunales Arbitramento
Dependencia: Delegada para Asuntos
Civiles
Proceso: Intervención ante las
autoridades públicas en defensa del orden
jurídico, del patrimonio público, de las
garantías y los derechos fundamentales,
sociales, económicos, culturales y
colectivos.
Procedimiento: Trámite de la petición o
queja formulada para intervenir como
Ministerio Público.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Agilizar ante las entidades públicas el
pago de las condenas y los acuerdos
conciliatorios o la devolución del dinero
ordenado con el fin de evitar el incremento
innecesario de los intereses moratorios.
2. CLIENTES
Entidades públicas del orden nacional.
3. ALCANCE
Se aplica este procedimiento a las
entidades públicas a nivel nacional que sean
condenadas al pago o devolución de una
cantidad líquida de dinero.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los jueces
civiles del circuito, Procuraduría y entidades
públicas.
5. REFERENCIAS
• Decreto 262 de 2000.
• Constitución Política.
• Resolución 017 de 2000.
• Demás normas concordantes y
complementarias.
6. DEFINICIONES
No se aplican.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Modelo de informe.
8. CONDICIONES GENERALES
Llevar un registro actualizado de las
sentencias dictadas en los Juzgados Civiles
del Circuito contra las entidades públicas del
orden nacional, así como de los acuerdos
conciliatorios en donde las condenan al
pago o devolución de dinero.
9. SALIDAS
Registro de las sentencias que condenan
al pago o la devolución de dineros.
10. REGISTROS
• Informes mensuales.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Revisar en forma diligente y oportuna los
fallos dictados contra los organismos
públicos del orden nacional con el fin de
intervenir ante los mismos, para exigir la
inclusión de las partidas correspondientes,
de conformidad con lo dispuesto en el
Código Contencioso Administrativo y en la
Ley Anual del Presupuesto General de la
Nación.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
DESPACHO.
13.1 Comisiona abogado y le asigna los
despachos judiciales en los cuales debe
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
288
revisar las sentencias mes a mes, así como
las actas de conciliación, efectuando el
correspondiente reparto.
ABOGADO.
13.2 Revisa las sentencias proferidas en
el mes y los acuerdos conciliatorios.
• Elabora informe.
• Pasa a sustanciador.
SUSTANCIADOR
13.3 Recibe y selecciona información.
• Verifica si existe condena o conciliación.
• Si existe, exige a los servidores públicos
la inclusión de las partidas presupuestales
correspondientes para que efectúen los
pagos.
14. INDICADORES
No aplica.
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
PROCURADURÍA DELEGADA PARA LA
VIGILANCIA ADMINISTRATIVA
FEBRERO DE 2001
VER PROCESO DISCIPLINARIO
UNIFICADO
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
INSTITUTO DE ESTUDIOS DEL
MINISTERIO PUBLICO
FEBRERO DE 2001
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
DIVISION DE INVESTIGACIONES
SOCIOPOLITICAS
Y ASUNTOS SOCIOECONOMICOS
DEL INSTITUTO DE ESTUDIOS DEL
MINISTERIO PUBLICO
FEBRERO DE 2001
ACTUALIZACION DEL MANUAL
INTRODUCCION
La Procuraduría General de la Nación es
un organismo con autonomía administrativa,
financiera y presupuestal en los términos
definidos por el Estatuto Orgánico del
Presupuesto Nacional, que ejerce sus
funciones bajo la suprema dirección del
Procurador General de la Nación, cuyo
desarrollo, calidad del servicio y
cumplimiento de las funciones que le han
asignado la Constitución Política y la ley,
dependen en buena parte de la ejecución de
los diferentes procedimientos que le imprime
su dinámica diaria.
Por ello, los manuales de procedimientos
adquieren un gran valor práctico como guía
para la realización eficiente y eficaz del
trabajo por cada uno de los servidores
públicos de la Entidad.
Dentro de este marco de actuación,
solicitamos la máxima colaboración y
diligencia al personal en la observancia de
los procedimientos contenidos en el
presente Manual, en busca de un alto nivel
de desempeño institucional, facilitándose así
el logro de la excelencia en el servicio del
Ministerio Público.
El Viceprocurador General de la Nación,
Carlos Arturo Gómez Pavajeau.
OBJETIVOS DEL MANUAL
El presente Manual es un instructivo que
pretende los siguientes objetivos básicos:
• Orientar al personal en la ejecución de
los diferentes procedimientos, con el fin de
facilitar el trabajo y el logro de la calidad en
el mismo.
• Coadyuvar en la ejecución correcta y
oportuna de las labores encomendadas al
personal y propiciar la uniformidad en el
trabajo.
• Servir de medio de orientación al
personal nuevo, para facilitar su
incorporación al trabajo.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
289
• Propiciar la eficiencia, la eficacia y el
control interno (autocontrol) de la Institución.
• Facilitar la orientación al usuario o
cliente.
Se trata de un material de consulta y
aplicación permanente por quienes tienen la
responsabilidad de dirigir, ejecutar y
controlar los procedimientos respectivos.
DESTINATARIOS
El presente Manual de Procedimientos
está dirigido a los integrantes de la Oficina
de Control Interno, y a los empleados que de
alguna manera tengan participación o
vinculación con dicho instrumento
administrativo.
MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL
El Manual debe ser objeto de
manipulación cuidadosa con el fin de
garantizar el buen estado de las hojas y de
la totalidad del instructivo.
ACTUALIZACION DEL MANUAL
Las modificaciones, sustituciones o
adiciones al Manual de Procedimientos se
efectuarán a través de la Oficina de
Planeación, siguiendo las instrucciones y
metodología de mejoramiento continuo
establecidas en la Procuraduría.
Dependencia: Instituto de Estudios del
Ministerio Público División de
Investigaciones Sociopolíticas y Asuntos
Socioeconómicos
Proceso: investigación científica
Procedimiento: Identificación de
necesidades y programación de
investigaciones
Código:
Revisó JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Identificar, evaluar y seleccionar los
proyectos de investigación por desarrollar
durante un período determinado, de manera
que respondan a las funciones y
competencias del Ministerio Público.
2. CLIENTES
Los profesionales de diferentes áreas del
Ministerio Público, Instituciones, y
Organizaciones Públicas o privadas,
investigadores y grupos de investigación.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todas las
propuestas de investigación.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los
Proponentes, la Dirección del Instituto, la
División Administrativa y Comité de
Investigaciones y División de
Investigaciones.
5. REFERENCIAS
• Decreto 262 de 2000.
• Reglamento Interno del Instituto.
Resolución 03 de 1996.
• Ley Orgánica de Presupuesto.
• Presupuesto de la vigencia.
• Normas concordantes.
6. DEFINICIONES
Comité de Investigaciones: Es una
instancia de evaluación y de decisión
conformada por Director(a), Jefe División
Investigaciones, Jefe División de
Capacitación, investigador y/o experto
externo.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Guía para presentación de proyectos.
8. CONDICIONES GENERALES
La Planeación como herramienta
gerencial se constituye en el instrumento
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
290
principal para organizar la labor
investigativa, determina las líneas de
investigación por las cuales se regirá el
trabajo de la División; aclara las áreas
temáticas que permiten mayor especificidad
y contribuye a la ejecución organizada y
eficaz del presupuesto.
9. SALIDAS
• Necesidades de Investigación.
• Programación de Investigaciones.
10. REGISTROS
• Listado de Necesidades de
Investigación.
• Programación de Investigaciones.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Confrontación de necesidades con la
programación.
• Confrontación e integración de
directrices del Instituto de Estudios.
• Adecuación del presupuesto de la
vigencia a la programación total del Instituto
y a la Ley Orgánica de Presupuesto.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
DIRECTOR
13.1 Presenta políticas y da orientaciones
sobre investigaciones y publicaciones.
JEFE INVESTIGACIONES
SOCIOPOLITICAS
13.2 Remite oficio a las Dependencias del
Ministerio Público con indicaciones y
orientaciones del caso. Adicionalmente
anexa el formato “Guía de Presentación de
Proyectos”.
DEPENDENCIAS O SOLICITANTE
EXTERNO
13.3 Entrega a División de
Investigaciones el formato “Guía de
presentación de proyectos” debidamente
diligenciado.
SECRETARIA
13.4 Recepciona solicitudes y formatos
diligencias de “Guía de presentación de
Proyectos”.
ASESOR
13.5 Prepara programación con base en
las necesidades de investigación y
solicitudes recepcionadas.
JEFE INVESTIGACIONES
SOCIOPOLITICAS
13.6 Presenta la programación al Comité
de Investigaciones.
COMITE DE INVESTIGACIONES
13.7 Analiza, aprueba o propone ajustes
a la programación.
JEFE INVESTIGACIONES
SOCIOPOLITICAS
13.8 Recoge sugerencias y/o ajustes.
ASESOR
13.9 Realiza ajustes y presenta
programación definitiva.
SECRETARIA
13.10 Envía a División Administrativa del
Instituto la programación aprobada.
14. INDICADORES
Guías completas y correctas
—————————————— x 100
Total Guías recibidas
• Causas de rechazo y su participación
porcentual.
• Total de solicitudes por programa.
Dependencia: Instituto de Estudios del
Ministerio Público División de
Investigaciones Sociopolíticas y Asuntos
Socioeconómicos
Proceso: Investigación científica
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
291
Procedimiento: Términos de referencia y
adjudicación de contrato
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Determinar las características técnicas y
financieras requeridas para la contratación
de investigadores externos o Editoriales,
teniendo en cuenta las especificaciones de
cada investigación o de cada obra para
publicar.
2. CLIENTES
Contratista, Directora del Instituto,
División Administrativa.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todas las
contrataciones que solicite la División.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra directamente a
los Investigadores, Editoriales, Directora del
Instituto, División de Investigaciones y
paralelamente relaciona a la División
Administrativa-Contratos.
5. REFERENCIAS
• Legislación sobre contratación general.
• Normas de ciencia y tecnología.
• Legislación editorial y derechos de
autor.
• Estatuto Instituto de Estudios.
• Normas concordantes.
6. DEFINICIONES
N. A.
7. FORMATOS A UTILIZAR
N. A.
8. CONDICIONES GENERALES
Las características técnicas requieren
especificaciones tanto investigativas como
de carácter editorial, las cuales hacen parte
integral del contrato. Adicionalmente se
establece, mediante cotizaciones previas, el
monto requerido. Los anteriores aspectos se
presentan con anticipación a la División
Administrativa, para lo de su competencia.
9. SALIDAS
• Características técnicas requeridas.
• Oficio de solicitud de disponibilidad
presupuestal.
10. REGISTROS
• Oficio a Directora.
• Hojas de Vida de Investigadores.
• Cotizaciones (mínimo 2).
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Confrontación de Oficio a Director (a)
con los documentos soporte.
• Confrontación del número de
cotizaciones según cuantía.
• Confrontación cotizaciones con
especificaciones técnicas requeridas.
12. ANEXOS
• Hojas de vida.
• Cotizaciones.
13. ACTIVIDADES
JEFE INVESTIGACIONES
SOCIOPOLITICAS
13.1 Con base en la programación
aprobada, establece con los interesados las
características requeridas para la
investigación o para la publicación, según
sea el caso.
13.2 Envía oficio a Dirección en el que se
indican las características técnicas
requeridas, junto con hojas de vida o
cotizaciones y solicita disponibilidad
presupuestal con especificación de:
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
292
• El objeto del compromiso por adquirir.
• Monto del compromiso.
• Lugar y fecha de inicio y terminación del
compromiso.
• Forma de pago.
• Nombre completo del beneficiario o
razón social.
• Numero de cédula o Nit.
• Dirección, teléfono, ciudad, país, número
de fax del beneficiario.
• Diligenciamiento, por parte del
beneficiario, del formato para pagos.
SECRETARIA
13.3 Recibe ofertas.
ASESOR
13.4 Organiza y prepara cuadro de
ofertas.
JEFE INVESTIGACIONES
SOCIOPOLITICAS
13.5 Evalúa ofertas.
13.6 Decide sobre mejor oferta conforme a
normas de contratación.
DIRECTOR
13.7 Estudia y remite oficio a División
Administrativa para adelantar todo lo
relacionado con la contratación así como los
trámites presupuestales.
JEFE DIVISION ADMINISTRATIVA
13.8 Adelanta trámites de contratación.
13.9 Envía comunicaciones a todos los
responsables para iniciación de trabajos.
JEFE INVESTIGACIONES
SOCIOPOLITICAS
13.10 Recibe información de División
Administrativa sobre existencia de
disponibilidad presupuestal y contrato.
14. INDICADORES
• Total Términos de referencia aprobados
frente a los rechazados.
• Causas de aprobación y de rechazo.
Dependencia: Instituto de Estudios del
Ministerio Público División de
Investigaciones Sociopolíticas y Asuntos
Socioeconómicos
Proceso: Investigación científica
Procedimiento: Desarrollo de
investigaciones
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Implementar los proyectos de
investigación mediante la utilización de
técnicas y metodologías de investigación
social, jurídica, económica y/o política.
2. CLIENTES
Los profesionales del Ministerio Público,
Instituciones, Organizaciones e
Investigadores externos
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los que
participan directamente en el desarrollo de
una investigación.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los
solicitantes, al Comité de Investigaciones del
Instituto de Estudios del Ministerio Público y
a toda la estructura del Instituto.
5. REFERENCIAS
• Decreto 262 de 2000.
• Reglamento Interno del Instituto.
• Normas sobre Ciencia y Tecnología.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
293
• Ley Orgánica de Presupuesto.
• Presupuesto de la vigencia.
• Manual de investigaciones.
6. DEFINICIONES
N. A.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Los básicos derivados de la investigación
científica.
8. CONDICIONES GENERALES
La articulación de la investigación
científica a labor disciplinaria y de Ministerio
Público que adelanta la entidad, a través de
la Procuraduría, la Defensoría del Pueblo y
las Personerías representa un desafío para
todos sus funcionarios. Implica la planeación
y ejecución de estrategias que permitan la
apertura de espacios hacia el aprendizaje y
aplicación de nuevas metodologías que den
como resultado una mayor competencia
hacia la interpretación de la realidad.
9. SALIDAS
• Documento que contiene
Investigaciones.
10. REGISTROS
• Informes de investigadores.
• Informes sobre interventoría.
• Oficios varios sobre apoyo a
investigaciones.
• Certificaciones de cumplimiento de
trabajo.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Confrontación de proyectos de
investigación con informes de avance e
informes finales de investigación.
• Confrontación de investigaciones con
solicitudes de ajustes o recomendaciones
dadas por el Comité de Investigaciones.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
JEFE INVESTIGACIONES
SOCIOPOLITICAS
13.1 Establece actividades con
investigadores para inicio y seguimiento de
trabajos, con base en el cronograma
correspondiente.
13.2 Solicita a Directora disponibilidad
presupuestal.
DIRECTOR
13.3 Envía a División Administrativa para
que adelante trámites de su competencia.
JEFE DIVISION ADMINISTRATIVA
13.4 Adelanta trámites de contratación.
13.5 Envía comunicaciones a
investigadores.
PROFESIONALES O SOLICITANTE
EXTERNO
13.6 Presentan informes de avance y
finales de investigación.
JEFE INVESTIGACIONES
SOCIOPOLITICAS
13.7 Recibe informes en las fechas
establecidas.
13.8 Realiza interventorías sobre
investigaciones adelantadas.
SECRETARIA
13.9 Convoca a miembros del Comité de
Investigaciones
COMITE DE INVESTIGACIONES
13.10 Evalúa y conceptúa sobre informes
de avance y finales de investigación.
JEFE DIVISION DE INVESTIGACIONES
13.11 Envía comunicaciones a las
dependencias y/o investigadores sobre
conceptos del Comité.
SOLICITANTES, O INVESTIGADORES
EXTERNOS
13.12 Realizan ajustes o presentan
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
294
documentos aclaratorios a División de
Investigaciones sobre observaciones del
Comité de Investigaciones.
JEFE INVESTIGACIONES
SOCIOPOLITICAS
13.13 Expide certificaciones de
cumplimiento de trabajo sobre
investigaciones.
SECRETARIA
13.14 Remite certificaciones de
cumplimiento de trabajo a División
Administrativa.
DIVISION ADMINISTRATIVA
13.15 Adelanta trámites de pago a
Investigadores.
14. INDICADORES
Total investigaciones adelantadas en el
período frente al período anterior
Total investigaciones por áreas
Total investigadores Ministerio Público
durante el período
————————————————————
——————————x 100
Total investigadores durante el período
Dependencia: Instituto de Estudios del
Ministerio Público División de
Investigaciones Sociopolíticas y Asuntos
Socioeconómicos
Proceso: Investigación científica
Procedimiento: Socialización de
investigaciones
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Uso del conocimiento científico obtenido
para de esta manera fortalecer la
contribución del Ministerio Público a elevar
los niveles de justicia y de bienestar de la
sociedad colombiana.
2. CLIENTES
Las diferentes dependencias involucradas
en la investigación, instituciones
relacionadas, organizaciones externas y
comunidad.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todas las
investigaciones adelantadas y aprobadas
por el Instituto de Estudios.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los
investigadores, dependencias, instituciones
y organizaciones.
5. REFERENCIAS
• Decreto 262/2000.
• Estatuto del Instituto de Estudios del
Ministerio Público.
• Normas concordantes.
6. DEFINICIONES
N. A.
7. FORMATOS A UTILIZAR
N. A.
8. CONDICIONES GENERALES
La socialización de los resultados de las
diferentes investigaciones que adelanta la
entidad o en las que participa de manera
directa e indirecta permite la vinculación
efectiva de la investigación con las
instancias de decisión, con los beneficiarios
directos y con la comunidad para así
contribuir de manera efectiva a la
preservación de un estado social de derecho
y paralelamente participar eficazmente en
los cambios sociales-jurídicos requeridos.
9. SALIDAS
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
295
• Memorias.
10. REGISTROS
• Base de datos de instancias de decisión.
• Base de datos de entidades e
instituciones.
• Oficio o correos electrónicos sobre
participación.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Verifica la participación con la entidad
correspondiente o responsable.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
JEFE INVESTIGACIONES
SOCIOPOLITICAS
13.1 Con base en la programación
adoptada por el Comité de Investigaciones,
realiza la programación de fechas de Foros
Nacionales o Regionales, participaciones
internacionales, entre otros, en los que se
presentan los resultados de las
investigaciones.
13.2 Convoca a dependencias e
investigadores para definir aspectos de
participación.
ASESOR
13.3 Organiza la programación definitiva y
establece los costos.
JEFE INVESTIGACIONES
SOCIOPOLITICAS
13.4 Solicita a la División Administrativa la
ejecución de trámites administrativos y
presupuestales para el respaldo de
actividades.
13.5 Define participación en las
convocatorias, Foros o Debates sobre las
temáticas tratadas a través de la
investigación en el Ministerio Público.
ASESOR
13.6 Realiza convocatorias, nacionales,
regionales o internacionales mediante el
empleo de redes de investigación.
BENEFICIARIOS, INSTITUCIONES Y
ORGANIZACIONES
13.7 Definen su participación, mediante
respuesta escrita, con especificación de los
documentos que aportarán, ponencias,
compromisos, convenios, etc.
SECRETARIA
13.8 Registra datos y aspectos varios
sobre participantes.
13.9 Recibe la información solicitada,
efectúa los ajustes necesarios y elabora el
listado definitivo de participantes.
13.10 Brinda apoyo logístico sobre las
diferentes tareas por desarrollar.
14. INDICADORES
• Total de participantes por entidad u
organización.
• Total de participantes para el período y
su variación frente al período igual anterior.
• Total de participantes por temática en el
período y su variación frente al período
anterior.
Dependencia: Instituto de Estudios del
Ministerio Público División de
Investigaciones Sociopolíticas y Asuntos
Socioeconómicos.
Proceso: Investigación
Procedimiento: Formación de
investigadores
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
296
Promover la investigación social, política y
socio-jurídica en las diferentes áreas del
Ministerio Público.
2. CLIENTES
Los profesionales del Ministerio Público,
profesionales de entidades públicas y de
organizaciones.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
profesionales del Ministerio Público del
orden nacional y regional.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a toda la
estructura del Instituto de Estudios.
5. REFERENCIAS
• Decreto 262 de 2000.
• Reglamento interno del Instituto.
Resolución 03/96.
• Normas concordantes.
6. DEFINICIONES
N. A.
7. FORMATOS A UTILIZAR
N. A.
8. CONDICIONES GENERALES
La forma de hacer ciencia o de construir
conocimiento requiere varios factores que
van desde el conocimiento crítico de la
realidad hasta la aplicación de metodologías
rigurosas. Es un proceso que requiere
maduración en el cual el entrenamiento
cumple un papel determinante, aun para los
expertos investigadores. Así mismo requiere
un trabajo periódico y en grupo que permita
discutir y compartir experiencias vividos en
los procesos investigativos.
9. SALIDAS
• Capacitación.
• Agendas de investigación.
10. REGISTROS
• Base de datos de investigadores.
• Agendas de investigación.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Presentación de experiencias de
investigación.
• Evaluación de participación de
investigadores.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
JEFE INVESTIGACIONES
SOCIOPOLITICAS
13.1 Con base en la programación
adoptada, realiza la convocatoria en el
interior del Ministerio Público, con
especificaciones de perfiles y requisitos
mínimos.
13.2 Delimita y fija criterios de evaluación
de inscritos.
13.3 Evalúa y define participación de
inscritos.
ASESOR
13.4 Realiza propuestas sobre desarrollo
del programa.
JEFE INVESTIGACIONES
SOCIOPOLITICAS
13.5 Fija programa para formación de
investigadores.
13.6 Solicita disponibilidad presupuestal
para desarrollo del programa.
ASESOR
13.7 Coordina desarrollo de programa.
SECRETARIA
13.8 Elabora bases de datos sobre
inscritos.
13.9 Envía comunicaciones sobre
admitidos e inicio del programa.
13.10 Adelanta trámites de apoyo logístico
para la realización de las actividades.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
297
DIVISION ADMINISTRATIVA
13.11 Adelanta trámites administrativos y
presupuestales para que las actividades se
desarrollen de manera oportuna y eficaz.
FUNCIONARIOS DE DEPENDENCIAS
MINISTERIO PUBLICO
13.12 Realizan inscripción a convocatoria
con el lleno de requisitos.
13.13 Cumplen con las actividades
previstas en el programa y las que
posteriormente se establezcan como una
derivación de éste.
14. INDICADORES
• Total de inscritos.
• Total de inscritos para el período y su
variación frente al período igual anterior.
• Total de inscritos en el período y su
variación frente al período anterior.
• Total proyectos de investigación.
Dependencia: Instituto de Estudios del
Ministerio Público División de
Investigaciones Sociopolíticas y Asuntos
Socioeconómicos
Proceso: Investigación
Procedimiento: Elaboración, distribución
y venta de publicaciones
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Generar espacios de reflexión y acciones
futuras en torno de las temáticas que le
competen al Ministerio Público y ofrecer a
sus funcionarios los instrumentos
conceptuales, axiológicos, normativos y
metodológicos necesarios que les permita
una labor más eficaz.
2. CLIENTES
Todos los funcionarios del Ministerio
Público, Entidades públicas, Organizaciones
Nacionales e Internacionales y Comunidad.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a las
investigaciones adelantadas y aprobadas en
el Ministerio Público. También a todos los
proponentes que cumplan los requisitos del
reglamento interno del Instituto de Estudios.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a la División de
Investigaciones, Comité de Editorial,
División Administrativa, Investigadores,
Proponentes y las Editoriales.
5. REFERENCIAS
• Legislación editorial.
• Legislación nacional e internacional
sobre derechos de autor. Convenio de
Berna; Tratado OMPI. Ley 23 de 1982; Ley
44 de 1993; Ley 109 de 1994; Decreto 1737
de 1998; Ley 489 de 1998 y Ley 554 de
2000.
• Reglamento Instituto de Estudios.
Resolución 03/96.
• Reglamento Interno para Publicaciones.
• Normas Concordantes.
6. DEFINICIONES
Comité de Publicaciones: Es una instancia
de decisión interna del Instituto de Estudios,
que tiene como responsabilidad la de emitir
un concepto crítico sobre los materiales
presentados al Instituto con el fin de
publicarse. Está conformado por Director(a),
Jefe División Investigaciones Sociopolíticas,
Jefe División Capacitación, Asesor Externo
(según área) y Editor (a).
ISBN (International Serial Book Number):
Número internacional para obras el cual
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
298
queda registrado en las primeras páginas.
Requisito legal que se cumple ante la
Cámara Colombiana del Libro.
ISSN: (ISBN (International Serial Series
Number): Número internacional para revistas
se tramita ante el ICFES, en la oficina
correspondiente de la Hemeroteca Nacional.
Depósito Legal: entrega de obras a título
gratuito, a la Biblioteca del Congreso
Nacional, Biblioteca Universidad Nacional y
Biblioteca Nacional. Es un depósito
obligatorio sobre todas las obras.
7. FORMATOS A UTILIZAR
N. A.
8. CONDICIONES GENERALES
El Instituto del Ministerio Público, a través
de sus publicaciones difunde aquellos
documentos que por su contenido benefician
su divulgación de información de interés,
tanto como para los servidores públicos del
Ministerio Público del país, como para la
comunidad académica nacional e
internacional y el público en general. Con
ellos se pretende ofrecer a sus funcionarios
una herramienta de trabajo que les permita
abordar de manera crítica con solvencia las
dificultades propias de sus funciones,
además de institucionalizar un espacio de
reflexión en el nivel nacional e internacional
sobre las temáticas que maneja el Ministerio
Público.
9. SALIDAS
• Publicaciones.
• Catálogo de Publicaciones.
10. REGISTROS
• ISBN.
• ISSN.
• Depósito Legal.
• Dotaciones internas y a entidades
públicas.
• Recibo de Ingresos por Ventas.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Correcta Liquidación y elaboración de
los recibos de pago, confrontando con las
obras vendidas.
• Confrontación de venta de obras con
inventario de almacén.
• Correcto diligenciamiento de formatos
para ISBN e ISSN.
• Confirmación de consignación del valor
de las obras vendidas.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
JEFE INVESTIGACIONES
SOCIOPOLITICAS
13.1 Establece contacto con
Investigadores o Proponentes para entrega
de trabajos y/o documentos para publicar,
con base en el cronograma o programación
correspondiente.
SECRETARIA
13.2 Convoca a miembros del Comité de
Publicaciones.
COMITE DE PUBLICACIONES
13.3 Evalúa y conceptúa sobre
publicaciones.
JEFE INVESTIGACIONES
SOCIOPOLITICAS
13.4 Envía comunicaciones a las
dependencias y/o Investigadores y
Proponentes sobre conceptos del Comité
SOLICITANTES O INVESTIGADORES
EXTERNOS
13.5 Realizan ajustes o presentan
documentos aclaratorios a la División de
Investigaciones sobre observaciones del
Comité.
JEFE INVESTIGACIONES
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
299
SOCIOPOLITICAS
13.6 Solicita a Director(a) disponibilidad
presupuestal.
DIRECTOR
13.7 Envía a División Administrativa para
que adelanten trámites de su competencia
relacionados con contratación y
presupuesto.
JEFE DIVISION ADMINISTRATIVA
13.8 Adelanta trámites de contratación y
de presupuesto.
13.9 Envía comunicaciones a editoriales y
a División de Investigaciones sobre trámites
cumplidos.
JEFE INVESTIGACIONES
SOCIOPOLITICAS
13.10 Realiza interventorías de
publicaciones en trámite y terminadas.
13.11 Expide certificaciones de
cumplimiento de trabajo.
ALMACENISTA
13.12 Recibe a satisfacción las
publicaciones.
13.13 Informa a División Administrativa y
División de Investigaciones.
JEFE DIVISION ADMINISTRATIVA
13.14 Adelanta trámites de pago a
Editoriales.
14. INDICADORES
Total publicaciones adelantadas en el
período frente a las investigaciones
adelantadas.
Total investigaciones adelantadas en el
período frente al período anterior.
Total publicaciones por áreas.
Total publicaciones Ministerio Público
durante el período
————————————————
——————— x 100
Total investigaciones durante el período
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
DIVISION DE CAPACITACION
FEBRERO DE 2001
ACTUALIZACION DEL MANUAL
INTRODUCCION
La Procuraduría General de la Nación es
un organismo con autonomía administrativa,
financiera y presupuestal en los términos
definidos por el Estatuto Orgánico del
Presupuesto Nacional, que ejerce sus
funciones bajo la suprema dirección del
Procurador General de la Nación, cuyo
desarrollo, calidad del servicio y
cumplimiento de las funciones que le han
asignado la Constitución Política y la ley,
dependen en buena parte de la ejecución de
los diferentes procedimientos que le
imprimen su dinámica diaria.
Por ello, los manuales de procedimientos
adquieren un gran valor práctico como guía
para la realización eficiente y eficaz del
trabajo por cada uno de los servidores
públicos de la Entidad.
Dentro de este marco de actuación,
solicitamos la máxima colaboración y
diligencia al personal en la observancia de
los procedimientos contenidos en el
presente Manual, en busca de un alto nivel
de desempeño institucional, facilitándose así
el logro de la excelencia en el servicio del
Ministerio Público.
El Viceprocurador General de la Nación,
Carlos Arturo Gómez Pavajeau.
OBJETIVOS DEL MANUAL
El presente Manual es un instructivo que
pretende los siguientes objetivos básicos:
• Orientar al personal en la ejecución de
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
300
los diferentes procedimientos, con el fin de
facilitar el trabajo y el logro de la calidad en
el mismo.
• Coadyuvar en la ejecución correcta y
oportuna de las labores encomendadas al
personal y propiciar la uniformidad en el
trabajo.
• Servir de medio de orientación al
personal nuevo, para facilitar su
incorporación al trabajo.
• Propiciar la eficiencia, la eficacia y el
control interno (autocontrol) de la Institución.
• Facilitar la orientación al usuario o
cliente.
Se trata de un material de consulta y
aplicación permanente por quienes tienen la
responsabilidad de dirigir, ejecutar y
controlar los procedimientos respectivos.
DESTINATARIOS
El presente Manual de Procedimientos
está dirigido a los integrantes de la Oficina
de Control Interno y a los empleados que de
alguna manera tengan participación o
vinculación con dicho instrumento
administrativo.
MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL
El Manual debe ser objeto de
manipulación cuidadosa con el fin de
garantizar el buen estado de las hojas y de
la totalidad del instructivo.
ACTUALIZACION DEL MANUAL
Las modificaciones, sustituciones o
adiciones al Manual de Procedimientos se
efectuarán a través de la Oficina de
Planeación, siguiendo las instrucciones y
metodología de mejoramiento continuo
establecidas en la Procuraduría.
Dependencia: Instituto de Estudios del
Ministerio Público División de Capacitación
Proceso: Plan indicativo
Procedimiento: Elaboración del Plan
Indicativo de la División de Capacitación
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Elaboración, proyección y aprobación del
Plan Indicativo de la División de
Capacitación, de tal forma que desagrega en
proyectos y programas, el Plan de Desarrollo
del Instituto en el área de capacitación.
2. CLIENTES
Servidores Públicos adscritos a la
Procuraduría General y otras entidades
estatales, así como la comunidad en
general.
3. ALCANCE
Todas aquellas personas o entidades que
se vean beneficiadas por la acción de la
División de Capacitación.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al Procurador
General, Director del Instituto, Jefe de la
División de Investigaciones Sociopolíticas y
Asuntos Socioeconómicos, Jefe de la
División de Capacitación y demás
funcionarios de la División de Capacitación.
5. REFERENCIAS
• Plan de Desarrollo del IEMP.
• Decreto 262 de 2000.
• Reglamento Académico del Instituto.
• Presupuesto asignado para la vigencia
al rubro de capacitación.
6. DEFINICIONES
IEMP: Instituto de Estudios del Ministerio
Público.
DISAS: División de Investigaciones
Sociopolíticas y Asuntos Socioeconómicos.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
301
DC: División de Capacitación.
DAF: División Administrativa y Financiera.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Cuadro para la elaboración del Plan
Indicativo.
8. CONDICIONES GENERALES
El Plan Indicativo constituye el marco de
acción de la División de Capacitación, para
la efectiva ejecución del Plan de Desarrollo
del Instituto, en materia de capacitación.
9. SALIDAS
Plan Indicativo aprobado.
10. REGISTROS
• Número de proyectos contenidos en el
Plan Indicativo presentados y discutidos.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Aprobación del Plan Indicativo.
• Desarrollo y seguimiento a cada
programa o proyecto.
12. ANEXOS
Plan de Desarrollo IEMP.
13. ACTIVIDADES
JEFE DIVISION DE CAPACITACION
13.1 Elabora el proyecto del Plan
Indicativo y lo presenta al Director del
Instituto de Estudios, así como al Jefe de
División de Investigaciones Sociopolíticas y
Asuntos Socioeconómicos.
DIRECTOR IEMP
13.2 Remite el Documento al Procurador
General de la Nación y realiza las
observaciones correspondientes para enviar
al Jefe de la División de Capacitación.
JEFE DIVISION DE CAPACITACION
13.3 Adopta mediante acto administrativo
el Plan Indicativo y lo ejecuta.
13.4 Comunica lo pertinente al Director
del Instituto, directores de División, así como
a los funcionarios adscritos a la División de
Capacitación.
14. INDICADORES
• Documentación:
Número de proyectos ejecutados
—————————————— x
100
Proyectos presentados
Dependencia: Instituto de Estudios del
Ministerio Público-División de Capacitación
Proceso: Selección y contratación de
profesores para eventos académicos
Procedimiento: Selección de
conferencistas
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Seleccionar y contratar a los aspirantes a
ingresar como profesores, dentro de los
diferentes programas académicos que ofrece
el Instituto de Estudios del Ministerio
Público.
2. CLIENTES
Los servidores públicos, del Ministerio
Público, Defensoría del Pueblo, demás
entidades públicas y la comunidad en
general.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
aspirantes a ingresar como profesores.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los
aspirantes, la División Académica y el
Director del Instituto de Estudios del
Ministerio Público.
5. REFERENCIAS
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
302
• Reglamento Interno del Instituto.
• Demás normas concordantes
6. DEFINICIONES
IEMP: Instituto de Estudios del Ministerio
Público.
DISAS: División de Investigaciones
Sociopolíticas y Asuntos Socioeconómicos.
D C: División de Capacitación.
DAF: División Administrativa y Financiera.
7. FORMATOS A UTILIZAR
N. A.
8. CONDICIONES GENERALES
El proceso de Selección pretende
seleccionar docentes idóneos para el
desarrollo de los diferentes eventos
académicos.
9. SALIDAS
Listado de docentes seleccionados.
10. REGISTROS
Base de Datos de Registro para
Docentes.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Consejo Académico.
• Evaluaciones de eventos académicos.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
JEFE DIVISION DE CAPACITACION
1. A partir del tema del evento de
formación académica, estudia y clasifica las
hojas de vida de los docentes de acuerdo
con el perfil y trayectoria académica.
2. Escoge el que considere más adecuado
e informa al coordinador académico.
COORDINADOR ACADEMICO
Establece contacto con el docente y
verifica disponibilidad de tiempo,
posteriormente por escrito notifica al
docente, indicando nombre del evento, tema,
intensidad horaria, lugar, fecha y hora del
evento por desarrollar.
Diligencia el formato para elaboración de
órdenes de prestación de servicios y entrega
a secretaría académica.
SECRETARIA ACADEMICA
Elabora justificación para la contratación
del (los) conferencista (s) y pasa para
revisión y firma del Jefe de la División de
Capacitación.
JEFE DIVISION DE CAPACITACION
Revisa y firma justificación y lo entrega en
la Dirección del Instituto
DIRECCION DEL INSTITUTO
Aprueba la solicitud de la División de
Capacitación y solicita Reserva
Presupuestal al Jefe de la División
Administrativa y Financiera del Instituto.
Si objeta la solicitud, la devuelve a la
división académica con las indicaciones para
que se tomen los correctivos del caso.
COORDINADOR ACADEMICO
Está pendiente de recoger la orden de
prestación de servicios en la División
Administrativa para que sea firmada por el
conferencista.
En el lugar señalado el día y la hora, está
pendiente que el docente cumpla con el
compromiso adquirido y así se lo hará saber
al Jefe de la División de Capacitación.
JEFE DIVISION ACADEMICA
Expide constancia de cumplimiento de la
obligación contractual por parte del
conferencista y envía a División
Administrativa y Financiera para el pago
respectivo.
Dependencia: Instituto de Estudios del
Ministerio Público División de Capacitación
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
303
Proceso: Plan de desarrollo
Procedimiento: Elaboración del Plan de
Desarrollo
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Elaboración y aprobación del Plan de
Desarrollo del Instituto de Estudios del
Ministerio Público, de modo que se pueda
apoyar en políticas y directrices señaladas
para el Ministerio Público a través de la
investigación, capacitación y el desarrollo
humano.
2. CLIENTES
Servidores Públicos del Ministerio Público
y de otras entidades, así como la comunidad
en general.
3. ALCANCE
El plan de acción cubre a todas aquellas
personas o entidades que intervienen con el
Instituto para el desarrollo del mismo.
4. RESPONSABILIDADES
Procurador General, Director del Instituto
de Estudios del Ministerio Público, Consejo
Académico y Jefes de División del Instituto
de Estudios.
5. REFERENCIAS
• Decreto 262 de 2000.
• Reglamento Académico del Instituto.
• Constitución Política de 1991.
• Plan de Desarrollo del Gobierno vigente.
6. DEFINICIONES
IEMP: Instituto de Estudios del Ministerio
Público.
DISAS: División de Investigaciones
Sociopolíticas y Asuntos Económicos.
DC: Jefe División de Capacitación.
JDF: Jefe División Administrativa y
Financiera.
7. FORMATOS A UTILIZAR
N. A.
8. CONDICIONES GENERALES
El Plan de Desarrollo constituye el Marco
General de acción del Instituto de acuerdo
con lo establecido en la Constitución
Política, la ley, Directivas del Procurador
General y Consejo Académico.
9. SALIDAS
Plan de Desarrollo Aprobado.
10. REGISTROS
• Plan de Desarrollo presentado y
discutido.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Consejo Académico.
12. ANEXOS
Plan de Desarrollo Gobierno Nacional.
Plan de Desarrollo Procuraduría General.
13. ACTIVIDADES
DIRECTOR DEL INSTITUTO DE
ESTUDIOS DEL MINISTERIO PUBLICO
13.1 Elabora el documento fijando
criterios generales, políticas y directrices,
para tener en cuenta en la elaboración del
Plan de Desarrollo del Instituto de Estudios
del Ministerio Público y envía al Procurador
General, Jefes de División del Instituto de
Estudios.
PROCURADOR GENERAL
13.2 Hace devolución del documento con
las observaciones pertinentes.
JEFES DIVISION DE INVESTIGACIONES
SOCIOPOLITICAS Y ASUNTOS
SOCIOECONOMICOS Y CAPACITACION
13.3 Acatan las orientaciones e
instrucciones y presentan el Plan de
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
304
Desarrollo de sus Divisiones, bajo las
directrices y políticas del documento de la
Dirección.
DIRECTOR DEL INSTITUTO DE
ESTUDIOS DEL MINISTERIO PUBLICO
13.4 Cita a reunión a los Jefes de División
para empalmar y estructurar el Plan de
Desarrollo del Instituto, el cual tendrá como
vigencia el término del período del
Procurador General.
13.5 Remite copia de la resolución
aprobatoria y del Plan de Acción al
Procurador de la entidad y a cada uno de los
servidores del Instituto de Estudios del
Ministerio Público.
14. INDICADORES
Tiempo invertido en la elaboración y
aprobación del Plan.
Dependencia: Instituto de Estudios del
Ministerio Público División de Capacitación.
Proceso: Ejecución y desarrollo de un
evento.
Procedimiento: Desarrollo de un evento
de formación.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Desarrollar de manera ágil, eficiente y
oportuna un evento de formación académica.
2. CLIENTES
Los diferentes programas de capacitación
se encuentran dirigidos a los funcionarios
que conforman el Ministerio Público,
servidores públicos y la comunidad en
general.
3. ALCANCE
Los programas de capacitación son de
cobertura nacional.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra la Dirección
del Instituto de Estudios del Ministerio
Público, las Divisiones de Capacitación,
Administrativa y coordinadores académicos
de la división de Capacitación.
5. REFERENCIAS
• Decreto 262 de 2000 (artículos 49, 50,
51, 52, 53, 54 y 56).
• Reglamento Interno IEMP.
• Decreto-ley 111 de 1996 de
presupuesto.
• Demás normas concordantes.
8. DEFINICIONES
IEMP: Instituto de Estudios del Ministerio
Público.
DISAS: División de Investigaciones
Sociopolíticas y Asuntos Socieconómicos.
DC: División de Capacitación.
DAF: División Administrativa y Financiera.
9. FORMATOS PARA UTILIZAR
- Justificación para conferencistas.
- Formato para la elaboración de órdenes
de prestación de servicios.
- Formato de solicitud de suministros.
- Formato inscripción participantes en
convocatorias.
8. CONDICIONES GENERALES
El Instituto de Estudios del Ministerio
Público, a través de la División de
Capacitación, pretende satisfacer las
necesidades de capacitación de los
diferentes funcionarios adscritos al
Ministerio Público, en aras de elevar los
niveles de eficiencia y eficacia en el interior
de la entidad, mejorar la gestión
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
305
administrativa, promover el conocimiento y
respeto de los Derechos consagrados en la
Carta Política.
Así mismo, contribuir socialmente en la
lucha contra la corrupción administrativa y
promover la protección de los Derechos
Humanos.
Lo anterior, haciendo uso racional del
presupuesto anual asignado por el Ministerio
de Hacienda.
9. SALIDAS
• Capacitación impartida.
• Evaluación de los docentes involucrados
en el programa.
• Determinación de las necesidades de
capacitación.
10. REGISTROS
• Evaluación de docentes.
• Consolidado de la evaluación.
• Consolidado necesidades de
capacitación.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Confrontación de listados personal
convocado o inscrito frente a listados de
asistencia.
• Control desarrollo de la programación y
horarios establecidos.
• Control de las instalaciones físicas y
ayudas pedagógicas adecuadas para el
buen desarrollo del evento.
• Certificados expedidos.
12. ANEXOS
13. ACTIVIDADES
JEFE DIVISION DE CAPACITACION
13.1 Asigna un coordinador académico
por evento, con el fin de llevar a cabo el
desarrollo del mismo.
COORDINADOR ACADEMICO
13.2 Envía los oficios pertinentes a los
Procuradores Regionales, Procuradores
Delegados, Jefes de Oficina o demás
instancias anexando el programa y formato
de convocatoria, indicando el perfil, número
de participantes, así como otras
características relacionadas con la
modalidad del evento académico.
13.3 Solicita cotizaciones de posibles
lugares para la realización del evento y
suministro de refrigerios.
JEFE DIVISION DE CAPACITACION Y
COORDINADOR
13.4 Una vez estudiadas las cotizaciones,
de común acuerdo, se elige la más favorable
en términos de calidad y presupuesto para el
Instituto y se libran las comunicaciones de
rigor.
JEFE DIVISION DE CAPACITACION
13.5 Oficia a la Dirección del Instituto, con
el fin de solicitar la disponibilidad
presupuestal, y elaboración del auto
comisorio, en caso de desplazamiento fuera
de la sede de trabajo.
SECRETARIA DE LA DIRECCION
13.6 Elabora el auto comisorio, y se
encarga de hacer entrega de las copias
respectivas tanto a la división administrativa,
como al funcionario comisionado.
COORDINADOR ACADEMICO
13.7 Hace la solicitud de los materiales
necesarios para el desarrollo académico del
evento, utilizando el formato establecido
para tal fin.
JEFE DE LA DIVISION DE
CAPACITACION
13.8 Autoriza la solicitud de elementos
una vez por semana.
COORDINADOR ALMACEN IEMP
13.9 Una vez autorizado, el coordinador
del Almacén del Instituto de Estudios hace la
entrega formal de los materiales
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
306
COORDINADOR ACADEMICO
13.10 Organiza y envía el material al lugar
indicado para la realización del evento.
13.11 Se hará presente con un día de
antelación, con el fin de verificar las
instalaciones físicas y técnicas del lugar,
cuando el evento se realice en las
instalaciones en el auditorio de la
Procuraduría General de la Nación, el
coordinador académico solicitará
verbalmente a la Secretaría de la División de
Capacitación la reserva de las aulas con un
mínimo de cinco días de antelación.
SECRETARIA DE LA DIVISION DE
CAPACITACION
13.12 Llevará el control de utilización de
las aulas y el auditorio.
COORDINADOR ACADEMICO
13.13 Se encarga de notificar las órdenes
de prestación de servicios y devolverlos
firmados a la División Administrativa,
cuando el evento se realice fuera de Bogotá.
COORDINADOR ACADEMICO
13.14 Corresponde al Coordinador
académico verificar que se cumpla con la
programación académica e itinerarios
establecidos con anterioridad.
13.15 Finalizada la jornada académica
distribuirá los formatos de evaluación
previamente establecidos.
13.16 Confrontará los diferentes listados
de asistencia y presentará ante la Jefatura
de la División un informe, respecto del
evento y logros alcanzados en el desarrollo
del mismo. Una vez confrontados los listados
procederá a la elaboración de los
certificados correspondientes.
13.17 Entrega los certificados al Jefe de
la División de Capacitación para firma.
JEFE DIVISION DE CAPACITACION
13.18 Entrega a la Directora del Instituto
de Estudios los certificados para firma, una
vez surtido el trámite son devueltos a la
coordinadora académica.
COORDINADOR ACADEMICO
13.18 Hace entrega de los certificados en
la clausura del seminario.
13.19 En caso de no haber hecho entrega
de los certificados durante la clausura del
seminario, hará entrega de los mismos
durante la semana siguiente.
14. INDICADORES
Asistentes Convocados
—————————— x 100
Personas que asistieron
• Causas de rechazo y su participación
porcentual.
• Total inscritos por seminario.
• Total Asistentes o nivel de cobertura.
• Asistentes discriminados por entidad.
• Asistentes discriminados por nivel
(departamento o municipio).
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
DIVISION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
FEBRERO DE 2001
ACTUALIZACION DEL MANUAL
INTRODUCCION
La Procuraduría General de la Nación es
un organismo con autonomía administrativa,
financiera y presupuestal en los términos
definidos por el Estatuto Orgánico del
Presupuesto Nacional, que ejerce sus
funciones bajo la suprema dirección del
Procurador General de la Nación, cuyo
desarrollo, calidad del servicio y
cumplimiento de las funciones que le han
asignado la Constitución Política y la ley,
dependen en buena parte de la ejecución de
los diferentes procedimientos que le
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
307
imprimen su dinámica diaria.
Por ello, los manuales de procedimientos
adquieren un gran valor práctico como guía
para la realización eficiente y eficaz del
trabajo por cada uno de los servidores
públicos de la Entidad.
Dentro de este marco de actuación,
solicitamos la máxima colaboración y
diligencia al personal en la observancia de
los procedimientos contenidos en el
presente Manual, en busca de un alto nivel
de desempeño institucional, facilitándose así
el logro de la excelencia en el servicio del
Ministerio Público.
El Viceprocurador General de la Nación,
Carlos Arturo Gómez Pavajeau.
OBJETIVOS DEL MANUAL
El presente Manual es un instructivo que
pretende los siguientes objetivos básicos:
• Orientar al personal en la ejecución de
los diferentes procedimientos, con el fin de
facilitar el trabajo y el logro de la calidad en
el mismo.
• Coadyuvar en la ejecución correcta y
oportuna de las labores encomendadas al
personal y propiciar la uniformidad en el
trabajo.
• Servir de medio de orientación al
personal nuevo, para facilitar su
incorporación al trabajo.
• Propiciar la eficiencia, la eficacia y el
control interno (autocontrol) de la Institución.
• Facilitar la orientación al usuario o
cliente.
Se trata de un material de consulta y
aplicación permanente por quienes tienen la
responsabilidad de dirigir, ejecutar y
controlar los procedimientos respectivos.
DESTINATARIOS
El presente Manual de Procedimientos
está dirigido a los integrantes de la Oficina
de Control Interno, y a los empleados que de
alguna manera tengan participación o
vinculación con dicho instrumento
administrativo.
MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL
El Manual debe ser objeto de
manipulación cuidadosa con el fin de
garantizar el buen estado de las hojas y de
la totalidad del instructivo.
ACTUALIZACION DEL MANUAL
Las modificaciones, sustituciones o
adiciones al Manual de Procedimientos se
efectuarán a través de la Oficina de
Planeación, siguiendo las instrucciones y
metodología de mejoramiento continuo
establecidas en la Procuraduría.
Dependencia: Instituto de Estudios del
Ministerio Público Oficina Jurídica
Proceso: Licitación o concurso de méritos
Procedimiento: Selección de contratista
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Obtener los bienes, los servicios o la
realización de las obras para el
funcionamiento normal de la Entidad, con las
características, plazos y demás condiciones
determinadas en el pliego de condiciones y
lo ofrecido por la persona seleccionada,
observando los principios de transparencia,
economía y responsabilidad.
2. CLIENTES
Los proponentes, en la Entidad Despacho
del Ordenador del Gasto, Junta de
Licitaciones y Adquisiciones, Divisiones
Administrativa y Financiera y funcionarios
idóneos que desde el punto de vista técnico
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
308
orientan la contratación.
3. ALCANCE
El procedimiento aplica a todas las
licitaciones convocadas por la Entidad.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los
proponentes; en la Entidad al Ordenador del
Gasto, a la Oficina Jurídica, a las Divisiones
Administrativa y Financiera, y a todas las
dependencias que apoyen o suministren
información para la conformación del pliego
de condiciones.
5. REFERENCIAS
Se tramita con fundamento en la Ley 80
de 1993, sus Decretos Reglamentarios,
Código de Comercio, disposiciones sobre
austeridad en el gasto público, régimen
tributario y demás normas que regulen la
materia.
6. DEFINICIONES
LICITACION: En los términos de la Ley 80
de 1993, es el procedimiento mediante el
cual la entidad estatal formula públicamente
una convocatoria para que, en igualdad de
oportunidades, los interesados presenten
sus ofertas y seleccione entre ellas la más
favorable.
CONCURSO DE MERITOS: Cuando el
objeto del contrato consista en estudios o
trabajos técnicos, intelectuales o
especializados, el proceso de selección se
llamará concurso y se efectuará también
mediante invitación pública.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Certificado de disponibilidad
presupuestal.
Listado de retiro de pliego de condiciones.
Constancias sobre diligencia de apertura
y cierre del proceso licitatorio.
Recibo de pago del pliego de condiciones.
8. CONDICIONES GENERALES
Define reglas objetivas, justas claras y
completas que permiten la confección de
ofrecimientos de la misma índole, que
aseguren una escogencia objetiva y eviten la
declaratoria de desierta de la licitación o
concurso.
9. SALIDA
Acta correspondiente a la audiencia de
adjudicación, o Resolución de Adjudicación
en el evento de que ésta no se haya
realizado en audiencia pública.
10. REGISTRO
Notificación al proponente seleccionado, y
comunicación a los no seleccionados, en el
evento que el acto de adjudicación no se
haya realizado en audiencia pública.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Estudio jurídico de documentos
presentados por los proponentes para
acreditar los requisitos que de esta índole
contiene el pliego de condiciones.
12. ANEXOS
Aviso a la Cámara de Comercio de Bogotá
y a la Confederación de Cámaras de
Comercio, “Confecámaras”.
Estudios de mercado, de prefactibilidad y
factibilidad.
Certificado de disponibilidad
presupuestal.
Certificaciones sobre la necesidad de
contratar el servicio, realizar las obras, o
adquirir bienes.
Características técnicas y
especificaciones de los bienes y servicios,
de la realización de la obra, determinadas
por los funcionarios idóneos en la materia.
Avisos de publicación de la licitación o
concurso en diario de amplia circulación
nacional (hasta 3).
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
309
Acta correspondiente a la audiencia para
precisar el contenido y alcance del pliego de
condiciones o términos de referencia, en el
evento de que se lleve a cabo.
Observaciones de los proponentes y
aclaraciones a las mismas.
13. ACTIVIDADES
DIVISION ADMINISTRATIVA
1. Con fundamento en el programa de
compras elaborado de acuerdo con las
necesidades de la Entidad, proyecta el
cronograma para licitar la adquisición de
bienes, realización de obras y contratación
de servicios, según los requerimientos de los
mismos.
2. Elabora estudios de mercado, de
prefactibilidad y factibilidad
3. Solicita a la División Financiera la
expedición del certificado de disponibilidad
presupuestal.
4. Solicita al o los funcionarios idóneos
las características técnicas y específicas de
los bienes a adquirir, las obras por realizar o
la prestación del servicio para contratar.
5. Proyecta las certificaciones sobre la
necesidad del servicio para contratar, bienes
a adquirir u obras por realizar, para la firma
del Procurador General de la Nación y/o del
Ordenador del Gasto, legalmente exigidas.
6. Envía los documentos necesarios a la
Oficina Jurídica, para la conformación del
pliego de condiciones.
OFICINA JURIDICA
7. Prepara en medio magnético la
información requerida para dar aviso a la
Cámara de Comercio y Confecámaras sobre
las licitaciones o concursos que proyecta
abrir la entidad, con la antelación prevista
legalmente, y con oficio remisorio la envía al
Ordenador del gasto para su consideración y
firma.
ORDENADOR DEL GASTO
8. Suscribe oficio remisorio y devuelve a
la Oficina Jurídica para remisión a Cámara
de Comercio y Confecámaras.
OFICINA JURIDICA
9. Proyecta la resolución de apertura de la
licitación o concurso, y lo envía a
consideración y firma del Ordenador del
Gasto, junto con el cronograma para el
desarrollo del proceso de licitación.
ORDENADOR DEL GASTO
10. Suscribe resolución por la cual se
ordena la apertura de la Licitación o
concurso; por Secretaria del Despacho del
ordenador del gasto se numera y fecha, y
envía copias del acto administrativo a la
Oficina Jurídica y a las Divisiones
Administrativa y Financiera.
OFICINA JURIDICA
11. Prepara la información de los avisos
de publicación de la licitación o concurso
que se ordena abrir, en diario de amplia
circulación nacional, teniendo en cuenta el
número de veces determinado en la
Resolución (hasta 3), y la envía a la División
Administrativa, para el efecto.
DIVISION ADMINISTRATIVA
12. Cotiza el costo de los avisos, obtiene
la disponibilidad presupuestal requerida y
realiza los trámites conducentes para la
publicación en el diario seleccionado.
OFICINA JURIDICA
13. Conforma el pliego de condiciones o
términos de referencia, teniendo como
parámetro lo establecido por cada una de las
dependencias involucradas en cada
licitación dependiendo de su naturaleza, y lo
envía al ordenador del gasto para su
consideración y firma, así como para la
revisión de las demás dependencias que
intervenga.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
310
ORDENADOR DEL GASTO
14. Revisa el pliego de condiciones o
términos de referencia, efectúa
modificaciones si es necesario y devuelve a
la Oficina Jurídica para su corrección;
aprueba suscribiendo el pliego de
condiciones o los términos de referencia, y
lo envía a la Oficina Jurídica para
continuación del trámite.
OFICINA JURIDICA
15. Archiva original del pliego de
condiciones o términos de referencia, en la
carpeta correspondiente, enviando
previamente fotocopia del mismo a la
División Administrativa para consideración y
retiro de los interesados en participar en la
licitación o concurso.
16. Proyecta la constancia de apertura de
la licitación o concurso.
JUNTA DE LICITACIONES Y
ADQUISICIONES
17. Efectúa la apertura de la licitación o
concurso, en el sitio, fecha y hora
establecidos en el pliego de condiciones o
términos de referencia, habilitando la urna
para el recibo de ofertas.
DIVISION ADMINISTRATIVA
18. Toma las fotocopias del pliego de
condiciones o de los términos de referencia,
en la cantidad necesaria, para consulta y
retiro por parte de los interesados en
participar en la licitación o concurso.
19. Entrega el pliego de condiciones o
términos de referencia y lleva la planilla de
retiro de los mismos con los datos
necesarios para identificar a los
participantes.
INTERESADOS EN PARTICIPAR
20. Solicitan la audiencia para precisar y
aclarar el contenido de los pliegos o
términos de referencia, si lo estiman
necesario, o acuden a ella en el evento de
que se haya convocado de oficio por la
Entidad.
JUNTA DE LICITACIONES Y
ADQUISICIONES
21. Realiza la diligencia de audiencia para
precisar el contenido y alcance del pliego de
condiciones o términos de referencia,
resolviendo allí mismo las inquietudes que
se presenten o por escrito en documento
denominado ADENDO, con la firma del
Ordenador del Gasto.
Si de lo tratado en la audiencia para
precisar el contenido y alcance del pliego
amerita ampliación del plazo, o éste es
requerido por las dos terceras partes de las
personas que han retirado el pliego, el
Ordenador del Gasto autoriza la elaboración
del acto administrativo a que haya lugar.
OFICINA JURÍDICA
22. Proyecta adendo, resolviendo las
inquietudes jurídicas que se presenten, e
integrando los demás aspectos tratados y
resueltos por las Dependencias
correspondientes, y lo envía a consideración
y firma del Ordenador del Gasto.
Adicionalmente de ser necesario, proyecta el
acto administrativo por el cual se ordena la
ampliación del plazo de la licitación y lo
remite al Ordenador del Gasto para su
consideración y firma
ORDENADOR DEL GASTO
23. Suscribe adendo y/o acto
administrativo por el cual se ordena ampliar
el plazo de la licitación, y los envía a la
Oficina Jurídica para la comunicación del
contenido a todos los participantes y
remisión de fotocopia a la División
Administrativa, para que sea integrado al
pliego de condiciones o términos de
referencia.
JUNTA DE LICITACIONES Y
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
311
ADQUISICIONES
24. Realiza el cierre de la licitación, llena
constancia respectiva con datos de los
participantes y la información relevante
sobre las propuestas. Adicionalmente
conforma los comités evaluadores en los
aspectos establecidos en el pliego de
condiciones o términos de referencia.
DIVISION ADMINISTRATIVA
25. Envía las propuestas presentadas a
los diferentes comités evaluadores, según la
designación que para el efecto señalen los
Miembros de la Junta de Licitaciones y
Adquisiciones.
OFICINA JURIDICA
26. Estudia las ofertas desde el punto de
vista jurídico, elabora informe respectivo, y
lo remite al Secretario General de la
Entidad, para que dentro del plazo legal esté
a consideración de los participantes.
ORDENADOR DEL GASTO
27. Recepciona las observaciones de los
participantes, sobre los estudios realizados y
dependiendo del cuestionamiento se envían
al comité respectivo para su respuesta.
OFICINA JURIDICA
28. Absuelve las observaciones
presentadas por los proponentes, sobre los
estudios jurídicos, y las remite a la División
Administrativa, para consideración de la
Junta de Licitaciones y Adquisiciones.
ORDENADOR DEL GASTO
29. Cita a los Miembros de la Junta de
Licitaciones y Adquisiciones, para estudio de
los diferentes ofrecimientos, las
evaluaciones, y respuesta a las inquietudes
planteadas, con el fin de adjudicar la
licitación o concurso.
JUNTA DE LICITACIONES Y
ADQUISICIONES
30. Una vez analizada la documentación
respectiva, recomienda la adjudicación,
teniendo en cuenta los parámetros
establecidos en el pliego de condiciones o
términos de referencia.
Este acto se realiza en audiencia pública
en los eventos contemplados en la Ley 80 de
1993, artículo 30, numeral 10, o de oficio.
ORDENADOR DEL GASTO
31. Adopta la decisión definitiva,
acogiéndose o apartándose en forma
motivada de la recomendación de la Junta
de Licitaciones y Adquisiciones.
SECRETARIA DE LA JUNTA DE
LICITACIONES Y ADQUISICIONES
32. Elabora acta de sesión de la Junta de
Licitaciones o de audiencia pública para
adjudicar, en donde se consignan las
decisiones adoptadas sobre la adjudicación
o declaratoria de desierta de la licitación o
concurso y envía toda la documentación a la
División Administrativa, para continuación de
trámite.
DIVISION ADMINISTRATIVA
33. Envía a la Oficina Jurídica todos los
documentos soporte para la elaboración del
proyecto de resolución de adjudicación.
OFICINA JURÍDICA
34. Proyecta la resolución de
adjudicación, con fundamento en lo
recomendado por la Junta de Licitaciones y
Adquisiciones y adoptado por el Ordenador
del Gasto, a quien lo remite para su
consideración y firma.
ORDENADOR DEL GASTO
35. Suscribe resolución de adjudicación;
por Secretaria del Despacho del Ordenador
del Gasto se fecha, numera, se envían
copias a la Oficina Jurídica, a las Divisiones
Administrativa y Financiera, así mismo se
notifica al adjudicatorio y se comunica a los
proponentes no seleccionados.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
312
DIVISION ADMINISTRATIVA
36. Envía a la Oficina Jurídica, con oficio
en el cual señala las condiciones básicas
para la elaboración del contrato, en cuanto a
precio, plazo, elementos para adquirir, obras
por realizar y servicios para contratar,
nombre del funcionario que ejercerá el
control y vigilancia en la ejecución del
contrato o la interventoría de conformidad
con lo contratado, y demás aspectos que
considere pertinentes, acompañado de los
originales de las propuestas y demás
anexos.
OFICINA JURIDICA
37. Recibe original de la propuesta
seleccionada, para la elaboración del
contrato, y de las no seleccionadas, para
archivo.
Dependencia: Instituto de Estudios del
Ministerio Público Oficina Jurídica
Proceso: Contratación directa
Procedimiento: Celebración de contrato
con formalidades plenas
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 2 marzo 2001
1. OBJETIVO
Obtener los bienes, los servicios o la
realización de las obras para el
funcionamiento normal de la Entidad, con las
características, plazos y demás condiciones
determinadas en los términos de la solicitud
de oferta y lo ofrecido por la persona
seleccionada, observando los principios de
transparencia, economía y responsabilidad.
2. CLIENTES
El contratista, en la Entidad Despacho del
Ordenador del Gasto, Junta de Licitaciones
y Adquisiciones, Divisiones Administrativa y
Financiera y funcionarios idóneos que desde
el punto de vista técnico orientan la
contratación.
3. ALCANCE
El procedimiento aplica a todos los
contratos con formalidades plenas que
celebre la Entidad.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a las partes
contractuales, la Oficina Jurídica, las
Divisiones Administrativa y Financiera.
5. REFERENCIAS
Se tramita con fundamento en la Ley 80
de 1993, sus Decretos Reglamentarios,
Código de Comercio, disposiciones sobre
austeridad en el gasto público, régimen
tributario y demás normas que regulen la
materia.
6. DEFINICIONES
Contrato Estatal: en los términos de la
Ley 80 de 1993, es todo acto jurídico
generador de obligaciones que celebren las
entidades a que se refiere ese Estatuto,
previsto en el derecho privado o en
disposiciones especiales o derivados del
ejercicio de la autonomía de la voluntad.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Recibo Oficial de pago del impuesto de
timbre.
Extractos únicos de publicación.
Formulario Beneficiario-Cuenta.
8. CONDICIONES GENERALES
Se identifican y fijan obligaciones de las
partes para la ejecución del procedimiento.
9. SALIDA
Suscripción del contrato.
10. REGISTRO
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
313
Una vez suscrito por las partes se radica
tanto en el libro correspondiente como en el
SIAF.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Confrontación de datos entre solicitud de
oferta y propuesta seleccionada.
12. ANEXOS
Términos de la solicitud de oferta.
Evaluaciones jurídica, técnica, económica,
de experiencia y cumplimiento.
Certificado de disponibilidad
presupuestal.
Certificaciones sobre la necesidad de
contratar el servicio, de realizar las obras, o
adquirir los bienes.
Propuesta seleccionada.
Recibo pago de impuesto de timbre (si se
requiere).
Recibo de pago de derechos publicación
Diario Oficial.
Póliza única de cumplimiento y sus
modificaciones.
Extracto único de publicación.
13. ACTIVIDADES
DIVISION ADMINISTRATIVA
1. Envía con oficio, a la Oficina Jurídica,
en el cual señala las condiciones básicas
para la elaboración del contrato, en cuanto a
precio, plazo, elementos para adquirir, obras
por realizar y servicios por contratar, nombre
del funcionario que ejercerá el control y
vigilancia en la ejecución del contrato o la
interventoría de conformidad con lo
contratado, y demás aspectos que considere
pertinentes, acompañado de los originales
de las propuestas y demás anexos.
OFICINA JURIDICA
2. Recibe original de la propuesta
seleccionada, para la elaboración del
contrato y de las no seleccionadas para
archivo.
3. Elabora proyecta contrato, y lo envía a
revisión del contratista y del ordenador del
gasto.
4. Si hay observaciones y tienen
fundamento se corrigen y se remite para
suscripción de las partes contratantes.
5. Suscrito el contrato se numera y fecha,
se entrega copia al contratista para que
efectúe los trámites de legalización del
contrato.
6. Envía el original del contrato a la
División Financiera para que imparta el
registro presupuestal correspondiente.
CONTRATISTA
7. Efectúa pagos por concepto de los
impuestos timbre (cuando se requiera
legalmente), los derechos de publicación del
contrato en el Diario Unico de Contratación
Pública, y constituye la póliza única de
cumplimiento en los términos pactados,
documentos que entrega a la Oficina
Jurídica para el trámite respectivo.
OFICINA JURIDICA
8. Recibe y verifica los documentos que
legalizan el contrato, precisándose que la
consignación por concepto del pago del
impuesto de timbre se presenta inicialmente
en la Tesorería para efectos de la
expedición del recibo oficial.
9. Envía al Ordenador del Gasto el
original de la póliza única de cumplimiento,
para su aprobación.
DIVISION FINANCIERA
10. Imparte registro presupuestal, y remite
original a la Oficina Jurídica, para
continuación de trámite.
ORDENADOR DEL GASTO
11. Aprueba póliza única de cumplimiento
y la remite a la Oficina Jurídica, para su
numeración, fechado y archivo en la carpeta
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
314
del contrato respectivo.
OFICINA JURIDICA
12. Cumplidos los requisitos de
legalización del contrato, envía fotocopias
del mismo a la División Administrativa,
Almacén, Interventor o funcionario asignado
para ejercer el control en la ejecución.
13. Elabora extracto único de publicación
del contrato, para la firma del Ordenador del
Gasto.
ORDENADOR DEL GASTO:
14. Suscribe el extracto y lo remite a la
Oficina Jurídica, para continuación de
trámite.
OFICINA JURIDICA
15. Remite a la Imprenta Nacional de
Colombia, los extractos únicos de
publicación, vía Email, así como el original
del documento descrito, para su publicación
en el Diario Unico de Contratación Pública,
dejando previamente fotocopia para la
carpeta del contrato correspondiente.
Dependencia: Instituto de Estudios del
Ministerio Público Oficina Jurídica
Proceso: Contratación directa
Procedimiento: Desarrollo del contrato
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha:
1. OBJETIVO
Buscar el cumplimiento de los fines de la
contratación.
2. CLIENTES
El contratista, en la Entidad Despacho del
Ordenador del Gasto, Junta de Licitaciones
y Adquisiciones, Divisiones Administrativa y
Financiera, el funcionario designado para
ejercer el control y vigilancia en el desarrollo
del contrato o el interventor.
3. ALCANCE
El procedimiento aplica para la ejecución
de todos los contratos celebrados.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a las partes
contractuales, a la Oficina Jurídica, a las
Divisiones Administrativa y Financiera y el
funcionario designado para ejercer el control
y vigilancia en el desarrollo del contrato o el
interventor.
5. REFERENCIAS
Se tramita con fundamento en la Ley 80
de 1993, sus Decretos Reglamentarios,
demás normas que regulen la materia y las
estipulaciones contractuales.
6. DEFINICIONES
Realización de todas las acciones
tendientes a que la Entidad reciba a
satisfacción los bienes, las obras y servicios
contratados.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Orden de pago.
8. CONDICIONES GENERALES
Ejercer el control y vigilancia para que la
ejecución del contrato se realice de
conformidad con lo estipulado en el contrato.
9. SALIDA
Actas de recibo de bienes, de realización
de obras o constancias sobre la prestación
del servicio.
10. REGISTRO
Aviso a la persona seleccionada, para
iniciar la ejecución, una vez legalizado,
suspensión o reanudación del contrato.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Informes sobre el desarrollo del contrato.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
315
12. ANEXOS
Informes del funcionario encargado del
control y vigilancia en el desarrollo del
contrato o interventor.
Solicitud de prórroga o modificación del
contrato, en el evento de ser necesario
Autorización del Ordenador del Gasto,
previo concepto de la Junta de Licitaciones,
para prórroga o modificación del contrato.
Solicitud de Adición, por parte del
Ordenador del gasto y la aceptación por
parte del Contratista.
Orden de pago.
Actos administrativos de imposición de
multas o sanciones (si se presentan)
Actas de recibo a satisfacción del objeto
contractual, o constancias sobre la
prestación del servicio.
Fotocopias orden de pago
Acta de Liquidación (si es el caso).
13. ACTIVIDADES
OFICINA JURIDICA
1. Envía fotocopia del contrato, una vez
legalizado, al funcionario designado para
que ejerza el control y vigilancia sobre su
ejecución interventor.
INTERVENTOR O FUNCIONARIO
ENCARGADO DE EJERCER EL CONTROL
EN EL DESARROLLO DEL CONTRATO
2. Realiza todas las actividades
tendientes para que la ejecución del contrato
se efectúe de conformidad con lo pactado.
3. Informa al Ordenador del Gasto, las
circunstancias que ameriten modificación o
prórroga a lo convenido, para que adopte la
decisión que considere procedente.
ORDENADOR DEL GASTO
4. Autoriza modificación o prórroga del
contrato, previo concepto de la Junta de
Licitaciones y Adquisiciones, y remite a la
Oficina Jurídica los documentos pertinentes,
para que se proyecte.
En el evento de presentarse hechos que
de conformidad con la Ley o las
estipulaciones contractuales configuren
causales de imposición de multas o
sanciones, previa consideración de la Junta
de Licitaciones y Adquisiciones, lo envía a la
Oficina Jurídica para que proyecte los actos
administrativos correspondientes.
OFICINA JURIDICA
5. Proyecta documento de modificación o
prórroga del contrato, o actos
administrativos de imposición de multas o
sanciones, según el caso, y las remite al
Ordenador del Gasto para su consideración
y firma.
ORDENADOR DE GASTO
6. Suscribe documento respectivo, si se
trata de modificación o prórroga se sigue el
mismo procedimiento descrito para el trámite
del contrato.
Si se trata de imposición de multas o
sanciones por Secretaría del Despacho del
Ordenador del Gasto, se notifica el acto
administrativo personalmente o por edicto.
CONTRATISTA O GARANTE
7. Interpone los recursos de reposición
ante el funcionario que expidió el acto.
ORDENADOR DEL GASTO
8. Remite recurso de reposición a la
Oficina Jurídica para trámite respectivo.
OFICINA JURIDICA
9. Proyecta el acto administrativo que
resuelva el recurso impetrado, y lo envía al
Ordenador del Gasto para su consideración
y firma.
SECRETARIA DESPACHO DEL
ORDENADOR DEL GASTO
10. Notifica personalmente o por edicto el
acto administrativo mediante el cual se
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
316
resuelva el recurso.
OFICINA JURIDICA
11. En firme el acto administrativo que
resuelve el recurso, comunica en las
oportunidades legales, a la Cámara de
Comercio de la jurisdicción respectiva, las
multas o sanciones impuestas.
De otra parte requiere al contratista para
que publique la parte resolutiva del acto
sancionatorio, en un diario de amplia
circulación nacional por dos veces, y en el
Diario Oficial.
12. Concluido el contrato en forma normal
o anormal, dependiendo de la naturaleza del
mismo se liquida dentro del plazo fijado en el
contrato o en su defecto en el establecido en
la ley.
ORDENADOR DEL GASTO
13. En el evento de necesitarse adición de
un contrato previa decisión de la Junta de
Licitaciones y Adquisiciones y consulta con
el contratista, envía documentos respectivos
a la Oficina Jurídica para la elaboración del
proyecto.
OFICINA JURIDICA
14. Elabora el proyecto de adición del
contrato, y lo remite al ordenador del gasto
para su consideración y firma y se sigue el
trámite descrito para el contrato, ajustándolo
a los requisitos necesarios.
Dependencia: Instituto de Estudios del
Ministerio Público División Administrativa y
financiera
Proceso: División Administrativa y
Financiera
Procedimiento: Contabilidad
Código:
Revisó JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Reflejar en la contabilidad los efectos en
la pérdida del poder adquisitivo de la unidad
monetaria y los efectos de la inflación en los
bienes no monetarios propiedad del Instituto.
2. CLIENTES
Departamento de Contabilidad, Dirección
Instituto, Jefatura División Administrativa.
3. ALCANCE
Instituto de Estudios del Ministerio
Público, Departamento de Contabilidad,
Jefatura División Administrativa.
4. RESPONSABILIDADES
Contador del Instituto, Asistente de
Contabilidad, Director del Instituto.
5. REFERENCIAS
• Carta Circular número 19 CGN del 27 de
noviembre de 1999.
• Plan General de Contabilidad Pública.
• Demás normas concordantes.
6. DEFINICIONES
CGN: Contaduría General de la Nación;
PGCP: Plan General de Contabilidad
Pública: Conjunto interrelacionado de
conceptos, normas, procedimientos e
instrumentos contables que, considerados
integralmente, permiten producir información
de carácter financiero, económico y social,
cuyo propósito es promover y generar toda
una moderna cultura organizacional contable
para la gestión y el control de la
administración pública.
Ajustes por inflación: Procedimiento
utilizado para reflejar en la contabilidad los
efectos en la pérdida del poder adquisitivo
de la unidad monetaria y los efectos de la
inflación, así como la metodología que se
adopta para expresar en moneda del mismo
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
317
poder adquisitivo la información económica,
financiera y social de los entes públicos.
Existen dos sistemas. Los elementos que
conforman los estados contables de los
entes públicos deben ajustarse, para
reconocer el efecto de la inflación, aplicando
un sistema parcial, salvo que por expresa
disposición legal vigente, un ente público en
particular, se encuentre sometido al sistema
integral de ajustes por inflación.
El sistema parcial: Consiste en ajustar
los costos históricos de los activos y pasivos
no monetarios y del patrimonio, de los entes
públicos, con su contrapartida en una cuenta
de naturaleza patrimonial, sin ajustar los
ingresos, costos y gastos.
El sistema integral: Consiste en ajustar
los costos históricos de los activos y pasivos
no monetarios, del patrimonio, de los
ingresos, costos y gastos, con una
contrapartida en la cuenta corrección
monetaria, la cual forma parte del Estado de
actividad financiera, económica y social.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Plantilla en hoja de cálculo Excel Office
97.
8. CONDICIONES GENERALES
Aplicado en forma individual a cada bien y
contabilizado globalmente para el cuidado y
resguardo de los bienes del Instituto de
acuerdo con la ley.
9. SALIDAS
Comprobante mensual de ajustes por
inflación tipo 10.
10. REGISTROS
• Inventario de Bienes Devolutivos
11. BASES DE AUTOCONTROL
• El valor a utilizar como principio y base
del ajuste, es el costo histórico del bien.
• Se debe utilizar un número o código
para identificar el bien.
• Mensualmente se verifica la activación
de nuevos bienes susceptibles de ser
ajustados.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
ASISTENTE CONTABILIDAD
13.1 Obtiene al finalizar el mes contable
un listado de todos los activos fijos no
monetarios.
13.2 Solicita el PAAG para el mes de
ajuste, al DANE.
13.3 Aplica el porcentaje
automáticamente, a través del paquete
contable.
13.4 Imprime comprobante de ajuste por
inflación y remite a Contador para su
revisión y aprobación
CONTADOR
13.5 Recibe comprobante de ajuste.
13.6 verifica porcentajes aplicados con
base en listado de bienes devolutivos que
expide almacén,
13.7 Aprueba comprobante y remite a
Asistente Contable para su contabilización.
ASISTENTE CONTABLE
13.8 Recibe de Contador comprobante
aprobado.
13.9 Contabiliza comprobante en el
sistema y archiva copia del mismo.
14. INDICADORES
• El índice de inflación PAAG mensual
aplicado debe corresponder al certificado
por el Banco de la República, al último día
del mes inmediatamente anterior.
• El número de bienes ajustados por
inflación debe corresponder exactamente al
número de bienes adquiridos, según informe
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
318
de almacén al último día del mes anterior.
Dependencia: Instituto de Estudios del
Ministerio Público División Administrativa y
Financiera
Proceso: Contabilidad
Procedimiento: Operaciones recíprocas
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Establecer el monto de operación por
ingreso o por gasto que el Instituto de
Estudios del Ministerio Público sostuvo con
entidades públicas durante un período.
2. CLIENTES
El procedimiento se aplica a todas las
entidades públicas que sostienen relación
con el IEMP por ingreso o por gasto.
3. ALCANCE
Contaduría General de la Nación,
Contraloría General de la República,
Procuraduría General de la Nación y todos
aquellos entes públicos con los cuales el
Instituto ha tenido relación.
4. RESPONSABILIDADES
Contabilidad.
5. REFERENCIAS
• Plan General de Contabilidad Pública.
• Demás normas concordantes.
6. DEFINICIONES
Operaciones recíprocas: Transacciones
financieras que se realizan entre diferentes
entes públicos por conceptos que pueden
estar asociados con activos, pasivos,
patrimonio, ingresos, gastos o costos,
cualquiera sea el orden o nivel al que
pertenezcan.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Cuentas por pagar.
• Auxiliar de Caja.
• Formulario CGN96.002.
8. CONDICIONES GENERALES
Las operaciones deben estar asociadas
con pasivos, patrimonio, ingresos y gastos.
9. SALIDAS
I. Presentación trimestral del formato
CGN96.002 impreso y medio magnético.
10. REGISTROS
Registra en formato de la Contaduría
General de la Nación para informe trimestral.
11. BASES DE AUTOCONTROL
II. El valor registrado contablemente
coincida con el presentado en el informe.
12. ANEXOS
13. ACTIVIDADES
AUXILIAR CONTABLE
13.1 Imprime la auxiliar de la cuenta de
ingresos y cuentas por pagar para
determinar con qué entidades públicas se
tuvo transacciones.
13.2 Elabora formato preestablecido por
la Contaduría General de la Nación
CGN96.002.
13.3 Imprime formato CGN96.002 y remite
a Contador para su revisión y aprobación.
CONTADOR
13.4 Recibe formato CGN96.002 del
Auxiliar contable.
13.5 Verifica información de operaciones
recíprocas en formato, con auxiliares de
cuentas contables de ingresos y gastos.
14. INDICADORES
• Cumplir con los plazos de entrega y
especificaciones del formato CGN96.002.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
319
Dependencia: Instituto de Estudios del
Ministerio Público División Administrativa y
Financiera
Proceso: Contabilidad
Procedimiento: Registro Contable de
Ingresos
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Determinar en forma clara y oportuna los
ingresos obtenidos por el Instituto de
Estudios del Ministerio Público en
cumplimiento de su objeto social.
2. CLIENTES
Instituto de Estudios del Ministerio
Público, Jefes de División, Contador, Entes
de Control del Estado.
3. ALCANCE
Internamente al Instituto y a nivel externo
Organos de Control y Ministerio de
Hacienda.
4. RESPONSABILIDADES
Involucra al Contador del Instituto y al
Asistente del Contador.
5. REFERENCIAS
PGCN: Plan General de Contabilidad
Pública.
Ley 298 del 23 de julio de 1996.
Demás normas concordantes
6. DEFINICIONES
Plan General de Contabilidad Pública -
PGCP: Conjunto interrelacionado de
conceptos, normas, procedimientos e
instrumentos contables que, considerados
integralmente, permiten producir información
de carácter financiero, económico y social,
cuyo propósito es promover y generar toda
una moderna cultura organizacional contable
para la gestión y el control de la
administración pública.
Ingresos. Flujo de recursos que recibe el
ente público que deben reconocerse cuando
se perciban o causen como resultado del
flujo real de bienes o servicios, o recibidos
de recursos aportados o transferidos sin
contraprestación. Deben clasificarse en
ingresos fiscales, venta de bienes, y
prestación de servicios, de acuerdo con la
actividad financiera, económica y social
desarrollada por el ente público. 2. Valores
recibidos, causados o producidos por
concepto de recaudos.
Ingresos corrientes: El presupuesto de
rentas corresponde a la estimación de los
valores corrientes que se esperan recaudar
durante el año fiscal, los cuales se clasifican
en tributarios y no tributarios. Los primeros
se subclasifican en impuestos directos e
impuestos indirectos, y los no tributarios
comprenden, las tasas y las multas.
Adicionalmente, en el nivel territorial son
ingresos corrientes no tributarios, las rentas
contractuales, las regalías las
participaciones y las transferencias
recibidas.
2. Recursos que los establecimientos
públicos reciben por la venta de bienes y
servicios, propios de las actividades
económicas o sociales que desarrollan, y por
los tributos que por norma legal recaudan.
Ingresos corrientes de la Nación:
Recursos que percibe la Nación en
desarrollo de lo establecido en las
disposiciones legales, por concepto de la
aplicación de impuestos, tasas, multas, o por
la celebración de contratos o convenios.
Ingresos extrapresupuestarios: Cuenta
que representa el valor de los recursos
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
320
percibidos que no se tenían presupuestados,
o los mayores valores recaudados no
adicionados al presupuesto.
Ingresos reales: Capacidad adquisitiva
que efectivamente representa para un ente
público, el monto del valor percibido en una
unidad de tiempo. En otros términos, es el
ingreso nominal (monetario), ajustado
conforme al índice de precios.
Ingresos financieros: Valores obtenidos
por el ente público, cuyo cometido estatal no
es de carácter financiero, provenientes de
las inversiones o de depósitos efectuados en
moneda nacional o extranjera, la prestación
de servicios de crédito.
Ingresos no operacionales: Valores que
se han causado durante el ejercicio pero que
no corresponden a la operación principal de
la empresa.
Ingresos no tributarios: Recursos del
Gobierno Nacional que no constituyen parte
de los pagos obligatorios para fines públicos
y que, por tanto, no corresponden a ninguno
de los conceptos de ingreso tributario.
Ingresos por fondos especiales: Cuenta
que representa los ingresos definidos en la
ley para la prestación de un servicio público
específico, así como los pertenecientes a
fondos sin personería jurídica, creados por
la ley.
Ingresos predestinados: Rentas de
destinación específica autorizadas en los
numerales 2 y 3 del artículo 359 de la
Constitución Política, que se harán efectivas
sobre los ingresos corrientes que
correspondan a la Nación, después de
descontar el situado fiscal y la participación
de los municipios en los ingresos corrientes
de la Nación ordenados por los artículos 356
y 357 de la Carta Magna.
Ingresos presupuestarios o corrientes:
Recursos que percibe la Nación en
desarrollo de lo establecido en las
disposiciones legales, por concepto de la
aplicación de impuestos, contribuciones,
tasas, multas o por la celebración de
contratos o convenios.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Recibo de Caja.
• Plantilla electrónica en el paquete
contable y en el SIIF.
• Documento soporte del ingreso
(consignación bancaria, nota crédito
bancaria, relación del conteo diario de
antecedentes disciplinarios, informe del
CAP).
8. CONDICIONES GENERALES
Se registran los ingresos generados por el
instituto, de conformidad con la Ley 262 de
febrero de 2000.
9. SALIDAS
• Auxiliar de caja (Cta. 110501).
• Auxiliar de ingresos (Cta. 412023).
• Balance de prueba.
• Estado de Actividad Financiera,
Económica y Social.
10. REGISTROS
• Recibo de Caja.
• Plantilla electrónica en el paquete
contable y en el SIIF.
• Comprobante de ingreso.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• El valor señalado en el recibo de caja
debe corresponder exactamente al valor
impreso en el documento soporte.
• El recibo de caja debe señalar el
concepto del ingreso, fecha, número
consecutivo del recibo, forma de pago, de
quien se recibe, la cuenta en la cual se
consigna.
• Los documentos soporte deben contener
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
321
los elementos necesarios mediante los
cuales se pueda verificar la autenticidad del
mismo.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
CONTADOR
13.1 Recibe de Tesorería los recibos de
caja del mes en forma consecutiva, con los
documentos soportes.
13.2 Verifica el consecutivo y los
soportes.
13.3 Codifica los recibos de acuerdo con
el concepto contable.
13.4 Remite al Asistente contable para su
digitación.
ASISTENTE CONTABLE
13.5 Obtiene los recibos de caja y verifica
el consecutivo y los soportes.
13.6 Digita en el paquete contable la
información y estampa sello de
CONTABILIZADO a cada recibo y soportes.
13.7 Imprime listado de la Cuenta 110501
de Caja y verifica la contabilización de la
totalidad de recibos del período (mes).
13.8 Imprime comprobante de contabilidad
y lo remite a Contador para su revisión y
aprobación.
14. INDICADORES
• Número mensual de recibos expedidos y
digitados.
• Cantidad de correcciones por errores en
la codificación contable, y en la digitación.
• Número de documentos soportes en
original, fotocopia o fax.
Dependencia: Instituto de Estudios del
Ministerio Público División Administrativa y
Financiera
Proceso: Presupuesto
Procedimiento: Expedición certificado de
disponibilidad
Código:
Revisó JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Disponer de los recursos presupuestales
autorizados en la Ley de Presupuesto, para
atender los gastos de funcionamiento del
INSTITUTO DE ESTUDIOS DEL
MINISTERIO PUBLICO, en cumplimiento del
objetivo para el cual fue creado.
2. CLIENTES
El Director del Instituto de Estudios como
ordenador del gasto, Jefe de la División
Administrativa, Jefe División Escuela de
Capacitación, Jefe División Investigaciones
Sociopolíticas y Tesorería.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica una vez sea
solicitado por el ordenador del gasto y se
perfecciona con la elaboración del registro
presupuestal.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al Ordenador
del Gasto, al Jefe de Presupuesto y al Jefe
de la División Administrativa.
5. REFERENCIAS
• Decreto 111 de 1996.
• Constitución Política de 1991.
• Ley de Presupuesto y su Decreto de
Liquidación.
• Resoluciones internas.
• Resolución 036 de 1998.
• Decretos de modificación, reducción o
aplazamiento del presupuesto, expedidos en
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
322
cada vigencia fiscal.
• Resolución Orgánica 04998 de 1999.
• Decreto 262 de 2000.
• Resolución 023 de 1995.
• Decreto de austeridad del gasto público.
• Demás normas concordantes.
6. DEFINICIONES
Certificado de Disponibilidad: Es un
documento expedido por el Jefe de
Presupuesto o por quien haga sus veces con
el cual se garantiza la existencia de
apropiación presupuestal disponible y libre
de afectación para la asunción de
compromisos con cargo al presupuesto de la
respectiva vigencia fiscal. Este documento
afecta preliminarmente el presupuesto
mientras se perfecciona el compromiso.
Compromiso: Son los actos realizados por
los órganos que en desarrollo de la
capacidad de contratar y de comprometer el
presupuesto a nombre de la persona jurídica
de la cual hagan parte, se encuentren en el
proceso de llevar a cabo el objeto
establecido en los mismos. Dichos actos
deben desarrollar el objeto de la apropiación
presupuestal.
Registro Presupuestal: Se entiende por
registro presupuestal del compromiso, la
imputación presupuestal mediante la cual se
afecta en forma definitiva la apropiación,
garantizando que esta solo se utilizará para
este fin. Esta operación indica el valor y el
plazo de las prestaciones a las que haya
lugar. El acto del registro perfecciona el
compromiso.
Obligación: se refiere al monto adeudado
producto del desarrollo de los compromisos
adquiridos por el valor equivalente a los
bienes recibidos, servicios prestados, y
demás exigibilidades pendientes de pago
incluidos los anticipos no pagados que se
hayan pactado en desarrollo de las normas
presupuestales y de contratación
administrativa.
SIIF: Sistema Integrado de Información
Financiera
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Certificado de Disponibilidad
Presupuestal.
• Registro presupuestal.
• Obligación y orden de pago.
8. CONDICIONES GENERALES
Se expide el certificado de disponibilidad
previa solicitud por parte del ordenador del
gasto.
9. SALIDAS
Certificado de disponibilidad numerado
por el SIIF en forma consecutiva.
10. REGISTROS
En el libro control de apropiaciones
presupuestales.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Se verifica saldo de apropiación por
cada rubro presupuestal.
• Se comprueba la correcta Liquidación y
elaboración del certificado.
• Se verifica su creación en el ZIIF.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
JEFE DE PRESUPUESTO
1. Clasifica el tipo de gasto con base en la
solicitud enviado por el Ordenador, en
Servicios Personales, Adquisición de Bienes
Adquisición de Servicios e Impuestos y
Multas.
2. Consulta el saldo presupuestal y lo
afecta con el registro en los libros.
3. Elabora el certificado anotando el tipo
de vigencia, valor de la operación, la
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
323
imputación presupuestal y el objeto, y esta
información se guarda en el SIIF.
4. Imprime el documento en original y
copia, se revisa y se firma.
5. Envía a la oficina jurídica el original con
todos los documentos soportes o a
secretaria de la División Administrativa del
Instituto, para la elaboración del Contrato de
prestación de servicios o de pedido con o sin
formalidades plenas, respectivamente.
6. Firmado el contrato de prestación de
servicios o adquisición de bienes por las
partes, elabora el registro presupuestal del
compromiso, por el valor contratado, en el
mismo documento en original y dos copias.
7. Envía a la secretaria de la División
Administrativa el documento original con
todos los soportes, para continuar con el
proceso de contratación.
8. Distribuyen las copias para su archivo
en las oficinas de Presupuesto y la División
Administrativa.
14. INDICADORES
• Ejecución presupuestal mensualizada =
Asignación presupuestal / Ejecución
mensual.
Dependencia: Instituto de Estudios del
Ministerio Público División Administrativa y
Financiera
Proceso: Tesorería
Procedimiento: Elaboración recibos de
caja
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: MARZO 2 DE 2001
1. OBJETIVO
Registrar los ingresos que obtiene el
Instituto de Estudios durante un período por
todo concepto, en cheque o efectivo.
2. CLIENTES
Bancos, Contabilidad, Presupuesto.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todas las
consignaciones efectuadas en las cuentas
de ahorro y corriente que posee el Instituto
de Estudios del Ministerio Público, por los
diferentes conceptos.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a Tesorería,
Cartera, Contabilidad.
5. REFERENCIAS
Disposiciones internas.
6. DEFINICIONES
Recibo de Caja: Es un soporte de
contabilidad en el cual constan los ingresos
en efectivo o cheque recaudados por el
IEMP.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Modelo Recibo de Caja en forma
continua y prenumerado.
• Planillas de deudores.
• Volante de consignación.
8. CONDICIONES GENERALES
El recibo de caja se elabora teniendo
como soporte la consignación realizada en
las cuentas bancarias del Instituto de
Estudios del Ministerio Público o en efectivo.
9. SALIDAS
Recibo de Caja con sus respectivos
soportes.
10. REGISTROS
• Planilla en Excel para enviar a
Contabilidad y Presupuesto.
• En el Sistema Integrado de Información
Financiera, ZIIF.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
324
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Verificar que el número de la cuenta
anotada en el volante de consignación
pertenezca al IEMP.
• Conservar el número consecutivo de
Recibos de Caja.
• Verificar que el valor de la consignación
coincida con el recibo de Caja.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
TESORERO
13.1 Recibe de los usuarios o clientes los
volantes de consignación y las clasifica por
fecha y cuenta bancaria.
13.2 Determina el concepto del recaudo
(Antecedentes disciplinarios, seminarios,
diplomados, derechos de autor y otros).
13.3 Elabora planilla donde se detalla los
recaudos por concepto de antecedentes
disciplinarios expedidos por la oficina del
CAP.
13.4 Recibe informes mensuales y
consignaciones de las coordinaciones
administrativas de la Procuraduría a nivel
regional, donde relaciona el número de
antecedentes disciplinarios expedidos
durante el período.
13.5 Verifica que el número de
antecedentes expedidos a nivel regional
coincida con el número de consignaciones
remitidas por los Coordinadores.
13.6 Elabora Recibo de Caja.
13.7 Remite mensualmente a la oficina de
contabilidad un informe de ingresos
recaudados en el mes, con los recibos de
caja como soporte, para su contabilización.
13.8 Archiva copia consecutiva de los
recibos de caja.
14. INDICADORES
• Número de recibos de Caja elaborados
durante el mes.
• Promedio de Recibos de Caja
elaborados por tipo de recaudo:
Antecedentes disciplinarios, Derechos de
autor, Diplomados y seminarios.
Dependencia: Instituto de Estudios del
Ministerio Público División Administrativa y
financiera
Proceso: Tesorería
Procedimiento: Elaboración de cheques
y pagos
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Cumplir con compromisos adquiridos
causados por la Oficina de Contabilidad,
como gasto o adquisición de bienes, dentro
de la ejecución presupuestal de la vigencia.
2. CLIENTES
Los Proveedores, conferencistas,
Contabilidad, Presupuesto, Dirección y
jefaturas de División del Instituto de Estudios
del Ministerio Público.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
pagos por concepto de gastos generales o
adquisición de bienes, siempre y cuando
cumplan con todos los soportes requeridos
para su desembolso.
La elaboración de los cheques y su pago
se ajusta a las fechas y cuantías
determinadas en el Programa Anual de Caja-
PAC.
4. RESPONSABILIDADES
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
325
El procedimiento involucra a Tesorería,
Dirección del Instituto de Estudios del
Ministerio Público, División Administrativa y
Financiera, Contabilidad, Presupuesto.
5. REFERENCIAS
• Decreto 266 de 2000.
• Decreto 262 de 2000.
• Decreto 111 de 1996.
• Resoluciones internas.
• Demás normas concordantes.
6. DEFINICIONES
Programa Anual de Caja: Monto máximo
mensual de fondos disponibles en la Cuenta
Unica Nacional, manejada por la Dirección
del Tesoro Nacional.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Comprobante de Pago, prenumerado en
forma consecutiva.
• Cheque.
• Ordenes de pago prenumeradas en
forma continua.
• Planillas en Excel.
8. CONDICIONES GENERALES
Se elabora el Comprobante de pago y el
cheque, siempre y cuando se cumpla con los
requisitos exigidos para tal desembolso,
como cotizaciones, justificación, certificado
de disponibilidad, orden de prestación de
servicio o contrato, recibo a satisfacción,
factura o cuenta de cobro, ingreso al
almacén, orden de pago, liquidaciones de
retenciones de ley, codificación contable y
presupuestal.
9. SALIDAS
Comprobante de pago debidamente
diligenciado.
10. REGISTROS
• Libro de Bancos.
• Planilla en Excel para elaboración de
informes.
• Colilla de chequera.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Verifica valor a pagar codificado en
contabilidad.
• Verifica la totalidad de los soportes.
• Ingresa la información al Sistema de
Información Integral y Financiera.
• Verifica control consecutivo de chequera
y comprobantes de egreso.
• Plasma sello sobre cheque “páguese por
caja o por canje al primer beneficiario”.
• Verifica con exactitud el nombre del
beneficiario.
• Verifica número de cuenta para
consignar cheque girado.
12. ANEXOS
No aplica,
13. ACTIVIDADES
TESORERO
13.1 Recibe documentos soportes
enviados por las Divisiones de Escuela de
Capacitación, Investigaciones Sociopolíticas
y Administrativa y financiera del Instituto de
Estudios del Ministerio Público.
13.2 Elabora orden de pago.
13.3 Remite a la Oficina de Contabilidad -
Contador- para su codificación contable la
orden de pago, comprobante de pago con
soportes.
CONTABILIDAD
CONTADOR
13.4 Recibe Ordenes de pago con
soportes enviados por la tesorería.
13.5 Codifica contablemente el
comprobante de pago, aplicando las
retenciones de ley.
13.6 Remite a Presupuesto órdenes de
pago con soportes para codificación
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
326
presupuestal.
PRESUPUESTO
JEFE DE PRESUPUESTO
13.7 Recibe Ordenes de pago con
soportes para imputación presupuestal.
13.8 Registra sobre el comprobante de
pago codificación prespuestal.
13.9 Remite a Tesorería Orden de pago
con soportes para elaboración de cheque.
TESORERIA
13.10 Recibe de la oficina de Presupuesto
la orden de pago codificada y liquidado los
descuentos de ley.
13.11 Elabora cheque por el valor a pagar
liquidado con todos los descuentos.
13.12 Remite orden de pago con cheque y
soportes a la oficina de la División
Administrativa y Financiera para su revisión
y visto bueno.
13.13 Recibe cuentas con el visto bueno
de la División Administrativa y Financiera.
13.14 Recoge firmas del Director del
Instituto de Estudios.
13.15 Implanta firma de tesorero en cada
uno de los cheques girados.
13.16 Consigna cheques girados en las
cuentas de los beneficiarios, que informaron
previamente en las cotizaciones.
13.17 Remite a la oficina de Contabilidad
informe de egresos mensualizados,
soportado con los comprobantes de pago y
demás anexos.
14. INDICADORES
• Número de Comprobantes de pago
elaborados durante el mes.
• Promedio de Comprobantes de pago
elaborados por concepto de adquisición de
bienes y prestación de servicios.
Dependencia: Instituto de Estudios del
Ministerio Público División Administrativa y
Financiera
Proceso: Contabilidad
Procedimiento: Cuentas por cobrar
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Establecer en forma clara y exacta los
derechos para con terceros, que tiene el
Instituto por la prestación de los servicios
propios de su función administrativa o
cometido estatal, como son la venta de
Diplomados, Seminarios y cursos y también
la venta de monografías.
2. CLIENTES
Los deudores del Instituto, Escuela de
Capacitación, Contabilidad, Tesorería y
Cartera.
3. ALCANCE
Escuela de Capacitación, División
Financiera y Cartera.
4. RESPONSABILIDADES
Escuela de Capacitación, Contabilidad,
Cartera.
5. REFERENCIAS
I. Decreto 262 de febrero 22 de 2000
Nueva Estructura de la Procuraduría
General de la Nación, artículo 57 numeral
4°.
II. Doctrina Contable Plan General de
Contabilidad Pública.
6. DEFINICIONES
Cuenta por cobrar: Derechos ciertos, a
favor del ente público, en moneda nacional o
extranjera, originados en la prestación de
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
327
servicios o venta de bienes, en desarrollo de
su función administrativa o cometido estatal.
2. Valor de las obligaciones contraídas por
el ente público, por concepto de adquisición
de bienes o servicios, gravámenes de
carácter general y obligatorios a favor del
Estado, gastos financieros generados por las
obligaciones y deudas, los avances y
anticipos recibidos, y los créditos judiciales.
Deben registrarse por el monto total
adeudado y revelarse por el valor que
constituye la obligación de pago, a la fecha
del informe contable. Las obligaciones
contraídas en moneda extranjera o mediante
pactos de reajuste, deben ajustarse a su
valor actual, utilizando las tasas de cambio o
unidades de reconvención correspondientes,
certificadas o informadas por las autoridades
competentes.
7. FORMATOS A UTILIZAR
III. Oficio con el cual se recibe el detalle
de las cuentas por cobrar por parte de la
Escuela de Capacitación.
IV. Comprobante electrónico de
contabilidad paquete contable.
8. CONDICIONES GENERALES
V. La Escuela de Capacitación debe
informar dentro de los 5 primeros días del
mes siguiente, en forma detallada los
nombres de los asistentes a eventos que
haya realizado el Instituto durante el mes,
indicando el valor a cobrar por cada uno de
ellos.
9. SALIDAS
VI. Estado de cuenta por evento y
participante.
VII. Cartera detallada por evento y
asistente.
10. REGISTROS
• Comprobante de contabilidad.
11. BASES DE AUTOCONTROL
VIII. El listado de participantes en un
evento es revisado para evitar doble
contabilización.
IX. Se verifica la exactitud de los
descuentos otorgados al igual que las
becas.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
CONTADOR
13.1 Recibe de la División Escuela de
Capacitación oficio con listado de asistentes
a los diferentes eventos realizados por el
Instituto de Estudios del Ministerio Público.
13.2 Revisa informe y solicita aclaración o
devuelve a la Escuela para corregir.
13.3 Si el informe no requiere aclaración,
remite a Auxiliar contable para su
contabilización.
AUXILIAR DE CONTABILIDAD
13.4 Recibe de Contador listado de
asistentes corregido.
13.5 Registra en el sistema en forma
individual el evento y la cuenta por cobrar de
cada asistente, asignando código para su
identificación.
13.6 Imprime comprobante de cuenta por
cobrar y remite a Contador para su revisión y
aprobación.
CONTADOR
Recibe comprobante de cuenta por cobrar
con anexos.
Revisa comprobante de cuenta por cobrar
frente a listado enviado por la División
Escuela y aprueba.
Remite a Auxiliar contable Comprobante y
anexos.
AUXILIAR CONTABLE
Recibe comprobante y contabiliza.
Archiva comprobante.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
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328
Envía a Cartera copia de comprobante.
14. INDICADORES
• Número de participantes creados en el
sistema.
• Número de eventos realizados en el
mes.
• Costo total por seminario y global.
Dependencia: Instituto de Estudios del
Ministerio Público División Administrativa y
Financiera
Proceso: Contabilidad
Procedimiento: Provisión de cartera
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Registrar el valor calculado para cubrir las
posibles contingencias de pérdida por el
riesgo de cobrabilidad de los deudores del
Instituto, teniendo en cuenta las edades, y
así poder aplicar los diferentes porcentajes.
2. CLIENTES
Deudores, Cartera, Contabilidad.
3. ALCANCE
El Procedimiento se aplica en la oficina de
Contabilidad y Cartera.
4. RESPONSABILIDADES
Cartera y Contabilidad.
5. REFERENCIAS
Decreto 262 de febrero 22 de 2000 Nueva
Estructura de la Procuraduría General de la
Nación, artículo 57 numeral 4°.
Doctrina Contable Plan General de
Contabilidad Pública.
6. DEFINICIONES
Provisión para deudores. (Cr). Valor
estimado de las contingencias de pérdidas
generadas en los deudores, como resultado
del riesgo de cobrabilidad, de acuerdo con el
análisis general o individual, de las cuentas
que conforman el grupo de deudores.
Provisiones. Representa el valor de las
estimaciones que debe efectuar el ente
público para cubrir contingencias de
pérdidas como resultado del riesgo de
incobrabilidad, mercado o demérito del costo
de los activos, así como las estimaciones
para cubrir obligaciones, costos y gastos
futuros no determinados o acreencias
laborales no consolidadas, como
consecuencia del proceso operacional o
actividades permanentes que lleve a cabo.
7. FORMATOS A UTILIZAR
a) Informe por edades realizado por el
área de cartera.
8. CONDICIONES GENERALES
2. Que exista cartera vencida.
9. SALIDAS
Informe de provisión de cartera por
edades y porcentajes de provisión.
10. REGISTROS
Registro contable de la provisión, en
comprobante de contabilidad.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Verificar con exactitud el saldo por
edades.
12. ANEXOS
13. ACTIVIDADES
CARTERA
13.1 Entrega listado de cuentas por
cobrar por edades de vencimiento.
CONTABILIDAD
13.2 Aplica los porcentajes dependiendo
de la edad de vencimiento.
13.3 Contabiliza la provisión.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
329
CONTADOR
13.4 Revisa listado de cuentas por cobrar
por edades y verifica porcentajes aplicados
14. INDICADORES
La provisión se aplica semestralmente,
teniendo en cuenta los porcentajes
determinados por las normas de
Contabilidad Pública generalmente
aceptadas.
Dependencia: Instituto de Estudios del
Ministerio Público División Administrativa y
financiera
Proceso: Contabilidad
Procedimiento: Recuperación de cartera
Código:
Revisó JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Recaudar las cuentas por cobrar del
Instituto de Estudios del Ministerio Público,
teniendo en cuenta las edades de
vencimiento, para establecer su antigüedad,
analizar el difícil cobro y determinar
provisiones y castigos.
2. CLIENTES
Todos y cada uno de los beneficiarios de
servicios académicos que presta el IEMP,
Director, Oficina Jurídica, Tesorería, y en
general la división administrativa y
financiera.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
inscritos en las actividades académicas del
Instituto de Estudios del Ministerio Público, a
través de la escuela de capacitación.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al Contador del
Instituto de Estudios y asistente de cartera.
5. REFERENCIAS
• Constitución Nacional de 1991.
• Ley 43 de 1990.
• Circulares Superbancarias.
• Disposiciones internas suscritas por la
Dirección del Instituto.
• Demás normas concordantes.
6. DEFINICIONES
Cartera: Conjunto de usuarios deudores
de los servicios prestados por el Instituto de
Estudios del Ministerio Público.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Modelo cartera vigente.
• Modelo cartera por edades de
vencimiento.
• Modelo Circularización.
8. CONDICIONES GENERALES
Se toma como base la información
suministrada por la oficina de contabilidad,
quien causa la cuenta por cobrar y registra
los pagos recibidos.
El proceso se realiza mensualmente
9. SALIDAS
Listado de deudores por edades de
vencimiento.
10. REGISTROS
• En la base de datos de cartera
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Confronta auxiliar estado de cuenta
emitido por la oficina de contabilidad con los
listados de causación de la cuenta por
cobrar.
• Correcta Liquidación y elaboración de
los recibos de pago, de conformidad con
documento soporte.
• Confrontación con registros auxiliares.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
330
• Control consecutivo de las cuentas de
cobro y circularización.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
ESCUELA DE CAPACITACION
13.1 Realizada la actividad académica,
remite listado de asistentes por cada evento
a Contabilidad, para la causación de cuantas
por cobrar.
CONTABILIDAD
13.2 Recibe de la Escuela de
Capacitación, listado de participantes a cada
evento
13.3 Asigna códigos al evento reportado
por la Escuela y a cada uno de los
participantes.
13.4 Digita en el sistema el listado de
conformidad con los códigos asignados.
13.5 Expide copia del auxiliar Cuentas por
Cobrar y lo remite a Contador IEMP.
CONTADOR
13.6 Revisa listado de cuentas por cobrar
por cada evento realizado.
13.7 Remite listado a Oficina de Cartera
para que proceda a su cobro.
CARTERA
13.8 Recibe listado de cuentas por cobrar
detallado por eventos y participantes.
13.9 Clasifica las cuentas por edades de
vencimiento.
13.10 Contacta a los deudores vía
telefónica, a fin de recordar la obligación
pendiente con el Instituto de Estudios del
Ministerio Público.
13.11 Actualiza hojas de control de
cuentas por cobrar, donde se deja
constancia de la gestión.
13.12 Elabora las cuentas de cobro en
forma individual, o la circularización,
dependiendo de la antigüedad de la
obligación.
13.13 Actualiza controles de cobro con
número de radicación y fecha de envío.
13.14 Obtiene respuesta a circularización
o cuentas de cobro.
13.15 Remite a Contabilidad listado
actualizado para su revisión.
CONTADOR
13.16 Recibe listado actualizado enviado
por la oficina de cartera.
13.17 Confronta listado actualizado con
Recibos de Caja elaborados en el período.
13.18 Remite listado de cuentas por
cobrar para los ajustes correspondientes.
CARTERA
13.19 Recibe listado y elabora ajustes
correspondientes.
13.20 Informa a Tesorería de pagos
realizados, para la elaboración de recibos de
caja.
13.21 Elabora informe de cuentas por
cobrar por trimestre para Dirección del
Instituto de Estudios del Ministerio Público.
14. INDICADORES
• Rotación de Cartera = Cuentas por Cobrar
por Período
—————
———————— = días
Ventas de servicios
• Porcentaje de recuperación
= Valor recuperado
—
——————— X 100
Cartera total
Dependencia: Instituto de Estudios del
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
331
Ministerio Público División Administrativa y
Financiera
Proceso: Contabilidad
Procedimiento: Cuentas por pagar
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Registrar las obligaciones del Instituto con
el fin de determinar los montos adeudados
por este, ya sea por prestación de servicios
o compra de bienes.
2. CLIENTES
Proveedor del bien o servicio,
Presupuesto, Contabilidad, Tesorería.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica en la División
Escuela de Capacitación y/o Almacén,
Contabilidad y Tesorería.
4. RESPONSABILIDADES
Presupuesto, División Escuela de
Capacitación y/o Almacén, Contabilidad y
Tesorería.
5. REFERENCIAS
I. Decreto 262 de febrero 22 de 2000
Nueva Estructura de la Procuraduría
General de la Nación, artículo 57 numeral
4°.
II. Doctrina Contable Plan General de
Contabilidad Pública.
III. Demás normas concordantes.
6. DEFINICIONES
Cuenta por Pagar: Valor de las
obligaciones, autorizadas por vía general,
contraídas por el ente público por concepto
de adquisición de bienes o servicios
recibidos de proveedores nacionales, en
desarrollo de su función administrativa o
cometido estatal.
7. FORMATOS A UTILIZAR
a) Orden de Pago;
b) Orden de Prestación de Servicios o
Contrato;
c) Solicitud de Certificado de
Disponibilidad;
d) Justificación del Servicio o de la
Compra;
e) Certificado de Disponibilidad
Presupuestal;
f) Cotizaciones.
8. CONDICIONES GENERALES
g) Deben causarse por el valor bruto
teniendo en cuenta las deducciones si las
hay.
IV. SALIDAS
a) Listado auxiliar de cuentas por pagar;
b) Comprobante de contabilidad.
10. REGISTROS
Contabilidad en la causación y en el pago.
11. BASES DE AUTOCONTROL
c) La justificación de la adquisición del
bien o servicio debe llevar el Vo. Bo. del
Ordenador del Gasto;
d) El cumplido a satisfacción o factura
debe ser posterior a la expedición del CDP;
e) El sello de codificación contable debe
encontrarse o en la factura o en el cumplido
a satisfacción;
f) Verifica los porcentajes de deducciones
de ley.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
CAUSACION DEL GASTO
CONTADOR
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
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332
13.1 Recibe de la Tesorería Orden de
pago con soportes para su verificación,
liquidación de deducciones e imputación
contable.
PRESUPUESTO
13.2 Recibe órdenes de pago codificados
contablemente con soportes.
AUXILIAR CONTABLE
13.3 Recibe de Presupuesto Orden de
pago con soportes.
13.4 Causa gasto en contabilidad, con
base en la imputación contable dada por el
Contador.
13.5 Crea obligación por pagar en el ZIIF.
13.6 Remite a Tesorería documentación
anexa a orden de pago, para su
correspondiente giro.
TESORERIA
13.7 Recibe de Auxiliar contable orden de
pago con soportes para la elaboración de
cheque y pago.
14. INDICADORES
a) Número de pagos realizados en el mes.
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARIA GENERAL
FEBRERO DE 2001
ACTUALIZACION DEL MANUAL
INTRODUCCION
La Procuraduría General de la Nación es
un organismo con autonomía administrativa,
financiera y presupuestal en los términos
definidos por el Estatuto Orgánico del
Presupuesto Nacional, que ejerce sus
funciones bajo la suprema dirección del
Procurador General de la Nación, cuyo
desarrollo, calidad del servicio y
cumplimiento de las funciones que le han
asignado la Constitución Política y la ley,
dependen en buena parte de la ejecución de
los diferentes procedimientos que le imprime
su dinámica diaria.
Por ello, los manuales de procedimientos
adquieren un gran valor práctico como guía
para la realización eficiente y eficaz del
trabajo por cada uno de los servidores
públicos de la Entidad.
Dentro de este marco de actuación,
estamos solicitando la máxima colaboración
y diligencia al personal en la observancia de
los procedimientos contenidos en el
presente Manual, en busca de un alto nivel
de desempeño institucional, facilitándose así
el logro de la excelencia en el servicio del
Ministerio Público.
El Viceprocurador General de la Nación,
Carlos Arturo Gómez Pavajeau.
OBJETIVOS DEL MANUAL
El presente Manual es un instructivo que
pretende los siguientes objetivos básicos:
• Orientar al personal en la ejecución de
los diferentes procedimientos, con el fin de
facilitar el trabajo y el logro de la calidad en
el mismo.
• Coadyuvar en la ejecución correcta y
oportuna de las labores encomendadas al
personal y propiciar la uniformidad en el
trabajo.
• Servir de medio de orientación al
personal nuevo, para facilitar su
incorporación al trabajo.
• Propiciar la eficiencia, la eficacia y el
control interno (autocontrol) de la Institución.
• Facilitar la orientación al usuario o
cliente.
Se trata de un material de consulta y
aplicación permanente por quienes tienen la
responsabilidad de dirigir, ejecutar y
controlar los procedimientos respectivos.
DESTINATARIOS
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
333
El presente Manual de Procedimientos
está dirigido a los integrantes de la Oficina
de Control Interno, y a los empleados que de
alguna manera tengan participación o
vinculación con dicho instrumento
administrativo.
MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL
El Manual debe ser objeto de
manipulación cuidadosa con el fin de
garantizar el buen estado de las hojas y de
la totalidad del instructivo.
ACTUALIZACION DEL MANUAL
Las modificaciones, sustituciones o
adiciones al Manual de Procedimientos se
efectuarán a través de la Oficina de
Planeación, siguiendo las instrucciones y
metodología de mejoramiento continuo
establecidas al interior de la Procuraduría.
Dependencia: Secretaría General
Proceso: Correspondencia
Procedimiento: Trámite correspondencia
Recibida y Enviada
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Brindar un adecuado y expedito orden y
registro de la correspondencia interna y
externa que ingresa a la Secretaría General,
efectuarle el seguimiento interno para su
desarrollo y el envío de la misma.
2. CLIENTES
Al interior de la Entidad, sus servidores;
así como también personas naturales o
jurídicas públicas o privadas, externas a la
Entidad que se encuentran vinculadas con
ella en algún trámite administrativo o
simplemente que requieren de la ejecución
de las funciones que le corresponden por
Constitución y por ley.
3. ALCANCE
Toda persona natural o entidad de orden
particular o público nacional o internacional
que requiera realizar trámites al interior de la
Entidad, y a las que se necesite para efectos
de desarrollar sus funciones.
4. RESPONSABILIDADES
Todos los funcionarios de la dependencia,
y hacia afuera, igual que los involucrados en
los puntos anteriores.
5. REFERENCIAS
Constitución Política.
Decreto 262 de 2000.
Resolución 0023 de 1992.
Decreto 01 de 1984.
Demás Normas Concordantes.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Memorando.
Oficios enviados S.G.
Libro Radicador.
8. CONDICIONES GENERALES
Correspondencia interna.- mediante
oficios y memorando.
Correspondencia externa.- proviene de la
Sección de Correspondencia y es
relacionada en planillas de entrega luego de
ser registrados en el SIAF.
9. SALIDAS
No aplica.
10. REGISTROS
S.I.A.F.
Tabla de Word.
Libro radicador.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
334
11. BASES DE AUTOCONTROL
Realizando seguimiento a través de los
memorandos, a la correspondencia que
circula en la Secretaría General y hacia las
otras dependencias de la Entidad.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
DEPENDENCIAS DE LA
PROCURADURÍA, OTROS ORGANISMOS Y
PARTICULARES.
13.1 Envía correspondencia de
dependencias de la procuraduría, otros
organismos y particulares envían
correspondencia (ver trámite
correspondencia Registro y Control y
Correspondencia).
OFICINISTA
13.2 Recibe la correspondencia, firma
copia de recibido en el documento o en la
planilla y la radica en el sistema bajo el
archivo “Recibe -. DSG del Microsoft Word,
directorio C:\ Control” y en el módulo de
Secretaría General del SIAF.
13.3 Pasa la correspondencia a la
Secretaría General.
SECRETARIO GENERAL
13.4 Dispone con memorando el trámite a
seguir impartiendo en el mismo las
instrucciones que debe seguir el servidor a
quien se le encargue el asunto.
OFICINISTA
13.5 Descarga del sistema y entrega al
citador lo que es para enviar a otra
dependencia.
13.6 Entrega al Funcionario de la
Secretaría General el asunto que se le ha
asignado y hace firmar la copia del
memorando.
ASESOR
13.7 Proyecta la respuesta y adjunta los
anexos que sean del caso, tratando el
asunto directamente con el Secretario
General.
SECRETARIO GENERAL
13.8 Aprueba y firma si está de acuerdo.
De lo contrario, hace observaciones y
dispone devolverlo a quien proyectó. Asesor
realiza las correcciones y las envía
nuevamente al Secretario General.
SERVIDOR DE LA SECRETARIA
GENERAL
13.9 Realiza las correcciones y deja en
conocimiento Secretario General.
SECRETARIA GENERAL
13.10 Firma el documento y lo pasa al
oficinista.
OFICINISTA
13.11 Numera y fecha el documento;
guarda una copia; y registra su salida en el
archivo de Word llamado “Envía -DSG,
directorio C:\ Control” y en el módulo de
Secretaría General del SIAF y lo (s) entrega
al citador.
CITADOR
13.12 Entrega los documentos en las
dependencias de la Procuraduría y hace
firmar el recibido, o entrega en la de
Correspondencia los que se deben enviar a
otras sedes, y trae la copia sellada.
13.13 Las dependencias a las que les
corresponde proyectar respuesta conforme a
paso 7, entregan el proyecto al Oficinista
para radicarlo y pasarlo al Secretario
General quien lo aprueba o desaprueba, en
el primer caso lo firma y continúa el trámite
con paso 13; en caso contrario, lo devuelve
para correcciones, hasta que sea aprobado
y firmado.
OFICINISTA
13.14 Ordena consecutivamente los
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
335
memorandos, oficios, así como copia de las
respuestas con su correspondiente anexo,
para su posterior control.
14. INDICADORES
Total correspondencia recibida.
Total Derechos de Petición.
Total Solicitudes de auxilio educativo.
Total solicitudes vacaciones.
Total solicitudes de licencias.
Total solicitudes de Comisión de estudios.
Total solicitudes varias.
Dependencia: Secretaría General
Proceso: Auxilio Educativo
Procedimiento: Trámite de Solicitudes y
Adjudicación
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Seleccionar los servidores de la Entidad a
los cuales se les adjudica un apoyo
económico para el cubrimiento parcial de los
costos de matrícula de los cursos de
capacitación a los que se inscriban con el fin
de obtener una mayor eficiencia en la
prestación del servicio público.
2. CLIENTES
Los servidores de la Entidad que se
desempeñen en cargos de niveles iguales o
inferiores al 16, que se encuentren inscritos
en la Carrera Administrativa, que obtengan
el visto bueno del jefe inmediato para
realizar los estudios y cuyos estudios
guarden relación con las funciones del cargo
que desempeñan.
3. ALCANCE
Las Universidades y Centros Educativos
en los cuales se inscriban los servidores
beneficiados con el apoyo.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los
aspirantes, la Viceprocuraduría, la
Secretaría General, División de Gestión
Humana y la División Financiera.
5. REFERENCIAS
Decreto 262 de 2000.
Resolución número 579 del 23 de mayo
de 1995.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Ordenes de Trabajo.
Modelo de formato información
beneficiario cuenta.
8. CONDICIONES GENERALES
Además de las condiciones relacionadas
con los siguientes requisitos: que se
desempeñen en cargos de niveles iguales o
inferiores al 16, que se encuentren inscritos
en la Carrera Administrativa, que obtengan
el visto bueno del jefe inmediato para
realizar los estudios y cuyos estudios
guarden relación con las funciones del cargo
que desempeñan, el servidor no deberá
contar con antecedentes disciplinarios. La
solicitud debe dirigirla a la División de
Gestión Humana, con antelación de veinte
(20) días a la fecha de inscripción de la
matrícula.
9. SALIDAS
Listado de inscritos y de beneficiados.
10. REGISTROS
Listado de inscritos.
Listado de denegados.
Listado de beneficiados.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
336
Formato información beneficiario cuenta.
Ordenes de Trabajo.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Se envía el listado de solicitantes a la
Oficina de Selección y Carrera para efectos
de que certifiquen los servidores
escalafonados.
Se solicitan los certificados de
antecedentes disciplinarios al C.A.P.
Se Confrontan los listados del mismo año,
para efectos de determinar que no se repita
el auxilio a un mismo servidor.
Revisa la relación entre el pénsum
académico y las funciones del cargo, según
funciones dadas por la División de Gestión
Humana.
Revisa la solicitud que traiga la
aprobación o visto bueno del Jefe Inmediato.
12. ANEXOS
Orden de matrícula.
13. ACTIVIDADES
LOS SERVIDORES
13.1 Solicitan por escrito apoyo educativo,
con el lleno de los requisitos establecidos en
la Resolución 0579 de 1995, ante la División
de Recursos Humanos
JEFE DE LA DIVISION DE GESTION
HUMANA
13.2 Remite la Petición con la
documentación anexa al Secretario General.
SECRETARIO GENERAL
13.3 Recibe la documentación y procede a
efectuar el ingreso de acuerdo con lo
establecido en el procedimiento I,
secuencias 02 a 07.
ASESOR DE SECRETARÍA
13.4 Ingresa la solicitud al sistema,
organizando la información, si la petición es
de Bogotá, si es de fuera de Bogotá.
Verificado el cumplimiento de los
requisitos exigidos en el artículo 4° de la
Resolución número 0579 del 95 y una vez
tenga la relación de posibles beneficiarios,
solicita a la División Financiera, Grupo
Ejecución Presupuestal la información sobre
disponibilidad presupuestal. A la Oficina de
Carrera, al C.A.P. conforme a lo requerido
de cada dependencia.
DIVISION FINANCIERA, OFICINA DE
SELECCION Y CARRERA Y C.A.P
13.5 Remiten la información.
ASESOR DE SECRETARÍA
13.6 Imprime las tablas de solicitudes
recibidas, procedentes de los archivos
indicados en el numeral anterior.
ASESOR
13.7 En la fecha fijada para la Reunión,
presenta ante los miembros de Comité, el
listado y la documentación de los posibles
beneficiarios.
EL COMITE
13.8 Aprueba o rechaza las solicitudes de
acuerdo con los requisitos exigidos y las
políticas establecidas para la adjudicación.
ASESOR
13.9 Elabora Acta de la reunión y recoge
firmas.
Proyecta para firma del Viceprocurador
oficios de comunicación a los beneficiarios,
anexa formulario para información del
establecimiento Educativo y solicita la
constancia de pago de matrícula.
Proyecta firma del Viceprocurador oficios
comunicando a los no beneficiados
indicándoles los motivos.
VICEPROCURADOR
13.10 Estudia y firma oficios.
ASESOR
13.11 Elabora ORDEN DE TRABAJO, una
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
337
vez recibida la información y la remite a la
División Financiera para el trámite de pago.
14. INDICADORES
Servidores Beneficiados
————————————————————
————— x 100
Total Servidores que solicitan beneficio
Causas de rechazo
Profesiones o tipos de estudios
Dependencia: Secretaría General
Proceso: Circulares
Procedimiento: Expedición
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Informar a los servidores de la Entidad
acerca de las diferentes directrices y
situaciones administrativas que interesan
para el adecuado y buen funcionamiento de
la Entidad.
2. CLIENTES
Los servidores de la Entidad.
3. ALCANCE
Los servidores de la Entidad.
4. RESPONSABILIDADES
Los funcionarios involucrados en la
circular de conformidad con el tema e
instrucciones.
5. REFERENCIAS
Constitución Política.
Decreto 262 de 2000.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
No aplica.
8. CONDICIONES GENERALES
No aplica.
9. SALIDAS
No aplica.
10. REGISTROS
No aplica.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Fijación en las carteleras de la entidad y
envío a través de fax (comprobando correcto
recibo).
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
SECRETARIO GENERAL
13.1 Dispone su elaboración. Reparte el
asunto y fija las pautas para su trámite.
ASESOR
13.2 Proyecta la Circular de acuerdo con
los parámetros indicados por el Secretario
General.
SECRETARIO GENERAL
13.3 Revisa y firma, o solicita los ajustes
del caso.
ASESOR
13.4 Corrige conforme a lo sugerido por el
Secretario General. Pasa el proyecto
definitivo para firma.
SECRETARIO GENERAL
13.5 Revisa y Firma la circular.
OFICINISTA
13.6 Numera y saca fotocopias.
CITADOR
13.7 Reparte a las dependencias
destinatarias y guarda un ejemplar en la
carpeta de archivo de circulares.
13.8 Fija en la cartelera de cada piso las
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
338
circulares dirigidas a todos los servidores de
la Procuraduría.
13.9 Entrega en la de Correspondencia,
las circulares dirigidas a sedes distintas de
Bogotá, o las pasa vía fax si son urgentes.
14. INDICADORES
número de Circulares Expedidas
—————————————————
x 100
número de Circulares proyectadas
Funcionarios a quienes se dirige
Lugares y dependencias que abarca
Dependencia: Secretaría General
Proceso: Autenticación de copias actos
de la Procuraduría General de la Nación
Procedimiento: Solicitud y expedición
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Expedir, a quien lo solicite, copia
auténtica de los actos que produce los
funcionarios de la entidad por razón de su
competencia.
2. CLIENTES
Toda persona natural o jurídica que
requiera copia auténtica y los actos que
producen los funcionarios de la entidad por
razón de su competencia.
3. ALCANCE
Toda persona natural o jurídica que
requiera copia auténtica y los actos que
produce los funcionarios de la entidad por
razón de su competencia para el interesado,
o autoridades judiciales o administrativas.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al funcionario
que expide el acto y al Secretario General.
5. REFERENCIAS
Decreto 262 de 2000.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
No aplica.
8. CONDICIONES GENERALES
9. SALIDAS
Las fotocopias auténticas para el
funcionario.
10. REGISTROS
No aplica.
11. BASES DE AUTOCONTROL
El funcionario que certifica la autenticidad
del acto con su visto bueno, antes de pasar
por la autenticación del Secretario General.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
AUTORIDADES JUDICIALES O
ADMINISTRATIVAS
13.1 Envían la solicitud de expedición y
autenticación de actos administrativos de la
Procuraduría expedidos por servidores de la
Procuraduría General de la Nación en
ejercicio de sus funciones.
OFICINISTA
13.2 Ver procedimiento 1 secuencia 2 al
7.
ASESOR
13.3 Proyecta oficio solicitando a la
respectiva.
SECRETARIO GENERAL
13.4 Verifica el fundamento de lo
proyectado y firma. Espera respuesta para
darle el trámite. Si son documentos propios
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
339
de la Secretaría General, autentica previa
rúbrica del asesor que los confrontó y firma
el oficio de remisión a quien requirió los
documentos auténticos.
OFICINISTA
13.5 Numera, fecha y radica el envío en el
computador, bajo el archivo “Envía -DSG
Directorio C: \ Control”.
CITADOR
13.6 Lleva a correspondencia el envío y
trae copia sellada, o entrega personalmente.
14. INDICADORES
Temas tratados
————————————————————
—————— x 100
Total Circulares al año
Número de compras atendida
Dependencia: Secretaría General
Proceso: Derecho de petición y
formulación de consultas
Procedimiento: Solicitud y expedición
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Absolver a los servidores de la entidad, a
personas naturales y jurídicas y autoridades
judiciales y administrativa, las consultas de
carácter laboral o las peticiones de orden
general que le formulen.
2. CLIENTES
Todo servidor de la entidad, las personas
natural o jurídica o las autoridades judiciales
y administrativas interesadas en que se les
resuelva derechos de peticiones laborales y
administrativos de su competencia.
3. ALCANCE
Toda persona natural o jurídica que
requiera las autoridades judiciales y
administrativas.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al funcionario
que expide los documentos solicitados, al
que estudia y proyecta la respuesta o
concepto del Secretario General.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política.
• Decreto 262 de 2000.
• Resolución 0023 de 1992.
• Resolución 274 de 2000.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
No aplica.
8. CONDICIONES GENERALES
No aplica.
9. SALIDAS
Documentos y conceptos.
10. REGISTROS
No aplica.
11. BASES DE AUTOCONTROL
El funcionario que expide el acto, lo
rubrica para verificar la autenticidad antes
de pasarlo al Secretario General. En las
consultas se debate el concepto con el
Secretario General y el funcionario
encargado de emitir el proyecto,
confrontando con las normas y las hojas de
vida del servidor.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
SERVIDORES DE LA PROCURADURÍA Y
PERSONAS PARTICULARES
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
340
13.1 Envían a la Correspondencia una
petición, con fundamento en el artículo 23 de
Constitución Política.
OFICINISTA
13.2 Radica la petición en archivo en el
sistema.
SECRETARIA
13.3 Entra la solicitud al Despacho del
Secretario General para su reparto.
ASESOR
13.4 Estudia y proyecta la respuesta con
los anexos del caso, dentro del término
legal.
SECRETARIO GENERAL
13.5 Revisa y firma la respuesta.
OFICINISTA
13.6 Radica en archivo en el sistema.
CITADOR
13.7 Lleva a Correspondencia y trae la
copia sellada, o distribuye en las
dependencias de la Procuraduría, las que
sean internas.
14. INDICADORES
Prestacionales
————————————————————
——————— x 100
Total de Consultas derechos de petición
Prestacionales Generales
————————————————————
——————— x 100
Total de Consultas derechos de petición
Prestacionales generales o particulares
————————————————————
—————— x 100
Total de Consultas derechos de petición
Clase de autoridad que lo solicita
————————————————————
————— x 100
Total de Consultas derechos de petición
Información o petición de documentos
————————————————————
————— x 100
Total de Consultas derechos de petición
Dependencia: Secretaría General
Proceso: Adquisición de bienes
Procedimiento: Ordenes de Pedido y/o
Ordenes de Trabajo (no mayor de 40
smmlv). Solicitud y expedición
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Adquirir elementos y servicios hasta por
un valor que no supere los cuarenta (40)
salarios mínimos legales mensuales vigentes
en condiciones de calidad y alta efectividad.
2. CLIENTES
Las diferentes Dependencias de la
Entidad.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
proveedores de elementos y prestatarios de
servicios cuya cuantía no supere los
cuarenta (40) salarios mínimos mensuales y
es válido para las adquisiciones de los
elementos y contratación de servicios
requeridos por las dependencias, tanto a
nivel central como nacional.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los oferentes,
la Secretaría General, la Oficina Jurídica,
Divisiones Administrativa, Financiera y la
dependencia solicitante.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
341
5. REFERENCIAS
• Ley 80 de 1993.
• Decreto 855 de 1994.
• Decreto 856 de 1994.
• Decreto 2209 de 1998.
• Resolución 025 de 2000.
• Demás Normas Concordantes.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Formato PGN 229.
• Registro de Proveedores.
8. CONDICIONES GENERALES
Se incluye en este proceso la contratación
para el suministro de bienes o la prestación
de servicios autorizados y contenidos en el
Plan Anual de Compras en consonancia con
las cuantías aprobadas y que no ameriten la
apertura de una Licitación, Solicitud de
Oferta, solo viable para aquellos casos en
que se requiera la atención de imprevistos,
dentro de una vigencia fiscal determinada.
9. SALIDAS
Orden de Pedido o de Trabajo.
10. REGISTROS
• Cotizaciones.
• Concepto técnico.
• Disponibilidad Presupuestal.
• Cuadro Comparativo.
• Póliza de garantía sobre calidad de los
bienes.
• Certificación de la necesidad expedida
por Secretaría General.
• Formato PGN 229.
• Factura.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Correcta elaboración de las operaciones
aritméticas, confrontando con los
documentos soporte.
• Revisión de los conceptos técnicos.
• Autenticidad de los documentos
presentados por los oferentes o prestatarios
del servicio solicitado.
• Correcta identificación de los Bienes y
Servicios a contratar.
12. ANEXOS
Muestras en caso de ser requeridas y
certificados de idoneidad para prestar el
servicio.
13. ACTIVIDADES
DEPENDENCIA INTERESADA
13.1 Solicita por escrito el servicio o los
bienes en la División Administrativa,
indicando las especificaciones técnicas.
DIVISION ADMINISTRATIVA
13.2 Si es una solicitud, verifica la
existencia o no del bien en el Almacén y si
es un servicio con el Grupo de Muebles o
Servicios Administrativos o Grupo de
Inmuebles, a fin de determinar si la Entidad
puede prestar el servicio o solicitarlo
externamente.
13.3 De no haber existencia en el
Almacén del bien solicitado, verifica si su
adquisición ha sido contemplada en el
Programa de Compras.
Si no está contemplado en el Programa de
Compras, o su adquisición es urgente, se
atiende inmediatamente, si su cuantía
permite la contratación sin formalidades
plenas. (Si está en el programa y no es
urgente, se tiene pendiente para cuando se
adquiera según el programa).
13.4 Inicia el proceso de adquisición,
solicitando cotizaciones a los proveedores.
13.5 Solicita disponibilidad presupuestal.
13.6 Elabora cuadro comparativo de
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
342
propuestas.
Esta labor le puede ser encomendada a
otras dependencias, cuando la
especialización de la adquisición así lo
requiera.
OFICINISTA SECRETARIA GENERAL
13.3 Recibe la certificación de la
necesidad con el cuadro anexo, lo radica y
lo pasa al Asesor o Coordinador
Administrativo para su revisión.
COORDINADOR ADMINISTRATIVO-
SECRETARIA GENERAL
13.4 Sugiere el nombre del proveedor que
debe ser favorecido, después del
correspondiente análisis de las propuestas,
calidad, precio, y garantías.
SECRETARIO GENERAL
13.5 Selecciona el proveedor, con base
en el cuadro comparativo de propuestas y
concepto técnico (dicha operación se
considera realizada con la firma del
Secretario, en la respectiva certificación).
OFICINISTA
13.6 Descarga y envía a la División
Administrativa.
DIVISION ADMINISTRATIVA
13.7 Diligencia la parte superior del
formato de orden, de acuerdo con lo
autorizado por el Ordenador del Gasto
(proveedor, condiciones de compra y
características del bien o servicio a adquirir).
GRUPO DE EJECUCIÓN
PRESUPUESTAL
13.8 Imparte registro presupuestal
diligenciando el espacio correspondiente del
formato, y se incluye en el sistema.
OFICINISTA SECRETARIA GENERAL
13.9 Recibe el formato de orden y lo pasa
al Asesor.
ASESOR SECRETARIA GENERAL
13.10 Revisa la orden según lo autorizado
y la pasa al Secretario General.
SECRETARIO GENERAL
13.11 Firma como ordenador del gasto la
orden de trabajo o de pedido.
DIVISION ADMINISTRATIVA
13.12 Hace llegar al proveedor la orden
de pedido o de trabajo, o se comunica con
éste para que la reclame.
ALMACENISTA
13.14 Recibe del proveedor los bienes y
diligencia la parte respectiva del formato; el
recibido a satisfacción, y le entrega una
copia al proveedor.
JEFE DEPENDENCIA INTERESADA
13.15 Si se trata de servicios, comprueba
directamente o con la asesoría de
especialista, que los mismos se ajusten a lo
contratado y si es un bien devolutivo, es
cargado a su inventario por parte del
almacén.
ALMACEN
13.16 Elabora la orden de ingreso y la
incorpora al kárdex, sistematizando la
información sobre los bienes recibidos.
CONTABILIDAD
13.17 Elabora el proyecto de resolución
para el pago al proveedor.
Envía el proyecto de resolución a la
Secretaría General.
ASESOR SECRETARIA GENERAL
13.18 Revisa los valores; el recibido a
satisfacción y los pasa al Secretario General
para su estudio y firma como Ordenador del
pago.
SECRETARIO GENERAL
13.19 Firma, si está de acuerdo.
CONTABILIDAD
13.20 Revisa, observa retención en la
fuente, pasa a mecanografía e imparte visto
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
343
bueno a la orden.
GRUPO EJECUCION PRESUPUESTAL
13.21 Hace la imputación presupuestal
para el pago, e incluye en el sistema.
TESORERIA
13.22 Gira el cheque para cancelar la
cuenta, de acuerdo con la situación de
fondos.
CONTABILIDAD
13.23 Efectúa la imputación contable de
las cuentas canceladas durante el día,
adjuntas al boletín diario del movimiento de
caja y bancos.
14. INDICADORES
Promedio ejecución: Valor Total invertido
en Ordenes de Pedido o de Trabajo/ Número
de Ordenes.
Ejecución del Plan por Rubros e Items
respecto al valor asignado al comienzo del
ejercicio.
Registro de Proponentes/ número de
invitados en el período
Dependencia: Secretaría General
Proceso: Intervención en junta de
licitaciones, pluralidad de cotizaciones
Procedimiento: Adquisición de bienes
entre 40 y 300 salarios mínimos legales
vigentes.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Adquirir elementos y servicios hasta por
un valor entre los cuarenta (40) y los
trescientos (300) salarios mínimos legales
mensuales en condiciones de calidad y alta
efectividad.
2. CLIENTES
Las diferentes Dependencias de la
Entidad.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
proveedores de elementos y prestatarios de
servicios cuya cuantía se encuentre entre
los cuarenta (40) y los trescientos (300)
salarios mínimos mensuales y es válido para
las adquisiciones de los elementos y
contratación de servicios requeridos por las
dependencias, tanto a nivel central como
nacional.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los oferentes,
la Junta de Licitaciones, la Secretaría
General, la Oficina Jurídica, Divisiones
Administrativa, Financiera y la dependencia
solicitante.
5. REFERENCIAS
• Ley 80 de 1993
• Decreto 855 de 1994
• Decreto 856 de 1994
• Decreto 2209 de 1998
• Resolución 025 de 2000
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Ordenes de pedido y de Trabajo
Contrato
Orden de pago
8. CONDICIONES GENERALES
Se incluye en este proceso la contratación
para el suministro de bienes o la prestación
de servicios autorizados y contenidos en el
Plan Anual de Compras en consonancia con
las cuantías aprobadas y que ameriten la
apertura de una Licitación, Solicitud de
Oferta, solo viable para aquellos casos en
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
344
que se requiera la atención de imprevistos,
dentro de una vigencia fiscal determinada.
9. SALIDAS
Orden de Pedido, de Trabajo y de Pago.
10. REGISTROS
• Cotizaciones
• Concepto técnico
• Disponibilidad Presupuestal
• Cuadro Comparativo
• Póliza de Garantía sobre calidad de los
bienes
• Certificación de la necesidad expedida
por Secretaría General
• Formato PGN 229
• Factura
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Correcta elaboración de las operaciones
aritméticas, confrontando con los
documentos soporte.
• Revisión de los conceptos técnicos.
• Autenticidad de los documentos
presentados por los oferentes o prestatarios
del servicio solicitado.
• Correcta identificación de los Bienes y
Servicios a contratar.
12. ANEXOS
Muestras en caso de ser requeridas y
certificados de idoneidad para prestar el
servicio.
13. ACTIVIDADES
JEFE DE DIVISION ADMINISTRATIVA
13.1 Revisa el plan de compras, o la
necesidad del servicio y ordena que
inmediatamente se elaboren estudios.
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
13.1 Solicita a la oficina competente, las
características técnicas y específicas del
bien a adquirir o la prestación del servicio a
contratar.
13.2 Solicita cotizaciones con el
Oficinista.
13.3 Solicita certificado de disponibilidad
presupuestal
13.4 Recepciona cotizaciones a los
proveedores.
13.5 Elabora cuadros comparativos de
ofertas.
13.6 Revisa cuadros comparativos de
ofertas con el Oficinista.
13.7 Envía a oficina competente cuadros y
las cotizaciones para obtener concepto
técnico respectivo
JEFE DE EJECUCION PRESUPUESTAL
13.8 Expide certificado de disponibilidad
presupuestal.
JEFE DE OFICINA ADMINISTRATIVA
13.9 Comunica al asesor del Secretario
General la necesidad de realizar Junta de
Licitaciones.
ASESOR SECRETARIA GENERAL
13.10 Prepara “orden del día” y comenta
con el Secretario General.
13.11 SECRETARIO GENERAL
Acoge orden del día, rechaza las
inconsistencias y devuelve al asesor.
ASESOR
13.12 Dispone por medio de oficio, citar a
los Jefes de las Divisiones: Administrativa,
Financiera, Oficina Jurídica y al Delegado
del Procurador General, a Junta de
Licitaciones.
SECRETARIO GENERAL
13.13 Elabora oficios citando a los Jefes
anteriormente mencionados.
JUNTA DE LICITACIONES Y
ADQUISICIONES
13.14 Estudia y rinde concepto con las
recomendaciones para realizar la
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
345
adjudicación.
El Asesor lee “orden del día”. Da lectura
del Acta anterior. Desarrolla “orden del día”.
Toma nota y elabora acta.
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
DIVISION ADTIVA.
13.15 Analiza las ofertas y cuadros
comparativos para seleccionar al contratista.
JUNTA DE LICITACIONES OFICINA
JURIDICA
13.16 Selecciona a contratista.
Elabora respectivo contrato cuando el
Ordenador del Gasto adjudica, y con oficio
envía a Secretaría General para revisión del
Asesor.
OFICINISTA SECRETARIA GENERAL
13.17 Radica oficio y entrega
directamente al Asesor en Secretaría
General.
ASESOR SECRETARIA GENERAL
13.18 Revisa contrato, si aparecen
observaciones devuelve a Oficina Jurídica,
donde inmediatamente se corrige y regresa
al Asesor quien revisa y pasa a secretaria,
para que entregue al Secretario General.
SECRETARIO GENERAL
13.19 Revisa y firma el contrato y
devuelve a la secretaria para que entregue
al oficinista.
SECRETARIA GENERAL
13.20 Recibe el contrato y entrega al
oficinista para que lo descargue.
SECRETARIA GENERAL
13.21 Radica en archivo de
correspondencia “DSG Directorio C: \
Control” y entrega al Citador.
CITADOR
13.22 Entrega el contrato en la Oficina
Jurídica y toma el recibido.
CITADOR OFICINA JURIDICA
13.23 Recibe el contrato y devuelve al
Abogado que proyectó.
Informa al contratista para que se acerque
a firmar el contrato si es en Bogotá. Si es
fuera de Bogotá, remite a Procuraduría
correspondiente en provincia, para que firme
el contratista.
PROCURADURÍA (EN PROVINCIA
ASESOR OFICINA JURIDICA)
13.25 Toma firma a contratista. Entrega
copia al contratista para que pague impuesto
de timbre; cancele derechos de publicación
en el Diario Oficial y la constitución de
garantías que avalen el cumplimiento de
obligaciones surgidas del contrato.
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
OFICINA JURIDICA
13.26 Recibe del Contratista los
documentos que acreditan el cumplimiento
del trámite anterior, los revisa y si hay
inconsistencia los devuelve para corrección.
Si está de acuerdo, los archiva en la
respectiva carpeta y entrega la póliza o
garantía en la secretaría para que la envíen
al Secretario General para su aprobación.
Con el comprobante de cancelación
derechos de publicación en el Diario Unico
de Contratación y copia del contrato firmado,
elabora Extracto Unico y proyecto de oficio
remisorio a Imprenta Nacional, para firma del
Secretario General.
SECRETARIO GENERAL
13.27 Rechaza inconsistencias. Firma
contrato de Extracto Unico y oficio remisorio.
Devuelve a Jurídica.
OFICINA JURIDICA
13.28 Cuando regresa “Extracto” envía a
Imprenta Nacional y archiva fotocopia en
carpeta contrato.
SECRETARIA DE OFICINA JURIDICA
13.29 Proyecta oficio para la firma del jefe
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
346
de la Oficina Jurídica, enviado a Secretaría
General póliza o garantía para aprobación
respectiva. Una vez firmado, lo numera,
fecha y envía.
CITADOR OFICINA JURIDICA
13.30 Recibe oficio, al que se le adjunta
póliza, radica y entrega a Secretaría
General.
13.31 SECRETARIA DE SECRETARIA
GENERAL
Pasa la póliza al Secretario General.
SECRETARIO GENERAL
13.32 Aprueba póliza y dispone devolver
a Oficina Jurídica.
13.33 ASESOR OFICINA JURIDICA
Recibe documento y lo archiva en carpeta
correspondiente. Envía contrato para
registro presupuestal.
DIVISION FINANCIERA
13.34 Da registro presupuestal al contrato
y lo devuelve a la Oficina Jurídica, entrega
copia en la de Contabilidad.
ASESOR OFICINA JURIDICA
13.35 Cumplidos los requisitos, archiva
contratos envía copias a las dependencias
que deben intervenir en su ejecución.
CONTABILIDAD
13.36 Revisa asunto y dependiendo de la
forma de pago pactada, liquida. Si se trata
de anticipo, devuelve contrato a Secretaría
General para que firme. Si no es anticipo,
liquida cuando el contratista allegue acta de
entrega de bienes en el almacén y envía
orden al almacén para visto bueno y regresa
a Contabilidad de donde se envía al
Secretario General.
SECRETARIO GENERAL
13.37 Firma como ordenador del gasto,
trátese de orden de pago de anticipo o no.
Dispone devolver a Contabilidad.
OFICINISTA
13.38 Radica envío a Contabilidad y
remite con citador.
CONTABILIDAD
13.39 Recibe y pasa a Ejecución
Presupuestal para registro presupuestal de
pago.
EJECUCION PRESUPUESTAL
13.40 Da registro presupuestal de pago y
envía a Tesorería.
TESORERIA
13.41 Gira el cheque respectivo.
14. INDICADORES
Promedio ejecución: Valor Total invertido
en Ordenes de Pedido o de Trabajo/ Número
de Ordenes tipo de bienes adquiridos.
Ejecución del Plan por Rubros e Items
respecto al valor asignado al comienzo del
ejercicio.
Registro de Proponentes/ número de
invitados en el período.
Dependencia: Secretaría General
Proceso: Intervención en junta de
licitaciones, pluralidad de cotizaciones
Procedimiento: Adquisición de bienes
entre 300 y 600 salarios mínimos mensuales
legales vigentes.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 2 DE MARZO DE 2001
1. OBJETIVO
Adquirir elementos y servicios hasta por
un valor entre los trescientos (300) y los
seiscientos (600) salarios mínimos legales
mensuales en condiciones de calidad y alta
efectividad.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
347
2. CLIENTES
Las diferentes Dependencias de la
Entidad.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
proveedores de elementos y prestatarios de
servicios cuya cuantía se encuentre entre
los trescientos (300) y los seiscientos (600)
salarios mínimos mensuales y es válido para
las adquisiciones de los elementos y
contratación de servicios requeridos por las
dependencias, tanto a nivel central como
nacional.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los oferentes,
la Junta de Licitaciones, la Secretaría
General, la Oficina Jurídica, Divisiones
Administrativa, Financiera y la dependencia
solicitante.
5. REFERENCIAS
• Ley 80 de 1993.
• Decreto 855 de 1994.
• Decreto 856 de 1994.
• Decreto 2209 de 1998.
• Resolución 025 de 2000.
• Demás Normas concordantes.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Contratos.
Ordenes de pago.
Resoluciones de apertura y cierre.
8. CONDICIONES GENERALES
Se incluye en este proceso la contratación
para el suministro de bienes o la prestación
de servicios autorizados y contenidos en el
Plan Anual de Compras en consonancia con
las cuantías aprobadas y que ameriten la
apertura de una Licitación, Solicitud de
Oferta, solo viable para aquellos casos en
que se requiera la atención de imprevistos,
dentro de una vigencia fiscal determinada.
9. SALIDAS
Orden de Pedido, de Trabajo y de Pago.
10. REGISTROS
• Cotizaciones.
• Concepto técnico.
• Disponibilidad Presupuestal.
• Cuadro Comparativo.
• Póliza de Garantía sobre calidad de los
bienes.
• Certificación de la necesidad expedida
por Secretaría General.
• Formato PGN 229.
• Factura.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Correcta elaboración de las operaciones
aritméticas, confrontando con los
documentos soporte.
• Revisión de los conceptos técnicos.
• Autenticidad de los documentos
presentados por los oferentes o prestatarios
del servicio solicitado.
• Correcta identificación de los Bienes y
Servicios a contratar.
12. ANEXOS
Muestras en caso de ser requeridas y
certificados de idoneidad para prestar el
servicio.
13. ACTIVIDADES
JEFE DIVISION ADMINISTRATIVA
13.1 Revisa el plan de compras o la
necesidad de servicio y ordena que
inmediatamente se elaboren estudios.
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
13.2 Realiza los estudios pertinentes a la
compra de elementos, o prestación de
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
348
servicio.
13.3 Elabora estudio de mercado.
13.4 Solicita al Jefe de la dependencia
que conoce el bien o servicio, las
características técnicas y/o específicas del
bien a adquirir o prestación del servicio a
contratar.
13.5 Elabora la solicitud de oferta o
términos de referencia.
OFICINISTA DIVISION ADMINISTRATIVA
13.6 Transcribe estudios y evaluaciones
de prefactibilidad, factibilidad y de mercado
en computador.
13.7 Proyecta la solicitud del certificado
de disponibilidad presupuestal.
JEFE DIVISION ADMINISTRATIVA
13.8 Revisa y firma la solicitud de
cotizaciones a los proveedores.
13.9 Envía a la División Jurídica los
documentos.
GRUPO EJECUCION PRESUPUESTAL
13.10 Expide certificado de disponibilidad
presupuestal.
OFICINA JURIDICA
13.11 Revisa documento soporte de la
contratación y hace ajustes necesarios
según la ley que regula la materia.
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
DIVISION ADMINISTRATIVA
13.11 Corrige los términos de referencia,
de acuerdo con las correcciones de la
División Jurídica
ASESOR SECRETARIA GENERAL
13.12 Revisa los términos de referencia y
los envía al Secretario General para
aprobación y firma.
OFICINISTA DIVISION ADMINISTRATIVA
13.13 Elabora aviso de invitación a
cotizar.
13.14 Entrega solicitud de oferta a los
oferentes.
13.15 Elabora cuadro de control y entrega
documentos a oferentes.
JUNTA DE LICITACIONES
13.16 Abre y cierra la urna, con demás
servidores públicos encargados del proceso.
ASESOR SECRETARIA GENERAL
13.17 Elabora el acta de apertura y cierre
de urna.
DIVISION ADMINISTRATIVA
13.18 Elabora oficios enviando ofertas y
conceptos respectivos.
ASESOR OFICINA JURIDICA
13.19 Estudia la oferta, realiza cuadro
evaluativo análisis y observaciones y se
entrega al Jefe de la División Jurídica.
JEFE OFICINA JURIDICA
13.20 Revisa y ordena remitir a la División
Administrativa el concepto jurídico con el
respectivo oficio.
CITADOR OFICINA JURIDICA
13.21 Lleva oficio, observaciones, cuadro
de evaluación, ofertas y solicitud a la
División Administrativa.
DIVISION ADMINISTRATIVA
13.22 Elabora concepto económico.
PROFESIONAL
13.23 Elabora concepto técnico.
JEFE DIVISION FINANCIERA
13.24 Elabora concepto financiero.
OFICINISTA DIVISION ADMINISTRATIVA
13.25 Recepciona los conceptos
anteriores.
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
DIVISION ADMINISTRATIVA
13.26 Consolida puntajes, junto con el
Oficinista.
13.27 Elabora cuadros con evaluación de
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
349
las ofertas.
13.28 Revisa cuadros de evaluación.
13.29 Deja a disposición de los
participantes, los cuadros de evaluación.
OFICINISTA DIVISION ADMINISTRATIVA
13.30 Toma fotocopias de los cuadros,
evaluación y conceptos (5 juegos).
JEFE DIVISION ADMINISTRATIVA
13.31 Comunica al asesor del Secretario
General, que se requiere realizar Junta de
Licitaciones.
ASESOR SECRETARIA GENERAL
13.32 Prepara “orden del día” y comenta
con el Secretario General.
SECRETARIO GENERAL
13.33 Rechaza inconsistencias, aprueba
orden del día y devuelve al asesor.
13.34 Dispone por oficio, citar a los Jefes
de Divisiones: Administrativa, Jurídica,
Financiera y a Delegado de Procurador
General a Junta de Licitaciones.
ASESOR SECRETARIA GENERAL
13.35 Elabora oficios citando a los jefes
anteriormente mencionados.
JUNTA DE LICITACIONES
13.36 Preside el Secretario General.
SECRETARIO JUNTA DE LICITACIONES
–ASESOR SECRETARIO GENERAL
13.37 Lee el acta anterior y la pone en
consideración de la Junta.
13.38 Decide el trámite contractual a
realizar en cada caso, o la acción a
emprender para solucionar el asunto
planteado.
13.39 Lee “orden del día”.
13.40 Desarrolla “orden del día”. Toma
nota para elaborar acta.
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
DIVISION ADMINISTRATIVA
13.40 Analiza y sustenta los cuadros de
evaluación, en la Junta de Licitaciones.
JUNTA DE LICITACIONES
13.41 Selecciona el contratista.
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
DIVISION ADMINISTRATIVA
13.42 Prepara oficio para enviar la
documentación respectiva a División
Jurídica, a fin de elaborar el contrato
JEFE OFICINA JURIDICA.
13.43 Designa un abogado para realizar
el contrato.
ABOGADO OFICINA JURIDICA
13.44 Elabora proyecto de contrato, de
conformidad con los documentos recibidos
por la División Administrativa y según
recomendación adoptada por la Junta de
Licitaciones. Pasa a revisión del Jefe.
JEFE OFICINA JURIDICA
13.45 Revisa minuta de contrato, hace
corrección si hay lugar a ello. Ordena
imprimir cinco ejemplares.
SECRETARIA OFICINA JURIDICA
13.46 Imprime ejecución y realiza
memorando para la Secretaría General,
enviando el respectivo contrato y entrega al
citador para que lo lleve.
OFICINISTA SECRETARIA GENERAL
13.47 Radica oficio y entrega
directamente al abogado.
ASESOR SECRETARIA GENERAL
13.48 Revisa el contrato. Si observa
inconsistencias, devuelve a la División
Jurídica, donde inmediatamente se corrige y
regresa al Asesor, quien revisa y entrega a
la secretaria para pasarlo al Secretario
General.
SECRETARIO GENERAL
13.49 Revisa y firma el contrato y lo
devuelve a la secretaria para que lo
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
350
entregue al oficinista.
SECRETARIA DE SECRETARIA
GENERAL
13.50 Pasa el contrato al oficinista para
que lo descargue.
OFICINISTA SECRETARIA GENERAL
13.51 Radica en archivo de
correspondencia “DSG Directorio C: \
Control” y entrega al Citador.
CITADOR
13.52 Entrega contrato a la Oficina
Jurídica y toma el recibido.
SECRETARIA OFICINA JURIDICA -
ABOGADO
13.53 Recibe el contrato y devuelve al
abogado que lo proyectó.
Numera el contrato según el orden
consecutivo de la Oficina, para esta clase de
actos y lo fecha.
13.54 Informa al contratista para que se
acerque a firmar el contrato si es en Bogotá.
Si es fuera de Bogotá, remite a la
Procuraduría correspondiente en provincia,
para tomar firma del contratista.
13.55 Toma firma al contratista y le
entrega copia para que pague impuesto de
timbre si a ello hay lugar; cancele derechos
de publicación en Diario Unico de
Contratación Pública y constituya garantía
única que avale el cumplimiento de las
obligaciones surgidas del contrato.
13.56 Recibe del contratista los
documentos que acreditan el cumplimiento
del trámite anterior, rechaza inconsistencias.
Si está de acuerdo, archiva en carpeta
respectiva.
Entrega la póliza única de garantía en
Secretaría para enviar a Secretario General
para su aprobación.
SECRETARIA OFICINA JURIDICA
13.57 Proyecta oficio para firma del Jefe
Oficina Jurídica, y enviar al Secretario
General, la Póliza o garantía para
aprobación respectiva. Toma la firma.
SECRETARIA OFICINA JURIDICA
13.58 Adjunta la póliza al oficio y la
entrega al citador para que lleve a
Secretaría General.
OFICINISTA SECRETARIA GENERAL
13.59 Radica y entrega oficio a secretaria
de la Oficina Jurídica, con la póliza
respectiva.
Toma recibido.
SECRETARIA SECRETARIA GENERAL
13.60 Entrega la póliza al Secretario
General.
13.61 Aprueba la póliza y dispone
devolverla a la Oficina Jurídica.
13.62 Recibe la póliza aprobada, la
archiva en la carpeta respectiva y proyecta
oficio remisorio del contrato, a la División
Financiera para el registro presupuestal.
SECRETARIA
13.63 Elabora oficio remitiendo contrato a
División Financiera.
JEFE OFICINA JURIDICA
13.64 Firma oficio anterior.
CITADOR OFICINA JURIDICA
13.65 Numera, fecha y lleva junto con el
contrato a la División Financiera, para
registro presupuestal.
DIVISION FINANCIERA
13.66 Da registro presupuestal al
contrato.
ASESOR OFICINA JURIDICA
13.67 Recibe contrato de la División
Financiera una vez surtido el registro
presupuestal, lo archiva en la carpeta
correspondiente. Envía copia a las
diferentes dependencias que tienen que ver
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
351
con la ejecución del contrato, e informa al
contratista la fecha en que comienza la
ejecución del mismo, teniendo en cuenta el
día en que se surtió el registro presupuestal
respectivo o fue aprobada la póliza por el
ordenador del gasto debiendo quedar
legalizado el contrato.
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
OFICINA JURIDICA
13.68 Diligencia Extracto Unico de
inscripción para Imprenta Nacional y lo envía
a Secretario General para su firma.
SECRETARIO GENERAL
13.69 Rechaza inconsistencias, o firma el
formato de Extracto Unico y el oficio
remisorio.
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
OFICINA JURIDICA
13.70 Envía el Extracto a la Imprenta,
cuando regresa, y archiva fotocopia en
carpeta del contrato.
CONTABILIDAD
13.71 Revisa asunto y dependiendo del
contrato, liquida. Si se trata de anticipo
devuelve el contrato a Secretaría General
para la firma. Si no es anticipo, liquida
cuando el contratista trae acta de entrega de
bienes en almacén y envía orden al almacén
y a la Oficina Jurídica, para darle el visto
bueno y regresan a Contabilidad, de donde
envían al Secretario General.
OFICINISTA SECRETARIA GENERAL
13.72 Radica y entrega a secretaria quien
pasa a Secretario General.
SECRETARIO GENERAL
13.73 Firma como ordenador del gasto,
trátese de orden de pago, de anticipo o no
dispone devolver a Contabilidad.
OFICINISTA
13.74 Radica envío y entrega al citador
para su distribución.
CONTABILIDAD
13.75 Pasa a Ejecución Presupuestal para
registro presupuestal de pago.
EJECUCION PRESUPUESTAL
13.76 Da registro presupuestal de pago y
envía a Tesorería.
TESORERIA
13.77 Gira el cheque respectivo
14. INDICADORES
Promedio ejecución: Valor Total invertido
en Ordenes de Pedido o de Trabajo/ Número
de Ordenes tipo de bienes adquiridos.
Ejecución del Plan por Rubros e Items
respecto al valor asignado al comienzo del
ejercicio.
Registro de Proponentes/ número de
invitados en el período.
Dependencia: Secretaría General
Proceso: Intervención en junta de
licitaciones, pluralidad de cotizaciones
Procedimiento: Adquisición de bienes
con valor superior a 600 salarios mínimos
legales vigentes.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 DE MARZO DE 2001
1. OBJETIVO
Adquirir elementos y servicios hasta por
un valor es superior a los seiscientos (600)
salarios mínimos legales mensuales en
condiciones de calidad y alta efectividad.
2. CLIENTES
Las diferentes Dependencias de la
Entidad.
3. ALCANCE
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
352
El procedimiento se aplica a todos los
proveedores de elementos y prestatarios de
servicios cuya cuantía es superior a los
seiscientos (600) salarios mínimos
mensuales y es válido para las
adquisiciones de los elementos y
contratación de servicios requeridos por las
dependencias, tanto a nivel central como
nacional.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los oferentes,
la Junta de Licitaciones, la Secretaría
General, la Oficina Jurídica, Divisiones
Administrativa, Financiera y la dependencia
solicitante.
5. REFERENCIAS
• Ley 80 de 1993.
• Decreto 855 de 1994.
• Decreto 856 de 1994.
• Decreto 2209 de 1998.
• Resolución 025 de 2000.
• Demás normas concordantes.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Contratos.
Resoluciones de apertura y cierre de
licitación.
Ordenes de Pago.
Actas inicio, entregas y liquidación
contrato.
Certificaciones del Interventor.
8. CONDICIONES GENERALES
Se incluye en este proceso la contratación
para el suministro de bienes o la prestación
de servicios autorizados y contenidos en el
Plan Anual de Compras en consonancia con
las cuantías aprobadas y que ameriten la
apertura de una Licitación, Solicitud de
Oferta, solo viable para aquellos casos en
que se requiera la atención de imprevistos,
dentro de una vigencia fiscal determinada.
9. SALIDAS
Orden de Pedido o de Trabajo.
10. REGISTROS
• Cotizaciones.
• Concepto técnico.
• Disponibilidad Presupuestal.
• Cuadro Comparativo.
• Póliza de Garantía sobre calidad de los
bienes.
• Certificación de la necesidad expedida
por Secretaría General.
• Formato PGN 229.
• Factura.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Correcta elaboración de las operaciones
aritméticas, confrontando con los
documentos soporte.
• Revisión de los conceptos técnicos.
• Autenticidad de los documentos
presentados por los oferentes o prestatarios
del servicio solicitado.
• Correcta identificación de los Bienes y
Servicios a contratar .
12. ANEXOS
Muestras en caso de ser requeridas y
certificados de idoneidad para prestar el
servicio.
13. ACTIVIDADES
JEFE DIVISION ADMINISTRATIVA
13.1 Revisa el proyecto de presupuesto
de compras o la necesidad de servicio.
Ordena que inmediatamente se elaboren los
estudios pertinentes a que se refiere el
artículo 30 numeral 1°, Ley 80 de 1993.
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
353
13.2 Realiza los estudios pertinentes a la
compra de elementos, o la prestación del
servicio.
13.3 Elabora el estudio de mercado.
13.4 Solicita al Jefe de la dependencia
que conoce el bien o servicio, las
características técnicas y/o específicas del
bien a adquirir, o prestación del servicio a
contratar.
OFICINISTA DIVISION ADMINISTRATIVA
13.5 Transcribe los estudios y
evaluaciones de prefactibilidad, factibilidad y
mercado en el computador.
13.6 Proyecta la solicitud a los
proveedores, los cuales han sido tomados
del banco de los proveedores.
13.7 Proyecta la expedición del certificado
de disponibilidad presupuestal.
JEFE DIVISION ADMINISTRATIVA
13.8 Revisa y firma remitiendo a la
División financiera y proveedores.
JEFE DIVISION FINANCIERA
13.9. Expide el certificado de
disponibilidad presupuestal.
JEFE DIVISION ADMINISTRATIVA
13.10 Informa al asesor de la Secretaría
General que se requiere convocar licitación
en Junta de Licitaciones.
ASESOR SECRETARIA GENERAL
13.11 Prepara “orden del día” y comenta
con el Secretario General.
SECRETARIO GENERAL
13.12 Si no hace modificaciones, acoge
“orden del día” y devuelve al asesor.
ASESOR SECRETARIA GENERAL
13.13 Dispone por medio de oficio, citar a
Junta de Licitaciones a los Jefes de
Divisiones Administrativa, Financiera, al
Delegado del Procurador General y al Jefe
de la Oficina Jurídica.
13.14 Elabora oficios citando a los Jefes
anteriormente mencionados.
JUNTA DE LICITACIONES
13.15 Preside el Secretario General.
13.16 Decide el trámite contractual que
debe realizarse en cada caso, o la acción a
emprender para solucionar el asunto.
13.17 Dispone a la oficina Jurídica que
elabore el pliego de condiciones y la
resolución de apertura.
ASESOR
13.18 Lee el “orden del día y el Acta
anterior, y la pone en consideración de la
Junta.
13.20 Desarrolla el “orden del día” y toma
nota para elaborar acta.
DIVISION ADMINISTRATIVA
13.21 Envía a la Oficina Jurídica los
estudios de factibilidad, el certificado de
disponibilidad y especificaciones técnicas de
los bienes o servicios y criterios de
selección, para la elaboración del respectivo
pliego.
OFICINA JURIDICA
13.22 Envía a la Cámara de Comercio y
Confecámaras, con base en datos
documentos indicados punto anterior, dentro
de los primeros días de cada mes,
información pertinente sobre licitaciones que
se pretendan abrir en el mes siguiente,
según normas establecidas por la
Superintendencia de Industria y Comercio,
con oficios suscritos por el Jefe del
Organismo.
13.23 Elabora cronogramas y proyecto de
resolución de apertura.
13.24 Entrega a la Secretaría General
proyecto de resolución de apertura, para
aprobación, firma, fecha y número.
OFICINISTA SECRETARIA GENERAL
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
354
13.25 Radica en archivo.
SECRETARIA GENERAL
13.26 Entrega al asesor para su revisión.
ASESOR SECRETARIO GENERAL
13.27 Comenta con Secretario Gral.
SECRETARIO GENERAL
13.28 Si no hace modificaciones, aprueba
resolución y firma.
13.29 OFICINISTA SECRETARIA
GENERAL
Numera, fecha y envía copias a Oficina
Jurídica.
13.30 OFICINA JURIDICA
Envía a División Administrativa oficio
solicitando publicación en diarios dentro de
los diez (10) a veinte (20) días calendario
anteriores a la apertura, con copia
resolución apertura.
13.31 DIVISION ADMINISTRATIVA
Solicita la publicación de avisos en diario
de amplia circulación, máximo con intervalos
entre 2 a 5 días, como lo establece el
artículo 30 numeral 3°, Ley 80 de 1993.
OFICINA JURIDICA
13.32 Con base información secuencia 21
elabora proyecto de pliego. En caso de
requerirse aclaración, la solicita a División
Administrativa.
13.33 Envía proyecto de pliego a
Secretario General, para aprobación y firma.
ASESOR
13.34 Revisa y comenta con el Secretario
General.
SECRETARIO GENERAL
13.35 Si no hace modificaciones, acoge el
pliego y firma.
13.36 OFICINA JURIDICA
Envía pliego a División Administrativa
para su consulta y venta, acompañado de
lista de retiro de pliegos. Adicionalmente
remite fotocopias del pliego y de cronograma
a los miembros de la Junta de Licitaciones.
13.37 DIVISION ADMINISTRATIVA
Entrega pliegos para consulta y/o venta a
los interesados en participar y tramita lista
de retiro de pliegos.
13.38 SECRETARIA GENERAL
Elabora acta “cierre de urna y apertura de
la licitación”
13.39 Recepciona solicitud de audiencia
para precisar el contenido y alcance del
pliego, dentro de los tres (3) días hábiles
siguientes al inicio de presentación de
propuestas (art. 30, numeral 4°, Ley 80 de
1993).
JUNTA DE LICITACIONES
13.40 Realiza audiencia para precisar
pliego de condiciones.
SECRETARIA GENERAL
13.41 Elabora acta de audiencia y la
presenta a consideración de los Miembros
de la Junta y demás funcionarios de la
Entidad para su consideración y firma.
13.42 Dependiendo de lo debatido en la
audiencia:
Produce adendos para la firma del
Secretario General, y si fuere necesario se
proyecta resolución de ampliación de
términos.
SECRETARIO GENERAL
13.43 Si no hace modificaciones, firma
adendos y Resolución de ampliación de
términos.
OFICINA JURIDICA
13.44 Envía adendos y la resolución
modificación términos a: todas las personas
que han retirado pliego; División
Administrativa para que forme parte del
pliego.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
355
Si no se produce resolución de ampliación
de términos, el proceso continúa con la
programación inicialmente fijada.
13.45 Elabora acta de “cierre de licitación
y apertura de urna”, acompañada de las
firmas y nombres de los asistentes a esta
diligencia.
JUNTA DE LICITACIONES
13.46 Numera ofertas, lee aspectos
relevantes de cada una de ellas, como
precios, plazos, etc. Designa comités para
evaluaciones técnica, jurídica, financiera y
económica.
SECRETARIA GENERAL
13.47 Envía originales y copias a los
comités correspondientes, para
evaluaciones mencionadas, indicando plazo
para ello.
COMITES TECNICO, JURIDICO,
FINANCIERO, ECONOMICO Y DE
EXPERIENCIA Y CUMPLIMIENTO
13.48 Evalúa propuesta y las envía a
Secretaría General.
SECRETARIA GENERAL
13.49 Los informes evaluativos quedan en
Secretaría General, acompañados de
originales de propuestas para consulta por
parte de los oferentes, durante 5 días
hábiles, para que presenten observaciones.
SECRETARIO GENERAL
13.50 Autoriza obtención de fotocopias
tanto de informes como de ofertas, a costa
de interesados.
OFICINISTA SECRETARIA GENERAL
13.51 Recepciona escritos de
observaciones y envía a Jurídica, y a los
integrantes de los comités.
OFICINA JURIDICA E INTEGRANTES DE
COMITES
13.52 Reciben observaciones y preparan
respuesta o envía dependencia
correspondiente, para el mismo fin.
13.54 Informa al Secretario General para
convocar la Junta de Licitaciones.
JUNTA DE LICITACIONES
13.55 Analiza las observaciones y
respuestas propuestas, para ser dadas a
conocer a los participantes en la licitación en
el acto de adjudicación (Decreto 287 de
1996, art. 2°).
13.56 Decide que se lleve a cabo
audiencia pública para adjudicar, de oficio o
si uno de los oferentes lo solicita y
Contraloría General dispone (art. 273
Constitución Política). En esa audiencia se
leen observaciones y se absuelven. Se
concede la palabra y se contesta.
En la misma audiencia pública el Jefe de
la Entidad o la persona en quien, conforme a
la ley, se haya delegado la facultad, adjudica
licitación (Ley 80 de 1993, art. 30, numeral
10).
ASESOR SECRETARIA GENERAL
13.57 Elabora acta sobre lo debatido en
audiencia de adjudicación, presenta a
consideración de los miembros de la Junta
para su aprobación y firma.
13.59 Si no hubo solicitud de audiencia, el
Procurador General de la Nación o su
Delegado, adjudica la licitación en la fecha
programada, acogiendo o no la
recomendación de la Junta de Licitaciones.
OFICINA JURIDICA
13.60 En cualquiera de estos eventos,
elabora proyecto de resolución de
adjudicación, para la aprobación y firma del
Jefe de la Entidad o su Delegado.
SECRETARIO GENERAL
13.61 Revisa y Firma la resolución de
adjudicación.
SECRETERIA SECRETARIA GENERAL
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
356
13.62 Notifica resolución al adjudicatario y
comunica a los no favorecidos.
OFICINA JURIDICA
13.63 Elabora proyecto de contrato, según
adjudicación y envía a Secretaría General.
OFICINISTA SECRETARIA GENERAL
13.64 Radica oficio y entrega
directamente a asesor.
ASESOR SECRETARIA GENERAL
13.65 Revisa contrato, si aparecen
observaciones devuelve a División Jurídica,
donde inmediatamente se corrige y regresa
al Asesor quien revisa y pone en
consideración del Secretario General
SECRETARIO GENERAL
13.66 Revisa y Firma contrato y dispone
registrar en SIAF.
SECRETARIA DE SECRETARIA
GENERAL
13.67 Entrega el contrato a oficinista para
registrarlo.
OFICINISTA
13.68 Radica en archivo de
correspondencia “Envía DSG Directorio
C:\Control” y entrega al Citador.
13.69 Entrega contrato en División
Jurídica y toma recibo.
OFICINA JURIDICA
13.70 Recibe contrato y la secretaria
entrega al Asesor que proyectó.
ASESOR
13.71 Informa al contratista para que se
acerque a firmar contrato si es en Bogotá. Si
es fuera de Bogotá, remite a la Procuraduría
Territorial correspondiente para que el
contratista firme.
13.72 Toma firma a contratista, numera y
fecha contrato y entrega copia para que
pague impuesto de timbre; cancelación de
derechos de publicación en Diario Oficial y
constitución de garantías que avalen
cumplimiento de las obligaciones surgidas
del contrato.
13.73 Recibe del contratista documentos
que acreditan cumplimiento de trámite
anterior, rechaza inconsistencias. Si esta de
acuerdo, archiva en respectiva carpeta y
entrega póliza o garantía en secretaria para
que envíe a Secretario General para su
aprobación.
SECRETARIA OFICINA JURIDICA
13.74 Proyecta el oficio para la firma del
Jefe a fin de enviar a Secretario General
póliza o garantía para aprobación
respectiva, hace firma, numera y fecha.
OFICINISTA SECRETARIA GENERAL
13.75 Recibe oficio que adjunta póliza,
radica y entrega a secretaria.
SECRETARIA GENERAL
13.76 Entrega póliza al Secretario
General
SECRETARIA GENERAL
13.77 Rechaza inconsistencias. Aprueba
póliza y dispone devolver a la División
Jurídica.
ASESOR OFICINA JURIDICA
13.78 Recibe póliza y anexa al contrato.
Cumplidos requisitos, archiva contrato y
envía copias a dependencias que deben
intervenir en ejecución del mismo.
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
OFICINA JURIDICA
13.79 Está pendiente que el contratista
allegue comprobante de cancelación
derechos de publicación, a efectos de
elaborar Extracto Unico con destino a
Imprenta Nacional para publicación en Diario
Unico de Contratación, remitidos con oficio
suscrito por Secretario General.
SECRETARIO GENERAL
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
357
13.80 Rechaza inconsistencias. Firma
formato de Extracto Unico y oficio remisorio.
OFICINA JURIDICA
13.81 Cuando regresa “Extracto” envía a
Imprenta Nacional y archiva fotocopia en
carpeta contrato.
ASESOR OFICINA JURIDICA
13.82 Envía contrato para registro
presupuestal correspondiente.
DIVISION FINANCIERA
13.83 Da registro presupuestal al contrato
y entrega copia en Contabilidad
CONTABILIDAD
13.84 Revisa asunto y dependiendo del
contrato; liquida. Si se trata de anticipo
devuelve Contrato a Secretaría General para
que firme. Si no es anticipo, liquida cuando
el contratista trae acta de entrega de bienes
en Almacén y envía orden al almacén y a
División Jurídica para visto bueno y regresa
a Contabilidad de donde se envía al
Secretario General.
SECRETARIO GENERAL
13.85 Firma como Ordenador del gasto,
trátese de orden de pago de anticipo o no.
Dispone devolver a Contabilidad.
OFICINISTA
13.86 Radica envío a Contabilidad y
remite con el Citador.
CONTABILIDAD
13.87 Recibe y pasa a la Ejecución
Presupuestal para registro presupuestal de
pago.
EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
13.88 Da registro presupuestal de pago y
envía a Tesorería.
TESORERIA
13.89 Gira el cheque respectivo.
14. INDICADORES
Promedio ejecución: Valor Total invertido
en Ordenes de Pedido o de Trabajo/ Número
de Ordenes tipo de bienes adquiridos.
Ejecución del Plan por Rubros e Items
respecto al valor asignado al comienzo del
ejercicio.
Registro de Proponentes/ número de
invitados en el período.
Dependencia: Secretaría General
Proceso: Caja menor
Procedimiento: Asignación y gasto de
caja menor.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Sufragar gastos identificados y definidos
dentro del presupuesto del presupuesto
General de la Nación de carácter urgente.
2. CLIENTES
Funcionarios de la entidad previo visto
bueno del Secretario General, que requieran
efectuar un préstamo de carácter urgente.
3. ALCANCE
Funcionarios de la entidad previo visto
bueno del Secretario General, que requieran
efectuar un préstamo de carácter urgente.
4. RESPONSABILIDADES
Secretaria de Secretaría General.
5. REFERENCIAS
Resolución 2 de 2000 de la dirección del
presupuesto Nacional.
Resolución 041 de 2000.
6. DEFINICIONES
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
358
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Comprobantes de gasto.
8. CONDICIONES GENERALES
La destinación de los gastos es exclusiva
y determinada a materiales y suministros,
mantenimiento de bienes muebles e
inmuebles y comunicaciones y transportes.
9. SALIDAS
Comprobante de egreso y cheques.
10. REGISTROS
Libro de cuentas.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Cotizaciones
12. ANEXOS
No aplica
13. ACTIVIDADES
PROCURADOR GENERAL
13.1 Solicita a Dirección General del
Presupuesto autorización para su
funcionamiento.
JEFE DE DIVISION FINANCIERA
13.2 Recibe autorización de Dirección
General del Presupuesto Nacional la remite
a la División Financiera para que expida el
certificado de disponibilidad presupuestal y
proyecte la resolución.
FINANCIERA
13.3 Elabora proyecto constituyendo la
Caja Menor con el valor autorizado, fijando
los gastos a realizar, asignando la
administración de los fondos a un
funcionario de la Secretaría General y
autorizando a la Tesorera de la Entidad para
que gire la suma autorizada. Remite a
Secretaría General.
SECRETARIO GENERAL
13.4 Recibe el proyecto con los anexos y
verifica el cumplimiento de los requisitos
legales, imparte su visto bueno y lo lleva al
Despacho del Procurador General.
PROCURADOR GENERAL
13.5 Expide la resolución de constitución
de la Caja Menor y la devuelve a la
Secretaría General.
OFICINISTA SECRETARIA GENERAL
13.6 Numera y fecha la resolución y la
remite a la División Financiera
DIVISION FINANCIERA
13.7 Remite al Grupo de Contabilidad
para elaboración de la Cuenta de Cobro.
SECRETARIA DE SECRETARIA
GENERAL
13.8 Elabora cuenta de cobro para firma
del Secretario General, como ordenador del
gasto.
SECRETARIO GENERAL
13.9 Firma cuenta de cobro y remite a
Tesorería.
TESORERIA
13.10 Gira el cheque y con éste se abre
una cuenta en el banco que disponga la
Tesorería General de la Nación, e informa al
funcionario designado que se acerque a
recibir el cheque correspondiente.
SERVIDOR SECRETARIA GENERAL
13.11 Recibe el cheque y lo consigna en
la cuenta corriente autorizada.
SECRETARIO GENERAL
13.12 Una vez constituida la cuenta, si
existe la necesidad, ordena por escrito,
previa cotización, la compra de
determinado(s) elemento(s), que
correspondan a la naturaleza y cuantía
fijadas por el Ministerio de Hacienda,
siempre y cuando no exista en el Almacén
de la Entidad el bien a adquirir.
SECRETARIA DE SECRETARIA
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
359
GENERAL
13.13 Ejecuta la compra respectiva, gira el
cheque por valor de la compra y registra en
un libro contable.
13.14 Archiva la (s) factura (s) en carpeta
destinada para el efecto.
Durante la vigencia de la Caja Menor
dispone en cualquier época efectuar arqueo
al manejo de la misma a través del Grupo de
Ejecución Presupuestal, quien verifica los
movimientos contables, y sus respectivos
soportes levantándose para el efecto el acta
correspondiente.
Antes del agotamiento presupuestal de
cualquiera de los rubros autorizados,
legaliza los pagos, mediante relación
dirigida al Grupo de Contabilidad, solicitando
además el reembolso correspondiente.
CONTABILIDAD
13.15 Revisa los documentos soportes de
la legalización y verifica el cumplimiento de
los requisitos definidos por el Ministerio de
Hacienda y procede a elaborar la resolución
para la firma del Secretario General, la cual
debe anexar el certificado de disponibilidad
presupuestal.
SECRETARIO GENERAL
13.16 Como Ordenador del Gasto, firma la
resolución, se numera y fecha y la envía a la
División Financiera, Grupos de Tesorería y
Contabilidad, y se repiten los pasos 10 en
adelante.
SECRETARIA DE SECRETARIA
GENERAL
13.17 En el mes de diciembre hace la
legalización definitiva.
14. INDICADORES
Materiales y Suministros
————————————————————
———————— x 100
Total Gastos año
Mantenimiento de bienes muebles
————————————————————
———————— x 100
Total Gastos año
Mantenimiento de bienes inmuebles
————————————————————
———————— x 100
Total Gastos año
Comunicaciones
————————————————————
———————— x 100
Total Gastos año.
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
DIVISION DE GESTION HUMANA
FEBRERO DE 2001
ACTUALIZACION DEL MANUAL
INTRODUCCION
La Procuraduría General de la Nación es
un organismo con autonomía administrativa,
financiera y presupuestal en los términos
definidos por el Estatuto Orgánico del
Presupuesto Nacional, que ejerce sus
funciones bajo la suprema dirección del
Procurador General de la Nación, cuyo
desarrollo, calidad del servicio y
cumplimiento de las funciones que le han
asignado la Constitución Política y la ley,
dependen en buena parte de la ejecución de
los diferentes procedimientos que le
imprimen su dinámica diaria.
Por ello, los manuales de procedimientos
adquieren un gran valor práctico como guía
para la realización eficiente y eficaz del
trabajo por cada uno de los servidores
públicos de la Entidad.
Dentro de este marco de actuación,
estamos solicitando la máxima colaboración
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
360
y diligencia al personal en la observancia de
los procedimientos contenidos en el
presente Manual, en busca de un alto nivel
de desempeño institucional, facilitándose así
el logro de la excelencia en el servicio del
Ministerio Público.
El Viceprocurador General de la Nación,
Carlos Arturo Gómez Pavajeau.
OBJETIVOS DEL MANUAL
El presente Manual es un instructivo que
pretende los siguientes objetivos básicos:
• Orientar al personal en la ejecución de
los diferentes procedimientos, con el fin de
facilitar el trabajo y el logro de la calidad en
el mismo.
• Coadyuvar en la ejecución correcta y
oportuna de las labores encomendadas al
personal y propiciar la uniformidad en el
trabajo.
• Servir de medio de orientación al
personal nuevo, para facilitar su
incorporación al trabajo.
• Propiciar la eficiencia, la eficacia y el
control interno (autocontrol) de la Institución.
• Facilitar la orientación al usuario o
cliente.
Se trata de un material de consulta y
aplicación permanente por quienes tienen la
responsabilidad de dirigir, ejecutar y
controlar los procedimientos respectivos.
DESTINATARIOS
El presente Manual de Procedimientos
está dirigido a los integrantes de la Oficina
de Control Interno, y a los empleados que de
alguna manera tengan participación o
vinculación con dicho instrumento
administrativo.
MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL
El Manual debe ser objeto de
manipulación cuidadosa con el fin de
garantizar el buen estado de las hojas y de
la totalidad del instructivo.
ACTUALIZACION DEL MANUAL
Las modificaciones, sustituciones o
adiciones al Manual de Procedimientos se
efectuarán a través de la Oficina de
Planeación, siguiendo las instrucciones y
metodología de mejoramiento continuo
establecidas al interior de la Procuraduría.
Dependencia: División Gestión Humana-
Proceso: Comisiones
Procedimiento: Comisión por invitación
de gobierno extranjero
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Autorizar a los servidores de la entidad
una comisión como consecuencia de
invitación de gobierno extranjero, siempre y
cuando medien las circunstancias
establecidas en el artículo 129 de la
Constitución Política.
2. CLIENTES
Servidores de la Entidad.
3. ALCANCE
Se aplica a todos los servidores de la
entidad, y es válido para la División de
Gestión Humana, Secretario General, y
despacho de Procurador General.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al servidor de
la entidad interesado en la Comisión,
Auxiliar Grado 09, o 08, Asesor Grado 19,
Oficinista Grado 06, Citador Grado 04, la
División de Gestión Humana, Secretaría
General y despacho del Procurador General
.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
361
5. REFERENCIAS
Decreto 262 de 2000 y demás normas
concordantes.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
No aplica
8. CONDICIONES GENERALES
Los servidores públicos no podrán aceptar
cargos, honores o recompensas de
gobiernos extranjeros u organismos
internacionales, ni celebrar contratos con
ellos, sin previa autorización del gobierno.
El Procurador General de la Nación debe
suministrar al Ministerio de Relaciones
Exteriores la siguiente información:
1. Clase e importancia de la comisión.
2. Lugar en donde debe cumplirse.
3. Duración de la comisión.
4. Si hay lugar al pago total o parcial de
viáticos, la indicación de la entidad que debe
pagarlos o la de que no existirá este gasto
con cargo al Tesoro Nacional;
5. Si el pago de pasajes corre total o
parcialmente por cuenta del erario público,
la clase de ellos y la especificación de si son
de ida y regreso. Si el pago no corre por
cuenta del erario público, se deberá indicar
la persona o entidad que vaya a sufragar los
gastos.
6. Disponibilidad presupuestal, cuando
fuere el caso.
Durante el término de la comisión, el
servidor tendrá derecho a su remuneración
en pesos colombianos, cuando a ello
hubiere lugar.
El servidor a quien se le otorgue comisión
deberá presentar al superior inmediato, al
finalizar la misma, un informe sobre las
actividades cumplidas durante la comisión.
9. SALIDAS
Acto Administrativo firmado por el
Procurador General.
10. REGISTROS
Oficio comunicando al servidor
11. BASES DE AUTOCONTROL
Correcta presentación de la solicitud,
advirtiendo tiempo de duración del evento,
lugar a desarrollarse y si los gastos de viaje
corren por cuenta de la autoridad o gobierno
que invita.
Correcta elaboración del proyecto de
resolución.
El acto que confiere la comisión de
servicio deberá señalar el término de su
duración y podrá prorrogarse
discrecionalmente, cuando se justifique por
necesidades del servicio, sin que se
constituya como de carácter permanente.
12. ANEXOS
Carta de invitación o aceptación a
participar en la actividad programada.
13. ACTIVIDADES
ENTIDADES ADMINISTRACION
PUBLICA. PARTICULAR. SERVIDOR.
13.1 Envían a la División de Gestión
Humana invitación de gobierno extranjero,
mediando las circunstancias establecidas en
el artículo 129 de la Constitución Política.
DIVISION GESTION HUMANA
Auxiliar Grado 09, o 08.
13.2 Registra la petición en el sistema
computarizado y la entrega al Jefe de
División Gestión Humana
JEFE DIVISION.
13.3 Distribuye entre los Asesor Grado
19.
Auxiliar Grado 09, o 08.
13.4 Entrega a los servidores de la
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
362
División, los asuntos que deben tramitar,
conforme reparto del Jefe.
Asesor Grado 19.
13.5 Proyecta oficio para el Ministerio de
Relaciones Exteriores, suministrando la
información requerida del artículo 106 del
Decreto 262 de 2000 y demás normas
concordantes, y una vez se obtiene
autorización, proyecta la resolución
concediendo la Comisión, indicando si hay
lugar al pago total o parcial de viáticos o
gastos de transporte, señalando la entidad
que debe pagarlos o la de que no existirá
este gasto con cargo al Tesoro Nacional.
JEFE DIVISION.
13.6 Aprueba la resolución y dispone
enviarla a Secretaría General.
13.7 Secretario General. Recibe la
resolución firmada del Procurador General
de la Nación y dispone enviarla a la División
de Gestión Humana para comunicarla.
Oficinista Grado 06. División Gestión
Humana.
13.8 Comunica la decisión al superior
inmediato, Nómina, Cesantías y Hojas de
Vida.
Citador Grado 04.
13.9 Entrega la comunicación al
beneficiario.
Grupo Hojas de Vida.
13.10 Archiva la documentación en la
respectiva hoja de vida y registra en el
sistema.
14. INDICADORES
Aspirantes con documentación completa y
correcta
—————————————————
——————— x 100
Aspirantes que solicitaron comisión
Tiempo de trámite de la Comisión.
Dependencia: División Gestión Humana.
Proceso: Comisiones
Procedimiento: Comisión especial
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Cumplir actividades de Asesoría al
Estado, Estados Extranjeros, u Organismos
Internacionales, desempeñar cargos en
cualquier entidad del Estado, o asistir, en
calidad de conferencista, a seminarios, foros
o cualquier evento académico nacional o
internacional.
2. CLIENTES.
Servidores de la Entidad.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
servidores de la entidad, División de Gestión
Humana, Secretario General, y Despacho
del Procurador General.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al servidor que
solicita la Comisión especial, Auxiliar Grado
09, o 08, Asesor Grado 19, Citador Grado 04
y Jefe de la División de Gestión Humana,
Secretario General, Procurador General.
5. REFERENCIAS
Decreto 262 de 2000 y demás normas
concordantes.
6. DEFINICIONES
No aplica
7. FORMATOS A UTILIZAR
Modelo de Resolución
Copia del acto administrativo de
nombramiento en la entidad donde
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
363
desempeñará el cargo.
8. CONDICIONES GENERALES
La Comisión la concede el Procurador
General.
Si la Comisión se solicita para
desempeñar un empleo de libre
nombramiento y remoción en otra entidad,
adjunta copia del decreto de nombramiento
con quince (15) días de antelación a la fecha
de posesión
El término de duración de la Comisión no
puede superar dos (2) años.
La remuneración para desempeñar
empleos en cualquier entidad del Estado,
podrá ser asumida por la Procuraduría.
Si se trata de cumplir actividades de
asesoría al Estado, Estados Extranjeros, u
Organismos Internacionales, la Comisión
Especial puede dar lugar al pago de viáticos
y gastos de viaje, conforme a las
disposiciones legales y reglamentarias sobre
la materia.
El servidor a quien se le otorgue comisión
deberá presentar al superior inmediato, al
finalizar la misma, un informe sobre las
actividades cumplidas durante la comisión.
9. SALIDAS
Acto Administrativo concediendo la
Comisión Especial.
11. REGISTROS
Oficio comunicando la decisión al servidor
beneficiado.
12. BASES DE AUTOCONTROL
Correcta presentación de la solicitud,
advirtiendo tiempo de duración del evento,
lugar a desarrollarse y si los gastos de viaje
corren por cuenta de la autoridad o gobierno
que invita.
Correcta elaboración del proyecto de
resolución.
El acto que confiere la Comisión Especial
sin remuneración; deberá señalar el término
de su duración e indicar claramente y que la
Procuraduría no cancelará remuneración al
servidor.
13. ANEXOS
Si se trata de prestar asesoría al Estado,
Estados Extranjeros, u Organismos
Internacionales se debe acompañar la
invitación correspondiente.
Si se solicita para desempeñar cargos en
otra Entidad del Estado, a la solicitud se
debe acompañar copia del acto
administrativo de nombramiento y
remuneración a cancelar.
13. ACTIVIDADES
SERVIDOR
13.1 Entrega en la secretaria de la
División de Gestión Humana, solicitud
dirigida al Procurador General, para que se
le autorice Comisión Especial para cumplir
actividades de asesoría al Estado, Estados
Extranjeros, u Organismos Internacionales, o
asistir, en calidad de conferencista, a
seminarios, foros o a cualquier evento
académico nacional o internacional o para
ocupar cargos en cualquier entidad del
Estado.
DIVISION GESTION HUMANA
Auxiliar GRADO 09, o 08.
13.1 Registra la petición en el sistema
computarizado y la entrega al Jefe de
División Gestión Humana.
Jefe División.
13.2 Distribuye entre los Asesores Grado
19.
Auxiliar Grado 09, o 08.
13.3 Entrega a los servidores de la
División, los asuntos que deben tramitar,
conforme reparto del Jefe.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
364
Asesor Grado 19.
13.4 Verifica el cumplimiento de los
requisitos exigidos en el artículo 105 del
Decreto 262 de 2000 y demás normas
concordantes.
13.5 Revisa que a la solicitud se
acompañe la invitación o inscripción para
cumplir con el objeto de la comisión y si se
trata de ocupar un cargo en cualquier
entidad del Estado se acompañe copia del
decreto de nombramiento en la entidad en la
cual se vinculará.
13.6 Proyecta la resolución, señalando la
identificación completa del servidor, cargo
desempeñado, si la Procuraduría cancela la
remuneración, el tiempo de duración que no
puede ser superior de los dos (2) años, y si
se reconocen gastos de transporte y los
costos de matrícula del curso o
investigación.
Jefe División.
13.7 Aprueba la resolución y dispone
enviarla a Secretaría General.
Auxiliar Grado 09, o 08.
13.8 Entrega la resolución en Secretaría
General, previo registro en el sistema y
anotación en libros con anexos.
SECRETARIO GENERAL.
13.9 Aprueba e imparte visto bueno o
rechaza la solicitud de Comisión Especial y
entrega al Procurador General para la firma.
Procurador General.
13.10 Aprueba y firma
SECRETARIO GENERAL.
13.11 Recibe la resolución firmada del
Procurador General de la Nación y la envía
a la División de Gestión Humana para
comunicarla.
Oficinista Grado 06. División Gestión
Humana.
13.12 Comunica la decisión al interesado,
y le informa que debe suscribir una póliza de
cumplimiento en el evento de que la
Comisión sea igual o superior a seis (6)
meses, y cancelar en la Corporación
Colmena el valor correspondiente a la
publicación del convenio en el Diario
Oficial.
Citador Grado 04.
13.14 Comunica la decisión al interesado,
superior inmediato, Nómina, Cesantías y
Hojas de Vida.
Grupo Hojas de Vida.
13.15 Archiva la documentación en la
respectiva hoja de vida y registra en el
sistema.
14. INDICADORES
Aspirantes con documentación completa
——————————————————
———— x 100
Aspirantes que solicitaron comisión
Tiempo de trámite de la Comisión.
Dependencia: División Gestión Humana.
Proceso: Comisiones
Procedimiento: Comisión de estudio en
exterior
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Permitir al servidor de la entidad participar
en cursos de capacitación y de postgrado o
realizar investigaciones científicas o
estudios relacionados con las funciones
inherentes a la entidad, con el fin de
propender por el mejoramiento profesional y
personal.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
365
2. CLIENTES.
Servidores de la Entidad.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a servidores de
la entidad interesados en la Comisión;
División de Gestión Humana, Secretario
General, y despacho del Procurador
General.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los
servidores de la entidad, Auxiliar Grado 09,
o 08, Asesor Grado 19, Oficinista Grado 06,
Citador Grado 04 y Jefe de la División de
Gestión Humana, Secretaría General,
Procurador General.
5. REFERENCIAS
Decreto 262 de 2000 y demás normas
concordantes.
6. DEFINICIONES
No aplica
7. FORMATOS A UTILIZAR
Modelo de Resolución.
8. CONDICIONES GENERALES
Correcta presentación de la solicitud por
el servidor, adjuntando el documento de
aceptación de la Universidad o Instituto y el
término de duración.
El servidor debe haber prestado sus
servicios a la entidad, por un término no
inferior a tres (3) años.
El servidor debe haber obtenido
calificación satisfactoria durante al año
inmediatamente anterior, en el evento que
pertenezca a carrera.
El servidor no debe haber sido
sancionado penal, fiscal, ni
disciplinariamente dentro de los tres (3)
años inmediatamente anteriores a la fecha
de la solicitud.
La duración de la comisión de estudio no
podrá exceder de tres (3) años.
El servidor a quien se le otorgue comisión
deberá presentar al superior inmediato, al
finalizar la misma, un informe sobre las
actividades cumplidas durante la comisión.
Durante el término de comisión se pagará
al servidor la remuneración correspondiente
al empleo del cual es titular y los gastos de
transporte, cuando haya lugar.
La comisión de estudio en ningún caso
genera pago de viáticos y podrá incluir el
pago de los costos de matrícula del curso o
investigación.
Cuando la comisión de estudio implique la
separación total o parcial en el ejercicio del
cargo por seis (6) meses o más, el
beneficiario deberá suscribir un convenio
con la Procuraduría General, en virtud del
cual se obligue a prestar sus servicios a la
entidad por un término equivalente al doble
del que dure la comisión, contado a partir de
la fecha en que venza la misma.
El cumplimiento del convenio no implica
fuero de inamovilidad del servicio que limite
el ejercicio de la facultad discrecional del
nominador, ni desconocimiento de los
deberes y obligaciones que le asisten al
servidor frente a la entidad, y para respaldar
el cumplimiento de las obligaciones
adquiridas, el beneficiario otorgará a favor
de la Procuraduría General una póliza de
cumplimiento en la cuantía que para cada
caso se fije en el convenio, por monto no
inferior al establecido por la Contraloría
General de la Nación, más los gastos
adicionales que origine.
En caso de incumplimiento del convenio
por causas imputables al comisionado o no
se rinda el informe correspondiente, se hará
efectiva la caución, mediante resolución
motivada, la cual es susceptible de los
recursos de ley.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
366
No podrá otorgarse comisión de estudio
sin previa celebración del respectivo
convenio, en el evento de que se otorgue
por seis (6) meses o más.
Finalizada la comisión, el servidor deberá
reincorporarse inmediatamente al ejercicio
de sus funciones, y dar cumplimiento a lo
pactado en el convenio, so pena de hacerse
efectiva la caución, y sin perjuicio de las
medidas administrativas a que hubiere lugar.
La comisión de estudio podrá revocarse
en cualquier momento por el Procurador
General de la Nación, y exigirse al servidor
que reasuma las funciones de su empleo,
cuando aparezca demostrado por cualquier
medio idóneo, que el rendimiento en el
estudio, la asistencia o la disciplina no son
satisfactorios, o que se han incumplido los
deberes del servidor con la entidad, de
conformidad con lo pactado en el convenio
suscrito para el efecto.
En consecuencia, el servidor deberá
reincorporarse a sus funciones en forma
inmediata y cumplir con las obligaciones
contenidas en el convenio suscrito para el
otorgamiento de dicha comisión.
Consignación del valor correspondiente a
la publicación de la Resolución en el Diario
Oficial.
9. SALIDAS
Resolución concediendo la comisión.
10. REGISTROS
Oficio comunicando al servidor que se le
concedió la comisión.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Elaboración correcta de la resolución.
Celebración del convenio y constitución
de póliza de cumplimiento, cuando el
término de comisión sea igual o superior a
seis (6) meses.
12. ANEXOS
Convenio y póliza de cumplimiento, si hay
lugar.
13. ACTIVIDADES
Servidor.
13.1 Entrega en la secretaría de la
División de Gestión Humana, solicitud
dirigida al Procurador General, para que se
le autorice Comisión de Estudio en el
Exterior, con el fin de participar en cursos de
capacitación, de postgrado, o realizar
investigaciones científicas o estudios
relacionados con las funciones inherentes a
la entidad, con el fin de propender por el
mejoramiento profesional y personal.
DIVISION GESTION HUMANA
Auxiliar Grado 09, o 08.
13.2 Registra la petición en el sistema
computarizado y la entrega al Jefe de
División Gestión Humana.
Jefe División.
13.3 Distribuye entre los Asesores Grado
19.
Auxiliar Grado 09, o 08.
13.4 Entrega a los servidores de la
División, los asuntos que deben tramitar,
conforme reparto del Jefe.
Asesor Grado 19.
13.5 Verifica el cumplimiento de los
requisitos exigidos y revisa que a la solicitud
se acompañe la invitación o inscripción para
cumplir con el objeto de la comisión y
término de duración.
13.6 Proyecta la resolución, señalando la
identificación completa del servidor, cargo
desempeñado, que se le cancelará la
remuneración correspondiente durante el
tiempo de la Comisión; el tiempo de duración
que no puede ser superior de los tres (3)
años y si se reconocen gastos de transporte
y los costos de matrícula del curso o
investigación.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
367
13.7 Elabora proyecto de convenio, en el
evento que la comisión implique la
separación total o parcial en el ejercicio de
las funciones propias del cargo por seis (6)
meses o más, en virtud del cual se obligue a
prestar caución y a prestar sus servicios a la
entidad por un tiempo equivalente al doble
del que dure la comisión, contador a partir
de la fecha en que venza la misma y que el
convenio no implica fuero de inamovilidad.
Jefe División.
13.8 Aprueba la resolución y dispone
enviarla a Secretaría General.
Auxiliar Grado 09, o 08.
13.9 Entrega la resolución en Secretaría
General, previo registro en el sistema y
anotación de su recibido en libros con
anexos.
SECRETARIO GENERAL.
13.10 Revisa y entrega la Resolución al
Procurador General para su aprobación.
Procurador General.
13.11 Aprueba y firma la Resolución.
DIVISION GESTION HUMANA
Oficinista Grado 06.
13.12 Comunica la decisión al servidor
beneficiado, superior inmediato, Nómina,
Cesantías, y Hojas de Vida
Citador Grado 04.
13.13 Entrega la comunicación al servidor
beneficiado.
SERVIDOR.
13.14 Debe suscribir una póliza de
cumplimiento con una Entidad de Seguros y
consignar en la Corporación Colmena el
dinero equivalente a la publicación en el
Diario Oficial, en el evento de que la
comisión sea igual o superior a (6) seis
meses.
GRUPO HOJAS DE VIDA.
13.15 Archiva los documentos en la Hoja
de Vida correspondiente.
14. INDICADORES
Total Comisión de Estudio solicitadas
————————————————————
———————— x 100
Total Comisión de Estudio concedidas.
Tiempo de trámite de la Comisión.
Dependencia: División Gestión Humana
Proceso: Comisiones
Procedimiento: Comisión de servicio
para asistir a reuniones, conferencias,
seminarios o realizar trabajos de
investigación o visitas de observación que
interesen a la entidad.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 2 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Autorizar a los servidores de la entidad
para desarrollar transitoriamente actividades
oficiales distintas a las inherentes al empleo
del cual es titular pero relacionadas con él,
como asistir a reuniones, conferencias,
seminarios o realizar trabajos de
investigación o visitas de observación que
interesen a la entidad, dentro de la mayor
agilidad, transparencia y calidad.
2. CLIENTES
Servidores de la entidad.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
servidores de la entidad, División de Gestión
Humana, Despacho del Procurador General
de la Nación, Secretaría General.
4. RESPONSABILIDADES
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
368
El procedimiento involucra al servidor que
presenta la solicitud, , Abogado Asesor
Grado 19, Auxiliar Grado 09, o Grado 08,
Oficinista Grado 06, Citador Grado 04 y Jefe
de la División de Gestión Humana,
Procurador General, Secretario General,
Grupo de Viáticos.
5. REFERENCIAS
Decreto 262 de 2000 y demás normas
concordantes.
6. DEFINICIONES
No aplica
7. FORMATOS A UTILIZAR
Modelo de Resolución.
8. CONDICIONES GENERALES
El cumplimiento de la comisión de servicio
hace parte de los deberes de todo servidor
público de la Procuraduría General y no
constituye forma de provisión de empleo.
La Comisión de servicio puede dar lugar
al pago de viáticos y gastos de transporte,
conforme a las disposiciones legales y
reglamentarias sobre la materia.
El Oficial de la Policía Nacional que se
encuentre en comisión permanente
cumpliendo funciones de seguridad y
protección del Procurador General de la
Nación, tendrá derecho al pago de los
viáticos y gastos de transporte, de acuerdo
con su grado, homologado al de los empleos
de la planta de personal de la Procuraduría
General, según reglamentación que expida
el señor Procurador General.
El término de duración de la comisión
deberá señalarse en el acto administrativo
correspondiente y no puede constituirse
como de carácter permanente.
Si la comisión de servicio ha de realizarse
en el exterior, el término de duración de la
comisión deberá incluir además el término
necesario para el traslado.
La comisión de servicio en el exterior
podrá dar lugar a la asignación de
funciones, y durante el término de duración,
el servidor tendrá derecho a su
remuneración en pesos colombianos,
cuando a ello hubiera lugar.
El servidor a quien se le otorgue comisión
deberá presentar al superior inmediato, al
finalizar la misma, un informe sobre las
actividades cumplidas durante la comisión.
9. SALIDAS
Resolución firmada por el Procurador
General, autorizando la comisión.
10. REGISTROS
Oficio comunicando al servidor que se le
concedió la comisión.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Correcta presentación de la solicitud,
advirtiendo tiempo de duración del evento,
lugar a desarrollarse y por cuenta de quien
corren los gastos de viaje.
Correcta elaboración del proyecto de
resolución, indicando nombre, cargo e
identificación del beneficiario término de
duración, y demás circunstancias de
conformidad con las normas legales.
12. ANEXOS
No aplica
13. ACTIVIDADES
SERVIDOR.
13.1 Solicita al Procurador General de la
Nación, se le conceda comisión para asistir
temporalmente a reuniones, conferencias,
seminarios, o realizar trabajos de
investigación, o visitas de observación que
interesen a la entidad.
DIVISION GESTION HUMANA
Auxiliar Grado 09, o 08.
13.2 Recibe del servidor de la entidad la
petición, la registra en el sistema
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
369
computarizado y la entrega al Jefe de la
División.
JEFE DIVISION.
13.3 Distribuye entre los Asesor Grado
19, para la elaboración del proyecto de
Resolución.
Auxiliar Grado 09, o 08.
13.4 Entrega a los servidores de la
División, los asuntos que deben tramitar,
conforme reparto del Jefe.
Asesor Grado 19.
13.5 Revisa que a la solicitud se
acompañe la invitación o inscripción para
cumplir el objeto de la comisión, que tenga
visto bueno del Procurador General y
proyecta la resolución, señalando la
identificación completa del servidor, cargo
desempeñado y tiempo de duración que
podrá prorrogarse discrecionalmente por
necesidades del servicio.
JEFE DIVISION.
13.6 Revisa la resolución y dispone
enviarla a Secretaría General.
Auxiliar Grado 09, o 08.
13.7 Entrega la resolución en Secretaría
General, con anexos, previa anotación en el
sistema computarizado y en libros
constancia de recibido.
SECRETARIO GENERAL.
13.8 Revisa y entrega al Procurador
General para su firma.
PROCURADOR GENERAL.
13.9 Aprueba y firma.
SECRETARIO GENERAL.
13.10 Dispone devolverla a la División de
Gestión Humana para comunicar la decisión.
DIVISION GESTION HUMANA
Oficinista Grado 06. División Gestión
Humana.
13.11 Comunica la decisión, al interesado,
Jefe inmediato, Nómina, y Hojas de Vida.
Citador Grado 04.
13.12 Entrega la comunicación al servidor
beneficiado.
Grupo Hojas de Vida.
13.13 Archiva copia de la resolución en la
Hoja de Vida y registra en el sistema.
14. INDICADORES
Total aspirantes que solicitaron Comisión de
servicio
————————————————————
———————— x 100
Total servidores de la entidad.
Tiempo de trámite de la Comisión.
Dependencia: División Gestión Humana.
Proceso: Licencias
Procedimiento: Licencia ordinaria no
remunerada
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 2 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Autorizar a los servidores a separarse
hasta por tres (3) meses, del ejercicio del
empleo en forma continua o discontinua,
según lo solicite el interesado, para
adelantar estudios, por enfermedad, riesgos
profesionales, maternidad, o actividades
deportivas, siempre y cuando no obedezca a
razones relacionadas con impedimentos,
inhabilidades e incompatibilidades
señalados en la ley.
2. CLIENTES.
Servidores de la Entidad.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
370
servidores de la entidad, Jefe inmediato,
División de Gestión Humana, Secretario
General, y despacho Procurador General.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al servidor de
la entidad, su superior inmediato, Auxiliar
Grado 09, o 08, Asesor Grado 19, Oficinista
Grado 06, Citador Grado 04, Jefe de la
División de Gestión Humana, Secretario
General y Procurador General .
5. REFERENCIAS
Decreto 262 de 2000 y demás normas
concordantes .
6. DEFINICIONES
Se encuentran separados temporalmente
del servicio, los servidores que no ejercen
las funciones del empleo del cual han
tomado posesión por alguna de las
circunstancias consagradas en el capítulo VI
del Decreto 262 de 2000 y demás normas
concordantes .
7. FORMATOS A UTILIZAR
Modelo de resolución.
8. CONDICIONES GENERALES
Durante el período de licencia no se
cancela remuneración al servidor.
La licencia ordinaria debe concederse
siempre que el servidor la solicite y ella no
obedezca a razones relacionadas con los
impedimentos, inhabilidades e
incompatibilidades señalados en la ley.
La solicitud de licencia ordinaria deberá
elevarse ante el Jefe inmediato por escrito,
quien la remitirá al Procurador General de la
Nación, por intermedio de la División de
Gestión Humana.
La licencia ordinaria será concedida por el
Procurador General.
El servidor no podrá separarse del
servicio hasta cuando no le sea comunicado
el acto administrativo que le conceda la
licencia ordinaria.
La licencia podrá ser prorrogada, sin
exceder el término de los tres (3) meses y la
solicitud debe presentarse con diez (10) días
de anticipación al su vencimiento, ante el
Jefe inmediato, quien la remitirá
inmediatamente al Procurador General, por
intermedio de la División de Gestión
Humana.
La licencia ordinaria no es revocable por
quien la concede, pero es renunciable por el
beneficiario mediante escrito que deberá
presentar ante el funcionario que la
concedió, con tres (3) días de anticipación a
la fecha en que estime reincorporarse al
servicio.
Las prohibiciones, inhabilidades e
incompatibilidades que la Ley establece se
extienden a quienes se hallen en uso de
licencia, y su violación constituye falta
disciplinaria.
El servidor no puede separarse del
empleo hasta que le comuniquen el acto
administrativo que concede la licencia
ordinaria no remunerada
9. SALIDAS
Acto administrativo firmado por el
Procurador General.
10. REGISTROS
Oficio comunicando al servidor
11. BASES DE AUTOCONTROL
Correcta elaboración de la resolución,
identificando al servidor con nombre,
apellidos, cargo, código grado, señalando
que se concede sin remuneración, el término
de duración, y el objeto de la misma.
El acto que confiere la comisión de
servicio deberá señalar el término de su
duración.
12. ANEXOS
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
371
No aplica
13. ACTIVIDADES
SERVIDOR.
13.1 Solicita al Procurador General, por
intermedio de su Jefe inmediato, se le
conceda licencia ordinaria no remunerada
hasta por un término de tres (3) meses, para
adelantar estudios, por enfermedad, riesgos
profesionales, maternidad o actividades
deportivas, siempre y cuando no obedezca a
razones relacionadas con los impedimentos,
inhabilidades e incompatibilidades
señalados en la ley, porque su violación
constituye falta disciplinaria.
JEFE INMEDIATO.
13.2 Dispone entregar la solicitud en la
División de Gestión Humana
DIVISION GESTION HUMANA
Auxiliar Grado 09, o 08.
13.3 Registra la petición en el sistema
computarizado y la entrega al Jefe de
División Gestión Humana.
JEFE DIVISION.
13.4 Distribuye entre los Asesor Grado
19.
Auxiliar Grado 09, o 08.
13.5 Entrega a los servidores de la
División, los asuntos que deben tramitar,
conforme reparto del Jefe.
Asesor Grado 19.
13.6 Revisa que la solicitud cumpla con
los requisitos exigidos en los artículos 110 y
siguientes del Decreto 262 de 2000 y demás
normas concordantes, y proyecta la
resolución, concediendo licencia ordinaria
no remunerada, señalando la identificación
completa del servidor, cargo desempeñado,
tiempo de duración que no puede ser
superior a tres (3) meses, con la
manifestación de que el tiempo de la licencia
ordinaria no remunerada no es computable
como tiempo de servicio para ningún caso.
JEFE DIVISION.
13.7 Revisa la resolución, y dispone
enviarla a Secretaría General.
SECRETARIO GENERAL.
13.8 Revisa y entrega al Procurador
General.
13.9 Procurador General. Firma y
aprueba.
13.10 Secretario General. Dispone
devolverla a la División de Gestión Humana
para comunicar.
DIVISION GESTION HUMANA
Oficinista Grado 06.
13.11 Comunica al interesado, al Jefe
inmediato, Nómina, Hojas de Vida y
Cesantías.
Citador Grado 04.
13.12 Entrega la comunicación al
beneficiario.
Grupo Hojas de Vida.
13.13 Archiva copia de la resolución en la
Hoja de Vida correspondiente y registra en
el sistema.
14. INDICADORES
TOTAL LICENCIA NO REMUNERADA
CONCEDIDAS
————————————————
————————— x 100
TOTAL LICENCIAS SOLICITADAS.
Dependencia: División Gestión Humana.
Proceso: Licencias
Procedimiento: Licencia no remunerada
para adelantar estudios
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
372
Fecha: 2 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Autorizar a los servidores a separarse de
la entidad hasta por tres (3) años, del
ejercicio del empleo para adelantar estudios.
2. CLIENTES
Servidores de la Entidad.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
servidores de la entidad interesados en
realizar estudios, a la División de Gestión
Humana, Secretario General., y despacho
del Procurador General.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al servidor de
la entidad, su superior inmediato, Auxiliar
Grado 09, o 08 Grado 09, o Grado 08,
Oficinista Grado 06, Citador Grado 04, Jefe
de la División de Gestión Humana,
Secretaría General y Procurador General.
5. REFERENCIAS
Decreto 262 de 2000 y demás normas
concordantes .
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Modelo de resolución.
8. CONDICIONES GENERALES
Durante el período de licencia, no se
cancela remuneración al servidor.
El servidor que solicite la licencia, debe
haber prestado sus servicios a la entidad por
un (1) término no inferior a un (1) año.
9. SALIDAS
Acto administrativo firmado por el
Procurador General.
10. REGISTROS
Oficio comunicando al servidor
11. BASES DE AUTOCONTROL
Correcta elaboración de la resolución,
identificando al servidor con nombre,
apellidos, cargo, código grado, señalando
que la licencia se concede sin remuneración,
el término de duración, y el objeto de la
misma.
12. ANEXOS
No aplica
13. ACTIVIDADES
SERVIDOR.
13.1 Solicita al Procurador General, con
visto bueno de su Jefe inmediato, se le
conceda licencia ordinaria no remunerada
para adelantar estudios, hasta por un
término de tres (3) años, para capacitarse.
DIVISION GESTION HUMANA
JEFE INMEDIATO.
13.2 Entrega la solicitud en la División de
Gestión Humana.
Auxiliar Grado 09, o 08.
13.3 Registra la petición en el sistema
computarizado y la entrega al Jefe de
División Gestión Humana.
JEFE DIVISION.
13.4 Distribuye entre los Asesor Grado 19
Auxiliar Grado 09, o 08.
13.5 Entrega a los servidores de la
División, los asuntos que deben tramitar,
conforme reparto del Jefe.
Asesor Grado 19.
13.6 Revisa que el servidor quien pide la
Comisión, haya prestado sus servicios a la
entidad por un término no inferior a un (1)
año, que se adjunte la aceptación del centro
Educativo y proyecta la resolución,
concediendo licencia ordinaria no
remunerada, señalando la identificación
completa del servidor, cargo desempeñado,
tiempo de duración que no puede ser
superior a tres (3) años.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
373
JEFE DIVISION.
13.7 Revisa la resolución, y dispone
enviarla a Secretario General.
SECRETARIO GENERAL.
13.8 Revisa y entrega al Procurador
General.
13.9 Procurador General.
Aprueba y firma.
SECRETARIO GENERAL.
13.10 Dispone enviar a la División de
Gestión humana para comunicar
DIVISION GESTION HUMANA
Oficinista Grado 06.
13.11 Comunica al interesado, al Jefe
inmediato, Nómina, Hojas de Vida y
Cesantías.
Citador Grado 04.
13.12 Entrega la comunicación al
beneficiado.
Grupo Hojas de Vida.
13.13 Archiva copia de la resolución en la
Hoja de Vida, y registra en sistema.
14. INDICADORES
Número licencia para adelantar estudios
concedidas
————————————————————
————————— x 100
Total servidores de la entidad.
Tipos de Licencia.
Dependencia: División Gestión Humana.
Proceso: Licencias
Procedimiento: Licencia remunerada
para eventos
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 2 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Autorizar a los servidores de la entidad
que sean deportistas, dirigentes deportivos,
personal técnico y Auxiliar Grado 09, o 08,
científico y de juzgamiento relacionados con
el deporte, que sean seleccionados para
representar al país en competiciones o
eventos deportivos internacionales y
nacionales siempre y cuando sea solicitada
a través de Coldeportes, con la indicación de
la persona seleccionada y del tiempo
requerido para asistir al evento, el cual no
podrá sobrepasar noventa (90) días.
2. CLIENTES
Servidores de la Entidad.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
servidores de la entidad, División de Gestión
Humana, si el empleado que la solicita
pertenece a los niveles, Profesional,
Técnico, Administrativo y Operativo.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al servidor que
pertenezca al nivel Profesional, Técnico,
Administrativo u Operativo de la entidad, su
superior inmediato, Auxiliar Grado 09, o 08
Grado 09, o Grado 08, Oficinista Grado 06,
Citador Grado 04 y Jefe de la División de
Gestión Humana.
5. REFERENCIAS
Decreto 262 de 2000 y demás normas
concordantes.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Modelo de resolución.
8. CONDICIONES GENERALES
La licencia remunerada para eventos
deportivos la concede el Jefe de la División
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
374
de Gestión Humana.
Durante el período de licencia, se
cancelará la remuneración al servidor.
Si por motivo de los resultados de la
competición, la delegación termina su
actuación antes del total del tiempo previsto,
el término de la licencia será reducido
proporcionalmente y el beneficiario deberá
reincorporarse a sus labores. Si no lo hace,
incurre en abandono del cargo.
9. SALIDAS
Resolución firmado por el Jefe de la
División de Gestión Humana.
10. REGISTROS
Oficio comunicando al servidor
11. BASES DE AUTOCONTROL
Correcta elaboración de la resolución,
identificando al servidor con nombre,
apellidos, cargo, código grado, señalando su
objeto, que la licencia es remunerada,
término de duración el cual no puede
sobrepasar de noventa (90) días, por cuenta
de quien corren los gastos de transporte,
alimentación y estadía.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
Servidor.
13.1 Solicita al Jefe de la División de
Gestión Humana le conceda licencia
ordinaria remunerada hasta por noventa (90)
días.
DIVISION GESTION HUMANA
13.2 Auxiliar Grado 09, o 08. Registra la
petición en el sistema computarizado y la
entrega al Jefe de División Gestión Humana.
Jefe División.
13.3 Distribuye entre los Asesor Grado 19
Auxiliar Grado 09, o 08.
13.4 Entrega a los servidores de la
División, los asuntos que deben tramitar,
conforme reparto.
Asesor Grado 19.
13.5 Revisa que la solicitud cumpla con
los requisitos exigidos en los artículos 129 y
siguientes del Decreto 262 de 2000 y demás
normas concordantes, y proyecta la
resolución, concediendo licencia
remunerada para eventos deportivos,
señalando la identificación completa del
servidor, cargo desempeñado, tiempo de
duración que no puede ser superior a
noventa (90) días, con las previsiones del
inciso 2º del artículo 129 y artículos 130 y
131 del Decreto 262 de 2000 y demás
normas concordantes.
Jefe División.
13.6 Revisa la resolución, aprueba y
firma.
Oficinista Grado 06.
13.7 Comunica al interesado, al Jefe
inmediato, Nómina, Hojas de Vida y
Cesantías
Citador Grado 04.
13.8 Entrega la comunicación al
beneficiario.
Grupo Hojas de Vida.
13.9 Anexa a Hoja de vida y registra en el
sistema.
14. INDICADORES
Total servidores participantes en eventos
deportivos.
———————————————————
————— x 100
Total servidores de la entidad.
Tipos de Licencia.
Dependencia: División Gestión Humana
Proceso: Permisos
Procedimiento: Permiso de lactancia ,
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
375
para los niveles profesional, técnico,
administrativo y operativo
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 2 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Autorizar a las servidoras que pertenecen
a los niveles profesional, técnico,
administrativo y operativo y han culminado
su licencia por maternidad, para disfrutar de
una hora diaria de permiso remunerado,
durante seis (6) meses posteriores a la
terminación de la licencia.
2. CLIENTES
Servidoras de la Procuraduría que
culminaron licencia de maternidad.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a las
servidoras de la entidad que han culminado
licencia de maternidad, y División de Gestión
Humana.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a las
servidoras de la entidad que han culminado
su licencia por maternidad y pertenezcan a
los niveles Profesional, Técnico,
Administrativo u Operativo, igualmente, al
Auxiliar Grado 09, o 08 Grado 09, o 08,
Oficinista Grado 06, Citador Grado 04,
Sustanciador, o Técnico y Jefe de la División
de Gestión Humana.
5. REFERENCIAS
Decreto 262 de 2000 y demás normas
concordantes.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
No aplica.
8. CONDICIONES GENERALES
Es una obligación de la Entidad, conceder
permiso de lactancia por seis (6) a la
servidora que ha culminado su licencia por
maternidad.
9. SALIDAS
Oficio dirigido a la servidora con copia al
Jefe inmediato, autorizando el permiso de
lactancia.
10. REGISTROS
No aplica.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Correcta elaboración del oficio,
autorizando el permiso de lactancia, contado
a partir de la fecha en que la servidora
culminó su licencia de maternidad.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
SERVIDORA
13.1 Radica en la secretaria de la División
de Gestión Humana, solicitud de permiso de
lactancia.
DIVISION GESTION HUMANA
AUXILIAR GRADO 09, O 08.
13.2 Registra la petición en el sistema
computarizado y la entrega al Jefe de la
División de Gestión Humana para reparto.
JEFE DIVISION.
13.3 Distribuye la solicitud entre el
Técnico o Sustanciador de Gestión Humana.
Técnico, o Sustanciador.
13.4 Verifica que la servidora haya
culminado el tiempo de la licencia de
maternidad y proyecta el oficio
autorizándola.
JEFE DIVISION.
13.5 Aprueba el oficio comunicando la
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
376
autorización de lactancia.
Auxiliar Grado 09, o 08.
13.6 Registra la novedad en el
computador.
Oficinista Grado 06. División Gestión
humana.
13.7 Comunica la decisión al interesado,
superior inmediato, Nómina, Hojas de Vida y
Cesantías.
Citador Grado 04.
13.8 Entrega la comunicación.
Grupo Hojas de Vida.
13.9 Archiva copia del permiso en la Hoja
de Vida correspondiente y en el sistema.
14. INDICADORES
Total servidoras beneficiadas.
————————————————————
—— x 100
Total servidoras de la entidad.
Dependencia: División Gestión Humana
Proceso: Retiro del servicio
Procedimiento: Retiro forzoso del
servicio al cumplir 65 años de edad
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Retirar del servicio de la Procuraduría
General de la Nación al servidor que cumpla
la edad de 65 años, sin posibilidad de que
sea reintegrado nuevamente.
2. CLIENTES.
Servidores de la Entidad que cumplan
sesenta y cinco años de edad.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
servidores de la entidad que cumplan
sesenta y cinco años de edad, División de
Gestión Humana, Secretaría General y
Procurador General.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al servidor de
la entidad, Auxiliar Grado 09, o 08, Oficinista
Grado 06, Técnico o Sustanciador y Jefe de
la División de Gestión Humana, Secretario
General y Procurador General.
5. REFERENCIAS
Decreto 262 de 2000 y demás normas
concordantes.
7. DEFINICIONES
No aplica
8. FORMATOS A UTILIZAR
Resolución de reconocimiento de pensión
por el Fondo de pensiones.
9. CONDICIONES GENERALES
El retiro se producirá por solicitud del
interesado, del Ministerio Público, o se
decretará de oficio por la autoridad
nominadora cuando haya sido reconocida la
pensión correspondiente.
Seis (6) meses después de ocurrida la
causal de retiro, ésta deberá producirse
necesariamente aunque no se haya
reconocido la pensión.
10. SALIDAS
Resolución firmada por el Procurador
General.
11. REGISTROS
Oficio comunicando al servidor
12. BASES DE AUTOCONTROL
Correcta elaboración de la resolución,
motivándola en obedecimiento a cumplir la
edad de retiro forzoso, y señalando el
número de la resolución expedida por el
Fondo de Pensiones reconociendo la
pensión la cual debe estar debidamente
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
377
ejecutoriada, identificando al servidor con
nombre, apellidos, cargo, código grado.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
SERVIDOR
13.1 Radica en el Fondo de Pensiones
correspondiente su solicitud de pensión y
manifiesta a la Procuraduría que cumplió 65
años de edad, a fin de que ésta tenga
conocimiento, y pueda tomar las decisiones
pertinentes.
DIVISION GESTION HUMANA
Auxiliar Grado 09, o 08.
13.2 Registra la petición en el sistema
computarizado y la entrega al Jefe de la
División de Gestión Humana.
JEFE DIVISION.
13.3 Distribuye entre profesionales.
Auxiliar Grado 09, o 08.
13.4 Entrega a los servidores de la
División, los asuntos que deben tramitar,
conforme reparto del Jefe.
SUSTANCIADOR O TECNICO.
13.5 Si han transcurrido seis (6) meses
después de cumplir sesenta y cinco años, o
si se profirió acto administrativo de pensión,
elabora el proyecto para declarar la
desvinculación del servicio.
JEFE DIVISION.
13.6 Revisa el proyecto y rechaza
inconsistencias.
13.7 Dispone entregar el proyecto en
Secretaría General.
Auxiliar Grado 09, o 08.
13.8 Registra en el sistema el trámite del
asunto y en libros el recibido por parte de
Secretaría General.
SECRETARIO GENERAL.
13.9 Rechaza inconsistencias, o aprueba
13.10 Lleva el proyecto al Procurador
General.
PROCURADOR GENERAL.
13.11 Aprueba y firma.
SECRETARIO GENERAL.
13.12 Dispone entregar copia de la
decisión en la División de Gestión Humana
para comunicar.
OFICINISTA.
13.13 Proyecta oficio comunicando la
decisión al servidor, Jefe inmediato, Nómina,
Cesantías y Hojas de vida.
Citador Grado 04.
13.14 Entrega la comunicación al
beneficiario.
Grupo Hojas de Vida.
13.15 Archiva copia de la resolución en la
hoja de vida del ex funcionario y registra en
el sistema.
14. INDICADORES
Total servidores pensionados en el año
————————————————————
—————————— x 100
Total servidores de la entidad.
Dependencia: División Gestión Humana
Proceso: Retiro del servicio
Procedimiento: Edad de retiro con
derecho a pensión de jubilación al cumplir
55 años los hombres y 50 las mujeres
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 2 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Retirar del servicio de la Procuraduría
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
378
General de la Nación al servidor que cumpla
la edad de 55 años, si son hombres y de 50
años si son mujeres y veinte (20) años de
servicio continuos o discontinuos.
2. CLIENTES
Servidores de la Entidad que cumplan la
edad de pensión de jubilación o vejez.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
servidores de la entidad que cumplan la
edad de pensión de jubilación o vejez.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los
servidores de la entidad, Auxiliar Grado 09,
o 08. Oficinista Grado 06, Técnico o
Sustanciador, Citador Grado 04 y Jefe de la
División de Gestión Humana, Secretario
General y Procurador General.
5. REFERENCIAS
Decreto 262 de 2000 y demás normas
concordantes.
6. DEFINICIONES
No aplica
7. FORMATOS A UTILIZAR
Resolución de reconocimiento de pensión
por el Fondo de pensiones.
8. CONDICIONES GENERALES
El retiro procede necesariamente cuando
se produzca el reconocimiento de la pensión
y el servidor manifieste su deseo de retirarse
de la Entidad, teniendo en cuenta el
beneficio de la edad de retiro forzoso.
9. SALIDAS
Resolución firmada por el Procurador
General.
10. REGISTROS
Oficio comunicando al servidor
11. BASES DE AUTOCONTROL
Correcta elaboración de la resolución,
motivándola en obedecimiento a cumplir la
edad de retiro forzoso, y señalando el
número de la resolución expedida por el
Fondo de Pensiones reconociendo la
pensión la cual debe estar debidamente
ejecutoriada, identificando al servidor con
nombre, apellidos, cargo, código grado.
12. ANEXOS
Resolución de pensión y manifestación de
la voluntad del servidor para retirarse de la
entidad.
13. ACTIVIDADES
SERVIDOR
13.1 Debe obtener del Fondo de
Pensiones correspondiente, resolución
debidamente ejecutoriada del
reconocimiento de la pensión y manifestar a
la Procuraduría su deseo de retirarse de la
entidad.
DIVISION GESTION HUMANA
Auxiliar Grado 09, o 08.
13.2 Registra la petición en el sistema
computarizado y la entrega al Jefe de la
División de Gestión Humana.
JEFE DIVISION.
13.3 Distribuye entre profesionales.
Auxiliar Grado 09, o 08.
13.4 Entrega a los servidores de la
División, los asuntos que deben tramitar,
conforme reparto del Jefe.
SUSTANCIADOR O TECNICO.
13.5 Si hay lugar, solicita acto
administrativo de pensión por edad de retiro
debidamente ejecutoriado y solicitud de
desvinculación del servidor, y elabora el
proyecto para declarar la desvinculación del
servicio.
JEFE DIVISION.
13.6 Revisa el proyecto y rechaza
inconsistencias.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
379
13.7 Dispone entregar el proyecto en
Secretaría General.
Auxiliar Grado 09, o 08.
13.8 Desanota en el sistema y libros.
SECRETARIO GENERAL.
Secretario General.
13.9 Revisa y entrega el proyecto al
Procurador General.
Procurador General.
13.10 Aprueba y firma.
13.11 Secretario General. Dispone
entrega copia de la decisión en la División
de Gestión Humana para comunicar.
Oficinista Grado 06.
13.12 Proyecta oficio comunicando la
decisión al servidor, Jefe inmediato, Nómina,
Cesantías y Hojas de Vida.
Citador Grado 04.
13.13 Entrega la comunicación al
beneficiado.
Grupo Hojas de Vida.
13.1.4 Archiva copia de la resolución en la
Hoja de Vida del ex funcionario y registra en
el sistema.
14. INDICADORES
Total servidores pensionados por cumplir la
edad de retiro
————————————————————
—————————— x 100
Total servidores de la entidad.
Dependencia: División Gestión Humana
Proceso: Retiro
Procedimiento: Vacancia del empleo por
abandono del cargo
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Desvincular de la entidad a un servidor
que en forma injustificada dejó de asistir a
su trabajo por más de tres (3) días
consecutivos o contados después del
término de permiso, vacaciones, licencia,
servicio militar obligatorio o social o
reservista.
2. CLIENTES
Los servidores de la entidad que dejen de
concurrir a su trabajo por tres (3) días
consecutivos.
3. ALCANCE
El procedimiento involucra a los
servidores de entidad que dejen de concurrir
a su trabajo por tres (3) días consecutivos,
Jefe inmediato, División de Gestión Humana,
Secretario General, despacho del
Procurador General.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los
servidores de la entidad que dejen de asistir
al trabajo por tres (3) días al trabajo, Jefe
inmediato, Auxiliar Grado 09, o 08 Grado 09,
o 08, Asesor Grado 19, Oficinista Grado 06,
Citador Grado 04, Jefe de la División de
Gestión Humana, Secretario General y
Procurador General.
5. REFERENCIAS
• Decreto 262 de 2000 y demás normas
concordantes
6. DEFINICIONES
No aplica
7. FORMATOS A UTILIZAR
No aplica
8. CONDICIONES GENERALES
Si declarado el abandono del cargo, el
empleado demuestra causa justificada,
dentro de los 15 días siguientes, la
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
380
Administración debe abstenerse de declarar
la vacancia del cargo.
Tal declaratoria no requiere que se
adelante previamente proceso disciplinario.
9. SALIDAS
Resolución de retiro por incurrir en
abandono del cargo.
10. REGISTROS
Comunicación al servidor sobre el retiro.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Expedición correcta de la resolución de
retiro por abandono del cargo.
12. ANEXOS
No aplica
13. ACTIVIDADES
Jefe inmediato.
13.1 Informa a la División de Gestión
Humana, la ausencia injustificada de un
servidor a su trabajo por más de tres (3) días
consecutivos, o contados después del
término de permiso, vacaciones, licencia,
servicio militar obligatorio o social o
reservista.
DIVISION GESTION HUMANA.
Auxiliar Grado 09, o 08.
13.2 Registra la petición en el sistema
computarizado y la entrega al Jefe de
División Gestión Humana
JEFE DE DIVISION.
13.3 Distribuye entre los Asesor Grado
19.
Auxiliar Grado 09, o 08.
13.4 Entrega a los servidores de la
División, los asuntos que deben tramitar,
conforme reparto del Jefe.
Asesor Grado 19.
13.5 Elabora el proyecto para adelantar
actuación administrativa tendiente a
demostrar la causa injustificada.
Comprobada la causal, proyecta la
declaratoria de vacancia del cargo.
JEFE DE DIVISION.
13.6 Revisa el proyecto y rechaza
inconsistencias.
13.7 Dispone entregar el proyecto a
Secretaría General.
SECRETARIO GENERAL.
13.8 Rechaza inconsistencias, o aprueba.
Auxiliar Grado 09, o 08.
13.9 Lleva el proyecto al Procurador
General.
PROCURADOR GENERAL.
13.10 Aprueba y firma.
SECRETARIO GENERAL.
13.11 Dispone devolverlo a División
Gestión Humana para comunicar.
Oficinista Grado 06 Gestión Humana.
13.12 Comunica al servidor, al Jefe
inmediato, Nómina cesantías y Hojas de
Vida.
Citador Grado 04.
13.13 Entrega la comunicación al
beneficiario.
Grupo Hojas de Vida.
13.14 Archiva copia de la decisión en la
Hoja de Vida y registra en el sistema.
14. INDICADORES
Solicitudes tramitadas
_______________________ 100%
Solicitudes presentadas.
Dependencia: División Gestión Humana
Proceso: Retiros
Procedimiento: Insubsistencia por
calificación insatisfactoria de servicios.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
381
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Retirar del servicio de la entidad, al
servidor que obtuvo en la calificación anual
de servicios Insatisfactoria, según lo previsto
en la ley.
2. CLIENTES
Los servidores que culminaron el período
de prueba y los servidores inscritos en la
carrera administrativa, calificados en forma
insatisfactoria.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a los
servidores de la entidad que culminaron el
período de prueba y a los servidores
inscritos en la carrera Administrativa, Jefe
inmediato, División de Gestión Humana,
Secretario General., despacho del
Procurador General.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los
servidores inscritos en carrera o en período
de prueba, calificados en forma
Insatisfactoria, superior inmediato, Comisión
de Carrera, Auxiliar grado 09, o 08, Asesor
grado 19, Oficinista Grado 06, Citador, y
Jefe División de Gestión Humana, Secretaría
General, Procurador General.
5. REFERENCIAS
Decreto 262 de 2000 y demás normas
concordantes. Ley 190 de 1995.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Formato de calificación.
8. CONDICIONES GENERALES
La decisión que deja en firme la
calificación insatisfactoria debe encontrarse
debidamente ejecutoriada.
Contra el acto administrativo de
desvinculación procederán los recursos de
Ley. Esta decisión se entenderá revocada si
interpuestos los recursos, la Administración
no se pronuncia dentro de los treinta (30)
días calendario siguientes a la presentación
de los recursos.
9. SALIDAS
Acto administrativo de retiro del servicio
por calificación insatisfactoria.
10. REGISTROS
Comunicación al beneficiario
11. BASES DE AUTOCONTROL
Correcta elaboración de la resolución de
retiro.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
SUPERIOR INMEDIATO O COMISION DE
CARRERA.
11.1 Envía a la División de Gestión
Humana el acto que dio origen a la
calificación insatisfactoria de servicios.
DIVISION GESTION HUMANA
Auxiliar Grado 09, o 08.
11.2 Registra la petición en el sistema
computarizado y la entrega al Jefe de
División Gestión Humana.
JEFE DE DIVISION.
11.3 Distribuye entre los Asesor Grado
19.
Auxiliar Grado 09, o 08.
11.4 Entrega a los servidores de la
División, los asuntos que deben tramitar,
conforme reparto del Jefe.
Asesor Grado 19.
11.5 Observa que la decisión se
encuentre en firme y debidamente
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
382
ejecutoriada y elabora el proyecto de
resolución de retiro.
JEFE DE DIVISION.
11.6 Revisa el proyecto.
SECRETARIO GENERAL.
11.7 Rechaza inconsistencias, o aprueba
y lleva el proyecto al Procurador General.
PROCURADOR GENERAL.
11.8 Aprueba y firma.
SECRETARIO GENERAL.
11.9 Dispone devolver a la División
Gestión Humana.
Oficinista Grado 06. División Gestión
Humana.
11.10 Comunica al servidor, Jefe
inmediato, Nómina, Cesantías y Hojas de
vida.
Asesor Grado 19.
11.11 Notifica personalmente la decisión
al servidor calificado en forma
insatisfactoria. Si pertenece a la planta de
las Procuradurías Territoriales, la
notificación se realiza por intermedio del
Procurador Regional.
14. INDICADORES
Total solicitudes atendidas
__________________________
100%
Total solicitudes presentadas
Dependencia: División Gestión Humana
Proceso: Retiros
Procedimiento: Insubsistencia por
inhabilidad o compatibilidad anterior o
sobreviniente a la posesión.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Retirar del servicio a un servidor de la
entidad que ha incurrido en causal de
inhabilidad o incompatibilidad.
2. CLIENTES
El servidor de la entidad incurso en causal
de inhabilidad o incompatibilidad.
3. ALCANCE
Servidor que ha incurrido en causal de
inhabilidad o incompatibilidad, División de
Gestión Humana, Secretario General,
despacho del Procurador General.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al Auxiliar
Grado 09, o 08 Asesor Grado 19, Oficinista
Grado 06, y Jefe de la División de Gestión
Humana, Secretario General y Procurador
General.
5. REFERENCIAS
• Decreto 262 de 2000 y demás normas
concordantes.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Acto administrativo o de autoridad judicial
o administrativa, por medio del cual se
declara la inhabilidad o incompatibilidad
correspondiente.
8. CONDICIONES GENERALES
Si la causal de inhabilidad fuere
sobreviniente a la posesión en el cargo, se
suspenderá al servidor público por acto
administrativo, mientras culmina el proceso
penal correspondiente, advirtiendo que
proceden los recursos de ley.
9. SALIDAS
Acto administrativo de retiro o suspensión
del servidor, teniendo en cuenta si la causal
de inhabilidad es anterior o sobreviniente a
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
383
la posesión.
10. REGISTROS
Comunicación al servidor sobre el retiro o
la suspensión.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Correcta elaboración de la resolución, en
consideración a lo previsto en las normas
legales que definen las causales de
inhabilidad o incompatibilidad de los
servidores de la Procuraduría General de la
Nación.
12. ANEXOS
No aplica
13. ACTIVIDADES
Autoridad Judicial o Administrativa,
Tercero.
13.1 Informa a la División de Gestión
Humana, sobre la decisión penal o
disciplinaria de privación de la libertad,
condena, medida de aseguramiento, sanción
disciplinaria o calificación insatisfactoria,
afección mental o física.
DIVISION GESTION HUMANA
Auxiliar Grado 09, o 08.
13.2 Registra la petición en el sistema
computarizado y la entrega al Jefe de
División Gestión Humana
JEFE DE DIVISION.
13.3 Distribuye entre Asesores Grado 19.
Auxiliar Grado 09, o 08.
13.4 Entrega a los servidores de la
División, los asuntos que deben tramitar,
conforme reparto del Jefe.
Asesor Grado 19.
13.5 Observa que la decisión se
encuentre debidamente ejecutoriada y
elabora el proyecto de resolución de retiro o
de suspensión, según la causal de
inhabilidad sea anterior o sobreviniente a la
posesión.
Jefe División.
13.6 Revisa, aprueba y dispone enviar a
Secretaría General.
Auxiliar Grado 09, o 08.
13.7 Registra en el sistema computarizado
y libros con anexos y entrega en Secretaría
General.
SECRETARIO GENERAL.
13.8 Revisa y entrega al Procurador
General.
PROCURADOR GENERAL.
13.9 Aprueba y firma
SECRETARIO GENERAL.
13.10 Dispone enviar a División Gestión
Humana, para comunicar
Oficinista Grado 06. División Gestión
Humana.
13.11 Comunica al servidor, Jefe
inmediato, Nómina, Cesantías y Hojas de
Vida.
Grupo Hojas de Vida.
13.12 Archiva copia de la decisión en la
Hoja de Vida correspondiente y sistematiza.
14. INDICADORES
Total servidores retirados
_______________________ 100%
Total servidores
Dependencia: División Gestión Humana
Proceso: Retiros
Procedimiento: Retiro por invalidez
absoluta
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 2 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Retirar del cargo al servidor que se
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
384
encuentra enfermo y se encuentra
imposibilitado para laborar.
2. CLIENTES
Servidores que han completado 180 días
de incapacidad absoluta por enfermedad, la
cual de acuerdo con prescripción médica les
impide trabajar.
3. ALCANCE
Servidores con invalidez absoluta, por
enfermedad o riesgos profesionales, División
Gestión humana, Secretaría General,
despacho del Procurador General.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los
servidores que presentan invalidez absoluta,
Auxiliar grado 09, o 08, Técnico, o
Sustanciador, Citador, Oficinista Grado 06, y
Jefe División de Gestión Humana, Secretaría
General, Procurador General.
5. REFERENCIAS
• Decreto 262 de 2000 y demás normas
concordantes. Ley 100 de 1993 y normas
concordantes.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Acto administrativo o informe de
reconocimiento de pensión de invalidez.
8. CONDICIONES GENERALES
Transcurridos 180 días de incapacidad
médica, la División de Gestión Humana -
Grupo Nómina, suspende el pago de los
salarios al servidor y comunica a la EPS y
Fondo de pensiones para que se asuma el
auxilio económico y no quede desprotegido
económicamente ni por salud.
9. SALIDAS
Resolución de retiro por Invalidez
Absoluta.
10. REGISTROS
Comunicación a la EPS, Fondo de
pensiones y servidor, del retiro de la
Procuraduría General
11. BASES DE AUTOCONTROL
Seguimiento a la actuación de la EPS y
del Fondo de Pensiones, respecto al trámite
de la pensión de invalidez del servidor para
que éste no quede desprotegido.
Correcta elaboración de la resolución de
retiro.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
División de Gestión Humana.
13.1 Informa a la EPS y Fondo de
pensiones a los cuales se encuentre adscrito
el servidor, que han transcurrido más de 180
días de incapacidad continua para que
asuma el auxilio económico del servidor y
éste no quede desprotegido por salud ni
económicamente. Efectúa seguimiento y
dispone que por Nómina se suspenda el
pago de salarios.
FONDO DE PENSIONES.
13.2 Efectúa el reconocimiento de pensión
de invalidez y remite a la División de Gestión
Humana copia del acto administrativo o
informe correspondiente.
DIVISION GESTION HUMANA
Auxiliar Grado 09, o 08.
13.3 Registra en el sistema y entrega al
Jefe de la División Gestión Humana.
Jefe División de Gestión Humana.
13.4 Distribuye entre Profesionales.
Auxiliar Grado 09, o 08.
13.5 Entrega a los servidores de la
División, los asuntos que deben tramitar,
conforme reparto del Jefe..
TECNICO O SUSTANCIADOR.
13.6 Elabora el proyecto para declarar el
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
385
retiro del servidor por invalidez.
Jefe División de Gestión Humana.
13.7 Revisa el proyecto y rechaza
inconsistencias.
Dispone entregar el proyecto en
Secretaría General
SECRETARIO GENERAL.
13.8 Rechaza inconsistencias, o aprueba.
13.9 Revisa el proyecto al Procurador
General .
PROCURADOR GENERAL.
13.10 Aprueba y firma.
SECRETARIO GENERAL.
13.11 Dispone devolver a División Gestión
Humana para comunicar.
Oficinista Grado 06. División Gestión
Humana.
13.12 Proyecta oficio comunicando la
decisión al servidor, Jefe inmediato, Nómina,
Cesantías y Hojas de vida.
Citador Grado 04.
13.13 Entrega comunicación al servidor.
Grupo Hojas de Vida.
13.14 Archiva la Resolución en la Hoja de
Vida del ex funcionario y sistematiza.
14. INDICADORES
Número servidores pensionados por
invalidez absoluta.
____________________________________
_____________ 100%
Total servidores Procuraduría General
Dependencia: División Gestión Humana
Proceso: Retiros
Procedimiento: Vacancia del cargo por
muerte
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Retirar del servicio a un servidor quien
lamentablemente ha fallecido.
2. CLIENTES
Los servidores de la entidad fallecidos.
3. ALCANCE
División de Gestión Humana, Secretario
General., despacho del Procurador General.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los familiares
del fallecido, superior inmediato, Auxiliar
Grado 09, o 08, Sustanciador o Técnico,
Oficinista Grado 06, Citador y jefe División
de Gestión Humana, Secretario General,
Procurador General.
5. REFERENCIAS
Decreto 262 de 2000 y demás normas
concordantes.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Acta de defunción.
8. CONDICIONES GENERALES
Aportar el acta de defunción del ex
servidor con el fin de proceder a su retiro y
hacer efectivo el pago de salarios y
prestaciones pendientes.
Si la muerte del servidor fuere por causa o
con ocasión del servicio, se dispone tramitar
el Seguro de Vida correspondiente.
9. SALIDAS
Acto administrativo disponiendo el retiro
del servidor.
10. REGISTROS
Comunicación a los familiares del
fallecido sobre el retiro del servicio.
11. BASES DE AUTOCONTROL
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
386
Correcta elaboración de la resolución de
retiro con base en el acta de defunción
expedida de conformidad con las normas
legales.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
13.1 De oficio. Jefe Inmediato, o familiar.
Informa a la División de Gestión Humana
que un servidor de la entidad falleció.
DIVISION GESTION HUMANA
Auxiliar Grado 09, o 08.
13.1 Registra la información en el sistema
computarizado y la entrega al Jefe de
División Gestión Humana para reparto, con
copia Nómina para suspender los pagos
salariales y prestacionales.
JEFE DIVISION.
13.2 Distribuye entre Profesionales.
Auxiliar Grado 09, o 08.
13.3 Entrega a los servidores de la
División, los asuntos que deben tramitar,
conforme reparto del Jefe.
SUSTANCIADOR O TECNICO.
13.4 Elabora el proyecto para declarar la
vacancia del cargo por muerte del servidor,
previa exigencia del acta de defunción.
JEFE DIVISION.
13.5 Revisa el proyecto y rechaza
inconsistencias.
SECRETARIO GENERAL.
13.6 Rechaza inconsistencias, o aprueba
y lleva el proyecto al Procurador General .
PROCURADOR GENERAL.
13.7 Aprueba y firma.
SECRETARIO GENERAL.
13.8 Dispone devolverlo a Gestión
Humana.
Oficinista Grado 06. División Gestión
Humana.
13.9 Proyecta oficio comunicando la
decisión al servidor, Jefe inmediato, Nómina
Cesantías y Hojas de Vida.
Citador Grado 04.
13.10 Envía la comunicación
Grupo Hojas de Vida.
13.11 Anexa copia de la comunicación a
la Hoja de Vida y registra en el sistema.
14. INDICADORES
Total servidores fallecidos
___________________________
100%
Total servidores de la Entidad