P/. Solución de gestión documental, archivo y custodia legal
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F/. 25 de nov de 2015
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P/. Archivo electrónico de larga duración
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Desde la aprobación de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos la interacción de los ciudadanos de forma electrónica a los servicios de la administración es un derecho.
Ley 39/2015 Procedimiento Administrativo Común “obligación de cada Administración Pública de mantener un archivo electrónico único”
Consecuencia de ello se requiere de herramientas para: Admitir documentación en formato electrónico con la misma garantía y validez legal Gestión de la documentación de un modo integral independientemente de su soporte (electrónico o papel) Guardar la documentación electrónica que forma parte de un expediente con las mismas garantías que un
expediente en papel.
En el caso de los expedientes electrónicos los principales problemas existentes para son: La “intangibilidad” de los documentos y por tanto una exigencia de gestión más garantista utilizando la firma
electrónica reconocida. La existencia de expedientes mixtos (papel y electrónico) La obsolescencia de los algoritmos utilizados para realizar firma electrónica debido al aumento de la capacidad
computacional de los equipos. Esto permitiría falsificar el documento La limitación del ciclo de vida de los certificados utilizados que exige su renovación no superior a 4 años.
Para todo ello DPT ha completado un sistema de gestión documental, archivo y custodia digital completo compuesto de varios subsistemas tanto con visibilidad externa como solo interna que funcionan de un modo coordinado.
A continuación se presenta este sistema destacando los aspectos principales de la solución.
Introducción
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Esquema global de la solución
A continuación pasaremos por cada una de las soluciones para explicar su funcionamiento
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Funcionalidades Herramienta de consulta de expedientes
Gestión de archivo de la propia Diputación de Teruel
Gestión de archivo de los municipios en modo ASP junto con el resto de la plataforma
El sistema debe dar servicio a diferentes tipos de usuarios (actores) con diferentes necesidades Personal responsable de la tramitación del expediente - escritorio de tramitación
Personal en búsqueda de información relativa a un expediente en curso
Personal en búsqueda de información relativa a un expediente archivado
Administrador del archivo de la Diputación
Administrador del sistema de información de gestión documental y archivo
Características Integrado en el sistema actual
Sistema de gestión de Expedientes Wand@
Aplicación Web. Sin necesidad de instalaciones en local.
Escalable.
Integrado en la plataforma hardware actual
Dar servicio en modo SAaS.
Sistema de gestión de archivos. Objetivos
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Funcionalidad para el funcionario Consulta
Realizar una búsqueda simple
Acceder a una búsqueda reciente
Opciones avanzadas de búsqueda Obtener informes
Gestión de entradas
Remitir un documento
Gestión de salidas Solicitar consulta o préstamo de
documentos Consultar préstamos
Funcionalidad para el administrador Administración de usuarios y permisos
Administración de archivos municipales Almacenamiento y backup
Sistema de gestión de archivos. Funcionalidades
Funcionalidades para el archivero Consulta
Realizar una búsqueda simple
Realizar una búsqueda avanzada
Acceder a una búsqueda reciente
Opciones avanzadas de búsqueda
Obtener informes
Gestión de entradas
Remitir un documento
Crear una nueva descripción
Gestión de salidas
Solicitar consulta o préstamo de documentos
Consultar préstamos
Consultar movimientos
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Gestión de ingresos de los expedientes remitidos por las distintas oficinas y/o departamentos de la Diputación.
Gestión de salidas de los documentos para su consulta y/o préstamo bajo autorización expresa.
Gestión de devoluciones de los documentos en préstamo.
Descripción de documentos que conforman los expedientes según normas archivísticas internacionales.
Integración con el sistema de administración electrónica para el ingreso de documentos automático y obtención de datos auxiliares.
Gestión del cuadro de clasificación.
Generación de informes de trabajo del servicio de archivo de la Diputación.
Búsqueda textual avanzada {full-text) en los contenidos del archivo.
Gestión de permisos de la aplicación utilizando el control de usuarios y perfiles definido en el LDAP de la Diputación
Sistema de gestión de archivos. Características
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Sistema de gestión de archivos. Remisión de documentos
Remisión de documentos al archivo
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Sistema de gestión de archivos. Descripción de registros
Descripción de un documento
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Sistema de gestión de archivos. Resultados de búsquedas
Búsqueda de documentos
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Ley 39/2015 Procedimiento Administrativo Común “obligación de cada Administración Pública de mantener un archivo electrónico único”
Consecuencia de ello se requiere de herramientas para: Admitir documentación en formato electrónico con la misma garantía y validez legal
Gestión de la documentación de un modo integral independientemente de su soporte (electrónico o papel)
Guardar la documentación electrónica que forma parte de un expediente con las mismas garantías que un expediente en papel.
En el caso de los expedientes electrónicos los principales problemas existentes para son: La obsolescencia de los algoritmos utilizados para realizar firma electrónica debido al aumento de la capacidad
computacional de los equipos. Esto permitiría falsificar el documento
La limitación del ciclo de vida de los certificados utilizados que exige su renovación no superior a 4 años.
Por este motivo es necesario establecer mecanismos para garantizar la autenticidad de los documentos electrónicos guardados.
El Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica indica dos posibles aproximaciones para dar solución a este objetivo: Uso de formato de firma longeva o de archivo. Conservación y custodia de las firmas en archivos digitales garantizando la fecha de ingreso y la no
modificación de los mismos
Por motivos legales, culturales e históricos (cumplimiento del articula 31 de la LAECSP)
Repositorio de custodia legal. Presentación
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El servicio de archivo electrónico y la preservación digital de larga duración es una necesidad estratégica para el desarrollo de la administración electrónica con las garantías legales exigibles.
El archivo de larga duración permite: Custodia de los documentos electrónicos con la garantía del mantenimiento de su validez
legal a lo largo del tiempo
Soluciones de protección ante la obsolescencia tecnológica
Servicio de evidencia electrónica con validez legal
Así pues el sistema de preservación digital de la información debe tener las siguientes funciones: Basado en el modelo OAIS (ISO 14721:2003) Open Archival Information System
Control de formatos: normalización y migración
Control de acceso (LDAP)
Registro de accesos
Gestión de la obsolescencia. Conversión de formatos
Metainformación sobre preservación
Almacenamiento de documentos encriptados
Repositorio de custodia legal. Objetivos funcionales
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Repositorio de custodia legal. Arquitectura
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El sistema se basa en el sistema OAIS
ISO 14721:2003: Open Archival Information System
ISO 20652:2006 Space data and information transfer systems -- Producer-archive interface -- Methodology abstract standard
Como puede verse en el esquema la información que entra en el sistema se encuentra paquetizada de modo que puede tratarse de un modo “abstracto” sin conocer su contenido.
El sistema trata los expedientes electrónicos como paquetes de entrada y salida.
Repositorio de custodia legal. Sistema de preservación
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De este modo el objeto de información del archivo almacenado es una composición de: Documento guardado
Metadatos de preservación de la información
Metadatos del paquete de información
Metadatos descriptivos
Documento en formato preservable
Cada paquete de información es almacenado en formato METS que permite gestionar los datos complejos de metadatos + objeto digital que forman un expediente
Repositorio de custodia legal. Esquema de documentos
Todo ello siguiendo el modelo ENI http://administracionelectronica.gob.es/?_nfpb=true&_pageLabel=PAE_PG_CTT_Area_Descargas&langPae=es&iniciativa=145
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Características Conversores de contenido plug-in
Detección de tipos automático
Gestor de políticas de conversión
Cumplimiento del ENS para copias auténticas
Única herramienta: organiza todo el proceso
Repositorio de custodia legal. Obsolescencia
Funcionalidad Mantenimiento de cualquier tipo de
contenido para su visualización y tratamiento sin perdida de información garantizada.
Permite el almacenamiento de gran volumetría.
Sistema autónomo o integrado
Registro de accesos
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Repositorio de custodia legal. Funcionalidades
Ingreso Creación de peticiones de transferencia de documentos / expedientes
Aprobar, rechazar y aceptar las solicitudes de transferencia de documentos / expedientes
Consulta Consulta en línea de los documentos
Descarga del informe de evidencia
Validación Informe del estado del documento
Preservación Gestión y ejecución de políticas de migración de documentos, de consistencia y de
Resellado.
Gestión de los formatos de los ficheros
Eliminado Eliminación de los documentos manteniendo las evidencias y traza de su existencia
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Repositorio de custodia legal. Caso de uso
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Repositorio de custodia legal. Integración con Custodi@
Desde la misma vista de detalle del expediente se incluye un informe del estado de integridad y validez del documento en Perdur@. En el se incluye la información de Estado de integridad de la informaciónVigencia actual del sellado de tiempo hasta su próximo reselladoPolítica de preservación utilizada.Fecha limite de estancia en el repositorio Perdur@ según la política de preservación
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Repositorio de custodia legal. Integración con el resto de sistemas
Factura electrónica
Mi solicit@ (Oficina virtual)
Secretaría
Portafirmas
Registro E/S
Notificaciones telemáticas
Agenda de tramitación de expedientes
Trew@
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Repositorio de custodia legal. Características técnicas
Cumplimiento del protocolo LTA (Long Term Archive) http://tools.ietf.org/html/draft-ietf-ltans-ltap-08
Integración Con FyleSystem a través de CMIS (Content Management Interoperability Services) https://
www.oasis-open.org/committees/tc_home.php?wg_abbrev=cmis
Con Web Services interoperables (http://www.ws-i.org/) WSI 1.0 attachment profile http://www.ws-i.org/Profiles/AttachmentsProfile-1.0.html
WSI 1.2 Basic Profile http://www.ws-i.org/Profiles/BasicProfile-1.2-2010-11-09.html
RESTFul API
Con abstracción de la plataforma de firma @firma. http://administracionelectronica.gob.es/?
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Utiliza múltiples autoridades de sellado de tiempo para permitir para que el resellado sea escalable TS@ http://administracionelectronica.gob.es/?
_nfpb=true&_pageLabel=PAE_PG_CTT_General&langPae=es&iniciativa=tsa
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