EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN
ÍNDICE
1. Introducción
2. Conceptos
3. El Proceso de Planificación dentro de la Administración
4. El proceso de planificación como un Sistema
4.1. Formulación del problema
4.2. Identificación y diseño de soluciones
4.3. Control de resultados
5. Conclusiones
Introducción
Ing. Rocío Alejandra Torres Zambrano
1. Introducción
En el mundo capitalista serechazó la idea de planeacióny se alentó, en su lugar, eldesarrollo y difusión deaquellas teorías yprocedimientos que estánmás acordes con su posturaideológica y económica, tal esel caso de los estudiosbeneficio-costo (que derivanen la actual evaluación deproyectos) y de las técnicas ymodelos orientados a haceruna adecuada asignación derecursos.
1. Introducción..
Es hasta finales de los 40 y principios de los50 que la planeación empieza a seraceptada en el mundo occidental. En estecambio de actitud influyó la exitosaexperiencia francesa con sus planes dereconstrucción de la posguerra y laintroducción en las grandes corporacionesde la denominada planeación estratégica.
Ingenieria.unam.mx/sistemas/semblanzas/serie/planeacion_sistemas/Met_Plan_Normat.
2. Conceptos
Proceso:
Es la acción de avanzar, al paso del tiempo y al conjuntode etapas sucesivas advertidas en un fenómeno natural onecesarias para concretar una operación artificial
Diccionario Real Academia Española, Rafael Lapesa.
En la informática, un proceso es un conjunto deprocedimientos o funciones que tienen uno o másobjetivos.
Definición.d
Método de la ruta critica : El método del camino crítico es un proceso administrativo de planeación, programación, ejecución y control de todas y cada una de las actividades componentes de un proyecto que debe desarrollarse dentro de un tiempo crítico y al costo óptimo.
Ejemplo:
2. Conceptos
Planeación:
Es la aplicación racional de la mente humana en la tomade decisiones anticipatoria, con base en el conocimientoprevio de la realidad, para controlar las accionespresentes y prever sus consecuencias futuras, encausadasal logro de un objetivo plenamente deseado satisfactorio.
• La planeación tiene como propósito organizar el sentido común. Propuestas entendibles, manejables, útiles,...
Ingenieria.UNAM.Apunt,Planeacion,TEMAII.1.
Albert Einstein dijo que el sentido común es el conjunto de perjuicios adquiridos hasta la edad de 18 años. También es el resultado de algunas creencias y estúpidas falacias totalmente adquiridas e incrustadas en el cerebro humano a lo largo de las generaciones, por una u otra razón.
Taringa, Eduardo Galeano.
Planeación Características
• Se utiliza la capacidad de la mente humana para plantear fines y objetivos.
• Involucra la toma de decisiones anticipada en su proceso. • Prevé las consecuencias futuras de las acciones a tomar. • Prevé la utilización de los recursos disponibles con el fin de
obtener la máxima satisfacción. • Comprende todo el proceso desde el análisis de las
situaciones hasta llegar a la toma de decisiones. • Incluye metodologías para la recolección de información,
programación, diagnóstico, pronóstico, avances y medidas de resultados.
Ingenieria.UNAM.Apunt,Planeacion,TEMAII.1.
Algunos de los conceptos más usados en planeación son:
• Planeación
• Plan
• Programa
• Ideal
• Objetivo
• Meta
• Estrategia
• Táctica
• Políticas
• Diagnóstico
• Pronóstico
• Control
Ingenieria.UNAM.Apunt,Planeacion,TEMAII.1.
3. El Proceso de Planificación dentro de la Administración
En la administración la planeación o planificación es elproceso a través del cual una empresa analiza elambiente externo, analiza su situación interna, elaboraobjetivos de acuerdo a dichos análisis, y diseñaestrategias y cursos de acción destinados a alcanzardichos objetivos.
3. El Proceso de Planificación dentro de la Administración.
¿Por qué es Importante Planear?
La planeación es importante por que propicia el desarrollo de la empresa, reduce al máximo los riesgos y maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo
PROPÓSITOS DE LA PLANEACIÓN
1. Disminuir riesgo al fracaso.
2. Evitar los errores y asegurar el éxito de laorganización.
3. Administrar racionalmente y coneficiencia los recursos de la organización.
4. Incrementar las posibilidades de éxito enel futuro.
Tipo de
planeaciónNiveles Alcance Objetivo
Estratégica Institucional Largo plazo
Elaboración del mapa ambiental
para evaluación. Debilidades,
oportunidades, fortalezas y
amenazas. Incertidumbre.
Táctica Intermedio Mediando plazo
Conversión e interpretación de
estrategias en planes concretos en el
nivel departamental.
Operacional Operacional Corto plazo
Subdivisión de planes tácticos de
cada departamento en planes
operacionales para cada tarea.
Tipos de Planeación
Proceso de la Planeación
Los pasos para realizar una planeación o planificación son los siguientes:
1. Análisis de la situación actual
2. Establecer objetivos
3. Formular estrategias
4. Diseñar planes o programas de acción
1. Análisis de la situación actual
Análisis Externo
Análisis Interno
Fortalezas y Debilidades
El estado o capacidad de la Empresa
Oportunidades y Amenazas
Situación del Entorno
¿Qué papel juega la institución en el entorno económico y social?
¿Qué exigencias y problemas enfrenta la institución?
2. Establecer objetivos
Una vez realizado el análisis de la situación, pasamos aestablecer los objetivos de la empresa, de acuerdo alos recursos o la capacidad que ésta posea, y deacuerdo al entorno externo que hemos analizado.
¿Qué es lo que quieres?¿Qué quieres en lugar de lo que tienes?¿Qué preferirías tener? ¿Qué debe cambiar y por que?
3. Formular estrategias
Una vez que hemos establecido los objetivos,pasamos a determinar las estrategias o las accionesque vamos a tomar, necesarias para alcanzar dichosobjetivos.
¿Qué hacer?
¿Cómo vamos a hacerlo?
4. Diseñar programas o planes de acción
Una vez determinadas las estrategias o las acciones que vamos a tomar,pasamos a desarrollar los programas o planes de acción, que consisten endocumentos en donde se especifica cómo se van a alcanzar los objetivospropuestos, es decir, cómo se va a implementar o ejecutar las estrategias oacciones formuladas.
En dichos programas o planes, debemos especificar:los pasos a seguir: qué tareas se van a realizar, necesarias para implementaro ejecutar las estrategias o acciones.la asignación de recursos: qué recursos se van a utilizar y cómo se van adistribuir.los responsables: quiénes serán los encargados de llevar a cabo,implementar o ejecutar las estrategias o acciones.el cronograma con fechas y tiempos: cuándo se implementarán o ejecutaránlas estrategias o acciones, y en qué tiempo se obtendrán resultados.el presupuesto: cuánto se invertirá en la implementación o ejecución de lasestrategias o acciones.
http://www.crecenegocios.com/la-planeacion/
1. MONITOREO DE
OPORTUNIDADES Y
RIESGOS
2. ESTABLECIMIENTO DE
OBJETIVOS Y METAS
3. CONSIDERACIÓN DE
PREMISAS DE PLANEACIÓN
4. IDENTIFICACIÓN DE
ALTERNATIVAS
5. COMPARACIÓN DE LAS
ALTERNATIVAS CON
RELACIÓN A LOS OBJETIVOS
PROPUESTOS
6. ELECCIÓN DE UNA
ALTERNATIVA
7. FORMULACIÓN DE
PLANES
8. CONVERSIÓN DE PLANES
EN PROGRAMAS Y
PRESUPUESTOS
A LA LUZ DEL MERCADO: COMPETENCIA, DESEOS DE
CLIENTES, NUESTRAS FORTALEZAS Y NUESTRAS
DEBILIDADES
¿DÓNDE QUISIÉRAMOS ESTAR, QUÉ DESEAMOS HACER Y
CUÁNDO?
¿EN QUÉ CONDICIONES EXTERNAS E INTERNAS
OPERARÁN NUESTROS PLANES?
¿CUÁLES SON LAS ATERNATIVAS MÁS PROMISORIAS
PARA EL CUMPLIMIENTO DE NUESTROS OBJETIVOS
¿QUÉ ALTERNATIVA NOS OFRECE LAS MAYORES
POSIBILIDADES PARA CUMPLIR CON NUESTROS
OBJETIVOS AL MENOR COSTO Y CON LAS MAYORES
UTILIDADES?
SELECCIÓN DEL CURSO DE ACCIÓN QUE MAYORES
VENTAJAS OFRECE
CON PLANEAS PARA: INNOVACIÓN TECNOLÓFGICA,
ADQUISICIÓN DE EQUIPO, AMPLIACIÓN DE MERCADOS,
DESARROLLO DE NUEVOS PRODUCTOS, CONTRATACIÓN
DE PERSONAL, POSICIONAMIENTO, ETC.
DETERMINACIÓN DE TIEMPOS (PROGRAMAS),
DESARROLLO DE PROYECTOS, DETERMINACIÓN DE
MONTO DE GASTOS E INVERSIONES (PRESUPUESTOS)
8 PASOS PARA LA PLANEACIÓN
El proceso de planificación como un Sistema
Ing. Luis Javier Aguilar Cruz
El proceso de planificación como un Sistema
El proceso de planificación es considerado dentro de la ingeniería de sistemases considerado como un sistema de planeación que está integrado por tressubsistemas :
A. SUBSISTEMA “FORMULACIÓN DEL PROBLEMA”Tiene como función el identificar los problemas presentes y los previsibles para
el futuro, además de explicar la razón de su existencia.
B. SUBSISTEMA “IDENTIFICACIÓN Y DISEÑO DE SOLUCIONES”Su propósito es plantear y juzgar las posibles formas de intervención, así como la
elaboración de los programas, presupuestos y diseños requeridos para pasar ala fase de ejecución.
C. SUBSISTEMA “CONTROL DE RESULTADOS”Todo plan, estrategia o programa está sujeto a ajustes o replanteamientos al
detectar errores, omisiones, cambios en el medio ambiente, variaciones en laestructura de valores, etc. Actividades propias de este subsistema.
A.FORMULACIÓN DEL
PROBLEMA
• 1.Planteamiento de la problemática
• 2.Investigación de lo real
• 3.Formulación de lo deseado
• 4.Evaluación y diagnóstico
B. IDENTIFICACIÓN Y DISEÑO DE SOLUCIONES
• 1.Generación y evaluación de alternativas
• 2.Formulación de bases estratégicas
• 3.Desarrollo de la solución
C. CONTROL DE
RESULTADOS
• 1.Planeación del control
• 2.Evaluación de resultados y adaptación
A. SUBSISTEMA “FORMULACIÓN DEL PROBLEMA”
En un principio la planeación no trata propiamente con problemas sino más bien con susmanifestaciones últimas o síntomas -baja productividad, pérdida de mercados, inflación,etc.- y con las reacciones que tal tipo de hechos provocan entre las personasinvolucradas -insatisfacción, apuro, perplejidad, duda, etc.
Al conjunto de estas manifestaciones se le denominará problemática y problema alplanteamiento global y debidamente fundado de la serie de deficiencias existentes, susinterrelaciones, la explicación causal, los efectos al futuro, etc.
El actuar sólo con base en el conocimiento de la problemática conlleva el riesgo de noresolver nada al no atacar el problema en su origen o al atacarlo de manera equivocada:equivaldría a querer curar todo dolor de cabeza únicamente con aspirinas.
1. PLANTEAMIENTO DE LA PROBLEMÁTICA
ESTADO DE INSATISFACCIÓN
El proceso de planeación inicia en un estado de insatisfacción y el deseo de actuar por parte delos responsables. La primera visión que se ofrece generalmente es parcial, vaga y a vecesequívoca (principales síntomas, algunos datos aislados, creencias respecto a las causas, etc.),por lo que se debe tener cuidado de no adelantar juicios o crear compromisos prematuros.
DESCRIPCIÓN DE LA PROBLEMÁTICA
De la misma manera que un médico requiere elaborar un cuadro completo de la sintomatologíapara conjeturar de manera más justa en cuanto a las posibles causas de una enfermedad, en laplaneación también es necesario contar con una visión amplia y ordenada de la situación quese enfrenta, para así orientar de mejor manera las etapas de estudio subsecuentes.
Para ello, entre las distintas personas involucradas se recabará su opinión respecto a lossiguientes puntos:Problema: ¿cuál o cuáles se cree que son los principales problemas? Antecedentes: ¿cómo se gesta el problema, cuáles son las causas y cómo ha evolucionado? Efectos: ¿qué repercusiones existen y qué se espera para el futuro? Soluciones: ¿qué se sugiere hacer y qué debe evitarse? Restricciones: ¿qué limitantes deben tomarse en cuenta?
RESULTADOS ESPERADOS
Por ningún motivo conviene avanzar sin dejar claro la clase de resultados a quese aspira, pues ello es determinante para fijar la profundidad y tipo de estudiospor realizar. Por ejemplo, al tratar un problema de suministros la soluciónpuede ir desde la sola revisión de la lista de proveedores, hasta un análisisintegral de la política de inventarios, del manejo de almacenes y del flujo deinformación en la organización.
2. INVESTIGACIÓN DE LO REAL
ELABORACIÓN DEL MODELO CONCEPTUAL
El modelo conceptual es una representación gráfica o escrita del problema y del objetobajo consideración, cuyo propósito es delimitar el área de interés, fijar la estructura delproblema, definir qué es relevante y qué irrelevante, identificar las principalesrestricciones, etc.
Los modelos conceptuales son importantes porque obligan a ser claros en cuanto a loque se esta tratando de estudiar, observar y medir, y porque permiten unacomunicación más amplia entre los distintos participantes.
Esa representación incluye elementos de estructura (personal, instalaciones, equipo,etc.), elementos de proceso (organización, objetivos, programas, etc.) y factoresambientales (demanda, competidores, política económica, etc.), cuya seleccióndepende de la problemática planteada, las conjeturas en cuanto a sus causas y losresultados esperados.
INVESTIGACIÓN DEL ESTADO ACTUAL
Análisis interno y externo
Dentro del análisis estratégico de una organización, se debe analizar el entorno que rodea aldesarrollo de las actividades y que puede influir, incluso restringir, el logro de los objetivos. Sereconocen de dos tipos de variables: internas y externas.
Internas. Cuando se originan dentro de la institución y pueden influir en el logro de los propósitos(variaciones de capital, ausentismo, rotación de personal, accidentes, siniestros, emplazamientosa huelga, innovaciones, reacciones del personal ante los sistemas organizacionales, el prestigio delos jefes ante el personal, los puntos fuertes y débiles de los altos directivos, etc.)
Externas. Son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la institución, pero que pueden tenerefecto decisivo en el desarrollo de sus actividades y que, por lo mismo, deben tomarse en cuentaal planear (aspectos políticos, económicos, sociales, tecnológicos etc.).
ANÁLISIS HISTÓRICO
El análisis histórico no consiste en capturar todo antecedente con la sola esperanza deun “hallazgo” que de respuesta a las preguntas que ni siquiera hemos sido capaces deformular.
METODOLOGÍA DE LA PLANEACIÓN NORMATIVAESCENARIO DE REFERENCIA
La planeación tiene que ver no sólo con las dificultades o propósitos del presente, sinotambién con las amenazas, oportunidades y aspiraciones para el mediano y largoplazo.
Esa es la razón de esta etapa, que consiste en la proyección de las variables relevantesy en la elaboración de una síntesis que describa el clima que se vivirá en el futuro.
Para la elaboración de los escenarios de referencia se parte de la hipótesis de que nohabrá ninguna intervención para cambiar el curso de las cosas y así poner demanifiesto las dificultades latentes.
ANALISIS FODA
3. FORMULACIÓN DE LO DESEADO
METODOLOGÍA DE LA PLANEACIÓN NORMATIVA
ELABORACIÓN DEL ESTADO NORMATIVO Esta etapa debe partir de una crítica delo observado o previsible en la realidad, ya que así se evita caer en consideracionesvagas y de poca utilidad para la planeación. Por ejemplo, si se le pregunta a unrector a qué aspira en su universidad, es previsible que se pronuncie por unainstitución al servicio de la sociedad o por cualquier otra generalidad. Estasituación cambia drásticamente si previamente ha sido planteada la problemáticade un severo atraso tecnológico o los altos niveles de deserción.
FORMULACIÓN DE OBJETIVOS
Objetivos
Representan los resultados que la institución espera obtener, son fines por alcanzar,establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido untiempo específico.
Una vez que se han establecido los propósitos, e investigado las premisas quepueden afectar su realización, se determinan los objetivos, que indican losresultados o fines que la institución desea lograr en un tiempo determinado.
4. EVALUACIÓN Y DIAGNOSTICO
METODOLOGÍA DE LA PLANEACIÓN NORMATIVA EVALUACIÓN DEL SISTEMA
La evaluación del sistema tiene por propósito establecer las discrepancias entrelo que se desea y el estado actual o previsto; contando, para el efecto, con loselementos necesarios (el conocimiento del sistema y los objetivos) para dejarde lado las meras opiniones e inquietudes dadas en el planteamiento de laproblemática.
DIAGNOSTICO
Esta es una de las etapas básicas en la formulación del problema, consiste enestablecer las relaciones causa-efecto que permiten explicar el porqué de lasdiferencias detectadas en la fase anterior y por este medio identificar sobre quéactuar para corregir o mejorar la funcionalidad del sistema.
Se define como Gestión Integrada de los Recursos Hídricos(GIRH) al proceso que permite el aprovechamiento de agua,suelo y los recursos asociados, de tal forma que maximice elbienestar de la sociedad con eficiencia y equidad sincomprometer la sustentabilidad ambiental
EL CAMBIO CLIMATICO Y LA GIRH
Proceso de la Planificación*IDENTIFICACIÓN Y DISEÑO DE SOLUCIONES
* CONTROL DE RESULTADOS
Ing. Israel Herrera Ontiveros
B. IDENTIFICACIÓN Y DISEÑO DE SOLUCIONES
• Generación alternativas
• Evaluación de las alternativas y selección de la mejor.
• Desarrollo de la solución
1.Generación y Evaluación de Alternativas
• En la generación de alternativas hay que tener en cuenta las distintas clases de objetivos.
• ¿Con que corto o anulo aquel efecto negativo?
• ¿Cómo hago para cancelar el problema de origen?
2. Evaluación de Alternativas Estratégicas
• Factibilidad
¿Me es rentable? ¿Tengo los recursos?
¿tengo la capacidad técnica?
Para ordenar el trabajo de evaluación es útil tener en cuenta los siguientes lineamientos:
• Hacer explícitos los criterios de evaluación.
• Para cada criterio definir una forma de medición o calificación.
• Definir prioridades y niveles de lo deseable o aceptable.
• Calificar o medir las distintas alternativas.
• Proponer aquellas alternativas que resulten más apropiadas.
Planeación Estratégica como parte de la evaluación de las alternativas
La planeación estratégica se puede definir como el arte y ciencia de formular, implantar y evaluar decisiones interfuncionales que permitan a la organización llevar a cabo sus objetivos.
Etapas de la planeación estratégica
• Formulación de las Estrategias
• Evaluación de Estrategias
• Análisis de Contingencias
Formulación de las Estrategias
• Plan estratégico
• Rediseño de la organización
• Plan de contingencias
Plan de contingencias
Plan Estratégico
• Aquí se presentan de manera
ordenada los ideales y objetivos a
que se aspira.
Rediseño de la organización
• La efectividad de un plan está
condicionada por la capacidad de
la organización para llevarlo a la
práctica,
Plan de contingencias
• No es raro ver que un plan fracase al
ocurrir algún evento contrario, a pesar
de que era previsible la posibilidad de su
ocurrencia y que también era factible
haber preparado una respuesta eficaz y
oportuna
Beneficios de la Planeación Estratégica
• Beneficios Financieros
• Beneficios No Financieros
3. Desarrollo de la Solución
• FORMULACIÓN DE PROGRAMAS
• FORMULACIÓN DE PROYECTOS
• PLAN DE ACCIÓN
C. CONTROL DE RESULTADOS
• 1. PLANEACIÓN DEL CONTROL
• 2. EVALUACIÓN Y ADAPTACIÓN
Ejemplo: Cimbra Deslizante
FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
IDENTIFICACIÓN Y DISEÑO DE
SOLUCIONES
Personal capacitado
Ofrecer un incentivo para asegurar la asistencia , Tener personal extra
Realizar los pedidos de concreto con suficiente tiempo de anticipación e
inclusive utilizar dos plantas premezcladoras
Es un Procedimiento constante 24hr
Falta de personal
Retraso de material
Conclusiones
La planeación deja de ser considerada como un actoúnico y pasa a ser tratada como un proceso continuode aprendizaje y adaptación.El proceso de planeación no se mide por lacapacidad de hacer predicciones correctas, sino porel cuestionamiento de los modelos mentales y latransformación de las personas implicadas.Los resultados que nosotros esperamos de unaplaneación son los mejores, pero en realidad enocasiones no es así ya que existen factores quepueden alterar la planeación proyectada debido aque consume tiempo y recursos
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