Reglamento operativo para el manejo presupuestal, contable, financiero y contractual de los fondos de servicios educativos en los establecimientos
educativos de los municipios no certificados del Departamento de Bolívar. Página 1
2013
SECRETARIA DE EDUCACIÓN DE BOLIVAR
01/03/2013
REGLAMENTO OPERATIVO PARA EL MANEJO PRESUPUESTAL, CONTABLE, FINANCIERO Y CONTRACTUAL DE LOS FONDOS DE
SERVICIOS EDUCATIVOS DE LOS ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS DE LOS MUNICIPIOS NO CERTIFICADOS DEL DEPARTAMENTO DE BOLVAR.
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Señor rector, tenga en cuenta que este es un
reglamento que le guiará en su gestión
presupuestal, financiera y contractual. Toda
persona que lo asesore, lo apoye, guie o ayude,
deberá estudiar todo lo aquí escrito. De todas
maneras existen leyes de contratación que no se
mencionan y todo lo que haga amparado en la
ley que no esté contemplado en este reglamento
en búsqueda de economía y trasparencia que
determine benéfico con credibilidad de su
comunidad educativa, es bienvenido para su
óptima gestión.
Todas las revisiones, capacitaciones, asistencia técnica, auditorias y seguimientos se basarán en las líneas escritas de este reglamento. Solo queda que
aprovechen este texto que les servirá de gran ayuda. "La motivación nos impulsa a comenzar y el hábito nos permite continuar." Peter
Drucker.
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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DE BOLIVAR
JUAN CARLOS GOSSAIN ROGNINI
GOBERNADOR
CLAUDIA MARIA JIMENEZ CUARTAS
SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEPARTAMENTAL
MANUEL FERNANDEZ ALVAREZ
LIDER UNIDAD DE PLANEAMIENTO EDUCATIVO
ELABORADO:
ALEXANDER ROMERO HERNANDEZ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO
EQUIPO DE APOYO
ALEXIS CARRILLO ARIAS
PORFESIONAL ESPECIALIZADO FSE
JORGE HERRAN LOGREIRA
PROFESIONAL ESPECIALIZADO
WILLIAN ALVAREZ OSORIO
P.U ASESOR DE PROYECTOS Y COMUNICACIONES
UNIDAD DE COMUNICACIONES Y PRENSA
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Tabla de contenido Tabla de contenido ........................................................................................................................... 4
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE BOLIVAR ................................................... 9
1 PRIMERA PARTE: .................................................................................................................... 13
ASPECTOS GENERALES DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE. ............................. 13
1.1 DEFINICIÓN DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS (FSE). .................................. 13
1.1.1 ORDENADOR DEL GASTO ....................................................................................... 13
1.1.2 HECHOS CUMPLIDOS .............................................................................................. 13
1.1.3 PRESUPUESTO: ....................................................................................................... 15
1.1.4 APROPIACIONES: .................................................................................................... 15
1.1.5 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (CDP): ..................................... 15
1.1.6 COMPROMISO: ....................................................................................................... 15
1.1.7 REGISTRO PRESUPUESTAL DEL COMPROMISO (CRP): ........................................... 16
1.1.8 OBLIGACIÓN: .......................................................................................................... 16
1.1.9 REGISTRO DE LA OBLIGACIÓN: ............................................................................... 16
1.1.10 PAGO: ..................................................................................................................... 16
1.1.11 TRASLADO PRESUPUESTAL: .................................................................................... 16
1.1.12 CUENTAS POR PAGAR: ........................................................................................... 16
1.1.13 EXCEDENTES FINANCIEROS DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS: ........... 16
1.2 UTILIZACIÓN DE LOS RECURSOS..................................................................................... 17
1.3 SISTEMA PRESUPUESTAL ................................................................................................ 18
1.3.1 ETAPAS DEL PRESUPUESTO: ................................................................................... 19
1.3.2 PLAN FINANCIERO: ................................................................................................. 19
1.3.3 PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES (POAI): ............................................... 19
1.3.4 PRESUPUESTO GENERAL: ....................................................................................... 20
1.3.5 DISPOSICIONES GENERALES: .................................................................................. 21
1.3.6 DE LOS PRINCIPIOS DEL SISTEMA PRESUPUESTAL ................................................. 21
1.3.7 APROPIACIONES DE INGRESOS Y GASTOS DEL PRESUPUESTO DEL FONDO DE
SERVICIOS EDUCATIVOS (FSE) ................................................................................................ 23
1.4 PROHIBICIONES EN LA EJECUCIÓN DEL GASTO. ............................................................ 27
2 SEGUNDA PARTE .................................................................................................................... 28
CONTRATACIÓN Y RESPONSABILIDADES ....................................................................................... 28
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2.1 Procedimientos de contratación de los Fondos de Servicios Educativos. ..................... 28
2.2 ASPECTOS DE LA CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA DE LOS FONDOS DE SERVICIOS
EDUCATIVOS. .............................................................................................................................. 30
2.3 FORMA DE APROBAR LA CONTRATACIÓN MENOR A 20SMLMV POR EL CONSEJO
DIRECTIVO: ................................................................................................................................. 30
2.4 DE LA CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA EN LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS
CUANDO LA CUANTÍA SEA INFERIOR A LOS 20 SMLMV. ............................................................ 30
2.4.1 EXCEPCIÓN A LA REGLA GENERAL: ......................................................................... 30
2.4.2 PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN DE LOS FONDOS DE SERVICIOS
EDUCATIVOS ........................................................................................................................... 30
2.4.3 INDICACIONES FINALES A LOS CONSEJOS DIRECTIVOS Y A LOS ORDENADORES DEL
GASTO……………………………………………………………………………………………………………………………...34
2.4.4 DOCUMENTACIÓN MINIMA REQUERIDA EN LA CONTRATACIÓN GENERAL,
CUANDO LOS CONTRATOS NO EXCEDAN LOS 20SMLMV ...................................................... 53
3 SISTEMA ELECTRONICO PARA LA CONTRATACIÓN PÚBLICA (SECOP): .................................. 59
3.1 SOBRE EL PORTAL ÚNICO DE CONTRATACIÓN: ............................................................. 59
3.1.1 ¿Cuáles son los antecedentes del Portal Único de Contratación? ......................... 60
3.1.2 ¿Qué información se puede encontrar en el SECOP Informativo? ........................ 60
3.1.3 ¿Cómo me inscribo en el SECOP Informativo? ....................................................... 60
3.1.4 ¿Cómo puedo consultar la información publicada en el Portal Único de
Contratación? ......................................................................................................................... 60
3.1.5 ¿Puedo recibir soporte sobre algunos temas relacionados con la contratación
pública? 61
3.1.6 ¿Cuál es la codificación utilizada para identificación de bienes y servicios? ......... 61
3.1.7 ¿Quién o quienes son los responsables de las información publicada en el SECOP
Informativo? ........................................................................................................................... 62
Según los Términos de Uso del Portal: ................................................................................... 62
4 DELITOS CONTRA LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA. ................................................................. 62
4.1 Servidores públicos. ....................................................................................................... 62
4.2 Peculado por apropiación. ............................................................................................. 62
4.2.1 Peculado por extensión. ......................................................................................... 63
4.2.2 Concusión. .............................................................................................................. 63
4.2.3 Cohecho propio. ..................................................................................................... 63
4.2.4 Cohecho impropio. ................................................................................................. 63
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4.2.5 Cohecho por dar u ofrecer. .................................................................................... 64
4.2.6 Prevaricato por acción............................................................................................ 65
4.2.7 Prevaricato por omisión. ........................................................................................ 65
4.2.8 Prevaricato por asesoramiento ilegal. ................................................................... 65
4.2.9 Responsabilidad fiscal y disciplinaria. ................................................................... 65
5 RESPONSABILIDADES DE LOS RECTORES O DIRECTORES RURALES: ...................................... 65
5.1 RESPONSABILIDADES DE LOS CONSEJOS DIRECTIVOS: .................................................. 66
5.2 DE LAS PÓLIZAS: ............................................................................................................. 67
6 TERCERA PARTE. ..................................................................................................................... 68
6.1 ASPECTOS CONTABLES DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS. .......................... 68
6.1.1 Características cualitativas. .................................................................................... 68
6.1.2 Principios de contabilidad pública.......................................................................... 68
6.1.3 ESTADOS CONTABLES. ............................................................................................ 69
6.1.4 LIBROS DE CONTABILIDAD. .................................................................................... 70
6.1.5 SOPORTES Y COMPROBANTES DE CONTABILIDAD. ............................................... 71
7 CUARTA PARTE. ...................................................................................................................... 72
7.1 RENDICIÓN DE CUENTA, INFORMES, FECHAS, PLAZOS Y PUBLICIDAD. ......................... 72
7.1.1 Copia de documentos: ........................................................................................... 72
7.1.2 Informes obligatorios a entregar a la Secretaría de Educación Departamental de
Bolívar de manera trimestral: ................................................................................................ 72
7.1.3 INFORME DE INGRESOS DETALLADO: .................................................................... 74
8 QUINTA PARTE. ...................................................................................................................... 74
8.1 CONSTITUCION, MANEJO Y CONTROL DE LA CAJA MENOR........................................... 74
8.2 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL DE CAJAS MENORES. ...................................... 75
8.3 OBJETIVOS. ..................................................................................................................... 75
8.3.1 GENERAL. ................................................................................................................ 75
8.3.2 ESPECÍFICOS. .......................................................................................................... 76
8.3.3 Descripción general del procedimiento. ................................................................ 76
8.3.4 FORMALIDADES. ..................................................................................................... 76
8.3.5 Funcionamiento y manejo de la caja menor. ......................................................... 77
8.3.6 Destinación. ............................................................................................................ 78
8.3.7 Procedimientos. ..................................................................................................... 79
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8.3.8 Comprobantes. ....................................................................................................... 79
8.3.9 Prohibiciones. ......................................................................................................... 79
8.3.10 Solicitud de reembolso. .......................................................................................... 80
8.3.11 Funciones del responsable. .................................................................................... 80
8.3.12 Giro del reembolso. ................................................................................................ 82
8.3.13 Cancelación de una caja menor. ............................................................................ 82
8.3.14 Control administrativo. .......................................................................................... 82
9 SEXTA PARTE .......................................................................................................................... 83
9.1 DOCUMENTOS MINIMOS REQUERIDOS: ....................................................................... 83
9.2 REGLAMENTOS INTERNOS ............................................................................................. 84
10 SEPTIMA PARTE. ................................................................................................................. 85
10.1 PROCEDIMIENTO PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO ...................................................... 85
10.1.1 BIENES MUEBLES .................................................................................................... 85
10.1.2 BIENES DE CONSUMO ............................................................................................ 86
10.1.3 BIENES DE CONSUMO CON CONTROL ................................................................... 87
10.1.4 BIENES DEVOLUTIVOS ............................................................................................ 87
10.1.5 BIENES INTANGIBLES .............................................................................................. 88
10.1.6 SOFTWARE Y LICENCIAS ......................................................................................... 88
10.2 BIENES QUE INGRESAN AL ALMACEN ............................................................................ 90
10.2.1 MOVIMIENTOS DE ALMACÉN:................................................................................ 90
10.2.2 INGRESO DE BIENES AL ALMACÉN ......................................................................... 90
10.2.3 MODALIDADES DE INGRESO DE BIENES: ................................................................ 90
10.3 DAÑO O DESTRUCCIÓN DE BIENES EN SERVICIO ........................................................... 91
10.4 PÉRDIDA O HURTO DE BIENES EN SERVICIO .................................................................. 92
10.5 PROCEDIMIENTO DE LA BAJA BIENES DEVOLUTIVOS- GENERAL ................................... 94
10.6 LEVANTANTAMIENTO FÍSICO DE INVENTARIOS ............................................................. 95
10.7 DEPRECIACIONES Y PROVISIONES: ................................................................................. 97
11 INDICADORES: .................................................................................................................... 97
11.1 GESTIÓN PRESUPUESTAL: .............................................................................................. 97
11.1.1 Indicador de inversión: ........................................................................................... 97
11.1.2 Indicador de suministros: ...................................................................................... 97
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11.1.3 Indicador de mantenimiento:................................................................................ 98
11.2 GESTION FINANCIERA: ................................................................................................... 98
11.2.1 Indicador distribución del flujo de caja: ................................................................. 98
11.2.2 OTROS INDICADORES ............................................................................................. 99
12 REGIMEN TRIBUTARIO DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS: ......................................... 102
12.1 IMPUESTO AL VALOR AGREGADO IVA: ........................................................................ 102
12.2 IMPUESTO SOBRE LA RENTA Y COMPLEMENTARIOS:.................................................. 102
12.3 RETENCIONES EN LA FUENTE EN RENTA E IVA: ........................................................... 102
12.4 ESTAMPILLAS, ICA Y OTRAS RETENCIONES: ................................................................. 103
13 MODELOS DE DOCUMENTOS: .......................................................................................... 104
13.1 MODELO 1. PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS ................................................. 105
13.2 MODELO 2. RESOLUCIÓN DE LIQUIDACION DEL PRESUPUESTO: ................................ 113
13.3 MODELO 4. ACUERDO DE ADICIÓN ................................................... 116_Toc349919512
13.4 MODELO 5. ACUERDO DE TRASLADO .......................................................................... 117
13.5 MODELO 6. RESOLUCIÓN CAJA MENOR ...................................................................... 118
13.6 MODELO 7. RESOLUCIÓN LEGALIZACIÓN GASTOS MENORES ..................................... 121
13.7 MODELO 8. FLUJO DE CAJA (PAC) APROBADO............................................................. 122
13.8 MODELO 9. PLAN DE COMPRAS ................................................................................... 123
13.9 MODELO 10. LIBRO DE CONTROL PRESUPUESTAL (libro de presupuestos) ................ 124
13.10 MODELO 11.INVENTARIO BIENES DEVOLUTIVOS .................................................... 125
13.11 MODELO 13. ESTADO DE ACTIVIDAD ECONÓMICA FINANCIERA, SOCIAL Y
AMBIENTAL .............................................................................................................................. 128
.................................................................................................................................................. 128
13.12 MODELO 14. ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO ......................................... 129
13.13 MODELO 15. LIBRO DE CAJA MENOR ....................................................................... 130
13.14 MODELO 16. RELACIÓN DE CONTRATOS ................................................................. 131
13.15 MODELO 17.- EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE INGRESOS ....................................... 132
13.16 MODELO 18. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE EGRESOS ........................................... 133
13.17 MODELO 19. REGLAMENTO DE TESORERÍA ................................... 134_Toc349919529
13.18 MODELO 20. RELACIÓN DE GASTOS DETALLADO .................................................... 138
13.19 PROCEDIMIENTO PARA UTILIZACIÓN DE BIENES ..................................................... 139
14 ANEXOS. ........................................................................................................................... 141
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14.1 ANEXO 1. CONTRATO PRESTACIÓN DE SERVICIOS....................................................... 142
14.2 ANEXO 2. CONTRATO DE SUMINISTROS ...................................................................... 144
14.3 ANEXO 3. CONTRATO DE OBRA O CONSTRUCCION CON SUMINISTRO DE
MATERIALES. ............................................................................................................................ 146
14.4 ANEXO 4. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL ..................................... 149
14.5 ANEXO 5. CERTIFICADO DE REGISTRO PRESUPUESTAL (CRP). ..................................... 150
14.6 ANEXO 6. ORDEN DE PAGO .......................................................................................... 151
14.7 ANEXO 7. ORDEN DE COMPRAS ................................................................................... 152
14.8 ANEXO 8.ENTRADA ALMACEN ..................................................................................... 153
14.9 ANEXO 9. CUENTA DE COBRO ..................................................................................... 154
14.10 ANEXO 10. FACTURA DE VENTA ............................................................................... 155
14.11 ANEXO 11. COMPROBANTE DE INGRESOS ............................................................... 156
15 BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................... 157
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1 PRIMERA PARTE:
ASPECTOS GENERALES DE LOS FONDOS DE SERVICIOS
EDUCATIVOS FSE.
1.1 DEFINICIÓN DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS
(FSE).
“Los Fondos de Servicios Educativos son cuentas contables creadas por la ley como un
mecanismo de gestión presupuestal y de ejecución de los recursos de los
establecimientos educativos estatales para la adecuada administración de sus ingresos y
para atender sus gastos de funcionamiento e inversión distintos a los de personal”1.
Las instituciones educativas estatales podrán administrar Fondos de Servicios Educativos
en los cuales se manejarán los recursos destinados a financiar gastos distintos a los de
personal, que faciliten el funcionamiento de la institución. Las instituciones que manejan
fondos de servicios educativos son determinadas por la SECRETARIA DE EDUCACIÓN
DE LA GOBERNACIÓN DE BOLÍVAR.
1.1.1 ORDENADOR DEL GASTO
El concepto de Ordenador del Gasto se refiere a la capacidad de ejecución del presupuesto. Ejecutar el gasto, significa que, a partir del programa de gastos aprobado limitado por los recursos aprobados en la ley de presupuesto, en el decreto del respectivo ministerio, en la ordenanza y en el acuerdo de ejecución de ingresos y gastos que aprueba el Consejo Directivo del Establecimiento Educativo, se decide la oportunidad de contratar, comprometer los recursos y ordenar el gasto, funciones que atañen al ordenador del gasto (Rector o Director Rural).
El concepto de ordenador del gasto hace referencia a la capacidad de ejecución del
presupuesto. Es decir, que en los establecimientos educativos oficiales de los municipios
no certificados, el Rector o Director Rural, como ordenador del gasto2, es el que tiene la
capacidad de ejecutar el presupuesto de los Fondos de Servicios Educativos.
1.1.2 HECHOS CUMPLIDOS Por lo general, a través de las Disposiciones Generales que rigen para el presupuesto de
la vigencia de los Fondos de Servicios Educativos durante el año, se reglamenta lo
siguiente: “no se podrá tramitar o legalizar actos administrativos u obligaciones que
1 Definición determinada por el decreto 4791 de 2008, articulo 2( reglamentario ley 715 de 2001, artículos
11, 12, 13 y 14) 2 Decreto 4791 de 2008, artículo 4, fondo de servicios educativos
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afecten el presupuesto de gastos cuando no reúnan los requisitos legales o se
configuren como hechos cumplidos. Los ordenadores de gastos responderán
disciplinaria, fiscal y penalmente por incumplir lo establecido en esta norma”3.
Los hechos cumplidos son una irregularidad presupuestal, están prohibidos y se
producen cuando el ordenador del gasto de la entidad pública adquiere obligaciones
ante terceros sin consultar previamente la existencia real de los recursos en el
presupuesto o sin tenerlos en el mismo, condición ésta que es indispensable y que
requiere materializarse mediante la expedición previa del respectivo Certificado de
Disponibilidad Presupuestal, toda vez que se fundamenta en la Constitución Nacional y
en la normatividad presupuestal, a saber:
Constitución Nacional: Principio de legalidad del gasto: “…no se pueden hacer
erogaciones con cargo al tesoro que no se encuentren previstas en el presupuesto de
gastos y que no hayan sido aprobadas previamente por el órgano competente...”
4Estatuto Orgánico del Presupuesto: “Todos los actos administrativos que afecten
las apropiaciones presupuestales deberán contar con certificados de disponibilidad
previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos.
Igualmente estos compromisos deberán contar con registro presupuestal, para que los
recursos con él financiados no sean desviados a ningún otro fin. En este registro se
deberá indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar.
Esta operación es un requisito de perfeccionamiento de estos actos administrativos.
En consecuencia, ninguna autoridad podrá contraer obligaciones sin recursos en
tesorería.
Por tanto, se incurre en hechos cumplidos cuando un acto (contrato o compra) no ha
contado previamente con Certificado de Disponibilidad y Registro Presupuestal. En
consecuencia, para comprar cualquier bien o servicio o abrir un proceso contractual, con
cargo a los Fondos de Servicios Educativos, es necesario que existan recursos en el
presupuesto destinados para ello, que éstos sean suficientes y que se expida
previamente el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, el Compromiso y el Registro
Presupuestal.
En este orden de ideas, la existencia de hechos cumplidos en el manejo de los Fondos
de Servicios Educativos, obedecería a un manejo inadecuado del proceso de
administración de los mismos, definido en el parágrafo del artículo 3 del Decreto 4791
3 Es falta disciplinaria como lo establece el artículo 23 de la Ley 734 de 2002; el decreto 111 de 1996,
articulo 71,…no se podrá contraer obligaciones sobre apropiaciones inexistentes…
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de 2008, y a una mala planeación del proceso contractual mediante el cual debe
ejecutarse el presupuesto.
La prohibición tanto de incurrir como de legalizar hechos cumplidos, se dirige al
ordenador del gasto de las entidades públicas y por ende a los Rectores o Directores de
los establecimientos educativos oficiales, toda vez que son ellos los que responden
disciplinaria, fiscal y penalmente cuando incurren en una falta de este tipo.
A continuación se enuncian algunas situaciones que deben evitarse debido a que
ocasionan hechos cumplidos:
a) Celebrar contratos e iniciar actividades contractuales (cualquier compra u orden
de servicio) sin contar con recursos en el presupuesto o sin haber obtenido
previamente el certificado de disponibilidad presupuestal.
b) Ordenar, sin contar con recursos en el presupuesto o sin haber obtenido
previamente el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, la realización de
actividades, que están contempladas o no dentro del objeto contractual, pero
que no alcanzan a ser financiadas por el valor del contrato.
1.1.3 PRESUPUESTO: Es la herramienta que le permite a los establecimientos educativos del sector público,
cumplir con la producción de bienes y servicios para la satisfacción de las necesidades
de la población estudiantil, organizar la información financiera en los fondos, de acuerdo
con las competencias que le han sido asignadas legalmente.
1.1.4 APROPIACIONES: Las apropiaciones incluidas en el presupuesto de los establecimientos educativos son
autorizaciones máximas de gasto que el consejo directivo aprueba para ser
comprometido durante la vigencia fiscal respectiva.
1.1.5 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (CDP): Es un documento expedido por el jefe de presupuesto o quien haga sus veces, donde
garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para
asumir compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Este
documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el
compromiso.
1.1.6 COMPROMISO: Son compromisos los actos y contratos expedidos o celebrados por los Establecimientos
Educativos públicos, en desarrollo de la capacidad de contratar y de comprometer el
presupuesto. Estos contratos son realizados en cumplimiento de las funciones públicas
otorgadas por la ley. La entidad debe contar con el respectivo certificado de
disponibilidad presupuestal.
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1.1.7 REGISTRO PRESUPUESTAL DEL COMPROMISO (CRP): Es la imputación presupuestal mediante la cual se afecta en forma definitiva la
apropiación, garantizando que ésta solo se utilizará para ese fin. Esta operación indica el
valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar.
1.1.8 OBLIGACIÓN: Monto adeudado por la entidad como consecuencia del perfeccionamiento y
cumplimiento de los compromisos adquiridos, equivalente al valor de los bienes
recibidos, servicios prestados y demás exigibilidades, en desarrollo de las normas
presupuestales y de contratación administrativa.
1.1.9 REGISTRO DE LA OBLIGACIÓN: Es la imputación mediante la cual se afecta el compromiso que le dio origen.
1.1.10 PAGO: Es el desembolso que se efectúa al Proveedor, prestador de bienes y servicios, técnicos
profesionales por el monto de la obligación, ya sea mediante cheque bancario o por
transferencia electrónica. El pago se efectúa después de verificar los Requisitos previstos
en el acto administrativo.
1.1.11 TRASLADO PRESUPUESTAL: Los traslados presupuestales se realizan cuando se establecen ciertos recursos a un
determinado rubro presupuestal para la vigencia respectiva, y estos no van a ser
ejecutados, teniendo en cuenta la priorización del gasto se puede trasladar hacia otro
rubro, estas modificaciones al presupuesto son aprobadas por el consejo directivo.
1.1.12 CUENTAS POR PAGAR: Son aquellos compromisos que quedan pendiente de pago para la siguiente vigencia
fiscal, y se presentan en los siguientes casos:
1) Cuando el bien y/o servicio se ha recibido a satisfacción a 31 de Diciembre.
2) Cuando en desarrollo de un contrato se han pactado anticipos y estos no fueron
cancelados en su totalidad.
1.1.13 EXCEDENTES FINANCIEROS DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS:
Los excedentes financieros generados con los recursos de los Fondos de Servicios
Educativos (Decreto 4791 de 2008, artículo 6 numeral 8), deben determinarse teniendo
en cuenta el concepto de excedentes que se le aplica al resto de los establecimientos
públicos municipales:
“Para los establecimientos públicos el excedente financiero corresponde al monto de los
recursos que resulte del valor que arrojen a 31 de diciembre las cuentas de caja y
bancos y títulos valores disponibles a corto plazo, menos el valor de los pasivos exigibles
inmediatos a la misma fecha”
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Para determinar los excedentes es necesario que los Estados Financieros del Fondo de
Servicios Educativos estén debidamente aprobados por las autoridades competentes
(Consejo Directivo).
1.2 UTILIZACIÓN DE LOS RECURSOS.
Los recursos sólo pueden utilizarse en los siguientes conceptos, siempre que
guarden estricta relación con el plan de desarrollo del departamento de Bolívar y
Proyecto Educativo Institucional(PEI):
1. Dotaciones pedagógicas del establecimiento educativo tales como mobiliario,
textos, libros, materiales didácticos y audiovisuales, licencias de productos
informáticos y adquisición de derechos de propiedad intelectual.
2. Mantenimiento, conservación, reparación, mejoramiento y adecuación de los
bienes muebles e inmuebles del establecimiento educativo, y adquisición de
repuestos y accesorios. Las obras que impliquen modificación de la
infraestructura del establecimiento educativo estatal deben contar con estudio
técnico y aprobación previa de la entidad territorial certificada respectiva.
3. Adquisición de los bienes de consumo duradero que deban inventariarse y estén
destinados a la producción de otros bienes y servicios como muebles,
herramientas y enseres, equipo de oficina, de labranza, cafetería, mecánico y
automotor.
4. Adquisición de bienes de consumo final que no son objeto de devolución, como
papel y útiles de escritorio, elementos de aseo, cafetería, medicinas y materiales
desechables de laboratorio, gas, carbón, o cualquier otro combustible necesario
para el establecimiento educativo.
5. Arrendamiento de bienes muebles e inmuebles necesarios para el funcionamiento
del establecimiento educativo.
6. Adquisición de impresos y publicaciones.
7. Pago de servicios públicos domiciliarios, telefonía móvil e internet, en las
condiciones fijadas por la entidad territorial.
8. Pago de primas por seguros que se adquieran para amparar los bienes del
establecimiento educativo cuando no estén amparadas por la entidad territorial
certificada respectiva, así como las primas por la expedición de las pólizas de
manejo que sean obligatorias.
9. Gastos de viaje de los educandos tales como transporte, hospedaje y
manutención, cuando sean aprobados por el consejo directivo de conformidad
con el reglamento interno de la institución. Los costos que deban asumirse por
tal concepto podrán incluir los gastos del docente acompañante, siempre y
cuando la comisión otorgada por la entidad territorial no haya generado el pago
de viáticos.
10. Sufragar los costos destinados al sostenimiento de semovientes y proyectos
pedagógicos productivos.
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11. Contratación de servicios técnicos y profesionales prestados para una gestión
específica y temporal en desarrollo de actividades diferentes a las educativas,
cuando no sean atendidas por personal de planta. Estos contratos requerirán la
autorización del consejo directivo del establecimiento educativo y se rigen por las
normas y principios de la contratación estatal. En ningún caso podrán celebrarse
contratos de trabajo, ni estipularse obligaciones propias de las relaciones
laborales tales como subordinación, cumplimiento de jornada laboral o pago de
salarios. En todo caso, los recursos del Fondo de Servicios Educativos no podrán
destinarse al pago de acreencias laborales de ningún orden.
12. Realización de actividades pedagógicas, científicas, deportivas y culturales para
los educandos en cuantías autorizadas por el consejo directivo.
13. Inscripción y participación de los educandos en competencias deportivas,
culturales, pedagógicas y científicas de orden local, regional, nacional o
internacional, previa aprobación del consejo directivo.
14. Acciones de mejoramiento de la gestión escolar y académica enmarcada en los
planes de mejoramiento institucional.
15. Contratación de los servicios de transporte escolar de la población matriculada
entre transición y undécimo grado, cuando se requiera, de acuerdo con la
reglamentación expedida por el Ministerio de Transporte.
16. Desarrollo de las jornadas extendidas y complementarias para la población
matriculada entre transición y undécimo grado, incluyendo alimentación,
transporte y materiales.
17. Costos asociados al trámite para la obtención del título de bachiller.
18. Costos asociados a la elaboración de certificaciones de estudio solicitadas por los
estudiantes, boletines, agenda y manual de convivencia, carné escolar.
Nota: a) las adquisiciones a que hacen referencia los puntos 1, 3,4 y 5 se harán con
sujeción al programa general de compras debidamente aprobadas por el consejo
directivo y de conformidad con las normas que rigen la materia. b) En las escuelas
normales superiores, los gastos que ocasione el pago de hora cátedra para docentes del
ciclo complementario deben sufragarse única y exclusivamente con los ingresos
percibidos por derechos académicos del ciclo complementario.
1.3 SISTEMA PRESUPUESTAL
El Presupuesto es el instrumento de planeación financiera mediante el cual en cada vigencia fiscal se programan el presupuesto de ingresos y de gastos. El de ingreso se desagrega a nivel de grupos e ítems de ingresos, y el de gasto se desagrega en funcionamiento e inversión, el funcionamiento por rubros y la inversión por proyectos (Artículo 7 Decreto 4791 de 2008).
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1.3.1 ETAPAS DEL PRESUPUESTO:
El sistema presupuestal está constituido por el Plan Financiero, por el Plan Operativo
Anual de Inversiones y por el Presupuesto General o Anual de la Entidad.
1.3.2 PLAN FINANCIERO: Es un instrumento de planificación y gestión financiera, coordinador de la política del
gasto con los objetivos económicos del ordenador del gasto; toma en consideración las
previsiones de ingreso, gasto, déficit y su financiación compatibles con el programa
anual de caja, el Plan de Desarrollo y PEI.
El Plan Financiero permite a todos los niveles de la administración pública, proyectar la
necesidad de recursos durante el período del gobernante para atender la realización de
obras, que sin esto no es factible obtener durante una sola vigencia fiscal; por
consiguiente el Plan Financiero crea expectativa de recursos financieros que se van
cristalizando vigencia tras vigencia en el Plan Operativo Anual de Inversiones.
Éste define las metas máximas de pago a efectuarse durante el año, que servirán de
base para elaborar el Plan Anual Mensualizado de Caja (PAC), el cual tiene como base
las proyecciones efectivas de caja.
En el plan financiero se deben establecer metas cuantificables de recaudo, gastos de
funcionamiento, manejo de la deuda e inversión, los mecanismos necesarios para su
cumplimiento y los indicadores para su control, de tal forma que se garantice la
financiación del Plan de Desarrollo y/o plan educativo institucional.
1.3.3 PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES (POAI): Es el instrumento de priorización de las inversiones contempladas y la materialización en
la vigencia fiscal respectiva en el plan plurianual de inversiones del plan de desarrollo
institucional El POAI, es un instrumento de planeación de corto plazo para el manejo de
la inversión en los Establecimientos Educativos. Señalará los proyectos de inversión
a ejecutar financiados o cofinanciados con recursos del presupuesto, clasificados por
sectores, órganos y programas, además precisará las fuentes de financiación de la
PROGRAMACIÓN(DURANTE LOS MESES JUNIO - A OCTUBRE DEL AÑO ANTERIOR)
EJECUCIÓN (CDP Y CRP), MODIFICACIONES
LIQUIDACION Y CIERRE
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inversión y los indicadores de resultado de que trata la Ley 715 de 2001. Este plan
guardará concordancia con el plan plurianual de inversiones contemplado en el artículo
31 de la Ley 152 de 1994 y contenido en el Plan Educativo Institucional.
1.3.4 PRESUPUESTO GENERAL: Es un acto administrativo por el cual se prevén o se computan anticipadamente las rentas e ingresos de la institución educativa, que esperan recibir en una determinada vigencia fiscal, lo mismo que los gastos y apropiaciones en que incurrirán todos los órganos que lo integran y refleja las proyecciones del Plan Financiero. El presupuesto general sirve como instrumento político, económico, financiero y administrativo, para la toma de decisiones, determinar la categorización y cuantías para contratar entre otros. El acuerdo anual sobre el Presupuesto General de la Entidad es el instrumento mediante
el cual se da aplicación al Plan Educativo Institucional del establecimiento educativo.
En materia financiera, el presupuesto es el instrumento operativo básico. De su
ejecución anual depende el cumplimiento de las metas fijadas por la administración. Por
tal motivo su proceso de preparación debe ser abordado técnicamente para evitar la
sobre estimación de ingresos, la subvaloración de los gastos, o viceversa.
En la preparación del presupuesto anual y en su ejecución se debe partir del principio de
planificación, según el cual “El presupuesto de un establecimiento educativo, que se
expide anualmente, deberá reflejar los planes a corto plazo”. En consecuencia, para su
elaboración se tomarán en cuenta los objetivos de los PEI, el proceso de planeación
financiera, y la evaluación que de éstos se lleve a cabo conforme a las disposiciones
consagradas en las respectivas normas.
El presupuesto está regido por el principio de planificación, que permite la integración
del sistema presupuestal con el de planeación, con el propósito de alcanzar el desarrollo
a corto plazo.
El presupuesto se expide en el contexto de un sistema que permite optimizar la
asignación de los recursos públicos. Primero, se observan y analizan las fuentes y
recursos disponibles. Luego, se programa la inversión, conforme a prioridades.
Posteriormente, se conjugan los resultados anteriores, mediante el instrumento de
ejecución de los ingresos y gastos anuales.
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1.3.5 DISPOSICIONES GENERALES: Corresponde a las normas tendientes a asegurar la correcta ejecución del Presupuesto,
los reglamentos adoptados por el consejo directivo, las cuales regirán únicamente para
el año fiscal para el cual se expidan.
1.3.6 DE LOS PRINCIPIOS DEL SISTEMA PRESUPUESTAL
Los principios presupuestales son preceptos generales que sirven de orientación para la
formulación, elaboración, aprobación y ejecución de los elementos del sistema
presupuestal.
Si bien estos principios constituyen los ideales hacia los cuales debe orientarse una
buena gestión presupuestal, algunos autores han sostenido que su aplicación en la
práctica es apenas parcial. Sin embargo, en virtud de la consagración constitucional del
sistema presupuestal, su no aplicación puede afectar la validez del proceso presupuestal.
En este sentido vale la pena mencionar la Sentencia C- 357 de agosto 11 de 1994, que
dice: “…, los principios consagrados en el Estatuto Orgánico de Presupuesto, son
precedentes que condicionan la validez del proceso presupuestal, de manera que al no
ser tenidos en cuenta, vician la legitimidad del mismo. No son simples requisitos, sino
pautas determinadas por la Ley orgánica del presupuesto decreto 111 de 1996 y
determinantes de la Ley anual de presupuesto” (el establecimiento educativo lo adopta a
través de un proyecto de acuerdo que lo aprueba el consejo directivo de la institución o
centro educativo).
Los principios que se aplican al Sistema Presupuestal son: la planificación, la anualidad,
la universalidad, la unidad de caja, la programación integral, la especialización, la
inembargabilidad, la coherencia macroeconómica y la homeóstasis presupuestal:
CONFORMACIÓN DEL
PRESUPUESTO.
Presupuesto de ingresos o rentas y recursos de capital
Presupuesto de gastos o acuerdo de apropiaciones
Disposiciones generales
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1.3.6.1 PLANIFICACIÓN:
Este principio establece que el presupuesto general debe guardar concordancia con los
contenidos del Plan Educativo Institucional, el Plan Plurianual de Inversiones y el
proceso de planeación financiera (Plan Financiero) y el POAI.
Entre el presupuesto y el plan Educativo Institucional, debe haber una estricta armonía,
tal como lo dispone el artículo 346 de la Constitución Política, ya que el primero debe ser
un fiel reflejo de lo que para plazos mayores a un año, prevea el segundo.
1.3.6.2 ANUALIDAD:
El principio de anualidad circunscribe la vigencia del presupuesto al año fiscal,
comprendido entre 1 de enero y el 31 de diciembre. Por consiguiente, se autoriza el
Presupuesto sólo para dicha vigencia.
1.3.6.3 UNIVERSALIDAD:
El principio de universalidad considera que el presupuesto contendrá todos los gastos
públicos que se espera realizar durante la vigencia fiscal respectiva. Por lo tanto,
ninguna autoridad podrá efectuar gastos públicos, erogaciones con cargo al tesoro
público o transferir crédito alguno que no figuren en el presupuesto.
1.3.6.4 UNIDAD DE CAJA:
Este principio consagra que con el recaudo de todas las rentas y recursos de capital, se
atenderá el pago oportuno de las apropiaciones autorizadas en el presupuesto
general del establecimiento educativo. Quiere decir que todos los ingresos, sin importar
su origen, se incluyen en una sola bolsa (la cuenta única), con la cual se pueden pagar
todos los gastos autorizados en el presupuesto. La razón de ser de este principio radica
en la facultad que tiene la autoridad presupuestal para orientar el gasto público hacia las
áreas que estime prioritarias, sin que encuentre ingresos predestinados a la financiación
de determinados gastos.
1.3.6.5 PROGRAMACIÓN INTEGRAL:
La programación integral implica que “todo programa presupuestal deberá contemplar
simultáneamente los gastos de inversión y de funcionamiento que las exigencias
técnicas y administrativas demanden como necesarios para su ejecución y operación, de
conformidad con los procedimientos y normas legales vigentes”.
1.3.6.6 ESPECIALIZACIÓN.
Las apropiaciones deben referirse en cada órgano de la administración a su objeto y
funciones, y se ejecutarán estrictamente conforme al fin para el cual fueron
programadas.
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1.3.6.7 INEMBARGABILIDAD:
Está consagrado en el artículo 19 del decreto 111 de 1996 y consiste en que las rentas
incorporadas en el presupuesto, así como los bienes y derechos de los órganos que lo
conforman, son inembargables.
Con este principio se busca proteger los dineros de la Nación y de los Entes Territoriales,
para garantizar su aplicación a los fines de beneficio general que les corresponden. El
objetivo primordial es evitar la imposibilidad de ejecutar el presupuesto, ya que no sería
posible asumir gastos cuando las rentas que se apropian para este fin no se encuentran
disponibles.
1.3.6.8 COHERENCIA MACROECONÓMICA.
El presupuesto debe ser compatible con las metas macroeconómicas fijadas por el
gobierno nacional en coordinación con la Junta Directiva del Banco de la República.
1.3.6.9 HOMEOSTASIS PRESUPUESTAL:
El crecimiento real del presupuesto de rentas, incluida la totalidad de los créditos
adicionales de cualquier naturaleza, deberán guardar congruencia con el crecimiento de
la economía, de tal manera que no genere desequilibrio económico.
1.3.7 APROPIACIONES DE INGRESOS Y GASTOS DEL PRESUPUESTO DEL FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS (FSE)
1.3.7.1 DE LOS INGRESOS.
El presupuesto de rentas contiene la estimación de los ingresos corrientes,
transferencias y recursos de capital que espera sean recaudados para la vigencia fiscal.
Los ingresos que perciba la institución educativa por los diferentes conceptos deberán
ser asignados por parte de los responsables de estos en las fechas y plazos que se
generen los recursos, en los depósitos bancarios de la entidad financiera vigilada por la
superintendencia bancaria donde la institución educativa posee la cuenta bancaria, la
cual garantiza adecuados niveles de servicios, eficacia y rentabilidad.
Los ingresos recibidos por gratuidad que transfiere el ministerio de educación nacional
deben ser manejados en cuentas separadas5
1.3.7.2 Ingresos operacionales:
Son las rentas o recursos públicos o privados de que dispone o puede disponer
regularmente el Fondo de Servicios Educativos del establecimiento, los cuales se
5 Reglamentado por el artículo 8, decreto 4807 de 2011, último párrafo.
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obtienen por utilización de los recursos del establecimiento en la prestación del servicio
educativo, o por la explotación de bienes y servicios.
1.3.7.3 TRANSFERENCIAS DE RECURSOS PÚBLICOS:
Son los recursos financieros que las entidades públicas de cualquier orden y sin
contraprestación alguna deciden girar directamente al establecimiento educativo a
través del Fondo de Servicios Educativos.
1.3.7.4 RECURSOS DE CAPITAL:
Son aquellas rentas que se obtienen eventualmente por concepto de recursos de
balance, rendimientos financieros, entre otros.
1.3.7.5 DE LOS GASTOS:
Todos los actos administrativos que expida el rector y afecte el presupuesto, tendrán
que contar con el certificado de la disponibilidad presupuestal, la disponibilidad en
efectivo y el registro presupuestal, en los términos de la ley orgánica del presupuesto.
En consecuencia no podrán contraer obligaciones sobre apropiaciones inexistentes, o en
exceso del saldo disponible, con anticipación a la apertura del crédito adicional
correspondiente, con cargo a recursos del crédito cuyos contratos no se encuentren
perfeccionados.
1.3.7.6 UTILIZACIÓN DE LOS RECURSOS:
Los recursos sólo pueden utilizarse en los siguientes conceptos, siempre que guarden
estricta relación con el Proyecto Educativo Institucional:
1.3.7.6.1 HONORARIOS-SERVICIOS TÉCNICOS:
Contratación de servicios técnicos y profesionales prestados para una gestión específica
y temporal en desarrollo de actividades diferentes a las educativas, cuando no sean
atendidas por personal de planta. Estos contratos requerirán la autorización del consejo
directivo del establecimiento educativo y se rigen por las normas y principios de la
contratación estatal. En ningún caso podrán celebrarse contratos de trabajo, ni
estipularse obligaciones propias de las relaciones laborales tales como subordinación,
cumplimiento de jornada laboral o pago de salarios. En todo caso, los recursos del
Fondo de Servicios Educativos no podrán destinarse al pago de acreencias laborales de
ningún orden.
1.3.7.6.2 COMPRA DE EQUIPOS:
Adquisición de los bienes de consumo duradero que deban inventariarse y estén
destinados a la producción de otros bienes y servicios, como muebles, herramientas y
enseres, equipo de oficina, de labranza, cafetería, mecánico y automotor.
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1.3.7.6.3 MATERIALES Y SUMINISTROS:
Adquisición de bienes de consumo final que no son objeto de devolución, como papel y
útiles de escritorio, elementos de aseo, cafetería, medicinas y materiales desechables de
laboratorio, gas, carbón, o cualquier otro combustible necesario para el establecimiento
educativo.
1.3.7.6.4 DOTACIONES PEDAGÓGICAS:
Dotaciones pedagógicas del establecimiento educativo tales como mobiliario, textos,
libros, materiales didácticos y audiovisuales, licencias de productos informáticos y
adquisición de derechos de propiedad intelectual.
1.3.7.6.5 MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA:
Mantenimiento, conservación, reparación, mejoramiento y adecuación de los bienes
inmuebles del establecimiento educativo. Las obras que impliquen modificación de la
infraestructura del establecimiento educativo estatal deben contar con estudio técnico y
aprobación previa de la entidad territorial certificada respectiva.
1.3.7.6.6 MANTENIMIENTO DE MOBILIARIO:
Mantenimiento, conservación, reparación, mejoramiento y adecuación de los bienes
muebles del establecimiento educativo, y adquisición de repuestos y accesorios.
1.3.7.6.7 SERVICIO PÚBLICOS:
Pago de servicios públicos domiciliarios, telefonía móvil e Internet, en las condiciones
fijadas por la entidad territorial.
1.3.7.6.8 ARRENDAMIENTO:
Arrendamiento de bienes muebles e inmuebles necesarios para el funcionamiento del
establecimiento educativo.
1.3.7.6.9 IMPRESOS Y PUBLICACIONES:
Edición de formas, escritos, publicaciones, libros, trabajos tipográficos, sellos,
suscripciones, adquisición de libros, elaboración y caligrafía de diplomas, pago de avisos
y formularios de impuestos, impresión de carné, manual de convivencia o agenda en
caso de estar contemplados en los servicios suministrados por el establecimiento, entre
otros.
1.3.7.6.10 COMUNICACIÓN Y TRANSPORTE:
Apropiación destinada a cubrir los gastos por concepto de empaques y acarreos, télex,
fax y telégrafo. Gastos de transporte del desplazamiento de los estudiantes del
establecimiento educativo estatal a los diferentes sitios, establecidos en el proyecto
educativo institucional o cuando la entidad trasfiera recursos para el efecto, y
ocasionalmente para cubrir los gastos por concepto de transporte, del rector, director
rural o administrativo con funciones de tesorería, en cumplimiento de actividades
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netamente operativas (pago de impuestos, compra de insumos, transacciones
financieras del establecimiento).
1.3.7.6.11 SEGUROS:
Apropiación destinada a cubrir el costo de primas de seguros que se adquieran para
amparar los bienes del establecimiento, cuando no sean amparados por la entidad
territorial, así como las primas por la expedición de pólizas de manejo que requieran los
funcionarios de los establecimiento educativo estatal.
1.3.7.6.12 IMPUESTOS:
Apropiación destinada al pago de tributos, tasas y multas que se ocasionen por el
normal funcionamiento del establecimiento educativo estatal, cualquiera que sea el año
de su causación.
1.3.7.6.13 SALIDAS PEDAGÓGICAS:
Gastos de viaje de los educandos tales como transporte, hospedaje y manutención,
cuando sean aprobados por el consejo directivo de conformidad con el reglamento
interno de la institución. Los costos que deban asumirse por tal concepto podrán incluir
los gastos del docente acompañante, siempre y cuando la comisión otorgada por la
entidad territorial no haya generado el pago de viáticos.
1.3.7.6.14 PARTICIPACIÓN E INSCRIPCIÓN ACTIVIDADES PEDAGÓGICAS,
CIENTÍFICAS, DEPORTIVAS Y CULTURALES:
Realización de actividades pedagógicas, científicas, deportivas les para los educandos,
en las cuantías autorizadas por el consejo directivo. Inscripción y participación de los
educandos en competencias deportivas, culturales, pedagógicas y científicas de orden
local, regional, nacional o internacional, previa aprobación del consejo directivo.
1.3.7.6.15 OTROS GASTOS GENERALES:
Gastos no identificables o que clasifiquen en las anteriores apropiaciones de gastos.
1.3.7.6.16 ACCIONES DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN ESCOLAR Y
ACADÉMICA ENMARCADA EN LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
INSTITUCIONAL:
Los gastos de inversión en general son aquellos que incrementan la capacidad de
producción y la productividad física, económica y social. En los establecimientos
educativos estos gastos están orientados a mejorar la calidad del servicio ofrecido,
mediante la implementación de acciones de mejoramiento de la gestión escolar y
académica, enmarcados en los planes de mejoramiento institucional, el proyecto
educativo institucional y las orientaciones de la Secretaria de Educación certificada
respectiva. Estos gastos deben organizarse por proyectos y debe contar con metas tanto
físicas como financieras definidas para facilitar su seguimiento. Los costos del proyecto
deben ser evaluados garantizando la eficiencia y efectividad del gasto público.
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1.3.7.6.17 ADICIONES Y TRASLADOS PRESUPUESTALES:
Todo nuevo ingreso que se perciba y que no esté previsto en el presupuesto del Fondo de Servicios Educativos, será objeto de una adición presupuestal mediante acuerdo del consejo directivo y deberá ser enviada con sus detalles a la entidad territorial, en las mismas fechas que se disponen para la presentación de los informes trimestrales. En este acuerdo se deberá especificar el origen de los recursos y la distribución del nuevo ingreso en el presupuesto de gastos o apropiaciones.
Las adiciones que superen el 20% del presupuesto total de la institución educativa, siempre y cuando no sean transferencias del gobierno nacional o de la entidad territorial, deberán ser enviadas previamente a Planeamiento Educativo de la Secretaria de Educación de Bolívar para su visto bueno y posterior aprobación del consejo directivo.
Cuando se requiera efectuar algún gasto cuyo rubro no tenga apropiación suficiente, de
existir disponibilidad presupuestal se efectuaran los traslados presupuestales a que haya
lugar, previa autorización del consejo directivo, sin afectar recursos de destinación
específica.
1.4 PROHIBICIONES EN LA EJECUCIÓN DEL GASTO.
El ordenador del gasto del Fondo de Servicios Educativos no puede:
1. Otorgar donaciones y subsidios con cargos a los recursos del Fondo de
Servicios Educativos.
2. Reconocer o financiar gastos inherentes a la administración de personal, tales
como viáticos, pasajes, gastos de viaje, desplazamiento y demás,
independientemente de la denominación que se le dé, sin perjuicio de los
dispuesto en el numeral 9º del artículo 11 de presente decreto.
3. Contratar servicios de aseo y vigilancia del establecimiento educativo.
4. Financiar alimentación escolar, a excepción de la alimentación para el desarrollo
de las jornadas extendidas y complementarias señalada en el artículo anterior del
presente decreto.
5. Financiar cursos preparatorios del examen del ICFES, entre otros que defina el
Ministerio de Educación Nacional.
6. Financiar la capacitación de funcionarios.
7. Financiar el pago de gastos suntuarios.
Las entidades estatales que tengan a su cargo establecimientos educativos deben abrir
en su contabilidad una cuenta para cada uno de ellos, con el propósito de dar
certidumbre a los Consejos Directivos acerca de los ingresos que pueden esperar, y
facilitarles que ejerzan, con los rectores o directores, la capacidad de orientar el gasto
en la forma que mejor cumpla los propósitos del servicio educativo dentro de las
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circunstancias propias de cada establecimiento. Esa cuenta se denomina “Fondo de
Servicios Educativos”.
Los reglamentos, teniendo en cuenta las diferencias entre los establecimientos urbanos
y entre estos y los rurales, dirán qué tipo de ingresos, gastos y bienes pueden
manejarse a través de tal cuenta; y en dónde y cómo se mantendrán los bienes que se
registren en ella, ciñéndose a la Ley Orgánica del Presupuesto.
Los reglamentos aludidos atrás distinguirán entre los ingresos que las entidades
estatales destinen al servicio educativo en cada establecimiento, que los particulares
vinculen por la percepción de servicios, y los que vinculen con el propósito principal o
exclusivo de beneficiar a la comunidad. Todos esos ingresos pueden registrarse en las
cuentas de los Fondos, en las condiciones que determine el reglamento.
2 SEGUNDA PARTE
CONTRATACIÓN Y RESPONSABILIDADES
2.1 Procedimientos de contratación de los Fondos de Servicios
Educativos.
Todos los actos y contratos que tengan por objeto bienes y obligaciones que hayan de
registrarse en la contabilidad de los Fondos de servicios educativos, se harán respetando
los principios de igualdad, moralidad, imparcialidad y publicidad, aplicados en forma
razonable a las circunstancias concretas en las que hayan de celebrarse. Se harán con el
propósito fundamental de proteger los derechos de los niños y de los jóvenes, y de
conseguir eficacia y celeridad en la atención del servicio educativo, y economía en el uso
de los recursos públicos.
Los actos y contratos de cuantía superior a veinte (20) salarios mínimos mensuales se
regirán por las reglas de la contratación estatal, teniendo en cuenta su valor y
naturaleza, y las circunstancias en las que se celebren. El Gobierno Nacional podrá
indicar los casos en los cuales la cuantía señalada en el presente inciso será menor.
El rector o director celebrará los contratos que hayan de pagarse con cargo a los
recursos vinculados a los Fondos, en las condiciones y dentro de los límites que fijen
los reglamentos.
Con estricta sujeción a los principios y propósitos enunciados en el primer inciso de este
artículo, y a los reglamentos de esta ley, el Consejo Directivo de cada establecimiento
podrá señalar, con base en la experiencia y en el análisis concreto de las necesidades
del establecimiento, los trámites, garantías y constancias que deben cumplirse para que
el rector o director celebre cualquier acto o contrato que cree, extinga o modifique
obligaciones, siempre y cuando no supere los (20) SMMLV. El consejo puede exigir,
además, que ciertos actos o contratos requieran una autorización expresa.
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Habrá siempre información pública sobre las cuentas del Fondo en las condiciones que
determine el reglamento. La omisión en los deberes de información será falta grave
disciplinaria para quien incurra en ella.
En ningún caso el municipio propietario del establecimiento responderá por actos o
contratos celebrados en contravención de los límites enunciados en las normas que se
refieren al fondo; las obligaciones resultantes serán de cargo del rector o director, o de
los miembros del consejo directivo si las hubieren autorizado.
Ninguna otra norma de la ley general de contratación será aplicable a los actos y
contratos de cuantía inferior a veinte (20) salarios mínimos mensuales que hayan de
vincularse a las cuentas de los fondos.
Manejo presupuestal de los fondos de servicios educativos. Las entidades territoriales
incluirán en sus respectivos presupuestos, apropiaciones para cada fondo de servicios
educativos en los establecimientos educativos a su cargo, tanto de la participación para
educación como de recursos propios.
En los ingresos sometidos a aforo presupuestal no se incluirán los que sean obtenidos
por convenios con particulares, premios, donaciones u otros, cuyo principal propósito
sea el de beneficiar a la comunidad educativa. Los reglamentos incluirán las
disposiciones necesarias para que los particulares que quieran vincular bienes o servicios
para provecho de la comunidad en los establecimientos educativos estatales, puedan
hacerlo previo contrato autorizado por el consejo directivo y celebrado por el rector
donde la entidad a cargo del establecimiento se comprometa a que esos bienes se
usarán en la forma pactada, sin transferencia de propiedad cuando el contrato no la
haya previsto, y de acuerdo con las reglas del Código Civil. Si la entidad encargada del
establecimiento adquiere obligaciones pecuniarias en virtud de tales contratos, éstas
deben ser de tal clase que se puedan cumplir en todo dentro de las reglas propias de los
gastos de los Fondos.
Las entidades propietarias de establecimientos educativos podrán incluir en sus
presupuestos apropiaciones relacionadas con ellos, que no hayan de manejarse a través
de los fondos de servicios educativos.
Este reglamento determinará cómo y a quién se harán los giros destinados a atender los
gastos de los fondos de servicios educativos; y cómo se rendirán cuentas de los recursos
respectivos.
El consejo directivo en cada establecimiento elaborará un presupuesto de ingresos y
gastos para el Fondo, en absoluto equilibrio. El consejo directivo no podrá aumentar el
presupuesto de ingresos sin autorización del distrito o municipio al que pertenece el
establecimiento.
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La Ley orgánica de presupuesto se aplicará a los presupuestos que elaboren los consejos
directivos para los fondos de servicios educativos, y a su ejecución.
2.2 ASPECTOS DE LA CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA DE LOS
FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS.
La contratación con recursos de los fondos de servicios educativos se rige por el
Estatuto General de la Contratación Pública siempre y cuando excedan los 20 SMMLV.
En consecuencia, la contratación con recursos de los fondos de servicios educativos se
realizará conforme con una de las modalidades de selección que indica la normatividad
vigente en materia de contratación.
2.3 FORMA DE APROBAR LA CONTRATACIÓN MENOR A 20SMLMV POR
EL CONSEJO DIRECTIVO:
Las Instituciones Educativas del Departamento de Bolívar deberán implementar un
reglamento que contendrá como mínimo los siguientes artículos que garanticen la
trasparencia, imparcialidad y economía:
2.4 DE LA CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA EN LOS FONDOS DE
SERVICIOS EDUCATIVOS CUANDO LA CUANTÍA SEA INFERIOR A
LOS 20 SMLMV.
2.4.1 EXCEPCIÓN A LA REGLA GENERAL: Especial para los FSE: Cuando la cuantía del bien o servicio a contratar sea inferior a
veinte (20) SMLMV, el contratista será seleccionado de acuerdo con lo que disponga
el reglamento que para tal fin expida el consejo directivo de la institución o centro
educativo, reglamento que en todo caso acogerá y garantizará la vigencia de los
principios de la transparencia, economía, publicidad, y responsabilidad para una
selección objetiva, de conformidad con los postulados de la función administrativa.
El procedimiento particular que deberán reglamentar los consejos directivos para
contratar las cuantías inferiores a los 20 SMLMV, no podrá desconocer los principios
antes referidos, tal como lo precisa la normativa especial que a continuación se
relaciona:
Artículo 13 de la Ley 715 de 2001:
2.4.2 PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS
Todos los actos y contratos que tengan por objeto bienes y obligaciones que hayan de
registrarse en la contabilidad de los fondos de servicios educativos a los que se refiere el
Reglamento operativo para el manejo presupuestal, contable, financiero y contractual de los fondos de servicios educativos en los establecimientos
educativos de los municipios no certificados del Departamento de Bolívar. Página 31
artículo anterior, se harán respetando los principios de igualdad, moralidad,
imparcialidad y publicidad, aplicados en forma razonable a las circunstancias
concretas en las que hayan de celebrarse. Se harán con el propósito fundamental de
proteger los derechos de los niños y de los jóvenes, y de conseguir eficacia y celeridad
en la atención del servicio educativo, y economía en el uso de los recursos públicos.
(Negrillas y Subrayas no son del texto).
Los actos y contratos de cuantía superior a veinte (20) SMLMV se regirán por
las reglas de la contratación estatal, teniendo en cuenta su valor y naturaleza,
y las circunstancias en las que se celebren. El Gobierno Nacional podrá indicar
los casos en los cuales la cuantía señalada en el presente inciso será menor.
(Negrillas no son del texto original)
Con estricta sujeción a los principios y propósitos enunciados en el primer
inciso de este artículo, y a los reglamentos de esta Ley, el Consejo Directivo
de cada establecimiento podrá señalar, con base en la experiencia y en el
análisis concreto de las necesidades del establecimiento, los trámites,
garantías y constancias que deben cumplirse para que el rector o director
celebre cualquier acto o contrato que cree, extinga o modifique obligaciones
que deban registrarse en el fondo, y cuya cuantía sea inferior a veinte (20)
SMLMV. El consejo directivo puede exigir, además, que ciertos actos o
contratos requieran una autorización suya específica. (Negrillas no son del texto
original).
(…)
Decreto 4791 de 2008, Reglamentario de los Artículos 11, 12, 13 y 14 de la Ley 715 de
2001:
Artículo 17. RÉGIMEN DE CONTRATACIÓN. La celebración de contratos a que haya
lugar con recursos del Fondo de Servicios Educativos, debe realizarse con estricta
sujeción a lo dispuesto en el estatuto contractual de la administración pública, cuando
supere la cuantía de veinte (20) SMLMV.
Si la cuantía es inferior a los veinte (20) SMLMV se deben seguir los procedimientos
establecidos en el reglamento expedido por el consejo directivo, de conformidad con lo
dispuesto en el artículo 13 de la Ley 715 de 2001, y en todo caso siguiendo los
principios de transparencia, economía, publicidad, y responsabilidad, de conformidad
con los postulados de la función administrativa.
(…)
-Artículo 5. FUNCIONES DEL CONSEJO DIRECTIVO. En relación con el Fondo de
Servicios Educativos el consejo directivo cumple las siguientes funciones:
Reglamento operativo para el manejo presupuestal, contable, financiero y contractual de los fondos de servicios educativos en los establecimientos
educativos de los municipios no certificados del Departamento de Bolívar. Página 32
(…)
6. Reglamentar mediante acuerdo los procedimientos, formalidades y garantías para
toda contratación que no supere los veinte (20) SMLMV.
La contratación de los Fondos de Servicios Educativos (FSE) cuyas cuantías sean
inferiores a los 20 SMLMV, también estará sujeta a los principios y las normas del
presupuesto. En consecuencia, en todo proceso contractual los Rectores, Directores y
Consejos Directivos deberán tener en cuenta las siguientes reglas, sin perjuicio de las
demás que en cada modalidad contractual deban observarse:
a) El rector o director rural en la ejecución de los Fondos de Servicios Educativos
(FSE), por la vía contractual, incluyendo los de mínima cuantía que reglamenten
los Consejos Directivos, deberán dar cumplimiento a los principios del
presupuesto, y al principio de la legalidad del gasto (Artículos 345 y 346 de la
C.P.).
b) Todas las adquisiciones de los Fondos de Servicios Educativos (FSE), incluyendo
las de cuantía inferior a 20 SMLMV, deben estar previstas en el presupuesto y el
plan de compras y estar sujeta a la respectiva programación del “PAC”.
c) El Rector o Director Rural no puede asumir compromisos, obligaciones o pagos
por encima del flujo de caja o sin contar con la disponibilidad de recursos en
tesorería; ni puede contraer obligaciones imputables al presupuesto de gastos
del fondo de servicios educativos sobre apropiaciones inexistentes o que excedan
el saldo disponible.
d) Todos los actos administrativos y contratos que afecten el presupuesto de los
Fondos de Servicios Educativos (FSE), deberán contar con certificados de
disponibilidad previa que garanticen la existencia de recursos disponibles en
tesorería. Igualmente estos compromisos deberán contar con registro
presupuestal, para que los recursos con él financiados no sean desviados a
ningún otro fin.
e) Independientemente de que el Reglamento para la Contratación Inferior a los
veinte (20) SMLMV, lo diga o no, deben aplicarse los anteriores principios y
fundamentos en los procesos y procedimientos contractuales
y en la escogencia del contratista.
Conforme con lo anterior, para comprar cualquier bien o servicio o abrir un proceso
contractual, con cargo a los Fondos de Servicios Educativos, es necesario:
Primero: que existan los recursos en el presupuesto y estén destinados para cubrir
el bien o servicio requerido.
Segundo: que se expida previamente el Certificado de Disponibilidad Presupuestal
que garantice la existencia en la cuantía requerida para luego obtener el respectivo
Registro Presupuestal.
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La actuación en contrario a la anterior previsión de tipo presupuestal, implicaría para los
ordenadores del gasto responsabilidad disciplinaria, fiscal y penal, por infracción, entre
otras, a las siguientes normas y principios:
A): El Principio de legalidad del gasto: “…no se pueden hacer erogaciones con cargo al
tesoro que no se encuentren previstas en el presupuesto de gastos y que no hayan sido
aprobadas previamente por el órgano competente...” 6
B): Estatuto Orgánico de Presupuesto: “Todos los actos administrativos que afecten las
apropiaciones presupuestales deberán contar con certificados de disponibilidad previos
que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos.
“Igualmente estos compromisos deberán contar con registro presupuestal, para que los
recursos con él financiados no sean desviados a ningún otro fin. En este registro se
deberá indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar.
Esta operación es un requisito de perfeccionamiento de estos actos administrativos. En
consecuencia, ninguna autoridad podrá contraer obligaciones sobre apropiaciones
inexistentes o en exceso del saldo disponible…”
C): Decreto 4791 de 2008: Los hechos cumplidos implicarían una irregularidad en el
manejo y administración de los Fondos de Servicios Educativos, lo que atentaría
contra los Artículos 3, 4, 5 y 6, entre otros, del citado decreto, y contra el deber de la
planeación del proceso contractual para una debida ejecución del presupuesto.
Hasta tanto los Consejos Directivos expidan el respectivo Reglamento de Contratación
que les autoriza el Decreto 4791 de 2008, o si fuere del caso ajusten los actuales a los
principios y normas referidas en este reglamento, la contratación con recursos de los
fondos de servicios educativos cuya cuantía sea inferior a los 20 SMLMV se tramitará de
acuerdo a los procedimiento determinados en la ley 734 de 2012, dictados por el
Gobierno Nacional para la selección del contratista cuando el valor de los bienes y
servicios no excedan el 10% de la menor cuantía del presupuesto anual de la respectiva
entidad estatal. Para el caso concreto, entiéndase el 10% de la menor cuantía del
presupuesto anual de cada fondo de servicios educativos.
La menor cuantía para la mayoría de los fondos de servicios educativos de los
municipios no certificados del departamento, va hasta los 280 SMLMV, debido a que la
casi totalidad de dichos fondos tienen un presupuesto anual inferior a 120.000 SMLMV.,
lo que les permite una selección de acuerdo a la ley 734 de 2012, procedimiento que, se
insiste, será el que rija también para la contratación cuyas cuantías sean inferiores a los
20 SMLMV hasta tanto los consejos directivos expidan el respectivo reglamento, o
adecuen los ya expedidos con los principios indicados en los Artículo 13 de la Ley 715 y
el Artículo 17 del Decreto 4791 de 2008.
6 Jurisprudencia de la Corte Constitucional; artículos 345 y 346 de la Constitución Nacional.
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Conforme con lo antes precisado, y en atención a los fines de la Ley 996 de 2005, o Ley
de Garantías Electorales, se entiende que también está restringida la contratación
directa que establezcan los reglamentos de los consejos directivos de los fondos de
servicios educativos para los contratos cuya cuantía sea inferior a los 20 SMLMV.
El Reglamento que expidan los consejos directivos dispondrán que en varios lugares
visibles y de fácil acceso del público en general, sin perjuicio de otros medios de difusión
que indique, se publique mensualmente una relación de “los contratos y convenios
celebrados durante el período transcurrido de la vigencia, en la que por lo menos se
indique el nombre del contratista, objeto, valor, plazo y estado de ejecución del
contrato”. (Numeral 3 del artículo 19 del Decreto 4791 de 2008). De igual forma se hará
en página Web, si la hubiere y dispondrá lo necesario para la rendición anual de
cuentas a la comunidad conforme con lo dispuesto en el Decreto 4791 de 2008.
En la redacción y estructuración de todos los reglamentos que deban expedir los
consejos directivos en cumplimiento del decreto 4791 de 2008 y demás normas que lo
complementen y las futuras que lo modifiquen, la Secretaría de Educación para la
Cultura del Departamento prestará la asesoría y orientación necesaria.
2.4.3 INDICACIONES FINALES A LOS CONSEJOS DIRECTIVOS Y A LOS ORDENADORES DEL GASTO.
Los Consejos Directivos ejercerán con razonable libertad la facultad reglamentaria que
les otorga la ley 715 de 2001, Decreto 4791 de 2008, decreto 4807 de 2011, siempre y
cuando garanticen en los procesos que se adopten en los reglamentos de contratación la
vigencia de los principios de la transparencia, economía, publicidad, y responsabilidad,
de conformidad con los postulados de la función administrativa.”, amén de los
postulados de la Ley Orgánica del Presupuesto.
Armonizando la normativa existente sobre el particular, en especial los Artículos 10º y
13º de la Ley 715, el Artículo 17º y el 5º numeral 6 del Decreto 4791 de 2008, con el
Estatuto de General de la Contratación Pública, el Estatuto Orgánico del Presupuesto y
las leyes 678 y 734, entre otras, se concluye lo siguiente:
2.4.3.1 En cuanto al Régimen de Inhabilidades e Incompatibilidades:
Al rector y al director rural, a los miembros de los consejos directivos y a los
participantes en los procesos contractuales de los FSE, incluso aquellos cuya cuantía
sea inferior a los veinte (20) SMLMV, también se les aplica el régimen de
incompatibilidades, inhabilidades o conflictos de interés, razón por la cual el Reglamento
deberá adoptar las medidas necesarias para impedir la participación de oferentes y
subcontratistas, incursos en alguna de estas causales.
Reglamento operativo para el manejo presupuestal, contable, financiero y contractual de los fondos de servicios educativos en los establecimientos
educativos de los municipios no certificados del Departamento de Bolívar. Página 35
2.4.3.2 En cuanto a la Responsabilidad Contractual:
Consecuentes con lo dicho en precedencia, responderán penal, fiscal y/o
disciplinariamente, los ordenadores del gasto y demás intervinientes en los procesos
contractuales, que tramiten actos administrativos, contratos (inclusive contratos
inferiores a veinte (20) SMLMV u obligaciones que afecten el presupuesto de gastos,
cuando aquellos no reúnan los requisitos legales o se configuren como hechos
cumplidos.
Igual responsabilidad que la anterior puede predicarse de la inobservancia de los
principios de la contratación estatal, entre otros, el de la “transparencia, economía,
publicidad, y responsabilidad, de conformidad con los postulados de la función
administrativa.”, lo anterior, independientemente de que dichos principios sean
recogidos o no en los Reglamentos que dicten los Consejos Directivos, puesto que su
quebrantamiento es inexcusable conforme con la normativa vigente.
2.4.3.3 Niveles de la responsabilidad:
1) De la entidad estatal: responderá por las actuaciones, abstenciones, hechos y
omisiones antijurídicos que le sean imputables y que causen perjuicios a sus
contratistas y a terceros.
2) De los Servidores públicos: El servidor público responderá disciplinaria, fiscal, civil y
penalmente por sus acciones y omisiones en la actuación contractual en los términos
de la Constitución y de la ley.
3) De los Contratistas: Los contratistas responderán civil y penalmente por sus acciones
y omisiones en la actuación contractual en los términos de la ley.
2.4.3.4 De la Asesoría, el Seguimiento a la Administración del Recurso y el Control Interno.
Estas tres responsabilidades las asume el Departamento de Bolívar a través de sus
grupos de trabajo de la Secretaria de Educación, con el apoyo de la Oficina de Control
Interno y las demás que correspondan.
2.4.3.5 CONTENIDOS MINIMOS DE REGLAMENTACIÓN EN LOS
CONTRATOS DE CUANTIAS HASTA DE 20SMMLV
Las instituciones educativas del Departamento de Bolívar, deberán contener este
reglamento, de los cuales se presenta un articulado que puede ser adaptado a
las necesidades de cada institución y exigencias de los consejos directivos, y se
deberá fundamentar de la siguiente manera:
“POR MEDIO DEL CUAL SE REGLAMENTA LOS PROCEDIMIENTOS,
FORMALIDADES Y GARANTÍAS PARA LA CONTRATACIÓN CON LOS RECURSOS
DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS CUYA CUANTÍA SEA MENOR O
IGUAL A LOS VEINTE (20) SALARIOS MÍNIMOS MENSUALES LEGALES
Reglamento operativo para el manejo presupuestal, contable, financiero y contractual de los fondos de servicios educativos en los establecimientos
educativos de los municipios no certificados del Departamento de Bolívar. Página 36
VIGENTES, EN FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVO DE LA INSTITUCION
EDUCATIVA
El Consejo Directivo de la INSTITUCION EDUCATIVA ……., en uso de sus
atribuciones legales, en especial las conferidas por el artículo 13 de la Ley 715 de
2001, numeral 6 del artículo 5 y el artículo 17 del decreto 4791 de 2008, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 13 de la Ley 715 de 2001, estableció que: “Artículo
13. Procedimientos de contratación de los Fondos de Servicios Educativos.
Todos los actos y contratos que tengan por objeto bienes y obligaciones que
hayan de registrarse en la contabilidad de los Fondos de servicios educativos a
los que se refiere el artículo anterior, se harán respetando los principios de
igualdad, moralidad, imparcialidad y publicidad, aplicados en forma razonable
a las circunstancias concretas en las que hayan de celebrarse. Se harán con el
propósito fundamental de proteger los derechos de los niños y de los jóvenes,
y de conseguir eficacia y celeridad en la atención del servicio educativo, y
economía en el uso de los recursos públicos. (…) El Rector o director
celebrará los contratos que hayan de pagarse con cargo a los recursos
vinculados a los Fondos, en las condiciones y dentro de los límites que fijen
los reglamentos.
Con estricta sujeción a los principios y propósitos enunciados en el primer inciso
del artículo 13 de la ley 715, y a los reglamentos de esta Ley, el Consejo
Directivo de cada establecimiento podrá señalar, con base en la experiencia
y en el análisis concreto de las necesidades del establecimiento, los
trámites, garantías y constancias que deben cumplirse para que el Rector o
director celebre cualquier acto o contrato que cree, extinga o modifique
obligaciones que deban registrarse en el Fondo, y cuya cuantía sea inferior
a veinte (20) salarios mínimos mensuales. El Consejo puede exigir,
además, que ciertos actos o contratos requieran una autorización suya
específica. (Subraya, negrilla y cursiva fuera de texto).
• Que el Decreto 4791 de 2008, en el numeral 6 del artículo 5, ratificó
como función del Consejo Directivo de la Institución, la reglamentación
mediante acuerdo de los procedimientos, formalidades y garantías para
toda contratación que no supere los veinte (20) salarios mínimos
legales mensuales vigentes, de los recursos de los Fondos de Servicios
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Educativos. Conforme a los principios de igualdad, moralidad, imparcialidad y
publicidad.
• Que el Articulo 17 del Decreto 4791 de 2008, ordenó que la
celebración de contratos a que haya lugar con recursos del Fondo de Servicios
Educativos, debe realizarse con estricta sujeción a lo dispuesto en el estatuto
contractual de la administración pública (ley 80 de 1993, ley 150 de 2007),
cuando dichos contratos superen la cuantía de veinte (20) salarios mínimos
legales mensuales vigentes.
• Que el decreto 0734 de abril de 2012, reglamenta el estatuto general de
contratación de la administración pública, lo cual implica la existencia de
regímenes contractuales especiales que se derivan del mandato legal, siendo
el caso de la contratación de los recursos de los fondos de servicios educativos
una excepción a la aplicación del estatuto contractual aplicable a los fondos
de servicios educativos, cuando el monto no supere los veinte (20) salarios
mínimos legales, que se sustenta en la ley Orgánica 715 de2001; que para los
efectos no ha sido demandada, suspendida ni declarada nula, sucediendo lo
propio con su Decreto Reglamentario 4791 de 2008, lo que conlleva a que le
está permitido por mandato legal a los Consejos Directivos de las Instituciones
Educativas, reglamentar los procedimientos, formalidades y garantías
para la contratación de los recursos de los fondos de servicios educativos,
que no supere los veinte (20) salarios mínimos legales.
• Que la reglamentación de la contratación excepcional debe sujetarse a los
principios de la función administrativa de que trata el artículo 209 de la
Constitución Política y estará sometida al régimen de inhabilidades e
incompatibilidades previsto legalmente para la contratación estatal.
• Que en mérito de lo anteriormente expuesto:
ACUERDA:
CAPITULO I
DE LAS DISPOSICIONES GENERALES OBJETO-FINES-PRINCIPIOS
ARTICULO 1º. OBJETO Y ALCANCE: Reglamentar los procedimientos,
formalidades y garantías para la contratación de los recursos de los fondos
de servicios educativos, QUE NO SUPERE LOS VEINTE (20) SALARIOS
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educativos de los municipios no certificados del Departamento de Bolívar. Página 38
MÍNIMOS LEGALES MENSUALES, en el FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS
DE LA INSTITUCION EDUCATIVA , para la adquisición de obras, bienes y
servicios que se requieran dentro del cumplimiento de la misión institucional
ARTÍCULO 2º. NORMAS APLICABLES. Para la contratación y ejecución de
los recursos de los fondos de servicios educativos, que no supere los veinte
(20) salarios mínimos legales, en la INSTITUCION EDUCATIVA se ajustarán a las
normas legales, la ley 715 de 2001, normas expedidas por la Contraloría General
de la República, normas de control fiscal, el código de comercio y código civil, las
del presente Acuerdo y las disposiciones contenidas en la Ley 80 de
1993 con sus normas complementarias en los aspectos que le sean aplicables,
así mismo las del decreto 4791 de 2008.
ARTICULO 3º. PRINCIPIOS QUE RIGEN LA CONTRATACIÓN. En
cumplimiento de los mandatos Constitucionales y legales, la contratación
en la INSTITUCION EDUCATIVA, se adelantará con fundamento en los
principios de honestidad, moralidad, transparencia, igualdad, eficacia,
economía, celeridad, e imparcialidad. En consecuencia, quienes participen en
el proceso de contratación, deben tener en cuenta que:
1. Los procesos contractuales son públicos.
2. Los trámites deben adelantarse con austeridad de tiempo, medios y gastos y
no se exigirán sellos, autenticaciones, reconocimiento de firmas, ni cualquier
otra clase de formalidad o requisito que no esté señalado en la Ley o en el
presente Acuerdo.
3. Antes de iniciar el proceso de contratación, deben analizarse en
forma integral los proyectos, estudios y diseños que definen y caracterizan
su objeto y obtenerse las autorizaciones pertinentes, acorde con las políticas
determinadas por el Consejo Directivo acordes con el Proyecto Educativo
Institucional PEI.
4. Para la contratación se debe seleccionar objetivamente la propuesta
más favorable para la INSTITUCION EDUCATIVA. Se evaluarán las diferentes
propuestas, teniendo en cuenta las especificaciones técnicas, las
características particulares de los bienes o servicios, los precios y las
condiciones del mercado así como los estudios o análisis efectuados
por la INSTITUCION EDUCATIVA.
Reglamento operativo para el manejo presupuestal, contable, financiero y contractual de los fondos de servicios educativos en los establecimientos
educativos de los municipios no certificados del Departamento de Bolívar. Página 39
ARTICULO 4. FINES DE LA CONTRATACIÓN Y DEL EJERCICIO
ADMINISTRATIVO DEL FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS: Al celebrar y
ejecutar los contratos, así mismo al administrar el Fondo de Servicios
educativos, la institución buscará el cumplimiento de los fines estatales a su
cargo, es decir, la continuidad y la eficiencia en la prestación del servicio público
educativo.
CAPITULO II
DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS
ARTÍCULO 5º: DEFINICIÓN: Los fondos de servicios educativos son
cuentas contables creadas por la ley como un mecanismo de gestión
presupuestal y de ejecución de los recursos de los establecimientos públicos
estatales para la adecuada administración de sus ingresos y para atender
sus gastos de funcionamiento e inversión distintos a los de personal.
ARTÍCULO 6º: ADMINISTRACIÓN DEL FONDO: El Rector en coordinación
con el Consejo Directivo, administra el fondo de servicios educativos, de
acuerdo con las funciones otorgadas en la ley 715 de 2001 y en el decreto
4791 de 2008. La administración del Fondo de Servicios educativos
supone acciones de: Presupuesto: Elaboración y ejecución del presupuesto de
ingresos y gastos. Contratación: Aplicación de normas y procesos
contractuales. Tesorería: Recaudo y pago, Contable: Registro e informe de
operaciones y Rendición de cuentas ante los entes de control, entidad territorial
y Secretaria De Educación Departamental.
ARTÍCULO 7º: ORDENADOR DEL GASTO: El RECTOR es el ordenador
del gasto del FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS DE LA INSTITUCION
EDUCATIVA, y su ejercicio no implica representación legal, es responsabilidad
del RECTOR de acuerdo al Artículo 6 del Decreto 4791 de 2008, Celebrar los
contratos, suscribir los actos administrativos y ordenar los gastos con cargo a
los recursos del FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS DE LA INSTITUCION
EDUCATIVA ,de acuerdo con el flujo de caja y el plan operativo de la
respectiva vigencia fiscal, previa disponibilidad presupuestal expedida por
tesorería. Por lo tanto tiene la competencia para contratar las
adquisiciones de los bienes y/o servicios de acuerdo a las necesidades
que fueron reportadas oportunamente para la conformación del programa
general de compras, plan operativo anual de inversiones (POAI), el Plan
de mantenimiento y que fueron debidamente aprobado por el Consejo
Reglamento operativo para el manejo presupuestal, contable, financiero y contractual de los fondos de servicios educativos en los establecimientos
educativos de los municipios no certificados del Departamento de Bolívar. Página 40
Directivo de la INSTITUCION EDUCATIVA como parte integrante del
presupuesto Institucional.
ARTÍCULO 8º: COMPROMISO CON TRANSFERENCIAS: Las
transferencias que las entidades efectúen al FONDO DE SERVICIOS
EDUCATIVOS DE LA INSTITUCION EDUCATIVA, no pueden ser comprometido
por el rector, hasta tanto se reciban los recursos en las cuentas del respectivo
fondo.
ARTÍCULO 9º INGRESOS CON DESTINACIÓN ESPECÍFICA: Los ingresos
con destinación específica, que ingresen al FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS
DE LA INSTITUCION EDUCATIVA, deben destinarse únicamente para lo que
fueron aprobados por quien asignó el recurso.
ARTICULO 10º. UTILIZACIÓN DE RECURSOS, los recursos solo podrán
ser utilizados en lo establecido por el reglamento operativo de los FSE, que
establece el Departamento de Bolívar, Secretaria de Educación.
ARTÍCULO 11: PROHIBICIONES: las prohibiciones están determinadas en el
reglamento operativo de los FSE, que establece el Departamento de Bolívar-
Secretaria de Educación.
ARTICULO 12º. AFECTACIÓN AL PRESUPUESTO GENERAL. La
contratación de los recursos de FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS DE LA
INSTITUCION EDUCATIVA, se hará teniendo en cuenta la prestación de un
servicio o el cubrimiento de una necesidad primordial originada en los
compromisos que se adquieran en el desarrollo del PEI y los programas
inherentes a este y con cargo a los rubros específicos definidos
presupuestalmente de acuerdo al programa general de compras, plan
operativo anual de inversiones (POAI), el Plan de mantenimiento, plan de
acción y lo establecido en este reglamento y la normatividad vigente en la
materia. Estos deberán cubrir los costos necesarios y suficientes inherentes a
la gestión específica del gasto o inversión pertinente. Incluyendo todas las
apropiaciones para la INSTITUCION EDUCATIVA y la totalidad de sus
dependencias.
Parágrafo 1º: CONTRATACIÓN FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS DE
LA INSTITUCION EDUCATIVA: La contratación de bienes y servicios en el
FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS DE LA INSTITUCION EDUCATIVA, debe
realizarse con sujeción a lo determinado en la ley 715 de 2001, Decreto 4791
de 2008 y las demás disposiciones expedidas en materia presupuestal. El
Reglamento operativo para el manejo presupuestal, contable, financiero y contractual de los fondos de servicios educativos en los establecimientos
educativos de los municipios no certificados del Departamento de Bolívar. Página 41
RECTOR, no puede asumir compromisos o pagos por encima del flujo de
caja o sin contar con la disponibilidad de recursos en tesorería, ni puede contraer
obligaciones imputables al presupuesto sobre apropiaciones inexistentes o que
excedan el saldo disponible.
ARTICULO 13º: INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES PARA
CONTRATAR: Las inhabilidades e incompatibilidades recogen una relación
de circunstancias vinculadas con la persona misma del contratista y que
impide la celebración del contrato, so pena de verse afectado de nulidad
y sin prejuicio de las sanciones administrativas y penales a que haya lugar.
Para efecto de la celebración de contratos, el establecimiento educativo
dará aplicación escrita al régimen de inhabilidades e incompatibilidades
consagrado en la legislación vigente, en especial a lo dispuesto en los
artículos 8º, 9º y 10º de la ley 80 de 1993, así será inhabilidad para las
personas naturales, la declaración judicial de responsabilidad de frente a
los delitos peculados, concusión, cohecho, que extiende a la persona
jurídica: sociedades de que sean socios tales personas, con excepción de
las sociedades anónimas abiertas.
Las causales de inhabilidad derivada de matrimonio o parentesco,
desaparecen por muerte o disolución del matrimonio.
En todo contrato, orden de compra o de servicio se debe incluir una cláusula
en la que el contratista manifiesta expresamente que no se haya incurso
en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad previas en la
normas vigentes, en virtud de la cual se procede de conformidad con la
presunción de veracidad fundado sobre el principio de buena fe.
Causales: son inhábiles para participar en procesos de selección
objetiva, por cualquiera de las modalidades dispuestas en la contratación
estatal pública.
1. Las personas que se haya inhabilitadas para contratar de acuerdo a lo
dispuesto por la constitución y las leyes. (como disposiciones legales
vigentes están la ley 11 de 1973, en su artículo 47 y el decreto 590 de
1993. Igualmente el artículo 127, inciso 1º concordante con el articulo 180 Núm.
4º de la constitución política y el artículo 10 de la ley 80 de 1993, ley 734/02).
2. Quienes participaron en las licitaciones o concursos o celebraron
contratos de que trata el literal anterior estando inhabilitados. La inhabilidad
Reglamento operativo para el manejo presupuestal, contable, financiero y contractual de los fondos de servicios educativos en los establecimientos
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para contratar por este hecho, se extenderá por un término de cinco (5) años
contados a partir de la fecha de ocurrencia del hecho de la participación en la
licitación o concurso, o de la celebración del contrato.
3. Quienes dieron lugar a la declaración de caducidad. Se hace extensiva
por un lapso de cinco (5) años, contados a partir de la fecha de ejecutoria del
acto administrativo que la declaró.
4. Quienes en sentencia judicial hayan sido condenado a la pena
accesoria de la interdicción de derechos y funciones públicas y quienes
hayan sido por la ocurrencia de causas justificativas de fuerzas mayores o
caso fortuito. La presente inhabilidad tendrá una duración de cinco (5) años
contados a partir de la fecha de la sentencia que impulso la pena.
5. Quienes sin justa causa se abstengan de suscribir el contrato estatal
adjudicado, salvo por la ocurrencia de causas justificadas de fuerza mayor o
caso fortuito. La presente inhabilidad tendrá una duración de cinco (5) años
contados a partir de la fecha de expiración del plazo para la firma del
contrato.
6. Los servidores públicos. Si por la naturaleza de las funciones de los
servidores públicos, estos no tienen facultad decisoria, al dejar su cargo por
retiro del servicio voluntario o retiro no sancionatorio desaparece
incompatibilidad, pues al contrato de las causales, esta no se prolonga por
determinado tiempo.
7. Para los congresistas y demás funcionarios de la administración pública,
con cargos de directivo, asesor o ejecutivo de las entidades contratantes, la
incompatibilidad para contratar se extiende por el término de un año a partir de
la desvinculación o retiro.
8. Quienes sean cónyuges o compañeros permanentes y quienes se
encuentren dentro del segundo grado de consanguinidad o segundo de afinidad
con cualquier otra persona que formalmente haya presentado propuesta para
una misma licitación o concurso.
9. Las sociedades distintas de las anónimas abiertas, en las cuales el
representante legal o cualquiera de sus socios tengan parentesco en segundo
grado de consanguinidad o segundo de afinidad con el representante legal o
con cualquiera de los socios de una sociedad que formalmente haya
presentado propuesta, para una misma licitación o concurso.
Reglamento operativo para el manejo presupuestal, contable, financiero y contractual de los fondos de servicios educativos en los establecimientos
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10. Los socios de sociedades de personas a las cuales se haya declarado la
caducidad, así como las sociedades de personas de las que aquellos formen
parte con posterioridad a dicha declaratoria. La presente inhabilidad se
extenderá por un término de cinco (5) años contados a partir de la fecha de
ejecutoria del acto que declaro la caducidad.
11. Quienes fueron servidores públicos del establecimiento educativo.
Solo comprenderá a quienes desempeñaron cargos del nivel directivo.
12. Las personas que tengan vinculados de parentesco, hasta el segundo
grado de consanguinidad, segundo grado de afinidad o primero civil con los
servidores públicos de los niveles directivo o con los miembros del consejo
directivo o con las personas que ejerzan el control interno o fiscal del ente
educativo.
13. El cónyuge, compañero o compañera permanente del servidor público en
el nivel directivo o de un miembro del consejo directivo o de quien ejerza
funciones públicas de control interno o fiscal.
14. Las corporaciones, asociaciones, fundaciones y las sociedades anónimas
que tengan el carácter de abiertas, así como las sociedades responsabilidad
limitada y las demás sociedades de personas en las que el servidor público
en el nivel directivo o el miembro del consejo directivo, o el cónyuge,
compañero o compañera permanente o los parientes hasta el segundo
grado de consanguinidad, afinidad o civil de cualquiera de ellos, tenga
participación o desempeñe cargos de dirección o manejo.
15. Los miembros del consejo directivo.
16. Personas naturales declaradas judicialmente responsables de los delitos
de peculado, concusión, cohecho, prevaricato, soborno transnacional.
Inhabilidades e incompatibilidades sobrevinientes:
Esta inhabilidad tiene origen en el artículo 90 del reciente estatuto
anticorrupción, ley 1474 de 2011. La inhabilidad para el contratista se configura
por cualquier de las siguientes conductas:
A. Haber sido objeto de imposición de cinco (5) o más multas durante la
ejecución de uno o varios contratos, durante una misma vigencia fiscal con una
o varias entidades estatales.
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B. Haber sido objeto de declaración de incumplimiento contractual en por lo
menos dos (2) contratos durante una misma vigencia fiscal, con una o varias
entidades estatales.
C. Haber sido objeto de imposición de dos (2) multas y un (1)
incumplimiento durante una misma vigencia fiscal, con una o varias entidades
estatales.
La inhabilidad se extenderá por un término de tres (3) años, contados a partir
de la inscripción de la última multa o incumplimiento en el registro único
de proponentes, de acuerdo con la información remitida por las entidades
públicas. La inhabilidad pertinente se hará explicita en el texto del respectivo
certificado.
Esta inhabilidad es extensiva a los socios de sociedades de personas a las cuales
se haya declarado la indebida conducta de incumplimiento reiterado, así
como las sociedades de personas de las que aquellos formen parte con
posterioridad a dicha declaratoria.
CAPITULO III
MODALIDADES DE CONTRATACION EN EL FONDOS DE SERVICIOS
EDUCATIVOS DE LA INSTITUCION EDUCATIVA
ARTICULO 13º: MODALIDADES DE SELECCIÓN: De conformidad con
la ley 715 de 2001 y su decreto reglamentario 4791 de 2008, la escogencia
del contratista se efectuará con arreglo a las modalidades de Contratación
igual o inferior a 20 SMLMV, de acuerdo al mejor precio y calidad y lo
determinado en el reglamento.
ARTICULO 14º: ALCANCE, GARANTIAS Y FACTORES DE CUMPLIMIENTO
EN LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL: La contratación de bienes y servicios
en el FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS DE LA INSTITUCION EDUCATIVA
cuya cuantía no supere los veinte (20) salarios mínimos legales mensuales,
deberá ceñirse a los siguientes parámetros que garanticen el cumplimiento de
los principios de la contratación estatal y la selección objetiva del contratista.
1. Publicidad. Se procederá a convocar a los interesados en presentar propuesta
para un determinado proceso de selección mediante aviso que se publicara en
cartelera institucional, al menos por unos días hábiles, señalando en el mismo:
descripción de los bienes requeridos, presupuesto oficial del que se dispone,
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plazo y forma de presentación de la oferta, requisitos de aceptación del
proponente (se consideraran los habilitantes).
2. Criterio de escogencia: El menor precio presentado para los bienes o
servicios descritos, será el criterio de selección. Si no se presentare propuesta
que facilite la selección bien porque no se ajuste al menor precio o porque los
interesados no acreditan la totalidad de requisitos habilitantes, se procederá
a las reglas de subsanabilidad, a saber solicitud de presentación de documentos
faltantes en el plazo que establezca la institución educativa. Si se refiere a
una situación de precio, se procederá a una consulta de actualización en
mercado para una nueva apertura del proceso, caso en el cual la institución
ajustara el presupuesto oficial al referente de precio consultado.
3. Propuesta única: Luego de un proceso de invitación para una selección,
en el que solo se reciba una propuesta, podrá ser aceptada siempre que se
ajuste a las condiciones técnicas económicas y requisitos habilitantes, definidos
en el aviso de invitación.
4. Bienes exclusivos o propios de distribución: Cuando se trate de la
adquisición de bienes exclusivos o propios de distribución de un proveedor, la
certificación de tal condición suscrita por el representante legal y sobre la que
se presume existencia de buena fe, será el documento que evidencie la
ausencia de la publicación y criterios de selección.
5. Forma contractual. La forma contractual aplicable será según la clasificación
establecida en el reglamento de contratación.
6. Garantías contractuales. De conformidad con el artículo 7º de la ley 1150
de 2007, no serán exigibles las pólizas en los contratos inferiores al 10%
de la menor cuantía (28 SMLMV); no obstante la institución educativa
hará exigible esta garantía cuando por el requerimiento especifico, de
cumplimiento o funcionalidad de los bienes o servicios adquiridos se
requiera de esta cobertura de riesgo. Ante la ausencia de oficinas jurídicas
en las instituciones educativas la aprobación de la (s) garantía(s) son
responsabilidad del directivo institucional mediante Resolución rectoral.
Observación: cuando se pacte anticipos, se deberá solicitar una garantía que
salvaguarde el recurso entregado.
7. Contratación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión. La
selección de estos perfiles se hará por parte del rector o director institucional,
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con fundamento en el requerimiento del servicio y tomando como soporte de
la escogencia los documentos de idoneidad presentados.
8. Actos, contratos y convenios que requieren autorización expresa del
consejo directivo.
Requerirán autorización expresa del consejo directivo, voluntad que constara en
acta, aquellos actos contractuales que superen los 20 SMLMV.
9. Publicación de la relación de contratos. Mensualmente y en cartelera
institucional, con un máximo de 10 días calendario siguiente al corte
comercial (30 de cada mes) se publicara la relación de contratos suscritos en
el respectivo período. Se indicará: fecha del contrato, valor, nombre e
identificación del contratista, objeto contractual, duración.
ARTICULO 15º: FORMALIDADES CONTRACTUALES DE BIENES Y
SERVICIOS CUYA CUANTÍA NO SUPERE LOS VEINTE (20) SALARIOS
MÍNIMOS LEGALES MENSUALES CON RECURSOS DEL FONDO DE
SERVICIOS DE LA INSTITUCION EDUCATIVA: Para el inicio de todo
proceso de selección la institución deberá verificar la existencia de la
necesidad en la planeación financiera, igualmente la disponibilidad de
fondos. Serán documentos del proceso de selección y posterior
contratación lo relacionado a continuación:
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INFERIOR A 5 ENTRE 5 Y 10 ENTRE 10 Y 15 ENTRE 15 Y 20
SMMLV SMMLV SMMMLV SMMMLV
Verificación de
Requisitos habilitantes SI SI SI SI
Precios y calidad
bienes y servicios
Mercado/mejor
calidad
Mercado/mejor
calidad
Mercado/mejor
calidad
Mercado/mejor
calidad
Anticipo NO NO hasta 50%, si se
requiere
hasta 50%, si se
requiere
Supervisión o
Interventoría
Liquidación del acto o
contratoNO NO
SI, atendiendo a la
naturaleza del objeto
del contrato y a la
forma de pago
ASPECTOS
CONTRACTUALES
SI SI SI SI
SI
Garantía NO NO
Depende, atendiendo
a la naturaleza del
objeto del contrato y
a la forma de pago
Recibido a Satisfacción SI SI SI SI
1 2 2 3
Oferta a seleccionar
Modalidades del acto o
contratoContrato
El Rector o su
delegado
SI, atendiendo a la
naturaleza del objeto
del contrato y a la
forma de pago
Debe estar incluido en
el plan de compra
aprobado
Debe estar incluido
en el plan de compra
aprobado
Debe estar incluido en
el plan de compra
aprobado
Debe estar incluido en
el plan de compra
aprobado
NO NO SI SI
Actas de inicio y
finalización (Ordenes
de Servicios)
Depende, atendiendo
a la naturaleza del
objeto del contrato y
a la forma de pago
El Rector o su delegadoEl Rector o su
delegado
El Rector o su
delegado
Solo finalización o
recibido
Solo finalización o
recibido SI
La más favorable La más favorable La más favorable La más favorable
ORDEN ORDEN Contrato
CDP y Recursos en
tesorería
Mínimo de ofertas
recibidas o cotizaciones
Plan de compras y
mantenimiento de la
planta física
Estudios Previos
Simplificados e
Invitación Publica a
presentar oferta
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educativos de los municipios no certificados del Departamento de Bolívar. Página 48
ARTICULO 16º. PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS CUYA CUANTÍA NO SUPERE LOS VEINTE
(20) SALARIOS MÍNIMOS LEGALES MENSUALES. La selección de
contratistas para los procesos contractuales de bienes y servicios cuya
cuantía NO supere los veinte (20) salarios mínimos legales mensuales se
llevará a cabo a través Estudios Previos Simplificados y de invitación pública a
presentar ofertas. Siempre y cuando estén dentro de los rangos de SMMLV que
establece el artículo 15.
Los estudios previos Simplificadores contendrán:
1. La sucinta descripción de la necesidad que pretende satisfacer con la
contratación.
2. La descripción del objeto a contratar.
3. Las condiciones técnicas exigidas.
4. El valor estimado del contrato justificado sumariamente, así como el plazo de
ejecución del mismo.
5. El correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la
contratación.
6. Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección
7. Análisis de riesgos del contrato
8. Condiciones esenciales del posible contrato
9. Previsión de requisitos de publicación del contrato
10. Firma del funcionario
La INSTITUCION EDUCATIVA , formulará una invitación pública a
participar a cualquier interesado, la cual se publicará en la cartelera y/o
página web principal de la INSTITUCION EDUCATIVA o alcaldía municipal,
teniendo en cuenta:
1. El objeto
2. Plazo de ejecución
3. Forma de pago
4. Las causales que generarían el rechazo de las ofertas o la declaratoria de
desierto del proceso.
5. El cronograma del proceso especificando la validez mínima de las ofertas
que se solicitan, así como las diferentes etapas del procedimiento a seguir,
incluyendo las reglas para expedir adendas a la invitación y para extender las
etapas previstas.
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6. El lugar físico o electrónico en que se llevará a cabo el recibo de las
ofertas.
7. Requisitos habilitantes: Se indicará la manera en que se acreditará
la capacidad jurídica.
Adicionalmente, se requerirá de experiencia mínima en los casos de
contratación de obra, de consultoría y de servicios diferentes a aquellos a
que se refiere la ley exclusivamente.
Sin perjuicio de lo anterior, cuando el estudio previo lo justifique de
acuerdo a la naturaleza o las características del contrato a celebrar, así como
su forma de pago, la entidad también podrá exigir para la habilitación de la
oferta, la verificación de la capacidad financiera de los proponentes. No se
verificará en ningún caso la capacidad financiera cuando la forma de pago
establecida sea contra entrega a satisfacción de los bienes, servicios u obras.
Parágrafo 1°. En todo caso la verificación de los requisitos enunciados en el
numeral 7° del presente artículo se hará exclusivamente en relación con el
proponente con el precio más bajo, para lo cual, se tendrán en cuenta las
reglas de subsanabilidad establecidas en el artículo 2.2.8 del Decreto 0734
de 2012.
Parágrafo 2°. En caso de empate a menor precio, la entidad adjudicará a
quien haya entregado primero la oferta entre los empatados, según el orden de
entrega de las mismas.
Parágrafo 3°. Con la firma de la invitación por parte del funcionario competente,
se entiende aprobada la apertura del proceso contractual por lo que no se
requerirá de acto adicional alguno.
En caso de que éste no cumpla con los mismos, procederá la verificación del
proponente ubicado en segundo lugar y así sucesivamente. De no lograrse la
habilitación, se declarará desierto el proceso.
Adicional a lo anterior, se observará el procedimiento establecido en el artículo
2.2.10 del Decreto 0734 de 2012., con relación a la propuesta de menor precio
cuando se dé la hipótesis establecida en dicha disposición. En caso de que se
rechace la oferta, la entidad podrá optar por adjudicar el contrato a quien
haya ofertado el segundo mejor precio y así sucesivamente o por declarar
desierto el proceso.
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Parágrafo 4°.Oferta con valor artificialmente bajo. Cuando de conformidad con
la información a su alcance la INSTITUCION EDUCATIVA estime que el valor de
una oferta resulta artificialmente bajo, requerirá al oferente para que explique
las razones que sustenten el valor por él ofertado. Analizadas las explicaciones,
el o los funcionarios designados para la verificación y la evaluación de
las ofertas, recomendarán el rechazo o la continuidad de la oferta en el
proceso, explicando sus razones.
ARTICULO 17º. CRONOGRAMA PARA LOS PROCESOS CONTRATACION
CON LOS RECURSOS DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS
CUYA CUANTÍA SEA MENOR O IGUAL A LOS VEINTE (20) SALARIOS
MÍNIMOS MENSUALES LEGALES.
La INSTITUCION EDUCATIVA, Se establece para los procesos de adquisiciones
de bienes, servicios y obras cuya cuantía sea menor o igual a los veinte (20)
salarios mínimos mensuales legales, establece dos tipos de cronogramas, los
cuales son de obligatorio cumplimiento así:
1. Cronograma Interno: Contiene todas las actividades que internamente
debe realizar la Institución, es para cumplir con las normas Presupuestales y
Contractuales.
2. Cronograma Externo: Contiene las actividades, que los proponentes deben
conocer, a fin de acatar los tiempos para el cumplimiento en cuanto a
entregables y visitas.
ARTICULO 18º. EVALUACIÓN DE OFERTAS: La INSTITUCION
EDUCATIVA realizará evaluación de la (s) ofertas recibidas, para lo cual,
dependiendo de lo establecido en los criterios de selección, se escogerá:
1. Los documentos exigibles se evalúan en cumple o no cumple, el
proponente que no anexe algún documento puede solicitar la
subsanabilidad del mismo, después de ese espacio de tiempo si no
cumple quedara por fuera del proceso de selección
2. Para la compra y/o suministro de bienes la oferta con el precio más bajo
tendrá 80 puntos.
3. Para los servicios el precio más bajo tendrá 70 puntos, experiencia 30
puntos, los datos se ponderaran dependiendo del que más experiencia
tenga al momento de presentar la oferta.
4. Para la adquisición de servicios la que haya obtenido el mayor puntaje
de acuerdo a la ponderación de los factores técnicos y económicos.
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educativos de los municipios no certificados del Departamento de Bolívar. Página 51
En todo caso, se escogerá la oferta y/o cotización que satisfaga las
necesidades de la INSTITUCION EDUCATIVA y cuyos precios se
encuentren dentro de los de mercado.
ARTICULO 19º. REQUISITOS MÍNIMOS HABILITANTES: Para todo
contrato de bienes u órdenes de servicios en el FONDO DE SERVICIOS
EDUCATIVOS DE LA INSTITUCION EDUCATIVA, se establecen los siguientes
requisitos habilitantes:
PERSONA
ÍTEM NATURAL
Carta de presentación de la oferta o cotización suscrita por el representante legal (o por el oferente) ,
debidamente suscrita por el oferente, de lo contrario dará lugar al rechazo de la propuesta. En dicha carta,
bajo la gravedad del juramento se deberá declarar que el oferente no se encuentra incurso en causales
de inhabilidad o incompatibilidad conforme a las leyes vigentes.
Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal y/ o persona natural según el caso.
Certificado Vigente de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría general de la Nación para
la persona jurídica y su representante legal o de la persona Natural según el caso.
Certificado Vigente de antecedentes penales expedido por la policía del representante legal o de la
persona Natural según el caso.
Certificado Vigente de Antecedentes Fiscales expedido por la Contraloría General de la República para la
persona jurídica y su representante legal o de Persona Natural según el caso.
xx
xx
PERSONA
JURÍDICA
Registro Único Tributario expedido por la Dirección Nacional de impuestos y Aduanas Nacionales.
xx
xx
x x
x x
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Observación: toda persona jurídica deberá adjuntar la cámara de comercio con expedición no mayor de 3 meses.
PERSONA NATURAL
CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES
Carta de presentación de la oferta debidamente suscrita por todos los integrantes y el representante legal
del Consorcio o Unión Temporal según, de lo contrario dará lugar al rechazo de la propuesta. En dicha
carta, bajo la gravedad del juramento se deberá declarar que el oferente no se encuentra incurso en causales
de inhabilidad o incompatibilidad conforme a las leyes vigentes.
Documento de constitución del Consorcio o Unión Temporal, El cual debe contener como mínimo los
requisitos establecidos en esta Invitación.
Deberán acreditar además todos los requisitos señalados anteriormente según corresponda para sus
integrantes si son personas naturales o jurídicas.
Propuesta Técnica de conformidad a los requerimientos de esta invitación.
Para el efecto el oferente deberá adjuntar documento donde se comprometa a cumplir con los
requerimientos técnicos exigidos y las obligaciones de la invitación.
Propuesta Económica de conformidad a los requerimientos de la invitación publica según Anexo No 1.
Certificado pago de seguridad social y pensiones o copia de la PILA, artículo 50 de la Ley 789/2002,
del último mes anterior a la fecha de cierre del presente proceso.
Propuesta Financiera: de conformidad a los requerimientos de esta invitación. Para el efecto el
oferente deberá adjuntar documento donde se comprometa a cumplir con los requerimientos técnicos
exigidos y las obligaciones de la invitación.
Propuesta Económica de conformidad a los requerimientos de esta invitación.
x
PERSONA
JURÍDICA ÍTEM
x
x x
x x
x x
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2.4.4 DOCUMENTACION MINIMA REQUERIDA EN LA CONTRATACIÓN GENERAL, CUANDO LOS CONTRATOS NO EXCEDAN LOS 20SMLMV
DOCUMENTO REQUERIDO PARA TIPO DE PROVEEDOR
NORMA
1 Existencia y representación legal – expedido por cámara de comercio o por organismo que reconoce su personería jurídica (caso de corporaciones y entes no obligados a la inscripción en cámara de comercio.
Contrato, orden de compra, orden de servicio
Persona jurídica y naturales obligadas a la inscripción en la cámara de comercio
ART. 5 L.1150/08 y art. 11 decreto 066/08. Decreto 0427 de 1996
2 Fotocopia del documento de identidad del contratista o representante legal de la persona jurídica.
Contrato, orden de compra, orden de servicio
Persona jurídica y Natural.
Artículo 5º ley 1150 de 2007,
3 Certificación de pagos al sistema de seguridad social y aportes parafiscales (EMPRESAS).
(No será necesario en contratos u órdenes de prestación de servicio inferiores a 1 mes)
Contrato, orden de servicio
Personas jurídica: Lo presentarán con respecto al personal que se ocupe para el cumplimiento del acuerdo. Contractual. Personas naturales.
Artículo 23 ley 1150 de 2007.
Artículo 114 decreto 2150 de 1995
4 Verificación de la situación militar del contratista persona natural para varones de 18 a 50 años.
contrato Persona natural, varón entre 18 y 50 años
Artículo 111 decreto 2150 de 1985
5 RUT Registro único tributario- Contrato, orden de compra, orden de servicio
Personas naturales y jurídicas.
artículo 20° del Decreto 2788 de 2004
6 Certificado de antecedentes disciplinarios. (Procuraduría General de la República)-Generado internamente
Contrato, ordenes de servicios
Persona natural Ley 190 de 1995
7 Certificado de antecedentes penales(POLICIA) Generado internamente
Contrato Persona natural Ley 190 de 1995
8 Paz y salvo fiscal (contraloría general de la república)- Generado internamente
Contrato, ordenes de servicios
Personas naturales y jurídicas
Artículo 60 ley 610 de 2000. Artículo 6º ley 962 de 2005
9 Formato único hoja de vida Contrato y ordenes de servicio
Personas naturales y jurídicas
Artículo 8º Decreto 1049 de 2001
10 Registro único de proponentes (RUP) No será requerido para actos contractuales objeto de contratación directa, prestación de servicios de
Contratos mayores a la menor cuantía
Personas naturales y jurídicas
Artículo 6º ley 1150 de 2007
Reglamento operativo para el manejo presupuestal, contable, financiero y contractual de los fondos de servicios educativos en los establecimientos
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salud, enajenación de bienes del estado, adquisición de productos agropecuarios en bolsa de productos, concesión, contratos inferiores al 10% de la menor cuantía.
11 PUBLICACION EN SECOP Contratos mayores a 20SMLV o no exista reglamento de contratación
Personas jurídicas
Art. 6º decreto 2170 de 2005; ley 598 de 2000; decreto 3512 de 2003. Acuerdo 005 SICE.
Acreditación de Experiencia mínima: Para el presente proceso contractual, el proponente debe anexar mínimo (1) una certificación de EXPERIENCIA, CUMPLIMIENTO Y DESEMPEÑO, en contratos similares con Entidades Públicas, privadas o Personas naturales, o en su defecto las que se requieran en la invitación . En todo caso la verificación de los requisitos enunciados en el numeral 7° del
presente artículo se hará exclusivamente en relación con el proponente con el
precio más bajo, para lo cual, se tendrán en cuenta las reglas de
subsanabilidad establecidas en el artículo 2.2.8 del decreto 0734 de 2012.
En caso de que éste no cumpla con los mismos, procederá la verificación del
proponente ubicado en segundo lugar y así sucesivamente. De no lograrse la
habilitación, se declarará desierto el proceso.
Adicional a lo anterior, se observará el procedimiento establecido en el
artículo 2.2.10 del decreto 0734 de 2012, con relación a la propuesta de menor
precio cuando se dé la hipótesis establecida en dicha disposición. En caso de
que se rechace la oferta, la entidad podrá optar por adjudicar el contrato a
quien haya ofertado el segundo mejor precio y así sucesivamente o por declarar
desierto el proceso.
La entidad podrá adjudicar el contrato cuando sólo se haya presentado una
oferta, y ésta cumpla con los requisitos habilitantes exigidos, siempre que la
oferta satisfaga los requerimientos contenidos en la invitación pública.
ARTICULO 20º ADJUDICACION DEL PROCESO: Comunicación de
aceptación de la oferta o de declaratoria de desierta. Mediante la
comunicación de aceptación de la oferta, la INSTITUCION EDUCATIVA
manifestará la aceptación expresa e incondicional de la misma, los datos de
contacto de la entidad y del supervisor o interventor designado, Con
la publicación de la comunicación de aceptación en la CARTELERA
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PRINCIPAL DE LA INSTITUCION EDUCATIVA - PAGINA WEB INSTITUCIONAL el
proponente seleccionado quedará informado de la aceptación de su oferta.
En caso de no lograrse la adjudicación, la INSTITUCION EDUCATIVA
declarará desierto el proceso mediante comunicación motivada que se
publicará en el CARTELERA PRINCIPAL DE LA INSTITUCION EDUCATIVA -
PAGINA WEB INSTITUCIONAL. Si hubiere proponentes, el término para
presentar el recurso de reposición correrá desde la notificación del acto
correspondiente.
CAPITULO IV
TIPOS DE CONTRATOS EN LA CONTRATACION EN LOS FONDOS DE
SERVICIOS EDUCATIVOS DE LA INSTITUCION EDUCATIVA
ARTICULO 21º EL CONTRATO: Se le denomina contrato a todo acto
jurídico o acuerdo de voluntades que celebre el FONDO DE
SERVICIOS EDUCATIVO DE LA INSTITUCION EDUCATIVA, que sea generador
de obligaciones, sin importar que este previsto en el derecho público o
privado, que sea típico o atípico, o que se derive del ejercicio de la
autonomía de la voluntad. Los contratos que celebre el fondo de servicio
educativo son intuito personae y en consecuencia, una vez celebrados no
podrán cederse sin previa autorización escrita del Rector (a) de la institución
(art. 41 de la ley 80/93). Los contratos que celebre la Institución Educativa
deben constar siempre por escrito y no requieren ser elevados a escritura
pública, con excepción de aquellos que impliquen mutación del dominio o
imposición de gravámenes y servidumbre sobre bienes inmuebles, y en general
aquellos que conforme a las normas legales vigentes deban cumplir con dicha
formalidad.
ARTICULO 22º. CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS: Son
contratos de prestación de servicios los que celebre la institución para
desarrollar su objeto misional y Social y los cuales no puedan prestarse con
personal de planta de la institución, o requieran conocimientos especializados.
ARTICULO 23º CONTRATOS DE SUMINISTRO: El contrato de
suministro tiene por objeto la adquisición de elementos, dotaciones
pedagógicas, bienes de consumo, software, materiales, repuestos,
papelería, equipos, elementos de aseo y de oficina, accesorios que se
ofrezcan en el mercado en forma sucesiva y a precios unitarios. En todo
contrato de suministro se debe precisar en forma clara su valor y cantidad.
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Siempre se tendrán en cuenta los precios del mercado y la oferta más favorable
para la entidad.
ARTICULO 25º CONTRATOS DE OBRA: Son contratos de obra los
que se celebren para la construcción, mantenimiento, adecuación,
refacciones, instalación y en general, para la realización de cualquier otro
trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de
ejecución y pago.
ARTICULO 26º. CONTENIDO DEL CONTRATO: los contratos contendrán
como mínimo lo establecido en el modelo de contratos del reglamento operativo
de los FSE.
ARTICULO 27º. DOCUMENTOS ADICIONALES: Para todo contrato de
bienes y servicios cuya cuantía no supere los Veinte (20) salarios mínimos
legales mensuales se deberán adjuntar a la cuenta los siguientes
documentos:
1. Cumplido de rectoría de recibido a satisfacción previo recibo del supervisor
designado.
2. Para todo contrato de suministro se deberá adjuntar a la cuenta copia de la
entrada de almacén.
3. Para todo contrato de prestación de servicios técnicos y/o profesionales
el contratista deberá adjuntar para el cobro a la factura o documento
equivalente y un informe de las actividades realizadas.
4. Para todo contrato, bien sea de suministro o prestación de servicios,
superior a 10 smmlv se deberá efectuar acta de inicio y acta de liquidación del
contrato.
5. Para todo contrato de servicios que incluya personal a cargo, se solicitará
garantía (póliza) de pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones
laborales
6. Para todo contrato donde se pacte el pago de un anticipo se solicitará
garantía (póliza) de buen manejo del anticipo.
7. Para todo contrato que requiera póliza, la institución realizará el
documento de aprobación de la póliza de garantía, previa verificación de la
legalidad de la misma.
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8. Los contratos deberán reposar en carpeta independiente y de él harán
parte los documentos y estudios previos y autorizaciones, el acto de
apertura y la invitación pública, la propuesta, las disponibilidades y
registros presupuestales, las pólizas originales del contrato si se solicitan,
las facturas y demás documentos del proceso adelantado. La carpeta del
contrato deberá archivarse en lugar seguro.
ARTICULO 28º. CONDICIONES COMUNES A LA CONTRATACIÓN
REGIDA POR EL PRESENTE ACUERDO.
La contratación de que trata el presente acuerdo se ceñirá de manera general
por las siguientes reglas:
1. Los Contratos deben constar por escrito. La Minuta debe contener como
mínimo: Objeto, Precio y forma de pago y garantías si se solicitan. El contrato
deberá reposar en carpeta independiente y de él harán parte los documentos y
estudios previos y autorizaciones, el acto de apertura y la invitación pública, la
propuesta, las disponibilidades y registros presupuestales.
2. La necesidad que satisfagan debe estar articulada o contemplada en el PEI.
3. Los bienes o servicios, deben estar previstos en el presupuesto y el plan
de compras a excepción de los contratos que resulten de la declaratoria de
Urgencia Manifiesta.
4. Antes de iniciar el proceso de selección se debe contar con las
disponibilidades presupuestales.
5. Todo contrato debe estar precedido de los estudios previos o de justificación
del contrato.
6. Los Contratos tendrán una numeración consecutiva que iniciara en Uno (1),
en cada vigencia fiscal.
7. En caso de no exigirse garantías de cumplimiento del contrato, se
dispondrán las medidas conducentes a vigilar de manera especial el
cumplimiento y la calidad del objeto del bien o servicio.
8. Los vacíos que se presenten en el proceso de selección podrán ser
subsanados con las normas de contratación estatal.
ARTICULO 29º. EXCEPCIONES LEGALES APLICABLES A LOS
PROCEDIMIENTOS Y CONTRATOS PARA CUANTÍAS INFERIORES A LOS
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VEINTE (20) SALARIOS MÍNIMOS LEGALES MENSUALES Son excepciones
legales aplicables a los procesos de selección de qué trata el presente
acuerdo las siguientes:
1. No se exigirá a los oferentes estar inscritos en el RUP (Artículo 6 de la Ley
1150 de 2007). Pero sí se deben verificar por parte del Rector (a) o del
Comité evaluador, según el caso, las condiciones habilitantes y de idoneidad
del contratante para contratar.
2. No se publicarán los contratos cuya cuantía sea inferior al 10% de la
menor cuantía. Lo anterior, sin perjuicio de la publicación que debe hacerse del
contrato conforme con el numeral 3 del artículo 19 del Decreto 4791 de 2008.
3. No se requiere de pliego de condiciones. Lo anterior, no obsta para que la
invitación contenga los requerimientos y condiciones de calidad, precio, plazo y
forma de pago.
ARTICULO 30º. CONTRATACIÓN DE SERVICIOS TÉCNICOS Y
PROFESIONALES PRESTADOS PARA UNA GESTIÓN ESPECÍFICA
Y TEMPORAL EN DESARROLLO DE ACTIVIDADES
DIFERENTES A LAS EDUCATIVAS. Cuando la INSTITUCION EDUCATIVA
requiera la contratación de servicios técnicos y profesionales prestados para
una gestión específica y temporal en desarrollo de actividades diferentes a las
educativas, siempre y cuando estas no sean atendidas por personal de
planta, estos contratos requerirán la autorización del Consejo
Directivo de la INSTITUCION EDUCATIVA y se rigen por las normas y
principios de la contratación estatal. En ningún caso podrán celebrarse
contratos de trabajo, ni estipularse obligaciones propias de las relaciones
laborales tales como subordinación, cumplimiento de jornada laboral o pago
de salarios. En todo caso, los recursos del Fondo de Servicios Educativos
no podrán destinarse al pago de acreencias laborales de ningún orden.
La contratación de servicios profesionales, de gestión o artísticos prestados por
personas de alta calidad y reconocida trayectoria, procederá siempre que se
sustente su capacidad, experiencia e idoneidad, soportados en los documentos
que conforman e integran su hoja de vida.
ARTÍCULO 31º. PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN. Los contratos se
perfeccionan con la firma de las partes. Requieren: certificado de registro
presupuestal, para su ejecución requerirán la constitución y aprobación de
Reglamento operativo para el manejo presupuestal, contable, financiero y contractual de los fondos de servicios educativos en los establecimientos
educativos de los municipios no certificados del Departamento de Bolívar. Página 59
las garantías exigidas cuando sea del caso conforme a lo establecido en el
presente Reglamento, Acta de Inicio u Orden de Pedido.
ARTICULO 32º. La celebración de contratos a que haya lugar con
recursos del FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVO DE LA INSTITUCION
EDUCATIVA , debe realizarse con estricta sujeción a lo dispuesto en el estatuto
contractual de la administración pública, cuando dichos contratos superen la
cuantía de veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
ARTÍCULO 33º. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. El presente Acuerdo rige a
partir de la fecha de su expedición y publicación y deroga todas las normas y
acuerdos que le sean contrarias, con fecha del 0 de 0 de 20
3 SISTEMA ELECTRONICO PARA LA CONTRATACIÓN
PÚBLICA (SECOP):
El portal único de contratación seria la herramienta a utilizar por las instituciones
educativas que no cuenten con reglamento operativo de contratación o en su defecto la
contratación supere los 20 SMMLV.
3.1 SOBRE EL PORTAL ÚNICO DE CONTRATACIÓN7:
El Portal Único de Contratación se constituye como la Fase Informativa del Sistema
Electrónico para la Contratación Pública – SECOP, de acuerdo con lo dispuesto por el
artículo 3 de la Ley 1150 de 2007.
Se trata de un sistema electrónico que permite la consulta de información sobre los
procesos contractuales que gestionan, tanto las entidades del Estado sujetas al régimen
de contratación establecido en el Estatuto General de Contratación, como las que
voluntariamente coadyuvan a la difusión de la actividad contractual. El principal objetivo
del portal es promover la transparencia, eficiencia y uso de tecnologías en la publicación
por internet de las adquisiciones públicas para el beneficio de empresarios, organismos
públicos y de la ciudadanía en general, así como mejorar las formas de acceso a la
información respecto de lo que compra y contrata el Estado, con el consiguiente impacto
económico que ello genera en la pequeña, mediana y grande empresa, en los niveles
locales e internacionales.
7 Información general del sistema electrónico para la contratación publica
https://www.contratos.gov.co/puc/informacionPortal.html
Reglamento operativo para el manejo presupuestal, contable, financiero y contractual de los fondos de servicios educativos en los establecimientos
educativos de los municipios no certificados del Departamento de Bolívar. Página 60
3.1.1 ¿Cuáles son los antecedentes del Portal Único de Contratación?
El programa de Gobierno de la actual administración contempla entre sus prioridades
proporcionar la mayor eficiencia posible a las actuaciones del Estado en procura de
alcanzar dos objetivos: pulcritud en la selección de los contratistas y condiciones de
contratación más favorables para el Estado. En desarrollo de este cometido se expidió,
el Documento CONPES 3249 aprobado por el Consejo Nacional de Política Económica y
Social en octubre del 2003, que establece la política de contratación para un Estado
Gerencial, en la que se recomendó la creación de un sistema electrónico que permita
hacer seguimiento a todas las etapas inherentes al proceso de contratación, desde la
fase de formación del contrato y selección del proponente hasta la ejecución total del
mismo.
3.1.2 ¿Qué información se puede encontrar en el SECOP Informativo?
A través del SECOP Informativo, cualquier persona, empresa u organismo, dentro o
fuera del territorio nacional, puede acceder a la información sobre la demanda de bienes
y servicios por parte del Estado y obtener los documentos básicos de estos procesos de
contratación, de las etapas precontractual, contractual y poscontractual para las
modalidades de selección de Licitación Pública, Selección Abreviada, Concurso de
Méritos, Contratación directa , Mínima Cuantía y Regímenes Especiales de Contratación.
Adicionalmente, están disponibles al público a través del SECOP Informativo, algunos
procesos de contratación realizados con recursos de Organismos Multilaterales.
Adicionalmente, están disponibles para consulta Información de interés como el Manual
de Buenas Prácticas para la Gestión Contractual Pública y documentos estandarizados de
contratación. Así como, normatividad relacionada con la Contratación Pública y el SECOP
y una reseña sobre la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra
Eficiente- Información de la Agencia.
3.1.3 ¿Cómo me inscribo en el SECOP Informativo?
Si es representante de una entidad pública. La persona que representa a una entidad
pública debe realizar el Procedimiento para obtener permisos de publicación en el Portal
Único de Contratación, del cual podrá tener mayor información en la sección obtener
permisos de publicación de la página principal.
Si desea consultar o participar en procesos contractuales. No es necesario estar
previamente inscrito en el portal para consultar o participar en los procesos de
contratación publicados, toda vez que las consultas están totalmente abiertas al público.
3.1.4 ¿Cómo puedo consultar la información publicada en el Portal Único de Contratación?
Reglamento operativo para el manejo presupuestal, contable, financiero y contractual de los fondos de servicios educativos en los establecimientos
educativos de los municipios no certificados del Departamento de Bolívar. Página 61
Existen tres opciones de búsqueda, a las cuales usted puede acceder a través de la
página principal del Portal.
>> Buscador de información por diferentes criterios de búsqueda
Permite a los usuarios realizar consultas de los procesos publicados en el portal, filtrando
dichas consultas por los siguientes criterios:
> Entidad
> Objeto del Proceso
> Departamento de Ejecución del Contrato
> Municipio de Ejecución del Contrato
> Fecha
> Tipo de Proceso
> Estado del Proceso
> Cuantía
> Número de Proceso
>> Buscador de convocatorias abiertas en los últimos siete días
Esta consulta muestra los procesos en estado convocado (Abiertos), cuya fecha de
apertura se encuentra en los 7 últimos días.
>> Buscador de texto
Permite la consulta de la base de datos del Portal Único de Contratación, utilizando la
opción de texto libre. Digite en el campo de texto y haga clic en Búsqueda.
>> Procesos financiados con fondos de Organismos Multilaterales
Permite la consulta de algunos procesos realizados con recursos de Organismos
Multilaterales
3.1.5 ¿Puedo recibir soporte sobre algunos temas relacionados con la contratación pública?
En el Portal Único de Contratación se puede acceder a normatividad relacionada con la
contratación administrativa. Asimismo, a través del buzón
[email protected], se resuelven inquietudes sobre el portal, y temas
especializados en contratación pública.
3.1.6 ¿Cuál es la codificación utilizada para identificación de bienes y servicios?
El Portal Único de Contratación tomó como base la Codificación Estandarizada
Internacional de Bienes y Servicios para el Comercio Electrónico (UNSPSC de Naciones
Unidas), dicha codificación permite una clasificación estandarizada necesaria para
racionalizar la contratación pública y el comercio privado y hacer posibles las
operaciones comerciales electrónicas, adicionalmente, facilita la compatibilidad de
catálogos, web sites, órdenes de compra, facturas, inventarios y otras operaciones de la
Reglamento operativo para el manejo presupuestal, contable, financiero y contractual de los fondos de servicios educativos en los establecimientos
educativos de los municipios no certificados del Departamento de Bolívar. Página 62
cadena contractual (compradores, vendedores, distribuidores, almacenistas, usuarios,
etc.). Ver detalle codificación
3.1.7 ¿Quién o quiénes son los responsables de las información
publicada en el SECOP Informativo?
Según los Términos de Uso del Portal:
“La responsabilidad por los contenidos de la información relacionada con los contratos y
los procesos de selección de contratistas contenidos en éste portal, particularmente –
pero no exclusivamente- en cuanto a su actualidad, oportunidad, exactitud y coherencia
con la información relacionada publicada en otros medios, es de la entidad estatal
correspondiente y sus funcionarios, únicamente, y por consiguiente, a ellos corresponde
el derecho de agregar, de enmendar o de suprimir información de este sitio en cualquier
momento. Es necesario entrar en contacto con la persona responsable por la
administración e impulso de los proceso de contratación de cada una de las entidades
que publican información en este portal, en caso de querer verificar su contenido".
Queda claro así que son las entidades públicas las responsables por las publicaciones
que cada una de ellas realice.
4 DELITOS CONTRA LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA.
4.1 Servidores públicos.
Para todos los efectos de la ley penal, son: servidores públicos los miembros de las
Corporaciones Públicas, los empleados y Trabajadores del Estado y de sus entidades
descentralizadas territorialmente y por servicios.
Para los mismos efectos se considerarán servidores públicos, los miembros de la Fuerza
Pública, los particulares que ejerzan funciones públicas en forma permanente
o Transitoria, los funcionarios y trabajadores del Banco de la República, los integrantes
de la Comisión Nacional Ciudadana para la Lucha contra la Corrupción y las personas
que administren los recursos de que trata el artículo 338 de la Constitución Política.
Parágrafo. La expresión "empleado oficial'' se sustituye por la expresión "servidor
público", Siempre que aquélla sea utilizada en el Código Penal o en el Código de
Procedimiento Penal.
4.2 Peculado por apropiación.
El servidor público que se apropie en provecho suyo o de un tercero de bienes del
Estado o de empresas o instituciones en que éste tenga parte o de bienes o fondos
parafiscales, o de bienes de particulares cuya administración, tenencia o custodia se le
Reglamento operativo para el manejo presupuestal, contable, financiero y contractual de los fondos de servicios educativos en los establecimientos
educativos de los municipios no certificados del Departamento de Bolívar. Página 63
hayan confiado por razón o con ocasión de sus funciones, incurrirá en prisión de seis (6)
a quince (15) años, multa equivalente al valor de lo apropiado e interdicción de
derechos y funciones públicas de seis (6) a quince (15) años.
Si lo apropiado no supera un valor de cincuenta (50) salarios mínimos legales Mensuales
vigentes, dicha pena se disminuirá de la mitad (1/2) a las tres cuartas (3/4) partes.
Si lo apropiado supera un valor de doscientos (200) salarios mínimos legales Mensuales
vigentes, dicha pena se aumentara hasta en la mitad (1/2).
4.2.1 Peculado por extensión. También incurrirá en las penas previstas en los artículos anteriores, el particular que
realice cualquiera de las conductas en ellos descritas sobre bienes:
Que administre o tenga bajo su custodia perteneciente a empresas o instituciones en
que el Estado tenga la mayor parte o recibida a cualquier titulo de éste.
Que recaude, administre o tenga bajo su custodia perteneciente a asociaciones
Profesionales, cívicas, sindicales, comunitarias, juveniles, benéfic23345as o de
utilidad común no gubernamentales.
4.2.2 Concusión. El servidor público que abusando de su cargo o de sus funciones constriña o induzca a
alguien a dar o prometer al mismo servidor o a un tercero, dinero o cualquier otra
utilidad indebidos, o los solicite, incurrirá en prisión de cuatro (4) a ocho (8) años, multa
de cincuenta (50) a cien (100) salarios mínimos legales mensuales vigentes, e
interdicción de derechos y funciones públicas por el mismo término de la pena principal.
4.2.3 Cohecho propio. El servidor público que reciba para si o para otro dinero u otra utilidad, o acepte
promesa remuneratoria, directa o indirectamente, para retardar u omitir un acto propio
de su cargo, o para ejecutar uno contrario a sus deberes oficiales, incurrirá en prisión de
cuatro (4) a ocho (8) años, multa de cincuenta (50) a cien (100) salarios mínimos
legales mensuales vigentes, e interdicción de derechos y funciones públicas por el
mismo término de la pena principal.
4.2.4 Cohecho impropio. El servidor público que acepte para si o para otro, dinero u otra utilidad o promesa
remuneratoria, directa o indirecta, por acto que deba ejecutar en el desempeño de sus
funciones, incurrirá en prisión de tres (3) a seis (6) años, multa de cincuenta (50) a cien
(100) salarios mínimos legales mensuales vigentes e interdicción de derechos y
funciones públicas por el mismo término de la pena principal.
El servidor público que reciba dinero u otra utilidad de persona que tenga interés en
asunto sometido a su conocimiento, incurrirá en prisión de uno (1) a cinco (5) años,
Reglamento operativo para el manejo presupuestal, contable, financiero y contractual de los fondos de servicios educativos en los establecimientos
educativos de los municipios no certificados del Departamento de Bolívar. Página 64
multa de treinta (30) a cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes e
interdicción de derechos y funciones públicas hasta por el mismo termino.
4.2.5 Cohecho por dar u ofrecer. El que de u ofrezca dinero u otra utilidad a servidor público, en los casos previstos en los
dos artículo anteriores, incurrirá en prisión de tres (3) a seis (6) años, multa de
cincuenta (50) a cien (100) salarios mínimos legales mensuales vigentes, interdicción de
derechos y funciones públicas por el mismo término de la pena principal y prohibición de
celebrar contratos con la administración por el mismo término.
Parágrafo. Si la investigación se iniciare por denuncia del autor o participe particular,
efectuada dentro de los quince (15) días siguientes a la ocurrencia del hecho punible,
acompañado de prueba que amerite la apertura de la investigación en contra del
servidor que recibió o aceptó el ofrecimiento, la acción penal respecto del denunciante
se extinguirá. A este beneficio se hará acreedor el servidor público si denunciare
primero el delito.
En todo caso, si el funcionario judicial no estimare suficiente la prueba aportada para
iniciar la investigación, la denuncia correspondiente no constituirá prueba en su contra.
Tráfico de influencias para obtener favor de servidor público.
El que invocando influencias reales o simuladas reciba, haga dar o prometer para sí o
para un tercero dinero o dádiva, con el fin de obtener cualquier beneficio de parte de
servidor público en asunto que éste se encuentre conociendo o haya de conocer,
incurrirá en prisión de cuatro (4) a seis (6) años, multa de cincuenta (50) a cien (100)
salarios mínimos legales mensuales vigentes, e interdicción de derechos y funciones
públicas por el mismo término de la pena principal.
ARTICULO 26. La pena de que trata el delito previsto en el artículo 148 del Código
Penal, será de dos (2) a ocho (8) años de prisión, multa equivalente al valor del
enriquecimiento e interdicción de derechos y funciones públicas por el mismo término de
la pena principal.
ARTICULO 27. El Código Penal tendrá un artículo con el número 148A, del siguiente
tenor: Utilización indebida de información privilegiada.
El servidor público o el particular que como empleado o directivo o miembro de una
junta u órgano de administración de cualquier entidad pública o privada que haga uso
indebido de información que haya conocido por razón o con ocasión de sus funciones,
con el fin de obtener provecho para si o para un tercero, sea este persona natural o
jurídica, incurrirá en prisión de dos (2) a seis (6) años e interdicción de funciones por el
mismo término de la pena principal.
Reglamento operativo para el manejo presupuestal, contable, financiero y contractual de los fondos de servicios educativos en los establecimientos
educativos de los municipios no certificados del Departamento de Bolívar. Página 65
4.2.6 Prevaricato por acción. El servidor público que profiera resolución o dictamen manifiestamente contrario a la
ley, incurrirá en prisión de tres (3) a ocho (8) años, multa de cincuenta (50) a cien (100)
salarios mínimos legales mensuales vigentes e interdicción de derechos y funciones
públicas hasta por el mismo tiempo de la pena impuesta.
4.2.7 Prevaricato por omisión. El servidor público que omita, retarde, rehúse o deniegue un acto propio de sus
funciones, incurrirá en las penas previstas en el artículo anterior.
4.2.8 Prevaricato por asesoramiento ilegal. El servidor público que asesore, aconseje o patrocine de manera ilícita a persona que
gestione cualquier asunto público de su competencia, incurrirá en prisión de tres (3) a
seis (6) años, multa de cincuenta (50) a cien (100) salarios mínimos legales mensuales
vigentes e interdicción de derechos y funciones públicas por el mismo término de la
pena principal.
4.2.9 Responsabilidad fiscal y disciplinaria. Siempre que el estado sea condenado con ocasión de obligaciones contraídas en
contravención de lo dispuesto en la ley y el presente decreto, la entidad territorial
certificada procederá a iniciar los procesos de responsabilidad disciplinaria y fiscal a que
haya lugar, y a ejercer la acción de repetición de conformidad con la ley contra los
servidores públicos que resultaren responsables de dicha contravención o contra los
miembros del consejo directivo, cuando estos últimos no fueren servidores públicos,
(Art. 20, Decreto 4791 de 2008).
Es importante precisar que existen los delitos contemplados en la ley 1474 de
2011(ESTATUTO ANTICORRUPCIÓN)
5 RESPONSABILIDADES DE LOS RECTORES O DIRECTORES
RURALES8:
En relación con el Fondo de Servicios Educativos los rectores o directores rurales son
responsables de:
1) Elaborar el proyecto anual de presupuesto del Fondo de Servicios Educativos y
presentarlo para aprobación al consejo directivo.
8 Determinadas por el artículo 6 del decreto 4791 de 2008
Reglamento operativo para el manejo presupuestal, contable, financiero y contractual de los fondos de servicios educativos en los establecimientos
educativos de los municipios no certificados del Departamento de Bolívar. Página 66
2) Elaborar el flujo de caja anual del Fondo de Servicios Educativos estimado mes a
mes, hacer los ajustes correspondientes y presentar los informes de ejecución por lo
menos trimestralmente al consejo directivo.
3) Elaborar con la justificación correspondiente los proyectos de adición presupuestal y
los de traslados presupuestales, para aprobación del consejo directivo.
4) Celebrar los contratos, suscribir los actos administrativos y ordenar los gastos con
cargo a los recursos del Fondo de Servicios Educativos, de acuerdo con el flujo de
caja y el plan operativo de la respectiva vigencia fiscal, previa disponibilidad
presupuestal y de tesorería.
5) Presentar mensualmente el informe de ejecución de los recursos del Fondo de
Servicios Educativos.
6) Realizar los reportes de información financiera, económica, social y ambiental, con
los requisitos y en los plazos establecidos por los organismos de control y la
Contaduría General de la Nación, y efectuar la rendición de cuentas con la
periodicidad establecida en las normas.
7) Suscribir junto con el contador los estados contables y la información financiera
requerida y entregada en los formatos y fechas fijadas para tal fin.
8) Presentar al final de cada vigencia fiscal a las autoridades educativas de la respectiva
entidad territorial certificada, el informe de ejecución presupuestal incluyendo el
excedente de recursos no comprometidos si los hubiere, sin perjuicio de que la
entidad pueda solicitarlo en periodicidad diferente.
9) El rector o director rural de aquellos establecimientos educativos con sede en los
municipios no certificados, deberá presentar al alcalde respectivo, en la periodicidad
que éste determine, un informe sobre la ejecución de los recursos que hubiere
recibido por parte de esta entidad territorial.
5.1 RESPONSABILIDADES DE LOS CONSEJOS DIRECTIVOS9:
1) Antes del inicio de cada vigencia fiscal, analizar, introducir ajustes y aprobar me-diante acuerdo el presupuesto de ingresos y gastos del proyecto presentado por el rector o director rural.
2) Adoptar el reglamento para el manejo de la tesorería, el cual por lo menos determinará la forma de realización de los recaudos y de los pagos, según la normatividad existente en la entidad territorial certificada, así como el seguimiento y control permanente al flujo de caja y los responsables en la autorización de los pagos.
3) Aprobar las adiciones al presupuesto vigente así como los traslados presupuéstales que afecten el mismo.
4) Verificar la existencia y presentación de los estados contables por parte del rector o director rural, elaborados de acuerdo con las normas contables vigentes expedidas por el Contador General de la Nación, con la periodicidad señalada por los organismos de control.
9 Determinadas por el artículo 5 del decreto 4791 de 2008.
Reglamento operativo para el manejo presupuestal, contable, financiero y contractual de los fondos de servicios educativos en los establecimientos
educativos de los municipios no certificados del Departamento de Bolívar. Página 67
5) Determinar los actos o contratos que requieran su autorización expresa. 6) Reglamentar mediante acuerdo los procedimientos, formalidades y garantías para
toda contratación que no supere los veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes (smlmv).
7) Aprobar la contratación de los servicios que requiera el establecimiento educativo y que faciliten su funcionamiento de conformidad con la ley.
8) Autorizar al rector o director rural para la utilización por parte de terceros de los bienes muebles o inmuebles dispuestos para el uso del establecimiento educativo, bien sea gratuita u onerosamente, previa verificación del procedimiento establecido por dicho órgano escolar de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 1860 de 1994.
9) Aprobar la utilización de recursos del Fondo de Servicios Educativos para la reali-zación de eventos pedagógicos, científicos, culturales, deportivos, o la participación de los educandos en representación del establecimiento educativo y fijar la cuantía que se destine para el efecto.
10) Verificar el cumplimiento de la publicación en lugar visible y de fácil acceso del
informe de ejecución de los recursos del Fondo de Servicios Educativos.
5.2 DE LAS PÓLIZAS:
En las instituciones educativas deben existir las siguientes pólizas, expedida por una
aseguradora legalmente constituida en Colombia:
1. Póliza del ordenador del gasto-manejo(Rector)
2. Póliza de la segunda firma-manejo(administrativo)
3. Póliza que ampare los bienes de la institución educativa
4. Póliza para el manejo de caja menor por el 100% de la misma
Reglamento operativo para el manejo presupuestal, contable, financiero y contractual de los fondos de servicios educativos en los establecimientos
educativos de los municipios no certificados del Departamento de Bolívar. Página 68
6 TERCERA PARTE.
6.1 ASPECTOS CONTABLES DE LOS FONDOS DE SERVICIOS
EDUCATIVOS.
CONTABILIDAD.
Los establecimientos educativos de los municipios no certificados del Departamento de
Bolívar, deberán llevar contabilidad de acuerdo con el plan general de contabilidad
pública y sus características y principios expedidos por la Contaduría General de la
Nación.
Características y principios de la información contable.
6.1.1 Características cualitativas.
Son los atributos que debe poseer la información contable de los establecimientos
educativos que la identifican como contabilidad pública.
Confiabilidad: Debe infundir confianza
Razonabilidad: La información se ajusta a la realidad de la institución.
Objetividad: Aplica los procedimientos, normas y principios que rigen las entidades
públicas.
Verificabilidad: Permite comprobar la veracidad de los datos.
Relevancia: Aporta las bases necesarias y suficientes a los usuarios para la toma de
decisiones razonables.
Oportunidad: Es oportuna cuando cuan es capaz de influir a tiempo sobre las
acciones, objetivos y decisiones de los usuarios.
Materialidad: La información revelada en los informes, reportes y estados
contables debe ser carácter importante y por lo tanto sea relevante y confiable
para la toma de decisiones.
Universalidad: La información contable es universal. Este debe comprender la
totalidad de los hechos económicos, sociales y ambientales del ente económico.
Compresibilidad: La información contable es comprensible si los usuarios de esta
pueden entenderla y hacer un juicio objetivo sobre esta.
Racionalidad: La información contable es producto de un proceso racional y
sistemático, regulado por un conjunto de principios, normas y procedimientos.
Consistencia: La información contable en consistente cuando el conjunto de normas,
principios y procedimientos se aplican de forma coherente y uniforme para su
elaboración.
6.1.2 Principios de contabilidad pública.
Son el conjunto pautas y macro reglas que dirigen el proceso para la generación de la
información contable en los establecimientos educativos.
Reglamento operativo para el manejo presupuestal, contable, financiero y contractual de los fondos de servicios educativos en los establecimientos
educativos de los municipios no certificados del Departamento de Bolívar. Página 69
Gestión continuada: Se prevé que la actividad del ente público es indefinida.
Registro: Los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales
se contabilizan en orden cronológico.
Devengo o causación: Los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales se
registran en el momento en que ocurren, no en el momento en que se paguen.
Asociación: El reconocimiento de los ingresos debe estar asociado con los gastos
necesarios para el cumplimiento del objeto social establecido por la ley.
Medición: Los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales se deben medir
de manera cuantitativa y cualitativa. La manera cuantitativa se hará en términos
monetarios, en pesos colombianos y la forma cualitativa se hará de acuerdo a lo que
establezca la norma técnica al respecto.
Prudencia: Con respecto a los ingresos: Deben reconocerse los realizados en el
periodo contable, no los potenciales o condicionados.
Con respecto a los gastos: Deben reconocerse los realizados en el periodo
contable junto con los potenciales, en el momento en que se tenga conocimiento, no
importa que hayan generado en periodos contables anteriores.
Período contable: Corresponde al tiempo máximo en que los
establecimientos educativos debe medir su resultado económico, financiero, social y
ambiental y el patrimonio público bajo su control. El período es el transcurrido entre el
1 de enero al 31 de diciembre, no obstante se podrán solicitar informes intermedios.
Revelación: La situación económica, financiera, social y ambiental se expresará en los
reportes, informes y estados contables. La información que no se pueda revelar en
estos, se mencionarán en las notas a los estados financieros.
No compensación: Los estados financieros no revelarán cifras
que compensen partidas de activos y pasivos o de ingresos y gastos.
Hechos posteriores al cierre: La información conocida entre la fecha de cierre
contable y la de la emisión de los estados contables, que afecte el resultado del
ejercicio, deben revelarse en el cuerpo de los estados financieros o en las notas a los
mismos.
6.1.3 ESTADOS CONTABLES.
Estos representan la situación financiera, económica, social y ambiental de los
establecimientos educativos. Estos deben certificarse por parte del representante legal
de la entidad y el contador público responsable de su elaboración.
Los establecimientos educativos deberán elaborar los siguientes estados contables
básicos:
Balance General: Muestra la situación económica, financiera, social y ambiental, en
forma clasificada y resumida, expresada en la moneda nacional y revela los bienes,
derechos, obligaciones y patrimonio de la entidad pública a corte de un período
Reglamento operativo para el manejo presupuestal, contable, financiero y contractual de los fondos de servicios educativos en los establecimientos
educativos de los municipios no certificados del Departamento de Bolívar. Página 70
determinado. Este debe ser firmado por el rector u ordenador del gasto y contador,
anexando la tarjeta profesional y este estado financiero al finalizar la vigencia fiscal
deberá ser aprobado por el consejo directivo a más tardar el 28 de febrero de la
siguiente vigencia. Observación: el estado financiero aprobado por el consejo directivo
es el definitivo al cierre de la vigencia fiscal y no excluye la obligación de presentación
de los estados financieros de manera trimestral solo firmados por el contador rector u
ordenador del gasto con sus respectivas notas a los estados financieros.
Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental: Revela
el resultado de la actividad financiera, económica, social y ambiental de la entidad
contable, con base en el flujo de recursos generados y consumidos en cumplimiento de
las funciones de cometido estatal, expresado en la moneda nacional, durante un período
determinado. Este debe ser firmado por el rector y contador, anexando la tarjeta
profesional y este estado financiero al finalizar la vigencia fiscal deberá ser aprobado por
el consejo directivo a más tardar el 28 de febrero de la siguiente vigencia.
Observación: el estado financiero aprobado por el consejo directivo es el definitivo al
cierre de la vigencia fiscal y no excluye la obligación de presentación de los estados
financieros de manera trimestral solo firmados por el contador rector u ordenador del
gasto con sus respectivas notas a los estados financieros.
Estado de Cambios en el Patrimonio: Revela en forma detallada y clasificada las
variaciones de las cuentas del Patrimonio de la entidad contable, de un período
determinado a otro.
Estado de Flujos de efectivos: Revela los fondos provistos y utilizados por los
establecimientos educativos en desarrollo de sus actividades de operación, inversión y
financiación.
Notas a los Estados Contables: Proporcionan información adicional de
carácter general y específico, que complementa los estados contables básicos y forman
parte integral de los mismos.
6.1.4 LIBROS DE CONTABILIDAD. Son estructuras que sistematizan de manera cronológica y nominativa los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales registrados en los comprobantes contables de los establecimientos educativos.
Los establecimientos deben llevar los siguientes libros de contabilidad de acuerdo a las
normas de contabilidad pública emitidas por la Contaduría General de la Nación.
Libro Diario: Presenta los movimientos débito y crédito de las cuentas, el
registro cronológico y preciso de las operaciones diarias efectuadas, con base en los
comprobantes de contabilidad
Libro Mayor: Contiene los saldos de las cuentas del mes anterior,
clasificados de manera nominativa según la estructura del Catálogo General de Cuentas;
Reglamento operativo para el manejo presupuestal, contable, financiero y contractual de los fondos de servicios educativos en los establecimientos
educativos de los municipios no certificados del Departamento de Bolívar. Página 71
las sumas de los movimientos Débito y crédito de cada una de las cuentas del respectivo
mes, que han sido tomadas del Libro Diario.
Libros Auxiliares: Contienen los registros contables indispensables para el control
detallado de las transacciones y operaciones de los Establecimientos Educativos, como
son los libros de bancos, caja menor entro otros.
Los libros de contabilidad principales como son el de Diario y Mayor deben registrarse
mediante acta de apertura suscrita por el representante legal del establecimiento
educativo. Esta debe contener el nombre del Establecimiento Educativo Público, el
nombre del libro, la fecha de oficialización y el número de folios a utilizar con
numeración sucesiva y continua. Los libros auxiliares no deben registrarse.
Para el manejo de los libros contables ya sea en forma manual y virtual está prohibido:
1. Alterar la fecha u orden de los registros contables
2. Hacer interlineaciones
3. Borrar o eliminar información
4. Efectuar correcciones sobre los registros
5. Hacer raspaduras, tachar, mutilar, arrancar o cambiar el orden de las hojas.
La conservación, tenencia y custodia de los libros de contabilidad es responsabilidad
rector del establecimiento educativo, este a su vez puede delegar esta responsabilidad
mediante acto administrativo. El represéntate legal del establecimiento educativo puede
elegir la forma de conservación de estos libros, ya sea en forma física, magnética o
electrónica, siempre y cuando se garantice la reproducción exacta de estos documentos.
El término de conservación será de Diez (10) años contados a partir del 31 de
Diciembre del periodo contable el cual correspondan el libro de contabilidad.
6.1.5 SOPORTES Y COMPROBANTES DE CONTABILIDAD.
Son los documentos por medio del cual se resumen y registran los hechos económicos, sociales, financieros y ambientales en los libros contables del establecimiento educativo público. Los registros en los libros de contabilidad de los establecimientos Educativos, por lo menos deben estar soportados con los siguientes comprobantes:
Comprobante de Ingreso: Resume las operaciones referentes a los recaudos
efectuados por el establecimiento educativo.
Comprobante de Egreso: Resume las operaciones referentes a los pagos efectuados
por el establecimiento educativo.
Comprobante general: Resume las operaciones globales tales como estimaciones,
ajustes, correcciones, depreciaciones y amortizaciones.
Reglamento operativo para el manejo presupuestal, contable, financiero y contractual de los fondos de servicios educativos en los establecimientos
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Los Comprobantes de contabilidad deben estar soportados con documentos internos,
que son los producidos por el establecimiento educativo y documentos externos que son
aquellos que provienen de terceros, como son proveedores, contratistas y docentes.
Los establecimientos educativos públicos deben elaborar los comprobantes de
contabilidad en idioma castellano con base en los documentos soporte, indicando la
Fecha, origen, descripción y cuantía de las operaciones, cuentas afectadas, personas
que los elaboran y autorizan y numerarse en forma consecutiva y continua; su
codificación se hará de acuerdo con el Catálogo General de Cuentas público.
Estos deben elaborarse en forma manual o electrónica, y conservarse por Diez (10) años
en la forma que permita su reproducción en forma posterior y de manera fidedigna.
7 CUARTA PARTE.
7.1 RENDICIÓN DE CUENTA, INFORMES, FECHAS, PLAZOS Y
PUBLICIDAD.
Con el fin de garantizar los principios de moralidad, imparcialidad, publicidad y
transparencia en el manejo de los recursos del fondo de servicios educativos el rector o
director rural debe garantizar el cumplimiento de lo siguiente:
7.1.1 Copia de documentos:
Deberán remitir las instituciones educativas del departamento
independientemente de los informes trimestrales, los siguientes documentos:
i) Presupuesto de ingresos y gastos(Firmado, foliado y aprobado)
ii) Plan de compras de bienes y servicios(Aprobado por el consejo directivo)
iii) Flujo de caja (PAC)- Aprobado por el consejo directivo
iv) Copia de la póliza de manejo vigente (rector y segunda firma)
Los anteriores documentos serán entregados a más tardar el 24 de enero de
cada año o su día hábil próximo.
Los mismos documentos podrán ser enviados en físico o en manera de
escáner a los correos que se determinen para tal fin los correos serán
publicados en la página web de la Secretaría.
7.1.2 Informes obligatorios a entregar a la Secretaría de Educación Departamental de Bolívar de manera trimestral:
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i) Ejecución presupuestal de ingresos ii) Ejecución presupuestal de egresos iii) PAC ejecutado iv) Plan de compras ejecutado v) Balance general vi) Estado de la situación económica financiera y social vii) Copia de los acuerdos de traslados y adición viii) Modificación al PAC ix) Modificaciones al plan de compra aprobado por el consejo directivo x) Copia de extractos xi) Relación detallada de gastos, con copia de soportes xii) Conciliaciones bancarias xiii) Notas a los estados financieros
OBSERVACIÓN: Todos los informes deben ser entregados en medios magnéticos.
1. Publicar en el sitio Web del establecimiento educativo, así como en lugar visible y de fácil acceso del mismo, el informe de ejecución de los recursos, PAC, presupuesto y los estados contables del fondo de servicios educativos.(Art. 19, Decreto 4791 de 2008).
2. Publicar mensualmente en lugar visible y de fácil acceso la relación de los contratos y convenios celebrados durante el periodo transcurrido de la vigencia, en la que por lo menos se indique el nombre del contratista, objeto, valor, plazo y estado de ejecución del contrato. En un lugar visible, el cual deberá conservar registro fotográfico como prueba de publicación.
3. A más tardar el último día de febrero de cada año y previa convocatoria a la comunidad educativa, celebrar audiencia pública para presentar informe de la gestión realizada con explicación de la información correspondiente, incluyendo los ingresos obtenidos por convenios con particulares, premios, donaciones u otros, cuyo principal propósito sea el de beneficiar a la comunidad educativa.
4. El rector o director rural de aquellos establecimientos educativos con sede en los municipios no certificados, deberá presentar al alcalde respectivo, en la periodicidad que éste determine, un informe sobre la ejecución de los recursos que hubiere recibido por parte de esta entidad territorial.
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5. Entregar a la Secretaria de Educación de Bolívar los “..informes trimestrales…”10 como fecha máxima en el siguiente cronograma:
Trimestre Corresponde Fecha de entrega limite
I ENERO-FEBRERO-MARZO ABRIL-viernes de la tercera semana
II ABRIL-MAYO-JUNIO JULIO-Viernes de la tercera semana
III JULIO-AGOSTO-SEPTIEMBRE
OCTUBRE- Viernes de la tercera semana
IV OCTUBRE-NOVIEMBRE-DICIEMBRE
ENERO- Ultimo día hábil del mes de enero
7.1.3 INFORME DE INGRESOS DETALLADO:
El rector de la institución educativa deberá informar los ingresos por recursos propios
certificados por el contador de la institución de la siguiente manera
1. Valor del contrato de tienda escolar, indicando número de contrato, tiempo y
periodicidad de pago
2. Relación de los recaudos por tienda escolar
3. Cartas si es el caso, del cobro de los valores que no se recaudaron y están en mora
por concepto de tiendas escolares
4. Relación de ingresos por otros conceptos, convenios, proyectos productivos. Deben
colocar el nombre e identificación del tercero que paga las sumas de ingreso y la fecha
en que se recibe.
8 QUINTA PARTE.
8.1 CONSTITUCION, MANEJO Y CONTROL DE LA CAJA MENOR.
El tesorero o quien administre la caja menor, deberán estar amparados por póliza de
manejo de recursos, teniendo en cuenta la Ley 42 del 26 de enero de 1993, Artículos
101 y 107 y la Ley 734 de 2002, Artículo 48, numeral 63.
La constitución y manejo de Caja Menor se da por necesidad identificada y se acoge a la
resolución del Ministerio de Hacienda que aplica al principio de cada vigencia fiscal. El
funcionario que maneje la Caja Menor deberá ser diferente de quien cumple funciones
de tesorería, con el fin de mantener independencia de funciones. Deberá manejarse un
libro auxiliar, con el fin de registrar todos los ingresos por reembolso y reintegros, lo
10
Reportes obligatorios de manera trimestral establecido en el articulo 11 del decreto 4807 de 2011, literal c.
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mismo que los gastos y deberá; relacionar cada factura con (fecha, proveedor,
concepto), valor, igualmente, se actualizará el saldo que resulte de cada operación
efectuada.
En el ejercicio de las funciones públicas se presentan necesidades urgentes, imprevistas,
inaplazables e imprescindibles, que por su urgencia y cuantía no pueden ser atendidas
por los canales normales de contratación, por lo que es preciso disponer de mecanismos
ágiles y oportunos que respondan a esas necesidades concretas y prioritarias, tales
como el uso de recursos a través de cajas menores.
Para este efecto, la creación y el adecuado uso de las cajas menores apuntan al
cumplimiento de esa meta con miras a no paralizar las operaciones ordinarias de las
Instituciones Educativas Oficiales del Departamento.
El presente documento define el manejo, tratamiento y procedimientos generales para la
creación, operación, control y cancelación de la caja menor en las diferentes
Instituciones Educativas, de acuerdo con la normatividad que para ese fin se ha
expedido.
La elaboración del presente documento, se enmarca dentro de la normatividad vigente
sobre la materia,, las Resoluciones No. 354 de 2007, expedidas por la Contaduría
General de la Nación “Por la cual se adopta el Régimen de Contabilidad Pública, se
establece su conformación y se define el ámbito de aplicación”; y 355 de 2007, “Por la
cual se adopta el Plan General de Contabilidad Pública”, como herramienta indispensable
para la uniformidad de los registros contables, de tal forma, que toda institución que
maneje fondos públicos debe establecer sus propios sistemas contables de acuerdo con
las directrices trazadas en las resoluciones antes mencionadas.
8.2 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL DE CAJAS MENORES.
8.3 OBJETIVOS.
8.3.1 GENERAL.
Dotar a los funcionarios responsables del manejo de la caja menor de una herramienta
adecuada para el ejercicio de sus funciones, que les permita conocer y aplicar los
procedimientos relacionados con el manejo de estos fondos, así como sus
responsabilidades en el desarrollo de su labor, los que podrán ser complementados y
ajustados a las necesidades específicas de cada Entidad.
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educativos de los municipios no certificados del Departamento de Bolívar. Página 76
8.3.2 ESPECÍFICOS. Reglamentar en forma clara y precisa los métodos y procedimientos para el manejo
contable de las cajas menores en las instituciones educativas que conforman el
presupuesto anual del departamento de Bolívar.
Unificar criterios básicos en torno al manejo de las cajas menores, de forma que los
funcionarios encargados apliquen los procedimientos establecidos obteniendo una mayor
eficiencia en su labor.
Propender porque la gestión de los establecimientos educativos oficiales se ajuste a los
principios de eficiencia, economía y eficacia, consagrados en la Constitución y la Ley.
8.3.3 Descripción general del procedimiento. DEFINICIÓN.
Las cajas menores son fondos renovables que se proveen con recursos del presupuesto
de gastos de los entes públicos, y su finalidad es atender erogaciones de menor cuantía
que tengan el carácter de situaciones imprevistas, urgentes, imprescindibles o
inaplazables necesarios para la buena marcha de la administración de la institución
educativa oficial.
8.3.4 FORMALIDADES. Las cajas menores se constituyen únicamente para cada vigencia fiscal, mediante
resolución suscrita por el rector de cada establecimiento educativo, pero antes se adopta
y se aprueba por el consejo directivo y se inserta en el reglamento interno, en la cual se
indicarán claramente los siguientes aspectos:
1. Cuantía
2. Finalidad
3. Unidad ejecutora
4. Objeto o finalidad de los fondos destinados a la caja menor
5. Discriminación de los gastos que se puedan realizar de acuerdo con la
normatividad vigente
6. Indicación de los rubros presupuestales que se afectarán y su cuantía
7. Cargo y nombre del funcionario asignado como responsable de su manejo
8. Cargo del funcionario asignado como ordenador de la caja menor
En el evento en que una caja menor quede inoperante no se podrá constituir otra o
remplazarla, hasta tanto la anterior haya sido legalizada en su totalidad.
Requisitos para el primer giro de la caja menor.
El primer giro constituye el inicio operativo de la caja menor, para el cual se requiere:
1) Que se haya expedido el certificado de disponibilidad presupuestal previo, el cual
debe expedirse por el monto correspondiente a la suma del valor de la apertura y la
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proyección del número de rembolsos que se pretendan realizar en el respectivo año,
respetando los límites en las cuantías establecidas anteriormente.
2) Que exista acto administrativo de constitución de las cajas menores, expedido por el
Consejo directivo y el ordenador del gasto, por un lado el acuerdo de monto y por
otro la resolución respectivamente.
3) Que se haya producido el acto administrativo mediante el cual se nombre al
responsable del manejo y administración de la caja menor. Este requisito puede ser
incluido en el mismo acto administrativo de constitución.
4) Que el responsable de su manejo y administración tenga póliza de manejo vigente,
aprobada con anterioridad al primer giro, amparando el monto total de la caja
menor.
8.3.5 Funcionamiento y manejo de la caja menor. Responsable del manejo.
De acuerdo con la normatividad vigente, se designará a un funcionario responsable de
la caja menor, el cual estará debidamente autorizado mediante acto administrativo y
deberá ser amparado mediante póliza de manejo ante una entidad aseguradora
debidamente reconocida por el Estado, la cual debe cubrir el 100% del monto del fondo
de caja menor establecido. Esta póliza puede ser individual o global según las
necesidades concretas de la Entidad y el criterio que se establezca al respecto.
El funcionario designado para esta labor deberá estar habilitado y capacitado para su
adecuado manejo.
Tanto los ordenadores del gasto como los responsables del manejo de las cajas menores
responderán disciplinaria, civil, tributaria y penalmente por las acciones y omisiones,
resultantes de sus actuaciones respecto a la administración de estos fondos.
Funciones del responsable.
Son funciones del responsable del manejo de las cajas menores las siguientes:
1) Llevar y mantener al día los libros de Caja y demás auxiliares que se requieran para
los registros contables y control de los fondos.
2) Legalizar oportunamente las cuentas para la reposición de los fondos, manteniendo
la liquidez necesaria para atender los requerimientos de bienes o servicios.
3) Responder por el buen manejo y utilización de los fondos entregados.
4) Efectuar las deducciones (Retención en la fuente, retención de IVA, entre otros) a
que hubiere lugar, por cada compra o servicio que se solicite de acuerdo con las
normas tributarias vigentes del orden Nacional y Departamental, y elaborar una
relación detallando los sujetos de retención, el NIT, concepto del servicio o compras
realizadas.
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Es importante precisar que la relación mencionada en el párrafo anterior puede diferir
en cada entidad del departamento, todo depende de la forma como internamente hayan
definido sus propios métodos y los aplicativos o sistemas que hayan desarrollado o
adquirido para manejar, controlar, verificar, registrar y pagar estos descuentos, en
cumplimiento a la autonomía de que gozan de acuerdo con las normas, las cuales deben
adoptar para garantizar el cumplimiento y desarrollo de sus funciones. (Ver cuadro
manejo de caja menor).
Funcionamiento y manejo de dineros.
Las cajas menores funcionarán contablemente como un fondo fijo, y únicamente su
movimiento tendrá relación directa con la creación, aumento, disminución y su
cancelación definitiva.
El manejo de los dineros se hará de la siguiente manera:
Su apertura será a través de cheque, y las legalizaciones se deberán realizar antes de
cada reembolso.
El manejo del dinero de caja menor se efectuará a través de una caja de seguridad
metálica con sistema de clave que reposará en el área de tesorería. No obstante, podrá
manejar en efectivo hasta una cuantía no superior al 10% del valor de su presupuesto
anual aprobado por la entidad territorial, debidamente autorizado en el reglamento
interno por el consejo directivo de cada institución. Estos recursos serán administrados
por el funcionario facultado, debidamente asegurado.
Esta forma de manejo deberá quedar autorizada en la resolución de constitución del
fondo de caja menor. La reposición de los fondos manejados en efectivo se realizará en
la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro
presupuestal. Para este fin, el responsable solicitará autorización al ordenador de la caja
menor para girar el cheque respectivo, justificando los gastos mediante los documentos
que soporten las operaciones o gastos efectuados.
El valor del reintegro a la tesorería por este concepto, debe ir acompañado de un
formato de reembolso autorizado, en el cual se explique el concepto del origen de
dichos fondos. Igualmente se deben efectuar los registros en los libros auxiliares tanto
de ingreso como de egreso utilizando como soporte copia del respectivo extracto, estos
valores no se deben incluir al momento de solicitar reembolso.
8.3.6 Destinación. Los fondos que constituyen las cajas menores solamente pueden utilizarse para sufragar
gastos identificados y definidos en los conceptos del presupuesto de gastos
generales que tengan el carácter de urgente, imprescindibles, inaplazables, necesarios e
imprevistos y definidos en la resolución de constitución respectiva.
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8.3.7 Procedimientos. Los procedimientos para realizar gastos por caja menor deben ajustarse a lo normado
en cada entidad para la adquisición de bienes y servicios.
8.3.8 Comprobantes. Para efectos de la comprobación de cada gasto las facturas, recibos, cuentas y demás
documentos que expida el proveedor o el prestatario del servicio deberán cumplir los
siguientes requisitos:
Las facturas, recibos y demás comprobantes en la medida de las posibilidades, deberán
estar elaborados en original y contendrán los siguientes datos mínimos:
Nombre, apellido o razón social del vendedor e identificación con número de NIT o
cédula de ciudadanía.
1. Nombre, apellidos e identificación del adquirente de los bienes o servicios.
2. Lugar y fecha de expedición.
3. Llevar un número que corresponda a un sistema
de numeración consecutiva.
4. Detalle y especificación del gasto
5. Valor del servicio o bien
Nota 1: Los recibos expedidos por registradoras de los establecimientos comerciales
debidamente autorizados, se aceptarán de acuerdo a su diseño particular, siempre y
cuando cumplan con lo exigido en el Estatuto Tributario para estos eventos.
Nota 2: Cuando una dependencia o entidad en desarrollo de sus funciones tenga que
realizar actividades en zonas en las cuales no existan establecimientos de comercio que
expidan facturas y que por extrema necesidad tengan que adquirir elementos con
fondos de caja menor, dicho gasto se podrá legalizar mediante la elaboración de un
documento equivalente a factura.
Los documentos no podrán presentar enmendaduras o tachones.
En aquellas entidades donde no exista almacén, la comprobación de ingreso y recibido a
satisfacción de bienes y servicios se llevará a cabo a través del funcionario encargado de
controlar las propiedades, planta y equipo en servicio.
8.3.9 Prohibiciones. a) No se podrán realizar con fondos de caja menor las siguientes operaciones:
b) Comprar elementos cuya existencia esté comprobada en el almacén y depósitos
de la entidad ubicadas en el área geográfica donde funciona la respectiva caja
menor.
c) Fraccionar compras de un mismo bien y/o servicio en una misma fecha.
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d) Realizar pagos por concepto de servicios personales, contribuciones de ley,
transferencias, cesantías, pensiones, sueldos, jornales, viáticos, prestaciones
sociales y demás gastos similares.
e) Efectuar préstamos
f) Realizar cualquier pago por concepto de contratos
g) Cambiar cheques a personas naturales o jurídicas
h) Contratar obligaciones a crédito
i) Adquirir bienes y servicios por cuantía superior a los montos autorizados en el
acto administrativo de creación
j) Efectuar desembolsos que no formen parte del objeto del gasto señalado en el
acto de creación
k) Pagar gastos que no contengan los documentos soportes exigidos para su
legalización
l) Efectuar reintegros por obligaciones adquiridas con anterioridad a la expedición
del certificado de disponibilidad presupuestal para la constitución de la caja
menor, por cuanto resultan imposibles de asumir con los recursos a ella
asignados
m) Legalización parcial y solicitud de reembolso.
8.3.10 Solicitud de reembolso. La solicitud de reembolso se efectuará una vez al mes en la cuantía de los gastos
realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal ni del 70%
del monto autorizado de algunos o todos los valores de los rubros presupuestales
afectados. Se hará a través del formato diseñado para el efecto, el cual llevará anexo las
facturas, recibos, comprobantes de ingreso al almacén y demás soportes con la firma del
responsable de la caja, que justifiquen el gasto.
La Tesorería o Pagaduría girará al responsable del manejo de la caja menor el valor neto
resultante del valor total de las adquisiciones y gastos efectuados en el período,
disminuido en el valor de las deducciones realizadas, las que deberán ir relacionadas en
el formato de reembolso y en los anexos para efectos que la Tesorería gire el valor de
los mismos.
8.3.11 Funciones del responsable. Los documentos soportes del reembolso se foliarán o numerarán en orden ascendente y
cronológico, teniendo en cuenta que la expedición de ellos debe corresponder al período
del reembolso solicitado, teniendo presente lo siguiente:
Que los gastos se refieran al objeto y funciones de la entidad y se ejecuten
estrictamente, conforme al fin para el cual fueron programadas las apropiaciones
de los rubros presupuestales.
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Que los gastos estén agrupados por rubros presupuestales, bien sea en el
comprobante de pago o en la relación anexa, y que correspondan a los
autorizados en la resolución de constitución.
Que los documentos presentados sean los originales, tengan el nombre y razón
social, el número del documento de identidad o NIT, el objeto, la cuantía y se
encuentren firmados por los acreedores en el caso que lo ameriten.
Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se
está legalizando.
Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la
caja menor según el caso, excepto los gastos notariales y procesales.
El formato de solicitud del reembolso deberá incluir como mínimo:
a) Identificación de la caja menor para la cual se efectúa el reembolso.
b) Cargo del funcionario responsable.
c) Período que cubre el reembolso.
Relación consecutiva de los comprobantes de egreso indicando:
a) Número del comprobante
b) Nombre del proveedor
c) Número del documento soporte (Factura, Recibo, Tiquete de Registradora, entre
otros.)
d) Imputación presupuestal
e) Valor bruto de la compra o servicio
f) Valor de los descuentos discriminando su naturaleza y porcentaje aplicado
(retención en la fuente a título de renta, y retención en la fuente sobre el valor
agregado IVA, entre otros)
g) Valor neto (valor bruto de la compra o servicio menos el valor de los
descuentos)
h) El valor total de las columnas: Valor bruto, descuentos, valor neto.
i) Valor a reembolsar en letras y números (Corresponde al valor neto)
j) Resumen presupuestal y contable de acuerdo con la imputación individual de
cada compra.
k) Firma del ordenador y del responsable de la caja menor.
La cuenta de reembolso, con todos sus soportes originales, la presentará el funcionario
responsable del manejo ante el ordenador del gasto, quien con su firma autorizará el
reembolso correspondiente.
La solicitud de reembolso se hará en original y las copias necesarias para efectos de
archivo, distribución y control según los procedimientos internos establecidos por cada
órgano, dependencia o entidad.
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8.3.12 Giro del reembolso. Una vez surtidas las etapas para la aprobación del reembolso, el Tesorero, Pagador o
quien haga sus veces, con base en la Orden de Pago o documento equivalente, girará su
valor a nombre del funcionario responsable de la caja menor con paliza de manejo
vigente, para que este se a cobrado y depositado en la caja metálica ubicada en el área
de tesorería.
Legalización definitiva. Dado que la caja menor opera únicamente durante una vigencia
fiscal (Anual), su legalización definitiva se hará en las fechas que establezca la Dirección
Departamental de Tesorería y en todo caso antes del 28 de Diciembre del año fiscal
respectivo.
Para el efecto, el funcionario responsable de la caja menor presentará una relación de
los gastos diligenciando los formatos establecidos por la administración, anexando los
comprobantes de pago hasta la fecha de cierre, los recibos de consignación expedidos
por la entidad bancaria autorizada para tal fin, en donde conste el reintegro de los
dineros no utilizados.
En la legalización de la caja menor en la fecha de cierre se deben tener en cuenta las
formalidades establecidas para gestionar un reembolso corriente, su diferencia consiste
en indicar mediante una nota resaltante que se trata de la LEGALIZACIÓN DEFINITIVA
SIN SITUACIÓN DE FONDOS, por lo tanto no habrá lugar a reembolso de dinero.
El cuentadante responderá fiscal y pecuniariamente por el incumplimiento en la
oportuna legalización de la caja menor, y por el manejo del dinero que se encuentre a
su cargo, sin perjuicio de las demás acciones legales a que hubiere lugar.
8.3.13 Cancelación de una caja menor. Cuando se considere que el funcionamiento de una caja menor es innecesario e
inconveniente, ésta podrá ser cancelada por disposición de la misma autoridad que
ordenó su constitución por voluntad propia o a petición de autoridad competente.
La cancelación se ordenará mediante resolución después de haberse legalizado todos los
gastos que se hubieren realizado, de acuerdo con los procedimientos descritos en el
presente manual.
El Control Fiscal del manejo de las cajas menores es responsabilidad de la Contraloría
Departamental, la cual ejercerá esta función de acuerdo con los métodos que establezca
para tal efecto.
8.3.14 Control administrativo. La Oficina de Control Interno de la Gobernación de Bolívar o quien haga sus veces
velará por el cumplimiento de las disposiciones administrativas, sin que por ello se diluya
la responsabilidad que compete al responsable del manejo y al ordenador del gasto de la
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caja menor, para adoptar los controles internos que garanticen el adecuado uso y
manejo de los Recursos.
9 SEXTA PARTE
9.1 DOCUMENTOS MINIMOS REQUERIDOS:
Toda institución educativa en el departamento debe tener los siguientes documentos:
Código Documento
0001 PRESUPUESTO ANUAL(VER MODELO 1)
0002 RESOLUCIÓN DE LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO (VER MODELO 2)
0003 RESOLUCIÓN DE CIERRE PRESUPUESTA(VER MODELO 3)
0004 ACUERDOS DE ADICION(VER MODELO 4)
0005 ACUERDOS DE TRASLADOS (VER MODELO 5)
0006 RESOLUCIONES DE CAJA MENOR (VER MODELO 6)
0007 RESOLUCIONES DE LEGALIZACIÓN GASTOS DE CAJA MENOR (VER MODELO 7)
0008 FLUJO DE CAJA PAC- APROBADO (VER MODELO 8)
0009 FLUJO DE CAJA PAC- EJECUTADO POR TRIMESTRES- MODELO 8 TITULO EJECUTADO
0010 PLAN DE COMPRAS- APROBADO- (VER MODELO 9)
0011 PLAN DE COMPRAS- EJECUTADO POR TRIMESTRES(MODELO 9 TITULO EJECUTADO)
0012 LIBRO DE PRESUPUESTOS (VER MODELO 10)
0013 INVENTARIOS ACTUALIZADOS (VER MODELO 11)
0014 BALANCE GENERAL (MODELO 12)-SEGÚN PLANTILLA CHIP, PUBLICADA EN PAGINA WEB, O SOLICITADA DIRECTAMENTE EN LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN
0015 ESTADO DE LA SITUACIÓN ECONÓMICA, FINANCIERA Y SOCIAL (MODELO 13), SEGÚN PLANTILLA CHIP, PUBLICADA EN PAGINA WEB, O SOLICITADA DIRECTAMENTE EN LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN
0016 ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO (MODELO 14)
0017 NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS
0018 ACTAS DE CONSEJO DIRECTIVO
0019 LIBRO DE CAJA MENOR (MODELO 15)
0020 COMPROBANTES CON SUS DOCUMENTOS ACTUALIZADOS
0021 SOPORTES CAJA MENOR
0022 PÓLIZA DE MANEJO RECTOR
0023 PÓLIZA DE MANEJO SEGUNDA FIRMA O TESORERO
0024 PÓLIZA AMPARO DE BIENES
0025 PÓLIZA DE MANEJO CAJA MENOR
0026 ESTADOS FINANCIEROS APROBADOS POR EL CONSEJO DIRECTIVO
0027 PUBLICACIÓN DE LOS INFORMES Y RELACIÓN DE CONTRATOS(VER MODELO 16)
0028 PRESENTACIÓN MENSUAL DE LAS EJECUCIONES PRESUPUESTALES(MODELO 17-
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18)
0029 INFORME DE GESTIÓN ANTES DEL 28 DE FEBRERO DE CADA AÑO
0030 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INTERNOS
0031 INFORMES TRIMESTRALES SECRETARIA DE EDUCACIÓN
DOCUMENTOS SOPORTES
0032 COMPROBANTE DE EGRESOS
0033 ORDEN DE SERVICIOS
0034 ORDEN DE COMPRA
0035 RECIBIDO A SATISFACIÓN
0036 ACTA DE LIQUIDACION DE CONTRATO
0037 FACTURA
0038 DOCUMENTO EQUIVALENTE
0039 CONTRATO PRESTACION DE SERVICIOS
0040 CONTRATO DE OBRA
0041 CONTRATO DE SUMINISTRO
0042 RUT
0043 RECIBIDO A SATISFACCIÓN
0044 ENTRADA ALMACEN
0045 ORDEN DE PAGO
0046 Y DEMAS DEPENDIENDO LA CONTRACIÓN DERMINADOS EN ESTE REGLAMENTO.
9.2 REGLAMENTOS INTERNOS
Código Documento
0046 REGLAMENTO DE TESORERÍA(MODELO 19)
0047 REGLAMENTO CONTRATACIÓN HASTA LOS 20 SALARIOS MINIMOS
0048 REGLAMENTO RECONOCIMIENTOS DE GASTOS DE VIAJE
0049 PROCEDIMIENTO UTILIZACIÓN DE BIENES(MODELO 21)
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10 SEPTIMA PARTE.
10.1 PROCEDIMIENTO PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO
10.1.1 BIENES MUEBLES
Bienes muebles son aquellos que se pueden transportar de un lugar a otro. Los bienes
muebles según su destino final se clasifican en bienes de consumo, consumo con control
y bienes devolutivos, y según su ubicación, en bodega y en servicio.
La reclasificación de bienes devolutivos a consumo, o consumo con control o viceversa,
se realizará mediante acto administrativo, proyectado por el rector y suscrito por el
responsable de la administración de los recursos físicos de la institución educativa.
Los bienes muebles que ingresen a la Entidad a cualquier título se registrarán
directamente al servicio de las dependencias o al almacén cuando así se determine.
Cuando la entrega de bienes muebles se efectúe en los almacenes de la institución, se
seguirán los procedimientos de ingresos y egresos de almacén establecidos en el
capítulo de manejo administrativo de bienes.
El registro y movimiento de los bienes muebles en bodega (devolutivos nuevos o
recientemente adquiridos) y cargos diferidos (de consumo), lo llevará el almacenista a
través de un programa de manejo de inventarios, en donde se contemplen como mínimo
los siguientes datos:
• Descripción y detalle de cada bien agrupación y sub-agrupación
• Unidad de medida
• Código
• Localización
• Fecha del movimiento
• Concepto del movimiento (Entrada o Salida)
• Cantidad
• Valor unitario y total
• Saldo: cantidad y valor
El registro y control de los bienes devolutivos en servicio estará a cargo del Área de
Inventarios o quien haga sus veces en la institución educativa.
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10.1.2 BIENES DE CONSUMO
Son los que se consumen con el uso que se hace de ellos o porque al agregarlos o
aplicarlos a otros bienes, se extinguen o desaparecen como unidad o materia
independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de nuevos productos.
La Entidad adoptará las siguientes agrupaciones para los bienes de consumo, las cuales
se mantendrán durante todas las etapas de registro, administración y control:
1-1 Aceites, grasas y lubricantes.
1-2 Combustibles.
1-3 Drogas, elementos odontológicos, de laboratorio y sanidad, elementos y
accesorios de vidrio para laboratorio.
1-4 Elementos para construcción.
1-5 Explosivos, municiones.
1-6 Forrajes y alimentos para animales.
1-7 Insecticidas, fungicidas, herbicidas.
1-8 Materiales o materias primas.
1-9 Semillas y abonos.
1-10 Útiles de escritorio, oficina, dibujo, papelería, tóner, copias de videos, disquetes,
casetes, cosedoras, perforadoras, sacaganchos, tijeras, reglas, cintas magnéticas,
datacartridge y mini datacartridge.
1-11 Víveres y rancho.
1-12 Repuestos para máquinas y equipos, baterías, llantas y neumáticos.
1-13 Dotación a trabajadores, chalecos para operativos y chalecos salvavidas.
1-14 Formas, formularios, documentos y publicaciones de distribución gratuita.
1-15 Utensilios de aseo y lavandería.
1-16 Loza, cristalería y menaje de cocina (baldes, ollas, bandejas, olletas, cubiertos
etc.)
1-17 Elementos de lencería.
1-18 Materiales audiovisuales diferidos (originales)
1-19 Ropa hospitalaria, quirúrgica y de laboratorio.
1-20 Elementos para capacitación, bienestar social y estímulos.
1-21 Estampillas de control aduanero
1-22 Armas (este se incorpora)
1-25 Otros elementos de consumo.
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Contabilización:
La contabilización de los bienes de consumo, se realizará de acuerdo con lo
establecido en el Plan General de Contabilidad Pública.
10.1.3 BIENES DE CONSUMO CON CONTROL El jefe del área de inventarios o quien haga sus veces en los demás niveles deberá llevar
el registro y control de los siguientes bienes de consumo en servicio, tales como menaje
de cocina, cosedoras, perforadoras, sacaganchos, tijeras, reglas, antenas para televisor,
candados, los originales de los materiales audiovisuales diferidos, elementos de dotación
con identificación institucional y aquellos bienes devolutivos cuyo valor individual sea
inferior a medio SMMLV, de conformidad con las normas expedidas por la Contaduría
General de la Nación y por la reglamentación expedida por la institución educativa.
Cuando un funcionario sea ubicado en otra dependencia o se retire de la entidad
devolverá estos bienes al jefe inmediato o a quien él designe.
Para la contabilización de los bienes de consumo con control se tendrán en cuenta los
mismos códigos establecidos para los bienes de consumo.
10.1.4 BIENES DEVOLUTIVOS Son aquellos que no se consumen con el uso que se hace de ellos, aunque con el
tiempo, por razón de su naturaleza, se deterioren.
La Entidad adoptará las siguientes agrupaciones para los bienes devolutivos en bodega o
en servicio, de acuerdo con lo establecido en el Plan General de la Contabilidad Pública.
Estas agrupaciones se mantendrán durante todas las etapas de registro, administración
y control:
2-1 Armas, accesorios, repuestos y chalecos antibalas. (se cambia por: accesorios y
repuestos para armas)
2-2 Discotecas y musicotecas.
2-3 Elementos de culto.
2-4 Elementos de museo.
2-5 Elementos y equipos para arneses, arreos, atalaje y sus accesorios.
2-6 Equipos y máquinas para comedor, cocina, despensa y sus accesorios.
2-7 Equipos y máquinas para comunicación, detección, teléfono celular, radio, televisión,
señales, sonido, radar, fotografía, proyección y sus accesorios.
2-8 Equipos y máquinas para instalación (se suprime esta parte), construcción,
campo, industria, taller, labores y accesorios.
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2-9 Equipos y máquinas para deporte, gimnasia, juegos y sus accesorios.
2-10 Equipos y máquinas para laboratorio, profesiones científicas, enseñanza y sus
accesorios.
2-11 Equipos y máquinas para medicina, odontología, veterinaria, rayos X, sanidad y
sus accesorios.
2-12 Equipos y máquinas para oficina, contabilidad, dibujo y sus accesorios.
2-13 Equipos y máquinas para transporte y sus accesorios.
2-14 Herramientas y sus accesorios.
2-15 Instrumentos musicales y sus accesorios.
2-16 Libros de biblioteca, estudio, documentos, mapotecas, planotecas, hemerotecas y
revistas.
2-17 Líneas Telefónicas (se debe suprimir por que fueron reclasificadas a intangibles)
2-18 Mobiliario y enseres. 2-19 Semovientes.
2-21 Material rodante, máquinas, equipos y accesorios.
2-22 Material fijo, ascensores, máquinas, equipo y sus accesorios.(cuando no sean
instalados en los inmuebles).
2-23 Materiales, equipos de vías, redes, instalaciones, cables, puertos y sus
accesorios.
2-24 Equipos y máquinas de procesamiento de datos y sus accesorios. 2-25 Oficina
abierta.
2-26 Plantas eléctricas, transformadores, bombas, motobombas y sus accesorios
(cuando no se instalen directamente en el Inmueble)
2-30 Otros elementos devolutivos.
Estos bienes se registrarán por el costo histórico y se utilizarán las cuentas del
PGCP(Plan General de Contabilidad Pública)
10.1.5 BIENES INTANGIBLES
Son los bienes inmateriales adquiridos o desarrollados por la entidad con el fin de
facilitar, mejorar o tecnificar sus operaciones. Estos bienes son susceptibles de valorarse
en términos económicos.
La contabilización de los bienes intangibles se realizará de acuerdo con lo establecido en
el Plan General de Contabilidad Pública.
10.1.6 SOFTWARE Y LICENCIAS
De acuerdo con el Plan General de la Contabilidad Pública, el software se registrará
dentro del área de Otros Activos en la cuenta Intangibles y comprende los bienes
inmateriales adquiridos o desarrollados por la entidad, con el fin de facilitar, mejorar o
tecnificar sus operaciones.
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El manejo administrativo será el siguiente:
1. El encargado de inventarios y el jefe de la Oficina de Servicios Informáticos o su
delegado o quienes hagan sus veces en los demás niveles, una vez recibido el software,
diligenciarán el Acta de Recibo del Software, el cual contendrá la descripción detallada y
la cantidad recibida.
2. El Acta de Recibo del Software será firmada, por el jefe de la Oficina de Servicios
Informáticos o su delegado, el contratista o proveedor y el encargado de Inventarios o
en su defecto el rector de la institución educativa con las personas encargadas del área
de sistemas.
3.El encargado de inventarios, teniendo en cuenta el acta de recibo, elaborará la
constancia de recibo de bienes a nombre del jefe de la Oficina de Servicios Informáticos
o su delegado y a nombre del jefe del área de Servicio Informático o quien haga
sus veces. Estos serán responsables de la custodia, administración, instalación y control
de los soportes documentales y magnéticos del software con sus correspondientes
licencias. Las licencias de tipo OEM y las Licencias Cliente quedarán a cargo del
cuentadante del computador, por cuanto éstas vienen incorporadas en el respectivo
equipo. Cuando el computador sea dado de baja o trasladado a otro cuentadante, se
hará con su respectiva licencia.
4. Una vez registrado el software o licencia, el encargado de inventarios enviará copia
del acta de recibo y Constancia de Recibo de Bienes a contabilidad para que se efectúen
los correspondientes registros.
5. El encargado de inventarios, con ayuda del contador calculará mensualmente el valor
de las amortizaciones de cada uno de los intangibles, y los remitirá en la cuenta mensual
a contabilidad para que se efectúe el correspondiente registro.
6. Cuando un equipo informático sea retirado del servicio por inservible, el software que
tenga instalado será desmontado o borrado y la licencia quedará a disposición de la
rectoría.
7. Cuando el software sea obsoleto o ya no lo requiera la entidad, la oficina de servicios
informáticos en el nivel central o quien haga sus veces en los demás niveles emitirá
concepto técnico para darlo de baja y se destruirán sus soportes magnéticos y
documentales siguiendo los procedimientos establecidos.
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8. Cuando se den de baja software o licencias el encargado de inventarios reportará a
contabilidad los valores del software dado de baja (costo histórico, amortización) para
realizar los correspondientes registros contables.
La entidad adoptará las siguientes agrupaciones para los bienes intangibles de acuerdo
con lo establecido en el Plan General de la Contabilidad Pública. Estas agrupaciones se
mantendrán durante todas las etapas de registro, administración y control:
6-25 Líneas Telefónicas
7-25 Licencias
8-25 Software
10.2 BIENES QUE INGRESAN AL ALMACEN
Son aquellos bienes de consumo, consumo con control, devolutivos y de mercancías en
existencia que ingresan físicamente a los almacenes del establecimiento educativo,
siempre y cuando así se establezca en las condiciones del contrato, convenio o acto
administrativo.
Ingresan al Almacén igualmente aquellos elementos usados que estén en buen estado y
que el establecimiento educativo no los requiera para su servicio, ni los comercialice en
el momento, pero que son susceptibles de ser utilizados posteriormente.
10.2.1 MOVIMIENTOS DE ALMACÉN:
Los movimientos de almacén se presentan por:
• Ingreso de bienes al almacén
• Salida de bienes del almacén
10.2.2 INGRESO DE BIENES AL ALMACÉN
El ingreso de bienes al almacén es la entrada de bienes de consumo, consumo con
control, devolutivos y de mercancías en existencia para comercializar, los cuales estarán
a cargo del almacenista.
10.2.3 MODALIDADES DE INGRESO DE BIENES:
El ingreso de bienes al almacén se produce según su origen por las siguientes
modalidades:
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a) Compra de bienes
c) Donación
d) Producción o transformación
e) Remesa de bienes.
f) Reposición de bienes por daño, pérdida o hurto
g) Sobrantes de inventario
h) Reposición Tecnológica
i) Traspaso
1. Los bienes que a cualquier título adquiera la Entidad, ingresarán física y
documentalmente al Almacén con excepción de aquellos que de acuerdo con las
condiciones contractuales deban ser entregados o instalados directamente en las
dependencias.
2. El ingreso físico se dará cuando el bien ingresa materialmente a las bodegas del
Almacén.
3. Solo se aceptarán entregas parciales cuando así se estipule en el respectivo
contrato.
4. Una vez recibido físicamente el bien en el Almacén, el Almacenista procederá a
su clasificación como elemento de consumo, consumo con control, devolutivo, reintegro
o mercancías en existencia, y a su respectiva ubicación en depósito, teniendo en cuenta
que los bienes destinados para la comercialización se ubicarán en forma separada.
5. La entrada de bienes al almacén se diligenciará, previa verificación y
confrontación de las especificaciones, cantidades, calidad, factura y, si fuere del caso, el
cumplido o concepto técnico expedido por la dependencia competente, de acuerdo con
las condiciones del contrato o documento soporte que acredite la llegada de los bienes
al almacén.
6. La entrada de bienes al almacén, será el documento que acredita el ingreso real
del bien al establecimiento educativo, siendo el único soporte para el movimiento de
registro de almacén, el cual se diligenciará con numeración ascendente y continua;
relacionando en formatos separados bienes de consumo, consumo con control,
devolutivos, mercancías en existencia para comercializar.
7. La entrada de bienes al almacén no tendrá tachones ni enmendaduras y se
cancelarán las casillas no utilizadas.
8. El almacenista elaborará el registro contable teniendo como soporte el formato
de ingreso de bienes al almacén o documento equivalente, cuando haya lugar.
10.3 DAÑO O DESTRUCCIÓN DE BIENES EN SERVICIO
Este movimiento de inventarios se genera cuando se produce un daño de los bienes en
servicio por desastre natural o siniestro, para lo cual se tendrá en cuenta lo siguiente.
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Procedimiento:
1. El funcionario responsable elaborará un informe en donde se especifique
puntualmente cuál fue el factor determinante del daño o destrucción, la descripción de
los bienes dañados o destruidos de conformidad con el registro de inventarios. Dicho
informe debe ser firmado además por el jefe inmediato y enviarlo al área de inventarios
o quien haga sus veces, para darlos de baja, la cual será proyectada por el área de
servicios generales o quien haga sus veces en el nivel regional, de acuerdo con las
facultades establecidas mediante resolución de delegación.
2. El encargado de inventarios descargará de sus registros los valores de los bienes,
teniendo como soporte el informe y la resolución de baja por destrucción y los enviará a
contabilidad para su respectivo registro contable.
3. El encargado de inventarios enviará al área de seguros, copia del informe y de la
resolución de baja por destrucción, para que adelante ante la compañía de seguros la
reclamación correspondiente.
4. Para el caso de daños de bienes en depósito como consecuencia de desastre natural y
siniestro, el almacenista seguirá el procedimiento anteriormente descrito.
10.4 PÉRDIDA O HURTO DE BIENES EN SERVICIO
Sucede cuando en las dependencias de los establecimientos educativos se produce
pérdida o hurto de un bien.
Procedimiento:
1. El responsable a cuyo cargo figure el bien, una vez ocurrido o detectado el hecho,
deberá presentar la correspondiente denuncia ante autoridad competente e informará al
jefe inmediato para que procedan a levantar un acta donde se relacionen los hechos
ocurridos. Copia de la denuncia y del acta se enviarán al encargado de inventarios. Si el
bien perdido o hurtado corresponde a equipos informáticos, vehículos o armamento,
radios de comunicación informará además a la Secretaría de Educación Departamental
2. El encargado de inventarios con base en la denuncia, registrará el egreso por pérdida
o hurtado a nombre del responsable, junto con la depreciación acumulada y lo reportará
al área de Contabilidad o quien haga sus veces en los demás niveles para que se efectúe
el correspondiente registro contable.
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3. El encargado de inventarios comunicará al jefe del área o quien haga sus veces en los
demás niveles, para que realice el trámite de reclamo ante la compañía de seguros o
ante la empresa de vigilancia y seguridad de las instalaciones físicas de los
establecimientos educativos.
4. El encargado de inventarios comunicará por escrito la pérdida o hurto del bien a la
oficina de investigaciones disciplinarias de la Secretaría de Educación Departamental o
quien haga sus veces en los demás niveles para que se adelante la investigación
respectiva.
5. El funcionario responsable podrá reponer el bien por otro de las mismas o superiores
características del bien extraviado, previa autorización del consejo directivo
6. El encargado de inventarios diligenciará el acta de reposición del bien, indicando las
características y el valor. El acta será firmada por el rector, el encargado de inventarios
y el responsable del bien.
7. El encargado de inventarios con base en el acta de reposición, diligenciará
simultáneamente la constancia de recibo de bienes en servicio, con cargo al funcionario
y dependencia que reciba el bien.
8. El encargado de inventarios, una vez efectuado el registro, enviará la constancia de
recibo de bienes en servicio, al área de contabilidad o quien haga sus veces en los
demás niveles para que descargue de la cuenta de responsabilidades en proceso el valor
del bien extraviado e incorpore el bien en los activos de los establecimientos educativos.
9. Si el responsable desea cubrir el valor comercial del bien objeto de pérdida,
consignará la suma establecida, en la cuenta bancaria de la institución determinada para
el manejo de recursos propios.
10. El encargado de inventarios enviará a la oficina de investigaciones disciplinarias del
nivel central o quien haga sus veces en los demás niveles, un informe sobre la
reposición del bien extraviado, adjuntando copia del acta de reposición del bien y/o de la
indemnización en dinero. Igualmente cuando la reposición la efectúa la compañía de
seguros o de vigilancia.
11. La reposición del bien, surtirá únicamente efectos contables, sin perjuicio de las
acciones disciplinarias y penales a que haya lugar.
12. El valor de la cuenta “Responsabilidades en Proceso” se descargará únicamente
mediante reposición del bien o a través de fallo sin responsabilidad fiscal proferido por
la Contraloría departamental.
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13. Se deberá adelantar las acciones disciplinarias a que haya lugar respecto de las
responsabilidades en proceso, sin perjuicio de las acciones de responsabilidad fiscal que
en cualquier momento asuma la Contraloría departamental.
10.5 PROCEDIMIENTO DE LA BAJA BIENES DEVOLUTIVOS- GENERAL
a) Se debe enviar relación exacta al consejo directivo de los bienes susceptibles de
dar de baja, con su posible valor de salvamento, cantidad, estado y ubicación
b) El consejo directivo con el rector enviarán una comisión, que puede estar
conformado por docentes y/o administrativos que sean garantes de la operación
de baja que se va efectuar. La comisión debe estar conformada, mínimo por un
representante del consejo directivo el rector y 2 funcionarios (docentes y/o
administrativos), un veedor del municipio o funcionario de ente de control o
autoridad municipal donde se encuentre la Institución Educativa.
c) Si como consecuencia de la baja de los bienes devolutivos, se subastan o venden
directamente, debe existir: una oferta del comprador o compradores y valor
ofrecido.
d) El valor de la venta debe ser obligatoriamente consignado en la cuenta de la
institución y el consejo directivo debe aprobar la adición presupuestal
especificando la destinación de ese nuevo recurso.
7.3 RECLASIFICACIÓN DE BIENES PARA COMERCIALIZAR O
DESTRUIR
Procedimiento:
Además de los procedimientos generales, se tendrán en cuenta los siguientes:
1. El almacenista o quien haga sus veces relacionará los bienes en depósito, que serán
reclasificados para su comercialización o destrucción, indicando su descripción, código
de identificación de inventarios, cantidad, valor unitario, valor total.
2. Con la relación y el informe de inspección, se expedirá el acta de inservibilidad o de
no Requerimiento por parte del jefe de servicios generales o quien haga sus veces en
los demás niveles, detallando los bienes con el valor que figure en los registros
contables: Costo Histórico, depreciación, valor en libros y valor por el cual se registrará
en las cuentas de orden que para cada bien será de un peso ($1.00). Esta información
deberá ser enviada para la reunión de consejo directivo que se destine para tal fin.
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3. El área de almacén o quien haga sus veces descargará de las respectiva cuenta
contable e ingresará a la cuenta señalada en el Plan General de la Contabilidad Pública
el valor de los bienes reclasificados, los cuales quedarán bajo la custodia del almacén
hasta su entrega al comprador.
4. Una vez realizada la venta de los bienes reclasificados, el almacenista, jefe se
servicios generales o quien haga sus veces informará al área a cargo, para que sean
retirados de la Póliza de Seguro que los ampara.
5. El rector, elaborará la resolución de baja por destrucción, tanto para los bienes no
contabilizados en mercancías en existencia, como para éstos cuando se agoten los
procedimientos y no se logre su comercialización teniendo como soporte el acta de
inservible. La resolución será firmada por el rector.
6. Con la resolución de baja y el acta de inservible se descargarán los valores de los
bienes de las respectivas cuentas, se elaborará la salida de bienes del almacén y se
cargarán a la cuenta de orden deudoras; si se desechan o venden se bajaran totalmente
de la contabilidad. Los bienes dados de baja quedarán bajo la custodia del almacén
hasta su destrucción.
10. Copias de la resolución de baja y acta de destrucción se enviarán al área financiera
de la Secretaría de Educación Departamental.
10.6 LEVANTANTAMIENTO FÍSICO DE INVENTARIOS
La institución educativa realizará por lo menos una vez al año el levantamiento
físico del inventario de elementos que los funcionarios tienen bajo su responsabilidad.
Procedimiento.
Llevarán a cabo el siguiente procedimiento:
1. Imprimir los inventarios
2. Verificar que los funcionarios con inventario a cargo se encuentren ubicados en dicha
dependencia.
3. Establecer un cronograma de visita a cada dependencia, para la verificación de los
bienes a cargo de cada funcionario. El jefe de cada dependencia designará un
funcionario para que en coordinación con el funcionario encargado de inventarios
realicen la toma física de los bienes al servicio de dicha dependencia.
4. Clasificar los inventarios uno a uno por funcionario.
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5. Constatar los elementos físicos con el inventario documental, revisando número de
placa, descripción, marca y demás características descritas en el mismo.
6. En el evento que se encuentren inconsistencias en la descripción o seriales, el
funcionario de inventarios procederá a hacer la modificación de los registros e imprimirá
el nuevo listado para firma del responsable.
7. De existir concordancia entre el inventario físico y el documental, el funcionario
responsable deberá firmar de conformidad.
8. Requerir a los funcionarios reubicados en otra dependencia que no hayan legalizado
los traslados de inventarios respectivos, para que procedan a legalizarlo.
9. De presentarse faltantes en los inventarios de un funcionario, se dejará constancia en
el documento impreso suscrito por el funcionario responsable de los elementos, el
funcionario encargado de inventarios y el jefe de la dependencia.
10. Realizados los cruces con otros inventarios y de no encontrarse el bien, se elaborará
acta de faltantes suscrita por el encargado de inventarios y por el jefe de la división de
recursos físicos y financieros o por quien haga sus veces.
11. Elaborar registro de baja del inventario con fundamento en el acta de faltantes e
informar en la cuenta del respectivo mes al área de contabilidad para el registro de
responsabilidades en proceso y a investigaciones disciplinarias o quien haga sus veces
para lo pertinente.
12. De presentarse sobrantes en la dependencia, se diligenciará acta de sobrantes y la
orden de traslado de bienes en servicio para registrarlo a nombre del funcionario que
está utilizando el bien; dicha solicitud de traslado debe ser firmada por el funcionario
que tiene el bien en servicio, por el encargado de inventarios y por el jefe de la
dependencia. Para el valor del bien sobrante se tomará como referencia el valor de
elementos similares en los inventarios.
13. Si al efectuar el levantamiento físico del inventario se clasificó un elemento como
sobrante que posteriormente se encontró registrado en el inventario de otro funcionario
como faltante, se habilitará como un traslado de bienes el acta de sobrantes suscrita.
14. Si el funcionario que tiene en servicio un bien se niega a firmar el inventario
individual, se informará tal situación al jefe inmediato para que asigne el elemento a
otro funcionario, de requerirlo la dependencia o para que indique si se traslada el
elemento al almacén para su reclasificación. Cuando se asigne el elemento a un nuevo
responsable será necesario diligenciar el formato de traslado de bienes suscrito por éste
y por el jefe de la dependencia.
15. Culminados los pasos anteriores, si resultare un sobrante real se suscribirá el acta de
sobrantes por los funcionarios que intervinieron en el levantamiento de inventarios; con
dicha acta se ingresará el elemento a los inventarios del establecimiento educativo..
16. Para los bienes que estén en mal estado se diligenciará el reintegro con destino al
almacén para su reclasificación.
17. Archivar en las carpetas individuales de inventarios por funcionario, los listados de
inventarios actualizados y demás documentos legalizados.
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18. El encargado del almacén en el nivel central o quien haga sus veces en los demás
niveles, efectuará una vez al año un inventario físico a los bienes en depósito almacén,
verificará con los registros de Kardex y elaborará las actas de faltantes y sobrantes, si
fuere del caso.
19. Cuando se practiquen inventarios físicos de bienes en depósito y devolutivos en
servicio, y se encuentren simultáneamente bienes faltantes y sobrantes, se podrán hacer
compensaciones de faltantes con sobrantes, siempre que su similitud en cuanto
apariencia, clase, y naturaleza puedan haber dado lugar a confusión en el recibo o
entrega de bienes.
10.7 DEPRECIACIONES Y PROVISIONES:
Las depreciaciones y provisiones se deben efectuar de acuerdo al Plan General de
Contabilidad Pública y las resoluciones o directrices que emite la Contaduría General de
la Republica.
11 INDICADORES:
Los indicadores para las instituciones educativas tendrán una aplicación especial y
deberán tener un estricto cumplimiento por las necesidades verificadas en el
departamento de Bolívar y los mismos deben contribuir para la medición del
mejoramiento educativo y se establecen de la siguiente manera:
11.1 GESTIÓN PRESUPUESTAL:
11.1.1 Indicador de inversión: El rector con su consejo directivo deberá apropiar como indicador de inversión en
compra de equipos y dotaciones pedagógicas un 30% del presupuesto efectivamente
aprobado y ejecutado en este concepto. Cada grado por debajo de este indicador
disminuirá la calificación de la gestión presupuestal.
Medidor: Rubro ejecutado (compra de equipos + dotaciones pedagógicas)/ ejecución
total= 30%.
11.1.2 Indicador de suministros: El rector con su consejo directivo deberá apropiar como indicador de suministros un
20% del presupuesto efectivamente apropiado y ejecutado en este concepto. Cada
grado por encima de este indicador disminuirá la calificación de la gestión presupuestal.
Medidor: Rubro ejecutado (Materiales y suministros)/ejecución total=20%
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11.1.3 Indicador de mantenimiento: El rector con su consejo directivo deberá apropiar como indicador de mantenimiento un
25% del presupuesto efectivamente apropiado y ejecutado en este concepto. Cada
grado por debajo de este indicador disminuirá la calificación de la gestión presupuestal.
Medidor: Rubro ejecutado (mantenimiento infraestructura + mantenimiento de
mobiliario)/ejecución total=25%
El resto de rubros presupuestales no se medirán por porcentaje de ejecución y su
indicador será libre de establecerlos los consejos directivos.
11.2 GESTION FINANCIERA:
11.2.1 Indicador distribución del flujo de caja: Este indicador mide el tiempo en que la institución educativa permanece y distribuye
adecuadamente su efectivo en la vigencia fiscal.
Tiempo del flujo de caja:
MEDIDOR:
1. DEL MES 10 AL 12: PE% ENTRE 80%-100%= GESTION SATISFACTORIA
2. DEL MES 7 AL 9: PE% ENTRE 80%-100%= GESTION MEDIANAMENTE
SATISFACTORIA
3. DEL MES 5 AL 7: PE% ENTRE 80%-100%= GESTION REGULAR
4. DEL MES 1 AL 5: PE% ENTRE 80%- 100%= GESTION INSATISFATORIA
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12INGRESO ACUMULADO
EJECUTADO ACUMULADO
PE%(EJECUTADO
ACUMULADO/INGRESO
ACUMULADO *100)
MESES
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11.2.2 OTROS INDICADORES
ANALISIS
El resultado de este indicador,
muestra que la gestión de
pagos en la institucion
educativa
TIPO DE INDICADORDESCRIPCIÓN DEL INDICADOR INDICADOR
ECONOMÍA
Controlar que los
compromisos con
proveedores o
contratistas se paguen
con celeridad y se
garantice la ejecución
eficiente las
Vr. Total Pagado
Vr. Comprometido
*100
ANALISISTIPO DE INDICADOR DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR INDICADOR
FINANCIERO
Monitorear el manejo de los recursos
presupuestales, para garantizar una
ejecución adecuada y completa de los
recursos apropiados al inicio de la
vigencia. Vr. Presupuesto ejecutado *100
El indicador muestra el nivel de
ejecucion de los recursos
presupuestados
Vr. Presupuesto aprobado
ANALISIS
EFICIENCIA
Establece si el proceso de atención de
solicitudes de soporte se realiza
eficientemente
Cantidad de solicitudes
atendidas
Total de solicitudes
recibidas
*100
El resultado de este indicador
muestra el nivel de cumplimiento
frente a solicitudes recibidas.
TIPO DE INDICADOR DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR INDICADOR
ANALISISTIPO DE INDICADOR DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR INDICADOR
CULTURAL
Determinar el cumplimiento en la
ejecución de los eventos academicos,
deportivos, culturales, artisticos
programadosNº eventos realizados *100
El resultado de este indicador
muestra el nivel de cumplimiento
frente a los eventos programados
Nº eventos programados
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ENFASIS DE POLITICA
EDUCATIVA
NOMBRE DEL
INDICADORDESCRIPTORES DE INDICADORES
FORMA DE CALCULO O
PREGUNTA A RESPONDER
PERIODICIDAD
PARA MEDIR
INDICADORES
Porcentaje de
alumnos con
necesidades
educativas
especiales
escolarizados
Mide la
participación
porcentual de
estudiantes con
necesidades
especiales
matriculados en
el
establecimiento
educativo oficial.
(Número total de
alumnos con
necesidades
especiales
escolarizados/
total de niños en
edad escolar con
necesidades
especiales) x 100
Semestral
Tasa de
deserción intra
anual en
preescolar
básica y media
Mide el número
de alumnos que
una vez se han
matriculado en
un grado escolar
de la Básica o
Media,
abandonan el
estudio antes de
finalizar el año
lectivo.
(Alumnos que
desertan antes de
finalizar el año
lectivo n / Alumnos
matriculados en el
año lectivo n)X100
Anual
Porcentaje de
educadores
participando en el
plan de formacion.
Mide el porcentaje de educadores
que
participan en el
plan de
formación de
docentes que
busca mejorar
sus
competencias.
(Número de educadores que
participa en
prácticas en el
plan de formación
de docentes para
el desarrollo de
competencias
básicas/ número
total de
educadores de
EE oficial) X100
Semestral
Porcentaje de
padres de
familia que
participan en
actividades
programadas
por el
establecimiento
educativo.
Mide el
porcentaje de
padres de familia
que participan
en las
actividades
programadas por
el
establecimiento
educativo.
(Número total de
padres de familia
que participan en
actividades
programadas /
número total de
padres de familia
de la Institución) x
100
Semestral
Cierre de brechas
Calidad
Reglamento operativo para el manejo presupuestal, contable, financiero y contractual de los fondos de servicios educativos en los establecimientos
educativos de los municipios no certificados del Departamento de Bolívar. Página 101
ENFASIS DE POLITICA
EDUCATIVA
NOMBRE DEL
INDICADORDESCRIPTORES DE INDICADORES
FORMA DE CALCULO O
PREGUNTA A RESPONDER
PERIODICIDAD
PARA MEDIR
INDICADORES
Número de
estudiantes
promedio por
computador en
el
establecimiento
educativo
Mide el total de
PC, reportados
por el
establecimiento
educativo en
relación con la
matrícula total
por
establecimiento
validada por el
Ministerio de
Educación
Nacional a
través del
sistema de
información de la
Resolución 166.
Número de
estudiantes
matriculados en el
EE / Total de
computadores
educativos en
funcionamiento en
el EE
Semestral
Porcentaje de
matrícula con
acceso a
internet
Mide el
porcentaje de la
matrícula
conectada a
internet en
relación con la
matrícula total
del EE validada
por el Ministerio
de educación
Nacional.
(Número total de
alumnos del
establecimiento
que se benefician
con acceso a
internet / Número
total de alumnos
matriculados en el
EE) x 100
Semestral
Porcentaje de
ejecución de
los recursos de
los Fondos de
Servicios
educativos por
concepto de gasto.
(Pagos
ejecutados /
recursos totales )
x 100
Trimestral
Porcentaje de
cumplimiento
del Plan de
mejoramiento
institucional
(Número de
acciones de
mejoramiento
cumplidas/
números de
acciones de
mejoramiento
programadas)
x100
Semestral
Innovacion y pertinencia
Modelo de gestión
Reglamento operativo para el manejo presupuestal, contable, financiero y contractual de los fondos de servicios educativos en los establecimientos
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12 REGIMEN TRIBUTARIO DE LAS INSTITUCIONES
EDUCATIVAS:
12.1 IMPUESTO AL VALOR AGREGADO IVA:
Las instituciones educativas del departamento de Bolívar, no son responsables de
Impuesto al valor agregado IVA siempre y cuando no presten otros servicios o vendan
productos gravados, diferentes a la prestación del servicio educativo.
Es importante aclarar que las instituciones educativas prestan un servicio educativo
público y el mismo no está gravado con el Impuesto al valor agregado, igual que la
alimentación escolar y servicios de comedor. Los otros servicios o productos que no
estén clasificados como excluidos o no gravados con el IVA, convertirán
automáticamente responsables de IVA, aquellas instituciones que enajenen, arrienden o
presten servicios exentos o gravados. (Libro Tercero, Estatuto Tributario Nacional).
12.2 IMPUESTO SOBRE LA RENTA Y COMPLEMENTARIOS:
Las instituciones educativas públicas, no son contribuyentes del impuesto sobre la renta
y complementarios (Art.22 Estatuto Tributario) y por ende no están obligadas a
presentar este tipo de declaraciones o pagar impuestos mínimos u otros que están
contemplados en la nueva reforma tributaria Ley 1607 de 2012.
12.3 RETENCIONES EN LA FUENTE EN RENTA E IVA:
Las instituciones educativas están obligadas a aplicar retención en la fuente, de acuerdo
a las directrices que establece el gobierno nacional en su margen normativo y presentar
en las fechas estrictas estipuladas.
Los dineros deben ser consignados y declarados en los formularios que establece la
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Los obligados a presentar retención en la fuente, deben diligenciar y solicitar su firma
digital ante la DIAN.
Los agentes retenedores deben presentar los respectivos medios magnéticos o
información exógena en las fechas que estipula anualmente la Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales (DIAN).
Las instituciones educativas estarán obligadas a elaborar y entregar los certificados de
retenciones a los terceros que le hubiesen practicado.
Fundamento legal, ver artículos 368, 375, 376, 377, 379, 437 del estatuto tributario
nacional (Decreto 624 de 1989) y demás normas complementarias.
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La retención en la fuente para honorarios, comisiones y servicios deberá tenerse en
cuenta lo contemplado en la ley 1607 de 2011 y el decreto 0099 del 25 de enero de
2013.
12.4 ESTAMPILLAS, ICA Y OTRAS RETENCIONES:
Las instituciones educativas deben descontar y pagar las retenciones que estén
obligadas aplicar de las estampillas y otras que establezcan en la gobernación y/o
municipios donde estas estén ubicadas. Tener en cuenta en sus pagos el descuento de
la retención por estampilla Universidad de Cartagena y consignarla en forma oportuna.
COMENTARIO FINAL
El giro directo a las instituciones educativas por parte del Ministerio de Educación
Nacional han mejorado de una forma visible los recursos, esta forma de giro también ha
traído consigo muchos más compromisos por parte de las entidades territoriales y las
instituciones educativas.
Los informes que se deben presentar buscando el principio de publicidad, permiten a
toda la comunidad educativa verificar la debida ejecución de los recursos y en que se
están invirtiendo.
Un reglamento operativo permite que los ordenadores del gasto de los recursos del
fondo de Servicios Educativos, tengan a mano una carta de navegación y directrices que
garanticen la transparencia en la inversión; de igual forma la adecuada ejecución de los
ingresos permite una dinámica positiva, que ambienta la buena formación de los
educandos.
En cuanto al marco legal que rige la materia, se hace necesario crear dentro de las
instituciones educativas no certificadas del departamento, la cultura de la legalidad,
haciendo las exigencias del caso a quienes les brinden un servicio o les suministren un
bien, dándole cumplimiento a la Constitución Política, a la ley 715 de 2001, al decreto
4791 de 2008, 4807 de 2011 y demás normas concordantes.
La Secretaría de Educación de Bolívar, brindará a todas las instituciones educativas no
certificadas del departamento, la asistencia técnica necesaria, capacitación, el
acompañamiento, asesoría presupuestal, contable y financiera en el manejo de los
Fondos de Servicios Educativos.
Reglamento operativo para el manejo presupuestal, contable, financiero y contractual de los fondos de servicios educativos en los establecimientos
educativos de los municipios no certificados del Departamento de Bolívar. Página 104
13 MODELOS DE DOCUMENTOS:
Los modelos sugeridos por este reglamento en formas y de presentación no son de
estricto cumplimiento, pero las instituciones educativas deben tomarlos como directriz
desde el punto de vista de fondo y deben garantizar que contengan cada uno de los
elementos y utilizarlos a la luz de las normas vigentes para la debida ejecución de sus
recursos.
Reglamento operativo para el manejo presupuestal, contable, financiero y contractual de los fondos de servicios educativos en los establecimientos
educativos de los municipios no certificados del Departamento de Bolívar. Página 105
13.1 MODELO 1. PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS
INSTITUCIÓN EDUCATIVA “XXXXXXXXXX.”
(Día- mes-año)
Por el cual se aprueba el Presupuesto de Ingresos y Gastos para la vigencia de 201X, el
PAC de ingresos y gastos, y el Flujo de Caja respectivo del año 2.01X
ACUERDO No.XXXX
EL CONSEJO DIRECTIVO
En uso de sus facultades legales, en especial las conferidas por la Ley 715 de 2001, el decreto 4791 de 2008, 4807 de 2011,
CONSIDERANDO
Que los Fondos de Servicios Educativos (FSE) fueron creados por la Ley 715 de
2001, para la ejecución de los recursos de los establecimientos educativos
estatales para la adecuada administración de sus ingresos y para atender sus
gastos de funcionamiento e inversión distintos a los de personal.
Que el Decreto Nacional 4791 del 19 de diciembre de 2008 reglamentó
parcialmente los Artículos 11, 12, 13 y 14 de Ley 715 de 2001, definió la
administración de los Fondos de Servicios Educativos (FSE) y estableció las
funciones del consejo directivo y los rectores o directores de los establecimientos
educativos en relación con el Fondo.
Que la Ley 715 del 21 de Diciembre de 2001, estableció los Fondos de
Servicios Educativos como mecanismo presupuestal para la adecuación,
administración de los recursos de las instituciones educativas.
Que le decreto 4807 de 2011 determina la gratuidad para las instituciones
educativas e introduce otras disposiciones en gastos y prohibiciones
Que en reunión del consejo directivo, la Lic.___________________, en su
calidad de rector de la institución, presentó para su aprobación el proyecto de
Presupuesto de Ingresos y Gastos para la vigencia de 2013, de acuerdo a lo
establecido por el Decreto 4791 de diciembre de 2008,
Que el Decreto 4791 de diciembre de 2008, define el Presupuesto Anual del
Fondo de Servicios Educativos de la Institución XXXXXX., es el instrumento
financiero mediante el cual se programa el Presupuesto de Ingresos,
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desagregado a nivel de grupos y fuentes de Ingresos y el Presupuesto de
Gastos, desagregado en: funcionamiento a nivel de rubros, e inversión a nivel de
proyectos, para la vigencia fiscal 2012, como corresponde a las instituciones
educativas oficiales.
Que en cumplimiento de sus funciones de “Analizar, introducir ajustes
pertinentes y aprobar mediante Acuerdo el presupuesto de ingresos y gastos a
partir del proyecto presentado por el rector” y teniendo en cuenta el Plan
Operativo y el Proyecto Educativo Institucional, el consejo directivo en acta No.
xxx del (día) de (mes) de (año),
En mérito de lo anterior,
ACUERDA
ARTÍCULO 1º.- El presupuesto de ingresos de la Institución para la vigencia
201X se fija en la suma de ______________________________________ el
cual estará constituido por los siguientes rubros:
ARTÍCULO 2º.- El presupuesto de gastos e Inversión de la Institución para la vigencia 2013 se fija en la suma de ______________________________ el cual estará constituido por los siguientes rubros:
CUENTA CONCEPTO INGRESOS
PROYECTADOS
TOTAL
INGRESOS
1 INGRESOS -
1,1 DERECHOS ACADEMICOS -
1.2 COBROS COMPLEMENTARIOS -
1.2.1 Certificaciones -
1.2.2 Derechos de grado y copias -
1.3 COBROS PERIODICOS -
1.3.1 xxxxxxxxxxxxx -
1.4 INGRESO POR VENTA DE PRODUCTOS -
1.4.1 Venta de huevos -
1.4.2 Venta de hortalizas -
1.4.3 Venta de gallinas -
1.4.4 Venta de pollos
1.5 INGRESOS POR EXPLOTACION DE BIENES -
1.5.1 Arriendo de cafeteria -
1.5.2 Arriendo de espacios -
2 TRANSFERENCIAS -
2.1.1 Transferencias nacionales gratuidad -
2.1.2 Transferencias municipales calidad -
2.2 Transferencias municipales funcionamiento -
2.3 Otras transferencias distritales -
3 RECURSOS DE CAPITAL -
3.1 Recursos del balance -
3.2 Cancelación de reservas -
3.3 Rendimientos financieros -
-
Total presupuesto de ingresos - -
Reglamento operativo para el manejo presupuestal, contable, financiero y contractual de los fondos de servicios educativos en los establecimientos
educativos de los municipios no certificados del Departamento de Bolívar. Página 107
ARTICULO 3º.- Apruébese el flujo de caja de ingresos y gastos y PAC para la
vigencia fiscal del 01 de enero al 31 de diciembre del año 201X, según el detalle
anexo.
La ejecución del presupuesto de ingresos y gastos se hará a través del flujo de
caja, aprobado mediante este acuerdo por el consejo directivo. El flujo de caja es
el instrumento mediante el cual se hace la programación anual mensualizada del
presupuesto de fondos, definiendo mes a mes los recaudos y los pagos que se
pueden efectuar, clasificados de acuerdo con el presupuesto y con los
requerimientos del plan operativo. No se podrán adquirir compromisos que no
cuenten con la disponibilidad de recursos de tesorería.
CUENTA
PPTALGuia Men CONCEPTO
EGRESOS
PROYECTADOS TOTAL EGRESOS
2 Gastos
2.1 1 Funcionamiento
2.1.1 Gastos de Personal
2.1.1.1 Servicios Personales Indirectos -
2.1.1.1.1 B. Honorarios -
2.1.1.1.2 C. Servicios Tecnicos -
GASTOS GENERALES
2.1.2 ADQUISICION DE BIENES
2.1.2.1 A. Compra de equipos -
2.1.2.2 B. Materiales y suministros -
2.1.2.3 C. Dotaciones Pedagogicas -
2.1.3 Adquisicion de Servicios
2.1.3.1 A. Mantenimiento de infraestructura -
2.1.3.2 B. Mantenimiento de mobiliario -
2.1.3.3 C. Servicios publicos -
2.1.3.4 D. Arrendamientos -
2.1.3.5 E. Impresos y publicaciones -
2.1.3.6 F. Comunicación y transportes -
2.1.3.7 G. Seguros -
2.1.3.8 H. Impuestos -
2.1.3.9 I. Salidas pedagogicas -
2.1.3.10 J.
Participación e inscripción
Actividades pedagógicas, cientificas,
deportivas y culturales -
2.1.3.11 K. Otros Gastos generales -
3 2. INVERSIÓN
A.1
Acciones de mejoramiento de la
gestion escolar y academica
enmarcadas en los planes de
mejoramiento institucional -
Total Presupuesto de Gastos - -
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ARTICULO 4º.- PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL: En sus actuaciones quienes intervengan directa o indirectamente en la actividad contractual en la Institución , darán cumplimiento a los principios de la contratación estatal, y en especial lo dispuesto en el artículo 13 de la ley 715 de 2001 y el inciso 2 del artículo 17 del decreto 4791 de 2008. ARTICULO 4º. DISPOSICIONES GENERALES. Las disposiciones generales
del presente acuerdo son complementarias a la ley 715 de 2001, el decreto
reglamentario 4791 de diciembre 2008, 4807 de 2011 y la ley orgánica del
presupuesto y deben aplicarse con armonía a este. Las disposiciones generales
del presente acuerdo rigen para la institución educativa.
ARTICULO 5. DE LOS INGRESOS. El presupuesto de rentas contiene la
estimación de los ingresos corrientes. Transferencias y recursos de capital que
espera sean recaudados para la vigencia fiscal del 01 de enero al 31 de
diciembre de 201X.
Los ingresos que perciba la institución educativa por los diferentes conceptos
deberán ser asignados por parte de los responsables de estos en las fechas y
plazos que se generen los recursos, en los depósitos bancarios de la entidad
financiera vigilada por la superintendencia bancaria donde la institución
educativa posee la cuenta bancaria, la cual garantiza adecuados niveles de
servicios, eficacia y rentabilidad.
Ingresos operacionales: Son las rentas o recursos públicos o privados de que
dispone o puede disponer regularmente el Fondo de Servicios Educativos del
establecimiento, los cuales se obtienen por utilización de los recursos del
establecimiento en la prestación del servicio educativo, o por la explotación de
bienes y servicios.
Transferencias de recursos públicos: Son los recursos financieros que las
entidades públicas de cualquier orden y sin contraprestación alguna deciden
girar directamente al establecimiento educativo a través del Fondo de Servicios
Educativos.
Recursos de capital: Son aquellas rentas que se obtienen eventualmente por
concepto de recursos de balance, rendimientos financieros, entre otros.
ARTICULO 6. DE LOS GASTOS. Todos los actos administrativos que expida el
rector y afecte el presupuesto, tendrán que contar con el certificado de la
disponibilidad presupuestal, la disponibilidad en efectivo y el registro
presupuestal, en los términos de la ley orgánica del presupuesto. En
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consecuencia no podrán contraer obligaciones sobre apropiaciones inexistentes,
o en exceso del saldo disponible, con anticipación a la apertura del crédito
adicional correspondiente, con cargo a recursos del crédito cuyos contratos no
se encuentren perfeccionados.
6.1. UTILIZACIÓN DE LOS RECURSOS. Los recursos sólo pueden utilizarse en
los siguientes conceptos, siempre que guarden estricta relación con el Proyecto
Educativo Institucional:
1. HONORARIOS - SERVICIOS TÉCNICOS: Contratación de servicios técnicos y profesionales prestados para una gestión específica y temporal en desarrollo de actividades diferentes a las educativas, cuando no sean atendidas por personal de planta. Estos contratos requerirán la autorización del consejo directivo del establecimiento educativo y se rigen por las normas y principios de la contratación estatal. En ningún caso podrán celebrarse contratos de trabajo, ni estipularse obligaciones propias de las relaciones laborales tales como subordinación, cumplimiento de jornada laboral o pago de salarios. En todo caso, los recursos del Fondo de Servicios Educativos no podrán destinarse al pago de acreencias laborales de ningún orden.
2. COMPRA DE EQUIPOS: Adquisición de los bienes de consumo duradero que deban inventariarse y estén destinados a la producción de otros bienes y servicios, como muebles, herramientas y enseres, equipo de oficina, de labranza, cafetería, mecánico y automotor.
3. MATERIALES Y SUMINISTROS: Adquisición de bienes de consumo final que no son objeto de devolución, como papel y útiles de escritorio, elementos de aseo, cafetería, medicinas y materiales desechables de laboratorio, gas, carbón, o cualquier otro combustible necesario para el establecimiento educativo.
4. DOTACIONES PEDAGÓGICAS: dotaciones pedagógicas del establecimiento educativo tales como mobiliario, textos, libros, materiales didácticos y audiovisuales, licencias de productos informáticos y adquisición de derechos de propiedad intelectual.
5. MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA: Mantenimiento, conservación, reparación, mejoramiento y adecuación de los bienes inmuebles del establecimiento educativo. Las obras que impliquen modificación de la infraestructura del establecimiento educativo estatal deben contar con estudio técnico y aprobación previa de la entidad territorial certificada respectiva.
6. MANTENIMIENTO DE MOBILIARIO: Mantenimiento, conservación, reparación, mejoramiento y adecuación de los bienes muebles del establecimiento educativo, y adquisición de repuestos y accesorios.
7. SERVICIO PÚBLICOS: Pago de servicios públicos domiciliarios, telefonía móvil e Internet, en las condiciones fijadas por la entidad territorial.
8. ARRENDAMIENTO: Arrendamiento de bienes muebles e inmuebles necesarios para el funcionamiento del establecimiento educativo.
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9. IMPRESOS Y PUBLICACIONES: Edición de formas, escritos, publicaciones, libros, trabajos tipográficos, sellos, suscripciones, adquisición de libros, elaboración y caligrafía de diplomas, pago de avisos y formularios de impuestos, impresión de carné, manual de convivencia o agenda en caso de estar contemplados en los servicios suministrados por el establecimiento, entre otros.
10. COMUNICACIÓN Y TRANSPORTES: Apropiación destinada a cubrir los gastos por concepto de empaques y acarreos, télex, fax y telégrafo. Gastos de transporte del desplazamiento de los estudiantes del establecimiento educativo estatal a los diferentes sitios, establecidos en el proyecto educativo institucional o cuando la entidad trasfiera recursos para el efecto, y ocasionalmente para cubrir los gastos por concepto de transporte, del rector, director rural o administrativo con funciones de tesorería, en cumplimiento de actividades netamente operativas (pago de impuestos, compra de insumos, transacciones financieras del establecimiento).
11. SEGUROS: Apropiación destinada a cubrir el costo de primas de seguros que se adquieran para amparar los bienes del establecimiento, cuando no sean amparados por la entidad territorial, así como las primas por la expedición de pólizas de manejo que requieran los funcionarios de los establecimiento educativo estatal.
12. IMPUESTOS: Apropiación destinada al pago de tributos, tasas y multas que se ocasionen por el normal funcionamiento del establecimiento educativo estatal, cualquiera que sea el año de su causación.
13. SALIDAS PEDAGÓGICAS: Gastos de viaje de los educandos tales como transporte, hospedaje y manutención, cuando sean aprobados por el consejo directivo de conformidad con el reglamento interno de la institución. Los costos que deban asumirse por tal concepto podrán incluir los gastos del docente acompañante, siempre y cuando la comisión otorgada por la entidad territorial no haya generado el pago de viáticos.
14. PARTICIPACIÓN E INSCRIPCIÓN ACTIVIDADES PEDAGÓGICAS, CIENTIFICAS, DEPORTIVAS LES: Realización de actividades pedagógicas, científicas, deportivas les para los educandos, en las cuantías autorizadas por el consejo directivo. Inscripción y participación de los educandos en competencias deportivas, culturales, pedagógicas y científicas de orden local, regional, nacional o internacional, previa aprobación del consejo directivo.
15. OTROS GASTOS GENERALES: Gastos no identificables o que clasifiquen en las anteriores apropiaciones de gastos.
16. ACCIONES DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN ESCOLAR Y ACADÉMICA ENMARCADA EN LOS PLANES DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL: Los gastos de inversión en general son aquellos que incrementan la capacidad de producción y la productividad física, económica y social. En los establecimientos educativos estos gastos están orientados a mejorar la calidad del servicio ofrecido, mediante la implementación de acciones de mejoramiento de la gestión escolar y
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académica, enmarcados en los planes de mejoramiento institucional, el proyecto educativo institucional y las orientaciones de la Secretaría de Educación certificada respectiva. Estos gastos deben organizarse por proyectos y debe contar con metas tanto físicas como financieras definidas para facilitar su seguimiento. Los costos del proyecto deben ser evaluados garantizando la eficiencia y efectividad del gasto público.
ARTICULO 7. El consejo directivo podrá mediante acto administrativo adicionar
recursos de cualquiera clase de convenios, contratos y transferencias
provenientes de entidades públicas, privadas y comerciales, cuando estos sean
de destinación específica y podrán efectuar apertura de los rubros
correspondientes.
ARTICULO 8. DE LOS REGISTROS PRESUPUESTALES. Son las
imputaciones que se hacen a las apropiaciones del presupuesto una vez se han
cumplido los requisitos esenciales y de forma, necesarios para el
perfeccionamiento de los compromisos.
Las cuentas por pagar a 31 de diciembre de 201X que amparen compromisos
que se hayan derivado de la entrega a satisfacción de los bienes y servicios y de
anticipos pactados en los contratos se cancelaran con cargo a los saldos
disponibles sin operación presupuestal alguna.
ARTICULO 9. El consejo directivo podrá efectuar traslados presupuestales entre
los componentes de los diferentes rubros de gastos, los acuerdos podrán ser
firmados por el presidente y secretario del consejo directivo
ARTICULO 10. La institución educativa podrá pactar anticipos únicamente
cuando cuente con el flujo de caja y/o programa anual mensualizado de caja
PAC.
ARTICULO 11. El rector de la institución educativa presentará al consejo
directivo informes trimestrales sobre la ejecución presupuestal y la ejecución del
flujo de caja PAC y se publicará en la cartelera principal de la institución,
visiblemente y de fácil acceso, el informe de ejecución de los recursos del fondo
de servicios educativos será cada seis meses.
ARTICULO 12. DE LAS CAJAS MENORES. La caja menor deberá ser
legalizada a más tardar el día 28 de diciembre del año 201X, A partir de esta
fecha, ningún responsable de la caja menor podrá tener facturas sin legalizar, ni
dineros en caja. El manejo de la misma deberá ser de acuerdo a lo establecido
en la resolución que expida el ministerio de hacienda y crédito público, y en
acuerdo de creación y reglamento. Y su monto será establecido en
_________________
ARTICULO 13. DE LAS CUENTAS POR PAGAR. Las cuentas por pagar a 31
de diciembre del 201X se constituirán por las obligaciones correspondientes a la
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entrega de bienes y servicios, se hará antes del 10 de enero del 201X por parte
de la tesorería, con la aprobación del rector a través de la resolución.
Constituidas las cuentas por pagar los dineros sobrantes constituirán recursos
del balance.
Las cuentas por pagar correspondientes la vigencia fiscal del 201X, que no se
hayan ejecutado a 31 de diciembre del 201X expiran sin excepción.
ARTICULO 14. El presente acuerdo rige a partir de su sanción y deroga todas
las disposiciones que le sean contrarias y surte efectos fiscales a partir del 01 de
enero del 201X al 31 de diciembre de 2.01X.
COMUNIQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dado en _________ a los ____ días del mes de _______ del 201X
Aprobado por el Consejo Directivo
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13.2 MODELO 2. RESOLUCIÓN DE LIQUIDACION DEL PRESUPUESTO:
RESOLUCIÓN DE LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO
INSTITUCION EDUCATIVA XXXXX
RESOLUCION Nº XXXXX
FECHA XXXX
Por medio de la cual se liquida el presupuesto de ingresos y gastos de la institución
educativa XXXXX, para la vigencia fiscal comprendida entre el 1 de enero y 31 de
diciembre de 201x.
El rector (a) de la institución educativa en ejercicio de sus facultades legales y
considerando que:
1. Mediante acuerdo acta del consejo directivo_ del día___mes_____año_____, se
aprobó el presupuesto del ente educativo, para la citada vigencia.
2. Siendo la Institución educativa un ente de educación pública, debe acogerse a las
normas del sector, específicamente las de presupuesto.
3. El decreto 4791 de 2008, reglamenta el funcionamiento del Fondo de Servicios
Educativos FSE, a través del presupuesto institucional.
RESUELVE
ARTICULO 1º Liquidar el presupuesto de ingresos y gastos de la institución educativa
para la vigencia fiscal comprendida entre el 1 de enero y 31 de diciembre de 201X, en la
suma de _____________________, valores que conservan el principio de equilibrio por
el cual se garantiza la equivalencia de ingresos y gastos; según detalle descrito en el
acuerdo de presupuesto y que se detalla a continuación;
(Pegar el presupuesto de ingresos y gastos solo valores)
ARTICULO 2º La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Cartagena de Indias a los xx días del mes xxxxx de 201X
Rector
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13.2.1.1 MODELO 3. RESOLUCIÓN DE CIERRE PRESUPUESTAL DEL AÑO
En el municipio de XXXXXXX a los (X) días del mes de XXXX de 201X se reunieron en
la rectoría el ser rector XXXXXXX y el tesorero pagador XXXXXX
El objeto de la precitada reunión, con la presencia de dichos funcionarios fue proceder
a
realizar el cierre presupuestal de la vigencia Fiscal del año 201X.
Después de analizados los documentos se determinaron las siguientes cifras.
CIERRE DE LOS INGRESOS DEL AÑO 201X:
El Presupuesto de Ingresos para la vigencia del año 201X, alcanzó un monto de
XXXXXXX m/cte. ($ XXXX), valor del cual dispuso el Consejo Directivo para atender los
compromisos adquiridos durante la vigencia, el cual se detalla en el siguiente cuadro:
CÓDIGO
RUBRO PRESUPUESTO
INICIAL
ADICIONES (+) /
REDUCCIONES
(-)
PRESUPUESTO
DEFINITIVO
TOTALES
CIERRE DE LOS EGRESOS O GASTOS:
El presupuesto de egresos durante la vigencia fiscal del año 201X alcanzó un monto de
XXXXXX m/cte.($ XXXXXX), así:
DESCRIPCIÓN PRESUPUESTO
INICIAL
ADICIONES Y
CRÉDITOS (+) /
CONTRACRED(-).
Y REDUCC. (-)
PRESUPUESTO
DEFINITIVO
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TOTAL
Quedando un saldo no apropiado en el presupuesto a Diciembre 31 de 201X en la suma
de (valor en letras) ($xxxxxxxx).
Las obligaciones contraídas durante la vigencia fiscal del año 201X, alcanzaron la suma
de (valor en letras) ($ xxxxxxx), así:
RUBRO PRESUPUESTAL VALOR
Las cuentas por pagar de la vigencia fiscal del año 201x, alcanzaron la suma de (valor
en letras) ($xxxxxxx), así:
RUBRO PRESUPUESTAL VALOR
RELACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR
VIGENCIA 201X
APELLIDOS Y NOMBRES CÉDULA O NIT VALOR DE LA
CUENTA
TOTAL CUENTAS POR PAGAR
$ xxxxxxx
Para constancia se firma a los xx días del mes de xxxx de 201X.
Rector Tesorero
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13.3 MODELO 4. ACUERDO DE ADICIÓN
INSTITUCIÓN EDUCATIVA XXXXXXXXX
ACUERDO No XXXX (FECHA XXXXXXX 201X)
Por medio del cual se realiza una adición al presupuesto del fondo de servicios educativo de la Institución Educativa para la vigencia fiscal de 201X EL CONSEJO DIRECTIVO, en el uso de las facultades legales, especial las conferidas la ley 715 de 2001 y el decreto 4791 de 2.008, 4807 De 2011 y,
CONSIDERANDO
Que el consejo directivo Institución Educativa XXXXXXX está facultado para efectuar traslados presupuestales, adiciones y modificaciones del flujo de caja, y PAC.
Que la institución educativa recibió un recurso no presupuestado por concepto de _________ por valor de (xxxxxxxxxxxxx m/cte). Que en reunión del consejo directivo celebrada mediante acta No __ del día XX de ____ de 201X, se dejó constancia de la aprobación de la adición al presupuesto del fondo de servicios educativo vigencia 201X. Que con base a las anteriores consideraciones,
ACUERDA
ARTÍCULO PRIMERO: Adiciónese en las partidas de INGRESOS, la suma de (valor en letras)( $ XXXXXXX )
de la siguiente forma:
CODIGO PPTAL RUBRO VALOR
1.2.2.2 Otras Transferencias xxxxxx
TOTAL ADICIÓN
ARTICULO SEGUNDO: Distribúyase en las apropiaciones de gastos la suma de (valor en letras) $ (xxxxx),
según el siguiente detalle;
CODIGO PPTAL RUBRO VALOR
2.1.1.3.1 Realización de actividades pedagógicas, científicas, deportivas les.
xxxxxx
TOTAL ADICIÓN
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dado en Cartagena de Indias, a los XX días del mes xxxx de 2.01x
Firmas:
Presidente Secretario
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13.4 MODELO 5. ACUERDO DE TRASLADO
ACUERDO No XX
(día- mes - año)
Por medio del cual se realiza un traslado en el presupuesto del fondo de servicios
educativo de la Institución Educativa xxxxxxxxx para la vigencia fiscal de 2.01x.
El Consejo Directivo, en el uso de las facultades legales, especial las conferidas la ley
715 de 2001 y el decreto 4791 de 2.008, 4807 de 2012 y
CONSIDERANDO
Que el consejo directivo de la Institución Educativa XXXXXXXX está facultado para
efectuar traslados presupuestales, adiciones y modificaciones del flujo de caja, y PAC.
Que es indispensable acreditar algunas cuentas para solucionar necesidades urgentes de
La institución educativa xxxxxx.
Que existen apropiaciones con saldo disponible y susceptible de ser contra- acreditadas
Que existen apropiaciones que acusan déficit presupuestal, y necesitan ser acreditadas
Que en reunión del consejo directivo celebrada mediante acta No xx del día xx de
xxxxxx de 201x, se dejó constancia de la aprobación del traslado en el presupuesto del
fondo de servicios educativos vigencia 201x.
Que con base a las anteriores consideraciones,
ACUERDA:
Articulo 1º: Realizar los siguientes contra créditos dentro del presupuesto de egresos
según la siguiente especificación;
CODIGO PPTAL RUBRO VALOR
2.1.1.1.2 Servicios Técnicos $xxxxxxx
Articulo 2º: realizar los siguientes créditos dentro del presupuesto de egresos según la
siguiente especificación;
CODIGO PPTAL RUBRO VALOR
2.1.1.1.1 Honorarios $xxxxxxx
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dado en Cartagena de indias, a los xx días del mes noviembre de 2.012
Presidente Secretario(a)
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13.5 MODELO 6. RESOLUCIÓN CAJA MENOR
INSTITUCIÓN EDUCATIVA XXXXXXX
EL RECTOR DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA
En ejercicio de sus atribuciones legales, especialmente las conferidas por la ley 715 y el decreto 4791de 2008, y la resolución xxx del x de enero de 201x del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. y,
CONSIDERANDO: Que se hace necesaria la creación y reglamentación de las cajas menores de la Institución Educativa XXXXXX, para la Vigencia fiscal 201x. Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE: ARTÍCULO PRIMERO: Constituir las cajas menores en la Institución Educativa, para la vigencia de 201X, en las dependencias que a continuación se mencionan, en cuantía según el rubro presupuestal que se detalla:
A. RECTORÍA GENERAL, Constituir la caja menor, por la suma de (valor en letras) ($XXXXX) , para la atención de los gastos generales con carácter urgente, imprescindible, necesario e inaplazables de la institución educativa en general:
CODIGO Rubro Presupuestal Cuantía Autorizada $
2.1.2.2 Materiales y suministros
2.1.3.6 Comunicación y Transporte
2.1.3.9 Salidas pedagógicas
2.1.3.5 Impresos y Publicaciones
2.1.3.1 Mantenimiento mobiliario
2.1.3.6 Mantenimiento planta física
TOTAL
El ordenador del Gasto será rector de la institución. El manejo de esta caja menor será responsabilidad de un funcionario administrativo. ARTÍCULO SEGUNDO. DESTINACIÓN: Los recursos que se entreguen a los responsables del manejo de las cajas menores constituidas en esta resolución deberán ejecutarse según los conceptos de gastos generales y únicamente para atender erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de situaciones urgentes, imprescindibles, inaplazables y necesarias para la buena marcha de la administración. Las cajas menores funcionarán contablemente como un fondo fijo. ARTÍCULO TERCERO. PRIMER GIRO: Se efectuará con base en los siguientes requisitos:
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1. Copia de resolución de constitución, expedida de conformidad con las normas presupuestales vigentes.
2. Póliza de manejo que ampare a la entidad por las defraudaciones que pueda sufrir
como consecuencia de las actuaciones del funcionario encargado del manejo de la caja menor.
ARTÍCULO CUARTO. MANEJO DE DINERO: El manejo del dinero de caja menor se hará a través de una cuenta corriente oficial, debidamente autorizada por la Tesorería Departamental . No obstante se podrá manejar en efectivo hasta monto equivalente a cinco (5) salarios mínimos legales vigentes. ARTÍCULO QUINTO. APERTURA DE LOS LIBROS: La dependencia de la Institución Educativa a la que se asigne el manejo de una caja menor, procederá a la apertura de los libros (caja y bancos), donde se contabilicen diariamente las operaciones que afecten la caja menor, indicando: fecha, imputación presupuestal del gasto, concepto y valor, con los respectivos comprobantes. ARTÍCULO SEXTO: AVANCES: Previo a que se giren los valores a los servidores públicos viáticos y gastos de viaje, se requiere la ordenación mediante acto administrativo y del registro presupuestal correspondiente. ARTÍCULO SÉPTIMO. LEGALIZACIÓN DE LOS AVANCES: Los avances concedidos, deberán ser legalizados durante los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de entrega de los dineros o terminación de la comisión cuando se trate de viáticos. La legalización deberá hacerse antes del 28 de diciembre de cada año, o pasará a responsabilidad fiscal. Requisititos para la legalización: 1. Factura y/o cuenta de cobro 2. Certificado de permanencia y/o constancia de cumplimiento de comisión suscrita por el
funcionario o autoridad competente. 3. Desprendible del pasaje aéreo o certificación de la empresa que lo expidió. 4. Recibo de pago de transporte terrestre si fuere el caso. PARÁGRAFO: No podrá concederse un nuevo avance a un funcionario que no haya legalizado el anterior, salvo que no hubiere transcurrido el tiempo de legalización de que se trata el inciso anterior. ARTÍCULO OCTAVO. MEDIDAS DE AUTOCONTROL: Los funcionarios a quienes se les entregue dinero de la Institución Educativa para la constitución de cajas menores o se les concedan avances, deberán adoptar las medidas de control necesarias que garanticen la adecuada aplicación de los recursos del debido uso y manejo. Por lo tanto, se harán responsables fiscal y pecuniariamente por el incumplimiento en la legalización oportuna y el manejo de este dinero ARTÍCULO NOVENO. PROHIBICIONES: No se podrán realizar con los fondos de las cajas menores las siguientes operaciones: 1. Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en el almacén de la Institución
Educativa. 2. Fraccionar compras de un mismo elemento y/o servicio. 3. Efectuar compras de la misma naturaleza por diferentes rubros.
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4. Realizar desembolsos para sufragar gastos con destino a órganos diferentes de su propia organización.
5. Efectuar pagos de contratos. 6. Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones
establecidas por la ley sobre la nómina, cesantías y pensiones. 7. Cambiar cheques o efectuar préstamos.
PARÁGRAFO. Cuando por cualquier circunstancia una caja menor autorizada quede inoperante, no se podrá constituir otra ni reemplazarla hasta tanto la anterior haya sido legalizado en su totalidad. ARTÍCULO DÉCIMO. REQUISITOS PARA EL REEMBOLSO DE LAS CAJAS MENORES: En la legalización de los gastos para efectos del reembolso, se exigirá el cumplimiento de los requisitos que a continuación se indican:
1. Que los gastos se refieran al objeto y funciones de la Institución Educativa y se ejecuten estrictamente, conforme al fin para el cual fueron programadas las apropiaciones de los rubros presupuestales.
2. Que los gastos estén agrupados por rubros presupuestales, bien sea en el comprobante de pago o en la relación anexa, y que correspondan a los autorizados en la resolución de constitución.
3. Que los documentos presentados sean los originales, tengan el nombre o razón social, el número de documento de identidad o NIT, el objeto, la cuantía y se encuentren firmados por los acreedores en caso que ameriten.
4. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se está legalizando.
5. Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la Caja menor según el caso, excepto los gastos notariales y procesales, gastos de transporte por mensajería y por procesos de fiscalización y cobro.
6. Que se haya expedido la resolución de reconocimiento del gasto, teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 87 del Estatuto Orgánico del Presupuesto.
7. Los responsables de las cajas menores, deben efectuar los descuentos y retenciones (retefuente, reteiva, etc.) a que hubiere lugar, con relación detallada de los proveedores que fueron objeto de la retención. Deben consignar los valores sobrantes y retenidos en la cuenta de ahorros de la Institución Educativa definida para el efecto por el Tesorero General de la Entidad.
PARÁGRAFO PRIMERO: Los reembolsos se harán en forma mensual en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en respectivo rubro presupuestal, ni del setenta por ciento (70%) del monto autorizado de algunos o todos los valores de los rubros presupuestales afectados. PARÁGRAFO SEGUNDO: La legalización definitiva de las cajas menores, se hará antes del 28 de diciembre de la correspondiente vigencia fiscal; los responsables de cada caja menor deberán consignar en la tesorería respectiva el dinero disponible en caja y bancos. El incumplimiento de este requisito al cierre de la vigencia fiscal, dará lugar a que el Contador de la Institución Educativa registre el valor no legalizado en el rubro de responsabilidades en proceso, dándole tratamiento de faltantes de fondos e informe para que se continúe con las investigaciones respectivas. ARTICULO DÉCIMO PRIMERO: Esta resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias.
PUBLÍQUESE COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Cartagena de Indias D.C., a los (X) mes (XX) de 201X
Rector
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13.6 MODELO 7. RESOLUCIÓN LEGALIZACIÓN GASTOS MENORES RESOLUCION Nº. XXXXXX
De XXXX de 201X
“Por medio de la cual se reconocen y legalizan los gastos de la Caja Menor para la Institución
Educativa XXXXX vigencia fiscal 201X”
EL RECTOR DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA XXXXX
En uso de sus facultades constitucionales, legales, en especial las conferidas por en la ley
715 de 2001 y el Decreto No. 4791 de 2008, 4807 DE 2011 y,
13.6.1 CONSIDERANDO Que la Institución Educativa requiere legalizar y reconocer los gastos de caja menor del período
comprendido desde:
AÑO MES DIA
201X XXXX XX
HASTA:
AÑO MES DIA
201X XXXX XX
Que durante este periodo se efectuaron los siguientes gastos:
Rubro Valor
MATERIALES Y SUMINISTROS
MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA
MANTENIMIENTO DE MOBILIARIO
COMUNICACIÓN Y TRANSPORTE
IMPRESOS Y PUBLICACIONES
OTROS GASTOS GENERALES
Total
Que se hace necesario reconocer el gasto y legalizarlo para efectuar el reembolso, teniendo en
cuenta las anteriores consideraciones,
RESUELVE
ARTÍCULO PRIMERO: reconocer el gasto por la suma de (valor en letras ) ($XXXXXXXX).
ARTÍCULO SEGUNDO: ordenar el respectivo registro presupuestal para el reembolso de caja
menor.
ARTÍCULO TERCERO: La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
13.6.1.1 Dada en Cartagena de Indias D. T. y C., a los (XX) días del mes de (XXX) de 201X.
XXXXXXXXXXX
RECTOR
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13.7 MODELO 8. FLUJO DE CAJA (PAC) APROBADO
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13.8 MODELO 9. PLAN DE COMPRAS
DETALLE UND MEDIDCantidad V. Unitario V. Total Rubro
Periodo de
Adquisicion(Mes)
Adecuacion de la bodega 1 1 8.000.000,00 8.000.000,00 Mantenimiento de infraestructura XXXX
candados de 50 gato UND 4 17.000,00 68.000,00 Mantenimiento de infraestructura XXXX
TOTAL 8.017.000,00 8.068.000,00
DETALLE UND MEDID Cantidad V. Unitario V. Total RubroPeriodo de
Adquisicion(Mes)
Cja de seguridad. UND 1 75.000,00 75.000,00 Materiales y suministros XXXX
clip metalico mariposa CAJA 5 1.552,00 7.760,00 Materiales y suministros XXXX
Folder celuguia oficio UND 100 300,00 30.000,00 Materiales y suministros XXXX
Boligrafo big cristal UND 24 517,00 12.408,00 Materiales y suministros XXXX
Libro acta 100 folios UND 5 8.620,00 43.100,00 Materiales y suministros XXXX
TOTAL 85.989,00 168.268,00
DETALLE UND MEDID Cantidad V. Unitario V. Total RubroPeriodo de
Adquisicion(Mes)
Escritorios para docentes en las aulasUND 6 130.000,00 780.000,00 Compra de equipos Abril
aires acondicionado para los salones del primer bloqueUND 4 1.060.000,00 4.240.000,00 Compra de equipos Abril
TOTAL 1.190.000,00 5.020.000,00
16% IVA xxxxxxxxx
TOTALES xxxxxxxxxxxx
INSTITUCION EDUCATIVA XXXXXXXXXXXXXX
PLAN DE COMPRAS DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 201X
SEDE PRINCIPAL RECURSOS A INVERTIR $XXXXXXX
SECRETARIA DE EDUCACIÓN Y CULTURA DE BOLIVAR
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13.9 MODELO 10. LIBRO DE CONTROL PRESUPUESTAL (libro de presupuestos)
INSTITUCION EDUCATIVA ANTONIA SANTOS LIBRO DE CONTROL PRESUPUESTAL MATERIALES Y SUMINISTROSCODIGO 2.1.2.2
PRESUPUESTO PRESUPUESTO SALDO
FECHA DIS. FECHA REG.FECHA PAGO BENEFICIARIO CONCEPTO DISPO No. REGIST No. RESOL. PAGO INICIAL ADICIONESREDUCCIONESCREDITOS CONTRACRED DEFINITIVO VALOR ACUMULADO APROPIACION VALOR ACUMULADOS POR PAGAR % POR EJECUTAR
Presupuesto inicial
01/01/2013 01/01/2013 PRESUPUESTO INICIAL PRESUPUESTO INICIAL 23.952.998 23.952.998,00 23.952.998,00 - - 100%
RUB. PRESUPUESTAL
MODIFICACIONES TRASLADOS COMPROMISOS PAGOS
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13.10 MODELO 11.INVENTARIO BIENES DEVOLUTIVOS
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MODELO 12. BALANCE GENERAL
Período Actual Período Anterior Período Actual Período Anterior
Código ACTIVO
JUNIO 30 DE
2012
MARZO 31 DE
2012 Código PASIVO
JUNIO 30 DE
2012
MARZO 31 DE
2012
CORRIENTE 2.560 135.968 CORRIENTE 9.628 7.096
11 Efectivo 1.798 135.206 22 Opercaciones de Crédito Público 0 0
1105 Caja 650 650 2203 Oper. De cred.pub. Internas de corto plazo 0 0
1110 Bancos y corporaciones 1.148 134.556 2212 Oper. De cred.pub. Externas de corto plazo 0 0
12 Inversiones 0 0 23 Obligaciones financieras 0 0
1201 INVERSIONES ADMON. DE LIQUIDEZ EN TÍTULOS DE DEUDA 0 0 2307 Oper. De financ. Internas de largo plazo 0 0
1204 INVERS. ADMON. DE LIQUIDEZ EN INSTR. DERIVADOS 0 0 24 Cuentas por pagar 9.628 7.096
2401 Adquisición de Bienes y Servicios Nal. 10 10
13 Rentas por cobrar 0 0 2403 Transferencias 0 0
1305 Vigencia actual 0 0 2422 Intereses por pagar 0 0
2423 Comisiones por pagar 0 0
14 Deudores 762 762 2425 Acreedores 863 863
1401 INGRESOS NO TRIBUTARIOS 0 0 2430 Subsidios Asignados 0 0
1413 TRANSFERENCIAS POR COBRAR 0 0 2436 Retención en la fuente e impuesto de timbre 2.297 1.7561424 RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACION 0 0 2440 Impuestos. contribuciones y tasas por pagar 6.458 4.4671425 Depositos Entregados 0 0 2455 Depósitos recibidos de terceros 0 01470 Otros Deudores 762 762 2460 Créditos Judiciales 0 0
ACTIVO 2490 Administración y prest. de Serv.de Salud 0 0NO CORRIENTE 236.286 190.691
12 Inversiones 0 0 25 Obligaciones laborales 0 01207 Inv.Patrimoniales no Controlantes 0 0 2505 Salarios y prestaciones sociales 0 01208 Inv.Patrimoniales Controlantes 0 0 2510 Pensiones por pagar 0 01280 Provisión para Proteccion de Inversiones 0 0
26 Otros bonos y tìtulos emitidos 0 013 Rentas por cobrar 0 0 2625 Bonos pensionales 0 0
1310 Vigencia anterior 0 0
27 Pasivos estimados 0 0
14 Deudores 0 0 2710 Provisión para contingencias 0 0
1401 Ingresos no Tributarios 0 0 2715 Provisión para prestaciones sociales 0 0
1409 Servicios de Salud 0 0 2790 provision para pensiones 0 0
1413 Transferencias por Cobrar 0 0
1480 PROVISION PARA DEUDORES 29 Otros pasivos 0 0
2905 Recaudos a favor de terceros 0 0
2915 Créditos Diferidos 0 0
16 Propiedades. planta y equipo 225.353 179.758
1605 Terrenos - 0
1615 Construcciones en Curso - 0 PASIVO
1635 Bienes muebles en bodega - 0
1640 Edificaciones - 0 NO CORRIENTE 0 0
1645 Plantas y ductos - 0
1650 Redes. Lineas y Cables - 0 22 Operaciones de Crédito Público 0 0
1655 Maquinaria y equipo 43.879 43.811 2208 Deuda Pública Interna de Largo Plazo 0 0
1660 Equipo médico y científico 5.155 5.155 2213 Oper. De cred Púb.Ext. de Largo Plazo 0 0
1665 Muebles. enseres y equipos de oficina 319.078 276.551
1670 Equipos de comunicación y computación 164.719 161.719
1675 Equipo de transporte. tracción y elevac. - 0 24 Cuentas por Pagar 0 0
1685 Depreciación acumulada -303.167 -303.167 2403 TRANSFERENCIAS POR PAGAR 0 0
1695 Prov. para Protección Prop.Planta y Equi. -4.312 -4.312
(Cifras en miles de pesos)
ANEXO No.1
INSTITUCION EDUCATIVA XXXXXXXXXXXXX
BALANCE GENERAL
A JUNIO 30 DE 2012
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27 Pasivos Estimados 0 0
17 Bienes de beneficio y uso público 0 0 2720 Provisiones para Pensiones 0 0
1705 Bienes de Beneficio y Uso Pun. En Const. 0 0 2790 Provisiones Diversas 0 0
1706 Bienes de uso público en conceción 0 0
1710 Bienes de uso público 0 0 29 Otros pasivos 0 0
1715 Bienes históricos y culturales 0 0 2915 Créditos Diferidos 0 0
1785 Amort. acum. de bienes de uso público 0 0
TOTAL PASIVO 9.628 7.096
19 Otros activos 10.933 10.933
1905 Gastos pagados por anticipado 0 0
1960 Bienes de Arte y Cultura 0 0 PATRIMONIO 229.217 319.562
1970 Intangibles 10.956 10.956
1975 Amortización Acum.Intangibles (cr) -23 -23 31 Hacienda pública 229.217 319.562
1999 Valorizaciones 0 0 3105 Capital fiscal 0 0
3110 Resultados del ejercicio 45.177 135.522
TOTAL ACTIVO 238.845 326.658 3115 Superávit por valorización 0,00 0
3125 PATRIMONIO PUBLICO INCORPORADO 128.155,00 128.155
3128 PROVISIONES. AGOTAMIENTO. DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES (DB)-71.329 -71.329
CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS 0 0 3225 RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTERIORES 127.214,00 127.214
81 Derechos contingentes 0
83 Deudoras de control 0 TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 238.845 326.658
89 Deudoras por contra (cr) 0
CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS 0 0
91 Responsabilidades contingentes 0
99 Acreedoras por contra (db)
0
0
FIRMA DEL CONTADOR FIRMA RECTOR
NOMBRE:
TP. # T
Reglamento operativo para el manejo presupuestal, contable, financiero y contractual de los fondos de servicios educativos en los establecimientos
educativos de los municipios no certificados del Departamento de Bolívar. Página 128
13.11 MODELO 13. ESTADO DE ACTIVIDAD ECONÓMICA
FINANCIERA, SOCIAL Y AMBIENTAL
Este modelo lo puede descargar en Excel de la página de la Secretaria de
Educación
Código Concepto Período Actual Período Anterior
JUNIO 30 DE 2012 MARZO 31 DE 2012
$ $
INGRESOS OPERACIONALES 153.593 153.407
41 Ingresos Fiscales 0 0
4105 Tributarios 0 0
43 Venta de Servicios 617 431
4330 SERVICIOS EDUCATIVOS 617 431
4360 SERVICIOS DE DOCUMENTACIÓN E IDENTIFICACIÓN 0 0
4395 DEVOLUCIONES, REBAJAS Y DESCUENTOS EN VENTA DE SERVICIOS (DB) 0 0
44 Transferencias 152.976 152.976
4408 Sistema General de Participaciones 131.888 131.888
4421 Del Sistema General de Participaciones 0 0
4428 Otras Transferencias 21.088 21.088
47 Operaciones Interinstitucional 0 0
4705 Aportes y Traspaso de Fondos Recibidos 0 0
GASTOS OPERACIONALES 111.373 17.849
51 De administración 111.373 17.849
5101 Sueldos y Salarios 0 0
5104 Aportes sobre la Nómina 0 0
5111 Generales 111.373 17.849
5120 Impuestos, Contribuciones y Tasas 0 0
52 DE OPERACIÓN 0 0
5211 GENERALES
53 Provisiones, agotamiento, depreciaciones y amortizaciones 0 0
5307 Provisión para Prot.Prop.Planta y Equipos 0 0
5314 Provision Para Contingencias 0 0
5330 Depreciación de Propiedades, Planta y Equipos 0 0
54 Transferencias 0 05401 Transferencias all Sector Privado 0 05408 Sistema general de Participaciones 0 05423 De Capital al Gobierno General 0 0
55 Gastos Social 0 0
5501 Educación 0 0
57 Operaciones Interinstitucional 0 0
5705 Aportes y Traspasos de Fondos Girados 0 0
EXCEDENTE (DÉFICIT) OPERACIONAL 42.220 135.558
48 Otros Ingresos 3.520 0
4805 Financieros 0 0
4806 Ajuste por Diferencia en Cambio 0 0
4808 Otros Ingresos Ordinarios 2.620 0
4810 Extraordinario 900 0
4815 Ajustes de Ejercicios Anteriores 0 0
58 OTROS GASTOS 563 36
5801 Intereses 0 0
5802 Comisiones 5 5
5803 Ajustes por Diferencia de Cambio 0 0
5805 Financieros 558 31
5808 Otros Gastos Ordinarios 0 0
5810 Extraordinarios 0 0
EXCEDENTE (DÉFICIT) DEL EJERCICIO 45.177 135.522
FIRMA DEL CONTADOR FIRMA RECTOR
NOMBRE: LIC.
TP.
(Cifras en miles de pesos)
INSTITUCION EDUCATIVA XXXXXX
DE ENERO 1 A JUNIO 30 DE 2012
ANEXO No.2
ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL
Reglamento operativo para el manejo presupuestal, contable, financiero y contractual de los fondos de servicios educativos en los establecimientos educativos de los municipios no certificados del Departamento de Bolívar. Página 129
13.12 MODELO 14. ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO
Evento HACIENDA PUBLICA Reservas Resultados Resultados de Total
Patrimonio publico
incorporado de Capital
Provisiones-
depreciacione
sdel Ejercicio Ejercicios anteriores
Saldo al inicio del periodo $0 $0
Reclasificación en enero de 20XX del resultado $0
del ejercicio 20XX hacia la
cuenta "resultados de Ejercicios anteriores" $0 $0 $0 $0$0
Cambios $0
$0 $0 $0 $0
$0 $0 $0 $0 $0 $0
Excedente o deficit obtenida en el ejericicio 20XX(31 de diciembre) $0
Saldo al Final del periodo $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0
RECTOR Contador
TP
INSTITUCION EDUCATIVA XXXXXXXXXNIT-
ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO
los periodos Enero 1 a 31 diciembre de 20XX
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13.13 MODELO 15. LIBRO DE CAJA MENOR
FECHA BENEFICIARIO CONCEPTO DEBE HABER SALDO DE EFECTIVOLIMITE POR RUBROS SALDO
Saldo que viene
-
RUBRO : MANTENIMIENTO- 0,00
- 0,00
- 0,00
- 0,00
RUBRO MATERIALES Y SUMINISTROS - 0,00
- 0,00
- 0,00
- 0,00
- 0,00
RUBRO :TRANSPORTES Y COMUNICACIONES
- 0,00
- 0,00
- 0,00
- 0,00
- 0,00
RUBRO :IMPRESOS Y PUBLICACIONES - 0,00
TOTALES - - -
% DE GASTOS DE LA CAJA MENOR
VALOR A REEMBOLSAR - RESUMEN DE GASTOS MENORES
MANTENIMIENTO -
ADQUISICION DE BIENES DE CONSUMO -
TRANSPORTES/COMUNICACIÓN -
IMPRESOS Y PUBLICACIONES -
INSTITUCION EDUCATIVA XXXXXXXX XXXXXXXXXXX
LIBRO CAJA MENOR
FECHA: DE JUNIO XXX A JULIO XXXXMANEJO EFECTIVO MANEJO PRESUPUESTAL
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13.14 MODELO 16. RELACIÓN DE
CONTRATOS
AÑO
DEL DIA 01 MES: AL 30(1) DEL MES DE:
Nombre del contratista Objeto del contrato-Orden de
servicio
Valor Plazo Estado de
ejecución del
contrato
Relación de convenios y contratos
INSTITUCION EDUCATIVA XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
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13.15 MODELO 17.- EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE INGRESOS
CODIGO
PRESUP
.
DESCRIPCION PRESUPUEST
O INICIAL
1
ADICIONES
2
REDUCCION
ES
3
PREUPUESTO
DEFINITIVO
4 = 1 + 2 - 3
ENERO FEBRERO MARZO RECAUDOS
5
SALDO POR
RECAUDAR
6 = 4 - 5
% POR
RECAUDAR
1 INGRESOS
1,1 DERECHOS ACADEMICOS - - -
1,2 COBROS COMPLEMENTARIOS - - -
1,2,1 Carnet -
1,2,2 Sistematizacion de boletines -
1,2,3 Agenda -
1,2,4 Derecho de grado -
1,2,5 Certificaciones 500.000 335.000 835.000 144.000 175.000 835.000 - 0%
1,3 COBROS PERIODICOS - -
1,3,1 Transporte de alumnos - -
1,4 INGRESO POR VENTA DE PRODUCTOS - -
1,4,1 Venta de huevos - -
1,4,2 Venta de hortalizas - -
1,4,3 Venta de gallinas - -
1,5 INGRESOS POR EXPLOTACIÓN DE BIENES - -
1,5,1 Arriendo de cafeteria 5.600.000 5.600.000 930.000 506.000 1.606.000 3.994.000 71%
1,5,2 Arriendo de espacios 13.500.000 13.500.000 7.650.000 10.100.000 3.400.000 25%
- -
2 TRANSFERENCIAS - - -
2,1,1 Transferencias gratuidad 131.888.000 131.888.000 131.888.000 - 0%
2,1,2 Transferencias municipales calidad - - - -
2,2 Transferencia municipales funcionamiento - - - -
2,3 Otras transferencias distritales 3.000.000 900.000 3.900.000 3.900.000 - 0%
3 RECURSOS DE CAPITAL - - -
3,1 Recursos del balance - - -
3,2 Cancelacion de reservas - - -
3,3 Rendimientos financieros - - -
3,4 Transferencias por recibir 2011 18.088.000 18.088.000 18.088.000 - 0%
- - -
TOTALES 172.576.000 1.235.000 - 173.811.000 8.724.000 681.000 - 166.417.000 7.394.000
Rector
SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA DE BOLIVAR
INSTITUCION EDUCATIVA XXXXXXXXXXXXXXXXXXX
INFORME DE EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS
PRIMER TRIMESTRE DE 2012
Al 31 de Marzo De 2013
MODIFICACIONES
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13.16 MODELO 18. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE EGRESOS
PRESUPUESTO PRESUPUESTO SALDO
CODIGO IDENTIFICACIÓN INICIAL ADICIONES REDUCCIONESCREDITOSCONTRACRED DEFINITIVO ENERO FEBRERO MARZO
TOTAL
ACUMULA
TOTAL COMPR. APROPIACION
ENERO FEBRERO MARZO ACUMULADOSPOR PAGAR % EJECU
2.1.1.1.1 Honorarios
2.1.1.1.2 Servicios Tecnicos
2.1.2.1 Compra de equipos
2.1.2.2 Materiales y suministros
2.1.2.3Dotaciones Pedagogicas
2.1.3.1Mantenimiento de
infraestructura
2.1.3.2Mantenimiento de
mobiliario
2.1.3.3 Servicios publicos
2.1.3.4 Arrendamientos
2.1.3.5 Impresos y publicaciones
2.1.3.6Comunicación y
transportes
2.1.3.7 Seguros
2.1.3.8 Impuestos
2.1.3.9 Salidas pedagogicas
2.1.3.10
Participación e inscripción
Actividades pedagógicas,
cientificas, deportivas y
culturales
2.1.3.11 Otros Gastos generales
3.1
Proyecto ambiental -
PRAES
3.2Proyecto educación
sexual
3.3
Proyecto recreación y
tiempo libre
TOTALES - - - - - - - - - - - 0 - - -
RUB. PRESUPUESTAL MODIFICACIONES TRASLADOS DISPONIBILIDADES COMPROMISOS PAGOS
SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA DE BOLIVAR
INSTITUCION EDUCATIVA XXXXXXXXXXXXXXCARTAGENA - COLOMBIA
EJECUCION PRESUPUESTAL DE EGRESOSINFORME TRIMESTRAL- PRIMER TRIMESTRE
A MARZO 31 DE 2013
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13.17 MODELO 19. REGLAMENTO DE TESORERÍA
INSTITUCIÓN EDUCATIVA
REGLAMENTO PARA EL MANEJO DE TESORERÍA
Acuerdo No __XXXXX__
Definición de operaciones de tesorería
Las operaciones de tesorería son aquellas que se originan en la administración de fondos y garantizan la liquidez y correcta destinación de recursos financieros.
En el presente reglamento, se determinará la forma y procedimiento para:
1. Realización de los recaudos 2. Realización de Pagos 3. Seguimiento y control permanente del flujo de caja 4. Responsables en la autorización de los pagos 5. Otros aspectos generales
1.1 Realización de los recaudos
Procedimiento
1. Administración de recursos en cuenta bancaria
De conformidad con el artículo 15 del decreto 4791 de diciembre 19 de 2008, los recursos financieros del fondo de servicios educativos se manejarán en cuenta bancaria número___________ a nombre del mismo, en la entidad financiera Banco xxxx que dispone de la respetiva vigilancia de la superintendencia financiera. A la entidad territorial certificada (Cartagena-Bolívar), se enviará con oficio motivado constancia de existencia de (los) productos bancarios para su respectivo registro en tesorería.
2. Apertura de nuevas cuentas
Cuando con ocasión de nuevos recursos se precise de la apertura de nuevos productos bancarios, se procederá a su apertura. De tal hecho se enviará notificación a la entidad territorial certificada, dentro del mes calendario siguiente al hecho, en todo caso se procederá de conformidad a las directrices que para este fin señale el ente territorial.
3. Recepción de efectivo
Todos los ingresos percibidos por la institución educativa se administrarán desde la cuenta(s) bancaria registrada.
4. Comprobantes de ingresos
Recibido el extracto bancario se procederá a la consolidación de la información para el registro contable del comprobante de ingreso, clasificando según corresponda contable y presupuestalmente los valores relacionados en el extracto bancario.
5. Constitución de títulos
Siempre que se garantice la atención a compromisos adquiridos según la programación financiera anual: proyectos, POIA y flujo de caja, la institución educativa podrá favorecer la obtención de mayor rendimiento financiero a través de
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la constitución de certificados de depósito a término fijo en entidades vigiladas por la superintendencia financiera.
6. Nuevos ingresos
La institución educativa propenderá la eficiente gestión financiera a través de la consecución de nuevos recursos en fuentes lícitas propias, relacionadas o complementarias del objeto social del ente educativo. Estos nuevos ingresos se adicionarán al presupuesto y administrarán en la cuenta del fondo de servicios educativos si su fin es general o en cuenta independiente si su fin es particular. Toda actividad susceptible de generar recursos para la institución educativa será sometida a consideración del consejo directivo, su aprobación y destinación constarán en la respectiva acta de la sesión donde se trate el asunto.
7. Acciones de cobro
Para el cobro de otros conceptos como la contraprestación mensual por la concesión de la cafetería escolar, se exigirá comprobante de consignación mensual al adjudicatario, en caso de incumplimiento por más de dos meses se iniciará trámite de realización cobro coactivo o el que señale el respectivo contrato de concesión.
Para cada caso de incumplimiento de pago, en otros servicios o convenios se procederá de conformidad con las cláusulas que señale el respectivo documento suscrito por las partes.
1.2 Realización de pagos
1.2.1 Programación del pago
Todo pago se efectuara con sujeción a la disponibilidad de fondos. No podrá adquirirse compromiso sin la verificación de saldo líquido para su atención. Cumplido esta verificación se adelantara la comprobación de los requisitos rutinarios de presupuesto: disponibilidad, compromiso, recibido a satisfacción; los contables: causación y existencia de la factura o documento equivalente; los contractuales: orden de compra, prestación o servicio según corresponda en reglamento interno; realizada esta confrontación se procederá a la elaboración de la respectiva orden de pago.
1.2.2 Disponibilidad de fondos y presupuesto De conformidad con el artículo 10 del decreto 4791 de diciembre 19 de 2008, todo pago que se programe deberá contar con la previa disponibilidad de recursos presupuestales y de fondos.
2 Pagos en cheque o transferencia En la institución educativa, no se generan pagos en efectivo. La modalidad de pago será de contado, por la incapacidad jurídica frente a las condiciones que permite el endeudamiento público; el instrumento de pago será el cheque o transferencia electrónica según convenio suscrito con la entidad bancaria. 3 Autorización del pago El pago debe ser autorizado por el ordenador del gasto: rector o director, quien además firmara la orden de pago, no obstante la firma del soporte de pago para el caso de gerencia electrónica, o cheque cuando se trate de titulo valor, deberá estar firmado por el rector y quien cumpla funciones de tesorería.
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5 Requisitos del beneficiario Para todo pago el beneficiario, con sujeción al régimen tributario al que pertenezca, deberá presentar factura o documento equivalente con el pleno de los requisitos tributarios. Adicionalmente anexar la documentación que corresponda, de conformidad con el capítulo 2: reglamento interno de contratación. 6 Pagos no contemplados Los pagos resultantes que no estuviesen en la planeación financiera anual de la institución educativa, deberán cumplir previamente el requisito de la modificación al presupuesto a fin de garantizar la disponibilidad que los ampare. Se harán con sujeción al procedimiento definido para tal fin en el presente reglamento. 7 Cheques anulados o no cobrados Los cheques anulados, se anexaran a la respectiva colilla de chequera, en donde podrá verificarse el consecutivo de los girados y los anulados. Contablemente, se efectuara un registro de devolución de la compra, presupuestalmente, se ajustará adicionando el rubro de reintegros. 8 Seguimiento y control permanente del flujo de caja
El flujo de caja anual se elaborara con base en las necesidades de las áreas incluida la administrativa, reportadas oportunamente en la planeación financiera por la metodología de proyectos educativos. Según las nuevas necesidades de la vigencia y no contempladas previamente se harán los respectivos ajustes mensuales. Estas modificaciones serán reflejadas en la ejecución presupuestal y se comunicaran con la periodicidad requerida de este informe, al consejo directivo.
1.3 Responsables en la autorización de los pagos
El pago debe ser autorizado por el ordenador del gasto: rector o director, quien además firmara la orden de pago. El cheque o autorización de giro por gerencia electrónica deberá estar firmado por el rector y quien cumpla funciones de tesorería. Para la debida garantía de protección de los recursos, ambos firmantes contaran con una póliza de manejo constituida de conformidad con las normas del sector público y con cargo a los recursos del fondo de servicios educativos, aún si el tesorero es contratista, en razón de que la póliza de manejo no es un costo de legalización del contrato sino derivado del cumplimiento de funciones del mismo.
1.4 Fondo de caja menor
La institución educativa podrá contar con un fondo fijo de caja menor, constituido de conformidad a la resolución del ministerio de hacienda y crédito público, de acuerdo a la citada norma se faculta al ordenador del gasto, con aprobación del monto por el consejo directivo, para que se cree el fondo mediante resolución en la que además constará su reglamento. Otros aspectos generales
1.4.1 Costo del servicio bancario.
La comisión bancaria por el recaudo y consultas, así como el costo de chequeras o transferencias será convenido con la respectiva entidad bancaria, garantizando la favorabilidad en la selección de conformidad con el decreto 2474 de 2008. Este costo, dentro del presupuesto se atenderá con cargo al concepto acciones de mejoramiento de la gestión escolar.
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1.4.2 Funciones y perfil del asesor para la gestión financiera
El asesor contables quien debe ser contador público titulado con tarjeta profesional, y con experiencia cumplirá funciones de contabilidad, tesorería y administrativas según se detalla a continuación:
Funciones de tesorería:
- Participar en la elaboración del Presupuesto de ingresos y gastos por vigencia conforme a decreto 111 y demás reglamentarios y concordantes.
- Establecer métodos de recaudo y distinción del ingreso. - Orientar y elaborar pagos a proveedores de bienes y servicios - Participar en la presentación de proyectos de adquisición de recursos, inversión y
asignación de los mismos. - Colaborar en el diseño de políticas para asignación de recursos de todo tipo, entre
ellos por el Sistema General de Participación - Rendir un informe anual sobre gestión. - Elaborar las conciliaciones bancarias - Facilitar y proveer oportunamente la información para la elaboración de estados
financieros y demás reportes financieros - Elaborar los informes presupuestales y de tesorería que requieran los órganos de
control y los demás que soliciten las entidades del estado.
Funciones contable:
- Orientar la elaboración de comprobantes de ingreso y gastos - Realizar registros contables en libros reglamentarios - Preparar y presentar ante el Consejo directivo, los estados financieros
reglamentarios - Elaborar los informes contables que requieran los órganos de control y los demás
que soliciten las entidades del estado - Elaborar las respectivas declaraciones tributarias. - Atender solicitudes de información contable y presupuestal. - Asesorar trámites ante la DIAN, cámara de comercio y otros organismos - Proporcionar informes contables y administrativos oportunos. - Asesorar financieramente la institución. - Asesorar la institución educativa en aspectos contractuales.
Firmas del consejo directivo
Para constancia se firma en la ciudad de Cartagena el día____de____, según acta______ de sesión del consejo directivo.
Firmas
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
_________________________ ______________________________
Presidente Secretario
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13.18 MODELO 20. RELACIÓN DE GASTOS DETALLADO
ESTE FORMATO DEBE SER ENTREGADO EN MEDIO MAGNETICO
Fech Dis. N° Dis. Fech Ord. No O.Comp O.P.S. ContratNº dias Fech Reg. N° Reg. Recibido Reso pago Fec. Comp. N° Comp N° cheq Beneficiario Nit Concepto Valor Dis. Valor compr. Codigo Pres.Rubro
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13.19 PROCEDIMIENTO PARA UTILIZACIÓN DE BIENES
Los bienes y espacios de la institución educativa son de beneficio público, en tal sentido precisan la definición de medidas para el debido cuidado, custodia y garantía de correcto uso. El siguiente procedimiento determinará las condiciones de préstamo de los bienes devolutivos y espacios para la tenencia de los mismos en condiciones de permanente servicio, dicta directrices para las personas a las que se asigne o soliciten en préstamo bienes cargados al inventario institucional. Toda persona que disponga en calidad de préstamo para el uso propio o particular de un bien institucional, adquiere responsabilidad sobre el mismo.
La institución educativa debe ejercer el control directo sobre los bienes de su propiedad, por tal razón es necesario tener un procedimiento confiable y oportuno, que permita la localización de bienes e identificación de quienes hacen uso de los espacios.
Propiedad sobre los bienes y espacios. Los bienes en inventarios y los espacios e instalaciones de la institución educativa son propiedad del ente territorial certificado. El ordenador del gasto tiene la responsabilidad en la administración y custodia de ellos, la comunidad educativa, contratistas, administrativos, autoridades educativas, en general tienen el derecho al uso pero responsabilidad sobre las consecuencias del mismo, consecuentemente, deberán propender por el cuidado de los bienes y espacios asignados para evitar el daño y deterioro, no exceder el uso normal objetivo y racional y asegurar el conocimiento necesario para el adecuado manejo de bienes o uso de espacios.
Obligaciones de quienes solicitan en préstamo espacios o bienes.
Los tenedores de bienes o espacios en calidad de préstamo, tendrán las siguientes obligaciones:
a. Pagar anticipadamente el valor pactado (si esto es convenido) b. Garantizar la reposición del espacio o bien en las mismas condiciones en
que fue recibido y con el límite del tiempo pactado. c. Emplear el espacio o bien en acciones de legalidad. d. Propender el buen uso y evitar el deterioro o daño del espacio o bien. e. Reponer el bien en caso de pérdida, hurto, deterioro o daño.
Competencia en el préstamo de bienes y espacios.
El consejo directivo faculta al ordenador del gasto para el trámite de autorización de uso bienes y espacios con sujeción al procedimiento establecido en este capítulo.
Valor de los espacios o bienes conferidos en calidad de préstamo.
El uso de los bienes y espacios de la institución educativa, tiene como premisa el beneficio de la comunidad educativa, así cuando se trate de actividades
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institucionales o particulares en pro de la comunidad educativa, el uso no tendrá algún valor. Cuando el objeto del uso de los bienes o espacios tenga un carácter de beneficio económico para quien lo solicita, se convendrá un pago equivalente a los referentes de mercado para el mismo bien o espacio.
Trámite de préstamo de bienes o espacios
1. Diligenciamiento de formulario que se debe determinar para tal fin 2. Consignación en la cuenta del fondo de servicios educativos y entrega a
tesorería (si esto aplica) 3. Recepción del bien y suscripción de compromiso de responsabilidad sobre
el bien o espacio (en el mismo formulario de solicitud) 4. Devolución, verificación de condiciones iníciales de uso del bien o espacio.
En los casos requeridos trámites de reposición del bien.
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14 ANEXOS.
Los siguientes anexos son los formatos soportes para la legalización de todos los contratos
y ordenes que se elaboran en la institución educativa
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14.1 ANEXO 1. CONTRATO PRESTACIÓN DE SERVICIOS
CONTRATO No. _ de 201X
INSTITUCION EDUCATIVA xxxxxxxx
CONTRATISTA:
OBJETO: servicios de xxxxx
VALOR: Valor en letras ($xxxxx)
Entre los suscritos a saber: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx , mayor de edad, identificado con la
cédula de ciudadanía Nº xxxxxxxxxxx expedida en xxxxxxxxxxxxxx, quien obra en este
acto en nombre y representación de la INSTITUCIÓN EDUCATIVA xxxxxxx, NIT.
xxxxxxx, con domicilio en el municipio de xxxxxx Bolívar, en su carácter de Rector, que
en adelante se denominará EL CONTRATANTE, por una parte, y por otra parte
xxxxxxxxxxxxx identificado(a) con la cédula de ciudadanía Nº xxxxxxxx Expedida en
xxxxxx(Dpto), quien actúa en su propia representación con Nit. xxxxxxx , la cual se
llamará EL CONTRATISTA, por el cual hemos convenido celebrar el presente contrato de
servicios de xxxxxxxxxxxx que se regirá por las siguientes cláusulas: PRIMERA:
OBJETO; El presente contrato tiene por objeto: prestar los servicios de
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx con las siguientes características: 1. xxxx 2. xxxx 3.xxxxxx
4.xxxxxxx SEGUNDA: VALOR DEL CONTRATO Y FORMA DE PAGO: El valor total del
presente contrato para todos los efectos legales y fiscales asciende a la suma de
xxxxxxxxxxxxx.oo (xxxxxxxxxxxx M/CTE), pagaderos xxxxxxxxxxxxxxxxx y el saldo a la
entrega total y recibido a satisfacción TERCERA: DURACIÓN: El término de duración
del presente contrato de prestación de servicio será de xxxxx (días o meses). Fecha de
iniciación: rige a partir de la legalización del mismo CUARTA: OBLIGACIONES DEL
CONTRATISTA: a). Prestar el servicio según lo estipulado en el objeto de este contrato.
QUINTA: OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE: a). Informar al contratista cualquier
irregularidad que se presente por razón del servicio. SEXTA: SANCIONES POR
INCUMPLIMIENTO: El incumplimiento parcial o total de cualquiera de las obligaciones
del contratista acarrearán un pago a favor del contratante por la suma equivalente al cero
punto dos (0.2 %) por ciento del valor total del contrato, por cada día de incumplimiento,
sin que el valor total exceda del diez (10%) por ciento del valor total del contrato. Si el
incumplimiento se presenta por parte del contratante habrá lugar al cobro de intereses
moratorios, de acuerdo a las tasas vigentes para el momento del incumplimiento.
SEPTIMA: CESIÓN DE DERECHOS; El contratista no podrá ceder los derechos y
obligaciones del presente contrato, sin la autorización expresa del representante legal de
la entidad contratante. OCTAVA: TERMINACIÓN: Este contrato se vence por el término
estipulado en la cláusula tercera, o por el incumplimiento de una o más de las obligaciones
por parte del contratista. NOVENA: RENUNCIA Y REQUERIMIENTOS: El contratista
renuncia de manera expresa a cualquier tipo de requerimiento judicial o extrajudicial, para
efectos del cumplimiento de lo pactado en el presente contrato. DÉCIMA:
INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES. El contratista declara bajo la gravedad
de juramento no encontrarse incluido dentro de las inhabilidades e incompatibilidades
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contempladas en la ley general de contratación, y demás normas legales vigentes.
DÉCIMA PRIMERA: SUPERVISIÓN: El control y vigilancia acerca del cabal
cumplimiento y ejecución de este contrato será ejercido por el contratante a través del
rector de la institución educativa. DÉCIMA SEGUNDA: SUJECIÓN A LAS
APROPIACIONES PRESUPUESTALES: Las erogaciones correspondientes al pago e se
harán con cargo al rubro de xxxxxxxxxxxx y contenido en el presupuesto para el
presente año 201X, para lo cual se expidió la correspondiente disponibilidad presupuestal
No_____. DÉCIMA TERCERA: DISPOSICIONES APLICABLES: Forman parte del
presente contrato todas las disposiciones legales vigentes que le sean aplicables, la ley
general de contratación y demás normas concordantes las cuales se consideran como
cláusulas incorporadas a su texto. DÉCIMA CUARTA: PERFECCIONAMIENTO: El
presente contrato requiere para su perfeccionamiento la firma de las partes, y el registro
presupuestal correspondiente por parte del contratante. DÉCIMA QUINTA:
AFILIACIÓN A LOS SISTEMAS DE SALUD Y PENSIÓN Y APORTES
PARAFISCALES. El contratista está obligado a certificar su afiliación a los sistemas de
salud DÉCIMA SEXTA: DE LA RELACION JURÍDICA: El contratista suscribirá bajo su
propia responsabilidad y autonomía los contratos individuales de trabajo necesarios para la
prestación del servicio objeto de este contrato. DÉCIMA SÉPTIMA: PÓLIZAS, El
contratista constituirá una póliza del 100% del anticipo, expedida por una aseguradora
legalmente constituida en Colombia.
DÉCIMA OCTAVA: DOMICILIO: Las partes acuerdan tener como domicilio para efectos
del presente contrato el municipio de xxxxxx (Bolívar).
Para constancia se firma en el municipio de xxxxxx (Bolívar)por las partes intervinientes a
los XX días del mes de xxxxxx del año 201X.
CONTRATANTE CONTRATISTA
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14.2 ANEXO 2. CONTRATO DE SUMINISTROS
CONTRATO No._ de 201X
INSTITUCION EDUCATIVA XXXXXXXX
CONTRATISTA:
OBJETO: Adquisición de
VALOR: Valor en letras (xxxxxxxx m/cte).
Entre los suscritos a saber: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx , mayor de edad, identificado con la
cédula de ciudadanía Nº xxxxxxxxxxx expedida en xxxxxxxxxxxxxx, quien obra en este
acto en nombre y representación de la INSTITUCIÓN EDUCATIVA xxxxxxx, NIT.
xxxxxxx, con domicilio en el municipio de xxxxxx Bolívar, en su carácter de Rector, que
en adelante se denominará EL CONTRATANTE, por una parte, y por otra parte
xxxxxxxxxx identificado(a) con la cédula de ciudadanía Nº xxxxxxxx Expedida en
xxxxxx(Dpto), quien actúa en su propia representación con Nit. xxxxxxx , la cual se
llamará EL CONTRATISTA, por el cual hemos convenido celebrar el presente contrato de
servicios de xxxxxxxxxx que se regirá por las siguientes cláusulas: PRIMERA: OBJETO;
El presente contrato tiene por objeto: adquisición de xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx con las
siguientes características: 1. xxxx 2. Xxxxx 3.xxxxxx
4.xxxxxxx SEGUNDA: VALOR DEL CONTRATO Y FORMA DE PAGO: El valor total del
presente contrato para todos los efectos legales y fiscales asciende a la suma de (valor en
letras) ($ xxxxxxxxx), pagaderos xxxxxxxxxxxx y el saldo a la entrega total y recibido a
satisfacción TERCERA: DURACIÓN: El término de duración del presente contrato de
prestación de servicio será de XXX (días o meses). Fecha de iniciación: rige a partir de
la legalización del mismo CUARTA: OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: a). Prestar el
servicio según lo estipulado en el objeto de este contrato. QUINTA: OBLIGACIONES
DEL CONTRATANTE: a). Informar al contratista cualquier irregularidad que se presente
por razón del servicio. SEXTA: SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO: El
incumplimiento parcial o total de cualquiera de las obligaciones del contratista acarrearan
un pago a favor del contratante por la suma equivalente al cero punto dos (0.2 %) por
ciento del valor total del contrato, por cada día de incumplimiento, sin que el valor total
exceda del diez (10%) por ciento del valor total del contrato. Si el incumplimiento se
presenta por parte del contratante habrá lugar al cobro de intereses moratorios, de
acuerdo a las tasas vigentes para el momento del incumplimiento. SÉPTIMA: CESIÓN
DE DERECHOS; El contratista no podrá ceder los derechos y obligaciones del presente
contrato, sin la autorización expresa del representante legal de la entidad contratante.
OCTAVA: TERMINACIÓN: Este contrato se vence por el término estipulado en la
cláusula tercera, o por el incumplimiento de una o más de las obligaciones por parte del
contratista. NOVENA: RENUNCIA Y REQUERIMIENTOS: El contratista renuncia de
manera expresa a cualquier tipo de requerimiento judicial o extrajudicial, para efectos del
cumplimiento de lo pactado en el presente contrato. DÉCIMA: INHABILIDADES E
INCOMPATIBILIDADES. El contratista declara bajo la gravedad de juramento no
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encontrarse incluido dentro de las inhabilidades e incompatibilidades contempladas en la
ley general de contratación, y demás normas legales vigentes. DÉCIMA PRIMERA:
SUPERVISIÓN: El control y vigilancia acerca del cabal cumplimiento y ejecución de este
contrato será ejercido por el contratante a través del Rector de la Institución Educativa
xxxxxxx. DÉCIMA SEGUNDA: SUJECIÓN A LAS APROPIACIONES
PRESUPUESTALES: Las erogaciones correspondientes al pago e se harán con cargo al
rubro de xxxxxxxxxxxx y
contenido en el presupuesto para el presente año 201X, para lo cual se expidió la
correspondiente disponibilidad presupuestal No_____. DÉCIMA TERCERA:
DISPOSICIONES APLICABLES: Forman parte del presente contrato todas las
disposiciones legales vigentes que le sean aplicables, la ley general de contratación y
demás normas concordantes las cuales se consideran como cláusulas incorporadas a su
texto. DÉCIMA CUARTA: PERFECCIONAMIENTO: El presente contrato requiere para
su perfeccionamiento la firma de las partes, y el registro presupuestal correspondiente por
parte del contratante. DÉCIMA QUINTA: AFILIACIÓN A LOS SISTEMAS DE SALUD
Y PENSIÓN Y APORTES PARAFISCALES. El contratista está obligado a certificar su
afiliación a los sistemas de salud DÉCIMA SEXTA: DE LA RELACIÓN JURÍDICA: El
contratista suscribirá bajo su propia responsabilidad y autonomía los contratos individuales
de trabajo necesarios para la prestación del servicio objeto de este contrato. DÉCIMA
SÉPTIMA: PÓLIZAS, El contratista constituirá una póliza del 100% del anticipo, expedida
por una aseguradora legalmente constituida en Colombia.
DÉCIMA OCTAVA: DOMICILIO: Las partes acuerdan tener como domicilio para efectos
del presente contrato el municipio de xxxxxx (Bolívar).
Para constancia se firma en el municipio de xxxxxx (Bolívar) por las partes intervinientes a
los XX días del mes de xxxxxx del año 201X.
CONTRATANTE CONTRATISTA
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14.3 ANEXO 3. CONTRATO DE OBRA O CONSTRUCCION CON
SUMINISTRO DE MATERIALES.
En el municipio de ............ a los.......... días del mes de............ del año.........., entre
los suscritos.............. y ............... personas mayores y vecinos de
.....................domiciliados en ..............., identificados con las cédulas de
ciudadanía números ............ y ..............., expedidas en ..................y ...............
respectivamente, llamados CONTRATANTE y CONTRATISTA, en su orden, acordamos
un contrato de obra o construcción, regido por las siguientes cláusulas: Primera. EL
CONTRATANTE entrega a EL CONTRATISTA y éste acepta la obra o construcción de:
................ en.............. (Lugar de ubicación del terreno, y dentro del mismo el sitio
exacto donde se realizara la construcción)......................... propiedad de...................
dicha obra se realizará conforme al plano realizado por.............. y el correspondiente
pliego de condiciones aprobado, que firmado por las partes, se adjunta y forma parte
integrante del presente contrato. Segunda. Los materiales serán suministrados
por................. Conforme a las cantidades, calidades, formas de entrega, oportunidad
e entrega y demás especificaciones contenidas en el pliego de condiciones
mencionado. Tercera. El precio total de la obra se estipula en la suma de.............
peso ($..............), pagaderos de la siguiente forma: a) El...............% para proceder al
acopio de materiales destinados a la construcción aludida. b) Un...............%
el............... c) Un................% el............. d) Y el saldo, o sea el.........% restante se
abonará a la recepción final de las obras debidamente aprobada. Cuarta. Sobre las
sumas correspondientes a los porcentajes consignados en los incisos b), c) y d), EL
CONTRATANTE retendrá el....................% como fondo de garantía, el que se le
reintegrará al CONTRATISTA una vez transcurridos.................... Meses desde la
aprobación definitiva de la obra y siempre que no sobrevenga ningún vicio o defecto de
construcción imputable al CONTRATISTA. Quinta. EL CONTRATISTA se obliga a iniciar
la obra dentro de un plazo de............... días a partir de la fecha del presente contrato,
y a entregarla en las debidas condiciones, completamente terminada a satisfacción del
CONTRATANTE en un plazo de................. Días de iniciada , salvo caso de fuerza
mayor no imputable al CONTRATISTA, considerándose tal, con exclusión de cualquier
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otro: La huelga o paralización total o parcial de actividades en el gremio de la
construcción, faltas de materiales en plaza que deban emplearse en la construcción
según el pliego de condiciones acompañado; y condiciones meteorológicas adversas,
cualquiera de ellas en forma indistinta correspondiendo la prueba de ellas al
CONTRATISTA. Sexta. En el caso de que EL CONTRATISTA no finalizara la obra en le
plazo y condiciones estipulados, sin que haya presentado ninguno de los hechos
considerados como caso fortuito, el mismo será deudor del CONTRATANTE de una
multa diaria de................ pesos ($...............) por cada día de retardo en la entrega
de la obra a satisfacción del CONTRATANTE. Séptima. El locador responde del
cumplimiento de todas las leyes,. Reglamentos demás disposiciones nacionales,
departamentales, municipales y de orden administrativo respecto de la construcción de
la obra. Octava. Todas las obligaciones relacionadas con el personal que trabaja en
la obra, como sueldos, seguros, jubilaciones, cargas sociales, etc., son exclusivamente
a cargo del CONTRATISTA. Novena. Todo trabajo que no se encuentre estipulado en el
presente contrato, será liquidado como extra y pagado aparte por EL CONTRATANTE.
Décima. EL CONTRATANTE podrá inspeccionar las obras, personalmente o por medio
de representante, todas las veces que lo desee y siempre en fecha y hora laborable,
a los efectos de constatar el cumplimiento de las obligaciones del CONTRATISTA.
Décima primera. Ante el cumplimiento por parte del CONTRATISTA de cualquiera de
las obligaciones a su cargo, EL CONTRATANTE podrá optar por la pena pactada en la
cláusula sexta o accionar por daños y perjuicios, además de la acción por cumplimiento
de contrato que ejercerá independientemente. Así mismo EL CONTRATANTE se
reserva la facultad de rescindir el presente contrato comunicando tal decisión al
CONTRATISTA en forma fehaciente y sin ninguna otra formalidad por lo que para este
evento en el caso de que EL CONTRATISTA no diera comienzo a la construcción en el
plazo fijado, cuando no diera cumplimiento estricto a cualquiera de las cláusulas del
presente contrato, no utilizará la calidad o cantidad de los materiales a que se
comprometió en el pliego de condiciones adjunto en caso de fallecimiento,
incapacidad, falencia e irresponsabilidad manifiesta a juicio del propietario en caso de
no haber entregado la obra totalmente finalizada en las condiciones estipuladas
habiendo transcurrido ................ días desde el vencimiento de dicho plazo y en
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general ante cualquier incumplimiento del contrato que pudiera afectar los intereses
del CONTRATANTE. En caso de que EL CONTRATANTE hiciera uso de la facultad de
rescisión, no estará obligado a indemnizar de ninguna forma al CONTRATISTA quien
perderá en beneficio del CONTRATANTE, el deposito de garantía fijado en la cláusula
cuarta además de responder conforme a derecho por los daños y perjuicios de acuerdo
a lo pactado en la primera parte de la presente cláusula. Décima segunda. Para el
cobro de toda suma liquida derivada del presente, las partes pactan expresamente la
vía ejecutiva, que procederá acompañando ese contrato y constancia del
incumplimiento. Décima tercera. Todo trabajo que no se encuentre estipulado en el
presente contrato y pliego adjunto y cuya realización haya sido expresamente
autorizada por escrito por EL CONTRATANTE, será liquidado como extra y abonado en
la etapa que corresponda conforme a lo estipulado en la cláusula tercera
aplicándose así mismo lo pertinente a la cláusula cuarta. Décima cuarta. Todo gasto
que pudiera corresponder al presente contrato será solventado en partes iguales
por ambos contratantes. Décima quinta. Para todos los efectos judiciales o
extrajudiciales, las partes constituyen los siguientes domicilios; EL CONTRATANTE
en............. y el CONTRATISTA en..............., donde se tendrán
por efectuadas todas las notificaciones. Así mismo las partes se someten para toda
cuestión judicial derivada del presente contrato a la jurisdicción ordinaria de los
tribunales de............., con renuncia a todo otro fuero o jurisdicción.
EL CONTRATANTE EL CONTRATISTA
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14.4 ANEXO 4. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
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14.5 ANEXO 5. CERTIFICADO DE REGISTRO PRESUPUESTAL (CRP).
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14.6 ANEXO 6. ORDEN DE PAGO
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14.7 ANEXO 7. ORDEN DE COMPRAS
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14.8 ANEXO 8.ENTRADA ALMACEN
PROVEEDOR:
NIT O RUT
DIRECCIÓN
TELEFONOS
CANTIDAD DESCRIPCION PRECIO TOTAL
SUBTOTAL
DESCUENTO
NETO
IVA 16%
TOTAL
Recibe
Almacenista-
INSTITUCION EDUCATIVA xxxxxxxxxxx
NIT.xxxxxxxx
ENTRADA A ALMACEN
Municipio(Bolívar)
Todos los elementos anteriormente descritos se recibieron a entera satisfaccion
Dada en municipio(Bolívar) de Indias a los___ dias del mes de ______de 2013
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14.9 ANEXO 9. CUENTA DE COBRO
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14.10 ANEXO 10. FACTURA DE VENTA
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14.11 ANEXO 11. COMPROBANTE DE INGRESOS
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15 BIBLIOGRAFÍA
LEY 115 DE FEBRERO 8 DE 1994 Por la cual se expide la Ley General de la Educación.
LEY 715 DE DICIEMBRE 21 DE 2001, Por la cual se dictan normas orgánicas en materia
de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151,288,356,357 de la
Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los
servicios de educación y salud.
LEY 819 DE JULIO 9 DE 2003, Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de
presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones.
LEY 1049 DE JUNIO 12 DE 2006, Por la cual se modifica el artículo 14 de la Ley 115 de
1994
LEY 1474 DE JULIO DE 2011, Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los
mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la
efectividad del control de la gestión pública.
DECRETO 111 DE ENERO 15 DE 1996, Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el estatuto orgánico del presupuesto.
DECRETO 4791 DE DICIEMBRE 19 DE 2008, por el cual se reglamenta parcialmente los
artículos 11,12,13,14 de la Ley 715 de 200, en relación con el fondo de servicios
educativos de los establecimientos educativos estatales.
DECRETO 1860 DE 1994Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 115 de 1994 en
los aspectos pedagógicos y organizativos generales.
DECRETO 1290 DE ABRIL 16 DE 2009. Por el cual se reglamenta la evaluación del
aprendizaje y promoción de los estudiantes de los niveles de educación básica y media.
DECRETO 4807 DE DICIEMBRE 20 DE 2011, Por el cual se establecen las condiciones de
aplicación de la gratuidad educativa para los estudiantes de educación preescolar,
primaria, secundaria y media de las instituciones educativas estatales y se dictan otras
disposiciones para su implementación.
DECRETO 0734 DE ABRIL 2012, "Por el cual se reglamenta el Estatuto General de
Contratación de la Administración Pública y se dictan otras disposiciones.
GIL OSPINA, María Isabel. REGLAMENTOS Y PROCEDIMIENTOS para la administración
de fondos de SERVICIOS EDUCATIVOS. Litoimpresos y servicios Ltda. Medellín 2008.
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GUIA PARA LA GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DE LOS FONDOS DE
SERVICIOS EDUCATIVOS.
M.E.N. Ministerio de Educación Nacional. Serie publicaciones. Guía 34. RESOLUCIÓN 01
DE ENERO 4 DE 2010 DEL MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO.
PLAN GENERAL DE LA CONTABILIDAD PÚBLICA, adoptado mediante la Resolución 355
de 2007, contiene las pautas conceptuales que deben observarse para la construcción
del Sistema Nacional de Contabilidad Pública (SNCP), y está integrado por el Marco
Conceptual y la estructura y descripciones de las clases.
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