ANEXO 1. REDISTRIBUCIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN DEL SIG AL MAPA DE
PROCESOS
Código: PM-AN-01Versión: 03
El objetivo de la redistribución de ladocumentación es completar elrediseño del Mapa de Procesosiniciada en el año 2012, quepermita optimizar el número deprocesos y facilite la apropiaciónpor los Servidores del MEN
OBJETIVO DE LA REDISTRIBUCIÓN
PLAN DE MIGRACIÓN
No. Actividad Responsable Fecha Entregable
1 Realizar plan operativo del SIG SDO Junio 2017 Plan Operativo
2 Realizar diagnóstico SIG SDO Julio 2017 Aulas situacionales
3 Revisar el despliegue del mapa de procesos y la plataforma documental
SDO Agosto 2017 Mapa de Procesos / Matriz de Excel con la redistribución documental
4 Realizar propuesta del rediseño de la documentación
SDO Septiembre 2017
Presentación de rediseño de la documentación
5 Realizar proyección del acto administrativo del SIG (Formalizar mapa de proceso y Política SIG)
SDO Septiembre 2017
Propuesta Resolución SIG
6 Presentar para revisión y aprobación Resolución SIG (incluye propuesta del Mapa de Procesos y Política SIG), en Comité de Desarrollo Administrativo
SDO Octubre 2017 / Febrero2018
Acta de Comité de Desarrollo Administrativo / Resolución SIG aprobada
PLAN DE MIGRACIÓN
No. Actividad Responsable Fecha Entregable
7 Realizar despliegue del Mapa de Procesos con los líderes de calidad
SDO Octubre –Diciembre 2017
Presentación de rediseño de la documentación / Listas de asistencia
8 Realizar proceso contractual de migración documental
SDO Diciembre 2017
Contrato / Cronograma de migración
9 Realizar cargue de la documentación del SIG en el aplicativo
SDO Mayo - Junio2018
Plataforma SIG actualizada
10 Realizar socialización del Mapa de Procesos y documentación del SIG en todo el Ministerio
SDO Junio – Julio 2018
Presentación de rediseño del Mapa de Procesos y documentación / Listas de asistencia
11 Realizar estrategia de evaluación, participación, entendimiento y apropiación del Mapa de Procesos
SDO Julio – Agosto 2018
Encuesta
REDISTRIBUCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
DEL SIG
IR
IR
IR
IR
MAPA DE PROCESOS
PLANEACIÓNGESTIÓN DE PROCESOS Y
MEJORA
GESTIÓN DE COOPERACIÓN
GESTIÓN DE COMUNICACIONES
GESTIÓN DE SERVICIOS TIC
GESTIÓN DE CONOCIMIENTO E
INNOVACIÓN
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PROCESOS ESTRATÉGICOS
Situación Inicial 2017:
Macroproceso: Planeación
Situación 2018 (Migración SIG)
Proceso: Planeación
Planeación Financiera y presupuestal
1. Desagregación de recursos
2. Anteproyecto de presupuesto
1. Documento Soporte - Guía
para el Trámite de Vigencias Futuras
Planeación sectorial e
institucional
1. Planeación Institucional
2. Planeación Integral del SIG
3. Formulación de proyectos
4. Plan de Acción Anual
5. Planeación Sectorial-
1. Manual del Sistema Integrado
de Gestión
Seguimiento a planes, proyectos y
recursos
1. Seguimiento al Plan de Acción Anual
2. Seguimiento a plan estratégico sectorial
3. Seguimiento a plan estratégico institucional
PROCESOFicha Técnica
(Procedimiento)
Documentos Soporte
1. Planeación Institucional y Sectorial
2. Anteproyecto de presupuesto y desagregación de recursos
3. Formulación de proyectos
4. Seguimiento a Planes y Proyectos
5. Recopilación y Consolidación de Datos de las Fuentes Primarias del Sector Educativo
6. Procesamiento y Auditoría de Datos de los Sistemas del MEN para la Generación de
reportes Estadísticos Sectoriales
7. Liberación de reportes e indicadores sectoriales
8. Distribución de Recursos
9. Promoción y Fortalecimiento de la Participación
10. Mecanismo de Audiencia Pública
11. Fortalecimiento institucional para la participación
12. Plan de Acción Anual
1. Guía para el Trámite de Vigencias Futuras
2. Guía para la formulación y seguimiento al Plan de Acción
3. Guía para realizar seguimiento al Plan de Acción anual
4. Guía - Lineamientos de difusión de la información estadística del
MEN
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1. PROCESO: PLANEACIÓN
PROCEDIMIENTOS GUÍAS
Total Documentos: 12 Total Documentos: 16
Situación Inicial 2017: Macroproceso: Mejora
Situación 2018 (Migración SIG) Proceso: Gestión de Procesos y Mejora
Actualizar y controlar
información del SIG
1. Actualizar y Controlar Información del SIG.
7. DS - Estructura Documentación SIG
PROCESOFicha Técnica
(Procedimiento)
Documentos Soporte
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2. PROCESO: GESTIÓN DE PROCESOS Y MEJORA
1. Manual del SIG
(Anexo 1. Redistribución
de la documentación del SIG al mapa
de procesos
Anexo 2. Planificación de
los objetivos SIG)
1. Control de documentos del SIG
2. Gestión de planes de mejoramiento
3. Identificación y tratamiento del producto
o servicio no conforme
(Anexo 1. Identificación del producto Servicio No
Conforme)
4. Revisión por la dirección
5. Identificación y valoración de aspectos e
impactos
6. Identificación y evaluación de
obligaciones de cumplimiento ambiental
7. Competencia, formación, toma de
conciencia y comunicación
1. Administración
del riesgo
2. Guía de Control
documental
3.Guía indicadores
1. Elaboración de
documentos
MANUALES PROCEDIMIENTOS GUÍAS Instructivo
Total Documentos: 18 Total Documentos: 15
Administrar Riesgos
1. Administrar riesgos2. Guía de
Administración de Riesgos
Realizar la caracterización
ambiental
1. Definir programas y control operacional ambiental.
2. Identificar y evaluar obligaciones de cumplimiento ambiental
3. Identificar y valorar aspectos e impactos
4. competencia Formación, Toma de Conciencia y Comunicación
3. DS - Matriz de requisitos legales
ambientales
4. DS - Matriz contratos con responsabilidad
ambiental
5. DS - Identificación y valoración de aspectos e
impactos ambientales
Modernizar estructura
organizacional
1. Actualizar planta de personal -Estructura organizacional
2. Establecer cargas de trabajo
1. DS-Establecer cargas de trabajo
Planear, desarrollar y
mejorar procesos
1. Administrar aplicación de modelos de gestión.
2. Administrar certificaciones del SIG
3. Planear diseño rediseño mejoras a procesos
7. DS - Estructura Documentación SIG
Situación Inicial 2017: Macroproceso: Gestión de Comunicaciones
Situación 2018 (Migración SIG)
Proceso: Gestión de Comunicaciones
Gestión de Comunicación corporativa
1. Asesoría en comunicaciones a eventos institucionales y protocolo
2. Manejo de Imagen Corporativa
1. Diseño y ejecución de campañas (externas e internas)
2. Edición y producción de contenidos para la página web
3. Edición y producción de contenidos para las redes sociales
4. Monitoreo de medios, redes sociales y de imagen corporativa
5. Manejo de imagen corporativa
6. Asesoría en comunicaciones a eventos institucionales y protocolo
7. Gestión de contenidos y atención a medios de comunicación
8. Gestión de contenidos y administración de los medios internos
1. Plan Estratégico de Comunicaciones 2016
- 2018
Gestión de Comunicación Organizacional
1. Gestión de Contenidos y administración de los medios internos
PROCESOFicha Técnica
(Procedimiento)
Gestión de la Comunicación Informativa
1. Diseño y ejecución de campañas
2. Edición y Producción de contenidos para las redes sociales
3. Edición y Producción de contenidos para la página Web
Gestión Medios de comunicación
1. Monitoreo de medios, redes sociales y de imagen corporativa
2. Gestión de Contenidos y atención a medios de comunicación
Planeación de la comunicación
1. Atención de solicitudes de divulgación vía brief
2. Formulación y evaluación del plan estratégico de comunicaciones Institucional
3. Formulación de lineamientos de comunicación Sectoriales
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PROCEDIMIENTOS PLANES
3. PROCESO: GESTIÓN DE COMUNICACIONES
Total Documentos: 11 Total Documentos: 8
Situación Inicial 2017: Macroproceso: Gestión Articulación y Alianzas de las Partes Interesadas
Situación 2018 (Migración SIG)
Proceso: Gestión de Alianzas
Fortalecimiento Institucional para la
Participación
1. Fortalecimiento institucional para la participación
Promoción y Fortalecimiento de la
Participación
1. Promoción y Fortalecimiento de la Participación
Gestión de Cooperación y Gobernanza de
Partes Interesadas
1. Seguimiento a la gestión de cooperación del MEN
2. Identificación de necesidades y oportunidades para a gestión de
cooperación
3. Gestión de la Cooperación con Fuentes Privadas y no Gubernamentales
Nacionales e Internacionales
4. Gestión de la cooperación con fuentes oficiales bilaterales y multilaterales.
5. Gestión de la Cooperación hacia otras instituciones y Países
6. Gestión Cooperación y Gobernanza de Partes Interesadas
1. Documento Soporte - Mapa de Red de Relaciones
MEN
PROCESOFicha Técnica
(Procedimiento)
Documentos Soporte
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4. PROCESO: GESTIÓN DE ALIANZAS
Total Documentos: 9 Total Documentos: 3
PROCEDIMIENTOS PROTOCOLO
1. Gestión de Alianzas
2. Oferta de Cooperación 1. Relacionamiento con Aliados
Situación Inicial 2017:
Macroproceso: Gestión de Servicios TIC
Situación 2018 (Migración SIG)
Proceso: Gestión de Servicios TIC
Diseño de Servicios TIC
1. Gestión Catálogo de Servicios y Niveles de Servicio
2. Gestión de Proveedores
3. Gestión de disponibilidad
4. Gestión de capacidad
DS - Guía para realizar estudio de precios
1. Manual Metodología Gestión De Proyectos
1. Gestión catálogo de servicios y niveles de
servicio
2. Gestión de Disponibilidad
3. Gestión de Capacidad
4. Gestión de Arquitectura Empresarial
TIC
5. Gestión de Solicitudes
6. Gestión de Incidentes
7. Gestión de Problemas
8. Gestión de Seguridad Informática
9. Gestión de Entrega
10. Gestión de Configuración
11. Gestión de Proyectos
12. Gestión de Cambios
1. Instructivo Política de uso y
creación de contraseñas
seguras
2. Instructivo Modelo de Operación
3. Instructivo Lineamientos
Gestión de Cambios
1. Plan de Capacidad
Estrategia de Servicios TIC
1. Gestión al plan estratégico de tecnología de la información y las
comunicaciones
2. Gestión de Arquitectura Empresarial TIC
3. Definición y Diseño de Políticas TIC
DS- Manual de políticas de servicios TIC
Operación de
servicios TIC
1. Gestión de Solicitudes
2. Gestión de Incidentes
3. Gestión de Problemas
4. Gestión de Seguridad
Informática
1. Política de uso y creación de contraseñas seguras
2. Modelo de Operación / 3. Guía Soporte de Tercer Nivel
4. Guía Gestión de Solicitudes / 5. Lineamientos de Gestión de Vulnerabilidades / 6. Lineamientos de Copias de Respaldo, Recuperación de Activos Informáticos / 7. Lineamientos de
Borrado Seguro y destrucción de la Información
8. Lineamientos de Gestión de Medios Removibles
9. Lineamientos de Gestión de Acceso /
10. Lineamientos de Gestión de LOGS
PROCESOFicha Técnica
(Procedimiento)Documentos Soporte
Transición de servicios TIC
1. Gestión de entrega
2. Gestión de Configuración
3. Gestión de Proyectos
4. Gestión de Cambios
1. Lineamientos del Comité de Cambios “CAB”
2. Metodología Gestión de Proyectos OTSI
3. Lineamientos del Comité de Cambios de Emergencia “ECAB”
4. Lineamientos de Gestión de Cambios
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MANUAL PROCEDIMIENTOS INSTRUCTIVOS PLANES
5. PROCESO: GESTIÓN DE SERVICIOS TIC
Total Documentos: 31 Total Documentos: 17
Situación Inicial 2017:
Macroproceso: Gestión del Conocimiento del SectorSituación 2018 (Migración SIG)
Proceso: Gestión de Conocimiento e Innovación
Generación de la Base de
Conocimiento1. Desarrollo de productos de conocimiento
1. Guía estudios de desarrollo de productos de conocimiento
2. Guía de lecciones aprendidas
3. Guía de estudio de buenas prácticas
1. Gestión del Conocimiento
PROCESOFicha Técnica
(Procedimiento)Documentos Soporte
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MANUALES
4. PROCESO: GESTIÓN DE CONOCIMIENTO E INNOVACIÓN
Gestión activos de conocimiento
1. Difusión, trasferencia y administración de los activos de conocimiento
2. Evaluación de los activos de conocimiento.
Gestión de data
1. Recopilación y consolidación de datos de las fuentes primarias del sector educativo
2. Procesamiento y auditoria de datos de los sistemas del MEN para la generación de
reportes estadísticos sectoriales.
3. Evaluación de requerimientos de datos y reportes estadísticos del sector educativo
4. Liberación de reportes e indicadores sectoriales
1. Política de tratamiento y protección de datos personales
2. Aviso de privacidad
Identificación de Conocimiento
1. Identificación de conocimiento
1. Guía de herramientas de gestión de conocimiento
2. Guía para definición de conocimiento critico
Total Documentos: 15 Total Documentos: 1
PROCESOS MISIONALES
DISEÑO DE POLÍTICA E
INSTRUMENTOS
IMPLEMENTACIÓN DE LA POLÍTICA
EVALUACIÓN DE POLÍTICA
SERVICIO AL CIUDADANO
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Situación Inicial 2017: Macroproceso: Diseño y formulación de políticas publicas en educación
Situación 2018 (Migración SIG)
Proceso: Diseño de Política e Instrumentos
Formulación de Políticas Publicas en Educación
1. Formulación de Políticas Públicas
1. Guía para la
Formulación de Políticas
Públicas
PROCESOFicha Técnica
(Procedimiento)
Documentos Soporte
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1. PROCESO: DISEÑO DE POLÍTICA E INSTRUMENTOS
Total Documentos: 3 Total Documentos: 3
Diseño de Instrumentos
1. Producción de documentos técnicos
de normalización sectorial
PROCEDIMIENTOS GUÍA
1. Diseño y formulación de política
2. Diseño de instrumentos
1. Guía para el diseño de políticas
en materia de educación
Situación Inicial 2017: Macroproceso: Implementación de Políticas Publicas en Educación
Situación 2018 (Migración SIG)
Proceso: Implementación de la Política
Asistencia Técnica
1. Prestación Seguimiento y Evaluación de la Asistencia Técnica
2. Planeación y Programación de la Asistencia Técnica
II. ASISTENCIA TÉCNICA:
1. Asistencia técnica
PROCESOFicha Técnica
(Procedimiento)
Documentos Soporte
Distribución de Recursos
1. Distribución de Recursos de Conectividad
2. Distribución de Recursos de Complemento
3. Distribución de Recursos de Educación Superior
4. Distribución de Recursos a las Universidades Públicas. Art. 87 Ley 30
5. Distribución de Recursos a las Universidades Públicas por Votaciones
6. Certificación de Deudas Laborales
7. Distribución de Recursos del Sistema General de Participaciones
Gerencia de Proyectos
1. Ejecución de Proyectos
2. Planificación de la Ejecución de Proyectos
Guía para Articular el Modelo de
Procesos del MEN con la Gerencia de Proyectos
PROCEDIMIENTOS GUÍA
2. PROCESO: IMPLEMENTACIÓN DE LA POLÍTICA
I. GERENCIA DE PROYECTOS:
1. Gerencia de proyectos
III. MONITOREO Y ASEGURAMIENTO:
1. Seguimiento al reporte de Derechos Pecuniarios en Educación Superior.
2. Seguimiento Preventivo a Instituciones de Educación Superior.
3. Investigaciones a Instituciones de Educación Superior.
4. Certificación de Deudas Laborales.
5. Medidas preventivas y correctivas EPBM .
6. Monitoreo a la educación superior y educación preescolar básica y media
7. Visitas en educación superior del servicio educativo
8. Visitas en EPBM
1. Guía para Articular el Modelo de Procesos
del MEN con la Gerencia de Proyectos
2. Guía de capacitaciones preventivas en
Educación Superior
3. Guía de visitas de inspección y vigilancia
de ES
CONTINUA
Situación Inicial 2017: Macroproceso: Implementación de Políticas Publicas en Educación
Situación 2018 (Migración SIG)
Proceso: Implementación de la Política
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PROCEDIMIENTOS GUÍA
2. PROCESO: IMPLEMENTACIÓN DE LA POLÍTICA
Total Documentos: 12 Total Documentos: 24
IV. ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD (TRÁMITES, OPAS Y OTROS)
1. Operación básica para el aseguramiento de la calidad.
2. Administración de pares
3. Convalidación de títulos de educación superior obtenidos en Instituciones extranjeras de pregrado o postgrado
4. Convalidación u Homologación de títulos de Educación Preescolar, Básica y Media obtenidos en el exterior
5. Acreditación de Instituciones.
6. Ratificación de Reformas Estatutarias.
7. Certificado de programa académico, certificado de idoneidad del titulo de posgrado para ascender al grado 14 del escalafón y certificado de existencia y representación legal de IES.
8. Registro e inscripción de rectores y representantes legales de Instituciones de Educación Superior Privadas.
9. Legalización de Documentos Académicos en Educación Superior.
10. Validación de modelos de reconocimiento de Gestión de Calidad para Colegios Privados.
11. Habilitación de ET
.
Situación Inicial 2017:
Macroproceso: Monitoreo y AseguramientoSituación 2018 (Migración SIG)
Proceso: Evaluación de Política
Atención de quejas y reclamos del servicio
educativo
1. Peticiones, quejas, reclamos y solicitudes o sugerencias de Educación Superior
2. Quejas y reclamos de EPBM/ Medidas Correctivas
3. Quejas y reclamos de EPBM
1. Evaluación de políticas, programas, planes, proyectos, estrategias, acciones o instrumentos de política
PROCESOFicha Técnica
(Procedimiento)
Documentos Soporte
Gestión de solicitudes de certificaciones, convalidaciones,
validaciones y legalizaciones
1. Ratificación de Reformas Estatutarias.
2. Convalidación de títulos de educación superior obtenidos en Instituciones extranjeras de pregrado o postgrado
3. Registro e inscripción de rectores y representantes legales de Instituciones de Educación Superior Privadas
4. Validación de modelos de Reconocimiento de Gestión de Calidad para Colegios Privados
5. Certificado de programa académico para ascenso al grado 14 en el escalafón docentes y Certificado de existencia y
representación legal
6. Convalidación u Homologación de títulos de Educación Preescolar, Básica y Media obtenidos en el exterior
7. Legalización de Documentos Académicos en Educación Superior
PROCEDIMIENTOS
3. PROCESO: EVALUACIÓN DE POLÍTICA
Habilitación del ingreso de
administradores y prestadores del
servicio educativo y acreditación de alta
calidad
1. Operación básica para el aseguramiento de la calidad
2. Acreditación de Instituciones
3. Habilitación de ET
4. Administración de pares
CONTINUA
Situación Inicial 2017:
Macroproceso: Monitoreo y AseguramientoSituación 2018 (Migración SIG)
Proceso: Evaluación de la Política
Monitoreo Del Servicio
Educativo
1. Seguimiento al reporte de Derechos Pecuniarios en Educación Superior
2. Elaborar y realizar seguimiento al plan de acción de monitoreo de la Educación Superior
1. Índice de indicadores de
riesgo de las instituciones de educación superior (IRIS)
PROCESOFicha Técnica
(Procedimiento)
Documentos Soporte
VOLVER
3. PROCESO: EVALUACIÓN DE LA POLÍTICA
Vigilancia y Control del
servicio Educativo
1. Seguimiento Preventivo a Instituciones de Educación Superior
2. Investigaciones a Instituciones de Educación Superior
3. Requerir información final
4. Medidas correctivas EPBM
5. Medidas Preventivas EPBM
6. Visitas en EPBM
7. Realizar visitas en educación superior del servicio educativo
1. Guía de visitas de
inspección y vigilancia
Total Documentos: 25 Total Documentos: 1
Situación Inicial 2017: Macroproceso: Atención al Ciudadano
Situación 2018 (Migración SIG) Proceso: Servicio al Ciudadano
Atención al Ciudadano
1. Gestionar PQRS
2. Prestación de la atención al ciudadano
1. Prestación de la atención al ciudadano
2. Gestión PQRS
3. Gestión de certificados de IES
4. Gestión de actos administrativos
5. Monitoreo a las Secretarias de Educación
6. Seguimiento a trámites, peticiones y recursos en el Grupo de Atención al Ciudadano del MEN
7. Revisión y actualización de información sobre requisitos de trámites ciudadano en el MEN
8. Medición de la satisfacción del ciudadano y partes interesadas en el Grupo de Atención al Ciudadano
9. Gestión de actos administrativos disciplinarios
10. Peticiones, quejas, reclamos y solicitudes o sugerencias de Educación Superior
11. Quejas y reclamos de EPBM
12. Quejas y reclamos de EPBM/ Medidas Correctivas
1. Guía Elaboración mensual del Ranking Secretarias de Educación
2. Guía de Cargue del Ranking en la página del PMSE
PROCESOFicha Técnica
(Procedimiento)
Documentos Soporte
Atención de quejas y
reclamos del servicio
educativo
1. Legalización de documentos de IES
2. Gestión de actos administrativos disciplinarios 3. Gestión de certificados de IES
4. Gestión de actos administrativos
PROCEDIMIENTOS GUÍAS
5. PROCESO: SERVICIO AL CIUDADANO
Monitoreo de la
Atención al Ciudadano
1. Guía Elaboración mensual del Ranking Secretarias de Educación
2. Guía para la Elaboración mensual del Ranking Secretarias de Educación
3. Guía de Cargue del Ranking en la página del PMSE
Procesamiento de la
Solicitud
1. Monitoreo a las Secretarias de Educación
2. Medición de la satisfacción del ciudadano y partes interesadas en el Grupo de Atención al
Ciudadano
3. Revisión y actualización de información sobre requisitos de trámites ciudadano en el MEN
4. Seguimiento a trámites, peticiones y recursos en el Grupo de Atención al Ciudadano del MEN
Total Documentos: 13 Total Documentos: 14 VOLVER
PROCESOS DE APOYO
CONTRATACIÓNGESTIÓN
FINANCIERAGESTIÓN
ADMINISTRATIVA
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
GESTIÓN DOCUMENTAL
GESTIÓN JURÍDICA
VOLVER
Situación Inicial 2017: Macroproceso: Contratación
Situación 2018 (Migración SIG) Proceso: Contratación
Pre
con
trac
tual
1. Concurso de Méritos / Consultores / Concurso abierto
2. Selección basada en la calidad (SBC)
3. Grandes Superficies
4. Selección Abreviada / Subasta Inversa Presencial / Subasta Inversa Electrónica
5. Selección por las Calificaciones de los Consultores (SCC)
6. Selección basada en menor costo SBMC
7. Licitación pública
8. Mínima Cuantía
9. Acuerdo Marco de precios
10. Comparación precios
11. Formato - Elaboración de estudios y documentos previos (Insumo)
12. Concurso de Méritos / Conformar lista de precalificación
13. Selección de consultores individuales
14. Contratación directa o selección basada en una sola fuente
15. Selección basada en la calidad y el costo (SBCC)
16. Contratación directa
17. Selección Abreviada / Menor Cuantía
18. Licitación pública internacional - Licitación pública nacional (para especificación técnicas BID)
19. Selección Abreviada / Bolsa de Productos
20. Selección de consultores individuales
21. Selección basada en presupuesto fijo SBPF
22. Elaboración, actualización y seguimiento del plan de anual de adquisiciones (PAA)
1. Manual de Contratación
2. Acuerdos de Nivel de
servicio Macro
Manual de Contratación
1. Elaboración, actualización y seguimiento del plan de anual de adquisiciones (PAA)
2. Elaboración de estudios y documentos previos (Insumo)
3. Licitación pública
4. Selección Abreviada / Subasta Inversa Presencial / Subasta Inversa Electrónica
5. Selección Abreviada / Menor Cuantía
6. Selección Abreviada / Bolsa de Productos
7. Selección Abreviada / Acuerdo Marco de precios
8. Concurso de Méritos / Conformar lista de precalificación
9. Concurso de Méritos / Consultores / Concurso abierto
10. Contratación directa
11. Mínima Cuantía
12. Grandes Superficies
13. Contratación con Entidades sin Ánimo de Lucro
14. Licitación pública internacional - Licitación pública nacional (para especificación técnicas BID)
PROCESOFicha Técnica
(Procedimiento)
Documentos Soporte
CONTINUA
MANUALES PROCEDIMIENTOS
1. PROCESO: CONTRATACIÓN
Situación Inicial 2017: Macroproceso: Contratación
Situación 2018 (Migración SIG) Proceso: Contratación
Co
ntr
actu
al
1. Supervisión y/o Interventoría del Contrato convenio u orden de aceptación de oferta
2. Modificación del contrato, convenio u orden de aceptación de oferta
3. Declaración de Incumplimiento e imposición de sanción y multas
4. Legalización del contrato, convenio u orden de aceptación de oferta)
1. Guía para solicitar declaración de
incumplimiento e imposición de sanciones
2. Validador aportes salud y pensión
3. Guía para el manejo del anticipo
15. Selección basada en calidad y costo (SBCC)
16. Contratación directa o selección basada en una sola fuente
17. Selección de consultores individuales
18. Comparación precios
19. Selección basada en calidad (SBC)
20. Selección basada en menor costo SBMC
21. Selección basada en presupuesto fijo SBPF
22. Selección basada en las Calificaciones de los Consultores (SCC)
23. Selección de consultores individuales
24. Legalización del contrato, convenio u orden de aceptación de oferta
25. Supervisión y/o Interventoría del Contrato convenio u orden de aceptación de oferta
26. Modificación del contrato, convenio u orden de aceptación de oferta
27. Administrativo sancionatorio contractual
28. Liquidación de contrato
1. Guía para el manejo del anticipo
2. Guía para validar aportes salud y
pensión contratistas
3. Guía para solicitar
declaración de incumplimiento e
imposición de sanciones
PROCESOFicha Técnica
(Procedimiento)
Documentos Soporte
Po
sco
ntr
actu
al
1. Liquidación de Contrato
VOLVER
PROCEDIMIENTOS GUÍAS
1. PROCESO: CONTRATACIÓN
Total Documentos: 32 Total Documentos: 31
Situación Inicial 2017: Macroproceso: Gestión Financiera
Situación 2018 (Migración SIG) Proceso: Gestión Financiera
Administrar Ciclo Financiero de
Egresos
1. Tramitar Recursos de Caja Menor
2. Ejecutar recursos
3. Ejecutar recursos de proyectos con financiación externa
4. Procedimiento gestionar libranzas para contratistas
1. Acuerdos de Nivel de Servicio
Subdirección de Gestión Financiera 1. Administración y
fiscalización de ingresos
2. Tramitar reintegros y Devoluciones
3. Administrar ciclo financiero de egresos
4. Gestionar y ejecutar recursos de crédito
externo
5. Emitir Estados Financieros, Efectuar Registros, Ajustes y
Depuraciones.
6. Gestionar PAC
7. Generar Informes de Gestión
Presupuestal
1. Instructivo: Para expedición de certificaciones
tributarias
1. Anexo: Acuerdos de nivel de servicio - ANS -
Subdirección De Gestión Financiera
2. Anexo: Cronograma información estados
financieros MEN
PROCESOFicha Técnica
(Procedimiento)
Documentos Soporte
Administrar ciclo financiero de
ingresos
1. Administrar Información Recaudos (Ley 21, Estampilla Pro UN)
2. Gestionar Recursos de Crédito Externo
3. Reportar información exógena de convenios
4. Manejo de exógenas
5. Presentar declaraciones de impuestos
6. Realizar Fiscalización Recaudo (Ley 21/1982 y Ley 1697)
7. Registrar ingresos de Ley 21, Estampilla Pro UN y Educación Superior
8. Tramitar reintegros y devoluciones
1. Instructivo de recaudo y cartera
2. Auto de archivo
3. Requerimiento por pago conjunto
4. Llamado a prevención
5. Modelo resolución titularización
6. Requerimiento por pago con el SENA
7. Instructivo expedición certificaciones
VOLVER
PROCEDIMIENTOS INSTRUCTIVOS ANEXO
2. PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA
Efectuar Procesos Contables
1. Efectuar registros, ajustes y depuraciones
2. Emitir estados financieros
3. Manejo contable para proyectos con financiación externa
Efectuar seguimiento y
control presupuestal
1. Generar informes de gestión presupuestal
2. Gestionar PAC
1. Información estados financieros MEN
Total Documentos: 26 Total Documentos: 10
Situación Inicial 2017: Macroproceso: Gestión Administrativa
Situación 2018 (Migración SIG) Proceso: Gestión Administrativa
Ges
tio
nar
Ev
ento
s
1. Coordinar Logística de Eventos
2. Reservar Salas
1. Gestionar Comisiones de
Servicios al Interior y Exterior
2. Implementar, Ejecutar y
Monitorear Controles
Operacionales Ambientales
3. Coordinar Logística de Eventos
1. Reservar salas
1. Gestión Integral de Residuos
1. Requisitos Hojas de
Seguridad para
Fumigación
PROCESOFicha Técnica
(Procedimiento)
Documentos Soporte
Ges
tio
nar
Co
ntr
ol
Op
erac
ion
al A
mb
ien
tal
1. Implementar controles operacionales ambientales
2. Ejecutar y Monitorear Programas ambientales
1. Manual de gestión de residuos
2. Instructivo para el control de derrames
3. Hojas de Seguridad
4. DS - Procedimiento Operativo de Control de
Derrames (PON)
Ges
tio
nar
co
mis
ion
es d
e se
rvic
io
1. Gestionar Comisiones de Servicios al Interior
2. Gestionar Comisiones de Servicios al exterior
CONTINUA
PROCEDIMIENTOS INSTRUCTIVO PLANES PROTOCOLOS
3. PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Situación Inicial 2017: Macroproceso: Gestión Administrativa
Situación 2018 (Migración SIG) Proceso: Gestión Administrativa
Ges
tio
nar
Op
erac
ion
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1. Administrar Vigilancia y Seguridad
2. Administrar Servicios de Aseo y Cafetería
3. Administrar y Mantener la Infraestructura Física. (Mantenimiento
Correctivo en Infraestructura Física, Muebles e Inmuebles).
4. Administrar y Mantener la Infraestructura Física. (Mantenimiento
Preventivo en Equipos Diferentes a Computo)
5. Administrar Parque Automotor
1. Condiciones Operativas para
Prestación de Servicio de Aseo y Cafetería
4. Administración y control de recursos físicos
1. Guía - Condiciones Operativas para Prestación de Servicio de Aseo y Cafetería
2. Guía - Administración de bodegas
3. Guía - Administrar parque automotor, mantenimiento preventivo y correctivo
4. Guía- Administrar y Mantener la Infraestructura Física.
5. Guía- Administrar Vigilancia y Seguridad
PROCESOFicha Técnica
(Procedimiento)
Documentos Soporte
VOLVER
Ges
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1. Baja de Bienes
2. Enajenación por Subasta Pública de bienes dados de baja.
3. Gestionar seguros
4. Efectuar Salidas y Traslados De Bienes
5. Realizar reintegro de bienes.
6. Legalización de inventarios
7. Toma física de inventarios
8. Registrar entrada de bienes a la bodega
1. Administración de bodegas
PROCEDIMIENTOS GUÍAS
3. PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Total Documentos: 25 Total Documentos: 12
Situación Inicial 2017: Macroproceso: Gestión de Talento Humano
Situación 2018 (Migración SIG) Proceso: Gestión del Talento Humano
Seleccionar y vincular el talento humano
1. Generación del plan anual de vacantes
2. Selección del talento humano
3. Vinculación del talento humano
PROCESOFicha Técnica
(Procedimiento)
CONTINUA
4. PROCESO: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
Realizar inducción y reinducción al talento
humano 1. Realizar inducción y reinducción al talento humano
Evaluar el desempeño del talento humano
1. Evaluación de Gerentes Públicos
2. Evaluación de servidores públicos de carrera administrativa y libre nombramiento y remoción que no
son gerentes públicos.
3. Medición de desempeño para servidores nombrados en provisionalidad
Gestionar la Seguridad y Salud Laboral
1. Plan básico de salud y seguridad laboral
2. subprograma de higiene industrial
3. Subprograma de promoción prevención y control de la medicina preventiva y del trabajo
4. Subprograma de seguridad industrial
Resolver Asuntos Disciplinarios
1. Resolver asuntos disciplinarios
1. Selección del talento humano
2. Evaluación del desempeño del talento humano
3. Capacitación del talento humano
4. Liquidar nómina y prestaciones sociales
5. Tramites y certificaciones
6. Desvinculación del talento humano
7. Elaboración, revisión y actualización de la matriz de identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles del MEN
8. gestión del comité paritario de seguridad y salud en el trabajo COPASST del MEN
9. diagnostico de condiciones de salud y perfil sociodemográfico de la población
10. Ausentismo
11. Estilos de vida y trabajo saludable
12. Mediciones ambientales
13. Reportar e investigar incidentes y accidentes laborales en el MEN
14. reportar e investigar enfermedades laborales
15. vigilancia epidemiológica
16. Evaluaciones médicas ocupacionales
17. Inspecciones de seguridad
18. Generación plan anual de vacantes
19. Administración de la planta de cargos
PROCEDIMIENTOS
Situación Inicial 2017: Macroproceso: Gestión de Talento Humano
Situación 2018 (Migración SIG) Proceso: Gestión del Talento Humano
PROCESOFicha Técnica
(Procedimiento)
Documentos Soporte
VOLVER
4. PROCESO: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
Gestionar la desvinculación
laboral
1. Gestionar la Desvinculación Laboral
1. Calificación de la evaluación del desempeño no satisfactoria / 2. Aceptación de renuncia
3. Retiro por invalidez absoluta
4. Calificación de evaluación de periodo de prueba no satisfactoria / 5. Sanción disciplinaria
6. Insubsistencia en un cargo de LNR
7. Insubsistencia en un cargo provisional
8. Retiro por pensión de jubilación
9. Soporte Fallecimiento / 10.Revocatoria de nombramiento / 11. Fallecimiento
Desarrollar integralmente el talento humano
1. Capacitación del Talento Humano.
2. Estímulos al Talento Humano
1. Encuesta de Bienestar.
2. Descripción de actividades de clima organizacional.
3. Descripción de Actividades del Programa de Retiro Asistido
Administrar el vinculo laboral
1. Administración de la planta de cargos.
2. Liquidar Nómina y Prestaciones Sociales.
3. Tramite de requerimientos de
personal.
1. Guía Trámite de Cesantías.
2. Guía para la generación de reporte de provisiones de nómina.
3. Instructivo base de datos administración de personal
4. Instructivo para la liquidación de nómina.
Total Documentos: 36 Total Documentos: 19
1. Soporte Fallecimiento
2. Retiro por Pensión de Jubilación
3. Insubsistencia en un cargo provisional
4. Insubsistencia a un Servidor por Calificación no Satisfactoria en
Periodo de Prueba
5. Insubsistencia en un cargo de Libre Nombramiento y Remoción
6. Retiro del Servicio a un Servidor Publico al Llegar la Edad de Retiro
Forzoso
7. Sanción Disciplinaria
8. Retiro por Invalidez Absoluta
9. Calificación de la Evaluación del Desempeño no Satisfactoria para
Servidor de Carrera Administrativa
10. Revocatoria de Nombramiento Publico por no Acreditar Requisitos
1. Instructivo Descripción de
Actividades Programa de
Retiro Asistido a Pensionados
2. Instructivo Descripción de
Actividades Clima Organizacional
1. Guía Tramite de Cesantías
2. Guía para Generar
Reporte de Provisiones de
Nomina a Través de la
Base de Datos de
Administración de Talento Humano
1. Plan de Respuesta a
Emergencias y Contingencias para el MEN
ANEXO INSTRUCTIVO GUÍA PLAN
Situación Inicial 2017: Macroproceso: Gestión Documental
Situación 2018 (Migración SIG) Proceso: Gestión Documental
Planeación Documental
1. Actualización de las Tablas de Retención Documental - TRD
1. Programa de gestión documental PGD
2. Plan institucional de archivo PINAR
1. Actualización de las Tablas de Retención Documental – TRD
2. Generación, radicación y distribución de las
comunicaciones internas
3. Recepción, radicación y distribución de las
comunicaciones externas
4. Envío de comunicaciones oficiales
5. Gestión y tramite de los documentos
6. Consulta y préstamo de documentos en archivo de gestión
7. Consulta y préstamo de documentos en archivo central
8. Organización y administración del Archivo de Gestión
9. Transferencias documentales primarias y secundarias
10. Eliminación de documentos análogos, electrónicos y digitales
11. Reprografía de Archivos
1. Manual de transferencias
secundarias para entidades liquidadas, fusionadas,
privatizadas y/o de cuyas
funciones se trasladan al Ministerio
2. Manual del Sistema
Integrado de Conservación –
SIC
(Anexo. Plan de Conservación y
Plan de Preservación)
3. Manual de transferencias de
productos de contratos y/o
consultoría
1. Plan institucional de archivo
PINAR
1. Programa de gestión
documental PGD
2. Programa de
documentos especiales
3. Programa de
documentos vitales y
esenciales
PROCESOFicha Técnica
(Procedimiento)Documentos Soportes
PROCEDIMIENTOS INSTRUCTIVO PLANES PROGRAMAS
5. PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
Producción Documental
1. Generación, radicación y distribución de las comunicaciones
internas2. Recepción, radicación y
distribución de las comunicaciones externas
3. Envío de comunicaciones oficiales
Gestión y trámite de
los documentos
1. Gestión y tramite de los documentos
2. Consulta y préstamo de documentos en archivo de gestión
3. Consulta y préstamo de documentos en archivo central
Organización y
transferencia documental
1. Organización y administración del Archivo de Gestión
2. Transferencias documentales primarias y secundarias
1. Instructivo entrega archivo producto de contratos y/o
consultoría
Disposición Final de
Documentos
1. Disposición Final de Documentos
2. Reprografía de Archivos
VOLVERTotal Documentos: 14 Total Documentos: 34
Situación Inicial 2017: Macroproceso: Gestión Jurídica
Situación 2018 (Migración SIG) Proceso: Gestión Jurídica
Atender consultas jurídicas y proyectos de
acto administrativo
1. Emitir concepto jurídico, y elaborar proyectos de acto administrativo en segunda instancia.
1. Gestión de proyectos normativos
2. Ejercer la jurisdicción coactiva
3. Atención a Tutelas
PROCESOFicha Técnica
(Procedimiento)PROCEDIMIENTOS
6. PROCESO: GESTIÓN JURÍDICA
Atender Asuntos Contenciosos
1. Atender embargos judiciales
2. Atender procesos de conciliación prejudicial
3. Atender asuntos judiciales
Ejercer Jurisdicción Coactiva
1. Ejercer jurisdicción coactiva
1. Elaborar y formalizar proyectos de norma del MEN
2. Emitir conceptos jurídicos para proyectos legislativos
VOLVERTotal Documentos: 7 Total Documentos: 3
PROCESO DE EVALUACIÓN
EVALUACIÓN Y ASUNTOS
DISCIPLINARIOS
VOLVER
Situación Inicial 2017: Macroproceso: Evaluación
Situación 2018 (Migración SIG) Proceso: Evaluación y Asuntos Disciplinarios
Gestionar Planes de Mejoramiento
1. Gestionar Planes de Mejoramiento
1. Metodología para el seguimiento a Planes de Mejoramiento
2. Guía Planes de Mejoramiento
PROCESOFicha Técnica
(Procedimiento)
Documentos Soporte
Realizar evaluación
independiente
1. Administrar auditorías internas al SIG
2. Monitorear y gestionar evaluación de entes de control externo
Realizar seguimiento y
retroalimentación a la gestión
1. Evaluar el Desempeño del SIG
2. Evaluar y realizar tratamiento de servicio no conforme
3. Hacer seguimiento al mapa de indicadores
1. FT- Evaluar y realizar tratamiento de servicio no
conforme
2. FT-Tramites de aseguramiento de calidad en educación superior
3. FT- Servicio de asistencia técnica
4. FT- Servicio de desarrollo de proyectos
5. FT- Servicio de distribución y seguimiento de recursos
financieros
VOLVER
N.A.
1. Matriz Servicios- Dependencias MEN
2. Ficha Técnica Servicio De Definición de Políticas y
Normatividad
5. PROCESO: EVALUACIÓN
Total Documentos: 15 Total Documentos: 5
1. Auditorías Internas
2. Relación con Entes de Control Externo
3. Evaluación de las dependencias
4. Resolver Asuntos Disciplinarios Proceso Ordinario
5. Resolver Asuntos Disciplinarios Proceso Verbal
PROCEDIMIENTOS
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