SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
INFORME : EXAMEN ESPECIAL A LA EJECUCIÓN DE LOS PROYECTOS
CON RECURSOS NO REEMBOLSABLES EN LA
SUBSECRETARÍA DE CRÉDITO PÚBLICO
DEPENDENCIA SUBSECRETARÍA DE CRÉDITO PÚBLICO
AREA PROYECTOS RECURSOS NO REEMBOLSABLES
PERÍODO 01-01-2005 AL 31-12-2006
INF. No. AI-08-01-06
Seguimiento de recomendaciones
Falta de oportunidad en la entrega de la información y documentación relacionada
con los proyectos ejecutados por este Portafolio a través de la Subsecretaría de
Crédito Público con cargo a recursos no reembolsables impide y retraza las labores
de control.
Presentación de la información y documentación de proyectos
Recomendaciones
A la Subsecretaria de Crédito Público
1. Designará por escrito a un funcionario para que se encargue del manejo y
control de la documentación que respalda los procesos relacionados con los
proyectos con cargo a recursos no reembolsables ejecutados por esta
Subsecretaría, previamente deberá recabar toda la documentación inherente a
los mismos.
2. Entregará los documentos solicitados de manera oportuna a los Auditores
Gubernamentales para efectos de control.
Archivo de documentos de ejecución de proyectos
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
La Subsecretaría de Crédito Público no mantiene completos ni en forma adecuada la
documentación que respalda la ejecución de proyectos con recursos no
reembolsables aspecto que impide el análisis de su situación.
Recomendaciones
A la Subsecretaria de Crédito Público
3. Dispondrá al personal que interviene en las diferentes fases del subproceso de
administración de proyectos con recursos no reembolsables, entreguen los
documentos que generan y reciben por esta razón al funcionario que se designe
como responsable de la documentación, dejando constancia de este hecho en
el documento correspondiente.
4. Al encargado del archivo de la Subsecretaría de Crédito Público, elaborará un
instructivo para ordenar, completar y mantener la documentación que se genera
y es entregada de acuerdo a la recomendación anterior, al funcionario
responsable de este subproceso para que lo mantenga hasta concluir el
proyecto, luego de ello entregará al archivo de la Subsecretaría con el acta
respectiva.
Sistema de archivo de la Subsecretaría de Crédito Público
El manejo y custodia del archivo de la Subsecretaría de Crédito Público se mantiene
con el método tradicional sin que se haya modernizado ocasionando que varios
documentos estén dispersos en diferentes Coordinaciones o bajo responsabilidad de
los funcionarios de la Subsecretaría y no incorporados dentro de un solo sistema.
Recomendación
A la Subsecretaria de Crédito Público
5. En cumplimiento a los subcomponentes que constan en el proyecto de
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
Fortalecimiento de la Gestión Operativa, dispondrá a los funcionarios
encargados de la ejecución del mismo, analizar la conveniencia de la
adquisición de un sistema de archivo a fin de efectuar los trámites pertinentes
ante la entidad financiadora y conseguir la redistribución de los recursos que
permita adquirir un sistema de archivo idóneo para esta Subsecretaría.
Manuales para la Subsecretaría de Crédito Público
Para la preparación de manuales de procedimientos y funciones en la Subsecretaría
de Crédito Público se estableció que debía contratarse consultores, sin embargo, no
se presentaron oferentes, por lo que estos documentos no se prepararon,
manteniéndose el ámbito de acción y misión que consta en el Decreto Ejecutivo 3410
que fuera observado en su oportunidad.
Recomendaciones
A la Subsecretaria de Crédito Público
6. Efectuará los trámites pertinentes ante la entidad financiadora con el fin de
conseguir la redistribución de los recursos necesarios que permitan la
contratación de los consultores correspondientes.
7. Una vez que se haya dado cumplimiento a la recomendación anterior, solicitará
a los consultores profundicen en el análisis de la situación actual de la
Subsecretaría de Crédito Público, con el fin de que los manuales de
procedimientos que deben prepararse consideren el proceso de cambio en el
que se encuentra el Ministerio de Finanzas.
Cambios a normativa de la Subsecretaría de Crédito Público
Reformas a la normativa vigente que regula las actividades de la Subsecretaría de
Crédito Público recomendadas por el consultor, no se ha efectuado los trámites
pertinentes para su modificación impidiendo definir su conveniencia, lo que ocasiona
que se actúe con la normativa vigente.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
Recomendación
A la Subsecretaria de Crédito Público
8. Dispondrá a los funcionarios encargados de la ejecución de los proyectos con
recursos no reembolsables, efectúen el análisis de las reformas a la normativa
vigente recomendadas por el consultor, a fin de determinar su aplicabilidad y
poner a consideración de las máximas autoridades del Portafolio, para proceder
con los trámites pertinentes y solicitar las modificaciones a que haya lugar,
considerando el proceso de reorganización en que se encuentra este Ministerio.
Diseño de una unidad de análisis de deuda
No se ha implementado la Unidad de Análisis de Deuda puesto que las funciones a
ser ejecutadas por la misma se estimó podían realizar otras unidades de esta
Subsecretaría, sin que se las ejecute por falta de la disposición legal respectiva.
Recomendaciones
A la Subsecretaria de Crédito Público
9. Asignará por escrito las funciones de análisis de deuda sugeridas por el
consultor a las Coordinaciones determinadas por las autoridades, o a las que
cumplan esas actividades de acuerdo con el proceso de reestructuración en que
se encuentra el Portafolio.
10. Solicitará incluir en las reformas al Decreto Ejecutivo 3410 la nueva
competencia en el ámbito de acción de las coordinaciones que se determine
deban cumplirlas de conformidad con la recomendación anterior o en la nueva
normativa que regule las actividades del Portafolio de conformidad con la
reestructura en que se encuentra el mismo.
Ejecución de proyectos con recursos no reembolsables bajo administración
de la Subsecretaría de Crédito Público
Las recomendaciones establecidas por los consultores contratados para el proyecto
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
denominado “Programa de fortalecimiento de la gestión operativa de la Subsecretaría
de Crédito Público” no se aplicaron en su totalidad en unos casos y en otros no hubo
oferentes a varias consultorías ocasionando que la conclusión del mismo se haya
dilatado.
Recomendación
A la Subsecretaria de Crédito Público
11. Dispondrá a los funcionarios designados como ejecutores de los proyectos con
recursos no reembolsables, tramiten ante las autoridades competentes las
acciones a realizarse a fin de que éstas tomen las decisiones que más
convengan a los intereses institucionales y los proyectos sean concluidos en los
tiempos establecidos en los mismos.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
INFORME : EXAMEN ESPECIAL DE EVALUACIÓN AL CUMPLIMIENTO DE
LAS RECOMENDACIONES QUE CONSTAN EN LOS
INFORMES EMITDOS POR LA CONTRALORÍA GENERAL DEL
ESTADO Y AUDITORIA INTENA, A LAS SUBSECRETARIAS
GENERALES DE FINANZAS Y ECONOMÍA, CONFORMADAS
POR LAS SUBSECRETARÍAS DE PRESUPUESTOS,
TESORERÍA DE LA NACIÓN, CRÉDITO PÚBLICO,
CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL, SUBSECRETARÍA DE
PROGRAMACIÓN DE LA INVESIÓN PÚBLICA Y POLÍTICA
ECONÓMICA
DEPENDENCIA SUBSECRETARÍA DE CRÉDITO PÚBLICO Y TESORERÍA DE
LA NACIÓN
AREA SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES
PERÍODO 01-01-2005 AL 31-12-2006
INF. No. AI-08-02-06
Evaluación del cumplimiento de las recomendaciones
General:
De las 89 recomendaciones verificadas y contenidas en los siete informes generados
por la Contraloría General del Estado y la Auditoría Interna, el 50.56% se han
cumplido, mejorando los procesos administrativos financieros y técnicos en las
Subsecretarías de Crédito Público y Tesorería de la Nación, el 28.1 % se han
cumplido parcialmente, debido a que no se dispone de reglamentos, manuales de
procedimientos, ejecución de capacitación para los funcionarios entre otros; el 2.25
% no se han cumplido y el 19.1 % no son aplicables.
Específicas:
En la Subsecretaría de Crédito Público, se emitieron 3 informes sobre deuda
pública, que contienen 40 recomendaciones, de las cuales el 30 % se han
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
cumplido, el 40% se ha cumplido parcialmente, el 5 % no se han cumplido y el
25 % no son aplicables, lo que ha ocasionado que en el caso de las no cumplidas
que se refieren al marco legal y normativo de la deuda se mantenga las
desviaciones observadas por Auditoria lo que originó que en fecha posterior la
Contraloría General del Estado emita opiniones y recomendaciones similares.
En la Subsecretaría de Tesorería de la Nación, se emitieron 4 informes a
diferentes rubros examinados los que contienen 49 recomendaciones, de las
cuales el 67.3% se han cumplido, el 18.36% se ha cumplido parcialmente y el
14.28 % no son aplicables, situación que ha contribuido a mejorar los procesos
administrativos y financieros de esa Subsecretaria y con la implementación del e
SIGEF existirá mayor transparencia en las operaciones que realiza la
Subsecretaría de Tesorería de la Nación.
Recomendación
Al Ministro de Finanzas
1. Dispondrá a los Subsecretarios de Crédito Público y Tesorería de la Nación,
cumplan las recomendaciones que se aplicaron de manera parcial y que constan
en los Anexos Nros. 2 y 4 de este Informe y de las no cumplidas que se
transcriben en el Informe, analicen la conveniencia de su aplicación de
conformidad a la nueva reestructura del Ministerio, coordinando con las unidades
administrativas inmersas en cada uno de los procesos a que se refieren las
recomendaciones. Los resultados de estas acciones serán comunicados
periódicamente al Señor Ministro con copia a la Auditoria Interna para verificar los
resultados de sus aplicaciones.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
INFORME : EXAMEN ESPECIAL DE EVALUACIÓN AL CUMPLIMIENTO DE
RECOMENDACIONES QUE CONSTAN EN LOS INFORMES
EMITDOS POR LA CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO Y
AUDITORIA INTERNA A LAS SUBSECRETARÍAS DE
COORDINACIÓN GENERAL, ADMINISTRATIVA, GENERAL
JURÍDICA Y DEL LITORAL
DEPENDENCIA SUBSECRETARÍAS ADMINISTRATIVA Y GENERAL DE
COORDINACIÓN
AREA SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES
PERÍODO 01-01-2005 AL 31-12-2006
INF. No. AI-08-03-06
Evaluación del Cumplimiento
De las 167 recomendaciones emitidas para la Subsecretaria Administrativa y que se
detallan en los informes descritos en el cuadro 1, el 75,44% se han cumplido, el
20,95% se cumplieron parcialmente debido a reformas del Decreto Ejecutivo 3410,
y a la reorganización del Ministerio, el 0,59% no se ha cumplido por cambios
continuos de autoridades del encargo de Rol de Coordinador y el 2,99% no fueron
aplicables por modificaciones de disposiciones legales, cambio de políticas, ámbitos
de acción y competencias, situación que ha incidido para que este porcentaje no
pueda ser mejorado dentro de los procesos administrativos, financieros, técnicos,
normativos y reglamentarios del Ministerio de Economía y Finanzas.
Conclusión
De las 95 recomendaciones emitidas para la Subsecretaria General de
Coordinación, en los informes descritos en el cuadro 2, el 44,21% se han cumplido,
el 49,47%, descritas en el anexo 4, se cumplieron parcialmente, debido a las
reformas del Decreto Ejecutivo 3410, y a que las actividades relacionadas con la
estructura organizacional y optimización de los procesos institucionales de la
Coordinación de Fortalecimiento Institucional fue trasladada a la Coordinación de
Recursos Humanos, el 2,10% no se cumplió porque el Ministerio entro en un
proceso de reorganización y el 4,21% no fueron aplicables por cuanto la biblioteca
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
desapareció del orgánico del Ministerio y en el período de estudio no se contrato
ningún personal para la Coordinación de Fortalecimiento Institucional, la situación
señalada ha determinado que la gran parte de los procesos revisados en los
informes descritos continúen ejecutándose a base de la costumbre y de acuerdo a
procedimientos tradicionales, esto hasta que se determine la nueva reestructura del
Portafolio y se fijen los nuevos roles y misiones que coincidan con la misión del
Ministerio de Finanzas.
Recomendación
Al Ministro de Finanzas
1. Dispondrá a los Subsecretarios Administrativo y General de Coordinación
cumplan con las recomendaciones descritas en los anexos 2 y 4 relacionadas
con las recomendaciones cumplidas parcialmente, considerando la
reorganización del Ministerio de Finanzas, gestión que se cumplirá
conjuntamente con la participación de Recursos Humanos, la Coordinación de
Fortalecimiento Institucional y Secretaría General, los resultados de estas
acciones serán comunicadas al señor Ministro con copia a Auditoría Interna
para la verificación posterior de su implementación.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
INFORME : EXAMEN ESPECIAL A LOS PROCESOS DE CONTRATACION,
ENTREGA Y RECEPCIÓN DE UNIFORMES PARA EL
PERSONAL FEMENINO DEL PERSONAL DEL MINISTERIO
DE FINANZAS
DEPENDENCIA SUBSECRETARÍA
AREA CONTRATO UNIFORMES PERSONAL FEMENINO
PERÍODO 17-03-2006 AL 31-12-2007
INF. No. AI-08-04-06
Contrato de adquisición de bienes no específica plazo para arreglo de los
uniformes
Del análisis al Contrato de Adquisición de Bienes suscrito entre el Ministerio de
Economía y Finanzas y la Compañía LE CHATEAU S.A., se determina que este en
sus cláusulas contractuales no contiene una en la que se especifique respecto de
los arreglos y plazo que se le concederá a la compañía para que efectúe los
mismos, en caso de existir inconformidades con las prendas recibidas. Esta
situación se debe a que en el contrato no se vio la necesidad de hacer constar el
plazo para que la empresa realice los arreglos, lo que origina que el Portafolio no
disponga de esta normativa jurídica con la que pueda exigir a la empresa la entrega
de los uniformes a satisfacción de las beneficiarias.
Recomendación
Al Subsecretario Administrativo
1. Solicitará al Subsecretario General Jurídico, disponga a la Coordinación de
Contratación Pública, Administrativa y Laboral, que en la preparación de
contratos sobre adquisición de bienes y en el caso específico de uniformes, se
incluya una cláusula donde conste el plazo que se le otorga a la compañía
seleccionada a fin de que efectúe los arreglos correspondientes, y evitar
interpretaciones de parte de cada una de las instancias inmersas en el proceso.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
No se legalizó el acta de entrega recepción
Del análisis efectuado al Acta de Entrega Recepción, se estableció que esta no se
legalizó por parte del Gerente de la Compañía LE CHATEAU S.A. por no estar de
acuerdo con los 104 días de mora determinados por la Comisión Técnica, y según la
compañía son 22 días de mora, situación que debe a la falta de una cláusula
específica en el contrato que indique el plazo que se le otorgará a la Compañía para
los arreglos, al poco conocimiento que sobre estos procesos tienen las personas
designadas, lo que originó que no se de a conocer por escrito a la compañía la
inconformidad de las prendas de vestir y se haya considerado en el plazo de mora
casos de funcionarias que se encontraban de vacaciones o en comisión de servicios y
no pudieron retirar los uniformes.
Recomendación
Al Subsecretario Administrativo
2. Dispondrá a los Coordinadores de Recursos Materiales y Seguridad, Recursos
Humanos, y Financiera Institucional, que para la designación de los funcionarios
que participarán en estos procesos se los haga a personas que tengan
conocimiento sobre disposiciones legales y reglamentarias que regulan el
cumplimiento de los procesos.
Imposibilidad de Mediación entre el Ministerio de Economía y Finanzas y la
Compañía LE CHATEAU S.A.
Del análisis al expediente sobre los documentos de contratación de los uniformes,
se determina que en razón de no existir ningún acuerdo entre las partes respecto
de las multas, el Gerente de la Compañía solicita al Centro de Arbitraje y Mediación
de la Cámara de Comercio de Quito, intervenga para buscar una solución al
conflicto, la causa de lo señalado se debe a que las partes no se pusieron de
acuerdo en el plazo de mora, a que en el contrato no se hizo constar una cláusula
respecto de los plazos para los arreglos, ni tampoco se acepto la propuesta de la
Cámara, lo que ocasiona que hasta la presente fecha el Ministerio no haya
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
finiquitado el contrato mediante la firma el acta de entrega recepción de la
adquisición de los bienes.
Recomendación
Al Subsecretario Administrativo
3. Dispondrá al Coordinador Financiero Institucional arbitre las medidas que el
caso lo requiera, a fin de dar cumplimiento con el Acta Transaccional firmada
entre las partes interesadas, proceda con la liquidación y pago a la Compañía
debido a que no existe ningún perjuicio para el Ministerio de Finanzas, a fin de
finiquitar el contrato celebrado con la Compañía LE CHATEAU S.A.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
INFORME : EXAMEN ESPECIAL A LOS PROCEDIMIENTOS APLICADOS
POR EL MINISTERIO DE FINANZAS AL SISTEMA DE
COMPENSACIÓN DE ADEUDOS
DEPENDENCIA MINISTERIO DE FINANZAS
AREA PROCEDIMIENTOS APLICADOS AL SISTEMA DE
COMPENSACIÓN DE ADEUDOS
PERÍODO 17-03-2002 AL 31-12-2007
INF. No. AI-08-05-06
Cumplimiento de Recomendaciones
De las 23 recomendaciones que constan en los Informes de Auditoria Interna, el
52% de estas se cumplió, 17% no se cumplió, 22% cumplidas de manera parcial y
el 9% no es aplicable.
Recomendación
A la Ministra de Finanzas
1. Dispondrá a los Subsecretarios de Tesorería de la Nación y Crédito Público,
cumplan con las recomendaciones señaladas que se aplicaron en forma parcial
y las que no se aplicaron, estableciendo plazos perentorios y obligando a los
ejecutores de las actividades, le informen de manera permanente el avance de
las acciones adoptadas a través de documentos escritos, ello permitirá mejorar
los sistemas de control administrativo, conciliar los saldos compensados y
recuperar valores adeudados al Ministerio de Finanzas.
Normativa del sistema de compensación de adeudos, no está actualizada
No se actualizó la normativa que regula el funcionamiento del sistema de
compensación de adeudos, sin embargo que el Ministerio de Finanzas se
reorganizó de manera sustancial, ocasionando que actividades del sistema de
compensación de adeudos las ejecuten tanto la Subsecretaría de Crédito Público
como de Tesorería de la Nación.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
Recomendaciones
A la Ministra de Finanzas
2. Dispondrá al Subsecretario General Jurídico del Portafolio que de manera
conjunta con la Subsecretaría de Tesorería de la Nación, revisen los Acuerdos
Ministeriales 034, de 1997-02-07 y 096 de 1998-04-20, con la finalidad de que
los actualicen y regulen el proceso de compensación de adeudos acorde a la
situación actual del Ministerio de Finanzas.
A los Subsecretarios General Jurídico y Tesorería de la Nación:
3. Una vez actualizados los Acuerdos Ministeriales 034 y 096, los remitirán al
Ministro de Finanzas para su aprobación y promulgación.
Formalización de las compensaciones de adeudos
La Subsecretaría de Tesorería realizó compensaciones de adeudos con las
Empresas Eléctricas y Empresa Estatal Petróleos del Ecuador PETROECUADOR,
por subsidios en las tarifas eléctricas por el valor de 401 286 652,66 USD, sin que
hasta la fecha de concluir nuestro examen se haya formalizado con la suscripción
de los correspondientes convenios de compensación de adeudos y la entrega de
los instrumentos financieros establecidos, ocasionando que exista diferencias en los
valores transferidos.
Recomendaciones
Al Subsecretario de Tesorería de la Nación:
4. Prepararán los correspondientes Convenios de Compensación de Adeudos,
entre el Ministerio de Finanzas y entidades beneficiarias en forma directa de
este sistema, cuidando incluir la totalidad de los valores transferidos y la
elaboración de las Actas de Reconocimiento de Deudas.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
5. Los convenios preparados a base de la recomendación anterior remitirá a la
Subsecretaría General Jurídica para su revisión y aprobación, previo a la
suscripción de los mismos.
6. Una vez suscrito los convenios de compensación de adeudos proceda a
entregar a las empresas beneficiarias por compensación de adeudos los
correspondientes instrumentos financieros para su registro y cancelación de la
deuda.
Al Subsecretario General Jurídico
7. Revisará y aprobará los proyectos de convenios de compensación de adeudos,
preparados y enviados por la Subsecretaría de Tesorería de la Nación, con la
finalidad de asegurar la coherencia jurídica, previo a la firma de la máxima
autoridad.
Archivos de compensación de adeudos
La documentación que respalda el proceso de compensaciones de adeudos
mantenidos en los archivos de las Subsecretarías de Crédito Público y Tesorería
de la Nación, son incompletos, para complementar el análisis de los procesos se
recurre a entidades que se hallan fuera del Ministerio de Finanzas, con la
consecuente pérdida de tiempo y recursos.
Recomendaciones
Al Subsecretario de Crédito Público
8. Dispondrá al funcionario encargado de los documentos que se relacionan con
los procesos de compensación de adeudos, recopile toda la información que
mantiene en su poder y entregue a la Subsecretaría de Tesorería de la Nación,
cumpliendo las formalidades y disposiciones legales establecidas en el
Reglamento General de Bienes del Sector Público.
Al Subsecretario de Tesorería de la Nación
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
9. Dispondrá al encargado de la recepción de la documentación que ingresa a los
archivos de la Subsecretaria a su cargo, verifique que los documentos fuentes
se encuentren completos con antecedentes y anexos.
A la Coordinadora de Operaciones de Tesorería, dispondrá:
10. A los funcionarios que participan en el proceso de compensación de adeudos,
den cumplimiento a su disposición contenida en memorando ME-STN-2008-
0132 de 2008-04-21, la que se refiere a la necesidad de dejar evidencia en los
oficios y/o memorandos enviados a los archivos sobre el detalle de anexos que
se incorporan al trámite y el número de fojas útiles o anillados.
Actividades de compensación de adeudos
Varias actividades de compensación de adeudos ha realizado la Subsecretaría de
Crédito Público en fecha posterior al traslado de estas actividades a la
Subsecretaría de Tesorería de la Nación, ocasionando que los registros del
Movimiento de Cartera que mantiene la Coordinación de Generación de Estados
Financieros de la Subsecretaria de Tesorería no se los haya actualizado en forma
oportuna.
Recomendaciones
A la Ministra de Finanzas, dispondrá:
11. Al Subsecretario de Tesorería de la Nación, oficie a las entidades que se
benefician con el sistema de compensación de adeudos dándoles a conocer
que este proceso está bajo la competencia de esta Subsecretaría.
12. Al Subsecretario de Crédito Público, que los trámites por concepto de
compensación de adeudos, dirigidos por las instituciones a esa Subsecretaria,
remita a la Subsecretaría de Tesorería de la Nación con todos los documentos e
información, a fin de que los atiendan y efectúen los registros pertinentes.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
Obligaciones de la Comisión de Estudios para el Desarrollo de la Cuenca del
Río Guayas CEDEGE
No se han establecido condicionamientos ni plazos, de la deuda del CEDEGE que
consta en el convenio 85, por lo que el monto de 304 464,84 USD se mantiene
pendiente de pago, lo que no permite que el Ministerio de Finanzas recupere esta
obligación.
Recomendación
A la Ministra de Finanzas
13. Dispondrá al Subsecretario de Tesorería de la Nación, implemente los
mecanismos necesarios para cobrar o compensar adeudos con la Comisión de
Estudios para el Desarrollo de la Cuenca del Río Guayas CEDEGE por el valor
de 304 464,84 USD, producto de la deuda con la Empresa Eléctrica Regional
Guayas- Los Ríos S.A que el Ministerio de Economía y Finanzas la compensó.
Valores pendientes de pago en convenios firmados
Conclusión
Los saldos pendientes de pago por efecto de los convenios de compensación de
adeudos suscritos entre el Ministerio de Finanzas MEF y varias Empresas
Eléctricas y otras entidades están vencidos y pendientes de cobro al 2007-12-31
fecha de intervención de Auditoría por el valor de 263 139 917,51 USD, sin
embargo de que en estos documentos se establece la obligación de cancelar de
manera periódica el capital y el interés en la fecha comprometida. Anexo 3 y los
intereses no incluidos en los convenios por efecto de la asignación de los pasivos
del ex Instituto Ecuatoriano de Electrificación EX INECEL por el valor de 84 655
126,27 USD, Anexo 4.
Durante el trabajo de Auditoría el Subsecretario de Tesorería de la Nación, indica
que se ha recuperado el valor de 8 743 053,11 USD, por efecto del convenio 100.
Recomendaciones
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
A la Ministra de Finanzas, dispondrá:
14. A los Subsecretarios de Contabilidad Gubernamental y Tesorería de la Nación,
definan los ámbitos de competencia en relación al registro contable de los
valores pendientes de cobro originados en el sistema de compensación de
adeudos, con la finalidad de que procedan al registro contable de los valores
constantes en Anexos 3 y 4, previo cumplimiento de las recomendaciones 15 y
16, a fin de facilitar el proceso de su recuperación por parte de la Subsecretaría
de Tesorería de la Nación
15. Al Subsecretario de Tesorería de la Nación, proceda con el cobro de los
valores adeudados por las empresas beneficiarias de los convenios de
compensación de adeudos suscritos con el Ministerio de Finanzas, que constan
en Anexo 3, debiendo actualizar los montos tanto de capital e intereses a la
fecha que se proceda con el pago o compensación de adeudos.
Al Subsecretario de Tesorería de la Nación
16. Dispondrá a la Coordinadora de Operaciones de Tesorería verifiquen que los
montos de los intereses confirmados por la Compañía de Generación
Termoeléctrica Guayas S.A. ELECTROGUAYAS S.A., Compañía de
Generación Termoeléctrica Pichincha S.A. TERMOPICHINCHA S.A., Compañía
de Generación Hidroeléctrica Paute S.A. HIDROPAUTE S.A. y Compañía
Nacional de Transmisión S.A. TRANSELECTRIC S.A., que se detallan en
Anexo 4, correspondan de manera exacta a los que efectivamente adeudan al
Portafolio, con el fin de dar cumplimiento con lo dispuesto por el señor Ministro
de Finanzas en memorando MF-DM-2008-0674 de 2008-02-20, en el que
dispone la recuperación de estos valores o compensarlos.
Empresa Nacional de Almacenamiento y Comercialización de Productos
Agropecuarios ENAC, en liquidación
Las obligaciones de la Empresa Nacional de Almacenamiento y Comercialización
de Productos Agropecuarios ENAC en liquidación por 1 851 432,18 USD para con
el Ministerio de Finanzas, por concepto de subrogaciones de la deuda no
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
compensadas, ni pagadas, está sin registrarse en la Subsecretaría de Crédito
Público.
Recomendación
A la Ministra de Finanzas
17. Dispondrá al Subsecretario de Crédito Público, efectué a través de la
Coordinación de Operaciones Financieras, la revisión de la deuda de la
Empresa Nacional de Almacenamiento y Comercialización de Productos
Agropecuarios ENAC en liquidación con e l Ministerio de Finanzas, el
monto establecido remita a la Subsecretaría Tesorería de la Nación, a fin
de que esta proceda a su cobro o compensación, previo el registro pertinente
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
INFORME : EXAMEN ESPECIAL A LAS TRANSFERENCIAS POR
PREASIGNACIONES PRESUPUESTARIAS EFECTADAS POR
LA SUBSECRETARÍA DE TESORERÍA DE LA NACIÓN
DEPENDENCIA SUBSECRETARÍA DE LA NACIÓN
AREA TRANSFERENCIAS POR PREASIGNACIONES
PRESUPUESTARIAS
PERÍODO 01-01-2005 AL 31-12-2006
INF. No. AI-08-06-06
Control de la Subsecretaría de Tesorería de la Nación
La Subsecretaría de Tesorería de la Nación, recibió del Servicio de Rentas Internas,
de manera tardía, los reportes de las recaudaciones tributarias efectuadas por las
instituciones financieras del país, sin que haya podido adoptar algún procedimiento
para verificar la conformidad y oportunidad de las transferencias efectuadas a la
Cuenta Corriente Única por este concepto, toda vez que los bancos no remiten esta
información al Portafolio y los funcionarios de la Subsecretaría de Tesorería de la
Nación, trabajan únicamente con los valores de recaudaciones tributarias
acreditadas por el Banco Central del Ecuador a la Cuenta Corriente Única del
Tesoro Nacional.
Recomendaciones
Al Ministro de Finanzas
1. Dispondrá a la Subsecretaria de Tesorería de la Nación, designe funcionarios
que se encarguen de la aplicación de procedimientos de control respecto de los
reportes remitidos por el Servicio de Rentas Internas, sobre las recaudaciones
tributarias efectuadas por las instituciones del sistema financiero nacional, con
el fin de verificar la conformidad y oportunidad en la acreditación de estos
recursos a la Cuenta Corriente Única del Tesoro Nacional.
2. Solicitará al Director del Servicio de Rentas Internas, circularice a las
Instituciones Financieras que han firmado el convenio de recaudación, a fin de
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
que envíen a la Subsecretaría de Tesorería de la Nación, reportes de las
recaudaciones diarias efectuadas, los que serán utilizados para la conciliación
de valores, con la información remitida por el SRI.
Preasignaciones presupuestarias
Existen una serie de preasignaciones presupuestarias calculadas a base de
porcentajes sobre los ingresos corrientes del gobierno central, impuestos e ingresos
públicos, que benefician con recursos a múltiples partícipes, la situación anotada se
debe a la expedición de una serie de disposiciones legales que establecen fuentes
de recursos, beneficiarios y porcentajes de participación, lo que ha dificultado la
administración y control de los recursos entregados a cada beneficiario por este
concepto, por parte de la Subsecretaría de Tesorería de la Nación y de
Presupuestos del Portafolio, respecto del proceso presupuestario del Presupuesto
General del Estado.
Cabe señalar que con fecha posterior al envío de este Informe a la Contraloría
General del Estado, se promulgó la nueva Constitución de la República del Ecuador
(20 de octubre de 2008), en la cual se refleja el comentario plasmado en nuestro
informe.
Recomendación
Al Ministro de Finanzas
3. Dispondrá al Subsecretario Jurídico Ministerial instruya a funcionarios a su
cargo, a fin de que efectúen en coordinación con las Subsecretarías de
Presupuestos, Consistencia Macrofiscal y Tesorería de la Nación, un estudio
detallado y pormenorizado sobre las disposiciones legales que crearon cada
preasignación presupuestaria vigente, poniendo especial énfasis en aquellas de
creación de instituciones o fondos, en las cuales se establece su financiamiento
con impuestos u otros recursos públicos, con el fin de determinar la posibilidad
de presentar un proyecto de mandato constituyente o ley, que permita al
estamento pertinente, eliminarlas o racionalizarlas, los recursos
correspondientes a las entidades beneficiarias de estas preasignaciones,
deberán ser incluidos en sus presupuestos institucionales, conforme a las
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
necesidades reales de cada una de ellas, plasmadas en los planes operativos y
proformas presupuestarias respectivas. En los casos en que estos beneficiarios
sean programas, fondos o cuentas especiales, los recursos correspondientes se
incorporaran a los presupuestos de las instituciones que requieran adquirir los
bienes, servicios o ejecutar las obras pertinentes, previo el cumplimiento de las
disposiciones legales vigentes.
Disposiciones legales
Múltiples disposiciones legales regulan la administración financiera del Estado,
varias de las cuales utilizan terminologías diferentes para un mismo asunto,
contienen disposiciones caducas y que incluso no mantienen coherencia entre
ellas. Lo expuesto se produce debido a que las autoridades del Portafolio no han
visto la necesidad de compilar y actualizar en un solo cuerpo legal con jerarquía
orgánica, todas las disposiciones que se encuentran dispersas en los diferentes
cuerpos legales y normativas, respecto de los componentes del sistema de
administración financiera pública, aspecto que ha dificultado la aplicación de las
disposiciones legales y normativas del sistema de administración financiera y ha
dado lugar a que las autoridades y funcionarios de diversas instituciones hayan
inobservado la normativa emitida por el Ministerio de Economía y Finanzas,
amparándose en las leyes orgánicas que tienen una jerarquía superior a los
acuerdos ministeriales expedidos por el Portafolio o leyes especiales como la de
Presupuestos.
Recomendaciones
Al Ministro de Finanzas
4. Dispondrá al Subsecretario Jurídico Ministerial en coordinación con los
Subsecretarios de Presupuestos, Consistencia Macrofiscal y Tesorería de la
Nación, efectúen un estudio detallado y pormenorizado sobre las disposiciones
legales y normativas vigentes que regulan el sistema de administración
financiera público, con el fin de elaborar y presentar un proyecto de ley con
categoría de orgánica, que permita al estamento pertinente, expedir un solo
cuerpo legal que compile, incluya y actualice estas disposiciones, a fin de
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
regular a todas las entidades y organismos del sector público, en los sistemas
que son de su competencia, facilitando además su aplicación.
5. Dispondrá al Subsecretario Jurídico Ministerial, designe un servidor que analice
el Acuerdo Ministerial 444 de 2007-12-27, para incluir en su ámbito de
aplicación, de ser pertinente, a todas las entidades del sector público no
financiero, de conformidad con lo establecido en el artículo 1 del Acuerdo
Ministerial 447 de 2007-12-29, a fin de armonizar las disposiciones normativas
vigentes.
Codificación de la Ley de Régimen Tributario Interno
El artículo 3 de la Ley Reformatoria a la Ley de Régimen Tributario Interno
publicada en el Suplemento del Registro Oficial 120 de 1997-07-31, que establece
la preasignación del 10% del total de recaudaciones por concepto del impuesto a
los consumos especiales para el Programa de Equipamiento, Insumos y
Mantenimiento Hospitalario y del 2% del rendimiento total del gravamen establecido
en el numeral cuatro del Grupo I del artículo 2 de la presente ley, alcohol y
productos alcohólicos distintos a la cerveza a favor de la “Fundación Oswaldo Loor
Moreira” de Portoviejo, no está incluido en la Codificación 2004-026 de la Ley de
Régimen Tributario Interno publicada en el Suplemento del Registro Oficial 463 de
2004-11-17. Lo anotado se debe a la existencia de múltiples Leyes, Decretos
Leyes, Fe de Erratas, Resoluciones entre otros, mediante las cuales se expidieron o
reformaron las disposiciones contenidas en las diferentes Leyes Tributarias del
país, que originó la omisión señalada. Lo expuesto ha dado lugar a que el
Ministerio de Economía y Finanzas haya entregado recursos para el Programa de
Equipamiento, Insumos y Mantenimiento Hospitalario y Fundación Oswaldo Loor
Moreira en el período sujeto a estudio, sin que la disposición que sustenta estas
preasignaciones, consten en la Codificación de la Ley de Régimen Tributario
Interno.
Recomendación
Al Ministro de Finanzas
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
6. Dispondrá al Subsecretario General Jurídico, designe e instruya a un
funcionario a su cargo, para que efectúe el análisis pertinente y ponga en
conocimiento del Servicio de Rentas Internas, a fin de que adopte los
procedimientos necesarios que permitan insertar, eliminar o reformar el artículo
3 de la Ley Reformatoria a la Ley de Régimen Tributario Interno publicada en el
Suplemento del Registro Oficial 120 de 31 de julio de 1997, en función del
criterio aplicado para la expedición de la Ley Reformatoria para la Equidad
Tributaria en el Ecuador, expedida por la Asamblea Nacional Constituyente.
Cuenta Corriente Única
Se abrieron varias cuentas corrientes especiales, adicionales e independientes a la
Cuenta Corriente Única del Tesoro Nacional, en el Banco Central del Ecuador, en
las que se depositaron directamente recursos financieros recaudados por aplicación
de varias leyes de creación de preasignaciones presupuestarias para su posterior
transferencia a los diferentes partícipes. La situación anotada se produce debido a
la expedición de leyes de creación de preasignaciones presupuestarias, que sin
tener el carácter de orgánicas, autorizan la apertura de cuentas especiales
independientes de la Cuenta Corriente Única del Tesoro Nacional, contraviniendo
las disposiciones de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control y Ley
de Presupuestos del Sector Público. Lo que ha dado lugar al ingreso, distribución y
transferencia de recursos por fuera de la Cuenta Corriente Única.
Cabe señalar que con fecha posterior al envío de este Informe a la Contraloría
General del Estado, se promulgó la nueva Constitución de la República del Ecuador
(2008-10-20), en la cual se refleja el comentario plasmado en nuestro informe.
Recomendaciones
Al Ministro de Finanzas
7. Dispondrá a la Subsecretaria de Tesorería de la Nación, instruya a funcionarios
a su cargo, efectúen un análisis de todas las cuentas corrientes abiertas en el
Banco Central del Ecuador, en las que se hayan depositado directamente
recursos financieros recaudados por aplicación de leyes de creación de
preasignaciones presupuestarias, con el fin de solicitar al depositario oficial de
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
los fondos públicos, el cierre de todas ellas y disponer que los depósitos
respectivos de todos los valores que se recauden por estos conceptos, se
realicen en la Cuenta Corriente Única del Tesoro Nacional, con el fin de dar
cumplimiento a lo dispuesto por la Ley Orgánica de Administración Financiera y
Control y Ley de Presupuestos del Sector Público.
8. Dispondrá al Subsecretario General Jurídico Ministerial, designe a un servidor
para que efectúe el análisis de las Normas Técnicas de Tesorería actualizadas
mediante Acuerdo Ministerial 447 de 2007-12-29, con el fin de adecuarlas y
compatibilizarlas en función de las disposiciones contenidas en la Ley Orgánica
de Administración Financiera y Control y demás disposiciones legales vigentes,
observando la supremacía de cada una de ellas.
Preasignaciones distribuidas por el Banco Central del Ecuador
Los recursos financieros relacionados con preasignaciones presupuestarias fueron
distribuidos y transferidos por el Banco Central del Ecuador, sin intervención del
Ministerio de Economía y Finanzas, pues el Banco Central asumió bajo su
responsabilidad la transferencia de estos recursos. Lo expuesto se debe a la
expedición de ciertas leyes de creación de preasignaciones presupuestarias, que
sin constituir leyes orgánicas, disponen la distribución de estos recursos al Banco
Central del Ecuador, contraviniendo las disposiciones de la Ley Orgánica de
Administración Financiera y Control. Lo que ha impedido la administración de este
tipo de preasignaciones presupuestarias por parte del Ministerio de Economía y
Finanzas como órgano rector del sistema de tesorería, responsable de la función
financiera del Gobierno y el control oportuno que debió haberse ejercido sobre
estos recursos.
Recomendaciones
Al Ministro de Finanzas
9. Dispondrá a la Subsecretaria de Tesorería de la Nación instruya a funcionarios
a su cargo, efectúen un análisis de todas las preasignaciones presupuestarias
cuya distribución fue realizada directamente por el Banco Central del Ecuador,
sin intervención de esta Cartera de Estado, a excepción de las preasignaciones
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
referentes a todos los ingresos petroleros que fueron eliminadas conforme la
Ley Orgánica para la recuperación del uso de los recursos petroleros del Estado
y racionalización administrativa de los procesos de endeudamiento, con el fin de
solicitar al depositario oficial de los fondos públicos, se abstenga de efectuar
este procedimiento que le corresponde cumplir al Ministerio de Finanzas, como
órgano central rector del sistema de tesorería, responsable de la función
financiera del Gobierno, en atención a lo dispuesto en la Ley Orgánica de
Administración Financiera y Control.
10. Dispondrá a la Subsecretaria de Tesorería de la Nación, designe a funcionarios
a su cargo, en función del volumen de operaciones a desarrollar, a fin de que se
encarguen de la administración, distribución y control de estas preasignaciones
presupuestarias como órgano rector del sistema de tesorería, responsable de la
función financiera del Gobierno, previo a la transferencia de recursos que
deberá solicitar al Banco Central del Ecuador, efectúe a los distintos
beneficiarios, para lo cual abrirán los respectivos registros que deberán ser
periódica y permanentemente actualizados, observando lo dispuesto en la Ley
Orgánica de Administración Financiera y Control, leyes de creación de las
preasignaciones presupuestarias, Ley Reformatoria para la Equidad Tributaria
en el Ecuador, Ley Orgánica para la recuperación del uso de los recursos
petroleros del Estado y racionalización administrativa de los procesos de
endeudamiento y Acuerdo Ministerial 447 de 2007-12-29, en lo pertinente según
la supremacía de estas disposiciones.
Transferencias por Preasignaciones Presupuestarias al SRI
La Subsecretaría de Tesorería de la Nación transfirió al Servicio de Rentas
Internas, valores inferiores a los establecidos en su Ley de Creación, la situación
descrita se debe a que los valores resultantes de la aplicación del porcentaje
establecido en esta ley para financiar sus operaciones, no es consistente con los
requerimientos de recursos que realizó el Servicio de Rentas Internas en los años
2005 y 2006, a través de sus proformas presupuestarias, conforme a sus
necesidades reales
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
Cabe señalar que con fecha posterior al envío de este Informe a la Contraloría
General del Estado, se promulgó la nueva Constitución de la República del Ecuador
(2008-10-20), en la cual se refleja el comentario plasmado en nuestro informe.
Recomendación
Al Ministro de Finanzas, en calidad de presidente del Directorio del Servicio de
Rentas Internas
11. Propondrá al Directorio de esta institución, realice un estudio a fin de determinar
la necesidad de modificar en la Ley de Creación del Servicio de Rentas
Internas, el porcentaje destinado a financiar sus operaciones, en función de las
disposiciones contenidas en la Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización
y Transparencia Fiscal, Normativa de Presupuesto y de Tesorería actual y
demás normativa vigente, así como de las reales necesidades de la institución
para su funcionamiento, a fin de armonizar el contenido de estas disposiciones
y evitar la asignación de recursos en porcentajes mayores a los necesarios.
Transferencias por Intereses y Multas tributarias
La Subsecretaría de Tesorería de la Nación transfirió al Servicio de Rentas
Internas, recursos por concepto de preasignaciones presupuestarias relacionadas
con intereses y multas tributarias, sin que estos rubros constituyan tributos. La
situación expuesta se debe a que el Servicio de Rentas Internas presentó sus
proformas presupuestarias incluyendo como parte de sus ingresos los intereses y
multas tributarias, documentos que fueron validados por la Subsecretaría de
Presupuestos y aprobados por los montos solicitados, sin que se haya realizado
ninguna observación. Lo anotado dio lugar a que el Servicio de Rentas Internas
haya recibido y devengado recursos por conceptos que no le corresponden, sin que
se haya producido perjuicio económico para el Estado, debido a que el monto total
de preasignaciones entregadas a esta entidad es inferior a los valores establecidos
en su ley de creación.
Recomendaciones
Al Ministro de Finanzas
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
12. Dispondrá al Subsecretario de Presupuestos, instruya a los servidores a cargo
del análisis y validación de las proformas presupuestarias presentadas por el
Servicio de Rentas Internas, lo hagan en documentos que no incluyan como
parte de sus ingresos las partidas de intereses y multas tributarias, a fin de
evitar que la entidad reciba y utilice recursos por rubros que no le corresponden.
A la Subsecretaria de Tesorería de la Nación
13. Dispondrá a los funcionarios encargados de la transferencia de recursos al
Servicio de Rentas Internas por concepto de preasignaciones presupuestarias,
determinen los valores que le corresponde por cada tributo administrado por
esta institución, sin incluir los intereses y multas tributarias, evitando la entrega
de recursos por conceptos que no le corresponden.
Recaudaciones bancarias de impuestos
Las recaudaciones de los impuestos, intereses y multas tributarias , realizadas a
través de las diferentes instituciones del sistema financiero nacional que han
suscrito convenios especiales con el Servicio de Rentas Internas, fueron
transferidas a la Cuenta Corriente Única del Tesoro Nacional fuera del plazo
establecido en estos instrumentos. La situación expuesta se debe a que el Servicio
de Rentas Internas solicitó al Banco Central el débito de las recaudaciones de
impuestos, intereses y multas tributarias una vez que venció el plazo previsto en las
cláusulas cuartas de los citados convenios especiales de recaudación, sin embargo
de que las instituciones financieras debieron remitirle las ordenes de transferencia
al tercer día hábil de la recaudación, lo que dio lugar a que la Cuenta Corriente
Única del Tesoro Nacional no disponga de los recursos recaudados por las
instituciones financieras en los plazos previstos en los citados convenios y por lo
tanto que el Estado no disponga de liquidez para cubrir sus necesidades.
Recomendaciones
Al Ministro de Finanzas, en calidad de Presidente del Directorio del Servicio de
Rentas Internas, realizará las gestiones necesarias para que se emita una
Resolución en la que se disponga:
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
14. Al Director del Servicio de Rentas Internas instruya a los funcionarios de la
entidad encargados del proceso, efectúen el estudio pertinente y realicen las
liquidaciones de los intereses y multas respectivos, en los casos que amerite,
generados por el incumplimiento del plazo previsto para el débito de las
recaudaciones tributarias de las cuentas que mantienen las instituciones
financieras en el Banco Central del Ecuador y su acreditación en la Cuenta
Corriente Única del Tesoro Nacional, adopten las acciones tendientes a su
recuperación e informen a esta autoridad de los resultados obtenidos por la
aplicación de la presente recomendación.
15. Al Director del Servicio de Rentas Internas, solicite al Auditor General de la
entidad, emita la orden de trabajo correspondiente para la realización del
examen especial respectivo, que permita ampliar la muestra analizada por parte
de Auditoría Interna del Ministerio de Finanzas y determinar si esta desviación
se mantiene a la presente fecha, con el fin de establecer las acciones
correctivas y determinar las responsabilidades que el caso amerite.
16. Al Director del Servicio de Rentas Internas instruya a los funcionarios del
Departamento de Control de Recaudación, soliciten al Banco Central del
Ecuador los débitos de las recaudaciones de impuestos, intereses y multas
tributarias de las cuentas que mantienen las instituciones financieras en esa
institución y su posterior acreditación a la Cuenta Corriente Única del Tesoro,
dentro de los seis días calendario establecidos en la cláusula cuarta de los
convenios especiales suscritos.
17. Al Director del Servicio de Rentas Internas, efectúe las gestiones necesarias en
el Banco Central del Ecuador, tendientes a que los débitos de las cuentas de las
instituciones financieras por las recaudaciones tributarias efectuadas y su
posterior transferencia a la Cuenta Corriente Única, se efectúen dentro de los
plazos establecidos, inclusive los días sábados, domingos y feriados cuando
corresponda.
18. Al Director del Servicio de Rentas Internas instruya a los funcionarios del
Departamento Jurídico de la entidad efectúen el estudio respectivo que permita
incluir en los convenios especiales de recaudación, apartado intereses, como
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
causal de generación y pago de intereses por mora por parte de las
instituciones financieras, el débito extemporáneo de las recaudaciones de los
saldos de las cuentas que mantienen en el Banco Central para acreditarlos en
la Cuenta Corriente Única del Tesoro Nacional y de creerlo conveniente
modificar lo relacionado al cálculo de las multas respectivas por este concepto.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
INFORME : EXAEMEN ESPECIAL A LOS GASTOS POR CONSUMO DE
TELEFONÍA CONVENCIONAL Y CELULAR EN EL
MINISTERIO DE FINANZAS
DEPENDENCIA COORDINACIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
DE SEGURIDAD
AREA TELEFONÍA CELULAR Y CONVENCIONAL
PERÍODO 07-01-2001 AL 07-12-2007
INF. No. AI-08-07-06
Registro para el control del consumo de telefonía móvil celular debe contener
información completa y confiable
La Coordinación de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad, no mantiene un
registro adecuado y confiable del consumo de la telefonía móvil celular y roaming
de los funcionarios del Ministerio de Finanzas. Lo que ocasiona que el Portafolio
no concilie con los valores solicitados para el pago por parte del proveedor del
servicio.
Recomendación
A la Coordinadora de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad.
1. Dispondrá al funcionario encargado de efectuar el control y liquidación del
consumo de telefonía celular y roaming, considere en el registro todos los
rubros que constan en el detalle de llamadas por cada uno de los teléfonos y
concilie con la factura global de la empresa proveedora del servicio.
La Coordinación de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad, debe
mantener un control adecuado del consumo de la telefonía nacional,
internacional y celulares en el Portafolio
El Ministerio de Finanzas, mantiene tres centrales telefónicas independientes para
el servicio de los funcionarios del Portafolio, sin poder centralizar este servicio por
cuanto no existen las tarjetas electrónicas para las mismas, por encontrarse
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
descontinuada su producción lo que no permite efectuar el control de tarifación,
asignación de tiempo y asignación de claves.
Recomendaciones
Al Subsecretario Administrativo
2. Procederá a efectuar los trámites respectivos ante la máxima autoridad, a fin de
contar con una central telefónica que permita a los funcionarios cumplir con sus
funciones con diligencia, permitiendo la identificación del usuario, tiempo de uso
y generación de reportes de control sobre su utilización.
Al Subsecretario Administrativo
3. Realizará los trámites respectivos con la Corporación Aduanera Ecuatoriana, a
fin de elaborar la cesión de derechos, así como en Andinatel realizar los trámites
correspondientes para la exclusión de las líneas telefónicas de los catastros del
Ministerio de Finanzas.
Funcionarios autorizados efectúan llamadas internacionales, sin que la
Coordinación de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad, justifique
ante el Órgano de Control
Funcionarios beneficiarios del servicio de telefonía celular, efectúan llamadas
internacionales, sin que la Coordinación de Recursos Materiales y Servicios de
Seguridad justifiquen las mismas ante la Contraloría General del Estado, lo que
ocasiona que el ente de control no haya podido efectuar el control y verificación de
las mismas.
Recomendación
Al Subsecretario Administrativo
4. Dispondrá, al Coordinador de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad,
que cuando se realicen llamadas internacionales por parte de los beneficiarios
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
de la telefonía celular, se justifiquen semestralmente las mismas ante la
Contraloría General del Estado.
Valores pagados por utilización de la telefonía móvil celular y/o roaming,
superan los montos autorizados
Funcionarios beneficiarios de los servicios de telefonía móvil celular y roaming,
hicieron uso del servicio, por valores superiores a los autorizados, sin que el
exceso de consumo por 1 197.86 USD haya sido recuperado oportunamente por la
Coordinación Financiera Institucional.
Recomendaciones
Al Subsecretario Administrativo
5. Dispondrá al Coordinador de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad,
comunique por escrito a los funcionarios que se excedan en el consumo de
telefonía móvil celular y/o roaming, requiriendo el pago del consumo en
exceso, a su vez comunicará el particular a la Coordinación Financiera, a fin de
que proceda a la recuperación de los valores.
Al Coordinador Financiero Institucional
6. Procederá a la recuperación del valor por concepto de exceso en el consumo
de telefonía móvil celular, adoptando mecanismos que considere adecuados y
eficaces.
Actas de Entrega Recepción deben ser elaboradas, al momento del ingreso y
separación del funcionario del Portafolio
El líder del Subproceso de Administración de Inventarios, no exigió la suscripción
de todas las actas de entrega de los teléfonos celulares ni elaboró todas las actas
de entrega – recepción al momento de la devolución de los teléfonos por parte de
los custodios, limitándose a recibir los que le fueron devueltos por los ex
funcionarios.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
Recomendaciones
Al Subsecretario Administrativo
7. Dispondrá al Coordinador de Recursos Humanos, que cuando se produzcan
salidas de los funcionarios del Portafolio o servidores relacionados con el
Ministerio de Finanzas, comunique por escrito a los Coordinadores de Recursos
Materiales y Servicios de Seguridad y Financiera Institucional, con el fin de
exigir a los ex funcionario la devolución de los bienes asignados para el
desempeño de sus funciones y suscripción de las respectivas actas de entrega
– recepción.
8. Dispondrá al Coordinador de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad,
comunicar al Subproceso de Administración de Inventarios, la salida de los
servidores o funcionarios, a fin de que exija la devolución de todos los bienes
asignados para el desempeño de sus funciones, elaborando las respectivas
actas de entrega recepción, previas a la firma del formulario paz y salvo para
liquidación de haberes.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
INFORME : EXAMEN ESPECIAL AL MICROPROCESO DE
TRANSPORTES DEL MINISTERIO DE FINANZAS
DEPENDENCIA SUBSECRETARÍA ADMINISTRATIVA
AREA MICROPROCESO DE TRANSPORTES
PERÍODO 01-01-2007 AL 31-12-2007
INF. No. AI-08-08-06
Manual de Procedimientos del Microproceso de Transportes no ha sido
aplicado
Los constantes cambios de las Autoridades en el Ministerio de Finanzas y
específicamente en la Subsecretaría Jurídica y continuas reestructuras en esta
Cartera de Estado, no permitió que continúe el trámite del proyecto de Acuerdo
Ministerial, para la aprobación de la máxima autoridad y su publicación en el
Registro Oficial, lo que ha ocasionado que el Microproceso de Transportes no
disponga de normas que guíen sus actividades, las que se cumplen a base de la
experiencia y costumbre de sus funcionarios.
Recomendaciones
Al Subsecretario Administrativo
1. Dispondrá al Coordinador de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad,
que actualice el Manual de Procedimientos del Microproceso de Transportes,
identificando las competencias de los funcionarios que laboran en ésta Unidad,
para posteriormente asignar las actividades de acuerdo a su posicionamiento.
Una vez concluida la actualización del Manual de Procedimientos, remita al
Subsecretario General de Coordinación y Servicios de Asesoría Institucional,
para que gestione su legalización previa la elaboración del proyecto de Acuerdo
Ministerial, para la aprobación por la máxima autoridad y su publicación en el
Registro Oficial.
Gastos por Mantenimiento y Combustible en los vehículos del Ministerio de
Finanzas son excesivos
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
Las autoridades del Ministerio de Finanzas, no han establecido una política de
renovación continua del parque automotor, conservando vehículos que han
sobrepasado la vida útil estimada, lo que ocasionó que los vehículos por su
antigüedad y uso sean enviados con mayor frecuencia a la mecánica para su
mantenimiento y reparación, el consumo de combustible sea elevado, generando
mayores gastos para el Portafolio.
Recomendaciones
Al Subsecretario Administrativo
2. Solicitará al Ministro de Finanzas, gestione con el señor Presidente de la
República, la autorización para la adquisición de nuevas unidades de
producción nacional, para que presten servicios en esta Institución.
Al Coordinador de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad y Líder del
Microproceso de Transportes
3. Presentará un informe actualizado al Subsecretario Administrativo, de los
automotores que deben ser considerados para el remate, para lo cual
observarán los procedimientos establecidos en el Reglamento General
Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público
vigente.
No se ha efectuado un análisis del tipo de vehículo para la asignación de
combustible
No se efectuó un análisis técnico y mecánico de cada vehículo del Ministerio para la
asignación de combustible, con referencia al rendimiento medio de kilómetros por
galón, considerando el año de fabricación, cilindraje del motor y recorrido que
efectúa, lo que ha ocasionado que se emita Órdenes de Venta de Combustible, sin
previo análisis del consumo según el tipo de vehículo, generando mayores gastos
para la entidad.
Recomendaciones
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
Al Subsecretario Administrativo
4. Dispondrá al Coordinador de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad,
que de acuerdo a la marca, año de fabricación y cilindraje del motor, obtenga
información sobre el rendimiento promedio de kilómetros que recorre el
automotor por galón de combustible, con el fin de determinar el consumo
mensual de combustible para cada vehículo del Ministerio, a excepción de los
vehículos asignados a las dos máximas autoridades.
5. Dispondrá al Líder del Microproceso de Transportes realice una verificación
física de los kilómetros recorridos por cada vehículo, antes de emitir las
Órdenes de Venta de Combustible.
Información que consta en las Órdenes de Venta de Combustible no es
confiable
El kilometraje recorrido que consta en las Órdenes de Abastecimiento de
Combustible no mantiene una secuencia lógica numérica ascendente en razón de
las fechas de su emisión, por cuanto el Líder del Microproceso de Transportes, no
confirmó que la información que consta en el Libro de Registro de Entrada y Salida
de los Vehículos que pertenecen al Ministerio de Finanzas sea la correcta, tampoco
verificó los kilómetros recorridos en el marcador del tablero del automotor,
únicamente se basó en la información verbal que proporcionó el conductor sobre el
número de kilómetros recorridos, para elaborar la Orden de Abastecimiento de
Combustible, en consecuencia la información del documento no es confiable.
Recomendación
Al Líder del Microproceso de Transportes
6. Verificará que la información presentada por el Conductor, en la Solicitud de
Abastecimiento de Combustible, coincida con la registrada en el Libro Diario de
Entrada y Salida de los Vehículos y en el tacómetro del automotor el número de
kilómetros recorridos, a excepción de los vehículos designados en comisión de
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
servicios fuera de la ciudad; información que servirá de base para la emisión de
la Orden de Venta de Combustible.
La Unidad de Transportes no cuenta con un instructivo para el mantenimiento
preventivo y correctivo de los vehículos
El Microproceso de Transportes para su funcionamiento, no cuenta con un
Instructivo, en el que se establezcan los procedimientos a seguir antes, durante y
después de realizada la reparación o mantenimiento de los vehículos, como
tampoco se ha considerado la necesidad, de contar con un servidor con
conocimientos de Mecánica Automotriz y se le dote de la infraestructura adecuada,
que permita evaluar previamente el estado de los vehículos y las necesidades de
reparación y trabajos de mantenimiento, evitando que los mismos sean solicitados y
avalizados por los mismos conductores de los vehículos.
Recomendaciones
Al Subsecretario Administrativo
7. Dispondrá al Coordinador de Recursos Humanos, revise las carpetas del
personal de chóferes que laboran en el Microproceso de Transportes, con la
finalidad de seleccionar entre ellos al funcionario idóneo y disponga por escrito
que cumpla con la actividad de evaluar previamente la necesidad de reparación
o mantenimiento del parque automotor.
8. Dispondrá al Líder de Microproceso de Transportes, elabore un instructivo para
el mantenimiento y reparación de los vehículos del Ministerio, en el que
constarán todos los procedimientos que debe cumplirse antes, durante y
después del arreglo de los vehículos y será responsable de recibir el vehículo
reparado previa verificación de los trabajos efectuados y del buen
funcionamiento del mismo.
Parqueaderos del Ministerio mal distribuidos
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
El espacio físico con el que cuenta el Ministerio para parqueaderos es reducido,
estos han sido asignados indistintamente sin efectuar un análisis de prioridades,
produciendo congestión vehicular en los patios de la Entidad.
Recomendaciones
Al Subsecretario Administrativo
9. Dispondrá al Coordinador de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad,
que luego de asignar el espacio físico a los vehículos del Ministerio de
Finanzas, Asesores del Despacho Ministerial, Subsecretarios Generales,
Subsecretarios, Coordinadores y Discapacitados, los espacios que resultaren
sobrantes, asignará, considerando parámetros de referencia que viabilicen su
distribución.
Al Coordinador de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad
10. Dispondrá al responsable del Microproceso de Transportes, solicite a la
autoridad pertinente los sticker para luego entregar a cada conductor con el fin
de que se pueda identificar el número de parqueadero asignado, este deberá
estar colocado en un sitio visible del vehículo. Diariamente controlará el ingreso
de los vehículos e informará por escrito periódicamente al Coordinador de
Recursos Materiales y Servicios de Seguridad, sobre cualquier novedad que se
presente.
Falta de diligencia en la recepción de vehículos reparados
No se ubicó ningún documento en el que se evidencie la verificación realizada por
algún Funcionario Administrativo del Microproceso de Transportes, los repuestos y
accesorios que fueron cambiados en los vehículos reparados, antes de proceder a
su destrucción, situación que dificulta el control posterior de la veracidad de los
procesos.
Recomendaciones
Al Coordinador de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
11. Dispondrá al Líder del Microproceso de Transportes o su delegado que
conjuntamente con el conductor, una vez concluida la reparación, reciban los
vehículos y los repuestos cambiados, los que se verificarán con el detalle que
consta en la factura, de no existir novedad elaborarán un informe al respecto el
que servirá para solicitar el pago de la factura presentada por el taller mecánico.
12. Dispondrá al responsable del Microproceso de Transportes o su delegado,
entregue los repuestos que fueron cambiados, al funcionario responsable de la
Bodega de Transportes, quien recibirá y comunicará a la Coordinación de
Recursos Materiales y Servicios de Seguridad, la destrucción de los
mencionados repuestos.
Órdenes de Movilización elaboradas y legalizadas en la Subsecretaría del
Litoral
El Presidente de la República emitió el Decretó de Emergencia por falta de lluvias
en varias provincias de la Costa, debiendo movilizarse las autoridades de la
Subsecretaría del Litoral a reuniones de trabajo, razón por la cual se elaboraron y
legalizaron Órdenes de Movilización en la Subsecretaría del Litoral con
conocimiento de la funcionaria encargada del área Administrativa Financiera y no
en la Subsecretaría Administrativa del Portafolio, incumpliendo las disposiciones
legales vigentes para el efecto.
Recomendaciones
A la Subsecretaria del Litoral
13. Solicitará por escrito al señor Ministro de Finanzas, cuando existan estas
situaciones especiales, una delegación oficial para que le faculte emitir Órdenes
de Movilización o Salvoconductos para que puedan movilizarse los vehículos
que presten los servicios en la Subsecretaría del Litoral.
14. Dispondrá por escrito a la Secretaria de la Subsecretaría del Litoral, que
solicite periódicamente a la Coordinación de Recursos Materiales y Servicios de
Seguridad de la matriz, le abastezcan de Órdenes de Movilización en blanco,
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
impresas y prenumeradas, a fin de llenar los datos de acuerdo al artículo 6 del
Reglamento de utilización, mantenimiento, movilización, control y determinación
de responsabilidades de los vehículos del sector público y de las entidades de
derecho privado que disponen de recursos públicos emitido por la Contraloría
General del Estado, en el Capítulo II de Control y Mantenimiento Vehicular,
documento que será legalizado por la Subsecretaria del Litoral y entregado a los
conductores para su movilización.
A la Secretaria de la Subsecretaría del Litoral
15. Dispondrá a los conductores de ésta dependencia del Ministerio, que una vez
utilizada la Orden de Movilización, dentro de los cinco días hábiles, entreguen
este formulario en Secretaría, para su registro y archivo estableciendo fecha de
emisión y secuencia numérica, lo cual permitirá el control posterior.
Órdenes de Movilización con vigencia superior a cinco días
Se emitieron Órdenes de Movilización por un período superior a los 5 días hábiles
para utilizar los vehículos oficiales que se encuentran en la Subsecretaría del
Litoral, hecho que se produjo para dar cumplimiento con el estado de emergencia
decretado por el señor Presidente de la República para varias provincias de la costa
y los automotores debían trasladar a funcionarios que tenían que asistir a reuniones
de trabajo en diferentes ciudades de esa región.
Recomendaciones
A la Subsecretaria del Litoral
16. Instruirá por escrito a los Conductores de los vehículos de la Subsecretaría del
Litoral, sobre la obligación que tienen de verificar que las Órdenes de
Movilización o Salvoconductos, contengan todos los datos, de acuerdo a lo que
establece el artículo 6 del Reglamento de Control de Vehículos vigente, y a las
disposiciones que constan en el anverso del mismo documento.
En caso de existir alguna novedad en las Órdenes de Movilización,
comunicarán inmediatamente a la Secretaria de la Subsecretaría del Litoral,
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
para que tome los correctivos oportunos, evitando problemas con los
organismos de control.
Falta de Controles en la Subsecretaría del Litoral
Las autoridades de la Subsecretaría del Litoral, no han impartido instrucciones por
escrito que contengan entre otros aspectos: la obligación de implantar el uso de
formularios, control en la asignación de combustibles y lubricantes, recepción de los
repuestos cambiados y enviar los automotores a talleres calificados, en
consecuencia no existió información que permita realizar el control posterior sobre
estos procesos.
Recomendaciones
A la Subsecretaria del Litoral
17. Dispondrá a la Secretaria de la Subsecretaría del Litoral, solicite al Líder de
Microproceso de Transportes los formularios denominados HOJA DE VIDA DE
REPARACIONES Y ACCESORIOS DE VEHÍCULOS, en el que registrará todos
los datos del vehículo, lo que facilitará conocer su historial y permitirá realizar un
control posterior adecuado sobre estos procesos.
A la Secretaria de la Subsecretaría del Litoral
18. Dispondrá a los Conductores, que para realizar un mantenimiento o reparación
del vehículo, soliciten por escrito detallando el trabajo que requiere realizarse,
documento que será autorizado por la autoridad competente y asignado a una
mecánica automotriz calificada por el Ministerio de Finanzas, que preste los
servicios en la ciudad de Guayaquil.
19. Conjuntamente con el Conductor, recibirán los repuestos cambiados en la
mecánica automotriz, procedimiento previo a continuar con el trámite pertinente
para el pago de la planilla.
20. Será responsable de asignar el combustible para los vehículos de la
Subsecretaría del Litoral, considerando el rendimiento de kilómetros por galón,
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
según la marca del vehículo, año de fabricación y cilindraje del motor (conforme
a la recomendación 4 de este informe).
Se emitió Orden de Movilización sin restricciones
Se emitió Orden de Movilización sin restricciones y por un período de tiempo mayor
a 5 días hábiles, incumpliéndose lo que disponen los artículos 3 y 6 del Reglamento
de utilización, mantenimiento, movilización, control y determinación de
responsabilidades de los vehículos del sector público, emitido por la Contraloría
General del Estado.
Recomendación
Al Subsecretario Administrativo
21. Emitirá Órdenes de Movilización observando las disposiciones legales vigentes
y controles internos para los desplazamientos de rutina y las comisiones de
servicios.
Reparaciones de vehículos en talleres no calificados
Las reparaciones de los vehículos de placas PEM-524 y PEM-529, se realizaron en
talleres mecánicos no calificados como proveedores del Ministerio de Finanzas,
debido a que el ex y actual Subsecretario Administrativo, no han dispuesto a la
Subsecretaria del Litoral, obtenga cotizaciones y verifique que los talleres
mecánicos donde se repararen los vehículos, se encuentren calificados como
proveedores en el Ministerio de Finanzas y que presten sus servicios en la ciudad
de Guayaquil.
Recomendaciones
A la Subsecretaria del Litoral
22. Solicitará a los talleres mecánicos que prestan servicios de reparación y
mantenimiento a los vehículos de la Subsecretaría del Litoral, que se califiquen
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
como proveedores en la Coordinación de Recursos Materiales y Servicios de
Seguridad, del Ministerio de Finanzas.
23. Dispondrá a los conductores de los vehículos, obtengan tres cotizaciones de
diferentes talleres mecánicos del trabajo a efectuarse, y remita al Subsecretario
Administrativo, quien previa a la autorización de la reparación del vehículo
seleccionará la oferta que más convenga a los intereses institucionales, que
consten en la lista de proveedores calificados en el Ministerio de Finanzas y que
presten los servicios en la ciudad de Guayaquil.
Personal contratado en la Subsecretaría del Litoral cumple otras funciones
En la Subsecretaría del Litoral, se determinó que un servidor contratado como
“Técnico A” realizó funciones de Conductor, situación que genera que funcionarios
contratados para que realicen determinadas actividades, por la necesidad cumplan
otras labores.
Recomendación
A la Subsecretaria del Litoral
24. Dispondrá a la persona que cumple labores de conductor con la denominación
de Técnico A, realice las actividades propias de su contrato y para futuras
contrataciones considere de manera previa las reales necesidades de la
Institución.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
INFORME : EXAMEN ESPECIAL AL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE
ESPECIES FISCALES VALORADAS EN LA SUBSECRETARÍA
DE TESORERÍA DE LA NACIÓN DEL MINISTERIO DE
FINANZAS
DEPENDENCIA SUBSECRETARÍA DE LA NACIÓN
AREA ESPECIES FISCALES VALORADAS
PERÍODO 01-01-2007 AL 31-12-2007
INF. No. AI-08-09-06
Retroinformación de la comercialización de las Especies Fiscales Valoradas
no es confiable
De la muestra analizada, se determinó que tres entidades encargadas de
comercializar las especies fiscales valoradas, no remiten en forma oportuna la
documentación de la comercialización, por cuanto el Reglamento Sustitutivo al
Reglamento de Impresión de especies valoradas, no contiene disposiciones que
obliguen a las entidades encargadas de vender las especies valoradas, a reportar al
Área de especies fiscales valoradas de esta Institución la información respecto a su
comercialización, determinándose que lo hacen con un tiempo de retraso de hasta
un año, lo que impide conocer con certeza que los saldos contables de las
especies valoradas sean reales.
Recomendación
A la Ministra de Finanzas
1. Dispondrá a la Subsecretaria General Jurídica Ministerial, viabilice el proyecto
de Decreto Ejecutivo que se encuentra pendiente para la expedición del
Reglamento al Artículo 11 de la Ley para la Promoción de la Inversión y la
Participación Ciudadana, documento que constituye base fundamental, para la
reglamentación de la comercialización de las especies fiscales valoradas.
No se efectúan constataciones físicas de las especies fiscales valoradas en
las dependencias comercializadoras
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
La ausencia de una normativa en la Subsecretaría de Tesorería de la Nación, que
obligue a ésta efectuar constataciones físicas de las especies fiscales valoradas en
las entidades comercializadoras, impide determinar el movimiento de las especies
fiscales valoradas entregadas, comercializadas, existencias físicas y saldos
monetarios en las mencionadas entidades.
Recomendaciones
A la Ministra de Finanzas
2. Dispondrá al Coordinador del Proyecto SIGEF, que en la implementación del
Módulo de Inventario de Activos Fijos Interfaz Compras Ecuador y Especies
Fiscales a ejecutarse en el período 2008-2009, incorpore funcionalidades que
alimenten la información sobre los ingresos, egresos y saldos de las especies
fiscales valoradas que se mantienen en el Área de Especies Fiscales y en cada
una de las entidades comercializadoras, lo que permitirá contar con información
centralizada y oportuna para la toma de correctivos inmediatos.
A la Ministra de Finanzas
3. Dispondrá a la Subsecretaria General Jurídica Ministerial, incluya en el
Proyecto de Decreto Ejecutivo que contiene el Reglamento al artículo 11 de la
Ley Para la Promoción de la Inversión y la Participación Ciudadana, un artículo
que faculte al Ministerio de Finanzas, realizar constataciones físicas de las
especies fiscales valoradas en las entidades encargadas de comercializar estos
activos, lo que permitirá conocer en forma inmediata el movimiento y los saldos
en unidades físicas y monetarias de las especies fiscales valoradas.
Al Subsecretario Administrativo
4. Dispondrá al Coordinador Financiero Institucional, que en conjunto con el Jefe
del Área de especies fiscales de la Subsecretaría de Tesorería de la Nación,
realicen verificaciones físicas por lo menos una vez al año de los saldos de las
especies fiscales recibidas del Instituto Geográfico Militar, a fin de determinar
que la información proporcionada refleje saldos reales.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
No se ha automatizado la Administración de las Especies Fiscales Valoradas
Las Coordinaciones del Proyecto SIGEF y Tecnología Informática del Ministerio de
Finanzas, dieron prioridad al funcionamiento de los sistemas pago de nómina y de
gestión financiera del Gobierno Central, por lo que no han atendido los
requerimientos de la Subsecretaría de Tesorería de la Nación, en la elaboración de
un Programa para especies fiscales valoradas, aspecto que impide conocer el
movimiento de las especies fiscales valoradas desde su emisión, distribución y
comercialización.
Recomendación
A la Ministra de Finanzas
5. Dispondrá al Coordinador General del Proyecto SIGEF, en conjunto con la
Coordinación de Tecnología Informática, desarrollen e implanten el Módulo de
Inventario y Activos Fijos, Interfaz Compras Ecuador y Especies Fiscales que
consta en el Plan Estratégico para el período 2008-2009, con los respectivos
Manuales de Procesos y Procedimientos Integrados con el SIGEF, definiendo
los alcances, estándares, arquitectura tecnológica a utilizarse y su ámbito de
aplicación, lo que permitirá conocer el movimiento de las especies fiscales
valoradas desde su emisión hasta la comercialización y el adecuado registro y
control en los estados financieros.
Procedimientos complejos para la impresión de Especies Fiscales Valoradas
El Reglamento al Decreto 014, de Emisión de Especies Valoradas por el Instituto
Geográfico Militar, que consta en Acuerdo Ministerial 68, publicado en Registro
Oficial 92 de 1967-03-27, no está actualizado, ocasionando que los trámites no
sean directos entre el Organismo Emisor y la Coordinación de Transferencia de
Recursos Financieros de la Subsecretaría de Tesorería de la Nación, además de
ocasionarse demoras en los procesos administrativos precontractuales desde el
inicio del proceso con la solicitud de impresión hasta la elaboración del Acuerdo
Ministerial y Contrato de Impresión de Especies Fiscales, se han demorado hasta
288 días calendario.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
Recomendaciones
A la Ministra de Finanzas
6. Dispondrá la conformación de una comisión integrada por los Subsecretarios de
Tesorería de la Nación, General Jurídica y Administrativa o sus delegados, a fin
de proponer al Ejecutivo se modifique el Reglamento al Decreto Legislativo 014
para la emisión de especies valoradas, considerando los cambios que el
proceso de contratación ha sufrido por la Ley Orgánica del Sistema Nacional de
Contratación Pública, lo que permitirá mantener armonía entre la legislación
general básica y la secundaria interna que norman el procedimiento de
contratación, impresión, negociación y control de las especies fiscales
valoradas.
7. Dispondrá a los Subsecretarios de Tesorería de la Nación, Administrativo y
General Jurídica Ministerial, busquen mecanismos de solución tendientes a
reducir tiempos y recursos en los procesos de contratación e impresión de
especies fiscales y las comunicaciones que se originan en la Subsecretaría de
Tesorería de la Nación por especies fiscales, sean remitidas directamente a las
Unidades que intervienen en el proceso, con copia a la Subsecretaría
Administrativa para su conocimiento.
Administración de Especies Fiscales Valoradas carece de un Manual de
Procedimientos
La Coordinación de Transferencias de Recursos Financieros de la Subsecretaría
de Tesorería de la Nación, administra las especies fiscales valoradas en base a la
costumbre, iniciativa y profesionalismo de los funcionarios designados, sin que
cuente con un Manual de Procedimientos, situación que no permitió emitir políticas
al interior de esta Cartera de Estado, para el control y administración adecuada de
las especies fiscales valoradas.
Recomendación
El Subsecretario Administrativo
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
8. Dispondrá al Jefe de la Unidad de Desarrollo Institucional de la Coordinación de
Recursos Humanos, conjuntamente con la Coordinadora de Recursos
Materiales y Servicios de Seguridad, preparen un Manual de Procedimientos
que contemple en forma detallada, las actividades que deben cumplir los
funcionarios a cargo de la administración y custodia de las especies fiscales
valoradas, cuidando de asignarles sus actividades bajo la responsabilidad de
una Coordinación específica. Documento que será instrumento indispensable
para el control, administración y funcionamiento adecuado del área responsable
de las especies fiscales valoradas.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
INFORME : EXAMEN ESPECIAL AL PROCESO DE VIÁTICOS,
ADQUISICIÓN Y USO DE PASAJES AÉREOS NACIONALES E
INTERNACIONALES
DEPENDENCIA SUBSECRETARÍA ADMINISTRATIVA
AREA PROCESO DE VÍTICOS, ADQUISICIÓN Y USO DE PASAJES
AÉREOS NACIONALES E INTERNACIONALES
PERÍODO 01-01-2007 AL 31-12-2007
INF. No. AI-08-10-06
Acuerdos Ministeriales de autorización de comisión de servicios al exterior,
fueron expedidos con posterioridad a su cumplimiento
El oficio solicitando la autorización para el viaje no ingresa con la debida
oportunidad a la Secretaría General de la Administración Pública de la Presidencia
de la República y no se comunica de este particular a la Subsecretaría
Administrativa de esta Cartera de Estado, a fin de que disponga se elabore el
Acuerdo Ministerial, lo que ocasiona que varias comisiones al exterior se hayan
realizado sin contar con los Acuerdos Ministeriales, Decreto o Resolución según el
caso.
Recomendación
Al Subsecretario Administrativo
1. Dispondrá al Coordinador de Recursos Humanos prepare el informe y el oficio
dirigido a la Secretaría General de la Administración Pública de la Presidencia
de la República, con la debida anticipación y enmarcado en las disposiciones
legales, a fin de que los Acuerdos Ministeriales, se legalicen previo al
cumplimiento de las comisiones al exterior.
La Coordinación de Recursos Humanos no ha verificado los datos de las
declaraciones juramentadas para la cancelación de viáticos por residencia
El titular de la Coordinación de Recursos Humanos de este Portafolio en el año
2007, no designó por escrito a un funcionario para que realice procedimientos
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
adicionales a fin de verificar que la información constante en las declaraciones
juramentadas presentadas por los funcionarios del nivel jerárquico superior sea
verídica, lo que ha ocasionó que el informe se prepare sin previa verificación del
domicilio, incumpliendo lo que establece la Resolución emitida por la Secretaría
Nacional Técnica de Desarrollo de Recursos Humanos y Remuneraciones del
Sector Público SENRES.
Recomendación
Al Coordinador de Recursos Humanos
2. Designará por escrito a un funcionario de esta Coordinación, a fin de que realice
procedimientos adicionales que le permitan verificar que la información
constante en las declaraciones juramentadas presentadas por los funcionarios
del nivel jerárquico superior de esta Cartera de Estado sea verídica, con el fin
de emitir el informe complementario previo al pago del viático por residencia.
Inconsistencia del concepto del gasto en la certificación de fondos
El formulario denominado trámite de desembolso que se utiliza para la certificación
de fondos 0985 de 2007-03-30, presentó inconsistencia en los términos utilizados,
por cuanto se transcribió las expresiones constantes en el oficio de pedido, sin
completar la explicación del objetivo del egreso, lo que ocasionó que las
transacciones no se encuentren claramente identificadas.
Recomendación
A la Coordinadora de Recursos Materiales
3. Dispondrá al funcionario responsable de elaborar el formulario de trámite de
desembolso consigne la información en el documento, manteniendo
consistencia en la terminología de acuerdo al concepto del egreso, de tal forma
que la certificación de fondos proporcione información correcta y confiable.
Falta de información en los registros para el control de pasajes aéreos
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
La Coordinación de Recursos Materiales y Seguridad no ha implantado un
adecuado registro para un mejor control en la entrega de pasajes a las autoridades
y funcionarios del Ministerio de Finanzas, lo que ha ocasionado que la información
presentada no sea completa, confiable y dificulten el control posterior.
Recomendaciones
A la Coordinadora de Recursos Materiales y Seguridad
4. Comunicará mediante oficio circular a las autoridades y funcionarios del
Portafolio, que cuando se produzcan cambios en la utilización de los pasajes
aéreos internos o externos, como pueden ser los casos de pasajes devueltos,
endosados a otras personas, postergación de viajes al exterior y otros,
comuniquen directamente a la Coordinación de Recursos Materiales y
Seguridad para su registro y control correspondiente.
Al Subsecretario Administrativo
5. Dispondrá al Coordinador de Recursos Materiales y Seguridad, que
conjuntamente con los funcionarios encargados del control de la entrega de
pasajes aéreos nacionales e internacionales, proporcionen la información que el
Coordinador de Tecnología Informática requiera para diseñar un programa que
facilite el control de los mismos.
6. Dispondrá al Coordinador de Tecnología Informática, que a base de la
información obtenida en la recomendación 5 que antecede, elabore e implante
el programa que permita proporcionar información oportuna y confiable sobre
los pasajes aéreos nacionales e internacionales emitidos, devueltos,
endosados a otras personas y utilizados en las comisiones de servicios de
autoridades y funcionarios de esta Cartera de Estado.
No se ubicó pases a bordo de las comisiones de servicios al interior del país
Varios comprobantes de transferencias de recursos a las cuentas de las
autoridades y funcionarios del Ministerio que viajaron en comisión de servicios al
interior del país en el año 2007, no contienen los pases a bordo de las comisiones
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
realizadas, lo que no permite determinar si los pasajes aéreos utilizados en las
comisiones previstas para los funcionarios del Portafolio, están de acuerdo a las
fechas constantes en el formulario de solicitud de viáticos.
Recomendación
Al Coordinador Financiero Institucional
7. Dispondrá por escrito al funcionario encargado de efectuar el control de los
justificativos, verifique que los pases a bordo y más documentación de respaldo
se encuentren adjuntos a los comprobantes de transferencias de recursos
financieros para comisiones de servicios, lo que permitirá su control posterior; y,
8. Que proceda a realizar la reliquidación de las comisiones efectuadas por la
Subsecretaria del Litoral correspondiente al período comprendido entre el
2007-05-14 y el 2007-05-16 y el 2007-07-03 y el 2007-07-06, a fin de recuperar
los valores pagados en más.
Cargo de nivel superior es ubicado en una escala de inferior jerarquía
La disposición de la Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de
Unificación y Homologación de las Remuneraciones del Sector Público LOSCCA,
ubica en el nivel jerárquico superior al Secretario General, mientras que en la
Resolución de la Secretaría Nacional Técnica de Desarrollo de Recursos Humanos
y Remuneraciones del Sector Público SENRES lo encasilla en el nivel operativo
grado 14, ocasionando que el mencionado cargo se encuentre subvalorado en el
monto de su beneficio.
Recomendación
A la Ministra de Finanzas
9. Pondrá en conocimiento de la Secretaría Nacional Técnica de Desarrollo de
Recursos Humanos y Remuneraciones del Sector Público SENRES, la
inconsistencia detectada, a fin de que se efectúe el análisis correspondiente y
se emita una resolución encuadrando su ubicación en el contenido de la ley.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
Se aplicó el reglamento interno de viáticos del Ministerio de Economía y
Finanzas a los miembros de la seguridad de la máxima autoridad
Se aplicó el Reglamento Interno de viáticos del Ministerio de Economía y Finanzas,
a los miembros de la seguridad de la máxima autoridad, los que por su función
debieron desplazarse del sitio habitual de trabajo a otras provincias del país, sin
considerar el Reglamento Interno de la Policía Nacional.
Recomendación
Al Subsecretario Administrativo
10. Dispondrá al Coordinador Financiero Institucional, que cuando exista
movilización del personal de la seguridad del Señor Ministro en calidad de
comisión, se considere para el pago de viáticos los valores constantes en el
Reglamento Interno de la Policía Nacional.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
INFORME : EXAMEN ESPECIAL A LOS ARCHIVOS DEL MINISTERIO DE
FINANZAS
DEPENDENCIA MINISTERIO DE FINANZAS
AREA ARCHIVOS
PERÍODO 01-01-2007 AL 31-12-2007
INF. No. AI-08-11-06
Seguimiento de Recomendaciones
La ubicación orgánica de la Secretaría General en la estructura del Ministerio de
Finanzas y la falta de una unidad de Archivo Central dependiente de ella, no le
permite liderar el proceso documentario y archivístico Institucional.
Recomendaciones
A la Ministra de Finanzas
1. Dispondrá a los Subsecretarios que tienen bajo su competencia la aplicación de
las recomendaciones que fueron incumplidas de manera parcial, tomen las
acciones que permitan su cumplimiento.
La estructura organizacional del Ministerio de Finanzas, dificulta la
administración centralizada de los documentos
La ubicación orgánica de la Secretaría General en la estructura del Ministerio de
Finanzas y la falta de una unidad de Archivo Central dependiente de ella, no le
permite liderar el proceso documentario y archivístico Institucional.
Recomendación
A la Ministra de Finanzas
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
2. Dispondrá al Subsecretario Administrativo y al Presidente del Comité de Gestión
de Desarrollo Institucional, que en la reestructura del Ministerio, ubique a la
Secretaría General en el nivel jerárquico que le permita asumir el liderazgo
normativo, técnico y procedimental para organizar, administrar y supervisar el
Sistema de Documentación y Archivos del Ministerio.
Al Subsecretario Administrativo
3. Dispondrá al Coordinador de Recursos Humanos, previo estudio prepare el
informe técnico que justifique crear la unidad de Archivo Central dentro de la
Secretaría General, a fin de que forme parte de la estructura organizacional del
Portafolio.
El Ministerio de Finanzas no cuenta con un Sistema Integral de
Administración de Documentación y Archivos
El Ministerio de Finanzas no cuenta con un Sistema Integral de Administración de
Documentación y Archivos, ocasionando que las diferentes unidades
administrativas que lo conforman, mantengan los documentos a su criterio, hecho
que pone en riesgo la conservación y disponibilidad de la información.
Recomendaciones
A la Ministra de Finanzas, dispondrá
Al Secretario General
4. Desarrolle e implemente un Sistema Integral de Administración Documentaria y
Archivos para el Ministerio de Finanzas, considerando el paulatino cambio a un
Sistema de Gestión Electrónica de Documentos.
Para ello deberán contar con asistencia técnica que involucre al personal del
Ministerio, capacitado en archivos en los últimos años, con el fin de que cuando
se termine la implantación del proyecto, éste personal pueda continuar con el
mantenimiento y mejoramiento continuo del sistema. El que deberá contener,
entre otros aspectos:
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
- El diseño general del archivo o arquitectura conceptual del sistema, que
considere todos los documentos de la institución, desde su generación o
recepción hasta la destrucción o su paso a la situación de conservación
indefinida.
- El Reglamento Interno de Documentación y Archivos
- Manual de Procedimientos Administrativos en el que se especifiquen las
normas generales y los pasos a seguir por cada unidad en el área de
documentación y archivo, incluyendo las actividades administrativas,
técnicas e informáticas y los formularios a utilizar
5. Hasta que se desarrolle e implante el Sistema de Archivos, lidere y coordine un
proceso normalizador del sistema documental sobre la realidad existente en el
Ministerio. Para ello entre otros mecanismos se puede considerar la
conformación de comisiones en cada Subsecretaría, a fin de que organicen
todos los archivos existentes. Las comisiones deberán estar conformadas por
funcionarios de cada área que conozcan de las actividades que se realizan, de
procedimientos legales y al menos uno capacitado en materia archivística, quien
deberá liderar el proceso.
Cada comisión, entre otros aspectos, deberá realizar las siguientes actividades
y presentar un informe escrito al Secretario General con copia al Subsecretario
del área, con el detalle del trabajo realizado, los resultados obtenidos y los
correspondientes anexos:
- Detallar la documentación producida y recibida por cada unidad
administrativa.
- Determinar los flujos y circulación interna de los documentos.
- Identificar los trámites que producen duplicación de documentos
- Conformar los expedientes y series documentales.
- Inventariar los documentos existentes.
- Determinar el valor de uso de los documentos, aplicando criterios legales,
administrativos e investigativos.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
Se debe planificar las actividades para la implementación del sistema de
documentación y archivos
Los planes del Ministerio de Finanzas no contienen actividades para desarrollar e
implementar el Sistema Integral de Documentación y Archivos, por lo que no se
dispone de uno que permita armonizarlos e integrarlos.
Recomendaciones
A la Ministra de Finanzas, dispondrá
Al Subsecretario General de Coordinación
6. Que mientras se da cumplimiento con el Acuerdo 164-2008 emitido por la
SENPLADES el 2008-07-31, disponga al Coordinador de Fortalecimiento
Institucional que en forma conjunta con el Secretario General y Subsecretarios,
consideren en la planificación estratégica y plurianual, objetivos que permitan
desarrollar e implantar el Sistema Integral de Documentación y Archivo en el
Ministerio de Finanzas.
Al Secretario General
7. Elabore el Plan Operativo Anual, considerando los objetivos definidos en la
recomendación anterior y fijando metas y actividades que permitan el desarrollo
e implantación del Sistema Integral de Documentación y Archivos.
A los Subsecretarios
8. En coordinación con el Secretario General fijen objetivos y metas para organizar
los archivos y los incluyan en los planes operativos de cada unidad, lo que
facilitará estandarizarlos e integrarlos al Sistema General.
El Ministerio de Finanzas no ha iniciado un proceso de digitalización de la
documentación a nivel institucional
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
No se ha programado con visión integral e institucional, el desarrollo de un proceso
de digitalización de los documentos para el Ministerio de Finanzas, lo que impide la
integración y centralización del manejo de los documentos del Portafolio.
Recomendaciones
A la Ministra de Finanzas, dispondrá
Al Subsecretario General de Coordinación y Secretario General
9. Incluyan en la planificación operativa de la Secretaría General, las actividades a
desarrollar para efectuar la conversión del archivo documental en papel a un
Sistema de Gestión Electrónica de Documentos del Ministerio, para lo cual
entre otros aspectos considerará lo siguiente:
- Normalizar el sistema documental existente en cada una de las unidades
administrativas del Ministerio, sugerida en la Recomendación 5 de éste
informe, a fin de sentar las bases de la transición y preservar la
documentación histórica de la Institución.
- Seleccionar el programa informático que mejor se adapte a las
necesidades del Portafolio y a los requisitos establecidos en el sistema
documental.
- Definir los equipos adecuados a la infraestructura informática y de
comunicaciones.
- Adaptar la aplicación informática según las características del sistema de
información documental.
- Implantar el nuevo sistema de gestión electrónica de documentos y formar
al personal en la nueva cultura archivística.
A la Subsecretaria de Crédito Público
10. Solicite el asesoramiento de la Secretaría General para concluir la organización
y estandarización de los archivos de la Subsecretaría de Crédito Público.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
11. Amplíe el proceso de digitalización hacia los documentos de las fases de
desembolso y pago de la deuda, a fin de centralizar la información de cada
préstamo y facilitar la verificación posterior.
El proceso de gestión de trámites en el Ministerio de Finanzas, no es
controlado por la Secretaría General
No se ha implantado un Sistema Informático para el control de la Gestión de
Trámites, que involucre a todas las unidades administrativas que conforman el
Ministerio de Finanzas, a fin de que permita a la Secretaría General conocer el
estado del proceso en forma inmediata, para informar a las autoridades y usuarios,
aspecto que afecta la eficiencia en la gestión institucional.
Recomendaciones
A la Ministra de Finanzas, dispondrá
Al Subsecretario Administrativo y Secretario General
12. Realicen el proceso de contratación e implantación del nuevo Sistema
Informático, para el control de la Gestión de Trámites del Ministerio de
Finanzas, cuidando:
i. Que se realicen los estudios técnicos necesarios para garantizar que el
nuevo sistema cumpla con los requerimientos y necesidades de la entidad,
los que de manera previa deberán ser establecidos por la Secretaría
General.
ii. Que el Ministerio provea la base tecnológica requerida para la implantación
y funcionamiento en todas las unidades que conforman el Portafolio, hecho
que deberá ser analizado e informado por la Coordinación de Tecnología
Informática.
iii. Que el nuevo sistema disponga de las condiciones de seguridad,
perdurabilidad y reproducción de la información y cubra todas las áreas de
circulación de la correspondencia hasta su atención y archivo, a fin de
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
facilitar su retroalimentación, producción de reportes de salida de acuerdo a
las necesidades de los diferentes niveles de autoridad y un Terminal para
información de los usuarios, aspectos que deberán ser verificados por la
Coordinación de Tecnología Informática.
iv. Que con la participación de las autoridades y usuarios operativos, se realice
una prueba de aceptación, luego de una etapa en paralelo y la empresa
proveedora presente un plan de implementación, que considere entre otros:
a. Adecuación de los nuevos sistemas
b. Mantenimiento
c. Capacitación
Al Subsecretario Administrativo y General de Coordinación
13. Para la entrega-recepción del Sistema de Gestión de Trámites, dispongan la
participación de la Coordinación de Tecnología Informática y de la Secretaría
General, a fin de que verifiquen el cumplimiento de las especificaciones y
características determinadas en el contrato y obtengan la información y
documentación del sistema, que posteriormente les permita realizar el
mantenimiento y mejoramiento del mismo.
Al Subsecretario Administrativo
14. Asigne la administración del Sistema de Gestión de Trámites a la Secretaría
General, por ser de su competencia.
A los Subsecretarios
15. Dispongan a los coordinadores de cada subsecretaría, exijan al personal
encargado del registro y control de ingreso y salida de la correspondencia,
presenten periódicamente un informe de los trámites pendientes y tomen las
acciones correctivas oportunas.
Falta de definición de las categorías de archivos que deben existir en el
Ministerio
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
No se han categorizado los archivos que deben existir en el Ministerio de Finanzas,
ni se han designado por escrito los responsables en los archivos existentes, dando
lugar a duplicación o ausencia de documentos.
Recomendaciones
A la Ministra de Finanzas, dispondrá
Al Secretario General
16. Determine en coordinación con los Subsecretarios del Portafolio las categorías
de archivos que deben existir en cada una de las Subsecretarías que conforman
el Ministerio y las incorpore al Sistema Integral de Administración Documentaria
y Archivos.
17. Supervise la implementación de las categorías de archivos, solicite la dotación
de espacio físico necesario, mobiliario, materiales y seguridades para su
funcionamiento.
18. Coordine con las autoridades de las diferentes unidades administrativas del
Ministerio de Finanzas, la designación escrita de los responsables de sus
archivos, las que deberán ser comunicadas a la Coordinación de Recursos
Humanos, a fin de que las avalicen, cuidando la idoneidad del funcionario
nominado y se mantenga control en caso de registrarse movimientos del
personal.
19. Solicite al Subsecretario Administrativo imparta eventos de capacitación en
materia archivística, a los funcionarios designados para la administración de los
archivos del Portafolio, a fin de que desempeñen sus labores de manera
técnica.
No se ha elaborado una tabla de plazos de conservación documental
No se ha elaborado una Tabla de Plazos de Conservación Documental,
fundamentada en una valoración que de acuerdo al contenido y propósito de los
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
documentos, aplique criterios legales, administrativos e investigativos, ocasionando
que se eliminen documentos de manera indistinta, sin análisis de su contenido o de
períodos de retención de los mismos.
Recomendaciones
A la Ministra de Finanzas, dispondrá
Al Subsecretario General de Coordinación
20. Coordine y lidere la conformación y funcionamiento de un comité para la
elaboración de la Tabla de Conservación de Documentos.
A los Subsecretarios
21. Designen un funcionario de cada área, que conozca la materia de que tratan los
documentos, para que conforme el Comité de elaboración de la Tabla de Plazos
de Conservación Documental Institucional, el que determinará previamente el
valor de uso de los documentos, aplicando criterios legales, administrativos e
investigativos.
Al Secretario General
22. Instruya por escrito al personal del Ministerio, la prohibición de destruir o
eliminar documentos de los archivos sin conocimiento previo de la Secretaría
General.
Al Subsecretario Administrativo
23. Disponga al Coordinador de Recursos Humanos que de manera conjunta con el
Secretario General elaboren las normas y procedimientos que se deben aplicar
una vez que los documentos han cumplido los plazos de conservación y los
incorporen al Reglamento Interno y Manual de Procedimientos que se sugiere
en la recomendación 4
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
No se ha definido la documentación, registros y archivos básicos, que deben
sustentar las operaciones que realiza el Portafolio
No se ha definido la documentación básica a generar y recopilar, para soportar los
procesos, el número de copias y su distribución, los registros contables,
estadísticos o administrativos y los documentos e información electrónica que se
debe almacenar, hecho que dificulta la verificación y control posterior.
Recomendaciones
A la Ministra de Finanzas, dispondrá
24. A los Subsecretarios que una vez definida la nueva estructura del Ministerio,
con la asistencia de la Coordinación de Recursos Humanos y la participación de
los funcionarios conocedores de los procesos que se cumplen en cada
subsecretaría del Portafolio, realicen un estudio pormenorizado de cada uno de
los productos y operaciones y definan los documentos y registros básicos que
deben recopilar y generar para sustentarlos, limitando el número de ejemplares
al estrictamente necesario.
25. Al Subsecretario Administrativo, disponga al Coordinador de Tecnología
Informática:
a. Que en coordinación con los administradores y usuarios de los sistemas
informáticos implantados en el Portafolio, definan los reportes que se deben
generar, el número de copias y la periodicidad de su emisión, a fin de que
luego de cumplir su gestión, sean debidamente archivados para sustentar
las operaciones. De forma similar efectuaran un análisis de los archivos
magnéticos y definirán los mecanismos para garantizar la conservación de
la información.
b. Efectúe un análisis de la conveniencia y necesidad de implementar un
sistema de firmas electrónicas y mensajes de datos para el Portafolio. Del
trabajo realizado y los resultados obtenidos le presentarán un informe
documentado, con las recomendaciones del caso a fin de que a base de ello
se tome la decisión de implementarlo.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
Al Subsecretario General de Coordinación, disponga:
26. Al Secretario General la conformación de un Archivo Histórico, que conserve
documentos e información, relacionada con la evolución y los hechos más
importantes que han marcado la vida institucional, documentación que podría
formar parte del Archivo Pasivo del Ministerio para proporcionar información útil
en la investigación.
27. Al Coordinador de Fortalecimiento Institucional, instruya a los Subsecretarios y
Coordinadores la obligación de documentar los procesos de planificación
estratégica, plurianual y operativa de sus unidades y conformar archivos
específicos que centralicen los documentos generados y recopilados en las
actividades de programación, ejecución y evaluación. Para ello determinará los
documentos y registros básicos
No se ha dispuesto la conformación de expedientes y series documentales
No se han emitido instrucciones escritas para la conformación de expedientes que
agrupen documentos relacionados con un mismo asunto, trámite o proyecto, regulen
su organización y establezcan las medidas de seguridad para garantizar la
integridad de los mismos, hecho que dificulta conocer antecedentes y decisiones
sobre determinado asunto y retarda la verificación posterior.
Recomendaciones
A la Ministra de Finanzas, dispondrá
28. A los Subsecretarios, responsabilicen por escrito a los Coordinadores y Analistas
encargados de cumplir actividades que requieren la preparación de expedientes,
ordenen los documentos que reciben y generan en el proceso, numeren las
hojas que conforman el expediente y entreguen por escrito al Archivo, una vez
concluido su trabajo.
Al Subsecretario Administrativo
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
29. Dispondrá al Coordinador de Recursos Humanos que de manera conjunta con el
Secretario General, preparen las normas y procedimientos que guíen la
conformación de expedientes y series documentales y los incorporen al
Reglamento Interno y Manual de Procedimientos de Documentación y Archivos,
que se sugiere en la recomendación 4.
Al Subsecretario General Jurídico, dispondrá
Al Coordinador de Patrocinio
30. Elabore un proyecto de Reglamento Interno sobre Arreglo de Procesos, que
regule y guíe de manera específica las actuaciones de los abogados, en la
conformación de los expedientes de los juicios, cuidando que entre otros
aspectos contenga lo siguiente:
a. Cada abogado organizará y mantendrá bajo su responsabilidad, los
expedientes que contengan los documentos generados y recopilados en el
trámite de cada juicio asignado.
b. Cuando haya concluido el proceso, cada abogado deberá numerar los folios
de cada expediente y entregar por escrito al Archivo General.
c. Si por cualquier razón un abogado deba ausentarse temporal o
definitivamente de la función, entregará mediante inventario suscrito por las
partes, al funcionario que designe su jefe inmediato para reemplazarlo en la
continuación del trámite.
31. Elabore un inventario de los juicios, clasificándolos en activos y pasivos. Los
activos disponga a cada abogado responsable de su defensa, recupere los
documentos del Archivo General y los mantenga bajo su responsabilidad hasta
la conclusión de los mismos. Los pasivos o concluidos entregue mediante acta
al Archivo General.
A la Subsecretaria de Crédito Público
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
32. Dispondrá la localización de los documentos faltantes en los expedientes de la
contratación de la deuda pública externa, para ello se recurrirá a los archivos del
Ministerio de Finanzas y de otras entidades que forman parte del proceso de
endeudamiento.
33. Definirá por escrito los documentos básicos que deben sustentar las
operaciones de contratación de la deuda pública externa y el orden que deben
mantener en el expediente, incluyendo un índice.
34. Una vez aplicados estos procedimientos, dispondrá la numeración de los folios
que conforman cada expediente y la elaboración del inventario.
Espacios físicos inadecuados se los utiliza para archivos del Ministerio de
Finanzas
Los locales asignados para los archivos del Ministerio de Finanzas no son
adecuados, carecen de espacio y condiciones físicas de iluminación, ventilación,
limpieza, mobiliario, materiales y seguridades para garantizar la conservación de los
documentos. La ubicación física tampoco es apropiada. Hecho que ocasiona
destrucción y pérdida de documentos.
Recomendación
A la Ministra de Finanzas, dispondrá
Al Subsecretario Administrativo
35. Disponga al Coordinador de Recursos Materiales y Seguridad, que
conjuntamente con el Secretario General, realicen una evaluación física de la
funcionalidad de las áreas asignadas a los archivos del Ministerio de Finanzas y
planteen soluciones para reubicarlos, en locales que reúnan las condiciones
apropiadas de espacio, ubicación geográfica, ventilación, iluminación,
seguridades, mobiliario, equipos y materiales. Cuidando que el traslado en los
casos necesarios, se realice en forma planificada, con la participación de los
funcionarios responsables de los documentos y con las medidas de seguridad
que garanticen la conservación de la información.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
La documentación pasiva del Portafolio se encuentra dispersa
La documentación pasiva del Ministerio de Finanzas no es administrada de manera
centralizada, ni se ha designado al personal responsable de su custodia,
ocasionando que se almacene en diferentes edificios sin orden ni protección.
Recomendaciones
A la Ministra de Finanzas, dispondrá
Al Subsecretario Administrativo
36. Provea de un local amplio y permanente para el funcionamiento del Archivo
Pasivo del Ministerio de Finanzas, a fin de que pueda centralizar la
documentación transferida de las unidades administrativas y archivos
descentralizados, luego de cumplir el tiempo de permanencia establecido en la
Tabla respectiva. Este local deberá:
a. Estar provisto del mobiliario, equipo y materiales que permitan organizar los
documentos de acuerdo a su procedencia y protegidos en cajas especiales
de retención.
b. Disponer de un área para la oficina de labores administrativas con los
equipos y materiales necesarios para el desarrollo de las actividades diarias.
c. Contar con un sistema de detección y extinción de incendios.
d. Estar ubicado en la planta baja a fin de que pueda soportar el peso de los
documentos y en lo posible cerca de las oficinas del edificio central del
Ministerio para facilitar su acceso.
37. Dispondrá al Coordinador de Recursos Humanos que conjuntamente con el
Secretario General, preparen las normas y procedimientos que regulen las
transferencias de la documentación pasiva y los incorporen al Reglamento
Interno y Manual de Procedimientos que se sugiere en la recomendación 4
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
Al Secretario General
38. Luego del cumplimiento de la recomendación 36, planificará adecuadamente el
traslado de los documentos al nuevo local asignado, actividad que la realizará
en coordinación con la Subsecretaría Administrativa, cuidando el orden,
integridad y manejo de los documentos.
39. Desarrollará e implantará un sistema para la organización, registro, manejo y
custodia de la documentación del Archivo Pasivo.
40. Programará la recopilación de la documentación pasiva existente en las
diferentes unidades administrativas del Ministerio, inicie la depuración de los
archivos y proceda la ubicación en el nuevo local.
Ausencia de un inventario actualizado de los documentos que conforman los
diferentes archivos del Portafolio
Los archivos del Ministerio no disponen de un inventario actualizado de los
documentos, hecho que impide conocer el acervo documental almacenado y
dificulta su ubicación física y entrega recepción.
Recomendación
Al Subsecretario Administrativo
41. Dispondrá al Coordinador de Recursos Humanos que conjuntamente con el
Secretario General, preparen las normas y procedimientos que obliguen e
instruyan a los custodios de los archivos a mantener un inventario actualizado de
los documentos almacenados bajo su responsabilidad y los incluyan en el
Reglamento Interno y Manual de Procedimientos de Documentación y Archivos
del Ministerio de Finanzas. Entre otros aspectos, deberán considerar que los
custodios inicien el registro de inventarios a partir del acta de entrega recepción
y continúen con las siguientes entregas o transferencias realizadas por los
funcionarios u otros archivos, aplicando un formato que de manera básica
contenga:
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
a. Número de registro
b. Fecha del documento
c. Descripción del contenido
d. Número de fojas adjuntas
e. Ubicación física
f. Observaciones
No se realizan adecuadas entregas-recepciones de los documentos
La entrega de documentos por parte de los funcionarios a los archivos y las
transferencias entre los activos y pasivos, no se realizan dejando constancia escrita
de la diligencia y con un inventario pormenorizado de los documentos, ocasionando
que la Secretaría General distraiga sus actividades propias para cumplir trabajos
que no le corresponden en el ordenamiento de la documentación recibida y
desconozca si ésta es completa.
Recomendaciones
A la Ministra de Finanzas, dispondrá
Al Subsecretario Administrativo
42. Que el Coordinador de Recursos Humanos conjuntamente con el Secretario
General, preparen las normas, procedimientos y formatos que guíen la entrega
recepción de documentos y registros, en los diferentes niveles del proceso de
documentación y archivos y los incluyan en el Reglamento Interno y Manual de
Procedimientos de Documentación y Archivos que se recomienda
A los Subsecretarios y Coordinadores:
43. Cuando el personal a su cargo ha sido removido de sus funciones de manera
temporal o definitiva o exista cambio de los custodios de los archivos, exijan el
cumplimiento inmediato del proceso de entrega- recepción de los documentos y
registros, mediante inventario firmado por el que entrega y recibe, dejando
constancia de las novedades encontradas en un acta que también deberá ser
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
firmada por los funcionarios entrante y saliente, el jefe inmediato y un delegado
de la Unidad de Archivo Central o Secretaría General, quienes participaran en
esta diligencia, copia de ésta se remitirá a Recursos Humanos.
Al Subsecretario Administrativo
44. Dispondrá al Coordinador de Recursos Humanos, exija al funcionario que sale
de la Institución, que previo a la liquidación de sus haberes, realice la entrega
recepción de documentos y registros que estuvieron a su cargo y le entregue el
acta que lo evidencie.
Ausencia de un Manual de Procedimientos Administrativos que guíe el
proceso de documentación y archivo
El Ministerio de Finanzas no dispone de un Manual de Procedimientos
Administrativos, que detalle las tareas a ejecutarse en el proceso archivístico,
hecho que permite que los funcionarios actúen de acuerdo al criterio personal o a la
costumbre sin que se garantice la conservación y buen manejo de los documentos.
Recomendación
A la Ministra de Finanzas, dispondrá
Al Subsecretario Administrativo
45. Disponga al Coordinador de Recursos Humanos, elabore el Manual de
Procedimientos Administrativos para el proceso de documentación y archivos,
con la participación de la Secretaría General.
Se deben aplicar adecuados procedimientos para préstamo y recuperación de
documentos
La mayoría de los archivos del Ministerio, no disponen de un procedimiento
adecuado para controlar el préstamo y devolución de documentos, hecho que
ocasiona dificultad en el desempeño de sus funciones y contraviene el derecho de
acceso a la información pública.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
Recomendación
A la Ministra de Finanzas, dispondrá
Al Subsecretario Administrativo
46. Que el Coordinador de Recursos Humanos con la participación de la Secretaría
General, preparen las normas y procedimientos para préstamos, control y
recuperación de documentos y los incorporen en el Reglamento Interno y
Manual de Procedimientos de Documentación y Archivos.
No se ha normado el uso de siglas de identificación y numeración de
documentos
Las subsecretarías y coordinaciones aplican procedimientos diferentes para la
codificación, numeración y fechado de las comunicaciones, ocasionando que en
algunos casos se asigne doble número, además las siglas en algunos casos son
tan largas que dificultan la identificación y seguimiento del documento.
Recomendación
A la Ministra de Finanzas, dispondrá
Al Subsecretario Administrativo
47. Que el Coordinador de Recursos Humanos conjuntamente con el Secretario
General, preparen las normas y procedimientos para regular los aspectos
formales de las comunicaciones y los incluyan en el Reglamento Interno y
Manual de Procedimientos de Documentación y Archivos sugerido en la
recomendación 4, considerando entre otros aspectos los siguientes:
a. La Secretaría General preparará un catálogo de siglas a ser utilizadas en el
Ministerio, considerando las Subsecretarías y Coordinaciones que
intervienen en la preparación de los documentos.
b. Instruirá el orden de utilización de las siglas, fechas y números.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
c. Cada Subsecretaría o Coordinación emitirá y controlará la numeración y
fecha de los documentos que los firma, a través de un funcionario específico
designado por escrito para el efecto.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
INFORME : EXAMEN ESPECIAL A LA RECUPERACIÓN DE VAORES
ADEUDADOS POR LAS COMPAÑÍAS DE GENERACIÓN
HIDROELÉCTRICA AGOYÁN SOCIEDAD ANÓNIMA Y
TERMOELÉCTIRA ESMERALDAS SOCIEDAD ANÓNIMA
DEPENDENCIA MINISTERIO DE FINANZAS
AREA A LA RECUPERACIÓN DE VALORES ADEUDADOS POR LAS
COMPAÑIAS DE GENERACIÓN HIDROAGOYÁN Y
TERMOESMERALDAS
PERÍODO 01-01-2003 AL 30-06-2008
INF. No. AI-08-12-06
Requerimientos de Auditoría Interna, no fueron atendidos
Demora en la entrega de información relacionada con las acreencias a favor del
Ministerio de Finanzas por parte de las Compañías de Generación Hidroeléctrica
Agoyán y Termoeléctrica Esmeraldas Sociedad Anónima y Subsecretaria de
Tesorería de la Nación, retardaron las labores de control posterior.
Recomendaciones
A la Ministra de Finanzas
1. Solicitará a las Instituciones beneficiarias con actividades que realiza este
Portafolio, la obligación que tienen de proporcionar información cuando requiera
la Unidad de Auditoría Interna para efectos de control.
2. Dispondrá a las diferentes Subsecretarías del Portafolio, proporcionen la
información solicitada por Auditoría Interna en forma oportuna y completa por
efectos de exámenes especiales.
Valores pendientes de pago, por convenios de compensación de adeudos
suscritos
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
Los valores adeudados por las Compañías de Generación: Termoeléctrica
Esmeraldas Sociedad Anónima e Hidroeléctrica Agoyán Sociedad Anónima al
Portafolio asciende a 156 925 524,39 USD los que fueron aceptados mediante
convenios de compensación de adeudos 103 y 105, suscritos con el Ministerio de
Economía y Finanzas el 2002-01-30.
El valor de 60 712 070,22 USD, corresponde a los valores por cobrar al 2008-06-30
que se encuentran vencidos, toda vez que no cancelaron de manera periódica el
capital, interés financieros y los intereses de diferimiento
Recomendaciones
A la Ministra de Finanzas
3. Dispondrá a los Subsecretarios de Contabilidad Gubernamental y Tesorería de
la Nación, de acuerdo a las competencias a las características de las deudas
que una vez conciliados los saldos que se detallan en Anexo 2 y 3 de este
Informe, procedan con el registro contable de estos saldos y comunique a las
Compañías de Generación: Termoeléctrica Esmeraldas Sociedad Anónima e
Hidroeléctrica Agoyán Sociedad Anónima, a fin de que realicen los ajustes en
los registros correspondientes.
En los Convenios de Compensación de Adeudos 94 y 95 no se consideró la
obligación de pagar intereses por parte de las Compañías de Generación
El 2001-04-19 se suscriben los Convenios de Compensación de Adeudos 95 y 94
entre el Ministerio de Economía y Finanzas y las Compañías de Generación:
Termoeléctrica Esmeraldas Sociedad Anónima e Hidroeléctrica Agoyán Sociedad
Anónima sin considerarse los intereses generados entre el 1999-04-01 y
2000-11-30, solo se hizo una compensación con el capital y se estableció que la
nueva deuda generaría intereses a partir de diciembre del 2000.
Lo expuesto ha ocasionado que las Compañías de Generación citadas mantengan
obligaciones por pagar a favor del Estado ecuatoriano y/o Ministerio de Finanzas
por 15 674 880,76 USD, Anexo 4.
SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES
Recomendaciones
A la Ministra de Finanzas
4. Dispondrá a la Subsecretaria de Tesorería de la Nación, concilie los valores
obtenidos por la Comisión de Auditoría Interna que constan en Anexo 4 y el de
la Compañía de Generación Hidroeléctrica Agoyán Sociedad Anónima de
manera que correspondan a los que efectivamente adeudan a esta Cartera de
Estado, igual procedimiento realice para la Compañía de Generación
Termoeléctrica Esmeraldas Sociedad Anónima.
5. Dispondrá a los Subsecretarios de: Tesorería de la Nación y Contabilidad
Gubernamental conforme a las competencias y a las características de las
deudas y una vez establecida la conformidad de los valores, proceda con el
registro contable de los intereses no incluidos en los convenios de
compensación de adeudos 94 y 95 y comunique a las Compañías de
Generación: Termoeléctrica Esmeraldas Sociedad Anónima e Hidroeléctrica
Agoyán Sociedad Anónima, a fin de que realicen los ajustes en los registros
correspondientes.
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