PRESUPUESTO
Se llama presupuesto al cálculo y negociación anticipada de los ingresos y egresos de
una actividad económica (personal, familiar, un negocio, una empresa, una oficina, un
gobierno) durante un período, por lo general en forma anual. Es un plan de acción
dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que
debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este
concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.1 El presupuesto
es el instrumento de desarrollo anual de las empresas o instituciones cuyos planes y
programas se formulan por término de un año.
Elaborar un presupuesto permite a las empresas, los gobiernos, las organizaciones
privadas o las familias establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos.
Para alcanzar estos fines, puede ser necesario incurrir en déficit (que los gastos superen
a los ingresos) o, por el contrario, puede ser posible ahorrar, en cuyo caso el presupuesto
presentará un superávit (los ingresos superan a los gastos).
El presupuesto como instrumento de gestión anticipa el conocimiento de los posibles
problemas, facilitando el estudio de las distintas alternativas de acción, cuando aquellos
tengan lugar. La elaboración del presupuesto es un proceso complejo en cuanto que
implica la participación e integración de los diferentes niveles y centros de
responsabilidad. A partir de él y de forma periódica, generalmente cada mes, la
evaluación de la actuación de los distintos centros viene explicitada por el cálculo de las
desviaciones entre el presupuesto y los resultados conseguidos.
ANALISIS Y EJECUCION DE PRESUPUESTOS
Para elaborar un presupuesto se deben seguir los siguientes pasos:
1.- Formulación de objetivos específicos por parte de la dirección por medio de
programas cuantificados en términos económico-financieros para cada centro de
responsabilidad y referidos a un período de tiempo determinado. Ello permitirá: •
Profundizar en el conocimiento de los objetivos individuales y organizativos que se
esperan alcanzar. • Anticipar resultados antes de que se produzcan. • Clarificar el
comportamiento y el resultado esperado y guiar, en consecuencia, el proceso de
decisión.
2 • Motivar hacia el logro de los objetivos e integrar y coordinar a las diferentes
personas y centros. 2.- Especificación de las necesidades de producción relacionadas
con las capacidades y tiempos configurados en los programas de producción, que
reducido a unidades monetarias darán lugar a los presupuestos de producción.
3.- Establecimiento del programa de compras, que una vez cuantificado en términos
monetarios, concluirá en el presupuesto de compras, así como el presupuesto de
tesorería necesario para su ejecución. 4.- Resumen de la información relativa a los
ingresos y costes estimados a fin de obtener de manera previsional el resultado de la
actividad del período.
Es frecuente que, una vez aprobado el presupuesto, y durante el ejercicio, se produzcan
circunstancias que puedan modificar más o menos sustancialmente las características
que han servido para la realización del presupuesto inicial. Sin embargo, sólo será
conveniente efectuar una revisión sustantiva del mismo por razones estructurales
importantes, tales como: - Cambios inesperados en el entorno (crisis de ventas, inflación
muy elevada, etc.). - Cambios en alguna actividad importante. - Cambios en los
estándares. - Introducción o eliminación de alguna actividad significativa, etc. Para
compensar este desajuste del presupuesto conviene realizar estimaciones que permitan
conocer el impacto de dichos cambios y anticipar su efecto en el resultado. La
utilización de presupuestos flexibles, cuando los cambios no son realmente
significativos permite efectuar determinados ajustes "a posteriori" de los presupuestos
iniciales sin tener que modificarlos. Durante el transcurso del ejercicio, sin modificar el
presupuesto aprobado, es importante realizar nuevas estimaciones ajustadas a los hechos
ocurridos que puedan afectar a los objetivos establecidos en el presupuesto, con objeto
de ajustar el importe de las variables más significativas, tales como ventas, márgenes de
contribución, gastos, etc. con criterios más realistas. Estas estimaciones ganarán
importancia a medida que transcurra el período anual. El presupuesto de tesorería, no
obstante, deberá ser ajustado permanentemente, dadas sus específicas características.
Debe distinguirse entre el presupuesto de tesorería, que permite tener una visión global
de la situación financiera, y el presupuesto de gestión de tesorería, dependiente del
departamento financiero, que será quien lo deba actualizar periódicamente.
DEPRECIACIÓN
Es la distribución sistemática del importe depreciable de un activo a lo largo de su vida
útil. Importe depreciable es el costo de un activo, o el importe que lo haya sustituido,
menos su valor residual. Se depreciará de forma separada cada parte de un elemento de
propiedades, planta y equipo que tenga un costo significativo con relación al costo total
del elemento.
Otra definición de la depreciación es la siguiente:
La depreciación es un reconocimiento racional y sistemático del costo de los bienes,
distribuido durante su vida útil estimada, con el fin de obtener los recursos necesarios
para la reposición de los bienes, de manera que se conserve la capacidad operativa o
productiva de la empresa.
AMORTIZACION:
Amortización es la distribución sistemática del importe amortizable de un activo
intangible durante los años de su vida útil.
La amortización es el mismo proceso que la depreciación, con la única diferencia que
utilizada sólo para los activos intangibles y los activos diferidos (los Activos que tienen
valor, pero que no se puede tocar), Por ejemplo, una patente o marca y los gastos
pagados por anticipados.
Amortización Depreciación
¿Qué es?: Amortización es la
distribución sistemática
del importe amortizable
de un activo intangible
durante los años de su
vida útil.
Depreciación es la
distribución sistemática
del importe depreciable
de un activo a lo largo de
su vida útil.
Se utiliza
para:
Los activos intangibles,
por ejemplo, las patentes
Los activos Fijos, por
ejemplo, la maquinaria
DIAGRAMA PERT
Un diagrama de Evaluación del Programa y de Revisión Técnica es una herramienta
que se utiliza en escenarios de gestión de proyectos. Los diagramas PERT son útiles
para seguir el tiempo y los recursos necesarios para completar un objetivo, así como
para mantener en perspectiva la secuencia correcta de todas las tareas. Aunque es
menos común que el diagrama de Gantt, que se encuentra en la mayoría de
los software de gestión de proyectos, los diagramas PERT son más eficaces en la
contabilidad de la incertidumbre en un proyecto, específicamente la incertidumbre de
los tiempos. Con todo, el conocimiento de la estructura básica de los diagramas PERT
es una necesidad para cualquier persona en la gestión de proyectos. El método pert es
una técnica que le permite dirigir la programación de su proyecto. El método PERT
consiste en la representación gráfica de una red de tareas, que, cuando se colocan en una
cadena, permiten alcanzar los objetivos de un proyecto.
Fue diseñada por la marina de los Estados Unidos para permitir la coordinación del
trabajo de miles de personas que tenían que construir misiles con cabezas nucleares
POLARIS.
En su etapa preliminar, el método PERT incluye lo siguiente:
Desglose preciso del proyecto en tareas,
Cálculo de la duración de cada tarea,
La designación de un director del proyecto que se haga cargo de asegurar la
supervisión de dicho proyecto, de informar, en caso de ser necesario, y de tomar
decisiones en caso de que existan variaciones de las proyecciones.
Red PERT
La red PERT (a veces denominada gráfico PERT) consta de los siguientes elementos:
Tareas (a veces denominadas actividades o etapas), representadas por una flecha. Se
le asigna a cada una de las tareas un código y una duración. Sin embargo, la longitud
de la flecha es independiente de la duración de la tarea.
Etapas, es decir, el inicio y el final de la tarea. Cada tarea tiene una etapa de inicio y
una de finalización. Con excepción de las etapas iniciales y finales, cada etapa final
es una etapa de inicio de la siguiente tarea. Las etapas generalmente están numeradas
y representadas por un círculo, pero en algunos otros casos pueden estar
representadas por otras formas (cuadrados, rectángulos, óvalos, etc.).
Tareas ficticias, representadas por una flecha punteada que indica las limitaciones
de las cadenas de tareas entre ciertas etapas.
DIAGRAMA DE GANT
El diagrama de Gantt es una útil herramienta gráfica cuyo objetivo es exponer el tiempo
de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total
determinado. A pesar de esto, el Diagrama de Gantt no indica las relaciones existentes
entre actividades.
Dada la posición de cada tarea a lo largo del tiempo hace que se puedan identificar
dichas relaciones e interdependencias. Fue Henry Laurence Gantt quien, entre 1910 y
1915, desarrolló y popularizó este tipo de diagrama en Occidente.
Por esta razón, para la planificación del desarrollo de proyectos complejos (superiores a
25 actividades) se requiere además el uso de técnicas basadas en redes de precedencia
como CPM o los diagramasPERT. Estas redes relacionan las actividades de manera que
se puede visualizar el camino crítico del proyecto y permiten reflejar una escala de
tiempos para facilitar la asignación de recursos y la determinación del presupuesto. El
diagrama de Gantt, sin embargo, resulta útil para la relación entre tiempo y carga de
trabajo.
En gestión de proyectos, el diagrama de Gantt muestra el origen y el final de las
diferentes unidades mínimas de trabajo y los grupos de tareas (llamados summary
elements en la imagen) o las dependencias entre unidades mínimas de trabajo (no
mostradas en la imagen).
Desde su introducción los diagramas de Gantt se han convertido en una herramienta
básica en la gestión de proyectos de todo tipo, con la finalidad de representar las
diferentes fases, tareas y actividades programadas como parte de un proyecto o para
mostrar una línea de tiempo en las diferentes actividades haciendo el método más
eficiente.
Básicamente el diagrama está compuesto por un eje vertical donde se establecen las
actividades que constituyen el trabajo que se va a ejecutar, y un eje horizontal que
muestra en un calendario la duración de cada una de ellas.
Cómo crear un diagrama de GANTT
En un diagrama de GANTT, cada tarea es representada por una línea, mientras que las
columnas representan los días, semanas, o meses del programa, dependiendo de la
duración del proyecto. El tiempo estimado para cada tarea se muestra a través de una
barra horizontal cuyo extremo izquierdo determina la fecha de inicio prevista y el
extremo derecho determina la fecha de finalización estimada. Las tareas se pueden
colocar en cadenas secuenciales o se pueden realizar simultáneamente.
DIFERENCIA ENTRE PERT Y GANTT
Una diferencia principal entre el diagrama de Gantt y PERT es visual. Los diagramas
PERT consisten de nodos interconectados mientras que los diagramas de Gantt
consisten en barras horizontales interconectadas y escalonadas. Sin embargo, ambos
gráficos son similares en el hecho de que utilizan los vínculos para mostrar la secuencia
apropiada de las tareas en ejecución.