Curso MS Project 2007 bajo los lineamientos del PMI®
Expositor:Ing. Paul Villacorta Chávez
Agenda - Menú
2. Proyectos?
5. Overview MS Project!
3. Gestión de Proyectos?
4. PMI / PMP?
7. Preguntas?
1. Introducción a Proyectos
Recomendaciones6. Conclusiones - Recomendaciones
Introducción a los Proyectos I
Qué son los Proyectos?
Diferencias entre
Subproyecto, Programas y
Portafolios de Proyectos?
Qué características tiene un proyecto?
Limitado en tiempo
Tiene una fecha de inicio y de fin
Tiene entregables definidos
Tiene actividades interrelacionadas
Necesita de recursos
Tiene un patrocinador
No se ha hecho antes
Introducción a los Proyectos II
• Formulación y Evaluación de Proyectos
• Administración o Gerencia de Proyectos
• Operaciones
Diferencias entre:
Formulación yEvaluación
Administración óGerencia
Operaciones
Introducción a los Proyectos III
Qué es la Administración de Proyectos?
Cual es la diferencia con los Planes?
• Plan de Negocios
• Plan de Marketing
• Plan Estratégico
• Etc.
¿Qué es la Gerencia de Proyectos?
Es la aplicación deconocimientos,habilidades,herramientas ytécnicas, a lasactividades de unproyecto paralograr losrequermientos delos involucrados.
Responsabilidades del GP ó DP?
Lograr que el trabajo se haga a
tiempo, dentro del presupuesto y de
acuerdo a lasespecificaciones
Desarrollar el equipo
Servir de integradorentre la alta
gerencia y el equipo
Transmitir lo aprendido a la organización
Stakeholders
Aquellos afectados, positiva o
negativamente, por el desarrollo del proyecto
Agentes del Proyecto
Sponsor
Líderes deProyectos
Gerente delProyecto
Cliente
StakeholdersStakeholders
Involucrados
Comité deProyectos
Representantes“inhouse”
Relación: Stakeholders y Proyectos
Macro – Procesos del Proyecto (PMI)
Iniciación
Planeación
Ejecución
Seguimiento y Control
Cierre
Interacción de los Procesos
Interacción de los Procesos en un Ciclo
Introducción a los Proyectos IV (antes)
•Alcance
•Costos
•TiempoQué es la triple restricción en los Proyectos?
Introducción a los Proyectos IV (actual)
• Alcance
• Costos
• Tiempo
• Recursos
• RiesgosQué son las restricciones en los Proyectos?
Caso de Proyectos
Si aumenta el ámbito?
• Qué cambia?
Si se reduce el tiempo?
• Qué cambia?
Si el disminuye el costo?
• Qué cambia?
Y si se quiere aumentar el ámbito, con el mismo costo y a menor tiempo?• Qué sucede?
Ámbito Costo Tiempo
x 10,000 12 meses
Calidad?
Organigrama de un Proyecto
Lenguaje de los Proyectistas?
Stakeholders
Kick Off
Best Practice
Sponsor
WBS
Leaders
PMO
Gantt Chart
Restriction
PMI - PMP
Task
Managment
IT/IS
Team
Integrate
PMBOK
Resources
CPM - PERT
OPM3
Project Charter
Cost
WBS Chart Pro
Cierre del proyecto I
La aceptación del proyecto por el
cliente
Las revisionesfinales y la
generación de la documentación
final
La retención de la
documentaciónesencial del
proyecto
Cierre del proyecto IIPrepara el pago
final
Finaliza el proyecto
Provee al clientecon toda la
información
Reasigna el personal
Cierra las órdenesde compra y los subcontratistas
Prepara los reportes de costo
final y de programación
final
Comienza la garantía y la operación
Cierre del proyecto III
Comunicar el fin oficial del proyecto.
Notificar al equipo.
Da las últimas recomendaciones y registros.
Señala las razones de las últimas tomasde decisiones.
Qué es PMI?
El Project Management Institute (PMI) es una institución fundada en 1969 en EEUU por y para profesionales de dirección de proyectos.
• Actualmente cuenta con más de 200.000 miembros en mas de 125 países. Tiene entre sus objetivos el establecer estándares de Gerenciamiento de Proyectos y administrar la certificación de profesionales.
Las certificaciones profesional que otorga el
PMI son cada vez más reconocidas y demandadas
por profesionales y empresas a nivel mundial. Entre sus certificaciones más importantes están:
PMP (Project Management
Professional) y el CAPM(Certified in Project
Management).
Qué es PMI?
PMBOK?
Áreas del Conocimiento(PMBOK)
Ejemplo:Area Conocimiento
vs Procesos
Certificaciones PMI?
Contacto PMI - Perú?
Ciclo de Vida del Proyecto
Impacto Costo vs Interesados
Mapa del proyecto
El Mapa del proyecto recoge las fases del ciclo de vida de un
proyecto: el inicio, la elaboración de un plan, la ejecución, control y el cierre del proyecto.
Mapa del Proyecto: Fase I
Mapa del Proyecto: Fase II
Mapa del Proyecto: Fase III
Ejemplo de Proyecto de 1 Fase
Ejemplo de Proyectos de varias Fases
Software de Proyectos?
Qué es el MS Project?
• En qué nivel deproyectos se usa?
• En que se diferenciacon otros paquetes?
• MS Project solo paraproyectistas?
Otros Paquetes para Proyectos?
MS Excel Primavera
SPSSEconometric
Views
S10
WBS Chart
Overview MS Project?
Documento de Microsoft Project
• Se inicia descomponiendo el proyecto en operaciones componentes para formar una lista completa de las actividades esenciales.
FASE PLANEACION:
• Es construir un diagrama de tiempo que muestre los tiempos de inicio y término para cada actividad, así como su relación con las otras actividades del proyecto.
FASE PROGRAMACION:
• Esta incluye el uso del diagrama PERT y GANTT para el desarrollo de reportes periódicos y de avance.
FASE CONTROL:
Fundamentos de redes
Un diagrama de redes es un modelo matemático
que usa pequeños círculos (nodos)
conectados por lazos o ramas que representan las
relaciones precedentes.
GRÁFICA 1
1 2
3
5
7 8
6
412
8
12
4
6
95
3
4
18
Cuál es el camino crítico?Cuánto tiempo de holgura estádisponible?
Camino Tiempos
A: 1-2-3-4-5-7-8 12+8+12+4+6 = 12
B: 1-2-4-5-7-8 12+4+18+4+6 = 44
C: 1-2-4-6-7-8 12+4+5+9+6 = 36
D: 1-2-6-7-8 12+3+9+6 = 30
GRAFICA 2
Distribución
A
B
E
F
D
C
Planta
$2$4
$3
$7
$5$6
$5
$1
Los caminos posibles y sus costos son:Camino A-B-E-F = $2+4+3 = $9 (millones)
A-C-E-F = $1+5+4 = $9 (millones)A-C-F = $1+7 = $8 (millones) � menor costoA-D-F = $6+5 = $11(millones)
Cuál es la ruta de menor costo?
GANTT vs. PERT vs. CPM
El diagrama (GANTT), así como los métodos de camino crítico (CPM) y la técnica de revisión y evaluación del programa (PERT) son técnicas
de redes para analizar un sistema de actividades y eventos que deben ser
terminados en una secuencia específica para lograr una meta.
Método del Camino Crítico
Definir el proyecto en términos de actividades y tareas.
Construir un diagrama de redes mostrando las relaciones entre ellos.
Calcular el tiempo para cada camino de la red.
Asignar recursos para garantizar el logro óptimo de los objetivos.
Programación de proyectos
En la administración de Proyectos uno de los aspectos importantes
es establecer la asignación de tiempo a
cada tarea.
• Valor más optimista (por la noche) 0.5 h.
• Valor muy pesimista (embotellamiento) 4.0 h.
• Valor normal (el más frecuente) 1.5 h.
Supongamos, que en el planteamiento de un
PERT, se encuentra una tarea (transporte de una ciudad a otra):
Una estimación mínima, por debajo de la cual es imposible descender (sería la más optimista), se designará como "a“
Una estimación máxima, por encima de la cual es imposible que el trabajo se prolongue (salvo accidente, situación muy hipotética, cuya probabilidad de aparición se desprecia) será una estimación muy pesimista, se designará como "b"
Una valor más frecuente, en el que posee la mayor probabilidad de aparición, se trata del Modo o valor Modal de la función repartición (se sobreentiende, repartición de las probabilidades entre los diferentes valores posibles, se designará como "m")
Hoja de cálculo de
Microsoft Excel
INTRODUCCION AL MS PROJECT
QUE ES MICROSOFT
PROJECT?
Es una herramienta que permite
planear sistemáticamen
te las fases y tareas de un
proyecto
MS PROJECT LE PERMITIRÁ:
Organizar la lista de
actividadesen una
estructurajerárquica.
Asignarrecursos y costos a lasdiferentes
actividades.
Obtener la gráfica de red del proyecto.
Imprimir unagran
variedad de informes.
Práctica: MS Project
Introducción
• Microsoft Project
• Diagrama Gantt
Crear Proyecto (Ejemplo)
• Calendario
• Tareas (Principales, secundarias, Predecesoras y operaciones con tareas)
• Diagrama Gantt
• Asignación de recursos
• Personalización del proyecto
Uso de un programa de actividades de un proyecto
Calcular el tiempo necesario para completarel proyecto.
Tiempo de las actividades: De que me sirvesaber cuando voy a empezar?, es importanteconocer esto, para poder tener los recursos
disponibles (materiales, mano de obra y equipo).
Duración Total del Proyecto: Es importante, ya que el responsable podrá conocer cuanto le afecta el proyecto en costos y en días ,si ocurre
un cambio de una actividad.
DIAGRAMA DE GANTT
• Creador Henry L. Gantt
• Es una ayuda gráfica creada para poder organizar las actividades de un proyecto en un horizonte de tiempo
Objetivo del Diagrama de
Gantt
Información previa
Título de su proyecto
Calendario: Dias laborables y no laborables en el proyecto(Receso acádemico, sábados y domingos)
Lista de tareas principales (WBS – EDT)
Dividir cada tarea en subtareas (Pasos para ejecutar la Tareaprincipal)
Determinar la duración de cada tarea y subtarea.
Preparar Información Básica (Conocimientos, otras presentaciones,
etc.)
Realizar Presentación en Power Point :
Imprimir Handouts y Fotocopias
Verificar el correcto funcionamiento del programa en el sitio
Indicaciones sobre el seminario
Realización del seminario
1 2
4
7 8
•Búsqueda del Sitio•Confirmación del sitio
•Determinar Fecha, Hora y Lugar:
Enviar mensajes de Invitación al personal
administrativo.
6 5
•Preparar ejemplo en Microsoft Project•Borrador•Diseñar la presentación
3
Ejemplo: Cronograma de trabajo para la preparación de un seminario
•Indicaciones sobre el seminario
•Preparar Información Básica
•Verificar el correcto funcionamiento del programa en el sitio
•Enviar mensajes de Invitación al personal administrativo.
•Realizar Presentación en Power Point
•Buscar un ejemplo de aplicación
•Realizar la presentación en borrador
•Diseñar la presentación
•Imprimir Handouts y Fotocopias
•Realización del seminario
PREPARACION DE SEMINARIO Titulo del proyecto
Tarea Principal
Tareas secundarias•Búsqueda del Sitio
TAREAS Y SUBTAREAS
•Confirmación del sitio
•Determinar Fecha, Hora y Lugar
CONCLUSIONES
Los Proyectos han tenido y seguirán
teniendo una importancia crítica,
estando presentes en un amplio abanico de
organizaciones.
La Gestión de proyectos es
caracterizada por los conflictos derivado
de los objetivos trazados, y el escaso uso de los recursos, y
de los cambios deseados por los
clientes.
Recomendaciones
El uso de las tecnologías de información, serán muynecesarias en función o no del tamaño o complejidad delproyecto, del tipo de análisis requerido (recursos, costos,riegos, etc.) y de la frecuencia en la actualización del mismo.
Estas ventajas del empleo de métodos informáticos son claras:
• El equipo del proyecto dispondría de más tiempo para dedicarse a problemas prioritarios.
• Una clara y mejora en la programación y control.
• Se disminuye el riesgo asociado al retraso del proyecto.
• Los equipos disponen de herramientas para la toma de decisiones precisas y rápidas.
CONCLUSIONES
Aprender sobre
Proyectos Usar paquetes de Proyectos
Certifícate!
Recomendaciones
CapacitaciónTecnológica
CompetenciasEmpresariales
Hacer Empresa!
(Convertirse en Proyectista)
Microsoft.com/latam/educacion/cursos
Aulaclic.com
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