Estructura del
Procedimiento:
Convenciones del
descriptivo:
IMPORTANTE: Cómo leer este procedimiento
Este procedimiento se compone de cuatro capítulos, cada uno en una pestaña diferente:
Capítulo 1. Disposiciones Generales: Este capítulo se compone de objetivo, alcance, disposiciones generales sobre el procedimiento, definiciones y documentos asociados.
Capítulo 2. Descriptivo: Este capítulo da una descripción detallada de cada actividad, tiempos, responsables, registros e identificación de controles.
Capítulo 3. Registro de aprobación: Este capítulo es administrado por el Equipo Calidad, donde consigna los cambios que se efectúan en cada versión y se registra el nombre y cargo de quien elabora, revisa y
aprueba el procedimiento.
Capítulo 4. Línea de tiempo
Actividades genéricas
Cierre Es el momento límite fijado por Colciencias para recibir las propuestas.
Acto administrativo por medio del cual se aclaran y/o modifican los términos de referencia de la convocatoria.
4. DEFINICIONES
Registros en cursiva y subrayado: Controlados por el SGC y
disponibles en GINA
iPuntos de Control:
Implican verificaciones, revisiones y toma de decisiones.
1. OBJETIVO 2. ALCANCE
Convocatoria
Adenda
a) Con el objetivo de mejorar los tiempos de oportunidad en la revisión jurídica de los términos de referencia, Secretaria General desarrolla esta actividad de manera colaborativa con la dirección técnica responsable de la
convocatoria y se realizan los ajustes jurídicos correspondientes.
b) La Oficina TIC debe garantizar que los aplicativos y formularios para la inscripción de la convocatoria funcionen de acuerdo con los requerimientos especificados por la Dirección Técnica. Para las convocatorias que no
desarrollen los formularios por el SIGP y ScienTI, el programa o dependencia correspondiente establece la metodología y los mecanismos necesarios para la recepción de la información de los proponentes, que garantice
transparencia, disponibilidad y trazabilidad en la información, para la debida aprobación por parte del Comité de Subdirección.
c) Cuando las convocatorias se realizan con otras entidades, los términos de referencia se deben elaborar con los logos o identificadores de las entidades participantes. De igual forma se deben incluir los respectivos
soportes de concertación relacionados con los contenidos de los términos de referencia. En todos los casos, es obligatorio realizar capacitación al Grupo de Atención al Ciudadano, a fin de asegurar la coordinación y
coherencia de la información que se deberá suministrar al ciudadano y demás partes interesadas.
d) El control del cumplimiento de los tiempos establecidos en el presente procedimiento para la apertura de convocatorias, es ejercido por el Director del área correspondiente. La Oficina Asesora de Planeación a través
del sistema GINA, realiza el seguimiento y prepara los informes de seguimiento al Plan Anual de Convocatorias; el Comité de Subdirección verifica su cumplimiento mediante el desarrollo de las agendas de este espacio
de decisión. Para facilitar dicho control, se encuentra el Anexo Técnico No 1 “Línea de tiempo para apertura y cierre de convocatorias”.
Se entiende por convocatoria, el mecanismo a través del cual se podrán seleccionar propuestas que sean objeto de apoyo financiero, reconocimientos y/o estímulos para promover actividades y proyectos en CTeI, los
cuales se asignan mediante un proceso de evaluación y selección, con base en criterios de mérito y calidad.
Este procedimiento inicia con la elaboración de términos de referencia y termina con el cierre de la convocatoria. Aplica para todas las convocatorias
de ciencia, tecnología e innovación que desarrolle Colciencias de forma independiente o de manera articulada con otras entidades.
Determinar las actividades a seguir para realizar la apertura y cierre de las convocatorias del Departamento
Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación-Colciencias, en cumplimiento de la Ley 1286 de 2009 y demás
normas relacionadas.
3. DISPOSICIONES GENERALES
PROCEDIMIENTO APERTURA Y CIERRE DE CONVOCATORIAS
CODIGO M301PR01Versión: 10
Este procedimiento rige a partir de su liberación en GINA
Una vez impreso este documento se considerará una COPIA NO CONTROLADA. Vigente a partir de su liberación en GINA
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PROCEDIMIENTO APERTURA Y CIERRE DE CONVOCATORIAS
CODIGO M301PR01Versión: 10
Este procedimiento rige a partir de su liberación en GINA
Plan Anual de Convocatorias (PACONV)Es la herramienta que permite a la entidad organizar sus procesos y recursos para el logro de objetivos y metas anuales, mediante la ejecución de convocatorias que se realizarán durante el año. Establece estrategias,
modalidades, fuentes de financiación, presupuesto, actividades clave del proceso y cronograma.
Normatividad Legal Asociada Ver en GINA: documentos/consultar/documentos asociados
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Documentos externos controlados Norma ISO 9001:2015 (consulta en medio físico OAP - Equipo Calidad).
Sistema Integral de Gestión de Proyecto
(SIGP)
Ventanilla abierta
Documentos internos de referencia
Sistema Integral de Gestión de Proyectos. Es una herramienta tecnológica creada por Colciencias para administrar los programas y proyectos de CTeI que se presentan a las convocatorias abiertas por la Entidad.
Planeación Operativa de Convocatorias M301PR04, Evaluación y decisión de propuestas de convocatorias de CTeI M301PR02, Verificación de requisitos M301PR06
Programa
Tipo de convocatoria en la cual se permite de manera permanente la postulación de actores, proyectos, iniciativas o instrumentos a un proceso de evaluación y selección.
Acto administrativo por el cual se ordena el inicio de la convocatoria.
Conjunto articulado y coherente de proyectos y actividades de CTeI orientado a dar respuesta a las oportunidades, necesidades y problemas desde una perspectiva interdisciplinaria, interinstitucional e intersectorial.
Es un conjunto coherente e integral de actividades de ciencia, tecnología e innovación, que buscan alcanzar un fin último a través de objetivos específicos, utilizando de manera coordinada e interrelacionada una
metodología definida en un periodo de tiempo determinado, con herramientas y recursos humanos, tecnológicos y financieros previamente estimados. Un proyecto de CTeI busca generar nuevo conocimiento, mejorar una
situación, aprovechar una oportunidad, responder o solucionar una necesidad o un problema existente.
Términos de referencia (TdR)Términos de referencia de las convocatorias, mediante los cuales se publican a la ciudadanía las condiciones de la convocatoria, en relación a su objetivo, población a la cual está dirigida, recursos disponibles, requisitos,
criterios de evaluación, cronograma, entre otros.
Proyecto de CTeI
Resolución de apertura
Medios de divulgación
Parametrización
Canales de comunicación establecidos para dar a conocer cada convocatoria.
Proceso por medio del cual se crea y configura la nueva convocatoria en el sistema de información. Configuración de formularios y plantillas para la captura de información de las propuestas que se presentan a la
convocatoria.
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DESCRIPTIVO PROCEDIMIENTO APERTURA Y CIERRE DE CONVOCATORIAS CODIGO: M301PR01
VERSIÓN: 10
N° 6. DESCRIPCIÓN GENERAL APERTURA Y CIERRE DE CONVOCATORIAS RESPONSABLETIEMPOS
(días hábiles)
REGISTROS
Subrayado y en cursiva: Registro
controlado por el SGC y
disponible en GINA
1
ELABORAR TERMINOS DE REFERENCIA / GUIA TÉCNICA
Elabora los términos de referencia con claridad, coherencia, imagen y correcta redacción, preparando los anexos respectivos de acuerdo con los
formatos dispuestos en el SGC.
Revisa que los términos de referencia (TdR) tengan en cuenta lo establecido en los Consejos de Programas, Plan Estratégico Institucional y las fichas
de diseño de instrumentos aprobadas por la Subdirección General.
Nota 1: Para las convocatorias desarrolladas de manera conjunta con otras entidades/instituciones/empresas se deberán desarrollar jornadas previas
de concertación, incluyendo los respectivos soportes (ver disposiciones generales literal c).
Nota 2: En este punto del procedimiento la dirección técnica debe informar a la Oficina TIC las necesidades de aplicativos para el desarrollo de su
convocatoria, con el fin de contar con el tiempo suficiente para realizar los ajustes requeridos.
Nota 3: Las convocatorias que no desarrollen la recepción de proyectos y propuestas por el SIGP, definirán los lineamientos y directrices necesarios
para el desarrollo de la convocatoria y su trazabilidad. Los criterios definidos se deben plasmar en los términos de referencia.
Nota 4: Para los procesos de ventanilla abierta que no requieren términos de referencia, se documentan guías técnicas que orientan al usuario, en el
desarrollo y participación del proceso. Estas guías pueden ser de tres tipos dependiendo del proceso a desarrollar: guía técnica de autoevaluación,
guía técnica de evaluación y guía técnica de participación. (Ver Procedimiento Reconocimiento de Actores del SNCTeI M304PR08).
Director Técnico,
Gestor de Programa
respectivo y/o
responsable de la
convocatoria
Dependiendo de la
complejidad de la
convocatoria, la
elaboración de los
términos de referencia
comienza con la
aprobación y publicación
del plan de convocatorias
de la vigencia
La versión para revisión
de los TdR debe estar lista
37 días hábiles antes de
apertura.
Términos de referencia
M301PR01F02
ANEXOS DE LOS TDR (si aplica):
Base para Anexos TdR
M301PR01F03
Carta unificada y compromiso
institucional Tipo I Sin alianza
estratégica
M301PR01MO2
Carta unificada y compromiso
institucional Tipo II Con alianza
estratégica
M301PR01MO3
Guia técnica
(Para ventanilla abierta)
2
SOLICITAR REVISIÓN JURIDICA, FINANCIERA Y DE PLANIFICACIÓN DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA
Elabora y envía el memorando para solicitud de revisión de términos de referencia (TdR), dirigido a Secretaría General, con copia a la Dirección
Administrativa y Financiera (DAF) y la Oficina Asesora de Planeación (OAP).
Nota 1: No es requerido enviar 3 memorandos individuales, al copiar el memorando se garantiza la revisión por parte de las áreas pertinentes.
Nota 2: Esta actividad no aplica para el caso de convocatorias por ventanilla abierta, en las que se utiliza como documento de referencia las guías
técnicas. (Ver Procedimiento Reconocimiento de Actores del SNCTeI M304PR08).
Director Técnico,
Gestor de Programa
respectivo y/o
responsable de la
convocatoria
2 días hábiles
Memorando con:
Términos de referencia
Anexos de los términos de referencia
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DESCRIPTIVO PROCEDIMIENTO APERTURA Y CIERRE DE CONVOCATORIAS CODIGO: M301PR01
VERSIÓN: 10
N° 6. DESCRIPCIÓN GENERAL APERTURA Y CIERRE DE CONVOCATORIAS RESPONSABLETIEMPOS
(días hábiles)
REGISTROS
Subrayado y en cursiva: Registro
controlado por el SGC y
disponible en GINA
3
i REALIZAR REVISION JURIDICA, FINANCIERA Y DE PLANIFICACIÓN DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA
Cada dependencia según su competencia realiza la revisión de los términos de referencia y de sus anexos, solicitando a la dirección técnica los
ajustes correspondientes, si es requerido.
Dicha revisión incluye, entre otras:
• Secretaría General: Verificación de las notas tipo, vigencia de la regulación actual, coherencia entre los requisitos mínimos, los documentos
solicitados y el objetivo de la convocatoria, entre otros aspectos relevantes.
• DAF: Condiciones de financiamiento coherentes con el objetivo de la convocatoria, líneas de financiamiento de acuerdo con las directrices
institucionales, rubros financiables y no financiables (dependiendo el tipo de convocatoria), condiciones de cada rubro y demás aspectos financieros
relevantes.
• OAP: Coherencia con la ficha técnica de diseño de instrumentos de CTeI (si aplica), análisis de la planeación de la convocatoria, relación entre los
tiempos y la expectativa de proyectos a recibir, tiempos y actividades de la convocatoria, áreas involucradas, posibles cuellos de botella, no objeción de
la Banca (si aplica), entre otros aspectos relevantes.
Con base en los criterios anteriormente definidos, emite concepto con las recomendaciones pertinentes, mediante memorando dirigido a la dirección
técnica, lo cual será revisado por la dependencia respectiva.
Nota 1: Para TdR que manejen capítulos, cortes con instrucciones diferentes, el área debe prever la presentación de dichos términos con 2 días
adicionales de anterioridad.
Nota 2: Esta actividad no aplica para el caso de convocatorias por ventanilla abierta, en las que se utiliza como documento de referencia las guías
técnicas. (Ver Procedimiento Reconocimiento de Actores del SNCTeI M304PR08).
Secretaria General,
DAF y OAP 4 días hábilesMemorandos de respuesta a
Dirección Técnica
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DESCRIPTIVO PROCEDIMIENTO APERTURA Y CIERRE DE CONVOCATORIAS CODIGO: M301PR01
VERSIÓN: 10
N° 6. DESCRIPCIÓN GENERAL APERTURA Y CIERRE DE CONVOCATORIAS RESPONSABLETIEMPOS
(días hábiles)
REGISTROS
Subrayado y en cursiva: Registro
controlado por el SGC y
disponible en GINA
4
iREVISAR LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA / GUIA TÉCNICA Y LOS CONCEPTOS EN COMITÉ DE DIRECCIÓN TÉCNICA
Revisa el contenido técnico de los términos de referencia y que se hayan acogido los conceptos emitidos por la Secretaría General, la OAP y la DAF.
Valida su coherencia con lo revisado en Consejos de Programas y otros actores del SNCTI, Plan Estratégico Institucional y las fichas de diseño de
instrumentos de CTeI, aprobadas por la Subdirección General. En el evento de no haber acogido observaciones el área técnica deberá informar la
razón.
Solicita ajustes a los TdR en caso de ser necesario, teniendo en cuenta los conceptos recibidos.
Nota: Si existen dudas en los conceptos técnicos y se radicó la solicitud de revisión con la antelación aquí fijada se puede invitar, con una antelación
de 2 días, a un representante de la OAP, la SEGEL y la DAF a la sesión, para contribuir en la revisión conjunta de los conceptos dados por estas
dependencias.
Comité de Dirección
Técnica
El comité sesiona mínimo
2 veces al mes
1 día hábil para revisar y
ajustar
Términos de referencia con anexos
Acta de Reunión
G102PR02F01
5
ELABORAR PRESENTACIÓN SOBRE CONCEPTOS DE REVISIÓN DE TdR E INSCRIBIR TEMA EN COMITÉ DE SUBDIRECCIÓN
Elabora la presentación con la información clave de la convocatoria y los conceptos emitidos por la Secretaría General, la OAP y la DAF sobre los
términos de referencia de la misma (ver plantilla).
Inscribe el tema para aprobación en el Comité de Subdirección al menos 5 días hábiles antes de la próxima sesión programada, mediante el formato
establecido en el SGC (ver procedimiento Operación dl Comités Institucionales) el cual debe ser firmado por el director técnico o gestor del programa.
A dicha solicitud debe anexar:
- Los conceptos enviados por DAF, OAP y SEGEL.
- Los términos de referencia revisados y ajustados en Comité de Dirección Técnica
- La presentación en la plantilla establecida.
- Acta de Comité de Dirección Técnica, donde se evidencia revisión de TdR y conceptos.
Nota 1: La documentación anexa a la inscripción del tema para Comité de Subdirección debe estar completa, de lo contrario la solicitud será devuelta
a la dependencia.
Nota 2: Esta actividad no aplica para el caso de convocatorias por ventanilla abierta, en las que se utiliza como documento de referencia las guías
técnicas. (Ver Procedimiento Reconocimiento de Actores del SNCTeI M304PR08).
Director Técnico,
Gestor de Programa
respectivo y/o
responsable de la
convocatoria
2 días hábiles para
preparación de
información
5 días hábiles de
anticipación para
inscripción del tema en
comité
Plantilla Aprobación de términos de
referencia M301PR01F08
Inscripción de temas para comités
institucionales
G101PR03F01
Correo electrónico
Términos de referencia
Conceptos DAF, OAP y SEGEL
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N° 6. DESCRIPCIÓN GENERAL APERTURA Y CIERRE DE CONVOCATORIAS RESPONSABLETIEMPOS
(días hábiles)
REGISTROS
Subrayado y en cursiva: Registro
controlado por el SGC y
disponible en GINA
6
APROBAR LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA
El director técnico presenta los aspectos claves de los términos de referencia, conforme a los contenidos de la plantilla y los conceptos recibidos con
las acciones tomadas al respecto por la dependencia.
i¿Requiere ajustes?
Si: Solicita al área los ajustes necesarios, de acuerdo a las observaciones emitidas por el comité. De acuerdo con las decisiones tomadas, los términos
son aprobados con ajustes y continúa con actividad 7, en el caso de no ser aprobados debe regresar a la actividad 1 del presente procedimiento.
No: Continúa con actividad 7.
Nota 1: Cuando la documentación presentada durante el Comité de Subdirección sea distinta a la radicada para inscribir el tema de aprobación de
términos de referencia, la solicitud no será analizada y deberá reprogramarse.
Nota 2: Esta actividad no aplica para el caso de convocatorias por ventanilla abierta, en las que se utiliza como documento de referencia las guías
técnicas. (Ver Procedimiento Reconocimiento de Actores del SNCTeI M304PR08).
Comité de Subdirección
El comité sesiona mínimo
2 veces al mes
El acta del comité debe
estar disponible 2 días
hábiles después de la
sesión
Los términos de referencia
deben estar aprobados 18
días hábiles antes de la
apertura de la
convocatoria (ver Anexo
Línea de Tiempo)
Términos de Referencia aprobados
Acta de Reunión
G102PR02F01
Plantilla Aprobación de términos de
referencia
M301PR01F08
7
PARAMETRIZAR EL FORMULARIO DE LA CONVOCATORIA
Con los términos de referencia aprobados por Comité de Subdirección y la orientación de la dirección técnica responsable, solicita a la Oficina TIC la
parametrización de los formularios para crear y configurar la nueva convocatoria y formularios en el sistema de información para la captura de datos de
los proponentes, realizando las pruebas técnicas correspondientes al aplicativo y dejando evidencia en el respectivo formato.
i¿El formulario cumple con lo establecido en los TdR / Guía Técnica?
Si: Continúa a la actividad 9.
No: Ajusta y parametriza nuevamente de acuerdo con lo establecido en la presente actividad. Continúa a la actividad 9.
Nota 1: Durante todo el tiempo de la ejecución de la convocatoria, la Oficina TIC brindará el soporte técnico necesario para dar solución a las fallas que
se presenten.
Nota 2: Para el caso de convocatorias por ventanilla abierta, en las que se utiliza como documento de referencia las guías técnicas ver Procedimiento
Reconocimiento de Actores del SNCTeI M304PR08.
Oficina TIC y
responsable de la
convocatoria
Formato Formulario parametrización
de convocatorias M301PR01F01
6 días hábiles
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DESCRIPTIVO PROCEDIMIENTO APERTURA Y CIERRE DE CONVOCATORIAS CODIGO: M301PR01
VERSIÓN: 10
N° 6. DESCRIPCIÓN GENERAL APERTURA Y CIERRE DE CONVOCATORIAS RESPONSABLETIEMPOS
(días hábiles)
REGISTROS
Subrayado y en cursiva: Registro
controlado por el SGC y
disponible en GINA
8
PREPARAR APERTURA DE CONVOCATORIA
Durante los 6 días hábiles previos a la publicación de los términos de referencia, prepara las actividades necesarias, entre ellas:
a. Capacitar al grupo de Atención al Ciudadano frente a los términos de referencia, sus anexos y el formulario que se utilizará para la inscripción de los
proponentes a la convocatoria, elaborando la respectiva ficha de preguntas y respuestas .
b. Capacitar al grupo de Registro en lo relacionado con Verificación de Requisitos (ver procedimiento Verificación de Requisitos de Convocatorias
M301PR06)
c. Informar a Comunicaciones las necesidades de difusión de la convocatoria, mediante correo electrónico.
Director Técnico,
Gestor de Programa
respectivo y/o
responsable de la
convocatoria
Formato Formulario parametrización
de convocatorias M301PR01F01
Ficha técnica con preguntas y
respuestas frecuentes, y asistencia a
reuniones
Asistencia a reuniones
G102PR02F02
Modelo Capacitación del Grupo
Registro sobre Requisitos de la
Convocatoria
M301PR06F02
Correo electrónico
9
SOLICITAR ELABORACIÓN DE RESOLUCIÓN DE APERTURA
Solicita mediante memorando a la Secretaría General, la elaboración de la resolución de apertura de la convocatoria, remitiendo: términos de
referencia y sus anexos respectivos, el listado de asistencia de la capacitación realizada al Grupo de Atención al Ciudadano y el acta del Comité de
Subdirección, en donde conste la aprobación de los mismos. El contenido de estos documentos debe ser el mismo que fue aprobado por el Comité de
Subdirección.
Nota: Una vez los términos de referencia son aprobados por el Comité de Subdirección, el área técnica contará máximo con 30 días calendario para
radicar en la Secretaría General la solicitud de elaboración de resolución de apertura de convocatoria, de lo contrario, debe solicitar nuevamente
aprobación de los mismos en el Comité de Subdirección.
Director Técnico
1 día hábil
Realizar solicitud mínimo
10 días hábiles antes de
apertura
Memorando
Términos de referencia y anexos
Lista de asitencia capacitación al
Grupo de Atención al Ciudadano
Acta de Reunión
G102PR02F01
10
ELABORAR RESOLUCIÓN DE APERTURA
Elabora resolución que ordena la apertura de la convocatoria, verificando la aprobación de los términos de referencia en el acta del Comité de
Subdirección. Entrega a la dirección técnica la resolución junto con los términos de referencia y sus respectivos anexos para que ésta a su vez tramite
la firma del Subdirector y Director General.
Nota 1: La Dirección General cuenta con discrecionalidad para firmar o no la resolución de apertura, toda vez que el Comité de Subdirección tiene
delegación para la aprobación de los términos de referencia y adendas de las convocatorias.
Nota 2: La solicitud debe haberse realizado por parte del área responsable mínimo 10 días hábiles antes de apertura.
Secretaría
General
(SEGEL)
3 días hábilesResolución de apertura con VoBo de
Secretaría General
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DESCRIPTIVO PROCEDIMIENTO APERTURA Y CIERRE DE CONVOCATORIAS CODIGO: M301PR01
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N° 6. DESCRIPCIÓN GENERAL APERTURA Y CIERRE DE CONVOCATORIAS RESPONSABLETIEMPOS
(días hábiles)
REGISTROS
Subrayado y en cursiva: Registro
controlado por el SGC y
disponible en GINA
11
FIRMAR RESOLUCIÓN DE APERTURA Y TÉRMINOS DE REFERENCIA
Los términos de referencia, sus anexos y la resolución de apertura deberán ser entregados inicialmente a la Subdirección General y posteriormente a
la Dirección para revisión y firma.
Los documentos deben ser radicados a la Secretaría General con mínimo diez (10) días hábiles de anticipación a la fecha requerida de publicación,
quien gestiona la aprobación y firma por parte de la Subdirección; una vez firmados la Secretaría General remitirá los documentos a la Dirección con
mínimo tres (3) días hábiles de anticipación a la fecha requerida de publicación.
Una vez se encuentren firmada la Resolución de Apertura de la Convocatoria y los términos de referencia por parte de la Dirección, devuelve la
documentación a Secretaría General para tramitar el fechado y numeración de la resolución de apertura.
i¿Los términos de referencia, sus anexos o la resolución de apertura requiere ajuste?
Si: La Dirección responsable realiza el ajuste solicitado por la Dirección General en máximo 1 día hábil y radica los soportes correspondientes a la
Secretaría General, quien tramitará las firmas de la Subdirección y Dirección General, previa verificación de la incorporación de los ajustes solicitados
por la Dirección.
No: Continua con la actividad 12.
Nota: La Dirección podrá solicitar ajustes o modificaciones a los términos de referencia cuando lo considere pertinente, los cuales deberán ser
atendidos por los equipos responsables previo a la firma y publicación en página web.
Secretaría General
(SEGEL)
Subdirector
General
Director General
Resolución de apertura firmada
Términos de referencia firmados
12
FECHAR Y NUMERAR RESOLUCIÓN DE APERTURA
Fecha y numera la resolución de apertura de la convocatoria. Envía mediante el sistema Orfeo a la dependencia responsable, junto con los términos
de referencia debidamente firmados por el Director y Subdirector General, con sus anexos, para posterior publicación.
Secretaría General
(SEGEL)
Resolución de apertura firmada y
numerada
Términos de referencia firmados
Memorando
13
SOLICITAR LA PUBLICACIÓN DE LA APERTURA DE LA CONVOCATORIA
Envía por correo electrónico al Equipo de Comunicaciones la siguiente información para dar apertura a la convocatoria:
• Resolución de apertura de la convocatoria escaneada, debidamente firmada, numerada y fechada.
• Términos de referencia firmados y escaneados.
• Términos de referencia (versión consulta con enlaces para acceder a los aplicativos).
• Anexos respectivos.
Una vez publicados los documentos, estos son custodiados por la dirección técnica, iniciando la conformación del expediente físico y virtual, de
acuerdo al procedimiento Control de registros de información y administración de instrumentos archivísticos A104PR02.
Nota: El responsable de la convocatoria deberá coordinar con el Equipo de Comunicaciones la información que deberá ser publicada en la página
web, en el espacio dispuesto para la convocatoria.
Responsable de la
convocatoriaCorreo electrónico
6 días hábiles
1 día hábil adicional en
caso de requerir ajuste o
modificación
1 día
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DESCRIPTIVO PROCEDIMIENTO APERTURA Y CIERRE DE CONVOCATORIAS CODIGO: M301PR01
VERSIÓN: 10
N° 6. DESCRIPCIÓN GENERAL APERTURA Y CIERRE DE CONVOCATORIAS RESPONSABLETIEMPOS
(días hábiles)
REGISTROS
Subrayado y en cursiva: Registro
controlado por el SGC y
disponible en GINA
14
DAR APERTURA A LA CONVOCATORIA MEDIANTE SU PUBLICACIÓN EN EL PORTAL WEB
De acuerdo con la programación realizada, se da apertura a la convocatoria publicando en la página web de Colciencias la información remitida por el
responsable de la convocatoria.
Equipo de
Comunicaciones y
responsable de la
convocatoria
Términos de referencia, anexos y
resolución de apertura publicados
15
REALIZAR SEGUIMIENTO AL DESARROLLO DE LA CONVOCATORIA
Realiza seguimiento permanente al desarrollo de las actividades relacionadas con la convocatoria, mediante el Plan Operativo de la Convocatoria
cargado en la herramienta GINA.
i¿Detecta retrasos en las fechas establecidas?
Si: Toma las acciones necesarias y si es requerido documenta acción correctiva (ver Procedimiento Acciones correctivas y preventivas G102PR02) o
inicia trámite de adenda (ver Instructivo Elaboración y Trámite de Adendas de Términos de Referencia de Convocatorias M301PR01I01). Continúa
actividad 16.
No: Continúa actividad 16.
Director Técnico,
Gestor de Programa
respectivo y/o
responsable de la
convocatoria
Permanente
Registro según actividades de
seguimiento
Ver Instructivo Trámite de Adendas a
Convocatorias de CTeI
M301PR01I01
y/o
Ver Procedimiento Acciones
correctivas y preventivas
G102PR02
16
RECIBIR Y DAR RESPUESTA A REQUERIMIENTOS
Atiende al usuario por los diferentes canales de atención para orientarlo en el desarrollo de la convocatoria (Ver Manual Servicio al Ciudadano
M401M01).
Nota: Toda modificación efectuada a los términos de referencia (adendas) debe ser informada por el responsable de la convocatoria al Grupo de
Atención al Ciudadano con el fin de actualizar la información que se le proporciona a los usuarios. Así mismo, el responsable de la convocatoria deberá
informar a las demás dependencias de apoyo cuya gestión se vea afectada por las modificaciones.
Grupo de Atención al
CiudadanoPermanente
Ver Manual Servicio al Ciudadano
M401M01
17
CERRAR CONVOCATORIA
De acuerdo a la configuración del sistema de información previamente realizada, se da cierre a la convocatoria en la fecha y hora programada en los
términos de referencia. Envía una relación de las propuestas recibidas (cuando aplique) al responsable de la convocatoria y al Grupo de Registro (si
aplica).
Oficina TIC 1 día
Correo electrónico
Reporte de propuestas recibidas
Una vez impreso este documento se considerará una COPIA NO CONTROLADA. Vigente a partir de su liberación en GINA
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Fecha Numerales
2010-05 Todos
2011-03 6, 8
2011-07-08
5
6
8
2012-04-25
1
2
3
6
7
8
2014-05-30Encabezado
7
2014-10
Encabezado
2
3
6
7
2014-12-01 7
Se cambia código del procedimiento y de formatos por nuevo mapa de procesos
Se modifica el nombre del procedimiento
Se ajusta el alcance.
Se ajustan las disposiciones generales.
Se ajusta el flujograma.
Se ajusta actividad 1 y se crean los formatos Términos de Referencia y sus respectivos
anexos.
Se crean las actividades 2 y 3.
Se ajusta actividad 4, asignando como responsable de la aprobación de los términos de
referencia al Comité de Subdirección.
Se crea actividad 5, estableciendo tiempos para la preparación de la apertura de la
convocatoria.
Se modifica el responsable de la firma de la resolución de apertura de la convocatoria en
actividad 9, delegando dicha responsabilidad al Subdirector General.
Se crea actividad 12, conectando dicha actividad con el Instructivo para elaboración y trámite
de adendas.
Se ajustan puntos de control.
1Se excluye del procedimiento el concepto de anteproyectos. Se elimina el numeral de
indicadores.
2
3
4
Versión
0
7. CONTROL DE CAMBIOS
Se crea el documento
Descripción de la modificación
5
Se ajusta el flujograma con respecto a las nuevas actividades de control del cumplimiento al
plan de convocatorias.
Se ajusta redacción de las actividades y se incluyen puntos de control al plan de
convocatorias.
Se elimina el numeral de control de registros.
Se ajusta la redacción del objetivo.
Se ajusta el alcance del procedimiento.
Se ajustan las disposiciones generales.
Se realiza ajuste del flujograma.
Se ajustan las actividades del procedimiento.
Se ajustan los puntos de control.
6Se modifica actividad 6 para clarificar el envío del memorando para revisión de términos de
referencia.
Una vez impreso este documento se considerará una COPIA NO CONTROLADA. Vigente a partir de su liberación en GINAPág. 10 de13
Fecha NumeralesVersión
7. CONTROL DE CAMBIOS
Descripción de la modificación
2015-04-21
4
5
6
7
Se incluye la definición de proyecto CTeI.
Se incluye la Resolución 088 de 2015.
Se modifica flujograma de acuerdo a los ajustes en las actividades.
Se incluye la actividad 4 de revisión en Comité de Dirección Técnica.
Se incluye punto de control 2.
Se ajustan registros relacionados con TdR y anexos.
7
8
Se incluye el literal d dentro de las disposiciones generales.
Se actualizan las normas asociadas al procedimiento.
Se incorporan las directrices establecidas por la Subdirección General mediante comunicación
interna, con relación a la radicación de documentos para inscripción de temas para Comité de
Subdirección y tiempos para aprobación de TdR previo a su debida publicación.
Se ajustan los responsables de las actividades.
Se ajusta el alcance de la revisión de los TdR por parte de la DGRL.
Se incluye en la actividad 4 una nota relacionada con la posible participación de
representantes de la OAP, SEGEL y la DGRL con el fin de aclarar inquietudes sobre los
conceptos sobre los TdR.
Se incluye el Anexo Línea de Tiempo como registro importante para el control de los tiempos
que permiten abrir las convocatorias.
Se ajusta el título y los registros de la actividad 5, aclarando los anexos para inscripción de
tema a Comité de Subdirección.
Se ajustan los tiempos del procedimiento, especialmente los que están bajo responsabilidad
de las instancias de decisión.
Se incluye dentro de los registros el formato Plantilla Aprobación de términos de referencia
M301PR01F08.
Se incluye en la actividad 7 el modelo Capacitación del Grupo Registro Requisitos Mínimos de
la Convocatoria M301PR06MO1.
Se crea la actividad 13 con el fin de dividir las responsabilidades de solicitud y publicación la
apertura de la convocatoria.
Se aclara la nota de la actividad 16, con respecto a la información que se debe suministrar a
diferentes áreas frente a posibles modificaciones a los términos de referencia.
3
5
6
Rige a partir de
su liberación en
GINA
Una vez impreso este documento se considerará una COPIA NO CONTROLADA. Vigente a partir de su liberación en GINAPág. 11 de13
Fecha NumeralesVersión
7. CONTROL DE CAMBIOS
Descripción de la modificación
Rige a partir de
su liberación en
GINA
3
4, 5
6
Rige a partir de
su liberación en
GINA
3
6
V
10
- En las disposiciones generales, se establece como requisito para las convocatorias que se
realizan en alianza con otras entidades, el capacitar al Grupo de Atención al Ciudadano.
- Se establece como requisito al solicitar la elaboración de la resolución de apertura de la
convocatoria, anexar el listado de asistencia de la capacitación realizada al Grupo de Atención
al Ciudadano.
- Se aclara en el descriptivo las actividades que no aplican para los procesos de ventanilla
abierta en las que se utiliza como documento de referencia las guías técnicas.
9
Se modifica en las disposiciones generales y en el descriptivo, la denominación de las
dependencias conforme con el Decreto 849 de 2016.
Se aclarara el tiempo para inscripción del tema en comité (5 días hábiles)
Se ajusta la actividad 11, para incluir la firma de los TdR por parte del Director General,
aclarando los 3 días hábiles de anticipación con que se debe radicar en la Subdirección y la
Dirección General.
Cargo: Cargo:10
Contratista Equipo
Calidad-OAP
- Subdirector General
- Secretaria General
- Director de Fomento a la Investigación
- Director de Desarrollo Tecnológico e Innovación
- Directora de Mentalidad y Cultura
- Contratista Equipo Calidad-OAP
Mario Sánchez
- Alejandro Olaya Dávila
- Paula Fernando Chiquillo
- Oscar Gualdrón González
- Julián Pontón Silva
- Ulia Yemail Cortes
- Adriana Pereira
Comité de subdirección
Cargo:
Elaboró Revisó Aprobó
Nombre: Nombre: Nombre:
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