PROCEDIMIENTO
SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
PRO-GPE-CGI-001
Coordinación General de P l an i f i c a c i ó n Versión 3.0 Abril – 2021
Procedimiento
Seguimiento, control y evaluación de la gestión institucional – PRO-GPE-CGI-001
CÓDIGO: PRO−GPE−CGI−001
VERSIÓN: 3.0
PROCEDIMIENTO:
SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
RUBRO CARGO FIRMA
AUTORIZADO POR:
Ing. Mauricio Sarabia Vargas
COORDINADOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN
REVISADO POR:
Ing. Carlos Andrés Chanabá Meza
LIDER DE PROCESOS Y CALIDAD
ELABORADO POR:
Eco. Edgar Rodolfo Gómez Prado ESPECIALISTA SENIOR DE PLANIFICACION Y EVALUACION
INSTITUCIONAL
Ing. Gabriel David Quinteros Cárdenas SERVIDOR LEGISLATIVO
Procedimiento
Seguimiento, control y evaluación de la gestión institucional – PRO-GPE-CGI-001
Gestión de Planificación y Evaluación Institucional
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IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO
Proceso Nivel 1: Gestión de Planificación y Evaluación Institucional
Proceso Nivel 2: Control de Gestión Institucional
Proceso Nivel 3: No aplica
Responsable: Líder de Planificación y Evaluación Institucional
Versión del documento: 3.0 Frecuencia de Ejecución: Bajo demanda
TRAZABILIDAD DEL DOCUMENTO
Versión Descripción de la versión (motivos y cambios)
Realizado / autorizado por Fecha de elaboración
Documentos que se dan de baja con la vigencia de
este documento
1 Creación
Ing. Mauricio Sarabia Vargas COORDINADOR GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
Srta. Pamela Jarrín Fonseca SERVIDOR DE PROCESOS Y
CALIDAD
Feb - 2020 No aplica
2
Actualización:
• Modificación del objetivo
• Modificación del alcance
• Modificación de indicadores
• Modificación de la caracterización
• Modificación de actividades
Ing. Mauricio Sarabia Vargas COORDINADOR GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
Srta. Pamela Jarrín Fonseca SERVIDOR DE PROCESOS Y
CALIDAD
Abr - 2020 PRO-GPE-CGI-001 v1.0
2.1
Actualización:
• Modificación del objetivo
• Modificación del alcance
• Modificación de indicadores
• Modificación de la caracterización
• Modificación de actividades
Ing. Mauricio Sarabia COORDINADOR GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
Ing. Andrés Chanabá LIDER DE PROCESOS Y CALIDAD
Econ. Mauricio Cruz Jácome LÍDER DE PLANIFICACIÓN Y
EVALUACIÓN INSTITUCIONAL
Jul - 2020 PRO-GPE-CGI-001 v2.0
3.0
Actualización:
• Incluir normativa relacionado al
Seguimiento Institucional.
• Actualización del diagrama de flujo
en el cual se menciona la interacción
del instructivo INS-PGE-CGI-001-002.
• Actualizar conceptualización del proceso
• Incluir en la descripción de actividades la interacción del
instructivo INS-PGE-CGI-001-002.
Ing. Mauricio Sarabia COORDINADOR GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
Ing. Carlos Andrés Chanabá Meza
LIDER DE PROCESOS Y CALIDAD
Eco. Edgar Rodolfo Gómez Prado
ESPECIALISTA SENIOR DE PLANIFICACION Y
EVALUACION INSTITUCIONAL
Ing. Gabriel Quinteros
SERVIDOR LEGISLATIVO
Abr-2021 PRO-GPE-CGI-001 v2.1
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Gestión de Planificación y Evaluación Institucional
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Índice
1. OBJETIVO ............................................................................................................................................................................ 5
2. ALCANCE ............................................................................................................................................................................. 5
3. NORMAS Y DISPOSICIONES ................................................................................................................................................ 5
4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ............................................................................................................................................... 6
4.1. CONCEPTUALIZACIÓN ........................................................................................................................................................ 6
4.2. DIAGRAMA DE CARACTERIZACIÓN ..................................................................................................................................... 7
4.3. DIAGRAMA DE FLUJO ......................................................................................................................................................... 8
4.3.1. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................................................................................ 9
5. MEDICIÓN DEL PROCESO ................................................................................................................................................. 11
6. TERMINOS Y DEFINICIONES .............................................................................................................................................. 11
7. FORMATOS, REGISTROS Y ANEXOS .................................................................................................................................. 11
7.1. FORMATOS ....................................................................................................................................................................... 11
7.2. REGISTROS ........................................................................................................................................................................ 11
7.3. ANEXOS ............................................................................................................................................................................ 12
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Gestión de Planificación y Evaluación Institucional
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1. OBJETIVO
Realizar el seguimiento y evaluación de la gestión institucional para proveer insumos e información a la Alta Dirección y a las Unidades de la Asamblea Nacional para la toma de decisiones basada en datos relacionados con:
- Plan Estratégico Institucional (PEI)
- Plan Anual de la Política Pública (PAPP) - Ejecución de proyectos - Ejecución de procedimientos institucionales - Ejecución del PAC - Compromisos institucionales o disposiciones generados por el Comité de Gestión de Calidad y Desarrollo
Institucional y solicitudes o recomendaciones emitidas por la Contraloría General del Estado - Información sobre los reportes de la Ley de Transparencia - LOTAIP - Otros que sean dispuestos por la Administración General y/o Coordinación General de Planificación
2. ALCANCE
El seguimiento y evaluación de la gestión institucional comprende desde la recopilación de la información hasta el archivo de los resultados obtenidos en los informes y boletines publicados.
3. NORMAS Y DISPOSICIONES
a) Las normas de este documento son de aplicación obligatoria para todos los asambleístas y/o servidores de la Asamblea Nacional, en el ámbito de su competencia, en tanto guarden conformidad con las disposiciones constitucionales, legales, reglamentarias y resoluciones vigentes al momento de su ejecución.
b) El Asambleísta o servidor que incumpliere sus obligaciones o contraviniere las disposiciones de este documento, así
como las leyes y normativa conexa, incurrirá en responsabilidad administrativa que será sancionada disciplinariamente, sin perjuicio de la acción civil o penal que pudiere originar el mismo hecho.
c) La normativa interna y externa que respalda la ejecución de este documento se encuentra en la sección 7.3. Anexos,
Anexo 1: Matriz de normatividad.
d) Todos los aspectos que no se encuentren normados de forma expresa en este documento deben ser complementados o suplidos por las disposiciones del marco normativo vigente.
e) Los reportes de resultados del seguimiento serán remitidos a las Unidades Administrativas, Administración General y/o la Secretaría General; mediante el gestor documental institucional, con el fin de que los resultados puedan ser socializados o publicados en la página web o intranet de la Asamblea Nacional.
f) Las Unidades Administrativas de la Asamblea Nacional, deberán considerar las observaciones o recomendaciones
que emita la Unidad de Gestión de Planificación y Evaluación Institucional, respecto del cumplimiento de la PAPP.
g) La no ejecución y gestión oportuna del presupuesto, provocará su caducidad (siempre y cuando los recursos no cuenten con certificación presupuestaria) y el recurso será susceptible de uso en otras necesidades.
h) La Coordinación General de Planificación remitirá a solicitud de la Administración General, un informe presupuestario para la toma de decisiones respecto a la planificación institucional y cumplimiento de objetivos estratégicos y operativos.
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3.1. SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
Los servidores de Planificación y Evaluación Institucional serán los responsables de verificar y realizar el seguimiento a la Gestión institucional de acuerdo a las siguientes necesidades:
a) Monitorear mensual a los administradores de contrato para actualizar el estado en la matriz de gestión de contratos.
b) Los compromisos establecidos en la matriz de contrataciones, serán monitoreados por la unidad de Gestión de Planificación y Evaluación Institucional, misma que emitirá alertas sobre su cumplimiento. La ejecución de los compromisos es responsabilidad de las Unidades de la Asamblea Nacional.
c) Elaborar mensualmente la “Matriz de informes analítica de datos A03-INS-GPE-CGI-001-002”, descritos en el Instructivo “Analítica de Datos INS-PGE-CGI-001-002”.
d) Elaborar Informe cuatrimestral de seguimiento de gestión de contratos Fuente de financiamiento Gasto Corriente e Inversión.
e) Revisar mensualmente el cumplimiento del Plan de adquisiciones (Matriz de Seguimiento al Plan de adquisiciones) y dar alertas sobre retrasos.
f) Ingresar las recomendaciones emitidas en los informes de auditoría por parte de la Contraloría General del Estado (CGE), en la matriz de seguimiento al cumplimiento de recomendaciones de los informes de CGE.
g) Revisar el cumplimiento de las recomendaciones de los informes emitidos por la Contralaría General del Estado – CGE y reasignados por la Máxima Autoridad.
h) Una vez que se actualice el estado de cumplimiento de las recomendaciones en la matriz, informar a los involucrados la situación actual del cumplimiento de las recomendaciones.
i) La información oficial sobre el cumplimiento de metas e indicadores de los Objetivos Estratégicos Institucionales, es responsabilidad de las distintas Unidades Administrativas involucradas de la Asamblea Nacional, la periodicidad de la evaluación del PEI será semestral y presentada al Comité de Dirección, como insumo para la toma de decisiones.
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4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
4.1. CONCEPTUALIZACIÓN PROCESO NIVEL 1: Gestión de Planificación y Evaluación Institucional
PROCESO NIVEL 2: Gestión de Planificación
PROCESO NIVEL 3: No aplica4.1. CONCEPTUALIZACIÓN
Unidades Administrativas
Unidades AdministrativasCoordinador de Planificación y
Evaluación Institucional
Líder y Analista de la Gestión de Planificación y Evaluación Institucional
Unidades Administrativas realizan actividades
Recopilar la información y los datos
Ingresar datos y procesar la información
Elaborar informe de presentación de resultados
Presentar a la alta dirección los resultados de la
Gestión institucionalTomar en consideración las
observaciones y tomar acciones
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4.2. DIAGRAMA DE CARACTERIZACIÓN
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4.3. DIAGRAMA DE FLUJO
ROL EJECUTOR ROL EJECUTOR ROL EJECUTOR ROL EJECUTOR
UNIDAD ADMINISTRATIVA UNIDAD ADMINISTRATIVA
C1. Ejemplo referenciasS1. Ejemplo referencias
R1. Ejemplo registroR1. Ejemplo registro
SIMBOLOGÍA:
ROL EJECUTOR ROL EJECUTOR ROL EJECUTOR ROL EJECUTOR
Inicio / Fin Actividad manualActividad
automática¿Decisión?
PROCESO EXTERNO INTEGRADO AL FLUJO
ETAPA DENTRO DEL PROCESO
Base de datos
BDD# BDD#DocumentoD# D#Actividad crítica
Conector a página
AConector en página
#Aplicativo o
sistemaS# S#Correo
electrónicoC#C#
UNIDAD ADMINISTRATIVA UNIDAD ADMINISTRATIVA
C1. Ejemplo referenciasS1. Ejemplo referencias
R1. Ejemplo registroR1. Ejemplo registro
R# RegistroR#
PROCESO NIVEL 1: <Nombre proceso nivel 1>
PROCESO NIVEL 2: <Nombre proceso nivel 1>
PROCESO NIVEL 3: <Nombre proceso nivel 1>4.3. DIAGRAMA DE FLUJO
DOCUMENTOS Y REGISTROS:REFERENCIAS:
COORDINACIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
Líder de la Gestión de Planificación y Evaluación InstitucionalAnalista de la Gestión de Planificación y Evaluación Institucional
GESTIÓN DE PLANIFICACIÓN Y EVALUACIÓN INSTITUCIONAL SECRETARIA O COORDINACIÓN GENERAL
Coordinador General de Planificación Secretarios / Coordinadores
S1. Base de datosS2. Sistema de Gestión Documental DTS 2.0
D1. Informe de presentación de resultadosD2. Reporte de resultados D3. Matriz de reporte de indicadoresD4. Boletín de presentación de resultadosD5. Plan de acción
INICIO
1. Recopilar información
2. Analizar y verificar la información
9. Enviar el informe y el reporte de resultados
D1
3. Ingresar la información en la Base de Datos y Clasificarla
4. Monitorear el cumplimiento de las acciones
5. Procesar información y datos
6. Presentar informe y el reporte de resultados
S1
D1
S1
15. Elaborar plan de acción y remitir para el seguimiento
FIN
1
16.Archivar resultados obtenidos
S1
7. Revisar el informe y el reporte de resultados
¿Está bien?
Si 8. Devolver documento al
analista2
2
no
10. Revisar el informe y el reporte de resultados
¿correcto?
11. Devolver al Líder
12. Socializar resultados
No
3
3
si
¿La información es de uso interno?
14. Publicar resultados en la intranet de la Asamblea
Nacional
No
13. Publicar resultados en la plataforma respectiva o
remitir formalmente
Si
C1
4
4
D1
D1 D2
5
5
D5
5
1
S2
D1 D2
D4
D1 D2
D4
D4
D2 D1 D2
ANALÍTICA DE DATOS INS-PGE-CGI-001-002
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Gestión de Planificación y Evaluación Institucional
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4.3.1. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
# Actividad Descripción
1. Recopilar información
El servidor de la unidad de Gestión de Planificación y Evaluación Institucional, recopila la información de distintas fuentes como son: Plan Estratégico, Plan Anual de la Política Pública, proyectos de inversión, Plan Anual de Contrataciones, informes de Contraloría General del Estado, actas de reuniones de los distintos comités institucionales, indicadores de procedimientos institucionales, entre otros.
2. Analizar y verificar la información
El servidor de la unidad de Gestión de Planificación y Evaluación Institucional, analiza la información recopilada y verifica que la misma cumpla con al menos las siguientes características:
- Que sea oficial - Que disponga de un respaldo o sustento
3. Ingresar información en la base de datos y clasificarla
El servidor de la unidad de Gestión de Planificación y Evaluación Institucional, una vez que ha recopilado la información, procede a ingresarla en la base de datos y la clasifica de acuerdo a su tipo. Además, aplicará según lo estipulado de acuerdo al instructivo “Analítica de Datos INS-PGE-CGI-001-002”.
La información de los indicadores de los procedimientos institucionales, se podrá incluir en la base de datos, o mantenerla por separado.
4 Monitorear el cumplimiento de las acciones
El servidor de la unidad de Gestión de Planificación y Evaluación Institucional, para monitorear el cumplimiento de la programación de actividades, objetivos y metas establecidos en la base de datos, descargará información de los sistemas de los entes rectores de Planificación y Finanzas; y adicionalmente solicitará a las unidades administrativas de la Asamblea Nacional mediante correo electrónico remitir información de cumplimiento sobre lo detallado en la actividad 3.
El seguimiento de los indicadores de procesos se aplicará sobre los procedimientos vigentes, es decir aquellos publicados en la intranet institucional.
5 Procesar información y datos. El servidor de la unidad de Gestión de Planificación y Evaluación Institucional, analiza la información y verifica el cumplimiento o no de los parámetros institucionales establecidos.
6 Presentar el informe y el reporte de resultados
El servidor de la unidad de Gestión de Planificación y Evaluación Institucional, elaborará un informe y un reporte sobre los resultados alcanzados versus las metas propuestas. Este reporte se presentará al Líder de Gestión para su revisión y posterior envío al Coordinador General de Planificación. Si las unidades administrativas no alcanzan las metas propuestas, deben establecer las justificaciones del caso e indicar las actividades correctivas que realizarán para poder cumplir con los resultados previstos.
7 Revisar el informe y el reporte de resultados
El Líder de la unidad de Gestión de Planificación y Evaluación Institucional revisa el informe y el reporte de resultados elaborado por el servidor de la unidad de Gestión de Planificación y Evaluación Institucional, si la no aprueba se deriva a la actividad 8 “Devolver documento al analista” Sí se encuentra correcta se deriva actividad 9 “Enviar el informe de resultados”
8 Devolver documento El Líder de la unidad de Gestión de Planificación y Evaluación Institucional devolverá al servidor el documento para que realice las correcciones pertinentes.
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Seguimiento, control y evaluación de la gestión institucional – PRO-GPE-CGI-001
Gestión de Planificación y Evaluación Institucional
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# Actividad Descripción
9 Enviar el informe y el reporte de resultados El Líder de la unidad de Gestión de Planificación y Evaluación Institucional envía al Coordinador General de Planificación el informe de resultados para revisión y aprobación.
10 Revisar y aprobar el informe y el reporte de resultados
El Coordinador General de Planificación revisa el informe de resultados. Si se encuentra correcto aprueba y se deriva a la actividad 12 “Socializar Resultados” Si no se encuentra correcto se deriva a la actividad 11 “Devolver documento al Líder”
11 Devolver documento El Coordinador General de Planificación devolverá al Líder de Gestión de Planificación y Evaluación Institucional el documento para que realice las correcciones pertinentes.
12 Socializar los resultados.
El Coordinador General de Planificación, socializará los resultados alcanzados mediante el Gestor Documental, a Secretarios, Coordinadores y adjuntará los reportes generados.
Si la Información es de uso interno deriva a la actividad 14 “Publicar resultados en la intranet de la Asamblea Nacional”
Si la Información no es de uso interno deriva a la actividad 13 “Publicar resultados en la plataforma respectiva o remitir formalmente”
13 Publicar resultados en la plataforma respectiva o remitir formalmente a la Unidad Administrativa o Institución pertinente.
Se registrarán los resultados alcanzados en los sistemas o enlaces respectivos, por ejemplo, la información del cumplimiento de las metas institucionales se debe generar en el Sistema SIPeIP, de igual manera el avance en la ejecución de los proyectos de inversión. Para el caso de los reportes relacionados con la LOTAIP, se remitirá la información pertinente, mediante memorando dirigido a Secretaría General.
La información requerida por otras instituciones será remitida mediante oficio o correo electrónico, según el requerimiento.
14 Publicar resultados en la intranet de la Asamblea Nacional
El Coordinador General de Planificación enviará a la Unidad responsable de publicar los resultados en la intranet institucional la información pertinente para su publicación en el enlace de Planificación.
15 Elaborar Plan de Acción y remitir para el seguimiento
Las Unidades Administrativas analizarán los resultados presentados, en el caso de existir incumplimiento o resultados negativos se deberá elaborar un Plan de acción el cual deberá ser remitido mediante el Gestor Documental a la Unidad de Planificación y Evaluación Institucional para realizar el seguimiento.
16 Archivar resultados obtenidos Los Secretarios, Coordinadores, Líderes o Responsables de Unidades Administrativas que sean responsables de los reportes de resultados de la gestión institucional, archivarán la evidencia que se haya generado en la ejecución del proceso.
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5. MEDICIÓN DEL PROCESO
NOMBRE DEL INDICADOR FÓRMULA DE CÁLCULO PERIODICIDAD
Cumplimiento del Plan Estratégico Institucional
(No de actividades ejecutadas / No de actividades programadas inicialmente) * 100
Semestral
Porcentaje de ejecución presupuestaria
(Monto devengado / Monto codificado) * 100 Mensual
6. TERMINOS Y DEFINICIONES
• OEI: Objetivo Estratégico Institucional
• PAC: Plan Anual de Contrataciones.
• PAPP: Plan Anual de la Política Pública.
• PEI: Plan Estratégico Institucional.
• SIPeIP: Sistema Integrado de Planificación e Inversión Pública.
7. FORMATOS, REGISTROS Y ANEXOS 7.1. FORMATOS
Código Nombre del documento
F01-PRO-GPE-CGI-001 Informe de presentación de resultados
F02-PRO-GPE-CGI-001 Reporte de resultados
F03-PRO-GPE-CGI-001 Matriz de reporte de indicadores
F04-PRO-GPE-CGI-001 Boletín de presentación de resultados
7.2. REGISTROS
Nombre del registro
Contenido Responsable de resguardo
Almacenamiento Indexación Control de
acceso Tiempo de retención
Ubicación física y/o electrónica
Criterio de ordenación
F01-PRO-GPE- CGI-001
Informe de presentación de resultados
Asistente de la Coordinación General de Planificación
Digital: Repositorio Alfresco
Físico: Archivo de la Gestión de Planificación y Evaluación Institucional
Cronológico
Líder y analistas de la Gestión de Planificación y Evaluación Institucional
Digital: 7 años
Físico: 7 años
F02-PRO-GPE- CGI-001 Reporte de resultados
Asistente de la Coordinación General de Planificación
Digital: Repositorio Alfresco
Físico: Archivo de la Gestión de Planificación y Evaluación Institucional
Cronológico
Líder y analistas de la Gestión de Planificación y Evaluación Institucional
Digital: 7 años
Físico: 7 años
F03-PRO-GPE- CGI-001
Matriz de reporte de indicadores
Asistente de la Coordinación General de Planificación
Digital: Repositorio Alfresco
Físico: Archivo de la Gestión de Planificación y Evaluación Institucional
Cronológico
Líder y analistas de la Gestión de Planificación y Evaluación Institucional
Digital: 7 años
Físico: 7 años
Procedimiento
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Gestión de Planificación y Evaluación Institucional
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Nombre del registro
Contenido Responsable de resguardo
Almacenamiento Indexación Control de
acceso Tiempo de retención
Ubicación física y/o electrónica
Criterio de ordenación
F04-PRO-GPE- CGI-001
Boletín de presentación de resultados
Asistente de la Coordinación General de Planificación
Digital: Repositorio Alfresco
Físico: Archivo de la Gestión de Planificación y Evaluación Institucional
Cronológico
Líder y analistas de la Gestión de Planificación y Evaluación Institucional
Digital: 7 años
Físico: 7 años s
7.3. ANEXOS
Código Nombre de los anexos
A01-PRO-GPE-CGI-001 Matriz de normatividad
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