TEMA 5 LOS LIBROS CONTABLES
CONTABILIDAD Y FISCALIDAD CSAF
Los libros contables
Los principales libros contables son los siguientes:
• Diario
• Mayor
• Libro de Inventarios y Cuentas anuales
Obligación de llevar libros contables
Existen contradicciones entre la legislación mercantil y fiscal en cuanto a la exigencia de los libros contables.
A efectos de la asignatura que nos ocupa nos vamos a centrar en los libros exigidos por la legislación mercantil. Así el Código de Comercio establece que los empresarios deberán llevar obligatoriamente:
• Un libro Diario . En el que se registren las transacciones económicas.
• Un libro de Inventarios y Cuentas Anuales .
Además, en el caso de sociedades: libro de Actas, registro de socios (en la SL), registro de acciones nominativas (en las SA que las tengan).
Aunque el libro Mayor no es obligatorio, resulta necesario para obtener los datos que precisamos para redactar el balance de comprobación de sumas y saldos. Además la legislación fiscal lo considera obligatorio para sociedades mercantiles y para empresarios individuales incluidos en el régimen de estimación directa.
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¿Dónde deben de legalizarse los libros?
• Los empresarios individuales y societarios en el Registro Mercantil, los profesionales en la Delegación de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria que corresponda a su domicilio.
¿ Cómo deben legalizarse los libros?
• Podrán legalizarse “a priori” o una vez cumplimentados. Si se trata de libros en blanco sus folios deberán estar numerados correlativamente. Si se trata de legalizar los libros “a posteriori” deberán tener el primer folio en blanco y los demás numerados correlativamente y por el orden cronológico que corresponda a los asientos.
¿Cuándo deben legalizarse los libros?
• El artículo 27 del C. de C. establece que si los libros se legalizan después de ser cumplimentados, deberán presentarse en el Registro Mercantil dentro de los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio.
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Realización de las anotaciones
Todos los libros contables deben ser llevados:
- Con claridad.
- Por orden de fechas.
- Sin espacios en blanco ni interpolaciones.
- Sin tachaduras ni raspaduras.
- Sin abreviaturas difíciles de identificar.
- Los valores expresados en euros.
El Código de Comercio establece en su artículo 30 que los libros, junto con la correspondencia, documentación y los justificantes correspondientes, deben conservarse durante seis años a partir de la última anotación realizada.
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Concepto de ejercicio económico
El libro de Inventarios y Cuentas Anuales . En él figuran:
• El balance inicial detallado de la empresa (= Inventario inicial)
• Los balances de comprobación de sumas y saldos (al menos trimestralmente)
• Inventario de cierre
• Cuentas anuales
A diferencia del Diario y del Mayor, el libro de Inventarios y Cuentas Anuales integra distintos documentos, con diferente estructura y contenido.
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EL BALANCE DE COMPROBACIÓN
Finalidad
La finalidad del balance de comprobación es asegurarse de que los asientos están debidamente registrados, según los principios de la partida doble.
Si “no hay deudor sin acreedor”, las cantidades cargadas habrán de sumar lo mismo que las abonadas y, por tanto deberá existir también equilibrio entre los saldos deudores y los acreedores.
Además nos da una idea “aproximada” de la situación económico-financiera de la empresa; lo correcto es utilizar para eso el balance de situación (ajustes, regularización...)
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Periodicidad y obligatoriedad
El C. de C. en el primer párrafo del art. 28, entre otras cosas dice:
El libro de inventarios y cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación.
Esto no impide que se puedan realizar con inferior periodicidad; cuanto antes se detecte un error más fácil resultará localizarlo y subsanarlo. Además, la informatización de la contabilidad facilita extraordinariamente la labor.
Sólo será obligatorio transcribir al libro de Inventarios y Cuentas anuales los que se redactan trimestralmente.
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Estructura y fuente de datos para su redacción
Las “sumas y saldos” a los que se refiere el C. de C. las obtenemos del libro MAYOR.
Este libro dejó de ser obligatorio después de la reforma que sufrió el C. de C. en 1973. A partir de ese año podemos decir que se considera “necesario”.
Como el balance de comprobación exige sumas y saldos, deberá contemplar en su estructura dos columnas para las sumas del debe y del haber y otras dos para los saldos deudores y acreedores.
Balance de comprobación de sumas y saldos
Sumas Saldos nº Concepto (cuenta)
Debe Haber Deudor Acreedor
Totales ..................................
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Ejemplo:
MAYORES D (211) Construcciones H D (102) Capital H 10.000 12.000
D
(216) Mobiliario
H
D
(400) Proveedores
H 235 720 720
D
(572) Bancos c/c
H
D
(521) Deudas a CP
H 500 180 1.000
D
(401) Proveed efect pagar
H
D
(570) Caja
H 160 2.000
1.000 500 235 160
1.720
D
(430) Clientes
H
D
(213) Maquinaria
H 2.000 2.000 2.200
D
(300) Mercaderías
H
D
(523) Proveedores de inmovilizado a CP
H
1.220 1.200
Balance de comprobación de sumas y saldos
Sumas Saldos nº Concepto Debe Haber Deudor Acreedor
211
Construcciones .............................
10.000
10.000
102 Capital .......................................... 12.000 12.000 216 Mobiliario ...................................... 235 235 400 Proveedores ................................. 720 720 572 Bancos c/c ................................... 500 180 320 521 Deudas CP .................................. 1.000 1.000 401 Proveedores efectos c. a pagar .... 160 160 570 Caja, euros .................................. 3.000 2.615 385 430 Clientes ........................................ 2.000 2.000 213 Maquinaria .................................... 2.200 2.200 300 Mercaderías 1.220 1.220 523 Proveedores de inmovilizado a CP 1.200 1.200
Totales ..................................
19.875
19.875
14.360
14.360
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El hecho de que coincidan no implica necesariamente la correcta anotación en el Diario y Mayor. Ej: imaginemos que una cantidad cargada en el Diario a Mobiliario se pasa al mayor de Maquinaria, las sumas y saldos coincidirían. Este error no se detectaría hasta la elaboración del Inventario
Hacer el balance comprobación del supuesto nº 10 “Artículos para bebés”
MAYORES D Construcciones H D Capital H (1) 60.000 60.000 (1)
D
Compra mercad.
H
D
Proveedores
H (2) 3.000 (6) 3.000 3.000 (2)
D
Bancos c/c
H
D
Deudas ent. Creed.
H (3) 20.000
(7) 5.000 20.000 (4)
400 (8) 1.000 (9)
(9) 1.000 20.000 (3)
D
Element. transporte
H
D
Caja
H
(4) 20.000 (5) 12.000 3.000 (6) 5.000 (7)
D
Clientes
H
(10) 4.000
D
Ventas mercad.
H
D
Suministros
H 12.000 (5)
4.000 (10) (8) 400
Balance de comprobación de sumas y saldos
Sumas Saldos nº Concepto
Debe Haber Deudor Acreedor
102 Capital ..........................................
60.000
60.000
221 Construcciones ............................. 60.000 60.000 228 Elementos de transporte .............. 20.000 20.000 400 Proveedores ................................. 3.000 3.000 430 Clientes ........................................ 4.000 4.000 520 Deudas CP con ent. crédito ........ 1.000 20.000 19.000 570 Caja, euros .................................. 12.000 8.000 4.000 572 Bancos c/c ................................... 25.000 21.400 3.600 600 Compras de mercaderías ............ 3.000 3.000 628 Suministros .................................. 400 400 700 Ventas de mercaderías ................ 16.000 16.000
Totales ..................................
128.400
128.400
95.000
95.000
Corrección de errores
Aunque existen diversos métodos, nosotros lo realizaremos por contraasiento.
Los programas informáticos eliminan este problema al poder modificar un asiento con posterioridad.
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CUENTAS ANUALES
Art. 34.1 C. de C.
“Al cierre del ejercicio, el empresario deberá formular las cuentas anuales de su empresa, que comprenderán el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio, un estado de flujos de efectivo y la memoria. Estos documentos forman una unidad. El estado de flujos de efectivo no será obligatorio cuando así lo establezca una disposición legal.”
• BALANCE
• CUENTA DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS
• ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NETO
• ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO
• MEMORIA
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Los modelos y rayados están regulados por diferentes normas:
• C de C
• PGC
• Ley de SA
• Reglamento del RM
• Orden del ministerio de Justicia sobre modelos obligatorios de cuentas anuales para su presentación en los Registros Mercantiles .
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EL PROCESO DE ELABORACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTABL E
ACTIVIDAD 1 (pág. 93)
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1 ________________ 2/1 _________________
18.000 Bancos a Capital
18.000
• Aportación inicial 2 ________________ 4/1 _________________
3.000 Mobiliario a Bancos 3.000
• Compra de mobiliario 3 ________________ 5/1 _________________
360 Caja a Bancos
360
• Traspaso de fondos 4 ________________ 7/1 _________________
1.200 Equipos para procesos de información
a Bancos
1.200
• Compra de equipos informáticos 5 ________________ 8/1 _________________
1.200 Compras de mercaderías a Bancos 1.200
• Compra de mercaderías 6 ________________ 9/1 _________________
10.200 Elementos de transporte a Bancos a Proveedores de Inm CP
6.000 4.200
• Compra de una furgoneta 7 ________________ 14/1 _________________
600 Compras de mercaderías a Caja a Proveedores
90 510
• Compra de mercaderías 8 ________________ 19/1 _________________
4.200 Proveedores de Inm CP a Bancos 4.200
• Pago pendiente de la furgoneta ________________ _________________
38.760 SUMA Y SIGUE…… 38.760
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Cód: 102 Título: Capital
Fecha Concepto R Debe Haber Saldo I 2/1 Aportación inicial 1 18.000 18.000 H
Cód: 572 Título: Bancos Fecha Concepto R Debe Haber Saldo I
2/1 Aportación inicial 1 18.000 18.000 D 4/1 Compra de mobiliario 2 3.000 15.000 D 5/1 Traspaso de fondos 3 360 14.640 D 7/1 Compra equipos informáticos 4 1.200 13.440 D 8/1 Compra de mercaderías 5 1.200 12.240 D 9/1 Compra de una furgoneta 6 6.000 6.240 D
19/1 Pago pdte de la furgoneta 8 4.200 2.040 D
Cód: 216 Título: Mobiliario Fecha Concepto R Debe Haber Saldo I
4/1 Compra de mobiliario 2 3.000 3.000 D
Cód: 570 Título: Caja Fecha Concepto R Debe Haber Saldo I
5/1 Traspaso de fondos 3 360 360 D 14/1 Compra de mercaderías 7 90 270 D
Cód: 217 Título: Equipos para procesos de información Fecha Concepto R Debe Haber Saldo I
7/1 Compra equipos informáticos 4 1.200 1.200 D
Cód: 600 Título: Compras de mercaderías Fecha Concepto R Debe Haber Saldo I
8/1 Compra de mercaderías 5 1.200 1.200 D 14/1 Compra de mercaderías 7 600 1.800 D
Cód: 218 Título: Elementos de transporte Fecha Concepto R Debe Haber Saldo I
9/1 Compra de una furgoneta 6 10.200 10.200 D
Cód: 523 Título: Proveedores de inmovilizado a corto plazo Fecha Concepto R Debe Haber Saldo I
9/1 Compra de una furgoneta 6 4.200 19/1 Pago pendiente de la
furgoneta 8 4.200
Cód: 400 Título: Proveedores Fecha Concepto R Debe Haber Saldo I 14/1 Compra de mercaderías 7 510 510 H
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Balance de comprobación de sumas y saldos
Sumas Saldos nº Concepto Debe Haber Deudor Acreedor
102
Capital ..........................................
18.000
18.000
216 Mobiliario ....................................... 3.000 3.000
217 Equipos procesos información …… 1.200 1.200
218 Elementos de transporte …………. 10.200 10.200
400 Proveedores ................................. 510 510
523 Proveedores inmovilizado CP ....... 4.200 4.200
570 Caja, euros .................................. 360 90 270
572 Bancos c/c ................................... 18.000 15.960 2.040
600 Compras de mercaderías ............ 1.800 1.800
Totales ..................................
38.760
38.760
18.510
18.510
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Cód: Título: Capital
Fecha Concepto R Debe Haber Saldo I
Cód: Título: Bancos Fecha Concepto R Debe Haber Saldo I
Cód: Título: Mobiliario Fecha Concepto R Debe Haber Saldo I
Cód: Título: Caja Fecha Concepto R Debe Haber Saldo I
Cód: Título: Equipos para procesos de información Fecha Concepto R Debe Haber Saldo I
Cód: Título: Compras de mercaderías Fecha Concepto R Debe Haber Saldo I
Cód: Título: Elementos de transporte Fecha Concepto R Debe Haber Saldo I
Cód: Título: Proveedores de inmovilizado a corto plazo Fecha Concepto R Debe Haber Saldo I
Cód: Título: Proveedores Fecha Concepto R Debe Haber Saldo I
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Balance de comprobación de sumas y saldos
SUMAS SALDOS Código CUENTA DEBE HABER DEBE HABER
TOTAL
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La contabilización del IVA
Hasta ahora para contabilizar una compra solo utilizábamos dos cuentas
________________ xxx _________________ 6.000 Compras de mercaderías a Caja 6.000
________________ xxx _________________
En adelante, para contabilizar una compra o un gasto (también una venta), además del valor del bien o servicio habrá que contabilizar el valor del IVA .
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Ejemplo 1: La empresa AFESA compra 10 unidades de mercadería H, a 60 € cada una, en efectivo. IVA de la operación 18%. La factura de esta operación será: VENDEDOR ............... ....................................
AFESA
Concepto Cantidad Precio IMPORTE Mercaderías H Base imponible IVA 18% TOTAL IMPORTE
10 60 600
600 108
708
y su contabilización:
________________ xxx _________________ 600 108
Compras de mercaderías H.P., IVA soportado
a Caja
708
________________ xxx _________________
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Cuentas que intervienen:
• “ H. P., IVA soportado ” (472). Registra el IVA que soporta la empresa en compras y gastos. Es una cuenta de Activo .
• “ H. P., IVA repercutido ” (477). Registra el IVA repercutido en las ventas. Es una cuenta de Pasivo .
El IVA nace (o se devenga) cuando se realiza la operación, independientemente de si esta se hace al contado o a crédito.
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Ejemplo 2: Una empresa ha pagado por banco el recibo de la luz que asciende a 472 euros, de los que 72 corresponden al IVA
________________ xxx _________________
400 72
628 472
Suministros H.P. IVA soportado
a Bancos c/c
572
472
_________________ xxx _________________
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Ejemplo 3: Se venden mercaderías que están valoradas en 3.000 €, IVA 18%. La mitad de la operación se realiza en efectivo y el resto a crédito.
________________ xxx _________________
1.770 1.770
570 430
Caja Clientes
a Ventas de mercaderías a H.P. IVA repercutido
700 477
3.000
540 _________________ xxx _________________
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Ejemplo 4: Se adquiere un local valorado en 120.000 €. Se paga por banco. IVA 8%.
________________ xxx _________________
120.000 9.600
221 472
Construcciones H.P. IVA soportado
a Bancos c/c
572
129.600
_________________ xxx _________________
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IVA del X% incluido
En muchas ocasiones solo se conoce el precio final, por estar el IVA incluido. En esos casos, para poder contabilizarlo nos veremos obligados a calcular cual es la parte del precio final que corresponde al IVA.
Como:
Precio final = valor + IVA y
IVA = Valor x tipo
Precio final = valor + valor x tipo
Precio final = valor x (1 + tipo)
Valor = Precio final / (1 + tipo)
IVA = Precio final – valor
Ejemplo 5:
Se compran a crédito mercaderías por valor de 590 €. IVA del 18% incluido. Valor = 590 / 1,18 = 500 IVA = 500 X 0,18 = 90
________________ xxx _________________
500 90
600 472
Compras de mercaderías H.P. IVA soportado
a Proveedores
400
590
_________________ xxx _________________
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Resumen del IVA del ejercicio económico
Periódicamente la empresa debe comparar el IVA repercutido con el IVA soportado. De esa comparación resultará que Hacienda sea acreedora de la empresa (si el repercutido es superior al soportado) o bien al revés.
Con carácter general esta operación se realizará trimestralmente en el impreso oficial del MEH: el modelo 300. Además a final de año habrá que presentar un resumen anual (modelo 390).
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Ejemplo 1:
Durante el segundo trimestre de 2010 nuestra empresa ha realizado las siguientes operaciones:
• Compras de mercaderías ……….…………………………… 63.000 • Suministros ……………………………………………………… 7.900 • Adquisición de mobiliario ……………..……………………… 24.000 • Gastos de personal …………………….…………………….. 20.000 • Ventas de mercaderías ………………..…………………… 260.000
Calcular el IVA soportado y repercutido de este trimestre, si el tipo impositivo de todas las operaciones es el 16%.
CONCEPTO IMPORTE IVA REPERCUTIDO IVA SOPORTADO - Compras de mercaderías - Suministros - Mobiliario - Personal - Ventas
63.000
7.900 24.000 20.000
260.000
41.600
10.080
1.264 3.840
TOTAL IVA
41.600
15.184
Como el IVA repercutido es mayor que el soportado corresponde ingresar la diferencia en Hacienda: IVA REPERCUTIDO: IVA SOPORTADO:
41.600 15.184
A ingresar en HACIENDA:
26.416
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Cuentas de la liquidación 1 del IVA El último día de cada trimestre natural, la empresa tiene que registrar en su contabilidad la situación deudora o acreedora por IVA en que se encuentra con respecto a Hacienda. Se pueden presentar dos situaciones: • El IVA repercutido es mayor que el soportado Se utiliza una cuenta de PASIVO (representa una obligación para la empresa) que se llama “H. P. Acreedora por IVA” (4750)
La empresa realiza un asiento en el que reconoce su deuda con Hacienda.
________________ xxx _________________ 477 HP IVA repercutido a HP IVA soportado
a HP acreedor por IVA 472
4750
_________________ xxx _________________
El pago de esta obligación habrá de realizarlo en los 20 días siguientes al cierre del trimestre en alguna de las entidades colaboradoras (Bancos y Cajas de Ahorros).
Cuando pague se cancelará su obligación con abono a una cuenta de tesorería.
________________ xxx _________________ 4750 HP acreedor por IVA a Bancos c/c 572 _________________ xxx _________________
1 Liquidar: hacer un ajuste final de cuentas con una persona, empresa u organismo
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Ejemplo 2:
Contabilizar la liquidación trimestral del ejemplo 1, así como su posterior pago por banco. Asiento:
________________ xxx _________________
41.600 477 HP IVA repercutido a HP IVA soportado a HP acreedor por IVA
472 4750
15.184 26.416
_________________ xxx _________________ Registro en el libro Mayor: HP IVA repercutido HP IVA soportado HP acreedora por
IVA
41.600 41.600 10.080
1.264 3.840
15.184
26.416
Las cuentas “HP IVA repercutido” y “HP IVA soportado” quedan finalmente saldadas. La comparación entre ambas queda resumida en la cuenta “HP acreedor por IVA”, que representa la deuda de la empresa con Hacienda.
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Asiento del pago a Hacienda
________________ xxx _________________
26.416 4750 HP acreedor por IVA a Bancos c/c 572 26.416 _________________ xxx _________________
Nuevos registros en el libro Mayor:
HP acreed por IVA Bancos c/c
26416 26.416 ...............
26.416
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•••• El IVA repercutido es inferior al soportado
Se utiliza una cuenta de ACTIVO, “H. P. Deudora por IVA” (4700), para reflejar la deuda que Hacienda tiene con la empresa.
En este caso Hacienda no devuelve a la empresa esa diferencia, sino que lo va deduciendo en las futuras deudas por IVA de la empresa con Hacienda.
La empresa puede solicitar la devolución del saldo a su favor existente a 31 de diciembre de cada año en la declaración-liquidación del último período. Una vez solicitada la devolución, no se podrá optar ya por la compensación aunque exista retraso en el reintegro por parte de Hacienda.
El Modelo 300 prevé esta situación en la casilla 31 “Cuotas a compensar de períodos anteriores”.
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Ejemplo 3: El IVA repercutido por nuestra empresa durante el primer trimestre del año 2010 ascendió a 6.000 €, mientras que el soportado fue de 7.150 €. En el segundo trimestre repercutimos 8.400 € y soportamos 5.100 €. Hacer las liquidaciones del primer y segundo trimestres. Liquidación del primer trimestre:
________________ xxx _________________
6.000 1.150
477 4700
HP IVA repercutido HP deudor por IVA
a HP IVA soportado
472
7.150
_________________ xxx _________________ Liquidación del segundo trimestre:
________________ xxx _________________
8.400 477 HP IVA repercutido a HP IVA soportado a HP acreedor por IVA
472 4750
5.100 3.300
_________________ xxx _________________ Nuestra relación con Hacienda en este momento viene reflejada por las siguientes cuentas:
HP deudora por IVA HP acreed por IVA
1.150
3.300
Es decir, por un lado debemos a Hacienda 3.300 €, y por otro nos debe ella 1.150 €. Es lógico pensar que le pagaremos sólo la diferencia, 2.150 €, a la vez que saldamos ambas cuentas:
________________ xxx _________________
3.300 4750 HP acreedor por IVA a HP deudor por IVA a Bancos c/c
4700 572
1.150 2.150
_________________ xxx _________________
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También lo podríamos hacer directamente. LO HAREMOS ASÍ
Liquidación del segundo trimestre:
________________ xxx _________________
8.400 477 HP IVA repercutido a HP deudora por IVA a HP IVA soportado a HP acreedor por IVA
4700 472
4750
1.150 5.100 2.150
_________________ xxx _________________ Nuestra relación con Hacienda en este momento viene reflejada por las siguientes cuentas:
HP deudora por IVA HP acreed por IVA
1.150
1.150
2.150
Es decir, por un lado debemos a Hacienda 3.300 €, y por otro nos debe ella 1.150 €. Es lógico pensar que le pagaremos sólo la diferencia, 2.150 €, a la vez que saldamos ambas cuentas:
________________ xxx _________________
2.150 4750 HP acreedor por IVA a Bancos c/c 572 2.150
_________________ xxx _________________
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El recargo de equivalencia
Son comerciantes minoristas aquellos que, dedicándose a la compraventa (comercialización), realizan la mayoría de sus operaciones con consumidores finales (al menos un 80% de sus ventas).
Los proveedores de estos minoristas les repercuten a estos, además del IVA, otro importe adicional denominado recargo de equivalencia. Será para los proveedores un nuevo IVA repercutido que deberán considerar a la hora de efectuar sus declaraciones periódicas.
Así el minorista soporta un mayor IVA para compensar el importe que repercute en sus ventas.
El objetivo de esta operación es liberar al minorista de efectuar las declaraciones y liquidaciones periódicas por el IVA.
El cálculo del recargo de equivalencia se efectúa aplicando un tanto por ciento sobre la base imponible. Este porcentaje varía en función del tipo de IVA correspondiente a la operación:
Tipo de IVA 18% 8% 4%
Tipo de recargo de equivalencia 4% 1% 0,5%
Ejemplo: Un comerciante minorista realiza una compra por un importe de 10.000 €. En esta operación ha soportado un IVA de un 18% y un recargo de equivalencia del 4%. ¿Cuál es el importe total de la compra? Realizar un esquema de la factura. El minorista, al no estar obligado a efectuar las declaraciones periódicas del IVA, integrará ambos suplementos como parte de sus costes. De la misma forma el IVA repercutido por las ventas se integrará contablemente como mayor ingreso.
SUPUESTOS 11, 12, 13 y 14
VENDEDOR ..................... COMPRADOR ........................
Mercaderías …........................................................................10.000 BASE IMPONIBLE .................................................................. 10.000 IVA: 18% x 10.000 ................................................................. 1.800 Recargo de equivalencia: 4% x 10.000 .................................. 400 TOTAL FACTURA ...................................................... 12.200
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CICLO CONTABLE. Cuenta de RdE
Ejercicio económico: abarca un año y generalmente comprende del 1 de enero al 31 de diciembre.
En algunas ocasiones el ejercicio económico no coincide con el año natural. Es el caso de algunas empresas agrícolas que cierran cuando han recogido la cosecha, por lo que en algunos de estos casos el ciclo contable abarca del 1/10 al 30/9 del año siguiente.
Ciclo contable: conjunto de actuaciones contables comprendidas en un ejercicio económico.
1. Apertura de libros
2. Registro de operaciones del ejercicio
3. Operaciones de fin de ejercicio
4. Auditoría de cuentas e información al exterior
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La auditoría externa de los estados financieros
En términos generales, auditar, es examinar y verificar información, registros, procesos, circuitos, etc. con objeto de expresar una opinión sobre su bondad o fiabilidad.
Auditoría de estados financieros: Es el examen y verificación de los estados financieros de una empresa con el objeto de emitir una opinión sobre la fiabilidad de los mismos. Suele hablarse en la actualidad de auditoría de las “cuentas anuales”.
Es en términos generales un proceso, llevado a cabo conforme a unas normas, mediante el cual los estados financieros de una sociedad se someten a examen y verificación de unos expertos cualificados e independientes (auditores) con el fin de que emitan su opinión sobre la fiabilidad que les merece la información económico–financiera contenida en los mismos. Esta opinión se comunica por medio de un informe o dictamen de auditoría.
Es obligatoria para grandes empresas empresas: a partir del ejercicio 2008, deberán auditarse aquellas que, durante 2 ejercicios consecutivos, cumplan a la fecha de cierre de cada uno de ellos (o al cierre del primer ejercicio social desde su constitución, transformación, fusión, etc…), al menos 2 de los límites siguientes:
• Cifra de negocios superior a 5.700.000 €
• Que el total de las partidas de activo sea superior a los 2.850.000 €
• Tener una plantilla superior a 50 empleados.
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OPERACIONES DE FINAL DE CICLO CONTABLE
Al final del ejercicio, y una vez contabilizados todos los hechos económicos del mismo, comienzan las actividades del análisis de la empresa; éstas se llaman operaciones de cierre de ejercicio.
Algunas de estas actuaciones:
• Balance de comprobación
• Liquidación del IVA
• Regularización: Se calcula contablemente el resultado del ejercicio, es decir, las Pérdidas o Ganancias de la empresa obtenidas en ese año.
• Balance de situación: se elaborará una nueva relación de cuentas en la que figuren solo aquellas cuentas que mantengan saldo después de realizados los pasos anteriores.
• Asiento de cierre: su función es saldar todas las cuentas con saldo vivo, es decir, distinto de cero.
Como consecuencia del último asiento del año, la primera actuación del ejercicio económico siguiente será realizar un ASIENTO DE APERTURA , que será justo el inverso al de cierre.
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REGULARIZACIÓN O RESULTADO CONTABLE
Al finalizar el año al empresario le interesará conocer la cuantificación exacta de su resultado (pérdida o ganancia). Esta información interesará:
- Al propietario/s, con el fin de conocer la rentabilidad de su inversión.
- Al MEH, pues la empresa pagará impuestos proporcionalmente al beneficio obtenido.
- A posibles inversores.
- A los trabajadores.
- A organismos encargados de elaborar estadísticas nacionales.
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LA CONTABILIZACIÓN DE LOS GASTOS E INGRESOS
• Las operaciones de las que resulta:
NETO ▼ → GASTO Ejemplo: Pago del recibo de la luz
• Las operaciones de las que resulta:
NETO ▲ → INGRESO Ejemplo: Intereses bancarios a nuestro favor
Las contabilizaremos en cuentas de Gastos e Ingresos
Cuentas Diferenciales ≠ Cuentas de Balance
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LA DETERMINACIÓN DEL RESULTADO
RESULTADO = INGRESOS – GASTOS
INGRESOS > GASTOS → BENEFICIOS
INGRESOS < GASTOS → PÉRDIDAS
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PROCESO CONTABLE DEL CÁLCULO DEL RESULTADO • Primer paso: Asiento que consiste en saldar todas las cuentas de Gastos con cargo a
Resultado del ejercicio. En el Haber irán todas las cuentas de gastos del ejercicio.
Todas las cuentas de gastos quedarán saldadas y la suma de todos estos gastos quedará en el Debe de RdE.
• Segundo paso: Asiento que consiste en saldar todas las cuentas de Ingresos con
abono a RdE.
D
________________ 31-12 _________________ H
y1
y2
y3
Ventas de mercaderías Ventas de PT Prestaciones de servicios
a Resultado del ejercicio
∑ yi
________________ xxx _________________
Todas las cuentas de ingresos quedarán saldadas .
D
________________ 31-12 _________________ H
∑ xi Resultado del ejercicio a Arrendamientos a Compras de mercaderías a Suministros
x1 x2 x3
________________ xxx _________________
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La cuenta de RdE quedaría:
D RESULTADO DEL EJERCICIO
H
∑ Gastos
∑ Ingresos
Si el saldo de RdE es deudor � Gastos > Ingresos � PÉRDIDAS
Si el saldo de RdE es acreedor � Gastos < Ingresos � BENEFICIOS
Si el saldo es cero no habrá habido ni pérdidas ni beneficios
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Ejemplo 1: Realizar la regularización de la empresa XX, que presenta el siguiente balance de comprobación a 31-12
Sumas Saldos nº Concepto Debe Haber Deudor Acreedor
102 Capital 3.000 3.000 216 Mobiliario 600 600 430 Clientes 500 150 350 4750 HP, acreedora por IVA 50 50 520 Deudas entidades de crédito 200 800 600 570 Caja, euros 400 350 50 572 Bancos c/c 4.000 1.200 2.800 600 Compras de mercaderías 500 500 621 Arrendamientos 40 40 628 Suministros 60 60 700 Ventas de mercaderías 750 750
Totales ..................................
6.300
6.300
4.400
4.400
________________ 31-12 _________________ 600 129 Resultado del ejercicio a Compras de mercaderías
a Suministros a Arrendamientos
600 628 621
500 60 40
________________ 31-12 _________________
750 700 Ventas de mercaderías a Resultado del ejercicio 129 750 ________________ xxx _________________
Ahora TODAS LAS CUENTAS DE INGRESOS Y DE GASTOS ESTÁN SAL DADAS , quedando Resultados del ejercicio: D RdE H 600 750
Total gastos: 600 Total ingresos: 750 Saldo H: 150 Resultado (+): 150
Reparto de beneficios: Una vez que los socios han aprobado y confirmado el resultado, deben acordar una distribución de beneficios. Esto tendrá lugar en el ejercicio económico siguiente.
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BALANCE DE SITUACIÓN
En este momento nos encontramos con que están saldadas todas las cuentas de gastos e ingresos, pues han quedado resumidas en RdE.
Las cuentas que quedan abiertas (sin saldar) son las que representan bienes, derechos y obligaciones de la empresa, es decir, las CUENTAS PATRIMONIALES.
Estas cuentas las ordenamos y clasificamos en el balance de situación , que figurará en el Libro de Inventarios y cuentas anuales, que es uno de los libros obligatorios.
BALANCE DE SITUACIÓN DE LA EMPRESA:________________ FECHA: ___________
ACTIVO VALOR NETO + PASIVO VALOR - Construcciones - Maquinaria - ....... - Clientes - Caja - Bancos - .......
- Capital - RdE (ganancias) - Proveedores - HP, acreedora por IVA - ......
TOTAL ACTIVO TOTAL NETO + PASIVO
El balance tiene que cuadrar:
Total Activo = Total Neto + Pasivo
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Ejemplo: Hagamos el balance de situación de la empresa XX del ejemplo anterior, después de hacer la regularización y el reparto de beneficios
ACTIVO VALOR NETO + PASIVO VALOR - Mobiliario - Clientes - Caja - Bancos
600 350
50 2.800
- Capital - RdE - HP, acreedora por IVA - Deudas entidades de crédito
3.000 150
50 600
TOTAL ACTIVO 3.800 TOTAL NETO + PASIVO 3.800
NETO + PASIVO → FINANCIACIÓN (origen de recursos financieros)
ACTIVO → INVERSIONES Y POSESIONES de la empresa (bienes y derechos)
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ASIENTO DE CIERRE
Último paso del ciclo contable.
Consiste en saldar todas las cuentas que quedan abiertas, es decir, las que figuran en el balance de situación. Para ello se hace un asiento que tiene:
- En el DEBE, todas2 las cuentas de Neto y Pasivo del Balance; con ello se saldan todas las cuentas de Pasivo y Neto.
- En el HABER, todas las cuentas de Activo del Balance; así se saldan las cuentas de Activo.
Ejemplo:
El asiento de cierre de la empresa XX quedará de la siguiente manera:
________________ 31-12 _________________ 3.000
150 50
600
102 129
4750 520
Capital RdE HP, acreedora por IVA Deudas entidades crédito
a Mobiliario a Clientes a Caja a Bancos
216 430 570 572
600 350
50 2.800
________________ xxx _________________
2 Se matizará más adelante
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ASIENTO DE APERTURA
Es el primer asiento del ciclo contable del período siguiente.
Cuando nace una empresa el primer asiento es el de constitución, para los años sucesivos el primero será el de apertura.
Su objetivo es dar de alta todas aquellas cuentas que, teniendo saldo vivo al finalizar el período anterior, fueron saldadas en el asiento de cierre.
Para ello se hará un asiento que será el INVERSO DEL ASIENTO DE CIERRE, y será igual al balance de situación del ejercicio que se acaba de cerrar, solo que en forma de asiento.
ASIENTO DE APERTURA
Ejemplo:
El asiento de apertura de la empresa XX quedará de la siguiente manera:
1 _______________ 1-1 _________________ 600 350
50 2.800
216 430 570 572
Mobiliario Clientes Caja Bancos
a Capital a RdE a HP, acreedora por IVA a Deudas entidades crédito
102 129
4750 520
3.000 150
50 600
________________ xxx _________________
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