Cómo escribir una propuesta exitosa
Guía práctica
José Antonio Castillo, Ph.D.
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Cómo escribir una propuesta
exitosa para proyectos de
investigación en ciencia y
tecnología.
Escribir una propuesta para obtener dinero
que solvente un proyecto de investigación es
una tarea que para muchos es muy difícil, si
acaso imposible. Ciertamente, es un gran
desafío escribir una propuesta exitosa, y aun
a pesar del esfuerzo es muy posible que la
propuesta que usted escribió no sea
financiada debido al gran número de buenas
propuestas que la institución financiadora
recibe y debe rechazar por escasez de
fondos. Sin embargo, bien vale la pena hacer
el esfuerzo, ya que usted puede ser
recompensado con la aprobación de su
propuesta que proveerá de recursos para
financiar su investigación.
Existen muchos recursos online, libros y
cursos dirigidos a inspirar y enseñar la
correcta manera de escribir una propuesta
exitosa. Esta guía, pretende sintetizar las
principales ideas y principios que una buena
propuesta debe tener y busca preparar a los
investigadores ecuatorianos a mejorar sus
habilidades de escribir propuestas.
Obtener fondos para realizar investigación
comienza identificando a organizaciones
donantes. Debe seguir un proceso cuidadoso
en la búsqueda de fondos. Para tener éxito
se requiere tiempo y persistencia. Su
objetivo debe ser recopilar información
sobre fundaciones, agencias
gubernamentales y otros contribuidores,
muchos de los cuales otorgan donaciones
pequeñas de manera constante, y algunos
pocos brindan donaciones grandes y
periódicas. La Dirección de Cooperación
Internacional de la SENESCYT a través de una
colaboración con el proyecto Prometeo ha
creado una base de datos de donantes
internacionales a los cuales los
investigadores ecuatorianos pueden solicitar
fondos. La mayoría de estos donantes
otorgan fondos a través de concursos
públicos y competitivos. Es decir, únicamente
las mejores propuestas ganan y se adjudican
los fondos. Esta base de datos se puede
acceder a través de:
http://www.educacionsuperior.gob.ec/instit
uciones-internacionales-de-financiacion/
Muchos financiadores proveen y hasta
exigen que la propuesta sea escrita siguiendo
un formato o que se llene un formulario de
aplicación. Generalmente el donante pone a
disposición una pauta que dirige el proceso
de ‘llenado’ del formulario. Léalo
detenidamente, invierta tiempo y esfuerzo
en comprender lo que realmente quiere el
donante que usted escriba en cada sección
del formulario o de la propuesta. El éxito de
su propuesta recae en gran parte en ser
cuidadoso en escribir lo que el donante
quiere que se escriba en cada sección del
formato o formulario.
En general, una propuesta contiene las
siguientes secciones, sin embargo, siempre
debe respetar las directrices que el donante
proporciona.
Título.
Debe claramente decir la idea principal del
trabajo. Debe ser descriptivo, específico y
adecuado, y debe reflejar la importancia de
la propuesta. Títulos con dos partes son
útiles para incorporar dos ideas en una
misma frase. Por ejemplo: ‘El control del
vuelo de dípteros: mecanismo de acción de
los músculos abdominales’. Estos títulos son
también ventajosos para cambiar la frase
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tras los dos puntos (:) en caso de presentar la
misma propuesta pero corregida a una
siguiente convocatoria de la misma agencia
donante.
Datos de personas e instituciones
participantes.
La información sobre los investigadores
participantes y los datos de contacto deben
estar indicados, con énfasis en la persona
coordinadora o que asume la función de
investigador principal (conocido
generalmente como el PI, por su abreviatura
en inglés), especialmente en propuestas
donde intervienen investigadores de
diferentes universidades, centros, institutos
o países. La afiliación institucional y datos de
contacto deben estar claramente indicados.
Resumen.
En general, escribir un buen resumen es un
serio desafío, sin embargo es una sección
clave de toda propuesta, porque ayuda a que
el donante entienda de un vistazo lo que está
buscando y por tanto, debe ser
suficientemente atractivo para que el
donante siga leyendo la propuesta. Escriba el
resumen al final, después de escribir toda la
propuesta. El resumen debe exponer el
problema central que se quiere estudiar,
descubrir o enfrentar en la propuesta, por
tanto los objetivos deben estar claramente
expuestos así como la razón de estudiarlos.
Se debe describir brevemente la solución, es
decir, la vía de cumplir los objetivos, que
incluya las actividades a realizar, la cantidad
de personas que se beneficiarán de este
programa, cómo y dónde operará, por
cuánto tiempo y el personal que lo
implementará. También debe incluir una
frase que explique porque el grupo de
investigadores y la institución (es) son los
más competentes para lograr la investigación
propuesta y por ende que será realizable en
los plazos y condiciones expuestas. Por
último, colocar una explicación breve sobre
la cantidad de dinero requerido para la
operación del proyecto y cuáles son sus
planes para recaudar fondos en el futuro.
Normalmente el donante limita el número de
palabras que el resumen debe tener, sin
embargo, un resumen que no exceda las 250
– 300 palabras es adecuado.
Abreviaturas.
En algunos casos es útil colocar una breve
lista de abreviaturas o descripción de
símbolos que usarán en la propuesta.
Recomendar revisores externos (si se solicita).
Algunas organizaciones donantes solicitan
que se incluya una lista de posibles revisores
de la propuesta. Estos revisores deben ser
expertos reconocidos en el campo y deben,
por supuesto, tener una relación "de plena
competencia" con el solicitante. Además,
deben ser tolerantes y comprensivos con su
hipótesis. La mayoría de las agencias
también honrarán el pedido del solicitante
de que no se usen ciertos revisores para
revisar la propuesta (por lo general, hacen
esto sin necesidad de dar razones
específicas).
Si la aplicación solicita sus "campos de
conocimiento" o “palabras clave”
(keywords), sea especifico (por ejemplo:
‘canales iónicos’, ‘receptor‐ligando’ y no
‘fisiología celular’).
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Vinculación con otras instituciones (si se solicita).
Expresar si participarán en el proyecto
terceras instituciones como alguna empresa
privada, una organización pública,
instituciones de educación, etc. En algunos
casos, la participación del sector privado es
un requisito que el donante impone, por
tanto, deben ser detalladas todas las
empresas que intervendrán en el proyecto
sea como participantes pasivos o activos.
Otras subvenciones recibidas y/o
pendientes de financiación (si se solicita).
Algunos donantes solicitan se describa si
usted o algún miembro de su consorcio ha
aplicado a otros fondos, si ya ganó un
proyecto relacionado a la propuesta o está
en proceso de revisión/aprobación. Sea
honesto y detallado. El donante puede
verificar esta información de fuentes
independientes. Tenga cuidado si dice "no
hay superposición". Puede ser más exacto
decir "Hay ciertas similitudes en los sistemas
y/o métodos, pero no hay coincidencia en
objetivos u objetivos específicos".
Inclusión de género (si se solicita).
Algunos donantes solicitan se describa la
participación de mujeres en el proyecto.
Desarrolle cómo y en qué medida será la
participación de las mujeres en este
proyecto, sea durante la puesta en marcha
de la estrategia experimental, en la
administración del proyecto o como
beneficiarias del mismo.
Justificación y descripción del
proyecto.
Si después de leer el resumen, la
organización donante continua leyendo la
propuesta, ya despertó su interés y el
resumen cumplió gran parte de su función. El
próximo paso será reforzar este interés
inicial describiendo el problema y cómo el
proyecto podrá remediarlo. Trate te disfrutar
escribiendo y describiendo el proyecto, que
la ideas fluyan en forma ordenada y suave
para hacer de la propuesta un texto fácil de
leer e interesante. Queremos que los
revisores sean nuestros partidarios, no
nuestros enemigos.
En esta sección se debe describir en forma
amplia pero no demasiada extensa ni
aburrida el problema central de la propuesta
y por qué es importante estudiarla. El
planteamiento de la necesidad o del
problema y su solución debe ser un proceso
bien pensado en el cual se identifiquen
claramente las necesidades y que las
soluciones son posibles de lograr en el
tiempo propuesto, con los recursos que
cuenta la institución proponente más los
recursos del donante. En ocasiones, el
donante busca soluciones muy novedosas
que puedan ser implementadas
exitosamente en el área de acción del
proyecto y también que pueda ser
extrapolada a otras áreas o situaciones con
un éxito similar. En este sentido, el proyecto
puede servir de modelo y antecedente para
otros proyectos exitosos futuros.
El problema que el proyecto pretende
afrontar debe ser original, novedoso,
innovador, y por supuesto factible y
solucionable, por tanto no presente una
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situación demasiado critica como para que
parezca que la situación no tiene solución.
Indique que es posible que el problema que
usted plantea sea más grave que los otros, o
la solución que propone tiene mejor sentido
y es más viable que otras. Establezca
claramente lo que es nuevo, y lo que es
meramente confirmatorio. Nunca afirme que
un estudio se llevará a cabo "porque nunca
se ha hecho" o "no hay datos sobre...".
Tampoco diga que “probablemente ocurrirá
que…”, “posiblemente se debe a…”. Muchos
‘probable’, ‘posible’ y ‘quizás’ en el texto
reduce la fuerza y seriedad de la propuesta.
Se deben presentar hechos, resultados
previos, pruebas e información necesaria que
apoye la necesidad de desarrollar el
proyecto. Busque información, literatura
especializada, coloque datos preliminares
suyos (algunos donantes deliberadamente
no solicitan datos preliminares) y estadísticas
que apoyarán mejor al proyecto. Asegúrese
de que los datos que presente sean
correctos. No hay nada tan penoso como una
organización donante que diga que la
información es incorrecta o que está
desactualizada. No sobredimensione el
problema ni exagere en la presentación de
los datos. Los especialistas por parte del
donante tienen conocimiento sobre el tema
de la propuesta y por tanto no evaluarán
bien algún exceso. Es importante que exista
un balance entre la información presentada y
la capacidad de los investigadores para
desarrollar el proyecto.
No debe ser crítico con otros grupos de
investigadores con los cuales está
compitiendo por los mismos recursos.
Criticar a otras organizaciones no está bien
visto por los donantes. En cambio, puede
usted presentar una frase indicando cómo el
trabajo de su organización complementa y
no duplica el trabajo de otros. Para
propuestas escritas por un consorcio o
equipo de investigadores (por ejemplo 3
diferentes universidades, dos grupos de
investigadores de dos diferentes países, etc.),
indique las fortaleza y debilidades de los
miembros del consorcio y como alguno de
ellos complementa y fortalece las flaquezas
del otro.
En la escritura de la propuesta, evite el
razonamiento circular. En este tipo de
razonamiento, usted presenta la ausencia de
una solución como el verdadero problema y
luego ofrece su solución como una manera
de resolver el problema. Por ejemplo, el
razonamiento circular para la construcción
de una piscina comunitaria podría
presentarse así: "El problema es que en
nuestra comunidad no tenemos piscina. Es
por eso que la construcción de una piscina
resolverá el problema". Una manera más
persuasiva de presentar su caso es
demostrar que una piscina puede ofrecer
recreación, facilitar la realización de
ejercicios físicos, y permitir la creación de
programas de rehabilitación física,
convirtiéndola en un recurso importante y
necesario para la comunidad. Su
presentación puede incluir una encuesta que
resalte las expectativas de la comunidad
sobre el uso de la piscina y concluir haciendo
la conexión entre cómo se piensa utilizar
este servicio y cuáles son los beneficios
potenciales que podrían ayudar a mejorar la
calidad de vida en la comunidad. También, la
propuesta puede incluir figuras, diagramas,
tablas si el formato lo permite. No olvide que
muchas veces una imagen vale más que mil
palabras.
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Muchos donantes ponen a disposición
formularios o restricciones en el número de
palabras o espacio dedicado a la descripción
del proyecto. Nunca debe sobrepasar esos
límites. Puede usar títulos y subtítulos para
organizar la presentación de las ideas en el
texto, utilizando una clasificación numérica
simple y sencilla.
Objetivo general y objetivos
específicos.
Los objetivos indican a donde se quiere
llegar: a los resultados del proyecto. Ellos
ayudan a delinear sus métodos. Los objetivos
tienen que ser tangibles, específicos,
concretos, medibles y ejecutables en un
período específico.
En ocasiones algunos donantes únicamente
solicitan la inclusión de los objetivos, sin
embargo otros, la descripción de los
objeticos, metas y/o propósito. Las
organizaciones en busca de recursos a veces
confunden los objetivos con las metas, éstas
son más conceptuales y abstractas. Para
ilustrar mejor este punto, he aquí un ejemplo
de la meta de un proyecto con un objetivo
secundario:
Meta: Nuestro programa después de las
clases ayudará a los niños a leer mejor.
Objetivo: Nuestro programa después de las
clases ayudará a cincuenta niños a mejorar
su nivel de lectura ascendiendo este nivel a
un grado superior al actual, según lo
demuestran los exámenes de lectura
realizados después de haber participado en
el programa por un período de seis meses.
La meta en este caso es abstracta: mejorar la
capacidad en la lectura, mientras que el
objetivo es más específico. El propósito es
algo más amplio, y que es poco probable que
se logre durante la ejecución del proyecto,
sino más bien sirve de marco general donde
los objetivos del proyecto contribuirán para
alcanzar el propósito.
Hipótesis.
Algunas convocatorias solicitan que se
incluya una hipótesis de trabajo. Una
propuesta basada en una hipótesis
comprobable es mejor que una propuesta
que es esencialmente descriptiva. Escribir
una hipótesis que resuma el problema
central en una sola frase es una tarea difícil
pero trate de armarla respondiendo a estas
preguntas: ¿Cuál es la investigación
específica que la propuesta pretende
realizar? ¿Cuál es el significado y la
relevancia de la investigación que se
propone?
Diseño experimental, Metodología
o simplemente Métodos.
En esta sección usted debe describir las
actividades específicas que se llevarán a cabo
para cumplir dichos objetivos. Debe describir
como pretende cumplir los objetivos
incluyendo la aplicación de alguna técnica,
recolección de muestras, análisis de datos,
evaluaciones en campo, etc. No repita
procedimientos idénticos que se aplican a
más de un objetivo específico. Es bueno
enumerar los diseños y métodos de
investigación que corresponden a cada uno
de los objetivos específicos, incluyendo los
experimentos control o testigo respectivos.
Debe describir también el orden y el tiempo
que tomará cada labor. Puede tener sentido
elaborar una cronología o plan de trabajo
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para que el lector no tenga que delinear la
secuencia por sí mismo. Es necesario explicar
porque ha escogido los métodos o la
estrategia experimental propuesta,
especialmente si son nuevos o poco
convencionales. ¿Por qué el trabajo
planificado lo llevará a los resultados que
anticipa? Usted puede responder a esta
pregunta de diferentes maneras, valiéndose
del uso de ejemplos de otros proyectos en
funcionamiento y de opiniones de expertos
en la materia. Por último, discuta las
dificultades potenciales y las limitaciones de
los procedimientos o estrategia experimental
propuesta y proporcione procedimientos
alternativos para lograr los objetivos. Esto
evitará posibles críticas de los revisores y
podría, de esta manera, "salvar" su
aplicación.
Usted debe también resaltar la capacidad
investigativa o técnica de su equipo de
trabajo o de los investigadores que
trabajarán en el proyecto. ¿Son ellos capaces
de aplicar las técnicas, realizar los análisis,
tomar las muestras, etc. correctamente?
Debe indicar que el personal que participa
en el proyecto es cualificado para llevar las
asignaciones específicas. Los detalles sobre
los miembros individuales que participan en
el proyecto se pueden incluir ya sea como
parte de esta sección o como apéndice,
dependiendo de lo extensa e importante que
sea la información. Algunos financiadores
solicitan que se adjunte las hojas de vida de
los PI, investigadores, consultores y algún
otro personal clave para asegurar el éxito del
proyecto. También se pueden incluir cartas
de colaboradores o colegas que confirman su
disposición de ayudar en un determinado
experimento o proceso. La experiencia y
conocimientos relevantes al proyecto
deberán exponerse claramente en la carta
del colaborador/colega.
Para un proyecto con personal contratado,
asegúrese de describir claramente qué
personas trabajarán a tiempo completo y
quiénes trabajarán a tiempo parcial en el
proyecto. Identifique al personal que está
actualmente empleado por la organización y
a el que tiene que contratarse para llevar a
cabo el proyecto. Aquí, generalmente se
incluye la participación de estudiantes
graduados (maestría o doctorado) y de
postdocs y los planes de tutoría.
Describa el plan para administrar el
proyecto. Esto es especialmente importante
si se trata de una operación grande, si más
de una universidad o centro colabora en el
proyecto o si utiliza un agente fiscal. Debe
quedar totalmente claro quién será la
persona responsable de la administración
financiera, de los resultados del proyecto y
del informe final. En ocasiones, el donante
solicita que se le envíe una evidencia de la
solidez administrativa de la institución que
recibirá los fondos (estados financieros de
los últimos años, auditorías externas, el
presupuesto de la institución que incluya
proyecciones tanto de gastos e ingresos,
etc.).
Resultados esperados o productos.
Declare en forma concisa a manera de frases
cortas los beneficios que serán obtenidos al
ejecutar el proyecto. Los resultados
esperados deben siempre responder a los
objetivos planteados. Generalmente se usa
formas verbales en pasado, por ejemplo: ‘Se
construyó una piscina de 20 x 40 m para la
comunidad’.
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Monitoreo y evaluación.
Frecuentemente los donantes quieren que
los mismos proponentes indiquen cuales son
las mejores maneras de averiguar cómo
fueron gastados los recursos y si los fondos
cumplieron los objetivos del proyecto y del
donante.
El plan de evaluación no debe considerarse
únicamente cuando se haya completado el
proyecto; sino, debe formar parte del mismo.
La inclusión del plan de evaluación en su
propuesta indica que usted toma en serio sus
objetivos y desea evaluar hasta qué grado los
alcanzó. La evaluación es útil también en la
administración. Una evaluación puede ser la
mejor manera para que otros aprendan de su
experiencia de cómo conducir un proyecto.
Dependiendo del donante, del programa de
investigación o de los objetivos del proyecto,
existen varios tipos de evaluaciones
formales. Algunos donantes buscan la
obtención de un producto, por tanto la
primera evaluación mide el producto
conseguido; en cambio otros analizan el
proceso y las estrategias utilizadas en el
proyecto. Los planes de evaluación se
diseñan en general para poder determinar el
efecto de un programa o proyecto sobre las
personas que ese programa tiene como
objetivo ayudar, sobre el desarrollo,
adaptación y aplicación de procesos
existentes o nuevos, sobre descubrimientos
o simplemente sobre la generación de
conocimiento. Para cada tipo de evaluación,
tendrá que describir la forma en que se
recopilará la información a evaluarse y cómo
se analizarán los datos.
La mayoría de los planes de evaluación
incluyen tanto análisis cualitativos como
cuantitativos. Usted debe presentar un plan
detallando cómo se hará pública la
evaluación y cómo se reportarán sus
resultados. Por ejemplo, pueden utilizarse
internamente o compartirse con el donante,
o pueden compartirse con un público más
amplio. Es posible que el donante opine
acerca del alcance de la difusión de este
documento. Muchos donantes también
tendrán sugerencias acerca de quién debería
realizar la evaluación, sea el personal de la
misma organización o un equipo o
consultores externos. Algunos donantes
permiten o solicitan que el costo de una
evaluación externa se incluya en el
presupuesto del proyecto.
Vías de diseminación de los
resultados.
Muchas instituciones donantes solicitan que
se incluya un plan de difusión de resultados
del proyecto. Los resultados a obtenerse
pueden ser diseminados a diferentes niveles:
público general (por ejemplo, creación de
una página web), comunidad científica
(publicaciones en revistas especializadas,
conferencias, congresos, etc.), donante y
miembros del consorcio (intranet, reportes,
informes, reuniones, etc.). En ocasiones, no
solamente resultados e información son
productos del proyecto, sino también, cepas
microbianas, materiales vegetales mejorados
y otros recursos genéticos, fragmentos de
ADN, replicones y amplicones, sustancias
químicas, moléculas, software, etc. Debe
declararse como serán diseminados y
compartidos estos productos. Los productos
de la investigación pueden usarse también
como herramientas de enseñanza en
pregrado y posgrado.
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Por último, se debe indicar el manejo de la
propiedad intelectual a la luz de las
normativas existentes en los países o
instituciones participantes en el proyecto. Se
debe definir las condiciones del intercambio
de material genético entre grupos
respetando la legislación nacional e
internacional en la materia.
Cronograma de actividades.
Algunos donantes piden que se informe la
fecha de inicio del proyecto y la fecha de
finalización del mismo. En general, se dice
que un proyecto empieza cuando usted
comienza a ejecutar las actividades o
empieza gastar el dinero. Si el proyecto es
largo, considere la inclusión de una línea de
tiempo o cronograma.
Describa en un cuadro o tabla el cronograma
de actividades a desarrollarse durante el
proyecto. Generalmente se divide la tabla en
secciones que corresponden a periodos
(meses o semanas del año) y se señala con
‘resaltado’, cruces (x) u otra manera las
actividades que se llevarán a cabo durante
todo el tiempo que dure el proyecto. Puede
especificar en el cronograma de actividades
quién hará que cosa y cuándo.
Presupuesto.
Generalmente el presupuesto es considerado
independientemente del mérito científico de
la propuesta, se valora separadamente y al
final del proceso de evaluación de una
propuesta. A menudo, los miembros del
comité de revisión tienen la obligación de
reducir el presupuesto. Por lo tanto,
asegúrese de que el presupuesto está bien
documentado, sea realista, apropiado y
justificado. No infle, sobredimensione ni
subdimensione el presupuesto. Lea
cuidadosamente los términos de la
convocatoria para saber lo que el donante
financia. Algunos donantes por ejemplo
financian pago de salarios de los
investigadores y consultores. Otros por el
contrario, no tienen permitido pagar salarios
de los investigadores pero si de consultores.
No debe solicitar los ítems que no están
permitidos.
Así mismo, algunos donantes financian el
total del presupuesto solicitado por los
investigadores, en cambio otros, proponen
recortes en el presupuesto, debiendo
realizarse una negociación con el donante
con el fin de no sufrir una gran pérdida de
recurso económicos. Para el último caso, es
necesario dar detalles suficientes de cada
ítem del presupuesto para que sea difícil y
poco razonable realizar recortes importantes
por parte de los revisores.
Todos los gastos significativos deben
separarse en rubros dentro de subcategorías,
pero los gastos pequeños pueden ser
combinados en un solo renglón. Puede
dividir sus gastos en rubros: gastos de
personal, gastos de investigación, gastos
para viajes, gastos administrativos, etc. La
subcategoría de personal puede incluir
salarios, beneficios y consultores. Las demás
subcategorías pueden incluir gastos de viaje,
equipos, materiales y reactivos de
laboratorio y gastos de imprenta, por
ejemplo, con una cifra (en dólares o euros) a
la par de cada rubro. Los gastos
administrativos, se deberían incluir en el
presupuesto, ya que los proyectos no se
llevan a cabo en aislamiento.
En la mayoría de los casos, es recomendable
incluir una narrativa que justifique cada uno
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de los gastos, buscando evitar redundancia.
Para el presupuesto correspondiente al
personal, asegúrese de que sea permitido
solicitarlo, especifique el papel que cada uno
jugará, e indique cómo sus calificaciones
coinciden con la función que cumplirá en el
proyecto. Para los viajes, especifique quién
viajará, a qué lugar y por qué razón. Para los
gastos administrativos, cada donante tiene
su propia política. Algunos permiten solicitar
gastos administrativos llamados también
overhead o costos indirectos sin restricción.
Otros al contrario, colocan restricciones (por
ejemplo 8% del total de costos directos,
menos equipos) o prohibiciones (no se pagan
gastos administrativos). Asegúrese de
cumplir con las directrices que impone el
donante.
Indicar si las instituciones participantes ya
cuentan con recursos económicos para
financiar parcialmente los objetivos
expuestos en la propuesta o si van a colocar
bienes que contribuyan al éxito del proyecto
(infraestructura, equipo de laboratorio,
vehículos, etc.). Esto generalmente
constituye los fondos de contrapartida que la
institución proponente colocará al proyecto.
Algunos donantes exigen que los fondos de
contrapartida estén declarados
detalladamente y sean asignados al proyecto
como una contribución de la institución
proponente.
Algunos donantes permiten que se incluya
gastos para imprevistos, que generalmente
es un porcentaje del monto total del
proyecto. Así mismo, algunos donantes
exigen que cada partida del presupuesto no
exceda un porcentaje del total del proyecto.
Este porcentaje habitualmente está definido
por el donante.
La institución que ejecutará el proyecto, es
decir, la que recibirá los fondos, debe tener
un manejo económico sólido y confiable.
Debe tener una oficina de administración
que siga rigurosamente los lineamientos
básicos y universales de la administración.
Generalmente, el donante realiza envíos
periódicos de dinero al ejecutor para
solventar las operaciones y actividades del
proyecto. Este dinero debe entrar
formalmente a cuentas bancarias
institucionales y no personales. Es normal
que después de presentar informes de
progreso o después de ciertas fechas o
periodos de tiempo estipulados en el
contrato, se realicen los envíos o partidas de
dinero del donante a la institución ejecutora.
Algunos donantes exigen que se realice una
auditoría general externa al finalizar el
proyecto para comprobar el correcto uso del
dinero asignado.
Sostenimiento.
Algunas fundaciones u otras entidades
donantes y dependiendo de la clase de
proyecto, desean que se demuestre la
viabilidad financiera del proyecto a largo
plazo para el cual están solicitando apoyo, y
también la viabilidad de la organización en sí.
La mayoría de los donantes no desean
comprometerse a dar apoyo financiero de
una manera permanente a una organización,
por tanto presentar evidencia del
sostenimiento financiero se convierte en un
elemento de alta prioridad para una
propuesta exitosa.
Evaluación por colegas y
autoevaluación.
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Luego de concluir la propuesta, haga una
autoevaluación de ella. Pregúntese:
• ¿Está bien articulada su pregunta de
investigación?
• ¿Están claros los objetivos?
• ¿Es su proyecto factible?
• ¿Ha llevado a cabo una revisión completa
de la literatura?
• ¿Es su experiencia adecuada para llevar a
cabo el trabajo?
• ¿Es la línea de tiempo apropiada?
• ¿Existen impactos claros de desarrollo o de
generación de conocimientos?
• ¿El proyecto tiene repercusiones más
amplias?
• ¿Hay un componente de capacitación?
¿Cuántos estudiantes o postdocs?
¿Existe un equilibrio de género?
• ¿Hay un componente de divulgación y
difusión?
Luego de ajustar y corregir la propuesta al
responder sinceramente estas preguntas,
someta a revisión de colegas expertos en el
mismo campo del conocimiento. Esto
significa que un borrador de la propuesta
debe estar terminado varios días antes del
plazo de envío al donante. Las opiniones de
los colegas enriquecerán la propuesta y le
ayudará a ver debilidades que usted no vio
anteriormente.
Algunas agencias donantes y algunas
fundaciones hacen disponible a través de su
sitio web un grupo de propuestas exitosas
que ellos aprobaron y que usted puede
revisar como un modelo para tener una
mejor idea como son las propuestas que son
financiadas por ese donante en particular.
Por tanto, tome un tiempo para leer alguna
propuestas financiadas y medite si su
propuesta va por buen camino.
Envíe su propuesta a tiempo. En ocasiones
las plataformas online de las organizaciones
donantes están saturadas el día mismo de
envío. Por tanto, no pretenda enviar a última
hora, sino con uno o dos días de anticipación.
¡BUENA SUERTE!
Errores cometidos comúnmente al
escribir propuestas para proyectos
de investigación.
De solicitantes novatos
• La propuesta describe el trabajo realizado
en toda la vida y es poco realista, es muy
ambicioso. No existen prioridades
claramente definidas y el calendario (si
existe) no es realista, no tiene ningún sentido
de lo que se puede lograr durante la vigencia
del proyecto.
• La literatura y antecedentes bibliográficos
son poco críticos. Ellos leen y escriben como
estudiantes de licenciatura.
• No existen resultados de estudios piloto u
otros datos preliminares.
• El tiempo que se indica que será gastado
en investigación debe ser de al menos el
50%, y preferiblemente más del 75%. Algo
menos del 50 % es inaceptable (un esfuerzo
de menos de 50% suele ser aceptable para
los investigadores experimentados).
• El presupuesto no es realista.
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De investigadores experimentados
• La aplicación está fragmentada y
desarticulada. Diferentes partes fueron,
obviamente, escritas por diferentes colegas
algunos más jóvenes y luego
apresuradamente montadas por el
solicitante.
• "Yo no tengo que entrar en detalles, confíe
en mí y en mi experiencia, confíe en mi
reputación!". Estos argumentos ya no
funcionan.
• Las propuestas tienden a ser demasiado
cautelosas y no se aventuran en nuevas
áreas inexploradas. Ellos tienden a ser "más
de lo mismo".
Sobre el proceso de revisión.
¿Qué ocurre después que usted envió su
propuesta?
Las agencias de financiamiento difieren en la
revisión de las solicitudes. El siguiente
esquema general se aplica a la mayoría.
El ciclo comienza con la fecha límite para la
recepción de las solicitudes. La mayoría de
las agencias rechazarán las propuestas que
lleguen después de la fecha límite.
La Secretaría del donante examina cada
aplicación en busca de irregularidades
evidentes, incluyendo:
• Falta de alguna información crítica o de
firmas.
• Formato inadecuado (tamaño de letra,
espaciado, márgenes, etc.).
• Número de páginas superior al admitido.
• La aplicación no "encaja" con la misión u
objetivos de la agencia donante.
• Faltan algunas secciones.
• El solicitante no califica.
• Información adicional (no solicitada) está
incluida.
Dependiendo de la gravedad de la
irregularidad la propuesta podrá ser
rechazada, o será solicitada alguna
información adicional.
Posteriormente, las propuestas se envían a
revisores externos. Estos son elegidos entre
los nombres recomendados por: a) los
solicitantes, b) los miembros de los comités
de revisión y c) de la base de datos de la
agencia donante. Se pide a los revisores
externos (generalmente dos o tres) que
presenten revisiones escritas detalladas, que
se ponen a disposición de los miembros del
comité de revisión. Se les pide a los revisores
externos y a los miembros del comité de
revisión que sigan un formato detallado para
redactar sus informes.
Luego el comité de revisión se reúne. En la
reunión del comité de revisión:
• Cada aplicación puede recibir no más de 15
minutos de discusión.
• Los dos revisores primarios externos
introducen cada aplicación y dan sus
evaluaciones. Las revisiones externas son
analizadas y las observaciones formuladas.
Luego las otras personas en la comisión y
participan en la discusión. Se asigna un
puntaje y/o calificación final, y se establece
un orden de rango de las propuestas sobre la
base de la excelencia científica.
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• Luego se participa en la discusión del
presupuesto y se da una recomendación
definitiva sobre las propuestas.
• Los miembros del comité pueden conocer
el presupuesto global disponible de la
agencia donante. La demanda de
financiación es a menudo muy superior a los
fondos disponibles. Así, muchas muy buenas
propuestas caerán por debajo del ‘cut–off’ o
umbral de decisión. Generalmente hay una
dolorosa discusión en relación con el ‘trade
off’ del tamaño del presupuesto por cada
aplicación en función del número de
solicitudes de financiación.
• Las recomendaciones del comité de
evaluación se comunican a la "autoridad
superior", que por lo general acepta el orden
de clasificación de las propuestas que ha
decidido el comité de revisión. Luego se
comunica la decisión de la agencia donante a
los solicitantes o quienes enviaron la
propuesta.
Los solicitantes o institución ejecutora que
han sido beneficiados con la aprobación y
financiación de su propuesta, generalmente
firman un contrato o un convenio con el
donante. Este es un proceso administrativo
formal donde se establecen las pautas del
trabajo, obligaciones y otras cláusulas.
Después de firmar el contrato o convenio se
dan inicio las actividades del proyecto.
Bibliografía.
He incorporado algunas ideas mías y de varias fuentes:
Curso breve para escribir propuestas. The Foundation Center. 2004. http://foundationcenter.org/getstarted/tutorials/shortcourse/prop1_sp.html
The Art of Grantsmanship. Kraicer, J. Human frontier science program. http://www.hfsp.org/sites/www.hfsp.org/files/webfm/Communications/The%20Art%20of%20Grantsmanship.pdf
How to Write a Grant Proposal. From Summary to Budget. Fritz, J. http://nonprofit.about.com/od/foundationfundinggrants/tp/grantproposalhub.htm
Puede encontrar más información y recursos
sobre la redacción de propuestas,
preparación de presupuestos, administración
de proyectos, etc, en:
http://foundationcenter.org/course_materia
ls/spwbwebinar/
http://www.grantspace.org/Tools/Knowledg
e‐Base/Preguntas‐y‐respuestas‐en‐espanol/
https://www.tgci.com/grantseeking‐basics
http://www.cof.org/resources/grants‐
management
http://www.nonprofitworks.com/courses/gd
_grantseekingbasics.asp
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