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INTRODUCCIÓN
En este trabajo señalamos los diferentes documentos
contables que se aplican para el manejo operacional de la
empresa manufacturera RC, C. Por A. señalizando que tan
importante es el manejo adecuado de estos documentos para
el control de las operaciones y como su uso redunda en
beneficio para la empresa.
Afirmamos que se hace imposible un adecuado control
sobre las operaciones y transacciones financieras sin contar
con el auxilio de un buen sistema de control. Además, para el
caso que nos compete como futuros administradores que en
nuestras manos está la toma de decisiones, debemos
nutrirnos de informaciones claras y precisas que solamente se
logra en la implantación de un buen sistema contable.
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OBJETIVOS
Objetivo General:
• Elaborar los diferentes documentos que conforman el
sistema contable de una empresa.
Objetivos Específicos:
•Conocer la importancia que tienen los sistemas
contables para el control efectivo de las operaciones
de una empresa.
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•Valorar la importancia que poseen los sistemas para el
administrador como una herramienta para tomar
decisiones.
HISTORIA DE R.C. COMPAÑÍA DE RECICLAJE, C. POR A.
Fundada en el año 1999, cobró vigencia legal y económica apartir del 1ro de enero del año 2001. R.C., surgió a iniciativa de
la empresa Cartones del Cibao, C. por A. para incorporarse al
grupo de empresas que integran ésta última y con el
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propósito de dotarle de las mas modernas tecnologías y de la
organización y equipo humano mas acoplados, que le
permitiera afrontar con éxito el reto de los tiempos, la
competitividad.
En la atención a nuestros clientes, confeccionamos cajas de
cartón corrugado de las mas variadas formas y estilos, y
envases de diferentes configuraciones, pudiendo utilizar la
combinación
CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA EFECTIVO
CONTABLE
Los sistemas y procedimientos contables son lacombinación del personal, de los registros y de los
procedimientos que un negocio utiliza para satisfacer sus
necesidades de información financiera. Los informes
especiales de administración, como los de ventas por
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producto y las proyecciones de flujo de efectivo, proporcionan
una información valiosa para sus decisiones de negocios.
Algunas características de diseño hacen que los sistemas
contables trabajen efectivamente. Un buen sistema, ya sea
computarizado o manual, incluye cuatro características:
control, compatibilidad, flexibilidad y una relación favorable
costo / beneficio.
Los administradores necesitan tener control sobre susoperaciones. Los controles internos son los métodos y
procedimientos utilizados para autorizar las operaciones y
proteger los activos.
Un sistema compatible es aquel que trabaja suavemente
con las operaciones, el personal y la estructura organizacional
del negocio.
Las organizaciones producen, desarrollan nuevos
productos, cancelan operaciones no rentables, adquieren
otras nuevas y ajustan las escalas de pago de los empleados.
Un sistema bien diseñado satisface la guía de flexibilidad,
acomodando los cambios sin necesidad de un cambio
completo.
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Al alcanzar el control, la compatibilidad y la flexibilidad
cuesta dinero. Estos costos reducen la utilidad neta de una
compañía, por eso, los administradores deben, por lo general,
arreglárselas con menos que con el sistema de información
contable perfecto. Ellos buscan un sistema que ofrezcan
beneficios máximos al mínimo costo.
POLÍTICAS DE LA EMPRESA
La política de una empresa es formulada por la junta
directiva con el fin de proporcionar las líneas directas para
alcanzar los objetivos. La política global de la empresa
consiste en muchas tácticas individuales.
Una política proporciona una guía para la acción. Es
necesario que conste por escrito para proporcionar una base
tangible a partir de la cual se dé comienzo a las operaciones.
Desafortunadamente, muchas políticas no constan por escrito,
lo que crea la posibilidad de que no sean transmitidas a los
sucesores en los puestos de responsabilidad y que, como
resultado de ello, no se logren los objetivos.
Cinco tipos de política de empresa se mencionan a
continuación:
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1. Política de personal.
2. Política de producción.
3. Política de ventas.
4. Política de Stocks.
5. Política de pago a acreedores.
Las políticas permiten la consistencia y la coordinación
entre los departamentos de la organización y dentro de ellos.
Las políticas, al igual que los objetivos anuales, son muy
importantes para implantar las estrategias porque delinean lo
que la organización espera de sus empleados y gerentes.
Políticas de la compañía RC C. Por A. para el
funcionamiento del departamento de recursos
humanos
El departamento de administración de recursos humanos
obtiene, desarrolla, utiliza, evalúa y mantiene la calidad y el
número apropiado de trabajadores activos, para aportar a la
organización una fuerza laboral adecuada.
El departamento de recursos humanos debe conocer las
necesidades y fuentes futuras de provisión de recursos
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humanos. Después de que los empleados han sido
seleccionados y orientados se inicia el proceso de ingreso a la
empresa llenando un formulario con el cual se inicia el
expediente de este empleado, anexándole otros documentos
que enumeramos a continuación:
• Requisición de personal.
• Solicitud de empleo.
• Tarjeta de empleado.
• Tarjeta de personal.
• Acción de personal.
• Recomendación de vacaciones.
• Control de adiestramiento.
• Recibo de pago.
• Hoja de liquidación.
Para mantener el control de asistencia a la empresa se le
proporciona al empleado un carnet de identificación con
código de barras, que deberá utilizarlo para tener acceso a la
empresa, al igual que será necesario para adquirir alimentos
en la cafetería. El personal que es temporero será controlado
sin asistencia mediante la tarjeta que existe para tal fin que
debe ser marcada en el reloj ponchador tan pronto como
comience a trabajar y al finalizar su jornada de trabajo.
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Periódicamente se hace una evaluación del desempeño
de cada miembro del personal y serán archivados en el
expediente correspondiente a cada empleado.
Cuando la empresa decida realizar aumentos de salarios
tomará la evaluación realizada como base para dichos
aumentos. Cada miembro del personal recibe su salario como
miembro de la institución y alguna otra remuneración que la
alta gerencia pueda autorizar.
Dentro del programa de “disciplina correctiva positiva”
en RC C. por A. se consideran 3 fases disciplinarias, las que
serán aplicadas según la gravedad de la violación cometida
por el empleado. Se clasifican en faltas leves, faltas graves y
faltas muy graves, a las cuales se aplicarán procesos
disciplinarios de fase uno, fase dos y fase tres,
respectivamente.
Cada fase será debidamente documentada, mediante
comunicación, indicando la acción disciplinaria y en cada caso
será enviada a la Secretaría de Trabajo una carta. Copias de
las referidas comunicaciones serán archivadas en el
expediente personal del empleado afectado.
Si un empleado decide abandonar la empresa es
deseable que lo notifique, siempre que sea posible, de
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manera escrita. Deberá devolver todas las propiedades de la
compañía, incluyendo el carnet de identificación, seguro
médico y el manual de reglas internas.
A continuación presentamos un flujograma que describe
los pasos a seguir para ingresar una persona a la empresa.
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POLÍTICAS DEL ÁREA DE EFECTIVO.
El manejo del efectivo y las transacciones con él
realizados y todo el proceso que se debe llevar a cabo para su
disposición, requiere de controles para evitar fraudes o
disposiciones no autorizados.
Todos los documentos deben estar previamente
numerados. Un sistema de control no debe ser tan
complicado. Las inversiones en el control interno deben
juzgarse a la luz de los costos y beneficios.
Para controlar el efectivo, se puede dividir en dos
operaciones:
• Los ingresos de efectivo
• Los egresos de efectivo.
Control sobre los ingresos de efectivo:
El control interno sobre los ingresos de efectivo asegura
que todo el efectivo se deposite en el banco y que el registro
contable de la compañía sea correcto.
Control sobre desembolso de efectivo (pagos):
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Los desembolsos de efectivo son tan importantes como
los ingresos en efectivo porque la manera en que un negocio
gasta su dinero determina la fuente y el importe de los
ingresos de efectivo.
El pago mediante cheques es un control importante
sobre los desembolsos en efectivo. El cheque actúa como un
documento fuente. Para que el cheque sea válido debe estar
firmado por un funcionario autorizado. Antes de firmar el
cheque, la persona encargada debe estudiar la evidencia querespalda al pago.
El proceso de compra inicia cuando se identifica la
necesidad de mercancía o Artículos y se prepara una
requisición. El departamento de compras, trabajando por
separado, localiza las mejores compras y envía una orden de
compra al proveedor. Cuando el proveedor embarca las
mercancías al negocio que la requiere, envía una factura o
cuenta, la cual es una notificación de la necesidad de pago.
Cuando las mercancías llegan, el departamento de
recepción las verifica y lista la mercancía recibida en un
documento llamado informe de recepción. El departamento
contable reúne todos los documentos y los verifica y envía
este paquete de desembolsos al departamento designado
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para la aprobación y pago. El paquete incluye factura, informe
de recepción, orden de compra y solicitud de compra.
Antes de aprobar el contralor y el tesorero deben
examinar las operaciones y determinar que estos pasos de
control han sido realizados por el departamento contable.
1. La factura se compara con una copia de la orden de
compra y la solicitud de compra para asegurarse que
el negocio paga en efectivo solamente por la
mercancía que ha sido ordenada.2. La factura se compara con el informe de recepción
para asegurar que el efectivo se paga solamente por
las mercancías realmente recibidas.
3. se comprueba la exactitud matemática de la factura
Desembolso de caja chica:
Las compañías deben tener un pequeño importe de
efectivo disponible para pagar importes menores. A estos
fondos se les conoce como caja chica.
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El negocio necesita establecer controles de caja chica,
como son:
1. Designar un empleado como custodio para administrar
el fondo.
2. mantener un importe específico disponible.
3. respaldar todos los desembolsos del fondo con un
comprobante de caja chica.
4. Reponer los fondos a través de procedimientos
normales de desembolsos de efectivo.
El fondo de caja chica se abre cuando se aprueba un
pago por un determinado importe y se emite un cheque por
ese importe a la caja chica.
Algunos formularios comúnmente usados para
controlar los ingresos y egresos de efectivo son:
• Vales de caja.
• Recibos de caja chica.
• Orden de pago.
• Arqueo de fondos fijos.
• Planillas de depósito
•
Aviso de cheques de vueltos.• Movimiento diario de caja.
• Recibo de cobradores.
• Lista de cobros.
• Resumen de ingresos.
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• Solicitud de cheque.
• Solicitud de reembolso de caja chica.
Se muestra un ejemplo para venta de contado en el
departamento de ventas al detalle.
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En el área de compras e inventarios, los formularios
principales son:
• Requisición de material.
• Ordenes de compra.
• Entradas del almacén.
• Salidas del almacén.
• Tarjetas de inventario.
• Notas de entrega de mercancía.
Para el área de distribución y comercialización los
formularios llevados en esta área deben ser:
• Nota de entrega de mercancía.
• Factura
• Orden de pedido.
• Transferencia entre almacenes.
• Cotizaciones.
• Reporte de vendedores.
• Arqueo de facturas.
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Ciclo de Producción.
El ciclo de producción incluye las actividades realizadas
por la empresa para producir los bienes que ofrece a sus
clientes. En una empresa manufacturera, nos interesa el
proceso productivo, el cual corresponde a la transformaciónde la materia prima en productos terminados.
Para controlar todo el proceso de producción, la empresa
estableció procedimientos para controlar el ciclo el cual tiene
estas etapas:
1. Planificación de las materias primas.
2. Planificación de la producción.
3. Control de los inventarios.
En la planificación de materia prima se coordina las
unidades de materia prima que se requieren para producir las
unidades de productos terminados, para que no se presente
un desabastecimiento para poder cumplir y llevar a cabo el
proceso productivo, a la vez que se efectúa una planificación
de los inventarios de materia prima cuando se detallan los
campos de existencia mínima y máxima.
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Cuando se han determinado los volúmenes de materia
prima, se ejecutan las actividades de planificación de la
producción y son los siguientes:
1. Planificación anticipada.
2. Fijación de metas.
3. Programación.
4. Despacho.
Las ordenes de producción son recibidas de los clientes yluego se clasifican para determinar el nivel de producción.
Dentro del área de producción existen:
• Sistemas de control de inventario de repuestos.
• Sistema de control de producción.
•
“ “ “ de calidad.• “ “ “ de inventarios.
• “ “ Contabilidad de costos.
Control de Inventario:El control interno de inventarios debe incluir:
• Centralizar las compras de un departamento
especializado.
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• Chequeo de la cantidad y calidad comparadas con
el documento de recepción.
• Autorizar propiamente la compra, consumo y venta
de las partidas de inventario.
• Control de las cuentas a pagar por concepto de
compras.
• Control de las existencias mediante el recurso de
registros perpetuos.
Par controlar los inventarios se debe dar un seguimiento
estricto sobre las cantidades que se manejan a través de las
entradas y salidas de inventarios. Estos controles son
instrumentos. Los formularios son pruebas que tiene la
empresa para confirmar la recepción de un bien o servicio
entregado de acuerdo con las especificaciones.
Los inventarios representan el conjunto de bienes que
son propiedad de la empresa y cuyo objetivo de la adquisición
o fabricación es volver a venderlos, a fin de obtener un
margen de utilidad razonable.
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CONCLUSIÓN
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La elaboración y diseño de los sistemas contables de una
empresa definen los diferentes procesos que intervienen en
las operaciones de un negocio, no solo ejerciendo el control,
sino que establecen las normas y procedimientos bajas las
cuales operan los departamentos que conforman la empresa.
A pesar de que los sistemas se conocen como sistemas
administrativas, se pueden dividir o clasificar en sistemas
contables y no contables, pero siempre existe un grado de
integración entre ambos, el término de uno es el inicio deotro.
Al finalizar debemos recalcar que aunque los sistemas
son importantes para los controles administrativos no solo es
necesaria su simplificación sino darle un seguimiento continuo
a esos controles para lo que fueron creados.
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BIBLIOGRAFÍA
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McGraw Hill Interamericana de Venezuela, S.A. 1999.
• FRANCISCO, Apuntes de Sistemas de Contabilidad.
Lipalies, Republica Dominicana. 1997 1ra edición.
• HORNGREN /Harrison/Robinson. Contabilidad.
Prentice Hall hispanoamericana. 3ra edición. 1997.
• STONER, James / Freeman / Gilbert. Administración.
Prentice Hall Hispanoamericana. 6ta edición. 1995.
XFLUJOGRAMA DE PROCESO PARA COBRO
Dpto. de crédito y cobroContabilidad
Inicio
Factura
originalLista de cobro
Visitas declientes
cobro
Recibo
deOriginal
cliente
Factura
originalFin
p
Copia
de
recibo
de
cobro
caja
Recibo
de
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si
INGRESO DE PERSONAL A LA COMPAÑÍAPlanta de producción Dpto. de Rec. Humanos Dpto. de Contabilidad
Proceso de
desglose
copias de
recibo
Copiarecibo
de
cobrad
or
Almacén
Documento
requisiciónGerenc
ia gral.de
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p
Documento
requisición
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Recluta evalúa
Busca nuevoscandidatos
Encargado
nómina
Contrato de
trabajo
Recibe
expedientes de
candidatos potenciales
evalúa
Contrata,entrena,
induce.
Contrato detrabajo
p
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si
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DEPARTAMENTO DE COMPRAS
p an a
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Requerimie
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Cotización de
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Envío orden de
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Archivo
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no si
DEPARTAMENTO DE VENTAS AL DETALLE
Venta de contado Despacho Seguridad
comp
ras
Devuelve a
compras
Remite al Dpto.que requirió los
materiales
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Si Si
FLUJOGRAMA DE VENTAS A CRÉDITO
Servicio al cliente Dpto. de Ventas Dpto. de Producc.
Venta al
detalle
Factura copia 2
Factura
Factura
Firm
a de
factu
ra
Copia defactura
Solicitud de
cotización Pedido Planificación de
producción
Mantenimiento
de pedidoReporte de producción
Reporte de
producción Copia defactura
PFinal
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Dpto. crédito y Contabilidad Despachocobro
Nota de
pedido
Mantenimiento
de pedido
P
facturación
Desglosede factura
Copiafactura
cliente
Copia factura
seguridad
Factura
originalFactura
original
P
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